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PROPUESTA DE UN PLAN DE AUDITORA DE SISTEMAS DE INFORMACIN DE COSTOS PARA LA EMPRESA HABILITIES SL SUCURSAL EN PER
INTRODUCCION I. GENERALIDADES 1.1. 1.2. II. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. III. 3.1. 3.2. 3.3. IV. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. Objetivo General Objetivos Especficos Descripcin de la empresa Procesos de Contabilidad de Costos Sistemas de Informacin de Costos Situacin Actual Directrices de Cobit Objetivos de Control Controles de Aplicacin Definicin del Alcance Recursos Anlisis de Riesgos Procedimientos de Auditora Papeles de Trabajo
DIAGNOSTICO
PLAN DE AUDITORA
I. GENERALIDADES
1.1.
Objetivo General
Elaborar un Plan de Auditora de Sistemas de Informacin de Costos para la Empresa Habilities SL Sucursal en Per, para contribuir con el mejoramiento de los resultados en la industria de la Construccin. A fin de evaluar la elaboracin de informacin interna de las diferentes actividades que se efectan en dicha organizacin. Siendo una de las informaciones claves, la vinculada con la <Gestin> que permite tanto a directivos como a la gerencia planificar, programar y medir performances. Entre los alcances de la evaluacin tenemos:
procesos. La confidencialidad Integridad de la Informacin. Eficiencia y Eficacia de los Sistemas de Informacin de Costos. Cumplimiento Legal y Normativo.
1.2.
Objetivos Especficos
Determinar los objetivos de control de aplicacin de costos a los procedimientos que se aplicarn en el plan de auditoria.
Disear un plan de auditoria, en base a procedimientos tcnicos que permitan alcanzar el objetivo de la propuesta.
II. DAGNSTICO DE LA EMPRESA 2.1 Descripcin de la Empresa HABILITIES SL SUCURSAL EN PER, esuna empresa dedicada a la construccin de infraestructuras pblicas. Se estructura en dos grandes reas de negocio, la ejecucin de obras, que es la actividad principal, y la prestacin de servicios de consultora y asistencia tcnica. Fundada en Valencia, Espaa, en 1999, para Habilities la bsqueda de la excelencia es un objetivo constante, destacando en cada una de las obras contratadas por la calidad de los trabajos, la personalizacin de los mismos, una buena relacin coste-eficacia, un optimo ajuste de los plazos de ejecucin, una excelente gestin de seguridad y salud, y un cuidadoso respeto por el medio ambiente, lo que le ha permitido consolidarse en el sector, logrando ganarse el reconocimiento de sus clientes, colaboradores y empleados.
Es uno de los principales campos de actuacin de la empresa. Contamos con una amplia experiencia en la ejecucin de todo tipo de obras hidrulicas y medioambientales as como en la ejecucin de carreteras y obras de urbanizacin. Edificacin
La edificacin institucional es la lnea de negocio que ms nos enorgullece, siendo numerosas las administraciones pblicas que nos han confiado la ejecucin de sus edificios e instalaciones ms significativas y emblemticas. Ingeniera y Consultora
Nuestro departamento tcnico cuenta con una plantilla multidisciplinar enfocada a aportar la solucin ms adecuada a cada una de las necesidades de nuestros clientes, con un servicio ptimo y de mxima calidad. I+D+I
Convencidos de la importancia de la investigacin, el desarrollo y la innovacin para el futuro, en Habilities contamos con un departamento de I+D+i para estar a la vanguardia de los avances tcnicos en el sector. RAZON SOCIAL HABILITIES SL SUCURSAL EN PER
ORGANIGRAMA
DIRECTORIO
DIRECTORIO
CONTROL DE GESTIN
GERENTE DE SUCURSAL
PREV.DE RIESGOS
ADMINISTRACI ON Y FINANZAS
DIRECCION DE PROYECTOS
DEP.ESTUDIOS
ADQUISICIONE S
MAQUINARIA
DEPT.PERSONAL
OBRAS
DPT.CONTABILIDAD
VISION Queremos ser la empresa constructora de referencia en el mbito regional en la prestacin de soluciones orientadas al bienestar de los ciudadanos y al progreso de la sociedad. Una empresa diversificada e integrada, comprometida con sus empleados y admirada por su capacidad de crear valor.
MISION La creacin de valor para la sociedad y para nuestros accionistas proporcionando la gestin y servicios necesarios para disear, construir y explotar infraestructuras y servicios que contribuyan, de un modo eficiente y seguro, al bienestar de las personas.
4. ASIGNACION DE LOS CENTRO DE COSTOS Cuando en el rea administrativa ya tengan determinado el nombre del proyecto a este se asignara un Centro de Costo(al cual posteriormente se cargaran todos los gastos incurridos en el proyecto). (Imagen N04) 5. PLANILLA DE METRADOS Esta planilla de metrados especial para la constructora ayudar a llevar el orden de los clculos de: construcciones provisionales, instalaciones provisionales, trabajos preliminares, excavaciones, concreto simple y concreto armado. (Imagen N05) 6. CONTROL DE VALORIZACIONES En este proceso de Control de valorizaciones podemos apreciar lo invertido en la obra en cifras lo cual permite tener un control ms exacto de los gastos que se vienen realizando a lo largo del proyecto. (Imagen N06)
7. CALCULO DEL REVESTIMIENTO DE LA OBRA Para este clculo se debe tomar en cuenta factores como la mano de obra, el alquiler de mquinas, y los materiales. El caculo se realiza por el metro de revestimiento determinando un precio por tal, de manera que sea distribuido por los operarios oficiales y peones de la obra por das, semanas y horas.
PRECIO PROYECTO METROS REVESTIMIENTO DIARIOS m3 concreto en pao m3 por metro lineal m3 por da
S/.
dias semana hora 12.75 S/. 108.33 S/. 650.00 S/. 10.90 S/. 92.67 S/. 556.00 S/. 9.84 S/. 83.67 S/. 502.00 S/.
S/.
MANO DE OBRA
EQUIPO DIARIO Maestro obra Repartidor Controlador Cerchero Operario Cerchero Pen Trompista Cargadores Booguies Operario Oficial Pen
CANTIDAD 1 1 1 2 1 2 5 6 1 1 1
PERSONAL 1 1 1 2 1 2 5 6 6 6 6
PRECIO DIA S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. 110.00 83.67 41.83 108.33 92.67 92.67 83.67 83.67 108.33 92.67 83.67 TOTAL
COSTE DIARIO S/. 110.00 S/. 83.67 S/. 41.83 S/. 216.67 S/. 92.67 S/. 185.33 S/. 418.33 S/. 502.00 S/. 650.00 S/. 556.00 S/. 502.00 S/. 3,358.50
N Paos 6 Paos
ALQUILER
CANTIDAD 2 2
PRECIO DIA S/. S/. 38.14 S/. 15.00 S/. TOTAL S/.
MATERIALES
CANTIDAD 1 133 15 13 1
PRECIO DIA S/. S/. S/. S/. S/. 78.75 18.22 25.42 50.85 30.00 TOTAL
COSTE DIARIO S/. 78.75 S/. 2,423.31 S/. 381.36 S/. 661.02 S/. 30.00 S/. 2,502.06
8. CALCULO DEL COEFICIENTE DE REAJUSTE En este siguiente proceso de clculo se puede apreciar COEFICIENTE DE REAJUSTE en relacin a los meses aplicados pata un respectivo reajuste de acuerdo a la descripcin correspondiente. (Imagen N07)
9. VALORIZACION DE OBRA Es la cuantificacin econmica de un avance fsico en la ejecucin de la obra en los periodos determinados sealando los precios unitarios y su avance. (Imagen N08) En el grfico que sigue, se aprecia cmo se relacionan el sistema de informacin contable, el sistema de informacin sobre costos y la contabilidad de costos en el marco de la empresa. De los diferentes sectores de la empresa se reciben datos referidos a sus actividades y se les enva la pertinente informacin. A su vez, los otros sistemas de informacin existentes en la empresa entregan y reciben informacin de ambos sistemas.
