VIII Frum de Estudantes e Profissionais de Contabilidade do Estado do Esprito Santo O Marketing e a Valorizao do Profissional Contbil - 30/10 a 01/11/2003 no Sesc

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SISTEMAS DE INFORMAO LOGSTICA ADEQUADOS S QUESTES AMBIENTAIS Autor: Paula Antonela Vieira Pinto - paulaantonela@uol.com.br Autor: Maria Mariete Arago Melo Pereira - zelus.vix@terra.com.br Orientador: Csar Ricardo Maia da Vasconcelos fucape@fucape.br Instituio: FUCAPE Fundao Insituto Capixaba de Pesquisas em Contabilidade Economia e Finanas

RESUMO Este trabalho trata do papel e da relevncia dos sistemas de informao, dos sistemas de informao logstica, da adequao dos sistemas de informao logstica s questes ambientais e da integrao do sistema de gesto ambiental. importante compreender que o gerenciamento do fluxo de informaes logsticas para a gesto ambiental pode ser muito importante para as empresas tornarem-se competitivas. Sugere tambm que as tecnologias da informao, processos e sistemas devem ser concebidos para dar suporte cadeia produtiva nas organizaes e aponta o papel das tecnologias da informao na formulao de estratgias ambientais. Palavras-chave: Sistema de informao, logstica, tecnologia da informao, Gesto ambiental, competitiva. 1 INTRODUO como vivemos, numa poca de profundas e constantes

Vivemos

transformaes onde a palavra de ordem adaptao. E adaptar-se hoje em dia significa a necessidade de se organizar em mercados globais, participar de corporaes internacionais e de foras de trabalho multinacionais, requerendo das empresas um sistema de informao eficiente e eficaz. As empresas que trabalham visando um desenvolvimento sustentvel, pesquisando produtos e servios que representem menores impactos ao meio ambiente, acabam por criar atravs dos resultados deste trabalho e sua efetiva implantao, novas perspectivas de negcios. A forma de gerenciar o meio ambiente incorporada ao gerenciamento do fluxo de informao logstica tem como objetivo capacitar e criar condies de competitividade para as empresas. Aspectos ambientais tm um profundo

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impacto no trabalho logstico e vice-versa. Trata-se do gerenciamento da informao na logstica e da logstica da informao. O objetivo deste trabalho o de procurar identificar o papel e a relevncia dos sistemas de informaes logsticas adequados s questes ambientais, utilizando como procedimento tcnico de pesquisa a reviso bibliogrfica. O trabalho foi estruturado em quatro partes seguindo um encadeamento que nos parece lgico. Na primeira discorremos sobre sistemas de informao, na segunda abordaremos os sistemas de informao logstica, na terceira trataremos da adequao dos sistemas de informao logstica s questes ambientais e por fim, mostraremos a necessidade da implantao de um sistema de gesto ambiental, como forma de operacionalizar e monitorar processos. 2 SISTEMAS DE INFORMAO

Vivemos uma poca de competio econmica global por recursos e mercados. Foi-se o tempo em que a riqueza de uma nao dependia de como a sociedade organizava a produo em suas fbricas nacionais. Hoje se a sociedade quiser ser competitiva ter que se adequar s exigncias da mundializao dos negcios. Para que isso ocorra faz-se necessrio a implantao de um sistema de informao que seja capaz de auxiliar ao tomador de deciso o processo de gerenciamento da firma. Tachizawa (2002, p. 332) cita que :
Tecnologia da informao, processos e sistemas de informao devem ser concebidos para dar suporte cadeia produtiva nas organizaes, assim como tais recursos sistmicos devem-se subordinar s decises e estratgias de negcios implementados por seus empresrios e executivos.

O motivo pelo qual as empresas so induzidas a construir sistemas de informao para resolver problemas organizacionais e para reagir a mudanas no ambiente. Os desafios colocados por novos produtos e clientes, a concorrncia acirrada, os avanos tecnolgicos, as relaes polticas, as

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circunstncias econmicas e as regulamentaes governamentais requerem mudanas, tais como tcnicas mais aperfeioadas de produo, novos produtos e servios, novos sistemas administrativos e novas habilidades dos empregados. Para Stair (1998, p.11)
Um sistema de informao uma srie de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (sada) os dados e informaes e fornecem um mecanismo de feedback.

