Universidad Central de Venezuela Facultad de Humanidades y Educacin Escuela de Bibliotecologa y Archivologa

MSc. Arcngel Eduardo Snchez Gmez

arcangel.sanchez@proyectosarchicom.com

VII Jornadas
sobre Unidades y Sistemas de Informacin
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Contenido
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Sociedad, organizaciones y gestin de documentos

Innovacin

Normalizacin-Normas / Normalizacin en las Cs.de la Inf.

Gestin de Documentos

Normalizacin en Gestin de Documentos: Norma ISO 15489 y Serie ISO 30300 / MSS

Nuevos escenarios

Normalizacin y Gestin de Documentos

Sociedad, Organizaciones y Gestin de Documentos

Tecnologas de Informacin y Comunicacin Modelos y prcticas gerenciales

Cambios de la Sociedad

Uso masivo de la informacin y conocimiento

Capacidad de produccin Control de la economa Adquisicin de ventajas competitivas Adaptacin cambios del mercado

Las organizaciones

Comunicacin

Lenguaje Escrito Papel Documentos

Es el mbito de la gestin administrativa responsable del control sistemtico en la de creacin, recepcin, Apoya eficiente, la aplicacin de normas tcnicas calidad ISO 9000 ISO 15489 de Documentos) Eficacia Efectividad mantenimiento, uso (Gestin yEficiencia, eliminacin de ydocumentos, ISO 23081 (Metadatos la Gestin de Documentos) incluyendo procesos parapara capturar y mantener la prueba y Creatividad Valor ISO 26122 (Anlisis de procesos para la Gestin de Documentos) la informacin de las actividades y transacciones en forma Innovacin ISO 30300 (Sistemas de Gestin de Documentos) de documentos.
Toma de decisiones Ms de cien (100) normas tcnicas Importancia Estratgica Ideas

Testimonio de sus actividades

Gestin de Documentos

Electrnicos
3 Normalizacin y Gestin de Documentos

Innovacin

Introduccin de un producto (bien o servicio) o de un proceso, nuevo o significativamente mejorado, o la introduccin de un mtodo de comercializacin o de organizacin nuevo, aplicado a las prcticas de negocio, a la organizacin del trabajo o a las relaciones externas (OECD, Manual de Oslo, 2007)

Tipos de innovacin
Introduccin de un mtodo de produccin o distribucin nuevo o Innovacin de Procesos mejorado significativamente

Introduccin de un bien o servicio Innovaciones de Producto nuevo o mejorado significativamente

Introduccin de un nuevo mtodo de comercializacin, promocin, mercadeo Innovacin Comercial de productos

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Introduccin nuevo mtodo de Innovacin Organizativa o organizacin, prcticas de negocio, organizacin del trabajo, sistemas de Empresarial gestin
Normalizacin y Gestin de Documentos

Innovacin Organizativa o Empresarial

Mathinson y otros (2007)

Capacidad de transformar los procesos empresariales y crear organizaciones ms competitivas, giles y eficaces, a partir del establecimiento de estrategias que permitan optimizar y aprovechar el recurso informacional y de conocimiento del que dispone la organizacin.

Normalizacin y Gestin de Documentos

Normalizacin
Con el objeto de ser ms competitivas, prestar mejores servicios o innovar muchas empresas han adoptado estndares internacionales en diversas reas:

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Textil Obras civiles Petrleo, gas y sus derivados Automotriz Materiales ferrosos Materiales metlicos no ferrosos Informacin y documentacin Mecnica Compras del Estado Gestin de la Calidad Productos Cermicos Aglomerantes Equipos de Construccin Madera Pinturas, Pigmentos y Afines Detergentes y Afines Agroqumica Gestin de Riesgos, Emergencias y Desastres

Equipos y Productos Odontolgicos Productos Alimenticios Qumica Pulpa, Papel y Cartn Metrologa Ensayos no Destructivos Gestin Ambiental Cermicas Finas Concreto Productos de Plstico Estructuras metlicas Productos Impermeabilizantes Polmeros. Tecnologas de la Informacin Cine Materiales y Equipos para Dotacin Educativa y Oficinas
Normalizacin y Gestin de Documentos