Los costos de la calidad no reflejan todos los gastos necesarios para generar la calidad, sino aquellos costos relacionados con la calidad que son fcilmente accesibles, los cuales representan solamente una parte de todos los costos imaginables para la calidad y su aseguramiento.
2.3 Sistema de Informacin de Costos: Toda empresa necesita disponer de un sistema de informacin para la gestin. Por ello es necesario sistematizarla de manera que cumpla, sobre todo con proporcionar informacin de manera oportuna. As como toda empresa necesita disponer de un sistema de informacin para la gestin, este sistema debe tener como columna vertebral que lo de lnea y sostiene al Sistema de Informacin de Costos. Descripcin del Sistema de informacin de Costos aplicado por la Empresa Habilities SL Sucursal en Per 1. La identificacin y representacin de los procesos que se lleva a cabo en la organizacin, a partir de la clasificacin proveniente del enfoque de la cadena de valor: PROCESOS DE APOYO
PROCESOS PRINCIPALES La informacin que se obtiene a partir de un sistema de coteo por rdenes, provee una vista Interfuncional e integrada de la organizacin, incluyendo las actividades y los procesos del negocio. Este flujo se visualiza a travs de cinco reas especficas: 1. 2. 3. 4. 5. Recursos Inductores de Recursos Actividades Inductores de Actividades Objetos de Costo (materiales, industria de la construccin, proveedores y sostenimiento)
N de proveedores N de reclamos
N de pedidos
N de inspeccin de
Materia
Industria de la
Proveed
Sostenimie
1. En la parte superior se muestran los diferentes recursos de la organizacin, cada uno de los cuales tiene un costo real
3. De manera similar, el costo de las actividades se asigna a los objetos de costo de acuerdo a patrones nicos de consumo de dichas actividades.
2. Estos costos fluyen y son asignados a las distintas actividades que se realizan de acuerdo al consumo real del recurso por la actividad.
La metodologa permite identificar de manera precisa el costo real en la construccin de un bien inmueble y por ende, calcular las rentabilidades respectivas.
El sistema de costeo escogido fue el COSTEO POR RDENES DE TRABAJO, se utiliza en aquellas actividades de produccin en las que muchos productos, diferentes trabajos, u rdenes de produccin son efectuadas en cada periodo.
Sistema de Informacin Contable Entrada: Datos Reglas y procedimientos para convertir datos en informacin relevante Salida: Reportes, Resmenes, etc
Contabilidad de Costos
Sistema de Informacin sobre Costos Entrada: Recursos Convierte recursos de entrada en los productos deseados Productos terminados a los clientes
Procesos de Transformacin
INFORMACIN GENERENCIAL
INFORMACIN
Calidad, oportunidad Cantidad, relevancia Entrada y salida de la informacin Almacenamiento y procesamiento de la informacin
SISTEMA DE INFORMACIN
ORGANIZACIN
Decisiones Gerenciales, en base a procesos de los sistemas de informacin: Programacin de la construccin Compra de materiales Proyecciones financieras Modelos de simulacin de negocios Modelos de inventario Control de proyectos
Programacin de la construccin:
Compra de materiales:
TOTAL
1,929,264.17
100.00%
TOTAL
877,801.91
45.50%
110%
AVANCE QUINCENAL ACUMULADO (%)
100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0.00% 0% 0.00%
Al 29 Oct
68.32%
Ejecutado
Al 20 Ene
2.4 Situacin Actual Los sistemas utilizados para atencin al cliente se basan en sistemas de ltima tecnologa para automatizacin de los procesos y la interaccin con los clientes. El sistema contable forma parte de los sistemas de informacin gerencial, por lo que se considera la contabilidad de costos como una subdivisin del sistema contable, la cual permite acumular, registrar y determinar los costos de los productos fabricados en una empresa y tomar decisiones acertadas en cuanto a inversiones, polticas de precios, entre otros. En tal sentido, la presente auditoria tiene el propsito de lograr medidas gerenciales para el control de los costos, mejorar la situacin actual de la empresa y servir de fuente de informacin para las empresas del sector construccin para el diseo de esquemas productivos que se ajusten a las caractersticas especficas de la organizacin. La Compaa dar prioridad al fortalecimiento de la infraestructura de datos a travs del uso de nuevas tecnologas. Se busca obtener una solucin e implementacin correcta, es decir, una solucin que satisfaga plenamente las especificaciones, antes de prestarles atencin a las concesiones necesarias para hacer la decisin aceptable. La retroalimentacin debe poner a prueba la validez y efectividad de la decisin y el informe frente al curso real de los acontecimientos.
MATRIZ FODA La matriz FODA es una herramienta de anlisis que vamos a aplicar, como objeto de estudio en un momento determinado del tiempo. Luego de analizar las siguientes variables, se debern tomar decisiones estratgicas para mejorar la situacin actual en el futuro.
FACTORES INTERNOS
FORTALEZAS Buen ambiente laboral Conocimiento del mercado Grandes recursos financieros Equipamiento de ltima generacin Experiencia de los recursos humanos Recursos humanos motivados y contentos Cuidadoso respeto por el medio ambiente.
DEBILIDADES Incapacidad para ver errores. No se cuenta con planes operativos. Infraestructura inadecuada. Ciertos obreros o trabajadores desconocen la misin y visin de la empresa
FACTORES EXTERNOS
OPORTUNIDADES Competencia dbil Tendencias favorables en el mercado Trabajo de Investigacin coordinado Convenios de prestacin de servicios con instituciones estatales y privadas. Se utilizan las fortalezas aprovechar oportunidades. para Se busca minimizar las debilidades y maximizar las oportunidades. Con el buen ambiente laboral, la buena capacitacin del personal se puede Las debilidades en cuanto a la emprender a maximizar las falta de personal profesional, oportunidades en el mercado, puede minimizarse teniendo aprovechando la competencia dbil, y el una competencia dbil, y buen trabajo coordinado basado en aprovechar en conseguir a costos de obra, convenios, licitaciones y personas que tengan o contratos favorables para el mercado. realicen un trabajo
coordinado, y que sepan a As como tambin maximizar la donde estn orientados por rentabilidad de la empresa y llevar una medio de la visin y la misin contabilidad computarizado basado en de la empresa. costos. AMENAZAS Se busca que con las fortalezas pueda minimizar las amenazas, y esto se puede realizar con el amplio Regulacin desfavorable conocimiento que se presenta en la Tendencias desfavorables empresa y la alta calidad de recursos humanos motivados para emprender su en el mercado trabajo, minimizando a los competidores principales de la empresa y tratando de que el trabajo sea de manera consolidada y favorable para el mercado. Utilizar tcticas defensivas para disminuir las debilidades internas y evitar las amenazas del entorno. Una empresa que enfrenta muchas amenazas externas y debilidades internas de hecho podra estar en una situacin muy precaria. La empresa siempre debe luchar por la supervivencia, fusionarse o emplear algn tipo de mecanismo para sobrevivir o de lo contrario llegar a la liquidacin.
