Seleccion Abreviada

RGIMEN DE CONTRATACIN ESTATAL
MODALIDAD DE
SELECCIN ABREVIADA
Ley 1150 de 2007, Decretos Reglamentarios 2474 de 2008 y 4444 de 2008
Edicin 2009
Con el auspicio de:
Elaborado por:
MODALIDAD DE
SELECCIN ABREVIADA
Manuel Snchez Abogados Consultores y Asociados Ltda.
MODALIDAD DE
SELECCIN ABREVIADA
Bogot D.C, Enero de 2009
ISBN: 978-958-98866-1-8 MANUEL SNCHEZ CASTRO Derechos Reservados de Autor PRIMERA EDICIN ENERO 2009 DISEO Y DIAGRAMACIN DESIGNIA ADV. // Erick Rodrguez R. www.designiaadv.com DISEO PORTADA DESIGNIA ADV IMPRESIN ALTERNATIVA GRFICA LTDA. IMPRESO EN COLOMBIA PRINTED IN COLOMBIA Con el auspicio de: Elaborado por:
MODALIDAD DE
SELECCIN ABREVIADA
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Presentacin I. Glosario II.Principios de la contratacin estatal
1. Eficiencia 2. Transparencia 3. Economa 4. Responsabilidad
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III.Seleccin Abreviada
Qu es la seleccin abreviada y para qu sirve? Cundo se debe aplicar la seleccin abreviada? 1. La contratacin de menor cuanta 1.1. Elaborar estudios y documentos previos 1.2. Expedicin del certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) 1.3. Elaboracin y publicacin de un aviso de Convocatoria para la Contratacin 1.4. Elaboracin y publicacin del proyecto de Pliego de Condiciones 1.5. Recepcin de observaciones al proyecto de pliego de condiciones y publicacin de las respuestas 1.6. Expedicin y publicacin del acto administrativo de apertura del proceso de seleccin 1.7. Publicacin del pliego de condiciones definitivo 1.8. Manifestacin de inters en participar 1.9. Conformacin de la lista de posibles oferentes y audiencia de sorteo para consolidacin de oferentes 1.10. Cierre 1.11. Evaluacin de las propuestas 1.12. Traslado del informe de evaluacin 1.13. Adjudicacin o declaratoria de desierta
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2. Adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin 2.1 Cierre 2.2. Evaluacin de las propuestas 2.3 Subasta 3. Contratos de prestacin de servicios de salud 4. Seleccin abreviada por declaratoria de desierta de la licitacin pblica 5. Enajenacin de bienes del Estado 6. Adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin mediante bolsa de productos 6.1. Listado de bienes y servicios 6.2. Elaboracin de estudios y documentos previos 6.3. Expedicin del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) 6.4. Solicitud a bolsas de productos 6.5. Rueda de seleccin del comisionista 6.6. Constitucin de garantas 6.7. Negociacin para la adquisicin de bienes 6.9. Supervisin e interventora 6.10. Registro de precios y contratos en el SICE 7. Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las empresas industriales y comerciales del Estado -EICE- y de las sociedades de economa mixta SEM- 8. Contratos de entidades a cargo de ejecucin de programas de proteccin de personas amenazadas, desmovilizacin y reincorporacin, poblacin desplazada, proteccin de derechos humanos y poblacin con alto grado de exclusin 9. La contratacin de bienes y/o servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional 9.1. Qu entidades pueden contratar estos bienes y/o servicios? 9.2. Qu procedimientos pueden emplearse para contratar estos bienes y/o servicios?
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IV. Del Manual de Contratacin Bibliografa
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Rgimen de Contratacin Estatal/Modalidad de Seleccin Abreviada, Ley 1150 de 2007, Decretos Reglamentarios 2474 de 2008 y 4444 de 2008.
Presentacin
Concientes de la importante labor que adelantan las entidades que por una u otra razn se encuentran relacionadas con la aplicacin del Estatuto General de Contratacin Pblica, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decretos Reglamentarios 2474 de 2008 y 4444 de 2008, entre otros, y atendiendo a su complejidad, se ha diseado el presente texto de consulta con la pretensin de brindar una herramienta de fcil uso y comprensin para adelantar la etapa previa de la actividad contractual en cumplimiento del marco legal mencionado. Es as como este documento recoge algunas definiciones importantes de la terminologa jurdica empleada dentro del esquema contractual de la administracin pblica, que permiten entender las prcticas a que se ven avocadas las entidades estatales por mandato de la norma. Igualmente se encontrar la descripcin sucesiva de los pasos a seguir en desarrollo de cada una de las causales que dan origen a las modalidades de seleccin objetiva de los contratistas de la administracin, fruto de una compilacin de las disposiciones que le son aplicables de manera especial, que viabilizan la obtencin de un proceso selectivo de forma ordenada. En estas descripciones se sealan de manera concreta cmo pueden llevarse a cabo las tareas a realizar en cada paso, con la indicacin del trmino legal aplicable, cuando ste ha sido estipulado expresamente en la norma. Tambin se hacen recomendaciones sobre la forma de proceder, en algunos casos, dentro de los lmites dispuestos en el ordenamiento jurdico. Sin otro particular, sea esta la oportunidad para extender un sincero agradecimiento al Banco de Occidente por patrocinar esta publicacin.
MANUEL SNCHEZ CASTRO
Presentacin
I. Glosario
Adenda: documento emitido con posterioridad a la apertura de un proceso de contratacin con el fin de aclarar, modificar, corregir o precisar el pliego de condiciones definitivo, razn por la cual forman parte del mismo y del proceso contractual. Estas no pueden expedirse y publicarse el mismo da en que se tiene programado el cierre del proceso de seleccin, ni siquiera para la adicin del trmino previsto para ello. Adicin del contrato: constituye una modificacin del contrato en cuanto al valor del mismo, la cual no podr ser superior al 50% del valor inicialmente pactado. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecucin del contrato. Se predica de los contratos que se encuentran en ejecucin. Adjudicacin: es la decisin emanada del ordenador del gasto o su delegado, por medio de la cual determina el adjudicatario del contrato, y a quien en consecuencia, corresponder, como derecho y como obligacin, la suscripcin del contrato y el cumplimiento de las obligaciones all establecidas. Esta puede desarrollarse mediante una audiencia pblica. Apertura: fecha, hora y lugar a partir de la cual los interesados pueden conocer el pliego de condiciones y presentar propuestas, dentro de los procesos de seleccin objetiva que la entidad estatal decida adelantar para escoger la oferta ms favorable. La apertura se da mediante acto administrativo. Audiencia de aclaracin de pliegos: reunin pblica llevada a cabo entre la entidad, los posibles oferentes y el pblico en general, en la cual se revisa el contenido del pliego de condiciones definitivo, los asistentes presentan sus observaciones al mismo y la entidad da las respuestas y precisiones necesarias o fija un plazo para ello. Audiencia de revisin de riesgos: es el momento en el que, con anterioridad a la presentacin de las ofertas, los oferentes y la entidad revisarn la asignacin de riesgos con el fin de establecer su distribucin definitiva. Bienes de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin: son aquellos que poseen las mismas especificaciones tcnicas, con unidad organizacional de su diseo o de sus caractersticas descriptivas, y comparten patrones de desempeo y calidad
Glosario
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objetivamente definidos. Por bienes y servicios de comn utilizacin entindanse aquellos generalmente requeridos por las entidades y ofrecidos masivamente en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en trminos de prestaciones mnimas y suficientes para la satisfaccin de sus necesidades.1 Bolsas de productos: son instituciones independientes que cumple la funcin de nexo entre las empresas y los consumidores, tienen como objetivo organizar y mantener en funcionamiento un mercado pblico de productos sin la presencia fsica de los mismos. Catlogo nico de bienes y servicios (CUBS): conjunto de cdigos, identificaciones y estandarizaciones, entre otros, de los bienes y servicios de uso comn o de uso en obras que contratan las entidades estatales para garantizar la transparencia de la actividad contractual en cumplimiento de los fines del Estado.2 Certificado de disponibilidad presupuestal: documento que expide el encargado de presupuesto de la entidad, con el cual garantiza la existencia de apropiacin presupuestal disponible y libre de afectacin para la asuncin de compromisos. Afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efecta el correspondiente registro presupuestal. Cierre: es el acto pblico mediante el cual se da por finalizada la recepcin de ofertas para un proceso de seleccin, en el lugar, fecha y hora sealadas en el pliego de condiciones.
Comisionistas: son profesionales expertos en la consecucin y distribucin de recursos, a travs de ellos, las personas naturales y jurdicas pueden conocer la gama de alternativas que ofrece el mercado y recibir asesora en la toma de decisiones.3 Competencia para contratar: atribucin legal para ordenar y dirigir la realizacin de convocatorias pblicas mediante la implementacin de modalidades de seleccin objetiva de contratistas y, celebrar contratos. Consorcio: es una ficcin jurdica que permite a dos o ms personas en forma conjunta presentar una misma propuesta para la adjudicacin, celebracin y ejecucin de un contrato estatal, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarn a todos los miembros que lo conforman.4 Contrato estatal: son contratos estatales todos los actos jurdicos generadores de obligaciones que celebren las entidades estatales, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonoma de la voluntad.5 Declaratoria de desierta: la declaratoria de desierta de la licitacin nicamente proceder por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva y se declarar en acto administrativo en el que se sealarn en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisin.6
1. Artculo 16 del Decreto 2474 de 2008. 2. Pargrafo del artculo 1 de la ley 589 de 2000. 3. www.bvc.com.co/ 4. Numeral 1 del artculo 7 de la ley 80 de 1993. 5. Artculo 32 de la Ley 80 de 1993. 6. Numeral 18 del artculo 25 de la Ley 80 de 1993.
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Estudio de mercado: son las actividades documentadas realizadas para verificar la disponibilidad de bienes o servicios en el mercado, las condiciones en que podran obtenerse, su precio estimado y los posibles oferentes. Estudios y documentos previos: se encuentran conformados por los documentos definitivos que sirven de soporte para la elaboracin de un proyecto de pliego de condiciones, mediante los cuales se analizar la conveniencia e inconveniencia del objeto a contratar con antelacin a la apertura del proceso de seleccin, de manera que se pueda valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad.7 Garanta de seriedad de la oferta: consiste en plizas expedidas por compaas de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantas bancarias y en general, en los dems mecanismos de cobertura de riesgos autorizados, que tienen como finalidad respaldar la seriedad de los ofrecimientos hechos por un proponente durante un proceso de seleccin.8 Manual de contratacin: es un documento interno de cada entidad que tiene por objeto integrar la informacin bsica relativa a los antecedentes, marco jurdico - administrativo, atribuciones, estructura orgnica, el objetivo y la distribucin de funciones entre las diferentes dependencias en lo que tiene que ver con la gestin contractual, contribuyendo a la orientacin del personal existente y de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a la temtica contractual estatal y a la vez proporcionndole un esquema funcional de
