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MANUAL DE USUARIO PLANILLA UNICA ELECTRONICA

ASESORIA EN SISTEMATIZACIN DE DATOS

MANUAL DE USUARIO

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 2 VERSION 2.0

2010
Control de cambios Versi n 2.0 2.0 Autor(es) Comentario Fecha Pagin a 7

Alexander Beltrn Alexander Beltrn Alexander Beltrn

Versin Original Se adiciona tiempo de caducidad de seccin en el numeral 3. Informacin de conexin Se adiciona informacin sobre responsabilidad del usuario 4.Responsabilidad del usuario

15/08/2010 26/10/2010

2.0

05/11/2010

TABLA DE CONTENIDO
OBJETIVO......................................................................3

1.1 Alcance........................................................................4 1.2 Definiciones.................................................................4


REQUISITOS DE INSTALACION........................................5

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INFORMACION DE CONEXION.........................................6 RESPONSABILIDADES DEL USUARIO...............................6 BENEFICIOS...................................................................6 REGISTRO DE APORTANTE..............................................7

1.3 Registro de usuario .....................................................7 1.4 Recordar contrasea.................................................13 1.5 Ingreso al sistema .....................................................14
DESARROLLO..............................................................15

1.6 Descripcin de opciones ...........................................16


ADMINISTRACION........................................................20

1.7 Lista de archivos por aportante ................................21 1.8 Planilla nica..............................................................22 6.3 Modificar Aportante...................................................92 1.9 Cambiar contrasea.................................................109
CONSULTAS...............................................................110

1.10 Consulta de EPS.....................................................110 1.11 Consulta de AFP.....................................................112 1.12 Consulta de ARP....................................................114 7.3 Consulta de ARP......................................................114 7.4 Consulta de CCF......................................................116 7.5 Pagos Realizados.....................................................118 7.6 Buscar Cotizantes....................................................123 1.13 Consulta de Novedades.........................................130
REPORTES ACCESOS RAPIDOS..................................134

1.14 Reporte x centro de trabajo ..................................134 1.15 Reporte Detallado x Ubicacin Laboral..................136 1.16 Reporte Centro de Trabajo Segmento.................138 1.17 Reporte Masivo Individual......................................139
SALIR........................................................................141

OBJETIVO
Este documento describe los procesos que deben seguir los aportantes del

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Sistema de Seguridad Social y Parafiscales para operar el portal de servicios FEDECAJAS. Se realizar una descripcin de las pantallas y la secuencia de navegacin de la aplicacin, explicando las acciones de los botones o links de la interfaz, as como los mensajes vlidos, de confirmacin y posibles de error que se puedan presentar. 1.1 Alcance Este manual est dirigido a las empresas aportantes del Sistema de la seguridad Social que realizarn el pago de sus aportes a travs del portal de servicios FEDECAJAS. El manual est enfocado a los usuarios finales de la aplicacin, no se considerarn Aspectos tcnicos. 1.2 Definiciones Sistema de la Proteccin Social o de la Seguridad Social Por Sistema de la Proteccin Social se entiende la operacin de los subsistemas de pensiones, salud y riesgos profesionales de Sistema de Seguridad Social Integral y al Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF y a las Cajas de Compensacin Familiar. Subsistema Por "Subsistemas" se entiende cada uno de los componentes del "Sistema de la Proteccin Social", sealados en el inciso anterior. Administradoras Por "Administradora (s)" se entienden las Entidades Administradoras de Pensiones del Rgimen Solidario de Prima Media con Prestacin Definida, las Entidades Administradoras de Pensiones del Rgimen de Ahorro Individual con Solidaridad, a las Entidades Promotoras de Salud, EPS y dems entidades autorizadas para administrar el Rgimen Contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, las Entidades Administradoras de Riesgos Profesionales, ARP, as como el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF y a las Cajas de Compensacin Familiar y, en lo pertinente, a Escuela Superior de Administracin Pblica, ESAP y para las Escuelas Industriales e Institutos Tcnicos Nacionales, Departamentales, Intendenciales, Comisariales, Distritales y Municipales. Aportantes

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Por Aportante(s) se entiende(n) la(s) empresa(s) o empleador(es) obligados a realizar los pagos de sus empleados al Sistema de la Proteccin Social. Operador de Informacin Por "Operador de Informacin", se entiende el conjunto de funciones que se enumeran en la Funcionalidad Base, las cuales pueden ser asumidas por las Administradoras del Sistema por s mismas o a travs de sus agremiaciones en representacin de sus afiliados o contratarlas con terceros, y por las Instituciones Financieras Directamente o contratarlas con terceros. El PSE (Proveedor de Servicios Electrnicos) El PSE o Proveedor de Servicios Electrnicos es un sistema centralizado y estandarizado que permite a las Empresas ofrecer a los Usuarios la posibilidad de realizar pagos en lnea, accesando sus recursos desde la Entidad Financiera donde tienen su dinero y a las Empresas les permite tambin recaudar los fondos en las cuentas que requiera. Instituciones Financieras Por "Instituciones Financieras" se entiende la persona o personas que estando autorizadas para ello por la ley, ejecutan las siguientes funciones: Servir de intermediario entre el Aportante y las Administradoras, para la realizacin de las transacciones de dbito y de crdito en las cuentas respectivas. Para este efecto, no se podrn modificar los valores de los aportes contenidos en la Planilla nica de Autoliquidacin, por tanto las operaciones de dbito y de crdito slo se realizarn por los montos establecidos en dicha Planilla. Para efectos del costo de la transaccin financiera, se entiende como una sola Transaccin la operacin de dbito de una cuenta de un titular y su abono a una o varias cuentas de otro u otros titulares. Comunicar la informacin de las transacciones financieras a los Aportantes y a Las Administradoras y a las autoridades pertinentes. Aplicar las reglas de seguridad y validacin definidas para el sector financiero. Realizar los procesos de conciliacin y contingencias relacionados con el Proceso de las transacciones financieras.

REQUISITOS DE INSTALACION
Las caractersticas mnimas con las que debe contar el computador desde el cual realice sus transacciones a travs de FEDECAJAS son:

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Sistema Operativo Windows Server 2003 JRE 1.6 Tomcat 6.0 o superior Sql server 2000 SP2 Memoria de 4 GB o Superior Procesador de 6Ghz o Superior Disco de 20 GB (+500 GB Para almacenamiento de archivos)

Adicionalmente, deber contar con una conexin a Internet ya sea a travs de acceso telefnico o banda ancha.

INFORMACION DE CONEXION
Para poder acceder al sistema de opciones administrativas, es necesario ingresar al explorador de preferencia ubicando la direccin (URL) https://200.31.92.186/asd. El tiempo de caducidad de cada sesin es de 30 minutos. Transcurrido este tiempo, si el usuario no ha realizado ninguna peticin a la aplicacin la sesin terminar y ser necesario volverse a autenticar.

RESPONSABILIDADES DEL USUARIO


Es responsabilidad de cada usuario el adecuado uso de las funcionalidades de la aplicacin as como el velar por la proteccin de la informacin para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de informacin que administre o tenga acceso.

BENEFICIOS
El Sistema de Liquidacin y Aportes a las Seguridad Social y Parafiscales a travs del Servicio Operativo de Informacin FEDECAJAS

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Se generan de esta forma importantes ahorros para los Aportantes representados en el tiempo de los mensajeros encargados de recoger los formularios en cada administradora y de pagar en los bancos, el tiempo de los auxiliares de nmina que diligencian actualmente las planillas para cada Administradora y los trmites y costos de los procesos de tesorera y contabilidad para la liquidacin y registro de cada uno de los distintos aportes: salud, pensiones, Sena, etc.

REGISTRO DE APORTANTE
Este procedimiento tiene por objetivo permitir el registro de la informacin bsica del aportante, la asignacin de las claves, niveles de acceso, autorizaciones y la habilitacin para que le sean debitados los recursos de los aportes.

Una vez el ingreso a dicha opcin se visualizara la siguiente pantalla en la cual se encuentra la opcin de ingreso a la aplicacin.

1.3 Registro de usuario

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A travs de FEDECAJAS usted podr llevar a cabo los pagos a las diferentes administradoras, Las empresas y cotizantes independientes deben registrarse inicialmente en nuestro aplicativo. Una vez se ingresa la opcin Mdulos Es necesario Pulsar en el link para usuarios sin registrar.

Una vez seleccionada la opcin de nuevo registro Aparece el siguiente formulario el cual se detalla por tipo de informacin y que se describir a continuacin de la siguiente forma. Datos del Aportante

Recuerde que los datos que tienen asterisco (*) son necesarios para el registro

Descripcin de campos

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RAZN

Razn social del aportante . Sigla que identifica la compaa en el caso del aportante empleador

SIGLA

Tipo de documento del aportante(NIT ,PASAPORTE , TIPO REGISTRO CIVIL ,CEDULA DE CIUDADANIA,CEDULA DE DOCUMENTO EXTRANJERIA,TARJETA DE IDENTIDAD) * NIT Nmero de identificacin tributaria del aportante*

DIGITO VERIFICACIO N Digito de verificacin de acuerdo al nmero de NIT *

Tipo de aportante (Empleador.Independiente.Entidades o Universidades Pblicas con Rgimen especial en Salud, Agremiaciones o asociaciones, Cooperativas y TIPO APORTANTE Precooperativas de Trabajo Asociado, Misiones diplomticas consulares o de organismos multilaterales no sometidos a la legislacin colombiana, Organizaciones Administradoras del Programa de Hogares de Bienestar, Pagador de aportes de los concejales municipales o distritales* TIPO EMPRESA NATURALEZ A

Tipo de empresa (Publico, Privado ,Mixto) * Especifica la naturaleza del aportante (Publica,Privada,Mixta,Organismos multilaterales Entidades de derecho pblico no sometidos a la legislacin colombiana* Indica si el tipo de pago es nico, consolidado o de una sucursal*

TIPO PAGO

TIPO Especifica el tipo de actividad econmica a la que se dedica ACTIVIDAD la empresa aportante ECONMICA

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Indica si el tipo de accin es Activo, Cese de Actividades, TIPO ACCIN Concordato, entre otros FECHA Si el tipo de Accin es concordatos, se debe ingresar la CONCORDAT fecha del mismo Cuando no hay pago de nmina ni pagos. O Formato AAAA-MM-DD. REFERIDO Medio por el cual se entero el aportante de la existencia del operador de informacin FEDECAJAS

FECHA FIN DE Fecha a partir de la cual el aportante no se encuentra ACTIVIDADE obligado a efectuar aportes. Formato S AAAA-MM-DD.

Datos de Resolucin Esta grilla de informacin solamente aplica para cooperativas de trabajo asociado o CTAs, Ingrese los datos de resolucin mediante el cual se ordeno el registro y el depsito de los regmenes de trabajo, de previsin, seguridad social y compensacin.

