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NDICE PRESENTACIN ___________________________________________________________ I. PLANEACIN AL DISEO E IMPLEMENTACIN DEL MECIP______________________ A. COMPROMISO DE LA MXIMA AUTORIDAD DE LA INSTITUCIN ___________ B. ORGANIZACIN DEL COMIT DE TRABAJO __________________________ C. DEFINICIN DE LOS NIVELES DE IMPLEMENTACIN O AJUSTE DEL CONTROL INTERNO ___________________________________________ D. ELABORACIN DEL PLAN DE ACCIN _________________________________ 1 Normas de Funcionamiento ___________________________________________ 2 Definicin de Actividades _____________________________________________ 3 Asignacin de Recursos _____________________________________________ 4 Cronograma de Actividades___________________________________________ 5 Definicin de Recursos ______________________________________________ 6 Capacitacin del Grupo de Trabajo Tcnico ______________________________ 7 Socializacin a Directivos de la Institucin _______________________________ 8 Seguimiento al Avance del Plan de Implementacin ________________________ II. DISEO E IMPLEMENTACIN DEL MECIP ____________________________________ a) Metodologa General de Diseo e Implementacin ___________________ b) Instructivos Guas: N 01, 02 y 03 ______________________________ A. COMPONENTE CORPORATIVO DE CONTROL ESTRATGICO ______________ DISEO E IMPLEMENTACIN _________________________________________ TABLA DE GUAS Y FORMATOS_______________________________________ 1. AMBIENTE DE CONTROL ___________________________________________ Metodologa de Diseo e Implementacin________________________________ 1.1 ACUERDOS Y COMPROMISOS TICOS ____________________________ a) Procedimiento ________________________________________________ b) Instructivos Guas: N 04, 05 y 06 _______________________________ c) Instrumentos Formatos: N 10, 11 y 12 ___________________________ 1.2 DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO ___________________________ a) Procedimiento ________________________________________________ b) Instructivos Guas: N 07 y 08 __________________________________ c) Instrumentos Formatos: N 13, 14, 15, 16, 17, 18 y 19 _______________ 1.3 PROTOCOLO DE BUEN GOBIERNO _______________________________ a) Procedimiento ________________________________________________ b) Instructivos Guas: N 09 y 10 __________________________________ c) Instrumentos Formatos: N 20, 21, 22, 23 y 24______________________ 2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO_________________________________ Metodologa de Diseo e Implementacin_______________________________ 2.1 PLANES Y PROGRAMAS ________________________________________ a) Procedimiento ________________________________________________ b) Instructivos Guas: N 11, 12, 13 y 14 ____________________________ c) Instrumentos Formatos: N 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35 y 36 ____________________________________________________ 2.2 MODELO DE GESTIN POR PROCESOS___________________________ a) Procedimiento ________________________________________________ 7 9 11 12 13 14 14 14 14 14 15 15 15 15 17 19 20 57 59 62 68 69 69 70 70 70 100 100 100 100 119 120 120 120 135 136 136 136 137 137 168 168
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b) Instructivos Guas: N 15, 16, 17, 18 y 19 _________________________ c) Instrumentos Formatos: N 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49 y 50 ______________________________________________ 2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ________________________________ a) Procedimiento ________________________________________________ b) Instructivos Guas: N 20, 21, 22 y 23 ____________________________ c) Instrumentos Formatos: N 51, 52, 53, 54, 55, 56, 57, 58, 59, 60, 61 y 62 3. ADMINISTRACIN DE RIESGOS ____________________________________ Metodologa de Diseo e Implementacin _______________________________ 3.1 CONTEXTO ESTRATGICO DEL RIESGO __________________________ a) Procedimiento ________________________________________________ b) Instructivo Gua: N 24 ________________________________________ c) Instrumentos Formatos: N 63, 64 y 65 ___________________________ 3.2 IDENTIFICACIN DE RIESGOS ___________________________________ a) Procedimiento ________________________________________________ b) Instructivo Gua: N 25 ________________________________________ c) Instrumentos Formatos: N 66, 67, 68, 69 y 70 _____________________ 3.3 ANLISIS DE RIESGOS _________________________________________ a) Procedimiento ________________________________________________ b) Instructivo Gua: N 26 ________________________________________ c) Instrumentos Formatos: N 71, 72, 73, 74 y 75 _____________________ 3.4 VALORACIN DE RIESGOS______________________________________ a) Procedimiento ________________________________________________ b) Instructivos Guas: N 27 y 28 __________________________________ c) Instrumentos Formatos: N 76, 77, 78, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 85, 86, 87, 88 y 90 ________________________________________________ 3.5 POLTICA DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS ______________________ a) Procedimiento ________________________________________________ b) Instructivo Gua: N 29 ________________________________________ c) Instrumento Formato: N 91 ____________________________________

169 169 207 207 208 208 239 240 240 241 241 241 248 248 248 248 263 263 263 263 273 273 273 273 295 295 295 295

B. COMPONENTE CORPORATIVO DE CONTROL DE GESTIN ________________ 303 DISEO E IMPLEMENTACIN __________________________________________ 305 TABLA DE GUAS Y FORMATOS________________________________________ 306 1. ACTIVIDADES DE CONTROL _________________________________________ Metodologa de Diseo e Implementacin ________________________________ 1.1 POLTICAS DE OPERACIN _____________________________________ a) Procedimiento ________________________________________________ b) Instructivo Gua: N 30 ________________________________________ c) Instrumento Formato: N 92 ____________________________________ 1.2 PROCEDIMIENTOS_____________________________________________ a) Procedimiento _______________________________________________ b) Instructivos Guas: N 31 y 32 _________________________________ c) Instrumentos Formatos: N 93 y 94 _____________________________ 1.3 CONTROLES __________________________________________________ a) Procedimiento _______________________________________________ b) Instructivos Guas: N 33 y 34 _________________________________ c) Instrumentos Formatos: N 95 y 96 _____________________________ 1.4 INDICADORES ________________________________________________ a) Procedimiento _______________________________________________ 311 312 312 312 313 313 318 318 318 318 328 328 328 328 339 339
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b) Instructivo Gua: N 35 _______________________________________ c) Instrumentos Formatos: N 97, 98, 99 y 100 ______________________ 1.5 MANUAL DE OPERACIN _______________________________________ a) Procedimiento _______________________________________________ b) Instructivo Gua: N 36 _______________________________________ c) Instrumento Formato: N 101 __________________________________ 2. INFORMACIN ___________________________________________________ Metodologa de Diseo e Implementacin ______________________________ 2.1 INFORMACIN INTERNA _______________________________________ a) Procedimiento _______________________________________________ b) Instructivos Guas: N 37 y 38 _________________________________ c) Instrumentos Formatos: N 102, 103, 104, 105, 106 y 107 ___________ 2.2 INFORMACIN EXTERNA _______________________________________ a) Procedimiento _______________________________________________ b) Instructivos Guas: N 39 y 40 _________________________________ c) Instrumentos Formatos: N 108, 109, 110, 111, 112 y 113 ___________ 2.3 SISTEMAS DE INFORMACIN ___________________________________ a) Procedimiento _______________________________________________ b) Instructivos Guas: N 41 y 42 _________________________________ c) Instrumentos Formatos: N 114, 115, 116, 117, 118 y 119 ___________ 3. COMUNICACIN __________________________________________________ Metodologa de Diseo e Implementacin _______________________________ 3.1 COMUNICACIN INSTITUCIONAL ________________________________ a) Procedimiento _______________________________________________ b) Instructivos Guas: N 43 y 44 _________________________________ c) Instrumentos Formatos: N 120, 121, 122, 123, 124 y 125 ___________ 3.2 COMUNICACIN PBLICA ______________________________________ a) Procedimiento _______________________________________________ b) Instructivos Guas: N 45 y 46 _________________________________ c) Instrumentos Formatos: N 126, 127, 128, 129, 130 y 131 ___________ 3.3 RENDICIN DE CUENTAS_______________________________________ a) Procedimiento _______________________________________________ b) Instructivos Guas: N 47 y 48 _________________________________ c) Instrumentos Formatos: N 132, 133, 134, 135, 136 Y 137 ___________

339 339 350 350 350 350 356 357 357 357 357 357 371 371 371 371 389 389 389 389 405 405 406 406 406 406 421 421 421 421 437 437 437 437

C. COMPONENTE CORPORATIVO DE CONTROL DE EVALUACIN ___________ 453 DISEO E IMPLEMENTACIN_________________________________________ 455 TABLA DE GUAS Y FORMATOS_______________________________________ 457 1. AUTOEVALUACIN _______________________________________________ Metodologa de Diseo e Implementacin_______________________________ 1.1 AUTOEVALUACIN DEL CONTROL_______________________________ a) Procedimiento _______________________________________________ b) Instructivos Guas: N 49 y 50 _________________________________ c) Instrumentos Formatos: N 138, 139, 140, 141, 142, 143, 144, 145, 146 y 147___________________________________________________ 1.2 AUTOEVALUACIN DE GESTIN ________________________________ a) Procedimiento _______________________________________________ b) Instructivo Guas: N 51 ______________________________________ c) Instrumentos Formatos: N 148, 149 y 150 _______________________ 2. EVALUACIN INDEPENDIENTE _____________________________________ 465 466 466 466 467 467 490 490 490 490 496
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Metodologa de Diseo e Implementacin ______________________________ 2.1 EVALUACIN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ___________________ a) Procedimiento _______________________________________________ b) Instructivos Guas: N 52 y 53 _________________________________ c) Instrumentos Formatos: N 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 158, 159, 160, 161, 162, 163, 164, 165, 166, 167, 168, 169, 170, 171, 172, 173, 174, 175, 176, 177, 178, 179, 180, 181, 182, 183, 184, 185, 186, 187, 188, 189, 190, 191, 192, 193, 194, 195, 196, 197, 198 y 199 _______ 2.2 AUDITORA INTERNA __________________________________________ a) Procedimiento _______________________________________________ b) Normas de Referencia ________________________________________ c) Instructivos Guas: N 54, 55, 56, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63 y 64 ______ d) Instrumentos Formatos: N 200, 201, 202, 203, 204, 205, 206, 207, 208, 209, 210 y 211___________________________________________ 3. PLANES DE MEJORAMIENTO_______________________________________ Metodologa de Diseo e Implementacin _______________________________ 3.1 PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL _______________________ a) Procedimiento _______________________________________________ b) Instructivo Gua: N 65 _______________________________________ c) Instrumento Formato: N 212 __________________________________ 3.2 PLANES DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL ________________________ a) Procedimiento _______________________________________________ b) Instructivo Gua: N 66 _______________________________________ c) Instrumento Formato: N 213 _________________________________ 3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL_________________________ a) Procedimiento _______________________________________________ b) Instructivo Gua: N 67 _______________________________________ c) Instrumento Formato: N 214 __________________________________

497 498 498 499

499 558 558 559 559 559 603 604 605 605 605 605 610 610 610 610 615 615 615 615

Presentacin

Una vez elaborado el Marco Conceptual del Modelo Estndar de Control Interno para las Instituciones Pblicas del Paraguay - MECIP-, el cual contiene los elementos tericos bsicos y la estructura del Marco de Control propuesta, se presenta ahora su Manual de Implementacin, cuyo propsito es proporcionar las herramientas metodolgicas y tcnicas necesarias para inducir el diseo e implementacin del Modelo. El Manual de Implementacin del MECIP, se encuentra diseado para que se establezca una conexin entre lo conceptual, lo tcnico y lo metodolgico del Control Interno, es decir, el cmo hacer que un Control Interno opere efectivamente bajo unos conceptos y unas estructuras bsicas previamente planteadas. En consecuencia, el Manual de Implementacin presenta las metodologas, procedimientos, guas e instrumentos bsicos para entender como poner en funcionamiento el -MECIP-, bajo los siguientes parmetros:

Se encuentra estructurado en dos partes: la Primera, presenta los objetivos del Manual de
Implementacin y el Plan General de Diseo e Implementacin del Modelo; la Segunda, contiene las metodologas bsicas que se deben tener en cuenta para el proceso de implementacin. Cada institucin de acuerdo con la naturaleza de sus funciones, deber definir por intermedio de la mxima autoridad y en base a los instrumentos contenidos en el presente Manual sus propios mtodos, procedimientos y dinmicas de implementacin del Control Interno.

Al

igual que el Marco Conceptual, el Manual de Implementacin se desarroll bajo la estructura de Componentes Corporativos de Control; estos, a su vez, en Componentes, y cada uno de ellos en estndares de Control, los cuales se acompaan de las metodologas y los procedimientos correspondientes de diseo e implementacin. cada Componente Corporativo de Control, se encontrar el Plan de Diseo e Implementacin de sus Componentes y estndares; cada Componente bsico de control, contiene a su vez, la Metodologa de Diseo e Implementacin del conjunto de estndares que lo conforman. Estndar de Control presenta el Procedimiento general de implementacin en la institucin y los formatos de construccin de cada Estndar de Control.

En

Cada

Las procedimientos y formatos que apoyan el diseo y la implementacin, se consolidan en

un instrumento denominado Gua, la cual contiene cuatro secciones, a saber: La descripcin del tema tratado en la Gua, los requerimientos o insumos requeridos para su desarrollo, los responsables para el diseo, implementacin, supervisin, mantenimiento y actualizacin del Control Interno, y la descripcin bsica de las operaciones requeridas para lograr los productos que de ellas se derivan.

Los

Procedimientos se encuentran respaldados en las guas, que contienen las instrucciones bsicas para ejecutar cada procedimiento de diseo e implementacin.

Lo anterior unido al compromiso de la mxima autoridad de la institucin pblica y su equipo directivo; a una regulacin adecuada del Control Interno; a una gestin eficiente del directivo
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responsable de la implementacin y a una evaluacin oportuna de la Auditoria Interna, garantiza el cumplimiento de los objetivos de cada organismo y entidad y de su funcin social dentro del estado.

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- MECIP PLANEACIN AL DISEO E IMPLEMENTACIN DEL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO

Compromiso de la Mxima Autoridad y su Equipo Directivo / Organizacin del Comit de Trabajo / Definicin de los Niveles de Implementacin / Elaboracin del Plan de Trabajo A. Compromiso de la mxima autoridad de la institucin
La Primera Etapa para iniciar el diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno para instituciones pblicas del Paraguay - MECIP, se centra en el compromiso de la institucin con el Control Interno y en la capacidad de la mxima autoridad y su equipo directivo de adoptar esta herramienta gerencial, como un mecanismo de alto nivel de autoproteccin a la funcin administrativa del Estado, que le permita cumplir con eficiencia, eficacia, economa y transparencia en todas sus actuaciones y, esencialmente, las orientadas al correcto manejo de los recursos pblicos, que lo justifica como un Estado responsable, que cumple con los preceptos de garantizar el bienestar general de todos los ciudadanos. De all que la decisin de disear e implementar el Control Interno, debe ser consecuencia del pleno convencimiento de la mxima autoridad, as como del nivel directivo y, en general, de todos los funcionarios. No debiendo percibirse como una imposicin o una tendencia administrativa ms, que se aplica en la institucin y, para ello, las autoridades administrativas deben conocer la situacin real de los controles previos a su cargo, las debilidades de control existentes actualmente y determinar los principales aspectos a mejorar. Para dar inicio a la Implementacin del Control Interno, la mxima autoridad de la institucin, en su calidad de responsable por el diseo, desarrollo y funcionamiento del Control Interno, debe manifestar su compromiso de asumir directamente la implementacin a travs de la elaboracin y difusin de un Acta de Compromiso, en el cual se exponga la importancia del mismo y los argumentos que justifican su existencia, se anuncie su compromiso con este propsito y se solicite la participacin activa de todos los funcionarios que conforman la institucin. Adicionalmente, se debern expedir los actos administrativos que autorregulen el Control Interno de la institucin. El primero de ellos contendr los conceptos bsicos del Sistema, la estructura de control adoptada, los roles y responsabilidades de los diferentes niveles de la institucin frente al Control Interno, y la creacin de la funcin de evaluacin independiente del Control Interno, a cargo del rea administrativa competente para ello, el cual deber cumplir como requisito

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primordial, su no intervencin en la operacin de la institucin, a fin de mantener la neutralidad y objetividad que se predica de esta funcin. La importancia de que la mxima autoridad de la institucin pblica manifieste su compromiso de liderar el proceso, de mejorar o implementar el Modelo Estndar de Control Interno, radica en la confianza que este hecho genera en los funcionarios pblicos que integran la institucin, al entender que se llevar a cabo un proceso que surge como iniciativa de la mxima autoridad y su nivel directivo, y de su compromiso con el Control, lo que redundar en contar con el apoyo necesario para llevar a cabo la implantacin y mantenimiento del Modelo Estndar de Control Interno - MECIP. La Gua N 1 presenta las acciones a realizar para la documentacin del compromiso de la Alta Direccin; en los Formatos 1 y 2 se presenta una Gua para los Actos Administrativos arriba mencionados.

B. Organizacin del Comit de Trabajo

Tomando como base que el Control Interno es responsabilidad de todos los funcionarios que integran la institucin, con diferentes niveles de autoridad, responsabilidad segn se trate de su reglamentacin, diseo, implementacin u operacin, la institucin pblica deber disponer de un Comit de Trabajo institucional, conformado por tres (3) grupos de trabajo, con diferentes niveles de autoridad y responsabilidad frente al Control Interno: Uno de orden directivo, que acta bajo las directrices de la mxima autoridad de la institucin y que se ha denominado el Comit de Control Interno; un Segundo Grupo, conformado por funcionarios de nivel ejecutivo, profesional y tcnico, con representatividad de todas las reas funcionales de la institucin, incluida la Auditoria Interna institucional. El Tercer Grupo de trabajo, conformado por los funcionarios adscritos a la Auditoria Interna Institucional, que desarrolla la funcin principal de Evaluacin Independiente del Control Interno, adems de promover el control al interior de la institucin, y apoyar al directivo responsable del control interno, en procesos de capacitacin, asesora tcnica para mejorar el control, coordinado por el auditor interno institucional. El Comit de Trabajo deber, coordinado y supervisado por el directivo responsable de la dependencia que tiene a su cargo la parte administrativa en la institucin, asumir la responsabilidad y autoridad para dirigir el proceso de diseo, implementacin, mantenimiento y actualizacin permanente del Control Interno. El Grupo de Trabajo Directivo, consolidado en el Comit de Control Interno, tendr como objetivo y responsabilidad, definir las directrices y polticas de implementacin del Control Interno. Su responsabilidad incluye la planeacin del trabajo, definir las normativas de autorregulacin del Control Interno, la direccin de su implementacin, el seguimiento al avance del mismo, la evaluacin permanente de su efectividad y la toma de decisiones para su mejoramiento. A su vez, y bajo el rol de responsable por los macroprocesos y procesos en la institucin, cada directivo deber realizar la implementacin del Control Interno en el rea que se encuentra bajo su direccin. El Grupo de Trabajo de orden Tcnico, tendr bajo su responsabilidad los procesos efectivos de apoyo al diseo e implementacin, en las diferentes reas de la institucin, del Modelo Estndar de Control Interno, contribuyendo a ello con el conocimiento de la funcin, procesos y debilidades de control del rea al cual pertenezca cada uno de sus integrantes. Posteriormente, deber asumir el rol de facilitador de Control Interno al interior de su dependencia, apoyando el adecuado funcionamiento de los estndares de control. El Grupo de Trabajo conformado por los funcionarios que integran la Auditoria Interna Institucional, tendr bajo su responsabilidad el diseo de mtodos y procedimientos de control a
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los procesos de Evaluacin Independiente del Control Interno y de Auditoria Interna bajo su responsabilidad; asesorar a los directivos en el diseo e implementacin del Control Interno; apoyar los procesos de capacitacin de la institucin, orientados al control interno y finalmente realizar la Evaluacin Independiente al diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno, al trmino de cada una de las etapas definidas para ello. Antes de la conformacin de los Grupos de Trabajo, el Comit de Control Interno deber definir los objetivos, responsabilidades y los resultados que se esperan de ellos, a fin de evaluar posteriormente su gestin. Los funcionarios que hagan parte de los Grupos de Trabajo se deben caracterizar por el conocimiento de la institucin, el rea en que trabajan y los procesos a su cargo. En general, deben ser lderes, personas visionarias, con capacidad de hacer las cosas bien y de inspirar a los dems funcionarios de la institucin para el logro de objetivos y metas propuestos en el diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno. La seleccin debe ser cuidadosa, deben recibir capacitacin y asistencia tcnica, explcitamente en los temas que van a trabajar y en la forma de realizar las tareas. Adicionalmente, los Grupos de Trabajo debern tener claro su propsito y ste debe ser compartido por todos sus integrantes; deben tener la autonoma necesaria para solucionar sus propios problemas, contar con los recursos precisos para su operacin, recibir capacitacin en la cantidad y calidad adecuada, y en el momento oportuno, tener la capacidad para determinar y satisfacer las necesidades de auto-capacitacin, conocer las polticas establecidas por la mxima autoridad y su equipo directivo, en materia de Control Interno, y las normas que en este campo aplican a la institucin, y tener claras las metas para cada periodo de tiempo. El xito de los Grupos de Trabajo depende de los miembros que lo conforman, de la integracin que se logre entre stos y del apoyo que brinde el Nivel Directivo de la institucin. Sus integrantes deben tener una comunicacin frecuente y efectiva, gran capacidad para la solucin de conflictos y una alta motivacin para el logro de los objetivos, debiendo interactuar y tomar decisiones en conjunto, compartiendo experiencias, informacin, recursos y responsabilidades. La Gua N 02 y los instrumentos correspondientes, conformados por los Formatos N 03, 04 y 05, apoyan los procedimientos de conformacin de los Grupos de Trabajo.

C. Definicin de los Niveles de Implementacin o Ajuste del Control Interno

Una vez se expida y comunique el Acta oficial que decide la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno, que toma como base el Marco de Control Propuesto, y se expidan los actos reglamentarios de oficializacin del Sistema, el Grupo de Trabajo Directivo, con el apoyo de los Grupos de Trabajo Tcnico y de Auditoria Interna Institucional, ser responsable de realizar un estudio detallado del Control Interno existente en la institucin, as como de la propuesta de Modelo, realizando un anlisis individual y exhaustivo de cada uno de los Componentes Corporativos de Control, Componentes Bsicos de Control y Estndares que lo conforman, en el cual se hace necesario determinar los siguientes aspectos:

Existencia actual en la institucin pblica de controles previos formales e informarles. Nivel de desarrollo e implementacin en el cual se encuentran dichos controles. Estndares de Control que lo conforman. Grado de efectividad de estos estndares de Control.

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 Ajustes

que se deben realizar para llevarlos al Modelo Estndar de Control Interno propuesto.

Polticas bajo las cuales deben definirse los ajustes. Directrices que deben tener en cuenta los Comits de Trabajo al establecer sus planes de
trabajo.

Emisin del Acto Administrativo que oficializa el Modelo Estndar de Control Interno en la
institucin, tomando como base el MECIP, el compromiso de la Alta Direccin.

Ajustes a nivel integral del Control Interno. Componentes y Estndares de Control que deben ser implementados. Cambios,
actuales. adaptaciones o complementos que deben ser realizados en los controles

Prioridades en la implementacin. Estimacin

de los recursos financieros, logsticos y de personal, requeridos para implementar los aspectos del Modelo de Control Interno.

Estos aspectos deben ser consignados en un informe, el cual ser presentado a la mxima autoridad de la institucin, para que se determine el grado de implementacin y adaptaciones que se realizarn del Control Interno en la institucin.

D. Elaboracin del Plan de Trabajo

Una vez que el Grupo de Trabajo Directivo de la institucin decida los niveles de ajuste o implementacin total del Modelo de Control Interno propuesto, defina los objetivos y alcances del trabajo, debe comunicarlo de manera formal y detallada al Grupo de Trabajo Tcnico, a fin de que ste proceda con la elaboracin del Plan de Diseo e Implementacin. Dicho Plan debe contemplar cada uno de los aspectos del Modelo Estndar de Control Interno, definidos por el Equipo Directivo en Comit de Control Interno.

1. Normas de Funcionamiento
En este primer paso se formalizan las funciones de cada uno de los integrantes del Grupo de Trabajo Tcnico; se establecen las responsabilidad de cada uno de los participantes; se define el lugar, medios, mtodo y documentos que forman parte del archivo del proceso; se establecen los principios de comportamiento del Grupo, los tiempos de trabajo, los horarios; se asignan las labores de apoyo logstico, se adecuan los recursos fsicos y se obtienen los recursos requeridos.

2. Definicin de Actividades
Este paso da inicio a la planeacin especfica del diseo e implementacin del Control Interno. De acuerdo con los objetivos y alcance definidos, y los ajustes de adaptacin del Modelo que se consideren necesarios, el Grupo de Trabajo Tcnico define las fases de diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno, a travs de la definicin de objetivos, la descripcin detallada y, en forma secuencial, de los pasos o actividades que se requieren para la ejecucin de cada Fase adems de la definicin del tiempo de ejecucin y caractersticas de satisfaccin de cada actividad.
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3. Asignacin de Responsabilidades
Para cada una de las actividades definidas, el Grupo de Trabajo Tcnico, en forma concertada con el Directivo delegado por la institucin para la administracin del Control Interno, establece l o los responsables de su ejecucin, los cuales deben garantizar que la actividad se realice en la forma requerida, en el tiempo y condiciones de satisfaccin previamente definidos.

4. Cronograma de Actividades
Una vez establecidas las actividades y los responsables, el Grupo de Trabajo Tcnico elabora un Cronograma general, donde se relaciona cada una de ellas de acuerdo con el orden de ejecucin, el responsable de la ejecucin, y se establecen las fechas de iniciacin y terminacin, de acuerdo con el tiempo de ejecucin determinado con anterioridad para cada actividad. Adicionalmente, para cada uno de los responsables, se elabora un Cronograma individual con iguales caractersticas que el general, que indica las actividades que estn a su cargo.

5. Definicin de Recursos
El Grupo de Trabajo Tcnico debe definir para cada una de las actividades programadas, con el mayor grado de exactitud posible, los diferentes recursos que se requieren para su ejecucin, as como la unidad de medida que para cada tipo de recurso se establece, la cual se aplicar en todas las actividades.

6. Capacitacin del Grupo de Trabajo Tcnico

Una vez que se han determinado los objetivos de las fases de Diseo e implementacin, las actividades, responsables, cronogramas, recursos y mecanismos de evaluacin, los grupos de Trabajo Directivo y Tcnico deben definir las necesidades de capacitacin para dar cumplimiento a los objetivos del trabajo. Esta capacitacin debe dar a conocer los objetivos, conceptos, caractersticas y dems aspectos del diseo, implementacin y evaluacin del Modelo Estndar de Control Interno.

7. Socializacin a Directivos de la Institucin

Una vez determinados los aspectos correspondientes al Plan de diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno, el Grupo de Trabajo Tcnico debe presentar ante el Grupo de Trabajo Directivo de la institucin una Propuesta detallada de cada uno de los aspectos que conforman dicho Plan. En esta Propuesta, el Grupo de Trabajo Tcnico debe justificar, a la luz de los objetivos y alcance establecidos para el proceso de diseo e implementacin del Control Interno, las reglas de funcionamiento definidas, actividades, los responsables, recursos y cronogramas asignados; el procedimiento para realizar el seguimiento y la capacitacin determinada para la ejecucin del Plan. El Grupo de Trabajo Directivo de la institucin, deber realizar un anlisis de la Propuesta a fin de dar su aprobacin de manera total o parcial, e incluir las modificaciones que se consideren pertinentes.

