Captulo 8: Cmo cerrar un proyecto TMP

Mireya Arroyo Hernndez

Usar herramientas, plantillas y procesos para cerrar un proyecto

Al implementar lo siguiente se puede convertir la clausura del proyecto en un proceso ordenado y definido:

Pruebas de los procesos de aceptacin (ATP) Estrategias de implementacin Documentacin del proyecto Auditora post-implementacin Reporte final del proyecto

Cerrando un proyecto
Se convierte en rutina una vez que se tiene la probacin del cliente en cuanto a los entregables se refiere. Esto involucra los siguientes pasos: 1.Obtener la aprobacin del cliente de los entregables 2.Asegurarse de que todos entregables estn instalados 3.Asegurarse de que la documentacin est en orden 4.Obtener la firma del cliente en el reporte final 5.Dirigir la auditora post-implementacin 6.Celebrar el xito

Obtener la aceptacin del cliente

El cliente decide cuando el proyecto est listo. Es labor del administrador del proyecto demostrar que los entregables cumplen las especificaciones del cliente. Aceptacin ceremonial Aceptacin informal que no cuenta con la firma que indique el trmino. Se puede presentar en dos casos:
Se involucran las fechas lmite en las cuales el cliente debe aceptar el proyecto, ya sea que cumpla o no lo especificado.

Se involucra el entregable que requiere ser revisado para determinar si lo especificado se cumpli o no.

Aceptacin formal Ocurre cuando el administrador y el cliente han redactado una prueba del proceso de aceptacin (ATP). sta requiere que el equipo del proyecto demuestre con cada una de las caractersticas que cumple con la especificacin del cliente. En este caso se utiliza una lista de revisin.

Instalar los entregables del proyecto

Es el segundo paso en el proceso de cierre del proyecto. Con esto se presentan actividades relacionadas con la preparacin de la documentacin y el informe. Despus de la instalacin se haya completado, los entregables pasan a soporte y mantenimiento, y el proyecto es oficialmente cerrado.

Existen cuatro mtodos para la instalacin de entregables: Enfoque por fases descompone el entregable en partes significativas implementndolos de acuerdo a una secuencia apropiada. Enfoque de transicin se sustituye el entregable anterior con el nuevo en una sola accin. Se utiliza este enfoque cuando la prueba del nuevo sistema se ha completado con xito en un entorno de prueba que es exactamente el mismo que el entorno de produccin.

Enfoque paralelo los nuevos entregables se instalan mientras que los anteriores an estn en funcionamiento. Permite al nuevo sistema compararse con el antiguo. Enfoque por unidad de negocio los nuevos entregables se instalan en una unidad de negocios a la vez, por lo general en el orden cronolgico en el que se utilizan en el sistema. Este enfoque es adecuado cuando la escasez de recursos prohbe una implementacin completa.

Documentar el proyecto
Existen por lo menos cinco razones por las que en necesario realizar la documentacin: Referencia para futuros cambios de entregables Registro histrico para estimar la duracin y costo en proyectos, actividades y tareas futuras Fuente de capacitacin para nuevos administradores Aporte en la capacitacin y desarrollo del equipo del proyecto Aporte en la evaluacin del desempeo por los administradores funcionales de los miembros del equipo del proyecto

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Para un proyecto dado, el administrador debe determinar que documentacin es apropiada. Se recomienda que incluya: Proyecto de Declaracin de Resumen (POS) Propuesta de proyecto y los datos de respaldo Programacin del proyecto original y revisada Minutas de todas las reuniones del equipo del proyecto Copias de todos los informes de estado Documentos de diseo Copias de todos los avisos de cambio Copias de todas las comunicaciones escritas Los informes de las cuestiones pendientes Reporte final Muestras de entregables (si corresponde) Documentos de aceptacin del cliente Reporte de auditora post-implementacin

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Auditora post-implementacin
Es una evaluacin de las metas y actividades realizadas como referencia al plan de proyecto, presupuesto, tiempo lmite, calidad de entregables, especificaciones y satisfaccin del cliente. Las siguientes preguntas deben ser respondidas:
1.Se logr la meta del proyecto?
a) Hace lo que el equipo del proyecto dijo que hara? b) Hace lo que el cliente dijo que hara?

2.El proyecto fue realizado a tiempo, dentro del presupuesto y de acuerdo a lo especificado?

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3.El cliente estuvo satisfecho con los resultados del proyecto? 4.Fue obtenido el valor del negocio? 5.Qu lecciones fueron aprendidas sobre la metodologa de administracin de proyectos? 6.Qu funcion? Qu no?

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Razones para no realizar auditora: Los administradores no quieren saber Los administradores no quieren pagar el costo No es prioridad Hay mucho trabajo facturable que hacer

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Redactar reporte final

Acta como la memoria o historia del proyecto. Es el archivo que otros revisan para estudiar el progreso e impedimentos del proyecto. Existen muchos formatos para realizarlo, pero debe contener comentario relacionados con los siguientes puntos: xito global del proyecto Organizacin del proyecto Tcnicas utilizadas para obtener resultados Virtudes y debilidades del proyecto Recomendaciones del equipo del proyecto

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Celebrar xito
Debe haber algn reconocimiento para el equipo del proyecto al final del proyecto. Esto puede ser un simple reconocimiento, una taza conmemorativa, una playera, una fiesta de pizza, o pases para un juego de bisbol, o puede ser algo ms formal, como un bono econmico.
Se promueve la lealtad, motivacin, compromiso sobre su personal profesional. y el