Recuerde que los datos que tienen asterisco (*) son necesarios para el registro

Descripcin de campos Resolucin por la cual se orden el registro y el N depsito de los regmenes de trabajo de RESOLUCION previsin, seguridad social y compensacin*

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FECHA DE Fecha de expedicin de la resolucin en formato EXPEDICION AAAA-MM-DD* DEPARTAMEN TO DE Departamento de expedicin de la resolucin EXPEDICION seleccionada* MUNICIPIO DE EXPEDICION Municipio de expedicin de la resolucin seleccionada*

Datos de Ubicacin Esta grilla de informacin hace referencia a la informacin de ubicacin del aportante para lo cual es importante su estricto diligenciamiento ya que permitirn una eventual comunicacin con usted los campos que aparecen all son los siguientes

Recuerde que los datos que tienen asterisco (*) son necesarios para el registro

Descripcin campos NOMBRE SUCURSAL

de

Nombre de la dependencia*

Sucursal

de

la

CODIGO DE LA Cdigo de la SUCURSAL dependencia* Direccin sucursal de

Sucursal

de

la

correspondencia

de

la

DIRECCION TELEFONO E-MAIL

Nmero de telfono del aportante. * Correo electrnico del aportante. *

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FAX

Nmero de fax del aportante. de ubicacin de la

DEPARTAMENT Departamento O sucursal. * MUNICIPIO

Municipio de ubicacin de la sucursal. *

Datos del representante legal Esta grilla de informacin hace referencia a los datos de la persona encargada de representar legalmente la empresa y de autorizar las posibles acciones tributarias de la misma o en el caso de un aportante independiente es posible que el representante sea el mismo aportante.

Recuerde que los datos que tienen asterisco (*) son necesarios para el registro

Descripcin de campos Tipo de legal* documento del representante

TIPO DE DOCUMENTO

NUMERO DOC PRIMER NOMBRE SEGUNDO NOMBRE PRIMER APELLIDO SEGUNDO APELLIDO

Nmero de documento del representante legal* Primer nombre del representante legal* Segundo nombre del representante legal. Primer apellido del representante legal* Segundo apellido del representante legal

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E-MAIL TELEFONO

Correo electrnico del aportante. * Nmero telefnico del representante legal.

Para finalizar el proceso de registro de nuevo aportante se debe presionar la casilla y el sistema genera el siguiente mensaje el cual indica que los datos de ingreso al sistema sern enviados al correo electrnico.

1.4 Recordar contrasea El sistema brinda la posibilidad de recuperar la contrasea de seguridad por medio de un correo electrnico el cual se diligencio en el formulario de activacin para recordar la contrasea es necesario realizar el siguiente procedimiento Una vez se Ingrese a la opcin Mdulos Pulse clic en el link para recordar la contrasea

Ingrese el usuario con el cual se activo en el sistema en el campo Usuario

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Una vez diligenciado el campo Usuario se debe pulsar la casilla El sistema validara si el usuario es correcto y enviar al correo electrnico Del aportante el password olvidado.

1.5 Ingreso al sistema Por medio de esta opcin el aportante obtiene el ingreso como aportante al modulo de planilla nica teniendo en cuenta que los datos de seguridad son indicados previamente por el aportante .

IMPORTANTE: En el mdulo de acceso a usuarios Se deber ingresar el usuario y contrasea si Dichos datos son incorrectos el sistema realiza La siguiente validacin.

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Una vez que usted acceso le mostrar la siguiente ventana dividida en dos paneles que incluyen las siguientes secciones: Administracin Consultas Reportes Accesos Rpidos Ayuda Salir

DESARROLLO
Una vez ingresa a la pgina de Portal de servicios fedecajas se visualizara la siguiente pantalla donde se encuentra ubicada, la opcin de ingreso al aplicativo.

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1.6 Descripcin de opciones En la ventana principal de la aplicacin en la regin superior izquierda existen varias opciones las cuales se describen a continuacin

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1.6.1 Informacin general


Este modulo permite conocer los principales beneficios que ofrece la aplicacin y resolviendo algunas de las respuestas ms frecuentes por parte de los aportantes y las cuales se exponen a continuacin para ingresar a dicha opcin ingrese por la opcin.

Este nuevo sistema tiene por objetivo permitir que los aportantes, es decir, los empresarios realicen el pago integrado de los aportes a la Seguridad Social y dems parafiscales, a travs de transferencias electrnicas de fondos, empleando para ello la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes a la Seguridad Social, en formato electrnico. Cules son los beneficios de este nuevo sistema? Este sistema se pone en marcha con el objetivo de facilitar el trmite mensual de los aportantes, ya que evitar el diligenciamiento de un formulario para cada administradora y un proceso de pago individual, para reemplazarlos por el diligenciamiento de una planilla electrnica que le permite el pago integrado. Se permiten de esta forma importantes ahorros para los aportantes representados en el tiempo de los mensajeros encargados de recoger los formularios en cada administradora y de pagar en los bancos, el tiempo de los auxiliares de nmina que diligencian actualmente los formularios de pago y los trmites y costos de los procesos de tesorera y contabilidad para la liquidacin y registro de cada uno de los distintos aportes: salud, pensiones, Sena, etc. Dnde debo electrnico? acudir para pagar por medio

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 18 VERSION 2.0 Segn la normatividad expedida las entidades que pueden prestar el servicio de operacin del sistema de pago de aportes a la Seguridad Social y parafiscales mediante la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes, por medio electrnico son: Las instituciones financieras. Las entidades administradoras en forma conjunta. Puedo utilizar cualquiera de esas entidades, para realizar el pago? Los aportantes debern decidir a travs de cul de esas entidades harn sus pagos electrnicos para lo que debern ponerse en contacto con ellas y realizar el respectivo proceso de registro inicial. La informacin sobre entidades que prestarn el servicio ser publicada oportunamente en la pgina WEB del Ministerio de la Proteccin Social. Puedo pagar por partes las obligaciones a salud con el nuevo sistema? No se admiten pagos parciales, es decir, el pago debe cubrir la totalidad de los aportes a la seguridad social integral y parafiscales, a los que est obligado cada aportante. Para utilizar el sistema existirn claves de acceso? Como parte del registro inicial, el aportante tendr una clave de acceso as como los dems elementos de seguridad que las partes consideren conveniente utilizar con el fin de minimizar los riesgos de fraude o usos indebidos del sistema. Una vez se haya realizado el registro del empleador o aportante, el sistema le facilitar la opcin de liquidacin de aportes en la planilla integrada de liquidacin de aportes por va electrnica. Despus de ingresar los datos inciales cmo ingreso la informacin de la nmina?

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 19 VERSION 2.0 Luego del registro inicial, para realizar la captura, liquidacin de la planilla y pago de los aportes, se seguirn los siguientes pasos: Identificacin: En este primer paso, el aportante se identifica ante el sistema de informacin de acuerdo con las especificaciones dadas en el Proceso de Registro Inicial. El aportante podr actualizar cuando lo estime, la informacin bsica suministrada en su registro Inicial, para lo cual el sistema desarrollar las funciones de software necesarias. Entrada de datos de la planilla integrada al sistema de informacin: El aportante podr registrar la informacin detallada de los empleados en el sistema a travs de varias alternativas entre otras: Por captura directa de los datos en la WEB del banco o administradora. Por descarga de archivos planos. Por actualizacin de la Planilla Integrada del periodo anterior reportada al sistema, en caso de existir un pago anterior. El sistema me dar el valor total a pagar, as como los intereses de mora si es el caso? S, el sistema de informacin har el clculo de los totales de acuerdo con las especificaciones de cada integrante de la seguridad social integral. En cuanto a los intereses de mora, el sistema de informacin los liquida de manera automtica al momento de efectuar el pago, si hubiere lugar a ello. Es importante aclarar que la mora se calcula para el perodo a pagar nicamente. Como aportante podr revisar el valor a pagar? Claro, luego de calculado el valor total a pagar, este valor le ser mostrado al aportante quien debe confirmar si har su respectivo pago. Una vez el aportante confirma el pago, el sistema de informacin a travs de

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 20 VERSION 2.0 los servicios electrnicos, interacta con las instituciones financieras para acreditar los pagos. Esta opcin es responsabilidad de la entidad prestadora del servicio, se har el pago siguiendo todas las reglas de seguridad del sistema financiero, tal como opera hoy para el pago de otros servicios. Una vez realizado el pago, los bancos deben enviar la confirmacin de las transacciones financieras a la entidad que presta los servicios del sistema, quien a su vez, deber informar a los aportantes y a las administradoras de aportes sobre el detalle de la transaccin.

ADMINISTRACION Este men permite las funcionalidades de Actualizar los datos del Aportante, crear, modificar, eliminar y consultar usuarios. Puede asignar y crear los diferentes centros de trabajo de acuerdo con las Clases de Riesgo definidas por ley dentro del Sistema General de Riesgos Profesionales, as como sus respectivos rangos de tarifas para el pago de los aportes. Esta informacin es constante mientras no existan cambios de tipo legal, dando la posibilidad de ingresar nuevos Centros de Trabajo.

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1.7 Lista de archivos por aportante Esta opcin permite a las diferentes administradoras las cuales tienen convenio con FEDECAJAS publicar la informacin de los aportes que han sido efectuados, para que los usuarios que han realizado dichos aportes tengan la posibilidad de confirmar la informacin y las fechas en las que se realizaron, Esta herramienta aplica tambin para aportantes los cuales no han realizado sus pagos por medio del operador fedecajas.

Filtrar consulta El sistema permite efectuar la consulta de los pagos realizados por medio de los diferentes campos para iniciar el filtro para llevar a cabo esta accin seleccione la casilla enseguida el formulario se habilitara en la totalidad de los campos para permitir el ingreso del criterio deseado.

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Una vez finalizado el ingreso de la informacin en el campo deseado seleccione la casilla para iniciar la consulta, si existen coincidencias el sistema mostrara la informacin en pantalla.

1.8 Planilla nica A travs de esta opcin es posible crear y pagar una planilla de autoliquidacin de aportes. Esta opcin permite adems visualizar en pantalla los datos del aportante y verificar el historial de las planillas procesadas para periodos anteriores. Tambin es posible ingresar al sistema los datos de los empleados por medio de un archivo plano que es construido por el aportante

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 23 VERSION 2.0 a travs de los aplicativos de nmina establecidos por ley. El esquema de operacin del Sistema de Liquidacin y Pago de Aportes a la Seguridad Social y Parafiscales a travs del Servicio Operativo de Informacin FEDECAJAS , tiene los siguientes componentes:

1.8.1 Adicionar planilla


El Proceso de Liquidacin Manual es comnmente usado por pequeos Aportantes donde el nmero de empleados no es muy grande; este proceso de cargue manual

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 24 VERSION 2.0 implica ingresar uno por uno de los empleados, con la informacin asociada. Para que el Aportante pueda hacer la liquidacin de su planilla manual, debe seguir los siguientes pasos:

Ingresar al sistema con la clave asignada Ingresar por la opcin Adicin de planilla del men planilla nica

Para ingresar la nueva planilla debe diligenciar los siguientes datos en el encabezado que se muestra a continuacin en el cual es necesario ingresar la totalidad de la informacin.

Ingresar la informacin solicitada en cada una de las secciones de la Planilla Integrada; el sistema ejecutar las validaciones que corresponda:

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1. SECCIN A: Datos generales de la Planilla Integrada. Tipo de planilla: Seleccione el tipo de planilla a ingresar seleccione una de las siguientes opciones.

