Manual Operador PC

ESCUELA NACIONAL DE POLICIA
Curso Operador PC Prof. Crio.(PA)(R) Carlos Rodrguez BREVE HISTORIA DE LA EVOLUCION DE LAS COMPUTADORAS Con el desarrollo comercial debido a mejores y ms grandes naves, primero a los fenicios y despus a los jnicos; se les plante el problema de llevar el clculo de sus operaciones financieras, por lo que stos se abocaron al desarrollo y perfeccionamiento de bacos que le permitieran conocer su patrimonio. Tambin se tuvieron que desarrollar complicados clculos para elaborar Calendarios: Solares, para organizar sus tareas; para el cobro de tributos, para conciliar los 365 das del ao con los 28 das del ciclo lunar, que usaban los agricultores, y aun clculos mas complejos para el calendario Maya y Azteca de 260 das. Mas recientemente, con la navegacin ocenica, se hizo necesario calcular la posicin del barco, mediante la resolucin de tringulos esfricos. Al principio del siglo XIX, se construye la primera mquina de calcular, atribuda a Pascal; consista en un simple sistema mecnico, manejado a mano. A pesar de ello el hecho ms importante fue el nacimiento del Telar de Jacquard, destinado a fabricar telas de complicados diseos en forma automtica. Para ello dispona de una plancha de cartn con perforaciones, capaz de organizar el movimiento de los hilos del telar. As cada plancha de programa que se introduca al telar, generaba en forma automtica un complejo dibujo. Esto marc un hito en la historia, ya que fu la primera mquina programable construda por el hombre. En todas esta acotaciones, se destaca un denominador comn que es la necesidad de calcular. La lgica matemtica de Boole, en Inglaterra, fue otro importantsimo factor, junto con el Sistema de Numeracin Binario en el desarrollo actual de la computadora. Es as, que la necesidad de calcular y para ayudar en la Segunda Guerra Mundial que se construy una las primeras computadoras, la ENIAC, un gigante electrnico, que tena 18.000 vlvulas al vaco, que cuando se encendan, disminua la tensin en todo el edificio, ocupaba un enorme saln y estaba destinado al clculo de Trayectorias Balsticas, aunque recin entr en funcionamiento en el ao 1945. Fu un paso muy importante.

Curso Operador PC Prof. Crio.(PA)(R) Carlos Rodrguez Luego le sigui toda la serie de los MARK, con revolucionarias modificaciones en la lgica. La rpida evolucin de la Electrnica, con la invencin del Transistor, los circuitos integrados (IC) y los microprocesadores permiti disponer de componentes muy pequeos, de reducido consumo y a medida que aumentaba la demanda ms baratos y eficientes. Esto redujo dramticamente el tamao y costo de las computadoras. Fabricndose computadoras para grandes organismos Oficiales y privados, por su costo; luego con la integracin en gran escala, que permiti poner miles de transistores en un cm. cuadrado y continuos adelantos de las tcnicas electrnicas posibilit las computadoras como hoy da las conocemos y relativamente baratas. Como los XT, AT, HOME COMPUTERS. Los XT fueron los primeros PC (Personal Computers o Pocket Computers) que aparecieron en el mercado, no tenan disco duro, y se manejaban con 2 disqueteras de 51/4 el microprocesador del que disponen es el 8086 o 8088 con una velocidad de 8 mhz. Al aparecer el disco duro, su venta creci, y los fabricantes principales (I.B.M. y APLE), se dedicaron a la invencin de nuevos equipos ms rpidos y con ms prestaciones, es as que aparecen los AT con el microprocesador 80286, que dispone de una velocidad de hasta 16 mhz. Estos equipos admiten adems disquetes de mayor capacidad (1.2 MB) y discos duros tambin de mayor capacidad que los XT (40 MB y ms); adems se incorporan las disqueteras de 31/2. La revolucin tcnica, fue acompaada por el desarrollo del software, en el diseo de nuevos sistemas operativos y programas utilitarios, desarrollados por las grandes empresas mencionadas anteriormente, que marcaban y marcan an la tendencia mundial. Pero a estas empresas les surgieron competidores de Japn, Taiwan, China, Brasil, etc. que adquiran un equipo nuevo y lo copiaban, agregndole alguna prestacin ms, bajando su precio de venta, ya que no tenan que invertir en el equipo humano que las grandes empresas tienen (Ingenieros de Sistemas,

Curso Operador PC Prof. Crio.(PA)(R) Carlos Rodrguez Analistas, Programadores). Esto hizo que las grandes empresas bajaran sus costos para poder competir y se dedicaran ms an al desarrollo tcnico y de software, es as que en poco tiempo apareci el microprocesador 80386, cuya velocidad oscila entre los 25 y 40 mhz, an ms reciente es la aparicin del 80486 con velocidades de 40 a 60 mhz, con capacidad de emular al microprocesador matemtico. Lo ms reciente en equipos de computacin es la aparicin del microprocesador, llamado pentium, cuya velocidad alcanza a los varios Giga herzios. Estos han sido copiados en lo que se ha denominado Pentium Celern, que con algunas fallas, cumple las mismas funciones que el Pentium legtimo y se vende a un precio bastante ms accesible que el original, aunque miente en cuanto a la velocidad.
Tambin podemos ver que los equipos han cambiado de forma; como ser las consolas han pasado a fabricarse en forma vertical o de torre, pero tambin fueron contemplados los comerciantes ambulantes y los altos ejecutivos, con la creacin de los Laptops o computadoras tipo valija, totalmente porttiles y compatibles con las dems Estos equipos de dimensiones muy reducidas, ya han sido superados por la aparicin de los notebook de menor tamao. Es de esperar entonces que este desarrollo contine en forma vertiginosa, permitiendo as la automatizacin en gran escala de todas las cosas. La fibra ptica y el lser se estn utilizando y han producido la aparicin de lectoras y grabadoras de discos lser, como as tambin de lectoras grabadoras de DVD; todas ellas con gran capacidad de almacenamiento de datos. Es conocido que recientemente en Espaa, fue construda la primera casa totalmente computarizada, el equipo utilizado responda a la voz del dueo y controlaba desde la puerta de calle hasta el televisor, la cocina, el bao, la calefaccin, etc. Es la parte electromecnica de un Ordenador (P.C.) En la actualidad se est experimentando con neuronas en lugar de transistores y los cientficos que lo estn haciendo, dicen que incluso han llegado a reproducirse. En cuanto a, los monitores, ya se crearon aunque an no est a la venta, unas pantallas del mismo material que las cintas, que se puede conectar a cualquier computadora y enrollarlo para transportarlo de un lugar a otro.

Curso Operador PC HARDWARE Ordenador: Sistema Organizado para el tratamiento de informacin, cuya Unidad Central de Procesamiento (C.P.U.) es un Microprocesador. C.P.U.: Unidad de Control (U.C.):Es la parte inteligente de la CPU, se encarga de establecer la coordinacin de las operaciones del resto. Unidad de Aritmtica y Lgica (A.L.U.):Realiza las Operaciones Matemticas y de Lgica. Flags: Son Indicadores. Registers: Unidad alternativa de almacenamiento de Datos. Accesible al Programador. Memoria: Residente:(Accesible en todo momento): Prof. Crio.(PA)(R) Carlos Rodrguez
ROM (Solo de Lectura) EPROM (Programable) RAM (Acceso directo) Hard Disk: (Disco Duro) Masa: Son unidades de memoria exteriores al Microordenador, capaces de almacenar una gran informacin (Casseteras, Disketteras, el almacenamiento de estos datos no es voltil) Bus: Elemento de interconexin entre los componentes, que permite la comunicacin entre ellos. Circulan por el Direcciones Datos y Ordenes. Terminal: Tambin denominado Perifrico, son unidades destinadas a establecer la comunicacin entre el usuario y el ordenador o entre el ordenador y la unidad de almacenamiento/lectura. Entrada:Teclado, Lpiz Optico, Mouse, Joystic, scanner. Salida: Monitor, Impresora, Plotter. Mixtos: Entrada y Salida: Disketteras, Casseteras, Faxs, Modems, CD rom, DVD rom. Tarjetas: Controlador de discos, Video, Faxs, Memorias, Mouse, Impresoras, Sintonizador de Tv.
Puertos: Son terminales de comunicacin entre el ordenador y distintos dispositivos, tales como: Monitor, Mouse, Impresoras, etc.

