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Future Workplace: Was adidas Group Mitarbeitende, Studierende und Jungunternehmer zu Wunsch und Wirklichkeit sagen

Beitrag fr den Tagungsband des KnowTech 2013 Kongresses fr Wissensmanagement und Social Media vom 8./9. Oktober in Hanau Prof. Dr. Andrea Back, Direktorin, Universitt St. Gallen1; Beate Stoll, Director End User Computing, adidas Group2
Zusammenfassung. Unternehmen sehen sich unter Druck, ihre Arbeitsplatzumgebung - insbesondere die Ausstattung mit Informationstechnik (IT) sowie die Arbeitsstile und Leitlinien produktiv und attraktiv zu gestalten. Besteht zwischen Wunsch und Wirklichkeit der Arbeitsplatzausstattung eine groe Diskrepanz, bedienen sich die Mitarbeitenden im Web und nutzen private Gerte; es entsteht eine Schatten-IT, die Informationssicherheitsrisiken in sich birgt. In einer dreiteiligen empirischen Befragung - mit Interviewpartnern bei adidas Group, mit innovativen Jungunternehmen als Avantgarde der Arbeitspraxis und mit einer Online-Studierendenumfrage im Frhjahr 2013 - wurden die Spannungsfelder in dieser aktuellen, alle betreffenden Situation aus der Perspektive der adidas Group untersucht. Der Beitrag stellt die interessantesten Ergebnisse als Grundlage fr die Diskussion von Handlungsempfehlungen dar.

1. Problemstellung und theoretischer Hintergrund


Unternehmen sehen sich unter Druck, ihre Arbeitsplatzumgebung insbesondere die IT-Ausstattung, die Arbeitsstile und die internen Leitlinien
1

Prof. Dr. Andrea Back, Direktorin des IWI (Institut fr Wirtschaftsinformatik), Leitung der Forschungsbereiche Mobile Business und Business 2.0, Universitt St. Gallen, Mller-Friedberg-Str. 8, CH-9000 St. Gallen, andrea.back@unisg.ch. 2 Beate Stoll, adidas Group, Director End User Computing, Bamberger Str. 56, DE91074 Herzogenaurach, beate.stoll@adidas-group.com

dazu (Guidelines) - produktiv und attraktiv zu gestalten. Das Stichwort Consumerization of IT [Har12] drckt aus, dass sich die Mitarbeitererwartungen an Gerte und Anwendungen daran orientieren, welche Erfahrungen sie damit im Privatleben machen. Ist die Diskrepanz zwischen Wunsch und Wirklichkeit der Arbeitsplatzausstattung gro , bedienen sich die Mitarbeitenden im Web und nutzen auch private Gerte. Es entsteht eine Schatten-IT, die gewisse Informationssicherheitsrisiken mit sich bringt. Zudem fragen sich Unternehmen im Hinblick auf die sogenannte Y-Generation, die mit Internet und mobiler Kommunikation aufgewachsen ist, welche Konsequenzen dies fr deren Arbeitsvorlieben und -weisen hat. So spielt E-Mail in der privaten Kommunikation der Digital Natives zunehmend eine Nebenrolle; sie pflegen den Kommunikationsstil von Sozialen Netzwerkdiensten mit Streams und Posts. Zahlreiche Studien (u.a. [Ka12], [Ho12], [Ci12]) befassen sich mit dem Thema Future Workplace. Abbildung 1 fasst die wichtigsten Herausforderungen zusammen, welche eine Sichtung von einigen wichtigen Studien zum Thema Future Workplace ergeben hat.

Abb. 1: Herausforderungen an den Future Workplace

2. Unternehmensziele von adidas Group und Motivation


Ansto und Motivation fr die in diesem Beitrag vorgestellte wissenschaftliche Untersuchung ist der Wunsch der adidas Group, ihre Arbeitspltze passend zum Markenimage jung, innovativ und dynamisch zu

gestalten, um auch gemessen an diesem Kriterium fr die besten Nachwuchskrfte ein besonders attraktiver Arbeitgeber zu sein. Im Adidas Sustainability Progress Report 2011 heit es dazu: Our people are crucial to our success. We strive to create a working environment that promotes team spirit, passion, engagement and achievement. [adi11, S. 7]. Zum Zeitpunkt der Untersuchung im Frhjahr 2013 sind die Leitlinien zur Arbeitspraxis recht offen, woran man mglichst festhalten mchte. Es wird eine BYOD-Strategie (Bring Your Own Device) praktiziert [Sam13, vgl. das adidas Fallbeispiel]. Facebook ist nicht gesperrt, Skype zu nutzen ist erlaubt, und flexible Home-Office-Tage sind blich. Ziel der Untersuchung war es, die Spannungsfelder zu identifizieren, die sich aus der Diskrepanz zwischen der Ist-Situation bei adidas Group und den Erwartungen der Mitarbeiter ergeben. Da eine allgemeine Mitarbeiterumfrage zur Zufriedenheit mit den IT-Services in 2012 keine spezifischen Aussagen mit Wnschen der Mitarbeitenden an die Arbeits(platz)-IT ergeben hatte, sollte dieser Aspekt nochmals vertieft untersucht werden.

