Universidade Municipal de So Caetano do Sul USCS Escola de Negcios

Ftima Maia Jssica Karla Juliana Gomes Sara Rodrigues

MAPEAMENTO, AVALIAO, ANLISE E MELHORIA

So Caetano do Sul 2013

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MAPEAMENTO, AVALIAO, ANLISE E MELHORIA

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DADOS SOCIETRIOS
ALTERAO DO CONTRATO SOCIAL

MACROESTRUTURA DA ORGANIZAO DECA

II DADOS TRIBUTRIOS DIPJ

III CONTRATO IV EQUIPE V PROGRAMA DE AUDITORIA VI PAPIS DE TRABALHO VII RELATRIO

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I. DADOS SOCIETRIOS
ALTERAO DO CONTRATO SOCIAL

PARTICULARIDADES DE TODOS OS CONTRATOS : A administrao da Sociedade, bem como o uso da sua denominao social, caber a uma Diretoria composta das seguintes pessoas, no Scias, todas com mandato por prazo indeterminado, a saber: (a) Marcelo Britto Sinay Neves, (b) Marcelino Enes de Carvalho Neto, (c) Paulo Aridan Soares Mingione, (d) Paulo Ricardo Baqueiro de Melo, (e) Rodrigo Jose de Pontes Seabra Monteiro Salles e (f) Sergio Kertesz,; Os Diretores ficam dispensados de prestarem cauo; Os Diretores podero praticar isoladamente todos os atos e operaes referentes ao objeto social, sendo, porm, necessria a assinatura conjunta de 02 Diretores para que a Sociedade possa: (a) conceder avais, fianas ou outras garantias; (b) emitir e endossar cheques, duplicatas, letras de cmbio, notas promissrias, debntures e outros ttulos; (c) constituir procuradores; (d) contrair obrigaes e firmar compromissos, inclusive apresentar propostas, assinar contratos e seus aditivos; (e) alienar bens do ativo permanente; (f) transigir, desistir e renunciar a direitos; e (g) participar de consrcios, de associaes com outras sociedades e de acordos de acionistas; O lucro lquido, aps as provises de lei, ter a destinao que for estabelecida pelas Scias. Os prejuzos, se existirem, sero suportados por cada uma das Scias, at o limite de sua participao no Capital Social.

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MACROESTRUTURA DA ORGANIZAO OBEBRECHT Organograma

LDER EMPRESARIAL Paul Elie Altit

Diretor de P&O Ciro Barbosa de Pereira Cardoso

Diretor Financeiro Marcelo Neves

Diretor do Contrato - Luis Roberto Nadalin

Controller Bernardi Benini

Sergio

Gerente Administrativo Financeiro (GAF) Weslen Gobbe

Gerente Financeiro Andr Ackermann

Responsvel Financeiro pela Regional Centro Sul Joo Alberto Loveira

Contador - Carlos Eduardo Vieira Lemos

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IV EQUIPE

FATIMA MAIA JESSICA KARLA JULIANA GOMES SARA B RODRIGUES

MATRICULA: 353755 MATRICULA: 859652 MATRICULA: 859421 MATRICULA: 914853

V PROGRAMA DE AUDITORIA

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UE 5148 Alpha Park, com obras em andamento.

