Auditoria Operacional

Universidade do Sul de Santa Catarina
Auditoria Operacional
Disciplina na modalidade a distncia
Palhoa UnisulVirtual 2011
Crditos
Universidade do Sul de Santa Catarina Campus UnisulVirtual Educao Superior a Distncia Reitor Unisul Ailton Nazareno Soares Vice-Reitor Sebastio Salsio Heerdt Chefe de Gabinete da Reitoria Willian Mximo Pr-Reitora Acadmica Miriam de Ftima Bora Rosa Pr-Reitor de Administrao Fabian Martins de Castro Pr-Reitor de Ensino Mauri Luiz Heerdt Campus Universitrio de Tubaro Diretora Milene Pacheco Kindermann Campus Universitrio da Grande Florianpolis Diretor Hrcules Nunes de Arajo Campus Universitrio UnisulVirtual Diretora Jucimara Roesler Equipe UnisulVirtual Diretora Adjunta
Patrcia Alberton Secretaria Executiva e Cerimonial Jackson Schuelter Wiggers (Coord.) Marcelo Fraiberg Machado Tenille Catarina Assessoria de Assuntos Internacionais Murilo Matos Mendona Assessoria de Relao com Poder Pblico e Foras Armadas Adenir Siqueira Viana Walter Flix Cardoso Junior Assessoria DAD - Disciplinas a Distncia Patrcia da Silva Meneghel (Coord.) Carlos Alberto Areias Cludia Berh V. da Silva Conceio Aparecida Kindermann Luiz Fernando Meneghel Renata Souza de A. Subtil Assessoria de Inovao e Qualidade de EAD Denia Falco de Bittencourt (Coord) Andrea Ouriques Balbinot Carmen Maria Cipriani Pandini Iris de Sousa Barros Assessoria de Tecnologia Osmar de Oliveira Braz Jnior (Coord.) Felipe Jacson de Freitas Jefferson Amorin Oliveira Phelipe Luiz Winter da Silva Priscila da Silva Rodrigo Battistotti Pimpo Tamara Bruna Ferreira da Silva Assistente e Auxiliar de Coordenao Maria de Ftima Martins (Assistente) Fabiana Lange Patricio Tnia Regina Goularte Waltemann Ana Denise Goularte de Souza Coordenadores Graduao Adriano Srgio da Cunha Alosio Jos Rodrigues Ana Lusa Mlbert Ana Paula R. Pacheco Arthur Beck Neto Bernardino Jos da Silva Catia Melissa S. Rodrigues Charles Cesconetto Diva Marlia Flemming Fabiano Ceretta Jos Carlos da Silva Junior Horcio Dutra Mello Itamar Pedro Bevilaqua Jairo Afonso Henkes Janana Baeta Neves Jardel Mendes Vieira Joel Irineu Lohn Jorge Alexandre N. Cardoso Jos Carlos N. Oliveira Jos Gabriel da Silva Jos Humberto D. Toledo Joseane Borges de Miranda Luciana Manfroi Luiz G. Buchmann Figueiredo Marciel Evangelista Catneo Maria Cristina S. Veit Maria da Graa Poyer Mauro Faccioni Filho Moacir Fogaa Nlio Herzmann Onei Tadeu Dutra Patrcia Fontanella Rogrio Santos da Costa Rosa Beatriz M. Pinheiro Tatiana Lee Marques Valnei Carlos Denardin Roberto Iunskovski Rose Clr Beche Rodrigo Nunes Lunardelli Sergio Sell Coordenadores Ps-Graduao Aloisio Rodrigues Bernardino Jos da Silva Carmen Maria Cipriani Pandini Daniela Ernani Monteiro Will Giovani de Paula Karla Leonora Nunes Leticia Cristina Barbosa Luiz Otvio Botelho Lento Rogrio Santos da Costa Roberto Iunskovski Thiago Coelho Soares Vera Regina N. Schuhmacher Gerncia Administrao Acadmica Angelita Maral Flores (Gerente) Fernanda Farias Secretaria de Ensino a Distncia Samara Josten Flores (Secretria de Ensino) Giane dos Passos (Secretria Acadmica) Adenir Soares Jnior Alessandro Alves da Silva Andra Luci Mandira Cristina Mara Schauffert Djeime Sammer Bortolotti Douglas Silveira Evilym Melo Livramento Fabiano Silva Michels Fabricio Botelho Espndola Felipe Wronski Henrique Gisele Terezinha Cardoso Ferreira Indyanara Ramos Janaina Conceio Jorge Luiz Vilhar Malaquias Juliana Broering Martins Luana Borges da Silva Luana Tarsila Hellmann Luza Koing Zumblick Maria Jos Rossetti Marilene de Ftima Capeleto Patricia A. Pereira de Carvalho Paulo Lisboa Cordeiro Paulo Mauricio Silveira Bubalo Rosngela Mara Siegel Simone Torres de Oliveira Vanessa Pereira Santos Metzker Vanilda Liordina Heerdt Gesto Documental Lamuni Souza (Coord.) Clair Maria Cardoso Daniel Lucas de Medeiros Eduardo Rodrigues Guilherme Henrique Koerich Josiane Leal Marlia Locks Fernandes Avenida dos Lagos, 41 Cidade Universitria Pedra Branca | Palhoa SC | 88137-900 | Fone/fax : (48) 3279-1242 e 3279-1271 | E-mail: cursovirtual@unisul.br | Site: www.unisul.br/unisulvirtual
Gerncia de Desenho e Desenvolvimento de Materiais Didticos

Mrcia Loch (Gerente) Desenho Educacional Cristina Klipp de Oliveira (Coord. Grad./DAD) Silvana Souza da Cruz (Coord. Ps/Ext.) Aline Cassol Daga Ana Cludia Ta Carmelita Schulze Carolina Hoeller da Silva Boeing Elosa Machado Seemann Flavia Lumi Matuzawa Gislaine Martins Isabel Zoldan da Veiga Rambo Jaqueline de Souza Tartari Joo Marcos de Souza Alves Leandro Roman Bamberg Letcia Laurindo de Bonfim Lygia Pereira Lis Air Fogolari Luiz Henrique Milani Queriquelli Marina Melhado Gomes da Silva Marina Cabeda Egger Moellwald Melina de La Barrera Ayres Michele Antunes Corra Ngila Hinckel Pmella Rocha Flores da Silva Rafael Arajo Saldanha Roberta de Ftima Martins Roseli Aparecida Rocha Moterle Sabrina Bleicher Sabrina Paula Soares Scaranto Viviane Bastos Acessibilidade Vanessa de Andrade Manoel (Coord.) Letcia Regiane Da Silva Tobal Mariella Gloria Rodrigues Avaliao da aprendizagem Geovania Japiassu Martins (Coord.) Gabriella Arajo Souza Esteves Jaqueline Cardozo Polla Thayanny Aparecida B.da Conceio
Jeferson Pandolfo Karine Augusta Zanoni Marcia Luz de Oliveira Assuntos Jurdicos Bruno Lucion Roso Marketing Estratgico Rafael Bavaresco Bongiolo Portal e Comunicao Catia Melissa Silveira Rodrigues Andreia Drewes Luiz Felipe Buchmann Figueiredo Marcelo Barcelos Rafael Pessi
Gerncia de Produo
Arthur Emmanuel F. Silveira (Gerente) Francini Ferreira Dias Design Visual Pedro Paulo Alves Teixeira (Coord.) Adriana Ferreira dos Santos Alex Sandro Xavier Alice Demaria Silva Anne Cristyne Pereira Cristiano Neri Gonalves Ribeiro Daiana Ferreira Cassanego Diogo Rafael da Silva Edison Rodrigo Valim Frederico Trilha Higor Ghisi Luciano Jordana Paula Schulka Marcelo Neri da Silva Nelson Rosa Oberdan Porto Leal Piantino Patrcia Fragnani de Morais Multimdia Srgio Giron (Coord.) Dandara Lemos Reynaldo Cleber Magri Fernando Gustav Soares Lima Conferncia (e-OLA) Carla Fabiana Feltrin Raimundo (Coord.) Bruno Augusto Zunino Produo Industrial Marcelo Bittencourt (Coord.)
Gerncia Administrativa e Financeira

Renato Andr Luz (Gerente) Ana Luise Wehrle Anderson Zandr Prudncio Daniel Contessa Lisboa Naiara Jeremias da Rocha Rafael Bourdot Back Thais Helena Bonetti Valmir Vencio Incio
Gerncia de Ensino, Pesquisa e Extenso

Moacir Heerdt (Gerente) Aracelli Araldi Elaborao de Projeto e Reconhecimento de Curso Diane Dal Mago Vanderlei Brasil Francielle Arruda Rampelotte Extenso Maria Cristina Veit (Coord.) Pesquisa Daniela E. M. Will (Coord. PUIP, PUIC, PIBIC) Mauro Faccioni Filho(Coord. Nuvem) Ps-Graduao Anelise Leal Vieira Cubas (Coord.) Biblioteca Salete Ceclia e Souza (Coord.) Paula Sanhudo da Silva Renan Felipe Cascaes
Gerncia de Logstica
Jeferson Cassiano A. da Costa (Gerente) Logsitca de Materiais Carlos Eduardo D. da Silva (Coord.) Abraao do Nascimento Germano Bruna Maciel Fernando Sardo da Silva Fylippy Margino dos Santos Guilherme Lentz Marlon Eliseu Pereira Pablo Varela da Silveira Rubens Amorim Yslann David Melo Cordeiro Avaliaes Presenciais Graciele M. Lindenmayr (Coord.) Ana Paula de Andrade Angelica Cristina Gollo Cristilaine Medeiros Daiana Cristina Bortolotti Delano Pinheiro Gomes Edson Martins Rosa Junior Fernando Steimbach Fernando Oliveira Santos Lisdeise Nunes Felipe Marcelo Ramos Marcio Ventura Osni Jose Seidler Junior Thais Bortolotti
Gerncia Servio de Ateno Integral ao Acadmico

Maria Isabel Aragon (Gerente) Andr Luiz Portes Carolina Dias Damasceno Cleide Incio Goulart Seeman Francielle Fernandes Holdrin Milet Brando Jenniffer Camargo Juliana Cardoso da Silva Jonatas Collao de Souza Juliana Elen Tizian Kamilla Rosa Maurcio dos Santos Augusto Maycon de Sousa Candido Monique Napoli Ribeiro Nidia de Jesus Moraes Orivaldo Carli da Silva Junior Priscilla Geovana Pagani Sabrina Mari Kawano Gonalves Scheila Cristina Martins Taize Muller Tatiane Crestani Trentin Vanessa Trindade
Gesto Docente e Discente

Enzo de Oliveira Moreira (Coord.) Capacitao e Assessoria ao Docente Simone Zigunovas (Capacitao) Alessandra de Oliveira (Assessoria) Adriana Silveira Alexandre Wagner da Rocha Elaine Cristiane Surian Juliana Cardoso Esmeraldino Maria Lina Moratelli Prado Fabiana Pereira Tutoria e Suporte Claudia Noemi Nascimento (Lder) Anderson da Silveira (Lder) Ednia Araujo Alberto (Lder) Maria Eugnia F. Celeghin (Lder) Andreza Talles Cascais Daniela Cassol Peres Dbora Cristina Silveira Francine Cardoso da Silva Joice de Castro Peres Karla F. Wisniewski Desengrini Maria Aparecida Teixeira Mayara de Oliveira Bastos Patrcia de Souza Amorim Schenon Souza Preto
Gerncia de Marketing
Fabiano Ceretta (Gerente) Relacionamento com o Mercado Eliza Bianchini Dallanhol Locks Relacionamento com Polos Presenciais Alex Fabiano Wehrle (Coord.)
Coordenao Cursos
Coordenadores de UNA Diva Marlia Flemming Marciel Evangelista Catneo Roberto Iunskovski
Jos Marcos Tesch
Livro didtico
Design instrucional Marcelo Mendes de Souza 2 edio revista e atualizada
Palhoa UnisulVirtual 2011
Copyright UnisulVirtual 2011 Nenhuma parte desta publicao pode ser reproduzida por qualquer meio sem a prvia autorizao desta instituio.
Edio Livro Didtico

Professor Conteudista Jos Marcos Tesch Design Instrucional Marcelo Mendes de Souza Assistente Acadmico Ngila Cristina Hinckel (2 edio revista e atualizada) Projeto Grfico e Capa Equipe UnisulVirtual Diagramao Diogo Rafael da Silva Alice Demaria Silva (2 edio revista e atualizada)
657.45 T32 Tesch, Jos Marcos Auditoria operacional : livro didtico / Jos Marcos Tesch ; design instrucional Marcelo Mendes de Souza ; [assistente acadmico Ngila Cristina Hinckel]. 2. ed., rev. e atual. Palhoa : UnisulVirtual, 2011. 156 p. : il. ; 28 cm. Inclui bibliografia.
1. Auditoria. I. Souza, Marcelo Mendes de. II. Hinckel, Ngila Cristina. III. Ttulo.
Ficha catalogrfica elaborada pela Biblioteca Universitria da Unisul
Sumrio
Apresentao. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Palavras do professor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 Plano de estudo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 UNIDADE 1 - Conceito de auditoria operacional, caractersticas, finalidades, objetivos e modalidades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 UNIDADE 2 - Funes, procedimentos e tcnicas de auditoria operacional. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 UNIDADE 3 - Controle interno: conceitos, classificao, ambientes e sistemas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 UNIDADE 4 - Natureza e vantagens para administrao, investidores e fisco sobre a auditoria operacional. . . . . . . . . . 85 UNIDADE 5 - Tcnicas e execuo de auditoria operacional. . . . . . . . . . . . . 99 UNIDADE 6 - Diagnsticos e relatrios de auditoria operacional. . . . . . . . 129 Para concluir o estudo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 Referncias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 Sobre o professor conteudista. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 Respostas e comentrios das atividades de autoavaliao. . . . . . . . . . . . . . 151 Biblioteca Virtual. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Apresentao
Este livro didtico corresponde disciplina Auditoria Operacional. O material foi elaborado visando a uma aprendizagem autnoma, abordando contedos especialmente selecionados e relacionados sua rea de formao e adotando uma linguagem didtica e dialgica, com o objetivo de facilitar seu estudo a distncia e proporcionar condies para um aprendizado mais eficaz! Por falar em distncia, isso no significa que voc estar sozinho. No esquea que sua caminhada nesta disciplina tambm ser acompanhada constantemente pelo Sistema Tutorial da UnisulVirtual. Entre em contato sempre que sentir necessidade. Nossa equipe ter o maior prazer em atend-lo, pois sua aprendizagem o nosso principal objetivo. Bom estudo e sucesso! Equipe UnisulVirtual
Palavras do professor
Bem-vindos ao estudo da disciplina Auditoria Operacional. O objetivo principal desta disciplina tornar essa importante tcnica contbil, que consiste no processo de conhecimento da anlise das demonstraes contbeis, cada vez mais acessvel a um universo de pessoas interessadas. Sendo a Contabilidade a cincia que tem por fim o registro dos fenmenos que se processam no patrimnio das organizaes, a prpria contabilidade e a anlise das demonstraes por ela produzidas configuram-se instrumentos de considervel relevncia para a tomada de deciso, auxiliando no processo de planejamento e gerenciamento eficaz das organizaes, proporcionando a conquista do sucesso nesse cenrio de constantes transies e transformaes que se processam no mundo dos negcios. Buscou-se a adoo e aplicao de uma linguagem clara e objetiva, alm da apresentao dos assuntos em uma ordem crescente e com inter-relacionamento de contedos, visando a possibilitar um aprendizado eficiente e duradouro. Queremos que voc tenha um timo estudo e xito nas atividades! Bom estudo! Professor Jos Marcos Tesch
Plano de estudo
O plano de estudos visa orient-lo(la) no desenvolvimento da Disciplina. Nele, voc encontrar elementos que esclarecero o contexto da Disciplina e sugeriro formas de organizar o seu tempo de estudos. O processo de ensino e aprendizagem na UnisulVirtual leva em conta instrumentos que se articulam e se complementam. Assim, a construo de competncias se d sobre a articulao de metodologias e por meio das diversas formas de ao/ mediao. So elementos desse processo:

o livro didtico; o Espao UnisulVirtual de Aprendizagem (EVA); as atividades de avaliao (a distncia, presenciais e de autoavaliao); o Sistema Tutorial.
Ementa
Abordagem tcnica: objetiva responsabilidade e modalidade. Organizao funcional. Elaborao de normas. Controle interno: conceito, tipos, ambiente e sistemas. Normas e procedimentos tcnicos. Classe de auditoria operacional: economicidade, eficincia, eficcia, de gesto e da qualidade. Execuo dos trabalhos de auditoria operacional. Relatrio de auditoria operacional: diagnstico, implementao de solues e tcnica de apresentao.
Carga Horria
60 horas-aula 4 crditos.
Objetivos
Geral: Apresentar a tcnica responsvel pela avaliao da eficincia, eficcia e economicidade da entidade e, portanto, corresponsvel pelo seu resultado, o que importa no assessoramento alta administrao, contribuindo para o cumprimento da misso empresarial. Especficos:
Certificar-se se os objetivos operacionais e de negcios esto sendo atingidos e se os meios utilizados so adequados e eficientes. Subsidiar a tomada de decises, assessorando os gestores por meio de fornecimento de informaes precisas e oportunas.
Contedo programtico/objetivos
Veja a seguir as unidades que compem o livro didtico desta disciplina e os seus respectivos objetivos. Estes se referem aos resultados que voc dever alcanar ao final de uma etapa de estudo. Os objetivos de cada unidade definem o conjunto de conhecimentos que voc dever possuir para o desenvolvimento de habilidades e competncias necessrias sua formao. Unidades de estudo: 6
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Unidade 1 - Conceitos de auditoria operacional, caractersticas, finalidades, objetivos e modalidades Nesta unidade, voc ir aprofundar os conceitos de auditoria, auditoria externa/independente e auditoria interna, e aprender o significado e a aplicao de auditoria operacional, suas caractersticas e finalidades, alm dos objetivos e as diversas modalidades que so contempladas na auditoria operacional. Unidade 2 Funes, procedimentos e tcnicas de auditoria operacional Nesta unidade, voc conhecer as funes, as diversas etapas de procedimentos e as tcnicas de inspeo fsica, contagem dos itens fsicos, tcnicas de fluxograma, exames, obteno de comprovantes autnticos, confirmao externa por meio de circularizao e reviso profunda dos critrios de avaliao e exame de sua conformidade com as polticas e metas estabelecidas pela empresa ou organizao a partir da auditoria operacional. Unidade 3 Controle interno: conceitos, classificao, ambientes e sistemas Por meio desta unidade, voc vai compreender os conceitos sobre controles internos a partir das classificaes e ambientes, e seus princpios bsicos para estabelecer um sistema de controles internos que envolvam a administrao da organizao ou empresa. Ser apresentado como os sistemas de ontroles internos podem ser avaliados, atravs das tcnicas de fluxograma, reviso analtica e questionrios de controles internos aplicados nos trabalhos de auditoria operacional. Unidade 4 - Natureza e as vantagens para administrao, investidores e o fisco sobre a auditoria operacional Nesta unidade, estudaremos a natureza e os processos da auditoria operacional e anlise da afirmao. Vamos aprender sobre os diversos aspectos administrativos e de controle da auditoria operacional onde podero conhecer as vantagens daauditoria operacional para a administrao da empresa ou organizao, vantagens para os investidores (scios ou acionistas),
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vantagens para o fisco. Ainda apresentaremos os conceitos de relevncia para auditoria e o risco e seus trs componentes, riscos inerentes, riscos de controle e riscos de deteco. Unidade 5 Tcnicas e execuo de auditoria operacional Nesta unidade, voc estudar as Tcnicas e Execuo de Auditoria Operacional e suas diversas etapas detalhadas atravs dos conceitos apresentados sobre: Os Exames Fsicos deDocumentos; Contagens Fsicas; Comparao e Anlise deRegistros; Conferncias de Clculos; Observao de Procedimentos por meio de Investigao Minuciosa; Realizao de Entrevistas; Aplicao de Questionrios; Inquritos; Aplicao de Circularizao; Ponto de Controle; Definio da Amostra; Confidencialidade de Informaes; Verificao in loco e Acompanhar o Planejamento. Unidade 6 Diagnsticos e relatrios de auditoria operacional Nesta unidade, voc vai conhecer o significado de diagnstico, aprender os caminhos para elaborar o diagnstico a partir dostrabalhos desenvolvidos, voc ir conhecer algumas dicas que podero lhe auxiliar na elaborao do diagnstico. Vamos compreender quais os tipos de relatrios formais: relatrio na forma curta; relatrio na forma longa; relatrios sobre controle interno e relatrios especiais. Relatrio informal, alm de conhecer a resoluo 986/03 do CFC Conselho Federal de Contabilidade NBC T 12 que trata das normas relativas elaborao de relatrios.
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Agenda de atividades/Cronograma
Verifique com ateno o EVA e organize-se para acessar a sala da disciplina periodicamente. O sucesso nos seus estudos depende da priorizao do tempo para a leitura, da realizao de anlises e snteses do contedo e da interao com os seus colegas e professor. No perca os prazos das atividades. Registre as datas no espao a seguir, com base no cronograma da disciplina disponibilizado no EVA. Use o quadro para agendar e programar as atividades relativas ao desenvolvimento da disciplina. Atividades obrigatrias
Demais atividades (registro pessoal)
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UNIDADE 1
Conceito de auditoria operacional, caractersticas, finalidades, objetivos e modalidades

Objetivos de aprendizagem
Aprender o conceito de auditoria operacional. Conhecer, de modo geral, as caractersticas de
auditoria operacional.
Saber avaliar os objetivos e as modalidades
relacionados auditoria operacional.
Sees de estudo
Seo 1 Conceito de auditoria e auditoria operacional Seo 2 Caractersticas, finalidades, objetivos e
modalidades de auditoria operacional
Para incio de estudo

Nesta primeira unidade, voc deve refletir e aprender, dentro do contexto de auditoria de forma geral, que a auditoria operacional possui um conceito prprio e possui campo especfico de aplicao, com caractersticas prprias. Pode ser ramo da auditoria externa ou da auditoria interna, mas, sobretudo, est mais alinhada com a auditoria interna das organizaes, tanto no meio pblico quanto no privado. Aproveite ao mximo esta disciplina, que vai levar voc a se aprofundar no assunto auditoria, em especial, auditoria operacional. Tenha um bom estudo!
Seo 1 Conceito de auditoria e auditoria operacional

A auditoria possui uma evoluo histrica baseada na necessidade da verificao do patrimnio de entidades, pessoas e riquezas. Diversos perodos da histria contriburam para o desenvolvimento do que conhecemos por auditoria. As entidades, nos dias atuais, por determinao legal, necessitam e tm o dever de prestar contas de sua gesto administrativa e financeira sociedade. Possuem tambm a obrigao de prestar contas ao governo e a outros interessados no resultado apurado, como colaboradores, clientes e fornecedores, diante do papel social que as organizaes possuem.
1.1 Conceito de auditoria

Auditoria uma das tcnicas da contabilidade utilizada para mensurar por meio de estudo e avaliao a adequao e a confiabilidade dos registros e das demonstraes contbeis. Consiste em exame de documentos, livros e registros, inspees,
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obteno de informaes e confirmaes internas e externas, obedecendo s normas apropriadas de procedimento. O objetivo da auditoria verificar a adequao da situao patrimonial com observncia de critrios estabelecidos e uniformes para permitir a emisso de parecer sobre a situao da entidade, assessora-l em todos os seus setores e atividades, utilizando informaes obtidas em seus controles internos e contbeis para auxiliar a administrao em sua conduta para tomada de deciso. Conforme Franco e Marra (1992, p. 22), auditoria pode ser definida como:
A tcnica contbil que atravs de procedimentos especficos que lhe so peculiares, aplicados no exame de registros e documentos, inspees, e na obteno de informaes e confirmaes, relacionadas com o controle do patrimnio de uma entidade objetiva obter elementos de convico que permitam julgar se os registros contbeis foram efetuados de acordo com princpios fundamentais e normas de Contabilidade e se as demonstraes contbeis deles decorrentes refletem adequadamente a situao econmico-financeira do patrimnio, os resultados do perodo administrativo examinado e as demais situaes nelas demonstradas. Auditoria, em linhas gerais, a atividade de verificao dos diversos procedimentos que envolvem as atividades, realizada por um especialista da rea, que analisa o objeto ou entidade no que diz respeito a sua eficcia no desenvolvimento e cumprimento de sua atividade e desempenho, utilizando as evidncias, a relevncia e os riscos em seus diversos aspectos para, de forma independente, expressar uma opinio.
Para Herzmann (2009, p. 29), a auditoria pode ser entendida como o estudo e a avaliao das transaes. Procedimentos, operaes do dia-a-dia das entidades, com o objetivo de imitir sua opinio. Desta forma, como podemos observar, h vrios conceitos que definem auditoria e, para ficar ainda mais claro, vamos detalhar o que auditoria externa e auditoria interna.
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1.1.1 Auditoria externa