Planilla A Planilla E Planilla Y Planilla I Planilla S

Planilla para el pago de os empleados con novedad de ingreso en los ltimos cinco (5) ltimos das del mes. Solo aplica para los aportantes tipo A y B. Planilla normal que diligencia el aportante tipo A o B en cada periodo de pago. Planilla para el pago de los independientes cuando estos se pagan a travs de un aportante tipo A o B. Planilla normal que diligencia el aportante tipo I en cada periodo de pago. Planilla para el pago de empleados o del personal de servicio domestico de un independiente. Solo aplica para los aportantes tipo I.

Periodos de cotizacin: Seleccione los periodos de cotizacin para salud y otros Recuerde que el Tipo de aportante INDEPENDIENTE debe hacer los aportes a los diferentes sistemas en forma anticipada. Para los dems tipos de cotizante los aportes para el sistema de Salud se hacen de forma anticipada y para los dems sistemas (Pensiones, Riesgos Profesionales, Cajas de Compensacin, SENA e ICBF) en forma vencida.

2. SECCIN

B: Informacin Administradoras.

detallada

de

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 26 VERSION 2.0 El Aportante debe desplegar una lista en las cuales se encuentran en esta la ARP y CCF a las cuales se efectuara el aporte si es cotizante independiente que no aporta a riesgos deje el campo de ARP en blanco.

Luego que se han seleccionados los campos, realice clic en el botn Aceptar para continuar con el proceso o Cancelar para habilitar nuevamente los campos e ingresar los datos correctamente.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 27 VERSION 2.0 Una vez se aceptan la informacin del encabezado de la planilla el sistema asignara un numero de consecutivo y la planilla se modificara a estado DIGITANDO

1.8.1.1 Modificar Encabezado


Esta opcin le permite modificar los datos del encabezado de la planilla, Una vez seleccionado el registro a modificar presione la casilla Modificar

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 28 VERSION 2.0 El sistema habilita la totalidad de los campos para la edicin para finalizar con la edicin presione Aceptar

1.8.1.2 Adicionar afiliados


Para crear una Planilla por empleado debe diligenciar los datos bsicos del empleado junto con las novedades luego que automticamente el portal muestra el encabezado del proceso para continuar es necesario seleccionar la opcin Adicionar afiliados

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 29 VERSION 2.0 Una vez seleccionada la opcin el sistema arrojara un formulario con la diferente informacin a ingresar 1. SECCIN A: Datos generales de la Planilla Integrada. En esta seccin el sistema indica los periodos de cotizacin a los cuales se realizara el aporte correspondiente.

2. SECCIN B: Identificacin del afiliado. En esta seccin se diligencia los datos bsicos del afiliado.

Cotizante Extranjero:

Indica si el extranjero no est obligado a cotizar pensiones de acuerdo con la ley. Aplica para los Colombianos residentes temporalmente en el exterior sometidos a la ley Colombiana. Opcin la cual permite de acuerdo al ao de cotizacin en salud el clculo del IBC para la

Cotizante en el Exterior:

Calcular IBC Automtico:

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 30 VERSION 2.0 totalidad de administradoras. las

Tipo de cotizante:

Tipo cotizante del afiliado seleccione entre las siguientes opciones:

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CODIGO 1 2 3 4 12 15

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DESCRIPCION Dependiente

Servicio Domestico Independiente Madre comunitaria. Aprendices del SENA en etapa lectiva Desempleado con subsidio de Caja de Compensacin Familiar Independiente agremiado asociado Funcionarios pblicos sin tope mximo en el IBC Aprendices del SENA en etapa productiva Estudiantes (Rgimen especial-Ley789/2002) Estudiantes de postgrado en salud (Decreto 90 de 1996) Profesor de establecimiento particular Dependiente Entidades o Universidades Pblicas con rgimen especial en Salud Cooperados o Precooperativas de trabajo asociado. Cotizante miembro de la carrera diplomtica o consular de un pas extranjero o funcionario de organismo multilateral no sometido a la legislacin colombiana. Beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional. Concejal amparado por pliza de salud. Beneficiario UPC Adicional Lo suministra el aportante Independiente sin ingresos con pago por terceros. Cotizante solo salud artculo 2 ley 1250 de 2008

16 18 19 20 21 22 30 31 32

33 34 40 41 42

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TIPO DE COTIZANTE 40 UPC ADICIONAL Actualmente, las empresas que reportan pagos de UPC Adicional por PILA, deben tener presente que al momento de entrar en vigencia la Resolucin 1622, los aportes de UPC debern realizarse.Este tipo de cotizante se utiliza nicamente cuando se va a pagar una UPC adicional al sistema de Salud.

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Registrar una lnea de pago con el nombre de la persona beneficiaria de la UPC, los campos requeridos son: Tipo de documento del beneficiario Nmero de documento del beneficiario EPS a la cual pertenece el beneficiario. Nombres completos del beneficiario.

Datos para calcular UPC Adicional Este debe poder calcularse automticamente y el valor de este depende de: Genero, rango de edad y Ubicacin. En caso que no se encuentre un valor asociado para este, se debe ingresar manualmente. Los rangos de edad, se calculan de acuerdo al periodo de vigencia. Una vez diligenciados estos campos, el valor para VALOR UPC ADICIONAL sern de acuerdo a lo siguiente:

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Si la ubicacin corresponde a alguno de estos municipios o ciudades el valor es de acuerdo a la tabla zonas especiales.

Tarifas UPC Adicional Todos los beneficiarios que no se encuentren dentro del grupo familiar del cotizante, segn el Decreto 806 de 1998 y los menores de 12 aos sin parentesco que estn afiliados bajo el amparo del cotizante y que dependan econmicamente de l, deben pagar los valores mensuales de acuerdo con su rango de edad y sexo, segn el Artculo 2, Numeral 5 del Decreto 047 de 2000 y el Decreto 1703 de 2002. Estos son los valores que debe pagar por concepto de beneficiario adicional para el ao 2010:
UPC Adicional Grupo de Edad 1- Menores de un ao 2- De 1 a 4 aos 3- De 5 a 14 aos 4- De 15 (Hombres) 5- De 15 (Mujeres) 6- De 19 (Hombres) 7- De 19 (Mujeres) a a a a 18 18 44 44 aos aos $47,300 aos aos $96,800 $87,900 $111,600 $136,100 $95,200 $118,000 $102,500 $93,100 $118,200 $144,100 $100,800 $124,900 $106,300 $96,500 $122,600 $149,500 $104,500 $129,600 $77,900 $50,000 $82,400 $51,800 $85,500 Zona Normal $135,100 $44,600 $16,700 $44,500 Grandes Ciudades $143,100 $47,100 $17,600 $47,100 Zonas Apartadas $148,500 $48,900 $18,200 $48,800

8- De 45 a 49 aos 9- De 50 a 54 aos 10- De 55 a 59 aos 11- De 60 a 64 aos 12- De 65 a 69 aos

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13- De 70 a 74 aos

$141,200

$149,600

$155,200

14- De 75 aos y mayores $177,000 SMMLV $ 515.000

$187,500

$194,500

GRANDES CIUDADES: Bogot, Cali, Medelln y Barranquilla, y a los municipios de Soacha, Bello, Itagu, Envigado, Sabaneta y Soledad, con urbanos con las ciudades de Bogot, Medelln y Barranquilla ZONAS APARTADAS: Amazonas, Arauca, Casanare, Caquet, Choc, Guajira, Guaina, Guaviare, Meta, Putumayo, San Andrs y Providencia, Sucre, Vaups, Vichada y la regin de Urab. Si el usuario cambia de rango de edad, durante el ao, deber cancelar a partir del mes siguiente a la fecha de dicho cambio el monto correspondiente de acuerdo con su nuevo rango de edad. IMPORTANTE !!!

Si usted es Independiente con Pago a travs de un Tercero (Tipo 41): Debe inscribirse ante su EPS en el Registro de independientes de Bajos Ingresos a ms tardar el 30 de Noviembre de 2009 para poder acogerse al beneficio estipulado por la Resolucin 0990 de 2009.

Cotizante Tipo 42 (Cotizante Slo Salud): Tipo de cotizante basado en el Articulo 2 de la Ley 1250 de 2008 se usa nicamente cuando la persona que est cotizando tiene ingresos inferiores iguales a un Salario Mnimo Legal Mensual Vigente y solo hace aportes al

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 36 VERSION 2.0 Sistema de Salud. Con este nuevo tipo de cotizante usted ya no necesita tener un tercero para realizar los aportes a Salud. Por eso... Si usted devenga un ingreso mensual igual o inferior al SMLMV ($496.900) cmbiese a tipo 42 SOLO SALUD. Tipo de documento: Tipo de identificacion del cotizante las opciones son las siguientes:

DESCRIPCION CC Cdula de ciudadana

CE Cdula de extranjera TI Tarjeta de identidad RC Registro civil PA Pasaporte

Sub tipo de cotizante:

Sub Tipo de cotizante seleccione entre las siguientes opciones

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 37 VERSION 2.0


DESCRIPCION Dependiente pensionado por vejez activo Independiente pensionado por vejez activo Cotizante no obligado a cotizacin a pensiones por edad. Cotizante con requisitos cumplidos para pensin. Cotizante a quien se le ha reconocido indemnizacin sustitutiva o devolucin de saldos. Cotizante perteneciente a un rgimen exceptuado de pensiones o a entidades autorizadas para recibir aportes exclusivamente de un grupo de sus propios trabajadores.

CODIGO 1 2 3 4 5

Numero de documento: identificacin de empleado. Departamento:

Numero Departamento ubicacin laboral cotizante

de de del

Municipio : laboral del cotizante Nombres:

Municipio de ubicacin

Debe ingresar en los campos los datos del

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 38 VERSION 2.0 empleado, Primer Apellido,Segundo Apellido, Primer Nombre, Segundo Nombre. Sueldo bsico: Ingresar el sueldo base de liquidacin del aportante ingresar cuando no se marca la opcin de IBC automtico Campo el cual permite modificar el valor de liquidacion de IBC para ingresar un valor debe haberse marcado previamente la novedad VTE (Variacin permanente de salario) o VTS (Variacin transitoria de salario)

Variacin de salario:

3. SECCIN C: Ingreso de novedades. El Aportante debe ingresar la novedad segn corresponda la situacin del afiliado las novedades disponibles son las siguientes.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 39 VERSION 2.0

CLASIFICACION DE NOVEDADES Ausentismo A cada afiliado se le debe poder asignar las novedades predefinidas como de ausentismo: LMA, VAC, SLN, IGE. Deben poder ingresarse los datos especficos de cada novedad, como son fechas, duracin y valor si es necesario. Ingresos y retiros El sistema debe permitir ingresar novedades ingreso y de retiro adems de las fechas en las que ocurre este evento. Las fechas ingresadas influirn en el nmero de das cotizados para el periodo sobre el cual se va a liquidar la planilla y las novedades de ingreso y retiro reportadas en el detalle. Traslado En novedades de traslado es posible elegir cualquiera de las siguientes novedades: TDE, TAE, TDP, TAP. En cada una se debe llenar perodo para el que aplica y administradora de traslado y administradora actual.

