Modelo de Comunicao

Canais de Comunicao Canal para cima Comunicao com Altos Executivos Objetivo: Garantir o suporte / apoio da alta direo Canal para baixo Comunicao com o Time do Projeto Objetivo: Garantir a orientao para o time do projeto Canal lateral Comunicao com Cliente. Fornecedores e Gerentes funcionais Objetivo: Garantir o processo de negociao com gestores para conseguir recursos e comprometimento. N de Canais de comunicao = n(n-1)/2 Quanto maior o n. de canais menor a produtividade Barreiras Comunicao Falta de canais claros de Comunicao Distncia fsica (ou temporal) entre o comunicador e o receptor Dificuldades com linguagem tcnica Fatores ambientais perturbadores (ruidos) Atitudes antagnicas (hostilidade, descrena) Gerncia de Comunicao PMBOK 2004 Planejamento da Comunicao Gerenciamento das Partes Interessadas Distribuio da Informao Reporte de Performance Processos de Gerncia de Comunicao em Projetos Coleta adequada de correta Disseminao freqente Permitir representao acurada Informaes para o time do projeto Repositrio para registrar e recuperar informaes Fator crtico de sucesso Um gerente de projeto gasta mais que 75% do seu tempo em comunicao! Planejamento da Comunicao Determinao das necessidades de Informao e Comunicao dos Constituintes. Quem precisa da Informao, quando ela ser necessria e como ser entregue. Plano de Comunicao Eficaz Desenvolver conscientizao, suporte, aceitao e evitar concluses erradas. Por meio de mensagens customizadas (estratgicas, tticas e pessoais), comunicao de cima para baixo, dilogo e feed-back. Fatores a serem considerados no plano de comunicao e suas estratgias: Tipo de Projeto Durao estimada Porte do Projeto (fases, tarefas e durao) Organizao do Projeto Papis e responsabilidades Custos e Oramentos O Risco para o Negcio O Valor para o Negcio Estratgia de Comunicao do Projeto Com quem precisamos nos comunicar? Qual seu envolvimento? Qual o seu papel na comunicao? Qual o nosso propsito? Como melhor realiza-lo? Gerncia de Comunicao e os constituintes

Objetivos da comunicao na Gerncia dos Constituintes Aproveitar os pontos fortes e fracos Contato adequado para avaliao correta Alterar o comportamento em favor do projeto Proteger as informaes Minimizar impactos de presses negativas Alavancar aes polticas para suportar o projeto Modelo de Gerenciamento dos Constituintes

IDENTIFICAO DOS CONSTITUINTES Constituintes do Projeto Indivduos ou Organizaes ativamente envolvidos no projeto ou cujos interesses podem ser afetados positiva ou negativamente como resultado da execuo ou concluso do projeto, que podem tambm exercer influncia sobre o projeto ou seus resultados. Categorias de Constituintes de Projeto Entrega de Resultados Responsveis pela entrega de produtos do Projeto Time do Projeto, alguns sub-contratados Uso dos Produtos Usurios diretos ou indiretos dos resultados do Projeto Usurios internos, Clientes Autoridade Financeira Fornecem aprovao da liberao de fundos ou proviso de recursos Executivos. Patrocinadores do Projeto, Gerncias de Negcios, Financiadores e Investidores, Acionistas Contribuintes Fornecem inputs e servios para o Projeto Grupos de Servio, Fornecedores, sub-contratados Suporte a Produtos (tecnologia do Projeto) Asseguram que os produtos esto disponveis para o uso Grupos de Suporte Tcnico Reviso/ Auditoria Asseguram que os processos apropriados so seguidos e a qualidade dos produtos e entregveis cumpre os padres adequados. Grupos de reviso tcnica e de qualidade, Grupos de consumidores, Auditores, Agncias reguladores e ambientais Afetados pelos resultados (no usurio do produto, mas afetado) Afetados pelos produtos ou resultados do Projeto. Pblico/ Imprensa, Sindicatos/ organizaes de negociao, Concorrentes Projetos relacionados Podem afetar a capacidade do Projeto alcanar seus objetivos Outros GPs e Times de Projeto (internos e externos)

ANLISE DOS CONTITUINTES Comprometimento e Suporte (o que eu preciso dele?) Comprometimento necessrio Entendimento (nvel baixo) Conscientizao (nvel mdio) Crena ou Buy-in (nvel alto)