Como se pode observar, a auditoria uma tcnica autnoma entre as tcnicas das Cincias Contbeis. A auditoria externa ou auditoria independente, como tambm conhecida, surgiu como parte da evoluo do sistema capitalista. Diante do crescimento das empresas, que no incio pertenciam a grupos familiares, ocorreu a necessidade de ampliar as instalaes fabris e administrativas. Houve tambm, consequentemente, o desenvolvimento tecnolgico e o aprimoramento dos controles e procedimentos internos, principalmente visando diminuio de custos, em funo da concorrncia e da competitividade, para se manter no mercado. Assim, para acompanhar todas essas mudanas, houve a necessidade de empregar enormes recursos nessas operaes, fazendo com que as empresas tivessem de captar recursos com terceiros, na forma de emprstimos bancrios de longo prazo, ou abrindo seu capital social para novos scios e acionistas. Nesse sentido, os agentes bancrios ou novos scios e acionistas, futuros investidores, precisavam conhecer a posio patrimonial e financeira e a capacidade de gerar lucros das empresas. Havia, ento, a necessidade de fornecer diversas informaes para que o investidor pudesse avaliar com segurana a liquidez e a rentabilidade de seu investimento. Para Almeida (2008, p. 26), como consequncia:
As demonstraes contbeis passaram a ter importncia muito grande para os futuros aplicadores de recursos. Como medida de segurana contra a possibilidade de manipulao de informaes, os futuros investidores passaram a exigir que essas demonstraes fossem examinadas por um profissional independente da empresa e de reconhecida capacidade tcnica.
Sendo assim, o trabalho de verificao da situao patrimonial e financeira das empresas passou a ser realizado por um profissional independente, especializado em tcnicas de auditoria, com profundos conhecimentos de contabilidade e, sobretudo, das atividades das empresas.
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Depois de aplicar testes de observncia de acordo com a relevncia de cada item a ser considerado, o auditor emite sua opinio sobre a situao patrimonial e financeira das empresas. Esta a auditoria externa ou auditoria independente.
1.1.2 Auditoria interna

Com a expanso das atividades e dos processos, sentiu-se a necessidade de dar maior nfase s normas ou aos procedimentos internos, diante do fato de que, de acordo com o crescimento das organizaes, o administrador, ou proprietrio da empresa, no poderia supervisionar pessoalmente todas as etapas das diversas atividades de seu negcio. O auditor externo ou independente, de acordo com a sua opinio, por meio de seu parecer sobre as demonstraes contbeis, passou a emitir um relatrio-comentrio, no qual apresentava sugestes para solucionar os problemas da empresa, detectados no curso normal de seu trabalho de auditoria. Porm, o auditor externo ou independente, de acordo com a sua forma contratual de atuar, passava pouco tempo em suas visitas na empresa. Desta forma, para atender a necessidade da administrao das empresas seria necessrio um auditor mais permanente, que pudesse executar sua atividade com maior grau de profundidade, conhecendo melhor as diversas atividades da empresa que esto relacionadas com a contabilidade (controles internos, administrao de estoques, administrao de pessoal e administrao dos processos, entre outros). Attie (1995, p. 52) explica que:
A importncia que a auditoria interna tem em suas atividades de trabalho serve para a administrao como meio de identificao de que todos os procedimentos internos e polticas definidas pela companhia, os sistemas contbeis e de controles o internos esto sendo efetivamente seguidos, e todas as transaes realizadas esto refletidas contabilmente em concordncia com os critrios previamente definidos.
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Nesse sentido, surgiu a auditoria interna, como uma ramificao da auditoria externa ou independente. O auditor interno um funcionrio da empresa, e dentro da organizao ele no deve estar subordinado queles cujo trabalho examina. O auditor interno tambm no deve desenvolver atividades que possa vir um dia a examinar, para que no interfira em sua independncia.
O departamento de auditoria interna, portanto, deve ficar subordinado apenas presidncia. Observe a figura a seguir.
Presidente
Departamento de Auditoria Interna
Diretoria Tcnica
Diretoria Financeira
Diretoria Administrativa
Figura 1.1 Organograma de empresa com departamento de auditoria interna. Fonte: Almeida (1995, p. 25).
O organograma apresentado no a nica forma em que um departamento de auditoria interna pode se apresentar na estrutura. Poderia ainda haver uma ramificao do departamento de auditoria interna em cada diretoria, em funo do tamanho e da dimenso de cada departamento. Tambm devemos considerar empresas e sociedades que formam uma holding. Nesse caso, apenas a administrao da empresa investidora ou controladora possui departamento de auditoria interna nas sociedades controladas e coligadas.
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1.1.3 Diferenas entre a auditoria externa e interna

Tanto a auditoria externa quanto a interna utilizam os mesmos procedimentos de auditoria, quando cabveis, baseados no ponto de controle interno identificado e de acordo com o grau de extenso das atividades aplicadas. A auditoria externa muitas vezes utiliza os trabalhos da auditoria interna para emitir sua concluso sobre a opinio, de acordo com os trabalhos desenvolvidos. Resumidamente, veja as principais diferenas entre auditoria externa e interna no quadro a seguir.
Principais diferenas Elementos Profissional Ao e objetivo Finalidade Produto final Grau de independncia Interesse no trabalho Responsabilidade Nmero de reas cobertas pelo exame durante um perodo Intensidade dos trabalhos em cada rea Continuidade do trabalho Auditoria Externa/ Independente Profissional independente Exame das demonstraes contbeis e trabalhos especiais Opinar sobre as demonstraes contbeis Parecer Mais amplo A empresa, pblico em geral, clientes e fornecedores, governo Profissional, civil e criminal Maior Menor Peridico Auditoria Interna Funcionrio da empresa Exame dos controles internos e operacionais Promover melhorias nos controles internos e operacionais Recomendaes de controle interno e eficincia administrativa Menos amplo A empresa Trabalhista Menor Maior Contnuo
Quadro 1.1: Diferenas entre auditoria externa e auditoria interna. Fonte: Adaptado de Crepaldi (2004).
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Como voc pode observar, apesar da auditoria externa e auditoria interna aplicarem procedimentos semelhantes em suas atividades, elas so diferentes e se identificam de acordo com a extenso de seus trabalhos e pela independncia da auditoria quando externa para formar opinio sem interferncia da empresa.
1.2 Conceito de auditoria operacional

A auditoria operacional uma atividade realizada sobre as operaes da empresa ou organizao. Normalmente, uma atividade executada por um profissional especializado. realizada a partir da coleta de informaes, passa por anlise da produo, avaliao e controle dos estoques, alm de verificar a rentabilidade da empresa ou negcio especfico (produto ou diviso da empresa departamento) e acompanhar permanentemente a evoluo patrimonial, abrangendo a situao econmica e financeira da empresa. Arajo (1998, p. 35 apud PINHO, 2007, p. 113) explica que:
A auditoria operacional consiste em revises metdicas de programas, organizaes, atividades ou segmentos operacionais dos setores pblicos e privados, com a finalidade de avaliar e comunicar se os recursos da organizao esto sendo usados eficientemente, bem como se esto sendo alcanados os objetivos operacionais. Depreende-se que a Auditoria Operacional o processo de avaliao do desempenho real, em confronto com o esperado, o que leva, inevitavelmente, apresentao de recomendaes destinadas a melhorar o desempenho e a aumentar o xito da organizao.
Como podemos observar, a auditoria operacional uma atividade de carter contnuo e permanente, que acompanha as atividades desenvolvidas na empresa, verificando se o que est sendo feito o que foi planejado. Ainda sobre auditoria operacional, Pinho (2007, p. 113) afirma que:
Diversos outros especialistas conceituam tambm a Auditoria Operacional como Auditoria de Gesto, Auditoria de Otimizao de Recursos, Auditoria de
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Resultados, por representar o exame do trs ES Economia, Eficcia e Eficincia.
Desse modo, independente das diversas denominaes que as empresas e organizaes atribuem a algum tipo de auditoria, se essa auditoria est relacionada com a atividade da empresa ou negcio, nada mais do que auditoria operacional, por compreender exames sobre as estruturas administrativas, sobre os mtodos de controle na avaliao dos controles internos e dos meios de operao para auxiliar o gerenciamento e permitir uma adequada administrao eficiente.
A auditoria operacional pode ser desenvolvida tanto pela auditoria externa/independente ou pela auditoria interna, mas, por ser necessria uma aplicao de carter permanente, aplica-se mais ao perfil de auditoria interna.
Seo 2 Caractersticas, finalidades, objetivos e modalidades de auditoria operacional

A auditoria operacional caracteriza-se pela aplicao da avaliao operacional na empresa ou na organizao em que implantada. Cada empresa ou organizao possui necessidades prprias e, sendo assim, aplicado e desenvolvido um programa para a avaliao dos controles internos de acordo com os processos, a carteira de clientes e fornecedores, os projetos, as atividades segmentadas ou no, o sistema, os departamentos e as operaes. A auditoria operacional tem como caracterstica utilizar a avaliao da gesto nos diversos nveis hierrquicos de cada rea, de acordo com o programa e tambm de acordo com a extenso de exames tais como:

planejamento estratgico, polticas, planos e metas; estrutura funcional, instalaes, produo, processos etc.;
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mtodos e rotinas das atividades desenvolvidas de acordo com o planejamento; controles internos e controles administrativos e gerenciais; aproveitamento dos recursos, perdas provveis e improvveis; resultados alcanados; verificao quanto utilizao e aplicao de normas, leis, regulamentao e normatizao aplicadas atividade.
Para tanto, todas estas etapas que caracterizam a auditoria operacional (realizada de acordo com o programa adequado s atividades da empresa/organizao) visam verificao das atividades e processos na busca constante do aperfeioamento dos controles, da racionalizao dos processos e do aprimoramento da gesto administrativa e gerencial, de forma a influenciar na tomada de decises.
2.1 Finalidades da auditoria operacional

A finalidade da auditoria operacional aplicar exames nos diversos setores a serem avaliados, para observar se a empresa ou a organizao desenvolve suas atividades adequadamente. A auditoria operacional deve seguir o planejamento sobre as atividades e operaes da empresa ou organizao, de acordo com a extenso dos exames a serem aplicados de forma ampla e analtica. Jung (2006, p. 114), tendo em vista a finalidade da auditoria operacional, cita o seguinte exemplo:
Ao examinar a compra de 100 microcomputadores, o auditor interno ter atingido os objetivos de sua tarefa, se verificar que a compra foi autorizada pela autoridade competente; se foi realizado processo licitatrio adequado; se os microcomputadores foram pedidos e recebidos de forma correta; se a fatura do fornecedor foi calculada corretamente; o eventual desconto tambm deduzido e o pagamento foi feito por meio de cheque nominativo ao fornecedor e contabilizados corretamente.
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Como se pode observar, as atividades da auditoria operacional vo alm dos objetivos do que as tarefas incluem. A auditoria operacional inclui, tambm, a verificao da necessidade real de 100 microcomputadores e se os microcomputadores atendem s especificaes e aos fins a que esto propostos, de acordo com as necessidades especificadas pela empresa. Ao observar o exemplo dos microcomputadores, podemos compreender que a finalidade da auditoria operacional seguir normalmente o planejamento ou plano de trabalho, que pode ser considerado controle formal. Porm, as atividades no dia a dia da auditoria operacional ultrapassam o controle formal e chegam at o que podemos qualificar como controle essencial.
A auditoria operacional vai alm do que se prope para certificar-se de que todos os cuidados tenham sido tomados e que as pessoas envolvidas no processo realizaram corretamente sua funo.
2.2 Objetivos da auditoria operacional

O objetivo geral da auditoria operacional com o staff da administrao assessorar no desempenho de suas funes e responsabilidades, de acordo com o planejamento e com o programa de trabalho, avaliando se a organizao, o departamento, as atividades, os sistemas, os controles, as funes ou as operaes esto atingindo os objetivos da empresa ou da organizao. Tambm preciso considerar como premissa a busca dos trs Es, sendo eles:
Eficincia: a relao entre a obteno de nveis mximos de produo com o mnimo de recursos possveis, tendo em conta a quantidade e qualidade apropriada e os recursos utilizados para produzi-los ou atingi-los; menor custo, maior velocidade, melhor qualidade.
Unidade 1
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Economicidade: a utilizao tima dos recursos humanos, materiais e financeiros, considerando a relao custo/benefcio. a parte da gerncia das virtudes de poupana e da boa economia domstica. Eficcia: so os resultados obtidos que esto de acordo com os objetivos propostos pela empresa ou organizao, conforme as polticas estabelecidas, as metas operativas e outros resultados e efeitos previstos.
Jung (2006, p. 114) escreve que esse objetivo geral pode ser desdobrado em diversos outros objetivos especficos, dentro do mesmo escopo, como, por exemplo:
avaliao dos controles gerenciais internos quanto sua adequao e eficcia; identificao de falhas e irregularidades no ciclo operacional; avaliao do desempenho do setor auditado e do seu ciclo operacional; aderncia das aes operacionais administrativas s polticas, aos planos e s diretrizes; verificao das causas de ineficincia ou desperdcios.
Desta forma, podemos observar que o objetivo da auditoria operacional dar subsdios para todos os membros da administrao, com o intuito de fazer melhorar a gesto na busca da eficincia por meio da economicidade para atingir a eficcia.
2.3 Modalidades de auditoria operacional

Depois de aprender sobre os conceitos de auditoria e ver as diferenas entre auditoria externa/independente e auditoria interna, chegamos ao enquadramento do que auditoria operacional, suas caractersticas, assim como suas finalidades e objetivos. Entretanto, precisamos entender que as diversas nomenclaturas que vamos mencionar a seguir so modalidades de auditorias que
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podemos caracterizar de acordo com a atividade desenvolvida pela auditoria operacional. Veja a seguir.
Auditoria de gesto: auditoria que objetiva emitir opinio com vistas a certificar a regularidade das contas, verificar a execuo de contratos, acordos, convnios ou ajustes e a probidade na aplicao dos recursos e na guarda e zelo dos valores e do patrimnio das empresas ou organizaes. Auditoria especial: tem o objetivo de examinar fatos ou situaes que no estejam atendendo aos objetivos das empresas ou organizaes. Normalmente, realizada a partir de fatos relevantes, de natureza incomum ou extraordinrio, sendo realizada para atender determinao expressa de autoridade competente, administrao, scios e acionistas, entre outros. Auditoria de logstica: auditoria que atua na estrutura de logstica da empresa ou organizao, com a verificao do gerenciamento do portflio das atividades que compem o negcio, clientes, fornecedores, processos, marketing etc. Auditoria de riscos: as auditorias de riscos so realizadas em funo dos riscos que as empresas e organizao possuem e de acordo com os fatos significativos que podem criar uma situao de impossibilidade para consecuo dos objetivos de negcios estabelecidos. Auditoria de sistemas: faz-se necessria nos dias atuais, com a consolidao do departamento de T.I. (tecnologia e informao) nas estruturas organizacionais, que de forma integrada esto presentes em todas as organizaes, e deve levar em conta a observncia e a avaliao da segurana, da vulnerabilidade, do controle e do back-up.
Enfim, todas as formas de auditoria que estejam ligadas atividade das empresas e organizaes, seja o nome que estiver sendo utilizado, podem ser consideradas uma auditoria operacional, se estiver enquadrada nas caractersticas, finalidades e nos objetivos apresentados anteriormente.
Unidade 1
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Sntese
Nesta unidade, voc foi levado reflexo sobre o significado e conceito de auditoria, auditoria externa/independente e auditoria interna, alm de refletir sobre as principais diferenas que norteiam uma e outra. Voc tambm aprendeu o significado de auditoria operacional, que pode ser executada tanto pela auditoria externa/independente quanto pela auditoria interna, mas que, devido necessidade de extenso dos trabalhos, normalmente executada pela auditoria interna de empresas e organizaes. Voc ainda ficou ciente das caractersticas, das finalidades e dos objetivos da auditoria operacional nas organizaes, que esto associados aos trs Es: Eficincia, Economicidade e Eficcia.
Atividades de autoavaliao
Ao final de cada unidade, voc realizar atividades de autoavaliao. O gabarito est disponvel no final do livro didtico. Mas esforce-se para resolver as atividades sem ajuda do gabarito, pois assim voc estar promovendo (estimulando) a sua aprendizagem. 1) Nas afirmativas a seguir, assinale a(s) alternativa(s) correta(s). a) ( b) ( c) ( ) A finalidade da auditoria interna emitir parecer sobre as demonstraes contbeis ) O profissional que executa a auditoria externa/independente normalmente funcionrio da empresa ou organizao. ) A auditoria operacional est mais relacionada auditoria interna, devido necessidade permanente que as empresas e organizaes possuem com o staff da administrao. ) A frequncia dos trabalhos da auditoria operacional peridica. ) A responsabilidade do auditor operacional civil e criminal.
d) ( e) (
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2) Com base no seu entendimento sobre a leitura realizada, assinale a(s) alternativa(s) falsa(s). Depois, justifique sua resposta. a) ( ) A auditoria operacional deve ser executada por profissional especializado, e visa verificao dos processos e atividades da empresa ou organizao na busca da eficincia. ) A auditoria operacional e seus objetivos esto centrados nos trs Es: efetivo, especial e espetacular. ) A finalidade da auditoria operacional acompanhar as atividades e os processos da empresa ou da organizao, visando melhoria dos processos e busca pela eficincia. ) Pode-se considerar que so caractersticas de auditoria operacional a reviso dos controles externos e a notificao dos funcionrios que chegam atrasados na empresa ou organizao. ) A auditoria operacional pode ser desenvolvida tanto pela auditoria externa/independente ou pela auditoria interna, mas, por ser necessria uma aplicao de carter permanente, aplica-se mais ao perfil de auditoria interna.
b) ( c) (
d) (
e) (
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Saiba mais
Se voc desejar, aprofunde os contedos estudados nesta unidade ao consultar as seguintes referncias: ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: um curso moderno e completo. 6. ed. So Paulo: Atlas, 2008. ATTIE, William. Auditoria: conceitos e aplicaes. 3. ed. So Paulo: Atlas.2006. CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria contbil. So Paulo: Atlas, 2004 FRANCO, Hilrio e MARRA, Ernesto. Auditoria contbil. So Paulo: Atlas 1992. HERZMANN, Nlio. Auditoria contbil: livro didtico; design institucional Flavia Lumi Matuzawa, Viviane Bastos. Palhoa: UnisulVirtual, 2009. JUNG, Srgio. Auditoria: conceitos, normas, tcnicas e procedimentos: teoria e 900 questes. 8. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006. PINHO, Ruth Carvalho de Santana. Fundamentos de auditoria: auditoria contbil: outras aplicaes de auditoria. So Paulo: Atlas, 2007.
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UNIDADE 2
Funes, procedimentos e tcnicas de auditoria operacional

Aprender sobre as diversas etapas dos procedimentos
de auditoria operacional aplicveis em empresas e organizaes. utilizadas no desenvolvimento de uma auditoria operacional.
Compreender quais so as principais tcnicas a serem
Conhecer a partir das tcnicas apresentadas alguns
modelos de formulrios aplicados nos trabalhos de auditoria operacional.
Sees de estudo
Seo 1 Funes da auditoria operacional Seo 2 Procedimentos de auditoria operacional Seo 3 Tcnicas utilizadas na auditoria operacional

Nesta unidade da disciplina de Auditoria Operacional voc vai conhecer de forma ordenada quais so as funes e os procedimentos que devem ser aplicados nos trabalhos de auditoria operacional como diagnsticos para avaliao da estrutura organizacional e tambm vai conhecer as diversas etapas relacionadas ao funcionamento desses trabalhos. Juntos, vamos ver tcnicas de trabalho de auditoria operacional, como: confirmao externa por meio de circularizao, inspeo fsica, contagem de itens fsicos, exames, ou obteno, de comprovantes autnticos para evidenciar os apontamentos detectados, fluxograma, entre outros. Inicie agora a leitura desta unidade. Aproveite ao mximo a disciplina, que vai levar voc a um aprofundamento em auditoria, em especial auditoria operacional. Tenha bons estudos!
Seo 1 Funes da auditoria operacional

A funo bsica da auditoria operacional elaborar diagnsticos que permitam visualizar e avaliar a situao da empresa ou organizao auditada de acordo com o desempenho relativo ao funcionamento e desenvolvimento das atividades e utilizao dos recursos e meios da maneira mais eficiente, com economicidade para atingir a eficcia.
Isto feito com a produo de um quadro que identifique e relacione os problemas mais relevantes de uma empresa ou organizao em um determinado momento.
Ainda podemos considerar como funes complementares da auditoria operacional as que seguem.
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1. Verificao da estrutura organizacional (departamentos, divises, estrutura, funes) e a delegao de responsabilidades (hierarquia funcional) de acordo com o plano de controles da administrao, que abrange todos os setores e atividades do negcio da empresa ou organizao. 2. Verificao, de acordo com as diversas atividades e rotinas, dos mais variados setores e departamentos ou divises da empresa ou organizao e do cumprimento dos procedimentos previamente estabelecidos pela administrao e gerncia. 3. Anlise, de acordo com os acontecimentos das diversas atividades, dos vrios relatrios e registros sobre as operaes, considerando se tais relatrios so reais, teis e apresentam informaes completas e atualizadas. 4. Acompanhamento das atividades, analisando os padres de acordo com o desempenho, resumindo a anlise de desempenho quanto ao provimento de uma base efetiva para uma avaliao adequada dos resultados operacionais alcanados. De acordo com Gil (1996, p. 13), a auditoria exercida segundo dois focos, que devem ser considerados:
a) presente/passado: auditoria operacional com enfoque em controles, que a reviso/avaliao/emisso de opinio de processos e resultados exercidos em linhas de negcios/ produtos/ servios no horizonte temporal passado/ presente; b) presente/futuro: Auditoria Operacional com enfoque em riscos.
Toda anlise, verificao e todo acompanhamento das atividades precisam estar de acordo com o que a empresa ou organizao pretende com o trabalho a ser desenvolvido, mesmo considerando as questes presente/passado e presente/futuro. Lembre-se que o passado das organizaes o melhor parmetro para aferir qualquer medio, medida ou definio de novas metas de acordo com a capacidade instalada e de pessoal.
Unidade 2
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Seo 2 Procedimentos de auditoria operacional

