TIENDA LA SAGRADA FAMILIA, S.A. DE C.V. MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS-CONTABLES.

INDICE GENERAL PAGINA SISTEMA CONTROL DE FONDOS I. POLITICAS GENERALES DEL SISTEMA II. SUBSISTEMAS A. Ingresos A.1 Polticas especficas A.2 Procedimientos B. Desembolsos B.1 Pagos con cheque B.1.1 Polticas especficas B.1.2 Procedimientos B.2 Pagos por caja chica B.2.1 Polticas especficas B.2.2 Procedimientos B.3 Pago de planillas de sueldo B.3.1 Polticas especficas B.3.2 Procedimientos SISTEMA DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS I. POLITICAS GENERALES DEL SISTEMA II. SUBSISTEMAS A. Compras de materiales de construccin A.1 Polticas especficas

A.2 Procedimientos B. Compra de materiales uso oficina B.1 Polticas especficas B.2 Procedimientos C. Compras de mobiliario y equipo C.1 Polticas especficas C.2 Procedimientos

SISTEMA DE INVENTARIOS I. II. POLITICAS GENERALES DEL SISTEMA SUBSISTEMAS A. Recepcin de suministros y materiales A.1 Polticas especficas A.2 Procedimientos B. Control y despacho de productos B.1 Polticas especficas B.2 Procedimientos SISTEMA CONTROL DE ACTIVOS FIJOS I. POLITICAS GENERALES DEL SISTEMA II. SUBISTEMAS A. Recepcin y registro de activos fijos A.1 Polticas especficas A.2 Procedimientos B. Mantenimiento de activo fijo B.1 Polticas especficas B.2 Procedimientos

C. Retiro de activos fijos C.1 Polticas especficas C.2 Procedimientos D. Control de Equipo de transporte D.1 Polticas especficas

SISTEMA CONTROL DE FONDOS I. POLITICAS GENERALES 2. 3. 4. El administrador ser responsable de asegurarse que los fondos estn debidamente resguardados, controlados, registrados y manejados por personal autorizado. Los ingresos se depositarn en bancos del sistema financiero nacional, a travs de cuentas corrientes, cuentas de ahorro, o depsitos a plazo. Los ingresos recibidos por la compaa se debern depositar diariamente en forma ntegra en la cuenta correspondiente. Los fondos que no puedan ser remesados el mismo da en que sean recibidos, deben quedar depositados en la caja de seguridad y debern depositarse a ms tardar el da hbil siguiente. Se podrn realizar pagos diarios en efectivo a proveedores y pagos de otros gastos por montos de hasta un mximo $100.00 para lo cual se habilitar el uso de una caja chica custodiada por el administrador. El valor de los fondos para la caja chica ser de $1,000. 00 y la administradora deber firmar un pagar por el monto de la misma. Los desembolsos que efecte la compaa se realizarn por medio de cheques y caja chica nicamente. Todo pago efectuado debe corresponder a compras a proveedores, contratacin de bienes y/o servicios necesarios para la operatividad de la Compaa, pago de sueldos, abono a deudas bancarias y prstamos a empleados nicamente. La Administradora preparar diariamente el "Informe de disponibilidad bancaria", debiendo considerar para cada cuenta bancaria, los depsitos, retiros, notas de abono y notas de cargo aplicadas por el banco; el Contador General firmarn el informe, en seal de revisado para su respectivamente registro contable. Los desembolsos de fondos por medio de cheques girados contra cuentas corrientes ser autorizados por medio de dos firmas. Los funcionarios que tendrn firma autorizada en los bancos se detallan en la siguiente pgina: Administradora XXXXXXXXX Los cambios relacionados con las firmas registradas para el manejo de cuentas bancarias debern ser aprobados por la Junta Directiva y se debern comunicar a los bancos inmediatamente se aprueben.