8. Seguimiento al Avance del Plan de Implementacin

El avance, en el proceso de Diseo e Implementacin del Control Interno, se debe medir de una manera clara; en primer lugar por el Grupo de Trabajo Tcnico y su Coordinador; en segunda
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instancia por el Grupo de Trabajo Directivo y, en tercer lugar, por la Auditora Interna Institucional, quien en forma independiente y objetiva debe iniciar la evaluacin al diseo e implementacin, conforme se termine cada fase o etapa, recomendando al Grupo de Trabajo Directivo los ajustes que en tiempo real se deben realizar al diseo e implementacin del Control Interno, a fin de garantizar su funcionamiento y la efectividad que de l se espera. Los indicadores de evaluacin y satisfaccin deben ser conocidos en forma oportuna, tanto por los responsables de la ejecucin como por los responsables del seguimiento. Para realizar el seguimiento se debe contar con las herramientas y registros de ejecucin de cada actividad; establecer el perodo de evaluacin, las polticas que la regirn y la forma como se llevar a cabo dicho seguimiento.

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- MECIP DISEO E IMPLEMENTACIN DEL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO

Componente Corporativo de Control Estratgico / Componente Corporativo de Control de Gestin / Componente Corporativo de Control de Evaluacin /
La Segunda Etapa del proceso de implementacin del Modelo Estndar de Control Interno comprende la realizacin de las acciones necesarias para disear el Control Interno, en base al Marco de Control propuesto, generando las condiciones fsicas, estructurales e institucionales necesarias, as como las competencias requeridas para su funcionamiento. Para iniciar con el proceso de diseo y lograr el funcionamiento del Control Interno, se requiere que el Grupo de Trabajo Tcnico conozca y haya analizado previamente el Marco Conceptual del Modelo propuesto, retomando el texto como material de trabajo y consulta continua. El diseo e implementacin del Control Interno, se realiza bajo el mismo orden de estructuracin del Modelo Estndar de Control Interno propuesto.

El diseo e implementacin del Componente Corporativo de Control Estratgico tiene como

fundamento establecer los estndares de Control, que generan, en primera instancia, una cultura institucional alrededor del control, autocontrolan los procesos de gerencia estratgica de la institucin, as como los riesgos que constituyen la base para el diseo de las acciones de prevencin y/o correccin que garanticen una efectiva planeacin estratgica e institucional de la entidad. Lo anterior se logra mediante la consolidacin de los tres (3) Componentes de Control que conforman el Componente Corporativo de Control Estratgico, y la desagregacin, instrumentalizacin y construccin, a su vez, en los procesos de la institucin, de los estndares de Control que lo conforman, a travs, esencialmente, de la formulacin de polticas, diseo de patrones e instrumentos de planificacin y operacin, as como mtodos y procedimientos para administrar los riesgos, constituyndose en estndares que garantizan el entorno de control necesarios a la institucin; el control al planeamiento estratgico e institucional, y la administracin adecuada de los riesgos que pueden afectar el buen desempeo de la entidad.
19

 El diseo e implementacin del Componente Corporativo de Control de Gestin, que tiene

como fundamento disear y construir en los procesos de gestin de la institucin, los Estndares de Control que autocontrolan la operacin y garantizan que la funcin que le corresponde ejecutar se cumpla, en trminos de los resultados que de ella se esperan. Esto se logra mediante la formulacin de polticas, procedimientos, definicin de acciones de prevencin, deteccin y correccin, as como polticas de Control al procesamiento de datos, generacin de informacin, procesos de comunicacin institucional, pblica y de rendicin de cuentas, constituyndose en estndares de Control que velan por la eficiencia, efectividad y transparencia de la Institucin Pblica en su gestin de operaciones.

El

diseo e implementacin del Componente Corporativo de Control de Evaluacin,

fundamentado en el diseo y construccin de los Estndares de Control que monitorean en tiempo real, y con la oportunidad, la efectividad de los controles y su contribucin al logro de los objetivos de la entidad, as como los resultados de la gestin realizada. Estos estndares se consolidan en tres (3) componentes de Control, orientados a mantener en primera instancia una evaluacin permanente a los controles diseados y a la comprobacin de su efectividad, y su contribucin al logro de los objetivos de cada proceso. En segundo lugar, a garantizar una evaluacin independiente, objetiva e integral del Control Interno, y el diseo de procedimientos de Auditoria Interna que verifiquen a profundidad el estado de los procesos, se materializa a travs de la elaboracin de instrumentos que soporten el mejoramiento continuo de la institucin, Componente final de Control que garantiza la capacidad de la institucin de poner en marcha procesos de mejoramiento continuo de la gestin, manteniendo su orientacin permanente hacia el cumplimiento de su funcin, misin y visin, y a la satisfaccin de las necesidades de sus grupos de inters. El diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno, toma como insumo principal la funcin y misin de la institucin, las normas que le son propias y los objetivos institucionales que le son inherentes. A su vez, el Modelo debe generar los estndares de control necesarios para autoproteger la institucin de los riesgos que pueden inhibir el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales, y mantener la entidad pblica orientada hacia el logro de su propsito constitucional y social. El Plan para diseo e implementacin de cada uno de los Componentes Corporativos de Control se presenta de forma detallada, mediante la siguiente estructura:

Un texto breve, que introduce el diseo e implementacin. Un esquema, que refleja de manera secuencial, agrupada y coherente la conformacin del
Componente Corporativo de Control.

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 La Metodologa, para el diseo e implementacin, donde se explica el mtodo general bajo

el cual se debe realizar el diseo e implementacin de cada Componente de Control.

Un Procedimiento, que describe los pasos a seguir para realizar el diseo e implementacin
de cada elemento o Estndar de Control.

Un Instructivo materializado en una Gua de Implementacin, que determina los mtodos

especficos para desarrollar cada uno de los pasos del procedimiento establecido. La Gua de implementacin, a su vez, constituye un instructivo diseado en forma coherente, clara y de fcil manejo para cualquier tipo de usuario, la cual se complementa con una serie de instrumentos que apoyan la construccin del Modelo. En cada una de las Guas se distinguen cuatro partes a saber: Descripcin, Requerimientos, Responsables y Operacin. En la primera parte se hace referencia al objetivo que se persigue con la implementacin del aspecto del Modelo que se encuentre en desarrollo; la segunda; resume los requerimientos de informacin necesarios para llevar a cabo el diseo e implementacin; la tercera, presenta los responsables finales por el diseo, implementacin y supervisin, requisito indispensable para iniciar la cuarta parte, denominada como Operacin, que describe los pasos a seguir para la implementacin del Estndar de Control correspondiente.

Los Instrumentos que documentan los procedimientos de diseo e implementacin de los

Estndares de Control.

Las GUAS N 01, 02, y 03 proponen la forma de iniciar la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno. Los FORMATOS: N 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08 y 09 sugieren la forma de documentar la etapa inicial del diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno.

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GUA 01 Diseo e Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno - Compromiso Institucional con el Control Interno Descripcin
El proceso de implementacin del Modelo Estndar de Control Interno debe iniciar con la formulacin del compromiso de la mxima autoridad de la Institucin con el Control Interno, como parmetro bsico que regir a los dems niveles directivos y administrativos de la entidad. Dicho compromiso deber materializarse en la expedicin de un Acta de Compromiso, firmada adicionalmente por los funcionarios del nivel directivo de primer nivel, as como en la autorregulacin del Control Interno, mediante acto administrativo que establece los conceptos bsicos de Control a regir en la Institucin, la estructura de Control que garantizar su operacin, los roles y responsabilidades que establecen los niveles de responsabilidad y autoridad en la Institucin, en relacin con el Control Interno. En actos administrativos, de carcter reglamentario, la Institucin deber establecer secuencialmente las metodologas, procedimientos, instructivos e instrumentos que permitirn el diseo, implementacin, seguimiento y evaluacin del Control Interno, para lo cual, el presente Manual de Implementacin constituye una ayuda bsica.

Requerimientos

Normas constitucionales y legales aplicables a la Institucin. Normas reglamentarias aplicables a la Institucin. Normas legales que rigen la Institucin en materia de control interno. Normas internas de autorregulacin de la Institucin en materia de control interno. Modelo
Estndar de Control Interno para Instituciones Pblicas del Paraguay Marco Conceptual.

Responsables

Diseo y apoyo a la implementacin

- Comit de Control Interno. - Representante de la Direccin para la implementacin del MECIP. - Equipo MECIP.

Implementacin
- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes.

Supervisin y seguimiento a la implementacin

- Equipo MECIP. - Auditoria Interna Institucional. - Comit de Control Interno.
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 Mantenimiento y actualizacin permanente

- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes. - Dependencia responsable por la administracin del MECIP.

Operacin
1. Proyectar (rea jurdica de la Institucin) el Acta de compromiso a suscribir por la mxima autoridad de la Institucin, la cual debe considerar los siguientes aspectos:

Nombre y cargo de la mxima autoridad de la Institucin. Nombre

y cargo de los directivos de primer nivel, que firmarn conjuntamente con la mxima autoridad de la Institucin en seal de notificacin.

Se sugiere utilizar como base, el Formato N 01, Proyecto Acta de Compromiso con el Control Interno. 2. Utilizar como base el Formato N 02, Proyecto de Acto Administrativo, para la adopcin interna del MECIP. El rea o unidad jurdica deber realizar los ajustes que consideren necesarios, segn las caractersticas propias de la Institucin pblica. 3. Obtener la validacin por parte del Comit de Control Interno para verificar su ajuste a la estructura del Modelo propuesto. 4. Obtener aprobacin y firma del proyecto de acto administrativo, por parte de la mxima autoridad de la Institucin y expedicin de dicho Acto.

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INSTITUCIN: MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO MECIP -

FORMATO: Proyecto Acta de Compromiso para la Implementacin del MECIP N: 01 ACTA N. LUGAR Y FECHA: _______________________________ El (cargo mxima autoridad de la institucin), conjuntamente con el Equipo Directivo de la Institucin, manifiestan su compromiso de asumir y apoyar de manera directa y recurrente, la Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno para las Instituciones Pblicas del Paraguay - MECIP- en (NOMBRE DE LA INSTITUCIN), a travs de la expedicin de un acto administrativo por medio del cual se adopta y reglamenta el Modelo Estndar de Control Interno, en cumplimiento del mandato constitucional y legal de la Institucin y en particular a lo establecido en las normas de orden superior que obligan a su implementacin. El Modelo de Control Interno que se adopta, se constituir en un instrumento gerencial que permita el cumplimiento de los objetivos fijados por la Institucin, el mejoramiento de la gestin, y la cualificacin del ejercicio del Control Interno con el fin de garantizar la eficiencia, eficacia, transparencia y efectividad en el cumplimiento de los fines sociales del Estado. El MECIP busca adicionalmente unificar criterios y parmetros bsicos de Control Interno, procurando construir la mejor forma de armonizar los conceptos de control, y permitiendo una mayor claridad sobre la forma de desarrollar la funcin administrativa del Estado. El (nombre del cargo) y su Equipo Directivo para el diseo, implementacin, seguimiento y evaluacin del Control Interno de la Institucin, conforme al Modelo Estndar de Control Interno para Instituciones Pblicas del Paraguay MECIP convoca a los dems niveles directivos y a todos los funcionarios a poner en marcha los mtodos y procedimientos necesarios, para que el Control Interno se convierta en un medio efectivo para el cumplimiento de la Misin y los objetivos institucionales de nuestra entidad. Igualmente, el (nombre del cargo) y su Equipo Directivo se comprometen a adelantar la sensibilizacin sobre el Modelo Estndar de Control Interno para Instituciones Pblicas del Paraguay MECIP y a generar y estimular la participacin de los Funcionarios a su cargo para el Desarrollo, Implementacin, Seguimiento y Evaluacin del Modelo. As mismo, se compromete a tener en cuenta las recomendaciones y observaciones producto de la Evaluacin Independiente de la Auditoria Interna y del Control Externo, como un insumo bsico dentro del proceso de planeacin, seguimiento y mejoramiento continuo de la Institucin. Para constancia se firma en la ciudad de ______________________ a los ______ das del mes de __________ de _________.

__________________________ (Cargo mxima autoridad ) NOTIFICADOS:

1 Directivo Primer Nivel

2 Directivo Primer Nivel

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3 Directivo Primer Nivel

4 Directivo Primer Nivel

INSTITUCIN:

MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO - MECIP FORMATO: Proyecto de Acto Administrativo por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno No: 02 ACTO ADMINISTRATIVO (...) No. (Fecha )

Por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno MECIP en (Nombre de la Institucin) El (cargo de la mxima autoridad o representante legal) en uso de sus atribuciones constitucionales y legales y, CONSIDERANDO: Fundamentacin Jurdica en la cual se basa la Mxima Autoridad para adoptar el Modelo Estndar de Control Interno del Paraguay. Se debe incluir la norma por la cual se constituy la institucin, la Ley que contempla el control y evaluacin en el Estado, las normativas por las cuales se adopt el MECIP. RESUELVE: TITULO I. SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Artculo 1. ADOPCIN DEL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO MECIP. Adoptar para (Nombre de la Institucin) el Modelo Estndar de Control Interno MECIP y su estructura establecida en el Decreto XXXX de xxxx de 200X. A CONTINUACIN, CON BASE EN LO QUE ESTABLEZCA EL MARCO CONCEPTUAL DEL MODELO SE DEBERN PRESENTAR LOS SIGUIENTES ASPECTOS: Artculo 2. DEFINICIN DE CONTROL INTERNO. Artculo 3. FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS DEL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO. Artculo 4. OBJETIVOS ESPECFICOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Artculo 5. ESTRUCTURA DEL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO. 1. 1.1. COMPONENTE CORPORATIVO DE CONTROL ESTRATGICO. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL. ESTNDARES DE CONTROL 1.1.1. Acuerdos y Compromisos ticos. 1.1.2. Desarrollo del Talento Humano. 1.1.3. Protocolos de Buen Gobierno.

1.2.

COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO. ESTNDARES DE CONTROL

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1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 1.3.

Planes y Programas. Modelo de Gestin Por Procesos. Estructura Organizacional.

COMPONENTE ADMINISTRACIN DEL RIESGO. ESTNDARES DE CONTROL 1.3.1. Contexto Estratgico. 1.3.2. Identificacin de Riesgos. 1.3.3. Anlisis de Riesgos. 1.3.4. Valoracin de Riesgos. 1.3.5. Polticas de Administracin de Riesgos. COMPONENTE CORPORATIVO DE CONTROL DE GESTIN. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL. ESTNDARES DE CONTROL 2.1.1. Polticas de Operacin. 2.1.2. Procedimientos. 2.1.3. Controles. 2.1.4. Indicadores. 2.1.5. Manual de Operacin. COMPONENTE INFORMACIN. ESTNDARES DE CONTROL 2.2.1. Informacin Interna. 2.2.2. Informacin Externa. 2.2.3. Sistemas de Informacin. COMPONENTE COMUNICACIN. ESTNDARES DE CONTROL 2.3.1. Comunicacin Institucional. 2.3.2. Comunicacin Pblica. 2.3.3. Rendicin de Cuentas. COMPONENTE CORPORATIVO DE CONTROL DE EVALUACIN. COMPONENTE AUTOEVALUACIN. ESTNDARES DE CONTROL 3.1.1. Autoevaluacin del Control. 3.1.2. Autoevaluacin de Gestin. COMPONENTE EVALUACIN INDEPENDIENTE. ESTNDARES DE CONTROL 3.2.1. Evaluacin del Sistema de Control Interno. 3.2.2. Auditoria Interna. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO. ESTNDARES DE CONTROL 3.3.1. Plan de Mejoramiento Institucional. 3.3.2. Planes de Mejoramiento Funcional. 3.3.3. Planes de Mejoramiento Individual.

2. 2.1.

2.2.

2.3.

3. 3.1.

3.2.

3.3.

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A continuacin en los artculos correspondientes se definen los Componentes Corporativos de Control, sus objetivos y los criterios bsicos que deben tenerse en cuenta en el desarrollo y puesta en operacin del Control Interno.

GUA 02 Diseo e Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno- Definicin Comits de Trabajo Descripcin
Para hacer efectiva la responsabilidad de todos los funcionarios con el Control Interno, se hace necesario integrar en la Institucin los niveles de responsabilidad y autoridad especficos, con relacin a su diseo, implementacin, o puesta en marcha, segn se trate para lo cual, se requiere disponer de un Comit conformado por tres (3) Grupos de Trabajo: Uno conformado por los directivos de primer nivel, responsables por la toma de decisiones necesarias para poner en marcha el Control Interno. Dicho Grupo se denominar el Comit de Control Interno; un segundo Equipo Tcnico, que se denominar Equipo MECIP, conformado por Funcionarios de nivel ejecutivo, profesional o tcnico, encargado de coordinar el desarrollo tcnico y operativo del Control Interno; un tercer Grupo Evaluador, conformado por los funcionarios adscritos a la Auditoria Interna Institucional, responsable del seguimiento y evaluacin desde un punto de vista objetivo e independiente, por la pertinencia, efectividad y avance del proceso de implementacin del Control Interno, hacindose necesario fijar las funciones correspondientes a cada equipo, de acuerdo con las directrices establecidas previamente. La implementacin efectiva, mantenimiento y actualizacin del Control Interno, estar en primera instancia bajo la responsabilidad de cada dependencia y su directivo, responsable por cada Macroproceso y Procesos correspondientes. Una vez implementado y en funcionamiento el Control Interno, esta responsabilidad ser compartida con la direccin general, delegada para la administracin del Control Interno.

Requerimientos

Acta de compromiso institucional con el Control Interno. Acto administrativo por el cual se adopta (o modifica), el Control Interno
Control Interno. de la Institucin.

Actos administrativos mediante los cuales se establecen los mtodos y procedimientos de Estructura administrativa de la Institucin.
Responsables

Diseo y apoyo a la implementacin

- Comit de Control Interno. - Representante de la Direccin para la Implementacin del MECIP. - Equipo MECIP.
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 Implementacin
- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes.

Supervisin y seguimiento a la implementacin

- Equipo MECIP. - Auditoria Interna Institucional. - Comit de Control Interno.

Mantenimiento y actualizacin permanente

- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes. - Directivo Responsable de la Implementacin del MECIP.

Operacin a) Grupo de Trabajo Nivel Directivo o Comit de Control Interno

1. Estudio y anlisis del acto de compromiso institucional y los actos administrativos por los cuales se crea (o modifica) el Control Interno, se establecen los mtodos y procedimientos de Control Interno para su funcionamiento. 2. Definir los objetivos de los grupos de trabajo, responsabilidad y resultados que se esperan, teniendo en cuenta: Grupo Directivo, que corresponde al denominado Comit de Control Interno, el cual acta bajo las directrices de la mxima autoridad de la Institucin. Grupo Tcnico, que se denominar Equipo MECIP, conformado por funcionarios de la Institucin, de carcter multidisciplinario, con representatividad de todas las dependencias de la Institucin, el cual deber ser coordinado y supervisado por el representante de la Direccin. El Equipo MECIP tendr bajo su responsabilidad adelantar los procesos de diseo, apoyo y coordinacin con las diferentes dependencias organizacionales de la Institucin, para lograr una ptima implementacin del MECIP. Posterior a la implementacin, los integrantes de dicho equipo debern asumir el rol de facilitadores al interior de sus respectivas dependencias, apoyando el adecuado funcionamiento de los Estndares de Control. Grupo Evaluador, integrado por el Auditor Interno Institucional en la respectiva Institucin y los funcionarios a su cargo, quien tendr bajo su responsabilidad la evaluacin independiente y objetiva en el desarrollo, implementacin, mantenimiento y mejoramiento continuo del MECIP. Es importante precisar que el establecimiento y desarrollo del Control Interno en los organismos e Instituciones pblicas ser responsabilidad de la mxima autoridad de la Institucin u organismo correspondiente, y de los jefes de cada dependencia, as como de los dems funcionarios de la respectiva Institucin (responsabilidad de todos). Por tal razn, la Auditoria Interna no debe participar de manera directa en las acciones de diseo e
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implementacin del MECIP, actuando solo como promotor y asesor del control interno, respetando as su rol de Evaluador Independiente. 3. Definir el perfil de los integrantes de los Grupos de Trabajo responsables. 4. Definir la capacitacin y asistencia tcnica que requieren los Comits de Trabajo 5. Elaborar el Formato 03, Integracin Grupos de Trabajo - Nivel Directivo para la implementacin del Control Interno, indicando en Casilla (1), la identificacin y cargo del lder del grupo; en la Casilla (2) el nombre y cargo de los directivos del primer nivel que lo integran. En la Casilla (3), se detallan las funciones del Grupo de Trabajo y se solicita la firma de sus integrantes y del directivo que coordina las acciones de implementacin. En seal de aceptacin y compromiso, la mxima autoridad de la Institucin aprueba la conformacin del Grupo y la asignacin mediante la firma del Formato 03.

b) Integracin Grupo de Trabajo Equipo MECIP

6. Definir el perfil de los integrantes del Grupo de Trabajo y preseleccionar los integrantes de cada dependencia con la participacin del directivo del primer nivel. 7. Aprobar por parte del Comit de Control Interno, del Grupo de Trabajo seleccionado, la asignacin del lder correspondiente. 8. Elaborar Formato 4, Integracin Grupo Tcnico Equipo MECIP para la implementacin del Control Interno. 9. En la Casilla (1), Coordinador, indicar el nombre y cargo del directivo de primer nivel delegado para administrar el Control Interno, por la mxima autoridad de la Institucin. 10. En la Casilla (2), indicar el nombre y cargo de los integrantes del Grupo de Trabajo, quienes firmarn en la ltima casilla en seal de aceptacin y compromiso. 11. En la Casilla (3), detallar las funciones asignadas al Grupo de Trabajo. 12. En la Casilla (4), firma del directivo responsable para la administracin del Control Interno y la Coordinacin del Grupo de Trabajo. 13. En la casilla (4) firma la mxima autoridad de la Institucin. 14. Elaborar el Formato 5, proyecto de Acto Administrativo por el cual se designa al Responsable de la Alta Direccin y al Equipo MECIP y se definen sus roles y responsabilidades. 15. Informar al rea encargada de la administracin de Recursos Humanos, la integracin de los Grupos de Trabajo para consignar en las hojas de vida de los funcionarios la nueva funcin, y a la Auditoria Interna Institucional para su control y seguimiento.

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INSTITUCIN:

MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO - MECIP -

PLANEACIN AL DISEO E IMPLEMENTACIN FORMATO: Proyecto de Acto Administrativo por el cual se designa al Responsable de la Alta Direccin y al Equipo MECIP y se definen sus Roles y Responsabilidades No: 05

ACTO ADMINISTRATIVO (...) No. (Fecha

Por el cual se designa al Responsable del MECIP ante la Mxima Autoridad de la Institucin al Equipo MECIP y se definen sus Roles y Responsabilidades en (Nombre de la Institucin) El (cargo de la mxima autoridad) en uso de sus atribuciones constitucionales y legales y,

CONSIDERANDO: Fundamentacin Normativa con base en la cual la Mxima Autoridad designa tanto al Directivo Responsable como al Equipo MECIP.

RESUELVE: ARTCULO PRIMERO: Designar a (CARGO, Directivo de Primer Nivel), como el Representante de la Mxima Autoridad, responsable de disear, implementar y mantener el Sistema de Control Interno para efectos de garantizar la operacionalizacin de las acciones necesarias al desarrollo, implementacin y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno basado en el Modelo Estndar de Control Interno del Paraguay - MECIP que establece XXXX, quin actuar bajo las polticas establecidas por el Comit de Control Interno. ARTCULO SEGUNDO: El directivo designado para el diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno del Paraguay MECIP debe cumplir con los siguientes roles y responsabilidades: 1. Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseo e implementacin del Modelo.

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2. Asegurar que se desarrollen a cabalidad cada una de las etapas previstas para el diseo e implementacin del Modelo. 3. Informar a la Mxima Autoridad sobre la planificacin y avances del proyecto de diseo e implementacin del Modelo. 4. Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECIP. 5. Coordinar con los directivos o responsables de cada rea o proceso las actividades que requiere realizar el Equipo MECIP, en armona y colaboracin con los funcionarios de dichas reas. 6. Hacer seguimiento a las actividades planeadas para el diseo e implementacin del MECIP, aplicando correctivos donde se requiera. 7. Someter a consideracin del Comit de Control Interno las propuestas de diseo e implementacin del Modelo, para su aprobacin. ARTCULO TERCERO: Designar a los siguientes funcionarios a fin de que conformen el EQUIPO MECIP: Nombre Cargo

ARTCULO CUARTO: El Equipo MECIP cumplir los siguientes roles y responsabilidades: 1. Adelantar el proceso de diseo e implementacin del Modelo bajo las orientaciones del representante de la direccin. 2. Capacitar a los funcionarios de la Institucin en el Modelo. 3. Asesorar a las reas de la Institucin en el diseo e implementacin del Modelo. 4. Revisar, analizar y consolidar la informacin para presentar propuestas de diseo e implementacin del Modelo al representante de la direccin, para su aplicacin. 5. Trabajar en coordinacin con los funcionarios designados por rea en aquellas actividades requeridas para el diseo e implementacin del Modelo.

PUBLQUESE Y CUMPLASE Dado en la Ciudad...Da Mes Ao

Mxima Autoridad

Secretario General o quien corresponda.

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GUIA 03 Diseo e Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno - Elaboracin Plan de Trabajo y Seguimiento Descripcin
Para garantizar el cumplimiento de los objetivos definidos en el Control Interno adoptado por la Institucin, se requiere establecer un Plan de Trabajo que garantice el ordenamiento de las actividades orientadas a la implementacin de cada uno de los Componentes Corporativos de Control, Componentes Bsicos de Control y Estndares de Control del Sistema, definiendo los responsables, los recursos necesarios y el perodo planeado para hacer seguimiento a su ejecucin. Para la elaboracin del Plan de Trabajo se requiere realizar un diagnstico donde se califiquen los Estndares de Control, componentes, subsistemas y, por ende, el Control Interno de la Institucin; lo cual se lleva a cabo con la aplicacin de talleres, encuestas, entrevistas o con base en informacin documental.

Requerimientos

Acta de Compromiso Institucional con el Control Interno. Acto administrativo por el cual se crea (o se modifica) el Control Interno Integracin Equipo MECIP Nivel Directivo Comit de Control Interno. Integracin Equipo MECIP Nivel Tcnico Equipo MECIP. Resultados de los procesos de evaluacin realizados por la Auditoria Interna.
Responsables
de la Institucin.

Diseo y Apoyo a la Implementacin

- Comit de Control Interno. - Directivo Responsable de la Implementacin del MECIP. - Equipo MECIP.

Implementacin
- Comit de Control Interno. - Directivo Responsable de la Implementacin del MECIP. - Equipo MECIP.

Supervisin y seguimiento a la implementacin.

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- Equipo MECIP. - Auditoria Interna Institucional. - Comit de Control Interno. - Directivo Responsable de la Implementacin del MECIP.

