Gua final. Mapas de procesos.

Jeison David Bonilla Rivera

Servicio nacional de aprendizaje Sena. Anlisis y desarrollo de sistemas de informacin teleinformtica Bogot D.C (Fontibn). 2013.

Gua final. Mapas de procesos.

Jeison David Bonilla Rivera

Instructor Henry Garzn.

Servicio nacional de aprendizaje Sena. Anlisis y desarrollo de sistemas de informacin teleinformtica Bogot D.C (Fontibn). 2013.

Punto 1. ISO 9001. Gua: "Elaborar Mapas de Procesos para definir requerimientos de informacin."
1. Sintetice en que consiste la norma ISO 9001 La norma de calidad ISO 9001 busca satisfacer estas necesidades de las organizaciones a travs de la documentacin de los procesos y su actualizacin permanente, posibilitando la mejora continua de los logros alcanzados y asegurando al cliente la calidad de los procesos de produccin de bienes o de prestacin de servicios. Proporciona a la empresa un conjunto de principios que garantizan que las actividades de su negocio enfocadas a la satisfaccin de su cliente

2. que informacin contiene sobre Enfoque Basado en Procesos. El sistema de gestin de la calidad tiene como objeto conseguir mejoras en la satisfaccin de los clientes y est formado por un conjunto de procesos interrelacionados entre s. Cada uno de los procesos puede definirse como el conjunto de actividades o etapas sucesivas encaminadas a la consecucin de un objeto como ejemplo de procesos podemos hablar de proceso de relacin comercial, proceso de compras. Proceso de gestin de recursos humanos, Etc. El enfoque basado en procesos es uno de los principios de los procesos de la calidad desarrollando este principio se lograra la reduccin de costos y tiempos de los procesos mediante el uso eficaz de los recursos tambin se mejorar los resultados de forma predecible y se priorizaran las oportunidades de mejora Para su aplicacin es del principio es necesario considerar determinados factores: 1 Definicin de sus procesos y de las actividades.

Como ejemplos de procesos podemos hablar de procesos de ventas, compras, fabricacin y almacenamiento. El proceso de ventas a su vez estar formado por actividades como: Prospeccin comercial. Elaboracin de ofertas. Elaboracin del contrato. Tratamiento de las modificaciones y actualizaciones. 2 3 Establecimiento de las responsabilidades y obligaciones para la gestin de cada uno de las actividades claves de cada proceso Identificar las interfaces y relaciones de las actividades entre los distinto puestos de trabajo definidos en la organizacin

Es necesario conocer y evaluar cada actividad o proceso respecto a la percepcin o satisfaccin del cliente

En la implantacin de un sistema de la calidad basado en la iso 9001 Debe tenerse en cuenta los principios de gestin para alcanzar la mayor satisfaccin de los clientes

Punto 2. DEFINICION CONCEPTOS BASICOS. Gua: "Elaborar Mapas de Procesos para definir requerimientos de informacin."
Proceso
- La norma internacional ISO-9001 define un proceso como "una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados" Oscar Barros hace una importante distincin, al introducir el concepto de valor agregado en la definicin de proceso, sealando que "un proceso es un conjunto de tareas lgicamente relacionadas que existen para conseguir un resultado bien definido dentro de un negocio; por lo tanto, toman una entrada y le agregan valor para producir una salida. Los procesos tienen entonces clientes que pueden ser internos o externos, los cuales reciben a la salida, lo que puede ser un producto fsico o un servicio. - Thomas Davenport, uno de los pioneros de la reingeniera, seala que un proceso, simplemente, es "un conjunto estructurado, medible de actividades diseadas para producir un producto especificado, para un cliente o mercado especfico Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos96/procesos-de-software/procesos-desoftware.shtml#ixzz2dH7n9oC5

Proceso Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las Cuales transforman elementos de entrada en resultados Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso Trasladado al lenguaje coloquial: Proceso > Qu hacemos, Procedimiento > Cmo

El mapa de procesos ofrece: Una visin general de un sistema de gestin o entidad, en el mapa de procesos se representa uno y cada uno de los procesos que componen un sistema as como sus relaciones principales. Dichas relaciones se indican mediante grficos en forma de mapas conceptuales los cuales representan los flujos de informacin. Los mapas de procesos son tiles para: Saber cmo llevan los trabajos se estn haciendo en la actualidad Para aumentar la calidad. Para mejorar los procesos Para mantener a nuestros empleados orientados Para crear formas deferentes de trabajo cuando se presenta momentos crticos Para evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados.