A auditoria operacional executada diferentemente das auditorias tradicionais, que, na maioria dos casos, auditoria sobre as demonstraes contbeis. A auditoria operacional exige profissional qualificado nos aspectos administrativos, pois trata-se da aplicao de conhecimento prtico da estrutura organizacional e do negcio em que est sendo executado o trabalho.
O profissional de auditoria operacional necessita tambm de conhecimento e de tcnicas sobre os controles operacionais existentes nos departamentos, diviso ou setor da empresa ou organizao.
Considera-se ainda que, alm da utilizao dos procedimentos e tcnicas de uma auditoria contbil e financeira, uma auditoria operacional precisa examinar os controles sobre as operaes ou controles operacionais, a gesto como um todo da organizao e as estratgias, de acordo com o planejamento da empresa ou organizao, para poder avaliar a situao e recomendar melhorias para atender esses planejamentos, controles e metas previstos anteriormente. Desta forma, o quadro 2.1 apresenta um modelo ilustrativo com os procedimentos de uma auditoria operacional.
Procedimentos Descrio Procedimento necessrio para confirmao da existncia e exatido do patrimnio, de acordo com a situao qualitativa e quantitativa. Necessrio tambm para as verificaes sobre os bens se esto sendo utilizados de forma adequada, eficiente e econmica. Obter com a fonte externa informaes com clientes, expressas por meio de cartas dirigidas a empresas ou pessoas com as quais mantm relao de negcios. Consiste na reviso dos valores descriminados nos documentos e notas fiscais de compras ou vendas, conferindo as quantidades envolvidas em cada transao ou etapa do processo e tambm os respectivos somatrios.
Continua...
Inspeo fsica
Confirmao externa
Conferncia de clculos
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Procedimentos
Descrio Aplicar entrevista estruturada para obter informaes de funcionrios quanto ao funcionamento da rea auditada, captando dados sobre o nvel de qualificao tcnica dos funcionrios envolvidos na operacionalizao e gerenciamento da rea auditada e sugerir melhorias operacionais e inovaes tecnolgicas. Examinar a documentao pertinente a essa auditoria com vistas a assegurar o cumprimento dos objetivos, atentando tambm para autenticidade, normalidade e aprovao. Os procedimentos tm como norte o comportamento perante o mercado, a produo e a movimentao financeira. Eles iniciam-se com a familiarizao com a atividade operacional e com respectivos problemas, seguido de anlise e apreciao dos controles administrativos do departamento operacional para assegurar que so adequados para proteger os negcios.
Entrevista
Exames de documentos originais e registros auxiliares
Quadro 2.1 Procedimentos de auditoria operacional. Fonte: Adaptado de Pinho (2007, p. 116).
Conforme os procedimentos listados no quadro 2.1, devemos considerar que, alm dos apresentados aqui, possvel que haja outros necessrios para a realizao da auditoria operacional. Entre eles citamos os seguintes:
Avaliar se os objetivos de um programa proposto so apropriados, convenientes, relevantes e adequados. Determinar um padro de acordo com o programa estabelecido e os resultados alcanados e desejados. Considerar e avaliar a eficcia do programa aplicado. Identificar os fatores inibidores de um desempenho satisfatrio. Verificar se o planejamento dos trabalhos pela administrao considerou todas as possibilidades do alcance do programa, que poderiam levar a conduo dos trabalhos a obter melhor resultado com maior eficincia. Verificar se o programa segue uma ordem lgica e complementa ou entra em conflito com os programas relacionados com o trabalho. Recomendar medidas para melhorar e eficcia e a execuo dos programas em prximos trabalhos.
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Considerar as leis, normas e regulamentaes existentes de acordo com os programas aplicados. Avaliar os controles administrativos com observncia quanto a qualidade e eficcia. De acordo com o cumprimento dos programas, preparar os relatrios correspondentes. Supervisionar a execuo dos trabalhos de acordo com os programas, verificar se a equipe envolvida est cumprindo o estabelecido. Observar e avaliar verificando os relatrios apresentados pela administrao, se so vlidos e confiveis, de acordo com os pontos relacionados com os programas estabelecidos para a aplicao do trabalho.
Diante de tantas possibilidades e procedimentos que podem ser aplicados nos trabalhos de auditoria operacional, necessrio avaliar a adequao da estrutura de controle pela qual cada departamento operacional responsvel, considerando ainda o controle departamental das operaes, conforme a polticas estabelecidas pela empresa, bem como outros departamentos relacionados. H tambm a necessidade da administrao departamental (separao de departamentos), considerando os assuntos financeiros e contbeis de acordo com o andamento dos acontecimentos naquele momento. Desta forma, a auditoria operacional inicia a anlise por meio do organograma da empresa ou organizao. Caso no haja organograma, deve ser feito um de acordo com a empresa ou organizao para analisar a estrutura organizacional, revisar as polticas definidas e avaliar se esto sendo cumpridas, avaliar os procedimentos que esto definidos para conduo dos trabalhos em cada departamento e verificar se os controles realizados e as atividades nas diversas operaes esto de acordo e em conformidade com as descritas e coletadas nos levantamentos de auditoria feitos por vias orais e escritas.
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Seo 3 Tcnicas utilizadas na auditoria operacional

Para o desenvolvimento da auditoria operacional so utilizadas tcnicas para que o auditor, no desenvolvimento de seus trabalhos, possa obter provas e evidncias por meio de mtodos ou tcnicas apropriadas. A idia mensurar, avaliar e relatar corretamente por intermdio de registros, ou escriturao, sempre que for necessrio propor ajustes e correes importantes para o andamento das atividades, da diviso, do setor ou do departamento da empresa ou organizao. Sendo assim, podemos destacar como tcnicas de auditoria operacional:

inspeo fsica; contagem dos itens fsicos; tcnicas de fluxograma; exames, ou obteno, de comprovantes autnticos; confirmao externa por meio de circularizao; reviso profunda dos critrios de avaliao e exame de sua conformidade com as polticas e metas estabelecidas pela empresa ou organizao.
- Veja, a seguir, cada uma delas mais detalhadamente.
3.1 Inspeo fsica

A inspeo fsica consiste em assegurar, por meio de verificao e inspeo, que a empresa realmente possui seus bens, ou seja, que eles realmente existem. Desta forma, necessrio inspecionar mquinas, veculos, mveis e utenslios, equipamentos diversos, o prprio imvel.
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Enfim, tudo que pertencer empresa deve ser examinado e identificado, a fim de comprovar sua localizao e utilizao, bem como sua permanncia na empresa.
Normalmente, as empresa possuem modelo de placa numerada para classificar o que se chama de inventrio permanente. As placas de identificao possuem as seguintes caractersticas: nome e logomarca da empresa ou organizao, numerao pela qual o bem ser identificado. Esses bens sero classificados no inventrio permanente com o objetivo de facilitar a localizao e outras informaes, como a aquisio e todas as caractersticas do bem. Atualmente, essas placas possuem cdigo Figura 2.1 Placa com cdigo de barra para inventrio permanente. de barra para facilitar a contagem fsica por Fonte: Extrado de: <http://www. csp-conpat.com.br/img/plaq/plaq_ equipamento de leitor sondotecnica.png>. tico de cdigo de barras.
Mas fazer a inspeo fsica implica possuir razoveis conhecimentos da natureza do bem examinado. O auditor dever ter muita cautela quanto a anlise de equipamentos complexos em organizaes das mais variadas possveis (indstrias, hospitais, escolas e universidades, rgos de governo nas esferas municipal, estadual e federal, grandes empresas do setor produtivo e administrativo, comrcio, entre outras atividades).
3.2 Contagem dos itens fsicos

A contagem dos itens fsicos uma tcnica muito utilizada nas organizaes. Muitas empresas fazem contagem peridica (em perodos a serem estabelecidos) e outras fazem em carter permanente (continuo). Os trabalhos de auditoria devem fazer o inventrio no s para assegurar que a contagem e o controle dos estoques esto sendo feitos corretamente, mas para verificar que todos os itens que devem ser inventariados esto sendo contemplados.
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Segundo Marra e Franco (1992, p. 234), de acordo com os itens fsicos,

Os estoques de produtos, matria-prima, materiais secundrios, almoxarifado de reposio, materiais e produtos em processo de fabricao, mercadorias e semelhados, so inventariados fisicamente na data determinada.
Para realizao do inventrio ou contagem fsica, devem ser estabelecidas instrues quanto aos critrios a serem adotados de acordo com o tipo de estoque a ser contado. Alm disso, as instrues devem ser levadas a todos os integrantes da equipe responsvel pela aplicao do inventrio, anotaes e verificaes, para que o servio seja feito de maneira uniforme, em horrios estabelecidos e em boa ordem.
Procure imaginar um grande estoque de mercadorias em um enorme depsito com grande quantidade e variedade. A equipe encarregada das contagens deve preparar etiquetas de contagens, nas quais possam anotar as quantidades de cada lote contado, para evitar que o mesmo lote seja contado mais de uma vez ou que no seja inventariado e tambm para facilitar as verificaes e recontagens. O responsvel pela equipe e pelos trabalhos deve acompanhar todos os preparativos e fiscalizar a obedincia de acordo com o andamento dos Figura 2.2 Inventrio fsico. trabalhos, para garantir Fonte: Extrado de: <http:// que o inventrio atinja sua efabian.sites.uol.com.br/ inv_fi.gif>. finalidade.
Inventrio
Fsico
Ao iniciar os trabalhos de inventrio, o responsvel deve proceder ao corte, procedimento que consiste em paralisar a entrada e sada de produtos, itens e at mesmo movimentao de pessoas no ambiente onde esto as mercadorias e sero realizados os trabalhos.
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tambm necessrio examinar as notas fiscais correspondentes s ltimas entradas e s ltimas sadas. Tal procedimento tem por finalidade garantir que a movimentao de ltima hora sobre os estoques no influenciar a integridade e a correta posio do inventrio. Durante os trabalhos do inventrio, deve-se ter muito cuidado com produtos inventariados e, principalmente, com os itens obsoletos, estragados, defeituosos etc. Esse tipo de problema em produtos inventariados acontece e deve ser feita sua desvalorizao correta para no apresentar um falso resultado sobre o inventrio. Esse tipo de situao com produtos obsoletos comum em gneros alimentcios, remdios, produtos que possuem prazo de validade. O tratamento dado a produtos nessa condio de inutilizao, no aproveitando nada. Ainda importante mencionar que sobre estoques em poder de terceiros, caso de armazns gerais, produo terceirizada, entre outras situaes, deve ser procedida a confirmao por meio de circularizao (que vamos detalhar na seqncia no item 3.5). Ou ainda proceder a contagem in loco, de acordo com a autorizao das partes envolvidas.
3.3 Tcnicas de fluxograma

Tcnica de fluxograma a representao grfica que apresenta um trabalho em seqncia, de forma analtica, de um produto ou de um documento, caracterizando as operaes, os responsveis ou as unidades organizacionais envolvidas no processo. A utilizao das tcnicas de fluxograma nos trabalhos de auditoria operacional objetiva os seguintes aspectos: 1. padronizar a representao dos mtodos e os procedimentos administrativos; 2. maior rapidez na descrio dos mtodos administrativos; 3. facilitar a leitura e o entendimento;
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4. facilitar a localizao e a identificao dos aspectos mais importantes; 5. maior flexibilidade e melhor grau de anlise; 6. evidenciar a sequncia de um trabalho, permitindo a visualizao dos movimentos ou procedimentos ilgicos e a disperso de recursos materiais e humanos; 7. mostrar o modo pelo qual as coisas so feitas. As vantagens para o uso do fluxograma nas empresas e organizaes nos trabalhos de auditoria operacional possibilitam:
a simplificao do trabalho pela eliminao, combinao e redefinio de fases ou passos, apresentao do real funcionamento de todos os componentes de um mtodo administrativo; a visualizao, localizao, correo e eliminao dos movimentos desnecessrios, possibilitando a apresentao de uma filosofia de administrao; o estudo, a correo e a obteno da melhor sequncia das fases necessrias, possibilitando a visualizao integrada de um mtodo administrativo, o que facilita o exame dos vrios componentes do sistema e de suas possveis repercusses; chefia aplicar, de forma mais eficiente, as normas e as instrues definidas, assim como propiciar o levantamento e a anlise de qualquer mtodo administrativo; o uso de convenes de simbologias, o que possibilita uma leitura mais simples e lgica dos processos, tanto por parte dos especialistas em mtodos administrativos quanto de seus usurios; a identificao mais fcil e rpida dos pontos fortes e dos pontos fracos do mtodo administrativo considerado; a atualizao e manuteno do mtodo administrativo de maneira mais adequada, pela melhor clareza das alteraes introduzidas, incluindo suas causas e efeitos.
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O fluxograma deve ser utilizado quando da implantao e/ou reviso de um sistema, de uma rotina, de formulrios, de um mtodo de trabalho. No planejamento e anlise de rotinas de trabalho, objetivando sua racionalizao, no desenvolvimento de um estudo de leiaute, no estudo de criao, racionalizao ou extino de formulrios, sequncia ou etapa.
Os smbolos utilizados nos fluxogramas tm o objetivo de evidenciar o incio ou a origem, o processo e o destino da informao ou componente de um sistema administrativo. Os smbolos convencionais so padronizados e representam ou situaes correntes.
Recomenda-se, ao desenvolver as tcnicas de fluxograma, eliminar passos para a simplificao da rotina. O cuidado com a omisso de um passo pode acarretar prejuzo no resultado final do estudo. No se esquea que uma rotina no existe de uma forma padronizada, salientando que conveniente vincular o estudo da rotina a um estudo do arranjo fsico leiaute. Ao desenvolver as tcnicas de fluxograma, a cada detalhe observado aplicam-se as seguintes perguntas.
Por que esse sistema necessrio? Pode-se eliminar o sistema, o processo ou os passos? O que feito? Quais os passos? Esto todos eles includos? Onde deve isso ser feito? Pode ser feito em outro lugar? Quando deve ser feito? Pode ser combinado ou simplificado? feito na referncia correta? Quem deve executar a tarefa? Outra pessoa pode execut-lo melhor? Quem manipula a pessoa correta? Como est sendo executada a tarefa? Pode ser executada com equipamento diferente? Quanto de volume de trabalho est envolvido? Pode ser reduzido? Precisa de aumento?
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Smbolo
Significado DOCUMENTO Representa a utilizao do documento. EMISSO DE DOCUMENTO Representa o incio da emisso do documento. OPERAO/AO Representa as variedades de funes, execuo de uma ao especfica. DOCUMENTO COM MAIS DE 1 VIA Representa cada via do documento. SETA Indica a direo do fluxo. Direita, esquerda, para baixo e para cima. ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Representa o arquivamento do documento DECISO Operao de deciso. Determina o caminho a seguir, entre os vrios apresentados. CONECTOR Representa uma entrada ou sada em direo a outra entrada, em outra parte do fluxo. INCIO E FIM DO FLUXO Representa o ponto de partida e identifica o final do processo.
Quadro 2.2 Smbolos utilizados para desenvolvimento das tcnicas sobre fluxograma. Fonte: Elaborado pelo autor, 2009.
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Agora que voc j conhece os smbolos utilizados nas tcnicas de fluxograma, veja a seguir um exemplo de fluxograma.
Incio
De nir o problema
Analisar o problema Reunir mais dados
D para resolver
No
Sim Achar soluo possvel Gerar alternativa
Resolve
No
Sim Planejar soluo
Implantar
Avaliar
Fim
Figura 2.3 Exemplo de fluxograma. Fonte: Elaborado pelo autor, 2009.
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Veja agora um exemplo de fluxograma de processo de compra.

Incio
Relatrio de disponibilidade
Efetua estudo de rotatividade dos produtos e comportamento do mercado.
Contato com fornecedores
Emite tomada de preos
Pedido
Fim
Figura 2.4 Fluxograma de processo de compra. Fonte: Elaborado pelo autor, 2009.
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3.4 Exames, ou obteno, de comprovantes autnticos

Os exames e/ou obteno de comprovantes autnticos normalmente so realizados em base de testes substanciais, mas, no caso da auditoria operacional, os testes e exames podem ser realizados em base integral. Isto significa que sero muitas vezes verificados toda a etapa, todo o processo ou todas as atividades. Os exames, muitas vezes, podem iniciar na contabilidade, na seleo de lanamentos contbeis. Porm, para a obteno das comprovaes autnticas os exames devem ir alm, examinando o documento que justifique ou que deu origem ao lanamento. No caso dos processos, deve-se, com base nas tcnicas apresentadas anteriormente, elaborar um fluxograma que permita a visualizao das rotinas das atividades e das diversas etapas que a empresa possui. Tambm devemos lembrar que a contagem fsica, j comentada anteriormente, ponto fundamental para confirmao dos saldos dos registros legais. Tambm se faz necessrio estabelecer se os documentos so legtimos e autnticos; se eles se referem realmente operao escriturada; se as operaes correspondem aos objetivos da empresa; se o documento est corretamente preenchido, inclusive quanto a datas, destinatrios, clculos, entre outros pontos intrnsecos, sem deixar de conferir se o lanamento tem a correspondente contrapartida e se est adequado. Deve-se ainda averiguar a autenticidade dos documentos oficiais, contratos e escrituras e a existncia dos registros legais nos rgos competentes, nos contratos e alteraes contratuais de cadastros de clientes.
3.5 Confirmao externa por meio de circularizao

A circularizao um procedimento utilizado para dar segurana aos trabalhos de auditoria operacional, com maior grau de confiabilidade do que a verificao na prpria empresa. Desse modo,
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a confirmao externa por meio da circularizao empregada nas mais variadas situaes em diferentes formas e fatos. Neste sentido, a circularizao consiste em fazer com que o cliente expea cartas dirigidas a empresas ou pessoas com as quais mantm relao de negcios, solicitando que confirmem em carta dirigida diretamente ao auditor, qual a situao desses negcios, em data determinada.
A carta de circularizao normalmente solicita ao devedor o valor de seu dbito, segundo o que se encontra registrado em seus livros, para depois conferi-los com o valor registrado nos livros da empresa ou organizao.
De forma geral, os pedidos de confirmao so dirigidos aos devedores por:

duplicatas; bancos e instituies financeiras; fornecedores; depositrios de estoques, ente outros.
Os padres desses documentos so escritos e assinados pela empresa solicitante, mas as respostas devem ser endereadas ao departamento de auditoria operacional. Assim, o departamento de auditoria operacional deve, depois de feitas as cartas de circularizao, exercer superviso da postagem, do endereamento, para assegurar-se de que as cartas de circularizao foram remetidas. Uma vez recebidas as respostas das cartas, elas sero confrontadas e, se for o caso, conciliadas com os registros da empresa. O resultado desse confronto dar ao departamento de auditoria operacional condies para avaliar o grau de confiabilidade e certeza dos registros da empresa e organizao.
Unidade 2
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importante salientar que muitas cartas no so respondidas. Presume-se que o destinatrio no teria nada a contestar. Por este motivo, em alguns casos, dependendo da necessidade de conformao que julgue importante a resposta, o departamento de auditoria operacional far expedir segunda ou terceira carta, reiterando o pedido e insistindo na resposta.
Para saber para quais clientes, bancos ou fornecedores devem ser enviados as cartas de circularizao pelo departamento de auditoria operacional, preciso escolher de acordo com a relevncia e importncia que o assunto requer, lembrando ainda que em relao a saldos antigos registrados sem movimentao ou liquidao pode existir maior grau de probabilidade de erros.
Na sequncia, apresentamos alguns modelos de cartas usadas para o envio de circularizao:

modelo para fornecedores; modelo para bancos e instituies financeiras; modelo para clientes; modelo para seguradoras.
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MODELO PARA FORNECEDORES Departamento de Auditoria Operacional , de de 20
[Nome e endereo da empresa fornecedora] Prezados senhores: Para fins de simples conferncia, queiram enviar diretamente ao nosso departamento de auditoria operacional, com base em de de 20 , as seguintes informaes: a) Posio detalhada de nosso dbito com essa empresa, utilizando para tanto a folha anexa. b) Garantias diretamente relacionadas com os dbitos acima, ou outros existentes. c) Mercadorias relacionadas a ns a qualquer ttulo e ainda no faturadas. Juntamos um envelope selado, endereado a nosso Departamento de Auditoria Operacional, ao qual solicitamos enviarem a resposta. Agradecendo antecipadamente a sua cooperao, firmamo-nos com estima e apreo. Atenciosamente, Assinatura da empresa Anexo: Carta-resposta e envelope selado.
Figura 2.5: Modelo de carta para fornecedores. Fonte: Adaptado pelo autor.
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MODELO A SER PREENCHIDO PELO FORNECEDOR

(Anexo a ser preenchido pelo fornecedor)
Ao Departamento de Auditoria Operacional (Endereo) Relacionamos abaixo a posio de R$ (valor por extenso), a nosso favor com a empresa , e outras informaes, com base em de de 20 .
Item A N. NF Fatura Data emisso Vencimento Importncia
Item B
Item XXXX
de
de 20
Assinatura e Carimbo do Fornecedor
Figura 2.6: Modelo de carta para fornecedores. Fonte: Adaptado pelo autor.
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MODELO PARA BANCOS E INSTITUIES FINANCEIRAS

Departamento de Auditoria Operacional
, Sr. Gerente Prezados senhores:
de
de 20
Para fins de simples conferncia de nossa contabilidade, pedimos a V. Sa. O especial obsquio de fornecer ao nosso Departamento de Auditoria Operacional, no envelope anexo, um certificado de saldo em de de 20 das seguintes contas que mantemos com essa Instituio Financeira: a) conta corrente, devedor e credor; b) conta disposio, prazo fixo, aviso prvio etc.; c) contas garantias especiais; d) contas vinculadas referentes a fianas prestadas etc.; e) depsitos efetuados contra remessa a serem feitos para o estrangeiro e/ou em garantia de crditos comerciais etc.; f) duplicatas e ttulos em cobrana simples e/ou em cauo; g) duplicatas e ttulos descontados; h) contas de emprstimos; i) outras contas. Tambm pedimos o obsquio de fornecer-lhes detalhes de quaisquer valores depositados em custdia com esse banco, bem como de quaisquer finanas e contratos de cmbio, em aberto na referida data. Antecipadamente gratos pela ateno, subscrevemo-nos com estima e considerao. Atenciosamente, Assinatura da empresa
Anexo: envelope selado.
Figura 2.7: Modelo de carta para bancos e instituies. Fonte: Adaptado pelo autor.
Unidade 2
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MODELO PARA CLIENTES , de de 20 .
[Nome e endereo da empresa fornecedora] Prezados senhores: Para fins de simples conferncia, favor confirmar diretamente ao nosso departamento de auditoria operacional o saldo de nossa conta em de de 20 , no total de R$ (valor por extenso) conforme abaixo especificado, utilizando-se para tanto o incluso envelope selado. Se algum valor relacionado tiver sido liquidado ou estiver em divergncia com os registros de V. Sa., pedimos indicar na coluna observaes a data do pagamento ou a natureza da divergncia. Antecipadamente gratos, subscrevemo-nos, Atenciosamente, Assinatura responsvel Departamento de Auditoria Operacional Ao Departamento de Auditoria Operacional Nome do Responsvel . Confirmamos a exatido do saldo credor ou devedor de R$ (valor por extenso) em nossa conta, nos livros da empresa: em de de 20
Vencimento Importncia Data do pagamento ou observaes
N da Duplicata
de
de 20
Assinatura e carimbo Cliente

Figura 2.8: Modelo de carta para clientes. Fonte: Adaptado pelo autor.
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OUTRO MODELO PARA CLIENTES , Prezados senhores:

de
de 20
[Nome e endereo da empresa fornecedora] Como parte do sistema de controle interno desta empresa, nossa praxe pedir um exame anual de nossos livros ao Departamento de Auditoria Operacional, Sr. A presente objetiva unicamente conferir nossas contas, para fins de exame, sem intuito de pedir qualquer liquidao. Assim sendo, informamos que em de de 20 selecionamos, na base de teste, a(s) seguinte(s) duplicata(s) de sua responsabilidade, que se encontrava(m) em aberto. O saldo de sua conta na data acima eventualmente continha outras duplicatas que no foram escolhidas em nossos testes, porm, no necessitamos informaes sobre elas. Observaes: Pedimos o obsquio de verificarem a exatido do(s) valor(s) acima mencionado(s) e a gentileza de assinarem no espao para esse fim destinado, devolvendo a presente ao Departamento de Auditoria Operacional, utilizando, para isso, o incluso envelope selado.
Se a(s) duplicata(s) tiver(em) sido liquidada(s) por V. Sa., pedimos indicar a data do pagamento. Na eventualidade de haver qualquer divergncia, rogamo-lhe anot-la no espao destinado a observaes. Atenciosamente,
Antecipadamente gratos, firmamo-nos com estima e considerao.
Assinatura responsvel Departamento de Auditoria Operacional De acordo: Recebi em de de 20 . Assinatura do Cliente

