UNIVERSIDAD DE LA SERENA

FACULTAD DE INGENIERIA ESCUELA DE INGENIERIA CIVIL DEPTO. DE INGENIERIA INDUSTRIAL

FABRICA DE PAPAYAS VALLE DEL SOL

INTEGRANTES : OSCAR ADAOS PAULA PINTO ROSA TAPIA T. MATIAS RIOS PROFESOR FECHA : ALEJANDRO ALVAREZ : LA SERENA, 11 OCTUBRE DE 2010

Introduccin
Los sistemas de informacin administrativa son indispensables para la planificacin, la toma de decisiones y el control en una organizacin. Adems desempean un papel importante en la administracin de stas, por ello es fundamental que los directivos entiendan cmo deben disear, aplicar y manejar tales sistemas.

Construir un sistema integral de informacin administrativa que haga confiable el que los datos que se registren, compilen y clasifiquen, estn fehacientemente validados y actualizados es el objetivo a cumplir en la empresa valle del sol que presenta diversas problemticas ,es decir, buscar soluciones para optimizar y generara mayores ganancias.

PARTE I RECONOCIMIENTO DE LAS PROBLEMTICAS

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Historia de la empresa

La Empresa que hemos escogido es una microempresa denominada Fbrica de Papayas Valle del Sol, dedicada a la fabricacin de productos de papayas y sus derivados, adems de otros frutos como el damasco, higo, alcayota, zanahoria, etc. Dicha empresa se encuentra ubicada en La Serena, en el sector de las Compaas. El sueo de su duea, la Sra. Anita Iter Torres, naci hace 17 aos en su hogar, donde habilit una habitacin como fbrica con 1 fogn, saco de azcar y 3 cajones de papaya y obtuvo sus primeros productos, papayas al jugo, bombones de papaya, miel y papayas confitadas. En Abril 04 de 1996 inicia actividades y en el ao 1995 recibe su resolucin sanitaria, ya en ese entonces su fbrica se haba ampliado a 3 habitaciones y una bodega. Su demanda haba aumentado, abarcando a varios locales de la Recova, Terminal de Buses, Ferias Artesanales. Actualmente, la Sra. Anita Iter T., ha sido beneficiada del proyecto Semilla 2010 de Sercotec, con este aporte fue posible ampliar an ms su negocio, implementar ms maquinarias, aumentar la mano de obra y adquirir mayor materia prima.
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Organigrama de la microempresa

Sra. Anita Iter

Asesora

Empleados

Personal Externo

Solo en temporadas de alta demanda

La microempresa valle del sol est dirigida por la duea, seora Anita Iter, ella es la encargada del rea administrativa y del proceso productivo de la fbrica de papayas. Actualmente con la contratacin de un asesor puede encargase netamente de la produccin, envasado y reparto de productos a clientes. Actualmente con la contratacin de un asesor, recibe ayuda en la parte tcnica de la empresa, con el objetivo de reorganizar toda la informacin y datos necesarios para que exista un control de todas las actividades y procesos que se realicen. Los empleados se encargan de la seleccin, limpieza, preparacin y produccin de los productos junto con su envasado. Existe tambin personal externo que dependiendo de la demanda se le solicita su participacin en el proceso.

Productos

Gama de Productos

Lista de productos

Producto
papaya al jugo 1000cc papaya al jugo 819 cc papaya al jugo de 400 cc papaya confitada 6 unid papaya confitada individual papaya confitada individual baada con chocolate 50 gr nctar de papaya 750 cc nctar de papaya 250 cc jarabe de papaya de 750 cc jarabe de papaya de 500 cc mermelada de papaya 400 cc mermelada de papaya 1000 cc bombones de papaya 9 unid bombones de papaya 15 unid bombones de papaya manjar 9 unid bombones de papaya manjar 15 unid bombones surtidos 9 unid bombones surtidos 15 unid bombn de papaya baado en chocolate torta de higo turrones de papaya 70 gr turrones de manjar con lcuma 70 gr turrn de nuez 70 gr barritas de manjar lcuma 70 gr 7

barrita de alcayota con nuez 70 gr zanahoria confitada 60 gr con extracto de naranja tiritas de papaya confitada baada en chocolate 70 gr

Proceso de los productos ms vendidos

Proceso productivo de papaya al jugo

Seleccin de la papaya desde la bodega de materias primas. Se lava y pela la fruta para despus colocarla en un recipiente metlico que se deja aproximadamente por media hora al fuego.

Luego se retira la fruta y se pela cuidadosamente quitando la parte superior. Despus se colocan en un fondo con agua y azcar hasta que hierva. Se procede a sacar la fruta con un colador y el jugo que queda se coloca en otro fondo. La fruta que esta cocida se acomoda en frascos de vidrios y al almbar que sobra se le agrega preservantes y colorantes. Se deja unos minutos y despus se aade este jugo a los frascos con frutas.

Para esterilizar los frascos se arrojan en un fondo con cido ctrico. Luego se lavan los frascos y se llevan a la bodega. Finalmente son transportados al rea de envasado en el cual se pone la etiqueta y estn listo para ser distribuidos a los clientes

Diagrama del proceso

Seleccin, pelado y lavado de la papaya

Se introducen las papayas a Se cuecen las frascos papayas y se anteriormente esterilizados cuelan separando la papaya del jugo

Se agrega preservantes y colorantes al jugo por unos minutos

luego el jugo se agrega al frasco con la papaya y se lleva al area de envado.

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Proceso productivo de papaya confitada

Seleccin de la papaya desde la bodega de materias primas. Se lava y pela la fruta para despus colocarla en un recipiente metlico que se deja aproximadamente por media hora al fuego.

Una vez que hierve el agua, se retira la fruta y se pone a estilar por unos minutos. Se limpia la fruta de pequeas impurezas que tenga y se lleva la proceso de lavado en donde se le agrega acido ctrico. Luego se enjuaga y se selecciona por tamao para distribuirla a distintos recipientes.

Despus se agrega la papaya seleccionada a una olla con de agua y 4 kilos de azcar .Se deja por unos minutos. Una vez que hirvi se procede a sacar las semillas de la fruta y colocarlas en una paila. Nuevamente se colocan las papayas en una olla a fuego lento hasta que tomen una consistencia y color adecuado.

A continuacin se estilan las papayas sobre una malla y se llevan al rea de secado en la cual se deja por un da aproximadamente. Despus se van al rea de envasado en la cual se amoldan en bandejas entre 280 y 320 gramos aproximadamente de la fruta.

Se envuelve la bandeja en papel celofn amarillo con su respectiva etiqueta y sello (nmero de caja, fecha de elaboracin, norma sanitaria) y se acomodan en cajas (cada caja contiene entre 23 y 26 bandejas).
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Finalmente se llevan las cajas a bodega de productos terminados.

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Diagrama del proceso

Se selecciona y se pela la papaya con soda custica

Lavado y enjuage de la papaya

Se retiran las pepas y se cuecen para entrar al proceso de estilacionsecado

proceso envasado

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Proceso productivo de bombones

Seleccin de la papaya desde la bodega de materias primas. Se lava y pela la fruta para despus colocarla en un recipiente metlico que se deja aproximadamente por media hora al fuego. Una vez que hierve el agua, se retira la fruta y se pone a estilar por unos minutos. Luego se lleva a la mquina de molido. Una vez obtenido el molido, se coloca en una olla con azcar que se revuelve constantemente con una mquina.

Se retira el molido de ese fondo y se deja enfriar por unos minutos. Este molido es llevado al rea de envasado en el cual preparan pequeas masitas que son humedecidas en azcar. Finalmente se agregan nueces y coco en polvo dependiendo del tipo de bombones. Se etiquetan y se guardan en bodega de productos terminados.

Maquinaria utilizada en los procesos

-Pesa -Licuadora -Amasadora -Refrigerador -Hornos

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Puntos de ventas
La Recova

En este lugar tiene tres clientes fijos (Susana Encina, Hctor Encina, Berta Pizarro), a los cuales se les entrega una variedad de

productos, la cantidad es variable dependiendo de los pedidos de los comerciantes y de los periodos en que lo realicen. La mayor demanda de este lugar es en periodos vacacionales.

Terminal de buses de La Serena

Venta de una variedad de productos a los comerciantes del lugar (Feliz Oyanadel, comercial y confitera APB) esta venta se realiza en periodos temporales dependiendo

exclusivamente de la fluencia de pblico del lugar

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Intermediario supermercado jumbo

A este intermediario se le envan los productos directamente a Santiago (Rodrigo Saguez), el envo es costeado por la fbrica de papayas.

Publico particular

Al pblico general se le hace entrega de productos a pedido o dependiendo del stock. La baja demanda de este pblico se ve reflejado debido a la poca publicidad que realiza la fbrica y por no poseer punto de venta, por lo mismo las ventas son espordicamente.

