ARQUIVO e DOCUMENTAO

DOS CONCEITOS AOS MTODOS DE ARQUIVAMENTO

Universidade Federal do Amap Curso Bacharelado em Secretariado Executivo
Organizao e Adaptao: Prof. Luizel SIMOES de Brito, Bel

Coleo dos contedos aplicados na Disciplina Arquivo e Documentao, ministrada para o Curso Bacharelado em Secretariado Executivo da Fundao Universidade Federal do Amap, para fins de orientar o aprendizado terico e avaliativo necessrio, sendo facilitador o Prof. Simes, Assistente II, Bel. em Secretariado Executivo, Registro Profissional 001-DRT/AP.

2 Semestre de 2012 Macap Amap Amaznia - Brasil

A humildade coloca uma pena a mais em nossas asas. Esta virtude nos mostra o caminho mais suave, rpido e seguro para qualquer lugar. Todos se aproximam e oferecem ajuda queles que so humildes. Com humildade os coraes se abrem e grandes tarefas se tornam fceis. Uma pessoa humilde tem conscincia do seu valor, mas no o enaltece.
Organizao Brahma Kumaris

SUMRIO
Unidade I: PREMBULO ............................................................................................. 04 1. Conceitos............................................................................................................ 04 2. Documento ......................................................................................................... 04 3. Dossi................................................................................................................. 05 4. Documentao.................................................................................................... 05 Unidade II: ARQUIVO E SUA DOCUMENTAO ...................................................... 07 1. Classificao dos Arquivos ................................................................................. 07 2. Classificao dos Documentos ........................................................................... 10 Unidade III: ORGANIZAO DE UM ARQUIVO ......................................................... 13 1. Levantamento de Dados..................................................................................... 13 2. Anlise dos Dados .............................................................................................. 14 3. Planejamento ...................................................................................................... 14 4. Implantao e Acompanhamento ....................................................................... 20 Unidade IV: ARQUIVO CORRENTE E PROTOCOLO................................................. 22 1. Servios de Protocolo ......................................................................................... 25 2. Servios de Arquivo ............................................................................................ 28 Unidade V: ARQUIVAMENTO ..................................................................................... 31 1. Mtodo Alfabtico ............................................................................................... 32 2. Mtodo Geogrfico ............................................................................................. 42 3. Mtodo Numrico ............................................................................................... 44 4. Mtodos por Assunto .......................................................................................... 47 GLOSSRIO ................................................................................................................. 49 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ............................................................................. 54 APNDICES ................................................................................................................. 55

Unidade I

PREMBULO

1. CONCEITOS 1.1. Documento: Registro de uma informao independentemente da natureza do suporte que a contm, ou seja, tudo o que produzido por razes funcionais: jurdicas, cientficas, administrativas, culturais ou artsticas. 1.2. Documentao: um conjunto de tcnicas cujo objetivo primordial a produo, sistematizao, distribuio e utilizao de documentos. 2. DOCUMENTO 2.1. Documento de Arquivo: 1) Aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituio pblica ou privada, nos exerccio de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informao. 2) Aquele produzido e/ou recebido por pessoa fsica no decurso de suas existncia. 2.2. Documento Oficial: Aquele que, possuindo ou no valor legal, produz efeitos de ordem jurdica na comprovao de um fato. 2.3. Documento Pblico: Aquele produzido e recebido pelos rgos do poder pblico, no desempenho de suas atividades. 2.4. Documento Sigiloso: Aquele que, pela natureza de seu contedo informativo, determina medidas especiais de proteo quanto a sua guarda e acesso ao pblico. 2.5. Classificao: Os documentos classificam-se, basicamente, em fontes primrias, secundrias e tercirias: a) fontes primrias: so aquelas que contm informaes originais ou, pelo menos, novas interpretaes de fatos ou ideias j conhecidos. Aparecem em diversas formas: artigos de peridicos, relatrios tcnicos, trabalhos apresentados em congressos, dissertaes e teses, patentes, literatura comercial, normas tcnicas e outras. So, por sua natureza, dispersas e desorganizadas do ponto de vista de sua produo, divulgao e controle; b) fontes secundrias: tm a funo de facilitar o uso do conhecimento dispersos nas primrias. Apresentam a informao filtrada e organizada de acordo com assunto definido. So as enciclopdias, dicionrios, manuais, tabelas, revises de literatura, coletneas, tratados, monografias, livros-texto, anurios, anais, etc.; c) fontes tercirias: so aquelas que tem a funo de guiar o usurio da informao para as fontes primrias e secundrias. So as bibliografias, os peridicos de indexao, os resumos, os catlogos coletivos, os guias de literatura, etc.

3. DOSSI Unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, relativos a um determinado assunto ou pessoa (fsica ou jurdica). 4. DOCUMENTAO 4.1. Importncia: Elemento auxiliar do estudo, da pesquisa e do planejamento, em qualquer campo ou nvel, a documentao assume vital importncia em nossos dias, haja vista o aparecimento e desenvolvimento da informtica, que pretende colocar disposio de todos, principalmente dos administradores, toda sorte de informaes e referncias necessrias tomada de deciso. 4.2. Natureza: A documentao pode ter natureza comercial, cientfica ou oficial. 4.3. Finalidade: Em sentido amplo, reunir e organizar todos os conhecimentos que o homem adquiriu atravs dos tempos e com isso permitir sua divulgao e utilizao, proporcionando o desenvolvimento da cincia e da tecnologia. Ou seja, mais restritamente, a finalidade da documentao a de auxiliar e influir, direta ou indiretamente, na tomada de deciso pelo administrador, pela autoridade, ou pelo pesquisador. 4.4. Caractersticas: Nos dias atuais a documentao assume uma caracterstica predominantemente dinmica, que a impulsiona a alcanar com mais rapidez e eficcia sua principal finalidade. 4.5. Normalizao: Procura racionalizar a produo, organizao e difuso das informaes que se encontram nos vrios documentos. Dessa maneira estabelece condies para o bom andamento da pesquisa, elaborao de projetos, preparao de relatrios, realizao de servios, obras, etc. O Brasil representado na Organizao Internacional de Normalizao (OIN) pela Associao Brasileira de Normas Tcnicas (ABNT), com sede no Rio de Janeiro. 4.6. Fases do Processo de Documentao: O processo desenvolve-se em trs fases principais: a) recolhimento: para constituir um servio de documentao, exige-se senso de julgamento na escolha de documentos, cultura geral e, alm de discernimento para recolher o que til, imparcialidade na seleo de documentos; b) leitura: a leitura fundamental, pois somente a partir dela se poder tomar qualquer deciso quanto utilidade e aplicao dos documentos; c) classificao: deve seguir uma orientao terica e, ao mesmo tempo, antecipar sua utilidade pblica. 4.7. Classificao: Organizar documentos na empresa uma atividade de grande importncia e responsabilidade, principalmente quando for simples, dinmica e eficiente. A classificao representa um agrupamento de documentos distribudos em classes, que designam grupos de coisas, de assuntos, de ideias ou de pessoas. A classificao mais difundida a de Melvil Dewey, que publicou sua Classificao Decimal em 1876. Seu plano divide os ramos do conhecimento em dez

grupos, que so, por sua vez, subdivididos quantas vezes se fizerem necessrias. Considerando que a organizao de documentos comumente se baseia em nome, assunto, origem, destino, ordem cronolgica e local, os principais sistemas de classificao so: alfabtico; numrico; alfanumrico; assunto em ordem alfabtica; assunto em ordem de codificao; cronolgico; origem ou destino em ordem alfabtica; origem ou destino em ordem de codificao; geogrfico; natureza do documento.

Unidade II

ARQUIVO E SUA DOCUMENTAO

A palavra arquivo empregada em nosso dia-a-dia para situaes e significados diferentes. Voc consegue lembrar alguma situao ou significado para ela? Vamos analisar a origem desta palavra, que ainda no est bem esclarecida. H estudiosos que defendem a ideia de ela ter se originado do grego arch, que significa palcio dos registrados, tendo evoludo mais tarde para o termo archeion, que o local de guarda e depsito de documentos. Outros, no entanto, dizem que a palavra originria do latim achivum que significa, tambm no conceito antigo, o lugar onde os documentos eram guardados. Atualmente, adotamos um outro conceito para arquivo, como este do americano Solon Buck:

ARQUIVO
o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um Governo, Organizao ou Firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e por seus sucessores, para efeitos futuros. Podemos, ento, a partir desse conceito, tirar algumas concluses sobre a finalidade e as funes de um arquivo. A primeira finalidade de um arquivo servir administrao de uma instituio qualquer que seja a sua natureza. Depois que a atividade administrativa se encerra, os arquivos comeam a funcionar para a histria e para a cultura. Temos a outra finalidade, que surge em consequncia da anterior: servir histria, como fonte de pesquisa. No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funes bsicas so as mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais.

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

Provavelmente, vrios tipos de arquivo j passaram por sua cabea at agora, no mesmo? O arquivo da escola onde estudou; aquele organizado pela famlia de um amigo; o que foi consultado para fazer uma pesquisa; o que havia no setor de pessoal onde voc trabalhou por algum tempo, ou ainda, o arquivo de discos que viu em uma gravadora. E cada um desses arquivos apresenta caractersticas bem variadas. Da serem

classificados em quatro grupos, de acordo com: a natureza da entidade que os criou; os estgios de sua evoluo; a extenso da sua ateno; a natureza dos seus documentos. Vamos analisar cada um desses grupos em separado De acordo com a entidade criadora Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica em: PBLICO arquivo de instituies governamentais de mbito federal (central ou regional), ou estadual, ou municipal. Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de sade ou da prefeitura de um Municpio. INSTITUCIONAL est relacionado, por exemplo, s instituies educacionais, igrejas, corporaes no lucrativas, sociedades e associaes. Exemplos: o arquivo de um centro de educao experimental ou de um sindicato. COMERCIAL arquivo de firmas, corporaes e companhias. Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritrio de engenharia ou de um banco. FAMILIAR OU PESSOAL diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas, individualmente. Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certides de nascimento e casamento; declaraes de imposto de renda; documentos relativos a transaes de compra e venda de imveis; recibos de pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas. De acordo com o estgio de evoluo Quando levamos em conta o tempo da existncia de um arquivo, ele pode pertencer a um destes trs estgios: ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE guarda a documentao mais atual e frequentemente consultada. Pode ser mantido em local de fcil acesso para facilitar a consulta. Somente os funcionrios da instituio tm competncia sobre seu trato, classificao e utilizao. O arquivo corrente tambm conhecido como arquivo em movimento. Exemplo: o arquivo de um setor de almoxarifado contendo as requisies de materiais do ano em curso. ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIRIO inclui documentos que vieram do arquivo corrente, porque deixaram de ser usados com frequncia. Mas eles ainda podem ser consultados pelos rgos que os produziram e os receberam, se surgir uma situao idntica quela que os gerou. No h necessidade de esses documentos serem conservados s proximidades das reparties ou escritrios, e a sua permanncia no arquivo transitria, uma vez que esto apenas aguardando

para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente. Exemplo: o arquivo dos dez ltimos anos da documentao de pessoal de uma empresa. ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE nele se encontram os documentos que perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser frequente, espordico. Eles so conservados somente por causa de seu valor histrico, informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo que se conheam os fatos que evoluram. Esse tipo de arquivo o que denominamos de arquivo propriamente dito. Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do incio do sculo. De acordo com a extenso da ateno Os arquivos se dividem em: ARQUIVO SETORIAL estabelecido junto aos rgos operacionais, cumprindo as funes de um arquivo corrente. Exemplo: o arquivo de contabilidade de uma empresa comercial. ARQUIVO CENTRAL OU GERAL destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio. Nesse caso, portanto, as atividades de um arquivo corrente so centralizadas. Exemplo: o arquivo nico das diversas faculdades de uma Universidade. De acordo com a natureza de seus documentos Dependendo das caractersticas dos documentos que compem o arquivo, ele se classifica em: ARQUIVO ESPECIAL guarda documentos de variadas formas fsicas como discos, fitas, disquetes, fotografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, filmes, entre outros. Eles merecem tratamento adequado no apenas quanto ao armazenamento das peas, mas tambm quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservao. Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituio financeira ou os disquetes de uma firma de advocacia. ARQUIVO ESPECIALIZADO tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto, de um capo especfico, como o hospitalar, o da medicina, engenharia, imprensa, entre outros. So chamados, inadequadamente, de arquivos tcnicos. Exemplo: o arquivo de peas como ossos, dentes e fetos de uma escola de enfermagem. Voc percebeu, pelos exemplos apresentados, que um mesmo arquivo pode pertencer a mais de um grupo? Veja! O arquivo de uma secretaria estadual de sade foi exemplificado como um arquivo pblico, de mbito estadual, porque estvamos considerando o tipo de instituio que o criou: um rgo do governo do Estado. Mas ele tambm pode ser classificado como um arquivo corrente, ou de primeira idade, caso seus documentos

sejam utilizados com frequncia por seus funcionrios. Pode ser ainda um arquivo central que serve a todos os setores daquela secretaria. J falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demos alguns exemplos de documentos que os compem. Mas o que caracteriza, exatamente, o documento de um arquivo?

CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

Pense novamente sobre os vrios tipos de documentos aqui apresentados e faa uma lista de alguns documentos que possam estar sob sua guarda. Voc, com certeza, se lembrou de diferentes documentos, j que eles so bem variados. S para exemplificar, apresentamos alguns para voc conferir com os seus e complementar a sua lista: cadastros de funcionrios, de escolas, de clientes, de vendedores; histrico escolar de alunos, avaliao de desempenho de funcionrios; discos, fitas, disquetes, fotos, gravuras, filmes, microfilmes, jornais, revistas, mapas, quadros; notas fiscais, faturas, duplicatas, promissrias; fichas, tabelas e formulrios de qualquer natureza; certides de modo geral. A partir desses exemplos e de outros escritos em sua lista, o que voc conclui a respeito do que seja um documento de arquivo? Pense e depois veja se tambm chegou a esta concluso:

DOCUMENTO
todo material recebido ou produzido por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, e que constitui elemento de prova ou de informao. Ele arquivado e conservado por essas instituies e seus sucessores, para efeitos futuros. Um documento de arquivo tambm pode ser aquele produzido ou recebido por pessoa fsica, no decurso de sua existncia . Os documentos de um arquivo apresentam caractersticas e formas diferentes. Da eles serem classificados em dois grupos. Quanto ao gnero Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto , o gnero dos documentos de um arquivo pode ser bem variado, como se observa nas figuras abaixo:

10

DOCUMENTO ESCRITO OU TEXTUAL

ata de reunio

DOCUMENTO CARTOGRFICO
GUIANA VENEZUELA COLMBIA SURINAME EQUADOR GUIANA FRANCESA

BRASIL PERU BOLVIA

PARAGUAI CHILE

ARGENTINA URUGUAI

mapa
DOCUMENTO ICONOGRFICO foto

quadro

importante destacar que a documentao escrita ou textual se apresenta de inmeros tipos fsicos ou espcies documentais. Alguns deles j foram at lembrados aqui, em exemplos anteriores: contratos, folhas de pagamento, livros contbeis, requisies diversas, atas, relatrios, regimentos, regulamentos, editais, certides, tabelas, questionrios e correspondncias.

11

Quanto natureza do assunto Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser: OSTENSIVO cuja divulgao no prejudica a administrao. Exemplos: notas fiscais de uma loja; escala de planto de uma clnica. SIGILOSO de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgao e custdia. Os documentos sigilosos ainda subdividem-se em outras quatro categorias, tendo em vista o grau necessrio de sigilo e at onde eles podem circular. Ultrassecreto seu assunto requer excepcional grau de segurana que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: documentos relacionados poltica governamental de alto nvel e segredo de Estado (descoberta e experincias de grande valor cientfico; negociaes para alianas militares e polticas; planos de guerra; informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel). Secreto seu assunto exige alto grau de segurana, mas pode ser do conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas para tal, ainda que no estejam intimamente ligadas ao seu estudo e manuseio. Exemplos: planos, programas, e medidas governamentais; assuntos extrados de matria ultrassecreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difuso (planos ou detalhes de operaes militares); planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras; projetos de aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes; dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros, e tambm, os meios e processo pelos quais foram obtidos; materiais criptografados (escrito em cifras ou cdigos) importantes e sem classificao anterior. Confidencial seu assunto, embora no requeira alto grau de segurana, s deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas, para no prejudicar um indivduo ou criar embaraos administrativos. Exemplos: informaes relativas a pessoal, finanas e material de uma entidade ou de um indivduo, cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes; radiofrequncia de importncia especial ou aquelas que so usualmente trocadas; cartas, fotografias areas, e negativos que indiquem instalaes importantes para a segurana nacional. Reservado seu assunto no deve ser do conhecimento do publico, em geral. Exemplos: partes dos planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e execuo; cartas, fotografias areas, e negativos que indiquem instalaes importantes.

12

Unidade III

ORGANIZAO DE UM ARQUIVO

Quando uma instituio percebe a necessidade de organizar o seu arquivo, primeiro precisa pensar em fazer uma campanha de sensibilizao que atinja a todos os funcionrios dos vrios nveis hierrquicos envolvidos no projeto. preciso fazer reunies, palestras para sensibilizar e solicitar a cooperao de todos nas diferentes etapas de organizao de um arquivo e, ainda, para informar periodicamente sobre o andamento das atividades. Essa uma estratgia importante para diminuir as resistncias que sempre ocorrem, quando se tenta modificar um sistema j existente na instituio. O processo de organizao do arquivo de uma instituio, assim como o de qualquer outro setor, ocorre em quatro etapas importantes: levantamento de dados; anlise dos dados coletados; planejamento; implantao e acompanhamento. Vamos ver em detalhe o que compreende cada uma dessas etapas? LEVANTAMENTO DE DADOS J vimos que um arquivo o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma instituio pblica e privada, no decorrer de suas atividades. Para organizarmos o arquivo de uma instituio necessitamos, antes de qualquer coisa, de conhecer a estrutura dessa instituio, seus objetivos e o seu modo de funcionamento, para s ento avaliar e compreender o significado de sua documentao. Por isso, o levantamento de dados para a organizao de um arquivo deve comear pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas, e outros documentos da instituio mantenedora do arquivo. Deve ainda procurar todos os dados possveis sobre a documentao que circula frequentemente na instituio. No que diz respeito documentao necessrio conhecer e analisar dados como: o gnero da documentao: se escrita ou textual, audiovisual, cartogrfica, iconogrfica, informtica, etc.; as espcies de documentos mais frequentes: se cartas, faturas, projetos, relatrios, mapas, disquetes, fitas de vdeo, etc.; os modelos e formulrios em uso; a quantidade e o estado de conservao do acervo;

13

 os mtodos de arquivamento adotados para classificao dos documentos; a existncia de registros e protocolos em fichas ou em livros; a mdia de arquivamento dirio; o controle de emprstimo de documentos; os processos adotados para conservao e reproduo de documentos; a existncia de normas de arquivo, manuais e cdigos de classificao. Alm de todas essas informaes relativas aos documentos, o especialista que vai organizar o arquivo da instituio, ainda precisa conhecer outros dados: o nmero de empregados encarregados do arquivo, seu nvel de escolaridade e formao profissional; a quantidade do equipamento existente, modelo e estado de conservao; a situao fsica do arquivo extenso da rea ocupada, condies de iluminao e umidade, estado de conservao das instalaes e tipo de proteo contra incndio. ANLISE DOS DADOS Com os dados recolhidos junto instituio, o especialista analisa e verifica a situao real dos servios de arquivo, fazendo o seu diagnstico. Depois, com base nesse diagnstico, prope as modificaes necessrias ao sistema a ser implantado. Em resumo, a etapa de anlise dos dados coletados consiste em verificar se a estrutura, as atividades e a documentao de uma instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico aponta os pontos de atrito, as falhas ou lacunas no complexo administrativo onde o arquivo est sendo organizado. PLANEJAMENTO Coletados os dados necessrios, feita a sua anlise e verificada a localizao do arquivo na empresa, a prxima etapa elaborar o plano arquivstico, para que cumpra seus objetivos, em todos os estgios de sua evoluo corrente, intermedirio e permanente. Esse plano precisa contemplar as disposies legais e as necessidades da instituio, devendo estar dividido em trs partes distintas: 1 PARTE sntese da situao real encontrada; 2 PARTE anlise e diagnstico da situao; 3 PARTE projeto propriamente dito, com prescries, recomendaes, procedimentos a serem adotados e prioridades para sua implantao. Para elaborar um projeto com tais caractersticas, precisamos considerar: a posio do arquivo na estrutura da instituio; a centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo; a escolha dos mtodos de arquivamento adequados; o estabelecimento de normas de funcionamento; a qualificao dos recursos humanos; a escolha das instalaes e equipamentos;

14

 a constituio de arquivos intermedirios e permanentes; os recursos financeiros disponveis e necessrios. Vamos agora comentar alguns desses elementos. Localizao do Arquivo na Empresa Analise, nas duas estruturas organizacionais a seguir, a posio que o arquivo ocupa em cada uma das duas empresas:
Empresa CASEX Diretoria Geral

Diretoria de Marketing e Finanas

Diretoria Administrativa

Diretoria de Recursos Humanos

Setor de Cnatabilidade e Tesouraria

Setor de Vendas de Publicidade e Propaganda

Setor de Estoque e Almoxarifado

Setor de Arquivo e Protocolo

Setor de Compras

Setor de Pessoal

Empresa CETA

Diretor Presidente
Assessoria Jurdica

Diretoria Comercial

Diretoria Administrativa

Diretoria Financeira

Diretoria Recursos Humanos

Dpto. Venda

Dpto. de Arquivo e Protocolo

Dpto. de Servios Gerais

Dpto. de Contas a Pagar

Dpto. de Contas e Receber

Dpto. de Administrao de Pessoal

Dpto. de Administrao de Recursos Humanos

Dpto. de Marketing

Setor de Transportes

Depto. de Contabilidade

Setor de Recrutamento Seleo e Treinamento

Setor de Cargos e Salrios

Setor de Expedio

Setor de rea Fiscal

Dpto. de Administrao de Material

Setor de rea Contbil

Setor de Suprimento

Setor de Almoxarifado

Como voc deve ter observado, o arquivo est em uma posio mais baixa na estrutura organizacional da primeira empresa, enquanto que na segunda ele est em um nvel mais elevado da estrutura. E qual dessas duas situaes a mais recomendada? De forma generalizada, no possvel determinar qual a melhor posio do

15

rgo responsvel pelo arquivo na estrutura de uma instituio. No entanto, recomendvel que sua posio seja a mais elevada possvel, visto que ir atender a setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade. Adotando esse critrio, alguns problemas podero ser evitados, tanto na rea de ralaes humanas quanto na rea de comunicaes administrativas. importante lembrar ainda que, se a instituio j contar com um setor de documentao, esse ser, em princpio, o mais adequado para acolher o arquivo, pois a tendncia moderna reunir todos aqueles que lidam com a informao em um nico setor. Destacamos que, para o usurio do arquivo, no importa onde a informao se encontra armazenada se memria de computador, biblioteca, microfilme, arquivo o que realmente lhe interessa encontrar o que deseja, com exatido e rapidez. Da a importncia da instituio possuir sistemas de informaes dotados de recursos tcnicos modernos e materiais adequados, que atendam demanda. Centralizao/Descentralizao dos servios de arquivo Ao elaborarmos um plano de arquivo, no podemos deixar de definir, com clareza, se os servios adotaro a linha da centralizao ou da descentralizao. O sistema centralizado de arquivos correntes no consiste, apenas, em reunir a documentao em um nico local. Compreende a concentrao, em um nico rgo da estrutura organizacional, de todas as atividades de controle de documentos correntes, como: recebimento, registro, movimentao e expedio. Esse sistema oferece inmeras vantagens: treinamento de pessoal mais eficiente; maiores possibilidades de padronizao de normas e procedimentos; delimitao ntida de responsabilidades; reduo dos custos operacionais; economia de espaos e equipamentos. Apesar dessas vantagens, no se pode ignorar que, em alguns casos, centralizao rgida desaconselhvel e at mesmo desastrosa. o caso, por exemplo, de instituies de mbito nacional, cujas unidades administrativas espalhadas pelo pas desenvolvem atividades autnomas ou especficas. Ou, ento, daquelas em que as unidades esto distantes umas das outras, como agncias, delegacias ou filiais. Nesses casos, fica evidente a necessidade de arquivos prximos s unidades, para realizarem, com eficincia, seus programas de trabalho. Mas ateno! No caso de adotarmos o sistema descentralizado, necessria prudncia: se a centralizao rgida pode ser desastrosa, a descentralizao excessiva pode produzir prejuzos ainda mais graves. Mas como a descentralizao ser estabelecida? Em funo de que aspectos? Observe novamente a segunda estrutura organizacional. Veja que ela possui quatro grandes reas: comercial, administrativa, financeira e de recursos humanos. Nessa estrutura caberia um arquivo para cada uma das reas (arquivos setoriais). A descentralizao dos servios de arquivo estaria sendo determinada em funo das

16

grandes reas de atividades da instituio. E isso justamente que o bom senso indica. Como proceder, ento, para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurana e eficincia? Ser necessria a criao de uma coordenao central, tecnicamente planejada, que exercer funes normativas, orientadoras e controladoras. Essa coordenao central ter como atribuies: estabelecimento e cumprimento das normas gerais de trabalho, para manter a unidade e a eficincia dos arquivos setoriais; treinamento e orientao do pessoal destinado aos arquivos setoriais, tendo em vista a eficincia e a unidade de execuo do servio; determinao de normas especficas de operao, a fim de atender s peculiaridades de cada arquivo setorial; promoo da organizao ou a reorganizao dos arquivos setoriais; prestao de assistncia tcnica aos arquivos setoriais; promoo de reunies peridicas com encarregados dos arquivos setoriais para exame, debate e instrues sobre o sistema de arquivos. Mtodos de arquivamento Para escolher os mtodos de arquivamento, o especialista precisa no s conhecer, mas tambm analisar os documentos e as atividades cotidianas da empresa, observando como ocorrem as solicitaes ao arquivo. Por isso, as etapas de levantamento e anlise dos dados da instituio so muito importantes para a escolha dos mtodos a serem adotados no arranjo da documentao corrente. Essa arrumao consiste em classificar os documentos numa sequncia de letras, nmeros, ou combinaes de letras e nmeros, de acordo com o mtodo de arquivamento adotado. Normalmente usado mais de um mtodo para classificar os documentos, porque difcil haver um nico mtodo que d conta da variedade de documentos de uma organizao. Enquanto alguns deles so melhores ordenados por assunto, outros por nome, local, data ou nmero. Para voc entender melhor, analise este exemplo de ordenao: PATRIMNIO Belo Horizonte Fortaleza Rio de Janeiro PESSOAL Admisso Almeida, Carlos Bruno, Jlio Machado, Joo Reis, Maria Demisso Braga, Selma Coutinho, Clia Tavares, Cludio

