RELACIONES PBLICAS CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIN

Se ha hablado y escrito acerca del gran poder de penetrabilidad y alcance de los medios de comunicacin y de su elevado grado de influencia sobre la vida y costumbres del pblico receptor. Por otra parte a diario se pueden apreciar pruebas evidentes de tal poder. La influencia que ejercen los medios de comunicacin en la vida del publico se basa de en su amplio radio de cobertura en otras caractersticas que le son propias entre las que destacan la veracidad que las masas le confieren. Qu informacin requiere el medio de la organizacin? Hechos trascendentes-noticia. RELACIONES PBLICAS CON LA PRENSA Cuando algo aparece impreso a los ojos de mucha gente resulta como consagrado en cierto sentido. Esta impresin de seriedad y solvencia es muy aprovechable en relaciones pblicas por que beneficiara los temas que logremos hacer aparecer en la prensa (siempre por los medios rectos y honestos descritos). Por prensa se entiende en general toda publicacin peridica: diarios y revistas. Ahora bien el trmino es aplicable tambin a cualquier publicacin impresa, aunque no sea necesariamente peridica. Son factores importantes en la prensa: 1. La fijacin de los mensajes: en este caso es aun ms marcada por la ndole tcnica de los medios de impresin. 2. La difusin de los mismos: un ejemplar puede ser ledo por muchas personas ejemplo: en el Peridico que pasa en la oficina de mano en mano 3. El crdito otorgado por el lector a su aplicacin habitual: cuando alguien adquiere habitualmente un determinado peridico es porque lo prefiere de los dems lo considera mejor informado ms ameno, ms agradable etc. 4. La impresin de importancia a que antes nos referimos. GNEROS PERIODISTICOS. El tcnico en relaciones publicas deber conocer asimismo la ideologa, estilo y caractersticas principales de cada uno de los peridicos de la ciudad o la regin donde opera con el fin de adaptarse mejor en cada caso a las mismas, a su vez vienen mascadas por sus respectivos pblicos. Algunas informaciones son ms aptas para una noticia o un reportaje otras quedaran ms sugestivas a travs de una entrevista. Nos corresponde como publirrelacionistas determinar que genero es preferible en cada caso. El artculo periodstico. El lector quiere completar tambin la actualidad en panormica: esa actualidad que las noticias le presentan desmenuzada y que adquiere otro aspecto cuando se contemplan en perspectiva. Para corresponder a estos deseos que describen los artculos. Dentro de esta categora pueden distinguirse: a) El artculo editorial: generalmente refleja la opinin de la direccin del peridico. b) La crnica desde el extranjero: testimonio directo de un corresponsal que

vive en la capital desde donde escribe es decir se halla en contacto habitual con la realidad de un pas extranjero. c) El articulo de colaboracin: encargado a personalidades relevantes que no pertenecen necesariamente a la redaccin del peridico pero colaboran con el mismo espordicamente refleja solo la opinin de quien lo firma: no compromete al peridico. d) La glosa brevsima: nota ultra corta pero acertada, intencionadsima cargada de humor, irona, sentido crtico y mordiente. Es directa. e) El comentario regional, local, etc.: sobre la problemtica concreta que interesa aquel sector: denuncia de irregularidades administrativas, quejas del vecindario, aciertos de los servicios y deficiencias en otros preocupacin sobre rumores etc. La entrevista periodstica. Es uno de los gneros ms ledos por lo cual nos indica que debemos preferirlo a otros como factor relacionistico. El dialogo: que abunda en guiones y puntos y aparte aligera visualmente el bloque e invita a leer. En relaciones pblicas hemos de considerar la entrevista desde dos ngulos a saber: Entrevista efectuada por el periodista o por nosotros a personas vinculadas con nuestra temtica,. Entrevista efectuada a nosotros mismos o a nuestro cliente. Conviene conocer el funcionamiento del gnero desde ambas facetas: como sujeto agente y como sujeto paciente. Cuando se haya de efectuar la entrevista desde relaciones publicas, los requisitos para una buena entrevista periodstica son los siguientes: a) Eleccin del (entrevistado: debe de ser una personalidad vinculada con la campaa y capaz de aportar revelaciones o conocimientos nuevos (noticias) acerca del mismo. La entrevista tendr ms lectores cuanto ms suene el nombre del entrevistado) el entrevistado posea cierta agilidad mental y disponibilidad el dilogo. b) Incisividad del dialogo: el dialogo debe ser muy vivaz, y no decaer. No basta hablar con el personaje es preciso obtener de l respuestas inesperadas, valiosas o ingeniosas por lo menos informaciones de primera mano. c) Fidelidad a las declaraciones: no se pueden falsear las declaraciones ni siquiera alterar, retocar o pulir es preciso recoger lo que el personaje ha dicho. d) Extensin producida al inters del tema: si en aquella conversacin de dos horas solo se han registrado un par de respuestas verdaderamente validas no hay porque hinchar la "entrevista para que ocupe mas. Al contrario si una conversacin ha sido muy informativa, muy noticiable, puede concederle la extensin necesaria para apurar todos sus valores. Cuando se haya de ser objeto de una entrevista.

