UNIVERSIDAD LAICA ELOY ALFARO DE MANAB

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ORGANIZACIN Y SISTEMAS

ALVIA DELGADO YOHANA KARELY

3ER NIVEL C

PROFESORA: ING. MARIBEL MIELES CANTOS

PERIODO LECTIVO ABRIL-AGOSTO 2013

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
NORMA
Es un dispositivo que condiciona el desarrollo de un procedimiento durante su ejecucin, o antes. El termino norma se deriva del establecimiento de las polticas organizacionales, vista como una idea visionaria sobre los objetivos. La norma dentro de una organizacin, es considerada como un punto de conexin que permite el desarrollo de un procedimiento durante su ejecucin o previamente. El objetivo principal de una norma consiste en asegurar paso a paso el cumplimiento de ciertas pautas especficas.

a. Procedimiento. Solicitud y entrega de materiales de oficina. Normas:

1. Los empleados o sucursales de las empresas solicitan materiales y tiles de oficina a travs de un formulario identificado como pedido de tiles de oficina. 2. Para procesar la solicitud de tiles y materiales de oficina, ante el departamento de proveedura sta, debe estar firmada por el jefe del departamento, en el caso de Oficina Central por el Gerente de Zona respectivo, si se trata de una sucursal.

b. Procedimiento. Seleccin de personal. Normas:

1. Todo criterio de seleccin debe estar basado en un valoracin racional de las aptitudes y/o los meritos del candidato en relacin al perfil especfico del cargo que aspira desempear. 2. Los aspirantes que aprueben las evaluaciones pasaran a formar parte del registro de Elegibles internos o externos segn sea el caso. 2.- PROCEDIMIENTO. Procedimiento es un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronolgica que precisan la forma sistemtica de hacer determinado trabajo de rutina. Es entendido tambin como la secuencia de actividades, operaciones, pasos o etapas interrelacionadas que se desarrollan con el propsito de lograr un objetivo especfico. Los procedimientos responden a cada situacin particular, ya que no son de aplicacin general: han de tener estabilidad y al mismo tiempo flexibilidad para poder adaptarse a nuevas situaciones. Son de gran utilidad para ser aplicados en trabajos que se repitan, as la gerencia se evita tomar decisiones una y otra vez dentro de la ejecucin de las

actividades. Es por ello que un procedimiento es un tipo de toma de decisin estructurada porque nos dice cmo debemos hacer un proceso dentro de una determinada rea. 3.-CARACTERSTICAS DE UN PROCEDIMIENTO. Los procedimientos se pueden identificar a travs de ciertas caractersticas comunes que los diferencian de otras acciones dentro de una organizacin, entre ellas tenemos: 1. El procedimiento es un instrumento o dispositivo administrativo que indica como se procede. 2. El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente, es decir, los pasos son secuenciales. 3. Cubre un ciclo de accin. 4. Los pasos estn descritos en secuencia lgica de tiempo. 5. No son de aplicacin general sino que responden a una situacin en particular. 6. Son de gran aplicacin en los trabajos que se repiten, facilitando as su aplicacin continua y sistemtica. 7. Los procedimientos deben tener cierta estabilidad, flexibilidad y elasticidad de forma que se adopten a las exigencias de nuevas situaciones y circunstancias. 8. Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos. 9. Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional definido. 4.- CLASIFICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS. Los procedimientos pueden clasificarse en primer lugar, por su relacin con los objetivos de la organizacin y en segundo por el recorrido dentro de sta, se recomienda clasificar los procedimientos de acuerdo a la estructura orgnica de la empresa.

A. Por su relacin con los objetivos Organizacionales:

1. Procedimientos sustantivos o de lnea. Son aquellos procedimientos que contribuyen directamente con el objetivo de la organizacin, estn relacionados con las funciones principales que atienden los rganos dentro de la empresa Como ejemplo pudiramos sealar: Una empresa cuyo objetivo es la fabricacin y venta de productos alimenticios, tendr como procedimientos sustantivos los siguientes: 1. Procedimiento: Preparacin de los alimentos. 2. Procedimiento: Enlatado de los alimentos. 3. Procedimiento: Etiquetado. 4. Procedimiento: Venta a crdito. 5. Procedimiento: Exportacin de enlatados.

