Sistemas & Gesto 7 (2012), pp 350-365

DIAGNSTICO E PROPOSIO DE MELHORIAS NA GESTO DE CONTRATOS DE UMA EMPRESA DE TRANSPORTE

Sabrina Lechner Nogueiraa, Diego de Castro Fettermannb, Mrcia Elisa S. Echevestec, Tatiane Pistorello Barbosad
a
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Especialista em Engenharia de Produo, Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), Porto Alegre, RS, Brasil Doutorando em Engenharia de Produo, Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), Porto Alegre, RS, Brasil c Doutor em Engenharia de Produo, Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), Porto Alegre, RS, Brasil d Graduanda em Engenharia de Produo, Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), Porto Alegre, RS, Brasil

Resumo
A gesto por processos tem proporcionado s empresas em geral um melhor desempenho operacional. Com base nisto, este trabalho visa melhoria do processo de Gesto de Contratos de uma empresa de transporte. Utilizando o mtodo de pesquisa ao, foram elaborados um diagnstico da situao atual do processo de Gesto de Contratos da empresa, uma priorizao dos problemas, um levantamento de melhores prticas indicadas para Gesto de Contratos e a realizao de um plano de ao de melhorias. Os resultados do diagnstico apresentam a falta de procedimentos, polticas e diretrizes deficitrias como os principais problemas na gesto de contratos da empresa. Entre as melhores prticas com maior impacto na melhoria do processo foram identificadas: (i) definir/adequar polticas, procedimentos e diretrizes, (ii) reavaliar e readequar o fluxo de contratos e (iii) treinar gestores e envolvidos. Estes resultados, assim como o plano de ao para a implementao das melhores prticas priorizadas, se apresentam como uma oportunidade de melhoria do processo de gesto de contratos da empresa. Palavras-chave: Gesto de Processos, Contratos, Empresa Pblica, Transporte Pblico, Melhores Prticas 1. INTRODUO A contratao de servios em empresas pblicas uma prtica recente na economia brasileira, verificandose um crescimento significativo a partir da Lei 8.666/93. Esta lei responsvel pela regulamentao dos contratos administrativos bem como das licitaes (MORAES et al., 2006). Na poca, este foi um importante estmulo para que houvesse um recorde de contrataes do setor pblico no Brasil. A contratao de empresas terceiras acontece em razo da competitividade induzir as empresas a voltaremse para seus diferenciais de mercado. Em decorrncia disto, verifica-se a prtica de contratos com empresas terceiras para complementar as suas atividades e, com isso, a necessidade de todos conhecerem contratos e a sua correta gesto (LEIRIA 2006). A terceirizao est relacionada forma com a qual uma organizao trata com os seus fornecedores mediante um contrato de negcio, em que uma atividade especfica acordada para ser realizada (FERREIRA FILHO et al., 2009). As contrataes de aquisies de materiais, servios ou de obras de empresas pblicas brasileiras dependem das atividades de planejamento,
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programao e da definio de objetos. Estas atividades devem ser materializadas em projetos bsicos, destinados a instruir e integrar os Editais de Licitaes, sendo todas estas atividades parte do processo de gesto de contratos em uma empresa. Geralmente, as empresas pblicas encontram maiores dificuldades para gerenciarem seus processos do que as empresas privadas. Muitas vezes, os fluxos de trabalho so confusos, seus processos no esto definidos e/ou no h um dono do processo (GONALVES, 2000). Para Hammer e Champy (1997), processo um conjunto de atividades realizadas em uma sequncia lgica com o objetivo de produzir um bem ou um servio que tem valor para um grupo especfico de clientes. Para Davenport (1997, p.7), [...] processo uma ordenao especfica das atividades de trabalho no tempo e no espao, com um comeo, um fim, e inputs e outputs claramente identificados: uma estrutura para a ao. Este conceito de processo tambm importante nas empresas de servios, em que as atividades no so vistas pelo cliente nem pelas pessoas que as executam (GONALVES, 2000). Hammer (1997) destaca que as empresas que focam nos processos no criam novos processos; na realidade, eles sempre existiram, mas de forma fragmentada e invisvel, sem nome e sem gerncia. A opo