Servici o EPS

Cdigo TDE TAE

Descripcin Traslado Traslado Traslado Pensin Traslado pensin

AFP

TDP

TAP

Administradora de traslado DE EPS Seleccionar la EPS de la que proviene el cotizante. A EPS Seleccionar la EPS a la que se dirige el aportante para el siguiente mes. DE Fondo de Seleccionar la AFP de la que proviene el cotizante. La que tena el mes anterior A Fondo de Seleccionar la AFP a la que se dirige el afiliado para el siguiente mes

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 40 VERSION 2.0

Novedades de variacin. En reportar se encuentran las novedades cuyo fin es reportar una variacin. Dentro de estas novedades se encuentran: Variacin salario transitoria (VST), Variacin de tarifa especial, (VTE) Variacin de centro de trabajo (VTC), Variacin de Salario Permanente (VSP): Variacin de salario Individual Ingresando a cada uno de los afiliados el usuario podr registrar variaciones de salario de dos tipos: VST, variacin de salario temporal y VTE variacin de salario permanente. Cuando el usuario seleccione variacin de salario temporal (VST), el sistema pedir especificar el valor adicional al salario normalmente devengado. Cuando el usuario seleccione variacin de salario permanente (VSP), el sistema solicitar especificar el monto a devengar de ah en adelante para el usuario seleccionado. Variacin de salario Masiva. Ingresando criterios de bsqueda o filtrado el usuario podr registrar variaciones de salario de dos tipos: VST, variacin de salario temporal y VTE variacin de salario permanente.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 41 VERSION 2.0

Rango de salario devengado; Es decir para los salarios comprendidos mayores o iguales a A y menores o iguales a B, donde A y B son los rangos especificados Listado de cdulas.

Cuando el usuario seleccione variacin de salario temporal (VST), el sistema pedir especificar el valor adicional al salario normalmente devengado. Cuando el usuario seleccione variacin de salario permanente (VSP), el sistema solicitar especificar el monto a devengar de ah en adelante para el usuario seleccionado, o un incremento porcentual. Para cualquiera de las variaciones seleccionadas es necesario introducir el periodo en que se present realmente la novedad. 4. SECCIN D: SALUD. El Aportante debe ingresar la informacin referente al pago a la Entidad promotora de salud (EPS).

EPS:

Seleccione de la lista replegable la empresa administradora de salud a la se va realizar el aporte. Opcin que se habilita cuando se marca la novedad TDE(Traslado desde otra EPS),TAE(Traslado a otra EPS) Ingrese cotizados. el nmero de das

EPS traslado:

Dias Cot:

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 42 VERSION 2.0

Ingreso Base de Cotizacin: Ingrese el valor base de cotizacin no puede superar 25SMLMV excepto si son aportantes a la Presidencia de la Repblica. Incapacidad por Este campo solamente se habilita cuando se marca Enfermedad General: novedad IGE(Incapacidad General). Nro de autorizacin: de autorizacin incapacidad. Valor: incapacidad. Incapacidad por Este campo solamente se habilita cuando se marca Licencia de maternidad: novedad LMA(Licencia de Maternidad ). Nro de autorizacin: Numero de autorizacin de la Licencia de maternidad Valor: Valor total de la Licencia . IMPORTANTE !!! Valor total Numero de la de la

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 43 VERSION 2.0

Tarifa:

El aporte obligatorio que se debe hacer a la Entidad Promotora de Salud (EPS) para tener derecho a los servicios del POS es del 12.5% del ingreso mensual percibido si es trabajador dependiente o independiente, y 12%, si es pensionado (hasta un tope de 25 SMLMV). El patrono aporta el 8.5% y el empleado el 4%. Si se trata de un independiente o pensionado, el aporte ser todo de su propia cuenta El Salario Mnimo Mensual Legal Vigente es de $515.000, razn por la cual el valor del aporte mnimo al Sistema General de Seguridad Social en Salud para trabajadores dependientes e independientes es de $64.375 (12.5% de 1 SMLMV) y pensionados es de $61.800 (12% de 1 SMLMV)

Incapacidad por Este campo solamente se habilita cuando se marca Licencia de maternidad: novedad LMA (Licencia de Maternidad). Nro de autorizacin: Numero de autorizacin de la Licencia de maternidad Valor: Valor total de la Licencia. Cotizacin obligatoria: Es el valor que resulta de sacar el porcentaje al IBC la tarifa para el servicio determinado 5. SECCIN E: PENSIONES. El Aportante debe ingresar la informacin referente al pago a la Entidad promotora de salud (ARP).

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 44 VERSION 2.0

En este segmento el sistema automticamente calcula el IBC (Ingreso base de cotizacin) y los aportes para pensiones con base al salario bsico previamente reportado .En caso de tener una tarifa especial para pensiones puede cambiarla desplegando el campo tarifa. Si para el empleado se efectan aportes voluntarios para el fondo de pensiones obligatorias puede ingresar el valor correspondiente ya sea por parte del empleador o el cotizante. En caso de que el empleado devenga ms de 4 salarios mnimos legales vigentes mensuales (SMLMV), el sistema automticamente calculara el aporte para el fondo de solidaridad pensional (Tanto en las subcuentas de solidaridad como subsistencia)

6. SECCIN E: RIESGOS PROFESIONALES.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 45 VERSION 2.0 El Aportante debe ingresar la informacin referente al pago a la Entidad promotora de salud (ARP).

En esta seccin se permite ingresar Centros de trabajo definidos previamente por la ARP y se solicita seleccionar la tarifa que aplica para el empleado de acuerdo a su labor en la empresa

Porcentajes para la liquidacin de ARP

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 46 VERSION 2.0

La totalidad del aporte se encuentra a cargo del empleador y su monto depende del grado o clase de riesgo laboral.

CLASE
CLASE I

DESCRIPCION
Son actividades de riesgos mnimos como por ejemplo: actividades financieras, trabajos de oficina administrativos; centros educativos, restaurantes. Le corresponde pagar el 0.522% Son actividades de riesgos bajos como por ejemplo: algunos proceso manufactureros como la fabricacin de tapetes, tejido, confecciones y flores artificiales; almacenes por departamento; algunas labores agrcolas. Le corresponde pagar el 1.044% Son actividades de riesgo medio como por ejemplo: procesos manufactureros como la fabricacin de agujas, alcoholes, alimentos, automotores, artculos de cuero. Le corresponde pagar el 2.436% Son actividades de riesgo alto como por ejemplo: procesos manufactureros como aceites, cervezas, vidrios; procesos de galvanizacin; transporte, servicios de vigilancia privada. Le corresponde pagar el 4.35% Son actividades de riesgo mximo como por ejemplo: areneras, manejo de asbesto; bomberos; manejo de explosivos; construccin y explotacin petrolera. Le corresponde pagar el 6.96%

CLASE II

CLASE III

CLASE IV

CLASE V

7. SECCIN E: PARAFISCALES. El Aportante debe ingresar la informacin referente a los APORTES A LAS CAJAS DE COMPENSACIN FAMILIAR (CCF).

Las empresas autorizadas por el Ministerio de la Proteccin Social, podrn realizarse los siguientes descuentos en PILA: Setenta y cinco por ciento (75%) para el primer ao de operacin. Cincuenta por ciento (50%) para el segundo ao.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 47 VERSION 2.0 Veinticinco por ciento (25%) para el tercer ao. TARIFAS APLICABLES EN PILA Administrad ora CCF ICBF SENA Tarifa Plena 4% 3% 2% Descuento 75%Descuento 50%Descuento 25% Tarifa a pagar Tarifa a pagar Tarifa a pagar 1% 2% 3% 0.75% 1.50% 2.25% 0.50% 1% 1.50%

Por ejemplo, una empresa creada el 10 de Enero de 2009 est dentro del primer ao de operacin tiene derecho a descontarse el 75% de las tarifas de parafiscales, realizando el aporte por el 25% de la siguiente manera: CAJA ICBF SENA 1% 0.75% 0.50%

Para terminar el proceso realice la grabacin de la planilla haga clic en el botn Grabar

Observe que el registro del cotizante se incorpora en la planilla de la ventana LIQUIDACION DETALLA DE APORTES

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 48 VERSION 2.0

Si requiere ver en forma detalla el aporte por administradora haga clic en la columna total de acuerdo al cotizante seleccionado y aparecer la informacin de la siguiente forma

1.8.1.3 Modificar afiliado


Si requiere efectuar la modificacin de aun cotizante, seleccione el registro y presione la casilla modificar

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 49 VERSION 2.0

Una vez realizadas las modificaciones correspondientes presione la casilla Aceptar y el sistema mostrara que los datos se actualizaron correctamente.

1.8.1.4 Eliminar afiliado


Para eliminar un cotizante en proceso de liquidacin y pago, ingrese por el link Nro,Documento.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 50 VERSION 2.0

Luego de realizar la bsqueda y terminar el proceso de eliminacin del el empleado realice clic en link Eliminar.

El sistema arrojara un mensaje de confirmacin para finalizar el proceso presione la casilla Aceptar para finalizar.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 51 VERSION 2.0

1.8.1.5 Eliminar planilla


Permite eliminar el detalle de liquidacin de una planilla particular. Ingrese por el men de Planilla por la opcin Eliminar ,esta opcin solamente est disponible para las planillas en estado DIGITANDO. Una vez seleccionada la planilla a eliminar el sistema mostrara la informacin de los cotizantes de dicho registro.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 52 VERSION 2.0

El sistema arrojara un mensaje de confirmacin para finalizar el proceso presione la casilla Aceptar para finalizar.

Luego de realizar y terminar el proceso de eliminacin el sistema confirmara que el registro seleccionado ha sido eliminado de forma satisfactoria y le permitir ingresar una nueva planilla.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 53 VERSION 2.0

1.8.2 Nuevos tipos de planilla

Este tipo de planilla se implement en el validador. Por lo anterior, podr ser Utilizado por todos los tipos de aportantes, salvo el aportante tipo 2: Independiente. Se pueden realizar aportes a un nico subsistema, pero se valida que el cotizante si pueda efectuar aportes a dicho subsistema.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 54 VERSION 2.0 A pesar de que no se realicen aportes a todos los subsistemas, se deben reportar los cdigos de todas las administradoras a las cuales se encuentra vinculado el cotizante. Solo se permite reportar novedad ING o RET cuando el perodo de salud reportado corresponda al mes en el que se est validando el archivo. Si el archivo es validado con xito, el aportante deber certificar que se encuentra al da con los subsistemas para los que no est realizando cotizaciones Para este tipo de planilla no estn permitidos los descuentos por saldos e incapacidades. Si se reportan en el archivo se genera error. Adicionalmente, la opcin para registrarlos se encuentra deshabilitada.