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Problemticas
Considerando las visitas tcnicas y la informacin entregada por la asesora de la empresa de la fbrica de papayas, nos damos cuenta que a pesar de tener aos en el mercado, nunca ha sido considerado el control, la planificacin y en especial la gestin interna de la empresa. A continuacin damos cuenta de los principales problemas observados con un grado de importancia similar y los que ms inquietan a la duea de la fbrica Valle del sol. Con lo que respecta al curso slo nos enfocaremos a las inquietudes que le podramos dar una solucin sistmica al problema. A continuacin son indicados los problemas generales:

INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS APROXIMACION AL PRECIO DE VENTA

DIFUSION Y BUSQUEDA DE POTENCIALES CLIENTES

REGISTRO Y CONTROL DE COMPRAS Y VENTAS REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE PRODUCTOS TERMINADOS

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 INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS

Nos percatamos que la empresa no cuenta con un inventario de materias primas y que adems no existe un registro ni control existente. del stock

APROXIMACIN AL PRECIO DE VENTA

La empresa no cuenta con un precio establecido, su asignacin no se realiza de la forma correcta (sumando todos los costos que corresponden) sino que la duea lo estima sin un sistema o metodologa establecida. Adems los precios al mercado no se modifican,

independientes de si el precio de las materias primas se ha incrementado.

DIFUSION Y BUSQUEDA DE POTENCIALES CLIENTES

Creemos que es indispensable la bsqueda de nuevos clientes, por esta razn es necesario que se efecte un plan de difusin que permita la fidelizacin de nuevos participantes.

REGISTRO Y CONTROL DE COMPRAS Y VENTAS

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La empresa no posee un registro ni control de compras y ventas, esto lleva a la duea a no poder cuantificar las ganancias o prdidas, por consecuencia provoca desajustes financieros (problemas con proveedores, pago de mano de obra, cancelacin de deudas)

REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE PRODUCTOS TERMINADOS

La empresa no posee una base de datos que controle al detalle lo producido y lo vendido para luego poder tomar decisiones y hacer gestin del caso.

Podemos rescatar que en el sector micro empresarial en el que se encuentra la fbrica de papayas no existen muchas complicaciones con lo que respecta al apoyo de financiamiento para proyectos, debido a que el gobierno cada vez ms se preocupa de este sector a travs de la entrega de microcrditos y el fortalecimiento de las redes de apoyo y distribucin de los productos de estas microempresas. Un problema con el que nos podemos enfrentar son las condiciones y las oportunidades desiguales en las cuales estas compiten en relacin con las pequeas, medianas y grandes empresas. Las desigualdades pueden ir desde el ms elevado costo de las materias primas, insumos y/o productos, hasta las polticas reglamentarias de las entidades financieras que definen el marco para las operaciones comerciales. En conclusin el costo que tiene que asumir este sector seria que al lograr acceder al sistema financiero deben asumir altsimas tasas de inters, operaciones de alto riesgo, aunque lo contrario haya sido comprobado.

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PARTE II DESARROLLO DE PROBLEMTICA Y ANLISIS CRTICO

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PROBLEMTICA REPRESENTATIVA DE LA EMPRESA

Por medio de un anlisis exhaustivo, discriminamos las problemticas ms relevantes para el anlisis del proceso actual de la empresa. Dichas problemticas las anunciamos a continuacin:

INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS APROXIMACION AL PRECIO DE VENTA DIFUSION Y BUSQUEDA DE POTENCIALES CLIENTES

REGISTRO Y CONTROL DE COMPRAS Y VENTAS

REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE PRODUCTOS TERMINADOS

Cabe destacar que la problemtica difusin y bsqueda de potenciales clientes no ser desarrollada en el presente informe puesto que no puede ser modelado o medido a travs de un sistema de informacin administrativa.
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DIAGRAMA EXPLICATIVO DEL PROCESO ACTUAL DE LA EMPRESA

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Explicacin del proceso general y actual de la fbrica:

PROCESO DE COMPRA DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS El proceso general de la empresa se realiza inicialmente con la compra de materias primas e insumos a los proveedores. stas se obtienen de las siguientes formas: va telefnica, en forma directa en el establecimiento de venta o de manera informal a la fbrica (sin factura o boleta, stos son ofrecidos en forma personalizada en la fbrica). Una vez realizado el pedido de materias primas e insumos, ste llega a la fbrica cancelndose un flete por parte de la duea. Sin embargo no siempre existe esta cancelacin, ste depende del tipo de producto que se compre. Algunos insumos en los que no se cancela flete se encuentran las etiquetas adhesivas, celofn, bandejas plsticas, pegamento, manjar, aditivos, coco rallado, productos secos, entre otros. Luego de la recepcin de las materias primas e insumos se procede a almacenar stas en la bodega correspondiente. Posteriormente se realiza un registro de ingreso correspondiente al monto total de las facturas de compra, ste se realiza semanalmente. A continuacin se indican algunos proveedores que le venden a la fbrica:
PROVEEDORES EDUARDO ROSALES MAURICIO BITRAN AGRO PLASTIC LTDA TIPO DE MATERIA PRIMA-INSUMOS OTROS COSTOS PAPAYAS PAPAYAS ENVOLTORIOS-BANDEJAS-MANJAR-AZUCAR FLOR-ETIQUETASCAPSULAS RODOLFO HANCKES ADELCO COMERCIAL LA RECOVA LTDA MARCO OLMOS GUERRA CARTONERIA MATTA LTDA FRASCOS- BOTELLINES AZUCAR-BOTELLINES-FRASCOS CONSERVEROS AZUCAR MANJAR CAJAS | | 22

SODIMAC S.A. COTACO LTDA LIPIGAS S.A.

ART DE ASEO - PLUMAVIT DETERGENTE PARA EL PELADO DE FRUTAS ADITIVO PI 30 GAS

PROCESO DE FABRICACION:

Este proceso comienza con la seleccin de materias primas e insumos desde bodega, para luego destinarlas a la produccin de sus diversos productos, papayas al jugo, papayas confitadas, mermeladas, nctar, bombones, jarabe, etc. Inicialmente se realiza todo el proceso de fabricacin del producto, pasando por un proceso de empaquetado y control de calidad, para luego ser llevados a la bodega de productos terminados.

PROCESOS DE VENTA DE PRODUCTOS:

El proceso de venta es realizado de 2 formas: 1.-Como intermediaria, es decir, sus ventas son efectuadas a minoristas (el producto llega a consumidor final a travs de pequeas empresas que revenden los productos a un precio mayor)

2.-A consumidor final. La venta se realiza cuando un cliente llega directamente a su fbrica o en poca estival en ferias artesanales.

Cuando se realiza una venta la duea paga el flete si es necesario, pero no lo incluye en el precio de venta.

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Los clientes a quien ella ofrece y vende sus productos se muestran en la siguiente tabla. SECTOR Susana Encina Felix Oyanadel Manuela Cortes Berta Pizarro Rubn Porcel La Recova Terminal de buses La Recova La Recova Local Interior Supermercado Unimarc CLIENTE

Balmaceda Hctor Encina

Rodrigo Saguez CARAFGIE INSTITUTION OF WASHINGTON

La Recova Santiago , proveedor de Jumbo Usuario final

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A continuacin explicaremos en detalle cada una de las problemticas, como se relacionan entre s, indicando el personal y documentos involucrados para poder tener una visin crtica las que nos permitir conocer en qu parte del proceso actual se origina el problema.

INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS

Descripcin y anlisis crtico:

Cuando los insumos y materias primas ingresan a la fbrica, la persona encargada de la recepcin de materias primas es la duea de la fbrica, ella recibe la factura y los productos para luego ingresar directamente a la bodega correspondiente (bodega de materias primas y bodega de insumos). Todo producto se recibe en la bodega se ordena pero no se contabiliza, se conoce por medio de la factura o boleta de compra la cantidad recibida pero el nico control que existe en la recepcin de materias primas corresponde al registro de los montos totales de la factura, que es realizada por el asesor de la fbrica y realizado semanalmente. Esto genera un desorden debido a que no existe un registro de inventario, se desconoce la totalidad de ste y de su movimiento. Asimismo provoca que se pierda tiempo en los procesos de produccin de cada producto debido a que no existe control, lo cual hace que discriminar si falta algn producto o insumo es por medio de la observacin.