Elementos que se deben de considerar para una entrevista (por parte del entrevistado): 1. Prstese al dialogo con simpata. 2. Ceda la iniciativa al entrevistador. 3. Responda a todo. 4. Sea conciso. 5. Sea muy tolerante. 6. Agradezca la entrevista aunque haya sido un tormento para usted. El reportaje: Es el gnero periodstico que intente apresar la realidad tal como es Traducindola a trminos verbales. El redactor del reportaje debe ser Testigo presencial de los hechos. En el reportaje juega un primersimo trmino el valor testimonial: ver, escuchar, captar las incidencias del hecho para relatarlo todo finalmente el narrador no puede ni debe abandonar su posicin personal, hacer callados sus sentimientos o sus opiniones. La revista: La revista opera por mayor perspectiva de tiempo se le escapa a la noticia ya sabida cuando la revista se publica, pero en cambio tiene ocasin de entretenerse mas en los temas. Un captulo aparte es el formado por las revistas cientficas o tcnicas que constituyen causes de relaciones pblicas muy precisos para llegar a los respectivos pblicos profesionales. Las comunicaciones de relaciones pblicas deben ser extraordinariamente particularizadas, segn el tipo de la revista a que se destinen. No puede admitirse una redaccin nica para un campo donde la diversidad es tan grande. CANALES O MEDIOS DE COMUNICACIN RUEDA DE PRENSA BOLETIN INFORMATIVO COMUNICADO DE PZENSA CONFERENCIA DE PRENSA LIDER DE OPINION COMUNICADO DE PRENSA En la vida de una empresa se debe difundir tan ampliamente como sea posible una noticia, es importante presentar una imagen de la empresa que impresion favorablemente aquel sector con el que se pretende relacionar comercialmente, y de crear una atmosfera ms propicia tanto para las compras como para las ventas. La franqueza para con los empleados, clientes, accionistas y otras partesi nteresadas, ataja crticas y contribuye a inspirar confianza. Objetivos para un comunicado de prensa. La inauguracin de una nueva planta el descubrimiento de un nuevo producto el desarrollo de un nuevo proceso la puesta en marcha de un nuevo proyecto de Investigacin fusiones, adquisiciones etc. Mientras que las razones que motiven a un comunicado de prensa pueden ser absolutamente sinceras tales como impresionar favorablemente a suministradores o infundir confianza en la bolsa, puede haber razones ocultas al buscar publicidad. A veces tiene por fin interesar a un amplio sector pblico y otras a uno mas reducido.