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em focar processos na gesto das empresas desenvolve e enfatiza a importncia das funes ligadas a processos que incluem a liderana do grupo, a interao entre as pessoas, a facilitao dos mecanismos de equipe, o desenvolvimento de conhecimento, o gerenciamento das agendas de compromissos e o suporte ao funcionamento das equipes (GRAHAM, 2004). Desta forma, sem o entendimento do que faz as empresas funcionarem bem, praticamente impossvel mudar uma organizao por tarefas para uma organizao orientada por processos (GONALVES, 2000). Aliada a esta viso orientada por processos, a crescente estratgia de terceirizao demanda um controle das empresas terceirizadas por meio de contratos. Estes contratos precisam ser adequadamente acompanhados para que seus escopos sejam atendidos. Em razo disto, a necessidade da gesto deste processo deve possuir uma posio de destaque, principalmente no caso da administrao pblica (LEIRIA, 2006). Este trabalho foi desenvolvido em uma empresa federal de economia mista de transporte de passageiros. Sob sua coordenao, so transportadas diariamente cerca de 170.000 pessoas. Como frequentemente identificada nas empresas pblicas, a gesto de contratos possui uma importncia acentuada, principalmente em razo da quantidade, da complexidade e dos valores destinados s empresas contratadas. A gesto de contratos nesta empresa responsvel pelas atividades que iniciam com a prospeco da oportunidade do negcio at a concluso da atividade ou material contratado, sendo que ainda existe a participao de diversos outros setores dentro da empresa. As atividades incorporadas pela gesto de contratos consistem na elaborao de projetos bsicos e editais, licitaes, contrataes e aditivos (de reajustes, repactuaes, prorrogaes, etc) de contratos realizados pela empresa. Estes contratos podem ser de obras, servios, inclusive de publicidade, compras, alienaes, concesses, permisses e locaes (art. 2 da Lei 8.666/93). Na empresa, existe um setor especfico com a funo de gerir os contratos, denominado Administrao de Contratos. Atualmente, este setor monitora cerca de 190 contratos da empresa, sendo que esta quantidade triplicou nos ltimos 2 anos. Estes contratos so dos mais diversos tipos, perodos, valores e complexidade. Atualmente, a empresa enfrenta muitos problemas relacionados m gesto dos contratos, podendo resultar em perda na qualidade dos servios e atividades contratadas, aumento dos custos relacionados aos retrabalhos para a regularizao de contratos. As constantes falhas nos contratos da empresa costumam resultar em interpretaes divergentes e constantemente so discutidas na esfera judicial, resultando em mais custos para a empresa. Como forma de atender aos objetivos estratgicos da empresa, tais como: assegurar a melhoria do desempenho,

reduzir e racionalizar gastos, reduzir o passivo trabalhista e inibir seus fatos geradores, este trabalho tem por objetivo realizar um diagnstico dos problemas relacionados gesto de contratos na empresa e propor melhorias para esta gesto. Por meio de uma pesquisa ao, este trabalho realiza um levantamento do estado atual do processo de gesto de contratos da empresa e um diagnstico dos principais problemas encontrados neste processo. Com base nestas informaes, so propostos projetos de melhoria para o processo da empresa. Entre as delimitaes deste trabalho, est o seu escopo reduzido, exclusivo nos contratos de despesa da empresa, no incorporando os problemas verificados na gesto de contratos de receita. No esto includas entre os objetivos do trabalho a aplicao e a mensurao dos resultados obtidos pelos projetos de melhoria, tambm consistindo em uma delimitao do trabalho. O trabalho est dividido em cinco sees. A seo a seguir apresenta uma reviso da literatura sobre os temas abordados no trabalho, tais como: gesto de processos, gesto de contratos e melhores prticas para gesto de contratos. A terceira seo apresenta um detalhamento do mtodo de trabalho utilizado. A quarta seo apresenta os resultados obtidos e na ltima seo constam as concluses e sugestes para trabalhos futuros. 2. REFERENCIAL TERICO O referencial terico apresenta uma breve reviso sobre gesto de processos, gesto de contratos e melhores prticas indicadas gesto de contratos, sendo apresentada nos 3 prximos tpicos desta seo. 2.1 Gesto de processos A Gesto por Processos uma tendncia predominante na Administrao Estratgica. O modelo tradicional de organizao empresarial, ou seja, a Gesto por Funes, baseada em departamentos isolados, cada vez mais sinnimo de atrasos e falta de competitividade em um mundo empresarial marcado por rpidas mudanas e crescente necessidade de rpida adaptao. (PRITCHARD; ARMISTEAD, 1999). A organizao por processos permite a interveno em todo o conjunto de atividades responsveis pela gerao do produto final, fornecendo a possibilidade de identificar e corrigir falhas ou distores durante as fases do processo (SOARES et al., 2008). Processo um conjunto estruturado e mensurvel de atividades projetadas para produzir uma sada especfica para um consumidor (PMI, 2004). Sendo assim, a realizao de melhorias nos processos deve ser cada vez mais representativa para o resultado, e o foco da viso do negcio no deve ser mais por funo ou departamentos, e sim, por processos-chave, os quais devem ser replanejados do incio ao fim (DAVENPORT, 1994). Para suportar essas melhorias,

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fator crtico no contexto atual o uso de tecnologias inovadoras na busca de novas alternativas para o gerenciamento de processos. A FNQ (2007) define processo como um [...] conjunto de atividades preestabelecidas que executadas numa sequncia determinada vo conduzir a um resultado esperado que assegure o atendimento das necessidades e expectativas dos clientes e outras partes interessadas. J Harrington (1993), o define como sendo um conjunto de atividades interligadas logicamente, que utilizam os recursos da organizao a fim alcanar os seus objetivos. Sendo assim, os processos so as atividades-chave necessrias para administrar e/ou operar uma organizao. Gonalves (2000, p.6) afirma que [...] todo trabalho importante realizado nas empresas faz parte de algum processo, no existe um produto ou um servio oferecido por uma empresa sem um processo empresarial. A estrutura organizacional um dos aspectos mais importantes para a compreenso das relaes que se estabelecem entre pessoas e cargos no ambiente interno de uma organizao. Por meio da formalizao de uma estrutura possvel identificar a interao entre as atividades desempenhadas por cada elemento, reas ou departamentos de uma instituio (ABDALA, 2006). A estruturao por meio de processos permite o entendimento de vrias fases das atividades, alm de proporcionar clareza e objetividade, garantindo maior visibilidade nas tarefas e conhecimento do negcio da organizao. Tambm permite aes que promovam maior desempenho ao fornecimento do servio, uso eficiente dos recursos, alm da definio adequada de responsabilidades, a sequncia das atividades com entradas, sadas e interfaces bem definidas, a eliminao de custos devido eliminao de atividades excessivas (MARTINS; COSTA, 2009). Os processos se relacionam de forma lgica e sequencial, e podem ser agrupados em macroprocessos, assim como serem subdivididos em subprocessos. Os subprocessos so formados por atividades que representam conjuntos das tarefas necessrias para produzir resultados. Cada tarefa organizada por rotinas executadas por pessoas (ASSUNO; MENDES, 2000). Rummler e Brache (1994) afirmam que uma viso horizontal da organizao permite identificar como o trabalho realizado por processos que ultrapassam fronteiras das reas funcionais. Esta viso horizontal da organizao demonstra os relacionamentos internos entre cliente-fornecedor por meio dos quais so produzidos produtos e servios alm de incluir os ingredientes que faltam aos organogramas: o cliente, o produto e o fluxo de trabalho. Uma viso horizontal do trabalho organizado por processos em uma empresa apresentada na Figura 1.

