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SUBMDULO DE PEDIDOS SUBMDULO DE ADQUISICIONES SUBMDULO DE GESTIN PRESUPUESTAL

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AUTORIZACION DE PEDIDO 4.1 Hecho el pedido, ingresamos a la opcin de autorizacin de pedidos.

4.2 Elegimos el centro de costo al que pertenece el pedido que vamos a autorizar, y hacemos clic en la carpeta amarilla. Todos los centros de costo que tengan pedidos pendientes de autorizar se mostraran en color verde, y los que no los tengan se mostrarn en color negro.

4.3 Tenemos dos opciones: autorizar el pedido total o autorizar una parte del pedido. 4.3.1 AUTORIZACION TOTAL DEL PEDIDO: Hacemos clic en el botn >>Para Compra.

4.3.2 AUTORIZACIN PARCIAL DEL PEDIDO: Ingresamos en la carpeta amarilla de cada uno de los tems solicitados.

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En la parte de la venta que corresponde a >>Autorizacin de Pedido de Compra, tenemos una caja de texto >> Cant. Aprobada, ah registramos la cantidad que deseamos autorizar (debe ser menor o igual a la cantidad solicitada). Y finalmente hacemos clic en >>

Repetimos el procedimiento para cada uno de los tems solicitados y finalmente hacemos clic en el botn >>Autorizar

Una vez autorizado el pedido, pasa automticamente del estado VB JEFE al estado Aprobado, en cualquiera de los dos casos anteriores.

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Verificar que el pedido que estamos autorizando cuenta con disponibilidad presupuestal, haciendo clic en el botn >> Disponibilidad Pptal y las metas y clasificadores se encuentran priorizados haciendo clic en el botn >> Consulta PCA. De no contar con disponibilidad presupuestal o no tener las genricas de gasto priorizadas en el SIAF no podrn realizar la Certificacin SIGA. Podemos observar que en nuestro caso contamos con disponibilidad presupuestal para esta cadena funcional y en el clasificador correspondiente.

As como con la genrica de gasto priorizada.

4.4 DETALLE DEL P.A.O 4.4.1 Seleccionamos el botn >> Genera P.A.O.

4.4.2 Registramos los campos que faltan: Responsable, Mes propuesto, cdigo CIU, Objeto, Sntesis de especificaciones tcnicas, finalmente clic en y salimos.

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V.

PAO ACTUALIZADO 5.1 GENERACIN DE P.A.O: Se puede realizar de dos formas: Que un (01) pedido genere un PAO o que varios pedidos lo generen lo que llamaremos consolidado de pedidos. 5.1.1 GENERAR PAO DESDE AUTORIZACION DE PEDIDOS 5.1.1.1 Clic en el botn >>Genera PAO

5.1.1.2 Aparece una ventana de actualizacin de precios masiva, que nos permite registrar el precio de los tems. Registramos los precios unitarios que corresponden y hacemos clic en guardar. En algunos casos no se muestra esta ventana porque el sistema asume el precio de la ltima compra realizada para ese tem.

5.1.1.3 Aparece una ventana que nos indica el numero de PAO que se va a generar, hacemos clic en >> Aceptar

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5.1.1.4 Salimos de la ventana de autorizacin de pedido e ingresamos a la opcin >>Programacin>>Plan Anual de Obtencin Logstica>>P.A.O. Actualizado.

5.1.1.5 Observamos que en la parte final se ha generado el P.A.O N 1027.

5.1.2

CONSOLIDADO DE PEDIDOS DESDE AUTORIZACION DE PEDIDOS DE

COMPRA. 5.1.2.1 Si queremos consolidar ms de un pedido se debe generar el PAO de uno de los pedidos a consolidar siguiendo la secuencia explicada en el punto 5.1.1 Generar PAO desde autorizacin de pedidos. 5.1.2.2 Para adicionar al PAO generado en el punto 5.1.2.1 otros pedidos dar clic en el botn >>Genera PAO

5.1.2.3 Aparece una ventana donde se muestra la opcin Incorporar a un PAO existente . Dar clic en dicha opcin y luego >> Aceptar.

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5.1.2.4 Aparece la relacin de los PAO actualizados pendientes de certificar a los cuales puede incluirle pedidos para consolidarlos. 5.1.2.5 Escoger el PAO y dar clic en el botn marcndose un check; luego guardar

5.1.2.6 Aparece una ventana de actualizacin de precios masiva, que nos permite registrar el precio de los tems. Registramos los precios unitarios que corresponden y hacemos clic en guardar. En algunos casos no se muestra esta ventana porque el sistema asume el precio de la ltima compra realizada para ese tem o el precio registrado en el PAO generado con anterioridad.

5.1.2.7 Aparece el mensaje Actualizacin de PAO terminada.

5.1.2.7 Salimos de la ventana de autorizacin de pedido e ingresamos a la opcin >>Programacin>>Plan Anual de Obtencin Logstica>>P.A.O. Actualizado.