Normalizacin
Tarea que llevan adelante diversos organismos o agencias nacionales, regionales e internacionales con el objeto de fijar normas tcnicas que establezcan la terminologa, clasificacin directrices, especificaciones, atributos, caractersticas, mtodos de prueba o prescripciones aplicables a un producto, proceso o servicio, con el fin de preservar la seguridad, proteccin al consumidor, medio ambiente, la salud de las personas y animales, y favorecer el efectivo intercambio de bienes (ISO, 2011)

Normalizacin y Gestin de Documentos

Norma
Documento establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido, que provee, para el uso comn y repetido, reglas, lineamientos o caractersticas de algn proceso o su resultado, con el fin de lograr un ptimo grado de orden en un contexto determinado (Quesada, 1995)

La aplicacin de normas es voluntaria por parte de las organizaciones

Algunas normas conducen a la solicitud de una certificacin por el cumplimiento de los requisitos establecidos en las mismas

Normalizacin y Gestin de Documentos

Certificacin

Acto por el que una tercera parte testifica que una organizacin ha obtenido la adecuada confianza en la conformidad de un determinado producto, proceso o servicio, debidamente identificado con una norma u otro documento normativo especificado (ISO, 2011)

Normalizacin y Gestin de Documentos

Certificacin

Valderrama, 2011
Normalizacin y Gestin de Documentos

Normalizacin en el rea de las Ciencias de la Informacin

A nivel mundial se han elaborado normas para diferentes reas (Snchez (2011, incluye en su TGM el listado de estas normas) Segn Bustelo (2011) a partir de los aos 90 se comienza a dar impulso a la normalizacin de aquellos procesos relacionados con la gestin en las organizaciones, as como las referidas al rea de las tecnologas de informacin Por ello es que hemos podido escuchar la aplicacin por ejemplo de normas de gestin de calidad como las de la familia ISO 9000 o de gestin medio ambiental como las de la familia ISO 14000, entre otras En el rea de la documentacin y ciencias de la informacin se han elaborado ms de 100 nomas tcnicas a nivel mundial. En Venezuela se han homologado 41 de estas normas a travs del CT15 (Inactivo) adscrito a FONDONORMA En el rea de la Gestin de Documentos se han comenzado a redactar, aprobar y aplicar diversas normas, siendo la ms conocida la norma ISO 15489 (1) y (2) de Gestin de Documentos publicada en el ao 2001.
11 Normalizacin y Gestin de Documentos

Qu es la gestin de documentos
Es el rea de la gestin administrativa general encargada de conseguir economa y eficiencia en la creacin, mantenimiento, uso y seleccin de los documentos, esto es, durante su ciclo de vida completo. Diccionario del Consejo
Internacional de Archivos (1984)

mbito de la gestin responsable del control eficiente y sistemtico en la creacin, recepcin, mantenimiento, uso y eliminacin de los documentos, incluyendo procesos para capturar y mantener la prueba y la informacin de las actividades y transacciones en forma de documentos. Norma ISO 15489
(1:2001)

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Normalizacin y Gestin de Documentos

Normalizacin en la Gestin de Documentos

NORMA ISO 15489-1 (2001) ISO 15489-2 (2001) ISO 22310 (2006) DENOMINACIN Informacin y Documentacin. Gestin de Documentos. Parte 1. Generalidades Informacin y Documentacin. Gestin de Documentos. Parte 1. Directrices Informacin y Documentacin. Lneas directrices para los redactores de normas para los requisitos de records management en las normas (ISO YC46/SC11)

ISO 23081-1 (2006)

Informacin y Documentacin. Procesos de gestin de documentos. Metadatos para la gestin de documentos. Parte 1: Principios.
Informacin y Documentacin. Procesos de gestin de documentos. Metadatos para la gestin de documentos. Parte 2: Elementos de implementacin y conceptuales.

ISO 23081-2 (2009)

ISO 26122 (2008)

Informacin y Documentacin. Anlisis de procesos de trabajo para la gestin de documentos.

