ADMINISTRACIN, PLANEACIN Y ORGANIZACIN

LAURA FERNANDA CORTAZAR AVILA CODIGO: 201121326 CARMEN ELVIRA PAEZ CARO CODIGO: 201121410 LUIS URIEL SAENZ VILLATE CODIGO: 201122851

UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA DE COLOMBIA TECNOLOGIA EN OBRAS CIVILES QUINTO SEMESTRE FESAD TUNJA 2013

ADMINISTRACIN, PLANEACIN Y ORGANIZACIN

LAURA FERNANDA CORTAZAR AVILA CODIGO: 201121326 CARMEN ELVIRA PAEZ CARO CODIGO: 201121410 LUIS URIEL SAENZ VILLATE CODIGO: 201122851

Presentado al profesor: PAULO CESAR FORERO

UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA DE COLOMBIA TECNOLOGIA EN OBRAS CIVILES QUINTO SEMESTRE FESAD TUNJA 2013

INTRODUCCIN

El presente trabajo se realiza con el fin de contextualizar al estudiante de obras civiles dentro del mbito administrativo, pues se reconoce la importancia de esta ciencia para la creacin y administracin de la empresa constructora. En el trabajo presentado a continuacin se incluye un concepto personal acerca de la administracin, se explican las diferentes etapas del proceso administrativo haciendo especial nfasis en las etapas de planeacin y organizacin, en las que se incluyen los principales componentes que las conforman.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Conocer y entender el concepto de administracin junto con las etapas del proceso administrativo.

OBJETIVOS ESPECFICOS Explicar en qu consiste la ciencia administrativa. Explicar y comprender los diferentes componentes de la etapa de planeacin. Explicar y comprender los diferentes componentes de la etapa de organizacin.

ADMINISTRACIN, PLANEACIN Y ORGANIZACIN

Definir la administracin, el proceso administrativo y el arte de administrar resulta muchas veces complicado incluso para los administradores, es una ciencia tan amplia y abundante que hay que ser muy preciso a la hora de dar una definicin de lo que es administracin. Cabe decir que para quienes no conocen a profundidad esta ciencia, el proceso administrativo se arguye a trminos meramente financieros, administrar para muchos es saber manejar el dinero y aunque la parte monetaria es fundamental en una organizacin no es el nico elemento que en mi concepto define a la ciencia administrativa. La administracin es una ciencia social, en cuanto involucra de manera constante a las personas y se interrelaciona con ellas, sta se compone de un proceso administrativo en donde se planea, organiza, dirige y controla a fin de lograr objetivos, minimizar costos, maximizar ganancias, siempre con eficiencia y eficacia en cada uno de los niveles de la organizacin (gerencial, medio y operativo), as como en cada una de sus reas (finanzas, mercadeo, produccin, distribucin, ventas, talento humano etc.), todo esto con el fin de permitir una excelente toma de decisiones que asegure el xito de la organizacin. El proceso administrativo es visto como un conjunto de etapas que se interrelacionan entre s y permiten que se desarrolle la ciencia administrativa, ste proceso se encuentra compuesto por dos fases fundamentales, una estructural en la que se establecen los medios para obtener los fines deseados y una operativa en la que se ejecuta lo dispuesto en el periodo de estructuracin. Para efectos de este escrito se tratar la fase

estructural conformada por planeacin y la organizacin.

dos

etapas

esenciales:

la

LA PLANEACIN corresponde a la primera etapa del proceso administrativo tal y como se dispuso anteriormente, en sta etapa se establecen objetivos, cursos de accin, planes, procedimientos y se elabora un esquema de actividades que sern ejecutadas en el futuro. Es entonces fundamental reconocer la trascendencia que tiene sobre cualquier actividad la accin de planear, ya que permite prever cualquier acontecimiento, tomar las mejores decisiones, establecer la direccin o el camino que debe seguir la organizacin, implementar estrategias, determinar los recursos, las funciones y responsabilidades de cada miembro, localizar las mejores oportunidades e instaurar un esquema que detalle cada actividad y proceso dentro de la empresa. La planeacin permite responder preguntas como Qu es lo que se quiere hacer? o Qu se va a hacer?, en esta etapa se establecen las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el trabajo en la empresa, se define la misin, la visin, los objetivos, los valores institucionales, las polticas, las estrategias y el organigrama, as mismo se realizan pronsticos de ventas y se utiliza la informacin financiera para crear presupuestos y anticiparse a los factores externos de la organizacin: polticos, econmicos, sociales, culturales y tecnolgicos. Existen tres tipos de planeacin de acuerdo con el nivel jerrquico de la empresa: la planeacin estratgica que corresponde a los altos mandos de la organizacin, tiene como propsito gestionar los medios para alcanzar los objetivos organizacionales, involucra a toda la empresa y se realiza para el largo plazo; la planeacin tctica se lleva a cabo en los mandos medios de la organizacin, es decir, que est a cargo

de los gerentes funcionales y se compone de planes especficos que se desarrollan en los diferentes departamentos de la empresa en el mediano plazo; y la planeacin operativa que obedece a la planeacin tctica y corresponde a la planeacin de las actividades que debe desarrollar el personal operativo en el corto plazo. De manera ms especfica componentes de la planeacin: se tratarn los diferentes

PROPSITOS: Son la razn de ser de la organizacin, los fines o intenciones que motivan su creacin, son la gua para los dems elementos de la planeacin y por lo general se mantienen durante todo el ciclo de vida de la empresa pero pueden ser modificados de acuerdo con factores externos. INVESTIGACIN: La utilizacin de un mtodo cientfico que proporcione informacin relevante y confiable es decisiva en la etapa de planeacin, ya que es la fuente de informacin y soporte que determina los cursos de accin y la toma de decisiones objetivas. PREMISAS: Son suposiciones que se plantean teniendo en cuenta el entorno y los posibles eventos futuros, y resultan importantes para determinar el camino que seguir la organizacin pues la pueden afectar de manera directa. Por ejemplo: tendencias fiscales y polticas. OBJETIVOS: Hacen referencia a los resultados que la empresa desea obtener en un tiempo especfico y en una cantidad o valor determinado. Los objetivos pueden establecerse en el largo, mediano y corto plazo; y ser de carcter estratgico, departamental u operacional, estos ltimos en muchas ocasiones pueden ser considerados metas ya que son ms especficos y corresponden a actividades ms detalladas, incluso individuales.

 ESTRATEGIAS: Corresponden a las diferentes alternativas que plantea la empresa para alcanzar los objetivos que se ha propuesto, teniendo en cuenta los recursos con los que cuenta y los factores que debe enfrentar. Se plantean en el nivel estratgico y se establecen acorde a la informacin, ventajas y desventajas que implica cada decisin. POLTICAS: Son guas de conducta que determinan o regulan las diferentes acciones que debern tomar los miembros de la organizacin, son flexibles a diferencia de las reglas y facilitan la implementacin de las estrategias. PROGRAMAS: Son actividades en secuencia que se planean para alcanzar los objetivos de la organizacin, de acuerdo con un tiempo establecido y recursos necesarios para su ejecucin. Existen programas de carcter tctico que se realizan en las diferentes reas de la empresa y programas operativos diseados para secciones especficas dentro de las diferentes reas funcionales. PRESUPUESTOS: Son programas especficos del rea financiera de la empresa, ya que determinan los costos, ingresos, precios y unidades de productos necesarios para cumplir con la demanda del mercado. Los presupuestos permiten la asignacin adecuada de los recursos financieros y no financieros con los que cuenta la empresa. PROCEDIMIENTOS: Establecen el orden de las diferentes actividades repetitivas dentro de la organizacin, por lo que fijan las responsabilidades de cada miembro de la empresa. La ORGANIZACIN corresponde a la segunda etapa del proceso administrativo, etapa en la cual se ordenan las actividades necesarias para el logro de los objetivos; se asignan

