MANUALES, REGLAMENTOS Y OTROS

1.

Plan Estratgico de Negocio Durante nuestra compresin del negocio de la Compaa, hemos observado que sta no cuenta con un Plan Estratgico de Negocio que ayude a direccionar las acciones de la Administracin para el cumplimiento de sus objetivos. Si bien el control de las operaciones se realiza fundamentalmente desde Per, consideramos importante que para el monitoreo del negocio en el pas, la Administracin de la Compaa evale la posibilidad de elaborar un Plan Estratgico de Negocio con proyecciones a cinco aos y que sea revisado anualmente, que identifique claramente la visin, misin, objetivos a corto y a largo plazo (ej.: fortalecimiento de puntos de venta, fidelidad de clientes, posicionamiento en el mercado, mejoramiento de servicios, tercerizacin de costos y gastos, evolucin de ventas), los riesgos asociados a estos objetivos as como su probabilidad de ocurrencia, la respuesta de la Administracin ante dichos riesgos y los valores de la Compaa. El mencionado Plan Estratgico de Negocio, deber ser transmitido a las gerencias, jefaturas departamentales, y todo el personal de la Compaa que podra tener una participacin activa en la consecucin de las metas, lo cual permitira, entre otras cosas:

a) b)

Reforzar en el personal la visin, misin, valores y principios de la Compaa. Alinear al personal a la estrategia y modelo de negocio que haya sido definido y se vaya a adoptar.

Motivacin del personal al ser tomado

2.

Falta de preparacin de Presupuestos y Proyecciones La compaa no realiza presupuestos anuales ni tampoco proyecciones. La utilizacin de un presupuesto que sea analizado y monitoreado permanentemente, sirve como complemento de la gestin administrativa gerencial ya que este es la cuantificacin monetaria de los planes, objetivos y metas globales de una Compaa, por lo que, sera conveniente elaborar presupuestos financieros, de resultados y proyecciones de flujo de caja detallados; los cuales deberan contener las bases de preparacin en funcin de la estimacin y proyeccin de las variables tales como ndice de inflacin, niveles de consumo, tamao de mercado, entre otros. La revisin mensual de estos presupuestos debera considerar la comparacin con los resultados actuales y resultados del ao anterior para dirigir y monitorear las actividades del negocio, documentando formalmente las explicaciones de las desviaciones significativas de los resultados versus los planes planteados por la Administracin, as como la respuesta de la Administracin ante dichas desviaciones. Somos del criterio que la Administracin debe preparar un breve manual conteniendo instrucciones concretas acerca de los procedimientos que deben emplearse para elaborar los presupuestos anuales y flujos. Consideramos que la ausencia de instrucciones formales relativas a la elaboracin de presupuestos puede ocasionar equivocaciones y confusiones al personal responsable de estas tareas, as como tambin podra dificultar su preparacin de una manera eficiente y eficaz.

3.

Manual de funciones de la Organizacin Consideramos importante que la Compaa efecte un estudio pormenorizado de las funciones que actualmente se encuentra desempeando el personal que presta servicios, con el propsito de reestructurar, si es el caso, el esquema organizativo y lograr una clara definicin de funciones y responsabilidades en los distintos niveles de la Organizacin, con el fin de establecer manuales de procedimientos que describan los controles, procedimientos vigentes y permitan controlar la utilizacin de todas las formas y documentos en uso, necesarios para ejercer un adecuado control de las operaciones.

La eficacia de los sistemas de control se basa en una adecuada asignacin de funciones y responsabilidades a cada individuo e incluyen una apropiada separacin de tareas.

4.

Polticas de conflicto de Intereses. An cuando no tenemos conocimiento de ningn conflicto entre los intereses personales de los funcionarios y empleados que prestan servicios y los de la compaa, consideramos conveniente estudiar la posibilidad de establecer una poltica en relacin con posibles conflictos de intereses y adicionarlas con los siguientes procedimientos: Comunicar mediante carta a todos los funcionarios y empleados que prestan servicios en funciones claves, la poltica sobre conflictos de intereses establecidos por la Entidad, Reiterar todos los aos el contenido de dichas cartas, Solicitar peridicamente por escrito a los funcionarios y empelados que prestan servicios en posiciones claves, declaraciones sobre sus negocios o conexiones financieras que puedan tener relacin con la entidad.

Los procedimientos sugeridos pueden ayudar a evitar conflictos entre los intereses de los funcionarios y los de la Compaa en operaciones comerciales con proveedores, clientes y organizaciones o individuos que hagan o traten de hacer negocios con la Compaa.

5.

Manual de procedimientos contables Conjuntamente con el Manual de funciones de la Organizacin, se debera elaborar un Manual de procedimientos contables que contenga una descripcin detallada de los procedimientos a seguir en la preparacin de los comprobantes contables, flujo de la documentacin, liquidacin de costos, etc. El establecimiento de un manual de procedimientos contables proporciona las siguientes ventajas: asegura la confiabilidad en las informaciones contables que sirven de base para la toma de decisiones; evita prdidas de tiempo al establecer en forma precisa la responsabilidad por las transacciones contables; agiliza el registro de las transacciones evitando tratamientos contables diferentes para una misma transaccin; sirve de gua para empleados nuevos y ayuda a su entrenamiento.

6.

Sistema de informacin financiera (*) Si bien la Administracin de la Compaa cuenta con informacin financiera, hemos observado que los niveles gerenciales no cuentan con informacin complementaria suficiente y en tiempo real que le permita apoyar la toma de decisiones sobre los principales aspectos del negocio. Considerando los objetivos de mejoramiento continuo de la Compaa, a continuacin mencionamos los siguientes aspectos que deberan formar parte del sistema de informacin para la Gerencia: Estudiar la conveniencia de utilizar el costeo estndar para valorar todo el proceso de produccin y el mantenimiento de inventarios. Este mtodo de valoracin permite realizar anlisis de las causas que originan variaciones de eficiencia en la utilizacin de la materia prima, mano de obra y capacidad de la planta y variaciones de precios en los recursos utilizados. Es importante mencionar que si la Compaa decidiera utilizar el costeo estndar, previo al cierre del ejercicio se deber efectuar el costeo de los inventarios a un mtodo aprobado por las NECS (UEPS, PEPS, Promedio). Como complemento de la gestin administrativa gerencial, sera conveniente elaborar presupuestos financieros, de produccin y de resultados, proyecciones de flujo de fondos, flujos de caja diarios o mensuales que incluyan por lo menos tres tipos de escenarios bsicos: optimista, conservador y pesimista; los cuales deberan contener las bases de

preparacin en funcin de la estimacin y proyeccin de las variables tales como ndice de inflacin, tasas de inters, etc. La revisin mensual de estos presupuestos debera considerar la comparacin con los resultados actuales y resultados del ao anterior para dirigir y monitorear las actividades del negocio, documentando formalmente las explicaciones de las desviaciones significativas de los resultados versus los planes planteados por la Administracin, as como la respuesta de la Administracin ante dichas desviaciones. La Administracin de la Compaa debe definir toda la informacin adicional que considere indispensable para su gestin, los responsables de su elaboracin y revisin y las fechas de presentacin. Esta informacin deber ser clasificada en funcin de su requerimiento (semanal, mensual, semestral, etc.), y de las necesidades de cada departamento.

7.

Formalizacin del Reglamento de seguridad industrial y salud ocupacional La Compaa an no ha formalizado el correspondiente reglamento de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, puesto que el mismo se encuentra en proceso de aprobacin por parte del Ministerio de Relaciones Laborales. Consideramos procedente se regularice el estado en el que se encuentra la emisin del mencionado Reglamento, para dar cumplimiento a lo establecido por los Organismos de control correspondientes y coadyuvar a una eficiente y eficaz gestin institucional. La adopcin de la sugerencia permitir adems evitar eventuales observaciones y sanciones de parte de las autoridades de control.

8.

Anlisis general de los estados financieros. Durante nuestras pruebas pudimos constatar que la Compaa no est efectuando un anlisis ni conciliacin de los estados financieros. Dicha evaluacin debe considerar entre otros aspectos: a) Obtencin para cada cierre mensual de los estados financieros detalles de la composicin de todas y cada una de las cuenta que conforman los estados financieros. b) Conciliacin mensual de los auxiliares contables de todas y cada una de las cuentas que conforman los estados financieros con el mayor general. c) Partiendo de estos detalles determinar si los saldos que conforman los rubros son razonables y estn debidamente soportados con documentacin soporte. d) Efectuar un anlisis pormenorizado de las cuentas, lo cual permitir evaluar eventuales regularizaciones contables a castigos o requerimientos de provisiones. e) Efectuar una revisin analtica de los estados financieros comparativa con el periodo anterior y el presupuesto. En la actualidad la compaa no efecta un anlisis como el descrito y no cuenta con detalles de la composicin de los saldos de las cuentas que constituye en punto de partida para el anlisis descrito precedentemente. La adopcin de esta recomendacin permitir contar con informacin financiera apropiada para la toma de decisiones gerenciales

9.

Empresa en marcha Durante el ao 2007 se gener una prdida neta y acumulada de US$6,662,973. Adicionalmente, la Empresa presenta un dficit de capital de trabajo de US$801,569 y mantiene obligaciones corrientes con Amcor PET Packaging USA por US$9,820,909, de las cuales US$8,802,669 se encuentran vencidas y no han sido formalmente refinanciadas. Debido a que el monto de las prdidas acumuladas de la Empresa exceden el lmite mximo permitido por la legislacin ecuatoriana, la Empresa est sujeta a una liquidacin automtica si los accionistas no resuelven este asunto a satisfaccin de las autoridades de control.

Considerando la difcil situacin financiera por la que atraviesa la Empresa, es importante disponer de elementos de juicios que le permitan a las autoridades correspondientes (Superintendencia de Compaas) concluir que los estados financieros de la Empresa pueden ser preparados considerando la misma como una empresa en marcha. Debido a lo mencionado precedentemente consideramos que la Empresa debera preparar ante cualquier eventual observacin por parte de las autoridades competentes, la siguiente informacin: a) Informacin financiera proyectada para los prximos dos aos: estados financieros proformas y flujos de caja proyectados, Plan estratgico y operacional de la Empresa para los prximos dos aos, y, Confirmacin de los accionistas de la Empresa indicando el apoyo financiero directo a las operaciones de la Empresa.

b) b)

EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO CAJA - BANCO

10.

Caja chica Durante nuestra revisin, efectuamos un arqueo de caja chica en la cual observamos lo siguiente: Un sobrante de USD$ 37, que la reposicin de caja no se la hace oportunamente, los vales o documentos que soportan las reposiciones se encuentra sin una numeracin secuencial, sin la palabra de cancelado y sin la firma de autorizacin y aprobacin de un funcionarios diferente al custodio, que existen vales provisionales con ms de 48 hora sin justificacin, que mesclan el dinero del fondo con los de las responsable del fondo de caja chica, que no realizan arqueo sorpresivos de caja chica y que no poseen un manual o poltica de utilizacin de este fondo. Recomendamos, se implemente lo siguiente: Que, los comprobantes de caja chica deben ser pre numerados para facilitar el control y seguimiento. Que, los desembolsos de caja chica deben contar con la autorizacin y aprobacin de un funcionario apropiado diferente al custodio de los fondos. Que, a todos los documentos que soportan la reposicin de la caja chica se les coloque un sello de CANCELADO para evitar duplicidad de pago. Que, se elabore un manual o poltica para el manejo de este fondo. Que, el custodio del fondo o los administradores de las areas de negocios no incluyan su efectivo en los fondos de las cajas para evitar los excedentes en las mismas. Estos fondos deben ser manejados y controlados con independencia de los recursos del custodio de las cajas. Se realice las reposiciones de los fondos oportunamente o cuando los mismos hayan sido utilizados en un 50%. Todo valor entregado provisionalmente sea justificado dentro de las 48 o 72 horas despus de haber entregado el vale provisional. Se realicen oportuna y sorpresivamente los arqueos de caja chica, dejando constancia por escrito de los actuantes en el mismo.

11.

Caja Viticos Como resultado de nuestras pruebas, pudimos observar que al 31 de diciembre del 2012, existen ciertos comprobantes de egreso de caja que no poseen las firmas correspondientes de autorizacin o recib conforme, as como tampoco los soportes respectivos (solicitud de viticos, comprobantes de venta, etc.).

Es importante enfatizar la importancia que tiene la evidencia escrita por parte del funcionario responsable en los documentos, respecto de su conformidad al haber revisado los documentos en cuanto a su naturaleza del gasto, validacin de la documentacin soporte. As como su apropiado registro contable y se proceda a evidenciarlo con las firmas respectivas de elaborado, revisado y aprobado.

12.

Gastos de viaje de empleados sin soporte adecuado Durante el desarrollo de nuestra auditora, pudimos observar en base a una muestra de auditora, que existen viticos pagados al personal por concepto de alimentacin, movilizacin y otros, cuyos soportes en ciertos casos no se encuentran soportados con comprobantes de venta autorizados, los gastos correspondientes a taxis exceden del 10% del total del viaje, y la solicitud de liquidacin de gastos no cumple con el detalle mnimo requerido por la normativa tributaria, dado que en las liquidaciones revisadas no se detalla el nmero de documento con el que se respalda el gasto, ni la razn social ni el registro nico de contribuyentes (RUC) del proveedor nacional o del exterior. Al respecto, recomendamos a la compaa definir controles que aseguren el adecuado tratamiento de estos reembolsos, a fin de que se ajusten a los requerimientos expresos que la norma refiere, y evitar observaciones por parte del Fisco que repercutan en la no deducibilidad de dichos valores; adems de caer en una falta reglamentaria, la cual de acuerdo al Cdigo Orgnico Tributario, podr ser sancionado con una multa que no sea inferior a 30 dlares ni exceda de 1,000 dlares para cada caso entendido, donde el pago de la multa no exime del cumplimiento de la obligacin tributaria o de los deberes formales que la motivaron.