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Los fondos y valores que eventualmente se mantengan en la compaa sern resguardados en una caja de seguridad bajo la custodia y responsabilidad del administrador. Todo desembolso deber soportarse con la suficiente documentacin en original que lo respalde y justifique, la cual ser archivada siguiendo un orden correlativo y lgico. Todo formulario que implique manejo o utilizacin de recursos financieros deber ser prenumerado al momento de su impresin y su uso deber estar controlado permanentemente por el Contador General. Cuando por alguna circunstancia, un formulario se sustituya, se anular y se archivar ntegramente para mantener su secuencia numrica. Los formularios relacionados con el control de fondos que debern ser prenumerados son: - Facturas - Comprobante de Crdito Fiscal - Cheques - Quedan - Vales de caja chica

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El Administrador deber solicitar mensualmente a los diferentes bancos en que se manejan cuentas corrientes, que devuelvan todos los cheques que hayan sido pagados, los cuales debern ser archivados correlativamente en un lugar seguro. Los registros contables en que se controlen todas las cuentas bancarias (ahorro y cuenta corriente) de la compaa debern ser conciliadas en forma mensual contra los estados de cuenta remitidos por los bancos.

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II. SUBSISTEMAS INGRESOS POLITICAS ESPECFICAS 1. Las fuentes de fondos se clasificarn en las siguientes categoras: Ingresos operativos: Se refiere a los ingresos generados por la venta diaria reportadas en cada caja registradora y por los vendedores ruteros. Ingresos no operativos: Dentro de los principales tipos de ingresos no operativos que pueden darse dentro de la compaa tenemos: a) Venta de activos fijos

Los ingresos por venta de activos fijos se originan cuando la compaa, por reposicin de activos o por otras causas decide vender algn activo fijo, lo que genera fondos para reponer los bienes o contribuir al desarrollo normal de sus actividades. b) Ingresos financieros

Corresponden a los ingresos que la compaa percibe en concepto de intereses provenientes de cuentas de ahorro, inversiones a plazo, u otro tipo de inversiones que legalmente le sea permitido efectuar. c) Otros ingresos no operativos

Son todos aquellos ingresos no operacionales que recibe la compaa y que no se encuentren incluidos en los literales anteriores. 2. 3. Las ventas se efectuarn al estricto contado, garantizndolo por medio de efectivo o cheque. Las ventas locales se documentarn mediante la elaboracin de un comprobante de crdito fiscal, factura o ticket emitida por la maquina registradora, segn lo requiera el cliente.

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La cajera elaborar al final del da y antes del corte la remesa para depositar los fondos recibidos por las ventas en la cuenta del banco respectivo, a ms tardar el da hbil siguiente de su recepcin. La recepcin de los ingresos financieros no operativos, se har mediante el abono de intereses en las cuentas de ahorro o corrientes a nombre de la compaa. Todos los cheques recibidos en concepto de pagos de nuestros clientes, debern estar emitidos a nombre de Tienda La Sagrada Familia, S.A. de C.V. y debern ser endosados inmediatamente a favor de la compaa aplicando el sello de endoso para indicar la cuenta en la que sern depositados los fondos. El administrador deber mantener en custodia los formularios no utilizados de documentos prenumerados que requieren un uso correlativo, mantenindolos en un lugar seguro no accesible a personal no autorizado. Para controlar su utilizacin, se entregar al usuario del formulario respectivo slo un talonario a la vez, o de acuerdo con el volumen de las operaciones de la compaa. El Contador General, revisar los comprobantes de ingreso (factura y crditos fiscales) a fin de verificar la secuencia numrica de los mismos y su registro tanto en libros de IVA como en la contabilidad. El Contador General efectuar las conciliaciones bancarias dentro del mes siguiente, entre los registros contables y los estados de cuenta remitidos por los bancos, investigando las diferencias y partidas de conciliacin pendientes. Las conciliaciones sern firmadas por el contador general en seal de que revis y estn aptas para revisin de auditoria externa.