funciones, responsabilidades, se establecen las jerarquas, departamentalizacin, descripcin de funciones y se sitan las personas adecuadas para cada puesto de trabajo; en la etapa de organizacin se ejecuta lo planeado en la etapa anterior. La importancia de la etapa de organizacin radica en que es una necesidad constante de la empresa debido a los diferentes cambios que se presentan en la misma, gracias a lo efectuado en esta etapa la organizacin se acerca mucho ms al logro de sus objetivos, la delimitacin de funciones y responsabilidades que establece sta etapa permite que no se presente duplicidad en el trabajo y por ende la eficiencia en las operaciones sea mucho mayor. En esta etapa es donde juega un papel importante el rol y estilo que sepa desempear el administrador, ya que dependiendo de ste estilo gerencial se van a poder lograr los objetivos empresariales y adems el crecimiento y desarrollo continuo de la empresa. El gerente o administrador por ser la cabeza de la organizacin determina la motivacin y el potencial que puedan desempear todos los colaboradores de la empresa. En la etapa organizativa se realiza el diseo de tareas y puestos, la ficha tcnica de los mismos junto con las habilidades y responsabilidades de cada colaborador, adems se especifica el lugar adecuado para desempear cada labor de acuerdo con un eficiente control en costos y en gastos. En este proceso se crea la escala de autoridad en la organizacin. Los principales componentes de la etapa de organizacin son los siguientes: DIVISIN DEL TRABAJO: Consiste en separar las diferentes actividades de los trabajadores, para que cada uno

desempee la que le corresponda de la mejor manera, con un alto grado de especializacin en sus tareas. JERARQUIZACIN: Es la ubicacin de las diferentes funciones dentro de la organizacin de acuerdo con un grado de importancia. DEPARTAMENTALIZACIN: Es la agrupacin y divisin de funciones en unidades conocidas como departamentos, que presentan similitudes en las actividades que realizan. Por ejemplo: departamento de finanzas. COORDINACIN: Cada empresa debe armonizar todas las actividades que realiza, tratarlas como un conjunto interrelacionado en donde las funciones de uno complementan las funciones de otro, para ello es importante el uso de una adecuada comunicacin y sincronizacin de tareas. Las actividades individuales se potencializan y permiten el logro de objetivos si se complementa con las de otros. Teniendo en cuenta lo explicado anteriormente, es importante resaltar el papel que juega la fase estructural del proceso administrativo en la constitucin de cualquier empresa, ya que es la que determina el camino a seguir, fija el rumbo y le da orden y coordinacin al sin nmero de actividades desempeadas por todos sus miembros.

CONCULSIONES

La administracin es una ciencia social, se compone de un proceso administrativo en donde se planea, organiza, dirige y controla a fin de lograr objetivos, minimizar costos, maximizar ganancias, siempre con eficiencia y eficacia en cada uno de los niveles de la organizacin (gerencial, medio y operativo), as como en cada una de sus reas (finanzas, mercadeo, produccin, distribucin, ventas, talento humano etc.), todo esto con el fin de permitir una excelente toma de decisiones que asegure el xito de la organizacin. La planeacin corresponde a la primera etapa del proceso administrativo, en sta etapa se establecen objetivos, cursos de accin, planes, procedimientos y se elabora un esquema de actividades que sern ejecutadas en el futuro. Sus principales componentes son: propsitos, investigacin, premisas, objetivos, estrategias, polticas, programas, presupuestos y procedimientos. La organizacin corresponde a la segunda etapa del proceso administrativo, etapa en la cual se ordenan las actividades necesarias para el logro de los objetivos; se asignan funciones, responsabilidades, se establecen las jerarquas, departamentalizacin, descripcin de funciones y se sitan las personas adecuadas para cada puesto de trabajo. Sus principales componentes son: divisin del trabajo, jerarquizacin, departamentalizacin y coordinacin de actividades.

BIBLIOGRAFA

GALINDO, Mnch. Fundamentos de administracin. Mxico. Editorial Trillas, 1990.