Figura 2.9: Modelo de carta para clientes. Fonte: Adaptado pelo autor.
Unidade 2
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MODELO PARA SEGURADORAS ,

de
de 20
[Nome e endereo da empresa de seguros] Prezados senhores: Para fins de simples conferncia, queiram enviar diretamente ao nosso Departamento de Auditoria Operacional, utilizando para esse fim o envelope anexo, nossa posio em suas carteiras de riscos, em de de 20 , com as seguintes informaes: a) Aplice(s) n.(s); b) Vigncia(s) respectiva(s); c) Tipo(s) de cobertura(s); e) Valor segurado; d) Bens cobertos (descrio e local); f) Modificaes posteriores emisso (substituio, cancelamento, endossos etc.); g) Valor do prmio; i) Favorecido. h) Forma de pagamento;
Agradecemos antecipadamente sua cooperao, firmamonos com estima e apreo. Assinatura responsvel Departamento de Auditoria Operacional
Figura 2.10: Modelo de carta para seguradoras. Fonte: Adaptado pelo autor.
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3.6 Reviso profunda dos critrios de avaliao e exame de sua conformidade com as polticas e metas estabelecidas pela empresa ou organizao
Todas as tcnicas apresentadas anteriormente auxiliam na reviso profunda dos critrios de avaliao e exame de sua conformidade com as polticas e metas estabelecidas pela empresa ou organizao. Os valores apresentados nas demonstraes contbeis, mais especificamente o Balano Patrimonial, podem ser examinados sob vrios aspectos entre aqueles que distinguem os bens, direitos e obrigaes do patrimnio (aspectos qualitativo) e os que evidenciam seus valores (aspectos quantitativos):
O aspecto qualitativo: refere-se composio fsica, aos elementos que integram o patrimnio: mquinas, imveis, equipamentos, mercadorias, ttulos, direitos, entre outros. O aspecto quantitativo: refere-se avaliao dos bens patrimoniais em moeda corrente.
Outro ponto muito importante a considerar verificar, por meio das atas de diretoria e do planejamento estratgico da empresa ou organizao, as polticas e as metas estabelecidas, que normalmente sejam definidas no incio de cada ano em funo dos resultados e das metas que a organizao deseja alcanar.
A funo primordial dos trabalhos de auditoria operacional verificar e expressar atravs de seus relatrios a conformidade ou no da organizao com as metas e polticas em consonncia com o Balano Patrimonial elaborado pela empresa. Essa tarefa difcil, exige conhecimentos slidos e muita segurana na formao da opinio sobre o julgamento a respeito das diversas atividades, dos setores, departamentos e do negcio da empresa ou organizao.
Unidade 2
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Sntese
Nesta unidade, aps os estudos sobre funes, procedimentos e tcnicas de auditoria operacional, voc viu as diversas etapas de procedimentos aplicados na auditoria operacional e estudou quais so as principais tcnicas a serem utilizadas no desenvolvimento dos trabalhos. Alm disso, voc pde conhecer, a partir das tcnicas apresentadas, alguns modelos de formulrios aplicados nos trabalhos de auditoria operacional. Ainda viu em detalhes as funes, os procedimentos e as tcnicas de auditoria operacional.
Ao final de cada unidade, voc realizar atividades de autoavaliao. O gabarito est disponvel no final do livro didtico. Mas esforce-se para resolver as atividades sem ajuda do gabarito, pois, assim, voc estar promovendo (estimulando) a sua aprendizagem. 1) Assinale com F as alternativas falsas e com V as alternativas verdadeiras. a) ( ) So funes da auditoria operacional a verificao da estrutura organizacional, verificao das diversas atividades e rotinas dos mais variados setores, departamentos ou diviso da empresa, analisar os acontecimentos das atividades, entre outros. ) De acordo com Gil, a auditoria exercida segundo dois focos a serem considerados: o passado que apresenta o histrico da empresa e o futuro com os acontecimentos do presente. ) So procedimentos de auditoria operacional a inspeo fsica, confirmao externa, conferncia de clculos, entrevista, exames de documentos originais e registros auxiliares.
b) (
c) (
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d) (
) So tcnicas de auditoria operacional a inspeo fsica; a contagem dos itens fsicos; as tcnicas de fluxograma; os exames, ou obteno, de comprovantes autnticos; a confirmao externa por meio de circularizao e a reviso profunda dos critrios de avaliao e exame de sua conformidade com as polticas e metas estabelecidas pela empresa ou organizao. ) Fluxograma a tcnica de auditoria operacional de representao grfica que apresenta um trabalho em sequncia, de forma analtica, de um produto ou de um documento, caracterizando as operaes, os responsveis ou as unidades organizacionais envolvidas no processo.
e) (
2) Nas afirmativas a seguir, assinale a(s) afirmativa(s) falsa(as) e a(s) reescreva de forma que fiquem verdadeiras. a) ( ) funo da auditoria operacional acompanhar as atividades, analisando os padres de acordo com o desempenho, resumindo anlise de desempenho, quanto ao provimento de uma base efetiva para uma avaliao adequada dos resultados operacionais alcanados.
b) (
) A inspeo fsica um procedimento que consiste na confirmao da existncia e exatido do patrimnio, de acordo com a situao qualitativa e quantitativa. Como tambm as verificaes sobre os bens - se esto sendo utilizados de forma adequada, eficiente. Eficaz e econmica.
Unidade 2
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c) (
) A conferncia de clculos como procedimento de auditoria operacional consiste na previso dos valores que sero destacados nas notas fiscais de vendas, conferindo as quantidades envolvidas na transao.
d) (
) So vantagens do uso do fluxograma nos trabalhos de auditoria operacional a simplificao do trabalho, visualizao, localizao, correo e eliminao dos movimentos desnecessrios.
e) (
) A circularizao um procedimento utilizado para dar segurana aos trabalhos de auditoria operacional com maior grau de confiabilidade do que a verificao na prpria empresa. Desse modo, a confirmao externa por meio da circularizao empregada das mais variadas situaes em diferentes formas e fatos.
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Saiba mais
Se voc desejar, aprofunde os contedos estudados nesta unidade ao consultar as seguintes referncias: FRANCO, Hilrio e MARRA, Ernesto. Auditoria contbil. So Paulo: Atlas 1992. GIL, Antonio de Loureiro. Auditoria operacional e de gesto. So Paulo: Atlas, 2000. HERZMANN, Nlio. Auditoria contbil: livro didtico; design institucional Flavia Lumi Matuzawa, Viviane Bastos. Palhoa: UnisulVirtual, 2009. PINHO, Ruth Carvalho de Santana. Fundamentos de auditoria: auditoria contbil: outras aplicaes de auditoria. So Paulo: Atlas, 2007.
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UNIDADE 3
Controle interno: conceitos, classificao, ambientes e sistemas

Compreender o conceito sobre controles internos a
partir das definies a serem apresentadas. internos mais comuns nas organizaes. a avaliao dos controles internos.
Estudar os tipos, ambientes e sistemas de controles
Conhecer a partir das tcnicas de auditoria operacional
Sees de estudo
Seo 1 Conceitos, classificao e ambientes Seo 2 Princpios bsicos dos controles internos Seo 3 Avaliao dos controles internos

Nesta unidade da disciplina de Auditoria Operacional voc vai aprofundar seus conhecimentos sobre o assunto controles internos. A auditoria operacional, no curso de suas atividades, realiza constantemente reviso e avaliao dos controles internos nas organizaes e a partir de suas constataes realiza recomendaes de melhorias e implantao de novos controles que possam dar maior segurana s atividades da organizao ou empresa. Os controles internos esto ligados ao ato de controlar, que est intimamente ligado ao de planejar, dar retorno ao planejamento para garantir que, com a aplicao dos recursos disponveis, algum resultado seja obtido, diante das diversas atividades que integram o objetivo da organizao. Aproveite ao mximo esta disciplina, que vai levar voc a um aprofundamento em auditoria, em especial auditoria operacional, e tenha bons estudos!
Seo 1 Conceitos, classificao e ambientes

O controle interno est presente e representa, em uma organizao ou empresa, os diversos conjuntos de procedimentos e mtodos aplicados a uma rotina com o objetivo de garantir a boa utilizao dos recursos disponveis e, consequentemente, proteger os ativos. Os controles internos devem, medida que so definidos e passam a ser realizados, produzir informaes que sero registradas por meio de dados, que, por sua vez, sero registros contbeis confiveis, assim ajudando a administrao na conduta e na certeza de que o que est acontecendo nas diversas atividades da organizao ou empresa est alinhado com o negcio previamente definido e estabelecido.
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Jung (2006, p. 381) entende sobre controles internos que

todos os instrumentos da organizao destinados vigilncia, fiscalizao e verificao administrativa, que permitam prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que verificamos dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimnio. Controle interno o conjunto de procedimentos de controle praticado internamente na organizao ou empresa, podendo ser melhorado, modificado ou excludo de acordo com a poltica e os critrios da gesto da administrao.
Segundo o American Institute of Certified Public Accountants AICPA, o significado de controle interno bem amplo:
O controle interno compreende o plano de organizao e todos os mtodos e medidas adotadas na empresa para salvaguardar seus ativos, verificar a exatido e fidelidade dos dados contbeis, desenvolver a eficincia nas operaes e estimular o seguimento das polticas administrativas prescritivas.
Com voc pode observar, o controle interno nas organizaes todo esforo reunido por mtodos e medidas estabelecidas e coordenadas, adotado pela organizao ou empresa para salvaguardar seus ativos, verificar a adequao e confiabilidade dos seus dados contbeis, promovendo a eficcia operacional pelo cumprimento das polticas e rotinas administrativas fixadas pela organizao ou empresa por sua gesto.
Controle! Chamamos controle qualquer ao executada pelas gerncias, diretoria e outros para aperfeioar o gerenciamento de risco e incrementar a probabilidade de que os objetivos estabelecidos e as metas ho de ser atingidos. A equipe de gerentes planeja, organiza e dirige o desempenho de aes suficientes para prover razovel segurana na obteno desses resultados.
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1.1 Classificao do controle interno

Quando a American Institute of Certified Public Accountants AICPA emitiu seu conceito sobre controle interno, o qual, por sua abrangncia e ampla divulgao, acabou tornando-se referncia internacional, classificou os controles internos, segundo o Statement Auditing Standarts (SAS) n 1, em:
contbeis (envolvem segregao de funes, sistema de autorizao e sistema de registro); e administrativos (envolvem pessoal qualificado, estmulo eficincia operacional e obedincia s normas).
Mas essa classificao no a nica que existe; outros autores e rgos tambm fazem a classificao dos controles internos. Segundo o Ibracon (1998), no enfoque do auditor, os controles internos podem ser classificados da seguinte forma:
Ambiente de controle: base em que se apoiam os controles, tais como a filosofia, os valores e os compromissos emanados dos dirigentes. Controles diretos: - gerenciais - correspondem aos controles aplicados por nveis hierrquicos que estejam acima dos processos operacionais; - independentes - aplicados por pessoas que no participam do processo, por exemplo, a auditoria interna; - de processamento - aplicado dentro do processo; - de salvaguarda de ativos.
Controles gerenciais: permeiam toda a empresa, como, por exemplo, a segregao de funes e salvaguarda de ativos. Abrangem os controles que permeiam todos os processos da entidade e esto ligados organizao empresarial. So a segregao de funes e a delimitao de responsabilidades.
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Como se pode observar, existe mais de uma classificao, no existe um nico sistema-modelo a ser seguido, mas alguns princpios so essenciais elaborao e ao estabelecimento de um sistema de controle interno. Assim, Pinho (2007, p. 48) afirma que um adequado sistema de controle interno est baseado nos seguintes pilares:
delimitao de responsabilidade: determina quem faz o qu; segregao de funes: separa atividades complementares entre diferentes responsveis. Entende-se como tal: execuo, aprovao, conferncia, registro e autorizao; definio do manual da organizao: quando vivel importante; qualificao de pessoal (seleo e contnuo treinamento): sem pessoal no h controle; rodzio de atividades: evita problemas de afastamento, demisses. Confere versatilidade ao funcionamento; procedimentos que permitam confrontao peridica com registros contbeis: com vistas a garantir a confiabilidade dos dados; criao de controles fsicos, limitando o acesso aos ativos; auditoria interna: quando vivel um controle controlando os demais; relao custo x benefcio: aplicvel quando da implantao de uma norma de controle interno; comprovao da veracidade dos informes e relatrios contbeis, financeiros e operacionais; preveno de fraudes e, em caso de ocorrncia delas, possibilidade de descobri-las o mais rapidamente possvel e determinar sua extenso; localizao de erros e desperdcios promovendo, ao mesmo tempo, a uniformidade e a correo ao registrarem-se as operaes; estmulo eficincia do pessoal, mediante o controle que se exerce por meio dos relatrios;
Unidade 3
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salvaguarda dos ativos e, de maneira geral, obteno de um controle eficiente sobre todos os aspectos vitais do negcio.
Diante da classificao dos cuidados a serem considerados ao elaborar um sistema de controle interno apresentada, vamos apresentar no subitem a seguir alguns ambientes que podemos definir como grupos patrimoniais.
1.2 Ambientes do controle interno

Definimos como ambientes do controle interno os diversos grupos patrimoniais e operaes existentes nas organizaes e empresas, destacando que, para garantir a sua eficcia no sistema de controle interno, cada organizao ou empresa, de acordo com suas necessidades e dimenses dos diversos grupos patrimoniais e operaes que mantm ou possui, deve adotar um padro prprio a ser seguido. Apresentam-se grupos patrimoniais e operaes a serem implantados nos controles internos das organizaes e empresas:

caixa; bancos; clientes; outros crditos; estoques; investimentos; imobilizado; fornecedores; outras obrigaes; vendas;
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recebimentos; compras; pagamentos em geral; folha de pagamento; assuntos diversos de interesse da organizao.
importante salientar que um sistema de controle interno deve procurar atender as necessidades de acordo com os interesses da organizao, lembrando que o controle deve ser o mais simples possvel, porm respeitando os pilares conforme apresentamos anteriormente.
Seo 2 Princpios bsicos dos controles internos

Os princpios bsicos para estabelecer um sistema de controles internos envolvem as necessidades da administrao da organizao ou empresa que ser responsvel pelo estabelecimento de acordo com suas necessidades, dimenses e com as informaes que desejam obter. Desta forma, no devemos definir um modelo de controle, tal como um manual que pudesse ser seguido e implantado em qualquer empresa. Da mesma forma, isso certamente seria de grande dificuldade a execuo. H que se levar em conta as particularidades e os detalhes especficos que so inerentes a cada organizao ou empresa, de acordo com o seu ramo de atividade e porte. Mas vale ressaltar que alguns critrios e princpios mnimos bsicos devem ser observados no momento da implantao para um adequado sistema de controle interno. Desta forma, apresenta-se a seguir um quadro ilustrativo com princpios bsicos de controles internos.
Unidade 3
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Princpio
Descrio Consiste na minimizao da probabilidade de falhas e desvios quanto ao atendimento dos objetivos e metas. O custo do controle interno no deve exceder os benefcios que dele espera-se obter. Vale dizer que os sistemas mais sofisticados, normalmente mais onerosos, devem ser estabelecidos para transaes de valores relevantes, enquanto os menos rgidos, para as transaes de menor importncia. As atribuies dos funcionrios ou setores internos da empresa devem ser claramente definidas e limitadas, de preferncia por escrito, mediante o estabelecimento de manuais internos de organizao. A empresa deve definir no manual de organizao todas as suas rotinas internas, compreendendo atividades e funes. E para atingir um grau de segurana adequado, indispensvel que as aes, os procedimentos e as instrues sejam disciplinados e formalizados por instrumentos eficazes, ou seja, claros e objetivos, e emitidos por autoridades competentes. A estrutura de um controle interno deve prever a separao entre as funes de autorizao/aprovao, de operaes, execuo, controle e contabilizao de tal forma que nenhuma pessoa detenha competncia e atribuies em desacordo com este princpio. imprescindvel estabelecer o acompanhamento de fatos contbeis/ financeiros e operacionais, objetivando que sejam efetuados mediante atos legtimos, relacionados com a finalidade da organizao ou empresa e autorizados por quem de direito. necessria a existncia, no rgo/entidade, de sistema estabelecido para determinarem e assegurarem a observncia de diretrizes, planos, normas, leis, regulamentos e procedimentos administrativos internos. A empresa deve limitar o acesso dos funcionrios a seus ativos e estabelecer controles fsicos sobre eles, obedecendo ao regimento/ estatuto e organograma adequados, em que a definio de autoridades e consequentemente responsabilidades seja clara e satisfaa as necessidades da organizao. A custdia dos bens da organizao ou empresa uma das principais responsabilidades de uma administrao. Evidentemente, um sistema contbil bem estruturado, slido e que conte com pessoal suficiente um meio eficaz de proteger os bens da organizao ou empresa. Ao mesmo tempo, existem outros tipos de proteo que aumentaro a eficcia do controle interno, quais sejam as medidas fsicas e intrnsecas de proteo. No adianta a empresa implantar um excelente sistema sem que algum verifique periodicamente se os funcionrios esto cumprindo o que foi determinado no sistema, ou se o sistema interno est exatamente de acordo com o grau de observncia das polticas estabelecidas pela administrao.
Relao custo versus benefcio
Responsabilidade
Rotinas internas e instrues devidamente formalizadas
Segregao de funes
Controles sobre transaes Aderncia s diretrizes e normas legais Acesso restrito e limites de aladas
Controles de acesso e salvaguarda dos ativos
Auditoria interna e operacional
Quadro 3.1 Princpios bsicos dos controles internos. Fonte: Adaptado de Jung (2006, p. 386) e Almeida (2008, p. 64).
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Como voc pode observar, toda a organizao ou empresa, uma vez seguindo os princpios bsicos apresentados no quadro 3.1, mesmo com limitaes de acordo com suas atividades e rotinas, pode produzir um excelente sistema de controle interno, adequado a suas necessidades.
Controle adequado! Um controle adequado demonstra se o gerenciamento planejou sua concepo de tal maneira que fornea razovel segurana de que os riscos da organizao tenham sido administrados efetivamente e que as metas da organizao tenham sido atingidas eficiente e economicamente.
Seo 3 Avaliao dos controles internos

Os controles internos devem ser avaliados observando todos os instrumentos da organizao ou empresa em determinar e cumprir seu papel de vigilncia, fiscalizao e verificao administrativa, que permitam prever, observar, dirigir ou controlar as atividades que acontecem na organizao ou empresa e venham a produzir modificaes em seu patrimnio. Marra e Franco (1992, p. 207) afirmam que:
O principal meio de controle de que dispe uma administrao a contabilidade. Esta, entretanto, atravs da escriturao, registra os fatos aps sua ocorrncia (controle conseqncia), enquanto outros meios de controle so utilizados para constatar a ocorrncia no momento em que ela se verifica (controle concomitante), existindo ainda aqueles que prevem a ocorrncia do fato por antecipao (controle antecedente).
Os controles internos a serem avaliados podem ser diversos meios, como registros, livros, fichas, mapas, boletins de produo, papis, formulrios, pedidos de compras, notas fiscais, faturas,
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documentos, guias, impressos, ordens internas, regulamentos e demais instrumentos da organizao ou empresa, que formam o sistema de segurana contemplando a vigilncia, fiscalizao e verificao das atividades e ocorrncias de todos os fatos que acontecem no dia a dia das organizaes e empresas que esto relacionadas com o funcionamento e o patrimnio da organizao ou empresa. Os sistemas de controles internos podem ser avaliados utilizando:

fluxograma; reviso qnaltica; questionrios de controles internos.
O fluxograma fornece ao auditor que est fazendo a avaliao, uma viso mais completa do fluxo da documentao e das informaes na organizao ou empresa. Herzmann (2008, p. 45) define reviso analtica como
a anlise estatstica dos controles contbeis, com o objetivo gerencial. Tem como finalidade dar segurana a respeito da exatido do sistema contbil atravs da determinao da consistncia e razoabilidade de variveis estatsticas, relatrios, etc.
Os questionrios de controles internos so um conjunto sistemtico de perguntas que incorporam os pontos principais de um sistema de controle interno com o objetivo de permitir a anlise dos controles. Eles tm como finalidade verificar se as instrues e normas vigentes esto sendo corretamente aplicadas e realizadas pelo setor ou pessoa responsvel. A seguir vamos apresentar modelo de questionrio para aplicao da avaliao dos controles internos, lembrando que, de acordo com a necessidade, ele deve ser adaptado ou modificado ou criado novo questionrio para atender real situao que os controles internos apresentam alinhados com a organizao ou empresa.
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preciso ainda considerar que o modelo abaixo descrito s um modelo hipottico, que atende em linhas gerais, mas todas as reas devem ser avaliadas por meio questionrio apropriado, de acordo com a necessidade do item, subgrupo ou operao a ser avaliada. Os questionrios abaixo descritos foram adaptados de Franco e Marra (1992).
QUESTIONRIO DE CONTROLE INTERNO GERAL

Empresa:
Perodo:
Item 1. A empresa prepara peridicas conciliaes para todas as contas bancrias? Item 2. Os procedimentos adotados pela empresa para recebimento obedecem s seguintes normas? a) Cheques recebidos so imediatamente cruzados? b) Posteriormente, esses cheques so endossados de forma a que somente possam ser depositados na conta bancria da empresa? Esse endosso feito prontamente? c) Todos os recebimentos (carteira, correio, cobradores, vendas vista etc.) so registrados prontamente e depois depositados intactos no banco? d) Existe seguro fidelidade para cobrir perda de caixa? e) As vendas efetuadas a dinheiro so conciliadas com as notas fiscais de vendas vista e fitas de mquinas registradoras?
Resposta Sim No
Observao
Resposta Sim No
Observao
Unidade 3
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Item 3. Os procedimentos adotados pela empresa para pagamentos obedecem s seguintes normas? a) O recebimento de materiais e mercadorias registrado em um livro ou boletim de entradas ou, no mnimo, a data da chegada anotada na nota fiscal do fornecedor? A fatura conferida com o livro ou boletim de entradas, ou a nota fiscal do fornecedor, indicando a chegada da mercadoria? Devolues de mercadorias so controladas? b) As faturas e notas de critrios so assinadas ou rubricadas por um diretor ou funcionrio categorizado antes de serem contabilizadas? c) So emitidos cheques ao portador? Nesse caso, no verso do cheque mencionada sua finalidade? d) Na emisso de cheques nominativos, a favor de fornecedor, no verso feita declarao mencionando a duplicata (ou Nota Fiscal) a cujo pagamento se destina? e) No momento da assinatura dos cheques emitidos, so juntados os documentos comprovantes (fatura, duplicata, nota fiscal, documento de entrada)? Depois do pagamento esses documentos so cancelados para evitar reapresentao? f) Os cheques tm apenas uma assinatura ou duas? Quem est autorizado a assinar cheques diretor ou procuradorfuncionrio? g) utilizado um sistema protetor, para evitar que as quantias mencionadas nos cheques sejam adulteradas? h) Quais os formalismos adotados para que os cheques sejam emitidos? Existem controle e conferncia anterior e posterior emisso? i) Quais os procedimentos para a distribuio dos cheques depois de assinados? j) Como so registrados os pagamentos efetuados? Quem os faz? Qual o documento exigido? k) As conciliaes bancrias so feitas de forma independente, sem qualquer vinculao s pessoas que emitem os cheques e fazem os pagamentos? l) As pessoas incumbidas da emisso de cheques e de efetuar pagamentos tm correlao ou acesso a: - recebimento de numerrios ou manipulao de fundos? - registros de entradas de mercadorias? - escriturao contbil, principalmente de razo?
Resposta Sim No
Observao
Continua...
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Item 4. Os procedimentos adotados pela empresa para caixa pequeno obedecem aos seguintes procedimentos? a) O caixa pequeno destina-se, normalmente, somente a pequenas despesas, nunca transitando por ela pagamentos a fornecedores, salrios, comisses etc.? b) O caixa pequeno funciona no sistema de fundo fixo? c) A quantia do fundo fixo estabelecida em nvel razovel, levando em considerao o movimento de despesas? d) Os pagamentos feitos por meio do caixa pequeno tm comprovante formal? e) Os comprovantes de pagamento so apresentados no momento de obter reembolso? f) Os comprovantes de pagamento so cancelados por ocasio do reembolso, para evitar reapresentao? g) Os cheques destinados ao reembolso so emitidos nominalmente ao responsvel pelo caixa pequeno, com anotaes no verso do cheque, mencionando a finalidade? h) O responsvel pelo caixa pequeno tem acesso a outros fundos ou outras disponibilidades? Est autorizado a descontar cheques de diretores ou empregados? Caso positivo, esses cheques so apresentados (ou depositados) no banco rapidamente? i) O dinheiro do caixa pequeno conferido periodicamente? Item 5. Os procedimentos adotados pela empresa para ordenados e salrios obedecem aos seguintes preceitos? a) Existe comprovante do tempo trabalhado ou quantidade produzida (ex. cartes de ponto, ordens de servios etc.)? b) Quaisquer mudanas no valor dos salrios so evidenciadas por escrito e autorizadas? c) H conferncia independente da exatido aritmtica das folhas de pagamento? d) As folhas de pagamento, quando prontas, so apresentadas ao signatrio do cheque, ou da autorizao de pagamento, e por ele rubricadas? e) O cheque (ou autorizao para crdito em conta bancria) emitido pelo valor lquido da folha?
Resposta Sim No
Observao
Resposta Sim No
Observao
Continua...
Unidade 3
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Item 6. Os procedimentos adotados pela empresa para vendas obedecem aos seguintes preceitos? a) H segurana de que todo o produto vendido regularmente faturado? Todas as sadas so regularmente acompanhadas de notas fiscais? H registro especial de sadas? Esse registro conferido com as faturas emitidas? As devolues eventualmente efetuadas pelos clientes so controladas? b) Todas as notas de crdito referente a devoluo ou abatimento so aprovadas por diretor ou funcionrio categorizado? H evidncia dessa aprovao?
Resposta Sim No
Observao
Auditor /entrevistador
Data
Responsvel / entrevistado
Figura 3.1: Modelo de questionrio controle interno - geral. Fonte: Franco e Marra (1992).
QUESTIONRIO DE CONTROLE INTERNO CONTROLES DIVERSOS