los procesos y procedimientos para seleccionar a los contratistas de la misma. Mercado: es la interrelacin de compradores y vendedores, que posibilitan las actividades propias tendientes al intercambio de valores y mercancas. Modalidad de seleccin: es el procedimiento mediante el cual una entidad estatal decide adelantar la seleccin objetiva de un contratista. Puede ser por licitacin pblica, seleccin abreviada, concurso de mritos o contratacin directa. Oferta con valor artificialmente bajo: es aquella que no corresponde con las condiciones objetivas del mercado y del proponente, cuyo valor es sustancialmente inferior a aquel que arrojo el estudio de mercado realizado por la entidad para establecer el presupuesto oficial de un proceso de seleccin. Oferta ms favorable: la oferta ms favorable es aquella que, teniendo en cuenta los factores tcnicos y econmicos de escogencia y la ponderacin precisa y detallada de los mismos, contenida en el pliego de condiciones o en sus equivalentes, resulte ser la ms ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos.9 Ordenador del gasto: es el Representante Legal de la entidad o el funcionario que por delegacin de ste, efectuada a travs de acto administrativo, est facultado para contratar en nombre de la entidad y proferir todos los actos inherentes al proceso de seleccin del contratista, la celebracin, iniciacin,
7. Artculo 3 del Decreto 2474 de 2008. 8. Artculo 7 de la Ley 1150 de 2007. 9. Numeral 2 del artculo 5 de la Ley 1150 de 2007.
Glosario
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ejecucin, terminacin y liquidacin del contrato respectivo. Perfeccionamiento: los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestacin, ste se eleve a escrito y se expida el registro presupuestal respectivo. Pliego de condiciones: documento mediante el cual la entidad detalla los requerimientos para la presentacin de la propuesta, las condiciones de participacin, los requisitos habilitantes, los factores de evaluacin y las dems reglas del proceso de seleccin. Portal nico de contratacin: el Portal nico de Contratacin es la herramienta electrnica mediante la cual las entidades del Estado publican los procesos de seleccin objetiva de contratistas, desde la etapa precontractual hasta la finalizacin de la fase contractual, en cumplimiento del principio de publicidad.10 Productos de origen agropecuario: son los bienes y servicios de carcter homogneo provenientes de recursos agrcolas, pecuarios, forestales y pesqueros, que no hayan sufrido procesos ulteriores que modifiquen sustancialmente sus caractersticas fsicas y/o, qumicas, o que, no obstante haberlos sufrido, conservan su homogeneidad as como aquellos cuya finalidad es la de ser utilizados en las actividades propias del sector agropecuario. Tambin se consideran productos de origen o destinacin agropecuaria los documentos representativos de los mismos.11 Productos homogneos: son aquellos respecto de los cuales existe ms de un proveedor y que tienen patrones de calidad y desempeo
objetivamente definidos por especificaciones usuales del mercado, de tal manera que el nico factor diferenciador entre ellos lo constituye el precio por el cual se transan.12 Propuesta: es el conjunto de documentos presentados por una persona natural o jurdica o por un grupo de estas, durante un proceso de seleccin de contratistas, el cual contiene sus ofrecimientos y la acreditacin de los requisitos exigidos por la entidad en el pliego de condiciones. Registro presupuestal: es la operacin presupuestal mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiacin, garantizando que sta no sea desviada a ningn otro fin. Registro nico de proponentes (RUP): es el registro en el que debe estar inscrita cualquier persona natural o jurdica que quiera contratar con el Estado.13 Requisitos habilitantes: son aquellos exigidos por las Entidades Estatales para participar en un proceso de seleccin, referentes a la capacidad jurdica, condiciones de experiencia, capacidad financiera y organizacin de los proponentes, cuyo cumplimiento es objeto de verificacin, pero no otorga puntaje. Su exigencia debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. Riesgo previsible: son aquellas circunstancias o hechos no imputables a las partes del contrato, que en razn a la naturaleza del mismo, son de posible ocurrencia. Pueden presentarse durante la ejecucin del contrato afectando su equlibrio econmico.
10. http://www.contratos.gov.co 11. Inciso 1 Artculo 50 del Decreto 2474 de 2008. 12. Inciso 2 Artculo 50 del Decreto 2474 de 2008. 13. Cmara de Comercio de Bogot. http://camara.ccb. org.co
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Sistema de informacin para la vigilancia de la contratacin estatal (SICE): es un sistema de informacin que integra todos los datos relevantes del proceso de la contratacin estatal en Colombia, permitiendo su autorregulacin, control institucional y publicidad de las operaciones.14 Sistema electrnico para la contratacin pblica (SECOP): instrumento de apoyo a la gestin contractual de las entidades estatales, que permitir la interaccin de las entidades contratantes, los contratistas, la comunidad y los rganos de control a travs de la articulacin de los servicios electrnicos ofrecidos por el Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal (SICE) y los sistemas de informacin relacionados con la contratacin pblica que se encuentren a cargo del Gobierno Nacional. El SECOP tiene como objetivo dar uniformidad a la informacin sobre la contratacin pblica.15 Subasta inversa: es una puja dinmica efectuada presencial o electrnicamente, mediante la reduccin sucesiva de precios durante un tiempo determinado.16 Subsanabilidad: criterio segn el cual en todo proceso de seleccin de contratistas primar lo sustancial sobre lo formal y en consecuencia la Entidad no podr rechazar una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las
condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos en el pliego de condiciones. Tales requisitos o documentos podrn ser requeridos por la Entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicacin, o hasta el momento en que se establezca en el pliego de condiciones definitivo. Unin temporal: es una ficcin jurdica que permite a dos o ms personas en forma conjunta presentar una misma propuesta para la adjudicacin, celebracin y ejecucin de un contrato estatal, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrn de acuerdo con la participacin en la ejecucin de cada uno de los miembros de la unin temporal.17 Veedura ciudadana: es el mecanismo democrtico de representacin que le permite a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer la vigilancia sobre el proceso de la gestin pblica, frente a las autoridades: administrativas, polticas, judiciales, electorales y legislativas, as como la convocatoria de las entidades pblicas o privadas encargadas de la ejecucin de un programa, proyecto, contrato o de la prestacin de un servicio pblico.
14. http://www.sice-cgr.gov.co/ 15. Artculo 1 del Decreto 2178 de 2006. 16. Artculo 18 del Decreto 2474 de 2008. 17. Numeral 2 artculo 7 de la Ley 80 de 1993.
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II.Principios de la
contratacin estatal
Son aplicables a la contratacin estatal los principios de buena fe en las actuaciones de los particulares y de la administracin, los principios rectores de la funcin administrativa (igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad), el debido proceso, la primaca de lo sustancial sobre lo formal, la igualdad, la publicidad de las actuaciones de la administracin y el control y responsabilidad por las actuaciones del Estado, las normas de interpretacin de la contratacin, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo. En concordancia con los principios enumerados anteriormente, la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007, taxativamente incluyeron los siguientes: Se refleja en la ley en el establecimiento de modalidades de seleccin objetiva, que se encuentran regladas, incluyendo trminos preclusivos y perentorios, fijando etapas de planeacin para la formulacin de requisitos y caractersticas pertinentes a la finalidad que cada entidad busca cumplir, permitiendo una seleccin oportuna y gil.
2. Transparencia
Mediante este principio se busca garantizar la imparcialidad y la igualdad de oportunidades en los procesos de contratacin, seleccionar objetivamente a los contratistas, publicar las decisiones adoptadas en los procesos de seleccin, con el fin de que los interesados puedan controvertirlas, socializar la gestin contractual a travs de la realizacin de convocatorias pblicas por modalidades de seleccin objetiva de contratistas, e igualmente divulgar cuales son las razones que sirven de motivacin a las autoridades en sus decisiones contractuales y promover la moralidad administrativa.
1. Eficiencia
Este principio se encuentra ligado al principio de economa, en tanto busca que las entidades estatales obtengan un buen rendimiento dentro de la gestin contractual.
Principios de la Contratacin Estatal
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3. Economa
En el artculo 25 de la ley 80 de 1993, ste se encuentra como un principio orientador de las actuaciones administrativas dentro de la actividad contractual, impide la interposicin de trmites y/o cargas diferentes de los establecidos en la norma, dndole importancia a los requisitos de fondo y no de forma, pues permite a los oferentes subsanar los errores de forma en la presentacin de sus propuestas, complementado con el artculo 10 del decreto 2474 de 2008, que formula las reglas de subsanabilidad. Tambin se presenta como un elemento intrnseco del gasto pblico, pues mediante ste se impide la apertura de un proceso contractual sin el lleno de los requisitos previos, tales como el anlisis de conveniencia y oportunidad del objeto a contratar, realizado mediante la elaboracin de estudios previos, la consecucin de autorizaciones y aprobaciones necesarias, as como la expedicin del certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con el plan de inversin de la entidad.
4. Responsabilidad
El artculo 26 de la ley 80 de 1993 recoge la presuncin de legalidad que cobija las actuaciones de la administracin, desde este punto de vista es de tener en cuenta que en concurrencia con la actuacin de la administracin se encuentra la actuacin de sus servidores. Las indebidas actuaciones de los servidores pblicos que intervienen en la gestin contractual, desde el carcter subjetivo de su responsabilidad, generan consecuencias de orden penal, disciplinario y patrimonial; mientras que en virtud de la responsabilidad objetiva de la entidad sta slo asumir el carcter patrimonial de una actuacin antijurdica. Ahora bien, los aspirantes a celebrar un contrato estatal tambin asumen una responsabilidad penal y patrimonial, cuando formulen propuestas con condiciones econmicas y de contratacin artificialmente bajas en la bsqueda de la adjudicacin del contrato y cuando oculten inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones en que estn incursos o suministren informacin falsa. As mismo responden por la calidad de los bienes y servicios ofrecidos.
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III.Seleccin Abreviada
Qu es la seleccin abreviada y para qu sirve?
La seleccin abreviada corresponde a la modalidad de seleccin objetiva prevista para aquellos casos en que por las caractersticas del objeto a contratar, las circunstancias de la contratacin o la cuanta o destinacin del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestin contractual.18 Cuando se haya declarado desierto un proceso de licitacin pblica. La enajenacin de bienes del Estado. Productos de origen o destinacin agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos legalmente constituidas. Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y de las Sociedades de Economa Mixta. Los contratos de entidades a cargo de ejecucin de programas de proteccin de personas amenazadas, desmovilizacin y reincorporacin, poblacin desplazada, proteccin de derechos humanos y poblacin con alto grado de exclusin. La contratacin de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional. As las cosas, se hace necesario entrar a estudiar cada una de las causales de la modalidad de seleccin enunciadas, advirtiendo que ste se har partiendo de lo general a lo particular.
Cundo se debe aplicar la seleccin abreviada?