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B. DESEMBOLSOS B.1 POLITICAS ESPECFICAS PARA PAGOS CON CHEQUE 1. Se solicitar a nuestros proveedores crdito a 30 das y se realizaran pagos a los mismos todos los viernes. Los proveedores deben asegurarse de obtener el sello del bodeguero o de la persona que recibi la mercadera. Todo desembolso que se genere en la compaa como resultado de la compra de bienes o servicios, se efectuarn a travs de cheque, a excepcin de pagos menores a $100.00 los cuales se pagarn por medio del fondo de caja chica. La documentacin para pago se recibir en forma diaria en el mismo acto de recepcin de la mercadera y se programar el pago respectivo segn nuestra poltica de pagos. La persona encargada de recibir la documentacin para el proceso de pago debe emitir un quedan para toda factura o comprobante de crdito fiscal que ampare compra de mercadera. Previo a la emisin del quedan correspondiente, se verificar la existencia del sello del bodeguero que recibi la mercadera, caso contrario no se emitir el quedan correspondiente. El "Quedan" se elaborar en original y copia entregando el original al proveedor y una copia la anexa a la factura correspondiente Todo pago deber estar documentado con su respectiva factura y/o crdito fiscal, debidamente autorizado por funcionarios responsables de la administracin de la compaa as mismo, en los casos de compras de mercadera de nuestros proveedores toda factura o comprobante de crdito fiscal deber poseer sello del bodeguero que recibi la mercadera caso contrario no se pagaran cheques. El Contador General preparar los das mircoles de cada semana, la programacin de pagos por medio de cheques con base a los quedan emitidos, detallando los pagos que se proyectan solventar de acuerdo a la disponibilidad financiera de la compaa. La emisin de cheques se realizara conforme al plan de pagos preparado semanalmente, y estar bajo la responsabilidad del administrador emitir los cheques correspondientes. Previa a la emisin de cheque, debe revisarse que los desembolsos cumplan los siguientes requisitos: - Que cumpla con disposiciones legales - Que las facturas o crditos fiscales sean originales y que no presenten seales de alteracin.

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- Que posea la aprobacin y constancia que el bien o servicio fue recibido a satisfaccin por el departamento solicitante. - Que cumple con las polticas de aprobacin establecidas en este manual. 9. El administrador encargado de elaborar cheques, sellar de "cancelado" las facturas y/o comprobantes de crdito fiscal correspondientes, recibos y dems documentos que amparan el pago, inmediatamente despus de haber sido emitido el cheque voucher. El sello de cancelado deber incluir: nmero del cheque, nombre del banco y fecha de emisin. Para documentar adecuadamente la entrega de los cheques a los beneficiarios, ser necesario exigir a la persona que lo reciba que firme el voucher respectivo, indicando adems la fecha de recepcin. Cuando sea necesario anular un cheque se mutilara en la parte correspondiente a las firmas y se le estampara el sello de "anulado". El original y sus respectivas copias se archivarn para su control y registro a fin de mantener la secuencia numrica. Los cheques sern entregados el da viernes de cada semana. Los cheques que no sean retirados el da de su entrega por parte de los interesados, debern ser entregados al administrador para reprogramar su entrega. Los cheques pendientes de entrega debern ser custodiados en la caja de seguridad. Los das viernes, cuando se presente el proveedor, le exige el quedan original, le entrega el cheque y le solicita que firme de recibido en el voucher El procedimiento a llevar a cabo para cancelar los servicios recibidos de ANTEL, ANDA y CAESS, ser similar al puesto en prctica para la cancelacin de compras o contratacin de bienes y servicios, con la diferencia que para estos pagos no ser necesaria la extensin de un quedan, bastando el recibo original como comprobante de la validez del pago. Similar situacin suceder para el pago de planillas por retenciones de impuesto sobre la renta, ISSS y FSV. 12. El contador efectuar mensualmente las conciliaciones bancarias, investigar las diferencias y contabilizar los ajustes necesarios para su respectivo registro contable.

