Manual

Manual de Eventos
Manual de Eventos
VERSO N
OUTUBRO, 2012
Manual de Eventos 1 edio

Elaborao: Assessoria de Comunicao Social - ASCOM
Sumrio
Captulo I - Conceito de Evento 1. Tipos de Eventos
1.1. Eventos Expositivos 1.2. Eventos Sociais 1.3. Eventos Dialogais 1.4. Eventos Honorficos 1.5. Eventos Competitivos 10 13 14 22 23
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1. CONCEITOS 2. PRECEDNCIA 3. FORMAS DE TRATAMENTO 4. SMBOLOS NACIONAIS 4.1. Posio da Bandeira Nacional em evento 5. Correspondncias para Eventos: o Convite 6. Trajes 6.1. Traje Esporte 6.2. Traje Passeio Completo 7. Roteiro para Mestre de Cerimnias 8. Usos e Costumes Internacionais 8.1. Idioma 8.2. Presentes 8.3. Alimentao 1. Processo de Planejamento
Captulo II - Cerimonial e Protocolo
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27 28 32 33 34 35 37 37 37 38 39 39 40 40 43 51 51 53 53 53 53 54 54 54 54
Captulo III - Planejamento de Eventos Captulo IV - Organizao de Eventos

1. Definio do Espao Fsico 1.1. Principais estilos de arrumao 2. Salas de Apoio 2.1. Secretaria de eventos 2.2. Sala VIP 2.3. Sala de Imprensa 2.4. Sala da equipe organizadora 2.5. Sala de segurana 2.6. Sala Mdica ou Ambulatrio 2.7. Sala ou Cabine de Som, Luz e Traduo
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3. Equipamentos e Materiais de Apoio 4. Acesso 5. Transporte 6. Hospitalidade 7. Registro do Evento 8. Ambientao 9. Alimentao 10. Limpeza
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Captulo V - Divulgao de Eventos

1. Identidade Visual 2. Sinalizao 3. Material Promocional 4. Meios de Comunicao da ANAC
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Anexos
Anexo 1: Tipos de servios Anexo 2: Modelo de formulrio para check list Anexo 3: Modelo de questionrio de avaliao de evento Anexo 4: Modelo de composio de mesas para almoos e jantares Anexo 5: Formas de apresentao e cumprimentos
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As relaes pblicas so decisivas na construo da imagem institucional da ANAC. Os eventos, principal ferramenta para a gesto das relaes pblicas, tm papel crucial na comunicao estratgica da Agncia com suas unidades organizacionais, com regulados, com entidades governamentais e usurios. Planejar eventos que efetivamente atinjam o pblico, revertendo em aumento de in uncia para a ANAC, constitui um desa o constante que no pode ser vencido isoladamente. Trata-se de trabalho que deve ser pensado e colocado em prtica por todos os seus atores. Nesse sentido, est disposio das unidades organizacionais este Manual de Eventos que contm orientaes e informaes sobre procedimentos para a realizao de um evento da ANAC ou com a participao da Agncia. O presente trabalho nasceu de pesquisa realizada pela equipe da Assessoria de Comunicao Social da ANAC, por meio da Gerncia Tcnica de Relaes Pblicas, junto a publicaes que so referncias no assunto, de modo a apresentar s unidades organizacionais as etapas para o planejamento e organizao de um evento. Este documento ser atualizado de acordo com a necessidade e a realidade da Agncia no tocante ao tema. Assim, a expectativa que este conjunto de conceitos e procedimentos colabore para fortalecer o relacionamento com os nossos pblicos e, consequentemente, contribua para consolidar a imagem institucional da Agncia Nacional de Aviao Civil.