17

Folha de Pagamento ago. a dez. de 2000 jan. a jul. de 2001 ago. A dez. de 2001 Promoo Resciso de Contrato Em relao ordenao usada no exemplo, destacamos: primeiro os documentos foram classificados de acordo com os assuntos Patrimnio e Pessoal, alm das subdivises desse ltimo: admisso, demisso, folha de pagamento, promoo e resciso de contrato. Assim, o arranjo inicial (ou classificao) foi feito por assunto; no assunto Patrimnio, nota-se um segundo arranjo, dessa vez geogrfico, pois os documentos foram classificados pelas cidades de Belo Horizonte, Fortaleza e Rio de Janeiro; j nos assuntos admisso e demisso, a documentao foi classificada pelos nomes de pessoas em ordem alfabtica. Dessa vez, ento, o arranjo foi alfabtico; e, por ltimo, no assunto folha de pagamento, o arranjo foi cronolgico, porque foi feito por datas. Vimos que foi feito um arranjo principal, por assunto e, depois, foram feitos arranjos secundrios como, por exemplo, o geogrfico, o alfabtico e o cronolgico. Mais de um mtodo de arquivamento foi utilizado no exemplo. Em primeiro lugar foi definido um mtodo principal, que foi por assunto. E depois vieram mtodos auxiliares, quando os documentos foram ordenados por local, nomes e datas. Funcionamento do arquivo Para que os trabalhos tenham coerncia, e uma certa unidade, necessrio que sejam estabelecidas normas bsicas para seu funcionamento, isto desde a fase de planejamento do arquivo. Tais normas, depois de aplicadas em modelos e formulrios, integraro o Manual de Arquivo da instituio, juntamente com suas rotinas, cdigos de assunto e ndices. Um arquivo bem organizado de imenso valor, pois ele a memria viva da instituio, fonte e base de informaes. Ele vai evitar repeties, simplificando e racionalizando o trabalho. A pessoa encarregada dos servios de arquivo seja o arquivista (nvel superior) seja o tcnico em arquivo (nvel mdio), devem estar capacitadas em relao s tcnicas de arquivamento, pois so elas que selecionaro os documentos do acervo, separando os papis inteis daqueles de valor futuro, com informaes valiosas. Para isso, necessrio que esses profissionais conheam bem a instituio em que trabalham, que conheam os sistemas de arquivamento e que saibam lidar com o pblico. Alm de conhecimentos tcnicos, o profissional de arquivo precisa ter: esprito metdico, capacidade de discernimento e de ateno, pacincia, imaginao, poder

18

de anlise e de sntese, esprito crtico, discrio, honestidade, esprito de equipe e entusiasmo pelo trabalho. Mas um arquivo no se faz s de recursos humanos. Outro aspecto que tambm merece muita ateno: os recursos materiais a escolha das instalaes e dos equipamentos de um arquivo. A escolha do local adequado para instalar o arquivo relevante para o desempenho das atividades do rgo. necessrio observar, nas reas fsicas, se as condies de limpeza, iluminao, temperatura e ndices de umidade so satisfatrias e aceitveis. E, ainda, se o tamanho da rea tem capacidade para conter o acervo e permitir ampliaes futuras. No que diz respeito ao equipamento, ele pode ser de dois tipos, ambos indispensveis realizao do trabalho arquivstico. Material de consumo aquele que sofre desgaste a curto ou mdio prazo. o caso das fichas, guias, pastas, tiras de insero e material de escritrio como lpis, canetas, grampos, papis, envelopes e mais outros materiais, tais como: FICHA retngulo de cartolina, pequeno ou grande, pautado ou liso, onde registrada a informao. As dimenses variam de acordo com as necessidades, podendo ser branca ou de cor. GUIA DIVISRIA retngulo de carto resistente que serve para separar as partes ou as sees dos arquivos ou fichrios, reunindo as respectivas fichas ou pastas em grupos. A sua finalidade facilitar a busca de documentos e o seu rearquivamento. JANELA PROJEO
PROJEO salincia na parte superior da guia, recortada no prprio carto ou nele aplicada, sendo nesse caso, de celulide ou de metal. JANELA abertura na projeo que recebe a tira de insero. P salincia na parte inferior da guia, onde h um orifcio chamado ilh e pelo qual passa uma vareta que prende as guias.

P ILH

A notao, isto , a indicao feita numa guia divisria pode ser de vrias maneiras, de acordo com o mtodo de arquivamento adotado. Veja trs tipos de notaes diferentes que podem ser feiras em uma guia divisria, assunto que ser mais detalhado na ltima unidade de estudo.
500

500 - A

NOTAO ALFABTICA COM USO DE LETRAS

NOTAO NUMRICA
COM USO DE NMEROS

NOTAO ALFANUMRICA COM USO DE LETRAS E NMEROS

19

FORA

GUIA FORA um tipo de guia divisria que tem a palavra FORA como notao, indicando que uma pasta do arquivo foi retirada.

TIRA DE INSERO tira picotada de papel gomado ou de cartolina usada para escrever as notaes. Essas tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias. A - C 500 TIRAS DE INSERO PASTA folha de papelo ou de cartolina, dobrada ao meio, que serve para guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, lisa ou ter projeo. 500 - A

PASTAS DE ARQUIVO Agora que j analisamos o material de consumo especialmente usado na organizao de um arquivo, vamos passar ao seu material permanente que aquele de grande durabilidade, podendo ser reutilizado com a mesma finalidade. Na escolha dos materiais permanentes devemos considerar no s o tipo e o tamanho dos documentos, mas ainda: o aproveitamento mximo do mvel e mnimo de dependncias (economia de espao); a arrumao racional (convivncia do servio); a previso de atendimento a novas necessidades (capacidade de expanso); a segurana (invulnerabilidade); as condies estticas (de acordo com o ambiente); a conservao (resistncia e durabilidade).

Finalmente vale lembrar que em relao ao material permanente e de consumo de um arquivo, necessrio fazer uma pesquisa de mercado, visto que sempre esto sendo lanados modelos mais modernos e funcionais. IMPLANTAO E ACOMPANHAMENTO A ltima fase para a organizao de um arquivo a de implantao do projeto arquivstico e seu acompanhamento. muito importante, nesse momento, que toda a instituio seja informada sobre as alteraes introduzidas nas rotinas de servio,

20

pedindo a cooperao de todos para, assim, diminuir possveis resistncias. Nessa fase de implantao e acompanhamento do projeto que fazemos uso do Manual de Arquivo, citado anteriormente. A elaborao desse material no segue um padro rgido, uma vez que cada instituio tem suas caractersticas especiais. Em linhas gerais, porm, eles devem satisfazer aos seguintes aspectos: apresentao, objetivos e abrangncia do manual; informaes sobre responsabilidades; os arquivos da instituio, suas finalidades e

interao e subordinao do arquivo; organogramas e fluxogramas; conceitos gerais de arquivo e definio das operaes de arquivamento; vocabulrio tcnico adequado; detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulrios utilizados; plano de classificao de documentos com seus respectivos cdigos e ndices; tabelas de temporalidade de documentos, as quais, pela sua amplitude, podem vir em separado. O Manual de Arquivo deve ser revisto e atualizado de tempos em tempos, a fim de atender s alteraes que surgem tanto por causa da evoluo da instituio quanto pelo fato de o arquivo ser uma atividade dinmica.

21

Unidade IV

ARQUIVO CORRENTE E PROTOCOLO

Voc j sabe que o arquivo corrente aquele formado por documentos de uso frequente e que funciona na prpria empresa ou em locais de fcil acesso, prximos a ela. Mas como encaminhamos documentos para o arquivo corrente? Como analisamos suas atividades? Para analisarmos suas atividades vamos trabalhar com uma situao e mostrar o encaminhamento dado a alguns documentos em uma empresa. FERNANDA ENCARREGADA DE ANALISAR A DOCUMENTAO QUE A EMPRESA RECEBE E DAR-LHE O DEVIDO ENCAMINHAMENTO. HOJE CHEGARAM S SUAS MOS: UMA
CARTA PARA UM EMPREGADO DA PESSOAL; EXEMPLARES FUNCIONRIOS; DE UM

DIRETORIA FINANCEIRA,
SINDICATO DA

COM A ETIQUETA DE CLASSE,

VRIOS DOIS

JORNAL DO

PARA

OS

ENVELOPES ENDEREADOS MENSAGEIRO DE OUTRA EMPRESA

ASSESSORIA JURDICA

E ENTREGUES POR UM

Agora pense: que tratamento voc acha que Fernanda deve dar a cada um desses documentos? Anote seu pensamento em uma folha de papel e, depois, compare-o com o que apresentamos. Fernanda no vai abrir e nem registrar a carta porque contm a anotao pessoal, indicando tratar-se de uma correspondncia particular. A carta ser encaminhada diretamente a quem se destina, na Diretoria Financeira. Nesse caso, portanto, no h qualquer preocupao com o seu arquivamento. Quanto aos jornais, Fernanda tambm no precisa registra-los, porque no so documentos oficiais. Eles devem ser distribudos aos funcionrios e, aps serem lidos podem ser jogados fora. J os envelopes entregues pelo mensageiro so correspondncias oficias. Eles precisam ser abertos, os documentos registrados e encaminhados, no caso, Assessoria Jurdica, de acordo com os procedimentos adotados pela administrao. Todo o andamento desses documentos dentro da empresa controlado e, s aps cumprirem suas finalidades, que so arquivados. Muitos deles at podem aguardar decises e prazos j nos arquivos. E dependendo das normas da empresa e da natureza dos documentos arquivados, eles podem ser emprestados ou consultados no prprio local do arquivo. Desde a chegada dos documentos empresa j deve haver uma preocupao com o seu possvel arquivamento. O tcnico de arquivo precisa estar atento a isso e

22

determinar a classificao que cada documento recebe no memento do seu registro, pois ela se repetir mais tarde, quando for arquivado. Portanto, num sistema de arquivos correntes, os servios de recebimento, registro, controle de tramitao (distribuio e movimentao) e expedio de correspondncia, no podem ser desvinculados de arquivamento e emprstimo ou consulta de documentos. As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitao e expedio de correspondncia constituem os servios de protocolo. E as atividades de arquivamento e emprstimo de documentos so os servios de arquivo. Ento, no podemos separar os servios de protocolo dos servios de arquivo. Da ser comum, na estrutura organizacional das instituies, a existncia de setores, normalmente denominados Arquivo e Protocolo, ou Arquivo e Comunicao ou outro nome parecido, que respondem tanto pelo protocolo como pelo arquivamento. Em relao aos servios de arquivo e protocolo, importante destacarmos que as rotinas e procedimentos para sua execuo devem ser criados pela prpria instituio, obedecendo a um critrio adequado s suas caractersticas. No podemos predeterminar e nem impor qualquer rotina ou procedimento a uma empresa, mas apenas sugerir.

SERVIOS DE PROTOCOLO
Observe este ofcio:

Este ofcio, ao ser recebido pelo banco, foi registrado de acordo com os procedimentos adotados na empresa. Depois foi distribudo, sendo encaminhado ao Diretor Financeiro. Na diretoria, a secretria recebeu o documento, registrou-o na entrada (nos

23

controles especficos da unidade administrativa) e encaminhou-o ao diretor. Esse, aps conhecer o teor o ofcio, despachou-o para um dos seus colaboradores, solicitando-lhe anlise e parecer. Concluda a solicitao, o colaborador retornou o documento, com o parecer, sua chefia que, aps analisar, pediu algumas providncias, dentre as quais expedio de uma resposta para a Andes Turismo S.A. Finalmente, ele devolveu documentao sua secretria ofcio, despachos, parecer solicitando-lhe arquivamento. a a o

A secretria registrou a sada do documento em seus controles e depois o encaminhou ao Setor de Arquivo da empresa. Veja que o ofcio passou por vrios setores dentro do Banco do Estado S.A., envolvendo tarefas que constituem o servio de protocolo de uma empresa: recebimento; registro; distribuio e movimentao; expedio de correspondncia. Mas protocolo tambm pode ter outros significados mais restritos.

Protocolo livro de registro de documento recebido ou expedido

Protocolo nmero de registro dado a um documento

PROTOCOLO
A DENOMINAO ATRIBUDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO, REGISTRO, DISTRIBUIO E MOVIMENTAO, E EXPEDIO DE DOCUMENTOS. TAMBM O NOME ATRIBUDO AO NMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU, AINDA, AO LIVRO DE

24

REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS.