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Bodega de insumos Necesidad de MP e Insumos para el P. Productivo Bodega de materia prima

Recepcin de MP e Insumos

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REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE PRODUCTOS TERMINADOS

Descripcin y anlisis crtico:

Todo producto terminado realizado por la fbrica se obtiene por medio del proceso de fabricacin utilizando la mano de obra de dos trabajadoras contratadas y la duea de la fbrica (proceso de fabricacin-control de calidad), cuya finalidad es ser destinado al consumo final, en este caso la venta. El producto terminado es llevado a la bodega de productos terminados, donde se almacenan y ordenan por tipo de producto (papayas confitadas, papayas al jugo, nctar, mermeladas. etc.), en este lugar no se contabiliza ni se registra la produccin diaria, sino que se hace espordicamente (registro intermitente) utilizando como medio un cuaderno. No est establecida la persona que debiese llevar este control, as que cuando se realiza parte de este recuento es realizado por la duea o por una de las trabajadoras de la fbrica. Al no existir registro ni control por fechas de cada producto, la totalidad de los productos existentes producidos diariamente se desconocen provocando un problema de stock, es decir, no es posible determinar la totalidad de los productos que se tienen para venta, provocando que exista demanda no satisfecha, por lo tanto, todo se conoce por medio de la observacin a no ser que exista un pedido con anticipacin y haya que cumplir con dicha solicitud. El nico registro de salidas de productos terminados es por medio de la factura de venta, ya que en sta se registra la cantidad total vendida, si utiliza boleta es posible determinar su detalle nicamente si la duea lo registra, adems no consta con la contabilizacin de mermas (productos regalados, vencidos, defectuosos) ni ventas
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indirectas (todo aquel registro correspondiente a salida de productos por venta sin boleta o factura). Toda esta problemtica conlleva a que es casi imposible determinar la utilidad real de la empresa ya que parte de la produccin vendida se desconoce.

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Proceso productivo del producto

Bodega Productos terminados

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APROXIMACIN AL DE PRECIO DE VENTA

Descripcin y anlisis crtico:

La determinacin del costo de cada producto terminado es obtenido en forma estimada por la duea de la fbrica, utilizando el precio de las facturas de compra (materias primas, insumos) como base, no es determinado por la suma de todos los costos incluidos en el proceso productivo: materias primas e insumos, mano de obra directa, servicios bsicos, fletes. En este momento se encuentra en proceso la determinacin del precio de costo de los productos por medio de un asesor, utilizando planillas de clculo (Excel), donde se incluyen los costos de materias primas e insumos, mano de obra directa, servicios bsicos, fletes por ingreso de materias primas y fletes por entrega de productos a clientes, debido a que estos son cancelados por la duea. Si por condiciones de mercado existe un alza de precios de materias primas, insumos y otros costos relacionados con la produccin, se mantiene el precio de costo del producto.

Determinacin del precio de venta:

Para obtener el precio de venta, ste se calcula aplicando un margen de utilidad aproximado del 30% por sobre el precio de costo del producto. La incorrecta determinacin del precio de costo del producto trae como consecuencia establecer un precio de venta no adecuado, es decir, se obtiene un precio mucho menor del que corresponde ya que todo precio es establecido por la duea de la
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empresa en forma estimativa, adems existen productos donde su precio de venta respecto a la competencia es menor en un 20% La duea de la fbrica no considera a la competencia directa como factor preponderante en la determinacin de precios o como medio comparativo. Cabe sealar que en oportunidades la duea de la fbrica se ve en la obligacin de bajar los precios que ya tiene establecidos por una necesidad de vender. Por otro lado, no existe diferenciacin significativa de precios en ventas al por mayor y a usuario final. Hace muy poco tiempo (1 mes) se ha establecido un aumento gradual en los precios a usuario final, stos se han determinado tomando el precio de costo y agregando un margen del 40%. Todas estas causales generan en la empresa una disminucin considerable en el margen de utilidad real.

A continuacin se muestra algunas empresas competidoras de la fbrica Valle del Sol.

PAPAYAS LILI
Fbrica y sala de ventas Direccin: La Conquista 1918, compaa alta, La Serena

PAPAYAS NELSON YAEZ

a) Fabrica

Direccin: Avda. Ochoa 840, Algarrobito Fono : (51) 210001

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b) Sucursal

Direccin: Ruta 41- Km 10, Algarrobito Fono: (51) 210001

PAPAYAS SATURNO (Soc. Agroindustrial Saturno Ltda.)

Direccin: Fundo Saturno, Ruta 41- Km 15, Valle de Elqui Fono/Fax: (51) 291411 291416

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Costo del producto

Margen de Utilidad Determinacin Precio Venta

REGISTRO Y CONTROL DE VENTAS
Descripcin y anlisis crtico:

Lo primero en este problemtica es referirnos a la forma de determinar los gastos (costos) e ingresos.

Respecto a los Costos:

Todo costo asociado a la empresa es por concepto de adquisicin de materias primas, insumos, mano de obra, transporte (fletes de entrada y salida), servicios bsicos, sueldos, servicios contables, costos por merma, etc. El costo por concepto de proceso productivo (materias primas, mano de obra, servicios bsicos) y gastos por servicios contables, sueldos, flete, prstamos bancarios se registra recientemente y es llevado por el asesor, en una planilla de clculo (Excel), realizndose semanalmente, pero es desconocido el costo por mermas.
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Respecto a los Ingresos:

El concepto de ingreso est referido principalmente a la venta de los productos. El ingreso que se registra es por concepto de venta con factura, boleta y en ocasiones a la venta informal y es realizado actualmente por el asesor de la empresa, en forma semanal. No existe un control de ingresos real debido a que en muchas ocasiones las ventas informales no son registradas, es decir, ventas sin boleta ni factura no registradas, ingreso de ventas ficticias por motivos contables (posee mucho remanente en formulario 29) y por ltimo, la duea acumula una cantidad de artculos vendidos y al final del mes o en el mes siguiente realiza su ingreso (factura). Como el precio de venta no es el adecuado, debido a que el precio de costo del producto est mal calculado por no incluir los costos correspondientes, los ingresos que debiese recibir la empresa no son los reales, sino estn por debajo de lo establecido, provocando el no cumplimiento de algunas obligaciones por desconocimiento del nivel de gastos y como consecuencia se produce un endeudamiento seguido.

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Determinacin de precio venta

Ingres os

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PARTE III DESARROLLO DE SOLUCIONES Y ELECCIN DE LA MEJOR ALTERNATIVA

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DESCRIPCION DE LAS SOLUCIONES:

Consideramos que las soluciones que expondremos son las ms recomendables para la empresa que hemos intervenido, tomamos en cuenta adems, el rea a la que pertenece la empresa y como se desarrolla esta.

Consideramos como primera opcin desarrollar un sistema manual, con formularios en papel y empleando para la aproximacin al precio de venta una planilla Excel.

Solucin 1: REGISTRO MANUAL Y LA AYUDA DE EXCEL

REGISTRO DE COMPRA:

Corresponde al registro de ingresos de cada una de las compras formales e informales realizadas por la empresa, indicando su proveedor, cantidad de artculos, bodega a la que se dirige, monto de la compra y monto de flete si lo hubiera, con ello solucionaremos el registro de ingreso de materias primas e insumos a la empresa y adems conoceremos parte de los gastos utilizados en la fbrica.

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REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE MATERIAS PRIMAS: Con este formulario ser posible inventariar el ingreso y salida de las materias primas, se determinar en cada salida el motivo de sta ya sea por mal estado de las M.P. o insumos, o para su utilizacin en el proceso productivo de la fbrica con la finalidad de obtener un producto. Se conocer el saldo de cada producto ingresado a cada una de las bodegas (Materia Prima e Insumos) y se llevar un control pudiendo as poder determinar fcilmente el stock de cada artculo.

El formulario utilizado constar de una fecha de ingreso, cantidad ingresada por producto, fecha de salida del producto, motivo de salida, cantidad de salida, saldo. Cada formulario ser realizado por variedad de artculo. Posteriormente se realizar un control semanal en fsico de cada producto para que ste coincida con el registro realizado en hoja.
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REGISTRO DE PRODUCTOS TERMINADOS:

La finalidad de este formulario es llevar el control de los productos terminados. Cada vez que se obtenga un producto terminado, ste se registrar en la planilla, indicando la fecha, tipo de producto y cantidad, para luego descontar cada salida del producto, con ello es posible determinar el saldo de cada producto y adems si es necesario aumentar la produccin para cumplir la demanda solicitada. Por otro lado dentro de la planilla existe una columna de motivo para indicar si esta salida de producto es por causa de una venta, regalo, producto defectuoso, etc.

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FORMULARIO DE VENTA DE PRODUCTOS:

Este registro tiene la finalidad de registrar cada uno de los movimientos realizados por concepto de venta (utilizando facturas, boleta o ventas informales) en unidades monetarias, con este documento es posible determinar el control de salida de productos, determinando de esta forma el ingreso econmico real de la fbrica.

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Formulario de Venta Fbrica de Papayas Valle del Sol:

Se archivarn todos los formularios, separados por tipo: compra, inventarios de materia prima, inventario de productos terminados, registro de venta. Cada uno de ellos llevar separadores mensuales.

DETERMINACIN DE PRECIO DE VENTA:

Consideramos que en esta problemtica debemos utilizar otro mtodo, una planilla Excel, en la que ser posible determinar una aproximacin del precio de venta. Los datos utilizados son todos los relacionados con el costo de fabricacin del producto como: materia prima e insumos(peso , monto), mano de obra, luz, agua , gas, flete, entre otros , la suma de todos estos costos permitirn determinar un precio de costo del producto, para luego aplicar un porcentaje de utilidad , determinado con esto el Precio Neto del
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producto, luego se aplicar el impuesto I.V.A(19%), y se obtendr el precio de venta del producto.