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En esta figura, vemos como es un diskette fsicamente, est fabricado con el mismo material que las cintas de grabacin de audio y video, con la diferencia que tiene la forma de un disco. Las advertencias respecto a los Diskettes o Floppy disks o Discos blandos, es que no se pueden tocar en las partes en que se ve el disco, es decir en el centro que es donde calza el motor de la diskettera que mueve el disco y en la otra zona expuesta que es donde se posicionan las cabezas lectoras/grabadoras. Tambin debemos tener la precaucin de no exponerlos a temperaturas de menos de 5C y ms de 35C (esta escala vara segn las especificaciones de cada fabricante). Otra precaucin es no doblarlos; adems no se deben acercar a imanes y hay que protegerlos del polvo. Podemos apreciar en la figura, el formato que cada computadora le da a los diskettes, dividindolos en tracks o pistas concntricas, y en sectores. Las pistas varan segn la capacidad del diskette (Ejemplo: 360KB-40 pistas 1.240KB-80 pistas). La cantidad de sectores es de 9 en los de 360KB y 18 en los de 1.2MB. Los diskettes adems de variar en su capacidad, varan en su tamao fsico, siendo lo ms usual para los equipos PC los diskettes 5 y los de 3. La diferencia entre ambos, es que el sobre de los de 5 es blando y necesita un sobre que generalmente es de papel o cartulina, para protegerlo en sus partes visibles; en cambio, los diskettes de 3 vienen con una proteccin de plstico duro, y la parte donde trabajan los cabezales, est cubierta con una chapa mvil, que automticamente se desliza cuando lo introducimos en la diskettera.

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez Las capacidades ms comnmente utilizadas en los PC son las siguientes, dependiendo si es XT AT: 51/4 360 KB 1.2 MB 31/2 720KB 1.44 MB
Esta otra figura, nos muestra de que manera actan las cabezas grabadoras, que sin llegar a tocar el disco, son impulsadas por un motor que las acerca o las aleja del centro del disco. Adems, se puede apreciar el eje del motor que hace girar el diskette. Cuando pedimos que la computadora lea o grabe algo en el diskette, previa introduccin del mismo en la diskettera, el motor central hace girar el disco y las cabezas se posicionan sobre la pista cero que es la ms grande, ya que es la exterior, donde busca los nombres de la informacin que le pedimos y su ubicacin en el diskette; luego de obtener esta informacin, las cabezas se desplazan hasta la pista que contiene la informacin y la leen o la graban segn se lo indiquemos.-

Curso Operador PC SOFTWARE Es la parte lgica de la Informtica, no se puede tocar, no es algo fsico. La traduccin literal es Mercanca blanda. Viene en diskettes, CD o DVD o la fabrica el Programador. Componen el Software los Archivos, los Programas, los Sistemas, los Utilitarios y los Lenguajes. Los Archivos, son paquetes de datos. Los Programas son un conjunto de instrucciones o Comandos, que se ejecutan en forma ordenada. Los Sistemas son conjuntos de Programas, que tienen uno que acta como principal, comandando o llamando a los dems. (Ejemplos: WINDOWS, LINUX, D.O.S., y todos aquellos que crean los Programadores.) Los Utilitarios, son Sistemas especiales, diseados para una determinada tarea. (Ejemplos: Office, Lotus, Wordperfect, Wordstar, Draw Perfect, Xtree, Paint Brush, Banner, etc.) Los Lenguajes, son Sistemas especiales, que permiten la elaboracin de Programas y/o Sistemas. (Ejemplos: Basic, Cobol, Dbase, Fortran, Foxbase, Clipper, Logo, Pascal, C, Mquina, etc.). El Software por lo tanto, es tan importante como el Hardware, ya que sin l, una computadora no hace nada. A va de ejemplo, si le agregamos a una computadora una puerta de mouse y un mouse, estos no funcionarn como tales, hasta que le incorporemos el software necesario como para que el microprocesador los reconozca y los tenga como parte de un todo (en la actualidad desde la aparicin de Windows XP, el sistema es capaz de reconocer el dispositivo agregado e instalarlo, siempre y cuando haya sido fabricado antes que el XP). Si agregamos una diskettera, sta no ser reconocida hasta que la agreguemos en el setup de configuracin del equipo, sistema que trae incorporado el PC. Si cambiamos de tarjeta de video, debemos tambin hacerselo saber al microprocesador por intermedio del setup de configuracin. Si ponemos ms memoria al equipo, tambin se lo haremos saber al equipo por medio del setup (en la actualidad esto se hace automtico). Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez Hablando de precios, hay paquetes de Software que son ms caros que un equipo y en algunos casos ms que varios equipos; su precio depende de las prestaciones y de las horas que demanda su elaboracin. Por ello, cuando vamos a adquirir un PC, debemos poner nfasis en saber para que lo queremos, a fin de adicionar el precio del Software al del Hardware, para tener as el precio real del equipo. Debemos contar por supuesto, con un Sistema Operativo (Windows; Linux; DOS, etc), imprescindible para que el equipo funcione. Los Utilitarios que necesitaremos, l o los Sistemas especiales para trabajar, y el personal necesario (Operadores, Programadores, Analistas), segn el caso. Las personas que trabajan en computacin se dividen en 4 categoras: A) Operadores Son quienes hacen lo que los programas les permiten hacer, es decir que slo introducen datos, no crean, se limitan a hacer lo que el software les permite. B) Programadores
Son quienes han estudiado por lo menos un lenguaje de programacin y crean los programas y/o sistemas, a fin de que el operador pueda trabajar. C) Analistas
Son los que realizan el estudio de lo que quiere el dueo del equipo, eligen el lenguaje de programacin en que se debe hacer el sistema y confeccionan el diagrama con los distintos programas que se debern confeccionar para que el sistema funcione, su trabajo es continuado luego por el Programador, quien en base a dicho diagrama confecciona los distintos programas. D) Ingenieros de Sistemas
Son quienes hacen los lenguajes y las mquinas, es decir software y hardware base.

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1. LA CPU Partes y Funcionamiento: Las partes fsicas de un computador se les llama Hardware, y con ellas podemos manipular la informacin contenida en el mismo. El Hardware se divide en dos grupos llamados Perifricos de Entrada y Perifricos de Salida. Perifricos de Entrada: Como su nombre lo indica los perifricos de entrada reciben informacin y la almacenan en el computador. Entre los ms utilizados estn: El Mouse o Ratn: Sirve como herramienta de desplazamiento en la pantalla.
El Teclado: Al igual que una mquina de escribir, sirve dar las instrucciones de escritura al computador. El Micrfono: Permite la recepcin de sonidos en el caso de los computadores que utilizan multimedia. El Escner: Es un dispositivo que permite digitalizar documentos fsicos como cartas, fotos, revistas, etc.
Perifricos de Salida: Al contrario de los anteriores, los perifricos de salida, presentan la informacin almacenada en el computador. Entre los ms utilizados estn:
Las Pantallas o Monitores: Del mismo modo que un televisor nos presenta las imgenes de una seal de Televisin, un monitor nos presenta por medio de imgenes los procesos realizados por el computador. Impresora: Es un dispositivo auxiliar, que permite enviar a un documento fsico como un papel la informacin de un programa. Parlantes: Permiten la emisin de sonidos, cuando un computador est dotado de multimedia.

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WINDOWS
El Sistema Operativo: Es el programa que mediante rdenes electrnicas, controlan la actividad del computador. Es como un director de orquesta que asegura que todas las partes de un computador trabajen juntas. El sistema operativo no solo controla el hardware, sino que tambin es el encargado de parametrizar los dems programas como Word, Excel, Lotus, etc. La palabra Windows que quiere decir ventanas en ingls, representa al sistema operativo ms popular del mundo, el cual trabaja grficamente por medio de ventanas. Las versiones de Windows empezaron a ser distribuidas desde 1980 con la aparicin de la primera versin de Windows, la cual no era para nada efectiva, ya que sus posibilidades de operar eran realmente escasas. Lo sigui Windows 3, que ya facilitaba algunas tareas, adems implementaba el administrador de archivos, lo cual facilit los procesos de abrir, guardar, buscar. Windows 3,11 ya implementaba una versin primitiva de Internet y permita conectar varios computadores en red. Estas versiones, manejaban un sistema de archivos de 16 bits y sus restricciones operativas eran mltiples, adems funcionaban bajo el entorno de DOS, un sistema operativo muy complejo y ahora casi obsoleto. Luego apareci un verdadero sistema operativo Windows 95, este revolucion el entorno de Windows, Tuvo mejoras como el Plug and Play (Enchufar y Utilizar), y la Maquina Virtual de Java para Internet. Luego Windows 98 presenta un entorno de ventanas exclusivamente diseado para el trabajo en Internet. Este fue el ltimo de los sistemas operativos que trabaj con inicio bajo entorno de DOS. Windows 2000, Milenium, y XP son las versiones ms recientes y con sistemas de archivos NTFS, que son especialmente diseados para trabajar en red con condiciones de seguridad avanzadas. Cada uno de estos presenta un grupo de opciones de acuerdo a las necesidades de cada usuario. Por ejemplo, Windows 2000 Profesional, permite restringir las opciones de configuracin del computador por medio de contraseas de administracin. Mientras que Windows XP Home puede configurar una configuracin propia para cada usuario. Pero no se preocupe si en su computador hay una versin de Windows 95 o Milenium, la verdad en la parte operativa y de funcionamiento de los programas, todos son muy similares.