Operacin
Directivo Responsable de la Implementacin del MECIP y Equipo MECIP 1. En el Formato 06 se presenta una herramienta que permite establecer la percepcin sobre el grado de implementacin del Control Interno de la Institucin. Para su operacionalizacin, el Equipo MECIP deber analizar cada uno de los parmetros de la Columna (1) y definir en la columna (2) el instrumento a utilizar para calificar el grado de cumplimiento de cada criterio; los instrumentos que se pueden utilizar son: C = Consulta mediante entrevista. D = Informacin documental. E = Encuesta. T = Taller. Cabe destacar que para algunos casos bastar con una revisin documental, en tanto que en aquellos relacionados con percepcin de los funcionarios se debern llevar a cabo encuestas. Para aquellos parmetros en los cuales se deba utilizar el instrumento Encuesta, sta se debe distribuir entre los Funcionarios de la Institucin que se considere necesario indagar o a una muestra representativa, bien sea en documento fsico o electrnico, que permita recoger las opiniones de los funcionarios en forma confidencial. La consulta mediante Entrevista a Funcionarios o Grupos de Funcionarios, permite obtener o complementar las evidencias que fundamenten cada respuesta. En el desarrollo de la entrevista se debe tener en cuenta:

Solicitar las citas con antelacin. Llevar un registro de cada reunin. Elaborar un acta de cada entrevista, la cual se constituye en evidencia.
Posteriormente, se debe complementar la encuesta o entrevista con informacin documental que permita obtener evidencia fsica del cumplimiento del criterio de evaluacin. Esta debe ser documentacin de carcter oficial de la Institucin para que tenga validez. 2. Aplicar los instrumentos o utilizar la fuente de informacin que se considere pertinente, con el fin de reunir suficientes evidencias (documentales o verbales) de acuerdo con el criterio definido.
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3. Asignar, conforme a la informacin y la evidencia documental obtenida, un valor entre 1 y 5, en la columna (3) calificacin del Formato 06, para calificar el grado de cumplimiento de cada criterio. La escala de calificacin es la siguiente:

(1) No se cumple. (2) Se cumple insatisfactoriamente. (3) Se cumple aceptablemente. (4) Se cumple en alto grado. (5) Se cumple plenamente. Tener presente que todas las preguntas evaluadas deben soportarse con al menos una fuente o instrumento de informacin. 4. Sealar en la columna (4) Evidencia, el tipo de Evidencia (documental o Verbal) con el instrumento o fuente de informacin (C, D, E, T) que se defini en el numeral 1, que soporta la calificacin que se asign a la pregunta de evaluacin. 5. Las calificaciones finales de cada Estndar de Control, se obtienen dividiendo el valor de la sumatoria de las calificaciones entre el nmero de preguntas que fueron respondidas por elemento. 6. La interpretacin de los valores obtenidos por cada estndar, Componente Bsico de Control y Componente Corporativo de Control y del Sistema, corresponde al rango donde se encuentre el valor as:

El resultado de la Evaluacin del Sistema se consolida en el Formato 07. 7. En base a los resultados obtenidos se determina el nivel en el que se encuentra la Institucin frente al MECIP, y se elabora el informe de diagnstico para la planeacin del diseo del Control Interno. Para ello se organiza el Formato 08, Requerimientos, Implementacin Modelo Estndar de Control Interno. En la Columna (1) consignar la estructura del Control Interno propuesta; en la
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columna (2) consignar la estructura actual del Control Interno de la Institucin. En la Columna (3), indicar los requerimientos de implementacin de acuerdo con la situacin actual del Sistema: Requerimientos de diseo e implementacin si el Componente Corporativo de Control, Componente Bsico o Estndar de Control, no existe en la Estructura de Control de la Institucin, o requerimientos de Implementacin si el estndar de control existe; y en la Columna (4), las acciones necesarias de acuerdo con los requerimientos indicados. 8. Una vez definidas las acciones requeridas para la implementacin del Control Interno en la Institucin, el Equipo MECIP debe proceder a comparar dichas acciones con las mnimas propuestas en el Formato 09, Plan de Trabajo - Implementacin Modelo Estndar de Control Interno, suprimiendo del formato aquellas filas correspondientes a tareas que ya haya realizado la Institucin y, en caso de ser necesario, adicionar las que no estn incluidas en el Formato, definiendo las fechas de su inicio, as como su duracin, plasmando dicha informacin en las casillas correspondientes. 9. El Equipo MECIP revisa el Plan de Trabajo y el Comit de Control Interno define la aprobacin. Una vez aprobado el Plan de Implementacin el Jefe de la Auditoria Interna evala el proceso de Implementacin, establece las recomendaciones y remite al Comit de Control Interno para su aprobacin. 10. El Comit de Control Interno analizar las observaciones y recomendaciones del Jefe de la Auditoria Interna, estableciendo las acciones necesarias para avanzar en el proceso de implementacin, las cuales deben ser aprobados por la mxima autoridad o representante legal de la Institucin.

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- MECIP A . DISEO E IMPLEMENTACIN DEL COMPONENTE CORPORATIVO DE CONTROL ESTRATGICO

Ambiente de Control / Direccionamiento Estratgico / Administracin de Riesgos/
Establecido el compromiso de la mxima autoridad y equipo directivo de la Institucin con el Control Interno, definidos los grupos de trabajo y elaborado el Plan de Implementacin, el Componente Corporativo de Control Estratgico se constituye en el primero que se requiere disear o valorar para establecer las acciones de diseo, ajuste o implementacin del Modelo Estndar de Control Interno para instituciones pblicas del Paraguay. El Componente Corporativo de Control Estratgico tiene como objetivo, ejercer Control sobre la creacin de una cultura organizacional fundamentada en valores, en una planeacin efectiva y en el manejo del Riesgo como base del Autocontrol en la Institucin. Alrededor del anterior objetivo, el Componente Corporativo de Control Estratgico deriva tres (3) componentes denominados Ambiente de Control, Direccionamiento Estratgico y Administracin de Riesgos, orientados a generar los estndares que autocontrolan la Institucin en cuanto a la cultura de control, direccionamiento estratgico y organizacional se refiere.

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Estos estndares de Control se interrelacionan entre s y se encuentran integrados bajo componentes de Control, lo cual garantiza su operacin en forma sistmica: Ambiente de Control, Direccionamiento Estratgico y Administracin de Riesgos. De all que a partir de la funcin constitucional y legal de la institucin, del entendimiento de la misin para la cual fue creada, de su contribucin al cumplimiento de los fines del Estado y con la claridad de las necesidades y/o expectativas de las comunidades o grupos de inters a los que debe servir, la Institucin debe establecer en forma consensuada y participativa con sus funcionarios, el estndar de control a la buena conducta de la institucin, de tal forma que se garantice la transparencia, la tica institucional y el buen servicio pblico que se espera de las instituciones del Estado. El diseo de los lineamientos estratgicos que le permitan crear un ambiente favorable al Control, que se refleje tanto interna como externamente; la definicin de un instrumento que le permita orientar la gestin hacia fines claros y compartidos con los grupos de inters, ya que estn directamente relacionados con su funcin constitucional y legal; la forma de operacin en base a una gestin orientada a procesos, administrando el riesgo del no cumplimiento de sus objetivos y fines constitucionales y/o legales. El anterior proceso debe derivar en los estndares de Control, Acuerdos y Compromisos ticos, Desarrollo del Talento Humano y Estilo de Direccin, que se consolidan, a su vez, en el Componente Ambiente de Control; los Estndares Planes y Programas, Modelo de Gestin por Procesos y Estructura Organizacional que integran el Direccionamiento Estratgico y, finalmente los estndares de Control Contexto Estratgico del Riesgo, Identificacin de Riesgos, Valoracin de Riesgos y Polticas de Riesgo, que constituyen el Componente Administracin de Riesgos. Estos componentes y estndares de Control intervienen corporativamente en la Institucin pblica y la preparan para una gestin de operaciones eficiente, eficaz, efectiva y transparente en la obtencin de los resultados de informacin, y en bienes y servicios que le son inherentes.

Plan de Diseo e Implementacin

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El diseo e implementacin de los Estndares de Control del Control Interno, que establece el Componente Corporativo de Control Estratgico, se encuentra bajo la responsabilidad del Comit de Control Interno, con el apoyo del Grupo de Trabajo Tcnico creado para este fin. Es importante que el proceso de diseo e implementacin de ste Componente de Control convoque a los niveles directivos de todos los rdenes, con responsabilidad y autoridad en los procesos de direccionamiento estratgico y organizacional de la institucin, para lo cual se requiere el desarrollo lgico, secuencial e interrelacionado de sus tres Componentes, y cada uno de sus Estndares, dado que los resultados que se generan en cada Componente Corporativo de Control se convierten en insumos de los Componentes Corporativos siguientes y, de igual manera, las salidas de cada Componente, se convierten en insumos para el desarrollo del Componente siguiente. La Institucin pblica, por lo tanto, para garantizar el Control a su proceso estratgico, deber disear instrumentos y definir lineamientos bajo los tres componentes de Control propuestos:

Componente Ambiente de Control, fundamento de los dems Componentes y Estndares

de Control, para lo cual se debe establecer lineamientos de manera compartida con los funcionarios de los diferentes niveles, a fin de garantizar una cultura organizacional basada en principios y valores institucionales, orientada al servicio pblico transparente y eficiente.

Componente Direccionamiento Estratgico, materializado en instrumentos y mecanismos

que soportan organizacionalmente el desarrollo de la funcin administrativa que compete a la institucin pblica.

Componente

Administracin Riesgos, materializado en procedimientos, mecanismos y lineamientos que garantizan la proteccin de la institucin, ante sucesos o eventos que puedan inhibir el cumplimiento de su funcin administrativa, en trminos de la eficacia, eficiencia y transparencia que de ella se espera.

Para el diseo e implementacin de los componentes del Componente Corporativo de Control Estratgico se requiere una secuencia de metodologas, procedimientos, instructivos y construccin de instrumentos bsicos de los cuales se hace referencia en la Tabla de Instructivos e Instrumentos de Implementacin que se desarrollan a continuacin. Al culminar la implementacin del Subsistema, la Institucin contar con bases firmes para ejecutar su misin; funcionarios pblicos motivados, comprometidos y alineados con los objetivos de la institucin, conscientes de la importancia de la funcin estatal y trabajando en un ambiente propicio para el Control, que les permitir una gestin responsable y transparente en bien del cumplimiento de la funcin de la Institucin y de los objetivos que le fueron trazados.

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1. AMBIENTE DE CONTROL Acuerdos y Compromisos ticos / Desarrollo del Talento Humano / Protocolos de Buen Gobierno
La implementacin de un AMBIENTE DE CONTROL adecuado a la Institucin, parte del conocimiento de los fines del Estado, la funcin y objetivos de la entidad; de los parmetros de la tica y la moral que deben primar en el ejercicio de la funcin pblica; de los principios y valores de la mxima autoridad de la Institucin Pblica, de su nivel directivo y de todos los funcionarios en general; de la cultura organizacional existente en la institucin; de las expectativas de la comunidad o grupos de inters a los cuales sirve y de las relaciones con otras instituciones pblicas. En base a estos factores, la Institucin pblica realiza una gestin interna que le permite identificar fortalezas y debilidades que conduzcan a generar una autorregulacin propia para vivenciar la tica; contar con unas prcticas efectivas de DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO y caracterizar la forma como se gobiernan las instituciones de acuerdo con su naturaleza, de forma tal que se favorezca el control y este se oriente claramente hacia la prestacin de un servicio pblico con transparencia, eficacia, eficiencia, y un uso responsable de los recursos pblicos.

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Metodologa de Diseo e Implementacin

La implementacin del Componente Ambiente de Control, requiere inicialmente efectuar un diagnstico del estado de la gestin tica en la institucin, sobre la existencia de principios y valores compartidos, y su grado de aplicacin en la actividad organizacional; asimismo del estado de las polticas de desarrollo y gestin humana, y del estilo de administracin y gestin que el nivel directivo hace prevalecer en la Institucin, a fin de establecer las fortalezas y debilidades del entorno organizacional frente al Control Interno, permitiendo generar condiciones de soporte eficaz a la funcin administrativa de la Institucin pblica. Los diagnsticos deben elaborarse para cada una de las dependencias de primer nivel de la Institucin (directivo), lo que permite identificar las necesidades de diseo o ajuste en la implementacin del Control Interno, a partir de los resultados obtenidos en la valoracin de encuestas, que consultan la percepcin de los funcionarios sobre la existencia y aplicacin de cada uno de los Estndares. Los anlisis fundamentan las necesidades de ajuste para la implementacin del Control Interno en lo relativo al AMBIENTE DE CONTROL. Finalmente, se debern definir las Polticas necesarias para materializar el AMBIENTE DE CONTROL a partir de los anlisis resultantes para cada Elemento, y de los conceptos que fundamentan el Componente y cada Estndar de Control. Las Polticas podrn disearse tomando como base los parmetros establecidos en las guas de Implementacin e instrumentos que sugiere el presente Manual, acompaadas de las acciones de implementacin propuestas por el Grupo de Trabajo Tcnico, constituido para otorgar apoyo a los procesos de diseo e implementacin del Control Interno.

1.1 Acuerdos y Compromisos ticos

La implementacin de este Estndar de Control establece el estndar de conducta en la Institucin pblica. Se requiere que su formulacin se realice de manera explcita y participativa, para convertirlo en un medio eficaz para garantizar el cumplimiento de los objetivos misionales de la Institucin y de las funciones de cada uno de los funcionarios. Para ello, se deben definir estndares de comportamiento frente a los grupos de inters, que orienten la toma de decisiones y generen un clima de confianza propicio para el logro de los objetivos de la Institucin y de los fines esenciales del Estado. Se requiere inicialmente un diagnstico de la gestin tica, focalizado a la existencia de un referente tico, determinando su grado de aplicacin en la Institucin que, al consolidarse, arroja un resultado que permite establecer polticas y acciones de ajuste que conduzcan a un verdadero Proceso de Gestin tica, el cual comprende cuatro momentos bsicos que responden a las siguientes preguntas: Qu Institucin tenemos? lo cual implica efectuar una evaluacin, Qu Institucin queremos? para lo cual se define un referente tico, Cmo podemos lograr esa Institucin?, para lo cual la direccin define una estrategia para la gestin tica, y Cmo sabemos que lo estamos logrando?, para lo cual se disea un Sistema de seguimiento mediante indicadores.
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a) Procedimiento
El procedimiento para evaluar, disear e implementar los ACUERDOS Y COMPROMISOS TICOS se presenta en los siguientes pasos: 1. Realizar un Diagnstico que permita identificar el estado de las prcticas ticas al interior de la Institucin y establecer las necesidades de diseo o ajuste a la implementacin del Estndar de Control. 2. Definir criterios base para el diseo e implementacin de los Acuerdos y Compromisos ticos, para lo cual se remite al Modelo de Gestin tica antes mencionado, el cual presenta las bases conceptuales, las metodologas y los instrumentos necesarios para su implementacin, que permitan:

Disear el estndar de control que contenga el Referente tico en el cual se consignan los
principios y valores de la Institucin y sus compromisos frente a los grupos de inters, constituyndose en instrumento orientador de una gestin socialmente responsable.

Desarrollar una Estrategia para la Gestin tica, que movilice el Referente tico por
medio de procesos organizacionales encaminados a fortalecer los planes estratgicos, evaluar los efectos conseguidos y ajustar las polticas ticas.

Realizar

un Seguimiento y Evaluacin para verificar los resultados obtenidos en el proceso y dar a conocer la situacin de la Institucin frente a los principios ticos; es decir, la capacidad de atencin de las expectativas de los grupos sociales con los cuales se relaciona.

3. Constituir un Comit de tica, integrado por los ms Altos Directivos y las instancias ms relevantes de la Institucin, designando un Gerente de tica y un Lder de tica, como agentes ejecutores y dinamizadores del proceso de gestin tica en la Institucin.

b) Instructivos de Diseo e Implementacin

La GUA 04 presenta el procedimiento de diagnstico diseado para establecer el estado de la gestin tica y a partir de esto definir las bases sobre las cuales, de manera consensuada con los funcionarios de la Institucin, se definen los principios y valores institucionales, las polticas de relacin con los diferentes grupos de inters y la estrategia que permitan su implementacin. La GUA 05 muestra el procedimiento general para el diseo e implantacin del Estndar de Control. La GUA 06 presenta el procedimiento para la constitucin del Comit de tica. Los procedimientos especficos a seguir se encuentran en el Manual de tica Pblica para Instituciones del Estado, publicado por USAID en el 2008.

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c) Instrumentos de Diseo e Implementacin

Los FORMATOS 10, 11 y 12, as como los Anexos N 01 y 02, constituyen los instrumentos que facilitan el diseo e implementacin del estndar.

GUIA 04 Diagnstico tico Descripcin

El Diagnstico de la gestin tica permite determinar la percepcin de los funcionarios sobre las prcticas ticas en la Institucin, posibilitando evaluar la existencia de un documento orientador que consolide estas prcticas en la organizacin, su grado de interiorizacin y las necesidades de su implementacin en caso de no contar la Institucin con este Estndar de Control. Para la realizacin de este diagnstico se presentan las siguientes alternativas: 1. Utilizar un Cuestionario de Evaluacin que permite conocer la existencia del referente tico en la organizacin y su grado de aplicacin. Aplicar los cuestionarios de Percepcin y de Evaluacin, siguiendo la metodologa consignada en el Captulo Sexto del Documento Manual de tica Pblica para Instituciones del Estado, desarrollado en el marco del Programa Eje Lucha contra la Impunidad y la Corrupcin, de USAID.

2.

En el presente Manual se presenta la metodologa para la primera alternativa.

Requerimientos

Funcin constitucional y legal de la Institucin. Normas que regulan la Institucin. Documentos que contengan el referente tico, si existe. Polticas y normas de la Institucin en materia de gestin tica. Modelo de Gestin tica para Instituciones del Estado.
Responsables

Diseo y Apoyo a la Implementacin

- Comit de Control Interno. - Equipo MECIP.

Implementacin
- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes.

Supervisin y seguimiento a la implementacin

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- Equipo MECIP. - Auditoria Interna Institucional. - Comit de Control Interno.

Mantenimiento y actualizacin permanente

- Directivo Responsable de la Implementacin del MECIP

Operacin Comit de Control Interno

1. Establecer los parmetros de diseo e implementacin del Estndar de Control, teniendo en cuenta la metodologa establecida y ajustando a los requerimientos especficos de la Institucin, de acuerdo con su funcin constitucional y legal, y sus objetivos. Aprobar la cobertura de la encuesta y el involucramiento de todas las dependencias de la Institucin para realizar el diagnstico del Estndar de Control. Estas instrucciones sern transmitidas al Equipo MECIP por el Directivo Responsable de la Implementacin del MECIP.

Equipo MECIP:
2. Analizar los aspectos del Formato 10, Instrumento de Percepcin sobre el Estndar Acuerdos y Compromisos ticos y adicionar los que se consideren necesarios de acuerdo con las caractersticas especificas de la Institucin, continuando con la numeracin consecutiva. 3. Solicitar un listado de los funcionarios por dependencia a la instancia correspondiente, ordenado alfabticamente y asignando un nmero consecutivo a cada funcionario. 4. Determinar los funcionarios a los cuales se aplicar la encuesta, utilizando el INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIN DE MUESTRAS POBLACIONALES incluido como ANEXO 1 del presente Manual. 5. Reunir a los funcionarios seleccionados para proceder a la aplicacin del Instrumento, explicando los objetivos del mismo, su carcter confidencial y distribuyendo el Formato 10 para su implementacin, y estableciendo un trmino de prudencia para la entrega del mismo una vez finalizado. Esta labor debe ser llevada a cabo por el representante de cada dependencia miembro del Equipo MECIP.

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ANEXO 1 INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIN DE MUESTRAS POBLACIONALES 1. Determinacin de la muestra poblacional

Para garantizar que los datos que arroje el diagnstico sean confiables, se necesita recoger la opinin de una cantidad de funcionarios que, desde el punto de vista estadstico, representen al conjunto de toda la poblacin de la Institucin. Para ello, debe realizarse un muestreo aleatorio simple, de tal manera que cada funcionario pblico tenga igual probabilidad de ser seleccionado para integrar la muestra, y que al mismo tiempo se garantice una composicin muestral que sea concordante con la estratificacin por niveles de cargo de la Institucin. El muestreo aplica los criterios estadsticos ms generalizados en el mbito de la investigacin social: nivel de confianza 95% y margen de error 5%. Para facilitar el proceso de determinacin del nmero de funcionarios que se necesitan para que se cumplan los criterios anteriormente sealados, se presentan en la siguiente tabla la cantidad de personas que deben hacer parte de la muestra, segn al nmero de funcionarios vinculados a la entidad. A partir de 200 empleados, el rango de la muestra va de 25 en 25, para no repetir las cifras. Con el fin de facilitar la lectura de la tabla, se utilizan las siguientes convenciones: PO, significa Poblacin, es decir, el nmero total de funcionarios pblicos de la entidad; MU, significa Muestra, es decir, el nmero de personas que debern completar el cuestionario.

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Tabla No. 2. Poblacin y tamao de la muestra

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Una vez determinada la muestra, se le debe hacer una distribucin proporcional (afijacin proporcional), es decir, garantizar que se asemeje a la manera como est distribuida la poblacin en los diferentes niveles de los cargos de la entidad. Pongamos un ejemplo: Una Entidad tiene 280 funcionarios pblicos. Segn la tabla, el tamao de la muestra es de 170. En la entidad hay 28 personas en el nivel directivo, 21 en el nivel asesor, 146 pertenecen al profesional, 40 en el nivel tcnico y las restantes 45 son del nivel asistencial. Esto quiere decir que, porcentualmente hablando, esta Entidad est distribuida as: 10% en el nivel directivo; 8% en el nivel asesor; 52% en el nivel profesional; 14% en el nivel tcnico; y 16% en el nivel asistencial.

ANEXO 1 INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIN DE MUESTRAS POBLACIONALES 1. Determinacin de la muestra poblacional

Para garantizar que los datos que arroje el diagnstico sean confiables, se necesita recoger la opinin de una cantidad de funcionarios que, desde el punto de vista estadstico, representen al conjunto de toda la poblacin de la Institucin. Para ello, debe realizarse un muestreo aleatorio simple, de tal manera que cada funcionario pblico tenga igual probabilidad de ser seleccionado para integrar la muestra, y que al mismo tiempo se garantice una composicin muestral que sea concordante con la estratificacin por niveles de cargo de la Institucin. El muestreo aplica los criterios estadsticos ms generalizados en el mbito de la investigacin social: nivel de confianza 95% y margen de error 5%. Para facilitar el proceso de determinacin del nmero de funcionarios que se necesitan para que se cumplan los criterios anteriormente sealados, se presentan en la siguiente tabla la cantidad de personas que deben hacer parte de la muestra, segn al nmero de funcionarios vinculados a la entidad. A partir de 200 empleados, el rango de la muestra va de 25 en 25, para no repetir las cifras. Con el fin de facilitar la lectura de la tabla, se utilizan las siguientes convenciones: PO, significa Poblacin, es decir, el nmero total de funcionarios pblicos de la entidad; MU, significa Muestra, es decir, el nmero de personas que debern completar el cuestionario.

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La muestra de 170 hay que distribuirla de la misma manera. Por lo tanto, 10% de 170= 17 directivos; 8% de 170= 14 asesores; 52% de 170= 88 profesionales; 14% de 170= 24 tcnicos; y 16% de 170= 27 del nivel asistencial. Esa sera la forma propuesta en que habra que distribuir los cuestionarios para garantizar que los resultados estn reflejando la opinin de todos, y no slo la de un sector especfico o un rea determinada, pues eso implicara un sesgo que no garantizara la necesaria confiabilidad de los datos. Nota: Cuando no se realice la distribucin proporcional por niveles de cargo sino por dependencias, el procedimiento ser similar al descrito, con la diferencia de que la poblacin de cada rea ser la que determine cmo se distribuyen los porcentajes. Ejemplo: En la entidad existen cinco reas: el rea 1 tiene 28 personas, en el rea 2 existen 21, el rea 3 tiene 146, el rea 4 tiene 40, y en el rea 5 hay 45 funcionarios. Esto quiere decir que porcentualmente, esta entidad est distribuida as: 10% en el rea 1; 8% en el rea 2; 52% en el rea 3; 14% en el rea 4; y 16% en el rea 5. La muestra de 170 hay que distribuirla de la misma manera. Por lo tanto, 10% de 170= 17 funcionarios del rea 1; 8% de 170= 14 funcionarios del rea 2; 52% de 170= 88 funcionarios del rea 3; 14% de 170= 24 funcionarios del rea 4; y 16% de 170= 27 funcionarios del rea 5.

2. Seleccin de las personas a quienes se les entregar el formulario

A continuacin se presentan tres mtodos sencillos y prcticos para identificar a las personas a quienes se les aplicar el cuestionario:

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Mtodo de la tmbola
Es un mtodo sencillo pero no muy rpido, que puede usarse cuando la poblacin de funcionarios pblicos de la entidad es menor de 300 personas. Se procede as: se determina el tamao de la muestra segn la tabla anterior; luego se distribuye la composicin de dicha muestra entre los seis niveles de los cargos (directivo, asesor, ejecutivo, profesional tcnico y asistencial, como ya se explic), y a continuacin se procede a introducir los nombres del personal directivo en una urna, de la cual, en forma aleatoria, se retira un nmero de papeletas, igual al excedente del tamao de la muestra para los directivos con relacin a la poblacin de este nivel. Los nombres que queden en la urna sern los de las personas a quienes se les entregar el formulario para su llenado. La misma operacin se ejecuta para los otros cinco niveles. Ejemplo: Retomando el ejemplo anteriormente analizando, de las 28 personas del nivel directivo se deben seleccionar 17. Se introducen los 28 nombres en la urna, y luego de revolverla se retiran once papeletas al azar. Los 17 nombres que quedan en la urna sern los seleccionados para responder los cuestionarios de las encuestas. De la misma forma se procede con los niveles asesor, ejecutivo, profesional, tcnico y asistencial.

Muestra por seleccin sistemtica

Cuando el tamao de la poblacin es muy numeroso, se puede aplicar la denominada Muestra por Seleccin Sistemtica, que consiste en elegir un nmero de elementos a partir de un intervalo. ste se calcula dividiendo el total de la poblacin entre el tamao de la muestra. De esta manera, un intervalo de 4, por ejemplo, significara que debe seleccionarse cada cuarto elemento de la lista. Ejemplo: Una Entidad tiene 2.000 funcionarios pblicos. De ellos 85 son directivos, 105 son asesores, hay 1190 profesionales, 246 tcnicos y en el nivel asistencial son 374 trabajadores. La muestra, segn la tabla, sera de 323 personas. Aplicando lo ya visto, tendramos que la distribucin estratificada de la muestra sera: 14 directivos, 17 asesores, 192 profesionales, 40 tcnicos y 60 del nivel asistencial. Para seleccionar a las personas que suministrarn la informacin, se divide la poblacin total entre la muestra, es decir 2.000 divido entre 323, lo cual nos da una razn o intervalo de 6.19, que podemos aproximar a 6. Luego tomamos el listado de directivos, y empezando por el que ocupa el nmero 6 en la lista, vamos seleccionando a los que estn listados bajo nmeros que sean mltiplos de seis: el 12, el 18, el 24, etc. Igual se procede con los listados de los otros cinco niveles.

Tabla de nmeros aleatorios

El tercer mtodo consiste en utilizar la Tabla de Nmeros Aleatorios con ayuda del programa Excel. Se sigue el siguiente procedimiento:

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 Se instala la opcin de anlisis de datos en el programa Excel. Para ello se va a la opcin

herramienta, luego a complemento, y se activa en la ventana complemento la opcin herramienta para anlisis.

Se abre una hoja Excel y se introducen los datos de la poblacin en columna, numerando
desde 1 hasta n

Se

va a la opcin herramienta y se elige anlisis de datos, y en esta ventana se selecciona la opcin muestra.

En la ventana muestra se introduce el rango de entrada, para lo cual se seleccionan todos

los valores de la poblacin en la columna donde se han numerado; luego se activa la casilla de muestreo aleatorio y se introduce el tamao de muestra deseado.

Se indica en rango de salida mostrar resultado en hoja nueva, y se da enter para

visualizar el listado de los nmeros seleccionados que componen la muestra.

ANEXO 2 Procedimiento para la tabulacin de encuestas e interpretacin de resultados

Una vez que se haya aplicado la encuesta correspondiente, se deben tabular las respuestas con el fin de organizar la informacin que cada una arroja, y analizarla para consolidar los resultados respectivos. Este procedimiento servir para la tabulacin e interpretacin de las encuestas de diagnstico utilizadas en el Manual de Implementacin.