FORTALEZAS Procesos tcnicos y administrativos de calidad Departamento de I+D+i para estar a la vanguardia de los avances tcnicos en el sector. Buena relacin coste-eficacia Adecuada presentacin del expediente tcnico de la Obra Pia Adecuada presentacin del expediente econmico de la Obra Pia.
DEBILIDADES Carencia de personal profesional capacitado en Asignacin de Costos. Falta de integracin del rea de contabilidad con el rea de estudios. Segregacin de funciones. Retraso de los documentos de control. Aplicacin incorrecta de centro de costos. Inadecuada subdivisin de los centros de costos de la Obra Pia.
FACTORES INTERNOS
FACTORES EXTERNOS
OPORTUNIDADES Cuenta con la posibilidad de obtener acceso a crditos. Puede optar con sistemas contables
ms eficientes Cuentan con proveedores que le suministran materiales de importacin para la elaboracin de algunos proyectos.
EXPLICACION DE LA SITUACION ACTUAL La empresa que hemos tomado como modelo para aplicar el plan de auditora, cuenta con procesos tcnicos y administrativos de calidad, sin embargo carece de personal con amplios conocimientos en asignacin de costos; esto podra traer dificultades en la toma de decisiones gerenciales, ya que una correcta determinacin de los costos generales en este caso aplicados a la obra Pia, permite conocer de manera confiable el verdadero valor de la inversin (continuara ivette),
MATRIZ DE RIESGOS
CONTROL
1) Asignacin de Centros de Costos 2) Retraso de los Documentos de Control 3) Segregacin de Funciones 4) Implementacin e integracin del rea de Contabilidad y gerencia
TOTAL 14 13 10
5 5 3
5 4 4
4 4 3
DOMINIO
Planeacin y Organizacin
PROCESOS
Confidencialidad
Disponibilidad
Cumplimiento
Confiabilidad
Instalaciones
Aplicaciones
Informacin
Efectividad
Integridad
Eficiencia
S Criterios de Informacin
/ Recursos de TI
Control sobre el proceso de TI de: Comunicacin de las funciones y objetivos de cada puesto Que satisface los requerimientos de negocio de: Asegurarse que los miembros de la empresa Habilities SL Sucursal en Lima sean conscientes de la funcin que desempean. Se hace posible a travs de: Establecer de manera clara y poner en conocimiento de los interesados las funciones competentes al cargo que desempean: Y se toma en consideracin: Misin claramente posicionada Encargados del rea contable Jefe de obra Administrador de obra Gerente de obra
Residente de obra
Personas /
Datos
Identificaciones y asimilacin de funciones Compromiso de calidad Polticas de calidad y control interno Prcticas de seguridad y control interno Programa continuo de comunicaciones entre el personal a cargo de la obra Recurso: GENTE
DOMINIO: ADQUISICIN E IMPLEMENTACIN Para llevar a cabo la estrategia de TI, las soluciones de TI deben ser identificadas, desarrolladas o adquiridas, as como implementadas e integradas dentro del proceso del negocio. Adems, este dominio cubre los cambios y el mantenimiento realizados a sistemas existentes. Dentro de los costos practicados para la elaboracin de la obra Pia; se determin que existe una falta de integracin del rea de contabilidad con los costos, existiendo un menor control en la directriz de adquisicin e Implementacin. Proceso: AI1 Identificar Soluciones Automatizadas
PRIMARIO
SECUNDARIO
Confidencialidad
Infraestructura
Disponibilidad
Cumplimiento
Confiabilidad
Aplicaciones
Informacin
Efectividad
Integridad
Eficiencia
Recursos de TI
Identificar soluciones automatizadas en relacin con el rea contable y los costos aplicados. Que satisface el requerimiento del negocio para: Traducir los requerimientos funcionales y de control de los costos correspondiente al rea contable a un diseo efectivo y eficiente de soluciones automatizadas para mejorar la gestin de la obra Pia.
Personas
Se hace posible a travs de: La definicin de los requerimientos tcnicos de la obra Pia. Los estudios de factibilidad, para verificar los estndares de desarrollo de la obra; para poder identificar el detalle de los costos. Aprobar (o rechazar) los requerimientos y los resultados de los estudios de factibilidad. Para poder tener una implementacin e integracin de los costos con el rea contable, en cuanto a la mejora de la gestin de la obra pia, se debe verificar tambin las operaciones realizadas en el rea de Tesorera. Se toma en consideracin: En cuanto los criterios de Informacin como nivel primario la efectividad y como nivel secundario la eficiencia. Respecto a los Recursos de Tecnologa de Informacin se tomar en cuenta las aplicaciones y la infraestructura. Tambin se verificar el rea de contabilidad en cuanto al detalle de los costos, el rea de tesorera; para verificar si esta tiene relacin con los costos, respecto a la obra pia. ENTREGA Y DAR SOPORTE DS6 IDENTIFICAR Y ASIGNAR COSTOS La necesidad de una adecuada asignacin justa y equitativa de costos TI En cada Obra, requiere de una medicin precisa y un acuerdo con los usuarios (Administradores de Obra) de la Obra sobre su asignacin justa. Este proceso incluye la construccin y operacin de un sistema para capturar, distribuir y reportar costos de TI a los usuarios de los servicios. Un sistema equitativo de costos permite al gerente de la empresa tomar decisiones informadas referentes a lo que cuesta hacer obra y la utilidad que se obtiene de cada obra. DS6 Confidencialidad
Disponibilidad
Cumplimiento
Confiabilidad
Efectividad
Integridad
Eficiencia
Control sobre el proceso TI de: Identificar y asignar costos Que satisface los requerimientos de la obra Pia de:
Asegurar un conocimiento correcto de los costos atribuibles a los materiales de construccin, maquinarias, mano de obra, sueldos de los residentes, topgrafos.
Pi-CD
Todos los costes directos: 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 TRABAJOS PRELIMINARES CARTEL DE IDENTIFICACION DE OBRA 4.80 x 3.60 m MOVILIZACION Y DESMOVILIZACION DE EQUIPOS Y MAQUINARIAS Y ALMACEN LIMPIEZA Y DESBROCE DE TERRENO C/EQUIPO CAMINOS DE ACCESO DEMOLICION DE ESTRUCTURA DE CONCRETO EXISTENTES C/EQUIPO
Pi-MO
MO MANO DE OBRA, HERRAMIENTAS Y EQUIPAMIENTO MANUAL. JORNADA OPERARIO JORNADA OFICIAL JORNADA PEN
Pi-CI
CI
Se hace posible a travs de: Un sistema de contabilidad (Siscont), que asegure que stos sean registrados, calculados de acuerdo a cada Rendicin que se enve de Obra (Documentacin) y asignacin de costos a los niveles de detalle requeridos y apropiados a cada Documento de control con sus respectivas Documentacin. Y toma en consideracin:
Recursos identificables y medibles en la Obra Pia. Procedimientos y polticas de cargo de acuerdo a la Obra pia. Enlace con los acuerdos de de nivel de cada material de construccin para la Obra Pia Reportes Automatizados para la toma de decisiones del Gerente. Verificacin del reconocimiento de beneficios de acuerdo al coste y beneficio de Obra Pia.
Instalaciones / /
Aplicaciones
Tecnologa
Gente
DS11 Administracin de datos Enfoque dirigido a la Directriz DS11 Administracin de datos, ya que en la empresa es muy importante la disponibilidad, exactitud y sobre todo oportunidad con los datos que se requiere del exterior porque se cuenta con un retraso de los Documentos de Control. La directriz nombrada satisface el requerimiento del negocio de TI para Optimizar el uso de la informacin y garantizar la disponibilidad de la informacin cuando se requiera en la obra Pia, enfocndose en mantener la integridad, exactitud, disponibilidad, y proteccin de los datos.