Empresa:
Perodo:
Controles diversos 1. Existe organograma definindo claramente as funes e hierarquias? 2. H seguro fidelidade para os funcionrios que manuseiam e custodiam valores? 3. A cobertura de seguros de fogo revisada anualmente para adequao dos valores? Outros
Resposta Sim No
Observao
Data
Figura 3.2: Modelo de questionrio controle interno controles diversos. Fonte: Franco e Marra (1992).
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QUESTIONRIO DE CONTROLE INTERNO ESTOQUES

Empresa:
Perodo: Estoques Separao de Funes: Anote os nomes das pessoas que, de qualquer forma, exeram controle dos estoques e dos que autorizam entradas e sadas, ou faam a conferncia, incluindo os que fazem os clculos de avaliao. - Verifique se h incompatibilidade de funes. - Verificar se so exercidos controles para evitar ou detectar desvios e desfalques, por meio da deturpao de quantidades e/ou de valores. Controles diversos 1. Os controles existentes so adequados para assegurar que todos os estoques sejam includos nos inventrios? 1.1 E que pertenam efetivamente empresa? 1.2 Que estoques j faturados, mas no entregues, sejam contados e, depois segredados? 1.3 Que estoques entrados desacompanhados da Nota Fiscal do fornecedor sejam identificados e segregados? 2. Os estoques pertencentes empresa, mas depositados em poder de terceiros, so adequadamente controlados? 3. Existe sistema de verificao dos estoques e dos registros, para detectar itens imprestveis ou danificados? 3.1 As baixas so precedidas de cuidados apropriados para evitar desvios? 4. Os sistemas de avaliao sofrem adequada reviso, para evitar distores? 4.1 A reviso objetiva, tambm, cotejar os valores de avaliao com os de reposio ou venda? 5. Os estoques esto armazenados em locais seguros, havendo adequada proteo contra roubo? 6. Os controles de entrada e sada dos estoques so eficientes, no sentido de evitar desvios? 7. Os registros de entrada e sada so periodicamente conciliados com as existncias e com a contabilidade? 8. Os procedimentos de inventrio so adequados? NOTA: Fazer a verificao juntamente com o programa especial Observao de Inventrio Fsico. Sim No
Data
Figura 3.3: Modelo de questionrio controle interno - estoques. Fonte: Franco e Marra (1992).
Unidade 3
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QUESTIONRIO DE CONTROLE INTERNO INVESTIMENTOS

Empresa:
Perodo:
Investimentos Separao de Funes: Anote os nomes das pessoas que, de qualquer forma, tenham o encargo de comprar, vender, avaliar, custodiar e registrar os investimentos temporrios. - Verifique se h incompatibilidade de funo e se a separao dessas funes suficiente para evitar, ou detectar, desfalques, ou sua ocultao, por meio da omisso de registro ou superavaliao. Controles diversos 1. Os ttulos so nominativos? 2. As compras e vendas so autorizadas, mencionando-se vendedores ou compradores e valores das transaes? 3. Existe custdia eficiente e em local adequado? 4. So feitas inspees fsicas peridicas e os seus resultados anotados? 5 H registros independentes para o controle dos investimentos? 5.1 So autorizados e adequados? Sim No
Data
Figura 3.4: Modelo de questionrio controle interno - investimentos. Fonte: Franco e Marra (1992).
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QUESTIONRIO DE CONTROLE INTERNO IMOBILIZADO

Empresa:
Perodo:
Investimentos Separao de Funes: Anote os nomes das pessoas que, de qualquer forma, exeram o controle do ativo imobilizado, mantenham seus registros, confiram ou controlem esses registros, autorizem compra ou venda, preparem elementos referentes movimentao do ativo imobilizado para efeito de contabilizao. - Verifique se h incompatibilidade de funes. - Verifique se so exercidos controles independentes para evitar ou descobrir desvios por meio da superavaliao do ativo imobilizado. Controles diversos 1. Os controles existentes so adequados para evitar a contabilizao ou a permanncia de bens obsoletos, depreciados ou sem valor? 2. As compras e vendas so autorizadas, mencionando-se vendedores ou compradores e valores das transaes? 2.1 As entradas so objeto de processos de verificao para determinar tratar-se de reposio ou nova aquisio? 2.2 Esse processo determina o novo valor do bem e/ou do que substitudo? 3. As eventuais baixas, ou vendas, de bens do imobilizado so precedidas de autorizao competente? 4. So feitos levantamentos e inspees peridicos? 4.1 Os ajustes so apropriados, depois de investigados? 4.2 H reviso peridica dos registros para investigar bens sem uso? 4.3 No caso de locao, h controle apropriado? Sim No
Data
Figura 3.5: Modelo de questionrio controle interno - imobilizado. Fonte: Franco e Marra (1992).
Unidade 3
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Diante dos diversos modelos de questionrios de controles internos, voc pode observar a importncia do auditor responsvel em fazer a adequao desses questionrios ou desenvolv-los de acordo com a necessidade da empresa ou organizao, ainda, destacando-se que a experincia do auditor importante para o desenvolvimento do processo de anlise sobre o controle.
Sntese
Nesta unidade, voc teve a oportunidade de compreender os conceitos sobre controles internos a partir das definies apresentadas para classificao e ambientes e seus princpios bsicos para estabelecer um sistema de controles internos que envolvam a administrao da organizao ou empresa, de acordo com suas necessidades, dimenses e informaes que pretende obter. Alm disso, voc conheceu como os sistemas de controles internos podem ser avaliados, por meio das tcnicas de fluxograma j apresentadas na unidade anterior, a reviso analtica que se utiliza dos meios estatsticos e alguns modelos de questionrios de controles internos aplicados nos trabalhos de auditoria operacional.
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Ao final de cada unidade, voc realizar atividades de autoavaliao. O gabarito est disponvel no final do livro didtico. Mas esforce-se para resolver as atividades sem ajuda do gabarito, pois, assim, voc estar promovendo (estimulando) a sua aprendizagem. 1) Numere a 2 coluna de acordo com o que se apresenta na 1. 1 Coluna (1) (2) (3) Controle interno; Controle Os controles internos se classificam de acordo com a AICPA. Controles internos contbeis, de acordo como AICPA, so: ( ) ( ) ( ) 2 Coluna Envolvem segregao de funes; sistema de autorizao; sistema de registro. Caixa, clientes, estoques, fornecedores, recebimentos, compras, entre outros. Envolvem pessoal qualificado, estmulo eficincia operacional e obedincia s normas. o conjunto de procedimentos de controle praticado internamente na organizao ou empresa, podendo ser melhorado, modificado ou excludo de acordo com a poltica e os critrios da gesto da administrao. Fluxograma, reviso analtica e questionrios de controles internos. Segundo o Statement Auditing Stardarts (SAS) n 1, em: contbeis e administrativos. Qualquer ao executada pelas gerncias, diretoria e outros para aperfeioar o gerenciamento de risco e incrementar a probabilidade de que os objetivos estabelecidos e as metas ho de ser atingidos. A equipe de gerentes planeja, organiza e dirige o desempenho de aes suficientes para prover razovel segurana de que objetivos e metas sejam atingidos.
(4)
( )
(5)
Controles internos administrativos, de acordo como AICPA so: So ambientes dos controles internos Os sistemas de controles internos podem ser avaliados por meio de.
( )
(6) (7)
( ) ( )
Unidade 3
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2) Nas afirmativas a seguir, assinale a(s) afirmativa(s) falsa(s) e a(s) reescreva de forma que fiquem verdadeiras. a) ( ) De acordo com o Ibracon (1998), no enfoque do auditor, os controles internos podem ser classificados como: ambiente de controle; controles diretos e controles gerenciais.
b)
A segregao de funes de acordo com os princpios bsicos do controle interno : a estrutura de um controle interno deve prever a combinao entre as funes de autorizao/aprovao, de operaes, execuo, controle e contabilizao dessas de tal forma que nenhuma pessoa detenha incompetncia e atribuies em desacordo com outro princpio.
c)
A reviso analtica a anlise estatstica dos controles contbeis, com o objetivo gerencial. Tem como finalidade dar segurana a respeito da exatido do sistema contbil pela determinao da consistncia e razoabilidade de variveis estatsticas, relatrios etc.
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d)
A aderncia s diretrizes e normas legais conforme os princpios bsicos do controle interno necessria existncia, no rgo/entidade, de sistema estabelecido para determinarem e assegurarem a observncia de diretrizes, planos, normas, leis, regulamentos e procedimentos administrativos internos.
e)
O principal meio de controle de que dispe uma administrao a sequncia do controle dos registros dos atos administrativos concomitante ao controle, existindo ainda aqueles que preveem a ocorrncia do fato por antecipao (controle precedente).
Unidade 3
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Saiba mais
Se voc desejar, aprofunde os contedos estudados nesta unidade ao consultar as seguintes referncias: ATTIE, William. Auditoria: conceitos e aplicaes. 3. ed. So Paulo: Atlas.2006. FRANCO, Hilrio e MARRA, Ernesto. Auditoria contbil. So Paulo: Atlas 1992. CRUZ, Flvio da, GLOCK, Jos Osvaldo. Controle Interno dos Municpios: orientao para a implantao de relacionamento com os tribunais de contas. So Paulo: Atlas, 2003. HERZMANN, Nlio. Auditoria contbil: livro didtico; design institucional Flavia Lumi Matuzawa, Viviane Bastos. Palhoa: UnisulVirtual, 2009. JUNG, Srgio. Auditoria: conceitos, normas, tcnicas e procedimentos: teoria e 900 questes. 8. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006. PINHO, Ruth Carvalho de Santana. Fundamentos de auditoria: auditoria contbil: outras aplicaes de auditoria. So Paulo: Atlas, 2007.
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UNIDADE 4
Natureza e vantagens para administrao, investidores e fisco sobre a auditoria operacional

Conhecer a natureza dos processos e da anlise da
afirmao.
Relacionar os aspectos administrativos e de controle da
auditoria operacional.
Identificar as vantagens dos trabalhos de auditoria para
administrao, investidores e fisco. operacional.
Compreender o que relevncia e risco para auditoria
Sees de estudo
Seo 1 Natureza da auditoria operacional Seo 2 Caractersticas, finalidades, objetivos e
modalidades de auditoria operacional
Seo 3 Relevncia da auditoria operacional

Nesta unidade da disciplina de Auditoria Operacional, voc vai conhecer a natureza da auditoria operacional e seus processos, vai conhecer, tambm, a anlise da afirmao, alm de relacionar os aspectos administrativos e de controle da auditoria operacional. Vamos identificar as vantagens dos trabalhos de auditoria operacional para as administraes das empresas ou organizao, para os investidores e para o fisco. Vamos, tambm, compreender o significado de relevncia e dos riscos da auditoria operacional e seus trs componentes: riscos inerentes, riscos de controle e riscos de deteco. Aproveite ao mximo esta disciplina, que vai levar voc a um aprofundamento em auditoria operacional. Tenha bons estudos!
Seo 1 Natureza da auditoria operacional

Em geral, a auditoria operacional procura realizar suas atividades em torno das operaes da empresa ou organizao na qual est inserida, examinando e avaliando os sistemas de controles internos que vo dar suporte para as auditorias independentes, para determinar se as demonstraes contbeis ou financeiras e os respectivos registros contbeis merecem ou no confiana. Isto , os trabalhos da auditoria operacional esto estruturados de forma a validar a situao dos diversos grupos de contas e aspectos do patrimnio que so frutos dos resultados das operaes que devem ser examinadas. Os trabalhos so realizados de acordo com a natureza da auditoria operacional e atravs de suas tcnicas, que reconhecem uma srie de afirmaes, apresentadas como verdadeiras pela administrao da empresa, que define e responsvel pela execuo e o resultado alcanado ou apresentado.
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A auditoria operacional revisa de forma crtica desde o processamento das atividades e dos processos, at os diversos controles internos e operacionais que existem de forma a observar se os controles condizem com os aspectos fsicos.
A auditoria operacional atua juntamente com a administrao sobre os aspectos a serem refeitos ou melhorados. Uma vez aceita sua opinio e as sugestes a serem implementadas com o intuito de provocar melhorias no processo, a auditoria operacional apresenta a real situao dos diversos aspectos patrimoniais, que iro suportar as demonstraes contbeis ou financeiras.
1.1 Processos da auditoria operacional

A finalidade da auditoria operacional a emisso de uma opinio que est fundamentada nos procedimentos aplicveis para verificar a fidelidade dessas afirmaes e para se traar um plano estratgico de levantamentos dos pontos bsicos, com o intuito de auxiliar os processos seguintes das etapas que a auditoria operacional deva realizar. Para Attie (2006, p. 43), quando se est nessa fase do trabalho:
Procura-se, por intermdio da leitura e visualizao de cada fator, buscar a origem dos dados, a complexidade, a relevncia e o levantamento de perguntas a cada afirmao que venha a auxiliar a confeco de um bom planejamento de trabalho. Como exemplo, pode-se considerar o Balano Patrimonial (BP) que a principal demonstrao no rol das demonstraes contbeis ou financeiras que reflete, atravs do resultado alcanado ao final do exerccio social, a posio patrimonial e financeira da empresa ou entidade em determinada data da sua publicao. Esta afirmao est associada com cada grupo, subgrupo ou conta que representada no Balano Patrimonial (BP) e suportada por um lastro que mesurado em moeda corrente (valores em reais) sobre todos os saldos apresentados.
Unidade 4
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1.2 Anlise da afirmao

Ao analisarmos a afirmao, devemos compreender que existe um caminho ou um roteiro a ser considerado para realizao da anlise da afirmao, como apresentado na figura a seguir:
ANLISE DA AFIRMAO
AVALIAO DA AFIRMAO
AFIRMAO
FORMAO DE OPINIO
OBTENO DE ELEMENTOS COMPROBATRIOS
Figura 4.1 Roteiro do processo auditorial. Fonte: Attie, 2006, p. 43.
Observando o roteiro apresentado sobre a anlise da afirmao, podemos observar que sua anlise permite identificar vrias afirmaes descritas por bens, direitos e obrigaes a cumprir, originados e lastreados em diversas naturezas, sendo cada verificao, isoladamente, uma afirmao. Deste modo, identificado a origem e a natureza das afirmaes, possvel determinar os itens cuja comprovao seja necessrio, inclusive quanto ao grau de importncia a ser dado a cada uma das afirmaes. Fundamentalmente, uma anlise adequada compreende, para efeitos de auditoria operacional, trs pontos importantes a considerar, como veremos no quadro 4.1, a seguir.
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Pontos
Explicao J explicada na unidade anterior, trata-se da anlise estatstica dos controles contbeis, com o objetivo gerencial. Tem como finalidade dar segurana a respeito da exatido do sistema contbil atravs da determinao da consistncia e razoabilidade de variveis estatsticas, relatrios, etc. Cabe ressaltar a existncia de um risco que pode ter menor significado no trabalho como um todo. importante questionar cada dado para poder obter o maior nmero de informaes possvel e assim dar continuidade fase de planejamento do trabalho. O planejamento pressupe um adequado nvel de conhecimento sobre a atividade operacional e os processos, bem como a empresa ou entidade. o alicerce sobre o qual todo o trabalho deve ser fundamentado e funciona como um mapa estrategicamente montado para fazer percorrer as mais diversas rotinas e atividades com o intuito de identificar a real situao da entidade. Ainda atravs do planejamento, so estabelecidos antecipadamente o que deve ser feito, como e onde, quando e por quem, em nvel de detalhes suficientes, sem sair do foco principal. Conhecimento sobre a empresa ou entidade e, principalmente, sua totalidade, sobre as operaes e atividades por ela praticadas, e sobre como e por que a empresa faz o que faz so coisas essenciais para realizar uma auditoria operacional eficiente e eficaz. Quanto melhor o auditor responsvel pelas atividades compreender o dado em profundidade, maior possibilidade haver de o exame ser eficiente, e mais valioso ser o servio realizado.
1. Reviso Analtica
2. Planejamento
3. Conhecimento
Quadro 4.1 Pontos importantes a considerar na anlise da afirmao na Auditoria Operacional. Fonte: Adaptado de Attie (2006, p. 44).
- Acompanhe, a seguir, os aspectos administrativos e de controle da auditoria operacional, visando s vantagens para administrao da empresa ou entidade, alm das vantagens para os investidores e vantagens para o fisco.
Seo 2 Aspectos administrativos e de controle da auditoria operacional

A auditoria, em linhas gerais, conta com um carter preventivo e no policialesco. Em especial, a auditoria operacional que realizada em carter permanente, pois ela se constitui em um diferencial competitivo para as organizaes que contam com estas atividades. Para Crepaldi (2002, p. 29), a auditoria:
Unidade 4
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Atualmente um meio indispensvel de confirmao da eficincia dos controles e fator de maior tranquilidade para a administrao e de maior garantia para investidores, bem como para o prprio fisco, que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito, que contribui indiretamente para melhor aplicao das leis fiscais.
Os trabalhos de auditoria operacional em carter permanente nas empresas e organizaes auxiliam as auditorias externas de acordo com sua independncia, pois a auditoria operacional no se envolve com o ambiente de trabalho, evitando embarao e possveis constrangimentos. Alm disso, h uma considervel reduo de custo em funo da permanncia da auditoria operacional. Uma das principais vantagens da permanncia de uma auditoria operacional, de acordo com sua abrangncia, alm de fatores tcnicos e fatores psicolgicos, que as pessoas, ao saberem que h um controlador, inibem qualquer iniciativa de cometer irregularidades. Podemos considerar como principais reas de atuao da auditoria operacional as seguintes:

saldo das contas do balano; contabilidade; sistema de informtica; folha de pagamento; faturamento; estoques; processos de produo; controles internos sobre segurana, oramento, entradas e sadas de pessoal, ponto, horas extras, perdas, entre outros.
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2.1 Vantagens para a administrao da empresa ou organizao

Os trabalhos de auditoria operacional demonstram vrias vantagens para a administrao das empresas ou organizaes. Entre estas vantagens podemos destacar: 1. Fiscaliza a eficincia dos controles internos permanentemente, aplicando as devidas correes e melhorias necessrias ao bom desempenho da atividade ou negcio. 2. Assegura maior correo dos registros contbeis baseado em evidncias que venham a afianar a real ordem e registro deve ser considerado. 3. Auxilia a adequao na elaborao das demonstraes contbeis ou financeiras, principalmente o desenvolvimento das notas explicativas. 4. Dificulta desvios e erros sobre os saldos de bens patrimoniais e pagamentos indevidos sobre as despesas. 5. Possibilita apurao de omisso no registro das receitas, na realizao oportuna de crditos ou na liquidao oportuna de dbitos. 6. Contribui para obteno de melhores informaes sobre a real situao econmica, patrimonial e financeira das empresas. 7. Aponta ocorrncia de falhas na organizao administrativa da empresa e nos controles internos.
2.2 Vantagens para os investidores (scios ou acionistas)

Considerando que os scios ou acionistas quando investem em um negcio ou na montagem de uma empresa ou organizao ou se tornam detentores do capital, sejam estes minoritrio ou majoritrio, buscam lucros ou resultados que venham justificar seu investimento, destacamos as vantagens que a auditoria operacional pode proporcionar aos investidores:
Unidade 4
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1. Os trabalhos de auditoria operacional contribuem para maior exatido da elaborao das demonstraes contbeis ou financeiras das empresas ou organizaes. 2. Tambm possibilitam melhores informaes sobre a real situao econmica, patrimonial e financeira das empresas ou organizaes. 3. Sobretudo, asseguram a maior exatido dos resultados apurados de acordo com o acompanhamento dos diversos controles que contribuem para o fechamento.
2.3 Vantagens para o fisco

Devemos sempre lembrar que o governo (fisco) autoriza as empresas a funcionarem e, desta forma, cobra sua parte atravs dos tributos sobre as atividades e os negcios para manter os servios que deve prestar sociedade, como educao, segurana, saneamento, entre outros. Assim, a auditoria operacional tambm apresenta papel de destaque para o fisco, como no tocante s vantagens que seguem: 1. Permite maior exatido e confiabilidade sobre a elaborao das demonstraes contbeis ou financeiras apresentadas. 2. Consequentemente, a parcela de tributos ou impostos reservados arrecadao atravs do fisco tambm confirmada e aceira com maior exatido, proporcionando maior confiabilidade do governo em suas trs esferas: municipal, estadual e federal. 3. Contribui para maior observncia e obedincia das leis fiscais vigentes no pas. Apresentadas as vantagens da auditoria operacional, passamos a apresentar a relevncia da auditoria operacional no curso de sua atividade ou processo na organizao das empresas.
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Seo 3 Relevncia da auditoria operacional

Os trabalhos de auditoria devem ser planejados e executados a partir do entendimento do auditor do que significa sua natureza e magnitude, na expectativa de que os eventos relevantes relacionados influenciem as decises de um usurio das demonstraes contbeis. H alguns pontos a serem considerados no planejamento da auditoria, para que sejam tomadas decises importantes sobre a extenso dos trabalhos, como, por exemplo:
Determinar a natureza, a oportunidade e a extenso dos procedimentos de auditoria a serem aplicados. Avaliar o efeito das distores sobre os saldos, denominao e classificao das contas. Determinar a adequao da apresentao e da divulgao da informao contbil de acordo com o patrimnio da empresa ou organizao.
As decises ainda podem estar associadas experincia ou viso do profissional envolvido sobre determinada organizao ou mesmo sobre a definio e planejamento dos trabalhos, bem como a realizao deles.
3.1 Riscos da auditoria operacional

A auditoria operacional, como uma especificidade de auditoria como um todo, desempenhada para obter segurana razovel, o que no significa segurana absoluta, de que as demonstraes contbeis ou financeiras no contm classificaes enganosas e materiais sobre os saldos e os aspectos patrimoniais. Assim, existe algum risco de que as demonstraes contenham algum erro que o auditor no conseguiu detectar durante os trabalhos aplicados de auditoria. Segundo Blyton (2002, p. 181):
Unidade 4
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Se o auditor interpretar que segurana razovel representa 99% de certeza de que as demonstraes contbeis no contm classificao indevida relevante, o risco de auditoria ser de 1%; se interpretar que 95%, o risco ser de 5%. O desafio ltimo da auditoria que auditores no podem examinar todas as possveis evidncias referentes a todas as afirmaes referentes a todos os saldos de contas e classes de transaes. O modelo de risco de auditoria orienta auditores na coleta de evidncia, para que eles possam atingir o desejado grau de segurana razovel.
Para melhor compreender os riscos da auditoria operacional e explicar a importncia do conceito de risco de auditoria, tornase necessrio mencionar e explicar os trs componentes na subdiviso a seguir.
Riscos da auditoria e seus componentes