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El Escritorio: Al iniciar Windows siempre nos encontramos con una pantalla inicial, que contiene una serie de dibujos como botones. A esta primera pantalla se le conoce como escritorio. Como podemos observar el escritorio contiene una barra en la parte inferior esta barra se le conoce como barra de tareas en esta barra aparecen como botones los programas que se estn ejecutando, mientras el computador est encendido. El ejemplo nos indica que estn abiertos los programas WORD y COREL DRAW. Adems hay un botn llamado INICIO. Desde este botn se accede a todos los programas del computador. El Mouse y el Cursor: En el medio de la pantalla vemos generalmente una flecha que se mueve al tiempo que movemos el Mouse. Esta flecha se conoce como cursor y tiene varias funciones. Puede seleccionar un objeto de la pantalla, puede ejecutar un programa, por medio de la pulsacin de los botones del Mouse. Para seleccionar un icono basta con ubicar el cursor sobre el icono y luego presionar una vez el botn izquierdo del Mouse. (A esto tambin se le conoce como hacer clic) Para abrir un programa o abrir un archivo o carpeta, es necesario hacer doble clic sobre el icono que representa el programa, archivo o carpeta. Una funcin del Mouse poco utilizada es el Men Contextual. Este aparece cuando presionamos el botn derecho del Mouse y dependiendo del lugar donde este ubicado el cursor, se presentan en un men auxiliar, las opciones ms populares del programa u objeto seleccionado.

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Los Iconos: En el escritorio tambin podemos encontrar un grupo de dibujos como botones, llamados iconos. Estos iconos pueden ser accesos directos a programas, carpetas o archivos determinados. Tambin pueden ser botones en las barras de herramientas de los diferentes programas. En los programas de de Microsoft como Windows y Office los iconos de las barras de herramientas son en su gran mayora, iguales. Los iconos en realidad son botones en la pantalla que al ser seleccionados por el cursor del Mouse. Pueden ejecutar una tarea determinada. El Explorador de Windows: El primer programa que va a aprender a utilizar es el Explorador de Windows. Este presenta grficamente, la ubicacin, tamao, y descripcin de los archivos y carpetas de un computador. La forma ms fcil de iniciar el Explorador de Windows es haciendo clic con el men contextual (botn derecho de Mouse) sobre el Botn Inicio de la barra de tareas. El Explorador de Windows est dividido en tres partes bsicas: La ventana de Carpetas (al lado izquierdo), la Ventana General (en la parte central) y las barras de herramientas (en la parte superior). La Ventana de Carpetas presenta en forma jerrquica los elementos contenedores de archivos. Entre ellos estn: Los Discos Duros, Las unidades de Disquete, Las Unidades de CD/DVD, Las unidades de red y las carpetas. En la Ventana General se presentan los elementos contenidos en la carpeta o elemento contenedor seleccionado en la Ventana de Carpetas. El elemento que aparece sombreado en color es el elemento seleccionado. En este caso, la carpeta Men Inicio. Note que esta es la nica que cambia el aspecto del icono ya que parece estar abierta.

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez Abrir Archivos o Carpetas: Como se explic en la seccin Mouse y Cursor, el mtodo para abrir un archivo o carpeta en el Explorador de Windows o en el Escritorio, es ubicando el cursor sobre el archivo o carpeta elegido y haciendo doble clic con el botn izquierdo del Mouse. Copiar, Cortar y Pegar: El mtodo de Copiar y Cortar es muy similar. Basta con seleccionar (un solo clic) un archivo o carpeta de la Ventana General del Explorador, luego hacer clic sobre el men Edicin y luego hacer clic sobre la opcin Copiar o la opcin Cortar. El mtodo Pegar es igual en los dos casos, ya sea que haya copiado o cortado un archivo. Primero debe seleccionar la carpeta de destino (donde quiere dejar el archivo copiado o cortado) luego debe hacer clic en el men Edicin y seleccionar la opcin Pegar
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De esta forma se ve el men Edicin. Adems contiene unas teclas abreviadas para cada operacin. Estas teclas abreviadas realizan la misma funcin que el cursor pero de forma automtica desde el teclado. Ejemplo. Para copiar un archivo con las teclas abreviadas, basta con seleccionar el archivo con el cursor y luego presionar las teclas Ctrl- C. La diferencia fundamental entre Copiar y Cortar es que al Copiar un archivo o carpeta lo que se hace es generar un archivo o carpeta igual al seleccionado inicialmente. Al Cortar lo que se hace es mover el archivo o carpeta seleccionado a un lugar diferente que en este caso es la carpeta de destino.

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3. WORD El Editor de Texto: Al igual que una mquina de escribir Word trabaja como un editor de textos, pero con muchas ventajas como la auto correccin de ortografa, revisin de gramtica, insertado de textos predeterminados, configuracin de fechas, etc. La forma de iniciar el programa es, haciendo clic sobre el botn Inicio de la barra de tareas, este despliega un men de opciones, en donde hay un botn de men llamado Programas, al ubicar el cursor sobre este men se despliega un nuevo men donde aparecen todos los programas contenidos en el computador. Si se observa bien el botn Programas tiene una punta de flecha en la parte derecha, esto significa que este botn despliega un nuevo men, que para este caso son los programas del computador. Los botones Documentos, Configuracin y Buscar tambien despliegan mens, pues tambin tienen estas flechas en su parte derecha. Esta es la vista inicial de Word, como se puede apreciar, se ve como una hoja de papel en blanco y en efecto lo es. Con Word, usted podr crear cartas, elaborar correspondencia comercial, Disear su propia hoja de vida, escribir tesis, proyectos de trabajo y todo lo que se le ocurra que puede hacer con una hoja de papel.

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Configurar Pgina: Lo primero que se debe hacer al trabajar con Word, es indicarle al programa que tipo de hoja vamos a utilizar, las mrgenes, el tamao de la hoja, entre otras opciones. Para esto, ingresamos por el men Archivo y seleccionamos la opcin Configurar Pgina. En el caso de que esta opcin no este disponible, es posible que haya un botn al final del men, que aparezca como una punta de flecha doble, haga opciones del men. Al iniciar las opciones de configuracin de la pgina encontrar un cuadro de texto con 4 pestaas. Estas son Mrgenes, Tamao del Papel, Fuente de Papel y Diseo. Las opciones que vamos a trabajar son las dos primeras. Al hacer clic sobre la pestaa Mrgenes podemos configurar el tamao en centmetros de las mrgenes izquierda, derecha, arriba, abajo y si se desea la encuadernacin. En la pestaa, Tamao del Papel, podemos seleccionar los diferentes tamaos de papel comercialmente conseguidos, Carta, Oficio, Media Carta, A4, A5, incluso Sobres de Carta y Oficio. Adems podemos configurar la orientacin de la pgina ya sea que trabajemos en forma Horizontal o Vertical. En este cuadro de texto veremos una vista preliminar de la configuracin de la hoja y de esta forma hacernos una idea de cmo quedar nuestro trabajo de Wor d. C ambiar Maysculas y Minsculas: Una opcin muy favorable de Word es la posibilidad de cambiar las Maysculas por Minsculas y viceversa. Para esto debemos seleccionar el texto a cambiar y luego en el men Formato seleccionar la opcin Cambiar Maysculas y Minsculas. Esto presentara una ventana con botones de opcin donde elige el tipo de cambio que quiere hacer.

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez Las Opciones del Formato de Texto son muchas, y se pueden predeterminar para que siempre que se trabaje con Word, se obtengan las mismas configuraciones. Tamao, color, estilo, sombra, son solo algunas opciones. Al seleccionar la opcin Fuente del men Formato, aparecer una ventana con las opciones que puede modificar. Esta ventana contiene tres pestaas que son: Fuente, Espacio entre Caracteres y Efectos de Texto. En la pestaa Fuente encontramos las opciones: Tipo de Fuente o Letra, Estilo (Negrilla, Itlica, Normal), tamao de la fuente (68102036) y un grupo de opciones para seleccionar llamados Efectos. Observe que estos efectos estn precedidos por un cuadro blanco, los que estn seleccionados aparecen con un signo al interior del cuadro. A estos botones se les llama casilla de verificacin y permite seleccionar varias opciones a la vez. Cuando se han terminado de configurar estas opciones puede predeterminar los cambios, para que siempre que inicie Word, aparezcan estos cambios. Para esto debe hacer clic sobre el botn Predeterminar en caso de que solo quiera efectuar los cambios en esta sesin de Word, solamente debe hacer clic en el botn Aceptar, Las Opciones del Formato se pueden cambiar en cualquier parte del documento, y es ms fcil hacerlo desde las barras de herramientas. Para esto puede escribir todo el documento y luego seleccionar el texto que va a modificar y por ltimo aplicar los cambios haciendo clic sobre el icono correspondiente. Los iconos de Formato de Texto son: Tipo de Fuente y tamao de Fuente
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Estilo de Fuente Negrilla, Cursiva y Subrayada Color del texto Como pueden ver Los iconos de Fuente, Tamao, y Color, tienen una flecha al lado derecho, lo que indica que tienen un men desplegable con las opciones que se pueden escoger.