Tabulacin de Encuestas
Para efectos de la tabulacin, a cada respuesta de la escala de valoracin, se le asign un valor, tal como se aprecia en la siguiente tabla:

Las Acciones a adelantar son:

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1. Definir, para cada afirmacin, la frecuencia o nmero de veces que una respuesta obtuvo cada uno de los valores establecidos en la tabla anterior. Ejemplo: En una encuesta aplicada a 15 personas, la afirmacin nmero 3 tuvo las siguientes frecuencias:

En caso de que una afirmacin se haya dejado de responder, se debe asumir el valor 0. 2. Dividir cada frecuencia entre el nmero total de encuestas aplicadas. Este resultado se debe dar en trminos porcentuales. En el caso del ejemplo, estos porcentajes quedaran as:

3. Multiplicar el porcentaje determinado en el punto anterior por el valor asignado a cada Rango de la escala de valoracin, con el fin de hallar un valor parcial para cada uno: En el ejemplo, la situacin sera:

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4. Sumar los valores parciales para obtener el puntaje de la afirmacin. En el ejemplo, la sumatoria dar como resultado: 0 + 0.2 + 0.54 + 0.39 + 0.8 + 0.65 = 2.58 Repetir este mismo procedimiento para todas las afirmaciones que integran el cuestionario. 5. Determinar la Valoracin General sumando los puntajes obtenidos para cada afirmacin y dividindolos por el nmero total de afirmaciones realizadas. En el caso del ejemplo, el total de la sumatoria de los puntajes por afirmacin debe dividirse entre 8 (ya que la Encuesta contiene 8 afirmaciones).

6. Los pasos 1 a 5 se llevarn a cabo en los siguientes Formatos: Formato 14 Valoracin Encuesta Estndar de Control Desarrollo del Talento Humano Formato 21 Valoracin Encuesta Estndar de Control por Dependencia - Protocolos de Buen Gobierno Formato 26 Valoracin Encuesta Planes y Programas por Dependencia Formato 52 Valoracin Encuesta Estructura Organizacional por Dependencia Formato 103 Valoracin Encuesta Informacin Interna Macroproceso/Proceso Formato 109 Valoracin Encuesta Informacin Externa Macroproceso/Proceso Formato 115 Valoracin Encuesta Sistemas de Informacin Macroproceso/Proceso Formato 121 Valoracin Encuesta Comunicacin Institucional Macroproceso/Proceso Formato 127 Valoracin Encuesta Comunicacin Pblica Macroproceso/Proceso Formato 133 Valoracin Encuesta Rendicin de Cuentas Macroproceso/Proceso

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A continuacin se presenta de manera genrica la estructura de los Formatos arriba mencionados, destacando los siguientes significados:

Frecuencia, nmero de veces que una respuesta obtuvo el mismo valor. Total, nmero de encuestas aplicadas, que en todo caso, deber corresponder a la sumatoria de las frecuencias. % (Porcentaje), nmero de respuestas obtenidas por cada valor sobre el total de respuestas (Frecuencia /Total). Parcial, valor parcial que se obtiene de multiplicar el valor (0, 1, 2, 3, 4, , 5) por el porcentaje. Puntaje (puntaje por afirmacin), corresponde a la suma de los valores parciales. Valoracin General, corresponde a la suma de todos los puntajes por afirmacin. Interpretacin de Resultados, ubicar la Valoracin General (definido en el paso 7 anterior) dentro del rango que le corresponda de acuerdo con la siguiente tabla:

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Para cada uno de los rangos se encuentra definido un criterio, que representa una valoracin cualitativa de la Valoracin General. En base a esta valoracin se interpretarn los resultados obtenidos en las encuestas y se definirn las acciones a emprender. Si se trata de una encuesta de diagnstico, dependiendo del rango en que se encuentre ubicado el Estndar de Control, se proponen las acciones para garantizar la existencia del elemento; si el elemento se encuentra ubicado en los rangos inadecuado o deficiente, se deben proponer acciones para el diseo e implementacin del elemento; si se ubica en los rangos satisfactorio o adecuado, las acciones definidas deben orientarse.

GUA 05 Diseo e implantacin del Estndar de Control Acuerdos y Compromisos ticos Descripcin
El proceso de diseo e implantacin del Estndar Acuerdos y Compromisos ticos debe ser concebido esencialmente como un proceso de afectacin y cambio de la cultura organizacional de la Institucin. El proceso descansa en tres grandes productos tangibles y en una serie de acciones de corte organizativo, pedaggico y comunicativo. Los productos se refieren a la construccin de los referentes ticos de la Institucin y a su conversin en disposiciones concretas como formas de actuacin cotidiana en el ejercicio de la funcin pblica. En el proceso general que se propone para el diseo e implantacin del Estndar, se han determinado tres grandes momentos que lo estructuran a partir del Diagnstico tico, como se puede observar en la figura:

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Requerimientos

Funcin constitucional y legal de la Institucin. Normas que regulan la Institucin. Documento que contiene el referente tico si existe. Polticas y normas de la Institucin en materia de gestin tica. Un efectivo compromiso y liderazgo de los directivos, en especial de la principal autoridad. Una base organizativa que garantice su implementacin y sostenibilidad. Un Equipo dinamizador del proceso altamente comprometido y bien capacitado. Unas metodologas de trabajo para el cambio cultural, claras, pertinentes y operativas. Un Plan de Trabajo que se ejecute en forma sistemtica y continua. De ninguna manera
puede limitarse a actividades puntuales y espordicas.

Responsables

Diseo y Apoyo a la Implementacin

- Directivo responsable de la implementacin del MECIP. - Comit de Control Interno. - Equipo MECIP. - Gerente de tica. - Lder de tica.

Implementacin
- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes.
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- Dependencia de Gestin Humana.

Supervisin y seguimiento a la implementacin

- Directivo responsable de la implementacin del MECIP. - Equipo MECIP. - Auditoria Interna Institucional. - Comit de Control Interno.

Mantenimiento y actualizacin permanente

- Directivo Responsable Implementacin MECIP.

Operacin
1. Establecimiento de criterios de base para el diseo e implementacin o consolidacin del Estndar de Control. Con base en los resultados del Diagnstico tico se diligencia el Formato 11, en donde se definen los parmetros o criterios de la plataforma del diseo e implantacin del Estndar, o para su ajuste y consolidacin, en el caso de que ya exista en la Institucin. 2. Formulacin del Cdigo de tica de la Institucin. Consiste en la construccin de un referente tico en forma participativa, que orientar las relaciones de la Institucin en general y de sus funcionarios pblicos en particular, con los pblicos o grupos de inters con los cuales se debe interactuar en el ejercicio de la funcin pblica, a base de los principios, valores y directrices ticas que contendr el Cdigo de tica. La construccin del Cdigo de tica de la Institucin se realiza mediante actividades eminentemente participativas, identificando los principales principios y valores ticos que deben guiar las actuaciones de los funcionarios pblicos en los diversos mbitos de su quehacer como tales. En segunda instancia se formulan las directrices ticas, las cuales se derivan de los valores adoptados, y enuncian las actitudes y disposiciones conductuales que la Institucin y sus miembros se comprometen a tener con los pblicos internos y externos. El procedimiento especfico para la formulacin del Cdigo de tica se encuentra en el Captulo Octavo del Modelo de Gestin tica para Instituciones del Estado. 3. Construccin de Compromisos ticos por Dependencias El Cdigo de tica deber ser traducido en cada una de las dependencias de la Institucin en formas concretas de actuacin, de acuerdo con las funciones y responsabilidades especficas que el rea cumple en el desempeo de su funcin administrativa. Estas formas concretas de actuacin se denominan Compromisos ticos, y hacen referencia a los compromisos de orden prctico que, de acuerdo con la especificidad de la respectiva rea, los funcionarios pblicos que integran la misma estn dispuestos a asumir en el da a da de la
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Institucin, como manera de cumplir con los principios, valores y directrices para la gestin tica. El procedimiento a seguir para la construccin de los Compromisos ticos se encuentra en el Noveno Captulo del Modelo de Gestin tica para Instituciones del Estado. 4. Diseo y ejecucin del Plan de Mejoramiento para la Gestin tica El Plan de Mejoramiento para la Gestin tica recoge la planeacin que realiza el Equipo MECIP con el propsito de consolidar desarrollos, llenar vacos y resolver dificultades encontradas en el diagnstico tico de la Institucin, y en el ejercicio de formulacin de los Compromisos ticos, cruzndolos con los valores contenidos en el Cdigo de tica. La planeacin utiliza el Formato 12, en donde se consignan en la primera columna las situaciones problemticas o debilidades que se han encontrado y que se desean modificar; en la segunda columna se anotan las causas o factores que pueden estar originando el problema o debilidad; en la tercera columna se especifican los cambios que se esperan lograr con la ejecucin de las acciones; en la cuarta columna se describen las acciones que se ejecutarn para transformar las causas o factores, entendidas como acciones de tipo pedaggico y comunicativo; en la quinta columna se describen los indicadores de medicin del cumplimiento de las acciones; en la sexta columna se anotan las reas o personas responsables de cada accin; en la sptima columna van los recursos que se requieren para la ejecucin de cada accin; y en ltima columna se anota el cronograma secuencial para la realizacin de las acciones. La metodologa especfica para formular el Plan de Mejoramiento se encuentra en el Captulo Undcimo del Manual de tica Pblica para Instituciones del Estado. El eje del Plan de Mejoramiento son las acciones pedaggicas y comunicativas para fortalecer la incorporacin y consolidacin de los valores y principios ticos en la cultura organizacional, y convertirlos en formas de actuacin cotidianas. Para ello se hace indispensable que el Equipo MECIP reciba una capacitacin, un entrenamiento en las Estrategias Pedaggica y Comunicativa que plantea el Manual de tica Pblica para Instituciones del Estado en su Captulo Dcimo. La Estrategia pedaggica est conformada por las acciones articuladas de orden pedaggico, es decir por el conjunto de actividades formativas dirigidas a los funcionarios pblicos de la Institucin, que buscan su sensibilizacin, reflexin, comprensin y apropiacin de la visin tica, en trminos de que lleguen a asumirla e incorporarla efectivamente en sus actitudes y prcticas en el da a da del desempeo de sus cargos. La Estrategia comunicativa comprende el conjunto de acciones metdicas de comunicacin pblica aplicadas a la comunicacin organizacional, conducentes a construir significado y sentido compartidos sobre la visin tica entre los funcionarios pblicos de la Institucin, y a informar de manera amplia dentro de la organizacin acerca del avance del proceso de gestin tica. La estrategia comunicativa aportar al entendimiento de la funcin pblica en trminos de la construccin de confianza, la transparencia en las diferentes actuaciones, la interaccin respetuosa y dialogante, la rendicin de cuentas interna y externa, la construccin de lo pblico, la primaca del inters general sobre el particular, el desempeo del cargo como un servicio a la ciudadana, y el carcter del Funcionario como representante de la sociedad y delegado por ella para administrar unos determinados recursos pblicos.
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La Estrategia Organizativa est conformada por el conjunto de instancias, responsables y funciones que requiere la operacin del Proceso de Gestin tica, para garantizar que este tenga un carcter institucional y cuente con el respaldo y legitimidad institucional para que efectivamente sea implantado en la Institucin. El siguiente esquema ilustra la estructura de la Estrategia Organizativa:

La descripcin de las funciones de los dignatarios de esta estructura se especifica en la Gua 06.

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GUIA 06 Constitucin del Comit de tica Descripcin EL COMIT DE TICA DE LA ENTIDAD

El Comit de tica es la instancia organizacional encargada de promover y liderar el proceso de implantacin de la Gestin tica, encausado hacia la consolidacin del ejercicio de la funcin pblica en trminos de eficacia, transparencia, integridad y servicio a la ciudadana, por parte de todos los funcionarios pblicos de la entidad.

1. Conformacin del Comit de tica

Este Comit estar conformado por algunos directivos de primer nivel de las reas de Gestin Humana, Comunicacin, Administrativa y Control Interno, as como un representante de todos los funcionarios pblicos. Uno de estos altos directivos ser nombrado por el ms alto directivo de la entidad como coordinador del mismo. Nota: el Comit de tica podr ser el mismo Comit de Control Interno. Una vez designado el Comit, el ms alto directivo de la entidad lo convocar en pleno para definir los objetivos generales del proceso y aclarar en conjunto la ruta de acciones y compromisos del Comit de tica en el marco de la Gestin tica. A los integrantes del Comit de tica se les debe dar a conocer las funciones del mismo, con el fin de que anticipadamente dispongan su voluntad y compromiso con el encomiable y honroso propsito de contribuir a la generacin de un entorno tico para el ejercicio de la funcin pblica. Es muy importante que el Comit de tica sea constituido de manera oficial por el ms alto directivo de la entidad, mediante acto administrativo, y que su conformacin sea informada de manera amplia a todos los miembros de la organizacin, a travs de un medio institucional que llegue a todas las dependencias. En el acto administrativo se podrn retomar las funciones del Comit de tica y del Coordinador del Comit que se enuncian a continuacin.

2. Funciones del Comit de tica

Las principales funciones del Comit de tica son: 1. Definir polticas generales para el fortalecimiento de la tica pblica en la entidad y frente a los grupos de inters externos. 2. Garantizar la difusin del Cdigo de Buen Gobierno (CBG), el Cdigo de tica y los Compromisos ticos a los grupos de inters pertinentes. 3. Garantizar la sostenibilidad y permanencia del Equipo de Alto Desempeo en tica y del Equipo Formador de Formadores en tica. 4. Aprobar el Plan de Mejoramiento de la tica pblica que elabore el Equipo de Alto Desempeo en tica (EAD).
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5. Gestionar los recursos necesarios para la ejecucin del Plan de Mejoramiento. 6. Realizar seguimiento y evaluar las actividades desarrolladas por el Gerente, el Lder y el Equipo de Alto Desempeo en tica. 7. Aprobar ajustes al Plan de Mejoramiento de la tica pblica.

Requerimientos

Funcin constitucional y legal de la entidad. Normas que regulan la Entidad. Diagnstico tico. Documentos que contienen el referente tico definido para la entidad. Documento Modelo de Gestin tica para Instituciones del Estado de USAID.
Responsable

El representante legal de la entidad.

Operacin
1. El Comit de Control Interno analiza las funciones del Comit de tica que se proponen en la presente Gua, ajusta y complementa las que se consideren necesarias, de acuerdo con las caractersticas de la entidad. Define adems el nmero de integrantes y las representaciones especiales que conformarn el Comit de tica de la entidad. 2. Someter a consideracin de la mxima autoridad de la entidad pblica los cargos propuestos para integrar el Comit. La mxima autoridad de la entidad seleccionar el Coordinador del Comit de tica. 3. Elaborar un Acto Administrativo mediante el cual se constituye el Comit de tica de la entidad, estableciendo sus funciones.

Gerente de tica
4. La Gerencia del Proceso de Gestin tica recae en uno de los directivos que componen el Comit de tica, quien es nombrado directamente por el ms alto directivo de la entidad. Por las caractersticas propias del proceso de Gestin tica, se propone que sea el Directivo de Gestin Humana. Entre las funciones que debe desempear se encuentran:

Convocar y presidir las reuniones del Comit de tica.

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 Hacer seguimiento a las decisiones tomadas en el Comit de tica. Coordinar las actividades del Equipo MECIP para implantar la Gestin tica en la
entidad.

Promover,

junto con el Equipo MECIP, la conformacin de los Grupos de Promotores de Prcticas ticas en las diversas dependencias de la entidad.

Establecer estrategias para expandir la dimensin tica a otros grupos de inters

(contratistas, proveedores, otras Instituciones).

Convocar y presidir las reuniones del Equipo MECIP.

Lder de tica
5. Debe ser un miembro del MECIP que rena el siguiente perfil:

Ser funcionario del nivel profesional, nombrado de planta y pertenecer a la dependencia de la cual el Gerente de tica es directivo.

Alta sensibilidad frente al tema de la tica pblica. Capacidad organizativa y ejecutiva. Buenas habilidades comunicativas. Aptitud pedaggica. Buena capacidad de relacionamiento. Calidades ticas reconocidas que le den autoridad moral ante sus compaeros.
Funciones

Convocar y coordinar las sesiones de trabajo del Equipo Formador de Formadores y de Alto
Desempeo en tica.

Liderar la ejecucin del Plan de Mejoramiento con apoyo del Gerente y del Comit de tica. Mantener
MECIP. informado al Gerente de tica sobre la marcha de las actividades del Equipo

Ser el conducto regular entre el Equipo MECIP y el Gerente de tica.

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1.2 Desarrollo del Talento Humano

Una vez definido el estndar de Control tico: Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos, fundamento de la cultura organizacional, se da paso al Estndar de Control DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO, con el fin de constatar el compromiso institucional encabezado por el nivel directivo con el desarrollo de las competencias y habilidades del funcionario pblico, con el reconocimiento de las aptitudes e idoneidad en el desempeo de las funciones y la aplicacin de polticas justas, equitativas y transparentes en los procesos relacionados con el Desarrollo del Talento Humano, en especial la seleccin, induccin, formacin y capacitacin de los funcionarios pblicos. Todo esto, sumado de manera indispensable para alcanzar el Ambiente de Control idneo para el desarrollo de los objetivos de la entidad. El Desarrollo del Talento Humano constituye una de las bases fundamentales del Control Interno, teniendo en cuenta la premisa de que su ejecucin es realizada por personas.

a) Procedimiento
1. Realizar el diagnstico del estado del DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO en la entidad y en las dependencias de primer nivel, basado en la percepcin de los funcionarios pblicos, como base para identificar las fortalezas y debilidades de las dependencias y para establecer las necesidades de diseo, ajuste o implementacin al Estndar de Control. 2. Definir los criterios base a la formulacin del estndar de control, consolidado en las polticas de DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO, que se definan a partir de las conclusiones obtenidas en los diagnsticos y teniendo en cuenta todos los elementos fundamentales del proceso de administracin del Talento Humano.

b) Instructivos de Diseo e Implementacin

Las GUAS 07 y 08 presentan las instrucciones detalladas para la implementacin del Estndar de Control.

c) Instrumentos de Diseo e Implementacin

Los FORMATOS 13, 14, 15, 16, 17, 18 y 19 constituyen los instrumentos que facilitan la implementacin del Estndar de Control, Desarrollo del Talento Humano.

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GUA 07 Diagnstico Situacin del Desarrollo del Talento Humano Descripcin

El diagnstico del Desarrollo del Talento Humano al interior de la Entidad Pblica, consulta la percepcin de los funcionarios pblicos sobre los principios de justicia y equidad a travs de procesos adecuados de Ingreso, Permanencia y Retiro, en correspondencia con los propsitos organizacionales. El diagnstico deber realizarse a base de una encuesta dirigida al ms amplio nmero de funcionarios posibles, con representacin de todas las dependencias de la entidad.

Requerimientos

Funcin constitucional y legal de la entidad. Normas que regulan la entidad. Normas relacionadas con el Servicio Pblico o la carrera administrativa. Relacin de las polticas y normas relacionadas con la administracin del Recurso Humano. Diagnstico tico. Documento orientador de los Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos si existe.
Responsables

Diseo y Apoyo a la Implementacin

- Comit de Control Interno. - Equipo MECIP.

Implementacin
- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes.

Supervisin y seguimiento a la implementacin

- Equipo MECIP. - Auditoria Interna Institucional. - Comit de Control Interno.

Mantenimiento y actualizacin permanente

- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes. - Directivo responsable de la Implementacin del MECIP.

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Operacin Comit de Control Interno

1. Establece los parmetros de diseo e implementacin del Estndar de Control, teniendo en cuenta la metodologa establecida y ajustados a los requerimientos especficos de la entidad. Con relacin al primer paso de la metodologa, aprueba la cobertura de la encuesta y el involucramiento de todas las dependencias de la entidad para realizar el diagnstico a la situacin del Talento Humano. Estas instrucciones sern transmitidas al Equipo MECIP por el directivo responsable de la implementacin del MECIP.

Equipo MECIP
2. Analizar los aspectos considerados en el Formato 13 Cuestionario Encuesta existencia del Estndar Desarrollo del Talento Humano. Adicionar los aspectos que se consideren necesarios de acuerdo con las caractersticas especficas de la Entidad, continuando con la numeracin consecutiva. 3. Solicitar un listado de los funcionarios pblicos por dependencia a instancia correspondiente, ordenado alfabticamente y asignando un nmero consecutivo a cada funcionario. 4. Determinar los funcionarios Pblicos a los cuales se aplicar la encuesta, utilizando el INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIN DE MUESTRAS POBLACIONALES incluido como ANEXO 1 del presente Manual. 5. Reunir los funcionarios seleccionados para dar aplicacin a la Encuesta, explicando los objetivos de la misma, su carcter confidencial y distribuyendo el Formato 13 Encuesta existencia del Estndar Desarrollo del Talento Humano para su ejecucin, estableciendo un trmino prudencial para su entrega. Esta labor debe ser llevada a cabo por el representante de cada dependencia miembro del Equipo MECIP. 6. Una vez aplicadas las encuestas por los funcionarios seleccionados, proceder a organizar el Formato 14, utilizando el PROCEDIMIENTO PARA TABULACIN DE ENCUESTAS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS incluido como ANEXO 2 del presente Manual. 7. Estructurar el Formato 15 Anlisis del Estndar Desarrollo del Talento Humano- Dependencia, siguiendo las siguientes instrucciones:

En la casilla (1) indicar el nombre de la dependencia a la cual se le realiza el anlisis. En

la casilla (2) valoracin, registrar el resultado que corresponde a la dependencia Formato 14.

En la casilla (3) Interpretacin, registrar la interpretacin obtenida en el Formato 14. En

la casilla (4) registrar la Evaluacin General a los criterios base de existencia e implementacin del Estndar de control.
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 En

la casilla (5) registrar las acciones de diseo e implementacin resultantes de la evaluacin general. la casilla (6) registrar las acciones de ajuste e implementacin resultantes de la evaluacin general.

En

8. Consolidar el resultado institucional una vez realizados los anlisis por dependencias. Para ello se conforma el Formato 16, Valoracin Encuesta del Estndar Desarrollo del Talento Humano Consolidado entidad, siguiendo las instrucciones:

Relacionar en las lneas de la columna (1) todas las dependencias de la entidad, y frente a
cada una indicar en la columna (2) el nmero de funcionarios pblicos asignados a la dependencia, y en la casilla (3) el porcentaje (%) de participacin de la dependencia con relacin al total de funcionarios de la entidad (dividir el nmero de funcionarios de cada dependencia sobre el nmero de funcionarios total de la entidad).

Tomar

cada una de las valoraciones de los Formatos 15 por cada dependencia y registrarlos en las lneas correspondientes de la columna (4).

Obtener los puntajes parciales por dependencia multiplicando los valores de la columna (4)
por los porcentajes de participacin de la columna (3) para cada dependencia, registrando el resultado en las lneas de la columna (5).

Sumar los puntajes parciales de la columna (5) y registrar el resultado en la casilla (6) Total
Valoracin Consolidado Entidad.

Registrar en la Casilla (7) interpretacin, el resultado de la casilla (6), utilizando los rangos
indicados en el ANEXO 2, mencionado en el numeral 6 de esta Gua. 9. Completar el Formato 17, Anlisis del Estndar Desarrollo del Talento HumanoConsolidado Entidad, siguiendo las instrucciones:

En la casilla (1), valoracin, registrar el resultado consolidado del Formato 16. En la casilla (2), Interpretacin, registrar la interpretacin obtenida en el Formato 16. En En
la casilla (3) registrar la Evaluacin General a los criterios base de existencia e implementacin del Estndar de control, teniendo en cuenta cada una de las evaluaciones llevadas a cabo por dependencia, establecidas en los 19 formatos completados.

la casilla (4) registrar las acciones de diseo e implementacin resultantes de la evaluacin general que en forma consensuada el Grupo de Trabajo establezca. la casilla (5) registrar las acciones de ajuste e implementacin resultantes de la evaluacin general que en forma consensuada el Grupo de Trabajo establezca.

En

10. El Equipo MECIP hace entrega al directivo responsable de la implementacin del MECIP, de las encuestas realizadas por dependencia, los formatos de valoracin de las encuestas y los
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anlisis por rea, as como tambin el consolidado de la entidad, para su presentacin al Comit de Control Interno.

Comit de Control Interno

11. Analizar la presentacin del diagnstico sobre la situacin del Talento Humano que realiza el directivo responsable de la Implementacin del MECIP, con el apoyo del Equipo MECIP, revisando las necesidades de diseo o ajuste de propuestas por el Grupo, aprobando y consignando en el acta respectiva.

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112

GUA 08 Definicin de Criterios Base y Formulacin del Estndar de Control Desarrollo del Talento Humano Descripcin
A partir de los resultados del diagnstico de la situacin del Estndar de Control Desarrollo del Talento Humano, se deben establecer los criterios mnimos para su diseo o ajuste, e implementacin. Tales criterios debern parametrizarse y generar un ordenamiento que facilite la formulacin de polticas o directrices generales y especficas, aplicables a todos los niveles de la organizacin. El desarrollo del Talento Humano da cumplimiento a la premisa de que el Control Interno es ejecutado por personas, siendo los funcionarios pblicos de la entidad quienes hacen efectivo el control y garantizan las condiciones bsicas para el logro de los objetivos de la entidad. Las instrucciones que se presentan en esta Gua para la definicin de criterios base a la formulacin del estndar de control, se agrupan en cuatro actividades, a realizar en forma sucesiva para facilitar su diseo e implementacin: 1. Formulacin de Criterios, tomando como base los conceptos que se presentan y que deben complementarse con las normas vigentes y las especficas que apliquen a la entidad. 2. Identificar los aspectos del proceso de Gestin del Talento Humano en donde se requiere disear o ajustar polticas para el desarrollo del Estndar de Control. 3. Definicin de Polticas, que permitan operativizar el estndar de control.

4. Especificar alcances y responsables para la implementacin de las polticas definidas.

Requerimientos

Funcin Constitucional y legal de la entidad. Norma o normas que se apliquen a la entidad. Normas de carcter general relacionadas con el Desarrollo del Talento Humano. Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos de la Entidad. Planes y Programas de la Entidad relacionados con el Desarrollo del Talento Humano. Informacin sobre procesos disciplinarios realizados en el ltimo perodo. Informacin sobre demandas presentadas por terceros originadas en el comportamiento,
errores u omisiones de los funcionarios de la entidad.

Quejas y reclamos presentados por la comunidad y grupos de inters internos y externos,

sobre el comportamiento de los funcionarios de la entidad.
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Responsables

Diseo y Apoyo a la Implementacin

- Dependencia de Gestin Humana. - Comit de Control Interno. - Equipo MECIP.

Implementacin
- Dependencia de Gestin Humana. - Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes.

Supervisin y seguimiento a la implementacin

- Directivo responsable de la implementacin del MECIP. - Equipo MECIP. - Auditoria Interna Institucional. - Comit de Control Interno. - rea de Gestin Humana.

Mantenimiento y actualizacin permanente

- Directivo responsable de la implementacin del MECIP. - Dependencia de Gestin Humana.

Operacin Formulacin de criterios Dependencia de Gestin Humana y Comit de Control Interno

1. Establecer a partir de las necesidades de diseo o ajuste, e implementacin identificadas en el Diagnstico Situacin del Talento Humano, detallado en la Gua 07, los criterios de diseo o ajuste, e implementacin del Estndar de Control Desarrollo del Talento Humano. 2. Definir los criterios especficos de la entidad para el Desarrollo del Talento Humano teniendo en cuenta:

La naturaleza de las funciones de la entidad. Las normas especficas aplicables para la administracin del Talento Humano. La formacin de los funcionarios pblicos y su aptitud para el desempeo de los cargos.

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 Las

caractersticas de los grupos de inters que atienden la entidad en general y las dependencias en particular.

La existencia de perfiles definidos para cada uno de los cargos. La existencia de polticas que definen los procesos de seleccin, induccin, reinduccin,
formacin, capacitacin, evaluacin del desempeo, compensacin, bienestar social y retiro.

