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BIBLIOTECA ORACLE PRIMAVERA P6 EN ESPAOL

Coleccin de notas, artculos y guas para el grupo ORACLE PRIMAVERA P6 EN ESPAOL en Linkedin.com creadas para como un estmulo para promover la participacin entre sus integrantes.

CONTROL DE CALIDAD DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO EN P6 PROFESSIONAL


Versiones 5.0, 6.x, 7.0 y 8.x

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INTRODUCCION
En P6 EPPM, a partir de la versin 8.1, P6 ofrece la funcionalidad Check Schedule le permite al planificador comprobar diversos problemas relacionados con la construccin del cronograma y su actualizacin. Esta funcionalidad est a tono con los criterios emitidos por agencias del del gobierno americano a los contratistas, p.ej: DCMA USA Defense Contract Management Agency, la cual mantiene un estndar de 14 puntos de verificacin que pasa a conformar el marco de aplicacin del control de calidad del cronograma. Sin embargo estas funcionalidad no est presente en P6 PPM por lo que es necesario desarrollar un conjunto de vistas, filtros y reportes para sustentar un marco semejante de control de calidad. Este papel de trabajo presenta una aproximacin al mtodo analtico empleado en EPPM 8.1 aplicado en P6 PPM con la inclusin de filtros adicionales.

Hugo Cardozo Urdaneta Septiembre 14, 2013

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PRIMAVERA P6 EPPM
CHECK SCHEDULE EN P6 EPPM
DESCRIPCION La funcionalidad se encuentra disponible en P6 EPPM a partir de la versin 8.1. Para tener acceso al formulario, una vez que el proyecto est abierto, desde el rea de trabajo Activities se hace clic en Actions, Run, Check Schedule. Se abre el formulario Check Schedule

FIGURA 1 VISTA DEL FORMULARIO CHECK SCHEDULE

El formulario permite la aplicacin de hasta 14 pruebas de evaluacin que abarcan el diseo del cronograma y su actualizacin y adems, permite a modificacin de su correspondiente criterio (parmetro) para ajustarlo a la realidad de la

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planificacin y programacin del proyecto. Para guardar las modificaciones, en el formulario, se hace clic en el botn Save.

NOTAS Check Schedule se puede aplicar a nivel de programas. Solamente se requiere abrir los sub-proyectos necesarios. Las relaciones entre sub-proyectos sern identificadas y reportadas. La funcionalidad provista no est certificada por Oracle para ninguna agencia gubernamental. No debe confundirse pues la aplicacin de esta funcionalidad y su resultado como una muestra de conformidad. El criterio de conformidad debe ser dictado por la norma implementada en la empresa y los procedimientos que afectan al departamento de planificacin.

PRUEBAS EN P6 A continuacin se describen las pruebas y el valor predeterminado empleado en el formulario Check Schedule. Fundamentalmente, dicho valor es el criterio de falla.
01) LOGIC

Actividades que no tienen una relacin predecesora o una relacin sucesora o ambas. El total es menor a 5% sobre todas las actividades con excepcin de: A) WBS Summary B) Actividades completadas. Las actividades siguientes siempre pasan el test: Actividades con Actual Start sin predecesoras o con ellas Actividades tipo Start Milestone sin predecesoras o con ellas. Actividades tipo Finish Milestone sin sucesoras o con ellas. Actividades con relaciones predecesoras y/o sucesoras de otros cronogramas.

02) NEGATIVE LAGS

Relaciones entre actividades con una duracin menor que cero. El valor predeterminado es menor a 1% sobre todas las relaciones con excepcin de: A) Relaciones entre actividades completadas.
03) POSITIVE LAGS

Relaciones entre actividades con una duracin mayor que cero. El valor predeterminado es menor a 5% sobre todas las relaciones con excepcin de: A) Relaciones entre actividades completadas.

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04) LONG LAGS

Relaciones entre actividades con una duracin mayor que cero. El valor predeterminado es menor a 352 horas1 y al 5 % sobre sobre todas las relaciones con excepcin de: A) Relaciones entre actividades completadas.
05) RELATIONSHIP TYPES

Conteo y porcentaje de relaciones por tipo. El valor predeterminado es mayor a 90% de relaciones tipo FS Finish to Start sobre todas las relaciones con excepcin de: A) Relaciones entre actividades completadas.
06) HARD CONSTRAINTS

Actividades con restricciones aplicadas de tipo Mandatory Start o Mandatory Finish. El valor predeterminado es menor 1% sobre todas las actividades con excepcin de: A) WBS Summary B) Actividades completadas C) Level of Effort. Las actividades siguientes siempre pasan el test: Actividades con Actual Start y restriccin impuesta.

07) SOFT CONSTRAINTS

Actividades con restricciones aplicadas distintas a Mandatory Start o Mandatory Finish. El valor predeterminado es menor a 5% sobre todas las actividades con excepcin de: A) WBS Summary B) Actividades completadas C) Level of Effort. Las actividades siguientes siempre pasan el test: Actividades con Actual Start y restriccin impuesta.

08) LARGE FLOAT

Actividades cuyo valor de Holgura total (Total Float) es mayor que 352 horas2 y menor que 1% sobre el total de actividades con excepcin de: A) WBS Summary B) Actividades completadas C) Level of Effort.
09) NEGATIVE FLOAT

Actividades cuyo valor de Holgura total (Total Float) es menor que 0 horas. El valor predeterminado es menor que 1% sobre el total de actividades con excepcin de: A) WBS Summary B) Actividades completadas C) Level of Effort.