Como redactar un comunicado de prensa. Es importante que la compaa u organizacin posea un logotipo fcil de memorizar. Debe indicarse con toda claridad el nombre y la direccin del remitente, junto con nombre y telfono, incluida la extensin. No estar de ms indicar un telfono nocturno, dado que casi todos los peridicos trabajan durante la noche. Por supuesto la fecha debe ir reflejada, y mediante la expresin inmediata ya que es mucho ms acertada las publicaciones inmediatas y despacharlas seguidamente para que llegue a la prensa a su debido tiempo. El comunicado de prensa debe mecanografiarse por una sola cara, a doble espacio y dejando un amplio margen. El tamao del papel ser carta Puede encabezarse el comunicado con el titulo que explique su contenido. La redaccin debe ser clara, concisa y lgica. Olvidando los adjetivos y dems aditamentos su interpretacin y sentido deben resultar absolutamente ntidos, sin ambigedades. Se trata sencillamente de establecer una comunicacin entre dos personas y debe realizarse de la forma ms adecuada para conseguir el resultado deseado CONFERENCIA DE PRENSA Para que una conferencia de prensa tenga xito, precisa de una cuidadosa planeacin y organizacin, debe existir un ambiente de tranquila eficacia en el modo de llevar la conferencia, pero sin rastro de reglamentacin los periodistas deben de sentirse a gusto. Si el tema de la conferencia es de poco valor, no se lograra aumentarlo recurriendo a una profusin de bebidas y de seoritas guapas que acten como anfitrionas. El trabajo de los periodistas es esencialmente informativo y esperan por lo tanto que una conferencia de prensa les proporcione informacin y no sea meramente un acto social. Tiempo y lugar para una conferencia de prensa. Una vez decidida la celebracin de una conferencia de prensa es responsabilidad del jefe de relaciones publicas hacer todos los arreglos necesarios para llevarla a cabo en primer lugar se fijaran la fecha y el lugar. En relacin con la fecha un da a mitad de semana hacia las 11:00-11:30, son la fecha y hora mas indicadas. Se celebra por la tarde, la informacin podra aun no estar lista para su salida en los peridicos de la maana no siendo una noticia nacional. A pesar de que se tomen las mximas precauciones para dar gusto a todos Es evidente que la hora que se fije no convenga a algunos peridicos, pero el jefe de relaciones pblicas se ocupara de que las publicaciones ms importantes sean informadas antes del cierre de sus emisiones. Las revistas mensuales de negocios son tambin un problema pues aunque es muy deseable que apliquen la informacin en su siguiente edicin esto no es siempre posible El jefe de relaciones publicas deber disidir la cobertura informativa que necesita para hacer justicia a las noticias que va a dar a conocer y tambin convencer a la direccin de que est realizando su trabajo de forma apropiada. Si la noticia no es valiosa se fijara la fecha segn las conveniencias de esta rama de la prensa, tratando siempre que la noticia tenga la mxima repercusin en el ramo especializado. Las campaas de televisin estn en el DF. Las conferencias de prensa tienen lugar generalmente en hoteles o restaurantes aunque hay una creciente tendencia a organizarlas en clubes y locales de las federaciones industriales, sociedades educativas e

