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Programacin de Obras

Ingeniera Civil

Universidad del Bo-Bo Departamento de Ingeniera Civil

Manual de Microsoft MS Project 2007 Parte II

Curso: Programacin de Obras de Ingeniera 1er Semestre 2010

1er Semestre 2009

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INDICE

COSTOS.......................................................................................................................................... 3 5.1. Asignacin de recursos. ............................................................................................................ 3 5.1.1. Primer Mtodo: ..................................................................................................................... 3 5.1.2. Segundo Mtodo ................................................................................................................... 4 5.1.3. Tercer Mtodo....................................................................................................................... 4 5.1.4. Cuarto Mtodo ...................................................................................................................... 4 5.2. Sobreasignacin de Recursos.................................................................................................... 5 5.2.1. Primer Mtodo: ..................................................................................................................... 5 5.2.2. Segundo Mtodo ................................................................................................................... 6 5.2.3. Tercer Mtodo....................................................................................................................... 6 5.3. Disponibilidad de los Recursos................................................................................................. 7 5.4. Redistribucin de los Recursos ................................................................................................. 8 6. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO. ............................................................................................. 9 6.1. Establecer Lnea de Base .......................................................................................................... 9 6.2. Actualizar el Proyecto............................................................................................................. 10 6.2.1. Actualizar el proyecto segn la programacin:................................................................... 10 6.2.2. Introducir el porcentaje completado: .................................................................................. 11 6.2.3. Introducir la duracin real................................................................................................... 11 6.2.4. Introducir Fechas de Comienzo y Finalizacin de las Tareas............................................. 12

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5. COSTOS. 5.1. Asignacin de recursos. Lo primero que se debe hacer es idealmente un listado con todos los recursos que voy a utilizar en mi Proyecto, este listado se hace en la Hoja de recursos, esta se encuentra en el sector izquierdo de la pantalla. Ejemplo de recursos: Carpintero 1era, pino 2 x 2 x 3,2 mts, carretilla, clavos, jornal, retroexcavadora, etc. NOTA: En la columna acumular de la hoja de recursos la mano de obra y la maquinaria siempre deben ser prorrateo y los materiales comienzo.

Una vez realizado el listado de recursos existen diversos mtodos de asignacin de recursos: IMPORTANTE: Antes de asignar los recursos se debe desactivar la opcin Las tareas nuevas estn condicionadas por el esfuerzo, ya que al asignar los recursos al programa, las tareas se recalculan segn el esfuerzo que deben llevar a cabo. En esta etapa es necesario que el planificador tome las decisiones de cambio y no en forma automtica. 5.1.1. Primer Mtodo: En el Diagrama de Gantt, haga doble clic sobre la tarea a la que le asignar el recurso. Aparecer el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea.

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Clic en la pestaa Recursos donde aparecer una tabla en blanco. En esta tabla puede asignar los recursos de cada tarea y la unidad de asignacin 5.1.2. Segundo Mtodo En diagrama Gantt seale la actividad a la que le vaya asignar los recursos Haga clic en Herramientas Asignar Recursos Aparece un cuadro donde estn todos los recursos que usted ha escrito. Para asignar los recursos, seale los que se apliquen a la actividad y haga clic en Aceptar. Todos los recursos que se asignen a la actividad aparecen sealados por medio de un en la parte izquierda y en la parte superior de la lista. Para continuar asignando recursos solo seale la siguiente actividad, sin cerrar el cuadro de dilogo y repita el procedimiento. 5.1.3. Tercer Mtodo En el diagrama de Gantt desplcese hasta la columna Nombre de los Recursos All puede escribir los recursos directamente a la actividad. Para asignar la cantidad de recursos, es decir, la capacidad mxima se escriben los nmeros dentro de un corchete y un recurso se separa de otro por medio de punto y coma. Si escribe una lista con varios recursos, es recomendable ordenarla alfabticamente para evitar que un recurso se encuentre varias veces en la lista. Para esto: Vaya a la tabla de recursos y seleccione en el men Proyecto - Ordenar Haga clic en Ordenar Por En el cuadro de dilogo que aparece, escriba como primer criterio NOMBRE y luego de clic en Ordenar, teniendo la lista organizada por nombres podr identificar cuales estn repetidos y borrarlos. 5.1.4. Cuarto Mtodo En diagrama Gantt o Gantt de seguimiento, divido mi pantalla (Men ventana + dividir) En el rea 3 (parte inferior de la pantalla), botn derecho y luego selecciono Costo del recurso. En el rea inferior, busco los recursos a asignar desplegando el men de bsqueda y asigna la cantidad para cada uno de ellos.