N.A Equivale a 44 dias, esto es, aproximadamente 2 perodos mensuales de reporte. Este valor predeterminado coincide con el criterio de la DCMA. 2 N.A. Ibdem (DCMA) 3 2 N.A. Ibdem (DCMA)
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10) LARGE DURATION

Actividades cuya duracin remanente (Remaining Duration) es mayor de 352 horas3 y el total es menor que el 5% sobre el total de actividades con excepcin de: A) WBS Summary B) Actividades completadas C) Level of Effort D) Milestones.
11) INVALID PROGRESS DATE

Actividades que estaban programadas antes de la fecha de corte (Data Date) o Actividades con fechas reales despus de la misma. Para ambos casos, El valor predeterminado es menor que 1% sobre el total de actividades con excepcin de: A) WBS Summary B) Actividades completadas C) Level of Effort D) Milestones.
12) RESOURCE / COST

Actividades que no tienen un recurso (Resource) o un gasto (Expense) asignado. El valor predeterminado es menor que 1% sobre el total de actividades con excepcin de: A) WBS Summary B) Level of Effort C) Milestones.
13) LATE ACTIVITIES

Actividades que cuyo valor de BL Project Variance Finish Date es menor que cero. El valor predeterminado es menor que 5% sobre el total de actividades con excepcin de: A) WBS Summary B) Actividades completadas C) Level of Effort D) Milestones.
14) BEI BASELINE EXECUTION INDEX

Razn del nmero de actividades que e han completado antes de la fecha de corte, sobre aquellas que en la lnea base debieron completarse antes de la fecha de corte4. El valor predeterminado es mayor que 0.95, con las siguientes excepciones: A) WBS Summary B) Level of Effort C) Milestones;

EJEMPLO En la figura siguiente, el ndice BEI = 1 / 3 = 0.33 ya que las actividades A1010, A1020 y A1080 debieron haberse completado antes del data date segn la programacin indicada en la lnea base. Sin embargo, solamente A1010 fue completada.

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N.A. Ibdem (DCMA) N.A Esto es, cuyo atributo BL Project Finish Date es menor que la fecha de corte.
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FIGURA 2 LAS ACTIVIDADES A1010, A1020 Y A1080 DEBIERON HABER FINALIZADO.

Relaciones Interproyecto

La funcionalidad Check Schedule reportar las relaciones inter-proyecto presentes en la base de datos de Primavera. En el caso de programas complejos la columna Project ID permitir al usuario identificar con facilidad las tareas vinculadas entre s. EL REPORTE CHECK SCHEDULE En el formulario Check Schedule, una vez que los parmetros han sido fijados para el proyecto, se hace click en el botn del mismo nombre para correr el nalisis y obtener el reporte. La estructura del reporte es la siguiente: Seccin Project Checked Descripcin Muestra los proyectos analizados, total de actividades, actividades completadas y total de relaciones. Muestra las relaciones proyectos (si existen) entre

Project Checked have links to the following Closed Projects Check Summary

Secciones siguientes

Tabla de resultados por prueba aplicada, su descripcin y los siguientes atributos: Target (Criterio de falla), Actual (Resultado). Found (Cuenta de actividades o relaciones encontradas) y Total (Total de actividades o Relaciones evaluadas) Muestra resultados individuales por cada prueba aplicada (hasta 14)

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Las figuras siguientes ilustran el reporte al ser generado desde Primavera P6 EPPM:

FIGURA 3 REPORTE CHECK SCHEDULE - SUMARIO

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FIGURA 4 REPORTE CHECK SCHEDULE, DETALLE DE LAS PRUEBAS LONG LAGS Y RELATIONSHIP TYPES.

El reporte se encuentra en formato HTML, por lo que se recomienda imprimirlo en formato PDF o XPS para propsitos de archivo. Para mejorar la apariencia del reporte se recomienda editarlo con MS WORD.

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CONTROL DE CALIDAD EN P6
CONSIDERACIONES PARA SU USO
Es importante entender que la definicin del problema de calidad depende del punto de vista del cliente; la mayor referencia posible es el contrato. Depende pues de su interpretacin, la dimensin de los requisitos para la calidad y por ende la aplicacin de dichas pruebas usando Primavera P6 u otro tipo de herramientas o simplemente usando el juicio experto del jefe del departamento de planificacin. Otro punto a tomar en cuenta es que a la fecha de hoy, no hay un estndar internacional reconocido que determine tales criterios, mtricas y excepciones. Entendiendo el cronograma como una herramienta de seguimiento y comunicacin, las siguientes situaciones pueden convertirse en un problema para determinar cuando un trabajo debe ser programado de una manera aceptable por ambas partes: La ausencia de relaciones predecesora, sucesoras o ambas afecta el seguimiento del trabajo al presumir ausencia de lgica en la programacin prospectiva del trabajo hecha por el planificador y revisada por el gerente de proyecto5. Actividades cuyo final no tiene sucesoras presume una programacin incompleta del final del trabajo (en la actividad)6, p.ej:

Comenzar a fabricar tubera y despus de dos semanas comenzar a fabricar la estructura de un separador, pero el final de la fabricacin de la tubera no tiene sucesoras; la fecha tarda es la entrega del separador. Actividades cuyo inicio no est pautado por ninguna predecesora, presumiendo la programacin incompleta del inicio de la actividad, p.ej:

La coordinacin entre un reporte especial de ingeniera (calidad de agua) que rige la finalizacin de clculos de hojas de datos para bombas pero el inicio del reporte no tiene ninguna predecesora. Actividades o hitos donde convergen mltiples relaciones predecesoras suponen un riesgo potencial de no cumplir la fecha final del proyecto debido a la incertidumbre inherente del trabajo, problemas y riesgos especficos7, p. ej:

La fecha de entrega conjunta de 15 equipos (intercambiadores, compresores, etc) en una misma fecha.