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Solucin 2: REGISTRO EXCEL REGISTRO MANUAL

Como segunda opcin tambin utilizaremos un sistema manual, pero a diferencia de la anterior, se emplear en mayor grado una plantilla Excel, dando como resultado un menor manejo manual. Mediante esta forma es posible registrar de manera ms rpida el control de materia prima e insumos, su costo, el inventario de productos terminados y su ingreso econmico.

REGISTRO DE COMPRA:

Se optara por la misma alternativa anterior, registro por medio de un formulario de compra en papel, pero adicional a la alternativa anterior, toda sta se ingresara en una base de datos, por medio de una plantilla Excel. Con cada ingreso es posible registrar cada proveedor y los productos que el comercializa. Si el proveedor o

producto no existiera, existe la opcin de ingresarlo en el tem que poseer dicha plantilla (pestaa ubicada en la parte inferior), para luego guardar cada registro.

Cuando se ingresa una nueva compra, se limpia la pantalla y se comienza con el nuevo ingreso.

Con esta base es posible determinar la cantidad de productos recepcionados como el costo de ellos que permite determinar cul es el gasto generado por la empresa, por concepto de compras.
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REGISTRO

DE

INVENTARIO

DE

MATERIAS

PRIMAS

INSUMOS

PRODUCTOS TERMINADOS :

Se utilizar la misma opcin anterior, un formulario para cada registro.

El

inventario de productos terminados se llevar luego a la base de datos existente, con ello ser posible determinar si el producto que se quiere vender se encuentra existente o no.

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FORMULARIO DE VENTA DE PRODUCTOS:

Para dicha plantilla se utilizar la misma base de datos, se le aadir un tem (pestaa) que registrar todo aquello importante en el registro de una venta, como: nombre del cliente, tipo de documento de venta y su N, tipo de producto vendido, precio unitario del producto

Gracias a este mtodo es posible determinar con exactitud la cantidad vendida por la fbrica y sus ingresos econmicos por ventas formales (factura y boleta) e informales.

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DETERMINACION DE PRECIO DE VEN TA:

Se utilizar la misma plantilla de Excel utilizada en la solucin 1, y se agregar a la base de datos existente.

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Solucin 3: VISUAL BASIC EXCEL-REGISTRO MANUAL

Como tercera opcin se desarrollaremos una opcin ms automatizada, utilizando el programa visual.

El programa ser de fcil acceso, poseer en la interfaz de desarrollo un men general, donde el usuario ingresar a la opcin que desee, es decir, Ingresos de Compra, Registro de Saldos y entradas de Materias Primas e Insumos, Ingresos de Ventas, Control de Gastos e ingresos. El acceso a cada men es directo, nicamente presionando la opcin.

Formulario de Compra Fbrica de papayas Valle del Sol

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Cuando el usuario ingresa a este sub men, automticamente aparecer en su pantalla una interfaz donde tiene la opcin de ingresar en detalle los datos de la compra de manera simple y clara, tendr la opcin de buscar el proveedor que al que le est comprando, el tipo de producto y adems determinar el tipo de compra (formal e informal), la cantidad de productos, valor del producto y de flete si lo existiere.

Con este detalle es posible determinar el registro actual e histrico de proveedores y de compras, adems de determinar el costo por concepto de compras (gasto)

INVENTARIO:

Esta correspondera a la 2 opcin de men, aqu el usuario puede conocer el inventario de materias primas y productos terminados que posee.
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Para el primer caso el usuario seleccionar el producto y la fecha, ingresar la salida de cada producto, guardando esta informacin para que quede ingresada en la base de datos. Como en el men anterior ya se conoce el ingreso de cada producto no es necesario ingresarlo porque ya se conoce esa informacin, con ello, automticamente tendr la opcin de saber cunto posee de cada artculo.

Inventario de productos terminados, el usuario registra toda la produccin realizada en la fbrica, pudiendo con ello obtener el ingreso diario y por consiguiente a medida q haya una venta o salidas de producto, el saldo de cada uno. Todo este registro permite llevar un control de los ingresos de todos los productos realizados por la fbrica y adems poder llevar un control de las salidas, disminuyendo considerablemente las mermas o por lo menos conociendo el motivo de ellas.
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DETERMINACION DE PRECIO DE VENTA

Para la obtencin del precio estimado de cada producto, se utilizar una interfaz, donde se selecciona el producto, se registrar la materia prima utilizada y su peso, para luego ingresar otros costos relacionados(luz, agua, gas, mano de obra, flete, etc), con toda esa informacin se podr determinar el precio de costo del producto, luego se le aplicar un porcentaje de utilidad ya establecido por la duea de la empresa, discriminando entre la opcin de producto de venta y con ello se obtendr el precio de venta del producto final.

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Ingreso de ventas

Aqu el usuario tendr la posibilidad de ingresar las ventas realizadas ya sea de manera informal o formal (factura o boleta), pudiendo conocer el ingreso econmico y la salida de productos por cada transaccin. La manera de ingresar cada transaccin es registrando la fecha, producto solicitado, cantidad, cliente, valor del producto, descuento y total de la venta y el valor del flete si hubiere. Con dicha informacin es posible determinar el ingreso econmico de la empresa, ya sea diario, semanal, mensual e inclusive histrico.

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ANALISIS CRTICO

Las alternativas expuestas anteriormente poseen diferencias claras al momento de ponerlas en marcha, ya que si bien cada una de estas posibles soluciones sirve para mejorar la gestin de la empresa, no todas se pueden implementar eficazmente, debido a que algunos factores cuantitativos y cualitativos intervienen al momento de escoger la alternativa ms ptima.

Alternativa 1: Implementacin de solucin manual (formulario y plantilla Excel):

Ventajas y desventajas

Al utilizar formularios en cada seccin es posible llevar un registro y control de cada rea de la empresa, llevando un orden y seguimiento de los procesos, optimizando los tiempos.

Adems es posible planificar con anticipacin la obtencin de materias primas o insumos, productos terminados en la empresa y determinar las mermas que se observan en las reas de bodega(materias prima e insumos) y salida de productos por venta .

Al poder determinar el precio de venta mediante una plantilla excel es posible determinar con exactitud el precio de venta, esto a su vez favorece en la gestin porque es posible determinar el ingreso econmico real de la empresa, pudiendo finalmente determinar la utilidad de sta.

El costo de implementar esta alternativa es bajo, se gastara en hojas y tinta por impresin de formularios, archivadores y separadores para guardar dichos documentos, seran costos despreciables que no influiran en la utilidad de la empresa.
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Desventajas:

Tiempo, es un factor importantsimo, se utilizar ms tiempo de lo necesario, ya que la mayor parte de la solucin es en base a formularios de papel los que se

ingresarn a mano , adems de provocar una acumulacin de papel, disminuyendo el espacio fsico .

No es posible determinar al instante el monto de deuda de un proveedor, o saber a qu proveedor se le compra ms, como as mismo cuales son los clientes frecuentes, la nica forma es revisar cada uno de los formularios y hacerlo de forma manual, aumentando el tiempo por revisar dicha informacin y provocando desorden.

Dificultad a implementar dicha solucin (adversidad al cambio). La empresa nunca ha implementado un sistema de control, por ello, habra que crear una conciencia en la empresa que la solucin es para el beneficio de sta.

Alternativa 2: Plantilla Excel y inventario manual

Ventajas:

Es posible llevar un registro y control eficaz de cada proveedor y cliente, pudiendo determinar el histrico y actual de cada uno de ellos.

Arroja resultados ms rpidos en bsqueda de proveedores, clientes, precios, productos, disminuyendo el tiempo de espera.

Es posible determinar con exactitud el ingreso econmico por venta debido a que se cuenta con la base de datos ya implementada
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El costo de implementar esta alternativa es bajo, porque la empresa ya cuenta con el hardware(computador o notebook) que necesita y el costo se desprecia, porque la inversin ya se realiz anteriormente
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Desventajas:

Una de las desventajas que se puede encontrar en este mtodo es que el sistema es vulnerable, al utilizar plantillas de Excel cualquier persona puede modificar o borrar la base de datos.

No es posible respaldar los datos o ingresos ingresados por no contar con un servidor. La nica posibilidad sera guardar la informacin en Cd o disco duro externo, incurriendo en un costo adicional.

Como en la alternativa anterior la adversidad al cambio es importante, ya que, como esta alternativa es ms automatizada, la persona que estara a cargo del ingreso de esta base seria la duea de la empresa y ella no posee los conocimientos necesarios.

Capacitacin, la duea de la empresa debera optar por un curso de excel bsico para aprender a utilizar dicha herramienta.

3 alternativa:

(Visual + Excel + formulario) Ventajas:

La interfaz en el procedimiento

es mucho ms adecuada, de gran facilidad y

comodidad para el usuario que la utiliza, adems de ser de rpido acceso.

