Introduccin La importancia de la Hoja de Trabajo nos ayudar a entender mejor muchos detalles en la elaboracin de los estados financieros.

Una Hoja de trabajo es un documento importante aunque no es indispensable ni obligatorio. Es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la informacin, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y prdidas, los asientos de cierre y el balance general. Es una hoja de contabilidad donde deben aparecer todas las cuentas del balance de comprobacin en primer lugar, luego una seccin donde se anotan los ajustes, sigue una seccin donde se hace el balance de comprobacin despus de los ajustes, continua con una columna para determinar el costo de venta, y finaliza con la elaboracin del estado de resultados y del balance general. Es un borrador que se hace para facilitar los ajustes, el cierre y la presentacin de los estados financieros. El alcance de esta investigacin est definido por el estudio explicativo con elementos descriptivos, puesto que se busca responder cual es la importancia de la hoja de trabajo en el proceso de ajuste y cierre.

Hoja de trabajo La hoja de trabajo es un recurso contable utilizado por los contadores para reunir en ella toda la informacin contable de las actividades realizadas por la empresa durante un perodo determinado. Su uso no es obligatorio ni del todo indispensable dentro del registro de las operaciones contables, pero es un instrumento que facilita la preparacin de los ajustes y ordenar la informacin para la elaboracin de los estados financieros. La hoja de trabajo en una herramienta de carcter interno, slo es de uso y manejo del contador para hacer un ordenamiento lgico de los datos, no es para uso de la gerencia ni para ser publicada. Su estructura es sencilla, en cuanto a su diseo, comprende varios pares de columnas que varan en nmero segn la naturaleza de la empresa o actividad econmica a la cual se dedique. Objetivo del estudio El objetivo fundamental de la hoja de trabajo es proporcionar oportunamente informacin en trminos de valores monetarios referidas a la cuantificacin de: Costos, gatos e ingresos con la finalidad de determinar los resultados obtenidos. Es decir, la utilidad o prdida generada por una empresa correspondiente a un determinado tiempo de trabajo, utilizndose para tal efecto las ecuaciones contables. Activos, pasivos y patrimonio con la finalidad de determinar la situacin patrimonial y la financiera de una empresa a una determinada fecha, utilizndose para efecto las ecuaciones de balance estudiadas en temas anteriores. Objetivo General Identificar la importancia de la hoja de trabajo en el proceso de ajuste y cierre del perodo contable. Objetivos Especficos 1. Conocer el objetivo de la Hoja de Trabajo.

2. Identificar la estructura de la Hoja de Trabajo. 3. Ajustar las operaciones antes de registrar los ajustes. 4. Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y transferirlo. Justificacin de la investigacin Es un documento importante pero no es indispensable ni obligatorio, pero un paso adicional dentro del ciclo contable. Por ser considerado como un borrador de trabajo. Llamada por algunos autores papel de trabajo, es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la informacin, con el de preparar los asientos de ajuste del estado de ganancias y prdidas, los asientos de cierre y el balance general. La hoja de trabajo para el balance de comprobacin incluida en el archivo adjunto, est diseada para ahorrarle tiempo y dinero al preparar usted mismo el balance de comprobacin. La hoja de clculo contiene ms de 80 nombres de cuentas comunes en formato de balance de comprobacin. Simplemente ingrese su saldo para cada cuenta y la hoja de clculo sumar automticamente los dbitos y los crditos y le informar si los libros no cuadran (y por cuanto). Dado que se trata de una planilla de hoja de clculo puede agregar o eliminar cuentas, o modificar el archivo para que se adapte a las necesidades y preferencias. Definicin del tipo de investigacin Est definido por el estudio explicativo con elementos descriptivos, puesto que se busca responder cual es la importancia de la hoja de trabajo en el proceso de ajuste y cierre, y este tipo de estudio se centra en explicar porque ocurre un fenmeno y en qu condiciones se da este. Tiene elementos donde describe como y para que se utiliza la hoja de trabajo en el proceso de ajuste y cierre sobre el problema de la investigacin. La importancia de la hoja de trabajo en el proceso de ajuste y cierre

La hoja de trabajo, tambin conocida con el nombre de estado de trabajo, donde el contador formula antes de hacer el cierre anual de las operaciones y que le sirve de gua para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de prdidas y ganancias y el cierre del libro diario, as como los estados financieros: Estado de situacin y Estado de resultados en el libro de inventarios y balances. Se elabora con la objetivo de ajustar los saldos de las cuentas del mayor, para que estos coincidan con la realidad, y con ellos se puedan preparar y presentar estados financieros tiles, confiables, relevantes, comprensibles y comparables, que puedan ser utilizados en la toma de decisiones. Por esa razn es la importancia de la hoja de trabajo, ya que de su correcta elaboracin depender la veracidad de los estados financieros elaborados, desde luego, la posibilidad de que los mismos permitan al usuario juzgar los resultados de sus operaciones, la situacin financiera, los cambios en ella y las modificaciones en las cuentas del capital contable. Estructura la hoja de trabajo Comprende varios pares de columnas que varan en nmero segn la naturaleza de la empresa o actividad econmica a la cual se dedique. Una hoja de trabajo estndar para una empresa comercial. Es el encabezamiento se indica: - Nombre de la empresa - El nombre expreso de Hoja de Trabajo. - El perodo del ciclo contable que cubre. La estructura de una hoja de trabajo estndar para una empresa comercial, comprende: - Una columna para escribir el nombre de las cuentas.