institutos tcnicos. Generalmente no es aconsejable dar las conferencias en las propias oficinas de la empresa. Por un lado habra que encargarse del suministro de la comida y bebidas y por otro lado hay siempre cierta dificultad para despedir a la gente y para conseguir librarse de los invitados remolones que tienen tendencia a introducirse en las oficinas de los ejecutivos. En un hotel todo el mundo sabe que la sala es la alquilada durante tiempo determinado y no hay problema cuando llega el momento de cerrar la reunin. Envo de invitaciones. La mejor manera de enviar invitaciones a los periodistas es mandando cartas mecanografiadas individualmente y dirigidas a personas especificas y no simplemente citando el cargo que ocupan en el peridico. Naturalmente el tipo de periodistas que se invita vara segn la naturaleza de la noticia a comunicarse, si por el contrario, esta misma empresa fuera a renunciar a un nuevo y revolucionario proceso inventado por ella para convertir el gas en petrleo entonces habra que convocar una audiencia mucho mayor todos los peridicos nacionales incluyendo los dominicales, revistas qumicas, publicaciones especializadas en temas petrolferos o que traten de aviacin o automovilismo, prensa de negocios y financiera, corresponsales de editoriales americanas y europeas ( que traten de las industrias qumica, petrolera, de gas etc.) Televisin, espacios informativos de cine, etc. Estimacin del valor de la conferencia de prensa. Existe siempre la tentacin que debe ser rechazada por parte de la alta direccin de estimar el valor de una conferencia de prensa por la amplitud de las referencias publicadas en la prensa diaria del da siguiente a su celebracin sin considerar que las publicaciones tcnicas e industriales de periodicidad semanal pueden otorgarles mucha atencin en sus prximos nmeros. Naturalmente es muy halagador que los grandes diarios publiquen la noticia, pero sucede muy raramente tratndose de una noticia industrial, esta tendr que poseer un gran valor informativo muy grande para competir con los temas sensacionales que hacen que estos peridicos se vendan todos los das. Sin embargo el jefe de relaciones pblicas tiene que justificar el gasto de tiempo y dinero y la nica manera de convencer a los directores es representarles un informe de prensa esto lo deber hacer una semana despus dando as tiempo a que la noticia haya sido publicada por el mayor nmero posible de peridicos. Demostrar la extensin de la cobertura alcanzada Aportar evidencia sobre el inters que la noticia ha su citado reflejada en el nmero de preguntas que se han hecho y la informacin suplementaria que solicito por la parte de la prensa. Informar que se estn preparando artculos, carteles cuya necesidad fue motivada por la conferencia de prensa. El de a quien se invita es muy importante y es de buena poltica seleccionar limitando las invitaciones a aquellos peridicos a los que se est seguro les va a interesar la noticia. Aun as habr publicaciones de entre las seleccionadas a las que sea dudoso que les interese por ejemplo si la noticia que se va a comunicar es sobre la construccin de una nueva planta de amoniaco, abra importantes publicaciones financieras que quizs no lo publiquen. El caso es el mismo para una revista cientfica que seguramente no publicara

la noticia a no ser que se tratara de un descubrimiento revolucionario en el proceso de fijacin del nitrgeno, que tendran amplia repercusin incluso fuera del campo de los fertilizantes por otro lado podra darse el caso que a los editores de ambas publicaciones les gustara la idea de entrevistarse con de los altos tcnicos de la empresa y que sus cambios de impresiones trajeran como consecuencia la publicacin de artculos suyos en el futuro. Aqu es cuando el jefe de relaciones pblicas tiene que utilizar su buen juicio y hacer uso de la experiencia obtenida en sus relaciones con la prensa. Sin embargo cualquiera que sean los periodistas invitados, la conferencia debe ser exclusivamente para la prensa es poco recomendable y aun peligroso mezclar clientes, suministradores y otros contactos comerciales con los periodistas, por un lado conseguiran fcilmente, y por otro, existe el peligro de que los periodistas al conversar con los clientes se enteren de noticias que comprometen a la empresa o que desven la atencin hacia otros temas menos interesantes. Redaccin de invitaciones para la empresa. Debe hacerse con el mayor cuidado. La carta deber ser amistosa pero sin pasarse de la raya: ser breve pero contendr la informacin suficiente para despertar la curiosidad del editor. Se nombraran las personas ms destacadas que vayan a hablar con la conferencia y se har referencia a cualquier pelcula, exhibicin o demostracin que vaya a tener lugar. Si se va a dar algo de comer o beber, se mencionara tambin. Importancia de una reunin preliminar. Para que una conferencia prensa tenga xito, precisa de una cuidadosa organizacin debe planearse hasta el menor detalle por lo tanto es aconsejable que un pequeo ensayo una o dos horas antes de empezar de modo que todo el que tome parte en ella y sepa lo que tiene que hacer sobre todo la informacin puede divulgar sin entrar en el terreno de lo confidencial, bajo la influencia de unas cuantas copas es muy fcil que los empleados de la empresa, tcnicos incluidos, tengan cierta propensin al soltar la lengua, y hablar sin reservas, es por lo tanto muy conveniente dar la medida de la informacin que pueden proporcionar y nombrarles los temas que son tab. Como las opiniones pueden definir en relacin con lo que se considera informacin confidencial, hace falta que el jefe ejecutivo deje bien claro el asunto, muchas empresas se resisten a dar informacin sobre temas como produccin y capacidad de costos, know how de fabricacin, acuerdos con empresas financieras precios de contratos costos de nuevas plantas y proyectos de desarrollo. Todos los miembros de la empresa que vayan a informar en la conferencia de prensa debern llevar un disco en su solapa, en el que conste su nombre y su cargo. Mecnica de la conferencia de prensa. El presidente o director ejecutivo de la empresa ser el que habr la conferencia y presente a los principios confernciales. El ideal es que la introduccin no dure ms de diez minutos, y el presidente no tiene facilidad de hablar en pblico aun menos tiempo los principales conferenciantes que naturalmente fueron elegidos por su profundo conocimiento del tema son a quienes los periodistas escucharan y suelen impacientarse si se producen demasiadas demoras, todos los discursos debern ser altamente informativos libres de ambigedades y bastante cortos, el ideal es que duren unos veinte