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Para seleccionar un texto y poder aplicarle una propiedad cualquiera, ya sea de formato o para copiar o para cortar, se puede hacer de dos formas: una es, colocar el cursor en la letra inicial, presionar el botn izquierdo del Mouse y mover el cursor hasta la ltima letra. Otra es ubicar el cursor en la primera letra, apretar Shif y sin soltar utilzar las teclas de flecha hasta seleccionar el texto deseado. En el ejemplo adjunto el texto que fue seleccionado est sombreado. Este texto seleccionado puede ser modificado en su formato de fuente, simplemente haciendo clic sobre alguno de los iconos de formato. Tambin puede ser cortado, copiado o movido a otra parte del documento. Copiar, Cortar y Pegar; De la misma forma en que se trabaja en el Explorador de Windows, se puede trabajar en los dems programas de Office. En el caso de las opciones de Copiar, Cortar y Pegar se hace igual, se debe seleccionar el texto O los objetos a Copiar O Cortar, luego se hace clic en el men Edicin y se selecciona la opcin Copiar O Cortar segn sea. Luego se selecciona el lugar de destino y se hace clic en el men Edicin y por ltimo en la opcin Pegar. Estas operaciones se pueden realizar desde las barras de herramientas, utilizando los iconos correspondientes O las teclas abreviadas:
No olvide que primero debe seleccionar el texto, luego Copiar O Cortar, luego seleccionar el destino y por ltimo Pegar. (Recuerde que para seleccionar un lugar,

Curso Operador PC o un objeto, debe hacer clic una vez con el cursor). Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez
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4. EXCEL La hoja de clculo: La hoja de clculo de Microsoft, es Excel. Este programa le permite realizar clculos bsicos o avanzados segn sus necesidades. La presentacin bsica de la ventana inicial de Excel es la siguiente: En la parte superior de la ventana, encontramos la barra de ttulos, en color, en esta se ve el nombre del archivo y el programa en ejecucin que para este caso es Microsoft Excel. El archivo Libro1, es el nombre automtico que se le da a un libro nuevo de Excel y no cambiar hasta tanto no se le asigne un nombre definitivo a este archivo. Luego vemos las barras de mens y herramientas, que son muy similares a las barras de Word, tanto en su aspecto fsico como en sus funciones. En la parte de la hoja de clculo, vemos una serie de columnas, rotuladas con letras maysculas, estas identifican las celdas de forma vertical. Adems vemos unas filas rotuladas con nmeros en la parte izquierda de la hoja. Estas identifican a las celdas en forma horizontal. La interseccin entre filas y columnas son las celdas, en las cuales se realizan los clculos de la hoja. Cada celda es nica tanto en nombre como en posicin, ya que cada una es interseccin de una fila y una columna. Adems cada celda se llamar con el nombre de la interseccin de filas y columnas. Como en el ejemplo, la celda seleccionada se llama A1, por estar nterseccionada por la columna A y la fila 1. En la parte inferior de la hoja, venos unas etiquetas, con las palabras hoja1, hoja2 y hoja3, estas etiquetas, nos permiten alternar entre hojas de clculo de un mismo libro. Un libro de Excel debe

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez tener como mnimo una hoja de clculo y como mximo 33 hojas.
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Establecer rea de impresin: En las hojas de clculo, no hay un espacio definido para trabajar, as que lo primero que debemos hacer es definir el espacio que vamos a utilizar para el desarrollo de nuestro trabajo. Para establecer un rea de impresin (parte del trabajo a imprimir), se debe seleccionar la celda inicial de trabajo, y presionando la tecla Shift, seleccionar la celda final del rango. De esta forma aparecer sombreada la seleccin. Luego debe Establecer rea de impresin. De esta forma el programa sabe que dentro de este rango de datos se encuentra la informacin a imprimir. Sin embargo usted puede utilizar cualquier parte de la hoja de clculo para realizar sus clculos, incluso, puede utilizar celdas de otros libros de Excel. A diferencia de Word, Excel solo contempla las celdas que estn con informacin. Cada celda representa una variable al momento de hacer una operacin matemtica. Realizacin de clculos: Para realizar un clculo efectivo en Excel se deben tener en cuenta dos casos. o Los datos son estticos: Es cuando los valores a calcular son fijos dentro de una formula. o Los datos son variables: Es cuando los datos de la formula son variables contenidas en otras celdas de Excel. Ejemplo: Sumaremos los valores (2+3), el resultado de esta formula es (5) Si la formula presenta datos estticos, los valores 2 y 3 estn dentro de la formula. En este caso la formula sera: =(2+3) al momento de presionar la tecla Enter, se vera el resultado de esta formula dentro de la celda que contiene la formula. Si la formula fuera variable, los valores 2 y 3 estaran dentro de otras celdas, y la formula deber

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez llamar estos valores colocando los nombres de las celdas variables as: =(A1+A2) En este casi las celdas A1 y A2 contienen los valores 2 y 3 respectivamente. Sintaxis de las formulas: Las formulas pueden ser escritas de varias formas, pero siempre deben estar precedidas del signo igual (=), ya que este signo le indica a Excel que lo que est escribiendo es una formula y que al terminar de escribir la celda debe calcular su resultado. Puede escribir el nombre de la formula y luego los elementos o en algunos casos ms bsicos, como las funciones aritmticas solo basta con incluir el signo de la funcin en medio de los elementos. Ejemplo o =Suma (Nmero1, Nmero2, etc.) o =(Nmer1+Nmero2+etc) Formulas aritmticas bsicas: Las formulas aritmticas bsicas son: o Suma (+) o Resta (-) o Multiplicacin (*) o Divisin (/) En el ejemplo vemos la sumatoria de dos nmeros, 150 en la celda C5 y 250 en la celda E5, la formula esta ubicada en la celda D8, y su sintaxis es =(C5+D5) Observe que la formula est precedida de el signo igual y los valores son variables ya que estn contenidos en celdas diferentes a la celda de la formula.
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Si presiona la tecla Enter despus de terminar la formula vera que la formula desaparece y se ve el resultado del clculo solicitado. Mientras se escribe la formula, es posible que aparezcan etiquetas informativas, acerca de la formula que se esta escribiendo. La formula anterior, tambin se puede escribir as: =SUMA(C5,D5)

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez En este caso observe que el signo (+) no aparece dentro de la formula. Esto se debe a que el nombre de la formula =SUMA hace las veces del (+). Sin embargo aparece la coma (,).
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Los signos de puntuacin en las formulas: En las formulas, los signos son muy importantes, y significan lo siguiente. o La coma (,) separa un elemento de otro. Ej. =suma(A1,A2) Est sumando los valores de A1 y de A2 o Los dos puntos (:) presentan un rango de celdas Ej. =suma(A1:A20) Est sumando los valores comprendidos entre A1 y A20 En algunos computadores el signo coma (,) puede cambiar por punto y coma (;). En el siguiente ejemplo vemos como un grupo de valores son sumados en un gran subtotal utilizando la funcin =SUMA y el signo de puntuacin (:). Al presionar Enter, el texto de la formula desaparecer y se ver el valor del clculo solicitado.
Las Bases de datos: Como su nombre lo indica, es un grupo de datos relacionados entre si. Por ejemplo una lista de nombres y telfonos, una lista de estudiantes y sus respectivas asignaturas. Para Excel una base de datos es un listado de datos organizados por tema. Una base de datos es un conjunto de filas Nombres Alberto Fernndez Martha Perez Documento Fecha 2.316.5270 3.515.6168 Telfono
21/10/68 315.27.48 04/05/76 480.46.19

Curso Operador PC 8 Carlos Rodrguez 1.176.0788 23/12/48 216.31.77 Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez
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y columnas en la cual se almacena informacin. Cada columna es conocida como campo y cada fila es conocida como registro.
Ordenar la Base de Datos: Desde Excel podemos utilizar algunas ayudas para las bases de datos como pueden ser, ordenar los elementos de una base de datos, o filtrar la informacin de una base de datos. Al ordenar una base de datos, podemos ver ms claramente la informacin contenida por ella. Por ejemplo, la base de datos adjunta contiene mucha informacin, y es difcil de administrar de forma individual. Para organizarla ya sea por id cliente, o nombre de compaa etc., se debe seleccionar toda la base de datos. Esto se logra ubicndose dentro de la base de datos y presionando las teclas Control y la tecla * del teclado numrico. Luego haga clic en el men Datos y seleccione la opcin Ordenar. Aparecer una ventana con las opciones de ordenar, en la parte inferior de esta ventana hay dos radios de control, en donde preguntan si la base de datos tiene ttulos para sus columnas. En este caso se debe seleccionar Si. De esta forma se selecciona la columna por la cual se quiere ordenar la base de datos. Luego de presionar el botn aceptar se ver la base de datos

