Presentacin

El Consorcio INFOCONT POWERSOFT CIA. LTDA. ponen a su consideracin el Sistema de Informacin Integrado KOHINOR DBS, con 20 aos de slida presencia en el mercado nacional, el mismo que brinda soporte en el manejo de informacin en los procesos operativos, tcnicos - tcticos y estratgicos de empresas en el mbito Comercial, Industrial y Servicios. Por ser un software desarrollado por nuestra Empresa contamos con el personal tcnico creador y los programas fuentes del producto para la implementacin de subsistemas complementarios ajustados a las necesidades y medida de su Empresa. Estamos seguros que nuestros productos le ofrecen una solucin integral para apoyar el manejo de informacin en todas las reas de su Empresa, el mismo que sin duda contribuir a la produccin de bienes y/o servicios de

ERP KOHINOR
SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION

Manual de Operador
Versin 10.5 [Powersoft Ca. Ltda.]

CALIDAD.
Es para nosotros un privilegio que nos permita trabajar junto a ustedes en el fortalecimiento de su Empresa, para lo cual desde ya reiteramos nuestro compromiso de brindar servicios y productos de Excelencia.

I n t ro d u c c i n

Los dos mdulos accesorios del sistema de informacin que conforman el producto de software KOHINOR DBS son los siguientes: 10. PARMETROS 11. SEGURIDADES Versiones El uso y/o adquisicin de los mdulos depender del tipo de negocio y proyeccin de crecimiento de la empresa.

El Sistema Integrado de Informacin - KOHINOR DBS, tiene como objetivo apoyar la gestin de la empresa mediante el manejo integral de la INFORMACIN Financiera, Administrativa, Tributaria y de Produccin, orientados a mejorar los niveles de productividad, competitividad, eficiencia y eficacia en la entrega de bienes y/o servicios a los clientes externos. KOHINOR DBS es un software que dispone de herramientas de apoyo para la toma de decisiones, las mismas que estn sustentadas en nuevos conceptos organizacionales orientados a fortalecer los procesos de control interno de las empresas. El sistema de informacin KOHINOR DBS est conformado por once mdulos interrelacionados, que apoyan la gestin de los procesos operativos y decisionales de las empresas de los sectores: industrial, comercial, servicios, gubernamentales, entre otros. Los nueve mdulos principales del sistema de informacin que conforman el producto de software KOHINOR DBS son los siguientes: 1. CONTABILIDAD Y PRESUPUESTOS 2. COMPRAS 3. PUNTO DE VENTA 4. VENTAS 5. INVENTARIOS 6. IMPORTACIONES 7. NOMINA 8. ACTIVOS FIJOS 9. PRODUCCIN

MODULOS

VERSIONES

CONTABILIDAD COMPRAS PUNTO DE VENTA INVENTARIOS SEGURIDADES VENTAS IMPORTACIONES NOMINA ACTIVOS FIJOS PRODUCCION

IMPORTADORA

TRIBUTARIA

COMERCIAL

Todos los mdulos que conforman el sistema de informacin KOHINOR DBS funcionan de manera integral e interrelacionada, cada uno con sus propias facilidades y caractersticas orientadas a apoyar la gestin del negocio con los respectivos controles.

Captulo 1: Indicaciones Generales

INDUSTRIAL

ADMINISTRATIVA

FINANCIERA

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PYME

Ingreso al sistema Kohinor

1. INDICACIONES GENERALES
Este captulo explicar la instalacin, la forma de acceder y salir de la aplicacin Kohinor DBS, el manejo de ventanas de uso general y aquellas instrucciones de operaciones que por ser uniformes no se volvern a explicar a lo largo del manual.
Instalacin de la Aplicacin Kohinor DBS La instalacin del sistema KOHINOR es de exclusiva responsabilidad del personal tcnico autorizado de Powersoft Ca. Ltda. o del personal de sistemas de la empresa cliente, conforme lo estipulen las partes y/o el contrato de comercializacin. ste cubre exclusivamente la licencia de uso del software en la(s) computadora(s) de los usuarios, as como la incorporacin de un acceso directo al programa. El sistema funciona con los siguientes requerimientos mnimos

Para iniciar el software, haga doble clic en el cono Kohinor creado en su escritorio (Acceso directo):

El sistema presenta una ventana inicial denominada Portal, misma que se presenta de la siguiente forma:

HARDWARE
SERVIDOR: Procesador QUAD CORE 4 GB de memoria RAM Disco Duro de 250 GB ESTACIONES DE TRABAJO: Computador con procesador PENTIUM 4 1024 MB de memoria RAM Disco Duro 120GB Impresora lser, de inyeccin o matricial

SOFTWARE
SISTEMA OPERATIVO: Windows 2003 Server, Win XP, Vista BASES DE DATOS RELACIONAL: SQL Server 2000 o versiones superiores En la parte superior tenemos el membrete del Portal, el cual hace referencia a Powersoft Ca. Ltda., propietaria intelectual del sistema Kohinor DBS.

Captulo 1: Indicaciones Generales

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A continuacin se dar a conocer el proceso de ingreso al sistema contable Kohinor DBS, sin embargo, para el caso de este manual, los datos que a continuacin se explican fueron ingresados con anterioridad. Es decir, aqu se explica el ingreso al sistema una vez que se haya parametrizado: la empresa, sucursal, usuarios y series. Bajo la barra del Membrete, se hallan las empresas a las cuales puede acceder a trabajar. Para seleccionarla haga clic en la flecha para abajo ubicada en la parte derecha del primer nombre que aparece, tal como se muestra en el siguiente grfico:

De igual forma se procede a escoger, dentro de la sucursal, las series numricas de impresin a las cuales fue autorizado el usuario. Esta parte servir, por ejemplo, para asignar la serie y secuencia de impresin de facturas para diferentes cajeros en el caso de empresas multialmacn y multicaja.

Finalmente se ingresa el Nombre del Usuario y su respectiva Clave, la cual se muestra encriptada el momento de su digitacin:

Una vez que haya escogido la empresa, se procede a escoger la sucursal a la cual se va a acceder, de la siguiente forma: Despus de haber completado la informacin solicitada, si el usuario no fue autorizado (creado mediante el mdulo de Seguridades), el sistema no le permitir ingresar a los diferentes mdulos que contiene y se presentar una ventana informativa en la cual hay que presionar el botn OK.

Captulo 1: Indicaciones Generales

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En caso de ingresar los datos iniciales correctamente al sistema, se presenta la siguiente ventana donde se muestran las Puertas para cada Mdulo del sistema:

Para acceder a cualquiera de los mdulos haga doble clic en el cono correspondiente, por ejemplo Puntos de Venta, inmediatamente aparecer una ventana de trabajo, como la que se presenta a continuacin, la cual es estndar para cualquier mdulo del sistema.

En la parte superior de la ventana, con fondo celeste, tenemos la Barra de Ttulo que describe: Los mdulos se activan o desactivan de acuerdo a los niveles de seguridad que se ha definido para cada usuario y/o de acuerdo a los mdulos que haya adquirido la empresa. La llave color naranja de la parte izquierda indica al usuario qu mdulo est resaltando y al que podra ingresar de ser el caso. En la parte inferior derecha, conforme se seale con los cursores o el mouse los mdulos, aparece un recuadro de Descripcin, el cual resume en forma breve lo que ejecuta el subsistema en mencin. Sobre este recuadro aparecer el logo de la empresa adquiriente. Cabe sealar que el sistema tiene un usuario administrador denominado SUPERVISOR, este usuario tiene la posibilidad de ingresar a cualquier opcin o mdulos del sistema. La clave asignada para este usuario administrador variar de acuerdo a cada empresa en donde se instale el sistema. El nombre del mdulo que est activado, El cdigo y nombre de la empresa, y, El usuario y serie que est utilizando el sistema.

BARRA DE MENUS

Bajo el Ttulo se presenta la Barra de Mens como son: Archivo, Gestiones, Procesos, Consultas/Informes, Ventanas, Utilitarios, Ayuda, opciones que son las que se explicarn en este Manual de Operador.

Captulo 1: Indicaciones Generales

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Este mismo Men visto desde un lado prctico, y resumiendo sus metodologas, presenta el siguiente esquema:
MODULO

INSTRUMENTAL Se conforma de los mens de Archivos, Ventanas, Utilitarios y Ayuda, los cuales direccionan la impresin de formularios as como propenden la utilizacin de algunas herramientas propias del ambiente Windows.