E como esses servios de protocolo funcionam? Que procedimentos so adotados para que eles cumpram suas finalidades com eficincia? Rotinas de recebimento e classificao Cada instituio precisa criar suas prprias rotinas de trabalho, tendo em vista suas particularidades. Mas, de um modo geral, as rotinas de recebimento e classificao de documentos so: Recebimento da correspondncia chegada empresa pelo malote, Correios ou entregue em mos. Separao da correspondncia oficial da particular. Distribuio da correspondncia particular. Separao da correspondncia oficial de carter ostensivo das de carter sigiloso. Encaminhamento da correspondncia sigilosa aos seus destinatrios. Abertura da correspondncia ostensiva. Leitura da correspondncia para tomada de conhecimento do assunto, verificando a existncia de antecedentes. Requisio de antecedentes ao arquivo. Se eles estiverem l, o setor encarregado de registro e movimentao informar onde se encontram e os solicitar, para ser feita a juntada, isto , agrupar, por exemplo, dois ou mais documentos, ou processos. Interpretao da correspondncia e sua classificao de acordo com o cdigo adotado pela empresa e definido pelo arquivista. Carimbo do documento no canto superior direito (de preferncia com um carimbo numerador datador do protocolo). Abaixo da data e do nmero, escrevemos para aonde o documento ser encaminhado (destino) e o cdigo atribudo a ele, quando foi classificado.

Elaborao do resumo do assunto tratado no documento. Encaminhamento movimentao. dos papis ao setor responsvel pelo registro e

Rotinas de registro e movimentao Esse servio funciona como um centro de distribuio e redistribuio de

25

documentos. Ali os documentos chegam e so encaminhados aos setores, so devolvidos e encaminhados aos outros setores ou ao arquivo. Mesmo que algumas de suas rotinas possam varias de uma empresa para outra, de um modo geral elas compreendem. Preparao da ficha de protocolo, em duas vias, que podem ser de diferentes modelos, dentre os quais selecionamos trs para seu conhecimento e verificao de como so preenchidas.
0651/3
N do protocolo

0350/A
Cdigo do assunto

27/01/12
Data da entrada

ofcio
Espcie

Procedncia Assunto

Banco Sul S.A.

03/01/12
Data do documento

186/12
N de ordem

Compra de Equipamento de Informtica

Distribuio

Data

Recebido

Data

Defin Secon

4/02/12 9/02/12

Conceio Braga Aurlio Soares

4/02/12 10/02/12

Modelo de ficha de protocolo usada para a classificao por assunto

FRENTE

VERSO

Carimbo Data

ANDAMENTO Local

21/02/2012

DRH SEPES

3088937
12/00562/2012

03/03/2012

Nome/local

Snia Maria Pereira

Resumo

Pedido de Licena a Maternidade

Modelo de ficha de Protocolo usada para a classificao numrico-cronolgica

As informaes sero dadas vista deste carto

26

FRENTE

VERSO

Controle Numrico
Nmero Data

Carga

Data
17/09/12 6/10/12

Carga

Data

2031765
Nome

16/09/12

RecHum Dipes

Maria ster dos Santos

Matrcula Cargo ou funo

0290/1

Auxiliar Administrativo

Documento
Espcie Nmero Data

Requerimento
Assunto

s/n

2/09/12

Solicita resciso de contrato

Observaes

Contracheque anexado

Modelo de ficha de protocolo usada para a classificao numrica

Observe que nos trs modelos, h espao para escrevermos o mesmo cdigo, ou nmero de classificao colocado no documento, quando foi registrado no protocolo. E tambm h uma parte denominada distribuio, andamento ou carga, onde anotamos cada etapa da tramitao do documento (desde o momento de sua sada do setor de protocolo at o seu arquivamento). Desse modo, quando desejamos saber algo sobre o documento, basta verificarmos seu andamento na ficha de protocolo. Se, por exemplo, a destinao dele estiver para o arquivo, possvel sabermos sob que notao ele est arquivado, que a mesma atribuda ao documento. Acrscimo da segunda via da ficha de protocolo ao documento j carimbado e encaminhamento ao seu destino. Se existirem antecedentes, eles e suas respectivas fichas, com registro e anotaes, devem anexados ao documento. Quando o documento chegar ao seu destino, o responsvel naquele setor precisa retirar a ficha de protocolo, que s anexada novamente ao documento quando ele seguir para outro setor. Essa passagem do documento de um setor a outro, a redistribuio, deve ser feita atravs do setor responsvel pelo registro e movimentao. Registro dos dados constantes da ficha de protocolo para as fichas de procedncia e de assunto, rearquivando-as em seguida. Essas fichas so preenchidas no s para controlar a documentao que passa pelos servios de protocolo como tambm, para facilitar a pesquisa do documento, quando necessrio. Eis um exemplo de ficha de procedncia e outro de ficha de assunto.
Procedncia: Almoxarifado
Assunto Acusa recebimento de material N. Protocolo 0013/12

Documento Esp. e n. Data Ofcio 30/12 28/01/12

Carta s/n

29/01/12

Comunica novo endereo

0018/12

Memo. 03/12

01/02/12

Encaminha escala de frias

0030/12

27

Cdigo: 3650/P
Documento Esp. e n. Data Memo. 01/12 Ofcio 15/12 Ofcio 52/05 Carta s/n 28/01/12 1/01/12 1/01/12 2/02/12

Assunto: Administrao de Pessoal

Procedncia Almoxarifado Departamento Financeiro Setor de Compras Departamento Financeiro N. Protocolo 0831/12 651/12 06/12 072/12

Arquivamento das fichas de protocolo obedecendo ordem dos nmeros do protocolo. Recebimento, dos vrios setores da empresa, dos documentos a serem redistribudos e anotao do novo destino nas respectivas fichas. Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos. Rotinas de expedio Em geral, so adotadas estas rotinas nos servios de expedio de uma empresa: Recebimento da correspondncia a ser expedida: o original, o envelope e as cpias, nas cores e quantidades determinadas pela empresa. OS SETORES QUE DESEJAREM MANTER UMA COLEO DE CPIAS EM SUAS UNIDADES, PARA
CONSULTA IMEDIATA, DEVEM PREPARA-LAS E, PAPEL DE COR DIFERENTE. SO DEVOLVIDAS AO SETOR DE ORIGEM, APS A EXPEDIO.

ESSAS CPIAS

Verificao da falta ou no de folhas ou anexos nas correspondncias a serem expedidas. Numerao e complementao de data, tanto no original como nas cpias. Separao do original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mos. Encaminhamento das cpias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem.

SERVIOS DE ARQUIVO
Preste ateno a esta situao, bem comum em uma empresa:
- FLVIA, PRECISO DAQUELE PROJETO DE AMPLIAO DA FIRMA PARA RETIRAR UNS DADOS QUE VOU INCLUIR NESTE RELATRIO. - MAS DR. SANTANA, O PROJETO SAIU DAQUI PARA O DIRETOR GERAL E AGORA J DEVE ESTAR ARQUIVADO. O SENHOR QUER QUE EU SOLICITE UM EMPRSTIMO AO SETOR DE ARQUIVO?

Como voc v, o projeto foi arquivado, depois de passar pelos setores competentes. Do arquivo, no entanto, ele pode ser recuperado para consultas, por meio de emprstimo. E isso o que deve acontecer com qualquer documentao oficial de uma empresa. Depois de tramitar pelos devidos setores e cumprir suas finalidades,

28

arquivada. No arquivo fica guardada, podendo ser emprestada ou consultada a qualquer momento, pelo pessoal da instituio. Vemos, assim, que os servios de arquivo compreendem duas atividades especficas: o arquivamento propriamente dito dos documentos e seu emprstimo ou consulta, sempre que necessrio. E o que compreende cada uma dessas atividades? Arquivamento de documentos Lembramos que, desde o momento em que o documento chega a uma empresa, j deve haver a preocupao com seu possvel arquivamento. Por isso que a classificao dada ao documento no servio de protocolo, quando ele entra na empresa a mesma utilizada para arquiva-lo. E como esses documentos so classificados? Volte atrs e observe novamente as fichas de protocolo e os cdigos usados para classificar documentos. Repare que no h uma norma especfica em relao a esses cdigos: eles so criados pelos tcnicos responsveis, em funo dos mtodos de arquivamento adotados pela empresa. E esses mtodos de arquivamento variam cada empresa, de acordo com seu ramo de atividade, escolhe os mtodos mais indicados e adequados s suas finalidades. Somente assim o arquivo pode cumprir plenamente a sua finalidade primordial o acesso aos documentos, por meio de emprstimos e consultas aos funcionrios e setores da empresa. Emprstimo e consulta de documentos do arquivo Quantas vezes j ouvimos algum dizer:
- ESTE ASSUNTO EST ENCERRADO! J FOI PARA O ARQUIVO. - AQUELE DOCUMENTO FOI PARA O ARQUIVO MORTO.

So frases que nos passam a ideia de que o arquivo algo sem vida, onde fica guardado tudo aquilo que no vamos mais precisar. Mas j vimos que a finalidade principal de um arquivo servir administrao. Desde o recebimento da documentao at o seu arquivamento, o trabalho arquivstico precisa ser feito de modo a possibilitar a recuperao rpida da informao. Logo, necessrio que o arquivo esteja bem vivo! E ele s vai conseguir isso, facilitando o emprstimo e consulta de seus documentos aos funcionrios ou setores da empresa que deles precisarem. Essa uma tarefa que precisa ser feita com a mxima tica e segurana, para que nenhum documento seja divulgado indevidamente ou mesmo que se perca. Assim, as rotinas de emprstimo e consulta dos documentos do arquivo podem ser: Atender s requisies de emprstimos vindas dos diferentes rgos/setores.

29

 Preencher o formulrio de recibo de documentao, em duas vias, cujo modelo pode ser:
Arquivo n 025

Recibo de Documentao
Classificao...........Resciso de contrato........................................ ...................................................................................................................... ...................................................................................................................... Pedido por ........Heloisa da Silveira................................................ em .....19.....de ...........novembro............................ de .....2011.........
Encaminhei ............Jos Abreu................
arquivista

Recebi ....................HSil......................
responsvel

Esse recibo muito importante, j que registra a sada do documento, permitindo informar, com segurana, onde ele se encontra. Colocar a segunda via do recibo no mesmo lugar onde foi retirada a pasta de emprstimo, juntamente com a guia fora. Arquivar a primeira via do recibo de documentao no fichrio de lembretes, em ordem cronolgica, do mais atual para o mais antigo. Preencher o formulrio de cobrana da documentao, sempre que a pasta emprestada no for devolvida no prazo estipulado. Os prazos para emprstimo de documentos do arquivo variam de uma empresa para outra, embora possamos recomendar um perodo em torno de dez dias, podendo ser renovado mediante sua reapresentao ao setor.
Encaminhar a cobrana de documentao ao requisitante.
Cobrana de Dossi
Solicitamos a devoluo da documentao abaixo relacionada ou o pedido de renovao do respectivo emprstimo. Em caso de renovao queira indicar o prazo e restituir este formulrio ao arquivo central. Resciso de Contrato
Renovar at 3/12/2011 Macap, 29 de janeiro de 2012 _________J o s A b r e u _________ arquivista

Arquivar a pasta devolvida ao setor, eliminando a segunda via do recibo (aquela que estava no lugar da retirada). Colocar o carimbo de RESTITUDO na primeira via do recibo de documentao (e que foi assinada pelo requisitante). Esse carimbo pode ser colocado no verso do recibo. Devolver a primeira via carimbada do recibo ao requisitante .

30

Unidade V

ARQUIVAMENTO

Pensemos numa empresa como uma loja de eletrodomsticos. Que documentos mais circulam em seu interior? Provavelmente so notas fiscais, faturas, duplicatas, recibos, pedidos de compra, relatrios de venda, cadastro de clientes, guias de recolhimento de tributos, entre outros. E se a empresa for um grande escritrio de advocacia? Nesse caso, os documentos mais comuns podem ser as correspondncias, relatrios, pareceres tcnicos, processos de clientes e laudos de percias. Percebemos, assim, que de uma empresa para outra, h diferenas significativas quanto espcie dos documentos mais frequentes em cada uma delas. E esses documentos apresentam caractersticas bem variadas. Vejamos, por exemplo, o caso de uma nota fiscal e o de um laudo de percia sobre um acidente de trnsito. Como ento classificar essa variedade de documentos? Ser possvel adotar um nico mtodo para documentos to diferenciados como esse? Sabemos que no. Por isso, foram criados vrios mtodos de classificao de documentos, para atender s necessidades impostas pelas empresas e seus documentos. Esses mtodos esto divididos em duas classes: bsicos e padronizados. Dentre os mtodos padronizados, o nico usado o variedex (utiliza cores). J a classe dos bsicos se subdivide assim: Alfabtico Geogrfico Numricos Simples Cronolgico Dgito-terminal

Enciclopdico Alfabtico Dicionrio Ideogrfico (assunto) Numrico Duplex Decimal Unitermo ou Coordenada