3. Methodik und Teile der Untersuchung


Mit einer dreiteiligen empirischen Untersuchung (siehe Abbildung 2) 3 machten sich die Autoren und ihre Teams daran, die Spannungsfelder in dieser aktuellen Situation zu ergrnden. Bei allen drei Teilbefragungen bezogen sich die Frageblcke jeweils auf den physischen Arbeitsplatz, die IT-Ausstattung, insbesondere die Applikationen fr die Kollaboration, und die Risikowahrnehmung hinsichtlich IT-Sicherheit.

Abb. 2: Schritte der empirischen Untersuchung im adidas-Group-Projekt

Im Team der Universitt St. Gallen arbeiteten die Studierenden Severin Bischof, Andrea Mller, Nicola Plain und Julia Vegh.

Die eventuelle Diskrepanz zwischen den Erwartungen von adidas Group Mitarbeitenden und ihrer aktuellen Arbeitsplatzsituation sollte in persnlichen Interviews erhoben werden. Im Mai 2013 wurden zehn Interviews zu deren Wnschen, der Wirklichkeit und insbesondere den Pain Points gefhrt. Es nahmen sechs adidas-erfahrene Mitarbeitende teil und vier erst vor kurzem eingetretene; diese stammten aus verschiedenen Abteilungen (IT, Global Brands, HR). Darber hinaus sollte vorausschauend ein Blick auf die zuknftig zu erwartenden Mitarbeitenden geworfen werden. Zum einen wurden dazu aus einer Online-Umfrage 87 Antworten von Studierenden in der Schweiz ausgewertet (rund 85% davon studieren aktuell an einer Business School, der HSG in verschiedenen Fachrichtungen und 15% an der Technischen Hochschule ETH-Zrich; von den 117 Antworten wurden nur die 87 einbezogen, welche auch Arbeitserfahrung von mehr als drei Monaten durch eine Beschftigung auerhalb der Hochschule haben). Zum anderen sehen wir in Jungunternehme(r)n mit innovativen Produkten, Dienstleistungen oder Geschftsmodellen die Avantgarde der Arbeitspraxis. Von vier ausgewhlten jungen Unternehmen wurden die Grnder bzw. leitende Mitarbeitende analog zu den adidas-Interviews befragt.

4. Ergebnisse
4.1 Mitarbeitende von adidas Group
Die Mitarbeitenden betonen, wie wichtig ihnen neben den modernen ITMglichkeiten fr virtuelle Zusammenarbeit persnliche Treffen sind. Physische Rume spielen nach wie vor eine wichtige Rolle. Z.B. sind Rume, die ber lngere Zeit fr Projekte gemietet werden knnen, auf der Wunschliste, ebenso wie groe Arbeitsflchen fr Designer. Fr Begegnungen in Videokonferenzen ist die rumliche und IT-Infrastruktur immer noch zu kompliziert zu bedienen, so dass Meetings fters daran scheitern. Auch wird noch eine im Mitarbeiterkreis allseits bekannte, einfach bedienbare und von alllen selbstverstndlich genutzte Anwendung fr virtuelle Teamarbeit vermisst. Generell wird Flexibilitt mit ihren vielen Facetten als Gtekriterium fr die Workplace-Gestaltung gesehen. Abbildung 3 fasst die Kernaussagen zusammen. Folgende ausgewhlte Zitate illustrieren diese: Persnliche Interaktion ist immer noch die beste.; Wichtig fr Flexibilitt und Freiheit: Flexible Devices (z.B. ohne Kabel), flexible Speichermglichkeiten (Cloud) und bestmgliche Synchronisation.; IT Workplace of the Future heit, dass man nicht sechs

Monate auf eine IT-Evaluierung eines neuen Programms warten muss. und Die Kreativitt kommt mit der Flexibilitt des Arbeitsplatzes..

Abb. 3: Kernaussagen der zehn adidas-Mitarbeiterinterviews

4.2 Jungunternehmer als Avantgarde der Arbeitspraxis


Auch bei der Avantgarde der Arbeitspraxis ist bemerkenswert, wie die physische Arbeitsumgebung betont wird. Mehrere Bildschirme und groe Tische sind bei allen blich. Die Mobilitt der IT-Ausstattung ist wichtig; es wird von verschiedensten Devices auf Daten und Dokumente in der Cloud zugegriffen, wobei man sich der Risiken bewusst ist. Diese Aussagen werden u.a. an folgenden Zitaten deutlich: Home Office ist grundstzlich erlaubt, wird aber sehr selten genutzt.; Devices und Software mssen eine gewisse Flexibilitt und Mobilitt gewhrleisten.; Grundstzlich muss nur der Browser funktionieren . Abb. 4 enthlt eine bersicht der Aussagen.