Assessoria de Comunicao Social
MANUAL DE
NAC
Captulo I
Conceito de Evento
Captulo I
Conceito de Evento
M an u al de E V E N T O S - A nac
Conceito de Evento
Evento pode ser definido como uma concentrao de pessoas e/ou entidades realizada em data e local previamente estabelecido e com objetivo especfico. Ferramenta fundamental nas relaes pblicas, os eventos buscam atrair estrategicamente a ateno de determinado pblico principalmente formadores de opinio a fim de agregar valor imagem da instituio, por meio de acontecimento concebido e planejado para atingir os resultados almejados.
Captulo I
1. Tipos de Eventos
H vrias formas de classificar um evento: categoria, abrangncia, frequncia, dimenso, adeso, perfil dos participantes, etc. Neste captulo sero utilizadas informaes contidas no Manual de Eventos do Sistema Indstria e Manual de Eventos da Fora Area Brasileira, que classificam os eventos em: Expositivos: objetivam a divulgao de produtos, servios, publicaes, objetos, documentos, fotografias, por meio de exposio pblica. A principal vantagem dos eventos expositivos est na eficincia com que se difundem informaes simples e imagticas. Exemplos: feira, salo, mostra, exposio, inaugurao e assinatura de atos. Sociais: valem-se do entretenimento, do lazer, do compartilhamento, e da confraternizao para aproximar socialmente os participantes, o que costuma ser importante para diversos eventos. Normalmente, os eventos sociais fazem parte de um evento maior, mas isso no obrigatrio. Exemplos: almoo, coffee break, jantar. Dialogais: esses eventos renem autoridades e pessoas de notrio saber para difundir informao, fomentar o debate e levantar questionamentos sobre assuntos de interesse. Dentre as vantagens tpicas dos eventos dialogais esto a produo de conhecimento novo, resumida em publicaes posteriores, e a maior profundidade alcanada. Exemplos: palestra, conferncia, frum, seminrio, simpsio, congresso, entrevista, entre outros. Honorficos: caracterizam-se pelo ato de homenagear com honraria servidores ou pessoas ligadas organizao. Exemplos: entrega de placas, medalhas, diplomas ou prmios.
Ferramenta fundamental nas relaes pblicas, os eventos buscam atrair estrategicamente a ateno de determinado pblico a fim de agregar valor imagem da instituio.
Captulo I
Conceito de Evento
Competitivos: a competio nas reas cultural, cientfica e esportiva tem como principal vantagem sobre os eventos expositivos e/ou dialogais o fato de que os espectadores e participantes geralmente experimentam uma imerso mais intensa. Alm disso, neles frequentemente ocorre revelao de talentos e a divulgao de trabalho tcnico para o pblico leigo. Exemplos: concursos, jogos e torneios.
1.1. Eventos Expositivos

a) Assinatura de Atos
Definio: ato solene para assinatura de contratos, convnios, termos de compromisso, marcando a parceria entre organizaes para o desenvolvimento de aes. Objetivo: tornar pblico o ato celebrado Durao: varivel. Pblico-alvo: parceiros envolvidos. Planejamento do evento: -- definir o local do evento (auditrio, salo, sala de reunies ou gabinete); -- organizar a chegada e o encaminhamento das autoridades, convidados e imprensa aos lugares a eles reservados; -- preparar a mesa de honra, se houver, e contratar mestre de cerimnias para conduzir o evento; -- verificar a necessidade ou no de leitura do ato a ser assinado; -- realizar, aps o ato de assinatura pelas partes envolvidas, os discursos a serem proferidos, comeando com a autoridade de menor hierarquia e finalizando com a autoridade mais importante.
b) Exposio
Definio: evento que rene fornecedores, fabricantes, consumidores ou usurios com objetivo de estabelecer contatos comerciais, apresentar produtos, bens ou servios, bem como atender aos mais diversos questionamentos do pblico visitante. Pode ser itinerante ou no. Objetivo: projetar a organizao tcnica e institucionalmente, criando oportunidades de troca de informaes.