1. IDENTIFICAO INICIAL 1.1Escopo do processo Conforme Anexo IV inspecionado - Resumo da Evoluo de Receita, Custo e Margem, verificamos que em 29 de fevereiro de 2012 essa Unidade Empresarial apontou um avano financeiro de 49%. Quanto ao avano fsico, em 29 de fevereiro de 2012, esse registrou 44,44 %. De acordo com o ltimo relatrio de tendncias, datado de setembro de 2011, a execuo fsica da obra deveria apresentar um avano de 46,79%, apontando, assim, uma defasagem de 2,35%. Vale destacar que havia previso de divulgao de um novo relatrio de tendncias em maro de 2012. Quanto movimentao contbil dessa Unidade Empresarial, verificamos que esta foi iniciada em maio de 2010, tendo as obras sido iniciadas no dia 1 daquele mesmo ano. Quanto aos exames e procedimentos adotados conforme programa de trabalho, resumimos os principais a seguir. Estes foram selecionadas em base amostral e aleatria, seguindo parmetros de porte de contrato informados pela Organizao Exame das contas de fornecedores tendo por base o relatrio analtico que o compe extrado do SISIMOB e confirmao por amostragem dos valores pagos, com base nos extratos bancrios; Anlise, por amostragem, quanto ao suporte documental para os valores registrados no suporte analtico e contas contbeis de fornecedores, incluindo cotaes, aprovaes, pedidos, entregas e pagamentos; Anlise das principais clusulas dos contratos com subempreiteiros e fornecedores de servio com cesso de mo de obra, sendo observados os seus cumprimentos/acompanhamentos; Avaliao de documentao referente habilitao e pagamento das faturas dos subempreiteiros, prestadores de servio com cesso de mo de obra, conforme resultado apresentado em anexos especficos; Reviso, em base a testes, das conciliaes da conta de fornecedores e anlise da natureza das pendncias existentes;

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1.2 Diagrama da cadeia de Processos Compras Seleo de Fornecedores: A construtora tem direito de Selecionar e qualificar livremente os seus fornecedores, dentro de claros e padronizados em todas as suas obras, elaborando ainda seu controle procedimentos de qualidade via check-list de entrega, o perfil de cada fornecedor. Os procedimentos so especficos para matrias-primas, servios e materiais e esto disponveis nas reas de Suprimentos, bem como software de administrao. A Cadeia de Suprimentos inicia no fabricante e termina no cliente final que comprou a unidade do empreendimento. Normalmente, no h contato entre as duas pontas. Somente o distribuidor, em alguns casos, pode ser excludo quando a venda feita do fabricante diretamente construtora. O incio a aquisio da rea ou terreno onde ocorrer a construo. Para esta rea se desenvolve o produto; em seguida o marketing monta a estratgia de vendas para lanar no mercado o empreendimento. Durante ou aps as vendas inicia-se a construo, ou, como colocado acima, as operaes. Aps o trmino faz-se as entregas das unidades, ou seja, a distribuio e, no caso de necessidade, utiliza-se dos servios de assistncia tcnica. As entradas de mercadorias acontecem conforme a sua necessidade em Obra, visto que h contrato com fornecedores, assinados previamente onde este compromete-se a entregar as mercadorias solicitadas dentro do prazo estipulado. As entregas dos empreendimentos devem seguir o prazo de entrega da obra, sofrendo penalidades com multas, caso este atrase.