Reconocimiento del derecho de los funcionarios pblicos a recibir tratamiento corts, sobre
la base de los principios bsicos de relaciones humanas, a concursar para obtener promociones, a percibir puntualmente la remuneracin fijada, a la seguridad social, a la participacin en programas de bienestar social y a disfrutar de estmulos e incentivos.

Coordinacin con el rea responsable para la asignacin de los recursos necesarios para la
aplicacin de polticas de desarrollo humano, de acuerdo a los recursos disponibles y en cumplimiento de normas vigentes.

La existencia de procesos/procedimientos definidos para la evaluacin del desempeo de

los funcionarios. 3. Analizar los siguientes aspectos del proceso administrativo del Talento Humano, complementando con lo establecido en las normas vigentes y los aspectos que se apliquen especficamente a la entidad, para la fijacin de criterios, tales como:

Planeacin: permite a la administracin pblica contar con recurso humano calificado de

acuerdo con la naturaleza de los cargos de la entidad, y los recursos financieros disponibles requeridos para atender las necesidades del servicio, de manera adecuada y oportunamente, teniendo en cuenta los factores que pueden incidir, como el sobretiempo, el ausentismo, las vacaciones, las licencias, etc., as como las necesidades de formacin, capacitacin y bienestar social que contribuyan a su desarrollo personal, profesional y al mejoramiento de la productividad.

Seleccin: permite escoger a los funcionarios pblicos mas competentes para los fines que
pretende la entidad, fundamentado en los perfiles definidos para cada cargo y en el cumplimiento de los principios de mrito, igualdad, publicidad, transparencia, imparcialidad, confiabilidad, eficacia y eficiencia. Comprende las actividades de convocatoria, reclutamiento, aplicacin de pruebas o instrumentos de seleccin, la conformacin de listas de elegibles y el perodo de prueba. Puede hacerse a travs de concursos abiertos o de ascenso, dependiendo del tipo de empleo a proveer y de los perfiles requeridos.

Induccin: fortalece la integracin del funcionario pblico a la cultura de la organizacin,

estimulando el aprendizaje, el desarrollo individual y organizacional. Para ello, es fundamental iniciar al nuevo funcionario pblico en el conocimiento, aplicacin y evaluacin de los Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos; hacia el direccionamiento estratgico que se trace; habituarlo a las caractersticas propias del servicio pblico, de las funciones generales del Estado y de la entidad; informarlo sobre las inhabilidades e
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incompatibilidades relativas a su cargo y sobre las polticas internas y externas, tendientes a prevenir actos que van en contra de la tica institucional.

Reinduccin:

tiene como propsito reorientar la integracin del empleado a la cultura organizacional, en virtud de los cambios generados por reformas en la organizacin del Estado, en la misin institucional o de las funciones propias de su dependencia o puesto de trabajo.

Formacin: facilita el desarrollo integral del ser humano al potenciar actitudes, habilidades
y conductas en las dimensiones tica, creativa, comunicativa, crtica, sensorial, emocional e intelectual, y lo prepara para cumplir de manera eficiente y eficaz su papel al interior de la entidad. Adems, posibilita el conocimiento y entendimiento relacionados con los aspectos propios del desarrollo individual de las personas, como una manera de propiciar el autocontrol. Al ser una obligacin del Estado, consignada en el artculo 54 de la Constitucin Poltica, las unidades responsables del Desarrollo del Talento Humano tienen la obligacin de formular y ejecutar el plan de formacin que satisfaga las necesidades de los funcionarios de la entidad.

Capacitacin:

brinda, refuerza y complementa las competencias necesarias para incrementar la capacidad de los funcionarios pblicos, contribuyendo de la manera ms positiva al cumplimiento de la misin institucional, a la mejor prestacin de servicios a la comunidad y al eficaz desempeo del cargo. Por lo tanto, debe orientarse al desarrollo de las habilidades y destrezas requeridas para el incremento de la eficiencia organizacional.

Compensacin: tiene como propsito remunerar a los funcionarios pblicos de acuerdo

con las normas legales vigentes. La adecuada y equitativa remuneracin, acorde con los niveles de conocimiento requeridos para el desempeo de los cargos y con las responsabilidades asignadas, permite contar con funcionarios cada vez ms competentes e idneos para el desarrollo de sus funciones constitucionales y legales.

Bienestar Social: garantiza que la gestin institucional y los procesos de administracin

del Talento Humano tengan en cuenta el bienestar y el desempeo eficiente y eficaz de los funcionarios. Se organiza a partir de las iniciativas de los funcionarios pblicos, como procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del funcionario, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; asimismo deben permitir elevar los niveles de satisfaccin, eficacia, eficiencia, efectividad e identificacin del funcionario con el servicio de la entidad en la cual trabaja.

Evaluacin del desempeo: permite calificar el rendimiento del funcionario a partir de los
objetivos fijados y planes operativos acordados, buscando su mejoramiento y desarrollo. Se tiene en cuenta para conceder estmulos a los funcionarios, formular programas de capacitacin, evaluar los procesos de seleccin y determinar la permanencia en el servicio. Debe realizarse teniendo en cuenta los procedimientos e instrumentos proporcionados por la ley y las normas reglamentarias. Los Jefes de rea deben estar capacitados para el uso adecuado de tales instrumentos, esto es, para establecer y concertar objetivos medibles y cuantificables en trminos de los resultados esperados de la labor de cada funcionario; congruentes y coherentes con los planes y programas operativos de la entidad y con las actividades y tareas que han sido asignadas a cada cargo en el diseo de los procesos.
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El manejo adecuado de este instrumento de evaluacin del desempeo de los funcionarios pblicos impulsar la productividad en la medida que la alta direccin aplique criterios justos, equitativos, transparentes y oportunos.

Retiro, permite a la entidad definir los procedimientos adecuados ante situaciones generadas por necesidades del servicio o por pensin de los funcionarios pblicos.

Dependencia de Gestin Humana Formulacin de las polticas de Desarrollo del Talento Humano
4. Establecer criterios base que permitan el diseo de polticas que garanticen un adecuado diseo e implementacin del proceso de desarrollo y gestin del Talento Humano. Para ello utilizar el Formato 18, siguiendo las siguientes instrucciones:

Tomar

los resultados del diagnstico Formato 17 - identificar en cules aspectos del proceso administrativo de gestin del Talento Humano (Seleccin, induccin, reinduccin, formacin, capacitacin, etc.) se requiere formular o ajustar polticas. Se estructurar el Formato 18 para cada aspecto identificado. a organizar la totalidad del Formato 18, siguiendo los pasos indicados en el Anexo N 3, Procedimiento para la formulacin de polticas.

Proceder

Implementacin de las polticas

5. Tomando como base el Formato 19, y siguiendo los pasos indicados en el Anexo N 3, Procedimiento para la formulacin de polticas, se definir el alcance y los responsables de la implementacin y seguimiento de las polticas.

Comit de Control Interno

6. En sesin plenaria del Comit de Control Interno; analizar, ajustar y aprobar las polticas para el Desarrollo del Talento Humano en la entidad, consignando en el Acta de Comit lo correspondiente.

Directivo Responsable de la Implementacin del MECIP

7. Tramitar el Acto Administrativo por el cual se definen las polticas de desarrollo del Talento Humano en la entidad, y una vez aprobado integrar al Manual de Procedimientos (Operacin). 8. Determinar el procedimiento para socializar las Polticas de Desarrollo del Talento Humano a todos los funcionarios de la entidad y para conocimiento de los grupos de inters.

Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes

9. Revisar peridicamente la vigencia de las polticas de Desarrollo del Talento Humano en la entidad y su aplicacin, para gestionar los ajustes, actualizaciones o la resocializacin si se diera el caso.
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119

120

ANEXO N. 3 INSTRUCTIVO PARA LA FORMULACIN DE POLTICAS IMPORTANCIA DE LAS POLTICAS

Las Polticas definen la manera como se ejecuta la funcin administrativa en el cumplimiento de los fines constitucionales y misionales de la Entidad. Adems se constituyen en herramientas de gestin que le dan direccionamiento permanente al quehacer, en el da a da de la entidad y, por lo tanto, incrementan la gobernabilidad, ya que le permiten a la alta direccin, dirigir y controlar el rumbo de la entidad. Por otra parte, al hacer explcitas las orientaciones de la entidad, las polticas facilitan la construccin de visin compartida, cuando son ampliamente difundidas, comprendidas y acatadas por todos los miembros de la organizacin.

QU ES UNA POLTICA?
Una poltica es una directriz u orientacin acerca de cmo debe relacionarse la entidad en un campo especfico de su gestin para el cumplimiento de los objetivos que se ha propuesto, de manera que se garantice la necesaria coherencia entre sus prcticas y sus propsitos.

CMO SE ENUNCIA UNA POLTICA?

El enunciado de la poltica expresa el QU (Objetivo) y el CMO (Estrategia) que orienta la actuacin de la entidad en la respectiva rea. Ejemplo de una Poltica de Calidad: La Contralora de (Nombre de la Entidad) se compromete a orientar su gestin fiscalizadora en la obtencin de beneficios y resultados para la comunidad ejerciendo el control fiscal integral en forma eficiente y eficaz (QU), mediante el mejoramiento continuo de los procesos, el desarrollo de las competencias laborales de sus funcionarios, fomentando la participacin ciudadana y buscando dar cobertura a todos los sujetos de control (CMO). Ejemplo de una Poltica de Integridad: Con el fin de garantizar el ejercicio de la funcin administrativa, dando efectivo cumplimiento a los mandatos constitucionales y legales, la (nombre de la entidad) orientar su quehacer institucional a base de principios y valores ticos, (QU) para lo cual realizar procesos participativos de formulacin, adopcin y apropiacin de sus Cdigos de tica y de Buen Gobierno (CMO).

QUINES Y CMO SE FORMULAN LAS POLTICAS?

Las polticas son formuladas por la Mxima Autoridad de la Institucin Pblica y su equipo directivo, teniendo como marco de referencia las normas legales que la rigen, su Plan de Desarrollo Estratgico y los diagnsticos respectivos. Los responsables de la formulacin de las polticas podrn solicitar el apoyo del Equipo MECIP, pero no se le puede delegar a este Equipo dicha responsabilidad.

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La formulacin de Polticas debe ser un proceso participativo, que involucre a los directivos responsables de su ejecucin y cumplimiento.

PASOS PARA LA FORMULACIN DE POLTICAS

1. Seleccin de los aspectos o temas sobre los cuales se va a formular la poltica en el respectivo Estndar de Control. Debe establecerse un formato para cada aspecto o tema del Estndar de Control. El tema se anota en la tercera fila del formato 2. Identificar los mandatos constitucionales, legales y misionales en los temas del Estndar de Control analizado (primera columna del formato). 3. Identificar los criterios de base (necesidades y/o vacos existentes) para el ajuste o formulacin de la(s) poltica(s) que orientan la gestin en los diferentes temas del Estndar de Control (segunda columna del formato). Esta columna se alimenta de las conclusiones que arroj el diagnstico del respectivo Estndar de Control, las cuales han quedado consignadas en el Formato pertinente. 4. Formular los QU (objetivos) de la poltica para el cumplimiento de los fines de la funcin administrativa en el respectivo aspecto o tema del Estndar de Control (tercera columna del formato). 5. Formular los CMO (estrategias) que requiere el estndar de control para su implantacin en el da a da de la Entidad (cuarta columna del formato). 6. Construir el enunciado de la poltica, articulando en forma gramatical coherente lo anotado en las columnas tercera y cuarta del formato (quinta columna del formato).

Formato para la formulacin de polticas

IMPLEMENTACIN DE LAS POLTICAS

El proceso de implementacin de las polticas definidas tiene su inicio en la identificacin de su alcance y de los responsables de su ejecucin y seguimiento. Para ello se podrn seguir los siguientes pasos:
122

1. En la primera columna del Formato para la implementacin de polticas, se anotar el aspecto o tema del Estndar de Control sobre el cual se ha formulado la poltica respectiva. 2. En la segunda columna se transcribir textualmente el enunciado de la poltica que se anot en la quinta columna del Formato para la formulacin de polticas. 3. En la tercera columna se especificar el alcance de la poltica, refiriendo si cubre un proceso, un subproceso o actividades dentro de estos. 4. En la cuarta columna se indicar el rea, Comit, Equipo o cargo especfico responsable de la ejecucin de la poltica. 5. En la quinta columna se anotar el Comit, Equipo o Cargo responsable del seguimiento a la implementacin de la poltica.

Formato para la implementacin de polticas

123

1.3 Protocolos de Buen Gobierno

El modo o la manera que asume el nivel directivo en la conduccin de la Institucin, define un estilo de administracin y gestin propio que, a pesar de tener como base los principios y valores individuales de la mxima autoridad y de su nivel directivo, obliga a asumir los requisitos de tipo moral, tico, de responsabilidad, compromiso, con el servicio pblico; conocimiento, suficiencia, capacidad gerencial, necesarios para conducir la entidad pblica, y de transparencia en el actuar, que exigen las comunidades a las cuales se debe atender. Los Protocolos de Buen Gobierno, por lo tanto, constituyen la forma adoptada por el nivel directivo para guiar y orientar las acciones de la entidad pblica, generando autoridad y confianza inicialmente, por su capacidad gerencial, conocimiento de los grupos de inters de la entidad y compromiso con la satisfaccin a sus necesidades; por su compromiso con el control y cumplimiento de la misin, visin, planes y programas; por su ejemplo de buen trato a los funcionarios pblicos y una apropiada utilizacin de los recursos, con transparencia y eficiencia. Este Estndar de Control tiene los siguientes beneficios para la entidad pblica: 1. Incrementa la credibilidad, la confianza y la gobernabilidad en los diferentes grupos de inters frente a las prcticas de quienes detentan la autoridad. 2. Crea un clima interno de reglas de juego claras y precisas que transparentemente definen las expectativas de comportamiento de la alta direccin. 3. Genera un estilo de direccin unificado, por cuanto facilita el alineamiento de todo el equipo directivo bajo los mismos parmetros de comportamiento. 4. Propicia la confianza interna entre los miembros del equipo directivo, por cuanto todos los integrantes suscriben el compromiso de reglas de juego comunes. 5. Fortalece una cultura corporativa orientada al cumplimiento de los fines del Estado.

6. Posiciona social y polticamente a la entidad y a sus integrantes, otorgndoles reconocimiento y representatividad por parte de la sociedad.

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a) Procedimiento
1. Realizar el diagnstico del estado del estndar de Control Protocolos de Buen Gobierno en la entidad, estableciendo las necesidades de ajuste a este Estndar de Control. 2. Establecer los criterios base para la definicin de polticas, que orienten los Protocolos de Buen Gobierno.

b) Instructivos de Diseo e Implementacin

Las GUAS 09 y 10 presentan las instrucciones detalladas para la implementacin de este Estndar de Control.

c) Instrumentos de Diseo e Implementacin

Los FORMATOS 20, 21, 22, 23 y 24 constituyen los instrumentos que facilitan su implementacin. Manual de tica Pblica para Instituciones del Estado, Captulo Sptimo.

125

GUA 09 Diagnstico sobre Protocolos de Buen Gobierno Descripcin

El Procedimiento de implementacin del estndar de Control Protocolos de Buen Gobierno parte de la realizacin de un diagnstico del estado del Estndar de Control Protocolos de Buen Gobierno en cada dependencia, y en la entidad en general, con el fin de establecer las necesidades de diseo o ajuste, e implementacin. El diagnstico toma como base el conocimiento de la Constitucin, la ley, las normas especificas de la entidad y de las funciones que le competen; la idoneidad para el desempeo del cargo, la capacidad de orientar grupos de trabajo, la transparencia de la gestin, la postura ante las innovaciones, los cambios y el aprendizaje y la forma de resolver los problemas y medir los resultados. Los Protocolos de Buen Gobierno permiten que los funcionarios pblicos se desempeen en un ambiente que facilite tanto la comprensin y el respeto por el control, como la motivacin para la sugerencia de medidas que fomenten el mejoramiento en la prestacin del servicio pblico. Los Protocolos de Buen Gobierno pueden materializarse en la formulacin de un Cdigo de Buen Gobierno por parte de la alta direccin de la entidad, el cual se constituye en una regla de juego del equipo directivo para el gobierno o direccin de la entidad, en sus relaciones con los diferentes grupos de inters y en la administracin de los recursos pblicos encomendados.

Requerimientos

Funcin constitucional y legal de la entidad. Normas que rigen la entidad. Compromisos o Protocolos ticos de la Entidad.
Responsables

Diseo y Apoyo a la Implementacin

- Equipo Directivo. - Comit de Control Interno. - Equipo MECIP (apoyo en el diagnstico).

Implementacin
- Equipo Directivo. - Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes.
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 Supervisin y seguimiento a la implementacin

- Directivo responsable de la implementacin del MECIP. - Equipo MECIP. - Auditoria Interna Institucional. - Comit de Control Interno. - Equipo Directivo.

Mantenimiento y actualizacin permanente

- Directivo responsable de la implementacin del MECIP.

Operacin Comit de Control Interno

1. Establecer los parmetros de diseo e implementacin del Estndar de Control, teniendo en cuenta la metodologa establecida y ajustando a los requerimientos especficos de la entidad, de acuerdo con su funcin constitucional y legal, y sus objetivos. Con relacin al primer paso de la metodologa, aprueba la cobertura de la encuesta y el involucramiento de todas las dependencias de la entidad para realizar el diagnstico del Protocolos de Buen Gobierno. Estas instrucciones sern transmitidas al Equipo MECIP por el directivo responsable de la implementacin del MECIP.

Equipo MECIP
2. Analizar los aspectos del Formato 20, Cuestionario Encuesta existencia del Estndar Protocolos de Buen Gobierno, y adicionar los que se consideren necesarios de acuerdo con las caractersticas especificas de la entidad, continuando con la numeracin consecutiva. 3. Solicitar un listado de los funcionarios pblicos por dependencia a la instancia correspondiente, ordenado alfabticamente y asignando un nmero consecutivo a cada funcionario. 4. Determinar los funcionarios pblicos a los cuales se aplicar la encuesta, utilizando el INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIN DE MUESTRAS POBLACIONALES, incluido como ANEXO 1 del presente Manual. 5. Reunir los funcionarios seleccionados para dar aplicacin a la Encuesta, explicando los objetivos de la misma, su carcter confidencial y distribuyendo el Formato 20, Cuestionario Encuesta existencia del Estndar Protocolos de Buen Gobierno, para su llenado, estableciendo un trmino prudencial. Esta labor debe ser llevada a cabo por el representante de cada dependencia miembro del Equipo MECIP. 6. Una vez aplicadas las encuestas por los funcionarios seleccionados, proceder a organizar el Formato 21, utilizando el PROCEDIMIENTO PARA TABULACIN DE ENCUESTAS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS, incluido como ANEXO 2 del presente Manual.

127

7. Completar el Formato 22, Anlisis del Estndar Protocolos de Buen Gobierno por Dependencia, siguiendo las instrucciones:

En la Casilla (1) indicar el nombre de la dependencia a la cual se le realiza el anlisis. En la Casilla (2), valoracin, registrar el resultado que corresponde a la dependencia Formato 21.

En la Casilla (3), interpretacin, registrar la interpretacin obtenida en el Formato 21. En En En

la Casilla (4) registrar la evaluacin general a los criterios base de existencia e implementacin del Estndar de Control. la Casilla (5) registrar las acciones de diseo e implementacin, resultantes de la

evaluacin general. la Casilla (6) registrar las acciones de ajuste e implementacin, resultantes de la

evaluacin general. 8. Consolidar el resultado para la entidad una vez realizados los anlisis por dependencia. Para ello se completa el Formato 23, Valoracin Encuesta Protocolos de Buen Gobierno Consolidado Institucin, siguiendo las instrucciones:

Relacionar en las lneas de la columna (1) todas las dependencias de la entidad, y frente a
cada una indicar en la columna (2) el nmero de funcionarios pblicos asignados a la dependencia y en la casilla (3) el porcentaje (%) de participacin de la dependencia, con relacin al total de funcionarios de la entidad (dividir nmero de funcionarios de cada dependencia sobre el nmero de funcionarios total de la entidad).

Tomar

cada una de las valoraciones de los Formatos 21 por cada dependencia y

registrarlas en las lneas correspondientes de la columna (4) del Formato 23.

Obtener los puntajes parciales por dependencia, multiplicando los valores de la columna (4)
por los porcentajes de participacin de la columna (3) para cada dependencia, registrando el resultado en las lneas de la columna (5).

Sumar los puntajes parciales de la columna (5) y registrar el resultado en la casilla (6) Total
Valoracin Consolidado Entidad.

Registrar en la casilla (7) interpretacin, el resultado de la casilla (6) utilizando los rangos
indicados en el ANEXO 2, mencionado en el numeral 6 de esta Gua. 9. Completar el Formato 24, Anlisis del Estndar Protocolos de Buen Gobierno -Consolidado Institucin, siguiendo las instrucciones:

En la casilla (1), valoracin, registrar el resultado consolidado del Formato 23. En la casilla (2), interpretacin, registrar la interpretacin obtenida en el Formato 23.
128

 En En En

la casilla (3) registrar la evaluacin general a los criterios base de existencia e

implementacin del Estndar de Control, teniendo en cuenta cada una de las evaluaciones llevadas a cabo por dependencia. la casilla (4) registrar las acciones de diseo e implementacin, resultantes de la

evaluacin general. la Casilla (5) registrar las acciones de ajuste e implementacin resultantes de la

evaluacin general. 10. El Equipo MECIP hace entrega al directivo responsable de la implementacin del MECIP, de las encuestas realizadas por dependencia, los formatos de valoracin de las encuestas y los anlisis por rea, y el consolidado de la entidad, para su presentacin al Comit de Control Interno.

Comit de Control Interno

11. Analizar la presentacin del diagnstico sobre Protocolos de Buen Gobierno que realiza el directivo responsable de la implementacin del MECIP, con el apoyo del Equipo MECIP, y revisar las necesidades de diseo, ajuste o implementacin de propuestas. Ello se consigna en el acta respectiva.

129

130

131

132

133

134

GUA 10 Definicin de Criterios Base y formulacin de los Protocolos de Buen Gobierno Descripcin
A partir de los resultados del diagnstico de la situacin de los Protocolos de Buen Gobierno, se deben establecer los criterios mnimos para su diseo o ajuste, e implementacin. Tales criterios debern parametrizarse y generar un ordenamiento que facilite la formulacin de polticas o directrices generales y especficas, aplicables a todos los niveles directivos de la organizacin. Las instrucciones que se presentan en esta Gua para la definicin de criterios base y formulacin del Estndar de Control, se agrupan en dos actividades que se deben ejecutar en forma sucesiva para facilitar su diseo e implementacin: 1. Formulacin de Criterios, tomando como base los conceptos que se presentan y que deben complementarse con las normas vigentes y las especficas que se apliquen a la entidad. 2. Formulacin del Cdigo de Buen Gobierno de la entidad.

Requerimientos

Funcin Constitucional y legal de la entidad. Norma o normas que se apliquen a la entidad. Normas de carcter general relacionadas con el Desarrollo del Talento Humano. Acuerdos y Compromisos ticos de la Entidad. Planes y Programas de la entidad relacionados con el Desarrollo del Talento Humano.
Responsables

Diseo y Apoyo a la implementacin

- Equipo Directivo. - Comit de Control Interno. - Equipo MECIP (apoyo en el diagnstico del Estndar de Control).

Implementacin
- Equipo Directivo. - Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes.

Supervisin y seguimiento a la implementacin

- Equipo directivo. - Directivo responsable de la implementacin del MECIP.
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- Equipo MECIP. - Auditoria Interna Institucional. - Comit de Control Interno. - Comit de Buen Gobierno

Mantenimiento y actualizacin permanente

- Equipo Directivo. - Comit de Buen Gobierno. - Directivo responsable de la implementacin del MECIP.

Operacin Formulacin de criterios Comit de Control Interno

1. Establecer, a partir de las necesidades de diseo o ajuste, e implementacin, identificadas en el Diagnstico de los Protocolos de Buen Gobierno, detallado en la Gua 09, los criterios de diseo o ajuste e implementacin del Estndar de Control Protocolos de Buen Gobierno. 2. Definir los criterios especficos de la entidad para los Protocolos de Buen Gobierno, teniendo en cuenta:

La naturaleza de las funciones de la entidad. Los requisitos de la entidad para ocupar cargos de nivel directivo. El
nivel de conocimiento especializado y experiencia requerido para el desempeo de los cargos de nivel directivo.

Acreditacin de requisitos exigidos por la ley para la posesin y el desempeo del cargo. El perfil sicolgico de quienes ingresan a desempaar cargos de nivel directivo. Conocimiento sobre la organizacin del Estado y de las funciones especficas de la entidad
en la cual se desempea el directivo.

Conocimiento de la misin y visin de la entidad. Conocimiento del Plan de Desarrollo o Plan Estratgico de la entidad. Cumplimiento
entidad. de la Constitucin, las leyes y normas de todo orden que se apliquen a la

Compromiso con la adopcin del Control Interno. Capacidad para formular planes y direccionar estratgicamente la entidad o la dependencia
a su cargo.

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 Conocimiento y aplicacin de las normas especficas aplicables para la administracin del

Talento Humano.

Conocimiento y reconocimiento de las caractersticas de los grupos de inters que atiende

la entidad en general y las dependencias en particular.

Existencia

de polticas que definen los procesos de seleccin, induccin, reinduccin, formacin, capacitacin, compensacin y de bienestar social, aplicables a los directivos de la entidad.

Reconocimiento del nivel directivo de los derechos de los funcionarios pblicos. Existencia
y conocimiento de procesos/procedimientos definidos para la evaluacin del desempeo de los funcionarios.

Compromiso frente a la Administracin de Riesgos. Utilizacin de los bienes y recursos asignados para el desempeo de su empleo, cargo o
funcin, o la informacin reservada a la que tenga acceso, en forma exclusiva para los fines a que estn afectos.

Desempeo

del cargo sin contraprestaciones legales.

obtener

pretender

beneficios

adicionales

las

Ejercicio de las funciones consultando permanentemente los intereses del bien comn. Respeto
al orden de prelacin para atender los asuntos en el orden que ingresen a su despacho, salvo prelacin legal o urgencia manifiesta. y salvaguarda de los bienes y valores que se le han encomendado a los directivos.

Vigilancia

Utilizacin debida y racional de los bienes y valores enunciados. Asignacin

de autoridad y responsabilidad para actividades de operacin, motivando la iniciativa de los funcionarios pblicos a su cargo.

Publicidad de los actos administrativos y contratos adjudicados. Creacin y facilitacin de mecanismos de recepcin y envo permanente de informacin a la
comunidad y dems grupos de inters.

Acatamiento

y puesta en prctica de los mecanismos que se diseen para facilitar la participacin de la comunidad en la planeacin del desarrollo.

Equipo Directivo Formulacin de polticas (Elaboracin del Cdigo de Buen Gobierno)

3. El liderazgo en la elaboracin del Cdigo de Buen Gobierno corresponde al representante legal de la entidad pblica; la alta direccin puede seleccionar a su vez a un alto directivo para que ejerza el papel de ejecutivo en la elaboracin del Cdigo, ms no en su ejecucin, la cual es responsabilidad de todos.