13.

Sobregiros bancarios Al 31 de diciembre del 2008 la Compaa mantiene registrados gastos por el inters incurrido por sobregiros bancarios por aproximadamente US$9,400. Nuestra revisin de los saldos mensuales de las cuentas del balance not que la Compaa oper con un buen promedio de efectivo. Esta situacin debe ser considerada por la Administracin en la elaboracin de su presupuesto anual y su proyeccin del flujo de caja, para evitar que existan gastos innecesarios que puedan afectar los resultados de las operaciones del negocio.

14.

Partidas conciliatorias antiguas Como resultado de nuestra revisin pudimos observar que si bien las conciliaciones bancarias son elaboradas y conciliadas oportunamente, stas no tienen firmas de responsabilidad de quien la elabora, revisa y aprueba. Adems, dentro de sus paridas conciliatorias encontramos las siguientes observaciones: Banco Bolivariano
Fecha # Comp. de Concepto # cheque Beneficiario emisin Egreso 09/03/2012 2956 Chavez Escobar Selene 09/03/2012 2964 Palacios Moncayo Maria Belen Valor Comentario

245,00 No se nos proporcion 3.000,00 No se nos proporcion

Banco Produbanco
Fecha emisin 28/06/2012 21/12/2010 Concepto Servicios Prestados # cheque 3090 2213 # Comp. de Beneficiario Egreso 0102 - 3090 Jaqueline Moncayo I. Importadora DIMPA Valor Comentario

3.702,20 Falta la firma de recibido 100,00 No se nos proporcion

La conciliacin bancaria, es uno de los procedimientos ms importantes de control interno, por lo que permite determinar que las disponibilidades de efectivo sean manejadas y utilizadas de acuerdo a las instrucciones de la alta gerencia. Se recomienda mantener las conciliaciones bancarias con las respectivas firmas de quien elabora, revisa y aprueba para as evidenciar el control que est siendo ejercido por la Gerencia; y justificar y regularizar la no existencia de los documentos sustenta torios observados.

15.

Comprobantes de ingresos y egresos Durante nuestra prueba de corte identificamos que la Compaa no elabora comprobantes de ingresos y egresos para el control y registro de los movimientos del efectivo, en su defecto se utilizan asientos de diarios para registrar dichas transacciones. Esta situacin constituye un riesgo, considerando el nivel de efectivo que maneja la Compaa en Guayaquil y sus agencias (Machala, Quito y Cuenca), ya que no permitira tener un control secuencial de dichos movimientos de efectivo. Recomendamos a la Administracin corregir esta situacin para lo cual sugerimos trabajar en coordinacin con el personal de sistemas, con la finalidad de que se implemente la elaboracin y asignacin de la secuencia numrica en comprobantes de ingresos y egresos; adems se deber generar un archivo histrico de los mismos, el cual servir para revisiones posteriores de control y auditora.

16.

Firmas autorizadas Como resultado de nuestra revisin de las confirmaciones de saldos bancarios al 31 de diciembre del 2005 que se mantienen como firmas autorizadas, funcionarios que dejaron de laborar en la institucin, a manera de ejemplo citamos los siguientes: Jean Paul Sauvage, Yvon Mellinguer y Armand Rocamora. Consideramos que una medida clave de control sobre el uso y disposicin de fondos de la Compaa, es informar oportunamente al banco acerca de la salida de empleados que constaban como firmas autorizadas. Sugerimos a la Administracin la obtencin de confirmaciones peridicas de los nombres que constan en las listas de firmantes autorizados registrados en los bancos, con el fin de evitar estas situaciones.

17.

CUENTAS POR COBRAR Poltica de Cuentas Incobrables Como resultado de nuestra revisin de la provisin para cuentas incobrables, observamos que si bien existe un procedimiento establecido para dicho clculo, pudimos identificar que la Compaa no tiene establecido una poltica para la provisin manual, la cual se realiza en base al criterio de cada oficial de crdito de acuerdo a los pagos o acuerdos establecidos con cada cliente. Sugerimos que la Compaa establezca una poltica de provisin manual en base a un anlisis de cobrabilidad, en la cual se defina los parmetros de los porcentajes de provisin, los mismos que debern ser revisados por la Gerencia Comercial peridicamente y justificados por cada oficial de crdito.

18.

Anlisis de la provisin de cuentas incobrables La provisin de cuentas incobrables estimada por la Administracin, al 31 de diciembre del 2008, est basada en las dudas de la Administracin sobre la recuperacin de los crditos concedidos, cuyos vencimientos son iguales o superiores a 150 das, el total de crditos que tienen esta caracterstica alcanza aproximadamente US$113,885, sin embargo el saldo acumulado de la provisin para incobrables asciende a US$449,716, basados en el clculo del

1% sobre los crditos concedidos en aos anteriores tal como lo establece y permite la normativa tributaria. Recomendamos que se efecte un anlisis detallado de la provisin y se estime el monto adecuado que sera de difcil recuperacin. Por otra parte, es importante que se defina una poltica por escrito que indique parmetros bajos los cuales se debera provisionar la probable prdida por la incobrabilidad de las cuentas.

19.

Poltica para prstamos a funcionarios y empleados Los beneficios concedidos a los empleados deben ser establecidos por los niveles superiores de la Compaa, quienes deben determinar las pautas de otorgamiento de prstamos y anticipos al personal de la Compaa. A la fecha no existe una poltica definida para el cobro de estos prstamos as como un detalle y documentacin que permita un control adecuado de los mismos. Sugerimos se defina por escrito las polticas que regulen la concesin de anticipos y prstamos al personal, la cual debera incluir por ejemplo: niveles de autorizacin, nmero de veces que puede solicitar anticipos en el ao, forma de descuento, etc.. Esta poltica resguardar la equidad de derechos de los empleados de las diferentes categoras y evitar que se otorguen concesiones no deseadas por la Administracin de la Compaa. Adems, se deber dejar evidencia de la aprobacin por parte del Departamento de Recursos Humanos de las emisiones de cheques por los anticipos entregados al personal.

20.

Provisin para cuentas incobrables Al 31 de diciembre del 2000, la Compaa mantiene altos porcentajes de incobrabilidad sobre cartera de clientes, sobre los cuales no se ha efectuado una provisin que cubra estas cuentas consideradas como incobrables. Adicionalmente, la Compaa no cuenta con un listado de antigedad de cartera que permita identificar los saldos por vencer y vencidos en tiempo real, ni con una poltica para establecer los parmetros para provisionar a los clientes morosos. Consideramos que el auxiliar y la poltica son herramientas necesarias para el control de la cartera de clientes, as como para la oportuna gestin de cobro para asegurar la realizacin de las mismas. Sugerimos realizar evaluaciones peridicas (mensuales y/o trimestrales) de la cartera mediante un comit de crdito formado por personal de las reas de crdito y cobranzas, ventas y financiero para determinar las posibles cuentas incobrables, a efectos de contar con mayor disponibilidad de tiempo al realizar el anlisis detallado al cierre de ao, en el cul se d disposicin definitiva a las partidas de dudosa recuperacin. Adicionalmente, stas reuniones serviran para tomar conocimiento y planificar medidas oportunas sobre la evolucin y recuperacin de la cartera.

21.

Procedimientos de cuentas por cobrar, crdito y cobranzas Con el objeto de mejorar los procedimientos de cuentas por cobrar, crdito y cobranzas consideramos necesario:

Establecer una poltica definida en cuanto a los lmites de crdito que se deben conceder a los clientes, los mismos que deben ser revisados peridicamente y justificados cuando los saldos individuales sobrepasen dichos lmites. Actualizar peridicamente la informacin sobre los clientes y los datos sobre su domicilio. Tomar accin directa por parte del jefe de crditos y cobranzas sobre saldos por cobrar antiguos. Solicitar al departamento de sistemas la extraccin oportuna de reportes de antigedad de cartera en tiempo real. Confirmar peridicamente a los clientes sobre el status de los saldos por cobrar.

22.

Conciliacin entre anexos y registros contables confirmaciones de clientes Es importante mencionar que si bien el departamento de Contabilidad peridicamente realiza la conciliacin entre el saldo contable y los correspondientes auxiliares de cartera, sugerimos considerar como procedimiento de control adicional el envo peridico de requerimientos de saldos, tomando como base, por ejemplo, los concesionarios con saldos ms importantes. El requerimiento de saldos deber contener entre otros: Fecha de corte de requerimiento de saldos, Estado de cuenta detallado, es decir que incluya el nmero de la factura y el monto de la misma, adems de las cancelaciones correspondientes, Firma de un funcionario de nivel adecuado, solicitando la confirmacin correspondiente.

Aquellas confirmaciones recibidas con diferencias e inclusive aquellos requerimientos no recibidos deberan ser analizadas por las personas asignadas para el efecto.

23.

Confirmaciones de Clientes - Diferencias Uno de los procedimientos de validacin de saldo, es el procedimiento de confirmacin; ya que, nos permite tener evidencia directa del saldo de la cuenta contable por parte de una fuente independiente a la Compaa; por tal razn y como procedimiento de control y auditora, procedimos a coordinar con la administracin la entrega de cartas de confirmacin a los respectivos clientes. De las confirmaciones enviadas de los saldos de la cartera de clientes, encontramos ciertas diferencias detalladas a continuacin, las cuales fueron entregadas al departamento de crdito y al departamento contable para su anlisis y conciliacin:
cliente Almacenes De Pratti Corporacin La favorita Saldo Segn SEGROZ 51.163,53 176.031,97 Saldo Confirmado 51.182,19 170.904,63 Diferencias (18,66) 5.127,34

Hasta la fecha de emisin de nuestro informe, la administracin no nos ha proporcionado detalle alguno de las explicaciones de las diferencias reflejadas en el cuadro anterior. Se recomienda regularizar dicha situacin para efectos de llevar un mejor control de las partidas de cartera y as poder evitar cualquier problema que llegase a suceder en un futuro; tambin, sugerimos se efecten procedimientos de confirmacin de saldos peridicamente y conciliar con el saldo contable oportunamente.

24.

ANTICIPOS A PROVEEDORES Activacin de gastos Existen valores registrados en las cuentas Anticipos proveedores de servicios y Anticipos a proveedores, que por su naturaleza debieron ser registrados con cargo a resultados del perodo. A manera de ejemplo citamos:

Fecha 19-J un-00 28-J un-00 28-Ago-00 20-Oct-00

Comprobante E00552 E00588 E00827 E01081

Descripcin Gastos J udiciales Gastos J udiciales Gastos J udiciales Liquidacin de haberes Xavier Garca

US$ 250 250 380 2,500

Recomendamos establecer una poltica que defina parmetros sobre las cuales ciertos gastos pueden ser activados, caso contrario deberan ser registrados con cargo a resultados. RELACIONADAS Saldos y transacciones con partes relacionadas Pudimos observar que la cuenta por cobrar y pagar relacionadas y accionistas, por un total de USD 51.557 y USD 98.902 respectivamente, que corresponde fundamentalmente a servicios de transporte, alquiler, custodia y estiba; reembolsos de gastos; y prstamos a los accionistas, poseen las siguientes situaciones detalladas a continuacin: 1.1. Existen prstamos a los accionistas, para los cuales no se les ha efectuado las respectivas retenciones de impuesto en la fuente. Sugerimos que todo desembolso realizado a los accionistas, al ser interpretado por la legislacin tributaria como anticipo a dividendos, se realicen las respectivas retenciones en la fuente. 1.2. Observamos que las tarjetas corporativas no han venido siendo utilizadas en todos los casos para propsitos especficos de la empresa; es decir, relacionados con gastos que sean propios del giro de la compaa. Recomendamos que el uso de las tarjetas corporativas, sean de uso exclusivo de los funcionarios y empleados de alto nivel de confianza, y que su uso sea especficamente para fines productivos para la compaa (giro del negocio) y los soportes salgan a nombre de la compaa. 1.3. Observamos que la compaa mantiene transacciones con las partes vinculadas por conceptos diversos entre los cuales estn los reembolsos de gastos y prstamos entre las mismas. Recomendamos analizar la necesidad de elaborar contratos de compra y venta de servicios en funcin de las actividades operativas de cada una de las relacionadas, y evitar toda clase de transacciones que no estn soportadas legalmente y que no guarden relacin con la actividad u objeto social de la compaa. 1.4. La compaa no cuenta con un flujo programado y acordado para el cobro y/o pago de las obligaciones entre las partes vinculadas y las mismas no se han establecido las condiciones para los crditos de las transacciones (prstamos especialmente). Recomendamos que las transacciones con partes vinculadas observen las formalidades necesarias, esto es, definicin de flujos de cobro/pago y plazos (tabla de amortizacin de la deuda). 1.5. Pudimos observar que la Compaa no dispone de un detalle conciliado con registros contables que muestre los saldos y las transacciones efectuadas durante el ao con los accionistas de la Compaa y otras partes relacionadas. A continuacin un detalle de las diferencias identificadas:

25.