N.A No se puede trazar horizontalmente la secuencia entre actividades hasta el final del proyecto. 6 N.A. Este problema no puede identificarse en P6 con Schedule Check. 7 N.A. El impacto puede analizarse con Primavera Risk Analysis.
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Actividad con un valor alto de holgura total, mas all de dos perodos de reporte8, se incrementa la incertidumbre sobre la disponibilidad de recursos para ejecutar la actividad, la cual pasa a ser reprogramada continuamente. Actividades sin correspondencia con el contrato, con un paquete de trabajo especfico, actividades con descripciones incompletas, duplicadas, insuficiente nmero de actividades y/o hitos, ausencia de codificacin, entre otros; referidos a la lnea base. Esto impide trazar verticalmente la secuencia de los trabajo de Ingeniera, Procura, etc hasta el cierre del mismo. Actividades sin recursos asignados o actividades de larga duracin mas all de dos perodos de reporte, que impactan el clculo del progreso del proyecto, p.ej:

Un conjunto de 50 isometras de tuberas (distintas reas, modificaciones, nuevos diagramas) programada como una actividad de 90 das en el cronograma. De manera similar, la actividad puede no comenzar al cierre del perodo siendo empujada por la fecha de corte. Al repetirse esta situacin la actividad cabalga sobre ella hasta consumir su holgura o comienze su ejecucin indicando la ausencia de control sobre su programacin. Impocisin de restricciones de fecha que violan la lgica de las actividades predecesoras y/o sucesoras o que fuerzan a la actividad a ser parte de la ruta crtica sin una adecuada sustanciacin,

p.ej: Utilizar una restriccin Tipo Start On para garantizar la disponibilidad de un recurso, sin considerar el tema del calendario del recurso o su nivelacin u obligar el cumplimiento de una fecha contractual. Fechas invlidas. Tpicamente hablamos de fechas reales (actuals) despus de la fecha de corte las cuales son ilgicas. Este problema es comn en Primavera P69. Progreso invlido. Actividades con 0% de avance, Inconsistencias entre la duracin original, la remanente y el porcentaje de avance.

Del planteamiento anterior, se infiere que estas pruebas se enfocan en aquellas actividades que contabilizan trabajo discreto y susceptible de ser medible, como son las actividades tipo Task Dependent y Resource Dependent de P6. En programas maestros, las relaciones externas pueden descontarse tambin y proceder a revisar el sub-programa.

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N.A. Depende de la naturaleza del proyecto, por supuesto. N.A. La ocurrencia de fechas planificadas en el pasado no es un problema en P6 ya que funcionalmente los checks de activacin Start/Finish lo impiden. De ocurrir, debe presumirse un problema a nivel tcnico. Por otra parte, en Microsoft Project este es un problema comn, ya que el clculo de la red de actividades no depende de la fecha de corte, como en Primavera P6.
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REPORTES Y FILTROS EN P6 PROFESSIONAL


La idea de usar un filtro para obtener los mismos resultados a nivel de actividad es consecuente con la filosofa de diseo de P6 8.3 EPPM y tiene la ventaja inherente de que es intuitiva para el usuario. El filtro puede aplicarse independientemente del tipo de vista (Layout) que se tenga abierto en ese momento. El conjunto resultante es exportable a MS EXCEL desde P6 para propsitos de reporte si se desea. Sin embargo, a nivel de relaciones se hace necesario extraer el conjunto de datos de manera que facilite su anlisis en otra herramienta, comnmente en MS EXCEL por su capacidad de controlar listas estructuradas de datos y creacin de tablas dinmicas. El uso del mecanismo de exportacin a MS EXCEL tiene la ventaja de que muestra todos los atributos de la relacin expuestos en la tabla TASKPRED que guarda las relaciones. Alternativamente, Es posible hacer el anlisis de las actividades en la tabla TASK bajo el mismo mtodo si se desea trabajar con datos estructurados.

PREPARACION DEL REPORTE DE RELACIONES


PREPARACION DEL PROYECTO Y PREFERENCIAS DE USUARIO 1) Se recomienda que se aplique un criterio de numeracin para Activity ID con un nmero fijo de caracteres. 2) Ir a Edit, User Preferences, aparece el formulario de preferencias de usuario. Seguidamente activar la pestaa Time Units, en Duration Format, en Units of time seleccionar Days. 3) En User Preferences, activar la pestaa Currency y seleccionar el formato de moneda adecuado. Deben estar activadas todas las opciones de moneda, p.ej: smbolo. 4) Abrir el proyecto o los proyectos que se deseen analizar. 5) Desde el men principal, hacer clic en File, Export. Aparece el formulario Export. Seleccionar la casilla Spreadsheet - (XLS) y avanzar al siguiente paso del asistente. 6) En Export Type, marcar las casillas Activities, Activity Relationships y avanzar al siguiente paso del asistente. 7) En Project To Export, de la lista de proyectos, marcar la casilla Export para seleccionar los proyectos a exportar y avanzar al siguiente paso del asistente.

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CREAR LOS MAPAS DE EXPORTACION (PRIMERA VEZ) 1) En Select Template, hacer clic en el botn New, se muestra el formulario Modify Template. a. En Template Name entrar: [GLOBAL]10 ANALISIS DE ACTVIDADES Y RELACIONES. 2) En Subject Area, seleccionar Activities, activar el tab Columns y seleccionar las siguientes columnas (A, B) en orden estricto:

FIGURA 5 MAPA DE IMPORTACION Y ESTRUCTURA DE LA HOJA DE CALCULO TASK

3) En Subject Area, seleccionar Activity Relationships, Activar el tab Columns y seleccionar las siguientes columnas (A, B) en orden estricto:

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N.A En un ambiente multiusuario, permite que sea reconocida por todos los usuarios como una categoria global.
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FIGURA 6 MAPA DE IMPORTACION Y ESTRUCTURA DE LA HOJA DE CALCULO TASKPRED