Tipos de Procesos:

Procesos de Gestin. Son los procesos estratgicos de la organizacin Tambin son denominados procesos de liderazgo o de staff. Establecen las bases para el correcto funcionamiento y control de la organizacin. Proveen de informacin al resto de los procesos para elaborar planes de mejora. Ejemplos de procesos de gestin pueden ser, la gestin por procesos, la mejora continua, la satisfaccin del cliente, los procesos de medicin de la salud del sistema de gestin, los objetivos y polticas globales dela organizacin Procesos operativos: Transforman los recursos en el producto/servicio aportndoles valor, es decir, conforme a los requisitos del cliente tanto interno como externo. Son la razn de ser de la organizacin, sin los cuales esta no tendra sentido. Son los responsables de lograr los objetivos de la empresa. Proceso logstico: El proceso de compras, el proceso de ventas Ejemplos de procesos operativos pueden ser, el proceso productivo Procesos de apoyo. Proporcionan los recursos al resto de procesos segn los requisitos de estos. Los procesos clave: Son denominados operativos y son propios de la actividad de la empresa, por ejemplo, el proceso de aprovisionamiento, el proceso de produccin, los procesos clave atienden a la definicin expuesta anteriormente. Estn principalmente orientados hacia la satisfaccin del cliente y en ellos se emplean una gran cantidad de los recursos disponibles por la empresa. Por otro lado, un proceso es crtico cuando en gran medida la consecucin de los objetivos y los niveles de calidad de la empresa dependen de su desarrollo.

METODOLOGIA DEL ANALISIS: La metodologa permitir cerrar la definicin de los elementos de control en aquellas fases y procesos en los cuales se detecte una necesidad de coordinacin entre tareas o entre funciones para obtener un resultado. El eje director del anlisis es la identificacin de etapas, que coincide con el modo intuitivo con el que la mayor parte de los seres humanos describen los procesos. Este ejercicio se acompaa con un mtodo que asegure un resultado sistemtico y repetible que presta atencin a priori a aquellos puntos que suelen suponer un problema cuando el sistema en produccin.

Por qu y para qu se deben realizar los Mapas de Procesos: Ya que sin un mapa de procesos bien estructurado no funcionara una empresa como tal no sera afectiva en su trabajo ya sea por la parte de empleados, clientes o hasta el mismo administrador as que se debe tener en cuenta que el mapa de procesos se realiza para las siguientes funciones:Para percibir errores en cuanto a la recoleccin de informacin por de pronto hay informacin que se recolecta que es innecesaria.-En darle un buen adiestramiento a los empleados para no tener inconvenientes con sus resultados laborales.- Para enfocarse en la entropa de los sistemas de informacin que utiliza la empresa para as saber cul se debe cambiar o modificar para darle un buen uso y tener resultados exitosos.- Para que el empleado se enfoque en la tarea adquirida o para la que fue contratado.- Para medir la efectividad o eficiencia del trabajo ya sea para modificar y obtener un mejor resultado final. Que permite identificar los Mapas de Procesos: .Los mapas de proceso permiten identificar en que se est fallando o en que se puede mejorar, tambin es una gua sencilla para cuando hay empleados nuevos o clientes nuevos ya que un mapa de procesos muestra una entidad en si o muestra el proceso de una actividad bien hecha.

Cuando se deben utilizar los Mapas de Procesos: Ya de cuando los resultados no son los deseados, cuando se necesite recolectar informacin sin perder tiempo en la informacin innecesaria, cuando se necesita crear un departamento ms en una empresa y tambin para mostrar informacin de una mejora ses viable o no.

Un ejemplo de mapas de proceso seria este el mapa de procesos cruzado.