Curso Operador PC organizada por la columna seleccionada. Las opciones ascendente o descendente, le indican a Excel si debe ordenar de A-Z o de Z-A, de 0-9 o de 9-0. Filtro de datos: En algunos casos las bases de datos pueden ser muy extensas y la informacin se vuelve difcil de encontrar, para ello existe una opcin que permite filtrar la informacin de acuerdo a algunas caractersticas propias de cada columna. Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez
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Para crear un filtro debe seleccionar los ttulos de los campos de su base de datos, entrar al men Datos, seleccionar la opcin filtro y luego la opcin Autofiltro. Despus de seleccionar la opcin Autofiltro, aparecern unos botones de lista desplegable en cada uno de los campos seleccionados por usted. A estas listas desplegables se les conoce como filtros de Excel. Al hacer clic sobre uno de los filtros de Excel, encontramos una serie de opciones, que podemos seleccionar de acuerdo a la opcin que seleccione, se ocultarn en la base de datos todos los registros que no coincidan con el elemento seleccionado en el filtro. Otras frmulas aritmticas: Las frmulas aritmticas son la resta, divisin, y multiplicacin. Para elaborar una frmula de estas de debe tener en cuenta los rangos de datos que se van a utilizar, en este caso por tratarse de una frmula y no de una funcin, se deben utilizar los operadores (-, /, *) y no se admiten los rangos separados por dos puntos (:). Cada elemento de la frmula debe estar separado del siguiente con el operador correspondiente. Por ejemplo si vamos a sumar los valores que se ven en la imagen de la derecha, se debe escribir la frmula as: =(D5+D6+D7+D8+D9+D10+D11) Si vamos a multiplicar el primer valor por el segundo valor la frmula debe ser as: =(D5*D6)

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Fjese que la frmula no tiene ningn nombre antes del parntesis y por tal razn se utilizan los operadores aritmticos de la suma y la multiplicacin.
5. POWER POINT El editor de Presentaciones: Las presentaciones son hojas en las cuales se puede Insertar Texto, imgenes o texto artstico o WordArt. Las presentaciones se ven en hojas llamadas diapositivas y permiten insertar los cuadros de texto, imgenes o WordArt que se deseen. Sirve para elaborar presentaciones grficas agradables, publicidad etc. Al momento de abrir el programa nos encontramos con una hoja en posicin horizontal, la cual contiene dos cuadros de texto predeterminados , uno para el ttulo, y uno para el subttulo. Estos cuadros de texto se deben eliminar seleccionado el borde del cuadro de texto, verificando que el cuadro de texto no quede en estado de edicin. Luego se presiona la tecla suprimir del teclado y listo. En este momento estar la presentacin completamente en blanco para empezar a insertar los objetos que necesitemos. A diferencia de los anteriores programas tenemos

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez una barra de herramientas nueva donde estn las opciones de insertar los objetos de la presentacin. Si esta barra no esta habilitada se debe habilitar haciendo clic con el men contextual sobre cualquier men del programa y seleccionado la barra de herramientas Dibujo. Insertar un Cuadro de Texto: Ya que Power Point es un editor de presentaciones, no permite escribir texto directamente sobre la diapositiva, para eso se debe insertar un cuadro de texto seleccionado el icono que tiene una hoja blanca con la letra A en la barra de Dibujo. Luego ubicar el cursor dentro de la presentacin y hacer clic, luego aparecer un
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cuadro en blanco con el cursor intermitente de texto. En este momento puede empezar a escribir. Para dar las opciones de texto, como fuente, color de fuente, negrilla, cursiva, alineacin y dems se debe seleccionar el cuadro de texto en su borde y cuando aparezca seleccionado sin el cursor intermitente podr seleccionar las opciones de formato que desee aplicarle a este cuadro de texto. Insertar un Texto Artstico: El texto artstico o WordArt, permite generar textos con opciones especiales de color, forma, sombra y dems. Para insertar un texto artstico, debe seleccionar el icono de WordArt de la barra de Dibujo. Despus de esto aparecer una ventana con los diferentes textos de WordArt que podr seleccionar para personalizar. Seleccione una de las opciones, haciendo clic en aceptar. Luego aparecer una ventana donde debe introducir el texto que quiere insertar.
Escriba el texto que desea y pulse Aceptar. En este momento aparecer el texto que usted escribi con las opciones que eligi. Fjese que al estar seleccionado el texto de WordArt, aparece una barra de herramientas, de WordArt, aqu puede cambiar las opciones ce color de relleno, lnea, sombra, etc.

Curso Operador PC Los textos de WordArt, no son considerados propiamente texto, ya que las opciones de formato de las barras de herramientas quedan deshabilitadas cuando se selecciona este objeto. En realidad se consideran imgenes que pueden ser ampliadas o reducidas desde los botones vrtices que estn rodeando la palabra de WordArt. Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez
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Insertar una Imagen: Al igual que los cuadros de texto, usted puede insertar imgenes dentro de su presentacin de Power Point, para esto debe seleccionar el icono de insertar imgenes el cual tiene una carita y se encuentra en la barra de Dibujo. Al seleccionar esta opcin aparecer una ventana de bsqueda al lado derecho de la presentacin, con un cuadro de texto donde debe escribir una palabra que se refiera al objeto que se desea insertar. Por ejemplo, si desea insertar un telfono debe escribir la palabra telfono y hacer clic en el botn buscar. A continuacin el

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez asistente buscar las imgenes que tengan alguna relacin con la palabra escrita y presentara los resultados de esta bsqueda en imgenes. De acuerdo al anterior ejemplo se deben ver los resultados de la bsqueda de telfono con un centenar de imgenes que se relacionan con esta palabra. Para insertar la imagen en su presentacin, basta con seleccionarla con el cursor y esta aparecer dentro de la hoja de presentacin. Ahora bien, al combinar varios objetos como WordArt, cuadros de texto e imgenes se logran impresionantes efectos de presentaciones, las cuales pueden ser utilizadas para mltiples fines.
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6. INTERNET El Navegador: Internet es una red mundial de computadores conectados entre si. Se le conoce tambin como la telaraa informtica por su distribucin. Internet es en realidad la base de informacin ms grande y de mayor acceso en el mundo entero, ya que en la red, usted puede encontrar lo que se imagine.
Para conectarse a Internet es necesario tener un MODEM, que es un dispositivo que permite usar una lnea telefnica para recibir i enviar informacin de Internet y una lnea para realizar la conexin. La ventana de Internet esta dividida con varias partes, contiene una barra de titulo, donde aparece el nombre de la pgina que se est visitando, una barra de direcciones donde se debe escribir la direccin de la pgina que se quiere visitar, las barras de herramientas y en la parte inferior, la

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez barra de estado, que nos informa en que estado se encuentra la descarga de la pgina visitada. Cuando queremos entrara a visitar una pgina, debemos conocer la direccin de Internet para poder ubicarla en el explorador de Internet. La sintaxis de las direcciones de Internet es la siguiente: www.google.com La parte www. Le indica a Internet Explorer, que lo que se va a visitar es una pgina web.
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La parte google corresponde al dominio de la pgina, es decir al nombre del establecimiento o del propietario de la pgina. La parte .com indica el tipo de empresa a la que pertenece la pgina web. En el caso de las empresas comerciales o privadas se utiliza .com, en el caso de las empresas del estado se utiliza .gov, en el caso de las entidades estudiantiles, se utiliza .edu, en el caso de las organizaciones no gubernamentales, se utiliza .org. En algunos casos se puede utilizar adems de .com la terminacin .co, esto indica el pas de procedencia de la pgina. Por ejemplo en el caso de www.terra.com est direccin nos enva a la pgina de terra en Estados Unidos, pero la pgina www.terra.com.co nos enva a la pgina de terra en Colombia. Existen varios tipos de pginas de Internet, y son: Los portales: Ofrecen informacin y servicios variados, tipo magazn, entre las ms populares estn: www.terra.com.co www.lalupa.com.co www.yupi.com www.geocities.com www.starmedia.com.co www.uol.com.co Comerciales: Pginas privadas de empresas o entidades, que buscan ofrecer productos y servicios exclusivos de sus empresas, entre otras estn: www.merck.com.co www.pequenin.com.co www.cervezaaguila.com www.etb.com.co www.colomsat.com.co Personales: Por lo general alojadas en servidores gratuitos, y subidas a Internet por personas sin ningn inters econmico, utilizadas para albergar informacin variada, desde archivos de msica, hasta pornografa. Son una herramienta muy importante en la extensa bsqueda de pginas de
Los Buscadores:

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez Internet, ya que nos permiten localizar con gran facilidad pginas con determinados contenidos sin conocer su direccin de Internet. Entre las ms utilizadas estn: www.yupi.com www.google.com es-es.altavista.com www.lycos.com
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Para entrar a una direccin de Internet, basta con escribir la direccin de la pgina que necesitamos en la barra de direcciones y presionar enter. En ese momento empezar a cargarse la pgina desde Internet, claro que esto toma algunos segundos. Hay que ser paciente al trabajar en Internet ya que por lo general el acceso es lento y en ocasiones frustrante. Una de las pginas ms populares en todo el mundo es la de Hotmail www.hotmail.com ya que ofrece el servicio gratuito de envi de correo electrnico o tambin conocido como e-mail. Millones de personas en el mundo tienen una direccin de correo electrnico de Hotmail. Y es que conseguirla es muy fcil. Basta con entrar a la pgina www.hotmail.com buscar la opcin adquirir nueva cuenta y completar los formularios de inscripcin que aparecen. Las direcciones de correo electrnico tienen la particularidad de permitirle a un usuario enviar un mensaje, de texto, adjuntando imgenes, o archivos de otros programas. En el caso de Hotmail, le permite enviar archivos adjuntos de hasta 1,44 Megas, lo equivalente a un disquete. La sintaxis de las direcciones de correo electrnico es la siguiente: ususario@hotmail.com
usuario corresponde al nombre elegido por el creador de la cuenta de correo. @ le indica al programa que se trata de una direccin de correo electrnico.