No es necesario respaldar la informacin porque automticamente sta se guarda en el computador

Es posible conocer mucha informacin nicamente utilizando un men. Es posible conocer registros histricos y actuales de inventarios, ingresos, proveedores, clientes, etc. De manera fcil y segura.
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Si es la duea de la empresa quien utiliza este mtodo, y desconoce su utilizacin, este sistema es muy didctico y no ser difcil de aprender, porque se ingresa solo lo que se pide y la base se actualiza automticamente.
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Al utilizar dicho programa genera una disminucin en el tiempo de ingreso de informacin, en la obtencin de resultados, favoreciendo considerablemente la gestin.

No existe acumulacin de papeles ni desorden. El costo es bajo, porque nicamente se necesita el software y un manual. ES un sistema seguro, ya que la base de datos no es fcil de modificar como las plantillas de Excel.

Desventajas:

Aumento de costo por capacitacin de las personas

soluciones presentadas anteriormente, consideramos y

Comparando todas las posibles

proponemos como mejor alternativa 3, debido a que:

+ Disminucin en los tiempos de registro y entrega de informacin + Fcil utilizacin por parte del usuario en ingreso de informacin + Informacin segura +Disminucin considerable del desorden + Costo bajo por implementacin de este sistema

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PARTE IV DIAGRAMA DE CONTEXTO

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CONTEXTO
En el curso Sistemas de informacin administrativa I se trabaj con la empresa Fbrica de Papayas Valle del Sol lo que nos permiti obtener como producto un trabajo integrador, dividido en tres grandes reas. Primero se reconocieron las problemticas de la empresa, definiendo las actividades que se desarrollaban deficientemente o que simplemente no existan. En el segundo avance, desarrollamos en profundidad las problemticas, realizando un anlisis crtico de cada una de ellas. Y por ltimo, en la tercera parte del curso, se establecieron las soluciones a esas problemticas escogiendo la ms adecuada al problema en cuestin. Es as como en este curso, trabajaremos en el diseo de nuestro sistema de informacin comenzando con el Diagrama Nivel 0 o Diagrama de contexto. Para ello, optamos por una solucin integradora, un sistema de Informacin denominado SIG Sistema Integrado de gestin , que permitir dar solucin a los inconvenientes que la empresa presenta en el registro de compras de insumos y materias primas a proveedores, el control de ingreso de materias primas e insumos a sus respectivas bodegas y adems, el control de las ventas que realiza esta empresa facilitando la obtencin de informacin por parte de la organizacin, alcanzando un servicio integral, eficiente y rpido que promueva a una efectiva relacin con el cliente.

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NIVEL CERO O DE CONTEXTO

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RELACION DE LAS ENTIDADES EXTERNAS CON SIG

PROVEEDORES

Los proveedores permiten que la empresa disponga de las distintas materias primas e insumos necesarios para su proceso productivo. Se establece un flujo de datos del sistema hacia el proveedor, solicitando las materias primas e insumos necesarios, luego el proveedor le entregar al sistema informacin en relacin a la cantidad de materias primas e insumos comprados por la empresa, lo que facilitar el control de entrada a las bodegas correspondientes.

CLIENTES

Existe una relacin importante y fundamental entre el sistema SIG y la entidad Cliente. El cliente entregar al sistema informacin como Nombre, RUT, Direccin, telfono entre otros, para ser almacenado en la base de datos o registros de la empresa, estableciendo su condicin de cliente. Esto permitir que el sistema almacene los datos de la venta y genere comprobantes (facturas o boletas) fcilmente sin necesidad de malgastar tiempo en la escritura a mano. Adems, el cliente consulta y solicita los artculos requeridos, indicando el tipo de producto y la cantidad. Por otra parte, el sistema recepcionar dicha informacin y responder dicha solicitud en base a los datos (stock, precios) que posee y entregar una respuesta (positiva o negativa) al cliente.

DUEA:

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La relacin que existe entre la duea de la empresa y el sistema SIG se basa en informacin de gestin. Esta informacin es la que se necesita para poder hacer una gestin adecuada de la empresa. De esta forma, el sistema responder entregando datos con relacin a inventarios de materias primas y productos terminados (ya sea stock, variedad, compras y ventas o cualquier otro tipo de informacin respecto a los proveedores y clientes.) Esta informacin requerida por el dueo de la empresa ser solicitada cuando lo estime conveniente, teniendo como finalidad, un apoyo al proceso de toma de decisiones.

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PARTE V DIAGRAMA DE NIVEL 1 ENTIDAD RELACION NORMALIZACION BASE DE DATOS

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EXPLICACION DIAGRAMA DE NIVEL 1

Se detallar el diagrama de nivel 1 que tiene la particularidad de mostrar una visin general del sistema y de lo que ste hace a simple vista. Por ello, realizando un anlisis interno al SIG (sistema integrado de gestin) y su relacin con el entorno, se describe en forma detallada cada una de las relaciones que posee el sistema con dichos procesos. Los procesos y almacenes de datos que participan en nuestro nivel 1 son los siguientes: PROCESOS 1. Procesar venta 2. Registrar cliente 3. Ingresar Proveedor 3. Suministrar M.Prima-Insumos 4. Detallar Productos 5. Disear Resumen de Ingresos y costos ALMACENES DE DATOS 1. TIPO PROVEEDOR 2. MP-INSUMO 3. PRODUCTO 4. REGISTRO CLIENTE 5. TARIFA
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. El sistema abarca dos campos, la venta de productos y el proceso de produccin de los mismos, por ello, existe una secuencia entre cada uno de estos procesos pero no tienen secuencia entre ambos, pueden ocurrir al mismo tiempo o de manera independiente.

El proceso PROCESAR VENTA, es muy importante ya que se encuentra ligado a nuestra entidad externa CLIENTES, este proceso le permite conocer al cliente el stock de los productos y el precio dependiendo de la cantidad solicitada, todo ello gracias a los almacenes de datos TARIFA, que indican precios por mayor o por menor y del almacn PRODUCTO que indicar el stock de pr oductos finales. Si existe el stock necesario y el cliente acepta el precio del producto se generar la venta y la posterior boleta o factura, alimentada de la base de datos proveniente del proceso de REGISTRO DE CLIENTES, en dicho proceso, el cliente entregar su identidad (nombre completo, R.U.T, direccin, telfono, entre otros), todo ello con la finalidad de conservar la informacin del ste, dicho registro se almacenar en la base de datos REGISTRO CLIENTE.

La entidad externa PROVEEDORES, que son aquellos que suministran la materia prima e insumos a la empresa, por ello son a ellos a quien se les solicita el pedido, stos respondern a nuestra peticin, como respuesta favorable o desfavorable, si es favorable, dicho proveedor es registrado en el proceso INGRESAR PROVEEDOR, aqu ser posible conocer los antecedente de dicha entidad, los productos que vende y su precio. Posteriormente, la informacin ser ingresada en la base de datos del almacn TIPO PROVEEDOR, la que poseer los datos de todos los proveedores que se relacionen con la fbrica. Luego, pasaremos al proceso SUMINISTAR M.PRIMA E INSUMO, donde ser posible obtener registro o ingreso de dichas materias primas e insumo, junto con datos del proveedor, ya que esta informacin ser entregada por el almacn TIPO PROVEEDOR. Todo ello se informar al almacn MP-INSUMO, pudiendo con ello obtener el stock actualizado de las materias primas e insumos de la fbrica. De este almacn saldr
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informacin correspondiente al tipo de materia prima utilizada, junto con su cantidad y precio para utilizar en el siguiente proceso, DETALLAR PRODUCTOS, donde ser posible obtener la cantidad de productos terminados que ha elaborado la fbrica, dicha informacin saldr del proceso y ser ingresado en la base de datos PRODUCTO, con ello ser posible determinar el tipo de producto realizado, fecha de elaboracin y su precio correspondiente, esta informacin ser utilizada posteriormente en el proceso de PROCESAR VENTA

Finalmente, el dueo se relaciona con el proceso DISEAR RESUMEN DE INGRESOS Y COSTOS. El dueo solicita al sistema una solicitud de resumen global de ventas, costos materias primas e insumos y productos en bodega. El sistema responde co n dicha entrega gracias a los flujos de informacin provenientes del proceso PROCESAR VENTA y SUMINISTRAR M. PRIMA E INSUMO entregndole un resumen de costos e ingresos y stock. En resumen el sistema integrado de gestin SIG entrega un resumen final de todos los movimientos producidos en la fbrica, dirigido hacia el dueo.