COMPAAS RELACIONADAS METROMODAL ACTIVOS Comexport S.A. Rocalvi S.A. Subtotal

Segn Metromodal por Cobrar Clientes 25.171 0 25.171 Relacionadas 26.386 26.386 51.557 Segn Metromodal por Pagar Proveedores 252 17.955 34.119 52.326 Relacionadas 20.000 20.000 72.326

Segn Relacionada por Pagar Proveedores 24.784 23.573 48.357 Relacionadas 0 0 48.357 Segn Relacionada por Cobrar Clientes 687 17.955 34.014 52.656 Relacionadas 20.055 20.055 72.711

Diferencia 387 (23.573) (23.186)

Rocalvi S.A. Subtotal Total Compaas Relacionadas

26.386 26.386 3.200

COMPAAS RELACIONADAS METROMODAL PASIVOS Central File S.A. Comexport S.A. Rocalvi S.A. Subtotal

Diferencia (435) 0 105 (330)

Cal-vima C. Ltda. Subtotal Total Compaas Relacionadas

(55) (55) (385)

Las conciliaciones mensuales de saldos entre partes vinculadas son consideradas procedimientos de control interno apropiados para la deteccin de eventuales errores o transacciones y/o saldos no registrados. Adicionalmente, mantener mensualmente auxiliares contables de saldos y transacciones efectuadas con empresas relacionadas permitir determinar la presencia de transacciones significativas y relevantes con las partes vinculadas (accionistas). Sugerimos a la Administracin analizar la conveniencia de preparar conciliaciones mensuales o trimestrales con partes vinculadas. La implantacin de este procedimiento permitira a la Administracin minimizar los riesgos antes descritos, mantener actualizados dichos saldos en tiempo real y una oportuna toma de decisiones frente a las eventuales diferencias identificadas.

26.

Consolidacin de Estados Financieros La Administracin del Grupo ha implementado controles para el monitoreo peridico de las actividades de las compaas que lo integran, a nivel individual y consolidado para efectos de su reportaje al exterior, a travs de la emisin de estados financieros consolidados, reportes de rendimientos de inventarios, reportes de ventas, entre otros. Sin embargo, no se preparan estados financieros consolidados de acuerdo a normas ecuatorianas de contabilidad que sirvan como una herramienta financiera y gerencial adecuada para medir peridicamente el comportamiento, cumplimiento de metas, participacin y desenvolvimiento las actividades en conjunto de las compaas que forman el Grupo Alcan Baltek Ecuador. La elaboracin de estados financieros consolidados peridicos permitir a la Administracin del Grupo y sus accionistas medir el desempeo global de las polticas, estrategias y procedimientos establecidos por la Administracin; as como determinar el rendimiento por ao del total de la inversin de los accionistas en el Grupo. Sugerimos a la Administracin evaluar la posibilidad de, en adicin a los reportes consolidados que se remiten mensualmente al exterior, realizar por lo menos trimestralmente un estado financiero consolidado de acuerdo a normas ecuatorianas de contabilidad para su presentacin y anlisis por parte de los Accionistas.

27.

Formalizacin de transacciones con compaas relacionadas Ecopallets Ecuador S.A. y Aserraderos Arauco S.A. han cancelado ciertos gastos por cuenta de Arauco Ecuador S.A., y adems Procesadora Caribe Forest-Caribe S.A. le presta servicios administrativos principalmente de personal. Si bien, estas compaas han cobrado a Arauco Ecuador S.A. estos valores a travs de la emisin de facturas los gastos incurridos y los honorarios por los servicios prestados, respectivamente, destacamos que no se ha suscrito con estas compaas un contrato de reembolsos de gastos y de prestacin de servicios de administracin que permita formalizar las condiciones, plazos, montos a cobrar, entre otros aspectos importantes. Por lo expuesto anteriormente, sugerimos analizar la necesidad de elaborar los contratos que sustenten los mencionados reembolsos de gastos y servicios prestados.

28.

Conciliaciones y anlisis mensuales de las cuentas mantenidas con las compaas relacionadas La Gerencia es la responsable por la identificacin y exposicin de las partes vinculadas y de sus transacciones. Esta responsabilidad requiere que la Gerencia implemente adecuados sistemas de control operativos y contables a fin de asegurar que las transacciones y saldos entre partes vinculadas sean adecuadamente identificadas en los registros contables y expuestas en los estados financieros. Sugerimos formalizar las polticas relacionadas con la conciliacin mensual de los referidos saldos entre compaas relacionadas y la adecuada y oportuna documentacin requerida en las transacciones efectuadas entre las mismas.

29.

Conciliaciones de saldos y transacciones con partes vinculadas Al 31 de diciembre del 2008, la Compaa no dispone de un detalle conciliado con registros contables que muestre los saldos y las transacciones efectuadas durante el ao con los accionistas de la Compaa y otras partes relacionadas. Al respecto, las conciliaciones mensuales de saldos entre partes vinculadas son consideradas procedimientos de control interno apropiados para la deteccin de eventuales errores o transacciones y/o saldos no registrados. Adicionalmente, mantener mensualmente auxiliares contables de saldos y transacciones efectuadas con empresas relacionadas permitir determinar la presencia de transacciones significativas y relevantes con las partes vinculadas (accionistas). Sugerimos a la Administracin analizar la conveniencia de preparar conciliaciones mensuales o trimestrales con partes vinculadas. La implantacin de este procedimiento permitira a la Administracin minimizar los riesgos antes descritos, mantener actualizados dichos saldos en tiempo real y una oportuna toma de decisiones frente a las eventuales diferencias identificadas. SEGUROS Cobertura de seguros La Compaa durante el 2001 no contrat plizas de seguros para cubrir los bienes contra eventuales siniestros, ni suscribi plizas de fidelidad para los funcionarios y/o empleados que manejan dinero en efectivo o documentos convertibles en efectivo. Esta poltica de control es necesaria y apropiada considerando que las ventas se efectan principalmente al contado y los responsables de las recaudaciones (transportistas o recaudadores) estn expuestos a siniestros, entre el lugar de la cobranza y las instalaciones de la Compaa. Recomendamos a la Gerencia estudiar la conveniencia de contratar plizas de seguro con una cobertura adecuada para cubrir riesgos de robo, incendio u otros siniestros sobre los bienes

30.

que posee la Entidad, y empleados que manejen dinero en efectivo o documentos convertibles en efectivo. INVENTARIOS Control de existencias de inventarios Fortalecer los controles del rea de inventarios incorporando las siguientes recomendaciones: Preparar un krdex en unidades y valorizados, Elaborar ingresos y egresos de bodega y solicitar memorndums debidamente autorizados por el jefe financiero, tanto para las adquisiciones como para las salidas de inventarios, Realizar tomas fsicas anuales de inventarios y conciliar los registros contables al resultado de dicho recuento.

31.

32.

Control de inventarios (*) Hemos observado los siguientes aspectos relacionados con el control de existencias:

a)

b) c)

Las unidades importadas de kits de tiras (materia prima para fabricar pallets) son ingresadas en los krdex directamente como pallets (producto terminado), segn las cantidades reportadas en la factura del proveedor, considerando para ello las equivalencias de conversin de tiras a pallets, por lo tanto la Compaa no cuenta con un auxiliar de krdex contable especfico para materia prima. Las unidades importadas de kits de tiras para la fabricacin de pallets, en determinados casos difiere de las unidades fsicamente recibidas. Durante el proceso productivo se utilizan los kits de tiras de un tipo de pallets especfico para elaborar pallets de otras especificaciones.

Por esta razn, sugerimos a la administracin entre otros aspectos: a) implementar el uso de auxiliares de krdex para materia prima (kits de tiras) por tipo de pallets, controlando de esta manera las salidas de materia prima a produccin, b) ingresar las unidades importadas en base a un inventario fsico recibido y de ser necesario proceder a realizar los ajustes correspondientes y c) elaborar la documentacin correspondiente que permita sustentar los movimientos entre los rubros de inventarios (ingreso de materia prima y transferencia a producto terminado).

33.

Toma fsica de inventarios La locacin donde se encuentran almacenados los artculos disponibles para la venta no permite un fcil acceso a las mismas, as como tampoco permite un conteo rpido que permita conocer la existencia real de los bienes que se mantienen registrados como inventario, esta situacin ha originando que actualmente exista una diferencia entre los registros contables y los auxiliares del inventario de aproximadamente US$114,000. Entre otros aspectos esta situacin ha afectado el tiempo de respuesta de la Compaa ante los pedidos de sus clientes, que actualmente oscilan entre 7 y 15 das, cuando un benchmark con otras compaas similares dan un tiempo de respuesta de entrega de 24 horas. Actualmente la Compaa est realizando la construccin de un centro de distribucin donde se almacenarn las mercaderas disponibles para la venta, es importante que se tome en cuenta los siguientes aspectos para concluir este proyecto: Efectuar una toma fsica del 100% de los artculos que conforman el inventario y que los datos reales sean ajustados para que exista consistencia entre el fsico y los registros. Las mercaderas deben estar organizadas por familias y en lugares especficos de fcil ubicacin.

Implementacin de un software Warehouse Management Systems, que se encargue de la administracin de los datos de los productos. Contar con herramientas como hand helds, que permitan que la informacin sea actualizada en perodos de tiempo muy cortos. Evaluaciones peridicas del posicionamiento de las mercaderas, as como de la existencia reportada.

34.

Diferencias no aclaradas resultado de la toma fsica de inventarios Producto de nuestro anlisis al 31 de diciembre del 2008 a una muestra de inventario determinada por nosotros, observamos que existen diferencias (positivas y negativas) entre krdex y existencia fsica, las cuales hasta la fecha de esta carta no fueron aclaradas por la Administracin: Items con: Diferencias positivas Diferencias Negativas Total # de Items 40 27 120 Valor 2,197 (1,580) 617

Si bien, dichas diferencias no son significativas considerando los estados financieros en su conjunto, recomendamos realizar el anlisis correspondiente de tales diferencias, y si fuera el caso, efectuar los ajustes necesarios previa autorizacin de un funcionario de nivel con el objeto de regular la mencionada partida, adicionalmente recomendamos la implementacin de controles adecuados a fin de evitar problemas similares en el futuro

35.

Valuacin del inventario a su valor neto de realizacin El rea de Contabilidad no efecta al cierre del ao una comparacin del costo de los inventarios con su valor neto de realizacin, debido a lo cual no se identifican instancias en las cuales tales inventarios pueden quedar valuados por encima de dicho valor. Al respecto, producto de nuestra prueba de auditoria para verificar que el costo de los inventarios no supere el valor neto de realizacin al 31 de diciembre del 2008, observamos algunos ejemplos: (*) Este valor se obtuvo incrementando al costo el valor proporcional que representan los gastos adicionales para reaozar la venta. La prueba que realizamos cubri un porcentaje muy alto del total de partidas que conforman el inventario y el efecto neto aproximado es de US$62,200, monto en el cual estaran sobrestimados los resultados del ao. Sugerimos a la Administracin realizar al cierre de cada ao un anlisis de la valuacin del costo de los inventarios, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

36.

Instructivo para la toma fsica de inventarios Durante nuestra revisin de los procedimientos implantados por la Compaa en la toma fsica de inventarios de cierre de ao, observamos que no se elabora un instructivo que evidencie los requerimientos mnimos para el recuento fsico de los inventarios, esta situacin en la actualidad origina demoras en la ejecucin del mismo. Sugerimos que la Compaa implemente los siguientes procedimientos para mejorar la confiabilidad de la toma fsica de los inventarios:

a)

Preparar y distribuir instrucciones previo a la toma fsica de los inventarios, los que deben contener entre otros, los siguientes aspectos:

metodologa del recuento responsables tratamiento de diferencias realizacin del segundo conteo corte de documentacin actualizacin de registros para su cotejo con los resultados de los recuentos

b) c) 37.

Utilizar tarjetas de conteo para dejar evidencia de los mismos. Designar e instruir adecuadamente al personal que realizar la toma fsica de los inventarios.

Corte de documentos no efectuado Durante nuestra revisin de los procedimientos de control efectuados durante la toma fsica de inventarios de cierre de ao, hemos observado que la Compaa no tiene como poltica efectuar el respectivo corte de documentos al inicio de dicha actividad. Este tipo de procedimiento es considerado clave, para evitar la justificacin indebida de eventuales diferencias (faltantes y/o sobrantes) derivados de irregularidades y/o errores en el manejo de las existencias al momento de efectuar el cruce de los saldos fsicos con los auxiliares de control (krdex). Recomendamos a la Gerencia de la Compaa implementar este tipo de procedimiento el cual consiste en la seleccin de los ltimos comprobantes de ingresos y egresos de movimientos de inventarios de cada una de las bodegas previo a la toma fsica de inventarios. La adopcin de este procedimiento contribuir al mejoramiento continuo a que est sujeto toda Compaa en busca de salvaguardar sus activos, as como tambin fortalecer la confiabilidad de los movimientos de las existencias, antes y despus, de cada conteo.

38.

Toma fsica de inventarios Durante el proceso de coordinacin y toma fsica de los inventarios de medidores y llaves de corte realizados en octubre del 2000, observamos las siguientes situaciones: No existen documentos que respalden, las salidas ni los ingresos a bodega tanto de medidores como de llaves de paso. Existen medidores daados que no han sido registrados por contabilidad. No existe comunicacin cruzada entre contabilidad y bodega, as como tampoco integracin entre los sistemas utilizados por los dos departamentos.

