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MANUAL DE IMPLANTAO DO TOTUS

Esta documentao destinada aos responsveis pela implantao do Sistema Totus nas empresas. Tem o objetivo de instru-los quanto s Regras de Negcio, Conceitos e Metodologia de Implantao.

1. METODOLOGIA DE IMPLANTAO PROPOSTA


Objetivo deste texto: Estabelecer um plano de ao visando a implantao do TOTUS no menor tempo possvel e com o mximo de atendimento das expectativas da Empresa. Observao: Este texto destina-se implantao do TOTUS e no a sua operao. Para dvidas referentes operao deve-se consultar os manuais de Instalao e do Usurio Final do TOTUS.

1.1. Aspectos a serem considerados na definio de um Plano de Ao


A implantao do TOTUS implica na implantao de modernas metodologias de gesto (MRP, workflow, etc.) que provocaro mudanas organizacionais na Empresa. Deve-se mensurar cuidadosamente o tempo que cada pessoa ter de dispender para a implantao: reunies, levantamento de informaes, digitao, etc.. Dificuldade para levantar as informaes mnimas. Por exemplo, muitas empresas no possuem sequer o Limite de Reposio de cada item, no sabem qual a composio exata de cada Produto Acabado, etc... Grande parte das empresas pensa possuir caractersticas nicas, quando na verdade isso se trata de vcios adquiridos ao longo dos anos. A grande dificuldade na implantao de um sistema de gesto empresarial est no fator humano, e no no aspecto tcnico, pois a grande maioria das pessoas (usurio final) possui averso a mudanas.

1.2. Plano de Implantao Proposto


Anlise Organizacional/Diagnstico: Avaliando o processo de trabalho, o fluxo de informaes e documentos atuais da empresa e como sero substitudos pelo TOTUS Reunies Gerenciais: Apresentao de cada mdulo e de seu plano de implantao Gerncia da Empresa. Instalao dos Softwares. Definio dos usurios e seus respectivos direitos de acesso no TOTUS. Treinamento dos Usurios: Com base de dados para simulaes, programa de aula pr-definido em funo de suas atribuies. Observar a disponibilidade de tempo durante o treinamento. Evitar ocorrncia de interrupes devido a telefonemas ou atendimento a clientes.

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Formalizao do Plano de Ao: Usando a Seqncia de Preenchimento dos cadastros bsicos, observando a disponibilidade das informaes, os pr-requisitos de cada mdulo, etc. definindo Plano de Ao com Tarefa, Responsvel, Data de Trmino. Preenchimento dos cadastros bsicos: Digitao dos Produtos, Clientes, Fornecedores, Frmulas, etc... Normalmente esta a etapa mais demorada. Operacionalizao das rotinas especficas de cada mdulo: Com as informaes bsicas j preenchidas e usurios treinados, inicia-se a operacionalizao de cada mdulo. Exemplo: Emisso de Ordem de Produo, Emisso de Ordem de Compra, etc... Avaliao dos resultados iniciais: Os usurios operacionalizam suas rotinas atravs do TOTUS, durante determinado tempo e aps isso se faz uma avaliao detalhada desta operacionalizao visando determinar a necessidade de mudanas, tanto no TOTUS como nos procedimentos operacionais da Empresa. Ajuste Fino: Aps a avaliao dos resultados iniciais, uma srie de pequenas alteraes e ajustes sero feitas no TOTUS.

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2. ABORDAGEM GERENCIAL
Objetivo deste texto: Oferecer uma viso gerencial do TOTUS, destacando seu escopo, a integrao entre os mdulos, etc. Observao: Este texto destina-se a implantao do TOTUS e no a sua operao. Para dvidas referentes operao deve-se consultar o manual do Usurio Final do TOTUS.

2.1. O Sistema
O TOTUS um software de Gesto Empresarial, para plataforma Windows e Internet, acessando Banco de Dados Cliente/Servidor, que abrange as reas de MATERIAIS, COMPRAS, COMERCIAL, FINANCEIRO e INDUSTRIAL.

