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Ladrones de tiempo

Qu son y cmo gestionarlos?

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Tabla de contenidos
1. Introduccin. Ladrones de tiempo externos e internos 2. Uso correcto del E-Mail en el trabajo 3. El telfono tambin es un ladrn de nuestro tiempo 4. Reuniones eficaces 5. El peligro de Internet y las redes sociales 6. La procrastinacin 7. Hbitos multitarea, concentracin y tcnicas para mejorar la gestin del tiempo 8. Interrupciones habituales de compaeros y dispositivos. Saber decir no 9. Prdida de tiempo en el trabajo, causas y soluciones 10. La definicin de objetivos y la diferencia entre tareas urgentes e importantes 11. Fatiga, estrs y falta de sueo: cmo afectan a la productividad 12. Conclusiones

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1. Introduccin. Ladrones de tiempo externos e internos


El da tiene "slo" veinticuatro horas y por eso, saber gestionar adecuadamente nuestro tiempo, resultar en la consecucin de unos niveles ptimos de productividad y eficiencia. Pero en nuestro camino, deberemos saber reconocer a los temidos ladrones de tiempo paraenfrentarnos aellos,porqueslomantenindolosarayanosserposiblealcanzarlosxitosquedeseamos. Se puede afirmar que el tiempo no es el problema, sino que es enlaautogestindondesemarca elrumboquetomarnlascosas: Negativo, cuando al final de la jornada no se han alcanzado los objetivos planteados aunquese tengalasensacindenohaberperdidoniunminuto Opositivo,sisehaaprovechadocadamomentoparallevaracabounatareaoparadescansar. Losladronesdetiemposonelprincipalenemigodelaproductividadpormuchosmotivos: Reducenentreun50yun70%nuestrashorasefectivasdetrabajo. Afectananuestracapacidaddeconcentracinytambinanuestrosnivelesdeatencin. Nos provocan retrasos de entre 6 y 9 minutos cada vez quesucumbimos asutentacin,yaque ste es el periodo de tiempo que los expertos psiclogos dicen que el cerebro tarda en llegar de nuevoalmximorendimientotrasunainterrupcin. Seinterponenenlosobjetivosquenosplanteamos,retrasandolaconsecucindelasmetas. En este ebook, propondremos soluciones prcticas y de sencilla aplicacin para combatirlos y paraello: Repasaremoslostiposdeladronesdetiempo. Conoceremosafondoculessonlosprincipalesymspeligrosos. Tambin detallaremos soluciones posibles para combatirlos, que puedes empezar a poner en marchadesdehoymismo.

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Tipos de ladrones de tiempo


Los ladrones de tiempo no slo proceden del exterior. Cada individuo es el nico responsablede organizar su tiempo y dedecidiraquloquierededicar.Conocerlagestindenuestrotiemponos ayudaraoptimizarloennuestrobeneficioy,porello,esimportanteincidirenesteaspecto. El primer paso para luchar contra este discreto enemigo es conocerlo bien. Existen dos tipos de ladronesdetiempo:externoseinternos. Ladrones de tiempo externos: se definen como el conjunto de circunstancias que exceden la capacidaddecontroldelindividuo.Entreellosseencontraran: Eltelfono. Losserviciosdemensajerainstantnea. Elcorreoelectrnico. Lasreunionesdetrabajo. Lasinterrupcionesetc. Ladrones de tiempo internos: son las circunstancias inherentes al propio individuo y que se manifiestan en su conducta y modo de gestionar su tiempo y sus tareas. Los ms significativos son: Hbitosmultitarea. Precariaplanificacin. Carenciadeobjetivos. Faltademotivacin. Procrastinacin. Dificultadparadarunarplicanegativa. Aunque en la prctica tambin se podra hablar de la existencia de un tercer tipo mixto, que combinaralosdosanterioresyqueestpresenteenelentornolaboraldeformabastantehabitual. Un ejemplo de este hbrido que interrelaciona los ladrones de tiempo internos y externos sera cuando nos enfrentamos a una jornada en la que nos han planificado demasiadas reuniones. Es externo, porque vienen dadas desde la organizacin, pero tambin es interno porque en nuestra manoestdarprioridadalasmsnecesariasyposponeronoacudiralasquenolosean.

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Sean del tipo que sean los ladrones de tiempo, una vez detectados, hay que analizar cules son los que ms frecuentemente ocupan el nuestro. Ello depender del tipo de puesto de trabajo, de nuestro rol dentro de la organizacin y, tambin, por supuesto, de nuestras caractersticas individualescomopersona.

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2. Uso correcto de E-Mail en el trabajo


El uso correcto del email en el trabajo es un tema que podra dar para todo un ebook. Por una parte, supone un gran avance del que todos nos beneficiamos: agiliza las comunicaciones, permite que estemos actualizados, y es adems una herramienta muy completaalaquesesaca mucho partido en cualquierorganizacin.Sinembargo,comocontrapartidatenemos sucapacidad parahacernosperderelfoco. Elproblemadelcorreoelectrnicoresidetantoenelemisorcomoenelreceptor: El emisor: que no se cuestiona la necesidad de enviar ese email, que no se plantea otras alternativas como la llamada telefnica o la conversacin en persona, que lo utiliza como justificante o medio de prueba o que, indiscriminadamente pone el email en copia a varias otras personasparalasqueprobablementeenmuchoscasossucontenidocarecederelevancia. El receptor: que comprueba compulsivamente la bandeja de entrada (incluso en intervalos de cinco o diez minutos), se distrae cada vez que recibe una notificacin que le informa de que ha recibido un nuevo correo electrnico y aparca cualquier actividad que est llevando a cabo para abrirloyecharle,almenos,unvistazoporencima.

El tiempo robado por el email en el trabajo en datos


Losdatoshablanporsmismosy,talycomomuestraunestudiodeOfficetime: El 33% delos trabajadores empleanentreunay dos horas aldaenresponderemails durantesu jornadalaboral. El 22% pierden ms de dos horas nicamente comprobando su bandeja de entrada y revisando losnuevosemailsrecibidos. El problema del correo electrnico se agrava en el caso de la mensajera instantnea. Esas herramientas que,comoSkype,elchatinternodeGmailoelchatdealgunaredsocialcorporativa flexibilizan la realidad empresarial y ahorran costes y tiempo, tienen una doble cara. Son extremadamente intrusivas y multiplican los efectos negativos del email, en especial en lo concernientealosnivelesdeestrsyansiedadqueocasionan.

