Manual de Utilizao da Ferramenta de Anlise de Resultados

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SUMRIO
1 2 3 4 FINALIDADE DA FERRAMENTA........................................................................................................................... 3 ENVOLVIDOS/CAMPO DE APLICAO ............................................................................................................... 3 APLICAO DA FERRAMENTA............................................................................................................................ 3 COMO UTILIZAR ................................................................................................................................................ 4 4.1 Habilitando Macros .............................................................................................................................................. 4

4.2 4.3 4.4

Menu: Viso Geral

.................................................................................................................................... 5 ...................................................................................................................... 8 ......................................................................................................... 10

Atualizao de Indicadores Coleta de Histrico de Indicadores

4.5

Painel de Resultados

............................................................................................................................... 12

4.6

Anlise de Resultados

............................................................................................................................. 14

4.7

Planos de Ao

....................................................................................................................................... 18

4.8

Relatrio de Anomalias

.......................................................................................................................... 21

4.9 5

Outros Relatrios

.................................................................................................................................... 26

RECOMENDAES FINAIS .................................................................................................................................29

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1 FINALIDADE DA FERRAMENTA
Os projetos de Gesto pelas Diretrizes e Gesto da Rotina tiveram como objetivo auxiliar a organizao no alcance de melhores patamares de gesto, difundindo a importncia do alinhamento entre as metas da Presidncia e dos demais nveis e do acompanhamento das atividades dirias, utilizando os ciclos PDCA e SDCA para tratar corretamente as anomalias, manter resultados e promover melhorias nos processos. A Ferramenta de Anlise de Resultados foi desenvolvida neste contexto, para auxiliar os colaboradores do Grupo Endesa a gerir seus resultados, reforando a cultura de acompanhamento de metas operacionais e estratgicas.

2 ENVOLVIDOS/CAMPO DE APLICAO
Esta Ferramenta aplicvel aos Responsveis do grupo Endesa, alm de membros de sua equipe (analistas, especialistas, entre outros) envolvidos na anlise de resultados e acompanhamento dos mesmos, sejam eles prprios ou de empresas parceiras.

3 APLICAO DA FERRAMENTA
A Ferramenta de Anlise de Resultados foi elaborada com o objetivo de fornecer alguns instrumentais analticos necessrios realizao do ciclo PDCA/SDCA.

Figura 1 Ciclo PDCA

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Figura 2 Ciclo SDCA

Foram elaboradas duas Ferramentas: uma para acompanhamento dirio dos indicadores (que permite inserir dados dirios) e outra para acompanhamento mensal (que permite inserir apenas o dado consolidado do ms). A opo pela utilizao de uma ou de outra Ferramenta fica a critrio da rea, que deve fazer esta escolha levando em considerao a periodicidade de verificao do indicador e a operao realizada em seu dia a dia de trabalho. Obs: A rea deve utilizar apenas uma ferramenta, concentrando todos os dados na mesma, evitando dispersar informaes e gerar retrabalho.

4 COMO UTILIZAR
Descrevem-se abaixo todas as funcionalidades da Ferramenta e o passo a passo para a correta utilizao desta no dia a dia das reas.

4.1 HABILITANDO MACROS Para acessar todas as funcionalidades da Ferramenta necessrio habilitar as macros. Para tanto, deve-se clicar em Opes, boto localizado acima da Barra de Frmulas, no Aviso de Segurana, como ilustra figura abaixo:

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Figura 3 Aviso de Segurana

Ao clicar em Opes selecione a opo Habilitar este contedo (1) e em seguida pressione OK (2).

Figura 4 Passos para habilitao de macros

Uma vez as macros habilitadas possvel utilizar a Ferramenta e acessar todas as opes disponveis no Menu.

4.2 MENU: VISO GERAL O Menu da Ferramenta apresenta todas as opes disponveis nesta, permitindo acessar diretamente todas as suas funcionalidades, atravs dos cones localizados ao lado direito da pgina.

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Figura 5 Menu e cones

A seguir so apresentados os cones dispostos no Menu e as suas respectivas funcionalidades. O detalhamento das opes disponveis em cada cone apresentado a partir do item 4.3 deste manual. 1- Painel de Resultados Apresenta o Painel de Resultados da rea. Seu objetivo facilitar o acompanhamento dos resultados, apresentando os indicadores dispostos no Banco de Dados, com seus resultados e faris, sinalizando o alcance ou no das metas previamente definidas.