minutos y que haya un amplio margen de tiempo para contestar las preguntas. Cuando todas las preguntas hayan sido contestadas se proyectara la pelcula o se realizara la demostracin. Ser labor del jefe de relaciones pblicas y de su personal presentar a los altos ejecutivos de la empresa los miembros ms prominentes de la empresa y ocuparse de la poca agradable tarea de asegurarse de que ninguno de los asistentes beba demasiado y se ponga pesado. La gran influencia que indudablemente ejercen los medios de comunicacin en la vida del pblico se basa en su radio de cobertura y la veracidad que las masas les confieren. La gran influencia que ejercen los medios masivos sobre el pblico resulta trascendente para la organizacin y as mantener una relacin entre ellos. RELACIONES PBLICAS CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIN La empresa debe entablar relaciones con los medios, ya que esta puede actuar de forma positiva o negativa en la imagen que se muestra al pblico. Estos se encargan de recopilar, procesar y difundir informacin con el propsito de orientar, informar, educar y entretener. La empresa debe darle informacin a los medios, pues de una u otra manera ellos pretenden saber algo y no se les da informacin la buscaran de manera indirecta, lo cual podra afectar la imagen empresarial. Se deben realizar actividades para establecer una buena relacin con los medios. Aunque tambin establecer mucha relacin puede generar demasiada informacin y deteriorar su reputacin, pero es importante ya que una oportunidad para transmitir mensajes a la comunidad, lo cual es valioso para las RP. Muchas veces la empresa se equivoca al mandar informacin errnea, porque falta claridad, a veces dan demasiado material con palabras desconocidas o especializadas, etc. Las noticias que publiquen deben ser de inters general y tendrn el valor de la noticia, que sean actuales y que no denigren la imagen de la empresa. Los canales de comunicacin con los medios resultan de vital importancia en una situacin crtica y se debe estar en permanente convivencia para que el periodista se lleve una imagen buena y publique cosas agradables. Lo que ocurre a las empresas que envan indiscriminadamente informacin no til para la prensa, es que pierden credibilidad en los medios informativos. No se debe discriminar a algn medio y la informacin entregada se debe adaptar de acuerdo a las necesidades de cada uno. Los voceros deben seleccionarse con base en su papel en la empresa y capacitarse (talleres media training), no puede ser cualquier persona, pues perdera confianza. Ser anunciante de un medio no garantiza a la empresa que este difundir informacin enviada. LA PRENSA Se entiende como prensa a toda publicacin peridica: diarios y revistas o cualquier publicidad impresa, aunque no sea peridica. GENEROS PERIODISTICOS EL ARTCULO PERIODISTICO Artculo editorial, la crnica desde el extranjero, el articulo colaboracin, la glosa brevsima y el comentario regional, local, etc.