137

La formulacin del Cdigo de Buen Gobierno se realizar siguiendo la metodologa propuesta en el Captulo Sptimo del Manual de tica Pblica para Instituciones del Estado. A continuacin se presenta un resumen de los pasos a seguir: Primer paso: sensibilizacin en gobierno corporativo para la alta direccin. La alta direccin debe comprender cabalmente qu es el buen gobierno, qu es un Cdigo de Buen Gobierno, para qu sirve y de qu manera se involucran los actores de la entidad para hacerlo efectivo; debe realizarse un conversatorio con la alta direccin en busca del entendimiento de los alcances del mismo. All se expondrn tambin los resultados del diagnstico del Estndar de Control Protocolos de Buen Gobierno. Segundo paso: acuerdos bsicos para la formulacin del Cdigo de Buen Gobierno. El equipo directivo revisar el Modelo de Cdigo de Buen Gobierno que ofrece el Manual de tica Pblica, y definir algunas pautas para la elaboracin de un primer borrador del documento, referidas a las adaptaciones, modificaciones, exclusiones e inclusiones de temas y polticas que deber contener el mismo. Tambin nombrar una Comisin Redactora del borrador, la cual tomar nota de los acuerdos. Tercer paso: elaboracin del Cdigo de Buen Gobierno. La Comisin Redactora elaborar un borrador del Cdigo de Buen Gobierno en un tiempo no superior a quince (15) das calendario. Este borrador de Cdigo de Buen Gobierno deber enviarlo el equipo redactor a todos los miembros de la alta direccin, quienes tendrn a su vez quince (15) das calendario para revisar y evaluar el texto, realizando individualmente las anotaciones sobre los cambios que crean convenientes, de acuerdo con la normatividad marco constitucional, legal y reglamentario de la entidad pblica. Cuarto paso: aprobacin y adopcin formal del Cdigo de Buen Gobierno. Se convocar a la direccin a una sesin donde se analizar, discutir, evaluar y se realizarn las modificaciones pertinentes al borrador del Cdigo de Buen Gobierno. Un miembro del equipo redactor del borrador ser quien presente a los asistentes el contenido del documento. La Comisin Redactora tomar nota de las ltimas observaciones, realizar los ajustes del caso y entregar el texto definitivo al directivo responsable de la implementacin del MECIP.

El directivo responsable de la implementacin del MECIP

4. Tramitar con el representante legal de la entidad el acto administrativo por el cual se adopta el Cdigo de Buen Gobierno.

El Comit de Control Interno

5. Determinar el procedimiento para socializar el Cdigo de Buen Gobierno a todos los grupos de inters de la entidad, tanto internos como externos.

Equipo Directivo Comit de Buen Gobierno

138

Directivo Responsable de la Implementacin del MECIP

6. Revisar peridicamente la vigencia de las polticas de Protocolos de Buen Gobierno en la entidad y su aplicacin, a fin de gestionar los ajustes, actualizaciones o la resocializacin si hubiere necesidad.

Procedimiento general para asegurar la operacin del Estndar de Control

7. Aprobacin del Cdigo de Buen Gobierno en sesin del comit directivo de la entidad. 8. Adopcin del Cdigo de Buen Gobierno mediante acto administrativo interno. 9. Designacin de un promotor del Cdigo de Buen Gobierno. 10. Difusin del Cdigo de Buen Gobierno a todos los grupos de inters, en especial a:

Los funcionarios de la entidad. Los contratistas y proveedores. Los medios de comunicacin. Los rganos de Control. La ciudadana. Gremios empresariales.
11. Conformacin y operacin del Comit de Buen Gobierno. 12. Uso sistemtico del Cdigo de Buen Gobierno como referente de actuacin de los altos directivos de la entidad. 13. Medicin de Gobernabilidad.

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2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO Planos y Programas / Modelo de Gestin por Procesos / Estructura Organizacional
Una vez que la institucin cuenta con una autorregulacin del Comportamiento tico de sus funcionarios, la fijacin de unas polticas de desarrollo humano que favorezcan su compromiso con la institucin y con el Estado en general, se defina una caracterizacin de un estilo de direccin favorable al Control, y de una gestin transparente, la institucin se encuentra en mejores condiciones para formular su Direccionamiento Estratgico, de tal forma que la conduzca al cumplimiento de sus objetivos de manera transparente, eficiente y eficaz. El Direccionamiento Estratgico toma como base, los estndares del Ambiente de Control para definir los instrumentos que permiten el control a la ruta organizacional que deber seguir la institucin para el logro de sus objetivos misionales, encausndola a una operacin de calidad, eficiente y eficaz que satisfaga los requerimientos de sus clientes y/o grupos de inters. Se desarrolla a travs de los Planes y Programas, el Modelo de Gestin por Procesos y una adecuada Estructura Organizacional. La siguiente ilustracin presenta los insumos requeridos para el diseo de este Componente de Control, as como los Productos que se obtienen de su operacin. En algunos casos, los productos sern tomados como insumos de otros Componentes.

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Metodologa de diseo e implementacin

Para el diseo e implementacin del Componente Direccionamiento Estratgico se parte de un diagnstico sobre el estado de los estndares Planes y Programas, Modelo de Gestin por Procesos y Estructura Organizacional, los cuales permitirn establecer las necesidades de diseo, ajuste o implementacin de cada uno de ellos. El resultado del diagnstico deber permitir a la institucin el diseo de tres (3) instrumentos de Control. Un primer instrumento, que consolide el proceso de planeacin estratgica y que se constituya, conjuntamente con la funcin institucional, en la gua y orientacin a la construccin del soporte organizacional necesario para la correcta administracin de la institucin. Un segundo instrumento, que estructure el Modelo de Gestin por procesos de la institucin y que otorgue el soporte a la ejecucin de la funcin. Un tercer instrumento, que defina la manera como los funcionarios se relacionan sistmicamente con las formas de planeacin y operacin, para lograr el cumplimiento de los objetivos establecidos por la institucin.

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2.1 Planes y Programas

Los Planes y Programas constituyen el primer Estndar de Control del Componente Direccionamiento Estratgico, a travs del cual se establecen los objetivos institucionales, necesarios para direccionar la gestin de la institucin. Constituyen el resultado de los procesos de Planeacin Estratgica y generan el primer instrumento de Control al cumplimiento de los objetivos de la organizacin.

a) Procedimiento
1. Realizar un diagnstico sobre el estado de los Planes y Programas a partir de una Encuesta de Opinin, que consulte la percepcin de los funcionarios sobre su existencia y aplicacin, permitiendo establecer las necesidades de diseo, ajuste o implementacin del Estndar de Control. 2. Realizar un anlisis estratgico de la institucin, que comprenda:

Un

Anlisis Externo, tendiente a identificar las principales oportunidades y amenazas, y definir las estrategias necesarias para aprovechar las unas y minimizar las otras. o afectar la capacidad de la institucin para atender sus funciones y alcanzar sus objetivos.

Un Anlisis Interno, tendiente a identificar las fortalezas y debilidades que puedan potenciar Construir
la matriz de variables internas y externas (Matriz FODA) la cual incluye las principales oportunidades y amenazas, as como las fortalezas y debilidades a las que est expuesta la institucin en su operacin diaria.

3. Definir criterios para el diseo e implementacin de los Planes y Programas a partir de:

La definicin de la Misin. La formulacin de la Visin. La elaboracin del Mapa Estratgico de la Planeacin.

4. Disear los Planes y Programas.

b) Instructivos de diseo e implementacin

Las GUAS 11, 12, 13 y 14 presentan las instrucciones detalladas para la implementacin de este Estndar.

c) Instrumentos de Diseo e Implementacin

Los FORMATOS 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35 y 36 constituyen los instrumentos que facilitan la implementacin de este Estndar.

GUA 11 Diagnstico Situacin Planes y Programas

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Descripcin
Los Planes y Programas contienen los objetivos que la institucin espera alcanzar en un perodo de tiempo determinado, indicando los recursos necesarios para su logro y asignando las responsabilidades para su cumplimiento. El diagnstico de los Planes y Programas en la institucin, tiene el objetivo de establecer la existencia efectiva y el nivel de conocimiento que de ellos tienen los funcionarios, como requisito para establecer su nivel de cumplimiento y la coherencia de los mismos con las funciones de la institucin, su misin y la visin que se espera alcanzar.

Requerimientos

Funcin constitucional y legal de la institucin. Normas que regulan la institucin. Planes y programas vigentes en la institucin.
Responsables

Diseo y apoyo a la implementacin

- Comit de Control Interno. - Equipo MECIP.

Implementacin
- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes.

Supervisin y seguimiento a la implementacin

- Directivo responsable de implementacin del MECIP. - Equipo MECIP. - Auditoria Interna Institucional. - Comit de Control Interno.

Mantenimiento y actualizacin permanente

- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes. - Directivo responsable de implementacin del MECIP.

Implementacin
- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes.

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Operacin Comit de Control Interno

1. Establecer los parmetros de diseo e implementacin del Estndar de Control, teniendo en cuenta la metodologa establecida, ajustada a los requerimientos especficos de la institucin, de acuerdo con su funcin constitucional y legal, y sus objetivos, definiendo la cobertura de la encuesta y la inclusin de todas las dependencias, con las indicaciones adicionales que se requieran de acuerdo a las caractersticas propias de la institucin.

Equipo MECIP
2. Analizar los aspectos considerados en el Formato 25, Encuesta Percepcin Planes y Programas. Adicionar los tems que se consideren necesarios de acuerdo con las caractersticas especificas de la institucin, continuando con la numeracin consecutiva.

3. Solicitar un listado de los funcionarios por dependencia a la instancia correspondiente, ordenado alfabticamente y asignando un nmero consecutivo a cada funcionario. 4. Determinar los funcionarios a los cuales se aplicar la encuesta, utilizando el Instructivo para la Seleccin de Muestras Poblacionales, incluido como ANEXO 1 del presente Manual. 5. Reunir a los funcionarios seleccionados para dar aplicacin a la Encuesta, explicando los objetivos de la misma, su carcter confidencial y distribuyendo el Formato 25, Encuesta Percepcin Planes y Programas, para su llenado, estableciendo un trmino prudencial. Esta labor debe ser llevada a cabo por el representante de cada dependencia miembro del Equipo MECIP. 6. Una vez completadas las encuestas por los funcionarios seleccionados, proceder a organizar el Formato 26, utilizando el procedimiento para tabulacin de encuestas e interpretacin de resultados, incluido como ANEXO 2 del presente Manual. 7. Completar el Formato 27, Anlisis Planes y Programas por Dependencia, siguiendo las instrucciones

En la casilla (1) indicar el nombre de la dependencia a la cual se le realiza el anlisis. En la casilla (2), valoracin, registrar el resultado que corresponde a la dependencia
Formato 26.

En la casilla (3), interpretacin, registrar la interpretacin obtenida en el Formato 26. En En

la casilla (4) registrar la evaluacin general a los criterios base de existencia e implementacin del Estndar de Control. la casilla (5) registrar las acciones de diseo e implementacin, resultantes de la evaluacin general. la casilla (6) registrar las acciones de ajuste a la implementacin que en forma consensuada el Grupo de Trabajo establezca.
144

En

8. Consolidar una vez realizados los anlisis por dependencia, el resultado para la institucin. Para ello, completar el Formato 28, Valoracin Encuesta Planes y Programas Consolidado institucin, siguiendo las instrucciones:

Relacionar en las lneas de la columna (1) todas las dependencias de la institucin, y frente
a cada una indicar en la columna (2) el nmero de funcionarios asignados a la dependencia, y en la casilla (3) el porcentaje (%) de participacin de la dependencia con relacin al total de funcionarios de la institucin (dividir nmero de funcionarios de cada dependencia sobre el nmero de funcionarios total de la institucin).

Tomar cada una de las valoraciones del Formato 27 por cada dependencia y registrarlas
en las lneas correspondientes de la columna (4) del Formato 28.

Obtener los puntajes parciales por dependencia multiplicando los valores de la columna (4)
por los porcentajes de participacin de la columna (3) para cada dependencia, registrando el resultado en las lneas de la columna (5).

Sumar los puntajes parciales de la columna (5) y registrar el resultado en la casilla (6), Total
Valoracin Consolidado Institucin.

Registrar en la casilla (7), interpretacin, el resultado de la casilla (6) utilizando los rangos
indicados en el ANEXO 2, mencionado en el numeral 6 de esta Gua. 9. Completar el Formato 29, Anlisis Planes y Programas Consolidado Institucin, siguiendo las instrucciones:

En la casilla (1), valoracin, registrar el resultado consolidado del Formato 28. En la casilla (2), interpretacin, registrar la interpretacin obtenida en el Formato 28. En
la casilla (3) registrar la evaluacin general a los criterios base de existencia e implementacin del Estndar de Control. la casilla (4) registrar las acciones de diseo e implementacin, resultantes de la evaluacin general. la casilla (5) registrar las acciones de ajuste e implementacin que, en forma consensuada, el Grupo de Trabajo establezca.

En En

10. Entregar al directivo responsable de la implementacin del Control Interno, las encuestas realizadas por dependencia, los formatos de valoracin de las encuestas, los anlisis por rea y el consolidado de la institucin, para su presentacin al Comit de Control Interno.

Comit de Control Interno

11. Analizar la presentacin del diagnstico sobre el estado de los Planes y Programas que realiza el directivo responsable de la implementacin del MECIP, estableciendo las necesidades de diseo, ajuste o implementacin de propuestas.

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GUA 12 Anlisis Estratgico Interno y Externo Descripcin

Las instituciones deben definir su misin a partir del mandato constitucional y legal y formular la visin de la institucin como base para la formulacin de los Planes y Programas. Los Planes y Programas se ven afectados por el entorno externo, cuyos factores no son del control de la institucin, como son los econmicos, polticos, sociales, tecnolgicos y competitivos, y su ocurrencia se convierte en oportunidades o amenazas para el cumplimiento de los objetivos institucionales. Igualmente, a nivel interno, la capacidad de la institucin en su direccionamiento, en la aplicacin de nuevas tecnologas, su competitividad, su estructura financiera y de disponibilidad del recurso humano, se constituyen en fortalezas o debilidades. A partir del anlisis estratgico se construye la Matriz FODA, que permite establecer las estrategias de aprovechamiento de fortalezas y oportunidades y la disminucin de amenazas y debilidades, que se toman como base para la formulacin de los Planes y Programas.

Requerimientos

Funcin constitucional y legal de la institucin. Leyes reglamentarias. Planes y programas de la institucin. Normatividad vigente que regula a la institucin. Estudios previos desarrollados por la institucin.
Responsables

Diseo y apoyo a la implementacin

- Comit de Control Interno. - Equipo MECIP.

Implementacin
- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes.

Supervisin y seguimiento a la implementacin

- Directivo responsable de la implementacin del MECIP. - Equipo MECIP. - Auditoria Interna Institucional. - Comit de Control Interno.

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 Mantenimiento y actualizacin permanente

- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes. - Directivo responsable de la implementacin del MECIP.

Operacin Comit de Control Interno

1. Establecer los parmetros particulares que se apliquen a la institucin, de acuerdo a su origen constitucional o legal, que se integran a los factores considerados para el anlisis estratgico interno y externo. Estas instrucciones sern transmitidas al Equipo MECIP por el directivo responsable de la implementacin del MECIP.

Equipo MECIP Anlisis Estratgico Externo e Interno

2. Examinar los aspectos considerados en el Formato 30, Anlisis Estratgico Externo y el Formato 31, Anlisis Estratgico Interno. Adicionar aquellos sugeridos por el Comit de Control Interno y los que se consideren necesarios de acuerdo con las caractersticas especificas de la institucin, continuando con la numeracin consecutiva. 3. Analizar grupalmente los factores del Formato 30, Anlisis Estratgico Externo, y registrar en la columna (1) Oportunidades, o en la columna (2) Amenazas, de acuerdo con las conclusiones del grupo. 4. Analizar grupalmente las capacidades internas de la institucin en el Formato 31, Anlisis Estratgico Interno, y registrar en la columna (1) las Fortalezas o en la columna (2) Debilidades, de acuerdo con las conclusiones del grupo.

Elaboracin Matriz D.O.F.A.

5. Elaborar la Matriz D.O.F.A de la institucin, completando el Formato 32, Matriz F.O.D.A., de acuerdo con las siguientes instrucciones:

Registrar Registrar

en la casilla (3) Oportunidades y casilla (4) Amenazas, los resultados correspondientes, tomando del Formato 30, Anlisis Estratgico Externo. en la casilla (1) Fortalezas y casilla (2) Debilidades, los resultados correspondientes, tomando del Formato 31, Anlisis Estratgico Interno.

Cruzar los efectos de las Fortalezas, casilla (1) con las Oportunidades casilla (3), para
establecer las estrategias que permitan alcanzar las oportunidades con base en sus fortalezas, y registrarlas en la casilla (5) Estrategias FO.
152

 Cruzar los efectos de las Fortalezas, casilla (1), con las Amenazas, casilla (4), y establecer
las estrategias que permitan neutralizar las amenazas con base en sus fortalezas internas y registrarlas en la casilla (7), Estrategias FA.

Cruzar

los efectos de las Debilidades, casilla (2), con las Oportunidades, casilla (3), y establecer las estrategias que permitan neutralizar las debilidades internas con el aprovechamiento de las oportunidades externas, y registrarlas en la casilla (6), Estrategias DO.

Cruzar los efectos de las Debilidades, casilla (2), con las Amenazas externas, casilla (4), y
establecer las estrategias que permitan superar las debilidades y neutralizar las amenazas, y registrarlas en la casilla (8), Estrategias DA. 6. Entregar al directivo responsable del MECIP, los resultados del Anlisis Estratgico Interno y Externo y la Matriz FODA desarrollada por el Grupo, para su presentacin al Comit de Control Interno.

Comit de Control Interno

7. Analizar la presentacin de la Matriz FODA que realiza el Directivo responsable del MECIP y revisar las necesidades de diseo, ajuste o implementacin de las estrategias.

Dependencia responsable del Proceso

8. Revisar y analizar las necesidades de ajuste de la definicin de Estrategias que direccionan la institucin, para adelantar los trmites ante las instancias pertinentes.

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GUA 13 Definicin de Criterios Base para la Formulacin de Planes y Programas Descripcin

Las instituciones pblicas deben contar con un Sistema de Planeacin definido y constituido por el conjunto de agentes e instrumentos, que conforme a unos principios, formulan, aprueban, ejecutan y evalan los diferentes instrumentos de planificacin, con el fin de garantizar el desarrollo integral de la Institucin en s misma y del cumplimiento de sus objetivos institucionales, orientado, a su vez al cumplimiento de los fines esenciales del Estado. Los Planes deben definirse en dos niveles: 1) Planes de nivel Estratgico, que corresponden al Plan de Desarrollo o Plan Estratgico de la institucin y que deben cumplir los requisitos exigidos en las normas vigentes; 2) Planes de Nivel Operativo, que corresponden al conjunto de acciones que permiten ejecutar los Planes de primer nivel, detallando los recursos financieros, humanos y fsicos que orientan los procesos. Dicho Sistema de Planeacin de la institucin debe regirse por los principios establecidos en las normas de carcter general y las normas de carcter especfico de la institucin, fijando sus propios instrumentos de Planeacin:

Un Instrumento directivo o rector de la Planeacin (Plan de Desarrollo o Plan estratgico). Instrumentos operativos (Planes de Accin) de Planeacin. Instrumentos operativos de apoyo (Planes de Trabajo) a la Planeacin.
Las instrucciones que se presentan en esta Gua, para la definicin de criterios de diseo e implementacin de Planes y Programas se agrupan en tres actividades, a ejecutar en forma sucesiva para facilitar su aplicacin: 1. Anlisis de la Misin. 2. Anlisis de la Visin. 3. Elaboracin del Mapa Estratgico de la Planeacin.

Requerimientos

Funcin constitucional y legal de la institucin. Leyes reglamentarias. Planes y programas de la institucin. Normatividad vigente que regula a la institucin. Estudios previos desarrollados por la institucin.
Responsables
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 Diseo y apoyo a la implementacin

- Comit de Control Interno. - Equipo MECIP.

Implementacin
- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes.

Supervisin y seguimiento a la implementacin

- Directivo responsable de la implementacin del MECIP. - Equipo MECIP. - Auditoria Interna Institucional. - Comit de Control Interno.

Mantenimiento y actualizacin permanente

- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes. - Directivo responsable de la implementacin del MECIP.

Operacin Comit de Control Interno

1. Manifestar su compromiso con el proceso de Planeacin a travs de aspectos previos:

Presencia

directa o delegada por parte de los directivos del rea de Planeacin y Financiera en las reuniones para la formulacin del Plan.

Autorizacin a los funcionarios que se asignen al proceso, para que dispongan del tiempo
necesario.

Seguimiento al cumplimiento de las tareas que se tracen, tanto para el desarrollo como
para la ejecucin del Plan.

Concertar

con el directivo del rea Financiera, el nivel mximo de recursos para la financiacin del Plan y la fuente de recursos, con la indicacin de su destinacin especifica.

Anlisis de la Misin
2. Segn la metodologa que se haya seleccionado para el ejercicio, iniciar la discusin con el estudio del mandato constitucional o legal que le otorg funciones a la institucin, a la estructura actual, a su misin y su visin, si se encuentran definidas. 3. Analizar los aspectos considerados en el Formato 33, Definicin Misin de la Institucin. Adicionar aquellos que se consideren necesarios, de acuerdo a las caractersticas especficas de la Institucin, (continuando con la numeracin consecutiva). Para las preguntas de la casilla
160

(1) registrar su respuesta en la casilla (2), comparar y analizar las respuestas con la definicin de la Misin y hacer los ajustes necesarios o definir la misin si no se cuenta con este direccionamiento. Registrar la definicin en la casilla (3). Para la redaccin de la Misin es necesario tener en cuenta que la Misin debe ser la formulacin explcita de los propsitos de la institucin, as como la identificacin de sus tareas y de los actores participantes en el logro de sus objetivos. Debe expresar la razn de ser de la institucin, incluir la definicin del negocio en todas sus dimensiones e involucrar al cliente como parte fundamental del deber ser del negocio.

Anlisis de la Visin
4. Analizar los aspectos considerados en el Formato 34, Formulacin Visin de la Institucin. Adicionar los que se consideren necesarios de acuerdo con las caractersticas especficas de la institucin, continuando con la numeracin consecutiva. Para las preguntas de la casilla (1) registrar su respuesta en la casilla (2), comparar y analizar las respuestas con la definicin de la Visin y hacer los ajustes necesarios o definir la visin si no se cuenta con este direccionamiento. Registrar la definicin en la casilla (3). Para la redaccin de la Visin es necesario tener en cuenta que la Visin es un conjunto de ideas generales, algunas de ellas abstractas, que proveen el marco de referencia de lo que la institucin quiere y espera en el futuro. La Visin seala el camino que permite a la direccin establecer el rumbo para lograr el desarrollo esperado de la organizacin en el futuro. Por ello, la Visin es formulada para los lderes de la organizacin, debe tener claramente definido un horizonte de tiempo, debe ser integradora, amplia, detallada, positiva, alentadora, realista y posible. 5. Utilizar herramientas gerenciales tales como, los Diagramas de rbol, Diagramas de Relacin, etc., para la documentacin o presentacin del Plan Estratgico o de Desarrollo. 6. Efectuar un anlisis de la institucin, teniendo en cuenta las fortalezas, las debilidades, las amenazas y las oportunidades a las que se encuentra expuesta la institucin, identificadas previamente en la Gua 12. Es fundamental analizar los planes y proyectos que estn vigentes y determinar los proyectos que debern ser continuados, reorientados, o, inclusive, suspendidos, de acuerdo con un estudio objetivo de su valor agregado al cumplimiento de la funcin constitucional o legal de la institucin.

Elaboracin del Mapa Estratgico de la Planeacin de la institucin

7. Diligenciar el Formato 35, Diseo Estratgico de la Planeacin. Registrar en la casilla (1) la Misin ajustada y en casilla (2) la Visin ajustada, de acuerdo con los Formatos 33 y 34. 8. De acuerdo con la Misin y la Visin, y el anlisis estratgico interno y externo, determinar los objetivos institucionales, casilla (3), que permitan establecer las metas a largo plazo que la institucin espera alcanzar. Para definir los objetivos se pueden hacer los siguientes cuestionamientos: Qu resultados se espera lograr a largo plazo? A travs de qu se lograr hacerlo?
161

Cul es el fin? Adicionalmente, tener en cuenta las siguientes recomendaciones para su definicin:

Iniciar con verbo en INFINITIVO que implique una accin concreta: escribir, identificar... Determinar el atributo o sujeto (de la accin). Tcito o explcito. (Usualmente se usa tcito.) Definir un umbral o meta, es decir, que la accin est adjetivada (calificada). Hace que la
accin sea cuantificable y medible. (significativamente, intencionadamente ...)

Definir el horizonte de tiempo.

9. Para cada objetivo fijar una o ms estrategias y registrarlas en el Formato 35, columna (4). Las estrategias son los medios por los cuales se logran los objetivos generales de la institucin. Una estrategia bien definida debe apuntar al logro de un objetivo especfico. Para disear detalladamente las estrategias utilizar el Formato 36, Diseo de Planes y Programas, y tener en cuenta que la definicin de la estrategia implica:

La exposicin de un Plan Conceptual. El desarrollo de un programa, que rena acciones a seguir, responsabilidades y tiempo. Los recursos de soporte para el cumplimiento del Plan y de los Programas. Utilizar como
base, el anlisis interno y externo realizado previamente y las estrategias definidas en la Matriz DOFA. 10. Establecer metas concretas para cada objetivo y estrategia, en la columna (5) del Formato 35, Diseo Mapa Estratgico de la Planeacin, que permitan, en el tiempo, ir evaluando el acercamiento hacia o la desviacin del logro de los resultados de largo plazo esperados, y tomar correctivos oportunamente. Para las metas:

Definir el umbral a alcanzar, -CUANTO- y el horizonte de tiempo, -CUANDO- . Puede incluir

el DONDE, si es necesario.

Formularla igual que un objetivo o directamente establecerla en trminos de CANTIDAD y

TIEMPO.

Deben ser muy especficas. Generar indicadores asociados, de acuerdo con los factores claves para su logro.

162

11. Estimar los recursos necesarios para cada estrategia, de acuerdo con las metas propuestas, y registrarlos en la casilla (6) del Formato 35, Diseo Mapa Estratgico de la Planeacin. Establecer los indicadores para cada Estrategia y su respectiva Meta. 12. Establecer el monto de los recursos que preliminarmente se le distribuyen a cada estrategia, de acuerdo con el techo financiero fijado; registrar en la columna (6) recursos. Totalizar la columna, cuidando de incluir todas las estrategias y metas, y comparar con el techo financiero para proceder a realizar los ajustes necesarios. La asignacin de recursos para cumplir objetivos y estrategias deber ser ajustada en su composicin, una vez que se realice el diseo de Planes y Programas que se presenta en la Gua 14. 13. Determinar los factores crticos para que los lineamientos estratgicos trazados puedan ser alcanzados, es decir, los aspectos de la gestin que son necesarios controlar para que no existan desviaciones o se presenten eventos que puedan alejar a la institucin de la ruta de accin sealada y, a partir de ellos, construir indicadores de gestin que le permitan monitorear la ejecucin del Plan. (Remitirse a Indicadores del componente Actividades de Control). 14. Adicionar el nmero de filas necesarias para registrar toda la informacin que se genere en el Formato 35, asociado a este procedimiento. 15. Entregar al directivo responsable de la implementacin del MECIP, la revisin de la Misin y la Visin de la institucin, y el Mapa Estratgico desarrollado, para su presentacin al Comit de Control Interno. 16. Analizar y verificar la informacin del Diseo Estratgico de la Planeacin de la institucin, frente a los planes y programas vigentes, estableciendo sus observaciones y recomendaciones para el Comit de Control Interno.

Comit de Control Interno

17. Evaluar los informes de anlisis de la Misin y la Visin, y el Mapa estratgico resultante para la institucin. Establecer las necesidades de ajuste que estn a cargo del rea responsable del proceso.

Dependencia responsable del Proceso

18. Gestionar los ajustes resultantes, al Mapa Estratgico de la Planeacin de la institucin (definicin de la Misin, formulacin de la Visin, definicin de Objetivos y Estrategias). La jerarqua y secuencia para el diseo de los elementos que componen el Plan Estratgico o de Desarrollo de la Institucin, se presentan en el siguiente grfico.