4) Activar la pestaa Sort y ordenar por el siguiente criterio a. Predecessor ID, Ascending b. Successor ID, Ascending 5) Hacer clic en OK para crear la plantilla, nuevamente clic en Next para avanzar al paso siguiente del asistente. EXPORTAR A MS EXCEL 6) En Select File To Export, hacer clic en la casilla Select Excel File para seleccionar la ruta donde se guardar el archivo. Avanzar al siguiente paso (hacer clic en Next) 7) En Summary, hacer clic en Finish y exportar el archivo. 8) Verificar la estructura del archivo para las hojas TASK y TASKPRED usando la tablas anteriores (Columnas C, D, E) PREPARAR EL ARCHIVO XLSX
RECOMENDACIONES AL EDITAR EL ARCHIVO

1. Se recomienda dejar el nombre original del archivo 2. No alterar el rden prescrito de las columnas

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3. Para la hoja TASKPRED de actividades y relaciones los valores de duraciones 11 se exportarn segn las preferencias de usuario seleccionadas. 4. Para la hoja TASK de actividades los valores de duraciones12 se exportarn segn las preferencias de usuario seleccionadas. PREPARAR LA LISTA DE DATOS 1) Insertar una fila en blanco entre las lneas 1 y 2 2) Aplicar autofiltro a la fila 3, el resultado debe abarcar todas las columnas y ser igual al de la figura siguiente:

FIGURA 7 PREPARACION DE LA LISTA ESTRUCTURADA DE RELACIONES

3) Seleccione todas las columnas y ajustelas todas para obtener un ancho estndar que le permita leer los campos Predecessors, Successors, Relationships, Remaining Duration, Lag, Critical y Driving. (Columnas A C y L R) 4) Guarde los cambios en el archivo. CONVERTIR TEXTO A DATOS PARA LAS COLUMNAS DE DURACIONES 1) Seleccionar la columna nmerica, p.ej: a. TASKPRED Lag b. TASK Total Float, Remaining Duration 2) Hacer Clic en Data, Text To Columns. Se muestra el asistente. 3) Verificar que la opcin delimited est activada, clic en Next

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N.A. Remaining Duration, Total Float, Lag N.A. Remaining Duration, Total Float, Actual Start, Actual Finish, Budgeted Expense Cost
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4) Continuar con los pasos siguientes aceptando los valores predeterminados 5) Hacer clic en el botn Finish para realizar la conversin. 6) Verificar que los valores de la columna se han alineado hacia la derecha 7) Repetir los pasos anteriores para las columnas restantes 8) Guarde los cambios en el archivo.

NOTAS: Este procedimiento es necesario para la aplicacin correcta de los filtros y ordenamiento en MS EXCEL con valores numricos. FIJAR LA BASE DE CALCULO PARA LA HOJA TASKPRED
Filtrar actividades interproyecto y completadas (Filtro base nico)

1) En la hoja TASKPRED, la columna Delete This Row se renombra a Filtro Base 01 y se entra la frmula siguiente: =OR(AND(D4=E4,E4="Completed"),OR(F4<>" Project_ID ",G4<>" Project_ID ")) Donde Project_ID debe sustituirse por el valor de Project ID para el proyecto abierto. 2) Hacer un relleno hacia abajo hasta cubrir todos los registros. 3) Filtrar (excluir) el valor TRUE al aplicar en la prueba FIJAR LA BASE DE CALCULO PARA LA HOJA TASK
Filtro base 01

1) En la hoja TASK, la columna delete_record_flag (Delete This Row) se renombra a Filtro Base 01, y se entra la frmula siguiente: =OR(E4="WBS Summary", E4="Level Of Effort",B4="Completed") 2) Hacer un relleno hacia abajo hasta cubrir todos los registros. 3) Filtrar (excluir) el valor TRUE al aplicar en la prueba
Filtro base 02

1) En la hoja TASK, la columna adyacente a Filtro Base 02 se nombra a Filtro Base 02, y se entra la frmula siguiente: =OR(E4="Start Milestone", E4="Finish Milestone", E4="WBS Summary", E4="Level Of Effort",B4="Completed")

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2) Hacer un relleno hacia abajo hasta cubrir todos los registros. 3) Filtrar (excluir) el valor TRUE al aplicar en la prueba

Filtro base 03

1) En la hoja TASK, la columna adyacente a Filtro Base 02 se renombra a Filtro Base 03, y se entra la frmula siguiente: =OR(E4="Start Milestone", E4="Finish Milestone", E4="WBS Summary", E4="Level Of Effort") 2) Hacer un relleno hacia abajo hasta cubrir todos los registros. 3) Filtrar (excluir) el valor TRUE al aplicar en la prueba

FIJAR LA BASE DE CLCULO PARA FILTROS DE ACTIVIDADES El uso de filtros como mtodo alternativo es opcional para las actividades. Este filtro deber aplicarse en todas los filtros siguientes con las excepciones del caso donde se requiera incorporar todas las actividades. Se recomienda mostrar la columna Activity Count en la vista abierta.
Base de clculo (01)

FIGURA 8 FILTRO BASE DE CALCULO 01

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Base de clculo (02)

FIGURA 9 BASE DE CALCULO 02

Base de clculo (03)

FIGURA 10 BASE DE CALCULO 3

ENTENDER LOS OPERADORES LGICOS PARA FILTROS La siguiente tabla servir de referencia leer las descripciones de los filtros en P6 y aplicar los filtros en MS EXCEL:
Operador Ejemplo AND OR XOR NOT > > = < < = <> = Descripcin

A AND B AND Eventos simultneos, ocurren A,B y C al mismo tiempo (All of the following) C Eventos independientes, ocurre o A o B o C o A OR B OR C combinaciones AB, BC (Any of the following) A XOR B NOT A A > B A > = B A < B A < = B A <> B A = B Evento mutuamente excluyentes (o ocurre A o ocurre B, pero no ambos) Negacin, no ocurre A (is not equal to) A mayor que B (is greater than) A mayor o igual que B (is greater than or equal to) A menor que B (is less than) A menor o igual que B (is less than or equal to) A es diferente que B (is not equal to) A es igual a B (is equal to)