Se identifican:
Asegurar que el ingreso de los datos sea exacto, completo, autorizado y correcto Asegurar que los datos se den en tiempo oportuno Verificar que los datos sean almacenados de forma adecuada y completa
Datos
Se hace posible a travs de una combinacin efectiva de controles generales y de aplicacin sobre las operaciones de TI y se toma en consideracin:
Controles de documentos fuente Controles de entrada, procesamiento y salida (Documentos de Control) Polticas de administracin de datos (Para el buen manejo de los Documentos solicitados)
3.2. Objetivos de Control Interno Objetivos de Control: Ambiente positivo de control de la informacin Responsabilidad de la gerencia en cuanto a asignacin de funciones, a los encargados de la obra pia Comunicacin de la funciones a los miembros de la empresa Habilities SL Comunicacin de las polticas de la organizacin Cumplimiento de polticas, procedimientos y estndares Establecer procedimientos y polticas para situaciones especificas (eventos fortuitos o de fuerza mayor)
PO6.3 Administracin de Polticas y de Control Elaborar y dar mantenimiento a un conjunto de polticas que apoyen la estrategia de TI. Deben incluir roles y responsabilidades de los miembros integrantes de la empresa, por medio de una adecuada segregacin de funciones, alineados con la filosofa administrativa y el estilo operativo de la empresa. Estos elementos incluyen: la integridad, los valores ticos, la competencia del personal, la rendicin de cuentas y la responsabilidad. Responsabilidad de la Gerencia en cuanto a Polticas Compromiso con la Calidad Polticas para Situaciones Especficas
PO6.5 Comunicacin de los Objetivos y la Direccin de TI Asegurarse de que la conciencia y el entendimiento de los objetivos y la direccin del negocio y de TI se comunican a los interesados apropiados y a los usuarios de toda la organizacin. Comunicacin de las Polticas de la Organizacin
Cumplimiento de Polticas, Procedimientos y Estndares AI1.1 Definicin y Mantenimiento de los Requerimientos Tcnicos y Funcionales del Negocio
Objetivo de Control
Verificar los requerimientos funcionales en el rea de Tesorera. Verificar las prioridades del rea de tesorera. Revisar la separacin de los costos asignados en cuanto a la obra pia. Revisar el cumplimiento de las prioridades de cada requerimiento en cuanto a la obra pia.
Identificar, dar prioridades, especificar y acordar los requerimientos de negocio funcionales y tcnicos que cubran el alcance completo de todas las iniciativas requeridas para lograr los resultados esperados de los programas de inversin en TI. DS6 IDENTIFICACIN Y ASIGNACIN DE COSTOS DS6.1 Definicin de servicios OBJETIVOS DE CONTROL 1. Elementos Sujetos (Administradores de Obra, Gerente de Obra y Residente de Obra) a Cargo de la Obra. 2. Procedimientos de Costeo de Pi- CD, pi- Mo, Pi-CI. 3. Procedimientos de Asignacin de Centros Costos en los Documentos de Control, Rendiciones y la Asignacin de Centro de costo a cada Facturacin por parte del Usuario (Administrador de Obra enve al rea de Contabilidad de la Oficina central Lima) de Obra
Definicin de Materiales de construccin, Maquinarias, etc. Para identificar todos los costos de TI y equipararlos a los Documentos de Control y Rendiciones enviadas por el Administrador de Obra, Residente de Obra y Gerente de Obra de TI para soportar un modelo de costos transparente. Los Usuarios de TI deben alinearse a los procedimientos asociados. Pi-CD Todos los costes directos: 1 Pi1.1 Pi1.2 Pi1.3 Pi1.4 Pi1.5 TRABAJOS PRELIMINARES CARTEL DE IDENTIFICACION DE OBRA 4.80 x 3.60 m MOVILIZACION Y DESMOVILIZACION DE EQUIPOS Y MAQUINARIAS Y ALMACEN LIMPIEZA Y DESBROCE DE TERRENO C/EQUIPO CAMINOS DE ACCESO DEMOLICION DE ESTRUCTURA DE CONCRETO EXISTENTES C/EQUIPO
Pi-MO
MO MANO DE OBRA, HERRAMIENTAS Y EQUIPAMIENTO MANUAL. JORNADA OPERARIO JORNADA OFICIAL JORNADA PEN CI COSTES INDIRECTOS Residente Administrador Contable Gerente de obra
Pi-CI
DS6.2 Contabilizacin de TI Registrar y asignar los costos actuales a cada Documentacin de acuerdo con el modelo de costos definido. Las variaciones entre los presupuestos y los costos actuales deben analizarse y reportarse de acuerdo con los sistemas de medicin financiera de la empresa. Se debe registrar las compras y ventas de acuerdo al centro de costo de la Obra Pia para que se tenga una idea de cunto se gasta y as poder obtener el resultado de la Obra y que el Gerente pueda tomar decisiones si tiene que realizar cambios o no para aplicarlas en las prximas Obras. DS6.3 Modelacin de Costos y Cargos Con base en la definicin de los materiales de construccin, sueldos de obreros, honorarios de los residentes de obra, topgrafos, etc. se debe definir un modelo de costos que incluya costos directos, indirectos y fijos, y que ayude al clculo de tarifas de reintegros de cobro por cada concepto. El modelo de costos debe estar alineado con los procedimientos de contabilizacin de costos de la empresa. El modelo de costos de TI debe garantizar que los cargos por cada gasto de la Obra Pia sean identificables, medibles y predecibles por parte de los usuarios (administradores de obra, rea de contabilidad de la oficina central de lima) para propiciar el adecuado uso de recursos. La gerencia del usuario debe poder verificar el uso actual y los cargos de los gastos por Obra.
DS6.4 Mantenimiento del Modelo de Costos Revisar y comparar de forma regular lo apropiado del modelo de costos/recargos para mantener su relevancia para el negocio en evolucin y para las actividades de TI. En la obra Pia, el rea de contabilidad debe dar seguimiento si se realiza una adecuada asignacin de centro de costo por material de construccin, mediante una revisin de los documentos de control y rendiciones que se enva en obra. Este mantenimiento debe realizarse continuamente para obtener resultados positivos y que se pueda tomar decisiones adecuadas.
MODELO DE MADUREZ La administracin del proceso de identificar y asignar costos que satisfagan los requerimientos del gerente de la empresa constructora para que pueda entender los costos por la Obra Pia y as mejorar la relacin costo- eficiencia por medio del uso bien informado de todos los conceptos que comprende en Obra.
O No Existente cuando Hay una completa falta de cualquier proceso reconocible de identificacin y distribucin de costos en relacin a los gastos (documentacin dada por la Obra Pia).la empresa no reconoce incluso que hay un problema que tender respecto a la contabilizacin de costos y que no hay comunicacin respecto al asunto. 5. OPTIMIZADO cuando Los costos de todos los conceptos comprendidos en los Costos de la Obra Pia, se identifican, registran, resumen y reportan a la Gerencia de la oficina Central, a los dueos de los procesos de la Obra y a los Usuarios.