Os riscos da auditoria no devem ser considerados apenas sobre a relevncia dos saldos materiais de cada conta ou classe de transao, mas devem ser compreendidos como riscos da auditoria trs componentes: 1. Riscos inerentes: a suscetibilidade de uma afirmao a um erro ou classificao indevida, supondo que no haja controles internos que com ela se relacionem. 2. Riscos de controle: o risco de que um erro ou classificao indevida sobre materiais que possam constar de uma afirmao no seja evitado ou detectado tempestivamente pelos controles internos da entidade. 3. Riscos de deteco: o risco de que o auditor no detecte um erro ou classificao indevida de materiais que existam em uma afirmao. Deve-se considerar que quanto mais a auditoria ocorrer em tempo real sobre os controles internos, maior a segurana e menor o risco, pelo fato de que os problemas, os acontecimentos e os eventos, bem como as pessoas envolvidas no processo esto presentes para relatar e compor em detalhes as diversas situaes que ocorrem no dia-a-dia das empresas ou organizaes.
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Sntese
Nesta unidade, aps os estudos da natureza e seus processos da auditoria operacional e anlise da afirmao, vocs puderam estudar os diversos aspectos administrativos e de controle da auditoria operacional. Voc tambm pde conhecer as vantagens da auditoria operacional para a administrao da empresa ou organizao, vantagens para os investidores (scios ou acionistas) e vantagens para o fisco. Ainda apresentamos os conceitos de relevncia para auditoria e o risco e seus trs componentes: riscos inerentes, riscos de controle e riscos de deteco.
Ao final de cada unidade, voc realizar atividades de autoavaliao. O gabarito est disponvel no final do livro didtico. Mas esforce-se para resolver as atividades sem ajuda do gabarito, pois, assim, voc estar promovendo (estimulando) a sua aprendizagem. 1) De acordo com o processo da auditoria operacional, com base na figura baseada na anlise da afirmao sobre o roteiro do processo auditorial, defina quantas e quais so e explique as etapas da Anlise da Afirmao.
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2) Assinale com F as alternativas falsas e com V as alternativas verdadeiras. a) ( ) De acordo com os aspectos administrativos e de controle da auditoria operacional, o controle no preventivo e ganha um cuidado policialesco. ) A reviso analtica, planejamento e conhecimento so, de acordo com a natureza da auditoria operacional, afirmaes apresentadas e verdadeiras. ) Durante a reviso analtica pode ser importante questionar cada passo dado para poder obter o maior nmero de informaes possvel e assim dar continuidade fase de planejamento do trabalho. ) Planejamento o alicerce sobre o qual todo o trabalho deve ser fundamentado e funciona como um problema estrategicamente montado para no fazer as mais e diversas rotinas e atividade com o intuito de identificar a real situao da entidade. ) Conhecimento sobre a empresa ou entidade e, principalmente, sua totalidade, das operaes e atividades por ela praticada, do como e por que a empresa faz o que faz essencial para realizar auditoria operacional eficiente e eficaz.
b) (
c) (
d) (
e) (
3) Conforme os aspectos administrativos e de controle da auditoria operacional, analise as afirmativas a seguir, assinalando a(s) afirmativa(s) falsa(s). Depois, reescreva- a(s) de forma que fique(m) verdadeira(s): a) ( ) So considerados os trs pontos importantes para compreender uma anlise adequada: reviso analtica, planejamento e conhecimento.
b) (
) Diante dos aspectos administrativos e de controle, a auditoria operacional realizao em carter permanente.
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c) (
) Os aspectos administrativos e de controle da auditoria operacional trazem um diferencial nada competitivo para a empresa.
d) (
) Os aspectos administrativos e de controle da auditoria operacional auxiliam as auditorias externas.
Saiba mais
ATTIE, William. Auditoria: conceitos e aplicaes. 3. ed. So Paulo: Atlas, 2006. BOYTON, William C., Auditoria / Willian C. Boyton, Raymond N. Johnson, Walter G. Kell; traduo Jos Evaristo dos Santos. So Paulo: Atlas, 2002. CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria contbil. So Paulo: Atlas, 2004. FRANCO, Hilrio; MARRA, Ernesto. Auditoria Contbil. So Paulo: Atlas, 1992. HERZMANN, Nlio. Auditoria contbil: livro didtico; design institucional Flavia Lumi Matuzawa, Viviane Bastos. Palhoa: UnisulVirtual, 2009. JUNG, Srgio. Auditoria: conceitos, normas, tcnicas e procedimentos: teoria e 900 questes. 8. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006.
Unidade 4
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UNIDADE 5
Tcnicas e execuo de auditoria operacional

Conhecer as diversas tcnicas e execuo da auditoria
operacional.
Compreender a importncia das vrias etapas
existentes nas tcnicas e execuo da auditoria operacional. com o desenvolvimento dos trabalhos de auditoria operacional.
Relacionar as vrias etapas das tcnicas de execuo
Sees de estudo
Seo 1 Tcnicas e execuo de auditoria operacional

Nesta unidade da disciplina Auditoria Operacional, voc vai conhecer as tcnicas e execuo de auditoria operacional. Vamos apresentar as diversas etapas que integram as partes tcnicas de execuo. Entre as vrias etapas, destacamos os exames fsicos de documentos; as contagens fsicas; a comparao e anlise de registros; as conferncias de clculos; a observao de procedimentos por meio de investigao minuciosa; a realizao de entrevistas; a aplicao de questionrios; os inquritos; a aplicao de circularizao; o ponto de controle; a definio da amostra; a confidencialidade de informaes; a verificao in loco e o acompanhamento do planejamento. Aproveite ao mximo esta disciplina que vai levar voc a um aprofundamento em auditoria operacional. Tenha bons estudos!
Seo 1 Tcnicas e execuo de auditoria operacional

As tcnicas e execuo de auditoria operacional so as atividades de averiguao e investigao formadas por um conjunto de etapas, utilizadas como ferramentas que possam dar condies para o auditor formar uma opinio sobre as atividades da empresa ou entidade, a partir da anlise aprofundada das demonstraes contbeis e de todas as evidncias e informaes que possibilitem a conferncia dos fatos possveis relacionados ao patrimnio. Assim, atravs das tcnicas e execuo aplicadas cabe ao auditor identificar e atestar a validade de qualquer informao que afirme e contribua para a formao da confirmao sobre a situao real patrimonial. Isto realizado atravs das diversas etapas que a empresa possui em sua atividade, a partir da extenso e da profundidade que cada parte ou etapa do negcio requer, at que se obtenham provas materiais que comprovem, satisfatoriamente, a afirmao analisada.
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A excusso dos trabalhos de auditoria muitas vezes aplicada atravs de testes de observncia e testes substantivos. Desta forma, Jung (2006, p. 467) define que:
Os testes de observncia visam obteno de razovel segurana de que os procedimentos de controle interno estabelecidos pela administrao esto em efetivo funcionamento e cumprimento. Os testes substantivos visam obteno de evidncia quanto suficincia, exatido e validade dos dados produzidos pelo sistema contbil da entidade dividindo-se em: a) testes de transaes e saldos; e b) procedimentos de reviso analticos.
Mas os trabalhos da auditoria operacional precisam estar atrelados ao objetivo que se deseja atingir de acordo com as metas a serem alcanadas, como exemplo, podemos citar a inspeo fsica realizada sobre os ativos permanentes da empresa ou organizao, tem como finalidade confirmar uma prova material e satisfatria sobre a existncia e situao do mesmo.
Os trabalhos realizados pela auditoria operacional requerem uma atitude livre e a avaliao de coleta de provas deve ser feita com independncia e de forma impessoal. Os critrios devem ser adotados de forma isenta e inquestionvel e as investigaes devem ser feitas atravs de vrias tcnicas aplicadas.
De acordo com as tcnicas de auditoria operacional, destacamos as seguintes etapas de execuo, que sero detalhadas na sequncia desta nica seo: 1.1 Exames fsicos de documentos 1.2 Contagens fsicas 1.3 Comparao e anlise de registros 1.4 Conferncias de clculos 1.5 Observao de procedimentos por meio de investigao minuciosa
Unidade 5
101
1.6 Realizao de entrevistas 1.7 Aplicao de questionrios 1.8 Inquritos 1.9 Aplicao de circularizao 1.10 Ponto de controle 1.11 Definio da amostra 1.12 Confidencialidade de informaes 1.13 Verificao in loco 1.14 Acompanhar o planejamento Conforme poderemos observar atravs da utilizao destes procedimentos listados, a auditoria operacional, de acordo com os objetivos a serem alcanados, dever estabelecer suas metas em seu programa, divididas por atividade, assim como a parte a ser investigada e analisada, de acordo com os objetivos e com a segurana que os trabalhos necessitam.
Devemos lembrar que apenas um destes procedimentos poder alcanar os objetivos ou haver casos em que se deve aplicar todos ou parte dos procedimentos apresentados para atingir o objetivo que os trabalhos exigem.
1.1 Exames fsicos de documentos

Podemos considerar o exame fsico de documentos a verificao in loco de documentos legais que do suporte s atividades e s operaes da empresa, com observncia do contedo descrito e o estado de conservao e apresentao. Deve-se considerar:

rasuras; legibilidade; existncia;
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organizao; armazenamento; e autenticidade.
Os exames de auditoria compreendem, a partir da constatao do local, as caractersticas dos documentos que suportam as operaes, considerando o zelo e o estado que estes documentos se encontram de acordo com os itens j mencionados: se os documentos so legveis, sem rasuras, se eles existem e esto arquivos de maneira a atender um mnimo de organizao, etc. Diante das constataes j mencionadas, ser definida a amostragem para anlise fsica, realizada nas dependncias da empresa ou organizao, considerando, tambm, o ambiente, a forma de manuseio, a organizao e o arquivamento dos documentos.
As observaes realizadas e aplicadas de surpresa iro contribuir na inspeo do auditor no que diz respeito deteco dos ambientes e organizao nas reas de manuseio no tratamento do arquivamento, transporte e contedo e proteo que os documentos recebem.
Ainda importante considerar o nvel de segurana que a empresa ou organizao tem em seu ambiente quanto proteo e manuseio dos documentos em seus vrios setores organizacionais, como, por exemplo: a) controle de acesso fsico: se somente pessoas autorizadas tem acesso, por exemplo, a tales de cheques, tales de notas fiscais, entre outros documentos importantes no desenvolvimento da atividade; b) caractersticas de preenchimento dos documentos quanto a rasuras, adulteraes, falsificaes de assinaturas, complementaes, entre outras; c) cuidados quanto a acidentes e proteo contra catstrofes de incndios, enchentes, inundaes e desabamento.
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Podemos considerar como exame fsico de documentos os seguintes procedimentos:
documentos de aquisio de matria-prima e imobilizados, confrontao do pedido com a nota fiscal da mercadoria; documentos de vendas realizadas de bens ou servios de acordo com a natureza da operao da empresa, confrontao do pedido com a nota fiscal fatura; documentos de requisies internas e externas que autorizam a alocao e aquisio de recursos para produo, despesas com viagens; documentos de apontamento de controle ponto, alocao de mo-obra direta ou indireta de acordo com sua utilizao; documentos de contratos obtidos e concedidos mencionados os detalhes legais a serem considerados.
1.2 Contagens fsicas

As contagens fsicas so procedimentos importantes para garantir a existncia dos ativos da empresa ou organizao. Normalmente, deve ser feita em todos os setores, considerando tudo que existe neles, como, por exemplo: a) contagem das instalaes: deve-se contar todos os itens existentes na organizao, como mesas, cadeiras, prateleiras, mquinas, equipamentos diversos, ferramental, etc. Lembre-se que, dependendo da empresa, esta atividade pode ser muito grande, por estar relacionada com tudo que a empresa possui; b) contagem de matria-prima: imagine em uma indstria como esta atividade pode ser ampla e importante para o desempenho, controle e planejamento; c) contagem de todos os insumos e materiais de consumo: so milhares de itens a serem considerados dependendo do tipo de empresa, mesmo em empresas menores;
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d) contagem dos produtos acabados: contagem que vai dar condio de elaborar a separao de pedidos, processar as entregas ou definir a elaborao de novos lotes e assim por diante; e) contagem de pessoas envolvidas no processo e na atividade da empresa ou organizao; f) contagem de todas as operaes e processos que a empresa ou organizao possui. Ainda importante considerar que para a realizao da contagem fsica, o auditor deve estar informado sobre a unidade de medida utilizada para cada tipo de produto ou item a ser contado, principalmente com relao ao estoque.
Voc pode imaginar como que se conta estoques de canos de PVC, estoque de parafusos, estoque de oxignio (produtos inflamveis), estoque de gasolina (lquidos), estoque de gros, entre outras formas relacionadas aos mais diversos tipos de produtos que possam existir.
Tambm para a realizao da contagem fsica, o auditor deve ter alguns cuidados a considerar, como, por exemplo:
toda contagem realizada deve ser acompanhada pelo responsvel pelo ativo, pelo estoque, pelo imobilizado ou pelo item que esteja sendo conferido; feita a contagem fsica, deve-se tomar o cuidado de elaborar um papel de trabalho com todas as informaes pertinentes, que deve conter a rubrica do auditor e do auditado; realizar a confrontao das quantidades apuradas com os registros de controle e a contabilidade sobre todas as operaes existentes; registrar no relatrio todas as divergncias encontradas que devero estar anotadas no papel de trabalho, indicando as provveis e possveis causas das divergncias e, se possvel, apresentar as solues para possveis correes e providncias a serem tomadas.
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Deste modo, para um bom desenvolvimento desta atividade, recomendvel que o auditor tenha um bom conhecimento sobre o tipo de contagem que deve ser feita, assim como sobre o local e as dimenses, e considerar tambm qual o momento ideal para a aplicao da contagem fsica. Um fator importantssimo considerar o fator surpresa.
1.3 Comparao e anlise de registros

A comparao e a anlise de registros so utilizadas para constatao da veracidade das informaes obtidas sobre as atividades operacionais em relao aos registros contbeis, considerando a existncia dos saldos, das conciliaes, das quantidades, entre outros dados. Estes procedimentos associados da informao a ser verificada, do local de constatao de armazenamento ou depsito, da compreenso do contedo e da composio de saldos e da evoluo de cada conta ou item a ser analisado permitem alcanar um grau de segurana quanto veracidade dos registros existentes na empresa ou organizao.
A comparao e a anlise dos registros permitem detectar a situao de cada cliente ou fornecedor, comparando o controle analtico dos registros e balancetes com os registros empresariais de controle internos existentes e com o estoque fsico.
Como podemos observar, estas atividades so correlacionadas, mas exigem uma anlise detalhada e minuciosa de acordo com a origem ou destino dos itens a serem verificados.
Como exemplo de anlise de contas a receber ou contas a pagar, precisamos verificar os documentos fiscais de origem das operaes com observncia das notas fiscais, da fatura, das quantidades descriminadas, dos valores destacados, do cliente, do fornecedor, da data e da operao. Outro exemplo que pode ser considerado a comparao do extrato bancrio com a contabilizao sobre a movimentao bancria que pode gerar a conciliao bancria.
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Veja, a seguir, um modelo de conciliao bancria.

MODELO DE CONCILIAO BANCRIA
Instruo para Preenchimento EXECUTOR Indicar o nome completo do rgo entidade Conveniente; CONVNIO N - Indicar o nmero original do Convnio ou Conta Bancria 1. SALDO EXTRATO BANCRIO - Indicar a data e o valor do saldo do ltimo extrato bancrio apresentado. 2. TOTAL DE CHEQUES NO COMPENSADOS - Indicar o valor total dos cheques emitidos e no compensados. SALDO CONCILIADO (1-2) - Indicar o resultado dos valores apresentados nos campos 1 e 2. RELAO DE CHEQUES NO COMPENSADOS CHEQUES N- Indicar os nmeros dos cheques emitidos e no compensados. DATA DA EMISSO - Indicar as datas respectivas dos cheques emitidos. FAVORECIDO - Indicar o nome completo ou razo social dos favorecidos POR CADA CHEQUE. VALOR DOS CHEQUES - Indicar os valores dos cheques emitidos. TOTAL Indicar o somatrio dos valores dos cheques emitidos. EXECUTOR - Data da emisso, nome ou carimbo e assinatura do responsvel pelo conveniente. RESPONSVEL PELA EXECUO - Data do preenchimento, nome ou carimbo e assinatura do responsvel pela execuo do projeto.
REPRODUZIR EM PAPEL TIMBRADO DA EMPRESA OU ORGANIZAO CONCILIAO BANCRIA

EXECUTOR:
1. SALDO DO EXTRATO BANCRIO 2.TOTAL DE CHEQUES NO COMPENSADOS (*) SALDO CONCILIADO ( 1- 2 ) EM, R$ EM, EM, CONVNIO ou CONTA N.:
R$ R$
(*) RELAO DE CHEQUES NO COMPENSADOS

CHEQUES N DATA DA EMISSO FAVORECIDO VALOR R$ 1,00
Continua...
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VALOR TOTA L
Executor: Nome: Assinatura: Data:
Responsvel pela Execuo: Nome: Assinatura: Data:
Figura 5.1: Modelo de conciliao bancria. Fonte: Adaptado pelo autor.
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1.4 Conferncias de clculos

A conferncia de clculos um procedimento muito importante para auditoria operacional. Este procedimento possibilita a constatao e a conferncia da adequao sobre as operaes contidas nos diversos documentos. A conferncia de clculos abrange aritmtica e clculos financeiros, como juros simples e juros compostos, entre outras variveis necessrias para confirmao dos saldos. Para Attie (2006, p. 138), esta tcnica amplamente
Utilizada em virtude de a quase totalidade das operaes dentro da empresa estar voltada para este processo contbil. No se deve, em qualquer que seja a situao, subestimar essa tcnica, que pode revelar as situaes em que erros possam ter sido cometidos e que levaram, consequentemente, a distores nas demonstraes financeiras.
Os diversos clculos apresentados normalmente so realizados e conferidos pela empresa em seus diversos setores, mas a conferncia destes clculos tambm uma atividade imprescindvel para o auditor e de grande importncia para os resultados do trabalho. Por diversas razes, estes clculos podem conter erros dos mais variados.
Por exemplo, uma inverso de nmeros, a excluso de casas decimais, ou a ausncia de um nmero sequencial. Em virtude da extenso dos trabalhos, pode tambm acontecer queda da eficincia do funcionrio encarregado pelo clculo e, por isso, podero ocorrer erros que, somados a outros j mencionados, podem trazer distores numricas que alterem as demonstraes contbeis ou financeiras.
A seguir, alguns procedimentos adotados pela auditoria operacional na conferncia dos clculos:
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a) clculo da listagem dos estoques; b) conferncia das somas do livro razo auxiliar de clientes/ fornecedores; c) conferncia das somas do livro dirio auxiliar de clientes/ fornecedores; d) reviso do clculo da equivalncia patrimonial sobre os investimentos; e) reviso do clculo dos dividendos a distribuir aos acionistas; f) conferncia do clculo da depreciao dos bens do imobilizado; g) conferncia do clculo da variao cambial sobre emprstimos; h) conferncia dos clculos de juros recebidos ou pagos e a receber/pagar.
1.5 Observao de procedimentos por meio de investigao minuciosa

Atravs da observao de procedimentos por meio de investigao minuciosa pode-se determinar a adequao das atividades operacionais da empresa ou organizao sobre a matria auditada. Podem haver apenas documentos com erros executados, duplicidade de procedimentos, omisso de procedimentos, falta ou inexistncia de procedimentos, ocorrncias detectadas como dolo, roubo, furto ou fraude, ainda assim, o auditor precisa de conhecimentos especficos para detectar a existncia de quaisquer anomalias, distores ou erros.
Tais procedimentos de investigao devem ser aplicados de acordo com o planejamento e com os objetivos dos trabalhos em tudo que o auditor for examinar, com o intuito de confirmar a fidedignidade das informaes e valores que representam os saldos sobre as demonstraes contbeis e financeiras.
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Para facilitar a verificao sobre os procedimentos, comum a utilizao das tcnicas de fluxograma j mencionadas e, a ttulo de exemplo, podemos considerar alguns procedimentos de investigao mais comuns a serem aplicados, como:

examinar a proviso para crditos de liquidao duvidosa; conferir e confirmar todos os recursos disponveis e investig-los com muito cuidado e de maneira minuciosamente aprofundada; checar o departamento de cobrana; examinar cartas de advogados recebidas pela empresa que podem revelar ou dar subsdios para a probabilidade de indcios de contas a receber, a pagar ou contingncias que no esto evidenciadas na empresa ou organizao; conferir relatrios de despesas com viagens; examinar minuciosamente documentos de compra e venda; acompanhar atravs de anlise aprofundada, conjuntamente com a verificao in loco, a conta de manuteno e reparos; atestar a veracidade da movimentao e da realizao dos pagamentos realizados, entre outras prticas.
1.6 Realizao de entrevistas

A realizao de entrevistas a forma mais eficiente de captar informaes dos profissionais e das pessoas dos vrios setores auditados.
Atravs da entrevista podem ser esclarecidas as operaes feitas, os procedimentos adotados, assim como pode ser avaliado o grau de conhecimento e interesse dos profissionais, bem como possvel obter subsdios para formar o entendimento necessrio tambm sobre o fator psicolgico dos envolvidos.
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Para obter uma eficiente atuao e um bom resultado da entrevista, devem ser tomados alguns cuidados em sua aplicao. So eles:

planejar a entrevista a ser aplicada; identificar os profissionais que executam as tarefas ou detm o conhecimento necessrio sobre o ambiente e a atividade auditada; preparar um Cheklist com todas as perguntas necessrias, como um roteiro, atravs de um questionrio, com o intuito de otimizar o tempo da entrevista; agendar com antecedncia o local e a hora da entrevista; durante a realizao da entrevista, procurar fazer anotaes objetivas e concisas; procurar fazer um formulrio para anotao das respostas obtidas do entrevistado ou do auditado e, ao final, colher a assinatura ou um ciente do entrevistado sobre as informaes fornecidas; analisar as respostas e confrontar com os acontecimentos e como deveriam estar sendo realizadas as atividades de acordo com as operaes e as definies estabelecidas pela empresa ou organizao atravs das suas normas de procedimentos ou atas de reunies; cuidar e respeitar a hierarquia empresarial e os vnculos entre as reas, evitando informaes em duplicidade ou em reas inadequadas; estabelecer um critrio para o desenvolvimento e para a aplicao da entrevista, como horrio, sequncia de assuntos e buscar abranger o assunto em uma nica entrevista; quando a entrevista for aplicada para uma equipe, procurar, tambm, se reunir em equipe de auditores para atuar conjuntamente; manter um clima de cordialidade e respeito profissional durante toda a entrevista.
112
Como se pode observar, a realizao de uma simples entrevista requer bastante preparo por parte do auditor e planejamento da auditoria, pois uma boa entrevista pode contribuir muito para o andamento dos trabalhos a serem aplicados.
1.7 Aplicao de questionrios

A aplicao de questionrios ir direcionar a conduo dos trabalhos de auditoria, considerando a cobertura de todas as situaes a serem auditadas de acordo com os questionamentos necessrios ao bom andamento da auditoria. Os questionrios facilitam e contribuem de forma dinmica com os processos de entrevistas in loco. Eles podem ajudar e facilitar inclusive parte dos trabalhos a distncia. Alm disso, os questionrios propiciam uma maior facilidade na tabulao das respostas e na correlao entre situaes crticas e o ambiente auditado de acordo com interpretao relacionada.
Esta etapa necessita de elaborao prvia do questionrio a ser aplicado, de forma a cobrir todas as situaes possveis no ambiente ou no que diz respeito ao foco da auditoria.
Na sequncia, ser apresentado um modelo de questionrio.