2. Procedimiento adjetivo, auxiliar o interno. Son aquellos procedimientos que sirven de base, contribuyen o auxilian para que los procedimientos sustantivos se cumplan, se relacionan con las funciones complementarias o de staff (asesoramiento o apoyo) que desarrolla la organizacin. Siguiendo con el ejemplo anterior, podemos distinguir procedimientos que subyacen al procedimiento sustantivo: Procedimiento: Seleccin de personal. Procedimiento: Orden de compra. Procedimiento: Pago de sueldos y salarios.

B. Por su recorrido.
1) Procedimientos Institucionales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan dentro de la organizacin. Ejemplo: -Procedimiento: Solicitud de suministro. -Procedimiento: Enlatado de alimentos. -Procedimiento: Elaboracin de nminas. 1) Procedimientos sectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desplazan por instituciones que se encuentran interrelacionadas dentro de una misma problemtica. Ejemplo: Contratacin de profesores del I.U.T (Instituto Universitario de Tecnologa) en este caso el contrato es elaborado por la institucin antes sealada, pero luego debe remitirse al Ministerio de Educacin Superior para su aprobacin y firma y luego ste lo remite nuevamente a la institucin. 2) Procedimientos intersectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan en distintas dependencias. Ejemplo: Elaboracin del presupuesto del I.U.T. (Instituto Universitario de Tecnologa) la Direccin del Instituto elabora el anteproyecto del presupuesto general y lo enva a la Direccin General de Educacin Superior del Ministerio de Educacin, ste lo remite a la oficina Sectorial de Planificacin y Presupuesto del Ministerio de Educacin, para luego enviarlo al Ministerio de Hacienda para su reajuste, posteriormente pasa a la Asamblea Nacional que analiza y sanciona la Ley de Presupuesto Del Ejercicio Fiscal del Ao correspondiente y se da a conocer a todas las dependencias antes sealadas.

5.- DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO. Describir un procedimiento consiste en presentar en forma ordenada los datos identificativos del ste y la secuencia lgica de las acciones, para lo cual es necesario tener claro, que cada procedimiento vara dependiendo de las caractersticas del mismo as como de las necesidades de informacin de la Institucin y el estilo de los analistas. A continuacin se presenta la relacin de datos, que deben incluirse en la descripcin de un Procedimiento Administrativo. 1. Nombre del procedimiento: Se indica en forma clara y precisa el nombre del Procedimiento. 2. Nombre de la Dependencia: Indicar la dependencia responsable del Procedimiento. 3. Cdigo: Es el nmero asignado al Procedimiento, tomando como base el cdigo de la Dependencia. (opcional). 4. Concepto: Definir qu es y quien hace el Procedimiento. 5. Objetivo: Definir lo que se persigue con el Procedimiento. 6. Base legal: Mencionar los dispositivos legales y normas que sustentan el Procedimiento. (opcional). 7. Normas: Indicar las pautas que regulan el Procedimiento (opcional). 8. Requisitos: Indicar los requisitos y formalidades que deben dar inicio al Procedimiento (opcional). 9. Descripcin: Considerar el nombre de las Unidades responsables de la accin, as como la descripcin secuencial de las acciones que se realizan en cada etapa, mencionando previamente los cargos de quienes la efecten.

6.- REDACTAR UN PROCEDIMIENTO.

Al momento de redactar un procedimiento debemos tener presente que la intencin es brindar informacin clara y precisa, de tal manera que permita al lector extraer rpidamente y sin falsas interpretaciones la informacin contenida en el manual. Por lo tanto, al momento de redactar un procedimiento es pertinente considerar las siguientes recomendaciones. 1. Emplear frases claras y cortas. 2. Utilizar nicamente terminologa tcnica imprescindible. 3. Tono formal. 4. Evitar ambigedades. 5. Uniformidad en el estilo. Redactar, implica asumir con propiedad un estilo que conduzca de manera exitosa la elaboracin del manual. En consecuencia se recomienda como referencia consultar: como se elabora un libro de cocina o un guin teatral, ya que en stos se expresan de manera clara ordenada y precisa todas las instrucciones en cuanto a tareas y acciones que deben seguirse para alcanzar con xito los objetivos propuestos, en el caso que nos ocupa, considerar si se esta describiendo un procedimiento interno de un departamento, o por una seccin o departamento, si el proceso tiene lugar entre varios. A continuacin se describe un fragmento de un manual de procedimiento en la parte relativa a Reposicin de bienes de cambio.

