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II Cuatrimestre 2013
Qu es un proyecto?
Son actividades no repetitivas con el fin de alcanzar uno o varios objetivos en un tiempo definido y con recursos limitados. Los proyectos tele-informticos son ms complejos ya que medirn: El impacto de la tecnologa en la organizacin Presupuestos Participacin de las reas de la organizacin Resistencias al cambio
Razones por las que un enfoque de proyectos es la mejor opcin para el desarrollo de la teleinformtica Orden Mayor control Aprovechamiento de los recursos Canales de comunicacin definidos y formales Mejora la toma de decisiones Facilidad de dividir el trabajo
Sin embargo presenta desventajas como: Alto costo de inicio y mantenimiento Mayor administracin de los recursos Dificultad en la coordinacin de los recursos
Dentro de la administracin de proyectos encontramos tres reas que nos permiten enfrentar los problemas mencionados anteriormente
Si el administrador de los proyectos considera estas tres reas podr disminuir el riesgo y obtener la excelente esperada.
Implementadores: Personas que desarrollan concretamente el proyecto. Especialistas de la materia: Son las personas que ayudan a especificar los requerimientos, revisan resultados y desarrollan el proyecto desde su rea de conocimiento. Revisores tcnicos: Personas que realizan revisiones tcnicas o a las que se le consultan problemas que se presentan en el desarrollo, estas actan como apoyo y evaluadores. Consultores: Especialistas en la materia del producto, dan apoyo al proyecto y son evaluadores Sociopoltica Tiene como propsito de mantener una efectiva comunicacin dentro y fuera del equipo de trabajo. Este grupo lo conforman: Lder del equipo: Es una persona que permita un proceso de toma de decisiones democrticas, hbil para escuchar, buen administrador de recursos, negociador, actitud positiva y gran capacidad de mantener al equipo activo y motivado. Facilitador: Se encarga de programar, convocar y dirigir las reuniones del equipo de trabajo adems de reconocer y propiciar la solucin de problemas que impiden el desarrollo fluido del proyecto. Documentador: Toma nota en las reuniones y mantiene los archivos y documentos del proyecto al da. Administrador: Controla el cumplimiento de las actividades del proyecto, adems establece los contactos con los entes externos al grupo y es la voz principal de comunicacin con el entorno del proyecto. Contacto: Es punto de contacto entre el grupo de trabajo y el administrador. Patrocinador ejecutivo: Persona o departamento comprometido con el proyecto y quien da apoyo poltico dentro de la organizacin.
Dentro de este programa encontramos la ruta critica quien indicara las actividades que deben de cumplir sus tiempos estrictamente para que el proyecto no se atrase o bien las actividades que se deben de apurar para acortar el proyecto. Entre las ventajas de usar este grafico estn: Identificar el orden de las actividades Identificar la ruta critica
Seguimiento y evaluacin
Estas son actividades que nos permiten conocer el avance de algn proyecto adems permiten: Revisar si la actividad se dio en el tiempo y con los recursos programados Conocer la razn por lo que algn proyecto tuvo un atraso Controlar calidad y satisfaccin del usuario o cliente
Durante la actividad de seguimiento se deben de identificar dos fuentes: Fuente de datos primaria Estos se consideran las encuestas, estudios, informes dirigidos, inventarios entre otros. Fuente de datos secundarios Estos son los registros preexistentes y la informacin de fuentes externas al proyecto como proveedores, organizacin publicas entre otros. En cada informe se debe de cumplir con los siguientes objetivos Cada informe debe de ser resumido y de menor tamao Mostrar comparaciones Se debe de dar relevancia a los eventos o situaciones que se salgan de lo planificado Incluir recomendaciones para corregir los problemas presentados o retrasos
Es importante recordar que la documentacin servir para conocer el progreso del proyecto y permite reunir la experiencia que ser de gran ayuda para futuras decisiones. Algunos de los datos que deben quedar claramente documentados son: Nombre del proyecto Propsito en donde se especifiquen los objetivos del proyecto Descripcin de lo que se diseara, lo cual incluir caractersticas, cualidades y otras especificaciones Tiempo en que se realizara el proyecto Delimitacin de lo que se considera incluido Descripcin de lo que no se contempla del sistema Responsabilidades y funciones Costos y recursos necesarios Indicadores de que el proyecto se ha finalizado satisfactoriamente Metodologas para aprobar cambios
Funcional Las actividades se van realizando por rea y se van trasladando a las personas que contribuyen con cada fase por lo que se requiere de gran coordinacin y comunicacin, pero a su vez presenta la desventaja de la falta de continuidad y compromiso.