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Normalizacin y Gestin de Documentos

Qu es la gestin de documentos

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Normalizacin y Gestin de Documentos

PRINCIPIOS QUE LAS ORGANIZACIONES DEBEN ESTABLECER Y LLEVAR A TRMINO PARA APLICAR UN PROGRAMA DE GESTIN DE DOCUMENTOS: a) Determinar los documentos que deben ser creados en cada proceso y qu informacin es necesario incluir en ellos b) Decidir la forma y la estructura con la que los documentos deben ser creados y capturados y las tecnologas aplicables c) Determinar los metadatos que se deben crear con cada documento y en los procesos documentales y cmo deben ser vinculados y gestionados de forma constante d) Determinar los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos durante los procesos de negocio y por otros posibles usuarios y los plazos de conservacin necesarios para cumplirlos e) Decidir cmo organizar los documentos de manera que se cumplan los requisitos necesarios para su uso f) Evaluar los riesgos que se derivaran de la ausencia de documentos que testimonien las actividades realizadas g) Conservar los documentos y se permita el acceso a los mismos a lo largo del tiempo, con objeto de satisfacer las necesidades de la organizacin y las expectativas de la sociedad h) Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y la poltica de la organizacin i) Garantizar que los documentos se conserven en un entorno seguro j) Asegurar que los documentos slo se conserven durante el periodo de tiempo necesario o requerido; y k) Identificar y evaluar las oportunidades para mejorar la eficacia, eficiencia o calidad de los procesos, las decisiones y las acciones que puedan derivarse de una mejor creacin o gestin de los documentos.
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Norma ISO 15489 (2001)

Resea que todas las organizaciones deben establecer, documentar, mantener y promulgar polticas, procedimientos y prcticas para la gestin de documentos, a modo de satisfacer las necesidades de evidencia administrativa, responsabilidad e informacin acerca de sus actividades, es decir, que las organizaciones deben definir y documentar una poltica para la gestin de los documentos (Taboada y Nielsen, 2006).

La norma se compone y presenta en dos partes o documentos:

Parte 1: Generalidades Parte 2: Directrices

Norma ISO 15489 (2001)

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Management System Standard

Son estndares que proponen una metodologa concreta para gestionar las organizaciones (Bustelo, 2011) conocidas como sistemas de gestin, los cuales establecen un marco de polticas, procedimientos, directrices y recursos asociados para alcanzar los objetivos de una organizacin (Valderrama, 2011) Se presenta a modo de familia o grupo de normas Son certificables Fundamentan su aplicacin a travs de ciclos de mejora continua ISO 9000 ISO 14000 ISO 27000
Sistema de Gestin de la Seguridad de la Informacin

ISO 26000

ISO 18000
Sistema de Gestin de Sistema de Gestin de Prevencin de Riesgos Laborales

Sistema de Gestin de la Calidad

Sistema de Gestin Medio Ambiental

Sistema de Gestin de la Responsabili dad Social

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Normalizacin y Gestin de Documentos

MSS en Gestin de Documentos

El 09-11-2011 se aprobaron las primeras normas de la familia de normas referidas al Sistema de Gestin de Documentos conocidas como serie de normas ISO 30300. Nacen con el objeto de apoyar la implantacin integradora con las otras normas de sistemas de gestin (Bustelo, 2011) Tiene como propsito consolidar en las organizaciones un sistema de gestin que vele por dirigir y controlar la informacin y documentos producidos y recibidos por estas, ofreciendo un enfoque sistemtico y de mejora continua que le permita usar a los documentos como activos a partir de alineacin de una estrategia empresarial en donde la gestin de documentos sea parte integrante Cualquier empresa sin importar su tamao, sector o pas podr aplicar dicha familia de normas Los requisitos de la aplicacin de las normas 30300 son verificables por lo que pueden conducir a una certificacin, en cambios otras normas como la ISO 15489 o la ISO 26122 son simples guan de actuacin que complementan la aplicacin de las ISO 30300 (Bustelo, 2011)
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MSS en Gestin de Documentos

Trae como beneficios comunes: la eficiencia, cumplimiento del marco legal, toma de decisiones efectiva, eliminacin de informacin redundante y duplicada, fomento de informacin compartida, incremento de la infraestructura tecnolgica, recuperacin ante desastres, defensa de los derechos de partes interesadas, preservacin de la memoria corporativa y colectiva, soporte de la responsabilidad corporativa
Bustelo, 2011
19 Normalizacin y Gestin de Documentos

MSS en Gestin de Documentos

Trae como beneficios especficos: Uso de un modelo aceptado internacionalmente para implementar una poltica y unos objetivos. Integrarlo con el enfoque de la gestin de riesgos Promover la mejora contina mediante la evaluacin del rendimiento y la implementacin de los procesos de auditora. Permitir un proceso fcil de confirmacin del cumplimiento y la certificacin independiente por tercera parte. El uso integrado con otras normas de gestin (MSS) de amplia implantacin