ENTREVISTA PERIODISTICA Hay dos ngulos RP para una entrevista: entrevista efectuada por el periodista o por nosotros a personas vinculadas con nuestra temtica y la otra es la entrevista efectuada nosotros mismos o nuestro cliente. EL REPORTAJE Es traducir la realidad a trminos verbales. Se debe observar, escuchar y captar el hecho. LA REVISTA Es ms entretenida, aunque se les escapa la noticia ya sabia cuando es publicada. COMUNICACIN DE PRENSA Se utiliza cuando se quiere mostrar algo novedoso y as tambin pretender interesar a un sector pblico o algo ms reducido, tambin para impresionar a suministradores, aunque habr diversos motivos para llegar a tener un comunicado de prensa. CONFERENCIA DE PRENSA Debe tener una cuidadosa planeacin y organizacin, los periodistas deben estar a gusto, es un acto para que la empresa enve informacin a la prensa. RUEDA DE PRENSA BOLETN INFORMATIVO LDER DE OPININ QUE INFORMACION REQUIERE EL MEDIO DE LA ORGANIZACIN Hechos trascendentes-noticia, giro de la empresa, sus productos, instalaciones, tecnologa, participacin en el mercado, historia, planes a largo plazo, imagen corporativa. RECOMENDACIONES PARA ENTREVISTAS CON PERIODISTAS 1. Mencione y seale lo importante 2. Considere a quien se est dirigiendo 3. Evite el parafraseo 4. No responda sin comentarios 5. Mantenga la calma 6. Evite decir lo que no quiera ver publicado 7. No repita preguntas o frases negativas 8. Antes de responder, asegrese que comprendi la pregunta 9. Si no conoce la respuesta a una pregunta, dgalo 10. No se preste al juego de la especulacin 11. Diga la verdad, aunque esto resulte doloroso CONSEJOS PARA REALIZAR UNA RUEDA DE PRENSA EXITOSA: 1. Evite convocar a los medios cuando no tenga nada que decir: convoque a la fuente correcta y con suficiente anticipacin 2. Elija un lugar adecuado 3. Realice la reunin a una hora conveniente para los periodistas 4. Prepare a los voceros 5. Prepare el material a entregar para la prensa 6. Conduzca la reunin para centrarla en el tema 7. Concluya la reunin cuando el tema se agote 8. Envite informacin complementaria PARA QUE RELACIONARSE CON LOS MEDIOS? Lograr un beneficio mutuo (organizacin-medio) mediante una relacin eficaz y

positiva con periodistas y medios de comunicacin. La gente cree ms en informacin de medios que en publicidad de las organizaciones. Los medios de comunicacin construyen o destruyen imgenes y reputaciones. Los medios de comunicacin nos acercan a nuestros pblicos (funcin de puente). Si los medios consideran a una fuente confiable, tendr esta mas oportunidad de salir bien librada en caso de crisis.

CONSIDERACIONES BASICAS PARA LAS RELACIONES CON LA PRENSA

Prestar ayuda a los periodistas No tratar de obtener publicidad gratuita de la prensa disfrazada en forma de noticia. No invadir labores propias de la empresa. No tratar de ocultar las malas noticias. MEDIOS DE COMUNICACIN

INF. O o Cobertura o Ideologa o Estilo o Caractersticas principales o Perfil o Jefe de rea o Lder de opinin.

INF.D o Noticias o Hechos de inters o Planes a largo plazo o Imagen corporativa.