ARCHIVO

GESTIONES

PROCESOS

INFORMES

VENTANAS

UTILITARIOS

AYUDA

Pantalla Impresin
IMPRESION INCLUSION PARAMETROS GENERALES PRESENTACION CALCULADORA

Archivo

Archivos Evacuacin

Impresora Cerrar Salir

EVACUACION

ORGANIZACION

APLICACIONES

ESPECIFICOS

HERRAMIENTAS

FECHA

Presentacin Ventanas MODULO Herramientas

Visualizacin

Ubicacin

Por razones pedaggicas lo captamos desde otra perspectiva, as:

MODULO
INSTRUMENTAL
ARCHIVO
IMPRESION EVACUACION

Calculadora Utilitarios

OPERACION
GESTIONES
INCLUSION ORGANIZACION

Cambio Fecha

Ayuda

VENTANAS
PRESENTACION HERRAMIENTAS

PROCESOS
PARAMETROS APLICACIONES

En lo concerniente al Instrumental lo trataremos exclusivamente en este captulo y, por conservar el mismo trasfondo en todos los mdulos, no se volver a mencionar a lo largo de este Manual. En el caso de Mens de Operacin modificamos su esquema por efectos didcticos, lo que implica que stos no sern explicados de acuerdo a su presentacin en el Men, sino de tal manera que se siga el orden lgico de trabajo que deber seguir el usuario. Adicionalmente resaltamos que los Informes no sern presentados, ya que, los mismos se revisarn el momento de la implementacin de tal manera que se ajusten a las necesidades puntuales de los diversos usuarios del sistema, si as lo establece el contrato de implementacin.

UTILITARIOS
CALCULADORA FECHA

INFORMES
GENERALES ESPECIFICOS

AYUDA

Como vemos cada proceso se encasilla, ya sea, dentro del Instrumental o el Esquema de Operaciones. Veamos a continuacin cada uno de estos conceptos.

Captulo 1: Indicaciones Generales

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Archivos: Son metodologas que facilitan:

Ventanas: Distribuye en el monitor las distintas ventanas que pueden abrirse simultneamente en una misma sesin de trabajo en un mdulo especfico.

La impresin de la informacin contenida en el sistema, mediante tres mecanismos: Presentacin: Este men maneja las siguientes opciones: o

Imprimir: El sistema emite una orden rpida de

impresin del formulario activo. Por tanto, la impresin se remitir a la impresora y configuracin preestablecidas. Vista Preliminar: O sea, en el monitor de la computadora, para que sea apreciada en forma visual previa a su orden de impresin, y, Especificar Impresora: Seala la impresora local o de red, donde se desea imprimir el formulario activo. Adicionalmente, en esta opcin, se puede cambiar la configuracin de dicha impresora. o Cascada: Permite visualizar simultneamente varias ventanas correspondientes a distintos procesos del mismo mdulo, quedando visibles sus ttulos.

La evacuacin de las ventanas a travs de las instrucciones: o Cerrar el formulario o su comando equivalente Ctrl. + F4. Aqu el usuario puede acceder a los dems procesos del mismo mdulo, y, Salir de la Gestin o en su defecto el comando Alt + F4. En este caso el sistema se ubicar directamente en la ventana donde se aprecian todos los mdulos del sistema a los cuales el usuario puede acceder.

Para acceder al proceso que queda en la parte posterior solo se hace clic con el mouse en la barra pasiva, que en el grfico se muestra resaltado con una flecha roja.

Captulo 1: Indicaciones Generales

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o Layer: Permite ajustar el tamao de la ventana activa de tal manera que ocupe todo el rea de trabajo. En la parte posterior se hallan las dems ventanas en estado pasivo, pudiendo acceder a ellas a travs de las dems opciones de este men.

o Arreglo de Iconos: Permite ordenar todos los conos de la ventana de trabajo, los mismos que se ubicarn en la parte inferior izquierda. Al hacer un doble clic sobre cualquier ventana iconizada est regresar a su estado original.

o Mosaico: Permite ordenar varias ventanas activas en forma horizontal tal como se muestra en el siguiente grfico.

Herramientas: Determina la ubicacin de la Barra de Herramientas (ubicada originalmente en la parte izquierda) dentro de la pantalla.

Adicionalmente hay una opcin de Mostrar Texto referente a los ttulos de los procesos a los que haga referencia.