7.- DIAGRAMACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS Los diagramas de flujo permiten representar grficamente, con claridad y precisin las operaciones que integran la dinmica de circuitos o flujos administrativos. Existen distintos tipos de diagramacin administrativa. Todos ellos tienen como denominador comn el anlisis de los siguientes elementos: Las operaciones que se efectan en los trabajos administrativos. Las unidades o puestos de trabajo que intervienen en su realizacin. Los documentos utilizados o producidos. Los recorridos que se efectan en el curso de la documentacin. Los tiempos de trabajo empleados en cada operacin, expresados endas, horas o minutos. Mediante la utilizacin de smbolos, en su mayora sencillos de entender, es relativamente fcil conseguir una visin de conjunto del procedimiento representado, verificar en la prctica el cumplimiento de las operaciones descritas y detectar las anomalas que se produzcan. Los smbolos que se utilizan generalmente en los diagramas de circuitos o flujos administrativos suelen ser de dos tipos: Smbolos abstractos Smbolos figurativos

Definiciones:
GOMEZ CEJAS Es un diagrama Expresa grficamente operaciones De un procedimiento Por secuencia cronolgica Formato - Propsito Contiene informacin adicional Mtodos de ejecucin Definiciones: CHIAVENATO Es una grfica de flujo Secuencias de rutinas simples Ventaja Indica Proceso en cuestin Unidades involucradas Responsables de ejecucin

Definiciones: GMEZ RENDN

Es la representacin simblica Un procedimiento administrativo Permite la distribucin del trabajo Equilibrada

Caractersticas:
GMEZ CEJAS Sinttica Simbolizada De forma visible a un sistema/proceso CHIAVENATO Permite al analista asegurarse de lo que ha desarrollado Bases para escribir un informe Medio para establecer un enlace con el personal GMEZ RENDN De uso

De destino De diagramacin

Tipos: Segn su Forma

Formato Vertical Formato Horizontal Formato Panormico Formato Arquitectnico

Por su Propsito
De forma De labores De mtodo Analtico De espacio Combinados De ilustraciones y texto Asistido por computadora SEGN SU FORMA: FORMATO VERTICAL Va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda. FORMA HORIZONTAL Va de izquierda a derecha en forma descendente. FORMATO ARQUITECTNICO Muestra el movimiento a travs del espacio donde se realizan. FORMATO PANORMICA Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal VERTICAL:

HORIZONTAL: HORIZONTAL:

HORIZONTAL.

ARQUITECTNICO

PANORMICO

POR SU PRPSITO: De forma

Presenta la secuencia de cada una de las operaciones por los que atraviesa una forma

De labores

Representa la secuencia de las operaciones as como quien o en donde se realizan.

De mtodo Presenta la manera de realizar cada operacin y las personas que la realizan.

Analtico Describe para que sirve cada operacin

De espacio Indica el espacio que se desplaza una forma o una persona

Combinados Emplean dos o mas diagramas

De ilustraciones y texto Ilustra informacin con textos y dibujos

Asistido por computadora Se realiza con un software

Simbologa de Los Flujogramas Simbologa:

Smbolos de la Norma ANSI para Elaborar Diagramas De Flujos

INICIO/ TRMINO Indica el principio o el fin del flujo. ACTIVIDAD Describe las funciones que desempean las personas DOCUMENTO Representa un documento en general. ARCHIVO Indica que se guarda un documento temporal o permanente. CONECTOR DE PGINA Representa una conexin con otra hoja. CONECTOR Representa una conexin con una parte lejana.

Diseos y Elaboracin De Flujogramas

Diseo y Elaboracin: GOMEZ CEJAS FASE: Convencin para trazar los diagramas Identificar informacin (produccin, departamental, personal) Cada forma debe representarse con un rectngulo Representar las formas con claridad Cada forma debe tener original y copia Se deben poner en el mismo orden

En cada paso se debe presentar todos los documentos El orden cronolgico de los rectngulos es de arriba hacia abajo Cada paso debe llevar un nmero y descripcin Firme el jefe del departamento