31

O que devemos considerar para escolher um desses mtodos? Tomemos como exemplo a nota fiscal um dos documentos mais comuns em uma empresa prestadora de servios. Sabemos que ela possui um nmero, o nome do comprador, a data da compra, a especificao das mercadorias, o valor pago, etc. Mas, pelo nmero que ela identificada. J um projeto, embora tenha uma data, o nome do autor, a localidade, ele ser mais procurado por assunto. E um pronturio mdico, ainda que apresente um nmero da internao, o seu elemento mais importante o nome do paciente. Por isso, quando a nota fiscal for arquivada, ser mais indicado classific-la pelo nmero. O projeto, no entanto, ser mais bem classificado pelo assunto e o pronturio mdico, pelo nome do paciente. A partir desses exemplos, percebemos que um documento pode apresentar um ou mais dos seguintes elementos: Nome do remetente, do destinatrio ou da pessoa a quem ele se refere; Local, ou nmero, ou data ou assunto. Dependendo de qual desses elementos o mais importante e, ainda, por qual deles o documento mais procurado, que definimos como o arquivo ser organizado: se em ordem alfabtica, geogrfica, numrica (simples ou cronolgica), ou ainda, em ordem por assunto. So essas diferentes ordenaes que do origem aos mtodos bsicos de arquivamento. No entanto, precisamos lembrar que esses mtodos podem pertencer a dois grandes sistemas. Nos mtodos do sistema direto, o documento arquivado pode ser localizado diretamente onde ele se acha guardado. J nos mtodos do sistema indireto precisamos consultar um ndice ou um cdigo, antes de localizar o documento. MTODO ALFABTICO Vamos entender como esse mtodo funciona, a partir de um exemplo. PAULA ORGANIZA O ARQUIVO DE SUA MICROEMPRESA E ARRUMA OS NOMES DE SEUS CLIENTES DA MANEIRA QUE VEMOS A SEGUIR: Nomes Carlos Viegas Fabrcia Nunes Maurcio Soares Valria Cruz Janurio Brito Amanda Passos Como foram arquivados Brito, Janurio Cruz, Valria Nunes, Fabrcia Passos, Amanda Soares, Maurcio Viegas, Carlos

Observe cada nome da primeira coluna e veja como ele aparece na segunda. Veja, ainda, na segunda coluna, como eles foram ordenados. A quais concluses podemos chegar? Uma primeira concluso que o elemento principal considerado por Paula foi o

32

nome de seus clientes. Esses nomes, por sua vez, esto arrumados segundo a ordem alfabtica dos seus sobrenomes. Ento, ao usar a ordem alfabtica, Paula adota o mtodo alfabtico de arquivamento. E quando organiza esses nomes considerando os sobrenomes dos clientes, ela emprega regras de ordenao e de alfabetao. Vamos ver mais sobre esse mtodo e essas regras? O mtodo alfabtico o mais simples de todos, desde que o elemento principal considerado seja o nome. um mtodo do sistema direto, j que o documento procurado buscado diretamente no arquivo pelo nome, sem precisar recorrer a um ndice auxiliar. Tem ainda as vantagens de ser rpido, fcil e barato. Mas, por outro lado, quando o volume de documentos muito grande, podem ocorrer erros de arquivamento, devido ao cansao visual e variedade de grafia de nomes. Um arquivo organizado pelo mtodo alfabtico utiliza fichas ou pastas individuais, sendo uma para cada nome - de pessoas, de entidades, etc. Elas so dispostas no arquivo em ordem alfabtica, separadas por divisrias. As notaes que separam as divisrias podem ser duas: notao simples ou aberta, ou notao composta ou fechada. Na primeira, a divisria conter apenas a letra inicial (ou iniciais) dos nomes arquivados: A, B, C, D, Aa, Ab, Ac, e assim por diante. Na segunda, a divisria conter o limite inicial e final dos nomes ali arquivados: Da Dh, Di Dp, Dq Dz. O maior ou menor detalhamento na diviso alfabtica determinado em funo do volume de fichas ou documentos a serem arquivados. Diferentes colees alfabticas de guias so encontradas no comrcio, com quantidades variadas, de modo a atender s necessidades. importante destacar que num arquivo organizado pelo mtodo alfabtico, comum haver nomes que contam com poucos documentos, no justificando a abertura de uma pasta individual. Para esses casos, ento, recomendamos preparar pastas miscelnea, onde esses documentos ficam se acumulando, at que torne necessria a abertura de uma pasta individual. Essas pastas podem ser arrumadas no arquivo antes ou depois das pastas individuais. Externamente, a pasta miscelnea recebe uma notao alfanumrica, combinao de letras e nmeros, como por exemplo, M-3. A letra M indica que a pasta do tipo miscelnea. E o nmero sua ordenao no arquivo em relao s demais desse tipo. Assim, a pasta M-3 a terceira pasta miscelnea do arquivo. Agora que j conversamos sobre o mtodo alfabtico, que tal conhecermos as regras de ordenao e de alfabetao, indispensveis aplicao desse mtodo? Vamos comear? Regras de ordenao Vamos analisar a situao a seguir e, a partir dela, entender as regras de ordenao. CRISTINA TRABALHAVA NA REORGANIZAO DO ARQUIVO DE SUA EMPRESA, COLOCANDO VRIOS NOMES EM ORDEM ALFABTICA. QUANDO UM COLEGA FOI CONFERIR A ORDENAO, PERCEBEU QUE ELA HAVIA USADO UM CRITRIO QUE, APESAR DE CORRETO,

33

NO ERA O ADOTADO PELA EMPRESA, E REFEZ O TRABALHO. VEJA, ENTO, UMA PARTE DA LISTA ORGANIZADA POR CRISTINA E COMO FICOU DEPOIS DE REFEITA PELO COLEGA.

Ordenao feita por Cristina Santa Ana, Marilena Santa Anna, Osvaldo Barros Santa Clara, Ivo Santa Maria, Amrica de Santamarta, Nereida Santana, Maria ster Santarm, Carlos Santa Rosa, Lus Alberto Santas, nio Andrade Santa Teresa, Oscar de

Ordenao feita pelo colega Santa Ana, Marilena Santa Anna, Osvaldo Barros Santa Clara, Ivo Santa Maria, Amrica de Santa Rosa, Lus Alberto Santa Teresa, Oscar Santamarta, Nereida Santana, Maria ster Santarm, Carlos Santas, nio Andrade

Observe atentamente cada uma das listas, procurando perceber as diferenas entre elas. Por que, na relao feita por Cristina, Santamar ta vem logo depois de Santa Maria e na lista do colega h outros nomes entre eles? Veja, na lista de Cristina, que os nomes Santa Maria e Santamarta so iguais at a letra r. Depois dela aparece o i em uma palavra e o t na outra. Como i antecede o t no alfabeto, ento Santa Maria antecede Santamarta. Esse mesmo critrio foi adotado para os demais nomes dessa lista, levando-nos a concluir que Cristina considerou letra por letra dos nomes, sem se importar se eles pertenciam ou no mesma palavra. Mas na lista do colega, primeiro foram ordenados todos os nomes compostos em que o primeiro Santa, observando a ordem alfabtica para o segundo elemento do nome como Ana, Anna, Clara, Maria, etc. S depois, ento, que vieram os demais nomes no iniciados por Santa, levando-nos a perceber que o colega de Cristina considerou palavra por palavra dos nomes ordenados. Ordenao alfabtica PODE OCORRER DE ACORDO COM O CRITRIO DE LETRA POR LETRA OU, ENTO, DE PALAVRA POR PALAVRA, CONSIDERADAS UMA APS OUTRA, NA ORDEM EM QUE APARECEM NOS ELEMENTOS A ORDENAR. O critrio letra por letra o mais usual, sendo adotado, por exemplo, em dicionrios e catlogos telefnicos. Ambos so corretos, mas a escolha de um deles implica na excluso do outro. Portanto, o tcnico em arquivo deve estabelecer, antecipadamente, a regra a ser adotada pela empresa, a fim de evitar possveis confuses e erros. Vamos ver mais um exemplo de regra de ordenao? Como podemos ordenar as palavras a seguir, adotando o critrio de letra por letra

34

e o de palavra por palavra? Monteiro Monte Sinai Monte Alegre Montenegro Monte Mor Monte Branco. Exercite voc tambm, fazendo essas ordenaes em uma folha de papel parte. Depois confira. Ordenao letra por letra Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Sinai Ordenao palavra por palavra Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Sinai Monteiro Montenegro

Regras de alfabetao Depois de definir a regra de ordenao que usaremos no arquivamento de nomes se letra por letra ou palavra por palavra, precisamos aplicar as chamadas regras de alfabetao. Vamos conhecer cada uma delas, primeiro analisando um exemplo com bastante ateno e, depois, concluindo sobre elas. Nomes Carla Serrano Tadeu Martins Ricardo Carvalho Santos Nara Martins Paula Cruz Jos Barros Antnio Vieira Amanda Martins Pedro Senna Martins Walter Pereira Carneiro
Regra 1

Ordem de Arquivamento Barros, Jos Carneiro, Walter Pereira Cruz, Paula Martins, Amanda Martins, Nara Martins, Pedro Senna Martins, Tadeu Santos, Ricardo Carvalho Serrano, Carla Vieira, Antnio

Veja que os nomes das pessoas da lista direita foram organizados esquerda pela ordem alfabtica do ltimo sobrenome. Mas h o caso de quatro nomes com o mesmo sobrenome Martins. O que foi feito nessa situao? Analise novamente a lista esquerda e perceba que, no caso, foi considerada a ordem alfabtica do primeiro nome (prenome).

35

J podemos concluir sobre esta 1 regra de alfabetao 1 REGRA Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e, depois, o prenome.

Nomes Paulo Mata-Machado Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos Patrcia Costa Brava Ana Ribeiro Castro-Maia Odete Machado Morro Velho

Regra 2

Ordem de Arquivamento Castelo Branco, Camilo Castro-Maia, Ana Ribeiro Costa Brava, Patrcia Mata-Machado, Paulo Morro Velho, Odete Machado Villa-Lobos, Heitor

Os nomes listados esquerda so de pessoas fsicas e, de acordo com a primeira regra, devem ser arquivados pela ordem alfabtica dos ltimos sobrenomes. Mas veja que esses sobrenomes so diferentes do caso anterior, pois so compostos. Alguns so ligados por hfen como Mata-Machado, Villa-Lobos e CastroMaia. E outros so formados por um substantivo e um adjetivo como Castelo Branco, Costa Brava e Morro Velho. Esses nomes foram ordenados de acordo com a primeira regra, porm considerando os nomes compostos como nico nome. Essa , portanto, a 2 regra de alfabetao. 2 REGRA Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se como nico sobrenome aquele composto por um substantivo e um adjetivo, ou ento, por dois elementos ligados por hfen.

Nomes Marcelo Santa Rosa Jorge Santo Christo Abel So Joo Juliana Santa Rosa Carolina Santo Cristo

Regra 3

Ordem de Arquivamento Santa Rosa, Juliana Santa Rosa, Marcelo Santo Christo, Jorge Santo Cristo, Carolina So Joo, Abel

Agora, os nomes que aparecem na lista tm sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So. A ordenao tambm feita de acordo com a primeira regra, porm considerando que esses sobrenomes no se separam, tal como no caso

36

anterior. Essa a 3 regra de alfabetao. 3 REGRA Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem regra anterior dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

Nomes M. Souza Joo Veloso J. Veloso Mrio Souza Jos Veloso

Regra 4

Ordem de Arquivamento Souza, M Souza, Mrio Veloso, J. Veloso, Joo Veloso, Jos

Observe que nessa lista h nomes onde o prenome est abreviado, como ocorre em M. Souza e J.Veloso. Esses nomes vieram antes dos outros de mesmo sobrenome. Temos assim a 4 regra de alfabetao. 4 REGRA As abreviaturas de prenomes tm precedncia na classificao com sobrenomes iguais.

Nomes Solange de Castro Leda da Silveira Armando Teles do Couto Fernando dAlmeida Gabriel Bastos e Silva

Regra 5

Ordem de Arquivamento Almeida, Fernando d Castro, Solange de Couto, Armando Teles do Silva, Gabriel Bastos e Silveira, Leda da

Os nomes agora apresentam um elemento novo que de, da, do, d, e. Mas veja que os nomes foram ordenados normalmente, como j vimos em casos anteriores, sem considerar esses elementos. Temos a a 5 regra de alfabetao. 5 REGRA As preposies e conjunes tais como de, d, da, do, e, no so considerados na ordem alfabtica dos nomes.

Nomes Jos Marques Filho Joo da Silva Viana Sobrinho

Regra 6

Ordem de Arquivamento Almeida Jnior, Antnio Marques Neto, Alfredo

37

Jorge Pereira Sobrinho Alfredo Marques Neto Jorge Pereira Filho Walter Campos de Oliveira Filho Antnio Almeida Jnior Jorge Pereira Neto

Marques Filho, Jos Oliveira Filho, Walter Campos de Pereira Filho, Jorge Pereira Neto, Jorge Pereira Sobrinho, Jorge Viana Sobrinho, Joo da Silva

Dessa vez, os nomes apresentam grau de parentesco no sobrenome como Filho, Neto, Jnior e Sobrinho, que ficaram junto ao ltimo sobrenome como, por exemplo, Almeida Jnior ou Viana Sobrinho. Veja que Marques Neto, Alfredo veio antes de Marques Filho, Jos mostrando que o grau de parentesco no foi considerado. A foi aplicada to somente a primeira regra de alfabetao para sobrenomes iguais. Mas no caso de Jorge Pereira Sobrinho, Jorge Pereira Filho e Jorge Pereira Neto os nomes e sobrenomes so iguais. A, ento, considerou-se a ordem alfabtica do grau de parentesco. Temos assim a 6 regra de alfabetao. 6 REGRA Os sobrenomes que exigem grau de parentesco como Filho, Jnior Neto, Sobrinho, so partes integrantes do ltimo sobrenome. Eles s sero considerados na alfabetao quando servirem de elemento de distino.