Captulo 1: Indicaciones Generales

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ESQUEMA DE OPERACIONES Utilitarios: Contiene los siguientes instrumentos: Est conformada por los mens de Gestiones, Procesos e Informes, los cuales permiten la clasificacin, procesamiento y presentacin de la informacin.
Fichas

Organizacin Gestiones

Tablas

Cdigos

Calculadora: sta puede realizar desde sencillas operaciones bsicas hasta complejas frmulas.

MODULO Parmetros

Inclusin

Documentos

Transacciones

Informes

Fichas Organizacin Facturas VENTAS

Edicin Nmero Comprobante Contable Ventas por Cliente Ventas por Vendedor

Clientes Servicios

Tablas

Ingreso Datos

Factura

Venta Servicios

Cambio de Fecha: Facilita el cambio de la fecha de procesamiento de la informacin.

Mdulo: Es cualquier subsistema de KOHINOR DBS, donde se concentra la informacin por clase y/o categora,

Ayuda: En la actualidad, dado las personalizaciones del sistema, este proceso se encuentra desactivado.

Captulo 1: Indicaciones Generales

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Gestiones: Son programas que coadyuvan a: Organizar los datos con los cuales se van a trabajar en el mdulo y/o sistema. Esto se hace en base a dos tcnicas: o

De Bsqueda: Estas tablas son invocadas para consultar

la codificacin de elementos de una misma naturaleza o la secuencia de formularios. Ej.: Lista de Artculos.

Tablas: Se refiere bsicamente a listados ordenados de

datos. stas pueden ser de cuatro tipos:

De Eleccin: Son un inventario de elementos de una misma

naturaleza. Ej.: Clases de proveedores.

Poseen un cdigo, un nombre que le corresponde y en la mayora de casos, una cuenta contable.

De Configuracin: Son aquellas donde se van determinando los lmites y las relaciones entre los datos del mdulo. Ej.: Presupuesto de vendedores.

De Acumulacin: Aqu se van depositando, en el formato de una hoja electrnica, es decir, en filas y columnas, ya sean datos originados en las gestiones de organizacin; o, informacin capturada en las gestiones de inclusin. Ejm.: Tabla de Artculos.

De Secuencia: Clasifica a los formularios de las gestiones de inclusin, as como a su serie y numeracin que le corresponden. Ej.: Comprobantes de retencin.

En algunos casos, pueden estar situadas dentro del men de Procesos y vienen a ser una especie de visin externa de la base de datos donde se guarda la informacin.

Captulo 1: Indicaciones Generales

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Fichas o Cdulas: Corresponden a datos sumamente

detallados de identificacin de un elemento. Entre los ejemplos tenemos: la ficha de proveedor.

Listas: Corresponden a tablas con informacin, los cuales se despliegan al hacer clic en la parte derecha. Ejm. Tipo de identificacin.

Al hacer clic en el recuadro con flecha con direccin hacia abajo se desplega una lista como vemos a continuacin:

Estas listas pueden ser de dos tipos:

Las tcnicas de ingreso de datos son las siguientes Casillas: Son recuadros donde se ingresa los datos de acuerdo a su nombre. En algunos casos stos son mandatorios, es decir, que obligatoriamente deben contener informacin, por lo general stos poseen fondo blanco. En el caso de informacin no mandatoria su fondo es de color gris. Por ejemplo:

Abiertas: Es decir, que se pueden ir incorporando nuevos elementos a travs de las mismas Gestiones de Organizacin o en las Tablas del Mdulo de Parmetros. Cerradas: son aquellas que no permiten la agregacin de nuevos elementos sino a travs de la programacin respectiva.
Check Box: Son crculos o recuadros blancos que al hacer clic resaltan la preferencia por una categora de proceso. Ejm. Efectivo o Crdito.

En este caso el primer apellido es mandatorio y el segundo no.

Cuando estn en blanco significan que no estn activados.

