ANEXO TEMA 5: APLICACIONES INFORMATICAS (V)

Crear una carta con el procesador de texto En esta prctica aprenderemos a utilizar un procesador de texto para escribir y dar estilo a una carta comercial. Utilizaremos el procesador de texto Microsoft Word. En tu trabajo, tendrs que redactar cartas u otro tipo de documentos en ms de una ocasin. Para ello, necesitars manejar un procesador de texto. El procesador de texto es la aplicacin informtica ms utilizada, ya que permite crear un amplio abanico de documentos.

1. ABRIR UN DOCUMENTO DE WORD

Nos situamos sobre el icono de Word que se encuentra en el escritorio y hacemos doble clic sobre l con el botn izquierdo del ratn. Aparece un documento en blanco.

2. UTILIZAR LA INTERFAZ GRFICA

Los principales elementos de Word son los siguientes:

3. CREAR UNA CARTA COMERCIAL

El procesador de texto te permite mejorar la presentacin de los documentos, dndoles un aspecto ms profesional y cuidado. Tambin te permite elaborar plantillas, de modo que un mismo documento pueda ser utilizado para diferentes pacientes/clientes, introduciendo ligeras modificaciones, como los datos del cliente o la fecha del documento. Escribir el texto y modificarlo Paso 1. En primer lugar, escribe el texto de tu carta. Para cambiar de prrafo debes pulsar la tecla Enter. Para eliminar algn error, puedes situarte a la izquierda de lo que deseas borrar y pulsar Supr o bien situarte a la derecha y pulsar Retroceso. En todo momento, el cursor que parpadea te indica dnde ests ubicado. Paso 2. Colocar adecuadamente los elementos en la pgina. Por defecto, el programa Word alinea el texto a la izquierda. Sin embargo, en una carta comercial, cada elemento debe tener una alineacin concreta. Para aplicar una nueva alineacin, primero debemos seleccionar el texto que queremos modificar. Los botones que controlan la alineacin son estos:

Paso 3. El nombre y membrete de la clnica deben ir alineados a la izquierda. Por lo tanto, los dejamos como estn. Paso 4. La identificacin del cliente o proveedor se alinea a la derecha. Para ello, seleccionamos el texto manteniendo pulsado el botn izquierdo del ratn mientras lo arrastramos; al soltarlo, el texto debe quedar marcado con fondo azul. Despus pulsamos el botn Alinear texto a la derecha del grupo Prrafo. Paso 5. El lugar y la fecha se suelen colocar tras la identificacin del cliente, tambin alineados a la derecha.

Paso 6. El pie o firma tambin se suele alinear a la derecha, mientras que el nombre del fir mante se suele colocar centrado o alineado a la derecha. Para centrar un texto, lo seleccionamos y pulsamos el botn Centrar del grupo Prrafo. Paso 7. Es conveniente que el cuerpo de la carta quede ustificado. Para ello lo seleccionamos y pulsamos el botn Justificar. Paso 8. Retocar el resultado. El Word da una serie de opciones que permiten alterar la apariencia del texto. Puedes modificar la fuente (tipo, tamao, color, recurso diacrtico) o los mrgenes y las sangras.

Paso 9. Para cambiar la fuente, el tamao o el color del texto, o para utilizar la negrita, la cursiva o el subrayado debes seleccionar el texto al que quieres aplicar el cambio, y luego pulsar el botn correspondiente. Paso 10. Podemos aumentar o disminuir la sangra de algn prrafo del documento, seleccionando el texto y pulsando sobre uno de los siguientes botones:

Paso 11. Una vez escrito el texto es aconsejable realizar la revisin ortogrfica. Las erratas aparecen subrayadas en rojo; para realizar la correccin, colcate con el ratn sobre la palabra y pulsa el botn secundario (suele ser el derecho); aparecer un men para que elijas la palabra correcta; seleccinala y el ordenador la reemplazar. Este proceso tambin es aplicable a los errores gramaticales, que suelen aparecer subrayados en verde.

 Imprimir el documento: Paso 1. Antes de imprimir el documento, conviene que lo visualicemos en su totalidad para asegurarnos de que presenta el aspecto deseado. La visualizacin preliminar se puede activar pulsando el botn de Office; a continuacin nos situamos sobre la opcin Imprimir y seleccionamos la opcin Vista preliminar. Paso 2. Haz clic en el botn de Zoom para tener una vista preliminar del documento a dos pginas. Paso 3. Para disminuir o aumentar el tamao del documento haz clic en el icono de visualizacin; as, se vern ms o menos pginas del documento.

Paso 4. Haz clic en el botn de 100 %, permite volver a ver el documento en su diseo de impresin, que es el modo normal de trabajo. Paso 5. Al pulsar el botn Imprimir, aparecer un cuadro de dilogo que nos permite configurar la impresin. Para imprimir, pulsa Aceptar. Guardar documento:

Transferencia de datos a un documento Word Cuando un auxiliar elabora una carta comercial para un cliente o un proveedor, es frecuente que deba adjuntar una factura, un pedido, un presupuesto, etc., documentos que suelen elaborarse con la hoja de clculo. Estos datos se pueden transferir a un documento Word. Paso 1. Se selecciona el rango de celdas de la hola de clculo que contiene los datos a transferir. Paso 2. Se selecciona en el men Edicin la opcin Copiar. Paso 3. Se sita el cursor en el lugar deseado del documento Word y se selecciona en el men Edicin la opcin Pegar. Los datos exportados aparecern como una tabla y se comportarn como si hubiesen sido creados por el procesador de texto. Si deseamos que los datos mantengan las propiedades en que fueron elaborados (tabla de Excel) en el men Edicin, debemos seleccionar la opcin Pegado especial.

CUESTIONES: 4

1. Escribe otra de las cartas que se proponen en la unidad. A continuacin, gurdala. Luego puedes modificar el aspecto cambiando el tipo de letra y el cuerpo y volver a guardarla con un nombre diferente. As tendrs dos modelos diferentes de carta. 2. Utiliza el procesador de textos para la elaboracin de las agendas de citas propuestas en las actividades de la Unidad 5. Sigue los siguientes pasos: Paso 1. En el men Insertar, selecciona la opcin Tabla. Paso 2. Selecciona el nmero de filas y columnas (en funcin de los grupos horarios y los datos a incluir de cada paciente). Paso 3. Utiliza la opcin Herramientas de tabla para dar al documento el aspecto deseado.