Diseo y Elaboracin: CHIAVENATO El Flujograma debe dividirse en departamentos Las lneas indicadoras deben ser ms delgada Cada accin debe enumerarse con claridad Cuando algn documento se queda retenido indicar da(D), horas(O) o minutos () Cuando se elimina un documento indicar (X) De preferencia que el Flujograma se muestre en una hoja Diseo y Elaboracin: GMEZ RONDN Especificar el objetivo del Flujograma Utilizar smbolos autorizados Empezar a construir el Flujograma en la parte superior de la pagina Cada pgina debe tener un encabezado Cuando hay numerosas lneas usar conectores Escribir en los smbolos, usando pocas palabras Recomendaciones para El uso y Aplicacin De los Flujogramas Recomendaciones: Evitar usar siglas, sino utilizar los nombres completos Debe realizarse de forma limpia y ordenada Realizarlas al principio en forma de borrador

Ejemplos

FORMULARIOS
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar informacin variable, el cul tendr diferente utilizacin segn el rea funcional a la cual pertenezca. OBJETIVOS Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin. Representan un vehculo de transmisin de datos e informacin. Facilitar el flujo de informacin y procesamiento e datos. DISEO DE FORMULARIO Fases para el diseo Determinar la necesidad del formulario Elegir tamao del papel y letra

Fase Pre-diseo Determinar las necesidades que se van a satisfacer. Comprobacin de la efectividad del pre-diseo

Fase del diseo Manual: Se requiere espacios adecuados para evitar errores de interpretacin. A mquina: El espaciado debe adecuarse a la escritura de la mquina de escribir

Fase del Post-diseo Se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel, color de tinta, perforaciones, tipo de impresin por una o ambas caras, mrgenes, numeracin, nmero de ejemplares.

PARTES DEL INSTRUCTIVO El instructivo esta divido en: 1.Titulo del formulario 2.Objetivos (razn de la situacin) 3.Generalidades 4.Modo de llenado (maquina o a mano)

5.Medio de obtencin 6.Tiempo estimado CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIN DEL FORMULARIO.

Offset. Mediante este proceso se prepara un negativo fotogrfico de los originales que despus se pasa a una placa metlica, la cual imprime por medio de una prensa. Mimegrafo: Se emplean estnciles o plantillas hechas a maquina, impresora o a mano Linotipo: Consiste en la formacin de lneas con letras de tipos y tamaos distintos hasta completar textos para su impresin. Fotograbado: Se utiliza la fotografa, a partir del original se hace un negativo, que es revelado por la accin de la luz y tintas especiales Rotograbado: Es anloga al fotograbado, pero para el grabado se emplean rodillos de cobre, resulta adecuada cuando la impresin supera el milln de ejemplares. A maquina: Es un trabajo de mecanografiado preparada con maquina de escribir elctrica o mecnica. Computadora: Implica el desarrollo de programas especficos o el uso de software especializado, puede usarse como modelo de cualquier alternativa de presentacin

SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS

Es un plan o mtodo GUA REGULA Las operaciones de una oficina

CONSIDERACIONES GENERALES DE LOS SISTEMAS DE CONTROL.

- Eliminar formularios innecesarios - Aumentar la eficiencia - Disminuir errores - Coordinacin

Control de formularios.
Comprensin del problema sistemas y procedimientos

control Establecer un programa EL NDICE FUNCIONAL

ES LA PRINCIPAL HERRAMIENTA EN LA UNIDAD DE CONTROL

PASOS PARA ELABORAR EL NDICE FUNCIONAL

Tomar la muestra de los formularios Agrupar y codificar por temas Archivar la muestra y tabular la informacin

FORMULARIOS Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar informacin variable, el cual tendr diferentes utilizacin segn el rea funcional a la cual pertenezca.

VENTAJAS DE LOS FORMULARIOS

Sirve para transportar informacin. Simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos.

OBJETIVO GENERAL
Llenar las necesidades que las oficinas demanden, son aquellos medios para alcanzar un fin. Representan un vehculo de transmisin de datos e informacin organizacional sencilla, claro y funcional, ya que permite ordenar sistematizar u orientar el manejo de cualquier otro recurso en trminos escritos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
Facilitar el flujo de informacin y el procesamiento de datos. Imprimir uniformidad en los procedimientos. Sintetizar y relacionar informacin. Proporcionar un valor legal a determinadas transacciones.

DISEO DEL FORMULARIO

El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseo, diseo y post-diseo.

FASES PARA EL DISEO

Realizar una revisin y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan el mismo objetivo. Elegir el tamao estndar de papel y letra adecuada para el diseo e impresin. Elaborar una lista con toda la informacin que contendr el formulario.