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Conceito de Evento
Captulo I
Durao: varivel. Pblico-alvo: comunidade em geral e pessoas ligadas ao tema principal do evento. Planejamento do evento: -- definir o(s) objetivo(s) da participao, que pode(m) ser: difundir novas informaes, marcar presena, incutir conceitos, apresentar uma nova identidade visual, etc. -- definir a estratgia a ser adotada; -- definir previamente o que vai ser exposto e como ser a participao da organizao (em estande, com utilizao de painis fotogrficos, banners, identificao externa); -- produzir as peas de divulgao a serem distribudas no evento (folders, folhetos, jornais, releases, entre outras); -- definir a logstica necessria para a realizao do evento.
c) Feira
Definio: evento caracterizado pela exposio de produtos em estandes. promovido por entidade que estabelece as regras gerais e que permite aos expositores atingirem seus objetivos institucionais. Possibilita apresentar comunidade em geral o seu trabalho e a sua importncia para a sociedade brasileira. Objetivo: apresentar ao pblico-alvo tecnologias, servios e/ou produtos disponveis para comercializao. Durao: varivel. Pblico-alvo: comunidade em geral e pessoas ligadas ao tema principal do evento. Planejamento do evento: -- idntico ao da exposio.
d) Inaugurao
Definio: apresentao de novas instalaes ou unidades da instituio. Objetivo: divulgao institucional. Durao: varivel. Pblico-alvo: interno e externo. Planejamento do evento: -- escolher o local onde ser realizada a cerimnia de inaugurao; -- elaborar a lista de convidados;
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Captulo I
Conceito de Evento
-- expedir convites; -- enviar release para imprensa, se for o caso; -- planejar cobertura jornalstica e fotogrfica; -- decorar o local; -- delimitar rea de estacionamento para convidados; -- designar equipe para recepo dos convidados.
e) Mostra
Definio: um tipo de exposio que no tem por objetivo a venda de produtos. Pode ser itinerante. Objetivo: divulgao institucional. Durao: em mdia 5 dias. Pblico-alvo: interno e externo. Planejamento do evento: -- definir o que vai ser exposto e como ser a participao da organizao; -- produzir, se for o caso, peas de divulgao direcionadas ao interesse do pblico-alvo (folders, folhetos, releases, etc.); -- estabelecer a infraestrutura necessria para a realizao do evento.
f) Salo
Definio: apresenta as mesmas caractersticas da Feira, podendo no ter objetivos mercadolgicos imediatos. Menos amplo e abrangente do que a Feira. DIFERENAS BSICAS ENTRE EXPOSIO, FEIRA, SALO E MOSTRA Evento Caractersticas Promoo do evento: instituio/entidade organizadora/outros; Exposio Os expositores no tm autonomia; O promotor quem estabelece as regras para o evento. Promoo do evento: entidade organizadora; Feira Estandes: autnomos; Expositores tm objetivos mercadolgicos, coordenam
a sua apresentao e a venda dos produtos Salo Mesmas caractersticas da Feira Mostra Exposio sem o objetivo de venda
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Conceito de Evento
Captulo I
g) Visita Tcnica
Definio: recepo de um grupo de pessoas, com objetivo de divulgao de suas atividades por meio da apresentao de sua rea fsica, sua misso e suas atribuies/competncias. Objetivo: divulgao institucional e aes de benchmarking. Durao: varivel. Pblico-alvo: instituies pblicas e privadas, autoridades, estudantes, imprensa e outros membros da comunidade nacional e internacional. Planejamento do evento: -- definir o tipo de visita: 1) poltica de portas abertas (comunidade geral) ou; 2) visitas especiais misses especiais, visitas estrangeiras, comitivas, autoridades e personalidades; -- marcar a visita de acordo com o interesse da instituio ou do visitante; -- elaborar um roteiro da visita, alm de um protocolo e cerimonial adequado; -- conhecer os costumes do visitante; -- criar um clima de integrao entre os participantes; -- comunicar a visita aos servidores das unidades organizacionais envolvidas; -- providenciar servios de apoio, como segurana, transporte, traduo consecutiva, fotgrafo e atendimento da copa; -- distribuir materiais informativos, como folder, relatrio, vdeo, entre outros; -- apresentar o programa previamente, quando as visitas forem programadas com antecedncia.
