1 Identificar los estndares de calidad adecuados Quiz desee incorporar a su proyecto las medidas que pueda usar para

determinar la implementacin o el resultado correcto del proyecto. Los estndares de calidad que siga deben ayudar a su equipo a satisfacer los objetivos del proyecto, as como a prevenir errores costosos. Un estndar de calidad es una medida que puede usar para determinar la implementacin y el resultado correcto de un proyecto. Los estndares de calidad que siga ayudarn al equipo a satisfacer todos los objetivos del proyecto y a prevenir errores costosos, proporcionar los recursos necesarios para completar el proyecto, cumplir los objetivos de la programacin del proyecto, mejorar la productividad y cumplir con los requisitos de los clientes. Entre los estndares de calidad aplicables a un proyecto se incluyen:

La directiva de calidad de su organizacin Una directiva de calidad expresa un compromiso de la organizacin hacia la calidad. Tambin describe el tipo de esfuerzo hacia la calidad que una organizacin espera de sus trabajadores. Si su organizacin no tiene una directiva de calidad, puede crear una para el proyecto. Una descripcin detallada del producto o servicio proporcionado por el proyecto Una descripcin completa y bien organizada del producto o servicio proporciona un camino a seguir y un punto de referencia que puede comparar con los logros reales. Cualquier estndar que sea especfico del producto o servicio que proporciona el proyecto Existen estndares de la industria para muchos productos y servicios. Por ejemplo, si fabrica coches, tiene que cumplir con los estndares y normas establecidas por la industria y el gobierno. Obtenga ms informacin sobre los estndares que son aplicables a su proyecto y asegrese de que su equipo los sigue. Una instruccin de las entregas del proyecto Las entregas del proyecto son resultados tangibles que entrega a los clientes; stas deben satisfacer las necesidades de los clientes. La instruccin de las entregas incluye el tipo, nmero y calidad de los elementos que su equipo de proyecto ha acordado entregar. Ms informacin sobre cmo crear y administrar las entregas del proyecto. Debe incorporar estndares de calidad al proceso de planeacin del proyecto, ya que stos pueden afectar a aspectos principales del proyecto como el costo o la programacin. Por ejemplo, para lograr la calidad de producto deseada puede que necesite alquilar personal especializado muy costoso o agregar ms horas de pruebas a la programacin. Tambin puede incorporar procesos avanzados en la bsqueda de la calidad por parte de su organizacin si utiliza Six Sigma. Six Sigma es un enfoque sistemtico y eficaz para mejorar los procesos y hacer las cosas mejor, ms rpido y con menor costo. Puede aplicarse a cada aspecto de su negocio, incluidas las tareas de produccin, recursos humanos, entrada de pedidos e incluso soporte tcnico.

Determinar cmo afecta la calidad al mbito Para ajustar su plan de proyecto para que cumpla con los objetivos de calidad, necesitar, por ejemplo, agregar fases de pruebas y de aprobacin. A la hora de examinar cmo afecta la calidad al mbito, puede ser interesante lo siguiente:

Tener en cuenta el impacto del mbito en la calidad Puede que necesite reducir el mbito para cumplir la fecha de finalizacin o el presupuesto. O, despus de crear su plan de proyecto, quiz tenga ms tiempo o dinero del esperado. En cualquier caso, puede cambiar el mbito del proyecto. Cuando decida si desea cambiar y cmo el mbito del proyecto, tenga en cuenta que la calidad y el mbito van muy relacionados. Si reduce el mbito, quiz tenga que aceptar una reduccin del nivel de calidad. Si aumenta el mbito, probablemente aumentar la calidad del proyecto y el producto resultante. Cambiar el mbito de las tareas Cuando se acorta el mbito, por lo general se quitan algunas tareas o se reduce su duracin. Las tareas que quite pueden ser aquellas que no afectan a la entrega pero que pueden afectar al nivel de calidad asociado a la entrega. Si reduce la duracin de determinadas tareas, puede suponer que los recursos no tienen mucho tiempo para realizar trabajos de alta calidad. En caso contrario, si tiene ms tiempo o presupuesto del esperado, puede agregar tareas o reducir su duracin. Agregar tareas o aumentar su duracin puede aumentar el nivel de calidad del proyecto. Cambiar la calidad de los recursos Si intenta reducir los costos para cumplir el presupuesto, debe reemplazar los recursos ms caros por otros ms baratos. Los recursos de mayor calidad, ya sea personal, equipos o materiales, son a menudo los ms caros. Reemplazarlos por recursos ms asequibles puede suponer reducir el ritmo de trabajo, menos capacidades o menor grado de material. Si observa que tiene ms presupuesto del esperado, puede reemplazar los recursos ms asequibles por otros ms caros. Al aumentar la calidad de los recursos puede aumentar el nivel de calidad de su proyecto.