Mapa de procesos cruzados:

Este mapa tiene los insumos o recurso necesarios de una entidad tales como personas, materiales y productos y los pasos necesarios para transfrmalos en el resultado final. Par eso se necesita otras dos clases de procesos los cuales se les llama: 1. Mapa funcional: Es la organizacin de los procesos de la empresa paso a paso para saber cules actividades cruzan el lmite de una unida a otra. 2. Lnea de tiempo: Mapa de tiempo este mapa se hace para reducir el tiempo en cuanto la produccin de la entidad sin perder la calidad. 3. Flujo grama: Este tipo de mapa se utiliza para representar por medios de smbolos un anlisis complejo pues nos permite representar todos los paso y elementos que intervienen en el mismo. Alternativas para representar los procesos cruzados: Las alternativas de procesos cruzados se refieren a un diagrama de flujo no tan complejo ya que se debe en el primer da pensar en una propuesta para despus procesarla luego en el segundo da tomar una decisin si funciona o no, si no funciona se corrige, si funcionase procesa y se refiere al siguiente da se coordina visita y se presta el servicio.

Punto 3. Cuadro de Mando. Gua: "Elaborar Mapas de Procesos para definir requerimientos de informacin."
Son procesos significativos vinculados a cada tipo de organizacin. Entre los ms tpicos: Desarrollo de nuevos productos. Divulgacin de nuevos proyectos. Planeacin de la produccin. Administracin de materias primas. Facturacin y cobros. Anlisis de la necesidad del cliente. Enfoques de mejoramiento con relacin a procesos: Enfoque harrington: Segn sus metodologas existen 5 fases para un continuo mejoramiento de procesos los cuales son determinados por actividades especficas. Organizacin para el mejoramiento Conocimiento del proceso. Modernizacin del proceso. Mediciones y controles. Mejoramiento contino. Modelo isama Es una metodologa muy disciplinada. Actividades a llevar a cabo para mejorar un proceso esta son: Identificar. Seleccionar Analizar. Mejorar. Actuar. Seis sigma. Es la desviacin tpica que permite medir la variacin que se produce a lo largo de un proceso.

Esto es ms que una simple metodologa de mejora es una metodologa de trabajo y estrategia. Cuadro de mando integral (CMI): Es una metodologa de gestin que permite: Clasificar una estrategia. Implantar una estrategia Hacer seguimiento del grado de consecucin de una estrategia.

Forma integrada balanceada y estratgica de medir el proceso actual y suministrar la direccin futura de la compaa que le permite convertir la visin en accin Elementos que componen un CMI: Elementos: Objetivos estratgicos: Es un fin deseado cuyo cumplimiento es la clave para la consecucin de la estrategia. Perspectivas: Enmarcan los objetivos estratgicos, sus indicadores, sus metas as como los proyectos estratgicos. Indicadores: Son las reglas de clculo de gestin. Su seleccin y definicin es una cuestin muy importante ya que son los que provocaran que la organizacin se mueva en la direccin correcta. Metas: Es el valor objetivo que desea obtener para un indicador en un periodo de tiempo determinado. Mapas estratgicos: Representacin grfica y simplificada de la estrategia de una organizacin que le ayuda a saber que es y a donde ha de condecirse en el futuro. Proyectos estratgicos: Estos proyectos tienen un proceso de seleccin y priorizacin y asignacin de recursos especiales.

Punto 4. DEBATE SOBRE HERRAMINETAS DE BUSINESS PROCESS MODELING. Gua: "Elaborar Mapas de Procesos para definir requerimientos de informacin."

Business Process Modeling Notation o Notacin para el Modelado de Procesos de Negocio, es una notacin grfica desarrollada por la OMG (Object Management Group/Business Process Management Initiative) que muestra los pasos de un proceso de negocio. BPMN representa el extremo a extremo de un proceso de negocio. La notacin ha sido diseada especficamente para coordinar la secuencia de los procesos y los mensajes que fluyen entre los participantes del mismo, con un conjunto de actividades relacionadas.

