NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O MINISTRIO DAS CIDADES CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES AULA

A 00 - Apresentao Salve, guerreiros! Tudo bem? Firmes na luta??? Sou Mayko Gomes, professor de Arquivologia e Procedimentos Administrativos aqui no Ponto, e estou aqui para ajuda-los neste novo desafio, o concurso para o Ministrio das Cidades! Mais especificamente vamos ajudalos a se preparar para o cargo de Agente Administrativo, e eu vou orient-los nos contedos de Noes de Arquivologia (Conhecimentos Especficos, item 3). Analisando o edital percebemos que esse contedo pedido no foge muito ao que pedido com frequncia em provas. Alguns, como arquivos permanentes, so raramente trabalhados em provas de nvel mdio. E considerando o que foi pedido, e como foi pedido, vamos dividir nossas aulas da seguinte maneira: Aula 01 02 Contedo
Conceitos fundamentais de Arquivologia. O gerenciamento da informao e a gesto de documentos: Arquivos correntes e intermedirios; Protocolos; Avaliao de documentos; Arquivos permanentes. Tipologias documentais e suportes fsicos: Microfilmagem; Automao; Preservao, conservao e restaurao de documentos.

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Caso tenham notado a falta do assunto Diagnstico, o motivo simples: vamos j estud-lo, nesta aula demonstrativa, no s para que vocs conheam as posies das bancas, mas tambm para que conheam e avaliem a metodologia do curso! Eu disse das bancas por que infelizmente no contamos com muitas questes do CETRO sobre Arquivologia, ento utilizarei algumas questes mais antigas, e at mesmo questes de outras bancas, mas sempre com a mesma modalidade pedida para nossa prova (mltipla escolha). Ento, para esta aula, j vamos estudar o seguinte assunto: Diagnstico e realidade arquivstica brasileira; Estarei disponvel e aguardando suas mensagens no frum do curso e no email: mayko@pontodosconcursos.com.br. Sejam todos muito bem vindos, e vamos comear logo, sem perda de tempo! Prof. Mayko Gomes Maio/2013