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Contramedidas: cmo combatir la prdida de tiempo proveniente del email


Para combatir las interrupciones que provoca el correo electrnico y sus inevitables consecuencias como distraccin, prdida de concentracin o estrs, lo primeroquehacefaltaes quererrealmenteponerunasolucin. Existen distintas alternativas para limitar la prdida de tiempo que el email ocasiona pero para todas ellas es necesario tener voluntad de hacerlo, tanto si eres el emisor delemailcomosieres el receptor. Entre las ms tiles y sencillas de implantar se encuentran, de cara al receptor del correoelectrnico: Reunirtodastuscuentasdecorreoenunamismabandejadeentrada. Mantener limpia la bandeja de entrada, con filtros que eviten el spam, y revisar semanalmente quenodejasemailsinnecesarios,almacenandolosdemsporcarpetas. Implantarfiltrosquederivendirectamentecadaemailasucarpetacorrespondiente. Nodejarnuncaabiertalaventanaopestaadelcorreoelectrnico. Desactivarlafuncindeventanasemergentesdelemail.

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Destinar dos o tres momentos de tu jornada a leer y responder emails comoactividad(puedes escoger una opcin en muchas herramientas de correo electrnico que te permita configurar la llegadadeemailsexclusivamenteenesosmomentos). Contestar a los correos cuya resolucin es posible empleando un mximo de dos minutos y nuncaemplearmsdediezoquincesminutosendarrespuestaauno,comonormageneral. Yencuantoalemisor: Noenviarvariosemailssipuedesconcentrartodalainformacinenunosolo. Considerar si realmente es necesario enviar ese email con ese contenido a todas las personas quetienespensadoponerencopia. Dejar de emplearelemailcomomediodepruebaojustificantedeloquesediceodequeseest trabajandoaunahorayenundapuntuales. Observando estas medidas, los resultados de tiempo medio por actividad que, con demasiada frecuencia se encuentran en torno al minuto (aunque parezca increble), lograrn incrementarse hasta los tres minutos, lo que supone un progreso significativo que beneficia al individuo en particularyalaorganizacinengeneral.

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3. El telfono tambin es un ladrn de nuestro tiempo


Es muy complicado escuchar el tono de una llamadaoelavisodequehemos recibidounanueva comunicacin y no desconectar de los que estbamos haciendo en ese momento, para centrarnos en ese nuevo estmulo que tanta ansiedad nos puede llegar acrear:quinseponeen contacto conmigo, con qu objetivo, qu espera de m, etc. Al denominar ladrn de tiempo al telfono hacemos referencia a cualquiera de sus versiones, ya que todas sonigualdepeligrosas paranuestraproductividad: etc. Nuestrotelfonofijodelaoficina:medianteelqueenocasiones noparamos derecibirllamadas quenosimpidenempezaryterminarunatareaenunplazodetiemporazonable. Nuestro telfono mvil de trabajo: que aunque est diseado con una finalidad productiva, Nuestro telfono o smartphone personal: que nos hace estar disponibles 24/7 gracias a las

notificaciones de redes sociales, a los emails recibidos, a los SMS, a los avisos y notificaciones,

muchas veces acaba convirtindose en todo lo contrario incluso contestando fuera de nuestro horariolaboral.

Los errores que cometemos al usar el telfono y sus consecuencias


La clave sera usar el telfono en nuestro beneficio, pero para aprender cmo hacerlo antes es necesariosaberquhacemosmal.Nuestrosprincipaleserroresson: Responder a todas las llamadas y a veces incluso a todos los mensajes o notificaciones recibidas. Prolongarinjustificadamenteladuracindelasllamadas. Interrumpirlaactividadquenos ocupaparadarleprioridadaltelfono,inclusosinsabersilatiene ono. De hecho, un estudio de Sondea afirma que 30% de los encuestados reconoce que interrumpe una charla con amigos, una comida familiar o el trabajo para leer un mensaje, un email o una notificacin en el mvil. Actitudes de este tipo, provocan que el 46% de las personas que
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respondieron al estudio reconozcan que se hayan llegado a sentir molestas en alguna ocasin porquesuinterlocutornolesprestabanlaatencindeseada.

Nuestros malos hbitos respecto al uso del telfono se reflejan en la mayora de sus efectos negativos: Interrumpe nuestra concentracin. Esto se traduce en una prdida de tiempo, de entre seis y nueveminutos,cadavez quenecesitamos retomarla.Silos aadimos alos deladuracindelacto de leer el mensaje (y responderlo, en algunas ocasiones) o a la duracin de la llamada ensnos damoscuentadecuntoperjudicarealmenteydelopococonscientesdeelloqueramos. Nos hace perder foco. Nuestra atencin pasa, de estar fijada en la tarea que estamos acometiendo, a estar dispersa ya sea por pensar en lo que nos acaban de deciroacabamos de leer, o por lo que suponemos que ser, si la llamada o mensaje an no se ha producido pero sabemosdesuinminentellegada. Reduce la calidad de los periodos de relax. Muchas veces los descansos tambin se ven interrumpidos por llamadas o mensajes, por lo que, tras la pausa, nuestra mente no est tan relajadacomodebera.

Cmo hacer un correcto uso del telfono


El telfono es una herramienta muy til y necesaria, no slo en el entorno laboral. Pero hay que aprender a priorizar las distintas situaciones de nuestro da a da, ya que en esa racionalizacin del uso del telfono est la clave de la mejora. Para lograrlo se puede empezar estableciendo accionesmecnicascomo: Promover la concisin y precisin en su uso. Plantearse el objetivo de cada llamada (cuestionarse si es importante y necesario hacerla) o preguntarle abiertamente al emisor de la mismaacercadesuobjetivonosayudarennuestroprogreso. Tener el telfono apagado, o al menos en modo silencio y sin vibracin, cuando se considere necesario. Designar un momento del da para hacer todas las llamadas telefnicas que se necesitan. En esafranjahorariaelegida,laactividadquellevaremosacabosersa. Poneraltelfonoatuserviciocomoherramientaquees,ynoalcontrario.Limitalasataduras

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Tener claro que no es necesario responder a cada llamada o a cada mensaje,nimuchomenos enelmomento.

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4. Reuniones eficaces
Si repasamos el curso de las ltimas reuniones a las que hemos asistido, seguramente concluiramos en que podran definirse de muchas maneras, pero ninguna se identificara precisamenteconeltrmino"eficaz".Pero,quesloquehaceineficazaunareunin?: Quecarezcadeunobjetivo,quedebeconocerseademsdeantemano. Quesetoquentemasquenoestabanplaneados. Queenellalosparticipantesnoconozcansurol. Quelosasistentesnohayanpreparadoconvenientementelostemasadesarrollar. Quelosdatosenlosquesebasennoseanconsistentes. Quelareuninseprolonguesinjustificacin. Que la excesiva duracin de la reunin o su falta de foco propicien la distraccin y prdida de atencindelosparticipantesenlamisma. Que al trmino de la misma no hayan quedado claras o no sehayanestablecidolas acciones a tomar.