2- Anlise de Resultados Apresenta os resultados de um indicador especfico, selecionado entre as opes disponveis na lista. A partir da seleo de um indicador, gera-se o grfico com seu histrico e meta, informaes vinculadas a este indicador, os itens de verificao relacionados e seus Planos de Ao. Seu objetivo auxiliar na anlise dos resultados especficos do indicador escolhido.

3- Relatrio de Anomalias Apresenta campos que auxiliam na anlise e soluo de problemas identificados.

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4- Outros Relatrios Gera um pop-up que permite: (i) elaborar automaticamente uma apresentao em Power Point, contendo um painel com os indicadores priorizados e grficos e tabelas de cada um destes; (ii) visualizar um Relatrio de Planos de Ao, contendo todos os Planos de Ao da rea.

5- Planos de Ao Gera um pop-up que permite: (i) ver e/ou alterar Planos de Ao; (ii) incluir Planos de Ao independentes de qualquer Relatrio de Anomalia.

6- Coleta de Histrico de Indicadores Possibilita criar uma planilha em Excel externa Ferramenta para preenchimento de resultados dos indicadores. Este mesmo cone possibilita a importao destes valores para o Banco de Dados da Ferramenta.

7- Atualizao de Indicadores Possibilita alterar e/ou apagar dados do Banco de Dados de Indicadores. Os indicadores acrescentados e atualizados neste Banco de Dados aparecem no Painel de Resultados, apresentado no item 1. Os resultados dos indicadores podem ser atualizados tanto por este cone (direto no banco de dados), como pela Planilha Coletora gerada no item 6, Coleta de Histrico de Indicadores.

8- Instrues Apresenta este Manual de Utilizao da Ferramenta, com instrues sobre como utiliz-la.

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4.3 ATUALIZAO DE INDICADORES Para utilizar a Ferramenta necessrio primeiramente acrescentar os indicadores de sua rea. Para tanto basta selecionar no Menu a opo Atualizao de Indicadores (Menu Atualizao de Indicadores). Ao escolher este cone, selecione o objetivo do acesso: (1) Alterar ou (2) Apagar.

Figura 6 Pop-Up de Atualizao de Indicadores

Se selecionar a opo: 1. Alterar: Direciona ao Banco de Dados de Indicadores. Esta opo permite incluir e/ou atualizar indicadores no Banco de Dados. Para incluir um novo indicador basta preencher uma nova linha com as informaes referentes ao mesmo. Os campos apresentados no Banco de Dados de Indicadores devem ser preenchidos conforme recomendao abaixo: a. Referncia: campo no obrigatrio, utilizado para referncia interna da rea. b. Empresa nome da empresa onde o indicador aplicado. Ex.: Ampla, Coelce, Endesa. c. Nvel 1 1 nvel de responsabilidade do indicador (Diretoria). d. Nvel 2 2 nvel de responsabilidade do indicador (Responsvel). e. Nvel 3 3 nvel de responsabilidade do indicador (Responsvel). f. Objetivo Estratgico a que objetivo estratgico o indicador est relacionado. g. Cdigo do Processo cdigo que identifica o processo ao qual o indicador est relacionado. A codificao dos processos foi exposta no Anexo I deste Padro. h. Processo nome do processo ao qual o indicador est relacionado. i. j. Indicador nome do indicador. Responsvel cargo do colaborador que responde pelos resultados do indicador

k. Classificao identifica se o indicador um item de controle (mede resultado do processo), item de verificao (mede o processo) ou item estratgico (definido pela Presidncia da empresa).

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l.