Sugerimos los siguientes procedimientos para preservar la integridad de los inventarios: Implementar el uso de documentacin (comprobantes de ingreso y de egreso) que respalden los movimientos del inventario, los mismos que debern ser prenumerados para verificar la secuencia numrica. Llevar un adecuado control de los medidores daados. Coordinar oportunamente la participacin en los inventarios fsicos del personal de auditora externa, as como al personal de los departamentos involucrados de la Compaa. Definir en las comunicaciones internas y externas sobre la importancia de que se cumplan efectivamente las instrucciones para la toma de los inventarios fsicos.

39.

Control de medidores en poder de contratistas La Compaa no lleva un control de los inventarios que egresan de la bodega, puesto que existen medidores en poder de los contratistas que no han sido instalados hasta la fecha de nuestra revisin.

Se recomienda la implantacin de tarjetas de control de inventario en las que se especifique la cantidad de medidores en poder de contratistas.

40.

Poltica de obsolescencia de inventarios Al 31 de diciembre del 2000 existen inventarios identificados como daados por un monto que no pudo ser cuantificado correspondientes principalmente a medidores de agua; no obstante lo anterior, la Compaa no ha contabilizado la provisin correspondiente orientada a cubrir el deterioro que han sufrido dichas existencias. La obsolescencia representa la prdida en el uso de un activo, originada por causas externas, y es necesario desvalorizar las partidas especficas que resulten daadas u obsoletas. Los principios de contabilidad generalmente aceptados establecen que para determinar una adecuada provisin se requiere determinar y reconocer los factores que puedan causar el deterioro u obsolescencia de los bienes. Por lo tanto, recomendamos a la Administracin de la Compaa, realizar anlisis peridicos que permitan identificar la necesidad o no de constituir una provisin para inventarios daados u obsoletos. Sugerimos que en caso de ser constituida este tipo de provisin, la misma se sustente en un estudio preparado por un perito o tcnico especializado, de tal forma que se cumpla con la normativa contable.

41.

Conciliacin entre registros contables y auxiliares Si bien los saldos de los componentes abajo descritos, se presentan razonablemente en los estados financieros al 31 de diciembre del 2001, identificamos las siguientes diferencias no conciliadas, ni aclaradas a la fecha de emisin del presente documento:

Cuentas

Saldo segn Auxiliares US$

Saldo segn Registros contables US$

Diferencias US$

Documentos y cuentas por cobrar Clientes Inventarios Envases y embalajes Materias primas Suministros

21,806

26,533

4,727)

94,833 82,968 3,836 181,637

96,573 88,272 8,996 193,841

( ( ( (

1,740) 5,304) 5,160) 12,204)

Consideramos que estos auxiliares constituyen una herramienta necesaria para mantener un adecuado control de cada componente en mencin y ayudaran a prevenir as como evitar errores en la determinacin de las cobranzas y reconocimiento en resultados. Recomendamos a la Administracin analizar lo comentado precedentemente y evaluar la posibilidad de implantar las sugerencias mencionadas a continuacin, con el propsito de minimizar los riesgos antes descritos y optimizar los procedimientos de control de los Documentos y cuentas por cobrar e Inventarios: a) analizar las causas de las diferencias en coordinacin con el departamento de sistemas, implementar un control de conciliacin permanente entre los saldos antes expuestos y de ser necesario proceder a su regularizacin; familiarizar al personal de contabilidad con los listados y reportes que surgen del sistema contable, los mismos que servirn de base para el proceso de conciliacin y anlisis;

b)

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, NETO

42.

Polticas para el control y resguardo de los activos fijos Observamos las siguientes situaciones: No existen polticas, procedimientos y parmetros referentes a adquisicin y capitalizacin de activos fijos quedando a criterio del contador definir si las erogaciones son registradas como gastos o activo. Existen obras que ya han sido concluidas, y sin embargo no han sido activadas.

Sugerimos los siguientes procedimientos: Definir las polticas y procedimientos referentes a documentacin respaldatoria, autorizaciones requeridas, montos y caractersticas de los bienes que se deben activar o imputar a gastos, lo que permitir a la Compaa ejercer un mayor control sobre estas adquisiciones y reducir tareas relativas al control y administracin de bienes de escaso valor econmico, logrando una mayor eficiencia administrativa. Disponer al personal responsable e involucrado, sobre la adquisicin o implantacin de un sistema integral de activos fijos de la Compaa, que debera emitir un listado de identificacin y control de los bienes fijos en poder de la Compaa. Adems permitira identificar la existencia y ubicacin de cada bien mediante la asignacin de cdigos, as como la visualizacin de los importes por conceptos de costo histrico, costo reexpresado, depreciacin acumulada del costo, depreciacin acumulada del costo reexpresado y gasto de depreciacin. Adicionalmente, este sistema permitira la identificacin oportuna de ajustes derivados de bajas y retiros de los mismos.

43.

Inadecuada clasificacin de activos Al 31 de diciembre del 2008 los estados financieros incluyen aproximadamente US$1,012,253 registrados como activo fijo, que corresponden a la implementacin de la herramienta informtica SAP, en este registro se incluye los costos de los equipos de computacin as como los softwares (licencias) adquiridos para la implantacin. Considerando que los softwares son bienes intangibles, stos no cumplen con las caractersticas comunes para ser calificados como una propiedad, planta y equipo. Recomendamos que la Administracin efecte un anlisis para determinar el monto exacto en que debe clasificarse cada activo, incluyendo el costo y amortizacin correspondiente y, proceder a efectuar la reclasificacin correspondiente.

44.

Inventario fsico de propiedades, planta y equipo La Compaa no mantiene un registro detallado con el inventario fsico actualizado de sus propiedades, planta y equipo que permita controlar dichos activos, conocer el estado de los bienes, su localizacin especfica y el responsable de su custodia. Por lo tanto, sugerimos a la Compaa crear un registro y para ello, realizar un inventario total de las propiedades, planta y equipo en uso con el fin de: Conocer la existencia real de los mismos. Identificar y prevenir los problemas en el control y proteccin de los bienes de las Compaas. Establecer responsabilidades de su custodia, uso y disposicin. Identificar bienes obsoletos o sub-utilizados que podran venderse, optimizndose as el uso de dichos recursos. Elaborar un registro con la informacin mencionada en los puntos anteriores.

45.

Codificacin, control integral y polticas de capitalizacin de activos fijos -

Si bien la Compaa inici sus operaciones en mayo del 2001 y la adquisicin de activos fijos ha sido en funcin de las necesidades, es importante mencionar que debido a: i) las diferentes adecuaciones y adquisiciones realizadas durante el 2001, as como a los eventuales movimientos a los cuales estn expuestos los bienes, producto de cambios de las actuales instalaciones, y ii) a la falta de codificacin de dichos bienes con el propsito de identificarlos y asignar los y funcionarios responsables de su custodia, consideramos necesario que se realice un inventario total de activos fijos en uso, con el propsito de: conocer la existencia real, identificar y prevenir los problemas en el control y proteccin de los bienes de la Compaa, establecer responsabilidades en su custodia, uso y disposicin, identificar bienes obsoletos o subutilizados que bien podran venderse optimizndose as el uso de los recursos y, decidir sobre la mejor alternativa de tratamiento de los activos faltantes.

Adicionalmente no existen polticas escritas de capitalizacin, quedando a criterio del Contador definir si los desembolsos son registrados como gasto o activo. La definicin de las polticas y procedimientos referentes a documentacin respaldatoria, autorizaciones requeridas, montos y caractersticas de los bienes que se deben activar o imputar a gastos, permitir a la Compaa ejercer un mayor control sobre estas adquisiciones y reducir tareas relativas al control y administracin de bienes de escaso valor econmico, logrando una mayor eficiencia administrativa. Sugerimos a la Gerencia evaluar la posibilidad de realizar una toma fsica integral de los activos fijos, especialmente los bienes muebles y posteriormente proceder a codificarlos e incluirlos en los auxiliares contables, a efectos de mantener un adecuado control e identificar plenamente los responsables de cada bien, as como tambin definir por escrito las polticas de capitalizacin en funcin de los movimientos histricos de los mismos.

46.

Polticas para el control y resguardo de los activos fijos Observamos las siguientes situaciones: No existen polticas, procedimientos y parmetros referentes a adquisicin y capitalizacin de activos fijos quedando a criterio del contador definir si las erogaciones son registradas como gastos o activo. Existen obras que ya han sido concluidas, y sin embargo no han sido activadas.

Sugerimos los siguientes procedimientos: Definir las polticas y procedimientos referentes a documentacin respaldatoria, autorizaciones requeridas, montos y caractersticas de los bienes que se deben activar o imputar a gastos, lo que permitir a la Compaa ejercer un mayor control sobre estas adquisiciones y reducir tareas relativas al control y administracin de bienes de escaso valor econmico, logrando una mayor eficiencia administrativa. Disponer al personal responsable e involucrado, sobre la adquisicin o implantacin de un sistema integral de activos fijos de la Compaa, que debera emitir un listado de identificacin y control de los bienes fijos en poder de la Compaa. Adems permitira identificar la existencia y ubicacin de cada bien mediante la asignacin de cdigos, as como la visualizacin de los importes por conceptos de costo histrico, costo reexpresado, depreciacin acumulada del costo, depreciacin acumulada del costo reexpresado y gasto de depreciacin. Adicionalmente, este sistema permitira la identificacin oportuna de ajustes derivados de bajas y retiros de los mismos.

47.

PASIVOS CUENTAS POR PAGAR Saldos de cuentas por pagar sobregirados -

Pudimos observar que al 31 de diciembre del 2003, el auxiliar de Cuentas por pagar comerciales de Guayaquil y Machala presenta ciertas cuentas con saldos deudores. A continuacin citamos algunos ejemplos de dichas cuentas:

Proveedor Mesal Maquinas y Tecnologa Amcor Pet Packaging del Per S.A. Carbogas S.A. Corpei Image Guarana S.A. Alusud S.A.

Ciudad Guayaquil Guayaquil Guayaquil Guayaquil Guayaquil Machala Machala

Saldo US$ 37,624 18,132 13,982 5,161 4,151 6,592 3,437

Sugerimos a la Administracin de la Compaa la implementacin de un procedimiento por parte del Departamento de Contabilidad, al cierre mensual de los estados financieros, para el anlisis y depuracin de los saldos de las cuentas del Balance General, con la finalidad de determinar la correcta exposicin de los saldos contables en los estados financieros de la Compaa.

48.

Antigedad de Cuentas por Pagar Como resultado de nuestra revisin de las Cuentas por Pagar - Provisiones, pudimos identificar que la Compaa mantiene provisiones correspondientes a varios proveedores con una antigedad de 6 a 3 meses por un total de US$14,364 y en un caso con una antigedad mayor a los 12 meses, las cuales al 31 de diciembre del 2005 no haban sido liquidadas. Sugerimos a la Administracin de la Compaa depurar estos valores, utilizando la provisin constituida o reversndola en caso de no ser necesaria.

49.

Omisin de pasivos Como resultado de nuestras pruebas de auditora determinamos que al 31 de diciembre del 2008 existan pasivos pendientes de registrar, originados por la falta de contabilizacin de varias compras, que fueron registras y pagadas en el ao 2009. El monto de los pasivos omitidos ascendan aproximadamente a US$400,000, mismos que fueron registrados luego de ser propuesto el ajuste. Recomendamos que para el futuro se elabore un mecanismo que permita controlar el registro de las adquisiciones al momento que corresponda. Los pasivos deben reconocerse al momento en que se conocen, sin importar el momento de su pago.

50.

Inadecuada revelacin de pasivos Al 31 de diciembre del 2008 el rubro Documentos y cuentas por pagar - proveedores locales, incluye US$1,042,716, registrado en el auxiliar JP Morgan, este pasivo se genera por el financiamiento recibido de parte de uno de sus accionistas para la adquisicin de un terreno. Esta prctica no permite que los saldos entre parte relacionadas no sean revelados adecuadamente, tal como lo establecen los principios de contabilidad generalmente aceptados. La Norma Ecuatoriana de Contabilidad N. 6 Revelaciones de Partes Relacionadas, indica que deben revelarse las transacciones entre partes relacionadas y los saldos que resulten de estas operaciones, por lo que es importante que la Administracin identifique claramente cuales son sus partes relacionadas.

Recomendamos que se efecte el cambio necesario para que la contabilidad exprese el monto exacto de las transacciones y saldos con su partes relacionadas.

51.

Gastos no provisionados La Compaa mantiene como poltica contabilizar los gastos cuando efecta el pago, por lo que los resultados y las cuentas por pagar estn expuestas a ajustes. A manera de ejemplo citamos los siguientes casos: No se ha provisionado el gasto por dietas de directores por aproximadamente US$11,040. No se ha provisionado los beneficios sociales, por cuanto la Compaa los registra en base de caja. Los servicios bsicos son registrados en la fecha en la cual se pagan. Intereses por pagos de obligaciones bancarias.

Recomendamos a la Compaa registrar los gastos bajo el principio del devengado.