Check list para reconocer reuniones improductivas


Lo primero que hay que hacer es minimizar el nmero de reuniones, sobre todo en nuestro pas, donde tendemos aconvocarunareuninparaasuntos quepodranresolversefcilmentesintener reunirse. La evolucinnaturaldeesteprocesodemejorapasaraporevaluarlas reuniones quese hacen en cada empresa, para descubrir si son o no productivas. Para averiguarlo, puedes cuestionartelossiguientesaspectos: Objetivodelareunin:lotengoclaroantesdecomenzar? Acciones a tomar: s cules me corresponden al finalizarla? S en qu plazo de tiempo se handeejecutar? Horario:saquhoraempiezayacabalareunin? Asunto:serespetaelasuntoqueoriginalareuninosetocanotros? Si la mayora de tus respuestas han sido negativas, es probable que puedas concluir que en tu

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empresa las reuniones no son eficaces, por lo que deberas implementar un proceso de mejora quetepermitaoptimizarlas.

Cmo alcanzar un nivel ptimo de eficiencia en las reuniones


La eficiencia en las reuniones empieza antes de que den comienzo y termina despus de que acaben.Nopasesningnaspectoporaltoyprepara: Antesdelareunin Definicin de los participantes en la reunin, sus roles, los objetivos y temas a tratar y la duracindelamisma(preferiblementenosuperioralasdoshorasynuncaalfinaldelajornada). Durantelareunin Puntualidad,alahoradeempezaryaladeterminar. Establecimiento de roles, entre ellos el del responsable de la misma, queserquienotorguelos turnosdepalabrayavisecuandolasintervencionessedesvendelatemticaatratar. Preparacin,delostemasatratardeformapreviaalareunin. Respeto,porlostemaspreestablecidosyporlosturnosdepalabra. Despusdelareunin Registro, todo lo que se exponga en la reunin habr que recogerse por escrito en un actaque seharllegaratodoslosasistentesalconcluirlamisma. Otra forma de ganar en eficiencia en las reuniones puede ser el hacerlas online. Las reuniones virtuales suponen un ahorro en desplazamientos, que no slo repercute en un menor ndice de gastos sino tambin en una disminucin del tiempo que se debe planificar para asistir a una. Si optasporestaformadereuninnecesitaselsoftwareapropiado. En el mercado existen multitud de herramientas interesantes parahacerreuniones onlineatravs de videoconferencia, la mayora de las cuales son adems gratuitas, y entrelas quedestacamos lassiguientes: Skype HangoutsdeGoogle

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JoinMe GotoMeeting TeamViewer Mikogo

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5. El peligro de Internet y las redes sociales


No es sencillo usar internet en su justa medida y por eso, la mayora de los usuarios de la red reconocen abusar de ella, sobre todo en lo que a redes sociales concierne. En el puesto de trabajo internet es una de las principales herramientas, pero, almismotiempo,tambinunadelas distraccionesmsimportantes. En concreto, un estudio realizado por la empresa Sondea a ms de dos mil quinientas personas sobre "Internet y las redes sociales" revela que casi la mitaddelos espaoles,un45%,sedefine como "enganchado" a la red. El perfil de este tipo de usuario es eminentemente femenino y de edadnosuperioralos treintay cuatroaos.Aldecirqueseconectantantoainternet,serefierena una media de entre 4 y 10 horas al da, como el estudio desvela que hacen el 43% de los encuestados. Pero an ms sorprendentees otradelas conclusiones alas queSondeahallegado:quems del noventa por ciento de los encuestados est presente en alguna red social y adems participaen ella de forma activa, siendo la ms popular Facebook, seguida de Twitter, con porcentajes del 88%yel34%departicipacinentrelosencuestadosrespectivamente. En cualquier caso, si se sabe emplear de manera correcta, internet cuenta con muchos beneficios,deentrelosquedestacaran: Elavancequesuponenentrminosdecomunicacin. Laflexibilidadqueaportanencuantoaaccesoasuscontenidos. Elvolumendeinformacinqueponeanuestradisposicindeunamanerasencillayrpida. Susmltiplescualidades,sisesabeaplicarcorrectamenteanuestrotrabajo. Sinembargo,almismotiempolaredtambintieneunladonegativo: Provocalaprdidaconcentracin. Disminuyelosnivelesdeatencin. Puedeafectaranuestramemoria. Contribuyeadisminuirnuestraproductividadlaboral. La clave est en saber cmo utilizar internet en nuestro beneficio. Para ello hace falta discernir
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cundo es momento de relajarse consultando o participando en las redes sociales (s, tambin durante la jornada laboral, por ejemplo en intervalos de cinco o diez minutos cada hora) y de cundoes momentodecentrarseenobteneralgntipodeinformacintilparanuestrotrabajo,sin distracciones.

Consejos para hacer un buen uso de internet


No dejes que internet se convierta en un ladrn de tu tiempo y toma nota de cmo evitar que absorbatodoslosminutosproductivosdetujornada: Acota tu acceso a internet a una franja horaria determinada. Durante ese tiempo, tu actividad consistir en tus tareas online, hasta queeltiempoparaesecometidollegueasufiny tengas que comenzarconlasiguienteactividadoconundescanso. Como extra, puedes acceder a tus redes sociales en alguno de tus descansos en el trabajo y durante un mximodediez minutos.Estdemostradoque,conmoderacin,laparticipacinenlas mismas puede contribuir al relax ya que permiten desconectar de las tareas cotidianas de una formamsefectiva. Si necesitas los programas de mensajera instantnea para el normal desarrollo de tu actividad laboral, desactiva las notificaciones automticas y/o silncialos (o tu ordenador). Si no te hacen falta,brralosdetuequipodetrabajo. Engancharseainternety queeltiemposenos vayadelas manos es fcil,muchoms cuandoel contenido de una pgina es visual. En estos casos (YouTube,Flickr,Pinterest,etc.),extrematus precauciones. Y,hazlomismocontusredessociales: Pinsalo dos veces antes de unirte a una nueva red social, excepto en casos puntuales en los que te pueden reportar un beneficio, la mayora de las veces suponen mucha dedicacin que te robareltiempodeotrastareas. Reduce en todo lo que puedas el nmero de redes sociales en las que ests presente. Pregntate qu te aportan y si realmente las necesitas todas. Valora el tiempo dedicado y el beneficioqueteotorgan.Dalesunsentido,noestsporestaropormodas. Al igual que con elemail,desactivalas notificaciones queteavisandemenciones y comentarios nuevos detus contactos enredes sociales.Estos avisos terestanconcentraciny teinterrumpen constantementeenhorariolaboral.

