ONTABILIDAD HOTELERA TEMA 1 ORGANIZACION Arreglo de las funciones necesarias para lograr un objetivo y como una indicacin de la autoridad

y la responsabilidad asignada a las personas que tiene a su cargo la ejecucin de las funciones respectivas. ORGANIZACION GENERAL DE UN HOTEL la grfica de organizacin general que se presenta corresponde a un hotel de gran turismo, con servicio de bar, restaurante, etc. esta grafica da una idea de la forma en que generalmente se constituyen las empresas tursticas. Debe tenerse en cuenta que el plan de organizacin depende, en gran parte de la magnitud del negocio y del as caractersticas que casa hotel posee, por lo que no es posible definir una organizacin uniforme. sin embargo, puede decirse que la mayora de estas empresas sigue una forma de estructura de organizacin semejante a la presentadaEn la mayor parte de los hoteles de Mxico se a adoptado un tipo de organizacin funcional en la que, como antes de a expuesto, cada funcin esta encomendada a un especialista, quien es directamente responsable de los resultados. atendiendo a las funciones que desarrolla un hotel, se tienen departamentos productivos y de servicio. la funcin de los primeros es originar ventas entre estos estn habitaciones, alimentos y bebidas centros nocturnos, banquetes, grupos y convenciones, lavandera, tintorera y telfonos. los segundos son aquellos en los que se centraliza una funcin especifica, su misin auxiliar a otros departamentos en alguna necesidad comn, dentro de los departamentos de servicio tenemos: contabilidad, auditoria, crdito y cobranza, compras, personal, almacn, mantenimiento y seguridad.

FUNCIONES DE LA ORGANIZACION DE UN HOTEL

CONSEJO DE AMINISTRACION

Generalmente es nombrado por la asamblea general de accionistas y dentro de sus funciones estas siguientes: nombrar al director general elaborar los planes a seguir en el manejo del hotel y comunicarlos al director general. determinar los dividendos que deben repartirse entre los accionistas

COMISARIO

Es un rgano de vigilancia de las sociedades y est a cargo de uno o varios comisarios temporales y revocables, quienes pueden ser socios o personas ajenas a la sociedad.

AUDITORIA EXTERNA DIRECTOR GENERAL

Es nombrado por el consejo de administracin y sus funciones son las siguientes: Establecer los objetivos y polticas a seguir Proponer el tipo de organizacin que se llevara a cabo para el hotel determinar el presupuesto que se dar a cada uno de los departamentos Trabajar conjuntamente con el consejo de administracin

CONTRALOR GENERAL AUDITOR ADMINISTRATIVO

GERENTE GENERAL CONTADOR GENERAL

Es el encargado de llevar la contabilidad del hotel y de hacer los pagos de todos los impuestos a los que este sujeto este, asi como proporcionar informacin contable, financiera, y fiscal que sea requerida.

AUDITOR INTERNO GERENTE DE CREDITO Y COBRANZA CONTRALOR DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Se encargara de crear los sistemas, procedimientos y tiempos para lograr un objetivos y posteriormente supervisarlos. sus funciones son:

preparacin de platillos, as como los insumos utilizados para su elaboracin formato

os

GERENTE DE COMPRAS GERENTE DE PERSONAL

GERENTE RESIDENTE GERENTE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

depende directamente del gerente general y sus funciones son las siguientes: Dirigir las secciones, componentes del departamento de alimentos y bebidas. Trabajar en forma coordinada con : compras, contabilidad, y costos Supervisar los almacenes y la preparacin de platillos Trabajar junto con el contralor de alimentos y bebidas en la reduccin de los gastos y costos de su departamento Implantar controles, vigilar la disciplina de su personal

GERENTE DE VENTAS SUBCONTADOR AUDITOR DE INGRESOS AUDITOR NOCTURNO JEFE DE CAJEROS CAJA GENERAL

Se encarga de recibir todos los reportes de los cajeros departamentales y de recepcin debidamente verificados para su deposito, as como realizar los pagos de compras al contado, a crdito, sueldos y salarios a los trabajadores, reposiciones de caja chica y reembolso a cajeros. adems:

Llevar un adecuado control del movimiento de las cajas situadas en los distintos departamentos del hotel, con el fin de coordinar los diversos sobres de efectivo Custodiar fondos fijos de los cajeros departamentales y de recepcin, entregando cada maana a los diversos departamentos y verificar que lo devuelvan al terminar la jornada, anotando fechas, firmas e importes en el registro, que para tal efecto se lleva con el visto bueno de seguridad.