DS11.1 Requerimientos del Negocio para Administracin de Datos La gestin de datos ayuda a garantizar la calidad, oportunidad y disponibilidad de los datos de la empresa. En este caso es verificar que todos los datos que se espera procesar se reciben y procesan completamente, de forma precisa y a tiempo, y que todos los resultados se entregan de acuerdo a los requerimientos de la empresa. MODELO DE MADUREZ 2 REPETIBLE PERO INTUITIVO
Cuando a lo largo de toda la organizacin existe conciencia sobre la necesidad de una adecuada administracin de los datos. A un alto nivel empieza a observarse la propiedad o responsabilidad sobre los datos. Los requerimientos de seguridad para la administracin de datos son documentados por individuos clave. Se lleva a cabo algn tipo de monitoreo dentro de TI sobre algunas actividades clave de la administracin de datos (respaldos, recuperacin y desecho). Las responsabilidades para la administracin de datos son asignadas de manera informal a personal clave de TI.
3.3. Controles de Aplicacin PO6 Comunicar los objetivos y aspiraciones de la gerencia Procedimiento Documentos de control por responsables de la ejecucin de la obra pia
N (Semana - Ao)
1 RESUMEN GENERAL
PROYECTO: RESPONSABLE: FECHA DE RENDICIN:
# 1 2 3 4 5
TRABAJADOR
MONTO
VB Responsable
VB Gerente
Objetivos Asegurarse de la trasferencia y el entendimiento de los costos, beneficios, estrategia, polticas y niveles de servicio de TI por parte de los miembros participantes de la Obra Pia. Asegurarse de que se puede confiar en las transacciones automatizadas y en los intercambios de informacin del negocio, por todos los niveles jerrquicos. Garantizar que los servicios e infraestructura de TI puedan resistir y recuperarse de fallas y errores. Asegurar el uso y desempeo adecuados de las aplicaciones y de las soluciones tecnolgicas. Mide: Nivel de entendimiento de las funciones por parte de los miembros de la organizacin Nmero de interrupciones al negocio debidas a interrupciones en el servicio de TI. Porcentaje de interesados que entienden el marco de trabajo de control de TI de la empresa Porcentaje de interesados que no cumple las polticas. Pasos Residente de obra, pronuncia sus requerimientos al gerente de obra: recursos materiales, humanos, logsticos, de abastecimiento, etc. Gerente de obra enva los documentos una vez por da (solicitud de DC) Jefe de Obra, dar visto bueno al DC firmando en la casilla VB gerente, por la solicitud recibida, aprobando lo solicitado. Residente de obra Administrador de obra, dar visto bueno a lo firmado por el Jefe de obra, firmando en la Gerente de obra casilla VB Responsable, para aprobar el dinero que cubrir la solicitud aprobada. Jefe de obra rea Administrativa, el DC pasar al rea administrativa con la denominacin SOLICITUD DC 1009, 1012,1014 por pagar, Asistente contable, los encargados los das lunes y jueves a las 12:00 se tomarn todas las copias de DC que estn (por pagar) y se pagarn, (pagado). Contador, por cada pago el contador enviar un email con el justificante de la transferencia al proveedor y pondr en copia a todo el grupo de obra: responsable de obra, residente, asistente y administrador Adiministrador de obra rea Administrativa Encargados del rea contable
VB Responsable
VB Gerente
VB Servicio VB Factura
Descripcin Se firmar siempre por el responsable de la obra. Se firmar siempre por el gerente. Se anotar la fecha En el DC firmarn en obra al ver el email de justificacin de transferencia, y pondrn la fecha del email. En la copia del DC firmar el contador y pondr la fecha. Firmar el responsable de obra y pondr la fecha. Firmar el responsable de obra y pondr la fecha.
AI1 Identificar Soluciones Automatizadas Procedimiento Procedimiento: N revisin Fecha revisin TESORERA 2 15 / 01 / 2013
Objetivo Ejercer un mayor control en las actividades desarrolladas por el rea de tesorera. Integrar e Implementar el rea de contabilidad y la gerencia de costos; mediante los requerimientos funcionales; siendo fundamental el rea de tesorera; influyendo directamente en la gerencia de costos de la obra Pia. Consistencia y relacin de los costos con la informacin obtenida en el rea contable. Calcular con precisin los flujos de caja de la obra en intervalos semanales; ya que estos influyen en la gerencia de costos por lo tanto involucra al rea contable. Pasos 1. Seleccionar la hoja de clculo Tesorera Obra 2. Rellenar los datos de autor, obra y fecha. 3. Rellenar los ingresos de la siguiente manera: CASO PETACC 1. Ingresar la facturacin en la semana prevista. En la facturacin debe haberse tenido en cuenta la amortizacin de adelantos. 2. Ingresar el cobro en cuenta corriente (95% del total) en la semana prevista 3. Ingresar el cobro de la detraccin (5% del total) en la semana prevista
1. 2. 3. 4.
CASO PCI Ingresar la facturacin en la semana prevista. En la facturacin debe haberse tenido en cuenta la amortizacin de adelantos. Ingresar la garanta retenida en la semana prevista Ingresar la detraccin (5% de la factura) en la semana prevista Ingresar el cobro en cuenta corriente (facturacin garanta detraccin) en la semana prevista 4. Rellenar los costes de la siguiente manera: Ingresar los costes separndolos en:
Agregados Cemento Concreto Madera Encofrado Fierro, Alambre Maquinaria Subcontratista 1 Subcontratista 2 Subcontratista 3 Ferretera Otros Operarios Oficiales Peones Topografa Laboratorio Hotel Telfonos Camioneta Sueldo 1 Sueldo 2 Sueldo 3 Vigilantes Vivienda 1 Vivienda 2 Movilidad Vivienda Viticos
Modelo de Requerimiento en el rea de Tesorera Autor: Obra: Fecha: Semana Inicio de Semana Fin de Semana IGV IGV Repercutido IGV Soportado Ventas Facturacin (incluye IGV)(1) Retencin por garanta(2) Cobro en cuenta de detraccin Cobro en cuenta corriente Otros Ingresos Total Costes Costes directos afectos a IGV Agregados Cemento Concreto Madera Encofrado Fierro, Alambre Maquinaria Subcontratista 1 Subcontratista 2 Subcontratista 3 Ferretera Otros Costes directos NO afectos a IGV Operarios Oficiales Peones Costes indirectos afectos a IGV Topografa Laboratorio Hotel Telfonos Camioneta 1 2 3 4 5
Costes indirectos NO afectos a IGV Sueldo 1 Sueldo 2 Sueldo 3 Vigilantes Vivienda 1 Vivienda 2 Movilidad Vivienda Viticos
0 Ingreso garanta Ingreso cta. detraccin Ingreso cta. Cte. Coste IGV Repercutido IGV Soportado
DS6 Identificacin y Asignacin de Costos EN LOS DOCUMENTOS DE CONTROL EN CUANTO LA ASIGNACION DEL CENTRO DE COSTO
Objetivos Solicitar pagos desde la obra a Lima. Controlar el buen servicio de todos los pagos. Controlar que todos los pagos tienen su sustento (factura, boleta, declaracin jurada, etc.) Controlar en cuanto a la Asignacin de los centros de Costos de la Obra Pia.
Pasos 0. En obra o en Lima se imprimir un talonario de Documentos de Control (DC) a partir del Excel Documento_control_vXX. Las pginas del talonario deben ir numeradas correlativamente. El nmero de inicio del talonario se indicar desde Lima.