M.C o Entrevista o Conferencia de prensa o Boletn o Revista o Reportaje o Articulo o Rueda de prensa o Lder de Opinin

FUN. R.P o Prestar ayuda a los periodistas o No tratar de obtener publicidad gratuita de la prensa disfrazada en forma de noticia. o No invadir labores propias de la empresa. o No tratar de ocultar las malas noticias

RELACIONES PBLICAS CON LA COMUNIDAD

COMUNIDAD: Grupo de personas que viven en esa zona localidad en la que est establecida la organizacin: en su entorno. Qu necesito de la comunidad? La comunidad como entorno nos suministra: Servicios Clientes Mano de obra Lder de opinin Es el que influye en determinado nmero de personas, refleja credibilidad (lo que dice es verdadero) es de vital importancia ya que considera un canal y se utiliza como un medio de comunicacin, pueden ser: jefes de colonias, delegados. PRECEPTOS BASICOS... Qu necesita tu entorno? Intereses primordiales Necesidades Problemas y anhelos Identificar al lder Saber que sucede Evitar la contaminacin y evitar molestias de todo tipo es una labor de la comunidad social. Se debe mantener correctamente bien informados a los lderes de opinin es un aspecto que la organizacin debe tener muy presentes. CONTRIBUIR AL DESARROLLO SOCIOECONOMICO DE LA COMUNIDAD Hacer compras a los proveedores locales. Contratar recurso humano de la comunidad. Cooperar con las instituciones educativas o comunitarias. Cooperar con el gobierno local o con la iniciativa privada. MEDIOS DE COMUNICACIN CON LA COMUNIDAD La organizacin deber mantener informada a la comunidad por medio de: Publicidad institucional. Se lleva a cabo a travs de medios masivos de comunicacin. Se usa especficamente para resaltar la imagen y reforzar la confianza y credibilidad de las empresas. Se utiliza para dar a conocer los xitos de la compaa, la posicin de la compaa en el mercado, mejorar la comunicacin con agentes, distribuidores, mostrar los cambios en la personalidad corporativa etc. Es aquella que busca que la comunidad vea y conozca la imagen de la organizacin. Publicaciones de la organizacin: Extender el alcance de las publicaciones dedicadas al personal, hacindolas llegar al resto de la comunidad, o bien, creando folletos o publicaciones especiales. Visitas a la organizacin por diversos grupos: Al final de estas visitas se puede entregar un folleto sinttico y sencillo sobre la empresa. Si es posible, es conveniente obsequiar a cada visitante una muestra de un producto de la organizacin o cualquier otro souvenir ambos artculos hacen ms tangible y

perdurable los recuerdos de la compaa. Cuando los recursos de la organizacin lo permitan, realizar una presentacin audiovisual a los visitantes ya sea a base de pelculas, transparencias, filminas, lminas, retro proyectiles o de combinaciones de estos. Organizacin de actividades sociales. Encuentros deportivos, actividades culturales, comidas de fin de o aniversario, etc. Estas actividades van dirigidas al personal de la organizacin y a sus familiares, pueden extenderse al resto de la comunidad. COMUNIDAD: nos referimos al grupo de personas que viven en la misma zona o localidad en la que est establecida la organizacin, y que tienen intereses similares. Depende de las caractersticas de cada empresa el delimitar que tan amplia ser su comunidad. As podemos encontrar que la comunidad de una organizacin puede ser un pequeo poblado, una colonia, o un barrio; mientras que para otra empresa su comunidad puede ser un estado o el pas entero. Cualquier tipo de organizacin no podr subsistir y mucho menos prosperar sin la comunidad, pues esta suple la mano de obra, proveedores, financiadores, servicios pblicos, etc. Todas las organizaciones deben alcanzar tres tipos de objetivos: Econmico De servicio Social Siendo importante y necesaria la satisfaccin de todos y cada uno de ellos, tratando de mantener un equilibrio. PRECEPTOS BSICOS La planeacin de las relaciones con la comunidad debe iniciarse por conocer a sta La comunidad al igual que los individuos, presenta diferentes caractersticas. El paso inicial para la planeacin de estas relaciones debe ser investigar las formas de pensar de la comunidad, sus primordiales intereses y necesidades, problemas y anhelos, quines son los lderes que influyen en la opinin pblica, y adems las caractersticas locales de relevancia Evitar la contaminacin del ambiente y otras molestias a la comunidad Como parte de sus polticas de buena vecindad, la organizacin no deber esperar a que el gobierno la obligue a tomar medidas para evitar la contaminacin ambiental, sino que deber inclinarse por voluntad propia. Es muy posible que en ocasiones estas medidas puedan resultar