Figura 1 - O prottipo da organizao horizontal. Fonte: SPECTOR (1998, p.16)

Ainda importante ressaltar a necessidade de revisar constantemente os processos nas empresas. Para a execuo de uma reengenharia de processos, fundamental que os processos da organizao sejam mapeados, passando inicialmente por um entendimento das reais necessidades do negcio, seus principais objetivos e envolvidos (GALLINA, et al., 2006). 1.2 Gesto de contratos adminstrativos O procedimento de contratao nos rgos e empresas estatais obedece s normas constitucionais e legais e seguem polticas estabelecidas. Este procedimento inicia-se com o surgimento da necessidade de contratar. Por esta razo, imprescindvel o planejamento do contrato (AMARAL, 2010). Contrato um acordo legal que gera obrigaes para as partes, que obriga o fornecedor a fornecer os produtos, servios ou resultados especificados alm de obrigar o comprador a pagar ao fornecedor (PMI, 2004). No campo do direito, contrato um acordo de vontades entre uma ou mais pessoas, a fim de criar, modificar ou extinguir uma relao de direito (GOMES, 2001). Para Fulgncio (2007), contrato administrativo em licitao pblica todo e qualquer ajuste celebrado entre rgos ou entidades da Administrao Pblica e particulares, por meio do qual se estabelece acordo de vontades para formao de vnculo e estipulao de obrigaes recprocas. Na gesto de contratos, deve-se atentar para as etapas do contrato: planejamento, formulao e execuo. Na etapa do planejamento, a administrao contratante que define as regras do processo licitatrio. Cabe administrao informar claramente os critrios a serem utilizados, o objeto a ser contratado, o tipo de licitao, o regime de execuo, os requisitos de habilitao, o tipo de preo (global ou unitrio) as formas de pagamentos, etc, e cabe aos fornecedores apresentarem as melhores propostas. Na etapa de formulao, realizada a emisso do termo de contrato, esta deve reproduzir o que foi planejado e a pretenso do que deve ser executado. Quanto etapa de execuo, esta dever resultar de um trabalho multifuncional. Nesta etapa, h necessidade de controle tcnico, administrativo, financeiro e jurdico (AMARAL, 2010).

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Mas, em geral, a Administrao Pblica no prioriza a gesto de contratos, preocupando-se mais com os processos licitatrios (VIEIRA, et al., 2006). Embora esta realidade esteja presente nas maiorias das empresas pblicas, possvel gerenciar contratos com eficcia. Cada processo de aquisio de material ou servio envolve diversos setores e requer um planejamento considerando o processo em si e

todas as reas envolvidas. Por semelhana com o processo de contratao, neste trabalho utilizado como referncia o processo de gerenciamento de aquisies proposto pelo PMI (2004). A viso geral do gerenciamento de aquisio desenvolvida pelo PMI (2004) pode ser observado na Figura 2.

Figura 02 - Gerenciamento de aquisies Fonte: PMI (2004, p.273)

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Segundo o PMI (2004), o processo de aquisio de material ou servio deve incluir a administrao de contratos. Este processo deve seguir um fluxo de atividades, sendo previstas seis principais atividades, que so descritas a seguir: Planejamento de compras e aquisies: definir o qu comprar, como comprar e quando comprar. Planejamento das contrataes: descrio e documentao dos requisitos dos produtos, servios e resultados e identificao de possveis fornecedores. Respostas dos fornecedores: informaes referente a oramentos, propostas, ofertas, conforme adequado. Seleo de fornecedores: anlise das propostas, negociao por escrito atravs de contrato com o fornecedor. Administrao de contrato: Gerenciar a relao entre fornecedor e contratante (comprador), anlise da documentao e desempenho do fornecedor, visando estabelecer aes corretivas e projetar uma base para as relaes futuras com o fornecedor, gerenciamento relacionado a mudanas do contrato e, se necessrio, gerenciamento da relao contratual com o comprador externo do projeto. Encerramento de contrato: liquidar o contrato, encerrar cada fase ou etapa do projeto, inclusive quanto a qualquer item em aberto.