La seleccin abreviada, segn el numeral 2 del artculo 2 de la ley 1150 de 2007, se aplicar cuando se trate de: La adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin por parte de las entidades. La contratacin de menor cuanta. La celebracin de contratos para la prestacin de servicios de salud.
18. Numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007
Seleccin Abreviada
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1. La contratacin de menor cuanta

Se adelantar un proceso de seleccin abreviada por menor cuanta cuando se presente alguna de las siguientes circunstancias: El valor del contrato sea igual o se encuentre dentro del rango de la menor cuanta, la cual se determinar de acuerdo con el presupuesto anual de la entidad contratante. El objeto a contratar no sea la adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin por parte de las entidades publicas. Por la declaratoria de desierta de una licitacin pblica, caso en el cual de no decidirse la entidad estatal por un nuevo proceso de licitacin, podr iniciar el proceso de seleccin abreviada de menor cuanta dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta. Cuando la entidad pblica encuentre que se rene alguno de estos requisitos, tendr que iniciar un proceso de seleccin con los siguientes pasos:
Estarn conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboracin del proyecto de pliego de condiciones, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, as como el de la distribucin de riesgos que esta propone.19 Deben contener como mnimo los siguientes elementos:
a. La descripcin de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratacin

Para describir la necesidad se debe indicar el bien, obra o servicio requeridos con asomo de los antecedentes, justificacin y/o definicin tcnica de la forma en que la entidad puede satisfacer dicha necesidad, siempre en el marco de los planes y/o proyectos de desarrollo, compra y/o inversin. Esta justificacin de la necesidad puede obtenerse contestando las siguientes preguntas: Por qu la entidad necesita adelantar el proceso de seleccin? Cul es el estado actual del contexto que encierra el proceso de seleccin?, por ejemplo, si el objeto consiste en comprar computadores, explicar para que se van a utilizar, o dar razn del estado en que se encuentran actualmente los que estn en uso, o definir si se van a destinar a nuevas dependencias de la entidad. Mediante que rubro presupuestal se va a cubrir el valor del contrato y por qu?
1.1. Elaborar estudios y documentos previos

Los estudios y documentos previos deben realizarse con antelacin a la publicacin del proyecto de pliego de condiciones y se pondran a disposicin en el SECOP de manera simultnea con el proyecto de pliego de condiciones.
19. Artculo 3 del Decreto 2474 de 2008.
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b. La descripcin del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales, y la identificacin del contrato a celebrar
Para describir el objeto del contrato se puede indicar: Objeto: qu bienes o servicios va a adquirir, o qu obra pretende construir; en conclusin qu va a contratar la entidad. El objeto debe ser conciso, preciso y de fcil entendimiento. Alcance: en este punto, si el objeto lo amerita, puede elaborarse una descripcin tcnica
simple de cada tem que haga parte del objeto contractual; a menos que la entidad pretenda adelantar una seleccin abreviada por la modalidad de subasta inversa, en cuyo caso, deber realizar una ficha tcnica detallada que contenga en su totalidad las caractersticas y especificaciones del bien o servicio a adquirir. Para cumplir con este requisito se ha diseado un modelo de ficha tcnica, la cual contiene las caractersticas y especificaciones en trminos de desempeo y calidad. Ella acoge elementos esenciales como la denominacin del bien o servicio, la denominacin tcnica del bien o servicio, la unidad de medida y la descripcin general del mismo.20
Ejemplo de ficha tcnica para el caso de gasolina corriente:

NOMBRE DEL PRODUCTO GENERALIDADES EMPAQUE PRESENTACIN
Gasolina Corriente Regular ndice Octano 81, Sin Plomo (unleaded) Gasolina Corriente es un combustible diseado para motores de encendido por chispa. Tiene menor capacidad antidetonante (octanaje) que la gasolina extra.
Carrotanques o entregas en EDS Lquida y en envases seguros. Lugar de Ejecucin y/o de Entrega: precisar el sitio o lugar exacto de entrega de los bienes o de ejecucin de las obras o servicios. Valor estimado del contrato: definir el valor del presupuesto oficial que se va a destinar para la ejecucin del contrato. Forma de pago: establecer la manera como se va acancelar el valor del contrato en detalle;
Para identificar el contrato a celebrar se puede indicar: Tipo de Contrato: tipificar el contrato a celebrar, entre otros: obra pblica, prestacin de servicios, compraventa, suministro, etc. Plazo de Ejecucin: estimar de manera certera cuanto tiempo se puede tardar el contratista en ejecutar el objeto del contrato.
Seleccin Abreviada
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si se consideran anticipos o pagos anticipados, pagos parciales sujetos a entrega de informes de actividades, bienes o actas de entrega; o si el pago es contra entrega previa presentacin y aprobacin de una factura o cuenta de cobro. Supervisin y/o interventora: concretar quin se encargar de vigilar el correcto cumplimiento del objeto del contrato, sea de manera interna mediante una supervisin y/o de manera externa mediante una interventora. Obligaciones generales del contratista: determinar detalladamente las obligaciones del futuro contratista y las actividades a realizar; por ejemplo: Cumplir con el objeto del contrato. Ejecutar el objeto del contrato de acuerdo a lo estipulado en los pliegos de condiciones y a la oferta presentada por el contratista. Constituir las plizas pactadas en el contrato. Hacer las publicaciones a que haya lugar. Obrar con diligencia y el cuidado necesario en los asuntos que le asigne el supervisor y/o interventor del contrato. Presentar oportunamente las respectivas facturas o cuentas de cobro. Presentar los certificados de pago de aportes parafiscales. Las dems inherentes al objeto del contrato.
modalidad determinada; por ejemplo, para este caso se pude tener en cuenta el siguiente texto: El objeto a contratar se cuantific en la suma de $_________, valor que se encuentra dentro del rango establecido para la menor cuanta de la Entidad, la seleccin objetiva del contratista se llevar a cabo por la modalidad de Seleccin Abreviada Menor Cuanta, de acuerdo con lo sealado en el artculo 2, numeral 2 literal b) de la ley 1150 de 2007 y el artculo 44 del Decreto 2474 de 2008.
d. El anlisis que soporta el valor estimado del contrato

El valor estimado del contrato es el fruto de un minucioso estudio de mercado que la entidad debe realizar no slo con el fin de precisar el valor aproximado de los bienes, obras o servicios que requiere, sino para definir de manera ms exacta la naturaleza de los mismos, por lo que dentro del estudio previo se deben incluir sus resultados. Un estudio de mercado es una herramienta de mercadeo que permite y facilita la obtencin de datos, que mediante su anlisis, pueden definir al consumidor la mejor alternativa para satisfacer su necesidad. Uno de los mtodos utilizados por un consumidor para hacer un estudio de mercado es mediante la realizacin de un sondeo de mercado solicitando cotizaciones a diferentes proveedores a partir de una ficha tcnica predeterminada del producto requerido. A manera de ejemplo, los resultados del sondeo de mercado pueden plasmarse dentro del estudio previo de la siguiente manera:
c. Los fundamentos jurdicos que soportan la modalidad de seleccin

Estos se encuentran compuestos por las normas que le permiten a la entidad llevar a cabo un proceso de seleccin mediante el uso de una
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DESCRIPCIN TCNICA Bien Papel higienico tamao jumbo color blanco de textura suave por 400 metros elaborado con papel no reciclado, sin aromas Presentacin Cantidad
COTIZACIN No. 1 COTIZACIN No. 2 Precio sin Precio sin Valor Total Valor Total Iva Iva
Rollo
1800
6.000
10.800.000
8.159
14.686.200
Ref. Sondeo de mercado realizado Noviembre de 2008
Finalmente debe concluirse como se va a fijar el valor del presupuesto oficial para la contratacin, explicando si es a partir del valor ms bajo o ms alto de las cotizaciones recolectadas en el sondeo de mercado, o si es fruto de una media aritmtica, armnica o geomtrica entre las mismas. Sin importar la modalidad de precio propuesto por la entidad, para la estimacin del presupuesto oficial, sta deber partir de precios unitarios as busque la obtencin de un precio global. De sta forma, desde el estudio previo, cuando se permita la presentacin de ofertas parciales se obtendr el valor global por tem, entendido ste como un conjunto de bienes agrupados con el objetivo de ser adquiridos como un todo. En todo caso el estudio de mercado puede hacer que la entidad replantee la necesidad inicialmente propuesta, como resultado del anlisis y confrontacin de los datos. Los documentos as recolectados hacen parte de los estudios y documentos previos.
e. La justificacin de los factores de seleccin que permitan identificar la oferta ms favorable