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez Hotmail.com indica el dominio del proveedor del servicio de correo electrnico, dependiendo de la empresa con quien contrate el servicio de correo electrnico puede ser, terra.com.co, uol.com.co o starmedia.com.co Al momento de crear una cuenta de correo electrnico debe tener en cuenta para crear su usuario, que debe ser un nombre fcil de recordar, tanto para usted, como para sus amigos y clientes.
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7. OUTLOOK EXPRESS El cliente de correo: Un programa muy importante para el envo y recepcin de correo electrnico es Outlook Express, este permite validar la informacin de las cuentas de e-mail de Hotmail, para presentar los mensajes enviados y recibidos de una forma ms rpida, y organizada. La presentacin normal del programa Outlook es la que se muestra en el ejemplo. Fusiona varias ventanas en forma organizada, en la parte superior izquierda, la ventana de carpetas, debajo de esta la lista de contactos, en la parte superior derecha, la lista de mensajes y debajo de esta la vista preliminar de los mensajes. En el caso que de esta configuracin no est habilitada en su computador, debe entrar al men ver y seleccionar la opcin diseo Aparecer una ventana con las opciones que se muestran a continuacin, verifique que estn seleccionadas las opciones Contactos, Barras de Carpetas, Lista de carpetas, Barra de estado, barra de herramientas, mostrar panel de vista previa, debajo de los mensajes y mostrar encabezado del panel de vista previa. Seleccionando estas opciones, tendr todo el poder y las ventajas

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez organizativas de Outlook, a su servicio. En el caso que no desee ver alguna de estas opciones, simplemente desactive el botn de seleccin. Configurar la cuenta de correo: Lo primero que se debe hacer para utilizar este programa es configurar la cuenta de correo de Hotmail. No olvide que debe estar conectado a Internet para realizar esta operacin. Para configurar la cuenta de correo debe entrar al men Herramientas y seleccionar la opcin cuentas aparecer una ventana como la que se muestra a continuacin. Seleccione la opcin Agregar / Correo En este momento aparecer un asistente que le ayudar a configurar su cuenta de correo. Este asistente le pedir Informacin de su cuenta de correo, como su nombre completo, su direccin de correo electrnico de Hotmail, su contrasea de Hotmail, y usted debe ingresar esta informacin para poder ver sus mensajes en Outlook. Al finalizar el asistente aparecer una ventana de mensaje que le preguntar si desea conectarse a Hotmail. Para descargar sus mensajes al programa de Outlook Express, haga clic en Si y espere a que el programa descargue sus mensajes. Al terminar la descarga aparecer su lista de carpetas de Hotmail en la ventana de carpetas del lado superior izquierdo de la ventana de Outlook. Cuando termina de descargar sus mensajes de Hotmail, podr ver una lista de carpetas que dice Hotmail o MSN y de esta se despliegan las carpetas bandeja de entrada, bandeja de salida, elementos enviados, elementos eliminados y borrador. En la bandeja de entrada encontrar los mensajes que reciba en su direccin de correo de Hotmail. Para ver sus mensajes, basta con seleccionarlos en la ventana de mensajes y debajo de esta se ver el contenido de los mensajes.
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Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez Tenga en cuenta que esta informacin es enviada desde Internet, por lo que puede demorarse un poco en descargar los mensajes. Una de las diferencias fundamentales que tiene Outlook con respecto a Internet, para utilizar el correo de Hotmail, es su facilidad para redactar mensajes, ya que Outlook le da la oportunidad de editarlos con letras de colores, con diferentes fuentes y de tamaos variados. Mientras que Internet no.
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Escribir correo nuevo: Para redactar un correo nuevo seleccionamos el icono de correo nuevo de Outlook, esto abrir una ventana con las opciones de envo de correo, donde debe escribir la direccin de e-mail de las personas a quien quiere enviar el correo, adems el asunto de su correo o la referencia, cuando empiece a escribir el contenido del correo, se habilitaran las opciones de formato fuente. Adems de escribir el correo, puede enviar archivos adjuntos seleccionando el icono de Adjuntar donde podr seleccionar un archivo (ojo de menos de 1,44 Megas) para enviarlo por e-mail. Otras opciones : otras opciones del cliente de correo son: Reenviar correo Permite enviar un correo recibido o guardado en alguna de las carpetas de Outlook, a otro destinatario. Responder al remitente Permite enviar un correo de respuesta a un remitente insertando una copia del correo original. Responder a todos Permite enviar un correo de respuesta a un remitente y todos los copiados insertando una copia del correo original. Imprimir mensajes Permite imprimir el mensaje seleccionado, en la impresora de su preferencia. Verificar ortografa Verifica la ortografa del mensaje y de las copias originales. Comprobar direcciones de correo Comprueba la existencia de las direcciones de correo de los destinatarios y su sintaxis. Solicitar confirmacin de lectura Solicita al destinatario una confirmacin automtica de lectura, que nos permita establecer la fecha de lectura y recepcin del mensaje.

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MICROSOFT ACCESS 2000

Qu es Microsoft Access ? Access es un sistema, miembro del Paquete Office, que permite crear, administrar y utilizar BASES DE DATOS. UNA BASE DE DATOS ES UN CONJUNTO DE ARCHIVOS RELACIONADOS. ADEMS, CADA UNO DE ELLOS CONTIENE DATOS, TAMBIN RELACIONADOS, ALMACENADOS MEDIANTE UN FORMATO QUE PERMITE ENCONTRARLOS DIRECTAMENTE, NO IMPORTA EL LUGAR DONDE SE ENCUENTREN. Es por esta razn, que los archivos que la informtica maneja actualmente, en su inmensa mayora, tienen este formato, ya que permite el acceso instantneo a la informacin. Access, como miembro del paquete Office, de la familia Microsoft, es, uno de los sistemas ms populares para el tratamiento de informacin en archivos de formato Base de Datos. La pantalla inicial de Access, se presenta de la siguiente manera: De acuerdo con todo lo dicho, ms los conocimientos adquiridos en la ltima Clase de Excel 2000, sobre las utilidades y aplicaciones que pueden darse a los archivos de Base
de Datos, se adoptar como convencin, desde esta clase, EL HECHO DE QUE, SER

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez CONVENIENTE LA UTILIZACIN DE LOS ASISTENTES QUE APORTA EL SISTEMA ACCESS, PARA LA CREACIN, ADMINISTRACIN Y MANEJO DE LOS MENCIONADOS ARCHIVOS. Esto obedece a la sencilla razn de que, el Sistema bajo estudio, tiene principios propios de Programacin de Computadoras, en un area muy especfica (la VISUAL) y con un Lenguaje muy complicado (el Visual Basic), por lo que, se torna casi imposible, la transmisin de conocimientos bsicos para la utilizacin prctica de las utilidades del Sistema y de los Archivos, sin entrar en consideraciones y explicaciones propias de Programacin. Los asistentes brindan todas las posibilidades de manejo apropiado de Access, sin ahondar en aquel tipo de tareas especficas, y, sin ninguna aplicacin para las personas ajenas al tema Programacin. Entrando al Access: Al comenzar a utilizar el Sistema, viendo la pantalla inicial, y, de acuerdo a los parmetros ya establecidos, deber seleccionarse la Opcin Asistentes, pginas y proyectos de Bases de Datos de Access y clickearse en Aceptar. Al realizar esta operacin, aparecer una pantalla que contiene dos fichas. El aspecto de cada una de ellas, es el siguiente:
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La de la inquierda (General), contiene distintos formatos de Bases de Datos, que podrn ser determinados por el Usuario, modo que se adoptar para el trabajo en esta Clase. La otra ficha (Bases de Datos), presenta Sistemas completos, con pantallas, menes, listados, etc. preestablecidos, creados y formateados automticamente por Access, por lo que, su objetivo es que sean utilizados exclusivamente por personas totalmente inexpertas. El criterio a utilizar en nuestras Clases, es el de que los Asistentes, asistan o apoyen, las determinaciones de los usuarios, dndoles libertad de movimientos.