1. En obra se usar un DC por cada transferencia que se quiera solicitar. Se rellenarn los bloques 1. INFORMACIN DE FACTURACIN, 2. INFORMACIN BANCARIA y 3. INFORMACIN DE PEDIDO. El responsable de la obra firmar en VB RESPONSABLE DEL PEDIDOy escribir la fecha. El DC estar en bandeja 1 de obra (por enviar)
Observaciones Anular DC: Cuando se desee anular un DC se comunicar con un email simple comunicando el hecho. El asunto del email ser ANULACIN DCXXXX. Factura recibida en Lima: Cuando una factura sea recibida en Lima, este hecho se comunicar a obra para que pongan LIMA y fecha en la casilla VB factura. El DC se enviar a Lima una vez tenga el VB Servicio. Formas de pago distintas a transferencia: Cuando el pago de un DC se deba realizar por una va que no sea transferencia: depsito, cheque, efectivo, etc., este hecho se anotar en observaciones. Saltarse el procedimiento: Cuando por la razn que sea, no se pueda seguir el procedimiento, la transferencia se solicitar a Lima por otra va (verbalmente, telfono, email, etc.). En obra se rellenar el DC igualmente. Nuestro contador anotar los datos en un listado de Pagos sin DC. Posteriormente en obra se enviar el DC para regularizar la situacin.
# 0 1
CAMPO N Obra Razn Social, RUC, DNI, Direccin Contacto, email, telfono Forma/Fecha de Pago
DESCRIPCIN Nmero de DC. Los nmeros no se repetirn entre las distintas obras Obra que solicita el pago Datos del proveedor. Estos datos son necesarios para crear el proveedor en el programa de contabilidad Estos son los datos para comunicar el justificante de la transferencia desde Lima Forma: Transferencia, depsito, cheque, efectivo Fecha de Pago: Fecha lmite para realizar el pago. Si no se indica en observaciones como URGENTE, el pago se realizar en el lunes o jueves previo a la fecha indicada. Titular de la cuenta bancaria Moneda de la cuenta bancaria Nombre del banco Marcar con crculo si es corriente o de ahorros. Poner el n de cuenta interno del banco, este se usa para transferencias dentro del mismo banco Cdigo de cuenta interbancario (20 dgitos): Se utiliza para transferencias interbancarias Se preguntar a todos los proveedores su n de cuenta de detracciones y se anotar en este campo. Compuesto por las dos iniciales de la obra, guin y centro de costo. Ejemplo de centro de costo de costos indirectos en canal Pia: PI-CI Indicar el n que se piden y la unidad Se utilizar esta descripcin en el asunto del email de justificacin de la transferencia al proveedor Costo unitario Monto de cada lnea Indicar con un crculo si el monto a pagar son dlares o soles. En el recuadro indicar el monto total del pago separando los cntimos con una coma. Se anotar cualquier observacin. Debe ser clara y precisa. Se firmar siempre por el responsable de la obra. Se firmar siempre por el gerente. Se anotar la fecha En el DC firmarn en obra al ver el email de justificacin de transferencia, y pondrn la fecha del email. En la copia del DC firmar el contador y pondr la fecha. Firmar el responsable de obra y pondr la fecha. Firmar el responsable de obra y pondr la fecha.
CCI N cuenta (detraccin) 3 Centro de costo Ud. Descripcin Importe Ud. Monto Monto total
VB Servicio VB Factura
EN LAS RENDICIONES DE OBRA EN CUANTO LA ASIGNACION DEL CENTRO DE COSTO A LOS GASTOS.
RENDICIN DE GASTOS
Objetivos Rendir gastos por parte de los trabajadores Controlar la cuenta de cada trabajador Controlar la cuenta de la obra Controlar los Centros de Costos Asignados a los gastos de la Obra Pia
Pasos 1. En obra o en Lima se imprimir un talonario de Planillas de Movilidad a partir del Excel Rendicion_gastos_vXX- pestaa 1.1 movilidad. Las pginas del talonario deben ir numeradas correlativamente. El nmero de inicio del talonario se indicar desde Lima.
Se adjuntar a la rendicin todos los comprobantes de pago de la siguiente manera: Los gastos de alimentacin personal irn agrupados y grapados aparte. Se colocarn al principio y asignando los Centros de Costo. Los gastos con comprobante de pago, se numerarn en la esquina inferior derecha de acuerdo con el n del listado de la rendicin.
2. El responsable de obra sumar las rendiciones de todos los trabajadores en el formato 1.Resumen general. Este formato debe codificarse con el n de semana y ao. Ejemplo para el 7/2/13: 06-13 3. El responsable de obra deber llevar las cuentas de cada uno de sus trabajadores en el formato 3. 4. El responsable de obra deber dar seguimiento en cuanto a la Asignacin de los Centros de Costos a cada documentacin que enven de obra, para ser contabilizado en Lima.
Objetivos Solicitar Documentos de Control a tiempo. Controlar la llegada y la entrega de los documentos requeridos Controlar que todos los pagos tengan su sustento (factura, boleta, declaracin jurada, etc.)
Pasos 2. Dependiendo de la urgencia del pago: a. Normal: En obra, una vez por da, se enviarn todos los DC escaneados en un solo email con copia El asunto del email ser SOLICITUD DC {N DCs}. Ejemplo SOLICITUD DC 1009, 1012,1014. El DC pasar a la bandeja 2 de obra (por pagar). Consejo: marcar el DC como enviado. b. Urgente: En obra, se enviar el DC escaneado con copia c. El asunto del email ser URGENTE SOLCITUD DC {N DCs}. Ejemplo URGENTE SOLICITUD DC 1022,1023. El DC pasar a la bandeja 2 de obra (por pagar). 3. Dependiendo de la urgencia del pago: a. Normal: En obra, se dar el visto bueno al DC firmando en la casilla VB gerente y lo enviar El asunto del email ser APROBACIN DC {N DCs}. Ejemplo: APROBACIN DC 1009, 1012,1014 b. Urgente: En Lima, sedar el visto bueno al DC firmando en la casilla VB gerente. c. Excepcin: En obra, en caso de que un DC tramitado por va normal requiera de urgencia y no s pueda contactar la persona encargada, se podr solicitar a la Asistente o Contadora dependiendo del personal encargado para que procedan con el VB. 4. En Lima, se colocarn las copias del DC aprobados en la bandeja 2 de Lima (por pagar). 5. En Lima, los lunes y jueves a las 12:00 todas las copias de DC que estn en la bandeja 2 de Lima (por pagar), se pagarn, se dar VB pago principal y las copias del DC pasarn a la bandeja 3 de Lima (pagado). Por cada pago nuestro contador enviar un email con el justificante de la transferencia al proveedor y pondr en copia a todo el grupo de obra. El asunto del email ser JUSTIFICANTE TRANSFERENCIA TALENT DCXXXX {descripcin de pedido}. Ejemplo: JUSTIFICANTE TRANSFERENCIA TALENT DC0001 Concreto 175, Concreto 210 y asesoramiento. 6. En obra, al recibir un email con asunto JUSTIFICANTE TRANSFERENCIA DCXXXX {Descripcin de pedido}, se marcar el DC en la casilla de PAGADO y pasar a la bandeja 3 de obra (pagado).
7. En obra, el responsable de obra dar el VB del servicio. En caso de que sea un suministro de material se engramparn al DC las guas de remisin. 8. En obra, en el momento en que llegue la factura esta se engrampar al DC, se revisar y el responsable de obra dar el VB de factura. 9. En obra, una vez que un DC est con VB de servicio y de factura, pasar a las bandeja 4 de obra (completo). 10. En obra, una vez a la semana se enviarn a Lima todos los DC de la bandeja 4 de obra (completo.
Observaciones Factura recibida en Lima: Cuando una factura sea recibida en Lima, este hecho se comunicar a obra para que pongan LIMA y fecha en la casilla VB factura. El DC se enviar a Lima una vez tenga el VB Servicio. Saltarse el procedimiento: Cuando por la razn que sea, no se pueda seguir el procedimiento, la transferencia se solicitar a Lima por otra va (verbalmente, telfono, email, etc.). En obra se rellenar el DC igualmente. Nuestro contador anotar los datos en un listado de Pagos sin DC. Posteriormente en obra se enviar el DC para regularizar la situacin.