Controle Relacionado - caso o indicador seja um item de verificao, este campo

deve ser preenchido com o item de controle ao qual o indicador referente. Se na classificao o indicador for selecionado como item de verificao, automaticamente na opo Controle Relacionado aparecem todos os indicadores aos quais o item de verificao pode estar relacionado. Basta fazer a seleo, clicando no item de controle ao qual o item de verificao se relaciona. m. Fonte de dados origem dos dados para clculo do indicador, ou seja, de onde o indicador extrado (Ex: Synergia, Excel etc.). n. Unidade unidade de medida do indicador. Caso a unidade seja porcentagem, deve-se utilizar o smbolo % ou escrever Porcentagem e caso esteja em tempo (hora, minutos e segundos) deve-se utilizar a palavra Hora, obrigatoriamente. o. Meta valor a ser atingido pelo indicador (deve ser preferencialmente numrica). p. Freqncia periodicidade de medio do indicador (Ex: mensal, semanal, quinzenal etc.). q. Frmula de clculo frmula matemtica para clculo do indicador. r. Observaes comentrios, regras, especificidades sobre o indicador. s. Direo: indica se o valor do indicador quanto maior melhor ou quanto menor melhor. Para o indicador que quanto maior seu valor, melhor o resultado, digite o smbolo de soma (+). Para o indicador que quanto menor seu valor, melhor o resultado, digite o smbolo de vrgula (,). O smbolo da clula se ajustar automaticamente para estes valores. t. Acumulado: impacta diretamente no campo Ano do Painel de Resultados. Caso o resultado acumulado do indicador seja analisado por mdia, selecione esta opo. Caso o resultado acumulado seja analisado por soma, seleciona esta opo. Se preferir que no seja calculado o acumulado, deixe em branco. u. Priorizado: este campo permite escolher os indicadores que aparecem na apresentao em Power Point, gerada pela Ferramenta. Caso a opo seja Sim, o indicador priorizado e, portanto, aparece no painel da apresentao e tem um slide especfico com seu grfico e tabela. Caso a opo seja No, o indicador no exportado para a apresentao em Power Point. Este campo no afeta outras reas da planilha, alm da apresentao. v. Histrico de resultados: pode ser preenchido diretamente no Banco de Dados ou atravs da Planilha Coletora, disponvel no cone Coleta de Histrico de Indicadores, no menu. ATENO: Vale ressaltar que pela largura limitada das clulas do Painel de Indicadores, aconselhvel que valores muito grandes tenham sua escala alterada (Ex: 100.000.000 100). A

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mudana no valor pode ser informada tanto no nome do indicador, quanto na Unidade de Medida e no campo Observaes.

Aps as alteraes no Banco de Dados, clique no boto Salvar, localizado na parte de cima da planilha, ao lado direito do ttulo. Para retornar ao Menu da Ferramenta basta clicar em seu cone, localizado ao lado do boto Salvar.

Figura 7 Opes: Salvar e retornar ao Menu principal

2. Apagar: Direciona opo de selecionar o indicador do Banco de Dados, que ser excludo com todas as informaes a ele vinculadas. Esta ao NO pode ser desfeita. Basta selecionar o indicador na lista, clicar em Apagar e confirmar.

Figura 8 Pop-up de excluso de indicador

4.4 COLETA DE HISTRICO DE INDICADORES Alm da possibilidade de tabularmos o histrico atravs da opo apresentada anteriormente, direto no Banco de Dados por meio do cone Atualizao de Indicadores, existe a opo de criar uma planilha especfica para esta ao, possibilitando o envio da mesma para preenchimento direto dos colaboradores responsveis por extrair e/ou consolidar os resultados. Para acessar esta opo deve-se, no Menu da Ferramenta, selecionar o cone Coleta de Histrico de Indicadores (Menu Coleta de Histrico de Indicadores). A Coleta de Histrico permite tanto coletar indicadores, como criar uma Planilha Coletora. Cada opo melhor explicada a seguir:

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Figura 9 Pop-up de coleta

1- Criar Planilha Esta opo gera uma Planilha de Coleta de indicadores denominada Planilha Coletora, no mesmo local em que a Ferramenta est armazenada. O nome padro apresentado pela Ferramenta para a planilha Coletora, no entanto, este pode ser livremente alterado. Esta planilha apresentada a seguir:

Figura 10 Planilha Coletora

Para preench-la necessrio selecionar o Ano (A) na lista, o Indicador (B) e preencher os valores reais e as metas. O campo Resp. (Responsvel) preenchido automaticamente no momento em que o indicador for selecionado. No h qualquer problema se algum dos campos no for preenchido. Podem ser criadas quantas Planilhas Coletoras forem necessrias e no existe limite para preenchimento de indicadores em uma mesma planilha. 2- Coletar Indicadores Para importar os valores do histrico da Planilha Coletora, criada pela Ferramenta, necessrio selecionar esta opo. Em seguida, deve-se preencher o campo com o nome da Planilha Coletora que foi criada no passo descrito anteriormente e que se deseja importar.