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GUA 14 Diseo de Planes y Programas Descripcin

El Diseo de Planes y Programas tiene como objetivo elaborar la proyeccin de la institucin a corto, mediano y largo plazo, e impulsar y guiar las actividades hacia sus metas. Toma en cuenta los principios corporativos, la Misin y la Visin, la fijacin de los objetivos institucionales esperados para un periodo determinado, las metas, los indicadores que permitan verificar su cumplimiento, las estrategias y la asignacin de responsabilidades y recursos necesarios para el logro de los propsitos de la institucin. El diseo de los Planes y Programas requiere:

Definir los lineamientos estratgicos que establezcan el rumbo a seguir por los miembros
de la institucin, hacia el logro de unos resultados esperados.

Definir y programar las acciones necesarias para asegurar el desempeo de las funciones
que le han sido asignadas por la Constitucin Nacional y/o la Ley para el cumplimiento de los fines del Estado.

Asegurar los recursos necesarios para el funcionamiento de la institucin y para cumplir con
las acciones programadas en el desarrollo de los programas y proyectos de inversin. Para el diseo de Planes y Programas se requiere tener en cuenta el diseo de un primer nivel, esto es el Plan de Desarrollo o Plan Estratgico, y un segundo nivel, los Planes Operativos o de Accin. Los Planes de Desarrollo o Planes Estratgicos son instrumentos rectores de la planificacin de la institucin, toda vez que toman en cuenta la Visin, la Misin, objetivos estratgicos, metas, los sectores de inversin y los recursos necesarios que conviertan los lineamientos estratgicos, en acciones concretas para la gestin. Para su desarrollo es necesario tener en cuenta los principios generales que rigen las actuaciones de las autoridades nacionales, regionales y territoriales en materia de planeacin. Estos principios son: autonoma, ordenacin de competencias, concordancia, consistencia, prioridad del gasto pblico social, continuidad, participacin, sustentabilidad ambiental, desarrollo armnico de regiones, eficiencia, viabilidad y coherencia. Los Planes Operativos o de Accin, constituyen las acciones y los recursos de orden fsico, financiero y humano, requeridos para desarrollar las actividades que contribuyen al logro de los resultados en el corto plazo, teniendo en cuenta la capacidad de la institucin, estos alineados con el Plan de Desarrollo y el Plan Estratgico de la institucin. El Plan Operativo o de Accin debe contener por lo menos:

Los objetivos, metas y estrategias del Plan Estratgico o de Desarrollo, segn el tipo de
institucin, para identificar el margen de accin institucional.

Los programas y proyectos del Plan Plurianual de Inversiones para ser ejecutados en cada
vigencia fiscal.
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 La Misin de la dependencia responsable por el Plan de Accin, en el contexto de los

objetivos establecidos en la planeacin estratgica y en el marco legal e institucional que rige su naturaleza, sus objetivos y sus funciones.

La

disponibilidad de procedimientos, instrumentos, recursos humanos, econmicos e institucionales, adecuados para cumplir con los objetivos y metas propuestos.

La identificacin de las acciones para fortalecer la capacidad de gestin.

El Presupuesto, herramienta de gestin cuyo fin es garantizar la viabilidad financiera de los Planes Estratgicos o de Desarrollo y de los Planes Operativos o de Accin. Su elaboracin comprende:

La previsin de ingresos, egresos, dficit y su financiacin, para establecer los recursos

financieros disponibles y aquellos que se requieren para el cumplimiento o satisfaccin de los planes estratgicos y operativos.

La

elaboracin del Plan Operativo Anual de Inversiones, que seala los proyectos de inversin que requieren apropiaciones en el presupuesto de la vigencia correspondiente.

La previsin de las apropiaciones para gastos de funcionamiento, servicio de la deuda e

inversiones contempladas en el Plan Operativo Anual de Inversiones.

Requerimientos

Funcin constitucional y legal de la institucin. Normas que regulan la institucin. Planes y Programas vigentes de la institucin. Revisin de la Misin y la Visin de la institucin. Mapa Estratgico de la Planeacin de la institucin.
Responsables

Diseo y apoyo a la implementacin

- Comit de Control Interno. - Equipo MECIP.

Implementacin
- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes.

Supervisin y seguimiento a la implementacin

- Directivo responsable de la implementacin del MECIP.

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- Equipo MECIP. - Auditoria Interna Institucional. - Comit de Control Interno.

Mantenimiento y actualizacin permanente

- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes. - Directivo responsable de la implementacin del MECIP.

Operacin Coordinacin de Control Interno

1. Impartir instrucciones al Grupo de Trabajo Nivel Tcnico, orientando el diseo de Planes y Programas de acuerdo a las caractersticas propias de la institucin, a partir del diagnstico realizado al estado de Planes y Programas, y tomando como base el resultado de los anlisis estratgico interno y externo, la matriz D.O.F.A y el Mapa Estratgico de la Planeacin definido en las Guas 11, 12 y 13.

Equipo MECIP
2. Utilizar para el Diseo de los Planes y Programas el Formato 36, teniendo en cuenta:

Registrar la estrategia que corresponde. Indicar el Sector al cual corresponde el Programa o los Programas. Relacionar los Programas en la columna (1) identificados en el Plan de Desarrollo. Relacionar los Proyectos que corresponden a cada Programa en la columna (2). Adicionar las filas que sean necesarias. Relacionar las actividades para cada Proyecto en la columna (3). Adicionar las filas que
sean necesarias.

Registrar los recursos humanos, fsicos y financieros para cada actividad, columna (4). Totalizar los recursos para cada Proyecto. Totalizar los recursos para cada Programa. Totalizar los Programas que correspondan al Sector en la lnea total. Consolidar la informacin por sectores y estrategias, y registrar en el Formato 35, Diseo
Mapa Estratgico de la Planeacin, en la columna (5), recursos.

170

3. Entregar al directivo responsable de la implementacin del MECIP para su evaluacin, aprobacin y presentacin al Comit de Control Interno.

Comit de Control Interno

4. Revisar, analizar y ajustar el Diseo de Planes y Programas para la institucin, considerando las observaciones y recomendaciones de la Auditoria Interna Institucional, consignando sus decisiones en el acta respectiva, que deben ser ejecutadas por el rea responsable del proceso de Planeacin en la institucin.

Dependencia responsable del Proceso de Planeacin

5. Adelantar los trmites necesarios y elaboracin de actos administrativos que conduzcan al ajuste requerido en Planes y Programas de la institucin.

Directivo responsable de la implementacin del MECIP

6. Coordinar con el rea responsable del Proceso los ajustes resultantes a los Planes Operativos o de Accin, a cargo de las dependencias responsables de Macroprocesos y sus respectivos procesos.

171

172

2.2 Modelo de Gestin por Procesos

El MODELO DE GESTIN POR PROCESOS es el estndar organizacional que soporta la operacin de la institucin pblica, integrando las competencias constitucionales y legales que rigen la institucin, con el conjunto de Planes y Programas necesarios para el cumplimiento de su funcin y misin. El MODELO DE GESTIN POR PROCESOS en el MECIP, se propone bajo la connotacin de una gestin orientada a procesos, entendidos estos como la secuencia de actividades que lgicamente relacionadas y que tomadas en su conjunto, generan un resultado orientado al cumplimiento de la funcin de la institucin y de los fines del Estado. El diseo e implementacin del MODELO DE GESTIN POR PROCESOS, orientado a una gestin por procesos, pretende determinar la mejor y ms eficiente forma de ejecutar las operaciones de la institucin, coordinando la asignacin de recursos, el diseo de flujos de informacin y relaciones de trabajo, bajo un enfoque sistmico que permita el logro de los objetivos de la institucin.

a) Procedimiento
1. Definir los Macroprocesos que garantizan el cumplimiento de la funcin y misin de la institucin y clasificarlos segn sean: estratgicos, misionales o de apoyo. Si se encuentran ya definidos los Macroprocesos, se verifica que sean consistentes con las especificaciones requeridas para su definicin. 2. Identificar los Procesos/Subprocesos en que se hace necesario desagregar cada Macroproceso, definiendo su objetivo y como resultado de ello estructurar la Cadena de Valor.

3. Definir los objetivos de los Macroprocesos y Procesos estableciendo su congruencia y alineacin con la funcin, misin y objetivos estratgicos de la institucin. 4. Determinar la base legal de los Macroprocesos y Procesos de acuerdo con la normatividad general y especfica que se aplica a la institucin y elaborar un Normograma, donde se recopilan las normas, asociadas con los objetivos del proceso, ya sean estos de carcter externo (leyes, acuerdos, decretos, resoluciones, etc.) o de carcter interno, que brindan elementos para su direccionamiento. 5. Definir la relacin entre los diferentes Macroprocesos y Procesos de la institucin. 6. Elaborar el Mapa de Procesos que contenga el despliegue de los Macroprocesos en el primer nivel, la identificacin de los Procesos en el segundo nivel, y los Subprocesos en tercer nivel. 7. Integrar los Grupos de Trabajo para la Modelacin de Procesos, que actuarn al interior de cada dependencia, bajo la coordinacin del director de primer nivel, responsable del Proceso. 8. Modelar los Procesos de la institucin a partir de:

La

identificacin de las actividades necesarias para la ejecucin de los procesos y la obtencin de sus resultados de informacin, bienes o servicios.

La definicin de las tareas necesarias para el desarrollo de cada actividad.

173

 Determinacin
inters.

de los insumos, los proveedores, los productos, los clientes y/o grupos de

Definir los resultados del Proceso/Subproceso en informes, bienes o servicios, a los grupos
de inters, internos y externos, de la institucin. La Determinacin de insumos y proveedores internos y externos, as como los productos del proceso, deben incluir las condiciones de calidad y oportunidad requeridas para la satisfaccin del cliente o grupo de inters correspondiente, ya sea este interno o externo. 9. Disear los instrumentos necesarios para relacionar la informacin requerida para la ejecucin de una tarea o una actividad, as como los documentos que consignen los datos o la informacin generada por la tarea o actividad que, a su vez, constituyen el insumo de otra actividad o proceso, segn los pasos detallados en la Gua 25, Informes del Proceso.

b) Instructivos de diseo e implementacin

Las GUAS 15, 16, 17, 18 y 19 presentan los instructivos para la implementacin de este Estndar de Control.

c) Instrumentos de diseo e implementacin

Los FORMATOS 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49 y 50 constituyen los instrumentos que facilitan la implementacin de este Estndar de Control.

174

GUA 15 Definicin de Macroprocesos/ Procesos/Subprocesos Descripcin

El diseo del MODELO DE GESTIN POR PROCESOS se inicia con la identificacin de los Macroprocesos, que constituyen un primer nivel del conjunto de acciones encadenadas que la institucin debe realizar, a fin de cumplir con su funcin constitucional y legal, la Misin fijada y la Visin proyectada. Con el fin de especificar sus objetivos, en trminos de los resultados requeridos para la satisfaccin de los clientes y/o grupos de inters, los Macroprocesos se derivan en Procesos/Subprocesos. De all que el Modelo de Gestin por Procesos establece la identificacin de los procesos de la institucin, sus respectivas interacciones y la realizacin de actividades que los operativizan, en una secuencia que agregue valor al cumplimiento de los objetivos de la institucin. A su vez, cada actividad utiliza recursos y se gestiona con el fin de permitir que sus insumos se transformen en resultados, contribuyendo al cumplimiento del objetivo del proceso. Los objetivos de los Macroprocesos/Procesos que se definen inicialmente, deben ser alineados para garantizar que los objetivos de los primeros se cumplan cabal y totalmente en los objetivos fijados para los segundos. Con este fin, la gua incluye una matriz de relacin de Objetivos de los Macroprocesos y Procesos que permite visualizar con mayor claridad el cumplimiento de la correspondencia total entre unos y otros. Finalmente, se construye el Mapa de Procesos, que adems de presentar la informacin anterior, permite visualizar el despliegue y conformacin, a su mximo nivel, del Modelo de Gestin por Procesos en Macroprocesos/Procesos/ Subprocesos.

Requerimientos

Funcin constitucional y legal de la institucin. Normas que regulan la institucin. Ley o normas que regulan las competencias y recursos asignados a la institucin. Conjunto de Planes y Programas. Documentacin inherente a los Macroprocesos, Procesos, Subprocesos y Actividades (si
existe).

Responsables

Diseo y apoyo a la implementacin

- Comit de Control Interno. - Equipo MECIP.

Implementacin
175

- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes.

Supervisin y seguimiento a la implementacin

- Equipo MECIP. - Directivo responsable de la implementacin del MECIP. - Auditora Interna Institucional. - Comit de Control Interno.

Mantenimiento y actualizacin permanente

- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes. - Directivo responsable de la implementacin del MECIP.

Operacin Definicin de macroprocesos Comit de Control Interno

1. Impartir instrucciones al Equipo MECIP, orientando la identificacin de Macroprocesos/Procesos/Subprocesos hacia la obtencin de resultados especficos para la institucin, a partir del mandato constitucional y legal que fija sus funciones y competencias, y de los planes y programas de la institucin.

Equipo MECIP
2. Solicitar a las reas respectivas, los documentos relacionados con los requerimientos planteados en esta gua, y analizar su contenido, con el fin de adquirir juicios que permitan conocer, con suficiencia, la funcin constitucional y legal de la institucin. Para ello, responder a los siguientes interrogantes: Quines somos?, Qu hacemos?,Quines son nuestros clientes y/o grupos de inters?, Hacia dnde nos dirigimos?, Cundo lo lograremos?, Cul es la medida de cumplimiento? 3. Definir los Macroprocesos que conforman la operacin de la institucin; si ya se encuentran establecidos, analizar la documentacin relacionada con los Macroprocesos y verificar su consistencia con lo establecido en esta Gua. 4. Clasificar los Macroprocesos, teniendo en cuenta lo siguiente:

Macroprocesos Misionales: corresponden al conjunto de actividades que debe realizar

una institucin para cumplir con las funciones que le fija la Constitucin y/o la Ley, de acuerdo con su nivel y naturaleza jurdica. Cada Macroproceso definido debe conducir a resultados o productos especficos que permitan ser analizados en conjunto.

176

Cada Macroproceso Misional debe responder a un objetivo especfico, derivado de las funciones definidas a la institucin, de origen constitucional y/o legal, que conduzca a satisfacer los requerimientos o necesidades bsicas de la comunidad y/o grupos de inters.

Macroprocesos

Estratgicos: se definen a partir del mandato constitucional que establece la obligacin de aplicar Planes de Desarrollo o Estratgicos en las instituciones de todo nivel, que derivan en planes de accin, operativos y financieros, de acuerdo con la naturaleza jurdica de la institucin, y los dems que se definan de acuerdo con sus funciones y objetivos.

Macroprocesos de apoyo y soporte a los bsicos o misionales: son aquellos que no

tienen relacin directa con el mandato constitucional o legal ni con el conjunto de Planes y Programas, pero que son fundamentales para lograr los objetivos de stos. 5. Definir el objetivo para cada Macroproceso Estratgico, Misional y de Apoyo. Para ello, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Determinar el producto final esperado con la ejecucin de cada Macroproceso. Incluir todas
aquellas especificaciones o caractersticas que ayuden a responder la pregunta Qu se quiere lograr?

Definir el aporte que realiza el producto del Macroproceso (identificado en el paso anterior)
al cumplimiento del mandato constitucional o normas que regulan la institucin, y al conjunto de Planes y Programas. En caso de ser un Macroproceso de apoyo, se determina la contribucin que hace a los Macroprocesos bsicos. Responder la pregunta Para qu se hace?

Establecer

la medida de cumplimiento esperada (umbral), definiendo tanto su cantidad como la unidad en que se desea. el perodo o lapso en el cual se espera lograr los resultados indicados. Es necesario tener presente, que en los Macroprocesos el plazo tiende a ser muy largo, puesto que estos permanecen en el tiempo. Situacin contraria ocurre en los procesos, donde deben estar claramente definidos.

Determinar

Definir

el objetivo de cada Macroproceso en forma clara y corta, a fin de lograr su entendimiento por parte de todos los funcionarios de la institucin. Utilizar verbos en infinitivo, de tal manera que se genere accin y responsabilidad. Los objetivos deben ser completos, documentados y socializados.

6. Registrar la informacin obtenida en el Formato 37, Definicin Macroprocesos. Relacionar en la columna (1) Macroprocesos, los Macroprocesos identificados en el paso anterior. Adems, registrar el objetivo definido para cada uno, en la columna (2), objetivo, y sealar con una equis X si son estratgicos, misionales o de apoyo, en la Columna (3), tipo de Macroproceso; en la Columna (4), Cargo Responsable, indicar el cargo que corresponde al directivo de primer nivel, responsable de la dependencia a cargo del Macroproceso. En caso de ser necesario, adicionar los campos requeridos para incluir todos los Macroprocesos de la institucin.

Directivo responsable de la implementacin del MECIP

177

7. Revisar el Formato presentado por el Equipo MECIP y presentarlo al Comit de Control Interno. 8. Socializar la informacin a los Funcionarios relacionados con cada Macroproceso y divulgar ampliamente en toda la institucin. 9. Revisar peridicamente la definicin de los Macroprocesos, verificando su validez y realizar los ajustes necesarios.

Identificacin de procesos/subprocesos Equipo MECIP

10. Proceder a identificar los Procesos/Subprocesos a partir de los Macroprocesos definidos y teniendo en cuenta las directrices del Nivel Directivo. Diligenciar en el Formato 38, Identificacin Procesos. a) Registrar en la casilla (1), Macroproceso, el nombre del Macroproceso que se analice. b) Registrar en la casilla (2), Objetivo, el objetivo establecido para el Macroproceso correspondiente. c) Analizar el objetivo del Macroproceso e identificar los productos y servicios esperados. De acuerdo con lo anterior, definir los procesos requeridos para lograr el objetivo del Macroproceso, y asignar a cada uno un nombre que tenga relacin con el producto que proporciona. Registrar los procesos identificados en la columna (3), Procesos. d) Definir el objetivo para cada uno de los Procesos y registrarlo en la columna (4), Objetivo. Para ello se debe:

Determinar los aspectos que respondan a la pregunta: Qu se quiere lograr con la

ejecucin del proceso analizado?

Verificar

que la informacin del paso anterior cumpla con lo estipulado para el objetivo del Macroproceso, de la casilla (2).

Responder con la informacin obtenida hasta el momento, la pregunta: Para qu se

hace el Proceso?

Definir las medidas de logro del objetivo, en tiempo y grado de cumplimiento; es

decir, cunto tiempo debe pasar para lograr el objetivo.

Reunir

la informacin obtenida en los pasos anteriores y redactar el objetivo en forma clara y corta, para que sea entendido por todos los funcionarios. Utilizar verbos en infinitivo que generen accin. que los procesos relacionados en la columna (3), permitan obtener los productos y servicios definidos en el objetivo del Macroproceso del cual se desprenden. De lo contrario, adicionar los procesos faltantes para garantizar su logro.
178

Verificar

11. Analizar en cada proceso los siguientes aspectos: Complejidad, grado de cumplimiento de los objetivos, experiencias anteriores, nuevos requerimientos, recursos disponibles, debilidades y fortalezas, y dems aspectos relevantes al proceso y a la consecucin de sus objetivos. Determinar la necesidad de crear Subprocesos y as garantizar el efectivo cumplimiento de las funciones y competencias de la institucin. 12. En caso de requerir Subprocesos, aplicar las instrucciones dadas en los pasos 10 y 11 de esta Gua, para el llenado del Formato 39, Identificacin Subprocesos. 13. Definir el Modelo de Gestin por Procesos de la institucin en la Cadena de Valor, la cual debe presentar los Macroprocesos de la institucin en tres niveles: Macroprocesos estratgicos, Macroprocesos Misionales y Macroprocesos de Apoyo. Asimismo, debe presentarse la desagregacin en Procesos /Subprocesos. 14. Completar el Formato 40, Cadena de Valor, relacionando los Macroprocesos y Procesos en el campo indicado segn su clasificacin: En el campo (1), Macroprocesos Estratgicos, en el campo (2) Macroprocesos Misionales, y en el campo (3) Macroprocesos de Apoyo. De esta manera se visualiza cmo los Macroprocesos de la institucin y sus respectivos procesos se complementan para lograr el mandato constitucional y legal de la institucin. 15. Teniendo en cuenta que los objetivos de los Macroprocesos y los Procesos deben estar alineados para garantizar que los objetivos de los primeros se cumplan cabal y totalmente en los objetivos fijados para los segundos, se requiere diligenciar el Formato 41 Matriz de Relacin Objetivos Macroprocesos/Procesos, que permite visualizar la coherencia y realizar los ajustes que sean pertinentes (en los Formatos 37 y 38). 16. Solicitar aprobacin a los Directivos de Primer Nivel, responsables de las dependencias a las cuales se les asignan los Procesos/Subprocesos, registrando su firma en los formatos correspondientes. 17. Entregar los Formatos 37 al 41 al directivo responsable de la implementacin del MECIP.

Auditora Interna Institucional

18. Verificar la pertinencia del Modelo de Gestin por Procesos definido para la institucin, frente a sus funciones y competencias constitucionales y/o legales, y el cumplimiento de los principios de eficiencia y eficacia. Presentar sus observaciones y/o recomendaciones al Comit de Control Interno.

Comit de Control Interno

19. Analizar, ajustar y aprobar el Modelo de Gestin por Procesos para la institucin, registrando en el Acta del Comit lo correspondiente.

Directivo responsable de la implementacin del MECIP

20. Autorizar la incorporacin del Modelo de Gestin por Procesos al Acta emitida por el Comit de Control Interno y socializar la informacin a los funcionarios responsables de la ejecucin y, en lo posible, a todos los funcionarios de la institucin.
179

21. Revisar peridicamente la vigencia del Modelo de Gestin por Procesos y los objetivos correspondientes, y coordinar su actualizacin en caso de presentar ajustes en la estructura del mismo, a travs de las instancias pertinentes.

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GUA 16 Estructuracin Base Legal Macroprocesos/Procesos/Subprocesos Descripcin

La operacin de todo proceso en la institucin parte de las normas que lo reglamentan, sean estas de origen externo o interno, siendo requisito indispensable para su operacin el conocimiento de ella por parte de los funcionarios que direccionan, ejecutan u operan los procesos. La base legal de los Macroprocesos Procesos Subprocesos se conforma en el conjunto de normas, polticas y reglamentos que fundamentan su ejecucin, las cuales deben identificarse y ser socializadas entre quienes trabajan en las reas responsables del proceso y, de ser posible, conocidas por todos los funcionarios de la institucin. Para una efectiva operacin, y a fin de garantizar los objetivos de cumplimiento del Control Interno, se hace necesario establecer las normas que se aplican a cada Proceso y Subproceso, consignndolas en un Documento final de consulta, que har parte del Manual de Operacin, identificado como NORMOGRAMA (tambin denominado Identificacin de Requisitos Legales en el Sistema de Gestin de la Calidad).

Requerimientos

Funcin constitucional y legal de la institucin. Norma o normas que regulan la institucin. Ley o norma que regula los recursos y competencias de la institucin. Planes y Programas. Macroprocesos, Procesos y Subprocesos Documentacin
adicional) de la institucin. de aplicacin especfica a cada proceso (Normas y Reglamentacin

Responsables

Diseo y apoyo a la implementacin

- Comit de Control Interno. - Equipo MECIP.

Implementacin
- Dependencia responsable de cada Macroproceso, Procesos y Subprocesos correspondientes.

Supervisin y seguimiento a la implementacin

- Directivo responsable de la implementacin del MECIP. - Equipo MECIP.
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- Auditora Interna Institucional. - Comit de Control Interno.

Mantenimiento y actualizacin permanente

- Dependencia responsable de cada Macroproceso, Proceso y Subprocesos correspondientes. - Directivo responsable de la implementacin del MECIP.

Operacin Comit de Control Interno

1. Impartir instrucciones al Equipo MECIP, orientando las fuentes de informacin para la identificacin de la Base Legal de los Macroprocesos, Procesos/ Subprocesos, de acuerdo con las caractersticas de operacin de la institucin.

Equipo MECIP
2. Obtener la normatividad vigente que sea aplicable a las funciones y objetivos de la institucin. 3. Organizar la normatividad segn su jerarqua (Constitucin, Leyes, Ordenanzas, Acuerdos, Decretos, Directivas Presidenciales, fijacin de Polticas, etc.) y dems tipos de normatividad que se aplique a la institucin. Completar el Formato 42, Normograma, para cada Macroproceso. 4. Reunir y analizar informacin adicional requerida, teniendo en cuenta las directrices impartidas por el nivel directivo, para establecer las fuentes de informacin y suministro de las bases legales. 5. Registrar el nombre del Macroproceso, en el campo (1), Macroproceso. 6. Indicar en la columna (2), Jerarqua de la Norma, el nivel correspondiente: Constitucin Nacional, Ley, Ordenanza, Acuerdo, Decreto, Resolucin, Polticas, Reglamentos, etc. 7. Indicar en la columna (3), Nmero/Fecha, el nmero que corresponde a la norma y la fecha de expedicin. 8. Registrar en la columna (4), Ttulo, el nombre que identifica la norma. 9. Indicar en la columna (5), Artculo, el nmero del artculo o artculos que se consideren relacionados con cada uno de los Procesos, en casillas independientes, segn corresponda/n a un Proceso/Subproceso diferente. 10. Consignar en la columna (6), Aplicacin Especfica, un resumen puntual del artculo o artculos relacionado/s resaltando los aspectos relevantes que se apliquen al Proceso/Subproceso.

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Simultneamente, registrar en la columna (7), el Nombre del Proceso/Subproceso al cual se aplica el artculo relacionado en la columna (4). Tener en cuenta que una norma se puede aplicar a uno o ms procesos. 11. Definir las normas internas que permitan dar cumplimiento a las polticas administrativas y operativas en la ejecucin del Proceso/Subproceso, y relacionndolas en el Normograma. 12. Identificar eventos que se presenten en el Proceso/Subproceso, los cuales podrn requerir reglamentacin especial. Por ejemplo: caja chica. Para cada uno de esos eventos preparar un reglamento, que contenga: nombre, responsable, objetivo general y especficos, forma de ejecutar el evento, fecha de vigencia del reglamento, nombre y firma del funcionario con autoridad para emitir reglamentos. Los reglamentos internos constituyen el ltimo nivel de jerarqua en la normatividad de los Macroprocesos y tambin se deben registrar en el Formato 42, Normograma. 13. Entregar el Normograma de cada macroproceso al directivo responsable de la implementacin del MECIP, para su revisin y aprobacin.

Directivo de la Dependencia responsable del proceso

14. Revisar y aprobar el Normograma para el Macroproceso/Proceso asignado.

Comit de Control Interno

15. Analizar y aprobar el Normograma para cada Macroproceso, registrando lo correspondiente en el Acta del Comit.

Directivo responsable de la implementacin del MECIP

16. Autorizar la incorporacin al Manual de Operacin, el Acta emitida por el Comit de Control Interno y Normograma aprobado. Socializar la informacin a los funcionarios responsables de la ejecucin y, en lo posible, a todos los funcionarios de la institucin. 17. Revisar peridicamente el Normograma.

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189

GUA 17 Esquema Relacional Macroprocesos - Procesos Descripcin

Para establecer las bases para el diseo de Procesos (identificacin de actividades y tareas, determinacin de insumos y proveedores, productos, clientes y/o grupos de inters) se hace necesario establecer la relacin existente entre los macroprocesos de la institucin, determinando claramente la relacin clienteproveedor en cada uno de ellos. En igual sentido, se requiere relacionar los Procesos.

Requerimientos

Funcin constitucional y legal de la institucin. Norma o normas que regulan la institucin. Ley o norma que regula los recursos y competencias de la institucin. Conjunto de Planes y Programas. Definicin de Macroprocesos de la institucin. Identificacin de Procesos para los Macroprocesos. Normograma Macroprocesos. Estudio y anlisis de la relacin entre los Macroprocesos y Procesos
Responsables

Diseo y apoyo a la implementacin

- Comit de Control Interno. - Equipo MECIP.