Captulo 1: Indicaciones Generales

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Ingresar datos a travs de formularios, sealando una transaccin especfica. o

Formulario: Es una tcnica de documentacin de datos

para su ingreso en el sistema, contiene tres partes:

Para la bsqueda de datos es necesario poner un espacio y digitar la tecla TAB (). En este caso, aparecer la ventana de consulta de los datos a los cuales hagan referencia, de donde se elegir o filtrar el que se requiera. Listas: Corresponden a tablas con informacin, los cuales se despliegan al hacer clic en la parte derecha. Ejm. Almacn: Cuerpo: Est conformado por renglones que contienen la informacin relevante de la transaccin. En el caso de una factura, por ejemplo, vienen los campos de: cdigo de producto, unidades, cantidad, precio, y totales. El ingreso de la informacin se la efecta a travs de las siguientes instrucciones: Inserta un nuevo rengln en el cuerpo de la ventana de proceso. Para invocar la ventana de consulta de los datos relacionados se puede hacer doble clic o digitar espacio y luego la tecla TAB (). En la factura, por ejemplo, se inserta servicios con la primera opcin, y con la segunda artculos. Elimina el registro seleccionado, previo una confirmacin de accin mediante la contestacin al mensaje que el sistema muestra automticamente. Permite eliminar todos los renglones o lneas del cuerpo del formulario en proceso, previa reconfirmacin del proceso.

Encabezado: Se encuentra en la parte superior y contiene por lo menos: el ttulo del formulario, nmero y fecha de elaboracin del documento, datos que por lo general se dictaminan en los parmetros de la Gestin respectiva. Por ejemplo: Una factura. El ingreso de informacin se la efecta as: Casillas: Son recuadros donde se ingresa los datos de acuerdo a su nombre. En algunos casos stos son mandatorios, es decir, que obligatoriamente se debe ingresar informacin. Ejemplos: Observaciones y Proveedor, de acuerdo a cada tipo, respectivamente.

Captulo 1: Indicaciones Generales

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Pie: Esta rea detalla datos que se consideran necesarios sobre la informacin contenida en el formulario. Puede incluir subformularios que se relacionan con procesos conexos al formulario que se tramita. En el mismo caso de la factura va el total, el IVA y los descuentos efectuados. Estos bsicamente son el resultado de un clculo, por lo que no se pueden modificar. Accesos: Ubicados en la parte superior derecha a manera de recuadros, por ejemplo: Importan informacin de otras gestiones para su procesamiento complementario. En este caso, por ejemplo, se importan las rdenes de compra en la factura de compra, por lo que no es necesario volver a digitar todos los datos. Una vez grabado el formulario, exporta su informacin en forma de asiento contable hacia la Gestin de Contabilidad. Este acceso, por un lado, solo estar disponible en los formularios relacionados con procesos contables, y por otro lado, se ejecutar cuando se haya determinado que el formulario sea contabilizado en lnea. Los formularios pueden presentar varias opciones de formatos de impresin, generalmente en moneda local o extranjera. Subformularios: Evocan a procesos subsidiarios del formulario principal. En este ejemplo: Se determina la forma de pago con sus pertinentes detalles.

Procesos: Son metodologas que permiten: Parametrizar las Gestiones de Inclusin, eligiendo las opciones ms acordes al control que se quiera ejercer en el ingreso de los datos en los formularios.

Incluye una opcin de cierre de gestin por fechas. Ejecutar Aplicaciones, conocidas tambin como Diligencias, las cuales: generan o depuran la informacin de las Gestiones de Organizacin o de Inclusin, y/o facilitan la entrada de los datos a las mismas.

Captulo 1: Indicaciones Generales

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Consultas/Informes: Es el producto final de todo el procesamiento de los datos Ordenados en las Gestiones de Organizacin, Parametrizados en los Procesos, y, Registrados en las Gestiones de Inclusin.

Para escoger los Filtros del Informe el sistema incluye dos tcnicas muy sencillas, a saber: La primera consiste en filtrar la informacin desplegando listas haciendo clic en la parte derecha del mismo, en una flecha con direccin hacia abajo encerrada en un recuadro gris.

La segunda facilita la designacin de rangos de informacin ya que incluye un DESDE y un HASTA, para esto hay que ingresar manualmente los rangos requeridos en las casillas que contienen un recuadro negro.

La ventana de informes es estndar en todo el sistema; y, est compuesta de los siguientes elementos: Ttulo Informe: Denota el ttulo del informe. Permite mantenerlo o cambiarlo haciendo un clic al final de ste y renombrndolo conforme las necesidades. En algunos casos el Ttulo cambia conforme se escoge el Tipo de Informe. Filtros del Informe: Permite seleccionar, delimitar y filtrar los parmetros para generar el informe (depende del informe).