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La forma en que terelacionas coninternetsentarlas bases detuaprovechamientodeltiempo.Si te planteas deverdadponerlmitealusoabusivodelaredy tienes claroquees unaherramientaa tu servicio y para tu beneficio, y no al revs, conseguirs utilizarlo de una manera inteligente y sacarasmayorpartidoatusjornadas.

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6. La procrastinacin
Sueles aplazar tareas? Se teacumulanlos cometidos?Tienes queenfrentartealas deadlines o fechas lmite a ltima hora deprisa y corriendo? Puede que la procrastinacin sea uno de tus hbitosyqueelladrndetiempoalquemsdebastemerseastmismo. Procrastinacin es un trmino de raz latina que se identifica con posponer, relegar, aplazar, aunque en sus orgenes equivala a conceptos como futuro (crastinus) y adelante (pro). Esta palabra define undesordendelapersonalidadquetienesucausaenlaincomodidadoinseguridad que la accin a realizar tiene en el individuo que, invadido por esas sensaciones, decida dejarla paramsadelante,esdecir,sinresolver(almenostemporalmente). Loquedebesconocerdelaprocrastinacines: Esunhbitonegativo. Esunladrndetiempointerno,yaquedependedelindividuoensutotalidad. Tienemuchoqueverconlapersonalidaddequienlopadece. Produceunasensacindeansiedad. Esuncausantedeestrs. Las nuevas tecnologas pueden empeorarla, ya que nos hacen estar disponibles para todo el mundoacualquierhorayencualquierlugar.

Armas para luchar contra la procrastinacin


Para poder combatir este hbito y erradicar a este ladrn de tiempo de nuestras rutinas profesionales diarias, es necesarioquesepamos reconocerlo.Siests preparadoy teadelantas a tusimpulsosconciertasmedidasqueteproponemosacontinuacin,lograrsvencerlabatalla: Planifica. Esta es lamanerams efectivadelucharcontralaprocrastinaciny,dehecho,todoel tiempo que inviertas en planificar, preparar, ordenar tus tareas o tus ideas antes de empezar se compensarconcreceseneltiempodeejecucin. Provete de todos los recursos que necesites para llevar a cabo tus actividades programadas. Merece la pena no tener que improvisar y adems, saber que todo est listo para empezar te predisponehacialaconcentracintodavams.

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Haz listas: puedes emplear papel o formatos electrnicos. Lo importante es que puedas vertus progresosalmarcarcadavezquedasporterminadaunatarea. Prioriza tus tareas. Para un momento y piensa qu es lo ms importante que tienes que hacer. Y lo siguiente ms relevante?Acabas decomenzartulista.Dehecho,unatcnicaquesueleser empleada con xito consiste en calificar conletras desdelaAhastalaDolaElas actividades.El orden de importancia sera decreciente, y por tanto las actividades marcadas como A seran imprescindibles, mientras que las detipoE,tendrantanpocarelevancia,quesilas retirases detu lista,larepercusinseramnima. Confa en tus capacidades. La inseguridady elmiedoaafrontarunatareaquecreemos superior anuestroslmiteseslaprincipalcausaquenosimpulsaaposponersuejecucin. Quizs ha sido la primera vez que has odo hablar de la procrastinacin ya que, aunque probablemente habas reconocido alguno de estos hbitos en tu desempeo profesional, nunca habas reflexionado sobre sus causas. Por eso, si te interesa conocer ms detalles sobre este desordenqueafectaatuproductividadpuedesobtenermsinformacinenelsiguienteenlace.

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7. Hbitos multitarea, concentracin y tcnicas para mejorar la gestin del tiempo


A veces hace falta que nos recuerden laimportanciadelas cosas bienhechas.Elslowfoodllega con fuerza, devolvindole la importancia a uno de los placeres ms importantes de lavida,frente al fast food, que promova todo lo contrario y en otros mbitos diferentes, el multitarea pierde puntos al compararse con el unitarea. Concentracin y calidad ganan la batalla al desconcierto y ponen lmites al estrs, que queda relegado y a la sombra de la satisfaccin por el trabajo bien hecho. La desgracia del hombre proviene de una sola cosa, y es el no saber permanecer en reposoen unahabitacin..."BlaisePascal,filsofo.

Multitarea: la enemiga de la calidad y el descanso


La Universidad de Stanford (Estados Unidos) demostr en uno de sus estudios realizados a estudiantes, que la multitarea tiene mltiples efectos negativos y pocas ventajas pese a que, en principio,puedaparecertodolocontrario.Enconcreto,actuandoenmodomultitarea: Disminuyenlosnivelesdelaatencin. Elrendimientointelectualseveafectadonegativamente,alalterarseelcontrolcognitivo. Y es que, no slo es lgico priorizar (un proceso que hacemos incluso involuntariamente) sino que, como no somos mquinas ni robots, necesitamos la concentracin para poder llevar acabo una actividad. Y de ello depender la calidad del resultado queobtengamos.Cuandoalcanzamos unbuenniveldeconcentracinnuestraactividadcerebralsevebeneficiadaen: Precisin:tantoenrazonamientoscomoenpercepciones. Rapidez:alahoradeprocesarinformacin. Profundidad: en nuestras conclusiones, especialmente por la facilidad paraasociarconceptos e ideas.

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Detalle:enelmomentodedetectarfallos. Crees que puedes prescindir de todos estos atributos en tu actividad mental? La respuesta es: rotundamenteno,yaqueellosupondraobtenerinvariablementeunresultadoprecarioencualquier tarea. Lifehacker, explica que uno de los investigadores de Stanford que participaron en este estudio, Clifford Naas, estaba seguro delas bondades delamultitarea.Aquienes laejercanpresuponala capacidad de desarrollar habilidades como el filtrado de informacin o la velocidad a la hora de alternar tareas. Crea que setrataba,adems,deindividuos conunamemoriasuperioralamedia. Sinembargo,losresultadosdelaspruebaspracticadasdemostrarontodolocontrario. Esto prueba que la multitarea se erige como amenaza contralacalidad(deltrabajo,deldescanso y hasta del sueo). Incluso repercute en la salud, al ser uno de los factores que aumentan los nivelesdeestrsenunindividuo.