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5.2. Sobreasignacin de Recursos Despus de tener todos los recursos asignados se debe verificar que no haya sobreasignaciones. Una sobreasignacin significa que el recurso est trabajando en un solo da, mas horas de las que puede. Para esto hay dos mtodos. 5.2.1. Primer Mtodo: Seale todas las actividades (Marque la tarea resumen del todo el proyecto) Por el men Herramientas Asignar Recursos En el cuadro de dilogo que aparece haga clic en Grficos

Aparecern tres tipos de grficos: Trabajo Disponibilidad Restante Trabajo de Asignacin En la casilla donde aparece el titulo del grfico, seleccione Trabajo de asignacin

Las barras azules que estn por debajo de la lnea negra son recursos que trabajan segn su capacidad mxima. Las barras que aparecen ms arriba de est lnea muestra que ese da hay una sobreasignacin de tiempo para los recursos.

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5.2.2. Segundo Mtodo En Ver Uso de Recursos todos los recursos que estn sobreasignados aparecern de color rojo. Est grfico nos muestra cuantas horas diarias est trabajando nuestros recursos y dividiendo esto por el nmero de recursos tengo cual es la cantidad de recursos que necesito para cumplir el programa de trabajo. Las celdas amarillas muestran cuantas horas trabajo el recurso en una actividad especifica. Las celdas blancas muestran cuantas horas trabaja el recurso diariamente. 5.2.3. Tercer Mtodo En Diagrama Gantt o Diagrama de Seguimiento, Men Ventana Dividir Luego marcando en el rea inferior y posteriormente Ver- Grafico de recursos Seleccione todas las tareas y posteriormente el en grafico seleccione el recurso que desea verificar. En el grafico se muestra los recursos asignados en grafico de barras en azul, los recursos que estn sobreasignados se muestran en rojo.

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5.3. Disponibilidad de los Recursos Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Herramientas Asignar Recursos En el cuadro de dilogo Asignar recursos, active la casilla de verificacin que hay junto al cuadro Filtrar por: Luego escoja el criterio por el que quiere asignar los recursos. Si el filtro que esta buscando no aparece en la lista, haga clic en Ms Filtros Cuando haya seleccionado un filtro, la lista de la Tabla de Recursos solo mostrar los recursos que cumplen los criterios seleccionados. Para asignar estos recursos, se realizar el proceso de la forma que se explic anteriormente Si quiere volver a ver todos los recursos, haga clic en Todos los Recursos o simplemente desactive la casilla Filtrar por Para ver aquellos recursos que tienen tiempo libre dentro de la programacin del proyecto, siga estos pasos: En el Diagrama de Gantt, seale todas las tareas y haga clic en Herramientas Asignar Recursos Active la casilla de verificacin Disponible para trabajar y escriba las horas que necesite estar disponible.

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Inmediatamente desaparecern de la lista los recursos que no cumplan con esta condicin Usted tambin puede observar la Disponibilidad de los recursos grficamente: Cuando este en el cuadro de Asignacin de Recursos escoja el recurso que quiera observar o seale todos los recursos para ver cual se encuentra disponible Haga clic en Grficos y selecciones el Grafico de Disponibilidad Restante, cada color es un recurso diferente 5.4. Redistribucin de los Recursos Una vez terminado el proceso de asignacin de recursos, es necesario verificar las sobreasignaciones y las disponibilidades de los recursos, MS Project puede redistribuir en forma automtica los recursos, sin embargo hay que evaluar que solucin se le puede dar, asignar ms recursos o cambiar la duracin de las tareas. Esta decisin siempre debe ir acompaando de un anlisis econmico y de espacio pues son los dos limitantes que siempre aparecen en todo tipo de proyectos. Cuando ya tenga la solucin puede redistribuir los recursos de forma manual o seguir el siguiente procedimiento: En Herramientas Redistribuir Recursos Aparecer el cuadro de dilogo Redistribuir Recursos. En este seleccione las condiciones de redistribucin que quiera que se apliquen al proyecto.

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6. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO. 6.1. Establecer Lnea de Base Una vez que tengo todas mis tablas listas estoy en condiciones de guardar lnea base, al guardar lnea base se nos llenaran todos nuestros campos previstos, ya sean estos de numero, texto, fecha, costo, etc. Lnea base se guarda siguiendo la siguiente secuencia: Men herramientas + seguimiento + guardar lnea base mas aceptar.