Implementacin
- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes.

Supervisin y seguimiento a la implementacin

- Directivo responsable de la implementacin del MECIP. - Equipo MECIP. - Auditora Interna Institucional. - Comit de Control Interno.

Mantenimiento y actualizacin permanente

- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes.
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- Directivo responsable de la implementacin del MECIP.

Operacin Comit de Control Interno

1. Impartir instrucciones al Equipo MECIP, orientando la identificacin de interacciones entre Macroprocesos y Procesos, de acuerdo a las caractersticas especficas de la institucin, que constituyan la base para el diseo de procesos.

Equipo MECIP
2. Revisar y analizar la informacin requerida, teniendo en cuenta las instrucciones impartidas por el nivel directivo. 3. Analizar con los funcionarios que intervienen en la ejecucin de los procesos en las diferentes dependencias, la forma real como opera la relacin entre procesos. 4. Analizar el cruce de informacin requerida entre los diferentes Macroprocesos, como proveedores o clientes a su turno, y registrar las interacciones resultantes en el Formato 43, Matriz de Interaccin de Macroprocesos, marcando una x. Se debe tener en cuenta el resultado al continuar con el diseo de de procesos. 5. Repetir los pasos anteriores para los procesos y registrar las interacciones en el Formato 44, Matriz de Interaccin de Procesos. Igualmente se debe tener en cuenta este resultado en el diseo de procesos. 6. Entregar los Formatos 43 y 44 al nivel directivo.

Auditora Interna Institucional

7. Verificar la pertinencia y justificacin de las interacciones entre los Macroprocesos y Procesos, en cumplimiento de los principios de eficiencia y economa.

Comit de Control Interno

8. Analizar, ajustar y aprobar las interacciones entre los Macroprocesos y entre los Procesos, como base para el diseo de los procesos.

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GUA 18 Definicin Mapa de Procesos Descripcin

El Mapa de Procesos es una herramienta que permite visualizar el despliegue y conformacin del Modelo de Gestin por Procesos, a su mximo nivel, en Macroprocesos/Procesos/Subprocesos. Para ello, se establece como primer nivel los Macroprocesos, como un segundo los Procesos y como un tercer nivel los Subprocesos.

Requerimientos

Funcin constitucional y legal de la institucin. Norma o normas que regulan la institucin. Conjunto de Planes y Programas. Definicin de Macroprocesos de la institucin. Identificacin de Procesos/Subprocesos.
Responsables

Diseo y apoyo a la implementacin

- Comit de Control Interno. - Equipo MECIP.

Implementacin
- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes.

Supervisin y seguimiento a la implementacin

- Directivo responsable de la implementacin del MECIP. - Equipo MECIP. - Auditora Interna Institucional. - Comit de Control Interno.

Mantenimiento y actualizacin permanente

- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes. - Directivo responsable de la implementacin del MECIP.

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Operacin Comit de Control Interno

1. Imparte instrucciones al Equipo MECIP, orientando la elaboracin del Mapa de Procesos, hacia la construccin de una herramienta eficaz y funcional para la toma de decisiones en la implementacin del Control Interno de la institucin.

Equipo MECIP
2. Reunir la informacin requerida y analizar en forma integral el Modelo de Gestin por Procesos aprobado en sus diferentes niveles, verificando el cumplimiento de los objetivos institucionales y de los Macroprocesos definidos, como base para la elaboracin del Mapa de Procesos, que constituye el punto de partida para el diseo de procesos. Completar el Formato 45, Mapa de Procesos. 3. Registrar en la casilla (1) el nombre de cada uno de los Macroprocesos definidos para la institucin. 4. Registrar en la casilla (2) el nombre de cada uno de los procesos identificados, correspondiendo a su respectivo Macroproceso. 5. Registrar en la casilla (3) el nombre de cada uno de los subprocesos identificados, correspondiendo a su respectivo proceso. 6. Revisar el Formato 45 y entregar al nivel directivo.

Auditora Interna Institucional

7. Verificar la validez del Mapa de Procesos a partir de los Macroprocesos, Procesos y Subprocesos definidos e identificados previamente, y la cobertura de las funciones y competencias de la institucin a travs de los mismos, orientados a una operacin en cumplimiento de los principios de eficiencia y economa.

Comit de Control Interno

8. Analizar y aprobar el Mapa de Procesos, registrando en el Acta del Comit lo correspondiente. En caso de requerir ajustes se deben repetir los pasos de las Guas 16, 17, 18 y 19 para unificar el resultado.

Directivo responsable de la implementacin del MECIP

9. Autorizar la incorporacin del Acta emitida por el Comit de Control Interno, al Manual de Operacin. Socializar la informacin a los funcionarios responsables de la ejecucin y, en lo posible, a todos los funcionarios de la institucin. 10. Revisar peridicamente la vigencia del Mapa de Procesos y coordinar su actualizacin en caso de presentar ajustes en la estructura del Modelo de Gestin por Procesos.

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GUA 19 Diseo de Procesos Descripcin

El diseo de procesos tiene como fin la identificacin de los resultados y productos de cada proceso, orientndolos a la satisfaccin de sus clientes y/o grupos de inters; la definicin de los insumos requeridos para satisfacer los requerimientos de calidad y oportunidad de los productos, y la determinacin de los proveedores que deben suministrarlos, derivando las actividades que se requiere realizar y las tareas mnimas para ejecutarlas. Esto implica la necesidad de definir los informes que debe recibir y suministrar cada proceso a sus grupos de inters. El diseo del proceso responde a las preguntas: Cules son las entradas o insumos?; Qu caractersticas o especificaciones deben cumplir los insumos?; Quines son los proveedores de cada insumo?; Cules son las salidas, beneficios o servicios?; Qu caractersticas deben cumplir los beneficios o servicios?, y Quines son los clientes o beneficiarios de cada producto o servicio? Para una mayor eficiencia en el diseo de procesos se deben realizar actividades sucesivas que se resumen as:

Determinacin de Productos, Clientes y/o grupos de inters. Determinacin de Insumos y Proveedores. Definicin de Actividades. Identificacin de tareas en las actividades. Definicin de informes a suministrar por el proceso. Definicin formatos para entrada y salida de informacin.
Por ltimo, se deben establecer las relaciones de las actividades de cada Proceso/Subproceso con los dems procesos de la institucin, realizando el anlisis de sus interacciones y verificando el cumplimiento de requisitos y especificaciones incluidas en el diseo de cada proceso, orientadas al cumplimiento eficiente de sus objetivos.

Requerimientos

Funcin constitucional y legal de la institucin. Norma o normas que regulan la institucin. Conjunto de Planes y Programas. Definicin Macroprocesos de la institucin. Identificacin de Procesos.
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 Relacin de Objetivos/Macroprocesos/Procesos. Matriz de interaccin de Macroprocesos y Procesos. Mapa de Procesos. Identificacin de clientes y/o grupos de Inters del respectivo Proceso. Identificacin de Proveedores de insumos requeridos para ejecutar el Proceso. Identificacin de necesidades y requerimientos de informacin de acuerdo con los clientes
y/o grupos de inters.

Responsables

Diseo y apoyo a la implementacin

- Comit de Control Interno. - Equipo MECIP.

Implementacin
- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes.

Supervisin y seguimiento a la implementacin

- Directivo responsable de la implementacin del MECIP. - Equipo MECIP. - Auditora Interna Institucional. - Comit de Control Interno.

Mantenimiento y actualizacin permanente

- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes. - Directivo responsable de la implementacin del MECIP.

Operacin Comit de Control Interno

1. Impartir instrucciones al Grupo de TrabajoNivel Tcnico, orientando el modelacin de procesos a una operacin que satisfaga los requerimientos de los grupos de inters, y permita alcanzar resultados de calidad, con eficiencia y economa.

Equipo MECIP

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2. Reunir y analizar la informacin requerida teniendo en cuenta las instrucciones impartidas por el nivel directivo, para convocar y capacitar a los grupos de Trabajo que se encargarn del diseo de procesos en sus respectivas dependencias, entregando los formatos que corresponde completar e informando el cronograma de trabajo que debe cumplirse.

Directivo de Primer Nivel responsable de la Dependencia a cargo del Proceso

3. Impartir instrucciones al Grupo de Trabajo que tendr a su cargo el diseo del Proceso asignado a su rea, definiendo y aprobando las actividades para su consecucin, las instrucciones especficas aplicables a las caractersticas propias del proceso y su relacin con los objetivos de la institucin.

Grupos de Trabajo para el diseo de Procesos

4. Recibir instrucciones y capacitacin del Equipo MECIP, del directivo de primer nivel de la dependencia correspondiente, y complementar la informacin necesaria, entrevistando a los funcionarios responsables de la ejecucin del proceso. 5. Completar los formatos que se indican a continuacin en la presente Gua para cada proceso, de acuerdo con las fases que se detallan separadamente para el diseo de procesos.

FASE 1 - Determinacin de Productos, Clientes y/o Grupos de Inters para Procesos/Subprocesos Grupo de Trabajo para el Diseo del Proceso Dependencia
6. Completar el Formato 46, Determinacin Producto, Clientes y/o Grupos de Inters Proceso/Subproceso, siguiendo las instrucciones:

Registrar en la fila (1) el nombre del Macroproceso al cual pertenece el proceso a analizar. Registrar en la fila (2) el nombre Proceso a analizar. Registrar
en la fila (3) el nombre del Subproceso a analizar (cuando el nivel de desagregacin as lo exija).

Registrar en la columna (4) el producto o resultado esperado con la ejecucin del Proceso/
Subproceso, identificado a partir del objetivo definido para el Proceso/Subproceso, relacionado con el respectivo Macroproceso.

En la columna (5), Caractersticas del Producto, describir las especificaciones tcnicas o

requisitos que debe reunir el Producto, teniendo en cuenta los requerimientos de los clientes y/o grupos de inters, y los anlisis previos de las interacciones entre Macroprocesos y Procesos, adems del cumplimiento de requisitos legales.

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 En la columna (6) indicar de manera genrica los clientes y/o grupos de inters (internos y
externos), que requieren del producto del Proceso, teniendo muy claro la necesidad que satisface al grupo respectivo. 7. Presentar para aprobacin del directivo responsable de la dependencia a cargo del Proceso.

Directivo responsable de la dependencia a cargo del Proceso

8. Revisar y aprobar la definicin de productos, resultados y sus caractersticas, de acuerdo a los requerimientos de los grupos de inters que satisface. 9. Autorizar la continuacin de la segunda fase del diseo del Proceso, impartiendo las instrucciones requeridas, de acuerdo a las caractersticas especficas del Proceso y a los objetivos de la institucin.

FASE 2- Determinacin de Insumos y Proveedores, Procesos/Subprocesos Grupo de Trabajo para el Diseo de Procesos Dependencia
10. Diligenciar el Formato 47, Determinacin Insumos y Proveedores Proceso/Subproceso, siguiendo las instrucciones:

Registrar en la fila (1) el nombre del Macroproceso al cual pertenece el Proceso a analizar. Registrar en la fila (2) el nombre del Proceso a analizar. Registrar
en la fila (3) el nombre del Subproceso a analizar (cuando el nivel de desagregacin as lo exija).

Registrar en la columna (4), de manera genrica, los insumos requeridos para la ejecucin
del Proceso/Subproceso y la obtencin del resultado y/o Producto definido en la fase uno, teniendo en cuenta los requisitos de calidad y oportunidad del Producto.

En

la columna (5), caractersticas del Insumo, describir las especificaciones tcnicas o requisitos que debe reunir el Insumo, teniendo en cuenta las caractersticas del Producto y los requerimientos de los clientes y/o grupos de inters, adems del cumplimiento de requisitos legales.

En la columna (6) indicar de manera genrica los proveedores que se han identificado y
evaluado previamente como idneos para suministrar los insumos, en cumplimiento de sus caractersticas y especificaciones. 11. Presentar para aprobacin del directivo responsable de la dependencia a cargo del Proceso.

Directivo responsable de la dependencia a cargo del Proceso

12. Revisar y aprobar la definicin de Insumos y sus caractersticas y la identificacin de proveedores que cumplan con los requisitos de calidad y oportunidad en el suministro.
200

13. Autorizar la continuacin de la tercera fase del diseo del Proceso, impartiendo las instrucciones requeridas de acuerdo con las caractersticas especficas del Proceso y los objetivos de la institucin.

FASE 3 - Definicin de Actividades en los Procesos /Subprocesos Grupo de Trabajo Diseo de Proceso Dependencia
14. Completar el Formato 48, Definicin Actividades en los Procesos/Subprocesos, siguiendo las instrucciones:

Registrar

en la fila (1) el Proceso/Subproceso a analizar.

nombre

del

Macroproceso

al

cual

pertenece

el

En la fila (2) registrar el nombre del Proceso objeto de anlisis. En

la fila (3) detallar el objetivo del Proceso, tomando la informacin del Formato 38, Identificacin de Procesos.

En la fila (4) registrar el nombre y el cdigo del Subproceso objeto de anlisis (cuando el
nivel de desagregacin as lo exija).

En la fila (5) detallar el objetivo del Subproceso, tomando la informacin del Formato 39,
Identificacin Subprocesos (cuando el nivel de desagregacin as lo exija).

En las filas de la columna identificada con el nmero (6) relacionar las actividades que el
grupo considere necesarias para lograr el resultado propuesto y el cumplimiento de las especificaciones del producto, teniendo en cuenta su valor agregado al Proceso/Subproceso y su ejecucin secuencial. Para su denominacin usar verbos en infinitivo. Indicar la actividad inicial en la primera fila y en las filas siguientes registrar en orden, segn la secuencia de ejecucin, las dems actividades, y en la ltima fila indique la actividad final.

En

las filas de la columna identificada con el nmero (7) definir el objetivo para cada actividad.

15. Verificar que las actividades definidas sean suficientes para el logro del objetivo del Proceso/Subproceso y para la obtencin de los resultados y/o productos. En caso de no ser as, adicionar las actividades que se consideren necesarias. 16. Entregar el Formato 48 debidamente completado para la aprobacin del directivo de primer nivel, responsable de la dependencia.

Directivo responsable de la dependencia a cargo del Proceso

17. Revisar y aprobar la definicin de actividades, verificando el cumplimiento de los objetivos de eficiencia, economa y calidad en los resultados y los productos o resultados del Proceso/Subproceso, de acuerdo a sus caractersticas especficas y los objetivos institucionales.
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18. Autorizar la continuacin de la cuarta fase del diseo del Proceso, impartiendo las instrucciones requeridas de acuerdo con las caractersticas especficas del Proceso y los objetivos de la institucin.

FASE 4- Identificacin de Tareas en las Actividades de los Procesos Grupo de Trabajo Diseo de Proceso Dependencia
19. Deligenciar el Formato 49, Identificacin Tareas Procesos/Subprocesos, siguiendo las instrucciones: en las Actividades de los

En

la fila (1) registrar el nombre del Macroproceso del cual hace parte el Proceso /Subproceso a analizar.

En la fila (2) registrar el nombre del Proceso. En la fila (3) registrar el nombre del Subproceso (cuando el nivel de desagregacin as lo
exija).

En las filas de la columna identificada con el nmero (4) registrar en orden consecutivo, las
actividades del Proceso/Subproceso.

Analizar los mtodos posibles para ejecutar las actividades y determinar las tareas que
conduzcan a los resultados de los Procesos/Subprocesos, con economa y eficiencia, teniendo en cuenta los recursos disponibles. Registrar las tareas determinadas en las lneas de la columna identificada con el nmero (5), teniendo en cuenta la actividad a que corresponden.

Analizar el tiempo de ejecucin de cada tarea, considerando la disponibilidad de recursos

fsicos y tecnolgicos, y estimar el tiempo necesario en horas/funcionario. Registrar el tiempo de ejecucin estimado en las casillas de la columna identificada con el nmero (6).

Para estimar el tiempo de ejecucin de cada tarea puede basarse en promedios histricos
de ejecucin del equipo actual, o a base de ellos trazar metas ms eficientes, teniendo en cuenta algunas variables: - Nmero de trmites que se atienden en un periodo determinado. - Volumen de informacin procesada en un periodo determinado. - Tiempo promedio de produccin de informes, entre otros, en un periodo determinado.

Tener

en cuenta que la estimacin de las horas/funcionario constituye una base para estimar el tiempo de ejecucin de las actividades y, por consiguiente, el personal requerido para su cumplimiento.

Directivo responsable de la dependencia a cargo del Proceso

202

20. Revisar y aprobar la identificacin de tareas en las actividades y la estimacin de tiempos para la realizacin de dichas tareas, verificando el cumplimiento de los principios de eficiencia, economa y calidad en los resultados y los productos o resultados del Proceso, de acuerdo a sus caractersticas especficas y los objetivos institucionales. 21. Autorizar la continuacin de la quinta fase del diseo del Proceso, impartiendo las instrucciones requeridas de acuerdo a las caractersticas especficas del Proceso/Subproceso y los objetivos de la institucin.

FASE 5- Informes del Proceso/Subproceso para grupos de inters internos y externos. Grupo de Trabajo Diseo de Proceso Dependencia
22. Identificar la informacin que debe generar el Proceso/Subproceso para dar cumplimiento a la normatividad vigente, a las polticas de la institucin, a las exigencias de la administracin, a los requerimientos de los grupos de inters, a la ejecucin del mismo Proceso/Subproceso y a la operacin de los dems Procesos/ Subprocesos. Tener en cuenta:

Requerimientos
Especificaciones.

de

informacin

de

Grupos

de

Inters

Internos

Externos

Polticas

administrativas definidas para el Macroproceso; polticas operativas, normas y reglamentos definidos para el Proceso/Subproceso.

Actividades y tareas definidas para el Proceso/Subproceso. Normatividad relacionada con el Proceso/Subproceso.

23. Deligenciar el Formato 50, Informes Proceso/Subproceso para grupos de inters internos y externos, siguiendo las instrucciones:

En

la fila (1) identificar el Proceso/Subproceso a analizar.

nombre

del

Macroproceso

al

cual

pertenece

el

En la fila (2) identificar el nombre del Proceso a analizar. En

la fila (3) identificar el nombre del Subproceso a analizar (cuando el nivel de desagregacin as lo exija). orden consecutivo para las agrupaciones de los informes, de acuerdo al origen, por requerimientos legales o para atender requerimientos de clientes y/o grupos de inters internos y externos. Adicionar en las filas de la columna identificada con el nmero (4) los grupos de origen que se requieran de acuerdo con las funciones de la institucin y los objetivos del Proceso a analizar.

Establecer un

Determinar la informacin que debe ser generada en el Proceso/ Subproceso y el tipo de

informe que se presentar, originada por exigencias legales o por requerimientos de clientes y/o grupos de inters internos y externos, efectuando un anlisis detallado de sus
203

necesidades de informacin y los requisitos o especificaciones de la misma. Asegurarse de generar informacin til y pertinente para el destinatario, verificando que sea adecuada a sus verdaderas necesidades.

Relacionar en las lneas de la columna identificada con el nmero (5) los Informes que
deben generarse en el Proceso.

Relacionar

las especificaciones de los informes segn disposiciones y/o necesidades especficas del grupo de origen, en la columna (6), Especificaciones o requisitos Origen y/o Grupo de Inters.

24. Disear una Gua o Instructivo que contenga los parmetros mnimos para la elaboracin de cada informe, incluyendo los dispuestos por la normatividad, tanto interna como externa. Para ello se debe tener en cuenta:

Nombre del informe. Cargo Responsable de elaborar el informe. Cargo Responsable de autorizar. Cargo Responsable de revisar. Tipo de informacin: administrativa, financiera, contable, comercial, etc. Controles
preventivos: firmas incluidas, papel membreteado con logos de la institucin, claves de acceso, sellos, y dems, que se consideren necesarios.

Contenido: requisitos exigidos por la ley en cada caso (razn social, fecha de elaboracin,
direccin, telfono, tipo de numeracin, definicin expresa del informe, etc.), cantidad y calidad de la informacin.

Frecuencia: perodos en los cuales se elabora el informe para lograr la oportunidad de la

informacin.

Usuarios: quienes requieren el informe para la ejecucin de su Proceso/ Subproceso. Restricciones de uso: determinar si el informe es de circulacin libre o restringida, y los
niveles de acceso, o de circulacin confidencial, para lo cual se determinan los funcionarios que tienen autoridad para la emisin y/o uso del informe.

Fuentes de informacin para la elaboracin y forma de consulta. Medio: mecanismo a travs del cual se elabora y enva el informe; debe permitir la calidad,
eficiencia y eficacia de la informacin.

Nmero de copias. Detalle del recorrido de cada copia.

204

 Archivo: tipo alfabtico, numrico, por periodos, por tema, por clientes, cronolgico, por
actividad, etc., y tiempo de conservacin segn la ley o las normas y polticas internas.

Diseo:

forma adecuada de presentar la informacin, la cual permite que sta sea consultada y utilizada eficaz y eficientemente: campos, tipo, tamao, color del papel, logos, etc.

25. Registrar en las lneas de la columna identificada con el nmero (7) el nombre de la Institucin, Proceso, Usuario o Grupo de Inters interno o externo a quien se le suministra la informacin del Proceso. 26. Registrar en las lneas de la columna identificada con el nmero (8) las fechas de entrega o periodicidad (cuando sea ms de una entrega en el ao calendario), de acuerdo al origen, al destinatario y las especificaciones antes indicadas, para el control de su generacin y suministro. 27. Consolidar en un catlogo los informes que se generan en cada Proceso/ Subproceso con sus respectivos instructivos. Incluirlo en el Manual de Operaciones asociado a cada Proceso/Subproceso.

Directivo responsable de la dependencia a cargo del Proceso

28. Revisar y aprobar la identificacin de informes, los destinatarios, las especificaciones, las fechas de entrega y su periodicidad, teniendo en cuenta los principios de economa, eficiencia y eficacia, y en atencin a los recursos disponibles. 29. Autorizar y continuar con la sexta fase del diseo del Proceso, impartiendo las instrucciones requeridas, de acuerdo a las caractersticas especficas del Proceso y los objetivos de la institucin.

FASE 6- Estructura diseo de formatos Proceso/Subproceso Grupo de Trabajo Diseo de Proceso Dependencia
30. Preparar una propuesta de diseo de estructura a fin de registrar los datos necesarios para la operacin del Proceso, y la generacin de sus reportes, identificando los datos o variables que se deben registrar en los informes definidos. Para ello se debe tener en cuenta:

Informes definidos para el Proceso/Subproceso. Base Legal del Proceso, consignada en el Normograma. Diseo de Procesos.
31. Definir la estructura de captura o presentacin de la informacin, de acuerdo a los datos requeridos, e identificar los formatos provenientes de otros Procesos que los contienen. Tener en cuenta para la definicin de los formatos:

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 Diseo de los formatos: un buen diseo debe contener siempre la siguiente estructura
bsica: En la parte superior, la identificacin de la institucin, el nombre del documento, la fecha y la numeracin; en segundo nivel el detalle de los participantes en la actividad o transaccin; en tercer lugar una descripcin de la transaccin, en la que se consignan todos los datos; posteriormente, espacios para realizar observaciones, y el control del formato representado en autorizaciones, firmas, recibidos y otros.

Definir el nmero de copias de cada formato: teniendo en cuenta que existen usuarios
obligados a poseer una copia para aportar nuevos datos en el diligenciamiento del formato, y otros usuarios que requieren una copia solo para conocer la informacin.

Determinar el tipo de medio en el cual se debe elaborar el documento: en caso de ser

medio impreso, tener en cuenta que para formatos de uso interno y de corta vida de archivo, se utilizan papeles de calidad y costos bajos; para formatos de uso interno de larga vida de archivo, se usa calidad media, y los formatos que representan la imagen de la institucin, por ser de trmite externo, se elaboran en papel de mejor calidad.

Decidir sobre el tamao del formato: preferir tamaos estndar: carta, A4, Definir

oficio o legal, dos por oficio, etc., en virtud del significado que otros tamaos diferentes representa en el costo del formato, por su alto desperdicio. el tiempo de archivo: tener en cuenta las normas relacionadas con la conservacin de informacin, establecidas legalmente para las instituciones pblicas.

Seleccionar el tipo de archivo a implementar: segn la necesidad de manejo de los

formatos. Archivos Cronolgicos: administran documentos por orden cronolgico; Archivos Numricos: administran documentos en orden consecutivo ascendente, y Archivos por Actividades: administran los documentos relativos a un cliente, a un proveedor, a una contratacin, a un litigio, entre otros.

Tener presente la parte artstica del diseo: que involucra la forma de distribucin de los
campos, lo cual permite que el formato sea completado, utilizado y consultado eficaz y eficientemente. Considerar en este punto, el tipo de letra, el tamao del formato, los colores del papel de acuerdo con el recorrido de las copias, los logos, etc. 32. Preparar un instructivo para la administracin de cada formato, como base de estandarizacin, control y manejo de los mismos; es un excelente medio para capacitar, inducir y evaluar la gestin de quienes manejan los formatos. Debe contener los siguientes detalles:

Nombre del formato. Cdigo: de ocho caracteres, los cuatro primeros correspondientes al cdigo del proceso, los
dos siguientes estn preestablecidos para los formatos y los dos ltimos, numricos, corresponden al consecutivo de formatos definidos para el proceso.

Cargo Responsable de elaborar el formato. Cargo Responsable de autorizar el formato. Cargo Responsable de revisar el formato.
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 Controles:

firmas incluidas, papel membreteado con logos de la institucin, claves de acceso y dems datos que se consideren necesarios.

Contenido: requisitos exigidos por la ley o determinados por la propia institucin. Numeracin: segn los requisitos legales o normas internas de estandarizacin. Usuarios: quienes requieren el formato para la ejecucin de su proceso. Medio: mecanismo a travs del cual se elabora el formato y se transfieren los datos a los
Subsistemas; debe garantizar calidad, eficiencia y eficacia de la informacin.

Nmero de copias. Detalle del recorrido de cada copia. Archivo: tipo de archivo. Tamao del formato. Explicacin: forma de llenar cada uno de los campos contenidos en el formato.
33. Organizar para cada Proceso un catlogo de formatos con su respectivo instructivo, que hace parte del Manual de Operacin, asociado al diseo de cada Proceso/Subproceso. 34. Trasladar al directivo del rea responsable del Proceso, la propuesta de diseo y definicin de formatos del Proceso, para su revisin y aprobacin.

Directivo responsable de la dependencia a cargo del Proceso

35. Revisar y aprobar el diseo y la definicin de formatos del Proceso, teniendo en cuenta los objetivos del Proceso y su ejecucin, bajo los principios de economa, eficiencia y eficacia, y en atencin a los recursos disponibles. 36. Aprobar el resultado total del diseo del Proceso a cargo de su dependencia y autoriza la entrega al Equipo MECIP para su consolidacin.

Equipo MECIP
37. Consolidar la informacin correspondiente al diseo de Procesos, verificando el cumplimiento de objetivos y parmetros generales y entregar al Comit de Control Interno.

Auditora Interna Institucional

38. Verificar el cumplimiento de los objetivos de la institucin, a travs del diseo de Procesos a cargo de las dependencias, en relacin a las funciones y competencias de las mismas. Presentar sus observaciones y/o recomendaciones al Comit de Control Interno.

Comit de Control Interno

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39. Analizar, ajustar y aprobar el diseo de los procesos, teniendo en cuenta las observaciones de la Auditora Interna Institucional, registrando en el Acta del Comit lo correspondiente.

Directivo responsable de la implementacin del MECIP

40. Autorizar la incorporacin al Manual de Operacin el Acta emitida por el Comit de Control Interno y la informacin pertinente al diseo de cada proceso. Socializar la informacin a los funcionarios responsables de la ejecucin y, en lo posible, a todos los funcionarios de la institucin. 41. Revisar peridicamente si los Procesos/Subprocesos se ejecutan conforme al diseo y sus especificaciones, y coordinar las actualizaciones a travs de las instancias pertinentes.

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