Soportes por pagos a ECAPAG de costo de la concesin (*) De la revisin efectuada observamos que la Compaa realiza pagos mensuales a Ecapag por aproximadamente US$100,000 que no estn soportados con la correspondiente factura por parte de este proveedor. Cabe sealar que el mismo corresponde a cuotas mensuales de un monto anual que Interagua debe cancelar a Ecapag, el cual est estipulado en el contrato de Concesin. Al respecto el Art. 26 del RLRTI en su numeral 7 estipula que los gastos no sustentados en los comprobantes autorizados por el Reglamento de Comprobantes de Venta y Retencin sern considerados como no deducibles para efecto de la determinacin de la base imponible sujeta al impuesto a la renta. Por lo indicado, recomendamos a la Compaa solicitar a ECAPAG la emisin de una factura que soporte el pago efectuado, ya que podra verse expuesta a la no deducibilidad de este gasto, el mismo que al 31 de diciembre del 2004 asciende aproximadamente a US$1,203,224.

52.

NOMINA DE EMPLEADOS, BENEFICIOS SOCIALES Implantar un mecanismo para la calificacin del desempeo del personal La Compaa no cuenta con un sistema de calificacin para evaluar y medir el desarrollo de sus empleados y funcionarios, por lo que, sera conveniente disear e implantar mecanismos para la calificacin del desempeo del personal y as mejorar su motivacin e integrar la calificacin peridica a la administracin salarial. Nuestra experiencia nos indica que un buen nmero de compaas que cuentan con estos mecanismos tienden a equivocarse menos en la administracin de sus recursos humanos y por ende a ser ms justas y equitativas. Esto afecta la motivacin y, a los resultados de estas compaas. A continuacin detallamos ciertos aspectos que deberan considerarse para la implantacin de dicho mecanismo, los cuales contribuirn al desarrollo individual y colectivo tanto de la Compaa como del personal que la conforma: Preparar un manual descriptivo de funciones, responsabilidades y dependencia en el rea respectiva. Estudiar y definir las necesidades del personal calificado con el propsito de promover una mayor eficiencia en el desarrollo de las funciones y los controles internos que se deben ejercer.

Establecer un sistema peridico de evaluacin de personal.

La evaluacin del personal debe comprender los siguientes aspectos: Conocimientos, Habilidades, Cooperacin para la Compaa, Posibilidades dentro de la organizacin. La implementacin de este mecanismo para la calificacin del desempeo y las funciones del personal servira de base para la toma de decisiones de carcter administrativo y financiero.

53.

Reglamento de tercerizacin del personal De la revisin efectuada de los gastos de personal de la Compaa pudimos observar que la misma no tiene personal bajo relacin de dependencia y que el 100% de su personal se haya enrolado en Compaas tercerizadoras de personal que prestan el servicio a la Compaa. Al respecto, el art. 9 de la ley de tercerizadoras, publicada en el registro oficial 442 del 14 de octubre del 2004 estipula que los trabajadores tercerizados no excedern del 75% de la totalidad de los trabajadores de la empresa usuaria. Un mnimo del 25% de los trabajadores deben mantener relacin de dependencia directa con la empresa usuaria y constarn en el respectivo rol de pagos y planillas del IESS. Adicionalmente cabe recalcar que el art. 10 de la misma ley establece que en virtud de lo que determina el ordinal 11 del Art. 35 de la Constitucin Poltica de la Repblica, la empresa usuaria en cuyo provecho se realiza la obra o se presta el servicio, ser solidariamente responsable del cumplimiento de las obligaciones laborales que correspondan a los trabajadores tercerizados con relacin a las empresas de intermediacin laboral. La responsabilidad laboral implicar el cumplimiento de las obligaciones y beneficios legales contenidos en el Cdigo del Trabajo y en la Ley General de Seguridad Social. El empleador solidario ejercer el derecho de repeticin para recuperar lo asumido o pagado por ste a nombre de la intermediaria laboral. El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente decreto ejecutivo ser sancionado por el Ministerio de Trabajo y Recursos Humanos conforme lo dispone el artculo 626 del Cdigo de Trabajo, por cada trabajador afectado, debiendo adicionalmente ordenar a los infractores la solucin inmediata del incumplimiento. La reincidencia podr ser motivo para la cancelacin del registro de operacin por resolucin del Ministro de Trabajo y Recursos Humanos. El artculo 626 del Cdigo de Trabajo especifica que las violaciones que se cometan contra las norma de dicho Cdigo, sern sancionadas en la forma prescrita en los artculos pertinentes y, cuando no se haya fijado sancin especial, el Director o los subdirectores del Trabajo podrn imponer multas de hasta doscientos dlares de los Estados Unidos de Norteamrica.

54.

Formularios 107 En nuestra revisin, pudimos observar que el formulario 107 no ha sido entregado a algunos empleados que salieron de la Compaa, no cumpliendo con el plazo mximo de 30 das posterior a la fecha de salida. Recomendamos a la Administracin de la Compaa cumplir con esta obligacin lo antes posible.

55.

Representante legal bajo relacin de dependencia Pudimos observar que el Representante Legal de la compaa, actualmente se encuentra bajo relacin de dependencia.

En referencia a ello el Cdigo de Trabajo en su Art. 308 menciona que "cuando una persona tenga poder general para representar y obligar a la empresa, ser mandatario y no empleado, y sus relaciones con el mandante se reglarn por el derecho comn. Ms si el mandato se refiere nicamente al rgimen interno de la empresa, el mandatario ser considerado como empleado y en ese caso se acoger a todos los beneficios que le brinda esta Ley. De modo que, no puede ser empleador y empleado a la vez. Por ello de considerarse mandatario, debera estar por honorarios y no en relacin de dependencia. Recomendamos a la administracin de la Compaa a regularizar tal situacin. BENEFICIOS DEFINIDOS PASIVOS A LARGO PLAZO Provisin Jubilacin Patronal y Desahucio Al 31 de diciembre del 2007, la Administracin no tiene registrado pasivo alguno para cubrir este beneficio social requerido por la legislacin laboral del Ecuador. Sugerimos a la Administracin de la Compaa implementar la poltica de constituir este pasivo en base de proyecciones realizadas por un estudio actuarial.

56.

57.

Estudio actuarial (*) Durante el desarrollo de nuestra auditora, observamos que al 31 de diciembre del 2009, existe un pasivo no registrado por concepto de provisin de jubilacin patronal y bonificacin por desahucio en un monto que si bien no ha sido determinado, se estima que el mismo no es significativo debido a que la antigedad de los trabajadores es menor a 3 aos. En consecuencia, la utilidad del ao antes de la participacin de los trabajadores en las utilidades e impuesto a la renta, y los resultados acumulados se encontraran sobreestimados en un monto que no ha sido cuantificado. Sugerimos a la Administracin de la Compaa proceder a regularizar tal situacin mediante la contratacin de los servicios de un actuario.

58.

Provisin para jubilacin patronal subestimada La Compaa, mediante un profesional independiente efectu un estudio actuarial que determin una reserva para jubilacin patronal requerida al 31 de diciembre del 2008 de US$677,033; sin embargo, no actualiz el saldo de US$588,786 registrado al 31 de diciembre del 2008 para cubrir dicho beneficio, por lo tanto, el pasivo por reserva para jubilacin patronal y la utilidad del ao se encuentran subestimado y sobreestimada en US$88,247 respectivamente, a dicha fecha. Por otro lado, la Compaa tiene como poltica registrar solo la parte de la provisin que corresponde a los trabadores que tienen diez o mas aos laborando para la empresa. A pesar de esto, al 31 de diciembre del 2008 existe exceso en dicha provisin: Recomendamos a la Administracin: i) efectuar los reclculos necesarios a fin de determinar el valor real de la provisin para jubilacin patronal, tomando en cuenta todos las conceptos a los que la Compaa se ha obligado con sus trabajadores, ii) realizar los ajustes necesarios a los valores registrados por las provisiones para jubilacin patronal para que quede expresado en los estados financieros de acuerdo a los estudios realizados. CONTRATOS: Registro de contratos vigentes La Compaa no cuenta con un registro de los contratos vigentes que se mantienen firmados, impidiendo conocer la cantidad y detalles particulares de cada contrato firmado, el no contar con esta clase de registros impide que se conozca de manera exacta y oportuna qu

59.

condiciones contractuales deben cumplirse de acuerdo con las condiciones estipuladas en cada documento. Es necesario que la Administracin disee un modelo de registro que permita conocer los contratos la cantidad de contratos vigentes, sus plazos, sus condiciones especiales.

60.

PATRIMONIO Actas de Junta General de Accionistas Durante el ao 2000 las Compaas no han documentado las actas de Junta General de Accionistas (ordinarias o extraordinarias), lo cual conlleva a que situaciones relevantes efectuadas durante el ao no evidencien autorizacin. A continuacin detallamos algunas de las mismas: Aportaciones de los accionistas. Prstamos a los accionistas.

61.

Ajustes de perodos anteriores Al 31 de diciembre del 2008 la Compaa registr la prdida del derecho sobre las retenciones del ao 2004, que ascienden aproximadamente a US$58,000, esta prdida se registr con cargo a los resultados acumulados, en lugar de resultados del ao. Es importante mencionar que el reconocimiento de esta prdida en los resultados del ao conlleva efectos tributarios que deberan considerarse antes de reconocer la prdida de dichos valores: i) la contabilizacin de este gasto se considera como no deducible para la determinacin de la base imponible del Impuesto a la Renta, y ii) este valor es recuperable a travs de un trmite de reclamo ante el organismo de control competente. Recomendamos a la Administracin considere en su planificacin tributaria estos aspectos, con el objetivo de obtener el mximo beneficio que permita la legislacin vigente.

62.

Intereses reconocidos, que corresponden a perodos anteriores El gasto por inters reconocido por las obligaciones de largo plazo, incluye US$44,438 que corresponde a intereses que debieron reconocerse en perodos anteriores. Esta prctica afecta el resultado del ejercicio en el monto antes indicado. Recomendamos instruir a las personas encargadas de realizar estos registros sobre la importancia y necesidad de que los registros se realicen oportunamente, considerando las implicaciones tributarias y financieras que genera el registro inoportuno de las operaciones. Cuando sea necesario el registro de operaciones que corresponden a aos anteriores, stas deben afectar los resultados acumulados, evitando as la exposicin inexacta de los resultados de las operaciones de la Compaa.

63.

COMPROBANTES DE DIARIO, EGRESO, INGRESO Control de la secuencia numrica de documentos En el sistema de informacin con el que cuenta la Organizacin no tiene un control de los registros de la secuencia numrica de la emisin de facturas. Esta prctica impide que se evale la integridad de los registros por parte de la Administracin. Recomendamos que se proceda a efectuar los correctivos necesarios para que los sistemas informticos controlen la secuencia numrica de los documentos emitidos.

64.

Mejorar los procesos de emisin, control, autorizacin y archivo de los comprobantes internos utilizados por la Compaa Durante nuestra revisin de las transacciones y saldos relacionados con pagos por compra de bienes y adquisicin de servicios efectuados durante el ao 2001, hemos identificado ciertas debilidades de control interno relacionados con los procesos de emisin, control, autorizacin y archivo de los comprobantes contables. A continuacin detallamos algunos ejemplos: No. de comprobante Cuenta analizada Fecha Monto US$ Observacin

Cuentas por pagar Cuentas por pagar Cuentas por pagar Cuentas por pagar Cuentas por pagar Cuentas por pagar Cuentas por pagar Cuentas por pagar Cuentas por pagar Cuentas por pagar Gastos de Transporte Gastos de Transporte Gastos de Transporte Gastos de Transporte Gastos de Transporte Gastos de alquiler

19-Sep-01 21-Sep-01 26-Sep-01 03-Oct-01 12-Oct-01 22-Oct-01 14-Nov-01 11-Dic-01 23-Nov-01 22-Nov-01 10-Dic-01 25-Jul-01 09-Sep-01 31-Dic-01 31-Jul-01 4-Sept-01

01/003 01/003 01/0023 01/0025 01/0028 01/0029 01/0032 01/0012 01/0040 01/0008 SD53120066 SD28060011 SD53090007 SD53120091 SD53120091 SD540923

20,412 30,618 23,930 23,930 23,930 23,930 99,818 16,696 23,919 89,362 2,255 2,145 1,340 1,055 650 800

(ii), (iii), (iv), (v) (ii), (iii), (iv), (v) (ii), (iii), (iv), (v) (ii), (iii), (iv), (v) (ii), (iii), (iv), (v) (ii), (iii), (iv), (v) (ii), (iii), (iv), (v) (ii), (iii), (iv), (v) (ii), (iii), (iv), (v) (ii), (iii), (iv), (v) (i) (i) (i) (i) (i) (i)

(i) (ii) (iii) (iv) (v)

Facturas no cumplen con Reglamento de Facturacin. No se adjunta conocimiento de embarque. No se adjunta ingreso a bodega. No se adjunta solicitud y/u orden de compra de bienes o servicios. Comprobantes no evidencian firmas de responsabilidad de revisin y aprobacin.

Recomendamos que a efectos de ejercer un adecuado control sobre los diferentes comprobantes utilizados como soporte de las transacciones de la Compaa y optimizar los procedimientos de preparacin de los mismos, se deber considerar la conveniencia de implantar las siguientes sugerencias: a) Establecer por escrito la forma como operar el sistema y los responsables del archivo de los comprobantes contables. Dicha poltica deber requerir entre otros aspectos que los comprobantes adjunten toda la documentacin soporte correspondiente, o elaborar un memorndum de excepciones al respecto. Establecer controles sobre la integridad de los comprobantes emitidos, as como el control sobre la entrega y recepcin de los mismos al momento de ser solicitados por terceros (entidades de control, auditores externos, revisores de cuentas, etc.). Incluir en cada comprobante las firmas de responsabilidad de preparacin, revisin y aprobacin.

b)

c)

65.