A partir destas atividades, o objetivo na gesto de contratos atingir os resultados indicados pelas partes contratantes (AMARAL, 2010). Como forma de organizar este processo, faz-se necessria uma eficaz gesto de contratos, uma poltica de contrataes adequada e uma aplicao correta dos fundamentos dos contratos (LEIRIA, 2006). 1.3 Melhores prticas na gesto de contratos Uma contratao eficiente consegue conjugar os seguintes objetivos: qualidade, resultado econmico-financeiro e prazo. Visando alcanar estes objetivos, sugere-se que seja integrado o trabalho entre as diversas reas do processo, a fim de conjugar esforos em todas as fases do processo de contratao. Por exemplo, quando se faz a especificao do objeto do contrato, paralelamente em outras reas pode-se preparar o edital e a minuta do contrato, bem como habilitar as empresas a serem convocadas para a apresentao das propostas ou elaborar o aviso a ser publicado (AMARAL, 2010). Como forma de garantir a melhoria do processo de aquisies, o PMI (2004) sugere um conjunto de melhores prticas para a sua gesto. Estas melhores prticas indicam que existe um acordo geral que a sua aplicao correta pode aumentar a chance de sucesso de um projeto (PMI, 2004). Como a gesto de aquisies consiste em um esforo temporrio empreendido para criar um resultado exclusivo, tambm pode ser caracterizada por um projeto (PMI, 2004). O Quadro 01 apresenta um compndio das melhores prticas sugeridas pelo PMI (2004) para o gerenciamento de aquisies de acordo com as seis fases deste processo.

Quadro 01: Fases do gerenciamento de aquisies

Fase Planejamento de compras e aquisies Planejamento das contrataes Respostas dos fornecedores Seleo de fornecedores Administrao de contrato Encerramento de contrato

Melhor Prtica Analisar fatores ambientais, ativos de processos organizacionais, realizar declarao do escopo do projeto, estabelecer estrutura analtica do projeto, dicionrio EAP, plano de gerenciamento do projeto. Realizar plano de gerenciamento de aquisies, fazer declarao do trabalho no contrato, decises de fazer ou comprar, realizar plano de gerenciamento do projeto. Avaliar ativos de processos organizacionais, atualizar plano de gerenciamento de aquisies, documentos de aquisio. Avaliar ativos de processos organizacionais, atualizar plano de gerenciamento de aquisies, critrios de avaliao pacote de documentos de aquisio, propostas, lista de fornecedores qualificados, atualizar plano de gerenciamento de projeto. Contrato, plano de gerenciamento de contratos, fornecedores selecionados, relatrios de desempenho, solicitaes de mudana aprovada, informaes sobre o desempenho do trabalho. Desenvolver plano de gerenciamento de aquisies, desenvolver plano de gerenciamento de contratos, documentao do contrato, realizar procedimento de encerramento de contrato.
Fonte: PMI (2004)

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3. METOLOGIA Este trabalho possui uma abordagem qualitativa baseada em um mtodo de pesquisa ao. A pesquisa ao consiste de um time de profissionais que planejam, agem e avaliam os resultados das aes e monitoram as atividades (THIOLLENT, 1986). Para a execuo do trabalho, foram planejadas cinco principais etapas: (i) levantamento dos problemas, (ii) levantamento das melhores prticas, (iii) priorizao das melhores prticas em relao aos problemas, (iv) mapeamento do processo de gesto de contratos e (v) plano de ao para as melhorias priorizadas. As etapas do processo e seu fluxo so apresentadas na Figura 03. O detalhamento das atividades previstas em cada etapa apresentado a seguir.

3.2 Levantamento das melhores prticas (solues) O levantamento das melhores prticas para a gesto de contratos foi realizado em trs diferentes fontes de dados: levantamento bibliogrfico, levantamento com especialistas e questionrio com colaboradores. As melhores prticas identificadas na bibliografia esto baseadas no PMI (2004). Isto acontece em razo de o PMI ser considerado um importante conjunto de conhecimentos direcionado para a gesto de projetos. No PMI (2004), foram selecionadas as melhores prticas sugeridas na seo gerenciamento de aquisies que possuem maior relao com o processo de gesto de contratos da empresa. O levantamento das melhores prticas com os especialistas foi realizado por meio de um grupo focado composto por 5 colaboradores do setor de administrao de contratos da empresa. Ainda assim, foram levantadas mais alternativas de melhores prticas junto a 8 colaboradores das demais reas envolvidas no processo, por meio de questionrios, complementando a lista de melhores prticas para a gesto de contratos da empresa. As entradas, o procedimento e as sadas desta etapa so apresentados no Quadro 3.
Quadro 3 Entradas, mtodo e sada da etapa de levantamento das melhores prticas (solues)

Figura 03 Apresentao das etapas planejadas no trabalho Fonte: Elaborado pelo prprio autor (2011)

3.1 Levantamento de priorizao dos problemas O levantamento dos problemas relacionados gesto de contratos da empresa foi realizado por meio de um grupo focado com 5 especialistas do setor de administrao de contratos da empresa e por meio de um questionrio aplicado aos demais colaboradores da empresa envolvidos no processo. A priorizao destes problemas foi realizada pela frequncia da presena de cada problema identificado em uma amostra dos processos de contratos da empresa. Para isto, foi selecionada uma amostra aleatria que corresponde a 7% dos contratos ativos da empresa. Nesta amostra de contratos, foi analisada pelos especialistas do setor de administrao de contratos (em um grupo focado) a presena de cada problema identificado anteriormente. Por meio de um modelo aditivo (soma das frequncias de cada problema na amostra de processos), obtido um ndice que representa a frequncia de cada problema no portflio de processos da empresa. As entradas, o procedimento e as sadas desta etapa so apresentados no Quadro 2.
Quadro 2 Entradas, mtodo e sada da etapa de levantamento e priorizao dos problemas.