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ENTIDAD RELACION
CLIENTE REGISTRA EMPRESA

Se utiliza la codificacin que est bajo el diagrama de entidad relacin. Y ocupando la regla nmero 2. Si el grado de la correspondencia es 1:1, el tipo de participacin de una de las entidades es obligatorio, y el de la otra, no obligatorio; se precisan dos relaciones
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distintas para almacenar toda la informacin (para este caso el cdigo de cliente y la identificacin de la empresa). Cada una de las relaciones contendr la informacin relativa a su entidad, y su clave primaria ( id cliente) ser la clave de la entidad cuya informacin contenga. La clave de la entidad no obligatoria se incorporar como un atributo ms a la relacin formada a partir de la entida d obligatoria

CLIENTE ES PERSONA NATURAL

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Utilizando la codificacin necesaria y aplicando la normalizacin de la entidad relacin en la regla nmero 2. Si el grado de la correspondencia es 1:1, el tipo de participacin de una de las entidades es obligatorio, y el de la otra, no obligatorio; se precisan dos relaciones distintas para almacenar toda la informacin. Cada una de las relaciones contendr la informacin relativa a su entidad, y su clave primaria ser la clave de la entidad cuya informacin contenga. La clave de la entidad no obligatoria se incorporar como un atributo ms a la relacin formada a partir de la entidad obligatoria.

Una vez aplicada la regla de normalizacin nos quedan dos tablas que se muestran en la figura anterior.

CLIENTE SOLICITA COMPROBANTE DE VENTA

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Consideramos que el comprobante de venta puede ser una boleta o una factura segn sea el caso correspondiente. Depender de si es una empresa o una persona natural.

Aplicando la misma regla anterior. El grado de correspondencia correspondiente es 1:1, el tipo de participacin de una de las entidades es obligatorio, y el de la otra, no obligatorio; es necesario construir dos relaciones distintas para almacenar toda la informacin. Cada una de las relaciones contendr la informacin relativa a su entidad, y su clave primaria ser la clave de la entidad cuya informacin contenga. La clave de la entidad no obligatoria se incorporar como un atributo ms a la relacin formada a partir de la entidad obligatoria.

As, se construyen las dos tablas necesarias para esta normalizacin.

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COMPROBANTE DE VENTA DETALLA PRODUCTO

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Aplicando la regla nmero 5. Teniendo como grado de la correspondencia 1:n, y el tipo de participacin de la entidad n no obligatorio. Lo que debemos hacer es construir tres relaciones: una para cada entidad, utilizando la clave de la entidad como clave primaria de relacin correspondencia la relacin, y una ms para la correspondencia. La relacin que mantenga los datos de la correspondencia tendr entre sus atributos los correspondientes a las claves de las entidades.

As se establecen las tres tablas necesarias para la aplicacin de la regla.

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PRODUCTO TIENE TARIFA

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Considerando la cardinalidad de las entidades, podemos aplicar la regla nmero 4 asociada a que si el grado de la correspondencia es 1:n, siendo obligatorio el tipo de participacin de la entidad n, se necesitan dos relaciones, una por cada entidad, utilizndose la clave de la entidad como clave primaria de la relacin correspondiente. La clave de la entidad 1 se aade como un atributo ms a la relacin correspondiente a la entidad n.

Finalmente se generan dos tablas que corresponden a la normalizacin.

INVENTARIO ENVIA PRODUCTO

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Vemos como esta entidad, segn su cardinalidad y obligatoriedad, se le aplica la regla nmero 1 que dice que si el grado de la correspondencia es 1:1 y el tipo de participacin de ambas entidades es obligatoria, slo se necesita una relacin. La clave primaria de la relacin puede ser cualquiera de las claves de la entidad.

As, se genera una sola tabla correspondiente a la normalizacin.

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INVENTARIO ALMACENA MATERIA PRIMA

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De la misma forma que el caso anterior, vemos como esta entidad, segn su cardinalidad y obligatoriedad, se le aplica la regla nmero 1 que dice que si el grado de la correspondencia es 1:1 y el tipo de participacin de ambas entidades es obligatoria, slo se necesita una relacin. La clave primaria de la relacin puede ser cualquiera de las claves de la entidad.

As, se genera una sola tabla correspondiente a la normalizacin.

PROVEEDOR SUMINISTRA MATERIA PRIMA

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En esta ocasin, y ocupando la regla nmero 6 de normalizacin, podemos ver que si el grado de la correspondencia es m:n, se precisan tres relaciones: una para cada entidad, utilizando la clave de la entidad como clave primaria de la relacin, una ms para la correspondencia. La relacin que mantenga los datos de la correspondencia tendr entre sus atributos los correspondientes a las claves de las entidades.

As se desarrollan tres tablas que muestran la normalizacin, con su correspondiente codificacin.

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ENTIDAD RELACION EXTENDIDO

Se visualiza el diagrama de entidad relacin extendido con sus correspondientes cardinalidades y obligatoriedades segn corresponda a cada entidad relacin. Los cuadrados que encierran a 1 y n especifican sus correspondientes obligatoriedades.

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BASE DE DATOS

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PARTE IV DIAGRAMA DE CONTEXTO

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CONTEXTO
En el curso Sistemas de informacin administrativa I se trabaj con la empresa Fbrica de Papayas Valle del Sol lo que nos permiti obtener como producto un trabajo integrador, dividido en tres grandes reas. Primero se reconocieron las problemticas de la empresa, definiendo las actividades que se desarrollaban deficientemente o que simplemente no existan. En el segundo avance, desarrollamos en profundidad las problemticas, realizando un anlisis crtico de cada una de ellas. Y por ltimo, en la tercera parte del curso, se establecieron las soluciones a esas problemticas escogiendo la ms adecuada al problema en cuestin. Es as como en este curso, trabajaremos en el diseo de nuestro sistema de informacin comenzando con el Diagrama Nivel 0 o Diagrama de contexto. Para ello, optamos por una solucin integradora, un sistema de Informacin denominado SIG Sistema Integrado de gestin , que permitir dar solucin a los inconvenientes que la empresa presenta en el registro de compras de insumos y materias primas a proveedores, el control de ingreso de materias primas e insumos a sus respectivas bodegas y adems, el control de las ventas que realiza esta empresa facilitando la obtencin de informacin por parte de la organizacin, alcanzando un servicio integral, eficiente y rpido que promueva a una efectiva relacin con el cliente.

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NIVEL CERO O DE CONTEXTO

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RELACION DE LAS ENTIDADES EXTERNAS CON SIG

PROVEEDORES

Los proveedores permiten que la empresa disponga de las distintas materias primas e insumos necesarios para su proceso productivo. Se establece un flujo de datos del sistema hacia el proveedor, solicitando las materias primas e insumos necesarios, luego el proveedor le entregar al sistema informacin en relacin a la cantidad de materias primas e insumos comprados por la empresa, lo que facilitar el control de entrada a las bodegas correspondientes.

CLIENTES

Existe una relacin importante y fundamental entre el sistema SIG y la entidad Cliente. El cliente entregar al sistema informacin como Nombre, RUT, Direccin, telfono entre otros, para ser almacenado en la base de datos o registros de la empresa, estableciendo su condicin de cliente. Esto permitir que el sistema almacene los datos de la venta y genere comprobantes (facturas o boletas) fcilmente sin necesidad de malgastar tiempo en la escritura a mano. Adems, el cliente consulta y solicita los artculos requeridos, indicando el tipo de producto y la cantidad. Por otra parte, el sistema recepcionar dicha informacin y responder dicha solicitud en base a los datos (stock, precios) que posee y entregar una respuesta (positiva o negativa) al cliente.

DUEA:

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La relacin que existe entre la duea de la empresa y el sistema SIG se basa en informacin de gestin. Esta informacin es la que se necesita para poder hacer una gestin adecuada de la empresa. De esta forma, el sistema responder entregando datos con relacin a inventarios de materias primas y productos terminados (ya sea stock, variedad, compras y ventas o cualquier otro tipo de informacin respecto a los proveedores y clientes.) Esta informacin requerida por el dueo de la empresa ser solicitada cuando lo estime conveniente, teniendo como finalidad, un apoyo al proceso de toma de decisiones.

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PARTE V DIAGRAMA DE NIVEL 1 ENTIDAD RELACION NORMALIZACION BASE DE DATOS

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EXPLICACION DIAGRAMA DE NIVEL 1

Se detallar el diagrama de nivel 1 que tiene la particularidad de mostrar una visin general del sistema y de lo que ste hace a simple vista. Por ello, realizando un anlisis interno al SIG (sistema integrado de gestin) y su relacin con el entorno, se describe en forma detallada cada una de las relaciones que posee el sistema con dichos procesos. Los procesos y almacenes de datos que participan en nuestro nivel 1 son los siguientes: PROCESOS
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1. Registrar cliente 2. Ingresar proveedor

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3. Suministrar MP -Insumos 4. Registro de productos terminados y utilizacin de MP e insumo 5. Procesar venta 6. Disear resumen de gestin ALMACENES DE DATOS 1. TIPO PROVEEDOR 2. MP-INSUMO 3. PRODUCTO 4. REGISTRO CLIENTE 5. TARIFA . El sistema abarca dos campos, la venta de productos y el proceso de produccin de los mismos, por ello, existe una secuencia entre cada uno de estos procesos pero no tienen secuencia entre ambos, pueden ocurrir al mismo tiempo o de manera independiente.