 Necessidade de Aes Suporte do Constituinte Contrato - suportivo ou opositor e Confiana - Confiante ou no (criar ou manter) Prioridades e Comportamentos (como ele ?) Prioridade do Constituinte Foco em: custo, prazo, qualidade do produto Interesses no Projeto Critrios de sucesso Previso de Comportamento Volatilidade Reao a eventos futuros Impacto potencial do comportamento futuro Poder e Influncia (o que ele pode fazer?) Poder do Constituinte Poder posicional ou pessoal (poltico, tcnico, carisma, familiar) Foras, Fraquezas e Alianas Impacto nos objetivos do Projeto (impacto no escopo, custo etc) Influncia do Constituinte Tomador de Deciso Gatekeepers (ex.: secretria) Formadores de Opinio GERENCIAMENTO DA COMUNICAO Planejamento da Comunicao Plano de Comunicao do Projeto Plano de Comunicao com os Constituintes Informaes a serem distribudas (formato, contedo, nvel de detalhe) Plano de Distribuio da Documentao Estrutura de Distribuio (para quem) Cronograma de Distribuio da Informao Plano de Apresentaes / Reunies Cronograma de Reunies/ Participantes Apresentaes do Projeto Plano de Comunicao e a WBS A preparao do Plano de Comunicao e a eficcia de sua execuo facilitada por uma WBS bem estruturada) Bem compartimentalizada Orientada a resultados Componentes mensurveis (escopo,tempo,custo) com mtricas definveis Responsabilidades definidas Fluxograma do Planejamento da Comunicao

Componentes do Plano de do Plano de Comunicao Comunicao Audincias chave (targets) Mensagens customizadas O mtodo adequado de comunicar cada mensagem Pessoa responsvel pela comunicao Esquema de tempo da comunicao Segmentao: Estabelecimento de pontos lgicos no Projeto onde a comunicao com as audincias ser importante.

Componentes do Plano de Comunicao Plano de Coleta de Informaes: Que informaes devem ser coletadas? Quem precisa ser envolvido na coleta de informaes? Que tcnicas devem ser usadas para obte-las? Como a informao vai ser registrada? Como ela vai ser assegurada sua acuracidade? Plano de Comunicao Interna Que informaes internas devem ser coletadas? Quem precisa ser envolvido e em que tipo de informao interna? Que procedimentos internos so necessrios para assegurar a disseminao acurada e em tempo da informao? Que mtodos devem ser usados para capturar e registrar as informaes internas? Que tipo de reunies so necessrias (e que tipo so desnecessrias)? Plano de Disseminao de Informaes sobre o Projeto Como as informaes de progresso e status so coletadas? Como so reportadas com que freqncia e em que formato? Quem deve receber informaes de progresso? Que tipos de informao devem ser disseminadas? Plano de Gerenciamento de Conflitos Como os conflitos so identificados? Como as constituintes so envolvidos para resoluo das disputas? Quais o processo e as diretrizes a serem seguidas para resoluo dos conflitos? Quais o registro a ser efetuado sobre os conflitos resolvidos? Plano de Gerncia de Reunies Reunies no planejadas e mal conduzidas podem gerar: Perda de credibilidade sobre o GP e a equipe Transmisso de mensagens erradas Perda de tempo dos constituintes Desmotivao e improdutividade na equipe Tipos Bsicos de Reunies Kick-off Meeting Marcos-Chaves Comit Executivo Reunies de Planejamento do Projeto Reunies de Status do Projeto Revises Tcnicas e de Design Reunies Ad-Hoc Reunies de Transio e Encerramento Questes a serem consideradas nas reunies de Kick-off Meeting: Qual o propsito da Reunio? Quem deve estar presente? Qual vai ser o TOM da reunio? Ser preciso usar ferramentas de motivao ou de impulsionar TEAMWORK? Que materiais de apresentao sero necessrios? Quem vai ser envolvido na preparao da Reunio? Quando tempo ser necessrio para preparar a reunio? Considerando o cronograma e as restries de recursos, quanto esforo pode ser dedicado preparao da Reunio? Questes a serem consideradas nas reunies de Projeto: Como vai ser determinado o propsito da Reunio? Como as Reunies sero planejadas? Que itens devem ser includos na Agenda da Reunio? Quais as regras para participao na Reunio? Quais os papis esperados e responsabilidades para os lderes da Reunio, apresentadores, participantes e ouvintes? Que atividades so requeridas depois da realizao da Reunio? Acesso e Armazenamento da Informao Armazenagem da Informao Estrutura do Repositrio Coleta e guarda da Informao Procedimentos de Comunicao Acesso Informao (seleo de usurios e controle de segurana) Atualizao do Plano de Comunicao Avaliao da Performance da Comunicao