JEFE DE ALMACEN RECEPCIONISTA DE ALMACEN ASISTENTE DE PERSONAL RECEPCION

Primer departamento de atender al husped cuando llaga al hotel, tambin es el ultimo con el que es husped tiene contacto antes de abandonar el hotel, dejndole un buen o mal recuerdo, segn la forma con lo hayan tratado. de ah, la gran importacin que tiene su funcionamiento.

JEFE DE TURNO

es el encargado de supervisar a las operadoras que tienen a su cargo el consumidor. Sus funciones son: Conocer a la perfeccin todo el sistema telefnico instalado en el hotel, para aprovecharlo al mximo. Comunicar oportunamente a la compaa de telfonos las fallas del equipo y las extensiones descompuestas. Mantener debidamente actualizado el rack de informacin Revisar los registros de llamadas telefnicas con servicio controlado

Mantener un estricto control sobre el servicio de llamadas de larga distancia

AMA DE LLAVES

Es la responsable de mantener limpio el hotel Controlar los suministros de ropa blanca y artculos de limpieza Custodiar las llaves maestras del hotel Controlar el servicio de guardera infantil Ser responsable de los uniformes del personal del hotel Solicitar los servicios del departamento de mantenimiento para algn rea bajo su responsabilidad Organizar juntas con el personal de intendencia peridicamente Asistir a juntar de la gerencia general con otros jedes de departamento

JEFE DE LIMPIEZA JEFE DE SEGURIDAD JEFE DE LAVANDERIA JEFE DE STEWARD

Es el encargado de vigilar que todas las reas donde se sirvan alimentos o bebidas, cuenten con todo el equipo de operacin necesario para ofrecer el servicio.

JEFE DE COCINA GERENTE DE CENTRO NOCTURNO GERENTE DE BANQUETES

JEFE DE GRUPOS Y CONVENCIONES JEFE EJECUTIVO DE PISO JEFE DE RESERVACIONES JEFE DE RELACIONES PUBLICAS CAJEROS DEPARTAMENTALES CAJEROS DE RECEPCION AUXILIAR DE JEFE DE ALMACEN ASISTENTE DE ALIMENTOS INSPECTORA DE PISO: Se encarga de vigilar y supervisas que los cuartos y pasillos estn limpios. RECEPCIONISTA DE LAVANDERIA ASISTENTE DE COCINA CAPITAN DE CENTRO NOCTURNO Y RESTAURANTE EDECANES PORTERO RECEPCIONISTA OPERADORA DE TELEFONO COSTURERAS CAMARISTA AUXILIAR DE LIMPIEZA

PLOMERO, CARPINTERO, PINTOR, FOGONERO

TEMA 2: SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE

DOCUMENTOS DE SOPORTE Y CONTABILIZADORES

Los documentos de soporte son aquellos que sirven como base de comprobacin en la elaboracin de un documento contabilizado, tales como: pedidos, notas de remisin, facturas, recibos, vales, nomina, reporte diario de ocupacin, resumen diario de ventas de alimentos y bebidas, reporte diario de tintorera, reporte diario de mercancas recibidas, fichas de depsitos bancarios, relacin de cobradores, relacin de remesas de efectivo, avisos bancarios de cargos y abonos, informes de cajeros departamentales, informes de cajeros de recepcin, notas de salida o requisiciones de almacn etc.

POLIZAS DE INGRESOS POR VENTAS

Este documento se formulara con base en lo siguientes reportes diarios: De ocupacin de cuartos de ventas de alimentos y bebidas diario de tintorera telfonos telgrafos lavandera de lectura para uso del auditor nocturno

POLIZAS DE COMPRAS

se preparara en base con el reporte diario de entradas de almacn, el cual se har de acuerdo a las remisiones y facturas. Compras de alimentos y bebidas, suministros generales y de otros artculos detallando los nombres de proveedores por compras hechas a crdito y al contado, con objeto de hacer las anotaciones correspondientes en los auxiliares

POLIZA DE INGRESOS POR DEPOSITO DEL BANCO

su base de preparacin ser el informe diario del cajero general, en el cual se detallan todas las operaciones de entradas a caja ocurridas en un da.

POLIZA DE EGRESOS Y POLIZA DE CHEQUE

se expedir por pagos regularmente mayores, de acuerdo con la cantidad que establezca cada empresa. se usara como documento contabilizador una copia de la llamada plizacheque, la que se registra diariamente en estricto orden numerado en el diario de egresos de cheques expedidos.