PLAN DE AUDITORIA
La presente auditoria de los Sistemas de Informacin de Costos de la Empresa Habilities SL Sucursal en Per se desarrollar tomando en cuenta el mbito del rea Informtica de la empresa; enfocndose en los controles aplicativos de esta rea; desarrollndose dentro del periodo 2013.
Objetivo General Examinar y verificar con carcter objetivo, crtico, sistemtico y selectivo los Sistemas de Informacin de Costos de la Empresa Habilities SL Sucursal en Per; con el fin de evaluar la eficacia y eficiencia del uso adecuado de los recursos informticos, de la gestin informtica y si estas han brindado el soporte adecuado a los objetivos y metas de la empresa; emitiendo una opinin objetiva e independiente.
Objetivos Especficos
Verificar el adecuado uso y resguardo de los recursos informticos de la empresa Habilities SL Sucursal en Per
Verificar los controles implantados ante los riesgos en el uso de Tecnologa de Informacin.
Verficar el cumplimiento de la normatividad establecida respecto a los Sistemas de Informacin de Costo de la empresa Habilities SL Sucursal en Per
2. RECURSOS
RECURSOS DE PERSONAL
El Equipo de Auditora est integrado por el siguiente personal: Nombres y Apellidos Canales Vargas Joseph Collazos Quiliano Noelia Gonzales Crdenas Erick Huauya Fernndez Jenny Morote Gamboa Ivette Vsquez Melgarejo Roxana Supervisor Jefe de Equipo Auditor Especialista Informtico Especialista Costos Asistente Cargo Sueldo S/.16,000.00 S/. 12,000.00 S/. 8,000.00 S/. 6,000.00 S/. 6,000.00 S/. 3,200.00 Viticos S/. 3,000.00 S/. 5,000.00 S/. 3,600.00 S/. 3,100.00 S/. 500.00 S/. 220.00
DEL
15/10/2013
AL 47
21/12/2013
En el cuadro correspondiente se visualiza el costo de la Auditora de Sistemas de Informacin de Costos (no incluye IGV): N 1 2 APELLIDOS Y NOMBRES Canales Vargas Joseph Supervisor Collazos Noelia 3 Gonzales Erick 4 Huauya Jenny 5 Morote Ivette 6 Vsquez Roxana 100,641.68 Fernndez Especialista Informtico Gamboa Especialista Costos Melgarejo Asistente 28.43 192 5,458.56 220.00 5,678.56 39.13 80 3,130.40 500.00 3,630.40 39.13 40 1,565.20 3,100.00 4,665.20 Quiliano Jefe Equipo Crdenas Auditor 71.09 192 13,649.28 3,600.00 17,249.28 CARGO COSTO H/H. 142.17 NDE H.H. 192 320 27,296.64 34,121.60 3,000.00 5,000.00 30,296.64 39,121.60 SUBTOTAL VIATICOS TOTAL
de 106.63
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
CAUSA O ASPECTO A MEJORAR: Identificacin, Asignacin de Costos en la Obra Pia OBJETIVO: REVISAR LA CONSISTENCIA Y META: MEJORAR LA GESTION DE LOS CENTROS DE COSTOS CONFIABILIDAD DE LOS SISTEMAS DE APLICADOS EN LA OBRA PIA INFORMACION DE COSTOS N ACTIVIDAD RESPONSABLE INICIO TRMINO N DE DAS ESTATUS (PREDECESORAS)
1.
Equipo trabajo
15/10/12
30/10/12
11 das
2.
Equipo trabajo
31/10/12
14/11/12
9 das
3.
Equipo trabajo
15/11/12
30/11/12
12 das
1,2
4.
Gerencia
03/12/12
12/12/12
8 das
5.
13/12/12
21/12/12
7 das
3,4
47 das
CONTROL
TOTAL
3 3 5 4
3 4 4 4
3 3 5 5
14 10 13 13
OBJETIVOS DE CONTROL PO6.3 ADMINISTRACION DE POLITICAS Y DE CONTROL PO6.5 COMUNICACIN DE LOS OBJETIVOS Y LA DIRECCION DE TI
3 3
3 3
3 4
9 10
AI1.1 DEFINICION Y MANTENIMIENTO DE LOS REQUERIMIENTOS TECNICOS Y FUNCIONALES DEL NEGOCIO. DS6.1 DEFINICION DE SERVICIOS DS6.2 CONTABILIZACION DE TI DS6.3 MODELACION DE COSTOS Y CARGOS DS6.4 MANTENIMIENTO DEL MODELO DE COSTOS DS11.1REQUERIMIENTOS DEL ADMINISTRACION DE DATOS. NEGOCIO PARA
4 4 3 3 3 4
3 5 3 4 3 4
3 5 3 3 3 5
14 13 9 10 9 13
Asegurarse de la trasferencia y el entendimiento de los costos, beneficios, estrategia, polticas y niveles de servicio de TI por parte de los miembros participantes de la obra Pia.
AI1 IDENTIFICAR SOLUCIONES AUTOMATIZADAS
11
Integrar e Implementar el rea de contabilidad y la gerencia de costos; mediante los requerimientos funcionales; siendo fundamental el rea de tesorera; influyendo directamente en la gerencia de costos de la obra Pia.
DS6 IDENTIFICAR Y ASIGNAR COSTOS Controlar en cuanto a la asignacin de los Centros de Costos de la obra Pia. Controlar los Centros de Costos asignados a los gastos de la obra Pia. DS11 ADMINISTRACION DE DATOS Controlar la llegada y la entrega de los documentos requeridos.
12
5 4
5 5
5 5
15 14
14
PROGRAMA DE AUDITORIA
OBRA: PIA - EMPRESA HABILITIES SL SUCURSAL EN PER
1. ALCANCE DE LA AUDITORIA
La presente auditoria de los Sistemas de Informacin de Costos de la Empresa Habilities SL Sucursal en Per se desarrollar tomando en cuenta el mbito del rea Informtica de la empresa; enfocndose en los controles aplicativos de esta rea; desarrollndose dentro del periodo 2013.
2. OBJETIVO DE LA AUDITORIA Verificar el adecuado uso y resguardo de los recursos informticos de la empresa Habilities SL Sucursal en Per Revisar la consistencia y confiabilidad de los sistemas de Informacin de Costos. Verificar los controles implantados ante los riesgos en el uso de Tecnologa de Informacin. Verificar el grado de seguridad, confiabilidad y privacidad del ambiente informtico. Verificar el cumplimiento de la normatividad establecida respecto a los Sistemas de Informacin de Costo de la empresa Habilities SL Sucursal en Per 3. PROCEDIMIENTOS Verificar si la informacin extrada de los sistemas es confiable, tambin asegurar el buen uso de los sistemas. Revisar la relacin de los costos con la informacin obtenida en el rea de contabilidad. Verificar si la asignacin de los Centros de Costos estn siendo controlada, tambin si a los gastos se les esta asignando correctamente los Centro de costo. Verificar si existe tal control de documentos que sirvan como sustento para los procesos contables y dems clculos para la contabilizacin de costos. Inspeccionar que los datos calculados estn correctamente ingresados por los usuarios que contribuyen en el proceso de contabilizacin de costos. Inspeccionar que los sistemas y herramientas sean usados por personas capacitadas y confiables. Verificar si el sistema contable y las herramientas para los procesos contables son seguros(si cuenta con licencia)
6. PAPELES DE TRABAJO
GUIA DE ACTIVIDADES
OBJETIVO: Verificar la identificacin y asignacin de los costos y su aplicacin la cual deba contar con una adecuada segregacin de funciones que est orientada a que un funcionario o grupo de trabajo de la empresa, no tenga la posibilidad de cometer y ocultar errores que se presenten durante la ejecucin de su trabajo.