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APLICACION DE LOS CRITERIOS


LOGIC RELACIONES PRESENTES
Usando MS EXCEL

01) Activar la hoja TASK 02) Verificar si el filtro base ha sido aplicado 03) Contar el nmero de registros totales 04) Aplicar el filtro (*)Predecessors = (BLANK) 05) Contar el nmero de registros13 en la barra de estado 06) Quitar el filtro 07) Repetir para (*)Successors = (BLANK) y sumar el total al total anterior 08) Quitar el filtro base 09) Aplicar el filtro Activity Status = Completed 10) Repetir los pasos 04 al 07 11) Calcular el porcentaje sobre el total de registros
Usando Filtros

01) Activar el filtro base de clculo 02) Se cuentan y reportan las actividades al aplicar el filtro siguiente:

FIGURA 11 ACTIVIDADES SIN PREDECESORAS

01) Quitar el filtro 02) Repetir para (*)Successors = (BLANK) y sumar el total al total anterior

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N.A. El nmero de actividades predecesoras segn el campo task code.


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FIGURA 12 ACTIVIDADES SIN SUCESORAS

03) Quitar el filtro base 04) Aplicar el filtro Activity Status = Completed 05) Repetir los pasos 04 al 07 06) Calcular el porcentaje sobre el total de registros

NOTAS: La aplicacin de ambos filtros a la vez permite identificar actividades hurfanas de ambas relaciones. NEGATIVE LAGS RELACIONES CON DURACION NEGATIVA 01) Activar la hoja TASKPRED 02) Verificar si el filtro base ha sido aplicado 03) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna Lag(d) 04) Contar el nmero de registros totales 05) Aplicar el filtro Lag(d) < 0 06) Ordenar la columna de forma ascendente 07) Contar el nmero de registros en la barra de estado 08) Calcular el porcentaje sobre el total de registros

FIGURA 13 LAG NEGATIVOS IDENTIFICADOS, LOS VALORES ESTN EN HORAS.

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POSITIVE LAGS RELACIONES CON DURACION POSITIVA 01) Activar la hoja TASKPRED 02) Verificar si el filtro base ha sido aplicado 03) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna Lag(d) 04) Contar el nmero de registros totales 05) Aplicar el filtro Lag(d) > 0 06) Ordenar la columna de forma descendente 07) Contar el nmero de registros en la barra de estado 08) Calcular el porcentaje sobre el total de registros

LONG LAGS RELACIONES CON ALTA DURACION POSITIVA 01) Activar la hoja TASKPRED 02) Verificar si el filtro base ha sido aplicado 03) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna Lag(d) 04) Contar el nmero de registros totales 05) Aplicar el filtro Lag(d) > 44 06) Ordenar la columna de forma descendente 07) Contar el nmero de registros en la barra de estado 08) Calcular el porcentaje sobre el total de registro RELATIONSHIP TYPES TIPOS DE RELACIONES 01) Activar la hoja TASKPRED 02) Verificar si el filtro base ha sido aplicado 03) Contar el nmero de registros totals 04) Aplicar el filtro Relationship Type = FS 05) Contar el nmero de registros en la barra de estado 06) Calcular el porcentaje sobre el total de registros 07) Liberar el filtro y repetir para los siguientes filtros: a. Relationship Type = SF

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b. Relationship Type = FF c. Relationship Type = SS HARD CONSTRAINTS RESTRICCIONES DE FECHA OBLIGATORIAS


Usando MS EXCEL

01) Activar la hoja TASK 02) Verificar si el filtro base (2) ha sido aplicado 03) Contar el nmero de registros totales 04) Aplicar el filtro Primary Constraint = Mandatory Start XOR Mandatory Finish 05) Contar el nmero de registros en la barra de estado 06) Quitar el filtro base (2) 07) Aplicar el filtro Activity Status = Completed 08) Contar el nmero de registros en la barra de estado 09) Calcular el porcentaje sobre el total de registros
Usando Filtros

01) Activar el filtro base de clculo (2) 02) Se cuentan y reportan las actividades al aplicar el filtro siguiente:

FIGURA 14 RESTRICCIONES DE FECHA OBLIGATORIAS

03) Quitar el filtro base (2) 04) Aplicar el filtro Activity Status = Completed 05) Contar el nmero de registros en la barra de estado 06) Calcular el porcentaje sobre el total de registros

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SOFT CONSTRAINTS RESTRICCIONES DE FECHA NO OBLIGATORIAS


Usando MS EXCEL

01) Activar la hoja TASK 02) Verificar si el filtro base (2) ha sido aplicado 03) Contar el nmero de registros totales 04) Aplicar el filtro Primary Constraint OR ( Start On, Finish On, Start On or After, Start On or Before, Finish On or After, Finish On or Before) 05) Contar el nmero de registros en la barra de estado 06) Aplicar el filtro Activity Status = Completed 07) Contar el nmero de registros en la barra de estado 08) Calcular el porcentaje sobre el total de registros
Usando Filtros

01) Activar el filtro base (2) de clculo 02) Se cuentan y reportan las actividades al aplicar el filtro siguiente:

FIGURA 15 RESTRICCIONES DE FECHA NO OBLIGATORIAS

03) Quitar el filtro base (2) 04) Aplicar el filtro Activity Status = Completed 05) Contar el nmero de registros en la barra de estado 06) Calcular el porcentaje sobre el total de registros LARGE FLOAT ACTIVIDADES CON HOLGURA TOTAL ALTA 01) Activar la hoja TASK 02) Verificar si el filtro base ha sido aplicado

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03) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna Total Float (d) 04) Contar el nmero de registros totales 05) Aplicar el filtro (*)Total Float(d) > 44 06) Ordenar de manera descendente 07) Contar el nmero de registros en la barra de estado 08) Calcular el porcentaje sobre el total de registros