Si desconoce con exactitud los rangos del informe, puede hacer doble clic dentro de los recuadros lo que har aparecer la pantalla de consulta, cuyo uso ya fue explicado,

Captulo 1: Indicaciones Generales

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Tipo Informe: Alude a las distintas presentaciones de los informes del mdulo. En tal sentido, el sistema posee dos virtudes: el primero mantener como estndar los reportes ms solicitados en las organizaciones, y la segunda, poseer la versatilidad de modificar o crear cualquier reporte adicional que la Administracin de las empresas requieran. Para escoger algn reporte haga clic en la opcin respectiva y luego haga un clic en el botn Iniciar, el mismo que mostrar el informe como se muestra en el siguiente grfico:

La ventana de Informes muestra varios botones de procesos que a continuacin se explicarn: Permite ir al inicio del documento o a la primera pgina. Permite regresar una pgina. Permite avanzar a la siguiente pgina. Permite ir al final del documento o a la ltima pgina. Aumenta o disminuye el rea de visualizacin del informe. Permite manipular la escala de generalmente para ocupar menor nmero de hojas. impresin,

Permite cambiar el orden de los datos, como se muestra en el siguiente grfico:

Los datos que aparezcan en el Informe dependern de la configuracin del mismo, la cual se basa en las necesidades de informacin de la administracin, previamente establecidas en la implementacin del sistema. Sin embargo, es importante la apertura mental del usuario en cuanto a la utilizacin de las herramientas con que cuenta el sistema, tales como el Filtro o la conversin a algn tipo de archivo por intermedio del Guardar Como a fin de hacer uso de las bondades de KOHINOR DBS.

As por ejemplo se puede ordenar este informe en base al nmero de la factura y luego por la fecha de la misma.

Captulo 1: Indicaciones Generales

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Permite filtrar la informacin en grupos ms pequeos, para este proceso, el Sistema muestra el siguiente cuadro de dilogo, la expresin "filtrar" la informacin es idntico al que Ud. usa en Excel.

Este cono elimina de la visualizacin del reporte la regla de contorno.

Imprime la informacin, para lo cual se debe detallar las condiciones de impresin tal como se muestra:

Permite guardar la informacin a otro formato del ejecutado es decir, permite "migrar" la informacin a un formato distinto del ejecutado por ejemplo, a una hoja de Excel se puede guardar como un archivo en formato DBF, ASCCI, Texto, Excel con encabezados, etc.

En caso de requerir cambiar de impresora presione el recuadro con dicho nombre y aparecer un listado

Si desea cambiar la configuracin de la impresora, tal como el tamao del papel o el color de la tinta, presione el recuadro Setup y el sistema le direccionar a dichas opciones en el programa pertinente. Salir: Cierra la ventana del informe en la cual se est trabajando.

Captulo 1: Indicaciones Generales

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BARRA DE GESTIONES rea de Trabajo

Al ingresar a cualquier mdulo, en la parte superior, existe una zona de tono gris denominada Barra de Gestiones la cual contiene los conos de Acceso Directo a la mayora de formularios del mdulo. stos aparecern o no conforme se lo haya especificado en la creacin del perfil del usuario. Haciendo clic en la Barra de Gestiones, y, quitando el visto en el FrameBar, esta barra desaparecer, para que reaparezca deber salir del mdulo y volver a ingresar. Poniendo el visto en left, top, right, bottom y floating la barra se ubicar conforme la seccin indicada (izquierda, arriba, derecho, abajo y flotante respectivamente), y, Finalmente poniendo el visto en Show Text, aparecern los nombres de los formularios del mdulo habilitados para el usuario, tal como se indica a continuacin:

Adicional a los elementos descritos anteriormente existen otros nuevos que generalmente aparecen cuando se inicia un proceso dentro de la ventana de trabajo. Por ejemplo, al ingresar a la opcin Facturas de Puntos de Venta, se presentarn los siguientes elementos adicionales:

En la zona inferior existen dos partes: 1. A la izquierda se muestra la Advertencia en lnea que existe por cada proceso o ventana, y, 2. A la derecha tenemos la fecha y hora del equipo dnde se est trabajando.

La Barra de Segundo Ttulo, indica la ventana o proceso en curso. En la parte superior derecha existen tres opciones de conos que permiten minimizar, maximizar y cerrar la ventana. Al costado derecho y en la parte inferior de las ventanas de trabajos existen lo que se conoce como Barras de Desplazamiento, stas permitirn visualizar secciones de los registros que se mantengan ocultos a nivel horizontal por el tamao del monitor- o vertical por el ingente nmero de registro-.