Matricial Es una combinacin de las anteriores donde cada rea funcional tiene su propia administracin, existe una o varias personas dedicadas a la administracin del proyecto y se establece un coordinador de todos los proyectos.
Estilos de administracin
Es la forma en que el lder manda o gerencia a su equipo de trabajo, entre ellas encontramos tres estilos que son: Participativa Autocrtica Jerrquica Administracin participativa Los integrantes participan activamente en todas las tareas tanto en la planificacin como en la toma de decisiones, el papel de coordinador ser el de un facilitador. Administracin autocrtica Es una direccin centralizada y los canales de comunicacin son reducidos, el coordinador tiene un papel de control sobre la ejecucin directa. Administracin jerrquica El lder vela por las actividades administrativas de coordinacin, planificacin, asignacin de tareas e inclusive participa en actividades tcnicas.
Sala de reuniones
Es el lugar donde el equipo realiza parte de su trabajo, este debe de ser un lugar aislado donde el equipo pueda trabajar en forma independiente adems se debe evitar todo tipo de interrupciones.
Correo electrnico
Sirve para controlar, organizar, convocar a reuniones, solucionar problemas, enviar informacin rutinaria del proyecto entre otros, este puede ser instalado dentro de la organizacin (intranet) o hacia fuera de la organizacin (internet).
Tecnologa de voz
Permite grabar un mensaje para un grupo de personas.
Reuniones virtuales
Es la interaccin de varias personas que se encuentran fsicamente distanciadas pero por medio de la tecnologa se pueden reunir. Estas se pueden realizar por medio de: Audio-Reuniones Permite comunicarse nicamente por audio. Video-Reuniones Permite que dos o ms grupos de personas interacten, utilizando video y audio. Reuniones interactivas Se trata de establecer dilogos escritos entre computadoras que estn en una misma red.
Tcnicas de entrevistas Rene percepciones de hechos relevantes de los individuos que participan en el proyecto Aumenta comprensin y compromiso de las personas que participan en el proyecto Permite tener un mejor anlisis Las entrevistas pueden ser discusiones formales o informales, reuniones formales con minutas o documentacin en formularios estndares, la clave del xito est en la documentacin y retroalimentacin inmediatas. Las preguntas pueden ser: Preguntas abiertas El entrevistado define su respuesta, donde hay mayor espontaneidad pero a la vez se corre el riesgo de caer en detalles irrelevantes que consumen tiempo. Preguntas cerradas Las respuestas son dadas al entrevistado para que seleccione la que prefiera, por lo cual permite ahorrar tiempo pero puede no obtener detalles importantes adems de no entablar una comunicacin adecuada y fluida.
Penetracin a otros mercados Aprovechando la infraestructura, desarrollo y experiencia de la organizacin. Transferencia de tecnologa Se da un beneficio en la industria de la computacin y un crecimiento de la economa. Estimulacin de inversin extranjera Permite activar mercados potenciales. Pero como todo proceso corremos riesgos muy grandes, entre ellos estn: Se puede tener una coordinacin difcil entre los grupos, por las diferentes culturas, ideologas, conocimientos entre otros Dificultad en el definicin de pago del proyecto Actividades como la documentacin y evaluacin del proyecto se vuelven complicadas