POLIZA DE OPERACIONES DIVERSAS

Se expedir por provisin para pago de nominas, honorarios, sueldos, etc. Provisin para pago de impuestos, derechos y servicios pblicos etc. por ajustes, traspasos etc

POLIZA DE CUENTA POR COBRAR

se formulara para registrar las ventas a crdito. su fuente de origen es la relacin de cuentas por cobrar que elabora el auditor nocturno, de acuerdo con la documentacin comprobatoria firmada por los clientes o huspedes y dems reportes que proporciona los diferentes departamentos productivos tales como restaurantes, bares, telfonos, lavandera tintorera y otros.

POLIZA DE AJUSTES Y DESCUENTOS

Se formular cuando se hagan ajustes en cuartos por modificaciones de tarifas o por descuentos en alimentos, bebidas, tintorera, lavandera, telfonos, telgrafos, estacionamiento etc.

POLIZA DE COSTO

Se prepara cada fin de mes con base en la determinacin de los siguientes datos de alimentos y bebidas.

Ventas totales ajustes y descuentos relacin de cortesidad a precio de venta relacin de cheques de consumo de funcionario y empleados firmados a precio de venta importe de inventarios iniciales importe de compras netas costo de ventas bruto costo de ventas aparentes relacin de los inventarios finales debidamente valuados Importe de las deducciones al costo de ventas bruto a empleados, ventas a empleados, traspasos entre los restaurantes y bares, cortesas de huspedes, roturas y prdidas al costo. Costo de ventas neto Factores de costo de venta neto, en relacin con las ventas neta.

TEMA 3: CATALOGO DE CUENTAS, INSTRUCTIVO Y REGLAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS Catalogo de cuentas: Cuentas de activo Cuentas de pasivo Cuentas de capital Cuentas de resultados acreedoras Cuentas de resultados deudoras Cuentas puente Subcuentas mas importantes o que presentan dificultad para su uso o interpretacin CUENTAS DE ACTIVO

fondo fijo caja bancos huspedes particulares Agencias de viajes Funcionarios y empleados Documentos por cobrar Cheques devueltos Deudores diversos Rentas por cobrar

Anticipo a proveedores Estimacin para cuentas y documentos incobrables Anticipo a contratistas IVA acreditable Almacn de alimentos Almacn de bebidas Almacn de suministros generales Terrenos Depreciacin acumulada de edificios y construcciones Edificios y construcciones mobiliario y equipo Depreciacin acumulada de mobiliario y equipo Herramientas Construcciones en proceso Equipo de operacin Equipo de transporte Depreciacin acumulada de equipo de transporte Deposito en garanta Inversiones en valores Gastos pagados por anticipado Gastos preoperatorios y de inauguracin

Amortizacin acumulada de gastos preoperatorios y de inauguracin Gastos de organizacin Amortizacin acumulada de Gastos de organizacin Gastos de instalacin Amortizacin acumulada de gtos de instalacin Adaptaciones a locales arrendados Amortizacin acumulada de adaptaciones a locales arrendados Licencias de funcionamiento

CUENTAS DE PASIVO

Proveedores Acreedores diversos Documentos por pagar Impuestos por pagar Sueldos y salarios por pagar Prestamos bancarios a corto plazo Participacin de los trabajadores en las utilidades Depsitos por rentas y concesiones Depsitos para reservaciones Provisiones para indemnizaciones gratificaciones al personal IVA por pagar

Provisin para reposicin de equipo de operacin Prestamos hipotecarios

CUENTAS DE CAPITAL

Capital social Reserva legal Utilidades por aplicar (perdidas) Prdidas y ganancias

CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS

Ventas Rentas, comisiones y concesiones Otros ingresos Descuentos sobre compras

CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS

Costo de venta de alimentos y bebidas Costo de ventas, planta de lavandera Costo de ventas, tintorera (se supone que el hotel no cuenta con este servicio) Costo de ventas telfono Costo de ventas telgrafo Ajustes y descuentos

Sueldos y prestaciones

CUENTAS PUENTE

TEMA 4: LIBROS Y REGISTROS LOS PRINCIPALES SON:

Inventario y balances Mayor Diario general Libro de actas Diario de ingresos por ventas Diario de cuentas por cobrar Diario de compras Diario de egresos o de cheques expedidos Diario de ingresos o de depsitos al banco Diario de operaciones diversas

Diario de salidas de almacn

OPERACIONES CARACTERSTICAS EN LA HOTELERIA El sistema de contabilidad de los hoteles tiene caractersticas definidas en su operacin que las distingue de otros negocios, ya que en este tipo de industria el control de los ingresos se ejerce principalmente por medio de:

Cajas registradoras de recepcin Cajas registradoras por departamento Elaboracin inmediata de notas a cargo por otros servicios que produzcan ingresos