ESTOQUE BAIXA CONSULTA SALDO

ENGENHARIA DE PROCESSOS

PEDIDO DE CLIENTES GERA NF NOTA FISCAL GERA DUPLICATA CONTAS A RECEBER COMISSES

PROGRAMA DE PRODUO ATUALIZA SALDO SOLICITAO DE COMPRAS

COTAO DE PREOS

FLUXO DE CAIXA

ORDEM DE COMPRAS

CONTAS A PAGAR

RECEBIMENTO DE MATERIAIS

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2.2. Os Mdulos
Materiais O mdulo de Materiais tem como objetivo principal controlar todos os tipos de produtos (Matria-Prima, Semi-Acabados, Acabados, Insumos, Materiais de Terceiros, etc.) assim como todas suas movimentaes (recebimento do Fornecedor, consumo, produo, transferncia, inventrio, etc). Principais integraes: Financeiro: - A digitao da Nota Fiscal do Fornecedor gera Contas a Pagar. Custos: - Os preos de custo da Nota Fiscal do Fornecedor, alm de eventuais despesas adicionais como frete, IPI, etc... atualizam o preo de custo final de cada item, que por sua vez atualiza o preo de custo dos Acabados e Semi-Acabados onde o item utilizado. Comercial: - A emisso de Nota pelo Faturamento baixa Estoque Industrial: - A emisso da Ordem de Produo pode efetuar a Retirada dos Materiais necessrios e o Apontamento da Produo registra a entrada nos Acabados e Semi-Acabados produzidos. - Pode-se fazer o planejamento da produo de Semi-Acabados pelo saldo de cada item. Compras: - O saldo de cada item pode provocar a emisso de Solicitao de Compras ou Ordem de Compra. Consideraes quanto implantao: - Usurios operacionais, principalmente no Almoxarifado. - Dificuldade em obter informaes para planejamento: lead time, limite de reposio, lote econmico, etc... - Algumas telas de movimentao propositalmente simples. - O saldo de cada item, em funo da correta operacionalizao das movimentaes, dispara uma srie de eventos na empresa. Compras O mdulo de Compras tem como objetivo tratar do procedimento de compras, desde o momento que se detecta a necessidade at o Recebimento de Materiais. Os itens no-produtivos (Exemplo: Material de Expediente, EPI, Manuteno, etc.) normalmente so inseridos em Solicitaes de Compras, por qualquer usurio. Para os itens produtivos, a necessidade de cada item detectada atravs do mdulo Industrial, em funo do Programa de Produo, pode gerar as Solicitaes de Compras automaticamente. Com base nas Solicitaes de Compras, includas manualmente ou geradas automaticamente, o departamento de Compras elabora as Cotaes de Compras destinadas aos Fornecedores. Com base na Cotao de Preos escolhida gera-se a Ordem de Compra. Quando da entrega por parte do fornecedor pode-se gerar a Nota Fiscal de Entrada a partir da Ordem de Compra. Principais integraes: Financeiro: - As Ordens de Compras emitidas (e ainda no entregues) so consideradas como provises de Contas a Pagar. - As condies de pagamento e Grupo de Contas (ou categoria de Despesa) definidas nas Ordens de Compras, sero usadas no Recebimento de Materiais e conseqentemente na gerao do Contas a Pagar definitivo. Industrial: - Com base no Programa de Produo gera-se a Necessidade de Materiais, que ser usada como base para Compras. Materiais: - O saldo de cada item usado para o planejamento de compras. - A Nota Fiscal de Entrada do Fornecedor pode ser gerada a partir da Ordem de Compra. Consideraes quanto implantao: - Normalmente um mdulo que no apresenta dificuldades em sua implantao.
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Industrial Na Engenharia de Processos se define a Estrutura de cada produto Acabado (e Semi-Acabado) em termos de Materiais e Mquina/Mo de Obra necessrias a sua produo. A Estrutura do produto tambm chamada de Composio, Ficha Tcnica, Frmula ou Receita. Com base na definio de cada produto na Engenharia de Processos emite-se as Ordens de Produo destinadas ao Cho de Fbrica informando o que deve ser produzido, quando e como. O Planejamento das Ordens de Produo pode ser feita com base na Carteira de Pedidos de Clientes, Reposio de Estoque ou outros critrios. A emisso da Ordem de Produo implica na Alocao (ou Retirada) dos materiais necessrios junto ao Almoxarifado. As