Las causas detrs de la multitarea


La multitarea noimpulsalaproductividad,nimuchomenos lacalidad,pero,aunquees unfactorde estrs, paradjicamente tambin es una de las variables que ms directamente inciden en la satisfaccin laboral. Esta afirmacin, que puede sonar revolucionaria, tiene una explicacin cientfica que es, como demuestra elinvestigadorZhenWang,quelamultitareasereconoceenel cerebro como productiva y da la sensacin a quien la practica de estar trabajando ms, de ser muy eficiente, y esoproduceunaltogradodesatisfaccinpersonal.Claro,los resultados sonotra cosa. Sin embargo, los efectos negativos de la multitarea no empiezan y terminan en quien la lleva a cabo, sino que tambin afectan a su entorno. Porque las personas multitarea,desprendiendoesa satisfaccin y orgullo, provocan que sus compaeros traten de emularles y aumenten sus respectivas cargas de trabajo para no quedarse atrs ante la valoracin de sus superiores o la suyapropia. Claro, que quien as acta probablemente no conoce los resultados delestudiodeStanfordporel que nos estamos guiando. Y es que, en sus conclusiones explican quelamultitareaes imposible de practicar por el cerebrohumano.Entonces,cuandoalguiencreequellevaacabovarias tareas a la vez no las simultanea, ya que no es posible, sino que sevansucediendoensucerebro,que trabajadeformafrenticapara,encortosintervalosdetiempoalternarlas. An ms, en este tipo de situaciones el cerebro crea spotlights, que no son otra cosa que reas

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diferenciadas que se atienden sucesivamente y a la mayor velocidad posible,loquesignificaque al pasar a un rea, abandona las otras, quequedanfueradetodasupervisin.Yenestetrasiego, el cerebro pierde eficacia debido a las crecientes conexiones y desconexiones que pueden causardesconciertoycrearaltosnivelesdeestrsenelindividuo.

Evitar la resultados

multitarea:

tcnicas,

motivaciones

Si te has reconocido en las afirmaciones de lneas anteriores, has de saber quees posibleevitar estetipodecomportamientos,paraello: Clasifica y minimiza: por ejemplo,conlos correos electrnicos,archivacadacosaensucarpeta correspondienteyconcentratodastuscuentasdecorreoenunasolabandejadeentrada. Apaga, silencia, desconecta: todos los dispositivos mviles, telfonos, servicios de mensajera instantneaosistemasdenotificaciones. Haz listas: planifica tu actividad siguiendo un orden que previamente has decidido y no te lo saltes.Recuerdaplanificartambinlosdescansos,esimportanterelajarlamente. Soporte: ten siempre a mano algn tipo de herramienta, ya sea de tipo digital o manual, que te permita anotar las tareas que te van surgiendo, para poder revisarlas cuando sea el momento oportuno. Establece un momento o momentos del da para repasar tu lista de tareas pendientes, actualizarlayreevaluarla,sifuesenecesario. Una tcnica que concentra todas estas recomendaciones es la conocida como Tcnica Pomodoro. Fue ideada por Francesco Cirillo a finales deladcadadelos ochentay estprobado que su aplicacin aumenta la concentracin y lucha contra la procrastinacin de manera muy efectiva. Estemtodoconsisteen: Dividetutrabajoenperiodosdetiempode25minutos("pomodoros"). Trascadaperiododetrabajoexisteundedescansodeduracin5minutos. Losintervalosdetiemposoninflexibles,nosepermitenvariacionesniadaptaciones. Cadacuatroperiodosdetrabajoseplanificarunapausadeduracinunpocomayor.

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LatcnicaPomodorocuentaconmuchasventajas: Mejoralahabilidadmental. Eliminaelestrs. Aumentaelcontrolyfacilitalaplanificacin Puede implantarse de manera virtual, existen softwares basados en ella en elmercado,aunque lamaneratradicional,conelpomodorosobrelamesaeslamsefectiva,porserlamsvisual. Tras varios das de aplicacin: se puede comprobar un extraordinario aumento de la productividad, se minimiza la procrastinacin, se logra un descanso ptimo en las pausas y tambinrepercutefavorablementeenelrendimientoindividual,desdelapticadelcontrol Antes de elegir el mtodo Pomodoro o cualquier de las tcnicas propuestas para evitar la multitarea,esimportantetenerclarasnuestrasmotivaciones,algunasdelascualespodranser: Ganareneficacia. Ganarencontrol,tambindenuestrotemperamento. Aumentarnuestrosnivelesdeconcentracinydeenerga. Incrementarnuestraatencinaldetalle. Disminuirnuestrosnivelesdeestrsydeansiedad.

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8. Interrupciones habituales de compaeros y dispositivos. Saber decir no


Uno de los ladrones de tiempo externos porexcelenciasonlas interrupciones.Las interrupciones nos hacenperderlaconcentraciny,adems deltiempoquenos robanenfuncindesuduracin, tambin nos hacen perder esos entre seis y nueve minutos que, de media, el cerebro tarda en volveraretomarelniveldeactividadyconcentracinquesetenaantesdeserinterrumpido. Lasinterrupcionesmscomunessoncausadaspor: Llamadasdetelfono. Mensajesalmvil. Mensajes en el ordenador que nos llegan a travs de servicios de mensajera instantnea o chatscorporativos. Compaerosdetrabajoqueseacercanatudespachoapreguntaropediralgo. Las interrupciones, sean del tipo que sean,atentandirectamentecontralaproductividadindividual (pero tambincontraladelgruposi,porejemplo,lainterrupcintienelugareneltranscursodeuna reunin).Adems: Disminuyenlacalidaddeltrabajorealizado. Disminuyenlaefectividad. Ralentizanelritmodetrabajo. Aumentanlaproporcindeerrores. Obstaculizanelcorrectodesempeo. Desmotivanymolestan.