FASE PREDISEO
Se debe realizar una lista de comprobacin y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Realizar una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre diseo y proceder a realizar la fase del diseo.

Manuales Administrativos
Los Manuales facilitan el desarrollo de las funciones administrativas y operativas. Tienen por objeto sealar a las autoridades de cada unidad de manera escrita aspectos vinculados con lo que se espera de l.

Podemos definirlos como un cuerpo sistemtico, que contiene: La descripcin de las actividades que deben se desarrolladas por los miembros de la organizacin. Los procedimientos a travs de los cuales esas de las Actividades son cumplidas.

Ventajas de la disposicin y Uso de Manuales

Son un compendio de funciones y procedimientos en una organizacin. La gestin administrativa y la toma de decisiones son regidas por normas a travs del tiempo. Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad. Evitan la excusa del desconocimiento de las normas vigentes. Cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema. Contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo. Define con precisin cules son los actos delegados. Elementos informativos para entrenar o capacitar al personal. Economizan tiempo. Ubican la participacin de cada componente de la organizacin. Posibilita la evaluacin objetiva de la actuacin de cada empleado. Permiten la determinacin de los estndares ms efectivos.

DESVENTAJAS: Existe un costo en su redaccin y confeccin. Exigen una permanente actualizacin No incorporan los elementos propios de la organizacin informal. Resulta difcil definir el nivel ptimo o de detalle. Su utilidad se ve limitada.

CLASIFICACION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS. A.- Manual de Organizacin B.- Manual de Polticas. C.- Manual de procedimientos y normas. D.- Manual del especialista E.- Manual del empleado F.- Manual de Propsito mltiple.

OTRA CLASIFICACION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS. POR SU CONTENIDO: Manual de Historia Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre la organizacin

Manual de organizacin Su propsito es exponer en forma detallada la estructura organizacional

Manual de polticas Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones

Manual de procedimientos Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos

Manual de contenido mltiple Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional POR SU FUNCION ESPECFICA Manual de produccin Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones

Manual de compras Es el proceso de comprar que debe estar por escrito

Manual de ventas Consiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas

Manual de Finanzas Consiste en las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administracin

Manual de contabilidad Trata acerca de los principios y tcnicas de la contabilidad

Manual de crdito y cobranzas Se refiere a los procedimientos y normas de esta actividad

Manual de personal Sirve para ayudar a comunicar las actividades y polticas de la direccin superior

Manual tcnico Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin operacional determinada

Manual de adiestramiento o instructivo Explica las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular GENERAL Manuales generales de organizacin Este es producto de la planeacin organizacional y abarca todo el organismo

Manual general de procedimientos Este es tambin resultado de la planeacin, contiene los procedimientos de todas las unidades orgnicas

Manual general de polticas Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la direccin superior ESPECIFICO Manual especfico de reclutamiento y seleccin Se refiere a una parte de una rea especfica (personal)

Manual especifico de auditoria interna Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicacin especifica a determinados tipos de actividad

Manual especfico de polticas de personal Este se enfoca a definir "polticas", pero de un rea especifica de la organizacin

Manual especfico de procedimientos de tesorera Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un rea especfica

MANUAL DE ORGANIZACION Son documentos operativos que detallan la estructura, funciones, relaciones de coordinacin y tareas de las diferentes unidades orgnicas de una institucin

OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN a. Indicar las funciones bsicas de cada unidad orgnica. b. Determinar la ubicacin y las tareas especficas. c. Precisa las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas externas de la dependencia. d. Proporciona informacin a los funcionarios y trabajadores sobre sus funciones.

e. Sirve como instrumento bsico para la racionalizacin de los procedimientos administrativos.

ESQUEMA PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

TITULO I GENERALIDADES
1. FINALIDAD DEL MANUAL 2. BASE LEGAL 3. ALCANCE 4. APROBACIN

TITULO II DEL DISEO ORGNICO

FUNCIONES GENERALES DEL RGANO ESTRUCTURA ORGNICA DEL RGANO RELACIN JERRQUICA DE UNIDADES ORGNICAS ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIN

TITULO III DEL MANUAL

FUNCIONES GENERALES DEL RGANO FUNCIONES ESPECFICAS DE LOS CARGOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Es un conjunto de instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgnico, que explican el desarrollo de los procedimientos administrativos.