Una lnea base nos permite comparar la informacin con que se planeo el proyecto y la forma como se est ejecutando. Es importante decir que lnea base se gurda cuando mis tablas de presupuesto estn diseadas, es decir unos das antes de entregar la propuesta al mandante. As la propuesta ira con todos sus campos previstos (es lo que le ofrezco al mandante) completos, adems lnea base se guarda una sola vez y no todas las veces que abro mi archivo o veo mi Proyecto.

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6.2. Actualizar el Proyecto Existen varios mtodos para actualizar el proceso de las tareas, usted puede utilizar el que le parezca ms conveniente mientras que utilice siempre el mismo, pues esto le permite obtener resultados ms coherentes. 6.2.1. Actualizar el proyecto segn la programacin: El mtodo ms sencillo de introducir informacin de seguimiento es proporcionar informacin a Project que muestre que el proyecto funciona exactamente de acuerdo con el plan. Puede usar la fecha de hoy u otra distinta como fecha de referencia de Trabajo Completado. Con este mtodo, las tareas se actualizan de la siguiente manera: Para actualizar el proyecto segn la programacin: Haga clic en Herramientas Seguimiento Actualizar Proyecto. Aparecer el cuadro de dilogo Actualizar el proyecto Asegrese de que est activada la opcin Actualizar trabajo completado al Escriba la fecha de trabajo completado en el cuadro. De manera predeterminada aparecer la fecha de hoy

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Active la opcin Solo al 0% o al 100% si desea que Project calcule si la tarea no ha comenzado o si se ha completado al 100%, o si est en curso, tambin puede activar la opcin Por Porcentaje Activado Esta manera considera que el proyecto se ejecuta en las mismas condiciones que las planificadas, condicin que nunca es real. 6.2.2. Introducir el porcentaje completado: Al introducir el porcentaje completado, Project calcula la duracin restante y real. Para escribir el porcentaje completado a una o ms tareas: En el Diagrama de Gantt, seleccione las tareas que desea actualizar. En el men Herramientas Seguimiento Actualizar Tareas En el cuadro de dilogo Actualizar Tareas introduzca el porcentaje completado de las tareas. En el Diagrama de Gantt el porcentaje completado se representa como una lnea negra dentro de las barras. Esta actualizacin tambin puede hacerse por la Informacin de la Tarea Seleccione la Tarea que desea actualizar Haga doble clic sobre ella. Aparecer el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea En la pestaa General escriba el porcentaje completado. 6.2.3. Introducir la duracin real Si escribe la duracin real de una tarea, Project calcular el porcentaje completado. Puede cambiar la duracin restante si es necesario. Para introducir la duracin real de las tareas: En el Diagrama de Gantt, seleccione la tarea que desea actualizar. Haga clic en Herramientas Seguimiento Actualizar Tareas En el cuadro Duracin real escriba el valor.

Si espera que la tarea dure ms o menos tiempo del programado, actualice la duracin restante el respectivo cuadro. NOTA: De manera predeterminada Microsoft Project calcular automticamente el trabajo y el costo real y restante para los recursos asignados al actualizar el porcentaje completado, la duracin real o la duracin restante de tareas o asignaciones. Si quiere que el programa no lo haga automticamente sin que usted pueda controlarlos haga clic en Herramientas Opciones Clculo y quita la verificacin de las casillas Actualizar el estado de las tareas actualiza el estado del recurso

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6.2.4. Introducir Fechas de Comienzo y Finalizacin de las Tareas Al escribir fechas de comienzo y finalizacin para tareas, puede supervisar mejor la fecha de finalizacin de todo el proyecto, especialmente al trabajar con tareas crticas. Si escribe una fecha de comienzo real, la fecha de comienzo programada cambiar para adaptarse a la fecha real. Igualmente, al escribir una fecha de finalizacin real, la fecha de finalizacin programada har lo mismo.

Para introducir una fecha de comienzo o finalizacin real para una o ms tareas, haga lo siguiente: En el Diagrama de Gantt, selecciones las tareas con fecha de comienzo o finalizacin que desea actualizar. Haga clic en Herramientas Seguimiento Actualizar tareas En Estado Real, escriba la fecha real de comienzo o final segn sea el caso.

Al escribir fechas reales de comienzo y finalizacin, las fechas programadas cambian para adaptarse a ellas, con el fin de mostrar que efecto tienen estas fechas en la programacin establecida inicialmente.

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