Cmo minimizar las interrupciones


Aunque las interrupciones son un ladrn de tiempo externo, en suresoluciny alahoradeponer
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medidas para combatirlas, la personalidad del individuo juega un factor clave. Las maneras ms efectivasdeminimizarlasinterrupcionesson: Elige un lugar adecuado para trabajar: por qu no desde casa? Gracias al teletrabajo y a la tecnologa basada en la localizacin es posible trabajardesdecualquierpartey sininterrupciones (incluso las reuniones se pueden mantener sin que los participantes compartan sala, edificio, ciudadopas)porloquesemaximizalaeficaciadelashorasproductivasdetrabajo. En tu ordenador, abre slo las aplicaciones que necesites para la tarea que vas a realizar y minimizaelnmerodepestaasabiertasdetunavegador.Conseguirsdistraertemenos. Apaga el sonido del telfono y pon el dispositivo boca abajo, de forma que no puedas ver la pantalla. Activa el buzn de voz del telfono. Siests enlaoficina,pidequenotepasenllamadas enunrato. Desconectalosavisosynotificacionesdelosserviciosdemensajeraeemails. En los chats corporativos o Skype, si son necesarios para tu actividad laboral, utiliza la herramienta que te permitamostrartuestadoparadejarclaroqueests ocupadoenesemomento (por ejemplo, conelcolorrojo,sies detiposemforo,oelsmbolodeprohibido,siempleaiconos). Otraopcinesmostrarteinvisible. Si puedes prever las interrupciones, concntralas en una franja horaria. Haz lo mismo con las visitasynolasaceptessincitaprevia. Otras alternativas: declina la invitacin a reuniones cuando no te venga bien acudir o cuando creas que tu presencia all es meramente figurativay nonecesariadeverdad.Intentadestablecer en tu empresa un periodo de tiempo de un da en concreto a la semana donde se tratar de respetarelsilencioylaconcentracin. Cada cual es responsable de tomar medidas para evitar las interrupciones y de la misma forma todos debemos respetar el trabajo y el descanso de los dems. Cada cosa tiene su momento y hay que saber priorizar y en este sentido, la formacin juega una baza importante y la empresa debe ser consciente de ello ya que, al fin y al cabo, la beneficiaria ltima del aumento de productividadyvalorqueseconsigavaaserella. Poner los medios para evitar ser molestados es nuestra labor. No todo el mundo es capaz de comprender que hay un momento para todo, as que la educacin del personal en materia de productividadpersonalesunatemticafundamentalenelcampoformativo.

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Saber dar una negativa por respuesta


En ocasiones, los culpables de que nos interrumpan somos nosotros mismos. Cuando lo aceptamos todo, cuando no sabemos decir que no, estamos minusvalorando nuestra actividad, despreciandonuestropropiotiempoyfaltndonosalrespeto. Saber decir que no enriquece la vida laboral y aumenta su calidad, al tiempo que incrementa la propia autoestima, que se ve reforzada. Ello no tiene por qu empeorar nuestras relaciones con losdems,sloescuestindepracticarlaempatayseguiralgunadelassiguientestcnicas: Posponer tu respuesta: comentar a tu interlocutor que tienes que consultar tu agenda o pensrtelo le pondrn en sobreaviso y valorar la posibilidad de que no puedas ayudarle. Esta manera tan delicada de declinar una peticin te sirve a ti y tambin a la otra persona, que puede buscarayudaenotrapartesinperdermstiempo. No des un no rotundo: di que lo sientes pero que tendr que ser ms tarde, ms adelante, otro da...esmuchomsfcilquedecirquenoyconseguirsquenotesiganinsistiendo. Busca el lado positivo de tu negativa: dile a tu interlocutor que no, pero acompala de un "seguro que te va a salir bien", "ya vers como es un xito" (tcnica extrada del libro "The extremeartofselfcare"deCherylRichardson). Tener claro que necesitas tu tiempo y energa para desarrollar tus actividades es crucial, como tambinesimportanteelnoexcederseenlasexplicacionesqueacompaanalanegativa.

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9. Prdida de tiempo en el trabajo: causas y soluciones


Los ladrones de tiempo pueden a veces parecer antagnicos. Es el caso delaprdidadetiempo en el trabajo y el excesivo perfeccionismo que, junto a la falta de orden y de planificacin minan nuestra productividad de forma lenta y altamente destructiva. Las consecuencias las pagamos nosotros,nuestroentornoy,porsupuesto,laorganizacin.

Gestin, organizacin y planificacin del tiempo disponible


Factores internos (excesivo perfeccionismo, prdida de tiempo) y externos (faltadeplanificacin, carencias organizativas, desorden en el puesto y lugardetrabajo)seconjuganpararesultarenla incorrectagestindeltiempo. No se puede gestionar sin un plan, "es el proceso de definir el curso de accin y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacerparallegaralestadofinaldeseado"(Corts,1998). La definicin de metas y el establecimiento de prioridades se derivan de organizacin y planificacin y se pueden aplicar a un proyecto, a una actividad o a una tarea concreta. De ellos se extraer informacin especfica como los recursos necesarios, los responsables de la ejecucin, la forma de abordarla o el plazo. La importancia de planificar y gestionar se hace an mspatentecuandohayvariaspersonasinvolucradas. Para llevar a cabo un plan de acuerdo a lalgicay quecontribuyaaminimizarelusoderecursos yoptimizarresultadosesnecesario: Establecerobjetivos. Noimprovisar,latomadedecisionessehaderealizardeformaprevia. Hayqueanticiparsealasaccionesatomar. Sedebenescogerlosmediosmsconvenientesparaalcanzarlosantesdeemprenderlaaccin. La falta de planificacin puede confundirse con falta de tiempo y sus consecuencias pueden mostrarseen:

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Mtodos de ordeno y mando, que resultan denigrantes para el empleado y le hacen mantenerse enunconstanteniveldealerta. Jerarquamuymarcada,consupocoprcticarigidez. Solucionescortoplacistasalosproblemaseimprovisacinenlatomadedecisiones. Faltadedelegacinenlaspersonas,queralentizaelsistemayaumentaloserrores. Faltadeoptimizacindeltiempo.

La responsabilidad de la Administracin en la gestin del tiempo


Los managers tienen que tomar cartas en este asunto, pero los estudios muestranquetienenlas manos atadas con los problemas cotidianos, a los que dedican un 80% de su tiempo,loquedeja un insuficiente 20% para que puedan dedicarse a funciones estratgicas y de futuro.Las causas quemotivanestoshechosson: Lafaltadedelegacin. Lainsuficienteinteraccinconlaspersonasdesuequipo. Lapocaatencinalastareasimportantesyprioritarias. No slo eso, sino que tambin son en cierta manera culpables de gran parte de la prdida de tiempoqueseproduceeneltrabajo. Cuando no optimizan la planificacin del tiempo: saturan a unos mientras queotros cuentancon una carga de trabajo muy por debajo de lo que sera recomendable, o imponen demasiadas reuniones, encuentros y charlas para hablar de temas que podran solucionarse de forma ms directa. Cuando no planifican: porque preparar, buscar y tomardecisiones llevasutiempo,peroaveces loqueseinvierteenpreparacinsuponemultiplicarelahorrodetiempodeejecucin.

Los ladrones de tiempo silenciosos

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Elexcesivoperfeccionismotraeconsecuencias: Bajaproductividad. Prdidainjustificadadeenerga. Malasrelacionesconloscompaeros. Tendenciaalaprocrastinacin. Miedoalfracaso. Adiccinaltrabajo En su sentido ms positivo: El perfeccionismo puede encauzarhaciaelbuenxitoy proporcionar motivacinparaperseveraranteeldesalientoylosobstculos.