1.2. Eventos Sociais

a) Almoo/ Jantar
Definio: evento que rene pessoas em torno de refeies, em clima de harmonia, celebrao ou cortesia. Objetivo: estreitar laos com pblico de interesse. Pblico-alvo: externo e misto. Durao: varivel. Planejamento do evento: -- elaborar lista de convidados;
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Captulo I
Conceito de Evento
-- definir local para realizao do evento; -- expedir convites; -- definir a decorao do ambiente e das mesas; -- definir o layout do local e se haver mesa de honra; -- escolher o cardpio, considerando possveis restries alimentares; -- estabelecer precedncias na mesa de honra; -- definir o tipo de servio ( francesa, inglesa ou americano ver Anexo 1); -- confirmar presenas.
b) Coffee Break
Definio: lanche oferecido no intervalo de eventos, podendo ser no perodo da manh ou da tarde. Objetivo: oferecer aos participantes um descanso entre as fases de um evento, como tambm a possibilidade de integrao destes. Durao: em mdia 15 minutos. Pblico-alvo: externo e misto. Dicas de Planejamento: -- servir em mesa adrede preparada e estrategicamente instalada em local de fcil acesso, sem atrapalhar o trnsito de pessoas; -- oferecer a maior possvel variedade de itens.
1.3. Eventos Dialogais

a) Audincia Pblica
Definio: instrumento de dilogo estabelecido com a sociedade na busca de solues para as demandas sociais, propiciando ao particular a troca de informaes com a instituio, bem como o exerccio da cidadania. Objetivo: obter subsdios e informaes adicionais para soluo de determinado assunto. Durao: varivel Pblico-alvo: externo Planejamento do evento: -- definir local, data e horrio para a realizao do evento;
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Conceito de Evento
Captulo I
-- verificar se haver uma exposio inicial e, a necessidade de recursos audiovisuais e de apoio tcnico para operao dos equipamentos; -- dispor o mobilirio no formato auditrio e providenciar microfones, alm de gua e caf para os participantes; -- preparar o espao fsico com painel de fundo com a identificao visual do tema a ser abordado e a logomarca da instituio; -- organizar o procedimento de credenciamento dos participantes, assim como a entrega do press kit aos jornalistas sobre o evento.
b) Conferncia
Definio: apresentao de um tema informativo, tcnico ou cientfico, por especialista em determinado assunto, para uma plateia numerosa. Faz-se necessria a presena de um coordenador dos trabalhos. Objetivo: estudar, debater e extrair concluses sobre determinado tema, oferecendo aos participantes vrios aspectos da questo abordada. Durao: em mdia 1 hora, sendo 40 minutos para a apresentao e 20 minutos para o debate. Pblico-alvo: especialistas e interessados no tema. Geralmente apresentada para um pblico superior a 50 pessoas. Planejamento do evento: -- definir o local, data e horrio para a realizao do evento; -- elaborar lista de participantes; -- expedir os convites; -- definir o coordenador da mesa e o conferencista; -- providenciar tcnico para operao dos recursos audiovisuais; -- organizar o momento para as perguntas, que devero ser feitas ao final da apresentao, por escrito ou ao microfone, entregue por recepcionista, com identificao do autor; -- providenciar profissionais de apoio; -- prever cobertura fotogrfica para o evento; -- verificar a necessidade de gravao ou filmagem da conferncia, que s pode ser realizada com a autorizao do conferencista.