Entrada

Mtodo Levantamento bibliogrfico baseado no PMI (2004) Grupo focado realizado entre os colaboradores do setor de administrao de contratos (n=5) Questionrio aplicado a colaboradores das demais reas envolvidas no processo (n=8)

Sada

Identificao das melhores prticas relacionadas gesto de contratos

Lista de melhores prticas relacionados administrao dos contratos

Entrada

Identificao dos problemas relacionados gesto de contratos da empresa

Fonte: Elaborado pelo prprio autor (2011)

Mtodo Questionrio fechado aplicado entre colaboradores envolvidos no processo (n=8) Grupo focado realizado entre os colaboradores do setor de administrao de contratos (n=5)

Sada Lista de problemas relacionados administrao dos contratos da empresa ndice de frequncia de cada problema no portflio de processos da empresa

Fonte: Elaborado pelo prprio autor (2011)

3.3 Priorizao das melhores prticas na minimizao dos problemas identificados Com a lista das melhores prticas para os projetos (Etapa 3.2) e a lista dos problemas na gesto de contratos da empresa priorizados de acordo com sua frequncia no portflio de processos da empresa (Etapa 3.1) construda uma matriz. Esta matriz composta por (i) problemas e (j) melhores prticas. Para a priorizao do impacto de cada melhor prtica (i) na minimizao do problema (j), utilizada uma estrutura

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baseada no MAUT. O MAUT (multiattribute utility) fornece ao tomador de deciso melhores condies para a estruturao dos problemas de forma hierrquica avaliando subjetivamente informaes quantitativas e qualitativas (MIN, 1994; CRISTOFARI JR., 2008). Utiliza-se uma escala de quatro pontos (0,3,6,9), em que 0 representa que a melhor prtica (i) no possui impacto no problema (j) e 9quando a melhor prtica (i) possui o maior impacto na minimizao do problema (j). Aps a identificao da relao de impacto de cada melhor prtica (i) para a minimizao do problema (j) pelos 5 especialistas do setor de administrao de contratos, foi ponderada esta relao pelo ndice de impacto de cada problema no portflio de processos da empresa (frequncia do problema no portflio de processos da empresa). Este relacionamento realizado por meio de uma soma produto entre as avaliaes dos especialistas com o ndice de frequncia de cada problema no portflio de processos da empresa. O resultado desta etapa consiste em uma lista das melhores prticas priorizadas de acordo com a sua capacidade de minimizar os problemas nos processos integrantes do portflio da empresa. As entradas, o procedimento e as sadas desta etapa so apresentadas no Quadro 4.
Quadro 4 Entradas, mtodo e sada da etapa de priorizao das melhores prticas na minimizao dos problemas identificados.

e os responsveis por esta atividade de forma simultnea. O resultado desta etapa consiste na representao grfica do fluxo atual das atividades e dos responsveis pelo processo de gesto de contratos da empresa. As entradas, o procedimento e as sadas desta etapa so apresentados no Quadro 5.
Quadro 5 Entradas, mtodo e sada da etapa de mapeamento do processo de gesto de contratos da empresa

Entrada

Mtodo

Sada

Levantamento

Mapeamento

Fluxo de

das atividades do processo de gesto de contratos da empresa e seu fluxo

do processo de gesto de contratos seguindo o mtodo swin lanes (JESTON; NELIS, 2006)

atividades, identificao dos responsveis e envolvidos em cada atividade do processo mapeados

Fonte: Elaborado pelo prprio autor (2011)

3.5 Plano de ao para as melhorias priorizadas A partir da identificao das melhores prticas priorizadas (Etapa 3.3), ser realizado um plano de ao (5W2H) para implementar as cinco melhores prticas com maior impacto nos problemas de gesto de contratos da empresa. As entradas, o procedimento e as sadas desta etapa so apresentados no Quadro 6.
Quadro 6 Entradas, mtodo e sada da etapa plano de ao para as melhorias priorizadas.

Entrada Lista de melhores prticas relacionada administrao dos contratos Lista de problemas relacionados administrao dos contratos ndice de freqncia de cada problemas no portflio de processos da empresa

Mtodo

Sada

Matriz de priorizao da capacidade das melhores prticas minimizarem o efeito dos problemas no portflio da empresa Avaliao de especialistas do setor de administrao de contratos (n=5)

Listas de melhores prticas priorizadas de acordo com sua capacidade de minimizarem os problemas de gesto de contratos da empresa

Entrada

Mtodo

Sada

Fonte: Elaborado pelo prprio autor (2011)

Listas de melhores prticas priorizadas de acordo com sua capacidade de minimizarem os problemas de gesto de contratos da empresa

5W2H

Plano de ao para a implementao das 5 melhores prticas priorizadas

3.4 Mapeamento do processo de gesto de contratos da empresa Para identificar a forma como o processo de gesto de contratos acontece na empresa, foi realizado um mapeamento bsico deste processo. Para este objetivo, foi utilizado o mtodo swin lanes (JESTON; NELIS, 2006). Este mtodo tem por caracterstica identificar o fluxo de atividades

Fonte: Elaborado pelo prprio autor (2011)