Gastos sin documentacin soporte adecuada

De la revisin selectiva de los principales gastos administrativos y de ventas, observamos que existen ciertos pagos realizados por la Compaa que no corresponden al ejercicio fiscal 2000, o que no cuentan con el soporte tributario adecuado. Como ejemplo de stos egresos, podemos mencionar los siguientes:

Fecha

No.

Ref.

Concepto

Monto US$ 1,000 600 538

J un-26 Sep-19 May-12

E00586 E00984 E00417

1029 505 1950

E. Albn dietas 01/2000 Dr. Haz Dietas 06/2000 Ab. J os Tamayo hon. Abril

Recomendamos a la Compaa obtener de los proveedores los comprobantes de ventas que cumplan con los requisitos previstos en la normativa sealada y proceder a efectuar un anlisis detallado del soporte de los gastos con el fin de detectar y corregir similares desviaciones. 66.
RESULTADOS Reconocimiento de bonificaciones de los proveedores La Compaa goza del beneficio de parte de sus proveedores de recibir rebates (bonificaciones) por cumplimento en las metas de compras, al 31 de diciembre alcanzaban aproximadamente US$437,000. Estos beneficios se registraron proporcionalmente como menor valor del inventario y menor valor del costo de venta hasta el 50% del total de los rebates ganados en el ao 2008, lo cual se contrapone a lo establecido por los principios de contabilidad generalmente aceptados. Por la dificultad que conlleva determinar si los productos adquiridos se mantienen en stock, sugerimos que la Administracin realice un anlisis y, determine el correcto registro, considerando el costo beneficio de los controles a disear y los impactos en los resultados. ASPECTOS IMPOSITIVOS Reembolso de gastos de personal Los trabajadores que mantiene la Compaa incurren en gastos necesarios para realizar sus actividades, estos gastos son soportados por facturas a nombre de la Compaa, las cuales no cuentan con Retenciones en la Fuente del Impuesto a la Renta, requisito para que un gasto se considere deducible para la determinacin de la base imponible del Impuesto a la Renta. Es necesario que la Administracin organice capacitaciones que hagan conocer a los trabajadores sobre la legislacin y las implicaciones que tiene el correcto llenado de estos documentos para evitar sanciones futuras.

67.

68.

Formularios 107 Como resultado de nuestra revisin identificamos que la Compaa no ha entregado los formularios 107 correspondientes al ejercicio fiscal del ao 2008, al personal que ha dejado de trabajar bajo relacin de dependencia. Recomendamos a la Compaa entregar a sus empleados los formularios 107, dando cumplimiento a las disposiciones legales vigentes y a fin de evitar llamados de atencin por parte de las Autoridades fiscales.

69.

Artculos facturados sin precio -

Como parte de sus operaciones, la Compaa entrega productos publicitarios con la venta de los productos que generalmente comercializa, esta transferencia se realiza sin un precio de intercambio. La legislacin tributaria vigente es enftica en expresar que la trasferencia de bienes y o servicios debe realizarse a un valor justo acorde a los precios que se negocia en el mercado. Sugerimos que la Administracin considere estos aspectos para que se tomen las acciones correctivas para evitar sanciones futuras por parte de la autoridad fiscal.

70.

Facturacin de autoconsumos La Compaa, como parte de las operaciones del negocio, consume los productos que comercializa, estas transacciones son realizadas con precios inferiores a los que regularmente se comercializa para terceros. Las disposiciones tributarias indican que los autoconsumos deben realizarse al mismo valor como si se tratara de un cliente. Sugerimos que la Administracin considere estos aspectos para que se tomen acciones correctivas para evitar sanciones futuras por parte de la autoridad fiscal.

71.

Otras observaciones menores (a) Ingresos y gastos por reembolsos de personal que labora para una relacionada-

La Compaa registra gastos de nmina de una relacionada y, a su vez factura estos valores como un reembolso de los gastos incurridos y adicionalmente factura un 2% del valor del gasto, como una comisin por sus servicios. La figura de la tercerizacin laboral desapareci a partir del ao 2007 y continuar operando con este esquema podra generar que se multe a la Compaa por incumplimiento de la legislacin vigente. Por otro lado es importante que se considere que los gastos cargados por este concepto deberan ser considerados como no deducibles, para la determinacin de la base imponible del Impuesto a la Renta. (b) Correcto llenado de los datos de las facturas de reembolso de gastos -

Las facturas por reembolsos de gastos que la Compaa recibe de terceros por distintos conceptos, no cumplen con las siguientes caractersticas que exige la legislacin vigente: Que el concepto de reembolso se especifique en el documento Nmero de RUC del emisor Nmero de la factura afectada

En caso de alguna revisin por parte de la autoridad fiscal, los gastos sustentados a travs de estos documentos podran considerarse como gastos no deducibles para la determinacin de la base imponible del Impuesto a la Renta; por lo cual la Administracin debera considerar estos aspectos para evitar sanciones futuras.

72.

Planificacin estratgica tributaria Si bien la Gerencia de la Compaa mantiene una filosofa conservadora respecto a los asuntos tributarios, no hemos observado una planificacin estratgica tributaria peridica o anual. Con la finalidad de optimizar la situacin impositiva de la Compaa y evitar eventuales problemas tributarios, sugerimos efectuar una planificacin estratgica tributaria, que contemple, entre otros, los siguientes aspectos:

a) b) c) d)

Evaluacin del impacto y riesgos tributarios de las transacciones efectuadas y por efectuarse en la Compaa. Capacitacin continua del personal involucrado en los temas tributarios. Definir niveles de responsabilidades en el proceso establecido para el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Asesora tributaria externa efectiva que minimice los riesgos impositivos locales y que considere los beneficios de la globalizacin comercial.

73.

IMPUESTO A LOS CONSUMOS ESPECIALES (ICE) Clculo de la base imponible del ICE Durante nuestra revisin del cumplimiento de obligaciones tributarias, identificamos diferencias entre la base imponible utilizada por la Compaa y la determinada por las disposiciones vigentes, tal como se detalla a continuacin:

US$ Ventas totales Descuentos, rebajas y bonificaciones en ventas Ventas netas (-) Costo de produccin Utilidad bruta Margen de comercializacin ICE segn clculo ICE segn Compaa Diferencia
La situacin descrita en el prrafo anterior, origina una diferencia por US$7,593 de ICE no pagado, lo cual podra derivar en observaciones por parte de autoridades tributarias. Las normas tributarias vigentes establecen que para los bienes de fabricacin nacional, la base imponible del ICE estar constituida por el precio de venta al pblico menos el IVA e ICE. Dichos precios de venta al pblico debern ser iguales a la suma del precio ex - fbrica ms los mrgenes reales y efectivos de comercializacin. De igual forma, la norma dispone que tales mrgenes de comercializacin se presumir que no son inferiores al 25% del precio ex fbrica. Recomendamos a la Gerencia examinar los movimientos contables y la declaracin presentada a fin de establecer el origen de la mencionada diferencia, de ser necesario efectuar la declaracin sustitutiva consignando los intereses de mora y multas respectivos.

282,750 11,597) 271,153 207,043) 64,110 30.96% 27,929 20,336 7,593

74.

Facturas de venta de productos fabricados De nuestra revisin conceptual del cumplimiento de los requerimientos de los comprobantes de ventas emitidos por la Compaa, observamos que las facturas de venta de bebidas gaseosas producidas por la Compaa no desagregan el ICE del precio de venta al pblico, tal como lo exige el artculo 77 de la Ley de Rgimen Tributario Interno. Al respecto estipulan que cuando los sujetos pasivos no hayan desagregado en sus comprobantes de ventas o en el documento nico de importacin el valor correspondiente al

impuesto a los consumos especiales, sern sancionados con una multa equivalente al 5% del importe total del comprobante o del documento nico de importacin, sin que exceda de $500. Recomendamos a la Gerencia analizar lo comentado cuantificar los montos involucrados, y de ser necesario efectuar los correctivos pertinentes, as como proceder a cancelar las multas respectivas.

75.

Informacin requerida no presentada a las Autoridades Tributarias De nuestra revisin del cumplimiento de otras obligaciones en materia de ICE, previstas en la Ley de Rgimen Tributario y su Reglamento, observamos que ciertos informes no han sido elaborados ni presentados ante las autoridades de control. A continuacin citamos de manera informativa los informes y requerimientos que deben presentarse: Fecha mxima de Entrega / presentacin Descripcin Lista de precios de venta al pblico de sus productos en sus diferentes presentaciones y envases que regirn para el siguiente ejercicio econmico. Lista de los precios de venta al pblico de los bienes que importan en sus diferentes presentaciones y envases que regirn para el siguiente ejercicio econmico. Informe acerca del movimiento de inventarios de las materias primas, as como de los productos terminados para cada una de las marcas y presentaciones con sus respectivos precios de venta al pblico, cortados a fin de cada mes. Dichos informes se presentan conjuntamente con la declaracin del impuesto. En tales informes se harn constar los datos bsicos de las declaraciones mensuales del ICE. Estos informes sern presentados tambin por quienes no hayan realizado ventas gravadas con el ICE. Todos los sujetos pasivos del ICE debern imprimir en las etiquetas o en el envase de los productos gravados con ICE que expendan, el precio de venta al pblico establecido por el productor o importador. En el caso de que el productor modificare el precio de venta al pblico, podr fijar el nuevo precio en las etiquetas o envases ya impresos mediante sellos o etiquetas adheridos a ellos. 31 de diciembre de cada ao

31 de diciembre de cada ao

Mes siguiente a cada trimestre

Siempre

Segn el artculo 219 del RLRTI los contribuyentes que no suministren la referida informacin, sern sancionados por el Director General de Rentas de acuerdo a lo previsto en el artculo 103 de la LRTI, esto es con una multa de 10 a 100 salarios mnimos vitales (US$40 a US$400) segn los ingresos y el capital del contribuyente. En virtud de lo mencionado, recomendamos a la Administracin de la Compaa cumplir y presentar ante las Autoridades Tributarias dichos requerimientos para evitar contingencias por multas.

76.

IMPUESTO AL VALOR AGREGADO Diferencias entre las ventas declaradas versus registros contables Durante nuestra revisin del cumplimiento de las obligaciones tributarias a las cuales est sujeta la Compaa como agente de percepcin del Impuesto al valor agregado, hemos identificado durante el ao 2001 diferencias entre los valores por ventas incluidos en las declaraciones mensuales del IVA y aquellos saldos expuestos en los registros contables.

US$ Ventas segn libros Ventas segn declaraciones de IVA Diferencia

En base a lo comentado anteriormente debemos mencionar que la diferencia mencionada podra ser interpretada por la Administracin Tributaria como un ingreso no contabilizado y no declarado, del cual se derivara un menor impuesto a pagar.

2,065,740 2,058,725 7,015

Recomendamos a la Administracin de la Compaa analizar dicha diferencia y mantener en sus archivos las conciliaciones pertinentes que justifiquen tal diferencia, y en caso de ser necesario, realizar los ajustes contables respectivos, con el propsito de evitar eventuales observaciones o sanciones por parte de las Autoridades Tributarias.

77.

Diferencias entre el IVA declarado y registros contables Durante nuestra revisin del cumplimiento de las obligaciones tributarias a las cuales est sujeta la Compaa como agente de percepcin del Impuesto al valor agregado, hemos identificado diferencias entre el IVA recaudado incluido en las declaraciones mensuales y aquellos saldos expuestos en los registros contables:

IVA en recaudado en venta segn: Registros contables Declaraciones Diferencias

J unio Agosto Septiembre Octubre Diciembre 3,539 23,004 25,742 49,139 91,889 3,547 22,977 25,699 47,897 94,363 8 ( 27) ( 43) ( 1,242) 2,474

Si bien estas diferencias fueron regularizadas durante los meses siguientes, podran originar eventuales observaciones por parte de los organismos de control, debido a que diferencias de esta naturaleza podran ser interpretadas por la Administracin Tributaria como incumplimientos tributarios. Con el propsito de mejorar el control y oportunidad de las tareas y actividades relacionadas con los aspectos impositivos, sugerimos a la Administracin efectuar la oportuna conciliacin de los valores en concepto de IVA incluidos en las declaraciones con los valores declarados, lo cual permitira detectar rpidamente los eventuales errores que existan y evitara el pago de intereses y multas innecesarios por saldos no declarados o no pagados en forma oportuna.

78.

Formulario de presentacin de las declaraciones de las retenciones del IVA Durante el 2001 la Compaa ha efectuado las declaraciones de las retenciones del IVA en los mismos formularios de declaracin del IVA como agente de percepcin. De acuerdo con las normas tributarias vigentes, se prev que cuando en un mismo periodo se deban declarar y pagar los valores del IVA causados en su calidad de agente de percepcin, y los valores del IVA retenido en condicin de agente de retencin, se deben presentar en forma separada un formulario para cada una de las formas de declaracin y pago citadas. Recomendamos a la Administracin de la Compaa presentar las declaraciones en mencin, segn lo previsto en las normas tributarias vigentes, con la finalidad de evitar posibles observaciones o sanciones por parte de las autoridades tributarias.

79.