Nomes Professor Gustavo de Oliveira General Bernardo Alves Dr. Fernando Mendes Ministro Rodrigo Clemente

Regra 7

Ordem de Arquivamento Alves, Bernardo (General) Clemente, Rodrigo (Ministro) Mendes, Fernando (Dr.) Oliveira, Gustavo (Professor)

Verifique atentamente cada uma das listas. Voc j deve ter percebido que os nomes esquerda foram ordenados normalmente, seguindo as regras que j apresentamos, sem considerar os ttulos de professor, general, doutor e ministro. Esses ttulos apareceram dentro de parnteses, aps cada nome, conforme a 7 regra de alfabetao. 7 REGRA Os ttulos no so considerados na alfabetao, sendo colocados aps o nome completo, entre parnteses.

Nomes Ricardo Sharp Carlos Mller Rogrio Braga Churchill

Regra 8

Ordem de Arquivamento Churchill, Rogrio Braga Mller, Antnio Mller, Carlos

38

Antnio Mller Jorge Cavalcante Schmidt

Schmidt, Jorge Cavalcante Sharp, Ricardo

Temos nomes com sobrenomes estrangeiros, os quais foram ordenados considerando o ltimo sobrenome. No caso dos dois nomes com o mesmo sobrenome Mller, foi usado o primeiro nome para fazer a distino, nessa que a 8 regra de alfabetao. 8 REGRA Os nomes estrangeiros, excetuando os espanhis e orientais que veremos depois so considerados pelo ltimo sobrenome.

Nomes John Mac Intoch Hugo OConnor Esteban De Penedo Franco di Capri Charles Du Pont Emiliano Di Cavalcanti

Regra 9

Ordem de Arquivamento Capri, Franco di De Penedo, Esteban Di Cavalcanti, Emiliano Du Pont, Charles Mac Intosh, John OConnor, Hugo

Temos sobrenomes estrangeiros em que aparecem partculas como O, De, Di, Du, Mac. Observe que em quase todos os nomes elas esto escritas com inicial maiscula e foram consideradas para a ordenao alfabtica. Mas a partcula di, que est com inicial minscula, no foi considerada, para efeito de ordenao, no nome Franco di Capri, conforme a 9 regra de alfabetao. 9 REGRA As partculas dos nomes estrangeiros podem ser consideradas ou no, na ordenao alfabtica. O mais comum consider-la como parte integrante do nome, desde que sejam escritas com letra maiscula.

Nomes Antonio de los Ros Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Jos de Oviedo y Baos

Regra 10

Ordem de Arquivamento Arco y Molinero, Angel del Oviedo y Baos, Jos de Pina de Mello, Francisco de Ros, Antonio de los

Os nomes, desta vez, so espanhis. Voc pode ver que eles foram ordenados

39

pelo penltimo sobrenome e no mais pelo ltimo, como vnhamos fazendo . Temos ento a 10 regra de alfabetao. 10 REGRA Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai.

Nomes Li Yutang Nobuko Watanabe Al Ben-Itur

Regra 11

Ordem de Arquivamento Al Ben-Itur Li Yutang Nobuko Watanabe

Nessa lista, o nome Li Yutang chins, Nobuko Watanabe japons e Al BemItur rabe. E a ordenao alfabtica foi feita apenas com base na inicial do primeiro nome. No houve nenhuma alterao nos nomes originais . Essa a 11 regra de alfabetao. 11 REGRA Os nomes orientais japoneses, chineses, coreanos, rabes e outros so ordenados tal como se apresentam.

Nomes Casa da Moeda Refinaria Unio S.A. A Colegial The Library of Congress Antnio Pereira & Cia. Fink Mudanas Ltda.

Regra 12

Ordem de Arquivamento Antnio Pereira & Cia. Casa da Moeda Colegial (A) Fink Mudanas Ltda. Library of Congress (The) Refinaria Unio S.A.

Os nomes dessa lista no so de pessoas jurdicas como empresas, firmas, instituies ou rgos governamentais. Observe que os nomes aparecem na segunda lista em ordem alfabtica, escritos do mesmo modo que na primeira lista, com exceo de A Colegial e de The Library of Congress, cujos artigos A e The passaram para o final do nome, entre parnteses, conforme a 12 regra de alfabetao. 12 REGRA Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos na ordenao alfabtica tal como se apresentam, no se considerando, porm, os artigos e preposies iniciais que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses, aps nome.

40

Nomes II Congresso de Arte Moderna 5 Ciclo de Histria Oral Sexto Encontro de Arquivos Mdicos

Regra 13

Ordem de Arquivamento Ciclo de Histria Moderna (5) Congresso de Arte Moderna (II) Encontro de Arquivos Mdicos (Sexto)

Esse caso mostra o nome de um congresso, uma conferncia e um encontro, ou seja, nomes de eventos. Eles foram ordenados alfabeticamente, sem que se considerasse sua numerao. Depois de ordenados, ento, o nmero passou a ser registrado no final do nome, entre parnteses. Nenhuma outra alterao foi feita . Temos assim a 13 regra de alfabetao. 13 REGRA Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assembleias ou similares, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim do nome, entre parnteses. Ao chegarmos ltima regra de alfabetao, preciso destacar que elas sero modificadas sempre que necessrio, para melhor servir organizao. Veja exemplo de uma dessas modificaes. Os nomes so: Jos Peregrino da Rocha Fagundes Jnior Jos Felix Alves Pacheco Pelas regras que acabamos de analisar, esses nomes deveriam ser registrados assim: Fagundes Jnior, Jos Peregrino da Rocha Pacheco, Jos Felix Alves Mas eles tambm podem ser registrados de outro modo, para destacar os nomes pelos quais essas pessoas so mais conhecidas. Peregrino Jnior, Jos Felix Pacheco, Jos No caso de alterarmos uma regra de alfabetao ser preciso colocar remissivas. Neste exemplo, ento, teramos: Fagundes Jnior, Jos Peregrino da Rocha ver Peregrino Jnior, Jos Pacheco, Jos Felix Alves ver Felix Pacheco, Jos

Lembramos que quando o tcnico em arquivo opta por adotar esse tipo de alterao nas regras de alfabetao, ele deve respeitar sempre o mesmo critrio e preparar as remissivas necessrias, a fim de manter uma coerncia.

41

MTODO GEOGRFICO O mtodo geogrfico o mais indicado para os casos em que consideramos a procedncia ou o local como elemento principal em um documento. Ele tambm um mtodo do sistema direto, pois a busca feita diretamente ao documento. E essa uma de suas vantagens. A outra que de fcil manuseio. Como desvantagens podemos apontar o fato de esse mtodo exigir sempre duas classificaes: nome do local (cidade, Estado, Pas) e mais o nome do elemento correspondente. Ordenao pelo nome do Estado, cidade e elemento correspondente Para entendermos melhor o funcionamento desta ordenao, analisemos este caso. A
EMPRESA DE ELETRNICA BETA S.A. ARQUIVA FICHAS FUNCIONAIS DE CADA UM DE SEUS REPRESENTANTES DE ACORDO COM O LOCAL ONDE FUNCIONA A LOJA AUTORIZADA. PARA ARQUIVAMENTO, AS FICHAS ESTO ORGANIZADAS DESTA MANEIRA:

ESTADO AMAZONAS BAHIA BAHIA MATO GROSSO DO SUL MINAS GERAIS MINAS GERAIS RIO DE JANEIRO RIO DE JANEIRO RIO GRANDE DO SUL RIO GRANDE DO SUL RIO GRANDE DO SUL

CIDADE MANAUS (CAPITAL) SALVADOR (CAPITAL) SALVADOR (CAPITAL) CAMPO GRANDE (CAPITAL) BELO HORIZONTE (CAPITAL) GOVERNADOR VALADARES RIO DE JANEIRO (CAPITAL) RIO DE JANEIRO (CAPITAL) PORTO ALEGRE (CAPITAL) CAXIAS DO SUL GRAMADO

CORRESPONDENTE SOBREIRA, LUSA MACEDO, FRANCISCO J. SANTOS, RONALDO C. RIBEIRO, ANTNIA LEAL, ALBERTO R. PATROCNIO, JOS DO ALMEIDA, JOS DE RODRIGUES, ISA CORRA, GIBSON COSTA FILHO, ADO ZARATINI, ALBERTO

Observe que os Estados aparecem relacionados em ordem alfabtica e, para cada um deles, corresponde uma cidade, comeando sempre pela capital. E para cada cidade corresponde o nome do representante da Beta S.A. Esses nomes so ordenados alfabeticamente sempre que houver mais de um nome correspondente a uma cidade e Estado. Assim, a organizao de um arquivo em que o Estado o elemento principal, primeiro eles so arrumados em ordem alfabtica. Dentro deles, ento, comeamos pela alfabetao das capitais, independentemente da ordem alfabtica em relao s demais cidades. Estas s vm depois das capitais, em ordem alfabtica ou no, dependendo dos critrios do arquivista. E como organizamos os documentos, nesse tipo de ordenao? Utilizamos fichas ou pastas individuais, sendo uma para cada nome. Essas

42

pastas trazem tambm o nome da cidade e so dispostas em ordem alfabtica, separadas por guias divisrias com notaes indicativas dos Estados. Ordenao pelo nome da cidade, Estado e elemento correspondente Para voc perceber bem a diferena entre este sistema de ordenao e o anterior, vamos trabalhar com o mesmo exemplo das fichas funcionais dos representantes da Beta S.A. Compare os dois sistemas. CIDADE BELO HORIZONTE CAMPO GRANDE CAXIAS DO SUL GOVERNADOR VALADARES GRAMADO MANAUS PORTO ALEGRE RIO DE JANEIRO RIO DE JANEIRO SALVADOR SALVADOR ESTADO MINAS GERAIS MATO GROSSO DO SUL RIO GRANDE DO SUL MINAS GERAIS RIO GRANDE DO SUL AMAZONAS RIO GRANDE DO SUL RIO DE JANEIRO RIO DE JANEIRO BAHIA BAHIA CORRESPONDENTE LEAL, ALBERTO R. RIBEIRO, ANTNIA COSTA FILHO, ADO PATROCNIO, JOS DO ZARATINI, ALBERTO SOBREIRA, LUSA CORRA, GIBSON ALMEIDA, JOS DE RODRIGUES, ISA MACEDO, FRANCISCO J. SANTOS, RONALDO C.

Veja que agora as cidades vm em primeiro lugar, ordenadas alfabeticamente, sem destaque para as capitais. E quando h mais de um nome correspondendo a cada cidade, eles tambm so dispostos em ordem alfabtica, obedecendo s regras de ordenao e alfabetao, como voc pode ver nas cidades do Rio de Janeiro e de Salvador. Quando o principal elemento de identificao a cidade e no o Estado, devemos observar a ordem alfabtica por cidade, no havendo destaque para as capitais. Os nomes dentro de uma mesma cidade tambm so ordenados alfabeticamente. Na ordenao por cidade-Estado-correspondente, as fichas ou pastas individuais so dispostas nos arquivos em ordem alfabtica que considera a cidade em primeiro lugar e, dentro dela, os nomes dos correspondentes. No h necessidade de guias divisrias, embora possam ser adotadas, com notaes indicativas das cidades, se o arquivista julgar necessrio. imprescindvel que as pastas tragam os nomes dos Estados em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes Estados, como estas, por exemplo: Braslia Distrito Federal Braslia Estado de Minas Gerais Itabaiana Estado da Paraba Itabaiana Estado de Sergipe

Ordenao pelo correspondente do nome de outros Pases Para sabermos como funciona este tipo de ordenao, vejamos u9m exemplo.

43

Uma empresa de importaes e exportaes mantm escritrios de representao em alguns pases, tendo cada qual um gerente geral. A documentao desses escritrios foi organizada assim, para depois ser arquivada: Pas Frana Frana Portugal Portugal Portugal Nice Lisboa (capital) Coimbra Porto Cidade Paris (capital) Correspondente Nagib, Marc Vadin, Jean Pereira, Jos Albuquerque, Joo Ferreira, Antnio

Observando o exemplo, vemos que o Pas aparece em primeiro lugar, em ordem alfabtica. E para cada pas h uma cidade relacionada, vindo a capital em primeiro lugar. Depois, ento, que vm os correspondentes. A partir desse exemplo, podemos concluir que no mtodo geogrfico, quando se trata de Pases, alfabeta-se o Pas em primeiro lugar, seguido da capital e do nome do correspondente. As demais cidades so organizadas em ordem alfabtica, aps a capital do Pas a que se referem. Nesse tipo de ordenao, as pastas do arquivo so organizadas de modo semelhante ordenao por Estado-cidade-correspondente. MTODO NUMRICO O mtodo numrico de arquivamento adotado para os casos em que o principal elemento a ser considerado em um documento o nmero. Esse mtodo indireto uma vez que, para localizarmos um documento no arquivo, necessitamos recorrer a um ndice alfabtico organizado em fichas, que fornecer o nmero sob o qual o documento foi arquivado. Ao adotarmos o mtodo numrico precisamos fazer a opo entre o mtodo numrico simples, o cronolgico ou o dgito-terminal. Nos trs mtodos, a numerao obedece sequencia natural, embora a disposio fsica das pastas nas gavetas ou estantes do arquivo possa apresentar caractersticas prprias de cada um. Vamos conhec-los? Mtodo numrico simples Analise este caso: O FUNCIONRIO DE UMA EMPRESA DE SEGURO SADE PRECISOU PESQUISAR NO ARQUIVO DA EMPRESA, A RESPEITO DOS DADOS DE CADASTRO DA CLIENTE MARILDA DOS SANTOS ALVES. RECORRENDO AO NDICE ALFABTICO REMISSIVO, ISTO , COM UMA REFERNCIA, ELE ENCONTROU O NOME DA CLIENTE. ACCIO FILHO, JOSMAR 00 723 ALVES, HUMBERTO COSTA 01 800