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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O MINISTRIO DAS CIDADES CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Diagnstico O Diagnstico em arquivos a anlise dos processos, mtodos e recursos utilizados para que os arquivos executem suas funes. O Diagnstico deve verificar as falhas na execuo de um processo, ou caso no existam falhas, deve apontar mudanas a serem adotadas para tornar seus servios mais eficientes. Seus objetivos so: 1. Definir problemas e objetivos, de acordo com as necessidades decorrentes da observao da realidade e dos documentos; 2. Formular hipteses que expliquem a origem dos problemas levantados e suas possveis solues; 3. Levantar dados, de acordo com mtodos previamente delineados, com eficcia comprovada; 4. Chegar a concluses e a novas proposies, a partir do exame dos dados levantados em confronto com as hipteses e o conhecimento j estabelecido. Ento, por exemplo, se detectada uma falha no servio de consulta, o Diagnstico deve ser feito para identificar onde est o problema: forma de guardar os documentos, equipamentos utilizados, falta de pessoal, etc. Quando localizado o problema, possvel estudar uma soluo: mudar o mtodo de arquivamento, trocar ou adquirir outros equipamentos, contratao de pessoal qualificado, etc. Ou ainda, pode ser realizado o Diagnstico peridico, e mesmo no havendo problemas, podem ser apontadas mudanas para melhorar os servios. Por exemplo: o diagnstico revelou uma forma de alocar os armrios, e atravs de anlise descobriu-se que outra forma de alocao pode aproveitar melhor o espao. A organizao anterior no chegava a ser um problema, mas outra forma de organizao pode trazer mais benefcios. (TRE-PI/2009 FCC) A descrio e anlise das atividades, funes e competncias da instituio, bem como da situao dos documentos nela acumulados (quantidade, datas-limite, condies de conservao, instrumentos de acesso disponveis, frequncia de uso) e das condies de infraestrutura de que dispe (edifcio, mobilirio, equipamentos, recursos humanos e financeiros), integram o chamado a) guia de fontes. b) plano de destinao. c) inventrio topogrfico. d) plano de armazenamento.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O MINISTRIO DAS CIDADES CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES e) diagnstico de arquivos. Resoluo Os dados apresentados no comando da questo so aqueles necessrios para a elaborao de um sistema de arquivo em pleno funcionamento dentro de uma instituio. Atravs do estudo deles, possvel identificar pontos onde as falhas ocorram, bem como aqueles em que possvel haver uma interveno e mudana com o objetivo de melhorar os processos de trabalho. Portanto, a alternativa correta a de letra E. Atravs do Diagnstico, o administrador dispe de informaes como: Instalaes fsicas (infiltraes, goteiras, poeira, iluminao, etc.); Condies ambientais (temperatura, umidade, etc.); Condies de armazenamento (armrios e estantes); Estado de conservao dos documentos; Espao fsico ocupado; Volume documental; Controle de emprstimos e consultas; Recursos humanos (quantidade, qualificao profissional, etc.); Acesso informao; Gnero, arranjo e classificao dos documentos; Tipo de acondicionamento. De posse destas informaes, o arquivista dever fazer uma anlise da situao do arquivo e propor solues para os problemas, ou medidas que buscam melhorar os seus servios. Diagnstico maximalista: Este tipo de diagnstico levanta informaes para o projeto arquivstico considerando as condies de um conjunto de organizaes que formam um sistema. Deve ser feito um levantamento da situao arquivstica do conjunto de organismos que forma um governo federal, estadual ou municipal. E, ainda, de sistemas organizacionais. Por exemplo: a Poltica de Meio Ambiente Brasileira (Ministrio do Meio Ambiente, Secretarias Estaduais, IBAMA, IbramDF, etc.) ou a Justia de Trabalho (TST e TRTs, MPT, Defensorias Pblicas, escritrios de advocacia do trabalho, etc.), ou ainda um sistema de instituies privadas (empresas que pertenam a um mesmo grupo, um mercado especfico, um local especfico). Seus principais objetivos so: Definir a poltica arquivstica; Elaborar estratgias de soluo dos problemas identificados; Justificar a necessidade de interveno planejada.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O MINISTRIO DAS CIDADES CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Diagnstico minimalista: Este tipo de diagnstico levanta informaes para o projeto arquivstico considerando a instituio em uma viso especfica seus departamentos, seus clientes, seus servios, seus materiais, etc. Estuda os processos ao nvel de realizao das atividades, como pagamentos, gesto de pessoas, vendas, projetos, etc. As informaes obtidas atravs do diagnstico iro servir para a elaborao de projetos arquivstico, seja a ele a implantao, a modernizao, a mudana de procedimentos, alm de outras atividades de arquivo, como a elaborao da Tabela de Temporalidade, do Plano de Classificao, da Avaliao, etc. Seus principais objetivos so: Observao dos problemas arquivsticos das organizaes; Elaborao dos instrumentos arquivsticos necessrios soluo dos problemas identificados; Elaborao de projeto de trabalho. De uma forma geral: Conhecimento Arquivstico + Conhecimento Adquirido = SOLUO (MPU/2007 FCC) Na implantao de um sistema estadual de arquivos, o diagnstico da situao das unidades produtoras de documentos o instrumento que a) identifica as competncias, funes e atividades do poder pblico estadual, correlacionando-as com os documentos que as viabilizam e comprovam. b) combina elementos fsicos e lgicos no processamento automtico de dados das diferentes reas do governo. c) permite obter a mesma polaridade dos documentos originais produzidos pelos organismos da administrao direta e indireta. d) avalia o suporte lgico dos diferentes sistemas operacionais aplicados s atividades-fim e atividades-meio do governo estadual. e) estabelece relao de equivalncia entre diferentes sistemas de notao adotados nas secretarias de Estado. Resoluo O diagnstico revela, atravs do estudo dos dados coletados, as condies de operao de um sistema de arquivo, seja ele institucional (minimalista) ou sistmico (maximalista). Nesta questo, considerando que o sistema estadual (ou seja, vai considerar todas as funes do Estado, bem como as instituies que o compe) deve ser realizado um diagnstico do tipo
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O MINISTRIO DAS CIDADES CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES maximalista. O diagnstico realizado deve compreender todas as competncias, funes e atividades do Estado. Assim, a alternativa correta a de letra A. Fases do Diagnstico: O diagnstico pode ser realizado em duas fases: Levantamento da Histria da Instituio e Levantamento do Acervo. 1 - Histria da Instituio Tem o objetivo de identificar sujeito acumulador, sua histria, sua trajetria e a relao que ele estabeleceu ou estabelece com outros sujeitos. Conhecer o sujeito acumulador de documentos para entender os documentos produzidos e recebidos por ele. Dados: criao; misso; funes; estrutura; vinculao evoluo poltico-administrativa; atividades e rotinas. Esses dados podem ser colhidos das fontes de pesquisa. Fontes: Documentos de Constituio (decreto de criao, contrato social, estatuto, regimento). Documentos de Direo (plano de ao, organograma, relatrio de atividades, atos normativos, relatrios gerenciais, manuais de procedimentos). Documentos resolues). de Reunio (ata de reunio, memria de reunio, hierrquica;