El campo nmero de planilla asociada a esta planilla del registro tipo 1 es obligatorio. Sin embargo, no se valida que dicha planilla exista para el aportante.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 55 VERSION 2.0 El campo fecha de pago planilla asociada a esta planilla del registro tipo 1 es Obligatorio. Se valida que la fecha reportada sea inferior al da en el que se est Cargando el archivo Se pueden realizar aportes a un nico subsistema, pero se valida que el cotizante si pueda efectuar aportes a dicho subsistema. A pesar de que no se realicen aportes a todos los subsistemas, se deben reportar los cdigos de todas las administradoras a las cuales se encuentra vinculado el cotizante nicamente para estas planillas est habilitado el campo Correcciones del Registro tipo 2. En este campo solo se pueden reportar los valores A y C Para cada cotizante relacionado en una planilla N se deben reportar como mnimo dos registros. Uno con valor A en el campo Correcciones y otro con valor C en el mismo campo. Los registros deben ser consecutivos En el registro con valor A se reporta la informacin de la liquidacin original. Es decir de la liquidacin que presenta el error. En el registro con valor C se reporta la informacin correcta de la liquidacin de aportes El valor a pagar por cada cotizante corresponde a la diferencia entre la cotizacin reportada en el registro con valor A y la registrada en el registro con valor C Para que la planilla sea validada con xito, la diferencia entre el valor de las cotizaciones reportadas en el registro con valor A y el registro con valor C siempre debe ser mayor que cero. Solo se permite reportar novedad ING o RET en el registro con valor C si el perodo de cotizacin a salud no es inferior al mes en el que se est validando la planilla.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 56 VERSION 2.0 Para este tipo de planilla no estn permitidos los descuentos por saldos e incapacidades. Si se reportan en el archivo se genera error. Adicionalmente, la opcin para registrarlos se encuentra deshabilitada En el registro con valor A siempre debe reportarse algn valor de cotizacin para el subsistema objeto de la correccin. Lo anterior teniendo en cuenta que la mora absoluta en las cotizaciones se debe resolver a travs de las planillas tipo M. Para cargar una planilla tipo N, el aportante debe certificar que las cotizaciones a los subsistemas para los que no report informacin fueron realizados en forma correcta.

1.8.3 Cargar plano


El Proceso de Liquidacin Manual es comnmente usado por grandes Aportantes donde el nmero de empleados es considerable; por lo tanto, el proceso de carga de archivo plano es conveniente. El sistema FEDECAJAS provee una funcin para importar o cargar el archivo plano. Para que el Aportante pueda hacer la liquidacin de su planilla a travs de un archivo plano, debe seguir los siguientes pasos:

Ingresar al sistema con la clave asignada Ingrese por la opcin Cargar plano del men principal.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 57 VERSION 2.0

El Aportante puede cargar al sistema un archivo plano, de acuerdo a las especificaciones de la Resolucin 1747, haciendo clic en Examinar y seleccionando el archivo que va a enviar.

Posteriormente realice la carga del archivo seleccionado presionando la opcin Cargar Archivo.

El sistema genera el resultado de la validacin del archivo, indicando la liquidacin por administradora del archivo con el cual el Aportante puede continuar el proceso de envo y pago para continuar indique la opcin Confirmar Plano.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 58 VERSION 2.0

Si se encuentra un error en el archivo plano el validador del sistema mostrara el siguiente mensaje:

Al dar clic sobre el link correspondiente el sistema permite identificar el tipo de error que contiene el archivo cargado con las siguientes caractersticas.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 59 VERSION 2.0

N Error

Nmero de errores en el archivo plano. Tipo de registro


TIPO 1 ENCABEZADO TIPO 2 LIQUIDACIN DETALLADA DE APORTES TIPO 3 TOTAL APORTES DEL PERODO PARA PENSIONES, es un TIPO 4 TOTAL APORTES DEL PERODO PARA SALUD, es un de TIPO 5 TOTAL APORTES DEL PERODO PARA RIESGOS PROFESIONALES, TIPO 6 TOTAL APORTES DEL PERODO PARA CAJAS DE COMPENSACIN FAMILIAR. REGISTRO TIPO 7 TOTAL APORTES DEL PERODO AL SENA. TIPO 8 TOTAL APORTES DEL PERODO AL ICBF. TIPO 9 TOTAL APORTES DEL PERODO A LA ESAP, es TIPO 10 TOTAL APORTES DEL PERODO AL MINISTERIO DE EDUCACINNACIONAL. TIPO 11 TOTAL A PAGAR DURANTE EL PERODO

Tipo registro

Fila

Numero de la fila donde se ubica el error.

Nro de Campo Res Nmero de campo en la resolucin 1747. Documento Servicio Descripcin Numero de identidad encuentra el error. del aportante donde se

Administradora la cual presenta el error. Descripcin del erro presentado.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 60 VERSION 2.0

Posicin Inicial

Posicin inicial donde se ubica el error en el archivo plano. (Ubicacin en fila). Posicin final donde se ubica el error en el archivo plano.

Posicin final (Ubicacin en fila).

De acuerdo a la informacin que muestra el validador al detectar el error, se pueden identificar en el archivo plano los campos en donde se encuentran las inconsistencias FEDECAJAS a dispuesto una opcin la cual permite regenerar el archivo plano cuando este presenta errores en el IBC o en el valor de las cotizaciones de acuerdo a las tarifas acordes al periodo de pago del respectivo aporte. Para activar la opcin para la aplicacin de clculos automticos active dicha opcin antes de carga el archivo plano para que se incluya dicho proceso en el validador.

Si existen errores de cotizacin en el plano a cargar el sistema realiza la correccin de forma automtica brindando la opcin de confirmar el error solucionado o realizar la confirmacin del plano regenerado.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 61 VERSION 2.0

Al seleccionar la opcin Ver log de cambios el validador muestra en pantalla los valores modificados los cuales cumplen con la estructura vigente de la Resolucin 1747.

Nmero registro Tipo registro Documento

de Nmero de errores en el archivo plano. de Tipo de registro


TIPO 2 LIQUIDACIN DETALLADA DE APORTES

Numero de identidad encuentra el error.

del

aportante

donde

se

Nro de Campo Nmero de campo en la resolucin 1747. Nombre campo de Nombre de la administradora la cual presenta el error de cotizacin. Dato errneo en el archivo plano. Dato corregido por el validador.

Valor original Valor cambio

1.8.4 Copia de planilla

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 62 VERSION 2.0 Permite a los aportante copiar Planillas de periodos anteriores, las cuales pueden ser ajustadas o modificadas. De esta forma no tendr que elaborar una a una las planillas de los siguientes periodos. Para duplicar procedimiento: una planilla realice el siguente

Seleccione la planilla a copiar e ingrese por la opcin Ver Afiliados

Ingrese por el men Planilla, ingrese por la opcin Copiar Planilla.

Aparecer la siguiente pantalla en el cual se debe diligenciar los siguientes datos.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 63 VERSION 2.0

Seleccione los periodos de cotizacin que desea duplicar ao y mes segn corresponda .

Existen varias opciones las cuales permiten efectuar la copia de planilla de forma ms completa lo cual nos permite una alta confiabilidad las cuales se describen a continuacin. Copia de novedades de incapacidad : Esta opcin permite que para la planilla que se va duplicar contenga las novedades de incapacidad TDE(Traslado desde otra EPS)TAE(Traslado a otra EPS),TDP(Traslado desde otra AFP),TAP(Traslado a otra AFP),IGE(),LMA(Licencia de maternidad)IGE(Incapacidad general)AVP(Aporte voluntario)VCT(Variacin de centros de trabajo)teniendo en cuenta que la planilla base contenga este tipo de novedades para que la planilla se duplique con esta informacin marque la opcin as:

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 64 VERSION 2.0

Copia de novedades de ausentismo: Esta opcin permite que para la planilla que se va duplicar contenga las novedades de ausentismo SLN (Suspensin temporal del contrato o licencia no remunerada), VAC (Vacaciones) y IRP (Incapacidad por accidente de trabajo) teniendo en cuenta que la planilla base contenga este tipo de novedades para que la planilla se duplique con esta informacin marque la opcin as:

Cambio se salarios bsicos si son inferiores al mnimo: Esta opcin permite modificar los salarios de acuerdo al ao seleccionado para la copia , si la planilla base tiene el IBC menor al salario vigente para dicho salario el sistema se encarga de que la planilla duplicada contenga el valor del IBC vigente para el ao actual para que la planilla se duplique con esta modificacin marque la opcin as:

IMPORTANTE !!! -Cuando existe una planilla en estado DIGITANDO del mismo tipo a la planilla que se va copiar para cualquier periodo en la grilla de liquidacin detalla de aportes al efectuar el proceso de copia de planilla el sistema efecta la siguiente validacin.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 65 VERSION 2.0

-Las planillas tipo M (Planilla mora) o N (Planilla de correccin) de correccin no permiten la copia de planilla cuando este proceso se realiza el sistema realiza la siguiente validacin. Restriccin para planilla tipo M

Restriccin para planilla tipo N

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 66 VERSION 2.0

1.8.5 Registro de descuentos


La siguiente opcin le permite incluir informacin de descuentos consolidados sobre el valor total del aporte dichos tipos pueden ser Incapacidades, licencias o saldos a favor y aplica estrictamente para las administradoras prestadoras de salud (EPS) y riesgos profesionales (ARP). IMPORTANTE !!! Este tipo de descuentos se realizan en el consolidado es decir antes de realizar el proceso de el proceso de certificacin de la planilla ya que los valores de descuentos ingresado modifican el valor total del aporte PASOS A SEGUIR: Una vez ingresada la informacin de los cotizantes para las diferentes administradoras es necesario confirmar el aporte, Presionando la casilla CERTIFICAR.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 67 VERSION 2.0

All encontrara el listado del aporte a las diferentes administradoras y permite seleccionar la administradora a la cual se le generar los descuentos correspondientes.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 68 VERSION 2.0

Al hacer doble clic sobre la administradora seleccionada el sistema visualiza la informacin detallada del pago y los conceptos adicionales al igual que el valor de intereses se mora.

Para llevar a cabo el ingreso del descuento o la novedad requerida seleccione la administradora a la cual desea asignar la novedad. IMPORTANTE: Los pagos realizados por el empleador o por la empresa promotora de salud, por concepto de incapacidad no deben ser incluidos dentro de la base para liquidar los aportes parafiscales ya que estos beneficios se reconocen a fin de cubrir los riesgos que afectan el trabajador en los casos de una enfermedad no profesional.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 69 VERSION 2.0

Para

ingresar la novedad de clic sobre la administradora y diligencie la totalidad de los datos de la ventana Descuentos Complementarios

Existen 3 campos los cuales se deben diligenciar en su totalidad: Nmero de autorizacin Nmero con el cual se aprueba la novedad a ingresar.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 70 VERSION 2.0 IMPORTANTE: Recuerde que el numero de autorizacin de la novedad debe estar entre 3 y 16 dgitos y deben ser de tipo numrico.

Tipo

Tipo de novedad para la administradora seleccionada

INCAPACIDAD GENERAL Se entiende por incapacidad el estado de inhabilidad, Fsica o mental, de un individuo que le impide Desempear Temporalmente su profesin u oficio Habitual. LICENCIA DE MATERNIDAD Es el subsidio econmico reconocido a la mujer afiliada por el Tiempo establecido legalmente para que sea atendido su parto,Pueda recuperarse y propiciar los cuidados que requiere el Recin nacido SALDOS A FAVOR

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 71 VERSION 2.0 Es el valor a favor del cotizante por concepto de correccin de Intereses, Licencias e Incapacidades Valor a Pagar Valor econmico de la novedad que no puede superar el valor total de la cotizacin

Al terminar de registrar la novedad correspondiente y al seleccionar la casilla Aceptar el sistema mostrara en la grilla la informacin ingresada.

OPCIONES EDITAR Opcin la cual permite modificar l a totalidad de los campos de Informacin logrando Confirmar La novedad correspondiente

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 72 VERSION 2.0

ELIMINAR Opcin la cual permite eliminar Las novedades En la grilla de Informacin.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 73 VERSION 2.0

1.8.6 Certificacin de planilla


Una vez el proceso de digitacin de los datos bsicos del aportante se haya realizado y los valores de pre liquidacin por administradora sean correctos es necesario realizar la confirmacin de dicho aporte para que la planilla modifique su estado a CERTIFICADA y permita a al aportante seleccionar la modalidad de pago ya sea electrnico o asistido.