1.3 Fluxograma

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2. Definio Requisitos rea da Construo de enorme importncia na economia do pas, inclusive por gerar muitos empregos, a construo civil pode mesmo ser vista como um "termmetro", tal a sua vulnerabilidade, pois toda e qualquer oscilao econmica reflete diretamente no setor. Seguramente, uma construtora um empreendimento fascinante pelo desafio que representa, pela diversificao de possibilidades de trabalho e, tambm, pelo timo retorno financeiro que pode trazer se bem administrado. Ingressar nesse setor tarefa para profissionais capacitados e dispostos a trabalhar com seriedade, priorizando a qualidade. E para um resultado satisfatrio, necessria a integrao das partes que integram esse ramo: Funcionrios Ns contamos com um quadro fixo de funcionrios em nvel administrativo (auxiliares administrativos e vendedores), alm de engenheiro, mestre de obras, auxiliares tcnicos/ projetistas, sendo todo o restante do quadro passvel de disponibilizao, em carter temporrio, atravs de uma empresa especializada. Nesse setor no existe muitas expectativas, alm das bsicas como que seja fornecido os materiais necessrios para inicio das atividades, que os equipamentos de proteo sejam disponibilizados de forma correta e a tempo hbil, visto que o grande risco para esses funcionrios so as quedas possveis. Bem como que o trabalho seja realizado dentro da jornada de trabalho permitida, alm de salrios e contribuies sociais pagas corretamente. Clientes
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Os principais clientes so as incorporadoras, que funcionam como um elo entre a construtora e os diversos componentes de um empreendimento, como por exemplo, financiadoras, proprietrios de terrenos, etc.. O bom trnsito junto s incorporadoras importantssimo, no entanto, o que prevalece so as referncias que a construtora vier a possuir, ou seja, o reconhecimento de sua capacitao e qualidade de trabalho junto ao mercado. Ela tambm poder atender pessoas interessadas em construir residncias ou estabelecimentos comerciais, nesses casos, no haver intermediao entre as partes envolvidas. Os nossos clientes so a nossa razo de existir nosso foco total, trabalhamos para atender suas necessidades e expectativas, em entregar um empreendimento dentro do prazo estabelecido, com a qualidade que caracteriza a nossa empresa. Buscando sempre escutar a opinio de nossos clientes. Conforme pesquisas feitas aps a entrega de alguns empreendimentos, podemos verificar que os clientes esto satisfeitos com grande parte do trabalho prestado, queixando-se apenas da dificuldade em contatar a empresa atravs do contato telefnico, que muitas vezes os atendentes no sabem direciona-los as pessoas correta. Fornecedores Os principais fornecedores de uma construtora so aqueles relacionados Mo-de-obra; fornecimentos de equipamentos de diversas funcionalidades, desde ferramentas de corte como tratores e empresas fornecedoras de materiais de construo; A companhia toma um cuidado muito grande com a escolha dos fornecedores, no que diz respeito a mo-de-obra a principal preocupao com relao qualidade dos profissionais, j com relao aos equipamentos e os materiais de construo requer uma ateno especial quanto s condies de entrega. H grande variedade de fornecedores no mercado, permitindo ao empreendedor pesquisar e optar por aqueles que melhor atendam s suas necessidades. Mesmo com todos os custos, sendo repassados aos contratantes, esto sempre atentos aos preos praticados, pois faro parte da qualidade dos servios prestados pela construtora.

VII RELATORIOS
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AVALIAO DO PROCESSO 1- Diagnsticos do processo Examinamos criteriosamente 20 contratos de prestadores de servios com cesso de mo de obra quanto documentao necessria para a habilitao prestao de servios, medio e aprovao dos servios, bem como para o pagamento das notas fiscais/faturas. Para anlise dos fornecedores contratados, nos baseamos na planilha fornecida pelo Contrato relacionando todos os prestadores de servios com cesso de mo de obra, bem como nas respectivas contas de custo com subempreiteiros e a conta de fornecedores de servios, alm dos demais razes auxiliares consolidados. Foram examinados os servios realizados entre maro de 2011 e fevereiro de 2012, e em nossos exames tomamos como base as determinaes dos Manuais de Procedimentos (Fiscal e Contbil) da Organizao, atentando para as determinaes impostas pela Instruo Normativa da Secretaria da Receita Previdenciria SRP e Receita Federal do Brasil - RFB. Resultado dos exames de verificao documental

Identificamos e Apresentamos as pendncias documentais detectadas, na certeza de que estas sero tempestivamente regularizadas. importante ressaltar que no facultada equipe encarregada da aplicao do Programa de Segurana Empresarial, julgamentos qualitativos quanto a questes e particularidades dos servios e dos prestadores, ou consideraes de questes no apontadas na documentao disponvel. Entendemos que sempre devem ser consideradas as determinaes da legislao pertinente. O Objetivo do programa pecar por excesso e apontar todas as FALTAS e OKs para conhecimento e julgamento da Equipe Dirigente. Durante a realizao dos nossos exames, constatamos que todas as documentaes dos prestadores de servios ficam arquivadas da seguinte forma: Setor Financeiro (Obra): Contratos, Documentaes de Habilitao (CND, CNPJ, Alvar, Contribuio Patronal, Contrato Social, DIPJ, Balano), BM, NF;
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SC - Setor Fiscal: Mapas de Subempreiteiros e pastas individuais com as Guias de INSS, ISS, IR, PIS, COFINS E CSLL; SC Setor Financeiro: Lotes de Pagamentos. Contrato Padro para a Execuo dos Servios Clusula de documentao