44

ALVES, MARILDA DOS SANTOS 01 252 BARRETO, ANTNIO M. 00 019 BARROS, MARIA CLIA 01 362 HERNNDEZ, DCIO LIMA 02 003 ELE DESCOBRIU, ASSIM, QUE A DOCUMENTAO DA CLIENTE ESTAVA ARQUIVADA EM UMA PASTA DE NMERO 01 252, CORRESPONDENTE AO NMERO DE ORDEM DO CONTRATO ASSINADO COM A EMPRESA. Cada cliente possui um nmero de identificao e, para encontrar sua documentao no arquivo, o funcionrio recorreu a um ndice alfabtico remissivo. Por essas caractersticas no modo de arquivar a documentao dos clientes, dizemos que a empresa dota o mtodo numrico simples. Esse mtodo consiste em atribuir um nmero a cada elemento, sendo este pode ser um cliente (pessoa fsica ou jurdica), um fornecedor, um empregado, etc. Os nmeros obedecem a um critrio previamente determinado e pode ser, por exemplo, o nmero de registro do documento, a matrcula do funcionrio, sem qualquer preocupao com a ordem alfabtica. Em um arquivo organizado pelo mtodo numrico simples, no h necessidade de guias divisrias, pois a numerao dada s pastas ou fichas facilita a localizao do documento no arquivo. O mtodo numrico simples exige um ndice alfabtico remissivo, onde cada nmero corresponde a um nome, para ajudar na pesquisa ao arquivo. No ndice, os nomes esto relacionados em ordem alfabtica, obedecendo s regras de ordenao e de alfabetao. Por fim, necessrio lembrar ainda que, feitas algumas adaptaes, o metido numrico simples pode ser aplicado a arquivos especiais como o de discos, fotografias, filmes, fitas sonoras ou a arquivos especializados, constitudos de projetos de engenharia, projetos de financiamento, pronturios mdicos, cadastros de funcionrios, entre outros. Mtodo numrico cronolgico Nesse mtodo, adotado em quase todas as reparties pblicas, precisamos observar a ordem numrica e tambm a data. Assim, quando o documento d entrada no servio de protocolo, ele recebe um nmero de registro como, por exemplo: 05.2803/11 nmero data Depois, o documento autuado colocado em uma capa de cartolina, onde anotado o nmero do protocolo e outras informaes tais como: assunto, procedncia, matrcula do funcionrio, etc. A partir da, ele passa a se denominar processo. Os processos so arrumados no arquivo em ordem numrica. Para facilitar a pesquisa e recuperao da documentao, necessrio preparar um ndice alfabtico-onomstico (nomes prprios em ordem alfabtica) ou, ento, fichas de procedncia e de assunto, que voc j conheceu na Unidade 3. O mtodo numrico cronolgico exige consulta de mais de um dado para localizar

45

o processo, dados esses que variam de uma instituio para outra, em funo dos critrios adotados, podem ser o prprio nmero do processo e o nmero de matrcula do requerente. Uma grande vantagem do mtodo numrico cronolgico o sigilo, j que o nome da pessoa a que o processo se refere no destacado no arquivamento. Mtodo numrico dgito-terminal Esse mtodo tambm se aplica aos casos em que o elemento principal de identificao o nmero. Ele surgiu da necessidade de serem reduzidos os erros de arquivamento, quando o volume de documento muito grande. Instituies como INSS, companhias de seguro, bancos e hospitais apresentam graves problemas dessa natureza, mas que podem ser reduzidos com a adoo desse mtodo. Veja um exemplo: UM CLIENTE DE UMA COMPANHIA DE SEGUROS D ENTRADA EM VRIOS DOCUMENTOS, EM DIFERENTES DIAS. MEDIDA QUE A EMPRESA RECEBE OS DOCUMENTOS, ELES SO REGISTRADOS E APOSTO, EM CADA UM, UM NMERO INICIAL, QUE OBEDECE A UMA SEQUENCIA NUMRICA NATURAL. ESSES DOCUMENTOS, DEPOIS RECEBEM UMA
NUMERAO ESPECIAL EM FUNO DO MTODO DE ARQUIVAMENTO ADOTADO PELA COMPANHIA E, FINALMENTE, VO ORDENADOS PARA O ARQUIVO. OBSERVE:

NUMERAO
INICIAL

NUMERAO
ESPECIAL

ORDENAO PARA
ARQUIVAMENTO

057 698 126 197 136 097 277 698 279 799 426 097 657 598

05-76-98 12-61-97 13-60-97 27-76-98 27-97-99 42-60-97 65-75-98

13-60-97 42-60-97 12-61-97 65-75-98 05-76-98 27-76-98 27-97-99

Analisemos com ateno cada uma das colunas. O que observamos? Na primeira coluna, observamos que os documentos recebem so, inicialmente, numerados de acordo com a sequencia natural dos nmeros, na medida em que so registrados. Depois, os nmeros com seis algarismos so divididos dois a dois: 05 76 98 05 76 98

E como ento so ordenados os nmeros? Veja, na terceira coluna, que para ordenar esses nmeros, iniciamos pela ordem numrica dos dois algarismos mais direita, em ordem crescente. Quando esses so iguais, passamos para os dois algarismos do meio e fazemos o mesmo. E finalmente, quando esses tambm forem iguais, passamos para os dois algarismos da esquerda. Nesse tipo de numerao, o par de nmeros mais direita denominado grupo primrio, o do meio o grupo secundrio e o mais esquerda o grupo tercirio.

46

E para voc entender melhor a ordenao pelo mtodo numrico - dgito-terminal, veja mais um exemplo: ORDENAO NUMRICA SIMPLES 56 212 86 212 94 217 218 703 672 789 972 689 NUMERAO DGITO-TERMINAL 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 ORDENAO DGITO-TERMINAL 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 97-26-89 67-27-89

importante lembrar que esse processo reduz o erro de arquivamento, como assinalamos logo no incio, uma vez que trabalhamos com grupos de dois dgitos, agilizando a localizao do documento. MTODOS POR ASSUNTO Quase toda instituio dispe de um certo nmero de documentos cujo elemento principal de identificao o assunto. So documentos referentes administrao interna e suas atividades-fim, como, por exemplo, os relativos a material, treinamentos, pesquisas, publicidade, pagamentos, frias, relatrios, inventrios, operaes bancrias. Para o arquivamento desses documentos, os mtodos por assunto so os mais aconselhados, sendo indicados para os casos de grande volume de documentos e de assuntos variados. Dependendo da quantidade de documentos a serem guardados por assunto, podemos escolher mtodos mais ou menos complexos, capazes de atender s diferentes necessidades. Por isso necessrio que cada instituio elabore seu plano de classificao de assuntos, de acordo com suas peculiaridades. Os assuntos devem ser agrupados sob ttulos principais, e esses subdivididos em ttulos especficos, partindo-se dos conceitos gerais para os particulares. O maior ou menor grau de detalhamento dessa classificao ser determinado pelas necessidades de cada servio. Nesses mtodos necessrio no confundir assunto com o tipo fsico, a espcie do documento. errado, portanto, classificar assuntos como atas, correspondncia recebida e expedida, contratos, acordos, pareceres, telegramas, telex. O responsvel pela elaborao do plano de classificao precisa ter muita ateno para evitar distores desse tipo. A elaborao de um plano de classificao (ou esquema, ndice, cdigo de assuntos) exige um estudo complexo da organizao a que ele se destina e um levantamento minucioso da documentao arquivada, como lembramos na Unidade 2. Os mtodos por assunto podem ser de dois tipos: alfabtico ou numrico. Mtodo alfabtico por assunto

47

Analise este exemplo: UMA

EMPRESA QUE PRESTA ASSESSORIA NA REA EDUCACIONAL ELABOROU UM NDICE DE CLASSIFICAO DE ASSUNTOS, PARA ARQUIVAR OS DOCUMENTOS. OS ASSUNTOS ESTABELECIDOS PELO TCNICO RESPONSVEL SERO AGORA ORDENADOS, O QUE PODE SER FEITO DE DUAS MANEIRAS DISTINTAS:

ALTERNATIVA 1 CURSOS DE DOUTORADO CURSOS DE GRADUAO CURSOS DE MESTRADO PESQUISAS DE ALFABETIZAO PESQUISAS DE EDUCAO DE ADULTOS PESQUISAS DE EDUCAO FUNDAMENTAL PESQUISAS DE ENSINO TECNOLGICO

ALTERNATIVA 2 CURSOS DOUTORADO GRADUAO MESTRADO PESQUISAS ALFABETIZAO EDUCAO DE ADULTOS EDUCAO FUNDAMENTAL ENSINO TECNOLGICO

Compare as duas ordenaes feitas, procurando perceber as caractersticas de cada uma delas. Veja que os assuntos da primeira coluna foram ordenados em ordem alfabtica. Dizemos, por isso, que a ordenao dos assuntos obedeceu ordem dicionria. J na coluna direita, os assuntos relacionados a algum tipo de curso esto agrupados em ordem alfabtica, sob o ttulo Curso, que mais geral. O mesmo foi feito em relao s diferentes pesquisas. Enfim, os assuntos correlatos foram agrupados sob ttulos gerais e dispostos alfabeticamente dentro deles. Neste caso, a ordenao dos assuntos foi feita segundo a ordem enciclopdica. O mtodo alfabtico de arquivamento por assunto especialmente indicado para os casos em que o volume e a diversidade de assuntos da documentao so pequenos. As pastas do arquivo podem vir separadas por guias divisrias com notaes alfabticas, caso elas se tornem necessrias para melhor arrumao e localizao dos documentos. Mtodo numrico por assunto Nesse mtodo, cada assunto recebe um nmero sob o qual os documentos so arquivados. Portanto, tambm aqui, h necessidade de um esquema ou plano de classificao. Alm disso, indispensvel que seja preparado um ndice alfabtico remissivo, que possibilite a localizao do documento no arquivo. A aplicao do mtodo numrico classificao dos assuntos simplifica as operaes de arquivamento, pois facilita a localizao exata do documento arquivado.

48

No vasto campo da cincia da informao, um dos aspectos que mais preocupa os profissionais da rea , sem dvida, o estabelecimento de uma terminologia especfica, capaz de atender a programas racionais de intercmbio, disseminao e recuperao da informao. Preocupada com o tema, a Associao dos Arquivistas Brasileiros (AAB) criou, em 1977, o Comit de Terminologia Arquivstica, que aps concluir o arrolamento da terminologia bsica, definiu ideias e conceituou termos. O objetivo era dar continuidade aos estudos iniciados em 1972, ampliando a terminologia j adotada em nosso Pas, e estabelecer um vocabulrio uniforme para a colaborao de um glossrio arquivstico, multilng6ue, patrocinado pelo conselho Internacional de Arquivos e pela UNESCO. Em 1980, criou-se na Associao Brasileira de Normas Tcnicas (ABNT) uma Comisso de Estudos de Arquivologia para tratar do assunto, juntamente com o grupo da AAB. A seguir, so fornecidos os termos cuja conceituao foi apreciada pelos dois grupos de estudos. ACERVO - Conjunto de documentos de um arquivo. ACESSO - Possibilidade de consultas aos documentos dos arquivos, as quais podem variar em funo de clusulas restritas. ADMINISTRAO DE ARQUIVO - Direo, superviso e coordenao das atividades administrativas e tcnicas de uma instituio ou rgo arquivstico. ADMINISTRAO DE DOCUMENTO - Metodologia de programa para controlar a criao, o uso, a normalizao, a manuteno, a guarda, a proteo e a destinao de documentos. ARQUIVAMENTO - Operao que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes so prprios e de acordo com um sistema de ordenao previamente estabelecido. ARQUIVISTA - Profissional de arquivo de nvel superior. ARQUIVSTICA - Princpios e tcnicas a serem observados na constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao dos arquivos. ARQUIVO - 1. Designao genrica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, caracterizado pela natureza orgnica de sua acumulao, e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informao. De acordo com a natureza do suporte,

49

o arquivo ter a qualificao respectiva, como, por exemplo: arquivo audiovisual, fotogrfico, iconogrfico, de microformas, informtico. 2. O prdio ou uma de suas partes, onde so guardados os conjuntos arquivsticos. 3. Unidade administrativa cuja funo a de reunir, ordenar, guardar e dispor para o uso, conjuntos de documentos, segundo os princpios e tcnicas arquivsticas. 4. Mvel destinado guarda de documentos. ARQUIVOLOGIA - Estudo, cincia e arte de documentos. ARQUIVO CORRENTE - Conjunto de documentos em curso ou de uso frequente. Tambm denominado arquivo de movimento. ARQUIVO EM DEPSITO - Conjunto de documentos de um arquivo permanente, embora no pertenam ao seu acervo. ARQUIVO INTERMEDIRIO - Conjunto de documentos correntes, que aguardam destinao final. procedentes de arquivos