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B.2 POLITICAS ESPECFICAS PARA PAGOS POR CAJA CHICA 1. 2. En la oficina administrativa, se constituir un fondo de caja chica para poder efectuar pagos hasta por un monto de $100.00 . El monto de la caja chica ser de $1,000.00 La responsabilidad del fondo de caja chica estar asignada al Administrador de la sociedad y para la custodia del fondo deber proveerse a cada encargado una caja metlica con llave, la cual deber mantenerse con llave en las horas no laborales y cada vez que sea necesario. Los desembolsos efectuados por caja chica podrn ser autorizados por el administrador y revisados semanalmente por el contador general para verificar que dichos desembolsos cumplen con la presente poltica. Los "vales de caja chica", sern numerados en forma preimpresa y correlativa. El encargado de caja chica exigir la firma del solicitante y del que recibe al momento de entregarle el efectivo. Todo desembolso por medio de caja chica ser soportado por la documentacin respectiva, la cual debe cumplir con los requisitos legales establecidos y no debe presentar seales de alteraciones. Cuando un desembolso de caja chica no pueda ser amparado por la documentacin de soporte, como es el pago de taxis, pago de autobs, etc., solamente se documentar el pago con el respectivo comprobante de caja chica debidamente autorizado. Los vales de caja chica y sus comprobantes se sellarn de CANCELADO al momento de ser pagados. Cuando el valor del gasto se desconoce, se podrn utilizar vales provisionales de caja chica, los cuales debern ser liquidados con la justificacin y su autorizacin respectiva a ms tardar 24 horas despus de su entrega. La "Solicitud de reembolso de caja chica" ser preparada por el encargado del fondo de caja chica cuando ste haya sido utilizado en un 80% del valor del fondo como mnimo, detallando todos los gastos efectuados por caja chica en orden correlativo incluyendo aquellos que fueron anulados, y anexando toda la documentacin de soporte respectiva. Las solicitudes de reembolso de caja chica sern revisadas junto con la documentacin correspondiente por el contador general. Los cheques de reembolso del fondo de caja chica sern emitidos a nombre del encargado del fondo respectivo.

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El contador general controlar la numeracin correlativa de los comprobantes de caja chica y deber practicar arqueos peridicos al fondo de con el objeto de garantizar su adecuado uso y mantener un adecuado ambiente de control interno. El fondo de caja chica no se utilizar para cambiar cheques emitidos por la compaa, empleados o por terceras personas. C. COMPRAS DE ACTIVO FIJO C.1 POLITICAS ESPECIFICAS

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Se entender por activo fijo el mobiliario, equipo de oficina, vehculos y otros que la compaa necesite para el desarrollo normal de sus labores. Las compras de activo fijo sern solicitadas utilizando el formulario "solicitud de compra", detallando las especificaciones del activo solicitado y las razones que justifiquen su adquisicin. Dicha solicitud ser aprobada por el gerente del rea solicitante. La aprobacin de las compras de activo fijo se harn conforme a los lmites de autorizacin establecidas en la poltica general nmero ocho del sistema de Compras.

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Se considerarn activos permanentes aquellos cuyo costo de adquisicin sea mayor a ?????? o que cumpla con al menos con una de las siguientes caractersticas: - Tenga una vida til estimada de por lo menos dos aos. - Tenga estructura fsica permanente, es decir, que an cuando sean utilizados en forma normal por ms de dos aos, no se modifica sustancialmente su forma. El contador general mantendr un control extracontable para los bienes adquiridos con un valor menor de ?????, tales como: contmetros, calculadoras, sillas, y de otros artculos que a criterios del gerente financiero-administrativo sea conveniente.

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Las polticas generales y especficas para el control de los activos permanentes estn detalladas en el sistema del mismo nombre.