Outros (pginas web, entrevistas, livros comemorativos). Metodologia: pesquisa bibliogrfica (legislao e literatura em geral), observao direta, entrevistas diretivas e no diretivas e anlise qualitativa dos dados coletados. A metodologia pode variar de acordo com a estrutura e necessidade de cada instituio ou sistema, mas de forma geral o Diagnstico deve ser feito seguindo esses passos. Trajetria da Instituio / Evoluo do Sistema: de posse dos dados coletados possvel conhecer as origens e a evoluo de cada arquivo: Criao da organizao instrumento legal de criao e data e denominaes; Misso da organizao o objetivo principal ou a finalidade. Devem ser registradas as alteraes, quando existirem;
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O MINISTRIO DAS CIDADES CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Vinculaes administrativas e polticas localizar a organizao dentro de uma estrutura administrativa maior, esclarecendo o tipo de relao existente, inclusive a poltica; Estrutura organizacional a forma de estruturao da organizao no tempo. Reproduo ou elaborao dos organogramas com as atribuies das respectivas unidades organizacionais e possveis alteraes. Criao e extino das unidades organizacionais e de suas denominaes; Funes da organizao; Principais dirigentes - que podem ser objeto de entrevistas; Contexto em que se insere a organizao o contexto polticoadministrativo, social e econmico, no limite dos objetivos estabelecidos para a pesquisa; Extino da organizao (se for o caso) data e instrumento legal, as razes da extino (reforma administrativa, extino das funes etc.). Como produto desta primeira fase ser produzido um extenso texto descritivo sobre a instituio em toda sua dimenso histrica (criao, extino, relacionamento com outras organizaes e vinculaes hierrquicas) e em sua individualidade (a misso, a estrutura, as funes, atividades e os procedimentos formais e informais). 2 Levantamento do Acervo De posse dos dados sobre a instituio e suas atividades, agora devemos conhecer os seus documentos. Atravs desse levantamento teremos as seguintes informaes: Quantidades de documentos, expressas de acordo com regras aceitas universalmente; Tipologias documentais; Os contedos informacionais genricos, expressos de modo sinttico e hierrquico; As unidades fsicas de arquivamento movelaria e as embalagens utilizadas; As condies de conservao dos documentos; O modo original de organizao classificao, avaliao e descrio mesmo se rudimentar e/ou baseado no senso comum; A forma de transferncia dos documentos para o depsito; Mapeamento dos locais de guarda dos documentos; Os equipamentos existentes; As condies do depsito (capacidade, rea, condies fsicas etc.); A existncia de documentos no orgnicos; A existncia de material estranho ao acervo (equipamentos inservveis, mobilirio etc.). A existncia e o modo de uso de tecnologias da informao; Os perodos de acumulao da documentao.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O MINISTRIO DAS CIDADES CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Quantificao dos Suportes: para o levantamento das quantidades de documentos, devemos aplicar as medidas conforme as seguintes regras.

Suportes
Papel Negativo fotogrfico Planta Fita de vdeo Fotografia (ampliao) Microfilme Disquete Filme cinematogrfico Fita cassete Mapa Disco de vinil CD Cartaz

Unidade de Medida
Metro linear Unidade (fotograma) Unidade e tipo Unidade Unidade e tamanho Unidade e especificao (rolo) Unidade e capacidade Unidade e especificao (rolo) Unidade Unidade Unidade e especificao Unidade e capacidade Unidade

Converso de medidas: nem sempre ser possvel mensurar as quantidades de documentos nas unidades de medidas determinadas, seja pela organizao ou pelo tipo de armazenamento. Assim, possvel realizar as mensuraes de outras formas, e em seguida fazer as devidas alteraes, conforme a tabela a seguir, determinada pelo CONARQ.