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez Una vez aclarado esto, y siguiendo con el precedimiento, se optar por el ICONO BASE DE DATOS, de la ficha GENERAL. Access, inmediatamente, solicitar informacin, sobre el nombre a asignar al archivo (sugiriendo BD1), y la carpeta donde se lo guardar. Una vez definido esto, mostrar la siguiente pantalla:
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Aqu, comenzar el proceso de trabajo con los Asistentes de Access. La ventana, muestra, a la izquierda SIETE OBJETOS, de los cuales, los ms habitualmente utilizados son TABLAS, FORMULARIOS E INFORMES
Cmo crear Tablas en Access:

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez El primer paso ser seleccionar el OBJETO TABLA, y la OPCION CREAR UNA TABLA UTILIZANDO EL ASISTENTE. El trabajo investigativo fuera de horario de clase, posibilitar conocer los procedimientos a realizar si se elige cualquiera de las otras opciones. Al utilizar la ya mencionada, comenzar el trabajo del Asistente, apareciendo la siguiente caja de dilogo:
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En ella, se pueden observar distintos tipos de TABLAS DE EJEMPLO (en total 25), y dentro de cada uno de ellos, un listado de CAMPOS PREDETERMINADOS (los lugares donde se ingresarn los datos), lo suficientemente amplio como para que nicamente deban ir seleccionndose los que se consideren tiles, y clickear en cualquiera de los siguientes botones: Se debe tener en cuenta que el botn de abajo (>>), seleccinar automticamente todos los campos. Tambin queda a criterio del usuario, el poder cambiar el nombre de los campos seleccionados, utilizando el botn correspondiente. Para la creacin de un archivo que contenga las caractersticas mnimas para el aprendizaje, se utilizar como ejemplo el tipo LISTA DE DIRECCIONES, seleccionando varios campos que sean considerados necesarios, con lo que la ventana quedar as:

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Al haber elegido los campos, e incluso cambiado algunos nombres, ya es posible continuar con el Asistente, clickeando en SIGUIENTE. Access mostrar una pantalla, que solicitar informacin sobre los medios de acceso a la informacin que contendr la Base de Datos (llamados CLAVES), sugiriendo que el mismo sistema determine el o los campos que los conformarn. La pantalla es la que sigue: Si se clickea SIGUIENTE, el sistema determinar automticamente esos medios de acceso directo a la informacin, y mostrar la ltima pantalla del proceso, donde se solicitar
informacin sobre qu desea hacer el usuario una vez terminado el trabajo del Asistente. Sugiere INTRODUCIR DATOS DIRECTAMENTE. Para experimentar, hacer click en FINALIZAR, utilizando de ese modo, la opcin predeterminada, que, obviamente es la ms segura. Con ello, Access,

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez generar la base de datos y mostrar la siguiente ventana:
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Como es posible observar, el formato que tiene el Archivo creado, es idntico al de una Planilla de Clculos, con la diferencia que habrn cambiado algunos nombres: LO QUE EN PLANILLA DE CLCULOS SE LLAMA EN BASE DE DATOS SE LLAMA FILA REGISTRO CAMPO CELDA Otras diferencias visibles, son: a) La barra de estado, que muestra en qu registro se encuentra el usuario; b) El campo Cdigo, que aparece como AUTONUMRICO, ya que el sistema numerar automticamente cada REGISTRO que se cargue en el archivo.
Si el usuario as lo desea, puede iniciar la carga de informacin en el archivo, del mismo modo que lo hara en una Planilla de Clculos. Pero, Access tiene preestablecidas, formas de carga y de acceso mucho ms cmodas, claras y seguras. Son los FORMULARIOS.
Creando un formulario: Cuando culmin el trabajo del Asistente y la base de Datos fue

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez creada, qued a la vista la siguiente pantalla, en la que ya se encuentra la LISTA DE DIRECCIONES, dentro de los OBJETOS TABLA.
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Para poder crear un formulario, que, en suma es una pantalla que permite al usuario trabajar en un entorno ms agradable y seguro, tambin se aplicar el criterio de utilizacin del Asistente. Para ello, en la misma pantalla, se seleccionar el OBJETO FORMULARIO y se har dobla click sobre la opcin CREAR UN FORMULARIO UTILIZANDO EL ASISTENTE. Inmediatamente, Access mostrar la siguiente pantalla:

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Del mismo modo que se seleccionaron campos para la creacin de la tabla, se utilizarn los botones ya observados:
As, Access conocer cuales campos de la tabla sern incluidos en el formulario de carga (PANTALLA DE TRABAJO). Como habitualmente se debe ingresar toda la informacin de cada registro, sern seleccionados todos los campos. Luego de ello, se clickear en SIGUIENTE, observndose la siguiente ventana:
Aqu, Access da cuatro posibles formatos del Formulario, siendo el ms

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez utilizado el llamado EN COLUMNAS, por lo que aparece como sugerido. Clickear en SIGUIENTE. En la ventana que contina en el proceso del Asistente, se debe elegir el aspecto del Formulario. Uno de los ms conocidos es el llamado EXPEDICIN, como se puede ver a continuacin:
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Al clickear en SIGUIENTE, aparecer la ltima ventana, que sugerir ABRIR EL FORMULARIO PARA VER O INTRODUCIR INFORMACIN. Clickeando en FINALIZAR, Access, dar formato final al Formulario de carga y acceso a la informacin, quedando la pantalla de trabajo, conformada de la siguiente manera:

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Cmo crear un informe:

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez Access es una poderosa herramienta de trabajo con archivos de formato Base de datos. Es por ello, que contiene todos los elementos necesarios para que, la informacin que puede almacenarse en aquellos archivos, sea manejada eficientemente y con calidad profesional. La informacin que se almacena, sirve para extraer conclusiones o tomar decisiones. Para que esto se pueda efectuar con seguridad y eficacia, es necesario utilizar extractos y/o resmenes o simplemente listados de los datos guardados y procesados. Para lograr esto, Access cuenta, en su Pantalla Men (Ver pgina 3), con elementos extremadamente tiles: LOS INFORMES. Con ellos, es posible mostrar la informacin almacenada, ya sea parcial o totalmente, de acuerdo a parmetros fijados por el usuario, especficamente respecto al ORDENAMIENTO, o a la DISPOSICION, o los CORTES y SUBTOTALES, etc. Asistente para informes: Del mismo modo que los tems vistos anteriormente, se detallar a continuacin la forma de generar informes, mediante la utilizacin de los Asistentes que aporta Access. En la mencionada Pantalla Men, de la pag. 3 de la Clase 1, se observa la opcin INFORMES. Si se clickea en ella y luego se hace doble click en CREAR UN INFORME USANDO EL ASISTENTE, aparecer la siguiente ventana:
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Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez Aqu, es necesario informarle a Access, cuales sern los campos que su utilizarn en el informe. Si se desea incluir todos, con hacer click en el botn , pasarn todos los nombres de la lista de la izquierda, a la ventana vaca que se encuentra a su lado. Si se quiere incluir slo algunos de los campos, se har click en cada uno de ellos, y en el botn , con lo que irn siendo includos uno a uno. Luego de efectuado este procedimiento, EN EL QUE HABR QUE TENER EN CUENTA EL ORDEN EN QUE SE DESEA QUE SE VEA EL INFORME O LISTADO, con lo que la Caja de Dilogo, quedar con un aspecto similar al siguie nte:
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Si los campos seleccionados, as como el ordenamiento
elegido son los correctos, o los apropiados para el informe que se desea crear, se deber clickear en SIGUIENTE, apareciendo la ventana correspondiente al prximo paso del Asistente:

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Aqu, debern seleccionarse, si se desea, los campos por los cuales el informer podr agruparse, esto es, utilizar los campos de CORTE, COMO TTULOS Y SUBTITULOS, y recin luego de que se vean dichos campos, se pueda observar el resto de los campos, en lo que se denomina LINEAS DE DETALLE. Una vez que queden definidos estos tems, se deber clickear en SIGUIENTE, para continuar con la secuencia del Asistente, que mostrar la siguiente ventana: En esta caja de dilogo se pueden determinar hasta cuatro niveles
de ordenamiento. A su vez, cada nivel o criterio, puede definirse en forma ASCENDENTE (por ejemplo: DE A A Z) o DESCENDENTE (DE Z A A). El segundo nivel, unicamente deber definirse si en el primero hay campos con informacin repetida. Del mismo modo se har con el tercero y cuarto

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez niveles. La ventana quedar lista con los lineamientos determinados por el usuario, que, si considera que todo es correcto, deber hacer click en SIGUIENTE. Una vez dado este paso, se mostrar una vantana que solicita informacin sobre la forma y distribucin que podr tener el informe, por ejemplo, si los campos irn en columnas, o en forma de tablas, o en bloques, etc. O tambin si ser horizontal o vertical, o si deber ajustarse automticamente el ancho de los campos, etc. La ventana con la que se operar es la siguiente:
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Cuando el usuario determin el formato del informe, clickear en SIGUIENTE, apareciendo otra ventana que mostrar distintos estilos o diseos de informes, ya preestablecidos, de los cuales, deber seleccionarse uno (para lo cual podr observarse cada una de las muestras que Access dispone).