Captulo 1: Indicaciones Generales

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Barra de Herramientas
Las cuales presentan los siguientes conos: Nuevo (CTRL.+N): Permite ingresar un nuevo registro dependiendo de la gestin en dnde se encuentre. Abrir (CTRL.+A): Despliega la Ventana de Bsqueda para ubicar un formulario por diversos criterios. Guardar (CTRL.+G): Guarda la informacin que se muestra en ventana. Cancelar (CTRL.+X): Interrumpe los procesos de ingreso o modificacin de datos. Eliminar: Borra fsicamente el registro seleccionado. Ir al primer registro Siguiente registro Anterior registro Ir al ltimo registro Presentacin preliminar: Visualiza en ventana el formato del informe antes de imprimirlo. Imprimir (CTRL.+P): Enva el informe a la impresora. Salir: Permite cerrar la ventana en la cual se est trabajando

Escogido cualquier proceso, sea a travs de los conos o del men de gestiones, se activar un Formulario como el que se aprecia:

La mano seala el registro seleccionado

Nombre del Registro

Rengln

Botones de Trabajo

stos presentan Botones de Trabajo que se manejan as: Inserta un nuevo rengln en el cuerpo de la ventana de proceso. Elimina la lnea o registro seleccionado, previo una confirmacin de accin emitida por el sistema. Elimina todos los renglones o lneas de la ventana del formulario activo, previa confirmacin de accin. Bajo ciertas circunstancias, por ejemplo, en una factura de venta y negada la posibilidad al usuario de modificarla, se ingresa la clave del usuario autorizado supervisor- para que cambie los datos estrictamente necesarios.

Captulo 1: Indicaciones Generales

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En este caso aparecer una ventana donde se ingresar el Usuario supervisor- as como la clave asignada, la cual le permitir cambiar los datos. El sistema verificar la autenticidad y permitir o no realizar los cambios solicitados. Digitados los datos, se deben grabar para que se registren en la base de datos, confirmando su almacenamiento con un mensaje que dice Datos grabados correctamente en la esquina inferior izquierda. Esto lo apreciamos aqu :

Row changed between retrieve and update..

Este aviso nos indica lo siguiente: No se sigui el orden lgico de ingreso de datos que determina el sistema, Se intenta efectuar alguna modificacin en los registros, y estos no tienen congruencia. Por tales razones el sistema no actualiza los registros y los cambios no son grabados en la base de datos. En este caso es preferible digitar Aceptar, y, Deshacer los cambios con el icono correspondiente de la barra de herramientas, Borrar el registro, y, rehacer la transaccin con otro registro, o Desistir de efectuar los cambios y reprocese el formulario. Violation of primary key . . El sistema al trabajar con cdigos, y en una base de datos, requiere de una Llave Primaria, sta nos indica que no pueden existir dos cdigos o secuencias iguales, aunque el resto de datos sean distintos. Por tanto, este aviso informa en que Tabla (formapago_cxp) est duplicado el registro para que se proceda a su correccin. Para tal efecto, como ayuda adicional se pueden Ordenar los datos de la tabla mediante la funcin correspondiente, para que sea ms fcil la ubicacin del registro duplicado.

De no ser este el mensaje, en el momento de ingresar los datos en el sistema, e intentar grabarlos, pueden suscitar los siguientes errores:

ERRORES DE SISTEMA Cannot insert the value NULL into column ....... Esto indica que se dejaron celdas en blanco en alguna parte del proceso, y que el sistema requiere mandatoriamente que se ingrese algn dato o, por lo menos, un smbolo para que el proceso culmine con la grabacin satisfactoriamente. El sistema advierte en qu Columna (codapu) y Tabla de la Base de Datos (kdbs.dbo.cuentasporpagar) existen valores nulos o vacos. Revise dicha columna e inserte la informacin que el sistema le solicita.

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VENTANAS DE BUSQUEDA En Gestiones de Organizacin, en especial aquellas que denominamos Tablas, que se caracterizan por contener una multiplicidad de columnas, el usuario puede desplazarse en forma horizontal o vertical, dependiendo del proceso.