Converso de
Metros lineares Metros lineares Quilogramas Quilogramas Toneladas Metros cbicos Toneladas Metros cbicos

Em
Quilogramas Metros cbicos Metros lineares Metros cbicos Metros cbicos Metros lineares Metros lineares Quilogramas

Multiplica por
35 a 80 (50) 0,06 a 0,12 (0,08) 0,01 a 0,04 (0,025) 0,0008 a 0,003 (0,0016) 0,08 a 3 (1,6) 8 a 16 (12) 10 a 40 (25) 400 a 800 (600)

Multiplicando pelo n entre parnteses da terceira coluna, o resultado o que mais se aproxima do real. A mudana de metro cbico para metro linear a mais utilizada, especialmente para documentos em papel.

Projeto de Trabalho O projeto de trabalho a ferramenta onde so detalhados os resultados de estudos do diagnstico. Atravs dele possvel conhecer as possveis causas de problemas presentes, bem como identificar os pontos cuja mudana ocasionar melhorias de produo e rendimento nos trabalhos arquivsticos. O projeto de trabalho ento a apresentao dos pontos a serem mudados bem como da melhor forma de fazer essas mudanas. Deve apresentar tambm o plano de ao (metodologia), alm dos recursos
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O MINISTRIO DAS CIDADES CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES empregados (tempo, capital, recursos humanos, espao, ferramentas, materiais, etc.) e os resultados esperados (aumento na qualidade da conservao, reduo na perda de documentos importantes, melhoria na consulta e emprstimo, otimizao das ferramentas de controle, etc.). Do projeto de trabalho teremos os seguintes produtos: A organizao intelectual e fsica dos arquivos; A criao de um arquivo intermedirio (se for o caso); A definio da parte do acervo que pode ser descartada e a que deve ser considerada de valor permanente; A produo de instrumento de pesquisa; A produo de normas de funcionamento do sistema implantado; A criao dos parmetros de uma nova cultura de tratamento das informaes e dos documentos, por meio de exemplos e treinamentos; As indicaes sobre o material de acondicionamento e armazenamento dos documentos, bem como as caractersticas do depsito de arquivamento intermedirio.

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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O MINISTRIO DAS CIDADES CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Exerccios

01 - (TRT-3/2009 FCC) Qualquer proposta de interveno nos arquivos governamentais supe a realizao de um diagnstico. Embora no haja modelos formalmente institudos para cumprir essa tarefa, seu ponto de partida o levantamento de informaes sobre a) o nvel de escolaridade e o salrio dos servidores. b) a estrutura organizacional, as funes e as atividades do rgo. c) o acondicionamento dos documentos audiovisuais e iconogrficos. d) o mtodo de ordenao dos documentos textuais. e) o sistema de segurana do edifcio. 02 (TRT-8/2010 FCC) O instrumento de gesto capaz de oferecer, no mbito de uma instituio, dados sobre estrutura, funcionamento, quantidade e estado fsico dos documentos a) o glossrio. b) o diretrio. c) o diagnstico. d) a tabela. e) o estatuto. 03 (TRT-6/2012 FCC) Embora a literatura especializada apresente diferentes modelos de diagnstico de arquivos, o balano realizado por Julce Mary Cornelsen e Victor Jos Nelli enfatiza a importncia do levantamento de dados sobre estrutura, funes e atividades do organismo produtor, sobretudo quando relacionados com a) os servios de atendimento ao pblico ali prestados. b) o nmero de arquivistas que nele atuam. c) os recursos destinados aos depsitos de arquivo. d) o fluxo de informaes que o permeiam. e) a qualidade do acondicionamento dos documentos. 04 (TRT-11/2012 FCC) No Diagnstico dos arquivos da Justia do Trabalho (Braslia, 2009), levado a efeito pelo Grupo de Trabalho de Gesto Documental do Conselho Superior da Justia do Trabalho, foram recomendadas, entre outras, as seguintes providncias: I. Estruturar unidade organizacional, diretamente subordinada Direo do Tribunal, com competncia para a gesto de documentos administrativos e judiciais nas fases de guarda intermediria e permanente, em conformidade com a legislao brasileira e com os princpios da Arquivologia. II. Tornar obrigatrio que parte da dotao oramentria anual dos Tribunais seja direcionada para aes de gesto documental e de
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O MINISTRIO DAS CIDADES CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES processamento tcnico do arquivo permanente, conforme planejamento estratgico, atravs de rubrica prpria. III. Solicitar estudos de viabilidade da centralizao dos arquivos intermedirios das unidades administrativas e judicirias, incluindo as Varas localizadas na sede e fora da sede, bem como da implantao de arquivos setoriais de acordo com macrorregies, estipulando-se cronograma para retirada e entrega dos documentos arquivados. Est correto o que se afirma em a) I, somente. b) I e II, somente. c) I e III, somente. d) II e III, somente. e) I, II e III. 05 (PGDF/2011 Iades) No diagnstico da situao arquivstica, o principal dado a ser coletado nas organizaes a) a mensurao da documentao. b) o tipo de mobilirio para armazenamento dos documentos. c) a descrio das atividades da organizao e sua relao com o fluxo de informaes. d) o tamanho da rea de depsito dos documentos. e) a estrutura organizacional.