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Captulo I
Conceito de Evento
c) Congresso
Definio: reunio formal e peridica de pessoas, pertencentes a grupos profissionais com o mesmo interesse. Objetivo: apresentar, estudar, debater e extrair concluses sobre temas especficos. Durao: at 5 dias, com no mximo 8 horas dirias. Pblico-alvo: profissionais, estudantes e interessados no tema. Planejamento do evento: -- definir a programao do evento; -- definir data, local e horrio; -- divulgar o evento; -- elaborar lista de convidados e emitir convites; -- confirmar presena dos palestrantes; -- elaborar roteiro do mestre de cerimnias; -- providenciar o credenciamento e entrega do material didtico; -- definir o pessoal de apoio; -- levantar a necessidade de recursos audiovisuais junto aos expositores; -- prever cobertura fotogrfica e jornalstica do evento.
d) Curso
Definio: evento educativo, caracterizado pela apresentao de um tema especfico, e com finalidade de capacitar ou aperfeioar seus participantes para o exerccio das atividades relacionadas ao assunto proposto. Objetivo: capacitar os participantes para execuo de suas atividades de trabalho. Durao: varivel, conforme os objetivos pedaggicos. Pblico-alvo: interno e externo. Planejamento do evento: -- definir local, data e horrio para a realizao do evento; -- planejar o curso de acordo com as demandas identificadas; -- definir equipe de instrutores/ palestrantes; -- estabelecer o nmero de participantes, -- organizar o credenciamento e a entrega do material didtico; -- providenciar os recursos audiovisuais; -- planejar encerramento, com entrega de certificados.
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Conceito de Evento
Captulo I
e) Debate
Definio: discusso entre duas pessoas, com a apresentao de pontos de vista distintos. Exige a presena de um moderador ou mediador para coordenar os trabalhos e estabelecer as regras. Objetivo: apresentao e debate de temas polmicos. Durao: varivel. Pblico-alvo: interno e externo. Planejamento do evento: -- definir local, data e horrio para a realizao do evento; -- designar moderador para a coordenao do evento; -- estabelecer o nmero de debatedores; -- informar plateia sobre o momento de manifestao e perguntas (moderador).
f) Entrevista Coletiva
Definio: evento caracterizado pela presena de representante da instituio, especializado em determinado assunto, que ser questionado pela imprensa sobre o tema de seu conhecimento. Objetivo: esclarecer e transmitir informaes de grande interesse para a sociedade. Durao: varivel. Pblico-alvo: imprensa local e/ou nacional. Planejamento do evento: -- definir local, data e horrio para a realizao do evento; -- verificar se haver uma exposio inicial e, a necessidade de recursos audiovisuais e de apoio tcnico para operao dos equipamentos; -- dispor o mobilirio no formato auditrio e providenciar microfones, alm de gua e caf para os participantes; -- preparar o espao fsico com painel de fundo com a identificao visual do tema a ser abordado e a logomarca da instituio; -- organizar o procedimento de credenciamento dos jornalistas, assim como a entrega do press kit sobre o evento.
g) Frum
Definio: evento caracterizado pela troca de informaes e debate de ideias, com a presena de grandes audincias. Seu
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Captulo I
Conceito de Evento
objetivo conseguir a efetiva participao da plateia que deve ser sensibilizada e motivada. Objetivo: proporcionar a reflexo sobre vrios aspectos do tema escolhido. Durao: uma hora para cada tema, sendo 40 minutos para apresentao e 20 minutos para a platia opinar, perguntar e receber respostas. Pode durar um ou mais dias. Pblico-alvo: interessados no tema. Planejamento do evento: -- escolher data, horrio e local para o evento; -- elaborar lista de convidados e emitir convites; -- designar um moderador para coordenar o debate; -- informar a plateia sobre as regras do debate; -- organizar a inscrio dos participantes que desejam fazer perguntas; -- levantar a necessidade de recursos audiovisuais junto aos expositores; -- prever cobertura fotogrfica e jornalstica do evento; -- designar equipe para consolidar o material produzido, registrando-o nos anais.
h) Mesa Redonda
Definio: reunio de quatro a oito participantes que, coordenados por um moderador e sentados em semicrculo, debatem sobre assunto polmico, controvertido e de interesse, tendo o debatedor tempo especfico para sua apresentao inicial. Objetivo: debater e discutir determinado tema. Durao: uma hora, podendo se prolongar por 30 minutos. Pblico-alvo: segmentos interessados no assunto. Planejamento do evento: -- escolher data, horrio e local para o evento; -- definir se a Mesa Redonda ser aberta ou fechada, permitindo ou no a participao da plateia; -- estabelecer um moderador para coordenar os trabalhos, informando as regras e orientando os participantes para que a discusso permanea em torno do tema principal.