FIGURA 16 ACTIVIDADES CON HOLGURA TOTAL MAYOR A 352 HORAS (44 DIAS)

Usando Filtros

01) Activar el filtro base de clculo 02) Se cuentan y reportan las actividades al aplicar el filtro siguiente:

FIGURA 17 FILTRO CON HOLGURA TOTAL MAYOR A 352 HORAS

NEGATIVE FLOAT ACTIVIDADES CON HOLGURA TOTAL NEGATIVA 01) Activar la hoja TASK 02) Verificar si el filtro base ha sido aplicado 03) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna Total Float (d) 04) Contar el nmero de registros totales 05) Aplicar el filtro (*)Total Float(d) < 0 06) Ordenar de manera ascendente 07) Contar el nmero de registros en la barra de estado 08) Calcular el porcentaje sobre el total de registros
Usando Filtros

01) Activar el filtro base de clculo 23

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02) Se cuentan y reportan las actividades al aplicar el filtro siguiente:

FIGURA 18 FILTRO CON HOLGURA TOTAL NEGATIVA

LARGE DURATION ACTIVIDADES CON ALTA DURACION 01) Activar la hoja TASK 02) Verificar si el filtro base 02 ha sido aplicado 03) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna Remaining Duration (d) 04) Contar el nmero de registros totales 05) Aplicar el filtro Remaining Duration(d) > 44 06) Ordenar de manera descendente 07) Contar el nmero de registros en la barra de estado 08) Calcular el porcentaje sobre el total de registros
Usando Filtros

01) Activar el filtro base de clculo 02 02) Se cuentan y reportan las actividades al aplicar el filtro siguiente:

FIGURA 19 FILTRO CON DURACIONES MAYORES A 352 HORAS.

NOTAS Si se desean incluir los milestones en el clculo se usa el filtro 01. INVALID PROGRESS DATE FECHAS REALES DESPUES DEL CORTE (FECHAS REALES INVALIDAS) 24

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Usando MS EXCEL

01) Activar la hoja TASK 02) Verificar si el filtro base 02 ha sido aplicado 03) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna Actual Start y Actual Finish 04) Contar el nmero de registros totales 05) Aplicar el filtro Actual Start > = (data_date) 06) Contar el nmero de registros en la barra de estado 07) Quitar el filtro 08) Repetir para Finish Date > = (data_date) y sumar el total al total anterior 09) Calcular el porcentaje sobre el total de registros
Usando Filtros

01) Activar el filtro base de clculo 02 02) Se cuentan y reportan las actividades al aplicar el filtro siguiente:

FIGURA 20 FECHAS REALES DESPUES DEL CORTE

RESOURCE / COST RECURSOS O COSTOS NO ASIGNADOS


Usando MS EXCEL

01) Activar la hoja TASK 02) Verificar si el filtro base 03 ha sido aplicado 01) Aplicar el filtro (*)Activity Type = XOR(Task Dependent, Resource Dependent) 03) Contar el nmero de registros totales 04) Aplicar el filtro (*)Resources = (blank) 05) Contar el nmero de registros en la barra de estado

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06) Quitar el filtro 07) Repetir para (*)Budgeted Expense Cost($) = 0 y sumar el resultado al total al total anterior 08) Calcular el porcentaje sobre el total de registros
Usando Filtros

01) Activar el filtro base de clculo 03 02) Se cuentan y reportan las actividades al aplicar el filtro siguiente:

FIGURA 21 RECURSOS NO ASIGNADOS

LATE ACTIVITIES ACTIVIDADES ATRASADAS 01) Activar la hoja TASK 02) Verificar si el filtro base 02 ha sido aplicado 03) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna (*)Variance - BL Project Finish Date(d) 04) Aplicar el filtro (*)Variance - BL Project Finish Date(d) < 0 05) Ordenar de manera descendente 06) Contar el nmero de registros totales 07) Calcular el porcentaje sobre el total de registros
Usando Filtros

01) Activar el filtro base de clculo 02 02) Se cuentan y reportan las actividades al aplicar el filtro siguiente:

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FIGURA 22 ACTIVIDADES ATRASADAS

BEI BASELINE EXECUTION INDEX INDICE DE EJECUCION DE LA LINEA BASE 02) Activar la hoja TASK 03) Verificar si el filtro base 01 ha sido aplicado 04) Aplicar el filtro (*)Activity Type = (Task Dependent XOR Resource Dependent) 05) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columnas (*)Schedule % Complete(%) y Activity % Complete(%) 06) Aplicar el filtro (*)Schedule % Complete(%) = 100 07) Contar el nmero de registros totales 08) Aplicar el filtro Activity % Complete(%) < 100 09) Contar el nmero de registro totales 10) Calcular el p base orcentaje sobre el total entre ambos registros (12, 14)
Usando Filtros

01) Activar el filtro base de clculo 01 02) Se cuentan las actividades al aplicar el filtro siguiente:

FIGURA 23 ACTIVIDADES QUE DEBERIAN HACER FINALIZADO

03) Se cuentan y reportan las actividades al aplicar el filtro siguiente:

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FIGURA 24 ACTIVIDADES NO FINALIZADAS A TIEMPO

FILTROS Y REPORTES ADICIONALES


La siguiente seccin explora algunos filtros y reportes adicionales que pueden servir de ayuda al momento de evaluar un cronograma. Los criterios estn tomados de las recomendaciones de laGovernment Accountability Office (U.S. GAO)14 en la materia. ACTIVIDADES CABALGANDO SOBRE LA FECHA DE CORTE Asumiendo la unidad de planificacin como el da, las actividades cuya programacin cae justo en la fecha de corte no tienen una predecesora vlida y potencialmente se mueve (cabalga) sobre cada nueva fecha de corte ya que es sta la que determina el valor de Early Start. En consecuencia, dichas actividades deberan ser o reprogramadas o verificadas segn su verdadero progreso. En el mismo sentido las actividades que finalizan justo en la fecha de corte potencialmente pueden hacer que las sucesoras pierdan su programacin.
Usando MS EXCEL