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SISTEMA DE INVENTARIOS I. POLITICAS GENERALES 1. El control y manejo de la bodega estar a cargo de un bodeguero y las existencias en sala de ventas estarn bajo la responsabilidad de un encargado de la sala de ventas, quien a travs de los bodegueros auxiliares llevar el manejo y control de las existencias. El encargado de bodega llevar el control de los materiales por medio del sistema de inventarios de la Compaa en la Computadora. Dichas existencias debe ser conciliadas mensualmente con el saldo de la cuenta del mayor general contable. El contador general ser el responsable de asegurarse que se cumpla con esta prctica y que cuadren el valor de los inventarios. Por los materiales de uso frecuente se manejarn mnimos y mximos de existencias de acuerdo a su consumo, de tal manera que pueda responderse a las necesidades de acuerdo a la demanda de nuestros clientes. El administrador ser responsable de velar por el orden y manejo adecuado de las bodegas, y de mantener actualizado el control de inventarios que se mantendr en forma permanente. Los inventarios a nivel contable, se registrarn valuados al costo de adquisicin y las salidas se valuarn al costo promedio que se tenga a la fecha en que sean vendido. La fuente de la informacin para el registro contable sern los reportes mensuales emitidos por el sistema. En el interior de la bodega no podrn permanecer personas ajenas al manejo de la misma. Los inventarios se valuarn al costo promedio. El inventario fsico de la totalidad de las existencias en bodega se realizar una vez al cierre del ejercicio. As mismo, en forma selectiva y cada mes para comparar con las existencias del sistema y corregir cualquier deficiencia. El administrador y el contador general sern en conjunto, los responsables de la toma fsica de los inventarios cuya ejecucin ser supervisada por auditora externa.

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Las diferencias de inventario resultantes sern investigadas por el bodeguero mismo o por medio del personal que estime conveniente, con el propsito de deducir responsabilidades, efectuar ajustes contables o tomar las decisiones que considere necesarias en las circunstancias. Los materiales considerados inservibles o averiados sern notificados al administrador y al contador para que tome las decisiones que considere convenientes. Si los artculos sern dados de baja, deber justificar y documentar a travs de memorando las razones por las cuales se les da de baja. El encargado de bodega despachar a sala de ventas nica y exclusivamente a travs de traslados los cuales deben ser formados por la persona que entrega y la que recibe la mercadera y ser autorizado por el administrador. Se establecern medidas de seguridad y salvaguarda para las existencias de inventarios, las cuales incluyen procedimientos preventivos y de seguridad contra siniestros o robos. Para estos efectos de contratar una pliza de seguros de inventarios. Los formularios utilizados para el control de inventarios sern prenumerados y su uso correlativo se controlarn y archivaran permanentemente. Cuando por alguna circunstancia un formulario deba sustituirse, se anular y archivar para mantener su control y secuencia numrica. Los formularios relacionados con el control de inventarios que sern prenumerados son: Traslados de mercadera Facturas Comprobantes de crdito fiscal

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Los documentos que soportan la recepcin de los productos sern firmados y sellados por el bodeguero como evidencia de haber recibido de conformidad. El encargado del mantenimiento de los inventarios en el sistema de inventarios de la Compaa, con base en los documentos utilizados para la recepcin de los productos, una vez sellados y firmados por el bodeguero procesar la entrada correspondiente en el sistema de inventarios En caso de productos que al momento de su recepcin en la bodega presenten daos y/o que no cumplan con las caractersticas de uso o consumo no sern recibidos y se devolvern al proveedor.

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1. CONTROL Y DESPACHO DE PRODUCTOS POLITICAS ESPECFICAS 1. Los productos recibidos sern colocados en forma ordenada en los espacios asignados para cada artculo de acuerdo con su naturaleza. En lo que se refiere a productos que por su naturaleza y/o cantidad no pueda guardarse dentro de bodega se debern colocar en lugares seguros fuera de la misma y la custodia y control seguir siendo responsabilidad del encargado de bodega. Los inventarios debern encontrarse adecuadamente almacenados, agrupados e identificados con los datos necesarios, con el objeto de que permita su rpida localizacin. El encargado de bodega ser responsable de que los suministros en bodega se mantengan en buenas condiciones, evitando que se deterioren. Los materiales y suministros sern solicitados por los interesados mediante el "Vale para solicitud de materiales", el cual ser autorizada por los encargados de las obras. Al final de cada da, el encargado de bodega debe preparar una requisicin de materiales (resumen), la cual estar soportada por los vales para solicitud de materiales emitidos durante el da. Con base en la informacin contenida en las requisiciones de materiales, el encargado de bodega descargar las existencias en las tarjetas de kardex; asimismo, enviar los originales al encargado de inventarios para la aplicacin en el control mecanizado de las existencias.