2 Preparar un plan de contingencia Como parte de un buen plan de riesgos, debe definir las acciones que deben tomarse en caso de que se produzcan eventos de riesgo, de manera que pueda responder a dichos eventos de forma rpida y eficaz. Un plan de proyecto completo y detallado puede guiarle a travs de los eventos esperados de su proyecto. Pero qu le guiar a travs de los eventos inesperados, especialmente aquellos que suponen un riesgo para su proyecto?

plan de administracin de riesgos documento que define cmo administrar los riesgos en el transcurso del proyecto. Puede incluir riesgos identificados, probabilidades, planes de emergencia y mtodos para implantarlos y una estrategia para asignar recursos si se produce un evento de riesgo. Un plan de administracin de riesgos le permite tratar de forma rpida y eficaz la mayora de los riesgos que pueden surgir. Debe incluir:

Una lista de riesgos potenciales. Desencadenadores, o indicadores, de que se produjo un riesgo o est a punto de producirse. Una instruccin de cmo planea reducir el riesgo. A qu riesgos responder y qu riesgos pasar por alto. Los pasos que seguir para mitigar los riesgos. Adems, su plan de administracin de riesgos debe incluir quin es el responsable de administrar cada tipo de riesgo, cmo va a asignar el costo y las reservas de la programacin, y las condiciones para implementar estrategias alternativas. Puede escribir su plan de administracin de riesgos en cualquier procesador de texto, como Microsoft Office Word 2007. A continuacin, puede vincular el plan a su archivo de proyecto en Microsoft Office Project 2007. Si utiliza Microsoft Office Project Web Access, puede crear y ver los riesgos que puede compartir con otros usuarios. Identificar las tareas de alto riesgo Una parte crtica de la administracin de riesgos es identificar aquellas tareas que son ms propensas a durar ms de lo esperado, finalizar despus de la fecha lmite, retardar el inicio o la finalizacin de otras tareas, o hacer que el proyecto finalice tarde. Haga clic en los vnculos que procedan:

Aplicar un filtro a una vista para revisar dichas tareas con ciertos criterios, como las duraciones estimadas o duraciones prolongadas.

Mostrar informacin de la programacin de las tareas para saber cmo est programado su proyecto. Puede ver los factores que controlan las fechas de su proyecto para saber qu tareas pueden estar expuestas a mayor riesgo que otras. Ver cul es el factor determinante para cumplir la fecha de finalizacin del proyecto para saber la ruta crtica de su proyecto. Utilizar un anlisis PERT para estimar la duracin de las tareas , basndose en el promedio de las duraciones optimistas, pesimistas y esperadas de las tareas. Identificar los riesgos del presupuesto Para ver aquellas tareas que superan el presupuesto, son propensas a superarlo o pueden hacer que todo el proyecto supere el presupuesto, necesita identificar los riesgos de presupuesto de su proyecto. Haga clic en los vnculos que procedan:

Ver los costos del proyecto para ver el costo de cada tarea o recurso. Puede identificar las tareas o recursos con riesgos de presupuesto y ajustar los costos de las tareas o recursos para que el costo total del proyecto se mantenga en los lmites del presupuesto. Analizar el rendimiento del proyecto mediante el anlisis del valor acumulado para determinar qu cantidad de presupuesto se debera haber gastado segn la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo de lnea de base para la tarea, asignacin o recurso. Identificar los riesgos de los recursos Entre los riesgos de los recursos se incluyen aquellos recursos que trabajan cerca, en o sobre su disponibilidad mxima; que pueden retrasar el proyecto si faltan o que tienen cualidades especiales de las que depende el proyecto. Haga clic en los vnculos que procedan:

Ver la disponibilidad y la carga de trabajo de los recursos para revisar lo eficazmente que se estn utilizando sus recursos en el proyecto y si es necesario realizar algn ajuste. Crear un informe visual, crear e imprimir un informe bsico o crear un informe bsico personalizado para analizar el uso de los recursos de su proyecto. Consultar a otros recursos para identificar los riesgos Si desea saber qu usuarios clave y otros recursos pueden ayudar a identificar los riesgos y cmo consultarlos, necesita un medio de comunicacin eficaz. Consultar a otros recursos para identificar los riesgos Si desea saber qu usuarios clave y otros recursos pueden ayudar a identificar los riesgos y cmo consultarlos, necesita un medio de comunicacin eficaz. Ms. . . Los recursos que mejor pueden ayudar a identificar los riesgos son la lista de tareas, la programacin y los usuarios clave implicados en planear y ejecutar el proyecto. En su plan

de proyecto, examine primero las tareas de ruta crtica y, a continuacin, las tareas no crticas. Busque:

Tareas en las que se equipo tenga poca o ninguna experiencia. Las estimaciones de duracin y de costo para dichas tareas pueden ser poco precisas. Estimaciones de duracin y de costo que sean muy poco optimistas. Pregunte a las personas que las realizaron acerca de su grado de seguridad en las estimaciones, ante todo en las tareas crticas. Tareas que tengan pocos recursos disponibles o que puedan realizar slo los recursos con conocimientos especiales. En especial, busque partes de la programacin donde estos recursos estn asignados en su totalidad, sobreasignados o puedan dejar de estar disponibles (por ejemplo, si dejan su proyecto por un ascenso o para trabajar en otro proyecto). Tareas con varios predecesores. Cuanto mayor sea el nmero de predecesores de los que dependa una tarea, mayores posibilidades habr de que uno de ellos pueda terminar tarde y retrasarla. No puede identificar todos los riesgos de su proyecto si slo analiza la programacin del mismo. Tambin debe reunirse con los recursos clave del proyecto y pedirles que identifiquen riesgos. Deje que los jefes de proyecto con experiencia revisen su plan y hable con los usuarios que sean expertos en reas especficas del proyecto. Por ejemplo, si trabaja con un contratista, hable con aquellos usuarios que hayan utilizado sus servicios. Especificar la probabilidad de riesgo Si utiliza Microsoft Office Project Server, puede determinar con qu probabilidad una tarea puede producir un riesgo que origine una prdida de dinero o retrase un proyecto.

Ver y modificar los problemas y riesgos de un proyecto