01) Activar la hoja TASK 02) Liberar todos los filtros 03) Aplicar el filtro Activity Status = Not Started 04) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna Early Start 05) Contar el nmero de registros totales 06) Aplicar el filtro (*)Early Start < Data_Date donde Data_Date es igual a la fecha y hora de cierre de corte del proyecto, p.ej: 05-Sep-13 17:00 07) Ordenar de manera descendente

14

N.A GAO-12-120G, GAO SCHEDULE ASSESSMENT GUIDE. p.131, Mayo 2012. U.S. GAO, USA.
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08) Contar el nmero de registros en la barra de estado 09) Calcular el porcentaje sobre el total de registros
Usando Filtros

01) Activar el filtro base de clculo 01 02) Se cuentan las actividades al aplicar el filtro siguiente:

FIGURA 25 ACTIVIDADES CABALGANDO SOBRE LA FECHA DE CORTE

ACTIVIDADES FUERA DE SECUENCIA Al actualizar un cronograma es posible que algunas actividades no hayan respetado la lgica inicial teniendo un impacto en el clculo de las fechas tempranas15. El log de P6 reporta todas aquellas actividades que estn fuera de secuencia. En este caso veremos los filtros y reportes equivalentes que nos permitirn expandir la visibilidad sobre el problema.
Usando MS EXCEL

01) Activar la hoja TASK 02) Liberar todos los filtros 03) Aplicar el filtro Activity Status = In Progress 04) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna Early Start 05) Contar el nmero de registros totales 06) Aplicar el filtro (*)Early Start < Data_Date + 1 donde Data_Date es igual a la fecha y hora de cierre de corte del proyecto, p.ej: 05-Sep-13 17:00, y la fecha aplicada en el filtro es 06-Sep-17:00 07) Ordenar de manera descendente 08) Contar el nmero de registros en la barra de estado 09) Calcular el porcentaje sobre el total de registros

15

N.A Una definicin en detalle est disponible en la biblioteca (P6): http://www.scribd.com/doc/129698536/Opciones-de-Programacion-enP6Actividades-fuera-de-secuencia


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Usando Filtros

01) Se cuentan las actividades al aplicar el filtro siguiente:

FIGURA 26 ACTIVIDADES FUERA DE SECUENCIA

AUSENCIA DE ACTIVIDADES CRITICAS EN PROGRESO Al declarar que un cronograma se controla mediante la ruta crtica es lgico suponer que en cada perodo de corte debera existir al menos una actividad en progreso que es crtica por definicin en P6 (Total Float, Longest Path). De existir rupturas en la secuencia crtica en un perodo de corte (falta de trazabilidad horizontal) pudiera deberse a restricciones de fecha impuestas por lgica dbil, trabajo oculto, falta de recursos entre un sinnmero de razones.
Usando MS EXCEL

01) Activar la hoja TASK 02) Liberar todos los filtros 03) Aplicar el filtro Activity Status = In Progress 04) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna Early Start 05) Contar el nmero de registros totales 06) Aplicar el filtro Total Float < = 0 07) Ordenar de manera ascendente. 08) Contar el nmero de registros en la barra de estado
Usando Filtros

01) Se cuentan las actividades al aplicar el filtro siguiente:

FIGURA 27 ACTIVIDADES CRITICAS EN PROGRESO

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ACTIVIDADES CON COMIENZO ABIERTO El problema se refiere a aquellas actividades cuyo comienzo no est pautado por ninguna predecesora, esto es, no existe una predecesora FS o SS. Ejemplo: Para la actividad EC1380, no hay manera de afirmar cuando y porqu dicha actividad debe comenzar el 17-Jun ni la holgura al inicio de la misma, salvo por la relacin predecesora FF impuesta desde EC1330.

FIGURA 28 AUSENCIA DE PREDECESORAS PARA LA ACTIVIDAD EC1380

Usando MS EXCEL

01) Activar la hoja TASKPRED 02) Liberar todos los filtros 03) Copiar las columnas Successors, Relationship Type 04) Pegar en una hoja nueva 05) Dar formato al encabezado y ordenar ascendentemente segn la columna Successor. La estructura debe ser identica a la figura siguiente:

FIGURA 29 FUENTE DE DATOS SUCESORAS.

06) Eliminar la primera fila de encabezados task_pred_id, task_id, pred_type 07) A partir de esa fuente de datos, crear una tabla dinmica con la estructura siguiente: a. Rows: Successors b. Columns: Relationship Type c. Values: Count of Relationship Type 08) Ocultar totales por fila y por columna 31

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09) En la columna siguiente (adyacente) entrar el encabezado NO.PRED 10) Debajo de dicha columna entrar la siguiente frmula y remplazar las variables por las referencias de celda apropriadas: =AND(ISBLANK(FS), ISBLANK(SS),OR(FF>=1, SF>=1)) 11) Rellenar hacia abajo hasta completar todos los registros. La estructura debe ser identica a la figura siguiente:

FIGURA 30 ESTRUCTURA DE LA TABLA DE ANALISIS DE SUCESORAS

12) Seleccionar el encabezado (comn a todas las columnas) y aplicar autofiltro. 13) Aplicar el filtro NO.PRED = TRUE 14) Identificar y contar las tareas (no pasan el test) 15) Contar el nmero de registros totales en la fuente de datos 16) Calcular el porcentaje de actividades sin predecesoras 17) Se sugiere usar un criterio del 5% como valor predeterminado.

EJEMPLO Al aplicar el test, se encontraron 2 actividades EC1380 y EC1090 que no tienen predecesoras a la fecha de comienzo. Solamente estn programadas por el final impuesto por las predecesoras FF y la duracin de la tarea.