Gabarito
Item Resposta Letra B Letra C Letra D Letra E Letra C Comentrio
Qualquer diagnstico deve identificar e fornecer informaes sobre o modo de organizao e de funcionamento das instituies ou sistemas. O diagnstico a atividade da Gesto de Documentos que tem a finalidade de fornecer dados e informaes sobre a instituio e suas atividades. Segundo os autores mencionados, as informaes mais importantes em um diagnstico so as relacionadas com o fluxo de documento, desde a produo at a eliminao. No relatrio de trabalho produzido pelo citado grupo, entre outras recomendaes para os arquivos deste sistema, consta o que se refere nos 3 itens da questo. fundamental conhecer as atividades que so desenvolvidas pelas instituies, pois so da sua execuo que so gerados os documentos de arquivo.

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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O MINISTRIO DAS CIDADES CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Bom, meus amigos, encerramos aqui esta aula demonstrativa. Espero que tenham percebido que o contedo, apesar da pouca frequncia, no complicado. No vai exigir de vocs mais do que algumas horas de dedicao e memria afiada. J em nossa prxima aula vamos iniciar os estudos de conceitos e noes iniciais de Arquivologia, fundamentais para o entendimento de todos os assuntos. Espero que tenham gostado da aula, e mais ainda que tenham percebido a importncia de estudar esta disciplina, ainda mais para este concurso, que ao que tudo indica, ser de uma concorrncia acirradssima! Aguardo as crticas e sugestes de todos vocs para elaborar um trabalho que realmente os ajude. Saibam que este curso democrtico, ento ser feito por vocs e para vocs! Fiquem vontade para enviar suas crticas, ideias e sugestes. Mais ainda, devem enviar suas dvidas para serem sanadas, pois o nosso principal objetivo aqui. Estarei disponvel para soluo de dvidas no frum do curso e no email: mayko@pontodosconcursos.com.br. Podem contar sempre com nosso apoio, meu e da equipe do Ponto, para ajuda-los sempre. Forte abrao a todos, meus desejos de que as bnos de Deus estejam presentes em suas vidas! Mais uma vez, sejam todos muito bem vindos! Bons estudos, e aguardo a todos para nossa primeira aula. At l!

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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O MINISTRIO DAS CIDADES CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Exerccios Resolvidos na Aula

(TRE-PI/2009 FCC) A descrio e anlise das atividades, funes e competncias da instituio, bem como da situao dos documentos nela acumulados (quantidade, datas-limite, condies de conservao, instrumentos de acesso disponveis, frequncia de uso) e das condies de infraestrutura de que dispe (edifcio, mobilirio, equipamentos, recursos humanos e financeiros), integram o chamado a) guia de fontes. b) plano de destinao. c) inventrio topogrfico. d) plano de armazenamento. e) diagnstico de arquivos. (MPU/2007 FCC) Na implantao de um sistema estadual de arquivos, o diagnstico da situao das unidades produtoras de documentos o instrumento que a) identifica as competncias, funes e atividades do poder pblico estadual, correlacionando-as com os documentos que as viabilizam e comprovam. b) combina elementos fsicos e lgicos no processamento automtico de dados das diferentes reas do governo. c) permite obter a mesma polaridade dos documentos originais produzidos pelos organismos da administrao direta e indireta. d) avalia o suporte lgico dos diferentes sistemas operacionais aplicados s atividades-fim e atividades-meio do governo estadual. e) estabelece relao de equivalncia entre diferentes sistemas de notao adotados nas secretarias de Estado.

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