4. RESULTADOS Os resultados do estudo so apresentados conforme as etapas propostas na sesso de metodologia.

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4.1 ETAPA 1: Levantamento dos problemas Os problemas relacionados gesto de contratos da empresa foram identificados por meio de um levantamento com um grupo de 5 especialistas (funcionrios do Setor de Administrao de Contratos) e questionrios com 8 funcionrios envolvidos no processo. Aps os problemas levantados, foi realizada uma anlise de sua frequncia em uma amostra dos contratos da empresa. Foram selecionados para a amostra todos os contratos em anlise no setor de administrao de contratos no perodo. Foram selecionados 12 contratos, correspondendo a 7% dos contratos vigentes da empresa. Estes contratos apresentam caractersticas diversas, como valores, classificao, modalidades e complexidade, representando satisfatoriamente a totalidade de contratos da empresa. A Tabela 1 apresenta os problemas identificados e a sua frequncia na amostra dos contratos da empresa. Ao analisarmos os problemas, verificamos que a falta de procedimentos, polticas e diretrizes, juntamente com a falta de capacitao tcnica so os que possuem maior frequncia, sendo verificados em 83,3% dos processos analisados. Verifica-se que estes problemas possuem relao com a frequente mudana da direo, das comisses, falta de pessoal, orientao poltica da gerncia dentre outros. Estes problemas so frequentes na gesto da administrao pblica, como no caso da empresa em estudo. Apesar de

se identificar esta relao de causa e efeito, no sero abordadas estas causas em razo da dificuldade de ao de melhorias nas reas gerenciais da empresa. Sendo assim, as propostas de melhoria esto focadas na minimizao das consequncias destes problemas na empresa em estudo. 4.2 ETAPA 2: Levantamento de melhores prticas As melhores prticas foram identificadas atravs da bibliografia (PMI, 2004), de sugestes dos especialistas e das respostas do questionrio j mencionado. Aps o levantamento das melhores prticas, estas foram categorizadas e classificadas de forma mais genrica, seguindo as fases propostas no PMI. A fim de facilitar a compreenso da equipe de trabalho, algumas das melhores prticas identificadas foram renomeadas seguindo os termos de conhecimento dos colaboradores da empresa. Identificou-se que algumas melhores prticas sugeridas e/ ou identificadas na bibliografia tiveram que ser agrupadas, pois so comuns a mais de uma fase. Quanto s melhorias: reavaliao e readequao do fluxo do processo de contrato e treinamento dos gestores e envolvidos foram classificados na fase prticas genricas devido competncia destas, e que no estavam includas em nenhuma fase indicada na bibliografia consultada. O Quadro 7 apresenta as melhores prticas identificadas, classificadas de acordo com a fase correspondente e tambm a sua origem.

Tabela 01 - Frequncia de Problemas por processo

Problemas Procedimentos, polticas e diretrizes deficitrias Falta de capacitao tcnica dos colaboradores Falta de comunicao entre gestor e Seaco Sistemas/softwares no confiveis Erros nos projetos bsicos Notas fiscais com valores divergentes Propostas/Planilhas de preos mal formuladas c/ou sem percentuais divergentes Atrasos nos encaminhamentos dos processos Acompanhamento e fiscalizao dos contratos precrios Demora nas anlises dos processos Oramento limitado (restrito administrao do governo Federal) Falta procedimentos para penalidades das contratadas Erros nos editais Falta de documentao/certides da contratada Erros e atrasos nas garantias Notas fiscais faltando informaes Atrasos nos atestados das notas

Amostra de processos A B 1 1 1 1 1 1 1 1 C D E 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 F 1 1 1 1 1 1 G H L M N O 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

NDICE DE FREQUENCIA 10 10 9 8 7 7 6 6 5 5 4 4 3 2 2 1 1

1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1

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Quadro 07 Levantamento das melhores prticas para a minimizao dos problemas.

Questionrio X X X X X X

Fase

Melhor prtica

Definir/adequar polticas, procedimentos e diretrizes Realizar cronogramas de execuo do servio ou entrega do material Planejar compras Planejar oramento Identificar riscos na contratao Realizar pesquisa de mercado Planejar contrataes Criar documentos padronizados Criar normas e manuais Criar cadastro de fornecedor

X X X X X X X X

Solicitar Respostas dos fornecedores Selecionar fornecedores Administrao de contrato Encerramento de contrato Prticas genricas

Instruir a contratada Fiscalizar os contratos Aplicao de penalidades Reavaliar e readequar o fluxo de pagamento das notas fiscais Revisar, corrigir e/ou substituir sistemas/softwares

X X X X X

Reavaliao e readequao do fluxo do processo de contratos Treinamento dos gestores e envolvidos

Fonte: Elaborado pelo prprio autor (2011)

X X

Especialistas X X X X X X X X X X X X

PMI

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4.3. ETAPA 3: Priorizao das melhores prticas na minimizao dos problemas identificados Para a priorizao das melhores prticas, foi utilizado Maut. Por meio da avaliao de especialistas, foi identificada

a capacidade de cada melhor prtica em minimizar cada problema. Esta relao ainda foi ponderada pelo ndice de impacto de cada problema no portflio de problemas da empresa. A Figura 04 apresenta a matriz desenvolvida.