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Figura 11 Nome da Coletora

importante destacar que esta planilha precisa estar armazenada no mesmo local que a Ferramenta. Os valores importados desta Planilha Coletora alimentam automaticamente o Banco de Dados.

4.5 PAINEL DE RESULTADOS Para visualizar todos os indicadores em um painel de controle, basta acessar no Menu principal a opo Painel de Resultados (Menu Painel de Resultados). O Painel de Resultados apresenta todos os indicadores da rea que foram inseridos no Banco de Dados de Indicadores. Os indicadores do Painel so atualizados sempre que os indicadores so salvos no Banco de Dados atravs da opo Atualizao de Indicadores ou Coleta de Histrico. No h necessidade de preenchimento do painel, alm do Ano de observao, isto porque os valores que aparecem so importados automaticamente do Banco de Dados.

Figura 12 Painel de Resultados

No Painel de Resultados possvel analisar os seguintes dados: a. Referncia o campo s estar preenchido caso tenha sido atribuda alguma referncia ao indicador no Banco de Dados.

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b. Indicador indicadores que foram inseridos no Banco de Dados. Aparecem todos os indicadores: itens de controle, itens de verificao e indicadores estratgicos.

ATENO: Os itens de verificao aparecem apenas quando clicamos no comando +, no lado esquerdo. Para ocultar estes, basta clicar no comando - . Vide exemplo a seguir:
Clicar para aparecer os itens de verificao relacionados a este item de controle

Figura 13 Acesso aos itens de verificao

Conforme figura acima, percebe-se que os itens de controle ou indicadores estratgicos aparecem no Painel com uma cor mais clara e no so agrupados. Em contrapartida, os itens de verificao possuem cor mais escura e ficam agrupados abaixo dos itens de controle ao qual esto relacionados. Assim, os itens de verificao podem ficar ocultos ou no. Para isso, basta clicar no boto esquerda do indicador (com smbolo de + ou -, conforme ilustra figura acima). c. Direo indica se o valor do indicador quanto maior melhor ou quanto menor melhor. d. Resultado: apresenta os resultados dos indicadores em determinado perodo de tempo. e. Meta: apresenta a meta dos indicadores no tempo analisado. f. Farol: O farol faz a comparao entre o Resultado e a Meta no ms referente. Caso o resultado seja igual ou maior que 100% da meta, o farol apresenta o sinal verde. Caso esteja entre 90% e menor que 100% da meta, o farol sinaliza amarelo. O farol vermelho atribudo aos indicadores que atingirem menos de 90% da meta no perodo considerado. g. Ano ou Acum. Na Ferramenta de Acompanhamento mensal o campo Ano apresenta o valor acumulado do indicador no ano selecionado. Seu valor baseado no que foi preenchido na coluna Acumulado no Banco de Dados. Caso o acumulado selecionado tenha sido mdia, ser feita a mdia dos valores do ano. Caso o selecionado tenha sido soma, ser realizada a soma dos mesmos valores. O farol acumulado funciona como o descrito acima, porm reflete os valores acumulados. Na Ferramenta de

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Acompanhamento diria o campo correspondente ao Ano se chama Acum. (Acumulado). Seu funcionamento de forma semelhante, porm o campo fornece os valores acumulados do ms at a data que est sendo analisada. h.

representa a variao do ano atual com relao ao resultado do ano anterior.

Esta opo s preenchida quando o Banco de Dados de Indicadores possui os resultados de anos anteriores para comparao. i. Ano anterior (2010) apresenta os valores do indicador no ano anterior. Esta

opo s preenchida quando o Banco de Dados de Indicadores possui os resultados de anos anteriores.

