FECHAMENTO DO BALANO

IMPORTNCIA DO PLANO DE CONTAS Uma boa contabilidade comea com um bom plano de contas. O melhor plano de contas no o que contm a maior quantidade de contas, mas o que simples dentro do possvel, claro em sua composio e objetivo em suas diretrizes. Para efeito gerencial, de grande valia desdobrar a contabilidade em reas para servir de instrumento para anlise da evoluo dos negcios.

O normal separar a contabilidade nas seguintes reas: I - departamento industrial; II - departamento comercial; III - departamento administrativo; IV - departamento financeiro.

O Plano de Contas no deve ser apenas o rol de nomenclaturas a ser utilizado para a localizao da conta que deva receber o registro de determinada operao realizada pela empresa, deve tambm ser o perfeito guia para a adequada apresentao dos saldos contbeis sob a forma do Balano Patrimonial. FALTA DE DOCUMENTAO PARA CONTABILIZAO Infelizmente comum as empresas no receberem, em tempo hbil, toda a documentao necessria ao fechamento do balano, principalmente os documentos que suportam a contabilizao de diversas operaes bancrias. Deve-se insistir com as instituies financeiras a fim de que elas forneam a documentao relativa a juros, taxas e outras despesas debitadas em conta bancria. Na ausncia da documentao pode-se efetuar as contabilizaes, tendo por base os valores constantes dos extratos de movimentao bancria e controles internos que assegurem a origem e a natureza do valor a ser contabilizado, levando-se em conta a sua materialidade.

BALANCETE DE VERIFICAO O primeiro passo para o fechamento do Balano o levantamento do balancete de verificao. O balancete a ordenao das contas segundo a natureza de seus saldos, de um lado os saldos devedores e de outro os saldos credores. Os atuais sistemas de contabilidade por processamento eletrnico de dados impedem o levantamento do balancete nos casos em que o somatrio dos valores devedores no seja igual ao dos valores credores. Deve-se identificar as diferenas e efetuar ajustes sempre que no existir igualdade entre a soma dos valores devedores e a dos valores credores do balancete.

- Diferenas Entre Saldos Devedores e Credores Para procurar eventuais diferenas entre saldos devedores e credores, pode-se seguir as seguintes pistas: a) verificar a correta incluso das contas segundo a natureza do saldo; b) verificar as somas efetuadas; c) verificar a incluso dos lanamentos que movimentam grande nmero de contas (por exemplo, os lanamentos da folha de pagamento); d) verificar nos lanamentos se a soma dos valores debitados corresponde soma dos valores creditados. CONCILIAES DOS SALDOS CONTBEIS A conciliao consiste, basicamente, na comparao do saldo de uma conta com uma informao externa contabilidade, de maneira que se possa ter certeza quanto exatido do saldo em anlise. As fontes de informaes mais usuais para verificao dos registros contbeis so os livros fiscais, os extratos bancrios, as posies de financiamentos e carteiras de cobranas, as folhas de pagamento, os controles de caixa, etc. Nas conciliaes das contas do disponvel deve-se ter uma ateno especial contabilizao dos valores recebidos ou pagos pelas empresas com a utilizao de cheques pr-datados.

PROCEDIMENTOS PARA O FECHAMENTO Avaliao dos Investimentos Pelo Mtodo de Equivalncia Patrimonial

As empresas que possurem investimentos relevantes em controladas ou coligadas devero proceder avaliao desses investimentos pelo mtodo de equivalncia patrimonial e reconhecer os resultados.

Verificao da Contabilizao de Receitas, Custos e Despesas.

A empresa dever apropriar em obedincia ao regime de competncia todas as receitas, custos e despesas relativas ao perodo a que se refere o balano, tais como: juros ativos e passivos, depreciaes, amortizaes, exausto, provises, etc.

Mercadorias No Despachadas

As receitas decorrentes da venda de mercadorias, cujo despacho para o cliente no ocorrer at a data de encerramento do exerccio, no devem figurar na apurao dos resultados.

Avaliao dos Estoques

A avaliao dos estoques um item de fundamental importncia para a apurao dos resultados da empresa. A legislao brasileira aceita que a valorizao dos estoques seja efetuada pelos seguintes critrios:

Custo mdio de aquisies ou entradas; Valor dos bens produzidos ou adquiridos mais recentemente; O preo de venda subtrado da margem de lucro.

As empresas que no possuem sistema de custos integrado com a contabilidade devem avaliar os seus estoques de acordo com as regras estabelecidas na legislao do Imposto de Renda.

Variaes Monetrias Ativas e Passivas

As variaes monetrias tm a funo de reconhecer no resultado as alteraes nos valores das obrigaes por disposio legal, por regra contratual ou por terem sido contratados em moeda estrangeira. A conferncia de todos os contratos de financiamento, de aplicaes financeiras, de dvidas e crditos diversos (especialmente os de natureza tributria) deve ser efetuada em conjunto com a conciliao dos saldos contbeis. Embora a legislao tributria (MP n. 2.037/00) permita o reconhecimento das variaes cambiais pelo regime de caixa, este procedimento no est de acordo com os princpios contbeis. Receitas e Despesas Financeiras - Apropriao Pro Rata

O Princpio Contbil da Competncia exige que se reconhea no resultado todas as receitas e despesas financeiras que so geradas pela simples fluncia de tempo, independentemente do efetivo recebimento ou pagamento. Assim, existindo crditos e obrigaes sujeitos a encargos financeiros, as receitas e as despesas geradas devem ser apropriadas proporcionalmente ao perodo transcorrido desde a data da sua contratao ou do ltimo balano.