Est dirigido a gerentes, directores, dueos de empresas, ingenieros de procesos, analistas de negocios, analistas de sistemas, administradores de proyectos, responsables de calidad y todo aquel que necesita definir, documentar y hacer ms eficientes sus procesos de negocio con el estndar ms avanzado y aceptado a nivel internacional. Los usuarios de negocios deben ser capaz de leer y comprender fcilmente un proceso de negocio a travs del diagrama BPMN

Cul es la relacin entre BPMN y BPEL?

BPEL es un lenguaje basado en XML para describir un proceso de negocio en el que la mayor parte de las tareas representan las interacciones entre los procesos y servicios web externos. El proceso BPEL mismo se representa como un servicio Web, y se realiza por un motor BPEL que ejecuta la descripcin del proceso. BPMN es un conjunto estndar de diagramacin de las convenciones para la descripcin de los procesos de negocio. Est diseado para visualizar un rico conjunto de la semntica de flujo del proceso dentro de un proceso y la comunicacin entre procesos independientes. Su objetivo es apoyar la captura de detalle suficiente para permitir que sea la fuente de una descripcin del proceso ejecutable. BPEL Actualmente se considera la norma ms importante para la ejecucin de lenguajes, la traduccin de BPEL se especifica en el estndar BPMN. Por su diseo hay algunas limitaciones en las topologas de proceso que puede ser descrito en BPEL, as que es posible representar los procesos en BPMN que no se pueden asignar a BPEL. Hay algunos conceptos, tales como sub Ad-Hocprocesos, que BPMN puede representar que no puede aplicarse con cualquier tecnologa. Porque bpnm es importante Imagina esta situacin: Ests en las primeras entrevistas de requerimientos. La sorpresa? Tus usuarios no estn seguros cmo funcionan sus procesos de negocio y por lo tanto resulta imposible definir los requerimientos del sistema. En este momento tienes que ponerte la camiseta de un ingeniero de negocios y quitarte la del ingeniero de software. Pero, si no cuentas con las herramientas y tcnicas adecuadas, las reuniones con tu cliente pueden ser eternas sin llegar a respuestas concretas.

La solucin? Aprende el estndar BPMN y las extensiones de UML que te ayudarn a modelar la situacin actual y deseada en los procesos de negocio de tu cliente. Ya tienes claro que si no partes de reglas de negocio claramente establecidas difcilmente podrs desarrollar el sistema adecuado que proporcione un valor real a tu cliente. El mundo de los procesos de negocio ha cambiado dramticamente en los ltimos aos. Un proceso de este tipo abarca mltiples participantes, y la coordinacin puede ser compleja. Antes de BPMN no haba una tcnica de modelado estndar desarrollado para encargarse de estos asuntos. BPMN ha sido desarrollado para proveer a los usuarios de una notacin de uso libre. Esto beneficiar a los usuarios de la misma forma que UML benefici el mundo de la ingeniera de software.

Que significa esto para los usuarios de uml UML (El lenguaje de modelado unificado) toma un perfil orientado a objetos en el modelado de aplicaciones, mientras que BPMN toma un perfil orientado a procesos en el modelado de sistemas. BPMN tiene un enfoque en procesos de negocio, UML se enfoca al diseo de software y por lo tanto ambas notaciones son totalmente compatibles entre s. Elementos de BPMN El modelado se realiza mediante:

Diagramas muy simples con un conjunto muy pequeo de elementos grficos. Con esto se busca que para los usuarios del negocio y los desarrolladores tcnicos sea fcil entender el flujo y el proceso. Las cuatro categoras bsicas de elementos son: * Objetos de flujo: Eventos, Actividades, Rombos de control de flujo (Gateways) * Objetos de conexin: Flujo de Secuencia, Flujo de Mensaje, Asociacin * Swimlanes (Carriles de piscina): Pool, Lane * Artefactos: Objetos de Datos, Grupo, Anotacin Estas cuatro categoras de elementos nos dan la oportunidad de realizar un diagrama simple de procesos de negocio (en ingls Business Process Diagram o BPD). En un BPD Se permite definir un tipo personalizado de Objeto de Flujo o un Artefacto, si con ello se hace el diagrama ms comprensible.

http://www.milestone.com.mx/CursoModeladoNegociosBPMN.htm http://www.novaproject.cl/gestor/archivos/que%20es%20el%20bpmn.pdf

Punto 5. CUESTIONARIO. Gua: "Elaborar Mapas de Procesos para definir requerimientos de informacin."
1 Que es un Mapa de Procesos y cules son sus utilidades.