Figura 14 Ano, Variao e Ano Anterior

Figura 15 Comparao entre resultados

4.6 ANLISE DE RESULTADOS Caso seja necessrio visualizar um indicador do Painel em especfico, possvel faz-lo atravs da opo Anlise de Resultados. Para tanto, acesse no Menu principal o cone mencionado (Menu Anlise de Resultados). A tela do Painel de Resultados da Ferramenta tambm apresenta a possibilidade de acessar a Anlise de Resultados. Para isto basta clicar no smbolo referente Anlise de Resultados, como ilustra figura abaixo.

Figura 16 Acesso Anlise de Resultados pelo Painel de Resultados

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A opo Anlise de Resultados permite avaliar grficos, informaes, histrico, itens de verificao relacionados aos itens de controle e Planos de Ao do indicador selecionado. Para correta utilizao desta funcionalidade, deve-se primeiramente selecionar o indicador que ser analisado. Para isto selecione o indicador no campo indicado (A). A partir da seleo deste indicador, todo o resto da planilha referenciado a ele. Em seguida, selecione o ano no qual deseja verificar os resultados (B). Para alterar o grfico, necessrio selecionar qual o tipo (linha ou barras) se deseja analisar (C). Selecione no campo exibio se os dados apresentados desejados so apenas os do ano atual (normal) ou comparativo com o ano anterior (D). Para gerar o grfico com a opo escolhida clique no boto Gerar Grfico (E). Obs: A forma de grfico e exibio (normal ou comparativa ao ano anterior) selecionadas so as que sero utilizadas na apresentao de slides que a Ferramenta exporta para o Power Point. As figuras a seguir apresentam este passo a passo:

Figura 17 Seleo do Indicador

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B C D E

Figura 18 Seleo do Ano, Grfico, Exibio

Aps a seleo destes dados e do clique no boto Gerar Grfico, criado o grfico que ilustra o histrico deste indicador. Ao seu lado direito so apresentadas as informaes relacionadas ao indicador, como Responsvel, Unidade de Medida, Frequncia e Frmula de Clculo (F). Logo abaixo do grfico apresentada uma tabela com os resultados histricos do mesmo (G). A tabela possui o comando + ao lado, pois pode ser ocultada ou no. Para ocult-la basta que se clique no boto - no canto esquerdo. A tabela ocultada no aparecer na elaborao da apresentao de Power Point exportada atravs da Ferramenta. O % Meta representado na tabela revela o quanto da Meta foi alcanado naquele perodo. Todos os dados vinculados ao indicador que aparecem na Anlise de Resultados so provenientes do Banco de Dados de Indicadores, que deve ter sido preenchido previamente.

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Figura 19 Informaes relacionadas ao indicador e histrico

No caso do indicador selecionado ser um item de controle e tiver sido selecionado para anlise, podem-se avaliar os itens de verificao que esto relacionados a ele na parte inferior da Anlise de Resultados. Para isto basta selecionar no campo indicador quais os itens de verificao vinculados ao indicador se deseja analisar. Caso no existam itens de verificao para o indicador, no aparecero opes de seleo de itens de verificao.

Seleo de item de verificao relacionado ao item de controle analisado acima

Figura 20 Seleo de item de verificao relacionado ao item de controle analisado

Ainda na Anlise de Resultados possvel visualizar todos os Planos de Ao gerados na Ferramenta relacionados ao indicador em anlise. Os Planos de Ao aparecem na parte inferior da pgina, independente da forma como foram gerados: se pelo Relatrio de Anomalias ou diretamente na opo Planos de Ao.

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Os Planos de Ao aparecem registrados neste espao

Figura 21 Planos de Ao vinculados ao indicador apresentados na Anlise de Resultados

4.7 PLANOS DE AO Esta opo pode ser acessada atravs do Menu (Menu Planos de Ao). Recomenda-se a utilizao desta opo para criao de Planos de Ao para problemas que no necessitem de uma anlise mais aprofundada de suas causas, o que pode ser realizado por meio do Relatrio de Anomalias, explicado mais adiante. Outros locais na Ferramenta tambm permitem acessar diretamente a opo Planos de Ao sem recorrer necessariamente ao Menu. Para tanto, basta clicar no seu cone quando o mesmo estiver disponvel. A opo Planos de Ao possibilita criar planos, alter-los, visualiz-los e apag-los. Para maiores informaes sobre as opes, ver explicaes a seguir:

Figura 22 Atualizao ou incluso de Planos de Ao

1- Ver/Alterar Esta opo permite atualizar, alterar ou apagar Planos de Ao inseridos na Ferramenta tanto pelo cone Planos de Ao, como atravs do Relatrio de Anomalias.