Abb. 4: Kernaussagen der vier Interviews mit Jungunternehmern

4.3 Studierende einer Uni fr Wirtschaft und einer fr Technik


Wie die Studierenden auf folgende Fragen geantwortet haben, ist in Abbildung 5 zusammengestellt: Welche Tools nutzen Sie? Wie wichtig sind fr Sie folgende Aspekte in Bezug auf den IT Arbeitsplatz (1: unwichtig; 7: sehr wichtig) Wie wrde die freie Device- und Softwareauswahl die Arbeitsweise verndern? Benutzen Sie persnliche Software / Devices fr arbeitsbezogene Aktivitten?

Abb. 5: Kernaussagen der Online-Umfrageantworten von 87 Studierenden

Wie wichtig den Studierenden bestimmte Produkte und Lsungen sind, zeigen folgende Bewertungen, wobei auf einer Skala von 1-7, die 7 fr sehr wichtig steht: Laptop und Mail je 6.6; Smartphone 6.1; Phone Conference 5.1 und neben anderen Nennungen Tablets mit nur 3.2.

In der tglichen Arbeit werden oft webbasierte Tools genutzt, hauptschlich Referenzapplikationen (wie z.B. Wikipedia) 66%, Web-Speicherplatz 65% und Internet-Telefonie 64%. Instant Messaging nennen 57% . 68% der Studierenden sagen, dass die Mglichkeit Software und Hardware selbst zu whlen fr sie zu hherer Mitarbeiterzufriedenheit fhren wrde.

5. Zusammenfassung und Schlussfolgerungen


Alle Befragten erwarten heute wie selbstverstndlich leistungsfhige und schnelle Gerte, und zwar mehrere, um flexibel und mobil arbeiten zu knnen; Dabei soll eine Synchronisation ber alle Devices erfolgen. Die Bedienung von Anwendungen, Apps und Devices hat einfach, ja intuitiv zu sein. Man mchte generell mglichst flexibel whlen knnen, womit und wie man arbeitet. Bei den Studierenden war erstaunlich, wie gering die Sensibilitt hinsichtlich Aspekten der IT-Sicherheit ausgeprgt ist; hier besteht gro er Aufklrungsbedarf. Der Risiken sind sich die Jungunternehmen zwar eher bewusst, sie gehen diese jedoch ein und setzen weitgehend auf cloudbasierte Applikationen. Ebenso besttigte sich der schon andernorts ber sogenannte Digital Natives getroffene Befund [Schul09], dass den meisten zwar populre Praktiken wie Datenspeicherung in der Cloud und Webkommunikation (wie z.B. Skype) vertraut sind, dass sie spezifische Mglichkeiten fr innovative, produktive Arbeitspraktiken mit Social Software im Bereich Collaboration und Projektmanagement aber kaum kennen. Generell gewinnt man wider unseren Erwartungen aus den Befragungen den Eindruck, dass eine grundstzlich hohe Zufriedenheit herrscht; es brodeln keine Aggressionen, und eine Palastrevolution steht nicht bevor. Zum einen finden gewisse Mitarbeitende ber Schatten-IT einen Weg fr ihre persnlichen Arbeitsvorlieben. Zum anderen spielen bei der Zufriedenheit mit dem Arbeitsplatz viele Kriterien als Ganzes eine Rolle, z.B. auch die Unternehmenskultur insgesamt, das architektonische Umfeld, und das Markenimage. Auch unterscheiden Mitarbeitende durchaus zwischen privatem Umfeld und den besonderen Erfordernissen der ITNutzung im Unternehmenskontext. Das wichtigste Steuerungsventil fr den befrchteten Dampfkessel von Unzufriedenheit mit der Arbeits(platz)gestaltung drfte jedoch die Angemessenheit und Hrte sein, mit der Schatten-IT und IT-Sicherheitsrisiken begegnet wird.

Literatur
[Har12] Harris, J; Blake, I.; Junglas, I.: IT Consumerization. When Gadgets Turn Into Enterprise IT Tools. MIS Quarterly Executive 11, Nr. 3. S. 99-112. [Ka12] Kaas, K.: Creating a new kind of workplace at IBM. http://www.simply-communicate.com/print/case-studies/ibm/creatingnew-kind-workplace-ibm [Ho12] Hollison, M.: Future workplace formula. http://www.citrix.com/news/announcements/sep-2012/future-workplaceformula---1-person-x-6-devices---two-thirds-of-.html [Ci12] Citrix: Workplace of the Future: a global market research report. White Paper 2012. http://www.citrix.com/content/dam/citrix/en_us/documents/solutions/M obile-Workstyles-Survey.pdf [adi11] adidas Group: Performance Counts. Sustainability Progress Report 2011. http://www.adidasgroup.com/en/ser2011/_assets/downloads/adidas_SPR2011_full.pdf [Sam13] Sammer, T.; Walter, T.; Back, A.: Mobile Business Management von Mobiler IT im Unternehmen. iTunes sowie Verlag buch & netz (erscheint im Q4/2013) [Schul09] Schulmeister, R.: Gibt es eine Net Generation? Erweiterte Version 3. Hamburg. Text: http://www.zhw.uni-hamburg.de/uploads/schulmeister_netgeneration_v3.pdf Folien und Video: http://web.visu.unisaarland.de/forum_europrofession/index.php?id=295