MANUAL DE CALIDAD Identificacin ndice O Contenido Alcance Introduccin Objetivos generales Estructura organizacional Responsabilidades

Documentos y referencias aplicables Elementos del sistema de calidad Definiciones Lista de distribucin Apndice para la codificacin de procedimientos 1. Logotipo de la organizacin. 2. Nombre de la organizacin. 3. Nombre del manual. 4. Numero de procedimientos. 5. Nivel de revisin y/o aplicacin. 6. Titulo del procedimiento. 7. Fecha de revisin. 8. rea responsable de manejar el procedimiento. 9. Lugar y fecha de elaboracin. 10. Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin. 11. Numero de pginas. 12. Las siglas tanto de la organizacin como de la unidad administrativa responsable de elaborar la forma.

ndice O Contenido En esta parte del manual de calidad debe ubicarse la relacin de captulos que constituye el cuerpo del documento.

Alcance Cobertura de los requerimientos de calidad especificados por el cliente y las normas internacionales aplicables. Introduccin Se expone la situacin, filosofa y perspectivas de crecimiento de la organizacin.

Objetivos generales 1. La mejora de los procesos. 2. Adecuada atencin a los clientes. 3. Rentabilidad.

4. El liderazgo en el mercado. 5. El desarrollo del capital humano

Estructura organizacional Muestra la composicin de las unidades administrativas que la integran y sus relaciones.

Responsabilidades Se establece la responsabilidad general que asumen en relacin con el sistema de calidad.

Documentos y referencias aplicables Listado de normas que sustentan el sistema de calidad de una organizacin. Elementos del sistema de calidad Compendio de aspectos que debe cubrir el sistema de calidad de una organizacin.

Definiciones Conceptos de carcter tcnico, relacionado con los procedimientos del manual de calidad.

Lista de distribucin Registro que controla el nmero de copias y reas a las que se le entrega el manual.

Apndice para la codificacin de procedimientos Clasificacin de los procedimientos de una organizacin segn el apartado de la norma de calidad, rea de aplicacin y nmero consecutivo. Marco Introductorio Cuerpo Principal PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS. A. Identificacin Nombre oficial de la dependencia Nombre completo del o de los procedimientos a que se refiere el manual Nmero de identificacin del o de los procedimientos sealados Lugar y fecha de elaboracin Responsables de su elaboracin Cantidad de ejemplares impresos

B. ndice Se deben presentar de manera sinttica y ordenada.

C. Introduccin Sintetiza cmo se utilizar el manual, a quin va dirigido y cundo se utilizar.

D. Objetivos del procedimiento En este punto deben explicarse, en forma clara y precisa, los propsitos y objetivos del procedimiento que se describir en el manual.

E. Alcance del procedimiento Debe contener la explicacin de las reas, secciones o personas sobre las cuales se aplicarn los procedimientos.

F. Polticas y normas de operacin Deben prevenir situaciones alternativas que pueden presentarse al operar los procedimientos.

G. Instrucciones para el uso del manual se debe explicar cmo usar el manual y en qu forma se actualizarn los contenidos del mismo.

Normas de trmite
Tareas y decisiones involucradas que debe incluir Archivos utilizados; debe incluir

Tareas y decisiones involucradas que debe incluir: Momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso Responsable (sector o persona) de la ejecucin de cada paso Informacin requerida medios a utilizar decisiones a tomar Controles a efectuar y cursos de accin Archivos utilizados; debe incluir: Informacin a contener Mtodo de clasificacin de la informacin contenida Mtodo de bsqueda de la informacin contenida Perodo de archivo de la informacin y tratamiento posterior al mismo

Responsable de la custodia y mantenimiento actualizado

Cursogramas Constituyen instrumentos importantes para la visualizacin global y esquemtica del juego de tareas administrativas.

Formularios Deben contener las instrucciones y referencias para la utilizacin de todos los documentos y comprobantes que circulan, sus diseos y especificaciones.

Anexos varios Este apartado podr contener tablas, cuadros, grficos, ejemplos de aplicacin de los procedimientos descriptos en el manual, etc.

UNIDAD VIII METODOLOGA DE SIMPLIFICACIN DEL TRABAJO IMPLEMENTACIN.