Conforme Laudon & Laudon (1999, p.4) os sistemas de informao so formados por trs componentes principais entrada, processamento e sada. Como mostra a figura 1, os dados ou informaes so introduzidos, processados, e saem como informaes. Entretanto, uma parte da sada levada de volta para as pessoas ou atividades apropriadas como uma realimentao e pode ser usada para avaliar e melhorar o estgio de entrada. Ambiente Organizao Entrada Processamento Sada

Realimentao

Figura 1 - Componentes de um Sistema de Informaes Fonte : Laudon & Laudon (1999, p.4)

Convm salientar que nenhum sistema sozinho gerencia de forma integral todas as atividades de uma empresa. Eles podem ser classificados pela especialidade funcional a que servem e pelo tipo de problemas que enfocam.

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SISTEMAS DE INFORMAO LOGSTICA

O fluxo demonstrado pela figura abaixo, segundo Novaes (2001, p.36) vem elucidar o conceito de logstica:
Logstica o processo de planejar, implementar e controlar de maneira eficiente o fluxo e a armazenagem dos produtos, bem como os servios e informaes associados, cobrindo desde o ponto de origem at o ponto de consumo, com o objetivo de atender aos requisitos do consumidor.

Processo de Planejar, Operar e controlar

Do ponto de origem

Fluxo e armazenagem MP - PP - PA Informaes e Dinheiro

Ao ponto de destino

De forma econmica, eficiente e efetiva

Figura 2: Elementos Bsicos da Logstica Fonte: Novaes (2001, p.36)

Satisfazendo as Necessidades e preferncias dos clientes

De acordo com Lalonde (2000, p. 56) a logstica hoje tem um conceito mais abrangente, o da cadeia de suprimento, e pode ser entendido como o conjunto de trs ou mais organizaes diretamente relacionadas por um ou mais fluxo de entrada ou sadas de produtos, servios e informaes desde a fonte at o cliente. Um instrumento utilizado para identificar as atividades especficas em cada organizao nas quais os sistemas de informao podem ser usados mais eficazmente para melhorar a posio competitiva da empresa a cadeia de valor (Figura 3) proposta por Porter;

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A t i.v a p o i o

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In fra -e s tru tu ra d a c o m p a n h ia G e re n c ia m e n to d e R e c u rs o s H u m a n o s D e s e n v o lv im e n to d e te c n o lo g ia A q u is i o
L o g s t. O p e ra e s

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M A R G

L o g s t.

M ark . E vendas

A s s is t. T c n ic a

E M

de e n tra d a

de s a d a

A tiv id a d e s P rim ria s

Figura 3 - Cadeia de Valor Fonte: Porter (1989, p. 35)

Pela cadeia de valor a empresa vista como uma seqncia de atividades que agregam valor aos seus produtos ou servios. Estas atividades podem ser classificadas como primrias ou atividades secundrias ou de apoio. Nas atividades primrias os sistemas de informao logstica englobam a monitorao de fluxo ao longo de toda a cadeia de atividades logsticas, incluindo a logstica de entrada ou de capturao de dados; as operaes, onde os dados so processados, armazenados e transformados em informaes teis; e a logstica de sada, as vendas e o marketing e a assistncia tcnica, onde as informaes so transferidas aos usurios. J as atividades secundrias ou de apoio tornam possvel realizao das atividades primrias e consistem na administrao e gerncia, recursos humanos, tecnologia e compras e na manuteno de informaes. De acordo com Laudon & Laudon (1999, p.45) um sistema de informao pode impactar estrategicamente uma empresa se ele contribuir para a realizao de suas atividades de valor a um custo mais baixo que o de seus concorrentes ou se proporcionar aos seus clientes valor agregado ou servios adicionais. Por exemplo, um sistema de estocagem automatizado que identifique e designe as