5.1.2.8 Observamos que en la parte final se ha generado el P.A.O Consolidado N 105.

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5.1.3

CONSOLIDADO DE PEDIDOS DESDE PAO ACTUALIZADO.

5.1.3.1 Ingresamos a la opcin >>Programacin>>Plan Anual de Obtencin Logstica>>P.A.O. Actualizado

5.1.3.2

Hacer clic derecho >>Insertar PAO desde pedidos.

5.1.3.3 Elegimos si lo que vamos a consolidar son bienes o servicios, por tem o clase y el tipo de uso.

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3. Seleccionamos tipo de uso. 1. Seleccionamos bien o servicio 2. Ordenados por Clase o por tem

5.1.3.4 Nos muestra la relacin de tems que han sido autorizados para compra. Y marcamos con un check los que deseamos consolidar, as mismo filtramos el clasificador de gasto, metas, centros de costo, tareas, en ese orden.

5.1.3.5 Hacer clic en

y aceptamos el mensaje al usuario.

5.1.3.6 Nos aparece una ventana de actualizacin de precios masiva, que nos permite registrar el precio de los tems, registramos los precios unitarios que corresponden y hacemos clic en guardar. En algunos casos no se muestra esta ventana porque el sistema asume el precio de la ltima compra realizada para ese tem.

5.1.3.7 Aparece el nmero de consolidado que se va a generar y aceptamos nuevamente.

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5.1.3.8 Finalmente nos indica el nmero de P.A.O. que se va a generar y aceptamos nuevamente.

En cualquiera de los casos podemos modificar el precio de los tems, seleccionando la opcin >>Ajuste por P.A.O. en la columna estado del P.A.O, como se muestra en la figura.

Una vez cambiado el estado a >>Ajuste x P.A.O. ingresamos en la carpeta amarilla. Aparece la siguiente ventana. Ingresamos nuevamente en la carpeta amarilla que corresponde a cada tem.

Y podemos modificar el precio, en la caja de texto Precio Unitario, como se muestra en la figura. Finalmente hacemos clic en guardar.

Luego de hacer la actualizacin se debe regresar el estado del P.A.O. de la opcin >> Ajuste x P.A.O. a la opcin >>Autorizado.

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5.2

AUTORIZACION PRESUPUESTAL 5.2.1 Seleccionamos el P.A.O. con el que vamos a trabajar y hacemos clic en el botn >> Autorizacin Presupuestal.

5.2.2 Ingresamos los datos faltantes referentes al requerimiento y luego hacemos clic en .

En esta pantalla tambin podemos consultar el PCA 5.2.3 Aparecer el N y fecha de Certificacin. Aceptar los mensajes al usuario.

5.2.4 Automticamente se muestra el formato de Certificacin Presupuestal. Recuerde que para Certificar se requiere tener configurados los ODBC a las tablas del SIAF.

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Generada la certificacin presupuestal, debemos elegir la ruta, existen tres opciones: - Cuadro de Adquisicin: Compras que no generan un proceso de seleccin ni tampoco un contrato. - Contrato: Permite registrar en el sistema el contrato, su cronograma y las rdenes de compra que deriven de este. - Procesos de Seleccin: Cuando se requiere hacer un proceso de seleccin y registrarlo en el sistema. VI. CONTRATO 6.1 Ingresaremos a esta opcin solo si en el P.A.O. actualizado hemos elegido la ruta Contratos.

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6.2 En la ventana que aparece, presionamos la tecla F5.

6.3 Ingresamos los datos correspondientes al Contrato: nmero, fechas, tipo y ao de proceso, procedencia, proveedor, etc. y guardamos. En la opcin Procedencia, existen dos opciones: PAO y Otros. La opcin Otros se utiliza para contratos que vienen de aos anteriores y que no fueron registrados en su momento. Al seleccionar la opcin PAO seleccionamos el N de PAO que hemos generado previamente.

6.4 Se despliega la ventana para insertar tems. Hacemos clic derecho >> Insertar tem

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6.5Aparecer la siguiente ventana donde nos muestra los tems que ya hemos solicitado previamente en el pedido. Marcamos con un check los tems en mencin y hacemos clic en >>Aceptar

6.6 En la pantalla de Datos Generales del Contrato, se muestra el tem seleccionado y su valor monetario, finalmente

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6.7 Hacemos clic en >>Fase Compromiso para comprometer la integridad del contrato registrado, lo cual equivale a realizar una reserva anual.