El proceso PROCESAR VENTA, es muy importante ya que se encuentra ligado a nuestra entidad externa CLIENTES, este proceso le permite conocer al cliente el stock de los productos y el precio dependiendo de la cantidad solicitada, todo ello gracias a los almacenes de datos TARIFA, que indican precios por mayor o por menor y del almacn PRODUCTO que indicar el stock de productos finales. Si existe el stock necesario y el cliente acepta el precio del producto se generar la venta y la posterior boleta o factura, alimentada de la base de datos proveniente del proceso de REGISTRO DE CLIENTES, en dicho proceso, el cliente entregar su identidad (nombre completo, R.U.T, direccin,
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telfono, entre otros), todo ello con la finalidad de conservar la informacin del ste, dicho registro se almacenar en la base de datos REGISTRO CLIENTE.

La entidad externa PROVEEDORES, que son aquellos que suministran la materia prima e insumos a la empresa, por ello son a ellos a quien se les solicita el pedido, stos respondern a nuestra peticin, como respuesta favorable o desfavorable, si es favorable, dicho proveedor es registrado en el proceso INGRESAR PROVEEDOR, aqu ser posible conocer los antecedente de dicha entidad, los productos que vende y su precio. Posteriormente, la informacin ser ingresada en la base de datos del almacn TIPO PROVEEDOR, la que poseer los datos de todos los proveedores que se relacionen con la fbrica. Luego, pasaremos al proceso SUMINISTAR M.PRIMA E INSUMO, donde ser posible obtener registro o ingreso de dichas materias primas e insumo, junto con datos del proveedor, ya que esta informacin ser entregada por el almacn TIPO PROVEEDOR. Todo ello se informar al almacn MP-INSUMO, pudiendo con ello obtener el stock actualizado de las materias primas e insumos de la fbrica. De este almacn saldr informacin correspondiente al tipo de materia prima utilizada, junto con su cantidad y precio para utilizar en el siguiente proceso, DETALLAR PRODUCTOS, donde ser posible obtener la cantidad de productos terminados que ha elaborado la fbrica, dicha informacin saldr del proceso y ser ingresado en la base de datos PRODUCTO, con ello ser posible determinar el tipo de producto realizado, fecha de elaboracin y su precio correspondiente, esta informacin ser utilizada posteriormente en el proceso de PROCESAR VENTA

Finalmente, el dueo se relaciona con el proceso DISEAR RESUMEN DE INGRESOS Y COSTOS. El dueo solicita al sistema una solicitud de resumen global de ventas, costos materias primas e insumos y productos en bodega. El sistema responde co n dicha entrega gracias a los flujos de informacin provenientes del proceso PROCESAR VENTA y SUMINISTRAR M. PRIMA E INSUMO entregndole un resumen de costos e ingresos y stock.
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En resumen el sistema integrado de gestin SIG entrega un resumen final de todos los movimientos producidos en la fbrica, dirigido hacia el dueo.

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ENTIDAD RELACION
CLIENTE REGISTRA EMPRESA

Se utiliza la codificacin que est bajo el diagrama de entidad relacin. Y ocupando la regla nmero 2. Si el grado de la correspondencia es 1:1, el tipo de participacin de una de las entidades es obligatorio, y el de la otra, no obligatorio; se precisan dos relaciones distintas para almacenar toda la informacin (para este caso el cdigo de cliente y la identificacin de la empresa). Cada una de las relaciones contendr la informacin relativa a su entidad, y su clave primaria ( id cliente) ser la clave de la entidad cuya informacin
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contenga. La clave de la entidad no obligatoria se incorporar como un atributo ms a la relacin formada a partir de la entidad obligatoria

CLIENTE ES PERSONA NATURAL

Utilizando la codificacin necesaria y aplicando la normalizacin de la entidad relacin en la regla nmero 2. Si el grado de la correspondencia es 1:1, el tipo de participacin de una de las entidades es obligatorio, y el de la otra, no obligatorio; se
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precisan dos relaciones distintas para almacenar toda la informacin. Cada una de las relaciones contendr la informacin relativa a su entidad, y su clave primaria ser la clave de la entidad cuya informacin contenga. La clave de la entidad no obligatoria se incorporar como un atributo ms a la relacin formada a partir de la entidad obligatoria.

Una vez aplicada la regla de normalizacin nos quedan dos tablas que se muestran en la figura anterior.

CLIENTE SOLICITA COMPROBANTE DE VENTA

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Consideramos que el comprobante de venta puede ser una boleta o una factura segn sea el caso correspondiente. Depender de si es una empresa o una persona natural.

Aplicando la misma regla anterior. El grado de correspondencia correspondiente es 1:1, el tipo de participacin de una de las entidades es obligatorio, y el de la otra, no obligatorio; es necesario construir dos relaciones distintas para almacenar toda la informacin. Cada una de las relaciones contendr la informacin relativa a su entidad, y su clave primaria ser la clave de la entidad cuya informacin contenga. La clave de la entidad no obligatoria se incorporar como un atributo ms a la relacin formada a partir de la entidad obligatoria.

As, se construyen las dos tablas necesarias para esta normalizacin.

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COMPROBANTE DE VENTA DETALLA PRODUCTO

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Aplicando la regla nmero 5. Teniendo como grado de la correspondencia 1:n, y el tipo de participacin de la entidad n no obligatorio. Lo que debemos hacer es construir tres relaciones: una para cada entidad, utilizando la clave de la entidad como clave primaria de relacin correspondencia la relacin, y una ms para la correspondencia. La relacin que mantenga los datos de la correspondencia tendr entre sus atributos los correspondientes a las claves de las entidades.

As se establecen las tres tablas necesarias para la aplicacin de la regla.

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PRODUCTO TIENE TARIFA

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Considerando la cardinalidad de las entidades, podemos aplicar la regla nmero 4 asociada a que si el grado de la correspondencia es 1:n, siendo obligatorio el tipo de participacin de la entidad n, se necesitan dos relaciones, una por cada entidad, utilizndose la clave de la entidad como clave primaria de la relacin correspondiente. La clave de la entidad 1 se aade como un atributo ms a la relacin correspondiente a la entidad n.

Finalmente se generan dos tablas que corresponden a la normalizacin.

INVENTARIO ENVIA PRODUCTO

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Vemos como esta entidad, segn su cardinalidad y obligatoriedad, se le aplica la regla nmero 1 que dice que si el grado de la correspondencia es 1:1 y el tipo de participacin de ambas entidades es obligatoria, slo se necesita una relacin. La clave primaria de la relacin puede ser cualquiera de las claves de la entidad.

As, se genera una sola tabla correspondiente a la normalizacin.

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INVENTARIO ALMACENA MATERIA PRIMA

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De la misma forma que el caso anterior, vemos como esta entidad, segn su cardinalidad y obligatoriedad, se le aplica la regla nmero 1 que dice que si el grado de la correspondencia es 1:1 y el tipo de participacin de ambas entidades es obligatoria, slo se necesita una relacin. La clave primaria de la relacin puede ser cualquiera de las claves de la entidad.

As, se genera una sola tabla correspondiente a la normalizacin.

PROVEEDOR SUMINISTRA MATERIA PRIMA

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En esta ocasin, y ocupando la regla nmero 6 de normalizacin, podemos ver que si el grado de la correspondencia es m:n, se precisan tres relaciones: una para cada entidad, utilizando la clave de la entidad como clave primaria de la relacin, una ms para la correspondencia. La relacin que mantenga los datos de la correspondencia tendr entre sus atributos los correspondientes a las claves de las entidades.

As se desarrollan tres tablas que muestran la normalizacin, con su correspondiente codificacin.

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ENTIDAD RELACION EXTENDIDO

Se visualiza el diagrama de entidad relacin extendido con sus correspondientes cardinalidades y obligatoriedades segn corresponda a cada entidad relacin. Los cuadrados que encierran a 1 y n especifican sus correspondientes obligatoriedades.