Atrasos nos encaminhamentos dos processos

Falta de comunicao entre gestor e Seaco

Melhores prticas

Definir/adequar polticas, procedimentos e diretrizes Criar documentos padronizados Treinar gestores e envolvidos Criar normas e manuais Instruir a contratada Realizar maior fiscalizao dos contratos (por parte dos gestores) Reavaliar e readequar o fluxo de contratos Reavaliar e readequar o fluxo de pagamento das notas fiscais Aplicar de penalidades nas contratadas (quando necessrio) Planejar o oramento Revisar, corrigir e/ou substituir sistemas/software Realizar pesquisa de mercado Identificar riscos na contratao Criar cadastro de fornecedores Exigir cronogramas de execuo do servio ou entrega do material (quando necessrio) FREQUNCIA DOS PROBLEMAS NO PORTFLIO

9 6 9 6 3 6 9 6 9 9 3 6 6 3 6
10

6 6 6 3 3 6 9 6 3 6 6 9 6 3 9
7

6 6 6 3 3 3 9 6 3 6 9 6 6 3 6
3

6 6 9 3 3 6 6 3 6 3 3 3 6 3 6
10

6 6 9 6 6 6 6 3 6 6 6 6 6 6 9
5

6 6 3 6 6 3 6 3 3 3 6 6 6 3 6
6

9 6 6 6 3 6 6 3 3 6 3 3 3 0 6
6

6 6 6 3 3 6 6 3 3 3 3 3 3 0 3
5

6 6 6 6 6 6 6 6 3 0 3 3 3 3 3
1

6 3 3 6 6 6 6 6 3 3 3 3 6 3 3
7

6 3 6 6 6 6 3 6 3 0 3 3 6 6 6
2

6 3 0 0 3 3 6 3 5 6 0 3 3 3 6
4

9 6 3 3 3 6 6 3 3 3 3 3 0 3 0
9

6 6 9 6 6 9 9 6 0 6 3 3 3 0 3
1

6 3 3 3 6 3 3 3 6 3 3 3 3 3 0
2

9 6 6 6 6 6 3 6 6 3 0 3 6 6 6
4

6 3 3 3 3 3 6 3 3 6 6 3 3 3 6
8

Figura 04 Matriz de priorizao das melhores prticas na minimizao dos problemas. Fonte: Elaborado pelo prprio autor (2011)

ndice do impacto positivo da aplicao das melhores prticas relacionado com os problemas ponderados por sua frequncia no portflio de produtos 627 471 498 384 354 474 579 375 398 423 342 384 405 267 468

Propostas/Planilhas de preos mal formuladas c/ou com percentuais divergentes

Oramento limitado (restrito administrao do governo Federal)

Falta de procedimentos para penalidades das contratadas

Acompanhamento e fiscalizao precria dos contratos

Problemas

Falta de documentao/certides da contratada

Procedimentos, polticas e diretrizes deficitrias

Falta de capacitao tcnica dos colaboradores

Notas fiscais com valores divergentes

Demora nas anlises dos processos

Notas fiscais faltando informaes

Sistemas/softwares no confiveis

Atrasos nos atestados das notas

Erros e atrasos nas garantias

Erros nos projetos bsicos

Erros nos editais

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O resultado desta matriz apresenta as melhores prticas que possuem maior impacto na minimizao dos problemas no portflio de processos da empresa. Para as cinco melhores prticas com maior impacto na minimizao dos problemas relacionados gesto de contratos da empresa, ser realizado um plano de ao para a sua implementao. O resultado da priorizao das melhores prticas apresentado na Figura 05.
Melhores Prticas Definir/adequar polticas, procedimentos e diretrizes Reavaliar e readequar o fluxo de contratos Treinar gestores e envolvidos Realizar maior fiscalizao dos contratos (por parte dos gestores) Criar documentos padronizados

4.4 ETAPA 4: Mapeamento de processo de gesto de contratos da empresa Para esta etapa, foi utilizado o mtodo Swin Lanes (JESTON;NELIS, 2006). Sua aplicao foi essencial para compreenso das atividades relacionadas gesto de contratos e contribuiu para identificao dos colaboradores envolvidos. O resultado pode ser visualizado parcialmente na Figura 6 e de forma completa no Apndice 01.
ndice de impacto 627 579 498 474 471 468 423 405 398 384 384 375 354 342 267

Exigir cronogramas de execuo do servio ou entrega do material (quando necessrio) Planejar o oramento Identificar riscos na contratao Aplicao de penalidades nas contratadas (quando necessrio) Criar normas e manuais Realizar pesquisa de mercado Reavaliar e readequar o fluxo de pagamento das notas fiscais Instruir a contratada Revisar, corrigir e/ou substituir sistemas/software Criar cadastro de fornecedores
Figura 5 - Melhores prticas priorizadas. Fonte: Elaborado pelo prprio autor (2011)

Figura 8 Mapeamento das macroatividades do processo de gesto de contratos da empresa. Fonte: Elaborado pelo prprio autor (2011)

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4.5 ETAPA 5: Plano de ao para melhorias priorizadas A partir dos resultados obtidos na matriz de priorizao das melhores prticas (FIGURA 6), foi elaborado um plano de ao utilizando o mtodo 5W2H com as 5 (cinco) melhorias prticas de maior impacto na minimizao dos problemas da gesto de contratos da empresa, conforme apresentado no Quadro 6. Apesar de parte dos problemas identificados possuir entre suas causas determinadas prticas aplicadas na administrao pblica, tais como a frequente mudana da direo, orientao poltica da gerncia e falta de pessoal,

as propostas de melhoria aqui apresentadas tem foco nos procedimentos operacionais da empresa, no abrigando questes gerenciais da empresa. Utilizando o mtodo proposto neste trabalho, o plano de ao proposto apresenta as principais aes a serem propostas presidncia da empresa a fim de minimizar problemas (custos, retrabalho, irregularidades, etc) na gesto de contratos e contribuir para a empresa atingir seus objetivos estratgicos.