En lo concerniente a las Gestiones de Inclusin, existen dos maneras de invocar una Ventana de Bsqueda: Campo validado: Por ejemplo al ingresar un Comprobante de Diario, en el cuerpo del formulario, el sistema solicita se escriba el cdigo de la cuenta contable. Si ste estuvo errado o incompleto, el sistema desplegar una Ventana de Bsqueda para ubicar el cdigo.

Contenido de campo: En la barra de herramientas de las Tablas, existe unas funcin de Ventana de Bsqueda por esta opcin as: En el caso de la bsqueda de un cliente, en una factura de venta, se incluye una ventana de bsqueda que va presentado los resultados conforme se vaya ingresando ms caracteres en el campo de filtrado.

Luego de poner Aceptar el sistema se direccionar al registro solicitado resaltndole de la siguiente forma:

Ambas bsquedas, como se aprecia, utilizan la tcnica de invocacin de datos denominada EMPIEZA POR.

Captulo 1: Indicaciones Generales

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cono : Al hacer clic en las Barra de Herramientas o digitar la combinacin (CTRL+A), se tiene la Ventana de Bsqueda. En este caso lo que el sistema buscar ser aquellos formularios referentes a la Gestin actual, en este ejemplo buscaremos los diarios contables de Egresos (emisin de cheques).

Adicionalmente se puede realizar la bsqueda especfica en cualquier campo. Para este propsito se utiliza el comando LIKE, el proceso de la bsqueda es el siguiente:

La bsqueda ser ms precisa mientras ms campos le sean definidos.

Por ejemplo al seleccionar en el campo Nombre, se escribir el comando LIKE A%, al hacer clic en el botn Buscar, la ventana presentar una lista de todas los comprobantes que comiencen en el campo Nombre con la letra A. Como opcin complementaria, se puede digitar el comando LIKE y encerrando con el signo porcentaje la frase que el sistema desea que busque, independientemente de su ubicacin dentro del campo. Por ejemplo: %comercial% en este caso el sistema invocar todos los Registros tales como: Comercial Juan Prez, Importadora Comercial YY, Comercializadora El Batn, Etc. En caso de que no existiesen registros que contengan los parmetros indicados, el sistema lo sealar con el siguiente mensaje:

Por definicin el sistema resaltar el primer registro. Para invocar el formulario exacto muvase con los cursores hacia abajo y digite Enter o directamente haga doble clic con el puntero del mouse en el registro que se quiere invocar.

Anlogamente si la consulta es demasiado general, el sistema solicitar campos adicionales para filtrar los datos, en la siguiente ventana:

Captulo 1: Indicaciones Generales

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En este caso hemos buscado todos los comprobantes contables denominados Diarios (tambin existen comprobantes de ventas, compras, etc.), el sistema informa que existen 17 registros, pero se visualizan solo los 8 primeros.

Anlogamente, incluso despus de ordenados los datos, se pueden realizar filtros dando un clic en el botn Filtrar.

El resultado de esta bsqueda se puede Ordenar dando un clic en el botn de su mismo nombre. Ah aparecer una ventana que le permite escoger los campos sobre los cuales la informacin se ordenar, as como si los resultados se presentan en forma Ascendente o Descendente.

En este caso intentaremos ubicar al Diario 001-0906000010. Para tal efecto, escogemos el campo Numdoc nmero de documento- en la parte de Columns, posteriormente ponemos el signo que equivale a la funcin solicitada, en este caso el = (igual) y finalmente entre comillas simples ubicamos el dato que buscamos. En la grilla del Filtro se puede Verificar si la funcin est descrita adecuadamente teniendo los resultados que vemos a cada lado. Solo en el primer caso el resultado mostrado ser el siguiente:

Los campos que aparezcan dependern de la programacin realizada en el software, sin embargo, stos en caso de requerirse podrn ser aumentados.

Captulo 1: Indicaciones Generales

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Fecha: Finalmente, en el caso de ingreso de fechas en los formularios, el sistema incorpora un calendario donde se visualiza el mes actual.

En la parte superior a los costados izquierdo y derecho del mes actual agosto de 2010 las flechas permiten trasladarnos a los meses inferior y superior, respectivamente. La fecha encerrada en una figura circular roja indica la fecha vigente del sistema, que tambin se lo visualiza en la parte derecha inferior. La fecha con fondo celeste y letras blancas indica la fecha seleccionada para registrar el formulario vigente.

Captulo 1: Indicaciones Generales

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