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BASE DE DATOS

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PARTE VI
DIAGRAMAS DE NIVEL ESPECIFICACION DE PROCESOS DICCIONARIO DE DATOS MAQUETAS Y REPORTES
Beneficios del SIG

114

Desagregacin de niveles correspondientes

Diagrama de nivel 1

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Registrar cliente (burbuja 1)

Ingresar proveedor (burbuja 2)

116

Suministrar MP e insumos (burbuja 3)

Registro de productos terminados y utilizacin de MP e insumo (burbuja 4)

Sin desagregacin

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Procesar venta (burbuja 5)

118

Desagregacin 5.2 (generar comprobante de venta)

Disear resumen de gestin (burbuja 6)

Sin desagregacin

119

Especificaciones de procesos

120

121

122

123

Diccionario de datos

124

125

Maquetas y reportes

126

FABRICA DE PAPAYAS VALLE DEL SOL INVENTARIO M.P E INSUMO

Sistema Integrado de Gestin SIC

INVENTARIO

INVENTARIO PRODUCTOS TERMINADOS

INGRESAR PRODUCTOS TERMINADOS

FABRICA DE PAPAYAS VALLE DEL SOL Paraguay N 2319. La Serena

INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS

FECHA CONSULTA
INVENTARIOS TIPO DE PRODUCTOS

23-11-2010

MATERIA PRIMA PAPAYAS 1a PAPAYAS 2a PAPAYAS 3a

INSUMOS

LIMPIAR

CANTIDAD FECHA DE ADQUISICION

150 KG 17-11-2010

SALIR

FABRICA DE PAPAYAS VALLE DEL SOL Paraguay N 2319. La Serena

127

INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS

FECHA INGRESO TIPO DE PRODUCTOS

23-11-2010

PAPAYA CONFITADA
PAPAYAS AL JUGO 1 KG NECTAR PAPAYA 1 LT

LIMPIAR

CANTIDAD DE PRODUCTOS

30

SALIR

FABRICA DE PAPAYAS VALLE DEL SOL Paraguay N 2319. La Serena

LOGO

INGRESO DE PRODUCTOS TERMINADOS

GUARDAR

FECHA INGRESO TIPO DE PRODUCTOS

23-11-2010

PAPAYA CONFITADA 6 UNID

PAPAYAS AL JUGO 1 KG NECTAR PAPAYA 1 LT

LIMPIAR

CANTIDAD DE PRODUCTOS PRECIO UNITARIO FECHA DE ELABORACION FECHA DE VENCIMIENTO

30

SALIR
$ 1.650

PRECIO POR MENOR 22/11/2010

22/02/2011

FABRICA DE PAPAYAS VALLE DEL SOL Paraguay N 2319. La Serena

LOGO
128

FABRICA DE PAPAYAS VALLE DEL SOL INGRESAR CLIENTE

Sistema Integrado de Gestin SIC

VENTAS

GENERAR COMPROBANT E DE VENTA

FABRICA DE PAPAYAS VALLE DEL SOL Paraguay N 2319. La Serena

LOGO

TIPO DE CLIENTE R.U.T.

: :

PERSONA NATURAL -

MODIFICA R

NOMBRE CLIENTE

APELLIDO PATERNO

GUARDAR

INGRESAR CLIENTE

APELLIDO MATERNO

LIMPIAR
DIRECCION :

TELEFONO

SALIR
MAIL :

FABRICA DE PAPAYAS VALLE DEL SOL Paraguay N 2319. La Serena

LOGO

129

TIPO DE CLIENTE RUT

EMPRESA
: -

MODIFICAR

RAZON SOCIAL

GUARDAR
:

INGRESAR CLIENTE

DIRECCION

LIMPIAR
TELEFONO

CIUDAD

SALIR

MAIL

FABRICA DE PAPAYAS VALLE DEL SOL Paraguay N 2319. La Serena

LOGO

Seleccione tipo de Comprobante

Factura
1399 20-11-2010 Cantida

N Factura : Fecha : R.U.T Producto :

Forma de Pago
Precio - unitario 6 por menor

Efectivo

54.345.987 Stock d

Valor

Total

Papaya confitada

120
56

10
35

$ 1.650
$ 2.000 Neto I.V.A Total

$
$ $ $ $

16.500
70.000 72.689 13.811 86.500

GENERAR COMPROBAN TE DE VENTA

Papaya al jugo

por mayor

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Seleccione tipo de Comprobante

x
:

Boleta
198 20-11-2010 Cantida

N Factura Fecha

Forma de Pago
Precio unitario por menor

Cheque

GENERAR COMPROBAN TE DE VENTA

Producto Papaya confitada Papaya al jugo

Stock d 120 56 10 35

Valor $ 1.650 $ 2.000 Total $ $ $

Total 16.500 70.000 86.500

por mayor

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FABRICA DE PAPAYAS VALLE DEL SOL INGRESAR PROVEEDOR

Sistema Integrado de Gestin SIC

COMPRAS

INGRESAR ORDEN DE COMPRA

INGRESAR DE COMPRAS

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RUT NOMBRE PROVEEDOR

MODIFICAR

INGRESO DE PROVEEDO RES

DIRECCION

GUARDAR

GIRO

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TELEFONO :

MAIL

SALIR

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MODIFICAR

GUARDAR
ORDEN N 23 FECHA 23-11-2010

R.U.T PROVEEDOR

50.345.345-9

Agroplastic Ltda.
Rodolfo Hancke Eduardo Rosales

LIMPIAR

PRODUCTOS

Materia Prima Insumo

AZUCAR FRASCOS 1LT

cantidad cantidad

20 100

SALIR

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Seleccionar Orden de Compra

x
:

213

Agroplastic Ltda.

Fecha Ingreso

24/10/2010
Efectivo

N Factura Fecha Materia prima

Forma de Pago Cantidad 18

Precio unitario

: 20-11-2010 Producto
Azcar

Valor $ 18.000

$1.000

Insumo

Frascos 1 Lt

100

$100

$ 10.000
$ 28.000 $ 5.320 $ 33.320

INGRESAR COMPRAS

NETO

I.V.A
TOTAL

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Sistema Integrado de Gestin SIC

reSUMEN

REPORTE

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133

Nmero de reporte Stock de Productos terminados

10 Stock de MP e Insumo

Producto
papaya al jugo 1000cc papaya al jugo 819 cc papaya al jugo de 400 cc papaya confitada 6 unid papaya confitada individual papaya confitada individual baada con chocolate 50 gr nctar de papaya 750 cc nctar de papaya 250 cc jarabe de papaya de 750 cc jarabe de papaya de 500 cc mermelada de papaya 400 cc mermelada de papaya 1000 cc bombones de papaya 9 unid

Stock

Clasificacion
MP MP insumo insumo insumo insumo insumo insumo insumo insumo insumo MP MP

Descripcion
papaya azucar frascos 1Lt celofan bandejas cintas papel etiqueta botella capsula frascos 300 cc pasas azucar flor

Stock

bombones de papaya 15 unid

bombones de papaya manjar 9 unid bombones de papaya manjar 15 unid bombones surtidos 9 unid bombones surtidos 15 unid bombn de papaya baado en chocolate torta de higo

MP
MP MP MP MP MP MP

nueces
escencia de vainilla chocolate blanco chocolate negro manjar coco rallado alcayota

turrones de papaya 70 gr
turrones de manjar con lcuma 70 gr turrn de nuez 70 gr barritas de manjar lcuma 70 gr barrita de alcayota con nuez 70 gr zanahoria confitada 60 gr con extracto de naranja tiritas de papaya confitada baada en chocolate 70 gr

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Fecha

Egresos

Detalle de MP y/o insumos

total egresos Fecha Ingresos Detalle de producto(s)

total ingresos

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Beneficios del SIG

Nuestro sistema denominado SIG (Sistema Integrado de Gestin) le permitir al usuario encontrar toda la informacin necesaria para llevar un manejo ptimo de la empresa en un slo lugar. Con SIG el usuario podr llevar un registro de los ingresos por venta y los costos por compras de las materias primas e insumos; adems le permitir saber en qu momento solicitar materias primas a sus proveedores y as poder llevar un registro de ellos con las aplicaciones de registro de proveedores. Adems permitir llevar un control de los productos ms vendidos y que clientes son su mayor fuente de ingresos

Por lo tanto SIG utilizar un sistema de ventanas desplegables, listados y formularios, que apuesta, sobre todo, por el registro masivo de informacin.

As, al implementar el software, este funcionara como una herramienta esencial para la empresa generando mejoras sustanciales tanto a la administracin de la empresa como a los clientes.

Las Mejoras sustanciales que generar el software SIG al usuario Administrativo sern:

Registro de los productos vendidos, logrando saber cules son ingresos reales de la empresa al ao, al mes, diarios etc, con una interfaz amigable y grficos. Registro de las Materias Primas compradas a los proveedores, logrando saber cules los costos que incurre la empresa al ao, al mes, da a da etc, con una interfaz amigable y grficos. El administrador podr conocer cual producto ms vendido y de gusto de los clientes, las cuales se ven reflejadas en las ventas que se almacenan en su estadstica correspondiente. Por lo que se podrn tomar mejores decisiones al momento de comprar materia primas o producir productos.
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El administrador podr llevar un registro ms ordenado de la informacin, por lo que ser ms fcil llegar a una informacin ms especfica si as se requiere. El anlisis gerencial podr ser un procedimiento ms seguro sin papeles y perdidas de espacios por acumulacin de papel ya que todo ser registrado en un mismo software por lo tanto ser ms seguro para la empresa. Se podrn diagnosticar con anticipacin la falta de materias primas e insumos para producir los productos en el tiempo exacto. Se podrn diagnosticar cuales son las pocas de mayor demanda y afrontarlas mejor. Al utilizar mejor los recursos, aumentar la rentabilidad del negocio.

Costos del SIG

Nuestro sistema, tiene bajos costos de implementacin. Principalmente asociado a la capacitacin del personal para su uso, y adems del desarrollo del mismo. Si consideramos que nuestro sistema le reporta al dueo una gama de soluciones a las problemticas detectadas, este sistema tendra un costo muy bajo. Solo se necesitara un computador que genere todo los reportes necesarios que le permitirn a la duea hacer una correcta gestin del negocio.

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