CONSTITUYE APLICAR LAS MEDIDAS PROPUESTAS EN LA ETAPA ANTERIOR PARA SOLUCIONAR EL PROBLEMA QUE ORIGIN EL ESTUDIO. DEFINIR LAS ACTIVIDADES Y ESTABLECER LA SECUENCIA DE SU REALIZACIN. FIJAR EL TIEMPO Y LA FECHA EN QUE HABRN DE INICIARSE Y TERMINAR CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES. CONSIDERAR LA NECESIDAD DE RECURSO HUMANO Y MATERIAL, PLANOS DE LAS INSTALACIONES, MOBILIARIO Y EQUIPOS, FORMULARIOS, MANUALES Y DOCUMENTOS UTILIZADOS POR TRABAJADORES Y USUARIOS. ES IMPORTANTE! DEJAR CLARAMENTE DEFINIDO QUIEN O QUIENES SON LOS RESPONSABLES DE LA EJECUCIN DEL PROGRAMA EN SU TOTALIDAD PUEDE SER LA OFICINA DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS A TRAVS DE SUS TCNICOS, LAS RESPONSABLES DE IMPLEMENTAR SUS CAMBIOS, CONTANDO CON LA COLABORACIN DE LAS UNIDADES INVOLUCRADAS. DESVENTAJA NO SIEMPRE ES POSIBLES ASEGURAR QUE LO QUE ES VALIDO PARA UNA PARTE DE LA INSTITUCIN, LO SEA PARA OTRA. EL MTODO DE IMPLEMENTACIN ES UN MTODO PARALELO PARA AQUELLOS CASOS SUMAMENTE COMPLEJOS Y DE GRAN ENVERGADURA. CONSISTE EN LA OPERACIN SIMULTANEA POR UN PERIODO DETERMINADO, ESTO PERMITE IR INTRODUCIENDO MODIFICACIONES Y AJUSTES SIN CREAR GRANDES PROBLEMAS AL MISMO TIEMPO. PERMITIENDO QUE EL NUEVO SISTEMA O PROCEDIMIENTO VAYA ASENTANDOSE HASTA LOGRAR QUE FUNCIONE NORMALMENTE ANTES DE QUE SE SUSPENDAS LAS OPERACIONES DEL SISTEMA ANTERIOR. MTODOS DE APROXIMACIONES SUCESIVAS CONSISTE EN SELECCIONAR PARTE DEL SISTEMA O PROCEDIMIENTO O PEQUEAS FASES DEL MISMO, E IMPLEMENTARLAS PROCURANDO NO GENERAR GRAVES ALTERACIONES Y AVANZAR A LA SIGUIENTE ETAPA O FASE SOLO HASTA QUE SE HAYA CONSOLIDADO SUFCIENTEMENTE LA ANTERIOR.

PARA LA PUESTA EN MARCHA DEL NUEVO SISTEMA ES NECESARIO REUNIR EL POTENCIAL HUMANO PARA SU CAPACITACIN EN FUNCIN DE QUE REALICE DE MANERA CORRECTA Y ADQUIERA UN CONOCIMIENTO DE LA PARTE QUE LE CORRESPONDE DESARROLLAR DEL SISTEMA O PROCEDIMIENTO. TAMBIN SE HAR NECESARIO EVALUAR LOS RECURSOS MATERIALES QUE PREVIAMENTE SE ESTIMARON NECESARIOS. CUANDO SE INICIE LA IMPLEMENTACIN SER NECESARIO ENVIAR COMUNICACIONES CON EL OBJETO DE HACERLA CONOCER A LOS USUARIOS Y TRABAAJDORES. SEGUIMIENTO, EVALUACIN Y CONTROL

SE OBSERVA EL DESARROLLO DE LA APLICACIN DE LAS MEDIDAS DE MEJORAMIENTO ACORDADAS Y EL OBJETO ES GARANTIZAR Y ASEGURARSE DE QUE SE ESTN APLICANDO DE ACUERDO A LOS ESTUDIOS REALIZADOS. SE HACE PRECISO COMPROBAR LA EFICACIA DE LAS MEJORAS INTRODUCIDAS. SUGERIR MEDIDAS CORRECTIVAS CONVENIENTEMENTE. SE RECOMIENDA HACER UNA REVISIN PERIDICA DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS QUE PERMITAN DETECTAR Y EVITAR LA OBSOLESCENCIA DE LOS MISMOS, SITUACIN QUE PUEDE AFECTAR DE MANERA DIRECTA LA EFICACIA DE LA ORGANIZACIN EN SU CONJUNTO.