Verificar informacin La planilla est lista para ser certificada, por favor antes de realizar su pago verifique si la informacin liquidada es correcta, para esto usted contar con la ayuda de la opcin Reportes como lo muestra la grfica. Si usted se encuentra de acuerdo con la liquidacin siga con el proceso.

Para confirmar la informacin de la liquidacin de la planilla por medio de la opcin Reportes es necesario seleccionar el formato en el cual se desea visualizar la informacin.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 74 VERSION 2.0

Una vez finalizado el formato del reportes a consultar del reporte el sistema de forma automtica mostrara en pantalla la informacin solicitada dicho reporte contiene la siguiente informacin.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 75 VERSION 2.0

1.8.6.1 Certificacin electrnica


Esta modalidad le permite al aportante habilitar la planilla para pago a travs del operador del proveedor de servicios PSE para dicho proceso adems de contar con la clave de su Entidad Financiera para pagos por Internet para continuar con el proceso es necesario efectuar el siguiente procedimiento. IMPORTANTE !!! Recuerde que la planilla al pasar al estado CERTIFICADA no permite ningn tipo de modificacin en el valor de los aportes por administradora y la informacin del aportante Para iniciar con la certificacin electrnica de la planilla seleccione la opcin Certificacin pago en lnea PSE.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 76 VERSION 2.0 El operador FEDECAJAS realizara la confirmacin de los periodos de pago a certificar y el valor total de aportes si est de acuerdo con los datos que el sistema muestra en pantalla presione la casilla ACEPTAR si por el contrario los datos no son coincidentes con el ingreso de los valores de la planilla presione CANCELAR

Una vez aceptada la informacin el sistema asignara un nmero certificado de la planilla la cual se ha habilitado para el respectivo pago con la respectiva informacin de los aportes por servicio.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 77 VERSION 2.0

1.8.6.2 Certificacin asistida


Esta modalidad le permite al aportante habilitar la planilla para pago a travs de la entidad bancaria AVVILLAS .El Aportante obtendr un nmero nico(PIN), que le permitir hacer los pagos de la planilla para todo el ao. El nmero es nico por tipo de planilla y por sucursal para continuar con el proceso es necesario

efectuar el siguiente procedimiento.


Si usted dispone de conexin a internet pero no tiene cuenta con alguna entidad financiera para realizar el pago ,FEDECAJAS le permite elaborar la autoliquidacin en nuestro portal y efectuar el pago directamente en alguna de las sucursales del Banco AV Villas indicando para ello el PIN (o numero de planilla) que le generara el sistema. Para iniciar con la certificacin electrnica de la planilla seleccione la opcin Certificar y generar PIN

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 78 VERSION 2.0

Para que el PIN sea vlido para el pago una vez es necesario realizar la marcacin para pago de la planilla este proceso permite enviar la informacin a la entidad bancaria la cual se encarga del recaudo diario es importante tener en cuenta que la planilla que corresponda al mes actual de cotizacin en salud ser marcada de forma automtica para pago para realizar la marcacin de la planilla efectu el procedimiento que se describe a continuacin.

Ingrese a la seleccionada.

opcin

CERTIFICAR

de

la

planilla

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 79 VERSION 2.0 Posteriormente haga clic en la casilla Certificar y generar PIN lo cual le permite indicar que el valor de los aportes es correcto y como se trata de una planilla asistida se debe generar un nmero de pago (PIN) para el pago en las entidades financieras

Si la planilla la cual confirm en el proceso de certificacin es la que desea marcar para el pago correspondiente realice la marcacin como se muestra a continuacin.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 80 VERSION 2.0 Opcin la cual permite certificar la planilla, Marcando o no la disponibilidad del pago.

Opcin que permite deshacer las acciones realizadas. IMPORTANTE: Tenga en cuenta que si ya ha marcado una planilla para pago y al marcar una planilla adicional el sistema se encarga de validar la informacin ya que solamente puede existir una planilla marcada de un mismo tipo en la misma sucursal.

Para comprender de una forma ms sencilla la validacin de sistema para doble marcacin de una planilla del mismo tipo tenga en cuenta la siguiente secuencia. -Se marca la planilla seleccionada de tipo (E)

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 81 VERSION 2.0

-Se procede a realizar la certificacin de una planilla del mismo tipo y realizar la respectiva marcacin con lo cual el sistema realiza la validacin correspondiente indicando que ya existe de una planilla marcada del mismo tipo.

1.8.7 Pago de planilla electrnica.


Luego de calculado el valor total a pagar, este valor le ser mostrado al aportante quien debe confirmar si har su respectivo pago. Una vez el aportante confirma el pago, Una vez la planilla se ha certificado para pago electrnico se habilitar el botn de pago PSE Es un servicio que permite a las EMPRESAS ofrecer a sus USUARIOS la posibilidad de realizar pagos a travs de Internet, debitando los recursos en lnea, de la Entidad Financiera donde el usuario tiene su dinero y depositndolos en la Entidad Financiera recaudadora que defina la Empresa.

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Directamente en la botn de pagos seleccionar de una cual desea efectuar

pgina de fedecajas , se presenta el PSE, que permite al Aportante lista, la Entidad Financiera desde la el pago.

Una vez haya ingresado el sistema habilitara la lista de entidades financieras disponibles este proceso puede tardar algn tiempo lo cual el sistema indica de la siguiente forma.

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Seleccione la entidad bancariaa desde la cual desea efectuar el pago

IMPORTANTE : Seor usuario una vea FEDECAJAS lo direcciona a la pagina del banco este le pedir los documentos de identificacin y / o clave necesarios para realizar el aporte.

La Entidad Financiera autentica al cliente y realiza la autorizacin en lnea del dbito, por el valor total a pagar.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 84 La VERSION 2.0

Entidad Financiera genera una respuesta a Fedecajas , quien a su vez informa al Aportante.Si el resultado del pago en lnea es exitoso, Previamente FEDECAJAS muestra en un comprobante de transaccin pendiente el cual indica si la transaccin es exitosa, rechazada o en estado pendiente el cual es el estado que muestra el sistema inmediatamente se efecta el pago y el cual indica que la entidad realizara la validacin correspondiente de dicho recaudo.

Una vez confirmado el pago, FEDECAJAS generar los archivos de salida y distribuir la Informacin en formato electrnico, a los diferentes actores, de la siguiente forma: La Planilla totalmente diligenciada, al aportante La informacin de los Aportes para cada Administradora, incluidas las AFP, EPS, ARP, CCF, SENA, ICBF, ESAP y Ministerio de Educacin Nacional, segn las Especificaciones de los archivos de salida de este sistema. La informacin con los pagos ser enviada a cada una de las administradoras con el detalle de crdito respectivo proveniente de la institucin financiera que presta el servicio. La informacin de los datos bsicos de los aportantes para cada administradora Las Planillas pagadas sern reportadas peridicamente al Ministerio de la Proteccin Social.

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Tenga en cuenta El Ministerio de Proteccin Social, a travs del Decreto 1670 del 14 de mayo de 2007, ajusta las fechas de pago de la planilla nica ampliando las fechas de pago y adems otorgando ms tiempo para ingresar al sistema a las empresas con menos de 20 empleados, trabajadores independientes y personas naturales. Empresas con ms de 200 empleados: Se ampla la fecha de pago (8 das hbiles) Se cambian los das de pago (del 1 al 8) Las fechas corresponden a los ltimos 2 dgitos del NIT APORTANTES DE 200 O MAS COTIZANTES DOS NIT 00 al 11 al 24 al 37 al 50 al 63 al 76 al 89 al ULTIMOS 10 23 36 49 62 75 88 99 DIGITOS DELDIA HABIL VENCIMIENTO 1o. 2o. 3o. 4o. 5o. 6o. 7o. 8o. DE

Medianas y pequeas empresas de menos de 200 empleados: Se ampla la fecha de pago (13 das hbiles) Se cambian los das de pago (del 1 al 13) Las fechas corresponden a los ltimos 2 dgitos del NIT APORTANTES DE MENOS DE 200 COTIZANTES DOS ULTIMOS NIT 00 al 08 09 al 16 DIGITOS DELDIA HABIL VENCIMIENTO 1o. 2o. DE

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 86 VERSION 2.0

17 25 33 41 49 57 65 73 80 87 94

al al al al al al al al al al al

24 32 40 48 56 64 72 79 86 93 99

3o. 4o. 5o. 6o. 7o. 8o. 9o. 10o. 11o. 12o. 13o.

Plazos para trabajadores independientes


Dos ltimos dgitos del NIT o

Dos ltimos dgitos del NIT Da hbil o CC vencimiento


00 08 15 22 29 36 43 50 57 64 70 76 82 a 07 al 14 al 21 al 28 al 35 al 42 al 49 al 56 al 63 al 69 al 75 al 81 al 99 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

de

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 87 VERSION 2.0

1.8.8 Pago de planilla asistida


Si usted selecciona el pago por Planilla Asistida (Banco AVVillas), tenga presente los siguientes datos que son vitales para realizar el aporte en ventanilla:

1. 2. 3.

Nmero de Planilla.(PIN) Documento del Aportante Valor total a pagar: Este se toma de acuerdo a la fecha en la que va a cancelar. 4. Fecha de Pago: De acuerdo al da en que desea pagar, el sistema arroja 6 das diferentes tngalas presentes ya que FEDECAJAS liquida automticamente los intereses de mora.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 88 VERSION 2.0

Una vez la planilla se ha certificado de forma asistida y se ha realizado la marcacin de la planilla para el recaudo en las entidades financieras disponibles.

Fecha de Pago: De acuerdo al da en que desea pagar, el sistema arroja 6 das diferentes tngalas presentes ya que FEDECAJAS liquida automticamente los intereses de mora esta informacin es recibida por la entidad bancaria lo cual no permite pagos parciales ni valores diferentes a los all registrados.

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IMPORTANTE: 1. 2. 3. Recuerde que los pagos de Planilla Asistida, solo los puede realizar en las Oficinas de Banco AVVillas no en Centros de Pagos ni el Grupo Aval. Los pagos de Planilla Asistida solo se pueden realizar antes de la 1:00pm del da siguiente hbil de la generacin del PIN. Si usted realiza el pago de aportes a travs de un tercero, recuerde que en la referencia 2 de la Consignacin de AVVillas, siempre va el nmero de cdula del tercero (*) no la del cotizante sin ingresos. Usted podr utilizar el servicio de Planilla Asistida, si cuenta con menos de 30 trabajadores (Empresa) o es Independiente. Cuando el pago sea por Planilla Asistida el nmero de planilla que se genera solo podr ser pagada al da siguiente despus de generada.