Constatamos em nossos exames que a Obra adotou um contrato padro, para as empresas subcontratadas, contudo, o contrato da empresa EPT Engenharia e Pesquisas Tecnolgicas S.A. no foram analisados, pois o mesmo no estava nas pastas da amostra selecionada. Adicionalmente, verificamos que os mencionados contratos tiveram as firmas dos signatrios envolvidos devidamente reconhecidos em Cartrio . Contrato em fase de Assinatura ue no havia

Verificamos durante nossos exames, q contratos em fase de assinatura. Falta de Contrato

Durante nossos exames verificamos que no foi elaborado ou no estava devidamente arquivado o contrato de prestao de servio da empresa abaixo especificada, conforme evidenciado no Anexo I - Fornecedor de Servios e Subempreiteiros - Pendncias Documentais para Habilitao.

Empresa EPT Engenharia e Pesquisas Tecnolgicas S.A. 01

Reiteramos que o contrato representa um dos elementos mais importantes em uma relao comercial/empresarial (ou legal/fiscal) e a sua ausncia pode acarretar em problemas, tal como a falta de suporte para exigncias documentais decorrentes de possveis fiscalizaes (como as trabalhistas e previdencirias). Ao questionarmos sobre a falta desse documento ao setor Financeiro, o mesmo nos informou que ser providenciada regularizao.
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Falta de documento de Distrato ( Termo de quitao)

Conforme pode ser visto no Anexo I, para os Contratos que tiveram seu prazo expirado, houve formalizao de distrato, com exceo dos listados a seguir: Catu Engenharia Ltda; EPT Engenharia e Pesquisas Tecnolgicas S.A. Ao questionarmos sobre a falta desses documentos ao setor Financeiro, o mesmo nos informou que ser providenciada regularizao. Esse procedimento contraria o Manual Fiscal da Organizao que estabelece em seu Captulo III a elaborao do distrato e do termo de quitao. Clusulas de preos

Verificamos que os preos unitrios constantes nos contratos ou anexos dos contratos correspondem queles evidenciados e aprovados nos Boletins de Medio. Clusula de Prazo Contratual

Identificamos que as subcontratadas abaixo prestaram servios fora do perodo contratualmente estabelecido:

Empresa

Perodo Contratual a a

Perodo sem Contratual Fev / Mar 2012 Ago / Set / Out / 2011

Suporte

HEXA CONSTRUES E De 01/12/10 COMRCIO LTDA. 01/12/11 CATU LTDA. ENGENHARIA De 26/01/09 26/01/11

Outras Observaes:

Alm dos itens supracitados, verificamos que todos os contratos estavam devidamente assinados por pessoas de alada competente e com firmas reconhecidas.
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Identificamos grande incidncia de certides de dbito (estaduais, municipais e federais) positivas com efeito de negativa; Durante a anlise da documentao para habilitao dos contratos vimos que algumas subcontratadas apresentaram documentos vencidos. Contabilizao Proviso em Servios Medidos a Pagar

Essa conta registra as obrigaes relativas s medies de subempreiteiros e de outros prestadores de servios, e respectivos reajustes incorridos aps o fechamento das mesmas, porm ainda sem documentao legal definida (nota fiscal, fatura etc.). Comentrios Gerais:

Verificamos que os lanamentos so suportados por "Boletins de Medio" que so aprovados por aladas competentes; Em sua maioria, as medies contemplam servios executados no perodo de 30 dias, porm, os dias de incio e fim das medies costumam variar entre os subempreiteiros; Identificamos situaes em que houve o acmulo de mais de um ms de servios em um s BM, a exemplo do Boletim de Medio nmero 7 do fornecedor MQ Perfuraes em Edificao Ltda, que envolveu o perodo entre 30/09/2011 e 20/01/2012. Boletim de Medio Verificamos que o Contrato tem como prtica a emisso do boletim via MWD. A profissional responsvel pelos subcontratos guarda uma cpia digitalizada de cada BM emitido. Competncia dos BM

Verificamos que alguns contratos apresentam Boletins de Medio que englobam mais de um ms de competncia, a exemplo de o contrato a seguir: Empresa MQ PERFURAES EM EDIFICAES LTDA
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Data Perodo do BM 30/09/2011 a 20/01/2012