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localizaes no depsito para as mercadorias recebidas poderia dar suporte logstica de entrada. As operaes poderiam ter suporte de mquinas controladas por computador que cortassem materiais em vrias formas, e a logstica de sada poderia ter o suporte de um sistema que gerasse automaticamente listas de preparao de pedidos e programas de entregas. Um sistema para diagnosticar problemas com mquinas daria suporte atividade de assistncia tcnica. Um sistema que marcasse reunies eletronicamente e enviasse mensagens de um computador de um funcionrio para o de outro daria suporte administrao e gerenciamento. Um sistema que fizesse um levantamento do treinamento e habilidades de empregados daria suporte atividade de recursos humanos. Um sistema de projeto assistido por computador (CAD) daria suporte atividade tecnolgica. Ainda segundo os mesmos autores, a determinao das atividades que agregam o maior valor a produtos e servios est relacionada as peculiaridades de cada empresa. As empresas devem desenvolver sistemas de informao estratgicos para as atividades que agreguem a elas o maior valor possvel. A eficincia logstica alcanada pela coordenao de um projeto de rede; de informao; de transporte; de estoque; e de armazenagem, manuseio de materiais e embalagem. Um dos principais motivos pelos quais os executivos utilizam informao para obteno de um controle efetivo das operaes logsticas exatamente seu desejo de substituir a impreciso das projees por uma resposta mais rpida s necessidades do cliente. Conceitos citados por Bowersox e Closs (2001, p. 409-410) como Just in time (JIT), a resposta rpida (QR Quick Response) e o reabastecimento contnuo ( CR Continuous Replenishement), so tcnicas voltadas para a obteno de efetivo controle logstico, o qual se tornou possvel graas adoo de tecnologia de informao. Para Bowersox e Closs (2001, p.191) "... embora surjam diariamente novas capacidades, cinco tecnologias especficas demonstraram amplas aplicaes logsticas". Essas cinco tecnologias so: o intercmbio eletrnico de dados (EDI), que um meio de intercmbio de documentos e informaes entre

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empresas, de computador para computador em formatos padro; os computadores pessoais que aumentaram a capacidade de estender as aplicaes da tecnologia de informao antes restritas s mesas de executivos ao controle de atividades de campo; a inteligncia artificial e sistemas especialistas, termo geral que abrange um grupo de tecnologias que visa fazer os computadores imitarem o raciocnio humano, incluindo tecnologias como sistemas especializados, tradutores de idiomas, redes neurais, robtica, reconhecimento da fala e viso 3D; as comunicaes que utilizam tecnologias de radiofrequncia, de comunicaes via satlite e de processamento de imagem que superam problemas causados pela movimentao e pela descentralizao geogrfica e os cdigos de barras e leitura ptica, que so tecnologias de identificao que facilitam a coleta e a troca de informaes logsticas. Para Dornier et al (2000,583) o fluxo fsico de informaes est tornando-se uma ferramenta de gesto logstica cada vez mais importante e afirma ainda (2000, p.40) que:
No incio, o investimento em logstica focou-se principalmente nos fluxos das empresas para os mercados. Preocupaes crescentes para proteger o ambiente e conservar recursos criaram a necessidade de gerenciar fluxos reversos - dos mercados de volta empresa. A nfase aqui na reutilizao, reembalagem, renovao ou disponibilizao de artigos usados.

4 ADEQUAO DOS SISTEMAS DE INFORMAO LOGSTICA QUESTES AMBIENTAIS Segundo Ballou (1993, p.384) :

O mundo industrializado criou sofisticados canais de distribuio para matrias-primas e produtos acabados, porm, deu-se pouca ateno para a reutilizao desses materiais de produo. (...) Podemos esperar que a economia da reciclagem torne-se mais favorvel e que a logstica esteja ativamente engajada na criao de novos e eficientes canais para movimentar esses bens. (...) a questo ecolgica vai contribuir para o prestgio da logstica.

Em todo o mundo crescente a preocupao com o meio ambiente, estimulada pela combinao de novas regulamentaes governamentais e pela conscientizao da sociedade. Essa tendncia traz uma srie de conseqncias, como a proliferao de produtos verdes, com pouca ou

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nenhuma embalagem, influenciando significativamente a gesto logstica e de materiais associada a esses produtos, assim como a crescente necessidade de reaproveitar embalagens no ponto-de-venda (fluxo reverso) que exige uma infra-estrutura de logstica reversa, enfatizando a reutilizao, reembalagem, renovao ou disponibilizao de artigos usados adequada para lidar com os fluxos de entrada de materiais usados e fluxos de sada de materiais processados conforme se pode observar na figura 4. Instalaes de processamento e armazenagem e sistemas de transporte devem ser desenvolvidos para ligar de forma eficiente os pontos de consumo onde os materiais usados devem ser coletados at as instalaes onde sero utilizados no futuro. Diante destes fatos percebe-se a necessidade de criar sistemas de informao logstica para gerenciar as questes ambientais. Para reforar, Stair (1998, p. 17) diz que os sistemas de informao so usados em todas as reas ou divises funcionais da empresa tais como finanas, contabilidade, marketing, produo, jurdico e tambm no setor de meio ambiente.
Procurement Produo Distribuio fsica Suporte psvendas