 Avaliao da continuidade da eficcia do Plano durante a execuo do Projeto O plano original serve de guia para o Gerenciamento da Comunicao mas pode necessitar de reviso Rever, periodicamente (verbal ou por escrito) com os Constituintes o atendimento de suas necessidades Informaes ainda no fornecidas Aumento da profundidade/ detalhe Aumento da freqncia Informaes sumarizadas Ajuste ou customizao do formato Informao seletiva (somente no caso de problemas) Mtodo de Transmisso Atualizar o Plano se necessrio Distribuio (disseminao) da Informao (execuo) Tornando a informao, necessria para os Constituintes do Projeto, disponvel em tempo hbil. Inclui implementao do Plano de Comunicao bem como a resposta s solicitaes no previstas de Informao. A Distribuio apropriada da Informao torna a Informao disponvel aos Constituintes no momento adequado. O cumprimento do Plano de Comunicao assegura que os membros do Projeto esto conscientes de suas responsabilidades de comunicao com os Constituintes externos. Quanto melhor a informao que os Constituintes tenham sobre o Projeto ou Produto do mesmo, menor a chance de conflitos inesperados, mudanas ou reclamaes que afetem o Projeto. Mecanismos de Comunicao Esto associados aos objetivos de Comunicao desejados: Comunicaco Geral Gerncia de Reunies Reporte de Performance Gerncia de Problemas/ Riscos Escalar Problemas Gerncia de Feedback Gerncia de Mudanas O Plano de Comunicao deve identificar as tcnicas especficas: Reunies Relatrios Registros de acompanhamento Formulrios Ferramentas eletrnicas mais utilizadas na comunicao Software de Gerncia de Projetos E-Mails Bancos de Dados de Discusso e Groupware Sistemas de Agendamento e Programao Video e Teleconferncia Bulletin Board / Broadcasting Web Sites (Extranet e Intranet) Ferramentas CASE Repositrios de Dados/ Informaes GED : Gerenciamento Eletrnico de Documentos Reporte de Performance (Controle) Coletar e disseminar informaes sobre a performance para prover os Constituintes com informaes sobre os recursos utilizados para atingir os objetivos do Projeto: Relatrio de Status: onde estamos agora.. Relatrio de Progresso: o que foi atingido at agora Previses: qual ser o futuro status e progresso do Projeto Reporte de Performance EVM (Earned Value Management) O que mais importante? Saber onde voc est no Cronograma? Saber onde voc est no Oramento? Saber onde voc est no trabalho completado? EVM integra todos os trs Compara a quantidade de trabalho PLANEJADA com a realmente COMPLETADA, para determinar se o CUSTO, ORGANOGRAMA E TRABALHO REALIZADO, esto seguindo conforme planejado. O trabalho incorporado ou creditado, na medida em que completado. EVM necessrio porque... Diferentes unidades de progresso so usadas para diferentes tipos de atividades. Precisa-se comparar o progresso de muitas atividades dentro de um Status geral do Projeto. Precisa-se de uma unidade uniforme de medida (Reais ou horas-trabalhdas) Fornece um sinal de alerta para tomada de aes corretivas imediatas Reviso da Performance do Time do Projeto Depende do estabelecimento prvio de objetivos. Coletar toda a informao possvel. Estabelecer um nvel negociado de performance e ento determinar o gap. Explorar as razes para o gap, descrio de funo, treinamento, pessoal, entendimento, etc. Acordar os passos para eliminar o gap. Sumarizar e acompanhar periodicamente. Destinatrios Tpicos para o Reporte de Performance

Membros do time de projeto Superior imediato do Gerente de Projeto Cliente ou Sponsor Usurios Auditoria da Qualidade (Projeto de Sistemas)

Componentes Chave para o Reporte de Performance Breve sumrio gerencial cobrindo o progresso durante o perodo reportado. Marcos chave atingidos comparadas com datas planejadas. Problemas encontrados e solues propostas. Previso de data de concluso da projeto. Novas solicitaes de mudanas e status das existentes. Detalhes de custos. Issues na interface com o Cliente. Oportunidades para novos negcios. Apresentao de Reporte de Performance Suportam a entrega de relatrios para altos executivos. No podem ser a leitura do relatrio Focar em: Objetivos e benefcios do projeto. Realizaes at o momento. Problemas. Direcionamento futuro. Gerenciamento da Comunicao Estratgia de Comunicao. Meios de Comunicao. Plano de Comunicao do Projeto. Armazenagem da Informao. Procedimentos de Comunicao.