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Quanto a essa questo de competncia h um claro risco de o Fisco entender que essas empresas postergaram o reconhecimento de suas receitas e o recolhimento dos tributos conseqentes, podendo ocorrer problemas tambm para a Obra, dadas s retenes devidas tambm estarem conseqentemente postergadas. O no reconhecimento de custo no perodo de competncia acarreta tambm erro na apurao do ajuste POC, uma vez que este apurado a partir do custo incorrido, e desta forma o Fisco entender que a obra postergou o pagamento de tributos (PIS, COFINS, IRPJ e CSL) atravs da manipulao no reconhecimento dos seus custos. Pagamentos

Verificamos que os pagamentos so efetuados atravs de Relao de Pagamentos, sendo os valores creditados aos prestadores de servio atravs de doc. eletrnico ou ted. eletrnico. Ausncia de controle notas fiscais subempreiteiros

No foram apresentadas as seguintes notas fiscais para os respectivos pagamentos indicados abaixo: o Central Locadora de Equipamentos Ltda - no. 103076 emisso 17/10/2011 o MQ Perfuraes em Edificaes Ltda - no. 0009 emisso 03/10/2011 o Jos Ivani de Andrade - no. 0022 emisso 01/02/2012 Adicionalmente, para a Construtora R. Guimares no foram identificadas no sistema financeiro do SC as seguintes notas fiscais, que se encontram j emitidas na documentao presente na obra: o NF o NF o NF o NF 0073 0074 0078 0081 15

Emisso Emisso Emisso Emisso

em em em em

27/01/2012 27/01/2012 29/02/2012 01/03/2012

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Aspectos Gerais Vm sendo executados os procedimentos contidos no Manual Fiscal da Odebrecht no que se refere constituio de provises, recolhimento dos tributos nos prazos e aspectos relacionados ao cumprimento das determinaes da legislao do INSS e da prpria Organizao, ressaltando-se apenas as excees j apontadas nos itens anteriores e nos anexos a esse relatrio. Construo e localizao dos arquivos

Conforme j citado neste relatrio a documentao contbil da Sociedade encontra-se no SC. No identificamos arquivos de outras obras no Alpha Park. As documentaes estavam armazenadas em armrios prximos rea Financeira.

Armazenamento e envio das informaes Matriz

Verificamos que a documentao est guardada em pastas devidamente armazenadas em arquivos; As pastas encontravam-se organizadas e com a devida identificao nas respectivas capas; Consta arquivada na Obra apenas a documentao pertinente a ela; As pastas fiscais bem como todos os seus documentos ficam em poder do SC em So Paulo; A Sociedade est enviando a documentao original para o SC ficando com cpia apenas das notas fiscais dos fornecedores.

4- Definies de Metas de Melhoria A seguir apresentamos alguns pontos que entendemos como relevantes, bem como as situaes apontadas como no conformidades. Estes esto apresentados nesta seo de forma resumida para facilitar acompanhamento das aes a serem implementadas por parte da Administrao. Todos os assuntos constantes do escopo dos trabalhos anteriormente descrito e que no tm algum ponto nessa seo como Oportunidade de Melhoria / No Conformidade, esto apresentados na seo seguinte, de forma circunstanciada e com subsdio a adequada percepo do cumprimento pelo Contrato aos paradigmas de avaliao desse Programa de Segurana
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Empresarial nos Canteiros (legislao, jurisprudncias e manuais de procedimentos internos). Identificamos necessidade de regularizao da documentao apontada como faltante ou vencida, (Contrato, Alvars, Certides, etc.); Ausncia de contrato junto empresa EPT Engenharia e Pesquisas Tecnolgicas S.A; Inexistncia de formalizao de Distrato / Termo de Quitao para dois contratos; Datas de incio e fim das medies costumam variar entre os subempreiteiros; Prestao de servio fora do perodo contratualmente estabelecido (Boletins de Medio sem suporte contratual), tendo as respectivas faturas sidas regularmente pagas; Necessidade de cuidados e ateno adicional s situaes de certides positiva com efeito de negativa, bem alguns documentos vencidos; Inconsistncias nos controles de arquivamento e envio de notas fiscais de subempreiteiros (Notas Fiscais no encontradas, Notas fiscais no enviadas tempestivamente ao SC, etc.); Divergncia entre os percentuais informados nas notas fiscais da Construtora R. Guimares (60% de mo de obra e 40% de equipamentos) e os percentuais previstos em contrato (70% de mo de obra e 30% de equipamentos); Recolhimento a menor de ISS sobre nota fiscal / fatura emitida por Prestador de Servios. O estoque de materiais no est centralizado em uma rea especfica do empreendimento, fazendo com que movimentaes possam acabar ocorrendo sem a elaborao de requisies de sada de material por um engenheiro ou auxiliar; Identificamos divergncias entre a quantidade entregue, e a quantidade informada no sistema como existente. No identificamos requisies de sada de material.