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Figura 23 Visualizao e/ou alterao de Planos de Ao

Para visualizar todos os Planos de Ao inseridos na Ferramenta, basta selecionar as setas para os lados direito ou esquerdo, conforme figura abaixo.

Figura 24 Seleo de Planos de Ao

Para apagar um plano, atualiz-lo ou cancelar a operao preciso clicar nos botes com estas opes. Ao optar por atualizar (A), basta modificar os campos no Plano de Ao e clicar no boto Atualizar. Para apagar (B) determinado Plano de Ao, clique no boto Apagar quando estiver visualizando o Plano de Ao. importante estar ciente de que o Plano em questo ser totalmente apagado. Para cancelar (C) a visualizao ou alterao dos Planos de Ao e voltar, s clicar no boto Cancelar.

Figura 25 Opes de Atualizar, Apagar e Cancelar Planos de Ao

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2- Incluir Esta opo permite adicionar novos Planos de Ao, independentes de anlises dos Relatrios de Anomalias.

Figura 26 Insero de Planos de Ao sem Relatrio de Anomalias

Para incluir um novo Plano de Ao basta completar os campos com os dados necessrios, selecionar a qual indicador o Plano de Ao est relacionado e salv-lo. Para preenchimento correto devem-se inserir as seguintes informaes nos respectivos campos: a. O que - Descrever a medida que ser executada para atingir a meta. As medidas devem ser suficientes para o alcance dos resultados e devem comear com verbo no infinitivo. b. Responsvel - Definir o responsvel pela execuo da medida. Cada medida deve ter apenas um responsvel e este deve ter inferncia sobre a meta. c. Por que - Determinar o motivo da execuo da medida. d. Onde - Definir o local onde a medida ser executada. e. Como - Descrever como, os meios e ferramentas que sero utilizados para a execuo da medida. f. Prazo - Determinar at quando a medida dever ser executada. g. Indicador Selecionar o indicador relacionado ao problema e s medidas identificadas.

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4.8 RELATRIO DE ANOMALIAS O Relatrio de Anomalias objetiva a anlise de anomalias e a elaborao de planos de soluo para as mesmas, atravs da anlise de causas (Diagrama de Causa e Efeito), priorizao de causas e/ou problemas (Grfico de Pareto) e da proposio de um Plano de Ao. Esta opo pode ser acessada tanto atravs do Menu (Menu Relatrio de Anomalias), quanto por meio de outros locais da Ferramenta que apresentam o cone de Relatrio de Anomalias. Nenhum item do Relatrio de preenchimento obrigatrio, mas aconselha-se o preenchimento de todos (exceto o cdigo), de forma a ter uma anlise bem fundamentada e sem a perda de informaes. Os campos do Relatrio devem ser preenchidos da seguinte forma: a. Ttulo ttulo do Relatrio. b. Empresa empresa do Grupo Endesa ao qual o Relatrio aplicado c. Diretoria diretoria ao qual a rea que elabora o Relatrio pertence d. rea nome da rea que elabora o Relatrio e. Responsvel nome do responsvel pela elaborao do Relatrio f. Aprovaes nomes dos responsveis pela aprovao do Relatrio g. Cdigo do Relatrio preenchido automaticamente no momento em que o Relatrio salvo. A Ferramenta gera um cdigo distinto para cada Relatrio salvo. Este campo NO deve ser preenchido. h. Verso qual a verso do Relatrio (Ex: Verso 1, Verso 2, Verso 3) i. j. Data data de elaborao do Relatrio Indicador a qual indicador o Relatrio aplicado

Figura 27 Cabealho do Relatrio de Anomalias

Os demais campos do Relatrio devem ser preenchidos conforme recomendaes a seguir:

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Figura 28 Preenchimento do Relatrio de Anomalias (parte 1)

