CLOSING COCKPIT - como obter a eficincia no fechamento contbil

Frdric DE SOUSA Gerente Administrativo e Financeiro 15/03/2012

Agenda

1. Grupo Po de Acar - Descritivo do Negcio

2. A Estratgia Corporativa e seus Desafios 3. CLOSING COCKPIT - como obter a eficincia no fechamento contbil
a. b. c. d. Resumo do Caso Desafios do Negcio Estratgia e Metodologia da Implementao Cronograma do Projeto e Lies Aprendidas

4. Valor Gerado e Benefcios Alcanados

Grupo Po de Acar

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Tempo de Fazer Melhor

O Grupo Po de Acar almeja ampliar a participao no mercado brasileiro de varejo e tornar-se a empresa mais admirada por sua rentabilidade, inovao, eficincia, sustentabilidade e contribuio para o desenvolvimento do Brasil

Varejo (Alimentar, Atacado, Eletro, E-commerce) Receita lquida de Vendas: R$ bilhes 46.6 Presente em 19 Estados 150 000 funcionrios

Fatos relevantes do negcio recentes: converso de 221 lojas das bandeiras CompreBem, Sendas e ABC CompreBem para o novo formato Extra Supermercado, reviso do modelo de gesto do ASSA e do formato de proximidade (Extra Fcil para Mini Mercado Extra) Prmios: 2011/ Categoria Melhor Varejista de Mercados Emergentes

Agenda

1. Grupo Po de Acar - Descritivo do Negcio

2. A Estratgia Corporativa e seus Desafios

3. CLOSING COCKPIT - como obter a eficincia no fechamento contbil
a. b. c. d. Resumo do Caso Desafios do Negcio Estratgia e Metodologia da Implementao Cronograma do Projeto e Lies Aprendidas

4. Valor Gerado e Benefcios Alcanados

Estratgia Corporativa Posicionamento Estratgico

Sub-Objetivo 1

Sub-Objetivo 2

Sub-Objetivo 3

Principal Objetivo do Negcio

Sub-Objetivo 4

Sub-Objetivo 5

Desafios e seus impactos na Estratgia Corporativa

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Como TI pode ajudar a superao dos desafios

O domnio da tecnologia um dos pilares do Grupo Po de Acar, que investe constantemente em iniciativas na rea de TI.

Por qu SAP? Motivadores do Investimento

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Tempo de Fazer Melhor

Foi escolhido o Closing Cockpit pelo motivos seguintes: Integrao nativa com o ERF Financeiro SAP Maturidade da soluo Cliente j acostumado a Interface SAP Facilidade de uso e treinamento

Agenda

1. Grupo Po de Acar - Descritivo do Negcio 2. A Estratgia Corporativa e seus Desafios

3. CLOSING COCKPIT - como obter a eficincia no fechamento contbil

a. b. c. d. Resumo do Caso Desafios do Negcio Estratgia e Metodologia da Implementao Cronograma do Projeto e Lies Aprendidas

4. Valor Gerado e Benefcios Alcanados

Resumo

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Desafios de Negcio
Cumprir o prazo de fechamento contbil mensal definido pelo acionista Francs: 5 dia til

Objetivo do Projeto
Trocar a planilha Excel do cronograma de fechamento contbil mensal pela uma ferramenta padro que oferece mais segurana e professionalismo com uma interatividade entre os executores e os gerentes Implementar uma ferramenta de controle e acompanhamento do fechamento contbil que facilita um roll-out nas demais empresas, mesmo se no tiver SAP

Diferencial / Soluo SAP?

Permite que voc crie uma interface estruturada para executar transaes e programas no SAP em horrios definidos Ferramenta pode ser usado por vrios executores e gestores ao mesmo tempo Permite definir as atividades por dependncias

Benefcios Estratgicos
Ganho e controle de tempo operacional, bem como obteno de consistncia dos valores apresentados: cada executor responsvel pela atualizao e correta informao compartilhada Atualizao automtica de status aps execuo permite um controle e anlise do andamento em realtime por todos os envolvidos Disponibilidade de relatrios de performance para os executores e chefe direto

Estratgia e Metodologia de Implementao 1 Mapeamento das necessidades 2 Criao template e definio das tarefas + reviso de horrios 3
Definio da Especificao Funcional De Desenvolvimento com os executores

4 Testes e ajustes 5 Treinamentos

Go Live !

Cronograma do Projeto

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Ano de 2011
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

Realizao e testes

Treinamento 2 semanas

Ferramenta em produo: 24/10

Acompanhamento e suporte

Workshop de feedback
Legend: Durao Inicio

Go Live

Melhores Prticas Lies Aprendidas

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Melhores prticas: conhecimento da SAP para a implementao da ferramenta com a metodologia ASAP Lies aprendidas: Ajuda ter um processo de fechamento contbil maduro : existncia de cronograma detalhado com definio de atividades e de responsveis, horrios validados, definio de um responsvel pela atualizao do cronograma Se reportar para uma empresa estrangeira, alinhar bem os dias feriados e os fechamentos anuais que podem ser diferentes da empresa brasileira Sempre se colocar no lugar do executor o gestor para antecipar que tipo de possibilidades da ferramenta ele est esperando Realizar um treinamento detalhado e profundo com os usurios porque para muito o primeiro contato com SAP. No GPA, foi realizado uma introduo bsica ao SAP para que cada executor saiba do que se trata

Melhores Prticas Lies Aprendidas

Melhores prticas nascidas do projeto:
Foi desenvolvido um e-mail lembrente: enviado automaticamente pela ferramenta no dia anterior da atividade a cada executor. Isto permite uma melhor organizao e antecipao das atividades a ser programadas No dia da atividade, em caso de atraso, enviado um e-mail automaticamente de cobrana pela ferramenta 1 segundo depois o horrio previsto ao executor. Depois a cada hora de atraso enviado um novo e-mail de cobrana ao executor e chefe direto at a atividade ser finalizada no Closing Cockpit A partir do primeiro dia at o ltimo dia, cada gerente ou diretror de departamento recebe um e-mail automtico de um ponto de andamento do fechamento segundo horrios definidos por dia: flash report com a % de realizao naquela hora Foram desenvolvidos relatrios de gesto on-line do fechamento que permite ver quem usurio est atrasado, quantas atividades na rea foram feitas. Foram realizados relatrios de gesto quando o fechamento mensal acabou. Com estas viso tanto o executor com o gestor dele pode avaliar a performance do cumprimento das atividades e definir planos de aes para melhorar os resultados. Esta viso pode ajudar igualmente o gestor no momento das avaliaes anuais porque foi desenvolvido a possibilidade de comparar a performance entre meses ou anos para um executor ou chefe direto

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4. Valor Gerado e Benefcios Alcanados

Valor Gerado Benefcios Medidos

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O prazo e o oramento do projeto foram respeitados O processo que mais beneficio da implementao foi o do fechamento contbil mensal do Grupo Po de Acar Cada rea envolvida (em torno de 7 principais: Tesouraria, RH, CSC, Logstica, Contabilidade, Controladoria, operaes) est mais atenta ao acontecimento do fechamento e responsvel pela realizao da sua atividade no prazo definido. Com futuras otimizaes do sistema poderemos ganhar tempo com a possibilidade de dependncia entre atividades Houve uma reduo de retrabalho para atualizar as atividades e horrios por ms de 2 dias para 2h00

Obrigado!

frederic.desousa@grupopaodeacucar.com.br (11) 9301- 4155 www.grupopaodeacucar.com.br