informaes do que foi produzido, por qual operador e em que tempo so digitadas atravs do Apontamento da Produo, atualizando as Ordens de Produo. Principais integraes: Custos: - Os tempos e materiais previstos junto estrutura do Produto so usados no clculo do Custo Standard. - Os tempos efetivamente praticados (informados pelo Apontamento da Produo) e os materiais consumidos so usados para o clculo do Custo Real de cada Ordem de Produo. Comercial: - A Carteira de Pedidos de Clientes e o Histrico de Faturamento podem ser usados como base para o Planejamento da Produo. Materiais: - Pode-se fazer o planejamento da produo de Semi-Acabados pelo saldo de cada item. - A emisso da Ordem de Produo pode efetuar a Retirada dos Materiais necessrios e o Apontamento da Produo registra a entrada nos Acabados e Semi-Acabados produzidos. Compras: - A Necessidade de Materiais gerada pelo Programa de Produo pode gerar as Ordens de Compras ou Solicitaes de Compras. Consideraes quanto implantao: - um dos mdulos mais importantes do TOTUS e tambm um dos com maior grau de complexidade em sua implantao. - Normalmente h enorme dificuldade de se informar os tempos de Regulagem (ou Setup) e de Execuo de cada etapa da produo. Visando contornar esta dificuldade o TOTUS permite que os tempos sejam digitados zerados. Logicamente isto impede o planejamento da Carga de Mquina. - Como os usurios que iro digitar o Apontamento da Produo so operacionais ocorrem muitos erros nesta digitao. Para minimizar este problema recomenda-se que a digitao seja feita pelos Supervisores e no pelos Operadores. Comercial A Aprovao de Pedidos de Clientes considera o Limite de Crdito, Inadimplncia, Preos Mnimos, etc... O preo de venda de cada produto pode ser buscado da Lista de Preos escolhida sendo que se pode ter diversas Listas de Preos ativas em um mesmo momento. Depois de aprovado, o Pedido poder gerar as Ordens de Produo (quando se produz para Pedido) ou gerar a Nota Fiscal (quando j se possui Estoque do produto). O faturamento (ou entrega) do Pedido poder ser parcial, ou seja, emite-se diversas Notas Fiscais para atender um mesmo Pedido. A emisso da Nota Fiscal atualiza o saldo do Pedido, baixa Estoque do Produto Acabado, gera Duplicatas, acumula Comisses do Representante e gera informaes para o Livro Fiscal de Sada. Alm das Notas de Faturamento (gerando Duplicatas) emitem-se notas de Devoluo, Remessa para Industrializao, etc... Principais integraes: Industrial: - A Carteira de Pedidos de Clientes e o Histrico de Faturamento podem ser usados como base para o Planejamento da Produo. Materiais: - A emisso da Nota Fiscal atualiza o saldo dos produtos.
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Financeiro: - A emisso da Nota Fiscal gera Duplicatas, acumula Comisses dos Representantes e Impostos a recolher. Consideraes quanto implantao: - Existem diversas parametrizaes visando gerenciamento comercial e de marketing tais como: Ramos de Atividade dos Clientes, Regies de Venda, Tipos de Clientes, Limite de Crdito, Condies de Pagamento, etc... que devem ser definidas na implantao. Financeiro Este mdulo contempla Contas a Pagar, Contas a Receber, Controle Bancrio, Fluxo de Caixa. Principais integraes: Comercial: - A emisso da Nota Fiscal gera Duplicatas, acumula Comisses dos Representantes e Impostos a recolher. - Os Pedidos de Clientes (ainda no entregues) podem ser consideradas como provises no Contas a Receber. Recebimento de Materiais: - A digitao da Nota Fiscal do Fornecedor gera Contas a Pagar Compras: - As Ordens de Compra (ainda no entregues) podem ser consideradas como provises no Contas a Pagar. Custos: - As Contas a Pagar dos Grupos de Contas pertencentes a Custos Indiretos (que no podem ser vinculados diretamente a uma Ordem de Produo, exemplos: Aluguis, Vigilncia, etc.) so rateados visando a formao de custos. Consideraes quanto implantao: - Os Grupos de Contas (similar ao Plano de Contas Contbil) uma das mais importantes informaes para o fechamento de Demonstrativo de Resultados.