Siendo la oferta ms favorable aquella que teniendo en cuenta los factores tcnicos y econmicos de escogencia y la ponderacin precisa y detallada de los mismos, resulte ser la ms ventajosa para la entidad, en los procesos de seleccin objetiva de contratistas, llevados a cabo mediante el uso de la modalidad de seleccin abreviada donde se halla invocado como causal la menor cuanta y, para los que se realicen aplicando este mismo procedimiento, la oferta ms favorable puede establecerse mediante una de las siguientes consideraciones: La ponderacin de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o frmulas. La ponderacin de elementos de calidad y precio que representen la mejor relacin costo beneficio.
Seleccin Abreviada
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Se diferencian la una de la otra en que la primera no cuantifica en trminos monetarios los elementos que ofrecen ventajas adicionales para la ejecucin del contrato, sino que simplemente evala dichos ofrecimientos mediante la asignacin de puntajes, mientras que la segunda s cuantifica en trminos monetarios los elementos que constituyan un valor agregado, midiendo as el beneficio para la entidad. De cualquier manera todos los requisitos se definirn en detalle, dentro del pliego de condiciones, sin perjuicio de aquellos postulados considerados individualmente para cada tipo de contrato.
contrato, el mtodo es cualitativo. De la mezcla de estos dos podemos obtener un mtodo mixto. Cmo tipificar los riesgos? Para tipificar un riesgo es necesario realizar el anlisis del objeto del contrato a suscribir. De las acciones a ejecutar se pueden desprender circunstancias de posible ocurrencia, que no se encuentran dentro del alea normal de las obligaciones adquiridas por cada una de las partes en la relacin contractual; es decir estas circunstancias son ajenas a las partes, tienen una causa externa a la mismas y, de presentarse su efecto sera la afectacin econmica del contrato variando los valores inicialmente establecidos. Identificado as una o varias circunstancias, de ser estas semejantes, pueden ajustarse a una sola descripcin, esta descripcin o definicin es el tipo del riesgo. A manera de ejemplo, un tipo de riesgo para un contrato de suministro podra ser: variaciones en el costo de los materiales. Cmo estimar los riesgos? Una vez identificado el tipo de riesgo a partir de la descripcin que se le ha dado, la estimacin es la evaluacin del impacto econmico que generara la ocurrencia del mismo en los valores inicialmente tasados en el contrato, para lo cual se pueden establecer estndares de afectacin teniendo como punto de referencia la probabilidad de ocurrencia de tal circunstancia, esto con el fin de lograr obtener una unidad de medida que arroje un porcentaje de la afectacin. A manera de ejemplo, se puede fijar una probabilidad de ocurrencia utilizando como unidad
f. El soporte que permita la estimacin, tipificacin y asignacin de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio econmico del contrato
El estudio de los riesgos previsibles del contrato se realiza para contemplar cual de las partes asumir las consecuencias de un hecho daino de posible ocurrencia, que afecte el equilibrio econmico del contrato, con el fin de restablecerlo. Este anlisis puede hacerse mediante la implementacin de un mtodo cuantitativo, cualitativo o mixto en consideracin a la fuente de que disponga la entidad para valorar cada uno de los eventos que pretenda tipificar como riesgo contractual. Es decir, si la fuente para la estimacin, tipificacin y asignacin de los riesgos previsibles, esta compuesta por datos histricos el mtodo es cuantitativo. Si por el contrario la fuente es el sentido que las personas dan a las circunstancias y hechos particulares de posible ocurrencia que puedan llegar a afectar el equilibrio econmico del
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de medida un lmite de tiempo, es decir si se fija un lmite de tiempo de cinco aos, la probabilidad de ocurrencia sera alta al considerar el punto mximo de nmero de veces que tal circunstancia se ha repetido en ese lmite de tiempo. Es as como, si durante los ltimos cinco aos la variacin de los costos de los materiales se ha producido OPININ Imposible Improbable Ocasional Moderado Frecuente EXPRESIN EMPLEADA Muy difcil que ocurra Muy bajas posibilidades que ocurra Ha ocurrido pocas veces Ha ocurrido varias veces Alta posibilidad de ocurrencia
en cinco oportunidades, ese sera el limite para poder establecer una probabilidad de ocurrencia frecuente; a partir de esta consideracin se pueden fijar rangos de probabilidad de ocurrencia para obtener el porcentaje de las mismas. El resultado de este anlisis se concreta as:
APRECIACIN 1 caso en 5 aos 1 caso en 4 aos 1 caso en 3 aos 1 caso en 2 aos 1 caso en 1 ao
PROPABILIDAD 1/5 = 0,2 1/4 = 0,25 1/3 = 0,33 1/2 = 0,5 1/1 = 1
Entre ms rangos sean contemplados los resultados obtenidos sern ms exactos. Seguidamente ha de cuantificarse un porcentaje de afectacin estndar para materializarlo en
trminos financieros, a partir del valor del contrato, o de otro valor a consideracin de la entidad, que se relacione con el contrato. Esta cuantificacin puede ser as:
OPININ Insignificante Menor Grave Crtica
CRITERIOS DE LA MAGNITUD DE LA CONSECUENCIA DEL EVENTO

Dao econmico final
Desde el 0% y hasta el 25% del Valor del Contrato Ms del 26% y hasta el 50% del Valor del Contrato Mas del 51% y hasta el 75% del Valor del Contrato Mas del 76% y hasta el 100% del Valor del contrato
Seleccin Abreviada
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Finalmente, el valor cuantificado de la probabilidad de ocurrencia por el porcentaje del impacto econmico da como resultado el valor del riesgo. Este ejercicio es el resultado de una consideracin subjetiva de la probabilidad de ocurrencia del riesgo y de su impacto econmico. Si la entidad posee datos sobre la ocurrencia de los riesgos que tipifica obtendra una medida ms aproximada para cuantificar dichas circunstancias. Cmo asignar los riesgos? La asignacin de los riesgos es el sealamiento que propone la entidad al oferente sobre quin debe asumir las consecuencias de la afectacin econmica dado el caso en el que se presente la circunstancia prevista en la tipificacin. TIPO DE RIESGO
Para asignar el riesgo se propone tener en cuenta las siguientes reflexiones:21 Cul de las partes se encuentra en mejor disposicin de evaluarlos, controlarlos y administrarlos. Cul de las partes dispone de mejor acceso a los instrumentos de proteccin, mitigacin y/o de diversificacin. Cmo plasmar el estudio de los riesgos? El estudio de los riesgos puede concretarse en una matriz de riesgos, en la que se resuman todos los elementos y variables contemplados. A manera de ejemplo esta matriz puede integrase as:
ESTIMACIN Magnitud Probabilidad de ocurrencia Ocasional
Variaciones en el costo Menor de los materiales.
Vlr Riesgo Probabilidad de ocurrencia por magnitud
ASIGNACIN Contratista Entidad % %
g. El anlisis que sustenta la exigencia de los mecanismos de cobertura que garantizan las obligaciones surgidas con ocasin del proceso de seleccin y del contrato a celebrar
Garanta de seriedad de la oferta Para la participacin en el proceso de seleccin se le exigir a los proponentes la constitucin de una garanta que ampare la seriedad de los ofrecimientos que realice.
Garanta nica de cumplimiento De acuerdo con el tipo de contrato a celebrar se debe evaluar si es necesario amparar o no algunos de los valores aqu definidos. Por ejemplo si es un contrato de suministro, no ser necesario amparar un valor por concepto de estabilidad de obra. Al respecto el artculo 17 del Decreto 679 de 1994, contempla que se debern incluir dentro de la garanta nica de cumplimiento nicamente como riesgos amparados aqullos que
21. Documento CONPES 3107.
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correspondan a las obligaciones y prestaciones del respectivo contrato. Esta norma pone de presente los siguientes amparos: El valor del amparo de anticipo o pago anticipado deber ser equivalente al ciento por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a ttulo de anticipo o pago anticipado, en dinero o en especie para la ejecucin del mismo. El valor del amparo de cumplimiento no ser inferior al monto de la clusula penal pecuniaria ni al diez por ciento (10%) del valor del contrato. El valor del amparo de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones ser igual cuando menos al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y deber extenderse por el trmino de vigencia del contrato y tres aos ms. El valor de los amparos de estabilidad de la obra, calidad del bien o servicio y correcto funcionamiento de los equipos, ha de determinarse en cada caso con sujecin a los trminos del contrato con referencia en lo pertinente al valor final de la obra, bien o servicio contratado u objeto del contrato. Responsabilidad civil extracontractual en que incurra el asegurado por daos causados a bienes y/o a terceros que ocurran en conexin directa con la ejecucin del contrato o por lesiones, incluyendo la muerte causada a una o varias personas, la cual ser igual al diez por ciento (10%) del valor total del contrato. Estas garantas deben cubrir la vigencia del contrato, no obstante lo anterior, en cualquier evento en que se aumente el valor del contrato
o se prorrogue su vigencia deber ampliarse o prorrogarse la correspondiente garanta. El contenido de los estudios y documentos previos podr ser ajustado por la entidad con posterioridad a la apertura del proceso de seleccin; si tal modificacin implica cambios fundamentales se podr revocar el acto administrativo de apertura.
1.2. Expedicin del certificado de disponibilidad presupuestal (CDP)

Se debe realizar antes de la expedicin de la correspondiente resolucin de apertura, teniendo en cuenta que no debe publicarse en el SECOP este certificado. El CDP es el garante de que la entidad si cuenta con el presupuesto para pagar al contratista el valor del contrato celebrado y ejecutado.
1.3. Elaboracin y publicacin de un aviso de Convocatoria para la Contratacin

Este aviso debe publicarse con anterioridad a la publicacin del proyecto de pliego de condiciones en el SECOP y deber contener: a. El objeto a contratar. b. La modalidad de seleccin a utilizar. c. El lugar fsico o electrnico donde puede consultarse: El proyecto de pliego de condiciones. El presupuesto oficial del contrato. Los estudios y documentos previos.
Seleccin Abreviada
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1.4. Elaboracin y publicacin del proyecto de Pliego de Condiciones

Debe publicarse en el SECOP cuando menos con cinco (5) das hbiles de antelacin a la fecha del acto que ordena la apertura del proceso de seleccin, simultneamente con los estudios y documentos previos que sirvieron de base para su elaboracin. Esta publicacin se realiza con el propsito de suministrar al pblico en general la informacin que le permita formular observaciones a su contenido. La informacin publicada debe ser veraz, responsable, ecunime, suficiente y oportuna. La publicacin de los proyectos de pliegos de condiciones o sus equivalentes no genera obligacin para la entidad de dar apertura al proceso de seleccin.
Las respuestas a las observaciones se deben publicar antes de la expedicin y publicacin del Acto Administrativo de Apertura y del pliego de condiciones definitivo.
1.6. Expedicin y publicacin del acto administrativo de apertura del proceso de seleccin
El acto administrativo de apertura se debe publicar en el SECOP, con antelacin a la publicacin de los pliegos de condiciones definitivos simultneamente, en la misma fecha de su expedicin o a ms tardar dentro de los tres (3) das siguientes a la misma. Este acto debe estar motivado por el jefe de la entidad o su delegado y sealar, como mnimo, lo siguiente:22 a. El objeto de la contratacin a realizar. b. La modalidad de seleccin que corresponda a la contratacin. c. El cronograma del proceso, con indicacin expresa de las fechas y lugares en que se llevarn a cabo las audiencias que correspondan. d. El lugar fsico o electrnico en que se puedan consultar y retirar el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos y definitivos, los cuales estarn disponibles desde la fecha del acto de apertura. e. La convocatoria para las veeduras ciudadanas. f. El certificado de disponibilidad presupuestal,
1.5. Recepcin de observaciones al proyecto de pliego de condiciones y publicacin de las respuestas

Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones deben recibirse cuando menos durante los cinco (5) das hbiles siguientes a su publicacin. Se recomienda responder dos (2) das despus de vencido el trmino para la presentacin de las mismas, mediante un documento que debe publicarse en el SECOP, el cual debe contener las observaciones y sus correspondientes respuestas, as como las razones por la cuales la entidad las acoge o las rechaza.
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en concordancia con las normas orgnicas correspondientes. g. Los dems asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con la modalidad de seleccin abreviada.
d. Las condiciones de celebracin del contrato (Presupuesto, forma de pago, mecanismo de cobertura del riesgo). e. Proyecto de Minuta del Contrato a celebrarse y los dems documentos que sean necesarios. Lo referente en el literal a) se deber presentar siempre en documento separable del pliego de condiciones como Anexo Tcnico.
1.7. Publicacin del pliego de condiciones definitivo

Como se dijo en el numeral anterior la publicacin del pliego de condiciones definitivo debe realizarse simultneamente o con posterioridad a la publicacin del acto administrativo de apertura en el SECOP. En el pliego de condiciones se deben establecer los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la seleccin objetiva y deber detallar claramente los requerimientos para la presentacin de la propuesta, mediante la definicin de reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la confeccin de ofrecimientos de la misma ndole. As las cosas el pliego deber contener como mnimo:23 a. La descripcin tcnica detallada y completa del objeto a contratar, ficha tcnica del bien o servicio de caractersticas tcnicas y uniformes y de comn utilizacin, los requerimientos tcnicos, segn sea el caso. b. Los fundamentos del proceso de seleccin, con las reglas objetivas que gobiernan la presentacin y las ofertas as como la evaluacin y ponderacin de las mismas, y la adjudicacin del contrato. c. Las razones y causas que generaran el rechazo de la oferta o declaratoria de desierto del proceso.
1.8. Manifestacin de inters en participar

Los posibles oferentes interesados en presentar propuestas debern manifestarlo a la entidad utilizando el mecanismo establecido en el pliego de condiciones definitivo para tal efecto, a ms tardar dentro de los tres (3) das siguientes al acto de apertura del proceso. Esta manifestacin deber contener, adems de la intensin de participar, el sealamiento de formas de contacto y comunicacin eficaces a travs de los cuales la entidad podr informar directamente a los interesados sobre la fecha y hora de la audiencia pblica de sorteo, si a ella hubiere lugar. La manifestacin de inters es requisito habilitante para la presentacin de la respectiva oferta.
1.9. Conformacin de la lista de posibles oferentes y audiencia de sorteo para consolidacin de oferentes
Esta lista se conformar con aquellos que hayan manifestado su inters en participar en el proceso selectivo. Debe publicarse en el SECOP el da
Seleccin Abreviada
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hbil siguiente al vencimiento del trmino para la manifestacin de inters. Si han manifestado su inters ms de diez (10) personas, el Jefe de la entidad o su delegado dar paso al sorteo para conformar la lista con un nmero no inferior a este, en el pliego de condiciones definitivo se establecer el mecanismo para confirmar con cada interesado el da y la hora de realizacin de la audiencia de sorteo y de este se levantar un acta, que se publicar en el SECOP. Si el nmero de interesados es inferior o igual a diez (10) la entidad deber adelantar el proceso de seleccin con ellos. Aquellos que se encuentre dentro de esta lista podrn presentar propuestas. El sorteo se realizar siempre en audiencia pblica.
Los interesados deben contar con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas.
1.11. Cierre
El lugar, da y hora indicados para el cierre estar sealado en el correspondiente acto administrativo de apertura. El termino para presentar propuestas no podr ser inferior a cinco (5) das hbiles, y podr ser prorrogado a criterio de la entidad o cuando lo soliciten las 2/3 partes de los interesados. Las ofertas recibidas sern abiertas y se dejar constancia mediante un acta que contendr la identificacin del proponente junto con la descripcin fsica del documento presentado. Esta acta se publicar en el SECOP. En caso de realizacin del sorteo para conformar la lista de posibles oferentes, el plazo para la presentacin de ofertas se contar a partir del da hbil siguiente al mismo.
1.10. Expedicin y publicacin de adendas.

Podrn realizarse modificaciones al pliego de condiciones definitivo, siempre que estas no sean sustanciales o afecten el objeto del contrato a celebrar, mediante la expedicin de adendas. Estas deben publicarse en el SECOP en la fecha de su expedicin, o, a ms tardar dentro de los tres (3) das hbiles siguientes. En el pliego de condiciones definitivo se sealar el plazo mximo para su expedicin. En ningn caso podrn expedirse y publicarse el mismo da en que se tiene previsto el cierre del proceso de seleccin, ni siquiera para la adicin del trmino previsto para ello.
1.12. Evaluacin de las propuestas

La evaluacin de propuestas esta compuesta por la verificacin del cumplimiento de los requisitos habilitantes contemplados en el pliego de condiciones definitivo, as como de la valoracin de los ofrecimientos tcnicos y econmicos de las mismas. De ser necesario que los oferentes subsanen requisitos habilitantes, se recomienda que dentro del pliego de condiciones definitivo se contemple un
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trmino para que la entidad realice tal requerimiento en condiciones de igualdad a todos los proponentes, dentro de aquel dispuesto para la evaluacin. Las propuestas debern ser evaluadas de forma objetiva, aplicando exclusivamente las reglas contenidas en el pliego de condiciones definitivo, que permitan seleccionar la oferta ms favorable. El resultado de la evaluacin deber ser publicado en el SECOP a ms tardar dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a su finalizacin. El tiempo que la entidad tome para evaluar las propuestas no podr ser mayor al sealado para la presentacin de las mismas.
El trmino de traslado del informe de evaluacin es el sealado por la entidad en el manual de contratacin.
1.14. Adjudicacin o declaratoria de desierta

La adjudicacin o declaratoria de desierta de la seleccin abreviada se realizar mediante acto administrativo motivado, sin perjuicio de que la entidad pueda llevar a cabo una audiencia pblica de adjudicacin cuando se requiera. El acto de adjudicacin no tendr recursos de va gubernativa a diferencia del acto en virtud del cual se declara desierto el proceso de seleccin, pues contra este ltimo procede el recurso de reposicin. El trmino para que la entidad tome la decisin es el que seale en el pliego de condiciones definitivo. El acto administrativo de adjudicacin o de declaratoria de desierta deber publicarse en el SECOP al da siguiente de su expedicin o dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la misma. En caso de declararse desierto el proceso la entidad podr iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicacin del proyecto de pliego de condiciones.
1.13. Traslado del informe de evaluacin

Los informes de evaluacin de las propuestas permanecern en la secretara de la entidad por el trmino indicado en el pliego de condiciones para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes, trmino que se contar a partir de la publicacin que del informe se haga en el SECOP. La entidad podr expedir copias de las actuaciones y propuestas recibidas a aquellas personas que demuestren inters legtimo.
Seleccin Abreviada
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Flujograma del procedimiento de Seleccin Abreviada de Menor Cuanta

1 ENTIDAD
INICIO Elaborar Estudios y Documentos Previos
* Estudios y Diseos * Presupuesto * Anlisis de Riesgos
2 ENTIDAD
Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal
* CDP
8^ Entidad
Elaborar y Publicar el Pliego de Condiciones Definitivo
* Pliego de Condiciones Definitivo SIMBOLOGA DE ELABORACIN DE FLUJOGRAMAS
7^ Entidad
Dar Apertura al Proceso de Seleccin
* Acto Administrativo de Apertura
9 interesados
Lmites: este smbolo se usa para identificar el inicio y el fin de un proceso.
10^ Entidad
Conformar la Lista de Posibles Oferentes
* Lista de Posibles Oferentes
Manifestar el Inters en Participar
SI
NO
Decisin: representa al punto del proceso donde se debe tomar una decisin. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran la direccin del proceso, en funcin de la respuesta real.
16^ Entidad
Declarar Desierto el Proceso
* Acto Administrativo de Declaratoria de Desierta
15^ Entidad
FIN Adjudicacin o Declaratoria de Desierta
* Informe de Evaluacin Definitivo * Acto Administrativo de Adjudicacin o Declaratoria de Desierta
Lneas de Flujo: lneas que indican un flujo direccional de las operaciones
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3^ Entidad
Elaborar y Publicar Aviso de Convocatoria Pblica
* Aviso de Convocatoria Pblica
4^ Entidad
Elaborar y Publicar Proyecto de Pliego de Condiciones
* Proyecto de Pliego de Condiciones
6^ Entidad
Responder y Publicar Observaciones
* Observaciones y Respuestas
5 INTERESADOS
Presentar Observaciones al Proyecto de Pliegos de Condiciones
SIMBOLOGA DE ELABORACIN DE FLUJOGRAMAS
11^ ENTIDAD E INTERESADOS

Presentar Ofertas (Cierre)
* Ofertas * Acta de Cierre
Se presentaron ofertas?
NO
SI
Operacin: representa una etapa del proceso. El nombre de la etapa y de quien la ejecuta se registran al interior del rectngulo.
14^ ENTIDAD
Publicacin de las Observaciones Presentadas al Informe de Evaluacin
13 PROPONENTES
Presentar Observaciones al Informe de Evaluacin (Traslado)
* Informe de Evaluacin * Oficios de Solicitud de Aclaraciones
12^ Entidad
Verificar y Evaluar Ofertas y Publicar el Informe de Evaluacin
* Informe de Evaluacin * Oficios de Solicitud de Aclaraciones
Documento: simboliza al documento resultante de la operacin respectiva.
^ Actividades que requieren publicidad en el sistema electrnico para la contratacin pblica (SECOP)
Conector: salida hacia, o entrada desde, otra parte del diagrama de flujo. Se utiliza para evitar un cruce excesivo de lneas de flujo. Los conectores de salida y de entrada contienen claves de letras o nmeros.
Seleccin Abreviada
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2. Adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin

Para adelantar un proceso de seleccin de contratistas a travs de la modalidad de seleccin abreviada invocando esta causal, la entidad tendr como nico criterio para justificar su escogencia aquel referente a la naturaleza de los bienes, as mismo adelantar el procedimiento utilizando el mecanismo de subasta inversa. Los pasos a seguir en desarrollo del procedimiento sealado para esta causal se desglosaran a continuacin, advirtiendo que por tratarse de un procedimiento similar al ya explicado, no se realizar un anlisis de los requisitos descritos en los numerales 1.1 1.7, 1.12 y 1.13., que le son aplicables en el mismo orden y de la forma ya relacionada. Este procedimiento no requiere del cumplimiento de los requisitos sealados en los numerales 1.8 y 1.9.
habilitacin o no del proponente para participar en el evento subasta. La propuesta econmica solo se abrir para la realizacin de la subasta inversa. Si slo un oferente resultare habilitado para participar en la subasta, la entidad ampliar el plazo para la presentacin de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio, por el trmino indicado en el pliego de condiciones, el cual no podr ser en ningn caso mayor de la mitad del inicialmente previsto. La entidad adjudicar el contrato al nico proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial. El trmino para realizarse y su publicacin en el SECOP, as como los requisitos habilitantes son similares a los estudiados anteriormente.
2.3 Subasta
Se realizar en el lugar, fecha y hora indicados en el pliego de condiciones definitivo. Siendo esta una puja dinmica efectuada presencial o electrnicamente, mediante la reduccin sucesiva de precios durante un tiempo determinado, para que pueda llevarse a cabo debern resultar habilitados por lo menos dos (2) proponentes. La oferta ms favorable a la entidad ser aquella con el menor precio. Existen dos clases de subasta inversa: a. Subasta inversa presencial:24 se desarrollar en audiencia pblica y los lances se harn por escrito, all deben seguirse las siguientes reglas: La entidad abrir los sobres con las ofertas iniciales de precio y comunicar a los participantes en la audiencia cul fue la menor de ellas.
2.1 Cierre
El lugar, da y hora indicadas para el cierre estar sealado en el correspondiente acto administrativo de apertura. Las propuestas debern ser presentadas en dos sobres: uno que contendr los documentos que verifiquen las condiciones de los proponentes y otro que contenga la oferta econmica, la cual se abrir en el momento de realizar el evento subasta.
2.2. Evaluacin de las propuestas

La evaluacin es la verificacin de los requisitos habilitantes, por lo que su resultado es la
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La entidad otorgar a los proponentes un trmino comn sealado en el pliego de condiciones para hacer un lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de precio a que se refiere el inciso anterior. Los proponentes harn su lance utilizando los sobres y los formularios suministrados. Un funcionario de la entidad recoger los sobres cerrados de todos los participantes. La entidad registrar los lances validos y los ordenar descendentemente. Con base en ste orden, dar a conocer nicamente el menor precio ofertado. Los proponentes que no presentaron un lance valido no podrn seguir presentndolos durante la subasta. La entidad repetir el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningn lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior. Una vez adjudicado el contrato, la entidad har pblico el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes. En caso de existir empate se adjudicar el contrato al que present la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se desempatar por medio de sorteo.
Los pliegos de condiciones determinarn mrgenes mnimos de mejora de ofertas por debajo de los cuales los lances no sern aceptables. b. Subasta inversa electrnica: Los proponentes que resulten habilitados para participar en la subasta presentarn sus lances de precio electrnicamente, usando para el efecto las herramientas tecnolgicas y los medios de seguridad definidos en el pliego de condiciones. Si en el curso de una subasta dos o ms proponentes presentan una postura del mismo valor, se registrar nicamente la que haya sido enviada cronolgicamente en primer lugar. Conforme avanza la subasta el proponente deber ser informado por parte del sistema o del operador tecnolgico que brinda servicios de subasta, de la recepcin de sus lances y la confirmacin de su valor, as como el orden en que se ubica su propuesta, sin perjuicio de la confidencialidad que se mantendr sobre la identidad de los proponentes. En ningn caso se har pblico el valor de las ofertas durante el desarrollo de la subasta. En caso de que el proponente no haga nuevas posturas de precio en el certamen, dicho precio inicial se considerar su propuesta final.
Seleccin Abreviada
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Flujograma del procedimiento de Seleccin Abreviada Mediante Subasta Inversa

1 ENTIDAD
INICIO Elaborar Estudios y Documentos Previos
* Estudios y Diseos * Presupuesto * Anlisis de Riesgos
2 ENTIDAD
Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal
* CDP

3^ ENTIDAD
11 PROPONENTES
Presentar Observaciones al Informe de Verificacin (Traslado)
SIMBOLOGA DE ELABORACIN DE FLUJOGRAMAS *Observaciones de los Proponentes
10^ ENTIDAD
Verificar los Requisitos Habilitantes y Publicar Resultado de la Verificacin
* Informe de Verificacin * Oficios de Solicitud de Aclaraciones
SI
Se presentaron ofertas? NO
12^ ENTIDAD
13^ ENTIDAD
Desarrollar Audiencia Pblica de Verificacin de Proponentes Habilitados
*Acta de Audiencia
SI Existe Pluralidad de Proponentes Habilitados? NO
SI
Publicacin de las Observaciones Presentadas al Informe de Verificacin
NO
17^ ENTIDAD
Existe un Proponente Habilitado? NO SI Ampliacin del Plazo para Presentacin de Ofertas
*Aviso
18 INTERESADOS
Pasa a la Actividad 16
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Bienes y Servicios de Caractersticas Tcnicas Uniformes y de Comn Utilizacin

4^ ENTIDAD
5 INTERESADOS
Presentar Observaciones al Proyecto de Pliegos de Condiciones
6^ ENTIDAD
* Observaciones y Respuestas
9^ ENTIDAD E INTERESADOS
8^ ENTIDAD
Elaborar y Publicar el Pliego de Condiciones Definitivos
* Pliego de Condiciones Definitivo
7^ ENTIDAD
* Acto Administrativo de Apertura SIMBOLOGA DE ELABORACIN DE FLUJOGRAMAS
14^ ENTIDAD Y PROPONENTES

Desarrollar Evento Subasta Inversa
*Resultado del Certamen
16^ ENTIDAD
FIN
Operacin: representa una etapa del proceso. El nombre de la etapa y de quien la ejecuta se registran al interior del rectngulo.
15^ ENTIDAD
Se presentaron ofertas? SI NO Desarrollar Audiencia de Adjudicacin o Declaratoria de Desierta
* Informe de Evaluacin Definitivo * Acto Administrativo de Adjudicacin o Declaratoria de Desierta
SI
19^ ENTIDAD Y PROPONENTES

Se Repiten las Siguientes Etapas: 10, 11, 12, 13
Existe Pluralidad de Proponentes Habilitados? NO
Seleccin Abreviada
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3. Contratos de prestacin de servicios de salud

En esta causal se utiliza el procedimiento establecido en el manual interno de contratacin de la entidad, siempre teniendo en cuenta los precios del mercado.
Las personas naturales o jurdicas que presten dichos servicios deben estar inscritas en el registro especial nacional del Ministerio de la Proteccin Social o quien haga sus veces. Para la celebracin de contratos de prestacin de servicios de salud pueden seguirse los pasos que a continuacin se describen:
Flujograma de contratos de prestacin de servicios de salud 1 ENTIDAD

Elabora Estudios Previos
Verifica y Considera Precios del Mercado
2 ENTIDAD
3 ENTIDAD
Elabora Contrato
4. Seleccin abreviada por declaratoria de desierta de la licitacin pblica

Se aplica cuando se ha declarado desierto un proceso de licitacin pblica si persiste para la entidad la necesidad de la contratacin. As las cosas, se puede iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta de la licitacin pblica bajo las reglas del proceso de menor cuanta. Para esta causal se aplica el procedimiento de menor cuanta con excepcin de la manifestacin de inters y el sorteo para la consolidacin de oferentes.25
5. Enajenacin de bienes del Estado

Para la enajenacin de bienes del Estado existen varias disposiciones a saber: a. Ley 226 de 1995 aplicable para la enajenacin de la propiedad accionaria estatal. b. Decreto 254 de 2000 y ley 1105 de 2006 aplicables para la enajenacin de bienes de las entidades en liquidacin. c. Decreto 1170 de 2008 para la enajenacin de bienes a cargo del Fondo para la Rehabilitacin, Inversin Social y lucha contra el Crimen Organizado de la Direccin Nacional de Estupefacientes (FRISCO). d. Decreto 4444 de 2008 que reglamenta parcialmente la causal que da origen a la
Seleccin Abreviada
41
aplicacin de la causal de seleccin abreviada de contratistas. Este ltimo establece diversos mecanismos para la enajenacin de bienes muebles e inmuebles de propiedad del Estado, los cuales son: a. Enajenacin directa por oferta en sobre cerrado. b. Enajenacin directa a travs de subasta pblica. c. Enajenacin a travs de promotores, banqueros de inversin, martillo bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities u otros profesionales idneos. d. Enajenacin de bienes a titulo gratuito entre entidades pblicas. e. Enajenacin onerosa de bienes a Central de Inversiones S.A. CISA-. En esta misma norma se establecen los siguientes requisitos especiales:
Adems de los requisitos que fueron explicados en el numeral 1.1. de este texto, los estudios y documentos previos para la enajenacin de bienes del estado mediante el mecanismo de enajenacin directa por oferta en sobre cerrado deben contener el avalo comercial del bien y su precio mnimo de venta. El avalo comercial de bienes podr ser adelantado por: a. El Instituto Geogrfico Agustn Codazzi. b. Bancas de inversin. c. Personas naturales o jurdicas de carcter privado que se encuentren registradas en el Registro Nacional de Evaluadores. El avalo comercial de bienes muebles puede ser el resultado del estudio de las condiciones del mercado que realice la entidad teniendo en cuenta el valor registrado en sus libros contables. El precio mnimo de venta podr ser obtenido teniendo en cuenta las siguientes variables de acuerdo a la naturaleza del bien as:
a. Contenido de los estudios y documentos previos
Bienes inmuebles
Bienes muebles
Valor del avalo Ingresos Gastos Tasa de descuento Tiempo de comercializacin Factores que definen el tiempo de comercializacin Estado de saneamiento de los activos Calculo del precio mnimo de venta
Valor del avalo. Ingresos. Valor de la depreciacin del bien mueble. Gastos. Tasa de descuento. Tiempo de comercializacin. Calculo del precio mnimo de venta
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b. Contenido del aviso de convocatoria