ANALISE DO PROCESSO 5 - Solues de Problemas Ser realizado um trabalho extra, para organizao dos processos. Uma equipe ficar responsvel por juntar todos os documentos de um mesmo contrato em uma pasta nica. A companhia adotar um procedimento de
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apenas arquivar a pasta do contrato quando todos os documentos estiverem OK. Emisso do Contrato com a companhia em at 45 dias. Emisso do Termo de Quitao, do Contrato devidamente assinado pelas partes. Padronizao de acordo com poltica, para inicio e trmino das medies de acordo com cada etapa realizada. Ser criada uma poltica de punies para servios prestados fora do prazo contratual. Aos contratos e certides j vencidos, ser regularizada a atualizao dos documentos com sua nova data de vencimento ou destrato emitido. Ser feito uma sistemtica de registros dos processos, apenas uma pessoa ficar responsvel por lanar Notas Fiscais, outra arquivar, outra far o pagamento, evitando assim sobre carga para uma pessoa apenas e lentido para fechar o processo, bem como o extravio de documentos. Emisso de Notas Fiscais, ajustando os percentuais conforme contrato. Erro de Parametrizao do sistema ser efetuado o acerto com o departamento de T.I Todas as entradas de matrias auxiliares nas obras sero estocadas juntamente. Para as diferenas apontadas, sero efetuadas reunies da equipe de engenharia e preenchidas Requisies de Sada de Materiais para regularizar os saldos atravs de baixas no sistema;

6 - Elaborao de planos de melhoria Durante as inspees, ficou claro o elevado nmero de processos de compras e contrataes de servios realizadas pela Odebrecht, e isto se deve a um fator: A quantidade elevada de solicitaes de compras de bens ou contrataes de servios de mesma natureza, realizadas por solicitantes diversos em carter de urgncia, sem planejamento necessrio, levando a deflagrar uma quantidade elevada de processos, bem como dispensar as cotaes de valores menores que, se somadas, ao longo do exerccio, poderiam ultrapassar o limite aprovado em buget, podendo culminar em fracionamento de despesas, que tem sido combatido por auditorias. Este foi um dos fatores que mais preocupou o grupo de trabalho, motivo pelo qual foi sugerido a criao de um calendrio de compras para melhor agrupar o grande nmero de solicitaes;
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Alm disso, foram designados Gestores de Contratos, com a finalidade de acompanhar os contratos de prestaes de servios contnuos e fornecimento de bens. Foi alertado que o se encontrava com nmero reduzido de colaboradores, principalmente na rea de compras. E que o constante remanejamento de pessoal entre os setores contribui para a fragilidade encontrada no processo, j que este compreende atividades complexas e requer constante aprendizado, alm da enorme responsabilidade de seus agentes. Destacou-se, ainda, que o fluxo de trabalho interno, ou seja, a forma de trabalhar internamente, aps a elaborao de instrues e definio do calendrio de compras do Centro, dever ser revisto para melhor desempenho das vrias atividades do processo visando a utilizao cada vez aperfeioamento do processo.