Figura 29 Preenchimento do Relatrio de Anomalias (parte 2) e Grfico de Pareto

Alm da utilizao das tcnicas de brainstorming e do Diagrama de Causa e Efeito, tambm possvel o uso do Grfico de Pareto para priorizao no item Estado Atual e Anlise de Causas. O Pareto no item Estado Atual utilizado para priorizar os problemas encontrados, que tero suas causas definidas posteriormente. J no item Anlise de Causas, a tcnica auxilia na priorizao das causas identificadas. Para realizar a anlise de Pareto, basta clicar no smbolo. Ao clicar, outra tela aparece. Para a elaborao do Grfico de Pareto devem-se preencher os itens com seus respectivos valores nos campos apropriados. O grfico gerado automaticamente. Uma vez a anlise de Pareto concluda, possvel export-la para o Relatrio de Anomalias. Para exportar o Grfico de Pareto s clicar no boto Exportar, localizado na parte superior da tela, conforme indica figura a seguir.

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Figura 30 Exportao do Grfico de Pareto para o Relatrio de Anomalias

Caso no seja necessrio exportar esta anlise para o Relatrio de Anomalias, basta clicar no boto Cancelar que automaticamente a Ferramenta retorna ao Relatrio em questo. Uma vez exportado o Grfico de Pareto, este aparece no campo em que foi selecionada a anlise (ou na Anlise de Causas ou no Estado Atual). Obs: Caso seja necessrio gerar mais de um Pareto para a mesma seo do Relatrio possvel. No entanto, o novo grfico disponibilizado sobre o antigo. Como esto em formato de imagem, basta mover o grfico para o lado que o primeiro grfico gerado estar sob este.

Figura 31 Grfico de Pareto exportado para o Relatrio de Anomalias

Em seguida deve-se preencher o Diagrama de Causa e Efeito, tambm denominado Diagrama de Ishikawa. O Diagrama deve ser preenchido com as causas e o problema sob anlise. As causas devem ser agrupadas de acordo com a correlao de assunto, conforme demonstra ilustrao a seguir.

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Figura 32 Preenchimento do Relatrio de Anomalias (parte 3)

Tambm possvel definir as contra-medidas no Relatrio de Anomalias, conforme instruo abaixo.

Figura 33 Preenchimento do Relatrio de Anomalias (parte 4)

O ltimo campo do Relatrio de Anomalias o Plano de Ao. O Plano de Ao gerado no Relatrio armazenado na Ferramenta junto com os demais Planos de Ao gerados diretamente atravs do cone Planos de Ao, explicado na seo anterior. A nica distino que os Planos gerados no Relatrio de Anomalias quando so apresentados na Anlise de Resultados e no Relatrio de Planos de Ao tm uma coluna especfica que os vincula ao cdigo do Relatrio elaborado, facilitando sua identificao. Os campos do Plano de Ao devem ser preenchidos conforme recomendao do item 4.7 deste Manual.

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Figura 34 Preenchimento do Relatrio de Anomalias (parte 5)

Ao fim do preenchimento do Relatrio, deve-se clicar no boto Salvar para gerar o cdigo do Relatrio automaticamente e salvar o documento. Este ser exportado para uma nova planilha de Excel. Caso no seja necessrio salvar o documento, basta clicar na opo Excluir, localizada ao lado do boto Salvar. O Relatrio ser deletado.

Figura 35 Opes de Salvar ou Excluir o Relatrio de Anomalias

No momento em que o Relatrio salvo, solicitado o nome de uma planilha que servir como Banco de Dados para o Relatrio de Anomalias.

Figura 36 Pop-up para armazenamento do Relatrio de Anomalias

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Esta planilha pode ser criada com qualquer nome e deve ser armazenada no mesmo local que a Ferramenta. Caso o nome no seja alterado, a Ferramenta salva o Relatrio em uma planilha com nome padro BD_RA. importante destacar que o Relatrio exportado para uma nova planilha em outro arquivo Excel. Sendo assim, diferente dos Planos de Ao, a anlise no fica armazenada na prpria Ferramenta. Uma vez a planilha criada, pode-se sempre que gerar um novo Relatrio de Anomalias salv-lo na mesma planilha, criando um Banco de Dados de Relatrios. Isto permite o armazenamento dos Relatrios em um mesmo local, o que facilita visualizaes e alteraes futuras. Para salv-lo na mesma planilha basta digitar o nome da mesma. ATENO: A planilha que armazena os Relatrios de Anomalias criados deve ser armazenada no mesmo local que a Ferramenta.