FIGURA 31 ACTIVIDADES EC1380 Y EC1090 TIENEN UN COMIENZO ABIERTO.

NOTA: Por limitaciones en el diseo de los campos disponibles para TASKPRED esta no distingue Sumarias, Start Milestone o Finish Milestones. Por definicin, P6 reportar las predecesoras inadecuadas en el log SCHEDLOG.txt (Invalid Relationships).

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ACTIVIDADES CON FINAL ABIERTO El problema se refiere a aquellas actividades cuyo final no est pautado por ninguna sucesora, esto es, no existe una predecesora FS o FF. Ejemplo: Para la actividad EC1620, no hay manera de afirmar cuando y porqu dicha actividad debe finalizar el 24-Aug, ni la holgura libre o total disponibles.

FIGURA 32 AUSENCIA DE SUCESORAS PARA LA ACTIVIDAD EC1620 FINAL ABIERTO.

Usando MS EXCEL

01) Activar la hoja TASKPRED 02) Liberar todos los filtros 03) Copiar las columnas Predecessors, Relationship Type 04) Pegar en una hoja nueva 05) Dar formato al encabezado y ordenar ascendentemente segn la columna Predecessor. La estructura debe ser identica a la figura siguiente:

FIGURA 33 FUENTE DE DATOS SUCESORAS.

06) Eliminar la primera fila de encabezados task_pred_id, task_id, pred_type 07) A partir de esa fuente de datos, crear una tabla dinmica con la estructura siguiente: a. Rows: Predecessors b. Columns: Relationship Type c. Values: Count of Relationship Type 33

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08) Ocultar totales por fila y por columna 09) En la columna siguiente (adyacente) entrar el encabezado NO.SUCES 10) Debajo de dicha columna entrar la siguiente frmula y remplazar las variables por las referencias de celda apropriadas: =AND(ISBLANK(FS), ISBLANK(FF),OR(SS>=1, SF>=1)) 11) Rellenar hacia abajo hasta completar todos los registros. La estructura debe ser identica a la figura siguiente:

FIGURA 34 ESTRUCTURA DE LA TABLA DE ANALISIS DE PREDECESORAS

12) Seleccionar el encabezado (comn a todas las columnas) y aplicar autofiltro. 13) Aplicar el filtro NO.SUCES = TRUE 14) Identificar y contar las tareas (no pasan el test) 15) Contar el nmero de registros totales en la fuente de datos 16) Calcular el porcentaje de actividades sin predecesoras 17) Se sugiere usar un criterio del 5% como valor predeterminado.

EJEMPLO Al aplicar el test, se encontraron 3 actividades EC1210, EC1360 y EC1620 que no tienen sucesora a la fecha de finalizacin. Solamente estn programadas por el comienzo impuesto por las sucesoras SS y la duracin de la tarea.

FIGURA 35 ACTIVIDADES EC1210, E1360 Y EC1620 TIENEN UN FINAL ABIERTO

NOTA: Por limitaciones en el diseo de los campos disponibles para TASKPRED esta no distingue Sumarias, Start Milestone o Finish Milestones. Por definicin, P6 reportar las predecesoras inadecuadas en el log SCHEDLOG.txt (Invalid Relationships) 34

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CONCLUSIONES Los mtodos anteriores pueden ser usados como herramientas para el mejoramiento de la integridad del cronograma, especialmente de su trazabilidad horizontal (lgica) y su integridad al actualizarse. Es importante destacar nuevamente que el diseo y alcance de pruebas depende de la comprensin del problema de la calidad del cronograma; es posible aadir mas pruebas, por ejemplo ahondar en fallas durante la actualizacin: Actividades en Progreso con 0%, Actividades crticas en Progreso, Actividades en Progreso con Duracin Remanente 1

La trazabilidad horizontal pasa por evaluar todos los elementos del clculo: Duraciones, Relaciones, Restricciones y Actualizaciones coherentes con el clculo de fechas y duraciones estimadas. En este ltimo componente vemos como fundamental controlar la adherencia a la lnea base y nuevamente, la consistencia en el clculo del progreso y correlacin los problemas de la calidad relacionados con los primeros tres elementos antes mencionados durante el diseo de la lnea base. Sin embargo, el estableciemiento de un conjunto de requisitos de calidad subyace en la naturaleza del contrato y del rol del gerente del proyecto en este sentido. Primavera P6 es lo suficientemente flexible y desarrollado como para permitir varias aproximaciones al problema: visual, analtica. RECOMENDACIONES Los mtodos anteriores pueden ser usados como extensiones del reporte SCHEDLOG.txt . En especial, la exportacin del conjunto de datos a MS EXCEL es el nico que permite clcular el nmero de actividades o relaciones que cae fuera de los lmites de control prestablecidos como requisitos de calidad del cronograma del proyecto. La aplicacin de filtros tiene mayor flexibilidad y rapidez a la hora de realizar una verificacin rpida. Sin embargo no estn disponibles para analizar la tabla de actividades TASKPRED Idealmente el uso de la exportacin a MS EXCEL desde P6 ofrece la mayora de los campos para realizar un anlisis cuantitativo de actividades y relaciones. Sin embargo, una verdadera vista que combine caractersticas de ambas tablas TASK y TASKPRED slo es posible crearla a travs de un reporte desde P6 o mediante

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un script SQL que permita filtrar las actividades no requeridas para una bse de calculo, p.ej: filtrar relaciones externas, filtrar por tipo de actividad. Para el establecimiento de un anlisis completo y a gran escala (EPPM) debera crearse tal reporte y correrse de manera programada. Un archivo tipo CSV es una fuente de datos que puede vincularse en MS EXCEL con una tabla dinmica y con frmulas lgicas para realizar un anlisis cuantitativo completo de actividades y sus relaciones.

Autor: Hugo Cardozo Urdaneta. 2013-09-14

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