Este aviso debe publicarse con anterioridad a la publicacin del proyecto del pliego de condiciones en el SECOP.
Bienes inmuebles
Adems del contenido sealado en el numeral 1.3 de este texto, de acuerdo a la naturaleza del bien a enajenar, el aviso de convocatoria deber incluir la informacin que a continuacin se seala:
Bienes muebles
Datos identificadores del bien. Indicacin de las condiciones mnimas de enajenacin. Valor del avalo comercial. Precio mnimo de venta. Ubicacin geogrfica del bien. Tipo de inmueble. Porcentaje de propiedad. Numero de folio de matricula inmobiliaria. Cedula catastral. Uso del suelo. rea del terreno y de la construccin en metros cuadrados. Existencia o no de gravmenes, deudas o afectaciones. Existencia de contratos que afecten o limiten su uso. Identificacin del estado de ocupacin del bien.
Datos identificadores del bien. Indicacin de las condiciones mnimas de enajenacin. Valor del avalo comercial. Precio mnimo de venta. Ubicacin geogrfica del bien. Tipo de bien. Existencia o no de gravmenes, deudas o afectaciones. Existencia de contratos que afecten o limiten su uso.
c. Contenido del pliego de condiciones

Tenga en cuenta que el pliego de condiciones adems de la informacin ya sealada en el numeral 1.7. de este texto, debe contemplar: Las condiciones particulares que debern tener los posibles oferentes. Aspectos de la contratacin tales como la forma de pago del precio, las formalidades para la suscripcin del contrato de enajenacin, tiempos y reglas de otorgamiento
de la escritura pblica y de realizacin del registro y de las consecuencias de no hacerlo en el tiempo sealado en el pliego. El bien objeto de enajenacin ser adjudicado al proponente que haya ofertado el mejor precio. Para adelantar un proceso de seleccin objetiva del contratista utilizando el mecanismo de enajenacin directa por oferta en sobre cerrado se deben seguir los pasos que a continuacin se describen:
Seleccin Abreviada
43
Flujograma de Enajenacion de Bienes (Sobre Cerrado)

1 ENTIDAD
INICIO Elaborar Estudios y Documentos Previos y Conformacion del Comit Asesor
2^ ENTIDAD
* Avalo * Precio Mnimo de Venta * Listado de Bienes
8 ENTIDAD E INTERESADOS
SIMBOLOGA DE ELABORACIN DE FLUJOGRAMAS * Ofertas * Acta de Cierre
7^ ENTIDAD
Elaborar y Publicar el Pliego de Condiciones Definitivo
* Pliego de Condiciones Definitivo
9^ ENTIDAD
Se presentaron ofertas?
NO
SI
Verificar y Evaluar Ofertas y Publicar el Informe de Verificacin

* Informe de Verificacin * Listado de Bienes * Oficios de Solicitud de Aclaraciones
SI
NO
14^ ENTIDAD
FIN
44
3^ ENTIDAD
4 INTERESADOS
Presentar Observaciones al Proyecto de Pliego de Condiciones
6^ ENTIDAD
* Acto Administrativo de Apertura
5^ ENTIDAD
* Observaciones y Respuestas SIMBOLOGA DE ELABORACIN DE FLUJOGRAMAS
10 PROPONENTES
Presentar Observaciones al Informe de Verificacin (Traslado)
11^ ENTIDAD
Publicacin de las Observaciones Presentadas al Informe de Verificacin
* Informe de Verificacion Definitivo Operacin: representa una etapa del proceso. El nombre de la etapa y de quien la ejecuta se registran al interior del rectngulo.
13^ ENTIDAD
Adjudicacin o Declaratoria de Desierta
* Acto Administrativo de Adjudicacin o declaratoria de Desierta
12 ENTIDAD
Desarrollar Audiencia de Apertura, Revisin y Mejora de la Propuesta Econmica
* Acta de Audiencia
Seleccin Abreviada
45
6. Adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin mediante bolsa de productos
6.1. Listado de bienes y servicios
Las bolsas de productos son las encargadas de estandarizar, tipificar, elaborar y actualizar un listado de los bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin que sean susceptibles de ser adquiridas por las entidades estatales. Slo aquellos bienes que se encuentran dentro de tal listado podrn ser adquiridos a travs de bolsas de productos.
b. El precio mximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a travs de la bolsa. En el desarrollo de los estudios previos la entidad estatal interesada debe consultar si los productos que requiere adquirir a travs de la respectiva bolsa. El rgimen aplicable para la adquisicin de estos bienes ser el contenido en las disposiciones legales sobre los mercados de tales bolsas y en los reglamentos de stas.
6.3. Expedicin del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)

De lo explicado en el numeral 1.2., es necesario aclarar que para su expedicin la entidad deber tener en cuenta, adems del contrato de comisin, el de la operacin que por cuenta suya celebrar el comisionista a travs de la bolsa, as como todo pago que deba hacerse por causa o con ocasin de aquella, incluyendo las garantas y dems pagos establecidos en el reglamento de la bolsa en donde se vaya a realizar la negociacin.
6.2. Elaboracin de estudios y documentos previos

El trmino y la forma para la publicacin en el SECOP, as como los elementos que deben contener son similares a los explicados en el numeral 1.1. de este texto. Adicionalmente deben contemplar: a. El precio mximo de la comisin que la entidad estatal pagar al comisionista que por cuenta de ella adquirir los bienes y/o servicios a travs de bolsa.
6.4. Solicitud a bolsas de productos

Una vez aprobado el listado de productos por parte de la entidad estatal, esta deber formular ante la bolsa de productos una solicitud para la seleccin objetiva de los comisionistas. En esta solicitud la entidad estatal podr plantear las exigencias referentes al cumplimiento de requisitos habilitantes adicionales, siempre y
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cuando estos sean adecuados y proporcionales al objeto a contratar y a su valor.
Estas garantas podrn constituirse mediante: Pliza de seguros. Deposito en efectivo. Fiducia en garanta. Ttulos valor de alta liquidez. Ttulos de inversin forzosa.
6.5. Rueda de seleccin del comisionista

La escogencia del comisionista, representante de la entidad estatal, se realizar en la rueda de negocios de la bolsa correspondiente, de acuerdo con los reglamentos que ella misma tenga. Los aspirantes debern registrarse previamente en el SICE, salvo los comitentes vendedores y sus comisionistas en operaciones que se realicen por cuenta de las entidades estatales a travs de bolsa de productos, y registrar en el RUPR el valor estimado de la comisin que cobrarn por sus servicios. Las entidades estatales no podrn exigir a sus comisionistas el cumplimiento de obligaciones diferentes a las propias del contrato de comisin.
6.7. Negociacin para la adquisicin de bienes

La bolsa de productos podr organizar ruedas de negociacin donde invite a participar a los proveedores y a las entidades estatales interesadas. La negociacin podr realizarse de manera presencial o electrnica. A los comisionistas compradores y vendedores les ser aplicable el rgimen de inhabilidades e incompatibilidades del Estatuto General de la Contratacin Pblica. En esta negociacin el postor ganador ser aquel que ofrezca el menor precio.
6.6. Constitucin de garantas

El comisionista seleccionado deber constituir a favor de la entidad estatal una garanta nica de cumplimiento, en relacin con el valor de la comisin que se pagar por sus servicios. El comitente vendedor de la entidad deber constituir a favor del organismo de compensacin de la bolsa de que se trate, las garantas establecidas en sus reglamentos para garantizar el cumplimiento de las negociaciones. Por su parte la entidad estatal comitente deber constituir a favor del organismo de compensacin de la bolsa de productos respectiva una garanta idnea para asegurar el cumplimiento de la negociacin.
6.9. Supervisin e interventora

Las entidades estatales podrn adelantar supervisin e interventora sobre la ejecucin de las operaciones que por su cuenta se realicen en las bolsas de productos. Cuando se lleguen a verificar inconsistencias en la ejecucin, la entidad deber poner en conocimiento de la bolsa dicha situacin para que sea examinada y se adopten las medidas necesarias para dirimir la controversia.
Seleccin Abreviada
47
6.10. Registro de precios y contratos en el SICE