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3. SEQNCIA DE PREENCHIMENTO DE CADASTROS BSICOS


Objetivo deste texto: Mostrar de forma bem resumida a seqncia que deve ser seguida para que os cadastros possam ser preenchidos completamente. Observao: Este texto destina-se a implantao do TOTUS e no a sua operao. Para dvidas referentes operao deve-se consultar os Manuais On-Line do TOTUS e demais documentaes que acompanham o CD do produto.

3.1. Resumo da Seqncia de Preenchimento de Cadastros Bsicos


O objetivo deste resumo (que no apresenta as telas, comentrios e instrues de preenchimento, etc) oferecer uma viso geral das informaes que tero de ser digitadas. - Cadastro de Usurios: Cadastro dos usurios do sistema, suas senhas criptografadas e seus respectivos direitos de acesso. - Cadastro de Empresas: Conter as informaes cadastrais da(s) empresa(s) que utilizaro o Totus, como razo social, CNPJ, logotipo, etc.. - Linhas de Produtos: Neste mdulo sero cadastrados os nveis mais altos da hierarquia de produtos da empresa. Exemplo: Linha 1 Mveis Coloniais; Grupo 1 - Mveis Para Dormitrio Colonial. Produtos - Guarda-roupa Colonial 4 Portas Cama Casal King Size Colonial Criado Mudo Colonial Grupo 2 Mveis Para Sala Colonial Produtos - Estofado Colonial; Estante em Mogno Colonial Linha 2 Mveis p/ Escritrio ..... - Grupos de Produtos: Conforme demonstrado no exemplo acima. Uma linha poder conter diversos grupos, e cada grupo poder conter diversos produtos. - Unidades de Medidas: Metro, Quilograma, etc. - Locais de Armazenagem: Exemplo: Almoxarifado de Matria Prima, Expedio, Depsito, etc. - Classificao Fiscal: Utilizadas por cada produto comercializado pela empresa. - Cadastro de Produtos: Todos os tipos de produtos (Almoxarifado, Matria Prima, Acabados, SemiAcabados, etc...). - Centros de Custo: Produtivos e No-Produtivos. Exemplo: Manuteno, Pintura, Acabamento, etc.. - Setores de Mquinas: Exemplo: Setor de Corte, contendo as Mquinas Guilhotina Manual e Mquina Corte a Laser. - Cadastro de Mquinas: Exemplo: Guilhotina, Torno, Prensa, Centrfuga, etc... - Cadastro de Operadores: Todos os operadores que sero referenciados no Apontamento da Produo. - Grupo de Contas: Similar ao Plano de Contas Contbil.

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- Condies de Pagamento: Usadas tanto no Comercial (Pedidos, Faturamento) como nas Ordens de Compra e Recebimento de Materiais. - Natureza de Operao (CFOP): Observar que a CFOP especificada junto Nota define o tipo quanto a entrada/sada, baixa estoque, gerao de contas a pagar/receber, atualizao do pedido, etc. - Lista de Preos: Pode-se cadastrar a quantidade de listas que a empresa considerar necessrio para serem usadas ao mesmo tempo. - Cadastro de Clientes: Pode especificar se o cliente tambm Representante, TeleVendas, Fabricante, Fornecedor e Transportadora. - Cadastro de Representantes: So cadastrados todos os representantes e televendas que a empresa trabalha. - Cadastro de Fornecedores: Alm dos Fornecedores, propriamente dito, as Transportadoras e Fabricantes tambm so cadastrados neste mdulo. - Observaes Padres para Notas Fiscais, Pedidos e Oramentos: Mensagens padronizadas. Exemplo: Produto Isento de IPI cfe decreto 999, No Aceitamos Devolues, etc. - Sries das Notas Fiscais: Cada srie possuir uma numerao e layout especficos. - Bancos: Utilizados nas rotinas de Cobrana. - Carteiras de Cobrana: Exemplo: Cobrana Simples, Factoring, etc.. - Contas Correntes: Alm das Contas Correntes propriamente ditas pode-se cadastrar tambm as contas Caixa e similares. - Histricos Padres: A serem usados nos Lanamentos Bancrios. Exemplos: CPMF, IOF, Liquidao de Duplicatas, etc.

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