4.9

OUTROS RELATRIOS

A opo Outros Relatrios tem dois objetivos: apresentar um relatrio de todos os Planos de Ao gerados na Ferramenta e gerar uma apresentao em Power Point dos indicadores priorizados no Banco de Dados da Ferramenta. Esta opo pode ser acessada tanto atravs do Menu (Menu Relatrios), quanto de outros locais da Ferramenta onde seu cone aparece. Ao selecionar este cone aparecem as seguintes opes:

Figura 37 Pop-up de Relatrios

1- Gerar Apresentao: Possibilita gerar uma apresentao automaticamente no Power Point para reunies de acompanhamento de resultados. Para isto necessrio clicar no boto Gerar Apresentao. A Ferramenta gera slides com indicadores selecionados como priorizados no Banco de Dados de Indicadores atravs da opo Atualizao de Indicadores. Os slides apresentam um Painel de Indicadores com todos os indicadores selecionados e slides especficos de cada indicador contido nesse, com grfico ilustrando seu histrico e atingimento da meta.
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ATENO: Para que esta opo funcione corretamente necessrio atentar para alguns fatores: Priorizao Todos os indicadores que aparecem na apresentao so os indicadores priorizados no campo Priorizado do Banco de Dados de Indicadores. A priorizao pode ser alterada a qualquer momento, basta que o usurio altere o campo Priorizado no Banco de Dados de Indicadores atravs da opo Atualizao de Indicadores. Grficos O grfico exposto na apresentao de cada indicador igual para todos. O grfico apresentado o que foi selecionado na Anlise de Resultados. Tabela Caso a tabela que aparece abaixo do Grfico na Anlise de Resultados tenha sido ocultada, no aparecer na apresentao. Modelo de Apresentao O modelo de Power Point utilizado para a elaborao da apresentao foi disponibilizado junto com a ferramenta. O nome do arquivo que contm este modelo deve ser mantido como Modelo PPT e o seu local de armazenamento deve ser sempre o mesmo do armazenamento da Ferramenta. Caso contrrio, a apresentao no ser gerada corretamente.

Figura 38 Slide com Painel de Indicadores exportado para apresentao em Power Point

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Figura 39 Slide com indicador exportado para apresentao em Power Point

2- Planos de Ao: Disponibiliza todos os Planos de Ao gerados na Ferramenta. Tambm apresenta os campos Nmero (do Plano de Ao), Cd. RA (cdigo do Relatrio de Anomalias, caso o Plano tenha sido gerado em algum Relatrio de Anomalias, facilitando sua identificao), Status (situao do Plano de Ao: em dia, atrasado, encerrado), Elaborao (data em que o Plano foi criado) e Finalizao (data de encerramento do Plano). Os Planos de Ao so apresentados em formato de tabela dinmica, o que possibilita que os dados sejam filtrados conforme o usurio desejar.

Figura 40 Relatrio de Planos de Ao

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RECOMENDAES FINAIS Para correto funcionamento da Ferramenta de Anlise de Resultados, no se deve realizar

alteraes, como modificar frmulas, alterar as macros, acrescentar linhas, apagar linhas, pois estas aes alteram o funcionamento da Ferramenta. Tambm no recomendvel alteraes estticas, como mudana de figuras, no Menu e nos grficos. Caso alteraes desta natureza sejam feitas, a Ferramenta pode apresentar erros. Cabe destacar que a Ferramenta pode ser livremente desprotegida, pois no apresenta senha. No entanto, sugere-se que a mesma seja desprotegida apenas nos casos estritamente necessrios, evitando que alteraes sejam realizadas impactando o seu funcionamento. A ampliao das linhas para melhor visualizao dos nmeros no Painel de Indicadores e no Banco de Dados, por exemplo, no constituem um problema neste sentido.

ATENO: Todos os arquivos vinculados Ferramenta, como modelo de apresentao em Power Point, Relatrios de Anomalias, Planilhas Coletoras, devem ser sempre armazenados no mesmo local.

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