Retenciones del IVA del 30% y 70% Como resultado de nuestra revisin de las declaraciones de IVA en calidad de agente de retencin, observamos que la Compaa realiz ciertas retenciones del IVA aplicando las tasas del 30% y 70% por concepto de compras de bienes y adquisicin de servicios a personas jurdicas, respectivamente. Las normas tributarias vigentes prevn que nicamente los contribuyentes especiales retendrn las tasas mencionadas precedentemente. Por lo tanto, si bien estas retenciones del IVA fueron retenidas y pagadas mensualmente, recomendamos a la Gerencia de la Compaa no efectuar dichas retenciones debido a que no son contribuyentes especiales.

80.

Diferencia entre los valores declarados de IVA en calidad de agente de percepcin y registros contables Durante nuestra revisin del cumplimiento de las obligaciones tributarias a las cuales est sujeta la Compaa como agente de percepcin del Impuesto al valor agregado, identificamos diferencias entre los saldos por crdito tributario del IVA incluidos en las declaraciones mensuales y aquellos saldos expuestos en los registros contables.
Mayo Crdito tributario segn: Declaraciones Registros contables Diferencia J unio J ulio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre 9,041 11,424) 20,465)

( 2,366) 139 ( 2,189) ( 2,669) ( ( 2,176) ( 37) ( 3,747) ( 3,832) ( 190 ( 176) ( 1,558) ( 1,163) (

11,500) ( 12,619) ( 1,119)

6,033) ( 5,914) ( 119 (

36,212) 37,384) ( 1,172) (

Recomendamos a la Gerencia de la Compaa examinar los movimientos contables y las declaraciones presentadas a fin de establecer el origen de las diferencias antes descritas, y de ser necesario efectuar las cancelaciones correspondientes consignando los intereses y multas a la fecha de la cancelacin. Adicionalmente deber adoptarse como medida de control efectuar la oportuna conciliacin de los valores en concepto de IVA incluidos en las declaraciones con los valores declarados, con el propsito de evitar cualquier llamado de atencin por parte de las autoridades tributarias.

81.

RETENCION DE IMPUESTO A LA RENTA EN LA FUENTE Diferencia entre los valores declarados y registros contables por concepto de RIRF Como resultado de nuestra revisin efectuada de las declaraciones mensuales de las RIRF durante el 2001, observamos las siguientes diferencias entre los saldos incluidos en las declaraciones mensuales y aquellos saldos expuestos en los registros contables:
J unio J ulio Agosto Septiembre Declaraciones Registros contables Diferencias 8 24 8) ( 24) ( 203 227 24) ( Octubre Noviembre 619 813 194) ( Diciembre 3,572 5,352 1,780)

600 844 244) (

1,180 1,355 175) (

Las diferencias originadas en los meses citados precedentemente constituyen una contingencia, debido a que las autoridades tributaras podran interpretarlas como un incumplimiento tributario por la no cancelacin de dichos valores, e incluso podran originar el pago de dichos importes con los respectivos intereses de mora y multa; por lo tanto, recomendamos a la Gerencia de la Compaa examinar los movimientos contables y las declaraciones presentadas a fin de establecer el origen de estas y de ser necesario efectuar las cancelaciones correspondiente consignando los intereses y multas respectivos.

82.

Falta de solicitud del certificado de ingresos y formulario 107 al anterior empleador De nuestra revisin del cumplimiento de obligaciones tributarias relacionadas con nminas, observamos que la Compaa no acostumbra solicitar a sus nuevos empleados el certificado de ingresos de su anterior empleador, ni el formulario 107 por las retenciones practicados durante el ao 2001 por su anterior empleador. Segn las normas tributarias vigentes los trabajadores que reinicien su actividad con otro empleador, entregarn el comprobante de retencin a este para que efecte el clculo de las retenciones a realizarse en lo que resta del ao. Por lo expuesto, recomendamos a la Compaa solicitar los mencionados documentos a fin de poder consolidar los ingresos de sus empleados y poder practicar las retenciones de IR considerando la totalidad de los ingresos y retenciones practicadas previamente por otros empleadores.

83.

Declaraciones del Impuesto al valor agregado La Compaa durante el ejercicio fiscal del 2000, no ha procedido a presentar la declaracin del IVA como agente de percepcin. Recomendamos a la Compaa presentar a la declaracin del IVA como agente de percepcin ante la autoridad competente, consignando para el efecto los intereses de mora y las multas segn correspondan.

84.

IVA no percibido ni pagado a las entidades recaudadoras Durante el perodo comprendido entre enero y septiembre del 2000, la Compaa no factur el IVA por la transferencia de medidores, servicios de instalacin, corte y reconexin del suministro de agua por aproximadamente US$ 5,860. Consideramos que existira un riesgo de observacin fiscal por parte de las autoridades competentes, por el IVA no facturado ni pagado al Fisco por el valor mencionado precedentemente ms los intereses de mora y multas respectivos. Recomendamos a la Compaa proceder al pago del IVA correspondiente y revisar en detalle los meses a los que corresponden tales valores, con el fin de presentar las declaraciones que sean necesarias para el efecto, incluyendo los montos por crdito fiscal por IVA que tendra derecho a computar en esos mismos meses.

85.

Aplicacin del crdito tributario por parte de la Compaa La Compaa ha registrado durante el ao 2000, el IVA pagado por ciertas adquisiciones de bienes, en los que no ha considerado la proporcionalidad que debera aplicar segn las normas legales vigentes, por tener ventas de bienes gravadas con tarifas 12% y 0%. Este IVA pagado no fue considerado como crdito tributario parcial, siendo registrado como mayor valor del bien adquirido. Como se menciona en la primer prrafo, la normativa tributaria vigente establece la aplicacin del crdito tributario parcial, en funcin a la proporcionalidad de las ventas gravadas sobre las ventas totales, por tanto recomendamos a la Compaa efectuar el anlisis pertinente a fin de proceder a establecer el crdito tributario a ser consignado en las declaraciones de IVA, considerando la aplicabilidad del crdito tributario parcial. A su vez recomendamos, realizar los ajustes contables pertinentes y presentar las declaraciones de IVA que fueran del caso.

86.

Declaracin y pago de las retenciones en la fuente del personal contratado bajo relacin de dependencia La Compaa no ha procedido al clculo, declaracin y pago de las retenciones del personal que trabaja en relacin de dependencia, con respecto a los componentes salariales percibidos por estos. Cabe indicar, que el personal de la Compaa se encuentra contratada bajo la modalidad de ingresos netos. Segn nuestros clculos el monto no retenido y pagado al 31 de diciembre del 2000, asciende aproximadamente a US$ 340. Recomendamos a la Compaa, efectuar una reliquidacin de las retencin en la fuente del impuesto a la renta, considerando todos los valores percibidos y proceder a la declaracin y pago de las mismas ms los intereses de mora respectivos.

RECOMENDACIONES DESTINADAS A MEJORAR LA EFICIENCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION COMPUTADORIZADOS.

87.

Mejorar los mecanismos de proteccin existentes para proteger el rea del servidor, y de la red, de acceso fsico no autorizado y de condiciones adversas Durante nuestra evaluacin observamos que el acceso fsico al servidor no se encuentra restringido. En la actualidad, el servidor se encuentra, en un rea donde tambin se encuentran los operadores y donde tienen acceso todas las personas que ingresan a la bodega. No restringir el acceso al servidor podra ocasionar que, intencionalmente o no, alguna persona ocasione daos en el servidor, desconecte los cables de los equipos o apague el servidor, afectando la continuidad del procesamiento de las aplicaciones. Adicionalmente, existe el riesgo de que usuarios no autorizados accedan a informacin de la Compaa, afectando su confiabilidad. Consideramos que la Compaa debe implantar, entre otros, los siguientes controles tendientes a minimizar el riesgo de acceso no autorizados y daos fsicos a los equipos: Reubicar los servidores en lugares adecuados de acceso restringido, con las debidas seguridades implantadas para minimizar los riesgos de acceso fsico no autorizado, que puedan ocasionar problemas en la ejecucin de las actividades normales del servidor. Mantener un ambiente fsico adecuado para los servidores, de manera que estn protegidos del polvo, agua, golpes, con temperatura adecuada.

Los equipos de computacin y la informacin existente en ellos, representan una considerable inversin para la Compaa, y su utilizacin por parte de personas no autorizadas o condiciones no propicias en el ambiente induce a riesgos tanto para la informacin, como para la funcionalidad de dichos equipos.

88.

Mantener documentacin formal y actualizada de las redes Durante nuestra visita observamos que no se mantiene una documentacin de las redes. La documentacin es un elemento indispensable para garantizar la continuidad del procesamiento en caso de separacin de personal clave del departamento de procesamiento de datos. Adicionalmente, en caso que se presenten situaciones de emergencia, el no tener esta documentacin disponible, podra causar demoras en los procesos de restauracin del sistema para poder continuar con las actividades crticas. Consideramos que la Compaa debe mantener una documentacin de la configuracin del sistema disponible para cualquier situacin de emergencia que afecten la configuracin de los equipos de computacin (servidores, estaciones, equipos de comunicacin, etc.). Esta documentacin debe mantenerse actualizada y debe ser revisada por los funcionarios del rea.

89.

Establecer procedimientos formales y adecuados de respaldos de informacin para garantizar la recuperacin de datos en caso de eventualidades Durante nuestra visita observamos que no existen procedimientos formalmente definidos para realizar los respaldos de informacin y que no se ha desarrollado documentacin que describa la informacin que se debe respaldar, ni la periodicidad con la que se deben realizar los respaldos. No contar con documentos que detallen los procedimientos para la generacin de respaldos, crea dependencia en el personal actual y en caso de eventualidades dicha persona se vuelve imprescindible. La informacin de los respaldos es de vital importancia para la Compaa en casos de emergencias o catstrofes y deben existir procedimientos que garanticen una recuperacin de datos en caso de contingencias. Por esto, recomendamos establecer procedimientos formales y escritos para la generacin de respaldos. Estos procedimientos deben considerar, entre otros, los siguientes aspectos: Respaldos diarios con una estructura de abuelo-padre-hijo; esto es, diariamente se debe respaldar la informacin de los ltimos tres das para as disminuir los riesgos de que existan errores en los respaldos. Registrar en una bitcora los respaldos realizados, y realizar pruebas peridicas de dichos respaldos. Establecer la rotacin de los medios de almacenamiento, y establecer al momento de adquisicin la vigencia de estas herramientas (cantidad de veces que puede ser reutilizado). Establecer un lugar seguro fuera de las instalaciones de la Compaa para almacenar los respaldos generados. Los lugares adecuados para guardar este tipo de informacin son cajas fuertes de otras oficinas de la Compaa y cajas de seguridad en instituciones bancarias. Realizar respaldos que consideren una futura depuracin de la base datos cuando la cantidad de informacin que almacena impida el rpido funcionamiento de las aplicaciones. Los respaldos deben ser histricos y almacenar toda la informacin de la Compaa para que pueda ser consultada si se presenta la necesidad luego de que se ha depurado la base de datos.

El cumplimiento de estas medidas de respaldo son una medida de proteccin para la Compaa para casos en los que no se pueda utilizar la informacin original por alguna emergencia en sus instalaciones o en sus equipos.

90.

Elaborar una poltica de seguridad de datos Durante nuestra revisin observamos que no se ha definido una poltica formal de seguridad de datos. El no contar con una poltica de seguridad clara, completa y bien documentada aumenta el riesgo de que informacin sensitiva y activos crticos del departamento de sistemas estn al alcance de personas no autorizadas pudiendo causar graves daos a la Compaa. Recomendamos establecer una poltica clara de seguridad que incluya entre otros aspectos los siguientes: Enfoque que ha adoptado la gerencia para evaluar los riesgos sobre la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la informacin en el ambiente de sistemas computarizados. Identificacin de la informacin y los activos del departamento de sistemas que se pretende proteger. Requisitos legales y regulatorios (confidencialidad de la informacin). Pasos a tomar por la Gerencia para asegurar que la organizacin cumpla con las normas relevantes de las mejores prcticas en temas de seguridad.

Riesgos de accesos no autorizados desde fuera de la organizacin, incluyendo las conexiones a redes externas. Riesgos de fraudes basados en el ambiente de sistemas computarizados interno. Riesgos de sabotaje y/o actos vandlicos sobre las instalaciones del departamento de sistemas. Descripciones de puestos de trabajo incluyan los roles y las responsabilidades de seguridad. Revisin y filtracin de solicitudes para puestos de trabajo que impliquen el acceso a las instalaciones computarizadas en las que se maneja informacin sensible. Clusula de compromiso de confidencialidad de informacin a ser firmada por todo el personal de la Compaa. Incluir en el proceso de induccin la capacitacin a los usuarios sobre las polticas y procedimientos de seguridad de datos que se deben cumplir y las sanciones que se aplican en caso de no cumplir estas disposiciones.

91.

Formalizacin de las funciones de los miembros del departamento de sistemas Las funciones de los miembros del rea de sistemas no estn formalmente definidas. Recomendamos, definir, establecer y formalizar las funciones del departamento IT de tal forma que los miembros del rea conozcan claramente las responsabilidades a ellos asignadas y se los pueda medir en funcin de su cumplimiento.

92.