Em setembro de 2012 implantou-se um sistema online de Solicitaes de compras, assim como automatizao das tarefas internas do setor, como a montagem de processos, emisso de quadro comparativo de preos, abertura dos processos e, emisso e controle de OCs. Apesar da importncia deste trabalho, que poder, inclusive, servir de modelo, acreditamos que o mesmo no se encerra apenas com a implantao destas melhorias, mas deve seguir em melhoria contnua.

7 - Sistemas de medio Sistema de Planejamento Como era: No havia um planejamento sistematizado do consumo da organizao, o que gerava fragmentao nos processos de compras, aumento dos
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custos operacionais e perdas significativas no gerenciamento das aquisies. Como ficou: Existe um processo sistematizado de planejamento de consumo, todavia, esto sendo feitos esforos para alinh-lo com o planejamento estratgico da organizao. Como deve ficar O planejamento de consumo uma consequncia do desdobramento dos objetivos estratgicos da organizao em metas setoriais e segue a lgica o que eu preciso consumir para cumprir as metas estabelecidas? Responsabilidade sobre o processo Como era: As demandas eram mal qualificadas e a responsabilidade por especificar os itens a serem adquiridos recaia apenas para uma rea (em geral somente a rea de compras) que no conhece em detalhes o que deve ser comprado ou somente a rea finalistica que sobrecarregada no exerccio de suas atribuies bsicas e no conhece detalhes e especificaes tcnicas. Como ficou: Sobretudo nos itens que envolvem maior entendimento de especificao h hoje a possibilidade de se contar com o apoio da engenharia. Mas, ainda existem dvidas quanto as responsabilidades e baixo nvel de integrao entre quem precisa comprar, quem detalha e qualifica a compra e quem de fato a executa. Como deve ficar As reas devem trabalhar de forma integrada, qualificando melhor as demandas compartilhando as responsabilidades sobre o processo. Execuo de contratos Como era
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Contratos executados sem monitoramento. Viso compartimentada do processo de compras sem interligao. Como ficou Os processos j so vistos de forma interligada. Os contratos so executados com maior observncia dos marcos pactuados Como deve ficar H ainda uma srie de oportunidades para padronizao de mtricas de execuo de contratos, utilizao de sistemas de informao para monitoramento e pactuao de acordos de nvel de servio.

MELHORIA DO PROCESSO 8- Implementao dos planos Foi identificado entre os principais processos crticos, o processo de compras, que se destacava pela insatisfao de diversas reas com sua complexidade devido a falta de integrao entre as reas executoras que gerava lacunas, sobreposies e ineficincias; a existncia de gargalos e loops que tornava os prazos longos para concluso; a falta de clareza dos processos devido a baixa formalizao, padronizao e sistematizao; e a ausncia de monitoramento e controle. Assim, este processo foi mapeado e remodelado. Entre as alternativas identificadas, destacou-se a criao da Assessoria de Gesto de Consumo, rea responsvel por planejar o consumo da organizao e monitorar os processos de compras, verificando onde se encontram os maiores gargalos e os loops. Aps um perodo de execuo do processo redesenhado, apresentam-se os avanos e as novas oportunidades de melhoria, resultado da utilizao constante da metodologia e da busca pela melhoria contnua. Cabe salientar que boa parte dos fatores que eram apontados como causa do insucesso deste processo foram solucionados, restando ainda novas oportunidades de inovao. 9 - Sistema de acompanhamento gerencial
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Aps a implantao do sistema de informaes gerenciais, a empresa comeou a experimentar um aumento da velocidade em todos os processos relacionados, pois os relatrios que antes eram montados para avaliar cada situao, agora esto disponveis de forma automatizada. Alm do fcil acesso s informaes essenciais, houve tambm um aumento na confiabilidade das informaes, uma vez que na etapa de implantao do sistema de informaes gerenciais, todas as fontes de dados e consequentemente todos os dados so validados, garantindo a sua fidedignidade. Outro benefcio que o sistema de informaes gerenciais trouxe empresa foi a disponibilidade das informaes, uma vez que pode ser acessado pela internet, o que permite aos gestores acessarem as informaes da empresa mesmo durante viagens. Dessa forma tambm h um incremento no aspecto segurana.

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