Quadro 6 - Plano de Ao para a implementao das melhores prticas priorizadas.

Plano de Ao What? (O que?) Why? (Como?) Who? (Quem?) Adm. Contratos, Compras, Desenvolvimento e Expanso, Suprimentos, Planejamento Adm. Contratos, Compras, Desenvolvimento e Expanso, Suprimentos, Planejamento

When? (Quando?)

Where? (Onde?)

Definies de polticas, procedimentos e diretrizes

Rever os procedimentos, as polticas e diretrizes, e definir padres e adapt-los realidade.

at 2012

Interno

Reavaliao e readequao do fluxo de contratos

Realizar o mapeamento e atualizao das atividades/ envolvidos com as atividades relacionadas gesto de contratos.

at 2012

Interno

Treinamento dos gestores e envolvidos

Realizar contratao de cursos especficos sobre os seguintes temas: (i) Aperfeioamento de pregoeiros: prego presencial e eletrnico e noes de SRP; (ii) Sanes administrativas luz do TCU; (iii) Licitao e contratos; (iv) Elaborao de termo de referencia e normas de elaborao de edital; (v) Licitao de TI; (vi) Gesto de convnios; (vii) Especializao de gestores; (viii) Contratos de obra e servios de engenharia

Seleo e Treinamento

ano de 2011

Interno e em outras instituies

Definir o papel de fiscal e suas atribuies, Maior fiscalizao e rever o papel do gestor, atravs de novos dos contratos (por procedimentos, criar ferramentas para o controle e parte dos gestores) acompanhamento.

Gestores e fiscais

A partir dos papis definidos

Interno

Documentos padronizados

Identificar os documentos necessrios e desenvolver padres de acordo com as categorias.

Adm. Contratos, Compras, Desenvolvimento e Expanso, Suprimentos, Planejamento

Interno

Fonte: Elaborado pelo prprio autor (2011)

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5. CONSIDERAES FINAIS Este artigo descreveu uma pesquisa ao atravs da metodologia proposta. Esta se mostrou vlida. Atravs do mtodo proposto, pode se alcanar os objetivos, tais como: levantamento do estado atual do processo de gesto de contratos, diagnstico das principais dificuldades e a proposio de melhorias para este processo da empresa. A aplicao desta metodologia resultou na elaborao do plano de ao com as 5 (cinco) melhores prticas prioritrias (de maior impacto). A implantao destas melhores prticas ainda est alinhada com os objetivos propostos no plano estratgico da empresa, que visa atender os seguintes objetivos: assegurar a melhoria do desempenho, reduzir e racionalizar gastos e inclusive reduzir o passivo trabalhista e inibir fatos geradores. Embora a implantao das melhores prticas selecionadas no tenha entre seus objetivos ganhos financeiros, esperado que as melhorias resultantes de sua implementao incrementem a eficincia da gesto de contratos da empresa e esta melhoria tenha impacto nos custos e gastos relacionados a este processo na empresa. Entre as dificuldades encontradas na execuo deste trabalho, pode ser destacado o mapeamento do processo na empresa, muito em razo da participao de colaboradores de diversos setores, das diversas atividades envolvidas e a falta de definio de procedimentos. Quanto sugesto para prximos trabalhos, apresenta-se o monitoramento das vantagens na gesto de contratos da empresa obtidas pela implementao das melhores prticas selecionadas. 6. REFERNCIAS ABDALA, E.C. A gesto orientada por processos: um estudo de caso em uma organizao hospitalar brasileira. CONGRESSO BRASILEIRO DE SISTEMAS. RIBEIRO PRETO Anais...II, SP. 2006. Arquivo disponvel em < http://www. facef.br/quartocbs/arquivos/41.pdf>. Acesso em 10 de agosto de 2010. AMARAL, A. C. C. Licitao e contratos administrativos Pareceres e comentrios. Terceira Edio, Belo Horizonte, Editora Forum, 2010. ASSUNO, M.A.; MENDES, P. J.V. Mudana e gesto de processo em organizao pblica. V CONGRESSO INTERNACIONAL DEL CLAD SOBRE LA REFORMA DEL ESTADO Y DE LA ADMINISTRACIN PBLICA: Anais... - Santo Domingo, Rep. Dominicana, 2000. BRASIL, Lei n. 8.666 de 21 de maio de 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituio Federal, institui normas para licitaes e contratos da Administrao Pblica e d outras providncias. Dirio Oficial da Unio de 22 de junho de 1993. CRISTOFARI JR., C.A. Proposta de um mtodos de anlise de maturidade e priorizao de melhorias na gesto do

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DIAGNOSIS AND PROPOSITIONS FOR IMPROVEMENTS ON CONTRACT MANAGEMENT OF A TRANSPORTATION COMPANY

Abstract
The process management has provided to companies in general a better operational performance. This paper aims to improve the process of Contract Management in a transportation company. Using the method of action research, this paper elaborates a diagnosis of the actual situation of Contract Management process, a prioritization of problems, a survey of best practices recommended for contract management and an action plan for improvements. The results show the lack of procedures, policies and guidelines as major problems this company contract management. Among the best practices with the greatest impact to improve of the process were identified (i) to set / adjust policies, procedures and guidelines, (ii) reassess and readjust the contracts flow and (iii) train managers and the people involved. These results, as well as the action plan for implementing prioritized best practices, represent an opportunity to improve the companys contract management process. Keywords: Process Management, Contracts, Public Company, Public Transport, Best Practices

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Apndice 1