6.8 Hacemos clic en la opcin >>Comprometer

6.9 Luego de comprometer el sistema muestra el siguiente mensaje >>Grabacin Satisfactoria y aceptamos

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6.10 Ingresamos en la opcin >>Certificacin SIAF, los datos del N del Certificado y N de Secuencia del Compromiso Anual registrado en el Mdulo Administrativo del SIAF y guardamos

6.11 En la ventana de compromiso se puede consultar el >>Marco Presupuestal y >>Consulta PCA dando clic en dichas opciones

6.12 Registrado y comprometido el Contrato, procedemos a registrar garantas, adelanto, cronograma, adenda, segn corresponda. En este caso hacemos clic en >>Cronograma

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6.13 En la siguiente ventana, hacemos clic derecho >>Insertar Perodo

6.14 Aparece una nueva pantalla donde hacemos clic derecho nuevamente para insertar el periodo.

6.15 Seleccionamos el mes en que se emitir cada orden del contrato, y los tems que se cancelarn en dicho periodo; hacemos clic en

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6.16 Ingresamos a la carpeta Distribucin Mensual.

del tem ubicado al lado derecho de la pantalla, mostrndose la

Por cada mes ingreso Cantidad, Valor y su respectiva Distribucin Presupuestal dar clic en el cono Grabar, de tal manera que el total de cantidad y valores de los tem coincidan con el total adjudicado. Realizar el mismo procedimiento con los dems tem(s). Hacer la distribucin por centro de costo ingresando a >>Centro de Costo. Por ltimo dar clic en el icono Salir de la pantalla.

VII CUADRO DE ADQUISICION Se ingresa a la opcin de Cuadro de Adquisicin luego que hemos registrado un Contrato o en la ruta del PAO actualizado, seleccionamos >>Cuadro de Adquisicin. 7.1Ingresar a la opcin que se muestra en la figura:

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7.2 Se muestra la relacin de Cuadros de Adquisicin generados a la fecha y hacemos clic derecho >> Insertar Cuadro de Adquisicin.

7.3 En cuanto a la procedencia puede ser: Contrato, Proceso de seleccin (PS) o PAO.

1. Seleccionamos si es Bien o Servicio

2. Seleccionamos la procedencia

7.4 Registramos la fecha, marcamos con un check el que corresponde y luego guardar.

7.5 Aceptamos el mensaje al usuario: Desea Generar el Cuadro de Adquisicin y se mostrar la pantalla y el Cuadro de adquisicin en color azul.

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VIII RDENES DE COMPRA Y/O SERVICIO 8.1 Ingresamos a la orden de compra.

8.2 Seleccionamos el mes y luego hacemos clic derecho.

a. Seleccionamos

b. Clic derecho

el mes

8.3 Ingresamos la informacin necesaria, empezando por el Cuadro de adquisiciones, proveedor, almacn, etc y guardamos.

8.4

Registramos la glosa, marcas, etc.

8.5 Guardamos y salimos para comprometer la orden de compra en la opcin >> Fase Compromiso.

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8.6 Hacemos clic en la opcin >>Comprometer,

8.7 Hacemos clic en la opcin >>Certificacin SIAF

8.8 Ingresamos los datos del N del Certificado y N de Secuencia del Compromiso Anual registrado en el Mdulo Administrativo del SIAF y guardamos

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IX

AFECTACION PRESUPUESTAL 9.1 Ingresamos a la opcin >> Gestin Presupuestal>>Afectacin Presupuestal

9.2 Aparece la pantalla que se muestra a continuacin. Ingresamos en la carpeta amarilla.

Clic en la

carpeta

amarilla
9.3 En esta pantalla, verificamos el medio de pago, de ser necesario digitamos el Tipo de Recurso (TR) que corresponde y luego hacemos clic en >> Interfase F.C. def. al SIAF.

9.4 Nos aparece el siguiente mensaje y hacemos clic en >>SI.

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9.5 Aparece otro mensaje y hacemos clic nuevamente en >> SI

9.6 Ingresamos la clave, si no la tiene coordinar con el implementador SIGA y luego presionamos >>aceptar, nos aparecer un mensaje indicndonos que se realizo la fase al SIAF para la Orden de compra y presionamos aceptar. Finalmente salimos de esa pantalla.

9.7 Ingresamos al SIAF

9.8 Ingresamos en la opcin : >> Procesos>>Interfases>>Registros Administrativos - Todos

9.9 Aparecer la siguiente pantalla y hacemos clic en >> Procesar:

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9.10 Luego habilitamos para envi en la opcin : >>Registro>>Registro SIAF (en el sistema SIAF)

9.11 Una vez que hemos procesado en el SIAF, regresamos al SIGA y nos ubicamos en >>Gestin Presupuestal>>Afectacin Presupuestal y hacemos clic en la opcin >>Respuesta SIAF SP

9.12 Finalmente para ver el formato de la orden de compra y/o servicio ingresamos en:

9.13 Aparece la relacin de rdenes de compra y/o servicio registradas en el sistema, seleccionamos la orden en mencin y hacemos clic en el icono de la impresora.

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9.14 Luego seleccionamos >>Formato de orden de compra.

9.15 Nos mostrar la orden como se muestra en la imagen, y para imprimirla hacemos clic en el icono de la impresora.

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