Concepo

Mercado

Eliminao dos restos

Renovao

Coleta, recuperao

Figura 4 - Fluxo de operaes e logstica Fonte: Dornier et al ( 2000, p.40)

Para competir com maior eficcia, as organizaes estaro introduzindo iniciativas estratgicas de custos, tecnologias da informao, qualidade, compresso do tempo em seus ciclos operacionais, e implementando novos modelos de gesto ambiental como por exemplo definir as ferramentas de tecnologia da informao que a equipe ambiental usar.

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Segundo Tachizawa (2002, p.49) as novas tecnologias induziro a novas formas de gesto e a implementao das tecnologias da informao trar reflexos imediatos nas estratgias de gesto ambiental (reciclagem de papis, reduo do volume de documentos e melhoria da qualidade de vida e clima organizacional com os empregados da instituio), a implementao do workflow fluxo eletrnico de documentos - no sentido de eliminar papis e documentos em circulao nos processos produtivos e administrativos. Tem o mesmo resultado ambiental a estratgia, tambm caracterstica de organizao desse tipo, de implementao de novos softwares/sistemas de armazenamento de grande volume de dados (data warehouse, data minning e data center), sistemas de monitoramento de proteo ao meio ambiente como suporte s operaes de linha de frente com os clientes. 5 SISTEMA DE GESTO AMBIENTAL

A presso da sociedade sobre as empresas que no respeitam o meio ambiente; o reflexo nas vendas, nos riscos sobre o capital de seus acionistas e no risco sobre sua prpria continuidade tm levado as empresas a adotar uma poltica de controle, preservao e recuperao ambiental. Uma organizao pode ser desafiada a demonstrar seu comprometimento com o meio ambiente e a implementao de um Sistema de Gesto Ambiental (SGA) pode ajudar de vrias maneiras. A integrao das questes ambientais ao sistema de gesto global da organizao pode contribuir para a efetiva implementao do sistema de gesto ambiental, bem como para a eficincia e clareza de suas atribuies. Entretanto, comum, principalmente no incio da implantao de um sistema, a identificao de problemas, inclusive no-conformidades, durante a realizao de auditorias, medies ou outras atividades. Para Harrington e Knight as causas de problemas tpicos que ocorrem em um SGA incluem: Falhas de comunicao; Inexistncia de procedimentos ou insuficincia de informaes neles contidas;

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Mau funcionamento de equipamentos ou falta de manuteno; Falta de treinamento, etc. Ainda para Harrington e Knight (2001, p. 116):
A organizao deve estabelecer e manter procedimentos para definir responsabilidade e autoridade para tratar e investigar as noconformidade, adotando medidas para mitigar quaisquer impactos e para iniciar e concluir aes corretivas e preventivas.

A anlise de no-conformidade e de outras deficincias de um SGA podem ajudar na identificao de tendncias, permitindo antecipar e prevenir problemas futuros. Vale lembrar que prevenir problemas , geralmente, menos oneroso do que corrigi-los aps sua ocorrncia. CONSIDERAES FINAIS As empresas utilizam a informao para obteno de um controle efetivo das operaes logsticas no intuito de substituir a impreciso das projees por uma resposta mais rpida s necessidades de seus clientes. Diante disto deparam-se com um desafio muito maior que o de gerenciar o fluxo destas informaes. O gerenciamento do fluxo de informaes (logstica) para a gesto ambiental fator preponderante para a capacitao e criao de condies de competitividade para as empresas. Um sistema de gesto ambiental requer um eficiente sistema de informao logstica como forma fundamental na melhoria da qualidade de produtos e servios. Sendo assim o uso de tecnologias de reas de ponta como a informtica e sistemas de apoio deciso so essenciais para o correto desempenho logstico e ambiental. Dentro deste fluxo de informao existe um que tem por objetivo recapturar valor ou realizar descarte adequado, trata-se da logstica reversa e ser objeto de estudo em outra oportunidade.

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