ARQUIVO PERMANENTE - Conjunto de documentos que so preservados, respeitada a destinao estabelecida, em decorrncia de seu valor probatrio e informativo. ARQUIVO PRIVADO - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies no governamentais, famlias ou pessoas fsicas, em decorrncia de suas atividades especficas, e que possuam uma relao orgnica perceptvel atravs do processo de acumulao. ARQUIVO PBLICO - 1. Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies governamentais de mbito federal, estadual ou municipal, em decorrncia de suas funes especficas administrativas, judicirias ou legislativas. 2. Instituies arquivsticas franqueadas ao pblico. ARRANJO - 1. Processo que, na organizao de arquivos permanentes, consiste na ordenao estrutural ou funcional dos documentos em fundos, na ordenao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries. 2. Processo que, na organizao de arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os documentos numa sequencia alfabtica, numrica ou alfanumrica, de acordo com o mtodo de arquivamento previamente adotado. Tambm denominado classificao. AUTGRAFO - 1. Assinatura ou rubrica. 2. Designao de documentos manuscritos, do prprio punho do autor, esteja assinado ou no. AVALIAO - Processo de anlise da documentao de arquivos, visando estabelecer a sua destinao, de acordo com seus valores probatrios e informativos. CATLOGO - Instrumento de pesquisa, elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundo, descritos de forma sumria ou pormenorizada. CLASSIFICAO - Ver Arranjo, item n 2. COLEO - Conjunto acumulados. de documentos, sem relao orgnica, aleatoriamente

CPIA - 1. Reproduo de um documento obtida simultaneamente execuo do original. 2. Reproduo de um documento, obtida a partir do original. COPIADOR - 1. Livro contendo pginas em papel liso ou pautado, nas quais eram transcritas, em ordem cronolgica, pelos prprios autores ou por copistas, cartas ofcios e outros tipos de correspondncia expedida. 2. Livro contendo folhas em papel trapos, nas quais se fazia a cpia de documentos expedidos, usando -se processo de

50

transferncia direta da tinta do original, mediante umidade e presso. Esse processo foi muito usado no sculo XIX e comeo do XX. CORRESPONDNCIA - Comunicao escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob vrias formas (cartas, cartes postais, ofcios, memorandos, bilhetes, telegramas), podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa. DATAS-LIMITES - Elemento de identificao cronolgica de uma unidade de arquivamento, em que so indicadas as datas de incio e trmino do perodo abrangido. DEPSITO - Ato pelo qual os arquivos ou colees so colocados fisicamente, sob custdia de terceiros, sem que haja transferncia da posse ou propriedade. DESCARTE - Ver Eliminao. DESCLASSIFICAO - Ato pelo qual a autoridade competente libera para consulta, documentos anteriormente caracterizados como sigilosos. DESCRIO - Processo intelectual de sintetizar elementos formais e contedo textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir (inventrios sumrio ou analtico, guias, etc.). DESTINAO - Conjunto de operaes que se seguem fase de avaliao de documentos destinados a promover sua guarda temporria ou permanente, sua eliminao ou sua microfilmagem. DOAO - Ato pelo qual uma pessoa fsica ou jurdica transfere a terceiros de livre vontade, com carter irrevogvel, sem retribuio pecuniria, atravs de instrumento jurdico adequado do qual devero constar as condies da cesso a documentao que lhe pertence. DOCUMENTO - Registro de uma informao independentemente da natureza do suporte que a contm. DOCUMENTO DE ARQUIVO - 1. Aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituio pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informao. 2. Aquele produzido e/ou recebido por pessoa fsica no decurso de sua existncia. DOCUMENTO OFICIAL - Aquele que, possuindo ou no valor legal produz efeitos de ordem jurdica na comprovao de um fato. DOCUMENTO PBLICO - Aquele produzido e recebido pelos rgos do poder pblico, no desempenho de suas atividades. DOCUMENTO SIGILOSO - Aquele que, pela natureza de seu contedo informativo, determina medidas especiais de proteo quanto sua guarda e acesso ao pblico. DOSSI - Unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a um determinado assunto ou pessoa. ELIMINAO - Destruio de documentos julgados destitudos de valor para guarda permanente. ESPCIE DE DOCUMENTO - Designao dos documentos segundo seu aspecto formal: ata, carta, certido, decreto, edital, ofcio, relatrio, requerimento, gravura, dispositivo, filme, planta, mapa, entre outros. FUNDO - 1. A principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos permanentes,

51

constituda dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. 2. A principal unidade de arranjo funcional nos arquivos permanentes, constituda dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo, reunidas pela semelhana de suas atividades, mantido o princpio da provenincia. GNERO DE DOCUMENTOS - Designao dos documentos segundo o aspecto de sua representao nos diferentes suportes: textuais, audiovisuais, iconogrficos e cartogrficos. GUIA - Instrumento de pesquisa destinado orientao dos usurios no conhecimento e utilizao dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente. NDICE - Lista sistemtica, pormenorizada, dos elementos do contedo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada para indicar e facilitar sua localizao no texto. INSTRUMENTO DE PESQUISA - Meio, de disseminao e recuperao da informao, utilizado pelos arquivos. So instrumentos de pesquisa, entre outros, catlogos, guias, ndices, inventrios, repertrios, tabelas de equivalncia. INVENTRIO ANALTICO - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so identificadas e brevemente descritas. ITEM DOCUMENTAL - A menos unidade arquivstica materialmente indivisvel. LEGADO - Doao feita por declarao de ltima vontade. LISTA DE ELIMINAO - Relao de documentos especficos a serem eliminados, devidamente aprovada pela autoridade competente. NOTAO - Elemento de identificao que permite a localizao das unidades de arquivamento, sendo constituda de nmeros, letras, ou combinaes de nmeros e letras. PROCESSO - Termo geralmente usado na administrao pblica, para designar o conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa ou judiciria. O nmero de protocolo, que registra o primeiro documento com o qual o processo aberto, repetido externamente na capa, o elemento de controle e arquivamento do processo. PROTOCOLO - 1. Denominao geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao de documentos em curso. 2. Denominao atribuda ao prprio nmero de registro dado ao documento. 3. Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. PROVENINCIA - Princpio segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. Corresponde expresso francesa respect des fonds, e inglesa provenance. RECOLHIMENTO - Transferncia de documentos dos arquivos intermedirios para os permanentes. RESPECT DES FONDS DARCHIVES - Ver Provenincia SELEO- Ver Avaliao SRIE - Designao dada s subdivises de um fundo, que refletem a natureza de sua composio, seja ela estrutural, funcional ou por espcie documental. As sries podem ser subdivididas em subsries.

52

SMBOLO - Ver Notao TABELA DE EQUIVALNCIA - Instrumento de pesquisa auxiliar, que d a equivalncia de antigas notaes para as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alteraes no sistema de arranjo de um arquivo. TABELA DE TEMPORALIDADE - Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermedirios, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critrios para microfilmagem e eliminao. TCNICO DE ARQUIVO - Profissional de arquivo de nvel mdio. TRANSFERNCIA - Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermedirios. TRIAGEM - Ver Avaliao UNIDADE DE ARQUIVAMENTO - O menor conjunto de documentos, reunido de acordo com um critrio de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, so denominados pastas, maos ou pacotilhas.

53

ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS . Apostilas de Cursos. [S.L. : s.n.], [199-?] CASTRO, Astra de M.; CASTRO, Andresa de M.; GASPARIAN, Danusa de M. Arquivstica = tcnica/ arquivologia = cincia. Braslia: ABDF, 1985. 2 v. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. So Paulo: FGV. SCHELLENBERG, T. R.. Arquivos Modernos: princpios e tcnicas. So Paulo: FGV. BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental. So Paulo: FGV. RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento Arquivstico de Documentos Eletrnicos. So Paulo: FGV.

54

MINISTRIO DA EDUCAO E DO DESPORTO CONSELHO NACIONAL DE EDUCAO INTERESSADO/MANTENEDORA: UF: Conselho Nacional de Educao DF ASSUNTO: Indicao n 02/97 - Normas para a simplificao dos registros e do arquivamento de documentos escolares RELATOR(a) CONSELHEIRO(a): Arnaldo Niskier PROCESSO N: 23001.000042/97-88 PARECER N: CP 16/97 I - HISTRICO Por intermdio da Indicao n 02/97, de autoria do Conselheiro Arnaldo Niskier, foram propostas ao Conselho Nacional de Educao normas para a simplificao dos registros e do arquivamento de documentos escolares. O Presidente do CNE, na Portaria n 02, de 11 de maro de 1997, designou os Conselheiros Arnaldo Niskier, Almir de Souza Maia e Myriam Krasilchik para, sob a presidncia do primeiro, constiturem a Comisso Especial que estudaria a Indicao mencionada. Os entendimentos havidos levaram proposta de Resoluo anexa. II - VOTO DO RELATOR Somos favorveis proposta de simplificao dos registros e do arquivamento de documentos escolares no Conselho Nacional de Educao, oferecendo, como contribuio, parte integrante deste voto, o Projeto de Resoluo em anexo. Braslia-DF, de setembro de 1997. CMARA OU COMISSO: Conselho Pleno APROVADO EM: 04.11.97

Conselheiro Arnaldo Niskier - Relator

55

III - DECISO DO CONSELHO PLENO O Conselho Pleno acompanha o Voto do Relator. Sala das Sesses, setembro de 1997.

Conselheiro Hsio de Albuquerque Cordeiro - Presidente

Projeto de Resoluo N de de de 1997 Regulamenta o arquivamento de documentos escolares

O Presidente do Conselho Nacional de Educao, no uso de suas atribuies e tendo em vista a Indicao n 2/97, de 31/1/97, de autoria do Conselheiro Niskier, RESOLVE: Art. 1 - O arquivamento de documentos escolares, das instituies de ensino, observar as seguintes modalidades: a) o prprio documento no original ou em fotocpia autenticada; b) em fotograma obtido por microfilmagem; c) em disquete ou CD ROM obtido por sistema computadorizado. Art. 2 - Quando o arquivamento obedecer a alnea a do artigo anterior, ser organizado em duas modalidades: a) Arquivo Vivo ou de Movimento, para pronta consulta e escriturao; b) Arquivo Morto ou permanente, quando concluda a escriturao pela concluso de curso, transferncia, trancamento de matrcula ou abandono do curso. Art. 3 - O arquivamento de fotogramas de microfilmagem, disquete e CD ROM de sistema computadorizado, pelo reduzido espao que ocupa no Arquivo, condies especiais de armazenamento e facilidade de consulta e reproduo, ser sempre da modalidade de Arquivo Vivo ou de Movimento. Art. 4 - Sob a superviso do Diretor, a pessoa responsvel pelo manuseio e reproduo dos documentos arquivados ser do Secretrio da Unidade Escolar, pessoalmente ou por pessoa habilitada, por ele autorizada. Pargrafo nico. O documento reproduzido, de preferncia em suas cores originais, ser autenticado pelo Secretrio da Unidade, com o carimbo do rgo emissor do documento com o nome, cargo e registro do emitente, com a declarao: Cpia de Microfilme ou Cpia do Computador. Art. 5 - As provas parciais e os exames finais sero registrados em atas, com o nome do aluno, sua assinatura, a data de realizao da prova ou exame, a disciplina, perodo e a avaliao em graus numricos e alfabticos por extenso, com a assinatura do professor, visadas pelo Chefe do Departamento ou autoridade equivalente, e do Diretor da Unidade, conforme modelo a este apensado, reunidas as atas em pastas ou encadernadas, por curso, perodo letivo e ano de realizao da avaliao.

56

Art. 6 - O Poder Pblico, atravs do MEC para o Sistema Federal e dos rgos Prprios do Sistema Estadual e Municipal, mediante prvia identificao do seu representante, ter acesso aos arquivos escolares para verificar a regularidade dos registros. Art. 7 - Os documentos de identificao pessoal, certificados militares e CPF sero registrados pelos seus nmeros, rgo emissor e data de emisso, nos requerimentos de matrculas nas unidades escolares. 1 - Os documentos a que se refere a alnea a do art. 1, sero transferidos para o arquivo morto ou permanente por motivo de concluso de curso, transferncia para outra unidade de ensino, trancamento de matrcula ou abandono de curso. 2 - Ser fornecida certido ou cpia dos documentos arquivado, mediante requerimento do interessado, pelo Secretrio e visado pelo Diretor da Unidade. Art. 8 - Os livros de ata dos rgos colegiados, textos de estatuto ou regimento, resolues e normas regimentais, curriculum vitae dos docentes e demais documentos que possam ser encadernados ou arquivados em pastas, facilmente identificveis no precisam passar pelo processo de microfilmagem ou computao, desde que possam ser localizados com facilidade. Art. 9 - Os papis eliminados em razo de perda de validade do documento, arquivamento por processo de microfilmagem e por computao, sero inutilizados mecanicamente, alienados ou cedidos a instituio beneficente para fins de reciclagem. Art. 10 - Cessada a atividade da instituio de ensino, todos os seus arquivos sero transferidos para o rgo pblico de superviso, avaliao e acompanhamento das atividades dessa instituio, sob a responsabilidade do MEC. Art. 11 - Os fotogramas, disquetes e CD ROM sero reproduzidos em trs vias, sendo uma via arquivada no Arquivo Nacional, outra na unidade que processou o arquivamento do documento original e a terceira como instrumento de trabalho para consulta, expedio de declarao ou certido. Art. 12. Esta Resoluo entrar em vigor na data de sua publicao HSIO DE ALBUQUERQUE CORDEIRO Presidente do Conselho Nacional de Educao

(PARECER HOMOLOGADO EM 21/11/97, PUBLICADO NO DOU DE 24/11/97 P. 27372)

57