- Seis secciones, con par de columnas cada una para los correspondientes dbitos y crditos, con la siguiente discriminacin: Seccin 1: Balance de Comprobacin Seccin 2: Ajustes. Seccin 3: Balance de Comprobacin Ajustado. Seccin 4: Costo de Ventas Seccin 4: Estado de Prdidas y Ganancias. Seccin 5: Balance General. Pasos para elaborar una hoja de trabajo Se escribe el encabezamiento de la hoja, luego el ttulo de cada uno de las seis secciones, con sus respectivos DEBE y HABER, balance de comprobacin, ajustes, balance ajustado, costo de ventas, prdidas y ganancias y el balance general. Se escribe el nombre de las cuentas y anote sus saldos en la seccin del balance de comprobacin, asegrese de registrar los saldos deudores en la columna del DEBE y los saldos acreedores en la columna del HABER. Hecho esto, procesa a sumar ambas columnas, use para ello la funcin suma de la hoja electrnica. Una vez acabada la seccin del balance de comprobacin se estudia cada uno de los saldos de las cuentas y se juzga se expresan la realidad, es decir, si muestran la verdadera situacin financiera y los resultados reales, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Al analizar cada cuenta del balance de comprobacin, encontraremos saldos no actualizados que no representan la realidad, aun cuando sean saldos correctos desde el punto de vista matemtico, ante estos casos procedemos a realizar el ajuste correspondiente para sincerar esos valores originales y lograr que las cuentas expresen informacin actualizada, mas apegada a la realidad de los

hechos financieros. En la segunda seccin de la hoja de trabajo se anotan los ajustes que sean necesarios y se preparan de modo que se facilite su posterior registro en el libro diario general. Si los ajustes originan cuentas que no estn en el balance de comprobacin original, ellas pueden agregarse debajo del listado del balance inicial. Tenga especial cuidado de identificar cada ajuste con un color para relacionar su respectivo cargo y abono, esto facilitar la revisin y comprobacin en caso de error, as como el posterior traslado al libro diario. Al terminar la anotacin de los ajustes sume cada columna, el total de la columna de los dbitos debe ser igual al total de la columna de los crditos. Al concluir la seccin de los ajustes, pase a la seccin del balance de comprobacin ajustado. En esta tercera seccin se consolidan los montos de las secciones anteriores, traslade aqu el monto de cada cuenta del balance de comprobacin, arrastrando las cifras que aparezcan en la seccin de ajustes. Sume o reste segn sea el caso, y tenga cuidado de anotar el resultado en la columna del DEBE si el saldo es deudor o en la columna del HABER si el saldo es acreedor. Tenga siempre presente que el saldo deudor del balance de comprobacin se suma con el respectivo cargo hecho en la seccin de ajustes, el saldo acreedor del balance de comprobacin se suma con el respectivo abono hecho en la seccin de ajustes, por el contrario, se resta saldo deudor del balance de comprobacin menos el abono respectivo efectuado en la seccin de ajustes. Igualmente se resta saldo acreedor del balance de comprobacin menos el respectivo cargo realizado en la seccin de ajustes. Los saldos de las cuentas que no han sufrido ajustes se trasladan a las correspondientes columnas del balance de comprobacin ajustado, con los montos originales que contiene el balance de comprobacin inicial. Comience el procedimiento con la primera cuenta de la hoja de trabajo y contine, lnea por lnea hasta que haya pasado todas las cuentas a las columnas de la seccin del balance ajustado. Al terminar los traslados sume cada columna para verificar que sean iguales los totales de los dbitos y los crditos. El quinto paso a seguir para preparar la hoja de trabajo de una empresa comercial, corresponde al clculo del costo de ventas. En la columna del DEBE se anota el monto del inventario inicial de mercancas, las compras, fletes en