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7. El consumo de productos tales como arena, grava, ladrillo, saltex, etc. se determinar en forma mensual mediante el levantamiento de inventarios fsicos, los cuales debern ser realizados por el jefe de bodega y por el contador del proyecto.

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SISTEMA CONTROL DE ACTIVO FIJO I. POLITICAS GENERALES 1. El gerente financiero-administrativo a travs del contador general, velar porque exista un control adecuado de los activos fijos que sean propiedad de la compaa o que se encuentren bajo su custodia. 2. El contador general a travs del auxiliar contable ser el responsable de mantener actualizado el registro contable de los activos fijos propiedad de la compaa o que se encuentren bajo su costodia. El auxiliar contable (encargado del control de activo fijo) registrar la informacin general de cada nuevo activo en el "Sistema de activo fijo", anotando el cdigo de identificacin asignado al bien, la descripcin del mismo y toda la informacin genrica que se considere necesario.

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4. Todo activo fijo adquirido se asignar a la unidad solicitante y el gerente del rea que lo reciba firmar de recibido. 5. Los cambios de ubicacin, prstamos y salidas de activos fijos que afecten los registros, sern documentados a travs de memorandum, el cual ser autorizado por el gerente del rea solicitante y por el gerente financiero-administrativo, quien notificar al contador general con el propsito de mantener actualizado el registro de los mismos. 6. Para el control de los activos fijos se utilizar el sistema automatizado que ser operado por el auxiliar contable; para lo cual, el departamento de contabilidad deber estar informado de los movimientos (retiros y adiciones) efectuados para realizar los registros cuando sea pertinente de manera oportuna. 7. Se consideran activos fijos capitalizables, aquellos cuyo costo de adquisicin sea mayor de ????? o que cumplan con al menos una de las siguientes caractersticas: - Poseer vida til estimada por lo menos dos aos. - Poseer estructura fsica permanente, es decir, que an cuando sean utilizados en forma normal por mas de dos aos, no se modifica apreciablemente su forma. Estos criterios sern aplicados por el gerente financiero-administrativo en coordinacin con el contador general. 8. Los activos fijos de la compaa incluyen: - Instalaciones

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- Mobiliario y equipo de oficina - Maquinaria de construccin - Equipo de transporte 9. Las adquisiciones de activos fijos se encuentran normadas dentro de las polticas y procedimientos en el sistema de compras y contratacin de bienes y servicios, subsistema compras de mobiliario y equipo. 10. El mtodo que se utilizar para calcular la depreciacin de activos fijos es el "Mtodo de lnea recta", considerando la depreciacin anual como el cociente resultante del costo de adquisicin entre los aos de vida til, segn lo estipulado en la Ley de Impuesto sobre la Renta en su artculo 30. 11. Los activos fijos sern para uso exclusivo de la compaa y no se podrn solicitar ni utilizar para fines diferentes. 12. La asignacin, salidas a reparacin u otros movimientos que se efecten con el activo fijo sern autorizados por el gerente financiero- administrativo y el jefe del departamento donde estn asignados los bienes, quien es el responsable del buen uso de esos equipos. 13. En caso de extravio o dao de un activo fijo, el empleado responsable de su custodia notificar del hecho por medio de un memorandum explicativo, dirigido a su jefe inmediato y con copia al gerente financiero-administrativo. 14. Para todo descargo o retiro de activos fijos por montos mayores a ???????? se requerir que se documente en punto de acta donde se haga constar el destino de los mismos, debiendo contar al efecto con la aprobacin de Junta Directiva. 15. Debern practicarse inventarios fsicos de activos fijos por lo menos una vez al ao. Toda diferencia ser investigada por el gerente financiero-administrativo por medio del contador general. 16. El gerente financiero administrativo, ser el responsable de velar porque los activos fijos estn incorporados en la pliza de seguros adquirida por la compaa.

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