El orden en el trabajo y el mtodo de las 5S de Toyota


El orden en el trabajo nos ayuda a ser productivos y eficientes. Adems est comprobado que contribuye a mejorar el ambiente laboraly las relaciones entrepersonas.Lafaltadel,provocara locontrarioyenestaconviccinsebasalametodologadelas5SdeToyota. 1. Seiri: Separar elementos innecesarios: hay que quitar delamesatodoloquenosevaautilizar paralasactividadesquesevanaacometer. 2. Seiton: Situar elementos necesarios: se debe pensar la ubicacin de cada elemento para que responda a la lgica y resultecmoday funcional,teniendoencuentalafinalidady frecuenciacon queseutiliza. 3. Seiso: Suprimir suciedad: la limpieza en el puesto de trabajo es respeto, orden y calidad, puedealguienprescindirdeella? 4. Seiketsu: Sealizar anomalas: estandarizacin y formacin son las claves del paso que ms errorespermitedetectar,anomalasminimizaryaccidentesevitar. 5. Shitsuke: Seguir mejorando: la mejora continua es un ciclo que se prolonga en el tiempo y propiciaelprogreso.

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10. La definicin de objetivos y la diferencia entre tareas urgentes e importantes


La misin y visin de la empresa tambin estn relacionadas con el aprovechamientodeltiempo. Cuando se tiene claro el camino a seguir se pueden concentrar los esfuerzos enlas acciones en vez de dispersarse. Pero para ello hay que serrealista,hay queconcretarobjetivos porquesino, elavanzarsehacecuestaarriba. Definirobjetivosesimportante: Paraconfigurarlamisinyvisindelaorganizacin. Paravalidarla,cuandohablamosdeobjetivosgenerales. Paraponernosencaminohacialosobjetivosgenerales,cuandohablamosdelosespecficos. Paraquenuestrosproyectoslleguenabuentrmino. "Una empresa es como una bicicleta, o te mueves, o te caes", John D. Wright Y es que la empresa es un ser vivo y como tal, no puede detenerse, ha de seguir hacia delante y en la eleccindeladireccinaseguirentraenjuegolatomadedecisiones. La toma de decisiones puede hacernos ganar o perder tiempo, y de cmo la planteemos dependereltipodegestindenuestrajornadalaboral.Paraoptimizaresteprocesonecesitamos. Informacin:adecuada,precisa,actualizada,decalidadyobjetiva. Prioridad:saberdistinguirentreloimportanteylourgente. Anlisis:compartiendodiferentesperspectivasyempleandolosrecursosnecesarios.

Lo importante y lo urgente: la diferencia


No es lo mismo algo que tiene que ser resuelto de inmediato, un asunto cuyagestinnopuedeo no debe esperar, que otra tarea que es realmentedecisivay que,spodraesperar,peronosera conveniente. Como ambos trminos pueden llevar a error en la toma de decisiones diaria, es interesante conocer el modelo de Stephen Covey, que explica la diferencia entre lo importante y lo urgente
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basndose en cuatro cuadrantes que sirven de base para definir una serie de hbitos bastante comunes.Estoscuatrocuadrantesson: Urgente eimportante:definelas actividades queinfluyendirectamenteennuestras metas acorto plazoporloqueseconsideranprioritariasyselesdebedarpreferenciafrenteacualquierotra. No urgente e importante: estas tareas nos interesan, tienen que ver con nuestros objetivos a largo plazo, pero al no tener el carcter de urgentes, pueden llevarse a cabo despus dequelas importantes,perourgenteshayanquedadoresueltas. Urgente y no importante: la mayora de los casos en este cuadrante quedan definidas las interrupciones,esdecir,quepuedenpostergarsesinqueelloafecteanuestrosobjetivos. No urgente y no importante: estas actividades, definitivamente pueden relegarse y adems, convendravalorarencadacasosiesposibleadems,retirarlasdenuestralista.

Cmo gestionar nuestro tiempo con acierto


Observa tu modelo de trabajo,yaquestedeterminartugestindeltiempo:noes lomismoser autnomo que trabajar por cuenta ajenaenlaoficinaoteletrabajar.Enelprimercasotdecides al 100% cmo gestionar tu tiempo en el segundo, pierdes ese control total sobre tus horas de trabajo en favor de la empresa y, en el caso de los teletrabajadores, es una mezcla de las dos

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Ladronesdetiempo|31

opcionesanteriores,yaquelagestindeltiemposereparteentreelindividuoylaorganizacin. Planifica. Toda jornada debe estar planificada. La previsin te hace ganar tiempo y minimizar riesgo,noprescindasdeella. Hazlistas.Estoslistadosharnquelatareadepriorizarteresultemssencilla. Busca el equilibrio: no tesobrecargues,huyedelestrs (perotampocodeltodo,yaqueuncierto niveldeestrstemantienealertayalcienporciendetuscapacidades). Implica a los dems: comparte tu carga de trabajo con tu equipo y aprende adelegar,nuncaes tarde para hacerlo. De esta forma aumentar vuestra productividad y adems los niveles de motivacinpersonalseincrementarn.

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Ladronesdetiempo|32

11. Fatiga, estrs y falta de sueo: cmo afectan a la productividad


Dolor de espalda, de cervicales, vista cansada, tensin ocular, mala circulacin... son los primeros sntomas de algo que no funciona en el puesto de trabajo. Si no se pone solucin las jaquecas seconviertenenmigraas,elcansancioenfatigay elestrs olaansiedadendepresin. Trastornosquederivanenenfermedadescrnicasconelentornolaboralcomopuntodepartida.