compras y cualquier otro gasto en compras, en la columna del HABER se anota el monto de las devoluciones, descuentos y rebajas en compras, si existen, y el inventario de mercancas final. Se totaliza cada columna y se advierte que el resultado de las sumas no son iguales, la suma de la columna del DEBE es mayor que la suma de la columna de HABER. La diferencia entre estas cifras constituye el costo de ventas, el cual se anota debajo del monto obtenido en la columna del HABER para cuadrar la seccin. Este monto se traslada.. El sexto paso es para completar la seccin de prdidas y ganancias. Anote en la columna del DEBE en el costo de ventas determinado en la seccin anterior. A la columna del HABER se trasladan los montos de las cuentas de ingresos. Esto procede a totalizar ambas columnas del mismo modo que en la seccin anterior. Se encontrar una discrepancia entre los dos resultados, esa diferencia equivale al resultado econmico alcanzado durante el ciclo econmico. Si el total del haber es mayor que la del debe el resultado se denomina UTILIDAD DEL EJERCICIO, en caso contrario, DEBE mayor que HABER, el resultado se llama PERDIDAD DEL EJERCICIO. Con el propsito de cuadrar las sumas de ambas columnas, el resultado obtenido, bien sea UTILIDAD O PERDIDA, se agrega en la columna que tenga menor monto, con el correspondiente sealamiento en la lista de cuentas de si se trata de una UTILIDAD o una PERDIDA. Este monto se traslada a la seccin de Balance General, al DEBE si es PERDIDA, al HABER si es UTILIDAD. El sptimo paso consiste en trasladar a la seccin del balance general todas las cuentas reales y las de valuacin. En la columna del DEBE se anotan los montos de las cuentas de activo y la de PERDIDA DEL EJERCICIO y cuenta personal si fuera este el caso, no se debe olvidar la cuenta de inventario final, en la columna del HABER se registran los montos de las cuentas de pasivo, capital y valuacin de activos, as como tambin la UTILIDAD DEL EJERCICIO, si este fuere el caso y se concluye con la totalizacin de los saldos de ambas columnas de esta seccin, los cuales deben arrojar sumas iguales. Uso de la hoja de trabajo en el proceso de ajuste y cierre

Al finiquitar el perodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirn de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste. Procedimiento: Los ajustes son muy diversos y ningn cuadro de clasificacin abarca todos los ajustes posibles. La lista siguiente contiene los asientos ms comunes y sirve de esquema para orientar su estudio y ejercitacin. 1. Ajustes para registrar gastos pagados por anticipado. 2. Ajustes para registrar ingresos cobrados por anticipado. 3. Ajustes para reconocer gastos ocasionados y no pagados. 4. Ajustes para registrar ingresos devengados y no cobrados. 5. Ajustes para reconocer la depreciacin, amortizacin y agotamiento de activos. 6. Ajustes para registrar la provisin para cuentas dudosas. Asientos de cierre Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas nominales o temporales al finalizar el ejercicio contable. Hoja de trabajo -ajustes por inflacin A esta seccin se trasladan los dbitos y los crditos de las cuentas que fueron ajustadas por inflacin, de acuerdo con las normas vigentes Hoja de trabajo balance ajustado Para diligenciar esta seccin se procede en igual forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor y balances, as:

 Las cuentas que no tuvieron movimiento en la seccin del balance de comprobacin o en la seccin de ajustes, se trasladan directamente a la seccin de balance ajustado, a su respectiva columna segn sea dbito o crdito Las cuentas que tuvieron movimiento en la seccin de balance de comprobacin y en la seccin de ajustes, se suman y se pasa un solo valor con saldo dbito o crdito al balance ajustado. Hoja de trabajo -balance ajustado por inflacin En esta columna se registran los saldos correspondientes a las cuentas del balance ajustado y ajustes por inflacin, sumadas de igual forma que la seccin del balance ajustado. Hoja de trabajo balance general Se trasladan los valores de las cuentas reales que aparecen en el balance ajustado. As en el debe se registran las cuentas de activo, teniendo presente incluir el inventario final de mercancas y no registrar el inventario inicial; adems, la prdida del ejercicio cuando se presente; en la columna haber se registran los saldos ajustados de las cuentas que representan disminucin del activo (depreciacin y provisin), pasivo y patrimonio, conteniendo la utilidad del ejercicio que figura en la seccin ganancias y prdidas.

Conclusiones La hoja de trabajo es un instrumento que facilita la preparacin de los ajustes y ordenar la informacin para la elaboracin de los estados financieros. La hoja de trabajo en una herramienta de carcter interno, slo es de uso y manejo del contador para hacer un ordenamiento lgico de los datos, no es para uso de la gerencia ni para ser publicada. Su estructura es sencilla, en cuanto a su diseo, comprende varios pares de columnas que varan en nmero segn la naturaleza de la empresa o actividad econmica a la cual se dedique. Se elabora con la finalidad de ajustar los saldos de las cuentas del mayor, para que estos coincidan con la realidad, y con ellos se puedan preparar y presentar estados financieros tiles, confiables, relevantes, comprensibles y comparables, que puedan ser utilizados en la toma de decisiones. Al finalizar el perodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirn de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste. Los ajustes son muy diversos y ningn cuadro de clasificacin abarca todos los ajustes posibles.