VERIFICAO DA ADEQUAO DOS SALDOS E DA CONSTITUIO DAS PROVISES Na constituio de provises deve-se observar os Princpios Contbeis e cercar-se do mximo de elementos que possibilitem a melhor avaliao do fato no momento do lanamento contbil, levando-se em conta, tambm, as implicaes fiscais pertinentes. Provises de Frias e 13 Salrio

As provises para frias de empregados constitudas devem estar suportadas pelos clculos efetuados no departamento responsvel pela folha de pagamento. A proviso para o 13 salrio, normalmente, no dever apresentar saldo no balano de 31 de dezembro, exceto no tocante a complementaes devidas a funcionrios que percebam salrio varivel.

Provises Para Contingncias Fiscais

Essas provises no tm a sua dedutibilidade admitida pela legislao fiscal, mas, tecnicamente, poder ser necessria a sua constituio sempre que a empresa possua uma informao razovel sobre a possibilidade de no ter os argumentos que motivaram a contestao de exigncias fiscais reconhecidos no processo administrativo ou judicial. Proviso Para Perdas Provveis em Investimentos

O reconhecimento de provveis perdas em investimentos deve ser criteriosamente efetuado pelas empresas, qualquer que seja o mtodo de avaliao utilizado para registr-los na contabilidade. Essa proviso deixou de ser dedutvel para efeitos fiscais desde 01.01.96 (Lei n. 9.249/95).

Proviso Para a Reduo de Ativos ao Valor de Mercado

A Lei das S/A estabelece que o valor contbil dos ativos deve ser comparado com o seu valor de mercado, devendo permanecer registrado o menor deles. Esta regra no Brasil no era uma preocupao dos responsveis pela elaborao dos balanos enquanto convivamos com altas taxas de inflao. Nestes novos tempos do real devemos novamente nos preocupar com o preo de mercado dos itens registrados em inventrios, especialmente as mercadorias importadas, assim como com o valor de ttulos e valores mobilirios. Entretanto, essa proviso tambm deixou de ser dedutvel, para fins fiscais, conforme o art. 13, inciso I da Lei n. 9.249/95.

TRANSFERNCIA DE VALORES REGISTRADOS NO LONGO PRAZO PARA O CIRCULANTE Algumas empresas registram os valores realizveis e os valores de financiamentos em contas do longo prazo, pois esse procedimento permite um melhor controle desses valores a receber e a pagar. Por ocasio do fechamento do balano os saldos dos valores a receber e a pagar devem ser apresentados de acordo com o seu grau de liquidez. Assim, devem ser transferidos para o circulante os valores a receber e a pagar at 360 dias aps a data do encerramento do balano. ENCERRAMENTO DAS CONTAS DE RESULTADO O encerramento/zeramento das contas de resultado procedimento obrigatrio que possibilita a separao dos resultados apurados em exerccios diferentes. Aps os lanamentos dos valores relativos s provises e despesas em obedincia ao princpio da competncia, as contas de resultado (receitas e despesas) so absorvidas (zeradas) por uma conta de apurao, intitulada "Resultado do Exerccio".

A grande maioria dos sistemas contbeis por processamento eletrnico de dados possui esquemas para zeramento automtico das contas de resultado. LEVANTAMENTO DA DRE A Demonstrao do Resultado do Exerccio tem como objetivo principal apresentar, de forma vertical resumida, o resultado apurado em relao ao conjunto de operaes realizadas em determinado perodo. Nela apura-se a diferena entre as receitas e despesas, a qual poder demonstrar lucro ou prejuzo. O saldo apurado na DRE ser utilizado para clculo do IRPJ e CSLL e para clculo das destinaes que sero efetuadas do lucro lquido do exerccio. O saldo final apurado (lucro ou prejuzo) ser transferido para a conta "Lucros ou Prejuzos Acumulados no Patrimnio Lquido". PROVISO PARA O IRPJ E CSLL A proviso para o Imposto de Renda e para a Contribuio Social Sobre o Lucro Lquido so itens que exigem grande ateno no fechamento do Balano. A velocidade imprimida pelo Fisco nas alteraes da legislao obriga os responsveis pela elaborao do Balano a um esforo contnuo para manter adequados os registros relativos a essa obrigao fiscal. Antes do fechamento do Balano devemos apurar extracontabilmente o lucro real e a base de clculo da CSLL da empresa e registrar a proviso para o Imposto de Renda e a CSLL devidos, tendo como contrapartida o resultado do exerccio. CLCULO DAS PARTICIPAES NO RESULTADO Algumas empresas destinam parte de seus lucros aos empregados, aos administradores, aos detentores de partes beneficirias. Essas destinaes em razo de sua dedutibilidade ou no na determinao do lucro real demandam um laborioso trabalho de clculo por parte dos responsveis pela elaborao do Balano. ELABORAO DAS DEMONSTRAES A montagem das demonstraes financeiras deve levar em conta a quais usurios elas sero destinadas. Aps o zeramento das contas de resultado, levantamento da DRE, clculo das provises para o IRPJ e CSLL e clculo das participaes no lucro lquido, poder ento ser levantado o balano patrimonial da empresa.

TRANSCRIO NO LIVRO DIRIO As demonstraes financeiras devem ser elaboradas com todos os detalhes obtidos na contabilidade, isto , o mais analtico possvel. Os lanamentos relativos ao encerramento das contas de resultado, a demonstrao do resultado do exerccio, Balano patrimonial, e demais demonstraes contbeis elaboradas pela empresas destinam-se ao uso dos contadores e devero tambm ser transcrita no livro Dirio.