4. 5.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 90 VERSION 2.0

1.8.9 Consulta de comprobantes de pago


Fedecajas genera un comprobante de pago al Aportante, indicando entre otros, el nmero de la planilla liquidada, el nmero de la transaccin, y el valor pagado a cada Administradora. Como se indico anteriormente , una vez efectuado su pago de sus aportes ,FEDECAJAS pone a su disposicin variedad de tipo de consultas , comprobantes y certificados los cuales le servirn de soporte de los pagos realizados a sus empleados .Adicionalmente podr actualizar la informacin con la cual fue registrada la empresa o el independiente. Opcin de generacin de certificado Podr seleccionar cualquiera de las opciones Comprobante de pago o por el men Consultas Pagos Realizado Comprobante de pago para visualizar el correspondiente certificado. Una vez realizado el aporte usted podr obtener el certificado de aportes Ingresando por la opcin Comprobante de pago ubicada el men de la barra liquidacin detalla de aportes

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Luego le genera el comprobante de pago, usted tiene la posibilidad de imprimir o guardar la informacin en su equipo de trabajo por medio de la descarga que ofrece la aplicacin.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 92 VERSION 2.0

6.3 Modificar Aportante Esta opcin Le permite la modificacin de los datos del aportante y de igual forma la creacin, edicin y eliminacin de usuarios y sucursales esta informacin se diligencio en el registro de aportante . Ingrese por el men Administracin realice clic en el link Modificar Aportante.

Para realizar las modificaciones se debe presionar la opcin e iniciar con la edicin de los campos los cuales se describen a continuacin:

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 93 VERSION 2.0

Descripcin de campos RAZN NOMBRE NIT Razn social del aportante. Nombre completo del aportante (Campo inmodificable) Nmero de identificacin tributaria del aportante*

DIGITO VERIFICACIO N Digito de verificacin de acuerdo al nmero de NIT TIPO EMPRESA CLASE NATURALEZ A

Tipo de empresa (Publico, Privado ,Mixto) Clase de aportante (A Aportante con 200 o cotizantes ,B Aportante con menos de cotizantes,Mypyme) ms 200

Especifica la naturaleza del aportante (Publica,Privada,Mixta,Organismos multilaterales Entidades de derecho pblico no sometidos a la legislacin colombiana Indica si el tipo de accin es Activo, Cese de Actividades,

TIPO ACCIN Concordato, entre otros

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 94 VERSION 2.0

TIPO Especifica el tipo de actividad econmica a la que se dedica ACTIVIDAD la empresa aportante ECONMICA TIPO PAGO Indica si el tipo de pago es nico, consolidado o de una sucursal FECHA Si el tipo de Accin es concordatos, se debe ingresar la CONCORDAT fecha del mismo Cuando no hay pago de nmina ni pagos. O Formato AAAA-MM-DD. FECHA FIN DE Fecha a partir de la cual el aportante no se encuentra ACTIVIDADE obligado a efectuar aportes. Formato S AAAA-MM-DD. Indica el tipo de aportante 1 Empleador. 2 Independiente. 3 Entidades o Universidades Pblicas con rgimen especial en Salud. 4 Agremiaciones o asociaciones. 5 Cooperativas y Pre cooperativas de Trabajo Asociado 6 Misiones diplomticas, consulares o de organismos multilaterales no sometidos a la Legislacin colombiana. 7 Organizaciones Administradoras del Programa de Hogares TIPO DE de Bienestar. APORTANTE 8 Pagador de aportes de los concejales municipales o distritales. ESTADO Estado de funcionalidad del aportante ( Activo o inactivo)

Una vez finalizamos la edicin de la informacin es necesario presionar la casilla Para que el sistema efectu los cambios correspondientes.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 95 VERSION 2.0

1.8.10

Modificar sucursales

Al seleccionar el link Sucursales el sistema permitir llevar a cabo la adicin, modificacin y eliminacin de la totalidad de la informacin de la sucursal o sucursales que cre el aportante en el registro o activacin de usuario.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 96 VERSION 2.0

Al seleccionar Modificar se habilitara un formulario en el cual se realizara la edicin de los campos correspondientes los cuales se describen a continuacin:

Una vez que haya realizado las modificaciones, haga clic en el botn Aceptar para proceder con la edicin.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 97 VERSION 2.0

Para finalizar se mostrar la ventana del Resultado de la operacin en la siguiente imagen.

Descripcin de campos Aportante Nombre Cdigo Nombre del aportante (Inmodificable) Nombre de la sucursal * Cdigo de la sucursal*

Departament o Departamento de ubicacin de la sucursal

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 98 VERSION 2.0

Municipio Direccin Correo electrnico

Municipio de ubicacin de la sucursal Direccin de la sucursal. *

E mail de la sucursal. *

Telfono Estado Oficina Principal

Nmero telefnico de la sucursal. * Estado de funcionamiento de la sucursal (Activo,Inactivo) * Indicador que indica si la sucursal es principal (NO,SI) *

1.8.11

Adicionar sucursal es necesario

Si desea adicionar una nueva sucursal seleccionar la casilla

Acto seguido, aparecer la Sucursal por Aportantes en la cual se proporciona la informacin solicitada al terminar haga clic en la casilla

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 99 VERSION 2.0

Al terminar la creacin de la nueva sucursal se mostrar de nueva cuenta la pgina de alta de usuarios pero con un mensaje en la parte superior indicando Usuario creado exitosamente.

1.8.12

Eliminar sucursal

Al elegir la opcin se desplegara una ventana de confirmacin de acuerdo a la sucursal

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 100 VERSION 2.0 seleccionada donde para eliminar sucursales deber hacer clic en el botn Aceptar y para cancelar en el botn Cancelar.

Enseguida mostrar una pgina con la informacin de la sucursal que ha sido eliminada.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 101 VERSION 2.0

1.8.13

Consultar sucursal

Para realizar bsquedas especficas de una sucursal por medio de filtros de bsqueda seleccione la opcin Filtrar Consulta

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 102 VERSION 2.0

Aparecer la siguiente ventana la cual ofrece la posibilidad de realizar la consulta por el campo de informacin deseado, Ingrese el criterio y de clic en la casilla Leer

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 103 VERSION 2.0 Al terminar se mostrar en la grilla de informacin la sucursal que coincide con el criterio de consulta

seleccionado. 1.8.14 Contactos

Si desea llevar a cabo la verificacin y Modificacin de los contactos por sucursal es necesario dar clic en la columna Contactos de la sucursal seleccionada la cual contiene la informacin general del representante por sucursal.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 104 VERSION 2.0 Una vez seleccionada dicha opcin se mostrara en la ventana Contactos Sucursal la informacin del

contacto para dicha sucursal. Descripcin de campos Nombre sucursal. de la Nmero de contacto. fax del

Tipo de documento del contacto Primer Apellido contacto Primer Nombre contacto del

Cargo laboral contacto.

del

Cdigo de la sucursal* del Segundo contacto Segundo contacto Apellido del

Ciudad de ubicacin del contacto

Nombre

del

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 105 VERSION 2.0

Telfono de ubicacin del contacto Correo electrnico del contacto. Estado del contacto.

Direccin de del contacto *

ubicacin

Indica si el contacto tambin es el representante legal Digito de verificacin de acuerdo al Nit seleccionado.

Descripcin de Opciones Opcin que permite adicionar un nuevo contacto a la sucursal seleccionada. Opcin la cual permite editar la informacin del contacto seleccionado. Opcin la cual permite eliminar un contacto. Opcin la cual permite filtrar la informacin tras haber ingresado un criterio de bsqueda. Opcin la cual permite limpiar el formulario de datos de un contacto para ingresar la informacin en un campo determinado

1.8.15

Usuarios

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 106 VERSION 2.0 Esta opcin permite llevar a cabo las acciones que tienen que ver con la edicin de los usuarios que pertenecen a una sucursal y asi mismo asignar un perfil determinado lo cual restringe el acceso a cierta informacin.

1.8.15.1

Adicion de usuarios

Al seleccionar esta opcin le muestra la siguiente pgina, donde le brinda la posibilidad de dar de alta un nuevo usuario.

Proporcione la informacin solicitada y al terminar haga clic en el botn Aceptar.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 107 VERSION 2.0 Al terminar de dar de alta el usuario mostrar el mensaje de alta de usuario pero con un mensaje en la parte superior indicando Usuario creado exitosamente.

Existe la posibilidad que el usuario que se desea crear ya exista para lo cual el sistema arroja el siguiente mensaje.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 108 VERSION 2.0 1.8.15.2 Modificar usuarios

Si hace clic en la casilla Modificar, lo llevar a la pgina con la informacin del usuario seleccionado para que efectu los cambios que considere pertinentes.

Al seleccionar esta opcin abrir la ventana Registro de Usuarios mostrando cul es el tipo de cuenta actual, con la posibilidad de cambiar alguno de los campos de seguridad para dicho usuario , despus de realizar la modificacin , deber de hacer clic en el botn Aceptar para que los cambios surtan efecto.

Al terminar el proceso, se muestra un mensaje en la parte superior de que el tipo de cuenta del usuario se ha actualizado exitosamente.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 109 VERSION 2.0

1.9 Cambiar contrasea Permite al usuario poder cambiar su clave en caso de ser necesario con lo cual se asegura la confiabilidad de la informacin para acceder a esta opcin Ingrese por el men Administracin Cambiar Contrasea

Diligencie la totalidad de los campos como se muestra a continuacin:

Realice la confirmacin actual.

el nombre de usuario

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 110 VERSION 2.0

Realice la confirmacin del cdigo de usuario. Ingrese la contrasea con la que ingresa al sistema Actualmente. Ingrese la nueva clave debe contener entre 8 y 15 Caracteres, Nmeros y Letras. Ingrese el nuevo clave acuerdo a las especificaciones Anteriormente mencionadas. Para terminar con el proceso realice clic en el botn Aceptar.

CONSULTAS En este men, Consultas, se presentan las opciones para que el aportante y/o cotizante identifique de forma ms til y sencilla las administradoras a las cuales es obligatorio realizar el pago.

1.10 Consulta de EPS Esta opcin permite efectuar la consulta de las Entidades promotoras de salud que estn disponibles para el pago del aporte correspondiente el cual es una herramienta que confirma que el ingreso de la informacin del aporte corresponda.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 111 VERSION 2.0 Inicialmente al ingresar por la opcin Consultas se desplegara la siguiente pantalla la cual muestra por defecto las EPS que se encuentran disponibles.

Filtrar consulta Una vez introducidos los datos de consulta, se pulsa el botn . A continuacin, se muestra una pantalla en la que se debe ingresar el criterio de consulta deseado.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 112 VERSION 2.0

Una vez que haya proporcionado el criterio de bsqueda deseado el sistema mostrara los resultados coincidentes con el campo seleccionado.

1.11 Consulta de AFP Esta opcin permite efectuar la consulta de las administradoras de fondo de pensiones que estn disponibles para el pago del aporte correspondiente el cual es una herramienta que confirma que el ingreso de la informacin del aporte corresponda. Inicialmente al ingresar por la opcin Consultas se desplegara la siguiente pantalla la cual muestra por defecto las AFP que se encuentran disponibles.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 113 VERSION 2.0

Filtrar consulta Una vez introducidos los datos de consulta, se pulsa el botn . A continuacin, se muestra una pantalla en la que se debe ingresar el criterio de consulta deseado.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 114 VERSION 2.0

Una vez que haya proporcionado el criterio de bsqueda deseado el sistema mostrara los resultados coincidentes con el campo seleccionado. Una vez que haya proporcionado el criterio de bsqueda deseado el sistema mostrara los resultados coincidentes con el campo seleccionado.