N 1. 2.
ACTIVIDADES DESCRIPCIN. Verifica la independencia de las reas de contabilidad y de estudios. (DS6) Verificar la correcta asignacin delos costos de las reas de contabilidad y de estudios. (DS6) Verificar que el ingreso de la informacin sea por personas capacitadas y confiables. (DS6) Verificar que los requerimientos cubran los alcances tcnicos y funcionales. (DS6) Verificar que se cumplan los procedimientos y polticas de acuerdo a la obra. (DS6) Verifica la adecuada descripcin y definicin de cada uno de los materiales. (DS6.1) Verificar que los documentos de control tengan una relacin directa con las rendiciones enviadas por la administracin de la obra, residente de obra y gerente de obra. (DS6.1)
Inicial
R/PT
3. 4.
5 6 7
GUIA DE ACTIVIDADES
OBJETIVO: Verificar los controles de la informacin y su disponibilidad oportuna en el rea de contabilidad y estudio, y la comunicacin de los objetivos y aspiraciones de la gerencia.
N 1.
Inicial
R/PT
2. 3. 4.
Verificar que se cumple el compromiso con la calidad. (PO6.3) Verificar el cumplimiento de las polticas en todas las reas. (PO6.3) Verificar la Comunicacin de las Polticas de la Organizacin. (PO6.5)
Detectar las oportunidades de mejora y recomendarlas para la puesta en prctica por parte de la empresa.
GUIA DE ACTIVIDADES
OBJETIVO: Verificar y constatar el adecuado mantenimiento de los requerimientos tcnicos y funcionales del negocio.
N 1. 2. 3. 4.
ACTIVIDADES DESCRIPCIN. Verifica requerimientos funcionales en el rea de Tesorera. (AI1.1) Evaluar las prioridades del rea de tesorera. (AI1.1) Revisar la separacin de los costos asignados en cuanto a la obra pia. (AI1.1) Revisar el cumplimiento de las prioridades de cada requerimiento en cuanto a la obra pia. (AI1.1) Detectar las oportunidades de mejora y recomendarlas para la puesta en prctica por parte de la empresa.
Inicial
R/PT
PT/ No.
PROYECTO: Identificacin, Asignacin de Costos en la Obra PiaEMPRESA: HABILITIES SL SUCURSAL EN PER__________________ Elabor:JECVFecha: 05/11/13 ETAPA:Informacin Comunicacin Revis: CEGCFecha: 05/11/13
SI NO AV A PL Iniciales
R/PT
COBIT PO6 COMUNICAR LOS OBJETIVOS Y ASPIRACIONES DE LA GERENCIA 1. La empresa est logrando el uso ptimo de los recursos internos y externos? 2. Todo el personal de la empresa entiende los objetivos de TI? 3. Todo el personal conoce las funciones que debe desempear? 4. Se ha establecido la responsabilidad de la gestin de los riesgos de TI? La calidad de los sistemas es apropiada para las necesidades de la empresa?
5.
PT/ No.
PROYECTO: Identificacin, Asignacin de Costos en la Obra PiaEMPRESA: HABILITIES SL SUCURSAL EN PER__________________ Elabor: JECV Fecha: 05/11/13 ETAPA: Ejecucin Revis: CEGC
SI NO AV A PL
Fecha: 05/11/13
Iniciales
R/PT
COBIT ENTREGA Y DAR SOPORTE 1. Se verifica que en los Documentos de Control estn asignados los Centros de Costos? Verifican la correcta realizacin de los Centros de Costos en cada Documentacin enviada al rea de Contabilidad? Se da el cumplimiento con los procedimientos dados a los usuarios de la Obra Pia? Hay personal capacitado en cuanto a identificacin y asignacin de Centros de Costos? Se tiene un control minucioso documento de ingreso y salida? de cada
2.
3.
4.
5. 6.
PT/ No.
PROYECTO: Identificacin, Asignacin de Costos en la Obra PiaEMPRESA: HABILITIES SL SUCURSAL EN PER__________________ Elabor: JECV Fecha: 29/10/13 ETAPA: Informacin Comunicacin Revis: CEGCFecha: 29/10/13 SI COBIT PO6 COMUNICAR LOS OBJETIVOS Y ASPIRACIONES DE LA GERENCIA 1. Existe el compromiso de la gerencia para establecer las polticas de intercambio y seguridad de informacin? Se garantiza el conocimiento de roles y responsabilidades por parte del personal a cargo de obra? Existe una adecuada coordinacin de las funciones, por cada miembro responsable? Se da cumplimiento a los procedimientos para el manejo de la informacin? Se aplican las polticas de control de acceso a la documentacin? NO NA INIC REF.
2.
3.
4. 5.
PROYECTO: Identificacin, Asignacin de Costos en la Obra PiaEMPRESA: HABILITIES SL SUCURSAL EN PER__________________ Elabor: JECV Fecha: 29/10/13 ETAPA: Ejecucin - Verificar Revis: CECG REF. COBIT DS ENTREGA Y DAR SOPORTE 1. Los documentos de control y la asignacin de costos se entregan en lnea con los requerimientos y las prioridades del negocio? Estn optimizados los costos de TI? El personal est capacitado para utilizar y recibir en forma productiva y segura los documentos de control? Los documentos de control tienen adecuada confidencialidad y disponibilidad para ser ingresados al sistema? Se tiene el control adecuado en cuanto a la asignacin de centro de costos en la Obra Pia? La informacin que genera los Centros de Costos de la Obra Pia es confiable? Se tiene control de los documentos de control en cuanto la asignacin de los Centros de Costos? Se puede tomar decisiones de acuerdo al reporte que refleja el aplicativo de centro de costos? SI NO NA Fecha: 29/10/13 INIC
2. 3.
4.
5.
6.
7. 8.
Tcnicas de Auditoria
Anlisis de la informacin recabada del auditado. Dicha informacin ser solicitada al rea donde se realizar la auditoria. Anlisis de la informacin propia. Buscar y determinar la integracin dela informacin en las reas incurridas. Cruzamiento de las informaciones anteriores. La informacin brindada por las reas debera en este caso dar un aproximado en los resultados. Entrevistas Las entrevistas propiamente dichas sern dirigidas hacia el personal de las reas auditadas. Muestreos. La informacin de muestra ser nicamente de la Obra Pia en la cual muestra las indiferencias en los Centro de Costos, para quizs posteriormente se revisen otras obras de la empresa.
Herramientas de Auditoria
Cuestionario Checklist.
Para determinar si la integracin se est dando y profundizar algunas interrogantes en cuanto al procedimiento de los procesos.
Matrices de riesgo.
Su uso es factible para encontrar los puntos de mayor importancia o decir los cuales tienen mayor riesgo en los procesos de contabilizacin de costos.
CDULAS DE HALLAZGO
CDULA DE HALLAZGOS
PT/N 01 OBRA: PIA - EMPRESA HABILITIES SL SUCURSAL EN PER ETAPA: EJECUCIN ELABOR: CQL FECHA: REVIS: CVJ FECHA: R/PT
DETALLE
Descripcin del hallazgo:
Recomendacin:
ALTO
MEDIO X
BAJO
DETALLE
Descripcin del Hallazgo