Questionrio sobre informaes da empresa
Seo 1 Informaes da empresa 1 - Informaes Cadastrais 1.1 1.2 1.3 1.4 Razo social Nome de fantasia Endereo CNPJ
Continua...
Unidade 5
113
1.5 1.6 1.7 1.8
Data de constituio Telefone Fax Website Quais so as autoridades regulatrias em que a empresa possui registro? Fornecer detalhes sobre os registros, tais como nome, data e n de registro da atividade. Membro de associaes de classe? Quais? Nome de quem responde ao questionrio Cargo Telefone para contato Fax E-mail para contato
1.9
1.10 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 2 - Informaes Institucionais 2.1 Quadro societrio: nomes dos principais scios e respectivas participaes (anexar Resumo Profissional conforme modelo constante na Seo IV) Principais alteraes no quadro societrio nos ltimos cinco anos. Qual a estrutura empresarial do grupo? Fornea o Organograma da Empresa (anexar Resumo Profissional dos principais executivos).
2.2 2.3 2.4
Continua...
114
2.5
Os principais scios ou os principais executivos detm participao em outros negcios? Quais? Os principais executivos exercem alguma atividade de representao ou governana (cargos em Conselhos, Diretorias, Comisses, Associaes, Bolsas, etc.) em outras empresas ou entidades? Quais? Descreva breve histrico da empresa. A Empresa possui Cdigo de tica e Conduta, Manual de Compliance, Manual de Risco, Manual de marcao a mercado? Em caso afirmativo, favor anexar. Cite os Comits formais, a sua composio em termos de cargos, a frequncia com que so realizadas as suas reunies e a forma como so registradas suas decises. A instituio possui rea de tecnologia da informao prpria? Caso afirmativo, detalhar as atividades atuais, organograma e a qualificao dos profissionais.
2.6
2.7 2.8
2.9
2.10
3 - Nmeros da Empresa 3.1 Preencha a Tabela abaixo com os valores correspondentes aos nmeros da Empresa. Ano 2004 2005 2006 2007 2008 Patrimnio sob gesto (posio de final de perodo) Nmero de pessoas que trabalham na empresa Nmero de portflios sob gesto
3.2 Fundos Clubes Carteiras
Tipologia dos portflios sob gesto n n n % carteira % carteira % carteira

Continua...
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3.3 Tipo
Como os ativos sob gesto esto divididos conforme as seguintes categorias de fundos de investimento? N Exclusivos % total
Curto Prazo Referenciado Cambial Renda Fixa Multimercado Dvida Externa Aes Outras categorias (exemplo: FIDC, FIP, FMIEE, FII, etc.) 3.4
Com quantos distribuidores e/ou alocadores a Empresa tem acordos ou contratos de distribuio? Considerando o volume total de ativos sob gesto, qual o percentual detido pelos cinco maiores distribuidores ou alocadores? Atualmente, qual o percentual do volume sob gesto que so originados especificamente de aplicaes da prpria Empresa (incluindo controladores, coligadas, subsidirias, seus scios e principais executivos)? Qual a distribuio do passivo segundo tipologia de investidor? n % passivo
n 3.5
% 3.6
% 3.7 Tipo Pessoas Fsicas Empresas Instituies Financeiras/ Seguradoras/ Soc. de Capitalizao Investidores Institucionais Previdencirios Distribuidores, Alocadores (inclui fundos de fundos de terceiros e family offices) Investidor Estrangeiro Governo 3.8
Considerando o volume total de ativos sob gesto, qual o percentual detido pelos 10 maiores clientes? Fornecer o percentual detido por cada um deles.
Continua...
116
4 - Receitas da Empresa 4.1 Qual a estrutura de receitas da Empresa? (gesto, performance, comisses, rebates, etc.). Qual parcela do resultado da Empresa vem da atividade de gesto de carteiras? A receita de Taxa de Administrao suficiente para cobrir os custos da Empresa?
4.2 4.3
5 - Recursos Humanos 5.1 5.2 Quais as regras de remunerao ou comissionamento dos funcionrios e associados? Quais so os mecanismos de reteno de talentos usados pela Empresa? Existe uma poltica para treinamento e desenvolvimento profissional dos funcionrios/ associados? Qual? 5.3
6 - Informaes Gerais 6.1 Qual o limite para o crescimento dos ativos sob gesto suportado pela atual estrutura da Empresa (instalaes, equipe, hardware e software)? Existem planos de expanso? A empresa j foi objeto de avaliao por agncia de rating? Qual a nota atribuda gesto? (anexar relatrio mais recente). A empresa j recebeu alguma premiao por publicaes ou entidades no que tange qualidade e histrico de gesto? Quais?
6.2
6.3
7 - Questes Jurdicas e Legais 7.1 Descreva como so tratadas as questes jurdicas e legais da empresa (departamento jurdico prprio ou consultoria de terceiros). A empresa ou algum de seus dirigentes j foram punidos pela CVM ou pelo Banco Central? Se positivo, informar o nmero do processo. Existe algum processo contra a Empresa ou algum de seus dirigentes na CVM ou no Banco Central?
7.2
7.3
Continua...
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8 - Anexos 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 Resumo Profissional Manual de Risco Manuais de Marcao a Mercado Manual de Compliance Cdigo de tica e Conduta Manual de Poltica de Exerccio de Direito de Voto (Proxy Voting) Relatrio de Rating Sim No Sim No Sim No Sim No Sim No Sim No Sim No
Figura 5.2 Modelo de questionrio. Fonte: ANDIMA e ANBID Questionrio Padro adaptado.
Este modelo de questionrio sobre as atividades da empresa deve ser adaptado, modificado e, at mesmo, criado de acordo com a experincia do auditor e com a necessidade que a atividade ou o departamento requerem para uma boa aplicao e para a avaliao a ser considerada em linhas gerais do negcio, dos produtos ou servios desenvolvidos.
1.8 Inquritos
O inqurito consiste em uma etapa complementar a aplicao dos questionrios. Trata-se da formulao de perguntas e da obteno de respostas satisfatrias, desde que corretamente aplicado. As perguntas devem ser formuladas com muito cuidado e respeito, de forma a serem concisas, objetivas e merecerem a ateno do entrevistado. Attie (2006, p. 140) define o inqurito como:
[...] procedimento de auditoria, pode ser utilizado atravs de declaraes formais, conversaes normais ou sem compromissos. Quando da aplicao do inqurito, o auditor deve ter em mente que as respostas obtidas devero ser examinadas para a comprovao das informaes recebidas.
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O inqurito uma das tcnicas mais utilizadas pelo auditor no curso de sua atividade de auditoria operacional: na coleta de informaes, na obteno de conhecimentos do sistema de controle interno, na obteno de dados identificando as informaes contidas atravs das vrias tarefas executadas ou nas explicaes necessrias s matrias em exames.
No curso das atividades de inqurito, medida que ocorre um aprofundamento do assunto, deve haver, entre a pessoa entrevistada e o auditor, aceitao mtua e respeito. Normalmente, as entrevistas envolvem vrios pontos de vista, e nem sempre o que se quer saber dito, mas o auditor deve estar focado em coletar informaes verdadeiras baseadas em fatos reais e relevantes, que possam ser comprovadas. Os inquritos podem ser aplicados de diversas formas, a cerca do aumento ou da diminuio das vendas, sobre a posio dos investimentos, sobre a utilizao dos recursos materiais quanto ao uso ou absolecncia, sobre a existncia de ttulos a receber com atrasos, sobre as causas provveis e sobre averiguao dos controles internos existentes quanto a sua eficincia ou no.
1.9 Aplicao de circularizao

A circularizao tem por finalidade confirmar a posio financeira de partes relacionadas com clientes, fornecedores e bancos, entre outros, para garantir a realidade de uma situao, via confirmao com mais de um interessado, admitindo-se o conceito de segregao de funes de acordo com cada pessoa auditada no processo de circularizao, conforme esclarece Gil (2000, p. 62). Para o estabelecimento da aplicao de circularizao deve ser definida a escolha do campo ou da atividade de acordo com o universo, definindo os critrios de escolha da amostra a ser circularizao conforme a definio das respostas a serem alcanadas.
Unidade 5
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O processo de circularizao pode ser efetuado com o envio de cartas, a realizao de telefonemas ou o envio de e-mails, e deve buscar a confirmao com um terceiro da informao que deseja ser obtida.
Ao receber as respostas, deve-se analis-las e confront-las com as respostas esperadas, identificando os desvios e apurados as suas causas, alm dos desvios acentuados que devem ser objeto de reconfirmaes.
1.10 Ponto de controle

O ponto de controle um procedimento que acompanha a realizao dos trabalhos e dos testes aplicados durante os trabalhos de auditoria. Normalmente, o programa que estabelece o direcionamento dos trabalhos a serem aplicados ou desenvolvidos apresenta em seu arcabouo espao para aplicar o ponto de controle ou o auditor dever elaborar formulrio prprio para anotao sobre o ponto de controle a ser observado ou acompanhado. No desenvolvimento do ponto de controle, deve-se apresentar e acompanhar o ambiente, os recursos humanos, os materiais e as tecnologias integrantes, e apresentar e a identificar a definio do enfoque do trabalho de auditoria de acordo com sua natureza, observando a otimizao desejada ou prevista.
O ponto de controle a validao sobre a forma aplicada das tcnicas, atravs de sua sustentao, baseada na experincia do auditor ou sua equipe via experincia profissional ou no uso de estatsticas para flagrar as deficincias com base nos objetivos desejados.
Para tanto, podemos destacar como rotinas do ponto de controle algumas atividades desenvolvidas durante o desenvolvimento da auditoria operacional, como as que seguem:
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a) as reas, os departamentos, a seo e as rotinas pertinentes a realizao da atividade empresarial; b) processos e resultados apresentados; c) operaes, atividades e controles que apresentam as rotinas e do respaldo atravs dos controles internos; d) irregularidades detectadas; e e) deficincias encontradas que precisam ser melhoradas.
1.11 Definio da amostra

Os trabalhos de auditoria necessitam, por parte do auditor, de um conhecimento aprofundado do universo a ser auditado, via anlise de documentos, controles internos, atividades e operaes da empresa ou organizao antes de definir a amostra a ser trabalhada, tendo como objetivo principal dar maior segurana possvel para a formao da opinio. Outro ponto a se considerar estabelecer regras para a definio da amostra. Isto permite maior velocidade e evita aplicao de testes repetitivos. importante, ento, definir algumas regras para a obteno da amostra: a) as quantidades e valores de acordo com o percentual e o grau do risco; b) datas perodos para o corte (a ocasio ideal a ser analisada); c) uso da estatstica, clculo de mdia, desvio-padro, definio do percentual; e d) aplicao de tabelas e regras, definio de escolha aleatria, entre outras. A escolha de uma amostra de acordo com estas regras permite a segurana necessria para realizao dos trabalhos de acordo com o universo, considerando ainda alguns aspectos, como a escolha de contas sem movimentao, de contas com o maior saldo, de
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Unidade 5
contas com movimentao muito irregular sem uma caracterstica de comportamento, de contas com a maior intensidade na movimentao, de contas que apresentam anomalias no saldo, etc.
1.12 Confidencialidade de informaes

Todos os trabalhos de auditoria operacional devem apresentar um grau de confiabilidade das informaes obtidas atravs das vrias atividades realizadas, como a aplicao de questionrios, o exame dos documentos, a verificao dos clculos, o teor das entrevistas, entre as vrias tcnicas de execuo de auditoria operacional. As etapas realizadas devem apresentar coerncia de acordo com os objetivos do trabalho. Os controles internos devem ser utilizados para formao da opinio e deve haver a conferncia do cumprimento das normas estabelecidas pela empresa ou organizao. Toda confidencialidade exige sigilo e tica dos profissionais envolvidos na atividade quanto ao acompanhamento dos processos, a segregao das atividades e a sugesto de correo na busca da melhoria e da eficcia do negcio.
1.13 Verificao in loco

A verificao in loco permite a comprovao, atravs da presena fsica diante dos objetivos dos trabalhos, das condies da situao operacional do ambiente auditado de acordo com o conhecimento e a familiaridade da empresa ou organizao. Outro ponto muito importante a oportunidade para a equipe de auditoria interagir pessoalmente com a rea auditada e todas as etapas do processo. Para realizao da verificao in loco, necessrio obter a descrio prvia do ambiente auditado para o estabelecimento do roteiro, dos tpicos e das etapas a serem constatadas: a) determinar os objetivos da auditoria e da verificao in loco dos tpicos e etapas a serem aplicados;
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b) planejar detalhadamente o roteiro da visita; c) observar, atravs do dilogo com os auditados, as fraquezas e suas causas e consequncias; d) constatar por sensibilidade do prprio auditor ou atravs de denncia do auditado situaes irregulares, falta de segurana ou sugestes de melhorias; e) realizar a visita em alguns casos utilizando o fator surpresa e, se necessrio, acompanhado dos profissionais responsveis da empresa ou apenas levando uma autorizao por escrito; f) ter certeza de que os auditados estaro presentes e participaro da visita e da verificao in loco; g) documentar a visita, com a elaborao de relatrio ou ata ou emisso de memorando; quando necessrio, utilizar recursos de fotografias para registro das condies ou do estado de certos bens verificados na visita.
1.14 Acompanhar o planejamento

O acompanhamento do planejamento dos trabalhos da auditoria operacional, conforme as diversas etapas apresentadas, precisa ser apoiado, sugerido e discutido com a direo da empresa ou organizao de acordo com a estrutura organizacional existente e pretendida. Os trabalhos precisam atender ao planejamento estratgico definido pela empresa ou organizao. Precisam, tambm, acompanhar o lanamento de novos produtos com ateno, tendo em vista as metas estabelecidas e alcanadas.
Deste modo, a auditoria operacional precisa, atravs do convvio com as diversas reas, acompanhar os padres definidos, as etapas cumpridas e o mtodo dos trabalhos conforme o enfoque do negcio e as metas e os padres estabelecidos.
Unidade 5
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Uma forma bastante utilizada para o acompanhamento do planejamento o feedback organizacional. As informaes apresentam os pontos que merecem maior ateno de acordo com o desempenho e com os resultados apresentados.
Sntese
Nesta unidade, aps os estudos das tcnicas e execuo de auditoria operacional e suas diversas etapas detalhadas atravs dos conceitos apresentados sobre: os exames fsicos de documentos; as contagens fsicas; a comparao e anlise de registros; as conferncias de clculos; a observao de procedimentos por meio de investigao minuciosa; a realizao de entrevistas; a aplicao de questionrios; os inquritos; a aplicao de circularizao; o ponto de controle; a definio da amostra; a confidencialidade de informaes; a verificao in loco e o acompanhamento do planejamento.
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Ao final de cada unidade, voc realizar atividades de autoavaliao. O gabarito est disponvel no final do livro didtico. Mas esforce-se para resolver as atividades sem ajuda do gabarito, pois, assim, voc estar estimulando a sua aprendizagem. 1) Os exames fsicos de documentos aplicados como uma das etapas das tcnicas de execuo de auditoria operacional so a verificao in loco dos documentos legais que do suporte s atividades e operaes da empresa. Liste os elementos que devem ser observados neste exame.
2) Assinale com F as alternativas falsas e com V as alternativas verdadeiras de acordo com as contagens fsicas. a) ( ) Apesar de todos os itens existentes na organizao, como mesas, cadeiras, prateleiras, mquinas, equipamentos diversos, ferramental, etc., fazerem parte das atividades da empresa, no necessrio fazer sua contagem e controle, pois so bens de difcil transporte. ) Todas as empresas, independentemente do seu tamanho, devem fazer contagem de todos os insumos e materiais de consumo e dos milhares de itens a serem considerados como insumos na produo de produtos ou servios. ) A contagem de produtos acabados deve ser feita somente na hora da separao de pedidos, quando for processar as entregas ou definir a elaborao de novos lotes e assim por diante. ) necessria a contagem de pessoas envolvidas no processo e na atividade da empresa ou organizao. ) Em nenhuma oportunidade as contagens realizadas pela auditoria devem ser acompanhadas pelo responsvel pelo ativo, estoque, imobilizado ou item que esteja sendo conferido.
b) (
c) (
d) ( e) (
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3) Descreva as vantagens da definio da amostra como uma das etapas das tcnicas de execuo de auditoria operacional. Justifique sua resposta.
Saiba mais
Se voc desejar, aprofunde os contedos estudados nesta unidade ao consultar as seguintes referncias: ANDIB, Associao Nacional do Banco de Investimentos. So Paulo, 2009. ANDIMA, Associao Nacional das Instituies do Mercado Financeiro. So Paulo, 2009. ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: um curso moderno e completo. 6. ed. So Paulo: Atlas, 2008. ATTIE, William. Auditoria: conceitos e aplicaes. 3. ed. So Paulo: Atlas, 2006. CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria contbil. So Paulo: Atlas, 2004. FRANCO, Hilrio; MARRA, Ernesto. Auditoria Contbil. So Paulo: Atlas, 1992. GIL, Antonio de Loureiro. Auditoria Operacional e de gesto: qualidade da auditoria / Antonio de Loureiro Gil. 5. ed. So Paulo: Atlas, 2000.
126
HERZMANN, Nlio. Auditoria contbil: livro didtico; design institucional Flavia Lumi Matuzawa, Viviane Bastos. Palhoa: UnisulVirtual, 2009. JUNG, Srgio. Auditoria: conceitos, normas, tcnicas e procedimentos: teoria e 900 questes. 8. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006. PINHO, Ruth Carvalho de Santana. Fundamentos de Auditoria: auditoria contbil: outras aplicaes de auditoria. So Paulo: Atlas, 2007.
Unidade 5
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UNIDADE 6
Diagnsticos e relatrios de auditoria operacional

Compreender o significado do diagnstico na auditoria
operacional.
Aprender a elaborar o diagnstico a partir dos
trabalhos de auditoria operacional.
Entender como devem ser elaborados os relatrios
conforme o desenvolvimento dos trabalhos.
Compreender os tipos de relatrios e suas normas.
Sees de estudo
Seo 1 Diagnstico da auditoria operacional Seo 2 Relatrios de auditoria operacional

Nesta unidade da disciplina Auditoria Operacional, voc vai conhecer o significado de diagnstico e aprender os caminhos para elaborar o diagnstico a partir dos trabalhos desenvolvidos. Voc ir, tambm, conhecer algumas dicas que podero lhe auxiliar na elaborao do diagnstico. Vamos compreender quais os tipos de relatrios formais: relatrio na forma curta; relatrios na forma longa; relatrios sobre controle interno e relatrios especiais. Vamos ver, tambm, o relatrio informal. Alm disso, vamos conhecer a resoluo 986/03 do CFC (Conselho Federal de Contabilidade) NBC T 12, que trata das normas relativas elaborao de relatrios. Aproveite ao mximo esta disciplina que vai levar voc a um aprofundamento em auditoria operacional. Tenha bons estudos!
Seo 1 Diagnstico da auditoria operacional

Os trabalhos de auditoria operacional, de acordo com o que estudamos at agora, atravs dos procedimentos e das tcnicas de execuo, atravs do levantamento feito por meio de questionrios, entrevistas, verificao in loco e atravs das demais atividades desenvolvidas contribuem para a formao do diagnstico, cujo objetivo bsico subsidiar a tarefa de identificao dos pontos fracos e fortes da empresa ou organizao. Com estas informaes, elaboram-se projetos de atuao de acordo com as necessidades especficas detectadas. De acordo com os controles internos e os objetivos da auditoria operacional na conduo dos trabalhos, alm, claro, dos interesses da empresa ou organizao, o resultado alcanado na conduo das diversas etapas de investigao sobre a situao das partes onde foram aplicados os trabalhos ir, posteriormente, contribuir para a formao de um diagnstico.
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Para formao do diagnstico, necessrio obter algumas respostas atravs dos trabalhos de auditoria operacional que podem ser bastante amplos, por ser, por exemplo, a auditoria operacional de carter permanente um organismo da empresa ou organizao, parte do staff da direo. Deste modo possvel apresentar vrias consideraes para formao do diagnstico. Como exemplos, apresentamos alguns aspectos operacionais sobre produto, departamento comercial e controles diversos: a) Os atuais produtos ou servios da empresa (doravante diremos apenas produtos, mesmo nos referindo a servios) realmente satisfazem s necessidades dos clientes? Existe alguma fidelidade do cliente em relao ao produto? Qual o uso que o cliente faz do produto? Qual a frequncia de cancelamento de pedidos? As reclamaes sobre os produtos so estudadas com a finalidade de serem sanadas? Como funcionam os servios ps-venda, elas contribuem para a consolidao da clientela? b) A empresa desenvolve uma atividade sistemtica de verificao de necessidades, tendncias e atitudes dos consumidores, para tirar subsdios tanto para o desenvolvimento de novos, como a reformulao dos produtos existentes para o estabelecimento de polticas de preo, para a orientao de esforos publicitrios, entre outras situaes relacionadas? c) No dia-a-dia os gerentes vo fazendo inferncias sobre os consumidores com base em experincias isoladas de relacionamento? Reclamaes e sugestes so consideradas? d) Os gerentes se empenham na produo, no desenvolvimento e na melhoria de produtos e no desenvolvimento de novos produtos? Trabalham para obter o melhor preo e melhorar o resultado? e) As atividades detectadas no departamento comercial apresentam um bom nvel sobre as etapas, com o objetivo de aprimorar as rotinas e atividades? Considerando alguns aspectos aplicados na empresa:
Unidade 6
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Cadastra todos os clientes e analisa os dados? Recolhe sistematicamente as informaes trazidas por vendedores e realmente s avalia? Verifica com os clientes como estes esto usando o produto e se o produto tem satisfeito as expectativas? Analisa os porqus de propostas e oramentos recusados? Tem pessoal fixo trabalhando em pesquisa de mercado (se o porte da empresa justifica)? Realiza (regularmente / eventualmente / esporadicamente) pesquisa de mercado? Tem um canal estabelecido atravs do qual o consumidor faz suas reclamaes e crticas? Registra rigorosamente os dados de venda (procedncia geogrfica, tipo de cliente) e os analisa? Faz testes de produto e preo, entre outros? Tem uma verba destinada pesquisa e faz uso dela?
f) A empresa realiza um esforo para assegurar o fornecimento do produto e todas as facilidades possveis para que o cliente possa adquirir e receber o produto dentro da expectativa? Considerando as seguintes questes:
O sistema de distribuio adotado pela empresa assegura uma oferta constante do produto clientela? Quanto tempo o cliente espera para receber o produto aps ter feito o pedido? Este tempo poderia ser reduzido? A empresa faz um acompanhamento minucioso das vendas de representantes, distribuidores, revendedores e procura se assegurar que haja produtos estocados para pronta entrega?
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A empresa avalia em base regular o desempenho de representantes, distribuidores, revendedores? A estratgia de distribuio estudada de modo a fazer com que o cliente encontre as maiores facilidades de tempo, transporte e meios de compra? A empresa revisa periodicamente suas estratgias de distribuio e procura encontrar alternativas mais vantajosas para os clientes?
g) Qual a situao atual da empresa ou organizao no mercado? (muitas vezes ser necessria a aplicao de pesquisa e realizar o benchmarking). Considerando as seguintes questes:
Qual o conceito dos produtos da empresa junto aos clientes? As vendas da empresa vm crescendo satisfatoriamente? Se no, o que seria responsvel por isso? Quais foram os resultados brutos de vendas anuais dos ltimos cinco anos (em reais e em unidades)? Tais resultados, o que indicam? As vendas de cada um dos produtos vm crescendo satisfatoriamente? Se no, o que seria responsvel por isso? H alguns produtos que vm sendo responsveis por parcelas muito grandes dos resultados da empresa? A relao entre custos de marketing e faturamento tem se mantido ou vem se alterando nos ltimos anos? A alterao positiva ou negativa? O que isto indica? A empresa tem mantido sua parcela de mercado? Qualquer que seja a resposta, quais os dados que a demonstraram? Se ela no tem mantido sua parcela, por que isso ocorre? As taxas de lucratividade de cada produto e da empresa como um todo vm aumentando, ou pelo menos vm se mantendo? Se no, o que as explica?
Unidade 6
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A empresa vem conseguindo manter sem dificuldade preos que julga justo? Se no, por qu? H algum indicador de que algum concorrente vem ganhando terreno em relao sua empresa? Se sim, por que isso ocorre? Qual a posio da empresa em relao aos concorrentes?
h) A empresa exerce um efetivo controle sobre as operaes financeiras de pagamento, recebimento e imobilizao? Considerando as seguintes questes:

A empresa controla rigorosamente as contas a pagar? Elas esto registradas pela data de vencimento, de tal modo que a empresa obtenha descontos possveis por pagamentos antecipados (se vantajosos) ou evite os juros sobre atrasos? As contas a receber esto organizadas de modo que se possa tomar conhecimento imediato dos pagamentos recebidos e cobrar com rapidez os atrasados? A empresa tem um controle das contas em atraso por data de vencimento e adota todas as medidas de cobrana possveis? A empresa controla os nveis de inventrio de forma que se mantenham de acordo com os que se julga adequado? Os pagamentos de impostos, taxas e encargos sociais so feitos em dia? As imobilizaes so estudadas com cuidado, procura-se analisar o retorno sobre investimento de cada uma? As imobilizaes so controladas de modo a se manterem no nvel almejado pela empresa?
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i) Os demonstrativos de resultados mensais da empresa so claros, precisos, suficientemente detalhados a ponto de permitir uma anlise do desempenho de cada rea de responsabilidade por resultados (linha de produto, filial, loja, conforme o caso)? Eles possibilitam decises sobre adoo de medidas corretivas ou adoo de estratgias ou polticas que se mostrem vantajosas? Considerando as seguintes questes:
A empresa emite demonstrativos de resultados logo aps o fim de cada ms? Tais demonstrativos permitem uma visualizao precisa do desempenho de cada rea? Eles permitem a percepo de discrepncias significativas em custos e receitas? Eles so objetos, coerentes e ausentes de eventuais favoritismos a uma ou outra rea em questes de custos? So comparados ao oramento previsto para o ms? Permitem verificao de necessidade de medidas corretivas? O nvel de detalhes permite constatao, se necessrio, de custos e receitas unitrias (se possvel)? So analisados com a devida ateno e levam s aes gerenciais que se faam necessrias? Para a anlise dos demonstrativos so usados ndices que se revelem vlidos para a empresa (custo de promoo x volume de vendas, taxa de contribuio de cada rea, etc.)?
j) Qual a atual posio financeira de sua empresa? Considerando as seguintes questes:
A empresa tem algum grau de endividamento? Em caso afirmativo, este endividamento passageiro ou tem perspectiva de persistir?
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Se h endividamento, qual a sua causa? A causa j desapareceu ou continuar provocando efeitos indesejveis? Qual a posio do caixa da empresa? O ndice de liquidez corrente positivo? Caso o caixa esteja em posio de insuficincia, ou excessivamente baixo para as operaes, qual o motivo? Tal motivo tende a persistir? Os resultados da empresa tm encontrado os oramentos? Qual a variao entre os resultados reais e os orados? O volume de contas a receber da empresa guarda boa proporo em relao ao faturamento? Se no, por qu? A razo tende a persistir? As contas a pagar da empresa esto em dia? Se no, por qu? As razes dos atrasos so passageiras ou tendem a persistir? Em que percentagens se distribuem os custos variveis, fixos, de vendas e administrativos no custo total dos produtos da empresa? As percentagens parecem razoveis ou alguns dos itens de custo parecem elevados? Se sim, qual a causa? O nmero de credores em atraso significativo ou insolvente considervel? A empresa dispe de reservas para situaes adversas?
k) A empresa mantm suas mquinas e equipamentos, prdios, mveis e instalaes sempre em boas condies? Considerando as seguintes questes:
A empresa est consciente de que necessrio manter mveis, prdios, mquinas e equipamentos, veculos e outros ativos sempre em boas condies? A empresa investe suficientemente em manuteno preventiva? Na observncia de que algum equipamento, mquina ou veculo no est funcionando dentro dos padres, h um esforo imediato de manuteno?
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1.1 Dicas para estruturao do diagnstico

A estruturao do diagnstico est associada aos resultados obtidos a partir das atividades desenvolvidas pela empresa, detectados durante os trabalhos de auditoria operacional. Assim, oferecemos algumas dicas para formao da estruturao do diagnstico a seguir. 1) Ao aplicar cada pergunta de acordo com os trabalhos, questionrios, entrevistas, entre as diversas tcnicas de execuo da auditoria operacional, realizar:
Comentrios com os resultados obtidos sobre os Pontos Fracos / Pontos Fortes:
2) De acordo com cada item investigado por rea especfica, detalhar a rea e formalizar a interrogao, obtendo um sim ou um no. Na sequncia, realizar comentrio justificando a resposta alcanada:
Nome da rea investigada. Exemplo: Caixa Existe controle de caixa? Caso seja sim a resposta, descrever com funciona e identificar abaixo os Pontos Fracos e os Pontos Fortes. Comentrios sobre os Pontos Fracos / Pontos Fortes: SIM NO SIM NO
Detalhar quem so os responsveis pela gesto do caixa, existe segregao das atividades de contas a pagar e contas a receber. Quais responsveis pela gesto do caixa:
Existe segregao das atividades de contas a pagar e contas a receber, explique:
Unidade 6
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Estas formas de estruturao sugeridas do diagnstico devem ser elaboradas em cada etapa, de acordo com as atividades realizadas em cada rea, departamento ou setor, com o objetivo de facilitar a leitura e a interpretao dos resultados obtidos durante os trabalhos de auditoria operacional realizados.
Todos os resultados obtidos de maneira emprica e sistemtica iro fazer com que sejam identificados os pontos fracos e os pontos fortes da empresa ou organizao, de cada setor, departamento ou rea de atuao. Estes resultados iro facilitar o entendimento da real situao, para que a auditoria operacional possa fazer as sugestes para as devidas implementaes de melhorias na continuidade do negcio, considerando o aprendizado apresentado na unidade 1 sobre os trs Es: eficincia, economicidade e eficcia.
Seo 2 Relatrios de auditoria operacional

Os relatrios apresentam os trabalhos realizados de acordo com o objetivo da auditoria, pois atravs deles o auditor conclui o trabalho e informa a empresa ou organizao, a alta administrao, as pessoas ou departamentos envolvidos a quem se dirige o trabalho da seguinte forma: a) deve ser detalhado que trabalho foi realizado; b) qual foi a abrangncia, o grau de profundidade e o tamanho da amostra verificada; c) a forma como foi realizado de acordo com as tcnicas de execuo que os trabalhos necessitaram; d) os fatos relevantes observados em cada etapa, de acordo com os apontamentos do diagnstico que o auditor julgar que devam ser divulgados;
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e) as concluses que os trabalhos permitiram obter na forma de opinio formada durante as evidncias encontradas e as confirmaes realizadas sobre as partes envolvidas no escopo do trabalho, de acordo com as peas e partes examinadas, que contribuam para o fechamento das demonstraes contbeis e subsidiem o parecer dos auditores independentes. A redao utilizada na elaborao dos relatrios deve ser objetiva, clara e concisa, pois atravs da apresentao dos relatrios que ser avaliada a qualidade do trabalho perante os usurios, empresa ou organizao ou o responsvel que for utiliz-lo. O auditor deve aplicar-se ao mximo na elaborao do relatrio. Franco e Marra (1992, p. 447) explicam que
O auditor deve esmerar-se na elaborao do relatrio, no somente por razes de prestgio ou conceito profissional, mas para, tambm, atingir a finalidade informativa de seu trabalho e atender s normas de auditoria relativas ao Parecer do Auditor. Ainda cabe ressaltar que o relatrio deve ser completo e fiel. Deve, tambm, relatar com fidelidade os trabalhos executados e os fatos observados e tomar cuidado para no omitir fatos relevantes que possam trazer prejuzos, pelos quais o auditor possa ser responsabilizado.
Lembrando, ainda, que a opinio final relatada deve sempre estar baseada em fatos concretos, devidamente comprovveis atravs das vrias etapas e atravs das tcnicas de execuo utilizadas e devidamente formalizadas e documentadas.
Unidade 6
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2.1 Tipos de relatrios

Os relatrios apresentados pela auditoria operacional variam de acordo com a amplitude da atividade ou contedo auditado e, tambm, conforme o exame aplicado, a extenso e a profundidade dos procedimentos realizados. Deste modo, podemos considerar os seguintes tipos de relatrios: 1) Relatrios formais so elaborados de forma escrita, com redao clara e formal atendendo aos objetivos propostos, alm do que devem atender s normas e a legislao em vigor, ainda podemos destacar os seguintes tipos de relatrio a considerar: a) Relatrio na forma curta bastante objetivo apenas de parte ou atividade especfica apresentada. b) Relatrio na forma longa bastante detalhado e analtico quanto descrio dos trabalhos realizados, mas podero no conter uma opinio final e formal do auditor. c) Relatrio sobre os controles internos representa os comentrios sobre os controles internos da empresa ou organizao, ressaltando deficincias detectadas atravs dos diagnsticos e fazendo sugestes e recomendaes construtivas, para melhoria dos processos e atividades de controles. d) Relatrios especiais podero decorrer de trabalhos diversos executados pela auditoria operacional como levantamentos de valores do ativo ou passivo, conciliaes de contas, apuraes especficas de irregularidades detectadas e muitos outros possveis. 2) Relatrios informais so apresentados e compreendem apenas informaes verbais, transmitidas aos dirigentes e responsveis pela empresa ou organizao ou aos seus subordinados, considerando assuntos no relevantes, que podem ser corrigidos sem que sejam necessrios relatrios formais.
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2.2 Normas relevantes para elaborao de relatrio

Conforme as Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC), emitidas pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC), para melhor atendimento e com o intuito de facilitar o desenvolvimento na elaborao de relatrios na auditoria operacional como um tipo de auditoria interna, apresenta-se parte da Resoluo 986/03 do CFC NBC T 12. Veja abaixo:
Resoluo 986/03 (CFC) Conselho Federal de Contabilidade NBC T 12
NORMAS RELATIVAS AO RELATRIO DA AUDITORIA INTERNA Res. 986/03 CFC NBC T 12 12.3.1 Conceituao e Finalidade O relatrio o documento pelo qual a Auditoria Interna apresenta o resultado dos seus trabalhos, devendo ser redigido com objetividade e imparcialidade, de forma a expressar, claramente, suas concluses, recomendaes e providncias a serem tomadas pela administrao da entidade. O relatrio da Auditoria Interna deve abordar, no mnimo, os seguintes aspectos: a) o objetivo e a extenso dos trabalhos; b) a metodologia adotada; c) os principais procedimentos de auditoria aplicados e sua extenso; d) eventuais limitaes ao alcance dos procedimentos de auditoria; e) a descrio dos fatos constatados e as evidncias encontradas; f) os riscos associados aos fatos constatados; e g) as concluses e recomendaes resultantes dos fatos constatados. O relatrio de Auditoria Interna deve ser apresentado a quem tenha solicitado o trabalho ou a quem este autorizar, devendo ser preservada a confidencialidade do seu contedo. A Auditoria Interna deve avaliar a necessidade de emisso de relatrio parcial na hiptese de constatar impropriedades/irregularidades/ ilegalidades que necessitem providncias imediatas da administrao da entidade que no possam aguardar o final dos exames, considerando o disposto no item 12.1.3.1 da mesma resoluo.
12.3.2 Forma de Redao
12.3.3 Confidencialidade
12.3.4 Evidenciao das reas No Examinadas
Quadro 6.1 Parte da Resoluo 986/03. Fonte: Adaptado da Resoluo 986/03 do CFC NBC T 12.
Como podemos verificar, os relatrios emitidos provenientes dos trabalhos de auditoria operacional, conforme orientao da resoluo e o tipo de relatrio pretendido, devem ser feitos com muito cuidado e ateno no sentido de expressar a real situao detectada de acordo com aplicao dos trabalhos e suas diversas etapas.
Unidade 6
141
Sntese
Nesta unidade da disciplina Auditoria Operacional, vocs puderam aprender sobre diagnsticos, conhecer o significado de diagnstico, aprender os caminhos para elaborar um diagnstico a partir dos trabalhos desenvolvidos. Alm disso, voc viu algumas dicas que podero lhe auxiliar na elaborao de um diagnstico. Voc ainda pde conhecer os tipos de relatrios formais: relatrio na forma curta; relatrios na forma longa; relatrios sobre controle interno e relatrios especiais. Viu, tambm, o relatrio informal. Alm disso, conheceu a resoluo 986/03 do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) NBC T 12, que trata das normas relativas elaborao de relatrios.
Ao final de cada unidade, voc realizar atividades de autoavaliao. O gabarito est disponvel no final do livro didtico. Mas esforce-se para resolver as atividades sem ajuda do gabarito, pois, assim, voc estar estimulando a sua aprendizagem. 1) Explique como os trabalhos de auditoria operacional e a aplicao das tcnicas de execuo na elaborao de questionrios, verificao in loco e entrevistas, entre outros, contribuem para a formao do diagnstico e quais so seus objetivos bsicos.
142
2) Assinale com F as alternativas falsas e com V as alternativas verdadeiras. a) ( ) A formao dos diagnsticos formalizada atravs das tcnicas de execuo em carter permanente da auditoria operacional. ) Os diagnsticos so limitados ao staff e apenas a uma etapa especfica das tcnicas de execuo da auditoria operacional. ) Ao estruturar o diagnstico deve-se aplicar cada pergunta de acordo com os trabalhos, questionrios, entrevistas entre outras tcnicas de execuo da auditoria operacional, e realizar comentrios com os resultados obtidos sobre os pontos fracos e pontos fortes. ) Todos os resultados obtidos pelos diagnsticos so especulativos, de opinio particular, com restries e ressalvas de acordo com a pessoalidade do auditor. ) Os relatrios devem detalhar o trabalho que foi realizado. ) Devem ser considerados, para elaborao de relatrios, os fatos no relevantes. ) Os tipos de relatrios podem ser formais e informais. ) So considerados os relatrios formais: relatrio na forma curta; relatrios na forma longa; relatrios sobre controle interno e relatrios especiais.
b) ( c) (
d) (
e) ( f) ( g) ( h) (
Saiba mais
Se voc desejar, aprofunde os contedos estudados nesta unidade ao consultar as seguintes referncias: ATTIE, William. Auditoria: conceitos e aplicaes. 3. ed. So Paulo: Atlas, 2006. BOYTON, William C., Auditoria / Willian C. Boyton, Raymond N. Johnson, Walter G. Kell; traduo Jos Evaristo dos Santos. So Paulo: Atlas, 2002.
Unidade 6
143
CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria contbil. So Paulo: Atlas, 2004. FRANCO, Hilrio; MARRA, Ernesto. Auditoria Contbil. So Paulo: Atlas, 1992. HERZMANN, Nlio. Auditoria contbil: livro didtico; design instrucional Flavia Lumi Matuzawa, Viviane Bastos. Palhoa: UnisulVirtual, 2009. JUNG, Srgio. Auditoria: conceitos, normas, tcnicas e procedimentos: teoria e 900 questes. 8. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006.
144
Para concluir o estudo

Neste livro da disciplina Auditoria Operacional, voc foi levado a refletir sobre as prticas adotadas em trabalhos de auditoria, que devem estar alinhados com a atividade das empresas ou organizaes. Isto nos faz pensar que as atividades e os processos podem ser melhorados a partir de aplicao de trabalhos de auditoria operacional, com abordagem das tcnicas de execuo e o diagnstico do negcio ou atividades. Tambm precisamos lembrar que a auditoria operacional uma atividade de carter permanente nas empresas e organizaes, porque as atividades e os processos esto sempre em franca evoluo, considerando que o ambiente externo da empresa ou organizao tambm pode influenciar no resultado. Acredito que seu esforo para aprender sobre contabilidade na modalidade de educao a distncia far com que voc se torne um profissional de sucesso, assumindo esta postura que a contabilidade tem demonstrado e exigido dos contadores e auditores. Assim, meu interesse que todos alcancem o sucesso desejado e realizem bons estudos. Um grande abrao! Professor Jos Marcos Tesch, Msc.
Referncias
ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: um curso moderno e completo. 6. ed. So Paulo: Atlas, 2008. ANDIB, Associao Nacional do Banco de Investimentos. So Paulo, 2009. ANDIMA, Associao Nacional das Instituies do Mercado Financeiro. So Paulo, 2009. ATTIE, William. Auditoria: conceitos e aplicaes. 3. ed. So Paulo: Atlas, 2006. BOYTON, William C., Auditoria / Willian C. Boyton, Raymond N. Johnson, Walter G. Kell; traduo Jos Evaristo dos Santos. So Paulo: Atlas, 2002. CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE. Normas Brasileiras de Contabilidade. Braslia: CFC, 2009. Resolues (acesso em 01.02.2009) CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria contbil. So Paulo: Atlas, 2004. CRUZ, Flvio da; GLOCK, Jos Osvaldo. Controle Interno dos Municpios: orientao para a implantao de relacionamento com os tribunais de contas. So Paulo: Atlas, 2003. FRANCO, Hilrio; MARRA, Ernesto. Auditoria Contbil. So Paulo: Atlas, 1992. GIL, Antonio de Loureiro. Auditoria Operacional e de Gesto: qualidade da auditoria / Antonio de Loureiro Gil. 5. ed. So Paulo: Atlas, 2000. ______. Auditoria de negcios. So Paulo: Atlas, 2000. HERZMANN, Nlio. Auditoria contbil: livro didtico; design institucional Flavia Lumi Matuzawa, Viviane Bastos. Palhoa: UnisulVirtual, 2009. JUNG, Srgio. Auditoria: conceitos, normas, tcnicas e procedimentos: teoria e 900 questes. 8. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006. PAULA, Maria Goreth Miranda Almeida. Auditoria interna: embasamento conceitual e suporte tecnolgico. So Paulo: Atlas, 1999. PINHO, Ruth Carvalho de Santana. Fundamentos de Auditoria: auditoria contbil.
Sobre o professor conteudista

Prof. Jos Marcos Tesch, Msc. Natural de Araras/SP. Formou-se em Cincias Contbeis pela Universidade do Sul de Santa Catarina (UNISUL), no comeo de 2000. Posteriormente, concluiu, tambm na Unisul, a Especializao em Auditoria Empresarial (2002) e, recentemente, o Mestrado em Contabilidade pela Universidade Federal de Santa Catarina (2008). Ingressou no magistrio em 2002, quando passou no concurso para professor da Unisul e, desde ento, tem lecionado inmeras disciplinas no curso de Cincias Contbeis em nvel de graduao e ps-graduao. , tambm, Professor Conteudista e Tutor da UnisulVirtual. Ainda a partir do ano de 2002, iniciou a implantao da Empresa Jnior no Curso de Cincias Contbeis da Unisul Campus da Pedra Branca, onde tem realizado e promovido a integrao acadmica do curso atravs de enmeras atividades, cursos e palestras extracurriculares. Alm disso, representa o curso de Cincias Contbeis da UNISUL em diversos congressos em todo o Brasil. Tambm desenvolveu e desenvolve consultorias atravs das Empresas Juniores, orientando as atividades executadas pelos alunos. O maior reconhecimento das atividades acadmicas conquistado foi o 1 Lugar Nacional do concurso do UNIVERSIA Santander, no final do ano de 2007, entre 1.522 inscritos de 182 Universidades Participantes. Atualmente, desempenha a funo de Professor dos Cursos de Cincias Contbeis, Engenharia de Produo e na UnisulVirtual como Conteudista e Tutor Professor e Professor em diversos cursos de ps-graduao, alm de acumular a funo de Coordenador do curso de Especializao em Auditoria e Recuperao de Empresas na Unisul.
Respostas e comentrios das atividades de autoavaliao

Unidade 1
1) Alternativa correta letra c. 2) Alternativas Falsas letras b e d. Letra b:
A auditoria operacional e seus objetivos esto centrados nos trs exemplos: eficincia, economicidade e eficcia.
Letra d: Pode-se considerar que so caractersticas de auditoria operacional a utilizao e a avaliao da gesto nos diversos nveis hierrquicos de cada rea, de acordo com o programa e tambm de acordo com a extenso de exames tais como:

planejamento estratgico, polticas, planos e metas; estrutura funcional, instalaes, produo, processos etc.; mtodos e rotinas das atividades desenvolvidas de acordo com o planejamento; controles internos e controles administrativos e gerenciais; aproveitamento dos recursos, perdas provveis e improvveis; resultados alcanados; verificao quanto utilizao e aplicao das normas, leis, regulamentao e normatizao aplicadas atividade.
Unidade 2
1) a. (F); b. (F); c. (V); d. (V); e. (V). 2) Somente a alternativa c falsa. Resposta: A conferncia de clculos como procedimento de auditoria operacional consiste na reviso dos valores discriminados nos documentos e notas fiscais de compras ou vendas, conferindo as quantidades envolvidas em cada transao ou etapa do processo como tambm os respectivos somatrios.
Unidade 3
1) 2 Coluna (4); (6); (5); (1); (7); (3) e (2). 2) Somente as alternativas b e e so falsas: Alternativa b: A segregao de funes, de acordo com os princpios bsicos do controle interno, : a estrutura de um controle interno deve prever a separao entre as funes de autorizao/aprovao, de operaes, execuo, controle e contabilizao de tal forma que nenhuma pessoa detenha competncia e atribuies em desacordo com esse princpio. Alternativa e: O principal meio de controle de que dispe uma administrao a contabilidade. Esta, entretanto, por meio da escriturao, registra os fatos aps sua ocorrncia (controle consequncia), enquanto outros meios de controle so utilizados para constatar a ocorrncia no momento em que ela se verifica (controle concomitante), existindo ainda aqueles que preveem a ocorrncia do fato por antecipao (controle antecedente).
Unidade 4
1) As etapas so 5 (cinco) sendo elas de acordo com a sequncia a seguir: a anlise da afirmao; avaliao da afirmao; obteno de elementos comprobatrios; Formao da opinio e afirmao e o ciclo se reiniciam. 2) a. (V); b. (F); c. (V); d. (F); e. (V).
152
3) Somente as alternativas a e c so falsas. Letra a:
De acordo com os aspectos administrativos e de controle da Auditoria Operacional que tem o carter preventivo e no policialesco.
Letra c:
Os aspectos administrativos e de controle da auditoria operacional trazem um diferencial competitivo para a empresa.
Unidade 5
1) Se esto rasurados, so legveis, se existem, quanto organizao, armazenamento e autenticidade. 2) a. (F); b. (V); c. (F); d. (V); e. (F). 3) A definio da amostra permite maior velocidade e evita aplicao de testes repetitivos durante os trabalhos de auditoria operacional.
Unidade 6
1) Subsidiar o estgio na tarefa de identificao os Pontos Fracos e os Pontos Fortes da empresa ou organizao. 2) a. (V); b. (F); c. (V); d. (F); e. (V); f. (F); g. (V); h. (V).
153
Biblioteca Virtual
Veja a seguir os servios oferecidos pela Biblioteca Virtual aos alunos a distncia:
Pesquisa a publicaes online www.unisul.br/textocompleto Acesso a bases de dados assinadas www. unisul.br/bdassinadas Acesso a bases de dados gratuitas selecionadas www.unisul.br/bdgratuitas Acesso a jornais e revistas on-line www. unisul.br/periodicos Emprstimo de livros www. unisul.br/emprestimos Escaneamento de parte de obra*
Acesse a pgina da Biblioteca Virtual da Unisul, disponvel no EVA e explore seus recursos digitais. Qualquer dvida escreva para bv@unisul.br
* Se voc optar por escaneamento de parte do livro, ser lhe enviado o sumrio da obra para que voc possa escolher quais captulos deseja solicitar a reproduo. Lembrando que para no ferir a Lei dos direitos autorais (Lei 9610/98) pode-se reproduzir at 10% do total de pginas do livro.

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Design instrucional Marcelo Mendes de Souza 2 edio revista e atualizada

Palhoa UnisulVirtual 2011

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1.2 Conceito de auditoria operacional

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Seo 2 Caractersticas, finalidades, objetivos e modalidades de auditoria operacional

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2.1 Finalidades da auditoria operacional

2.2 Objetivos da auditoria operacional

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2.3 Modalidades de auditoria operacional

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Universidade do Sul de Santa Catarina

Para incio de estudo

Seo 1 Funes da auditoria operacional

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Seo 2 Procedimentos de auditoria operacional

Exames de documentos originais e registros auxiliares

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Seo 3 Tcnicas utilizadas na auditoria operacional

- Veja, a seguir, cada uma delas mais detalhadamente.

3.1 Inspeo fsica

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3.2 Contagem dos itens fsicos

Segundo Marra e Franco (1992, p. 234), de acordo com os itens fsicos,

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3.3 Tcnicas de fluxograma

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Analisar o problema Reunir mais dados

Sim Achar soluo possvel Gerar alternativa

Sim Planejar soluo