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Luego de elegir un formato que sea del gusto del usuario, clickear en SIGUIENTE, para llegar al paso final, en el que se ver la siguiente ventana:
En esta ltima ventana del Asistente, debern establecerse algunos datos: el ttulo o nombre del informe, e incluso si se lo desea modificar o directamente ver. Si no se modifica ninguna de las opciones predeterminadas, y se clickea en Terminar, luego de unos segundos, Access mostrar en pantalla una VISTA PREVIA del formato del informe, con toda la informacin

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez contenida en la base de datos seleccionada, ordenada, subdividida y con el aspecto que fue definido en los distintos pasos del Asistente. Un ejemplo de informe podra ser el siguiente:
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Con esto han finalizado todos los pasos del Asistente, debiendo cerrarse algunas ventanas intermedias para volver a la PANTALLA MENU, inicial. Si se desea efectuar algunos cambios en el diseo del informe, en la mencionada ventana hay una opcin de DISEO, que permitir ingresar al formato del informe que ha generado Access. As, solo arrastrando y soltando, podrn hacerse dichos cambios, como podra ser agrandar o achicar tamaos de campos, ttulos, pie de pginas, etc. Tambin podrn agregarse cuadros de control, o de listas o de textos, o cualquier otro medio que sirva para mejorar el aspecto o adecuarlo al gusto del usuario. Cmo crear un grfico: El procedimiento de generacin de grficos mediante la utilizacin del Asistente, es similar al de los informes, con una pequea mezcla con la forma que tiene Excel para crearlos. El proceso se iniciar, debiendo hacer doble click en la opcin CREAR UN INFORME EN VISTA DISEO que se encuentra en la ya utilizada PANTALLA MENU, HABIENDO CLICKEADO PREVIAMENTE EN EL OBJETO INFORMES. As, aparecer una pantalla en la que se observa el diseo de un informe, una barra de controles y, los menes de

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez Access en la parte superior. Lo nico que queda por hacer es seleccionar LA OPCION INSERTAR DEL MENU Y LUEGO, GRFICOS con lo que el puntero del mouse tomar el aspecto de un GRFICO DE BARRAS, debiendo dibujarse el lugar y tamao que se desea para el grfico dentro del informe. El aspecto de la ventana ser similar al que sigue:
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Una vez determinado el tamao y el lugar en que se insertar el grfico, y luego de unos instantes, Access presentar la ventana correspondiente al primer paso del Asistente:

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Aqu, el operador debe informarle a Access, de qu tabla, consulta o archivo de base de datos tomar, la informacin para crear el Grfico. Se elegir la que corresponda y se clickear en SIGUIENTE, apareciendo la ventana que constituye el segundo paso, donde se seleccionarn los campos a utilizar:
En esta ventana debern seleccionarse el o los campos (o datos), que se desee graficar y hacer click en el boton (si no son todos ) o el botn , si se necesita incluir todos los campos de la Base de Datos (tener en cuenta que el Sistema admite hasta seis). Luego de efectuada esta operacin, se clickear en SIGUIENTE, apareciendo la

Curso Operador PC ventana del proximo paso: Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez
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En esta ventana, el usuario deber elegir el tipo de grfico que ms le agrade, y dar click en SIGUIENTE, con lo que Access, presentar, la ventana siguiente, llamada de DISTRIBUCIN:
Aqu, deber optarse por utilizar o no los distintos botones que se observan, para ir dando formato al grfico (agrupamiento o resumen de datos),

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez simplemente arrastrndolos y soltndolos en el lugar correspondiente, como se observa a continuacin:
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Luego de ARMADO, el aspecto del grfico, se clickear en SIGUIENTE, llegando a la ventana final del Asistente, donde solo restar determinar, si se desean incluir leyendas o, si es necesario verificar el diseo, y efectuar algunas mejorar o cambios (para esto, el procedimiento es el mismo que se utiliza para RETOCAR un grfico Excel). Si no se considera necesario llevar a cabo alguna de estas tareas, se debe hacer click en FINALIZAR, con lo que Access, inmediatamente, mostrar el grfico terminado, como se lo ve en la pquina siguiente:

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Cuadro de Herramientas o Controles Utilizacin con Macros: Access permite automatizar operaciones repetitivas, mediante la utilizacin de MACROS, al igual que sus hermanos menores, Word y Excel, pero con mayor cantidad y calidad de posibilidades. Para ello es necesario conocer una nueva barra de herramientas, llamada CUADRO DE CONTROLES O DE HERRAMIENTAS, que se maneja, como se ha dicho en clases anteriores, en modo PROGRAMACIN, esto es, la aplicacin de instrucciones preestablecidas dentro del sistema, y que se aglutinan en las denominadas MACROS (en realidad son Macroinstrucciones). El cuadro de herramientas de Access, es una barra de herramientas, que permite dibujar nuevos elementos (LLAMADOS OBJETOS), dentro de los formularios o de los informes.
El botn de esta barra de herramientas, que servir de ejemplo para combinar con la creacin de Macros, ser el denominado BOTON DE COMANDO, (Command Bottom):
Con esta herramienta, puede dibujarse un nuevo Botn en un formulario, informe, grfico, etc.. A ese nuevo botn (del tipo de los comunes ACEPTAR, CANCELAR, etc.), se le asignar un nombre (de acuerdo a la tarea que se le haya asignado), y se le insertarn las instrucciones que deber cumplir cuando el usuario lo decida, HACIENDO CLICK SOBRE L. Para que la explicacin sea prctica, se utilizar un formulario de carga de datos utilizada para relevamiento de equipos del Ministerio de Salud de la Provincia. Es el siguiente:

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Se observa en el extremo inferior derecho, un botn con la leyenda GUARDAR REGISTRO. Este botn fue colocado all, utilizando el Botn de Comandos de la barra de herramientas, y luego, se le asign una tarea y un nombre identificatorio de la misma.
Los pasos seguidos para el desarrollo de este trabajo fueron los siguientes: 1) Habiendo colocado el puntero del mouse sobre el botn dibujado en el formulario, se puls el botn derecho, apareciendo el MENU CONTEXTUAL correspondiente, del que se clicke la opcin Propiedades, originando la ventana que se observa a continuacin:

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Como se puede ver, hay una SOLAPA, llamada EVENTOS. En este caso, esta palabra est utilizada para dar a entender que se describen HECHOS QUE SE DESENCADENAN DE ACUERDO A ALGUN ACONTECIMIENTO QUE OCURRA. Los hechos que se desencadenarn sern los de la ejecucin instantnea de las instrucciones preestablecidas para el botn, y el acontecimiento que ocurra, es el de, simplemente HACER CLICK, en el botn mencionado. Queda a la vista, que el evento es Al hacer click, y la accin, es ejecutar la Macro1. Para que ello pase, debe crearse dicha macro, lo que se efecta de la siguiente manera. 2) Se sale de la pantalla de Diseo de formularios, y se ingresa en el men principal de Access, utilizando la Opcin Macros, clickeando doble en la predeterminada del Sistema Macro1.

Curso Operador PC Prof. Crio. (PA) (R) Carlos Rodrguez 3) Una vez hecho esto, se ingresa en el diseo de la Macro, que se realiza en forma intuitiva, siguiendo las instrucciones preestablecidas por Access, y utilizando como gua, la idea que se tenga respecto de la lgica de la o las tareas que se le asignarn a la Macro y por consiguiente al botn al que fue asignada. Con el fin de ejemplificar lo dicho, en este caso las tareas asignadas, son las de GUARDAR REGISTRO, luego IR A NUEVO, y por ltimo REPINTAR EL OBJETO FORMULARIO.
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Con la ejecucin de la precedente secuencia lgica de instrucciones, elegidas de las listas proporcionadas por Access, el botn cumplir con sus funciones: primero GUARDAR EL REGISTRO (esto es, grabar en el disco los datos cargados mediante la utilizacin del formulario, que en su conjunto conforman un registro dentro del archivo de Base de Datos), luego SE UBICAR EN POSICIN PARA CARGAR UNO NUEVO, o sea, por debajo del registro recientemente grabado (como si fueran las filas de una planilla de clculos), y finalmente BLANQUEAR LOS CAMPOS DEL FORMULARIO QUE SE UTILIZAN PARA INGRESO DE INFORMACIN, (repintar el objeto denominado Formulario). La mencionada secuencia de instrucciones se llevar a cabo (se desencadenar), cuando ocurra un acontecimiento predeterminado como desencadenante (un evento), que en este caso, es el de simplemente, hacer click en el botn creado en el formulario de carga.

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