Fatiga, estrs y sus consecuencias


Muchasveceshemosodohablardelafatiga,peropuedequesinsaberque: Seoriginaenunesfuerzoquevamsalldelcansancioyproduceagotamiento. Entre su consecuencias est la incapacidad que provoca a la hora de continuar con el desempeonormaloalritmohabitual. Enestadiosavanzados,puedeafectartambinalamemoria. Sea su origen puramente fsico o tambin psicolgico, en cualquiera de los casos termina afectando negativamente al rendimiento, minando la motivacin y extendindose sus consecuenciastambinalentorno.Dehecho: Contribuyeaincrementarlasiniestralidad. Impulsaalaprdidadetiempo. Disminuyelaproductividad. Aumentalosgastos. Si esta fatiga est causada por el estrs, el panorama empeora, ya que est demostrado que cuando esto sucede los empleados pueden perder entre uno y cuatro das laborables de media porao,justificadosporalgunosdesusefectossecundarios,comoporejemplolamigraa. Cuando no se detectan los problemas, cuando no se ponen soluciones, pueden alcanzarse situaciones extremas, como la del Sndrome de Fatiga Crnica (SFC), que provoca fiebre, dolor en las articulaciones e insomnio, que tiene su reflejo en el estado denimodelapersona,quese va degradando hasta alcanzar la prdida de motivacin en muchos casos, lo que conduce a un

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Ladronesdetiempo|33

descensodehastael50%entrminosdeproductividad. El problema es que, los sntomas de la fatiga crnica se pueden confundir con los delaperezay esteerrorslocausaramsdaoenlapersonaque: Sesentiraademsfrustrada,incomprendidaydeprimida. Veraafectadasucapacidaddeconcentracin,asuniveldeatencinyasudesempeolaboral. Comprobaraquesusrelacionespersonalesconcompaerosysuperioressedeterioran. Y todo esto, conlleva graves consecuencias para la organizacin, todas las cuales tendran su reflejoenelmargendebeneficios,yentrelasquedestacaran: Disminucindelaproduccin. Descensoenlacalidad. Insatisfaccindelosclientes. Quejasdecompaeros. Aumentodelabsentismo. Problemasdeorganizacin(peticionesdetraslados,necesidaddesupervisin,etc.)

Sueo: la importancia de un descanso reparador


Nuestros hbitos de sueo no son saludables. Los espaoles por el estilo de vida, por el tipo de ocio y por herencia cultural estamos lejos de los mnimos recomendables en cuanto a horas de sueocomoaslodemuestraunestudiodeACNielsen. Cundo nos acostamos? No antes de las doce de la noche, al menos el 45% de los encuestados. Nada que ver con las horas de apagar las luces en otros pases de Europa, que oscilanentrelas22ylas23hcomomximo. Cundo nos levantamos?Entrelas 7y las 8delamaana(el37%),mientras queenEuropaes msdelamitaddelapoblacinquienselevantaantesdelas7h. Cuntas horas dormimos? Una media de seis horas, que nos ponen lderes en escasez de sueoencomparacincontodoslospaseseuropeos,yaqueslonossuperaAustria. Cul es la causa de nuestra falta de sueo? Un alarmante 75% aseguraqueelcausantees el trabajo, cuando la media europea es del 53%. La segunda razn son los hbitos, respuesta que
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danel25%delosentrevistados,seguidadelafamiliaylosnios,quesoncitadasporel10%. Esto es importante porque dormir poco afecta a nuestra salud. El Dr. Estivill, doctor eminente y muy conocido experto enelsueo,afirmaquelos espaoles dormimos peorqueotros europeos y que el dficit de sueo es acumulativo (sus estudios demostraron que el nmero de errores que se cometen cuando se duerme menos asciende en progresin geomtrica). Y por eso es recomendable: Dormir entre 7 y 8 horas diarias y acudiralpuestodetrabajodespus dehaberdisfrutadodeun descansoreparador Acostarseentornoalas22h. Notrasnocharsisetienequemadrugar. Para recuperar la productividad que necesitamos y para vencer la batallaaesteladrndetiempo tenemosqueluchar: Contra la televisin y su programacin (el ftbol es un ejemplo de ello: un partido deftboldela Seleccin espaola contra Uruguay emitido recientemente a las 00h tuvo ms de cinco millones de espectadores... que acudieron a sus trabajos al da siguiente con varias horas menos de sueo). Contra la vida moderna: todos los avances, incluidos los ms bsicos,comoeltenerluz,hacen que tengamos esa opcin de quedarnos despiertos hasta tarde realizando cualquier tipo de actividad. Contra nuestra cultura: trasnochar, salir hasta tarde, quedar con amigos entre semana son costumbresquerestanhorasanuestrodescansoynospasanfacturaaldasiguiente. Los espaoles ponemos nuestra salud en peligro al jugar con nuestro sueo. Nos arriesgamos a sufrir prdidas de memoria, dficit de concentracin y aumento de la irritabilidad, adems tendemos a estados de fatiga, con todas las consecuencias para el individuo y la organizacin que se han descrito anteriormente, y todo esto sin mencionar que el riesgo de accidente se multiplica. Y lo nico que nos aventajaba respecto a nuestros vecinos europeos en cuanto a hbitos saludables que garantizaban el descanso est en vas de extincin ya que, como menciona el doctor Diego GarcaBorreguero, jefe de la Unidad de Sueo del Hospital Ramn y Cajal de Madrid:"Lasiesta,tanespaolayreparadora,estdesapareciendo".

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12. Conclusiones
Ladrones de tiempo externos
El email o correo electrnico es uno de los peores ladrones de tiempoqueexistenactualmente. Si sigues las recomendaciones que te proponemos el tiempo medio por actividad pasar de 1 minutoa3minutoscomomedia. El telfono, al igual que el correo electrnico, Internet o las redes sociales, es una herramienta ms que tenemos a nuestro alcance y debe facilitarnos el trabajo, pero no al contrario. Toma medidasqueteayudenahacerunusocorrectodelmismo. Las reuniones eficaces son productivas. Haz el check list y comprueba si las tuyas lo son. Recuerda ajustar la duracin, hacer hincapi en la preparacin y lograr el compromiso de los asistentesalahoraderespetarlosrolesdeunosyotrosydeaportarvaloralamisma.

Ladrones de tiempo internos


Reformula la manera en que te relacionas con la red y comienza a usar Internet de forma inteligente. No pospongas tus tareas y empieza hoy mismo a luchar contra la procrastinacin. El primer pasoesdescubrirsiprocrastinas. La multitarea es antinatural, aumenta nuestros niveles de estrs, nos hace perder la concentracineincrementarnuestrondicedeerrores. Hay que saber decir no, con educacin y olvidarse de tratar de quedar bien contodoelmundo. Conlastcnicasqueteproponemosteresultarmssencillohacerlo:nodejesdepracticar.

Ladrones de tiempo mixtos


Hay que tomar medidas y ponerse manos a la obra para evitar interrupciones en el trabajo. La planificacin puede ayudarnos en este cometido y los resultados sedejarnvermuy pronto,tanto anivelindividual,comodeempresa. La adecuada gestin optimiza nuestro aprovechamiento del tiempo y rendimiento. Nuestras funciones, tareas, y sobretodo nuestros objetivos y estrategia deben ser minuciosamente

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reflexionadosyplasmadosenundocumento. Finalmente, debemos evitar la fatiga y el estrs, cuyo efecto pernicioso sobre el tiempo y la productividad,ademsdesunegativainfluenciabienestarfsicoypsquico,yaconocemos.

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