Elaborar procedimientos formales de definicin de usuarios que garanticen un adecuado control de acceso a los sistemas La Compaa no ha establecido procedimientos formales para la definicin de usuarios en la red. Considerando los riesgos de acceso no autorizados generados por la falta de controles adecuados, sugerimos elaborar procedimientos formales para la definicin de usuarios que contemplen, entre otros aspectos: Definicin formal de los perfiles de usuarios acorde a las funciones que desempean y a la informacin que deberan acceder. Solicitud por escrito de la creacin o eliminacin de usuarios. Informacin al Administrador de Seguridades de la salida del personal (temporal o definitiva) para la eliminacin de los usuarios inactivos. Listado de los usuarios activos y su nivel de acceso en el sistema para que los funcionarios que autorizan la creacin de usuarios certifiquen su correccin. Asignacin de un funcionario de nivel apropiado, independiente del rea de sistemas de la revisin peridica de los listados de seguridad provistos por el sistema, estableciendo as un control independiente que permita detectar oportunamente accesos no autorizados, y otras violaciones de seguridad.

Adicionalmente, esta poltica deber contemplar por lo menos, las siguientes consideraciones respecto al manejo de las claves: a. b. Asignacin de claves individuales y confidenciales a los usuarios que las requieren para sus funciones diarias a nivel de aplicacin. Establecimiento para las claves de las siguientes caractersticas: Confidenciales, los usuarios deben ser formalmente instruidos para que se mantengan como tal. No significativas, las claves no deben corresponder a nmeros secuenciales, ni a nombres, fechas, etc. Deben tener una longitud mnima de 6 caracteres. Utilizacin de las facilidades del sistema operativo para obligar a los usuarios a cambiar sus claves en forma peridica. La falta de cambio de las claves peridicamente aumenta la posibilidad de que personas no autorizadas conozcan y utilicen claves de usuarios del

c.

sistema de computacin. En nuestro criterio las claves de acceso de las aplicaciones deberan cambiarse aproximadamente cada tres meses.

93.

Manual de normas (polticas y estndares) del departamento de sistemas Elaborar un manual de normas que incluya los siguientes aspectos: Normas generales que cubran: Plan de emergencia y respaldos que aseguren la continuidad del proceso en otros equipos con la menor prdida de informacin y tiempo. Normas para anlisis y diseo de sistemas; Recopilacin de informacin (anlisis previo); Documentos, su uso y distribucin; Diseo del sistema; Narrativo del sistema. Anlisis de desempeo de la red.

Normas para programacin: Objetivo del programa; Diagrama de bloque (archivos y otros recursos requeridos); Diagrama de flujo del sistema; Listado del programa compilado.

Normas de operacin: Diagrama de flujo (en bloques) del sistema que permita visualizar la secuencia de las operaciones; Mensajes y acciones a tomar; Pruebas de las modificaciones a los sistemas existentes; Comprobacin del sistema nuevo. Normas para el manual del usuario Copia de los formatos de pantalla as como instrucciones, mensajes y acciones a tomar sobre dichos formatos; Descripcin de los campos, ttulos y cdigos usados en las entradas/salidas de la informacin; Instructivos para el control de modificaciones a maestros y tablas.

Normas para planificar el desarrollo del departamento de sistemas: Procedimientos para planificacin a corto, mediano y largo plazo; Procedimientos para revisin y actualizacin de los proyectos; Procedimientos para la adquisicin y/o arriendo de paquetes y equipos.

La adopcin de esta recomendacin ayudar a que la funcin de tecnologa de la Informacin se mantenga bajo principios conocidos y aprobados por la Administracin y que el desarrollo de nuevos sistemas y el mantenimiento de los actuales se realice de manera consistente y estandarizada independientemente del personal involucrado, y que permita la continuidad del procesamiento en el computador y el desarrollo a sistemas ms afines en condiciones adversas.

94.

Adquisicin y formalizacin de licencias de uso para el software actualmente utilizado. La Compaa no posee las licencias para los siguientes softwares utilizados en todos los computadores que estn siendo utilizados a la fecha:

Sistemas Operativos: Microsoft Windows95, Microsoft Windows98. Software Utilitario de Oficina: Microsoft Office.

Adems, se nos inform del uso de una copia ilegal del sistema operativo microsoft WindowsNT. Cabe recalcar que el uso de software sin licencia es ilegal y las consecuencias pueden ser la incautacin del equipo en donde se encuentra instalado el software por violacin de los derechos de autor. Sugerimos realizar un inventario del software utilizado y formalizar su utilizacin mediante la adquisicin de las licencias de uso.

95.

Desarrollar un plan de contingencias que permita a la Compaa seguir operando, inmediatamente despus de ocurrido un desastre o falla computacional La Compaa no cuenta actualmente con un plan de contingencias formal que le garantice la continuidad en el procesamiento de la informacin ante fallas operacionales que afecten la capacidad de procesamiento parcial o total. En nuestro criterio, debera incorporarse un plan de contingencias, el mismo que deber enfocarse al procesamiento de aquellas aplicaciones que son crticas para la continuidad de las operaciones de la Compaa. Uno de los aspectos ms importantes es la definicin de los escenarios de contingencia que puedan aplicarse a la Compaa, ya que esto marcar la estructura de los procedimientos de recuperacin necesarios para mantener la continuidad de las operaciones. El plan deber considerar los recursos tecnolgicos necesarios para el procesamiento de las aplicaciones crticas y la confirmacin del equipo de recuperacin de desastres.

96.

Definir procedimientos formales que garanticen una adecuada administracin de problemas La Compaa no lleva registro de los problemas que ocurren a nivel de aplicaciones, cadas del sistema, etc., ni de las actividades que se realicen para solucionarlos. La ausencia de estos procedimientos ocasiona que no se lleve un adecuado control de todas las fallas que se dieran en el sistema y no permiten realizar un anlisis posterior de las mismas para determinar la causa y registrar la solucin dada, en caso de repetirse. Se recomienda elaborar un procedimiento o formato en el que se registren todas las fallas de operaciones o de sistemas que ocurran, con su respectiva solucin, para que las mismas puedan ser revisadas posteriormente por la persona adecuada.

97.

Mejorar los mecanismos de proteccin existentes para restringir el acceso fsico no autorizado a los equipos de computacin, y a la red de la empresa El acceso fsico al servidor de la red no est restringido, lo que podra ocasionar que, por error, se puedan desconectar los cables de la red, o se apague el servidor, lo que provocara la cada de la red y una posible prdida de informacin. Si no se restringe el acceso fsico al servidor de la red, cualquier usuario puede acceder, sin autorizacin, a la informacin de la Compaa, afectando considerablemente la confiabilidad de la misma. Adems, podra, intencionalmente o no, daarse al servidor de la red afectando la continuidad del procesamiento de la Compaa. Los equipos de computacin y la informacin existente en ellos, representan una considerable inversin para la Compaa, y su utilizacin por parte de personas no autorizadas induce a riesgos tanto para la informacin, como para la funcionalidad de dichos equipos.

Consideramos que la Compaa deber implantar, entre otros, los siguientes controles tendientes a minimizar el riesgo del acceso no autorizado: Ubicar al servidor de la red en un lugar adecuado de acceso restringido, con las debidas seguridades implantadas para minimizar los riesgos de acceso no autorizado, que puedan ocasionar problemas en la ejecucin de las actividades normales del servidor. El personal que realiza desarrollo de sistemas, no deber tener acceso a la informacin de produccin. El personal tcnico debe tener acceso nicamente con previa autorizacin de funcionarios autorizados de la Compaa. Deber existir un registro de visitas al rea de computacin, indicando entre otras cosas, hora de entrada, hora de salida, persona que autoriz el ingreso, y firma de quien ingreso.

98.

Implementar polticas de precaucin contra riesgos de incendio En el rea donde estn ubicados el servidor, no existen adecuadas polticas de precaucin contra riesgos de incendios, pues, no existe en el rea un extintor de incendios, ni detectores de humo, o alarmas contra incendios.Entre las polticas que consideramos deberan adoptarse, deben estar las siguientes: a. b. c. No debe existir material inflamable cerca de los equipos de computacin. Localizacin de extintores de incendio en lugares clave para situaciones de emergencia. Disponer de detectores de humo y alarmas de incendio.

99.

Efectuar evaluaciones peridicas de las aplicaciones computacionales instaladas en la Compaa Las aplicaciones existentes en la Compaa no estn integradas, lo que ocasiona retraso y doble trabajo al tener que ingresar varias veces la misma informacin. Adicionalmente no existe una integracin de los mdulos existentes con la contabilidad. Consideramos que la Compaa deber adoptar entre otras, las siguientes polticas: a. Realizar revisiones de riesgos y controles, tanto para las aplicaciones que ya estn implantadas, como para las prximas a desarrollarse, a fin de detectar y corregir oportunamente las debilidades existentes en los programas de computacin. Revisar por parte de un funcionario del rea usuaria y de sistemas, las modificaciones realizadas a los programas de computacin existentes y, evidenciar formalmente dichas pruebas. Definir los requerimientos de los usuarios, considerando las diferentes reas que utilizan las aplicaciones. Estudiar la posibilidad de integrar las aplicaciones existentes en la empresa con el fin de evitar el ingresar varias veces la misma informacin, agilitando as el procesamiento de las aplicaciones y ahorrando recursos a la Compaa.

b.

c. d.

Estas medidas contribuirn a preservar la integridad de la informacin y a mantener un adecuado ambiente de control, aumentando la confiabilidad que se deposita en los sistemas de informacin computadorizados de la Compaa, y adicionalmente, aumentar la eficiencia de la organizacin al garantizarse que los sistemas cumplen los requerimientos definidos por los usuarios.

100. Facturacin
El sistema de facturacin permite la modificacin de ciertos campos en la factura por parte del empleado que la emite, tales como el valor del precio y los porcentajes de descuentos. Lo comentado precedentemente sumado a la falta de revisin por parte de un ejecutivo de nivel apropiado independiente del rea de facturacin, constituyen un riesgo para la Compaa al

margen de que podran originarse incumplimientos en las polticas de precios y descuentos en la venta por suministros de agua potable. Recomendamos instruir al personal de sistemas para que proceda a realizar el bloqueo del acceso a modificacin de los campos al responsable de la emisin de la facturacin, y delegar a funcionarios de nivel apropiado de un rea independiente de facturacin la labor de revisin de los listados emitidos por el sistema de facturacin versus las rdenes de pedido de clientes. Estas actividades aseguraran y minimizaran la generacin potencial de errores o incumplimiento de las polticas de precios y descuentos en las ventas.

OTROS ASPECTOS Segregacin de funciones Uno de los principios ms importantes del control interno contable es que las funciones deben distribuirse de modo que ningn individuo pueda controlar todas las fases de una operacin, de manera que puedan pasar inadvertidos errores de omisin o de comisin. Tericamente, las actividades deberan proyectarse de tal forma que el trabajo de una persona sea independiente o sirva de comprobacin del de la otra. Durante nuestra revisin hemos observado que el proceso operativo del rea de gestin est basado en un esquema integral de funciones, el cual incluye: Control y custodia de inventarios; Solicitud de requisicin de inventarios; Adquisicin de stock; Control de proveedores; Requerimiento de pago de facturas y en ciertos casos cancelacin de las mismas; Registro y control contable de las cuentas involucradas en este proceso operativo; control. Administracin del sistema integral de

Si bien esta estructura integral de funciones brinda beneficios operativos en el procesamiento diario de transacciones, se debera establecer controles clave o separar aquellas tareas o funciones crticas en las cuales existe un elevado riesgo de no detectar oportunamente posibles errores u omisiones cometidas en alguna etapa de este proceso y que afectan los activos de las Compaa, por ejemplo: Tramitacin de solicitudes de compra no vlidas, Adquisiciones de stock por pedidos no

autorizados o no necesarios, Pagos indebidos de facturas.

De acuerdo a la estructura del departamento y a los controles implantados, las alternativas de riesgo antes mencionadas no podran ser detectadas oportunamente. Al respecto consideramos que se deberan tomar acciones correctivas inmediatas, para lo cual sugerimos, entre otras, la adopcin de los siguientes procedimientos: Mantener el control de las funciones incompatibles indicadas precedentemente en diferentes reas o departamentos a fin de disminuir los riesgos existentes, definiendo las funciones y responsabilidades de los diferentes departamentos involucrados en el ciclo operativo y especificando los niveles de supervisin y control. Realizar revisiones peridicas que permitan mejorar la confiabilidad de la informacin y asegurar la ejecucin de los controles implantados por la Administracin.

Instruir al personal "formalmente" respecto a las funciones que debe realizar y las tareas que se desarrollan en todo el departamento; sto permitir desarrollar las labores en forma ms eficiente y mejorar sustancialmente la calidad tcnica del personal integrante. La implantacin de estas recomendaciones, establecera una adecuada segregacin de funciones, tareas y responsabilidades que permitan ejercer controles sobre los diferentes procesos realizados. 6. Situacin actual de expatriados Al requerir informacin respecto a la situacin legal en la que se encuentran los tres extranjeros que laboran en DREU S.A., fuimos informados que no cuentan con la respectiva documentacin y situacin legal (visa de trabajo) adecuada para trabajar en el Ecuador. Sin embargo, nos comunicaron que el asesor legal de la Compaa se encuentra a cargo de dichos trmites y se espera regularizar esta situacin durante el ao 2002. Por otra parte, los mismos se encuentran prestando sus servicios bajo el esquema de honorarios profesionales, sin embargo los pagos efectuados no cuentan con facturas, ni tampoco se aplican retenciones de IR en la fuente. Al respecto recomendamos regularizar la situacin legal y laboral de los expatriados que se encuentren laborando en la Compaa y en el caso de tratarse de servicios prestados de manera ocasional (menos de 6 meses) soportarlos con liquidaciones de compra de servicios que cumplan el reglamento de facturacin.