Bustelo, 2011
20 Normalizacin y Gestin de Documentos

Sistema de Gestin de Documentos

Conjunto de elementos interrelacionados que interactan en una organizacin con el fin de establecer polticas y objetivos relativos a los documentos basados en la mejora continua

De la serie de normas ISO 30300 se aprobaron en el 2011:

ISO 30300 (2011) Sistema de Gestin de Documentos: Fundamentos y Vocabulario: Define el vocabulario y terminologa a utilizarse en la aplicacin del conjunto de normas de sistemas de gestin de documentos, presenta la justificacin y enfoque de dicha serie. ISO 30301 (2011) Sistema de Gestin de Documentos: Requisitos: Se establecen los requisitos que debe cumplir una organizacin para la implantacin de un Sistema de Gestin de Documentos, requisitos que en otras normas sern evaluados para la obtencin de una certificacin. Bustelo, 2011
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Sistema de Gestin de Documentos

FUNDAMENTACIN Principios y terminologa Requisitos Directrices de impementacin NORMAS PROPUESTAS ISO 30300 ISO 30301 ISO 30302

Acreditacin /Certificacin Gua para la evaluacin Desarrollo complementario y

ISO 30303 ISO 30304 ISO 23081-1-2/3

especificidad

ISO/TR 26122
ISO 13008 Migracin y conversin ISO/TR 13028 Digitalizacin

ISO 16175-1/3 Entornos de oficina

Moro, 2010
22 Normalizacin y Gestin de Documentos

Nuevos escenarios
La aplicacin de las normas ISO 30300 pueden ser evaluadas mediante auditoras que verifiquen el cumplimiento de los requisitos establecidos en materia de gestin de documentos. Estas verificaciones pueden realizarse tanto internamente a travs de una autoevaluacin empresarial, a travs de una segunda parte u organizacin que valore tcnicamente la aplicacin o por una tercera parte denominado organismo de certificacin, el cual evale la implantacin efectiva del sistema de gestin de documento y emita una certificacin. Los conocimientos y habilidades de los auditores de sistemas de gestin estn especificados en la norma ISO 19011 sobre Directrices para la Auditora de Sistemas de Gestin, sin embargo, la norma ISO 30301 incluye los referidos a los auditores de Sistemas de Gestin de Documentos (Bustelo, 2011)

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Normalizacin y Gestin de Documentos

Nuevos escenarios
Segn Bustelo (2011), los conocimientos y habilidades de los auditores de sistemas de gestin de documentos son:
Conocimientos de los procesos de gestin documental y de la terminologa del Sistema de Gestin Documental Capacidad de Desarrollar mtricas y mediciones de rendimiento Capacidad para investigar y evaluar prcticas de gestin documental mediante entrevistas, observacin y validacin Capacidad para realizar un muestreo de la creacin de documentos en los procesos de negocio Conocimiento de las caractersticas claves de los documentos, las aplicaciones de gestin documental y los procesos y controles de gestin documental Conocimientos para medir el desempeo y la adecuacin de los procesos para crear y controlar los documentos Capacidad para evaluar la adecuacin de las aplicaciones de gestin de documental, las herramientas tecnolgicas y el equipamiento utilizado Conocimientos para evaluar los distintos niveles de competencia requeridos en la organizacin para la gestin de documentos
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Nuevos escenarios
Segn Bustelo (2011), los conocimientos y habilidades de los auditores de sistemas de gestin de documentos son:
Conocimientos sobre el significado de la informacin sobre el contenido, contexto, estructura, forma de presentacin y control (metadatos) que se gestionan con los documentos y en las aplicaciones de gestin de documentos Conocimiento de los mtodos para desarrollar instrumentos especficos de la gestin documental Conocimientos de las tecnologas utilizadas para la creacin, captura, conversin, migracin y preservacin a largo plazo de los documentos electrnicos o digitales Capacidad para identificar la documentacin de los procesos de gestin documental

OPORTUNIDADES PARA LOS PROFESIONALES DE LA INFORMACIN

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Normalizacin y Gestin de Documentos

MUCHAS GRACIAS !!!