6 dicas para economizar tempo com o Outlook

Organizao e atalhos so as chaves da eficincia, quando se trata de enviar emails para clientes, consumidores e colegas. Responder dentro do prazo crucial para os negcios, ento guarde estas dicas do Microsoft Office Outlook com voc, para ficar atualizado e organizado. 1. Mantenha a caixa de entrada organizada A coisa mais importante a se manter tambm , s vezes, a mais difcil: uma caixa de entrada limpa. No tenha medo de excluir! Fazer uma limpeza geral depois de alguns meses bom para a alma. Ajuda a eliminar a baguna; Os itens excludos podem ser removidos permanentemente da sua conta, clicando-se em Esvaziar. Apenas certifique-se de que no haja nada de que voc ir precisar um dia. Voc tambm pode arquivar itens velhos com a opo Arquivamento automtico. Ter pastas organizadas por tpicos til, desde que no haja tantas subdivises que tudo fique confuso. Voc tambm pode armazenar mensagens no cofre, o que ir automaticamente arquivar as mensagens. 2. Nunca mais veja a mensagem "Sua caixa de entrada est quase cheia" de novo As pastas so timas para manter a organizao; entretanto, a menos que elas estejam armazenadas no seu disco rgido, elas ainda vo lotar a sua caixa de entrada. Armazenar as pastas no disco rgido ir reduzir as mensagens na caixa de entrada, garantindo que haja espao suficiente e evitando o temido avido "Sua caixa de entrada est quase cheia". Para mais informaes sobre como salvar mensagens em um arquivo de Pasta Particular (.pst), acesse esta pgina de instrues do Microsoft Office.[1]

1. 2. 3. 4.

No menu Arquivo, destaque Novo e clique em Arquivo de dados do Outlook. Selecione Arquivo de Pastas Particulares do Office Outlook (.pst) e clique em OK. Na caixa Nome de arquivo, digite um nome para o arquivo e clique em OK. Na caixa Nome, digite um nome de exibio para a pasta .pst.

O nome da pasta associada ao arquivo de dados aparece na Lista de pastas. Para ver a Lista de pastas, no menu Ir, clique em Lista de pastas. Por padro, a pasta ser chamada Pastas particulares. Voc tambm pode clicar em Armazenar no cofre, para selecionar que itens voc gostaria de manter no ciberespao - para o caso de voc precisar deles de novo. 3. Crie um atalho para novas mensagens Para aqueles que enviam emails frequentemente, configurar modelos de email pr-endereados e armazenados em uma pasta de atalho na sua rea de trabalho ir fazer com que voc digite muito menos (e, indiscutivelmente, diminuir o risco de tendinite). Para criar esse atalho, clique com o boto direito na sua rea de trabalho:

Selecione Novo Selecione Atalho. Em Digite o local do item, digite mailto: seguido pelo endereo do destinatrio (tudo sem espaos) Depois de clicar em Avanar, voc poder dar um nome sua nova pasta de atalho

Assim que voc tiver terminado, ter um email pr-endereado pronto para enviar, sempre que clicar no cone. 4. Avisos de ausncia temporria so importantes Os avisos de ausncia temporria iro evitar que seus colegas e contatos desperdicem tempo valioso se perguntando se e por que voc os est evitando. Mesmo que voc possa verificar seus emails remotamente, ativar os avisos de ausncia temporria ir

permitir que os outros saibam que voc pode no receber os emails deles at voltar. Uma boa ideia incluir informaes de contato em caso de emergncia, para que aqueles que precisarem entrar em contato com algum possam faz-lo com facilidade. Se o seu servidor usa do Microsoft Exchange, configurar o aviso de ausncia temporria simples:

Selecione Ferramentas Selecione Assistente de Ausncia Temporria Marque Enviar respostas automticas de Ausncia Temporria, selecione Intervalo de datase digite a mensagem Clique em OK

Para mais detalhes, clique aqui. 5. absolutamente fundamental usar a verificao ortogrfica em qualquer coisa que voc escreva Essa uma ferramenta que nos faz pensar como foi que nos viramos sem ela. simples verificar e corrigir o texto em qualquer email. Se voc clicar com o boto direito em uma palavra escrita errada, outras opes de ortografia daquela palavra iro aparecer, permitindo que voc escolha uma. Para verificar um email inteiro, basta pressionar F7, no seu teclado, e voc poder verificar a ortografia e a gramtica de todo o documento. 6. Conhea os atalhos de teclado. Os atalhos de teclado so prticos para verificar, enviar e salvar emails rapidamente. Alguns dos atalhos usados mais comumente (+ significa junto com; no a tecla + de soma) so: CTRL + D Excluir CTRL + R Responder CTRL + F Encaminhar CTRL + N Nova mensagem CTRL + P Imprimir CTRL + C Copiar CTRL + V Colar CTRL + X Cortar ALT + S Enviar F7 Verificar ortografia F9 Verificar se h emails F12 Salvar documento como Seta para cima Mensagem seguinte Seta para baixo Mensagem anterior Para uma lista completa de atalhos do Outlook, clique aqui. As dicas e truques do Outlook permitem que voc fique no controle de tudo, esteja voc no escritrio ou em trnsito. Tanto os atalhos personalizados quanto os padro iro deixar a sua vida muito mais fcil, no tocante a interagir com eficincia via email. Quanto melhor voc se comunicar rapidamente com seus colegas e contatos, melhor eles podero se comunicar com voc. Para mais informaes Atalhos de teclado do Microsoft Office Outlook Microsoft e Outlook so marcas registradas do grupo de empresas Microsoft. [1] Este tutorial se aplica ao Microsoft Outlook 2003 e ao 2007.