1.12 Consulta de ARP

7.3 Consulta de ARP Esta opcin permite efectuar la consulta de las administradoras de riesgos profesionales que estn disponibles para el pago del aporte correspondiente el cual es una herramienta que confirma que el ingreso de la informacin del aporte corresponda.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 115 VERSION 2.0 Inicialmente al ingresar por la opcin Consultas se desplegara la siguiente pantalla la cual muestra por defecto las ARP que se encuentran disponibles.

Filtrar consulta Una vez introducidos los datos de consulta, se pulsa el botn . A continuacin, se muestra

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 116 VERSION 2.0 una pantalla en la que se debe ingresar el criterio de consulta deseado.

Una vez que haya proporcionado el criterio de bsqueda deseado el sistema mostrara los resultados coincidentes con el campo seleccionado.

7.4 Consulta de CCF Esta opcin permite efectuar la consulta de las cajas de compensacin familiar que estn disponibles para el pago del aporte correspondiente el cual es una

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 117 VERSION 2.0 herramienta que confirma que el informacin del aporte corresponda. ingreso de la

Inicialmente al ingresar por la opcin Consultas se desplegara la siguiente pantalla la cual muestra por defecto las ARP que se encuentran disponibles.

Filtrar consulta

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 118 VERSION 2.0 Una vez introducidos los datos de consulta, se pulsa el botn . A continuacin, se muestra una pantalla en la que se debe ingresar el criterio de consulta deseado.

Una vez que haya proporcionado el criterio de bsqueda deseado el sistema mostrara los resultados coincidentes con el campo seleccionado.

7.5 Pagos Realizados

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 119 VERSION 2.0 Este opcin permite generar los diferentes comprobantes de pago de acuerdo a la planilla seleccionada permitiendo identificar el valor de los aportes realizados por administradora, para ingresar a esta opcin ingrese por Consultas Pagos Realizados

Para llevar cabo la verificacin detallada de los aportes registrados por el aportante durante los diferentes periodos de cotizacin se debe seleccionar en la lista desplegable la planilla a la cual generar los certificados de aporte correspondiente

Enseguida se mostrara en pantalla los tipos de comprobante de pago habilitados para la consulta de los pagos realizados por el aportante de acuerdo a la planilla seleccionada.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 120 VERSION 2.0

1.12.1

Comprobante de pago

Este tipo de reporte permite confirmar la informacin general del pago realizado por determinado aportante para confirmar dichos datos seleccione la casilla Comprobante de pago.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 121 VERSION 2.0

1.12.2

Comprobante sin valor total

Este tipo de reporte permite confirmar la informacin general del pago realizado por determinado aportante la diferencia de este comprobante es que no tiene en cuenta en la consulta el valor total de liquidacin para confirmar dichos datos seleccione la casilla Comprobante de pago.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 122 VERSION 2.0

1.12.3

Listado Administradoras

Este tipo de reporte permite confirmar la informacin del aporte por administradora realizando una descripcin detallada por servicio para identificar la liquidacin y nmero de afiliados seleccione la casilla Listado Administradoras.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 123 VERSION 2.0

7.6 Buscar Cotizantes Este opcin permite realizar la bsqueda de un cotizante en una planilla determinada teniendo en cuenta la sucursal en la cual fue generada por para lo cual es necesario ingresar por el men Consultas opcin Buscar cotizantes.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 124 VERSION 2.0

IMPORTANTE: Esta consulta de cotizantes solamente aplica para planillas PAGADAS.

1.12.4

Consultar en Sucursal

Esta opcin permite realizar la consulta de las planillas en estado PAGADA en las cuales registra el nmero de documento del cotizante seleccionado, teniendo en cuenta que la bsqueda se ejecuta sobre la sucursal en la cual se est efectuando la verificacin. Una vez el usuario se encuentre en la ventana Filtro para Reporte Histrico se debe ingresar el Numero de documento a consultar.

Si se ingresan datos que no sean numricos para el caso de nmero de identificacin el sistema realizara la siguiente validacin.

Una vez ingresado el nmero de identificacin se mostrara en pantalla la informacin del cotizante seleccionado.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 125 VERSION 2.0

1.12.5

Consultar en Empresa

Esta opcin permite realizar la consulta de las planillas en estado PAGADA en las cuales registra el nmero de documento del cotizante seleccionado, teniendo en cuenta que la bsqueda se ejecuta en la totalidad de las sucursales del aportante. Una vez el usuario se encuentre en la ventana Filtro para Reporte Histrico se debe ingresar el Numero de documento a consultar.

Si se ingresan datos que no sean numricos para el caso de nmero de identificacin el sistema realizara la siguiente validacin.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 126 VERSION 2.0 Una vez ingresado el nmero de identificacin se mostrara en pantalla en una lista la cantidad de registros hallados por medio del nmero de identificacin con la informacin de la sucursal pro medio de la cual se genero el aporte correspondiente.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 127 VERSION 2.0

1.12.6

Generacin de reportes

Para verificar el reporte detallado de los aportes realizados por el aportante en un periodo determinado y en los cuales el cotizante seleccionado se encuentra incluido se realiza el siguiente procedimiento.

Una vez seleccionada la opcin para la consulta del reporte el sistema mostrara un filtro en el cual se debe seleccionar los criterios para la visualizacin de la informacin. CRITERIOS DE CONSULTA Reporte Histrico Este tipo de reporte permite ver la totalidad de la informacin de los pagos en los cuales se encuentra la informacin del cotizante seleccionado una vez habilitada dicha opcin se visualizara los pagos correspondientes por administradora.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 128 VERSION 2.0

Reporte filtrado por fechas Este tipo de reporte permite filtrar la informacin por fechas de pago de planilla permitiendo de esta forma la ubicacin de la informacin de forma ms precisa es importante tener en cuenta que la consulta se basa el periodo de pago otros de la planilla.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 129 VERSION 2.0

Una vez seleccionado el criterio de consulta para la visualizacin del reporte Histrico se visualizara en pantalla el reporte el cual permite confirmar el historial de las planillas en la cual se encuentra incluido el afiliado seleccionado y el aporte por administradora.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 130 VERSION 2.0

1.13 Consulta de Novedades

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 131 VERSION 2.0 Esta opcin permite realizar la verificacin de las novedades generadas a un aportante determinado por medio de filtros de consulta. Para acceder a la opcin correspondiente se debe seguir la ruta Consultas Consulta de novedades.

Una vez aparezca la ventana Consulta Detalle por Novedad se debe seleccionar el nmero de planilla sobre la cual se realizara la consulta correspondiente.

Seleccionar el (los) filtro(s) o novedad (es) por medio de la cual se efectuara la consulta como se muestra en la siguiente figura.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 132 VERSION 2.0 IMPORTANTE: Para que los resultados en la verificacin de novedades sea exitoso la totalidad de los criterios seleccionados deben coincidir de los contario el reporte mostrara solamente la informacin bsica del aportante. Una vez los criterios de consulta estn definidos se debe seleccionar el tipo de reporte por medio del cual se desea visualizar la informacin, Existen (2) formatos los cuales se describen a continuacin: 1. Seleccionar la opcin Generar Reporte PDF

El sistema mostrara la informacin coincidente en 2 secciones como se muestra en la siguiente figura.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 133 VERSION 2.0

2. Seleccionar la opcin Generar Reporte XLS

El sistema mostrara la informacin coincidente en 2 secciones como se muestra en la siguiente figura.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 134 VERSION 2.0

REPORTES ACCESOS RAPIDOS Permite al aportante consultar la informacin por administradora. De uno o varios cotizantes realizando un filtro de acuerdo a los datos que se deseen consultar para acceder a esta opcin Ingrese por el men Administracin Reportes Accesos Rpidos

1.14 Reporte x centro de trabajo Este tipo de reporte permite consultar de forma detallada la informacin de la liquidacin de la planilla y el pago a las diferentes administradoras filtrando la informacin por la ARP a la cual se realizo el aporte solamente aplica para planillas en estado PAGADO. Una vez el usuario se encuentre en la ventana Reporte de planilla por Centros De Trabajos se debe seleccionar la planilla en una lista desplegable la cual contiene la totalidad de las planillas pagadas por el aportante de forma automtica el sistema arroja el centro de trabajo a la cual pertenece la Administradora de riesgos profesionales y as mismo la tarifa con la cual se realizo el aporte.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 135 VERSION 2.0

Se debe seleccionar el formato de preferencia para la visualizacin del reporte seleccionado.

Una vez finalizado el criterio de consulta del reporte por centro de trabajo el sistema de forma automtica mostrara en pantalla la informacin solicitada dicho reporte contiene la siguiente informacin.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 136 VERSION 2.0

1.15 Reporte Detallado x Ubicacin Laboral Este tipo de reporte permite consultar de forma detallada la informacin de la liquidacin de la planilla y el pago a las diferentes administradoras filtrando la informacin por la Municipio y Departamento de ubicacin laboral del aportante solamente aplica para planillas en estado PAGADO. Una vez el usuario se encuentre en la ventana Reporte detallado de planilla por ubicacin laboral se debe seleccionar la planilla en una lista desplegable la cual contiene la totalidad de las planillas pagadas por el aportante de forma automtica el sistema arroja la ubicacin laboral de los cotizantes que pertenecen a dicha planilla

Se debe seleccionar el formato de preferencia para la visualizacin del reporte seleccionado.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 137 VERSION 2.0

Una vez finalizado el criterio de consulta del reporte por centro de trabajo el sistema de forma automtica mostrara en pantalla la informacin solicitada dicho reporte contiene la siguiente informacin

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 138 VERSION 2.0

1.16 Reporte Centro de Trabajo Segmento Este tipo de reporte permite consultar de forma detallada la informacin de la liquidacin de la planilla y el pago a las diferentes administradoras filtrando la informacin por centro de trabajo el cual es asignado la ARP y que corresponde a la identificacin de riesgos para determinada rea de la empresa o compaa solamente aplica para planillas en estado PAGADO. Una vez el usuario se encuentre en la ventana Reporte de planilla por Centros De Trabajos-Parte del cdigo se debe seleccionar la planilla en una lista desplegable la cual contiene la totalidad de las planillas pagadas enseguida el sistema brindara varias posibilidades de filtro de acuerdo al cdigo de centro de trabajo.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 139 VERSION 2.0

1.17 Reporte Masivo Individual Este tipo de reporte permite consultar de forma detallada la informacin de la liquidacin de un aportante por medio del nmero de identificacin y aplica para planillas en estado PAGADO. Una vez el usuario se encuentre en la ventana Reporte detallado por ubicacin laboral se debe seleccionar la planilla en una lista desplegable la cual contiene la totalidad de las planillas pagadas.

Enseguida se habilita una grilla de informacin en la cual se debe ingresar el listado de aportantes a consultar dichos nmeros de identificacin deben ir separados por (;).

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 140 VERSION 2.0

Al finalizar el ingreso de los documentos de identidad a consultar seleccione la casilla , si existen registros coincidentes

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 141 VERSION 2.0

SALIR Esta opcin permite abandonar el sistema, es decir cerrar la aplicacin. Es posible ingresar a esta ventana por Administracin Salir esta opcin lo enviara a la ventana de inicio de sesin, Como se muestra en la siguiente ventana.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA Pgina 142 VERSION 2.0

Descripcin de campos Este botn permite cerrar la aplicacin para pago de planilla de aportes PLANILLA UNICA Al seleccionar este botn el sistema cancela el proceso de salir del sistema