costosas, en otras los costos pueden ser mnimos, pero en cualquier caso, protegen con ellas las relaciones con la comunidad. Mantener correctamente informados a los lderes de la opinin pblica comunitaria Existen diversas personas que llegan a ejercer gran influencia en la formacin de la opinin pblica de la comunidad; se debe tratar de localizarles pero no con el fin de pretender inducirles a que sirvan a los intereses de la organizacin hablando bien de ella, sino simplemente para proporcionarles informacin correcta y veraz acerca de la empresa, para evitar que se propaguen rumores u opiniones acerca de la misma basados en hechos falsos. Se podr hacer llegar informacin sobre la organizacin a los lderes a travs de diversos medios, como el envo por correo de publicaciones de la empresa, e invitaciones a la misma. Contribuir al desarrollo socioeconmico de la comunidad 1. Procurar hacer las compras a proveedores locales siempre que sea factible. Ya sea equipo y artculos de oficina, materias primas, equipo de transporte. 2. Contratar los recursos humanos de la comunidad. 3. Cooperar con las instituciones educativas comunitarias, ofreciendo oportunidades y facilidades de empleo a estudiantes, patrocinando material o equipo educativo. 4. Contribuir con el gobierno local o iniciativa privada en obras de infraestructura. Ayudar en todo lo posible a las instituciones benficas de la comunidad La ayuda que se preste no necesariamente tiene que ser econmica, tambin pueden brindar cooperacin a organizaciones benficas por otros medios que no impliquen valor monetario; organizando equipos entre el personal de la organizacin para que presten algn servicio o ayuda. a) Deben atender todas las peticiones de ayuda con respeto y amabilidad; en caso de rechazar la solicitud, se debe explicar con cortesa las razones que impiden atender la demanda. b) Establecer por escrito polticas y normas que regulen estas actividades, a fin que se acte con uniformidad de criterio. MEDIOS DE COMUNICACIN CON LA COMUNIDAD Publicidad institucional. A travs de los medios masivos de comunicacin. Publicaciones de la organizacin. Con publicaciones dedicadas al personal o a otros pblicos, hacindolas llegar al resto de la comunidad, creando folletos o publicaciones

especiales. Visitas a la organizacin por parte de diversos grupos. Al final de las visitas se pueden entregar folletos sencillos sobre la organizacin. Es conveniente obsequiar a cada visitante una muestra de producto o souvenir de la empresa. Cuando los recursos de la organizacin lo permitan, es recomendable realizar presentaciones audiovisuales. Organizacin de actividades sociales en general. Como encuentro deportivos, actividades culturales, comidas de fin de ao o aniversario. RELACIONES CON LOS MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIN La gran influencia que indudablemente ejercen los medios de comunicacin en la vida del pblico se basa en su radio de cobertura y la veracidad que las masas les confieren. La gran influencia que ejercen los medios masivos sobre el pblico resulta trascendente para la organizacin y as mantener una relacin entre ellos.

COMUNIDAD INF. O o Intereses primordiales de la comunidad o Necesidades de la comunidad. o Identificar al lder de la comunidad. o Cultura, tradiciones, religin. o Conocer como es percibida la organizacin. INF.D o xitos de la compaa. o Posicin de la compaa en el mercado. o Contribuciones de mejora. o Informacin general de la empresa M.C o Publicidad Institucional (Medios Masivos) o Publicaciones de la organizacin. o Folletos. o Organizacin de actividades sociales. o Lder de opinin. FUN. R.P o Establecer una relacion o Difusin de la comunicacin o Diseo y manejo del contenidos y medios.