Proceso Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las Cuales transforman elementos de entrada en resultados Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso Trasladado al lenguaje coloquial: Proceso > Qu hacemos, Procedimiento > Cmo. Ofrece, Una visin general de un sistema de gestin o entidad, en el mapa de procesos se representa uno y cada uno de los procesos que componen un sistema as como sus relaciones principales.
Aumentar la calidad. Mantener a nuestros empleados orientados. Evaluar establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultado.

Por qu y para qu se deben realizar los Mapas de Procesos:

Para percibir errores en cuanto a la recoleccin de informacin por de pronto hay informacin que se recolecta que es innecesaria. Para mejorar los procesos Para mantener a nuestros empleados orientados Para crear formas deferentes de trabajo cuando se presenta momentos crticos Para evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados. 3
Que permite identificar los Mapas de Procesos.

Permite identificar en que estamos fallando y en que se puede mejorar para as tener una idea ms compleja de la solucin del problema planteado. Tambin lo podemos llamar como una gua del proceso el cual muestra una serie de actividades 4
Cuando se deben utilizar los Mapas de Procesos.

cuando los resultados no son los deseados, cuando se necesite recolectar informacin sin perder tiempo en la informacin innecesaria, cuando se necesita crear un departamento ms en una empresa y tambin para mostrar informacin de una mejora ses viable o no.

Cules son las dos alternativas que existen para representar un proceso y explquelas.

Mapa de procesos cruzados:

Este mapa tiene los insumos o recurso necesarios de una entidad tales como personas, materiales y productos y los pasos necesarios para transfrmalos en el resultado final. Par eso se necesita otras dos clases de procesos los cuales se les llama: Flujo grama: Este tipo de mapa se utiliza para representar por medios de smbolos un anlisis complejo pues nos permite representar todos los paso y elementos que intervienen en el mismo.

Explique las alternativas para representar los procesos cruzados y grafquelos.

1. Mapa funcional: Es la organizacin de los procesos de la empresa paso a paso para saber cules actividades cruzan el lmite de una unida a otra. Funcin principal Propsito clave Funcin principal Funcin principal Funcin bsica Sub Funcin Sub Funcin Sub Funcin

Funcin bsica

2 Mapa de tiempo: Mapa de tiempo este mapa se hace para reducir el tiempo en cuanto la produccin de la entidad sin perder la calidad.

Cules son los smbolos utilizados en los Mapas de Procesos y explique cada uno.

Ovalo, indica el inicio o el final del proceso.

Cuadrado, indica operacin accin pasos tareas o actividad.

Diamante, indica decisin.

Cuadrado cortado, indica informacin o documento impreso.

Triangulo, documento en espera de una accin.

Se utilizan para tener una visin clara de todas las actividades que se llevan a cabo en las empresas, facilitando la orientacin de los procesos requeridos.

Punto 6. ESTUDIOS DE CASO. Gua: "Elaborar Mapas de Procesos para definir requerimientos de informacin."
"El manejo de la informacin y su automatizacin dentro de una organizacin deben contribuir a la misin de esta, no se debe considerar aislado de su razn de ser, por tanto , tener claro en donde se ubican dentro de una organizacin el o los "procesos funcionales" a ser considerados dentro de un Sistema de Informacin es vital para que aporten real valor a los objetivos estratgicos."

El manejo de la informacin

Autorizacin

Dentro de una organizacin Se debe tener en cuenta Debe construir la misin Dentro de PROCESOS FUNCIONALES Sistema de informacin Para que aporten Tienen que ser considerados

Objetivos estratgicos

Valor real a los

Ejemplo mapa de proceso. Universidad XYX

Mapas de procesos echos en clase