Las bolsas de productos debern registrar en el SICE, dentro de los primeros cinco (5) das hbiles del mes lo que a continuacin se seala:26 Contratos de comisin. Las operaciones que por cuenta de las entidades estatales se realizaron en el mes inmediatamente anterior. Los precios de intencin de las ventas que se realizarn durante las negociaciones que hayan conducido a cada una de las operaciones.
Que se encuentren en competencia con el sector privado nacional o internacional o, Que desarrollen su actividad en mercados monopolsticos o mercados regulados. Las EICE y las SEM que no se encuentren sujetas a la aplicacin del Estatuto General de Contratacin Pblica aplicarn los principios de la funcin pblica y de la gestin fiscal y estarn sometidas al rgimen de inhabilidades e incompatibilidades.
7. Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las empresas industriales y comerciales del Estado -EICE- y de las sociedades de economa mixta SEMPara la consecucin de los actos y contratos de estas entidades se dar aplicacin al procedimiento de seleccin abreviada de menor cuanta, con excepcin de los contratos que a ttulo enunciativo identifica el artculo 32 de la Ley 80 de 1993, de acuerdo a la descripcin realizada en el numeral 1. No se encuentran sujetas a la aplicacin del Estatuto General de Contratacin las EICE y las SEM:
8. Contratos de entidades a cargo de ejecucin de programas de proteccin de personas amenazadas, desmovilizacin y reincorporacin, poblacin desplazada, proteccin de derechos humanos y poblacin con alto grado de exclusin
Las entidades estatales que tengan a su cargo la ejecucin de este tipo de programas podrn realizar los contratos que estn directamente relacionados con el desarrollo de estos proyectos teniendo como nica consideracin los precios del mercado segn el procedimiento establecido en el manual interno de contratacin de la entidad. Recuerde que los contratos objeto de la aplicacin de esta modalidad de seleccin pueden versar sobre:
En las que el Estado tenga participacin inferior al cincuenta por ciento (50%).
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Programas de proteccin de personas amenazadas. Programas de desmovilizacin y reincorporacin a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley, incluida la atencin de los respectivos grupos familiares. Programas de atencin a poblacin desplazada por la violencia. Programas de proteccin de derechos humanos de grupos de personas habitantes de la calle, nios y nias o jvenes involucrados en grupos juveniles que hayan incurrido en conductas
contra el patrimonio econmico y sostengan enfrentamientos violentos de diferente tipo, y poblacin en alto grado de vulnerabilidad con reconocido estado de exclusin que requieran capacitacin, resocializacin y preparacin para el trabajo. La publicacin en el SECOP no es obligatoria si la entidad lo determina con el nico propsito de preservar la seguridad de los beneficiarios. Si no existe un procedimiento establecido en el manual interno de la entidad, puede darse aplicacin a lo que a continuacin se describe:
Flujograma de contratos de entidades a cargo de ejecucin de programas de proteccin de personas amenazadas, desmovilizacin y reincorporacin, poblacin desplazada, proteccin de derechos humanos y poblacin con alto grado de exclusin 1 ENTIDAD
Elabora Estudios Previos
Verifica y Considera Precios del Mercado
2 ENTIDAD
3 ENTIDAD
Elabora Contrato
9. La contratacin de bienes y/o servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional
9.1. Qu entidades pueden contratar estos bienes y/o servicios?
La Presidencia de la Repblica. Las entidades del Sector Defensa. El DAS. La Fiscala General de la Nacin. El INPEC. El Ministerio del Interior y de Justicia. La Registradura Nacional del Estado Civil. El Consejo Superior de la Judicatura.
Seleccin Abreviada
49
Entidades pblicas que as lo requieran, previo concepto favorable de la Secretara Jurdica de la Presidencia de la Repblica. El Instituto Nacional de Vas para el desarrollo del Programa de Seguridad en Carreteras, siempre y cuando esta adquisicin se efecte con los recursos que administra con destinacin especfica para el sector defensa.
Para la adquisicin de los bienes y servicios enlistados en el artculo 53 del Decreto 2474 de 2008. b. El procedimiento establecido para la seleccin abreviada mediante el uso del mecanismo de subasta inversa: Para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin que cuenten con Norma Tcnica Militar o Especificaciones Tcnicas que reflejen las mximas condiciones tcnicas que requiera la entidad. La adquisicin de estos bienes y servicios se podr llevar a cabo directamente cuando por razones de seguridad nacional esta debe ser reservada.
9.2. Qu procedimientos pueden emplearse para contratar estos bienes y/o servicios?
a. El procedimiento establecido para la modalidad de seleccin abreviada por menor cuanta:
50
IV. Del manual de
contratacin
Una vez estudiados cada uno de los procedimientos de seleccin objetiva de contratistas, es importante sealar que a partir de las reglas establecidas por el Estatuto General de Contratacin Pblica, cada entidad deber tener un manual de contratacin, ajustado a sus propias necesidades de acuerdo a los fines que persiga y al personal vinculado a ella. Entre otros puntos este documento instructivo debe contener:27 Los procedimientos internos. Los funcionarios intervinientes. Los asuntos propios de la realizacin de los procesos de seleccin. La vigilancia y control de la ejecucin contractual. Los mecanismos de publicidad de la actividad contractual. En tal sentido, recuerde que la norma contractual realiza remisiones expresas al manual de contratacin de cada entidad en los siguientes casos: En la contratacin de mnima cuanta.28
En los contratos de prestacin de servicios de salud.29 En los contratos de entidades a cargo de ejecucin de programas de proteccin de personas amenazadas, desmovilizacin y reincorporacin, poblacin desplazada, proteccin de Derechos Humanos y poblacin con alto grado de exclusin.30 En el concurso de mritos de mnima cuanta.31 Para establecer las reglas de funcionamiento de las listas multiusos dentro del concurso de mritos.32 Para establecer el procedimiento mnimo a seguir en la imposicin de multas.33 El diseo de este documento debe encontrarse acorde con las directrices establecidas por la entidad en el Modelo Estndar de Control Interno (MECI), instrumento que proporciona una estructura para el control de la estrategia, la gestin y la evaluacin en las entidades, cuyo propsito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales en el alcance de los fines esenciales del Estado.
27. Artculo 84 del Decreto 2474 de 2008. 28. Artculo 46 y 54 del Decreto 2474 de 2008 29. Artculo 47 del Decreto 2474 de 2008. 30. Artculo 52 del Decreto 2474 de 2008. 31. Inciso 3o del Artculo 54 del Decreto 2474 de 2008. 32. Inciso 2o del artculo 65 del Decreto 2474 de 2008. 33. Inciso 2o del Artculo 87 del Decreto 2474 de 2008.
Del Manual de Contratacin
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Bibliografa
Decreto 2000 de 1991 por el cual se reglamenta el funcionamiento de las Bolsas de Productos Agropecuarios. Ley 80 de 1993 por medio de la cual se expide el estatuto general de la Contratacin de la Administracin Pblica. Ley 226 de 1995 por la cual se desarrolla el artculo 60 de la Constitucin Poltica en cuanto a la enajenacin de la propiedad accionaria estatal, se toman medidas para su democratizacin y se dictan otras disposiciones. Decreto 254 de 2000 por el cual se expide el rgimen para la liquidacin de las entidades pblicas del orden nacional. Decreto 3512 de 2003 por el cual se reglamenta la organizacin, funcionamiento y operacin del Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE, creada mediante la ley 598 de 2000 y se dictan otras disposiciones. Decreto 2178 de 2006 por medio del cual se crea el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica. Ley 1150 de 2007 por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1.993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacin con recursos pblicos. Decreto 2474 de 2008 por medio del cual se reglamenta parcialmente la ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de seleccin, publicidad, seleccin objetiva y se dictan otras disposiciones. Decreto 4444 de 2008 por medio del cual se reglamenta parcialmente el literal e) del numeral 2 del artculo 2 de la ley 1150 de 2007. Pgina Web de la Bolsa de Valores: www.bvc.com.co Pgina Web Portal nico de Contratacin: www.contratos.gov.co Pgina Web de la Cmara de Comercio de Bogot: www.ccb.org.co Pgina Web del SICE: www.sice-cgr.gov.co REAL ACADEMIA DE LA LENGUA ESPAOLA. Diccionario de la Lengua Espaola, vigsima segunda edicin, Espasa Calpe. SNCHEZ Castro Manuel Hernando. Regulacin Jurdica de la Contratacin Pblica en Colombia: Cuarta Edicin, enero de 2009. Documento Conpes 3107.
Bibliografa
53
IMPRESO EN COLOMBIA PRINTED IN COLOMBIA
Con el auspicio de:
Elaborado por:
MANUEL SANCHEZ ABOGADOS CONSULTORES & ASOCIADOS Cra. 13 N 29 - 19 Of. 306 PBX: (1) 3231950 FAX: (1) 2889627 www.manuelsanchezabogados.com gerencia@manuelsanchezabogados.com

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RGIMEN DE CONTRATACIN ESTATAL

Con el auspicio de:

RGIMEN DE CONTRATACIN ESTATAL

Manuel Snchez Abogados Consultores y Asociados Ltda.

RGIMEN DE CONTRATACIN ESTATAL

Bogot D.C, Enero de 2009

RGIMEN DE CONTRATACIN ESTATAL

IV. Del Manual de Contratacin Bibliografa

MANUEL SNCHEZ CASTRO

Principios de la Contratacin Estatal

Cundo se debe aplicar la seleccin abreviada?

18. Numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007

1. La contratacin de menor cuanta

a. La descripcin de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratacin

1.1. Elaborar estudios y documentos previos

Ejemplo de ficha tcnica para el caso de gasolina corriente:

d. El anlisis que soporta el valor estimado del contrato

c. Los fundamentos jurdicos que soportan la modalidad de seleccin

Ref. Sondeo de mercado realizado Noviembre de 2008

e. La justificacin de los factores de seleccin que permitan identificar la oferta ms favorable

OPININ Insignificante Menor Grave Crtica

CRITERIOS DE LA MAGNITUD DE LA CONSECUENCIA DEL EVENTO

ESTIMACIN Magnitud Probabilidad de ocurrencia Ocasional

Variaciones en el costo Menor de los materiales.

Vlr Riesgo Probabilidad de ocurrencia por magnitud

ASIGNACIN Contratista Entidad % %

21. Documento CONPES 3107.

1.2. Expedicin del certificado de disponibilidad presupuestal (CDP)

1.3. Elaboracin y publicacin de un aviso de Convocatoria para la Contratacin

1.4. Elaboracin y publicacin del proyecto de Pliego de Condiciones

1.5. Recepcin de observaciones al proyecto de pliego de condiciones y publicacin de las respuestas

22. Artculo 5 del Decreto 2474 de 2008.

1.7. Publicacin del pliego de condiciones definitivo

1.8. Manifestacin de inters en participar

1.10. Expedicin y publicacin de adendas.

1.12. Evaluacin de las propuestas

1.14. Adjudicacin o declaratoria de desierta

1.13. Traslado del informe de evaluacin

Flujograma del procedimiento de Seleccin Abreviada de Menor Cuanta

Manifestar el Inters en Participar

Lneas de Flujo: lneas que indican un flujo direccional de las operaciones

SIMBOLOGA DE ELABORACIN DE FLUJOGRAMAS

11^ ENTIDAD E INTERESADOS

Documento: simboliza al documento resultante de la operacin respectiva.

2. Adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin

2.2. Evaluacin de las propuestas

La evaluacin es la verificacin de los requisitos habilitantes, por lo que su resultado es la

Flujograma del procedimiento de Seleccin Abreviada Mediante Subasta Inversa

Elaborar y Publicar Aviso de Convocatoria Pblica

SI Existe Pluralidad de Proponentes Habilitados? NO

Publicacin de las Observaciones Presentadas al Informe de Verificacin

Lneas de Flujo: lneas que indican un flujo direccional de las operaciones

Bienes y Servicios de Caractersticas Tcnicas Uniformes y de Comn Utilizacin

14^ ENTIDAD Y PROPONENTES

Documento: simboliza al documento resultante de la operacin respectiva.

19^ ENTIDAD Y PROPONENTES

Existe Pluralidad de Proponentes Habilitados? NO

3. Contratos de prestacin de servicios de salud

Flujograma de contratos de prestacin de servicios de salud 1 ENTIDAD

Verifica y Considera Precios del Mercado

4. Seleccin abreviada por declaratoria de desierta de la licitacin pblica

5. Enajenacin de bienes del Estado

a. Contenido de los estudios y documentos previos