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Conceito de Evento
Captulo I
i) Oficina de trabalho/ Workshop

Definio: programa de treinamento tcnico-prtico ministrado por profissionais do tema abordado, baseado no conceito de training by doing. Objetivo: familiarizar os participantes sobre um determinado assunto para um maior dinamismo, aliando a teoria prtica. Durao: de 8 a 30 horas, com, no mnimo, 3 horas e, no mximo, 8 horas dirias. Pblico-alvo: interno ou externo. Planejamento do evento: -- definir o local, data e horrio e se o evento ser implementado paralelamente a outro evento; -- organizar o credenciamento e a entrega material didtico; -- entregar os certificados ao final do evento, atendidas as exigncias de participao; -- limitar a participao a, no mximo, 30 pessoas.
j) Painel
Definio: apresentao de um quadro no qual um orador principal e demais painelistas explanam sua viso sobre um tema predeterminado, com participao de um grupo selecionado e reduzido de pessoas; Objetivo: proporcionar a reflexo sobre o tema escolhido por meio da exposio de ideias variadas e at mesmo antagnicas. Durao: em mdia, uma hora e meia. Pblico-alvo: pessoas interessadas no assunto abordado. Planejamento do evento: -- definir data, local e horrio; -- elaborar lista de convidados e emitir convites; -- confirmar presenas dos membros do painel; -- elaborar roteiro do mestre de cerimnias; -- designar um moderador para coordenar os trabalhos; -- informar a plateia sobre as regras dos debates; -- levantar a necessidade de recursos audiovisuais junto aos expositores; -- prever cobertura fotogrfica do evento.
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Captulo I
Conceito de Evento
k) Palestra
Definio: apresentao de um tema preestabelecido e de interesse especfico de um grupo homogneo de pessoas que j possui informaes sobre o assunto, seguida ou no de perguntas e respostas. Objetivo: atualizar o pblico sobre um determinado assunto. Durao: em torno de 1 hora, sendo 40 minutos para a apresentao e 20 minutos para perguntas e respostas. Pblico-alvo: interno e/ou externo, dependendo do tema escolhido. Planejamento do evento: -- definir o tema e o palestrante; -- definir data, local e horrio; -- escolher um moderador para coordenao dos trabalhos, apresentao do palestrante, triagem de perguntas e controle do tempo; -- verificar a necessidade de recursos audiovisuais junto ao palestrante; -- definir se as perguntas sero feitas direto ao palestrante ou por meio do moderador, por escrito; -- verificar a necessidade de fotos, filmagens e gravaes para o evento.
l) Reunio
Definio: encontro formal ou informal entre duas ou mais pessoas, com objetivo de discutir, debater e solucionar questes sobre determinado tema, relacionado s suas reas de atividade. Objetivo: discutir um assunto predeterminado e decidir, em conjunto, quais as melhores aes a serem desenvolvidas. Durao: de acordo com o tema a ser tratado. Pblico-alvo: interno ou externo. Planejamento o evento: -- definir local, data e horrio; -- definir a pauta do evento; -- convocar os participantes; -- confirmar a presena dos participantes; -- definir o coordenador e relator do evento;
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Conceito de Evento
Captulo I
-- providenciar a logstica do evento; -- providenciar a descrio dos resultados em um relatrio ou ata.
m) Semana
Definio: evento semelhante ao Congresso em que os participantes se renem para debater temas de interesse comum. Objetivo: consolidar um assunto, facilitando sua absoro. Durao: de acordo com o tema a ser tratado. Pblico-alvo: interno ou externo. Planejamento do evento: -- idntico ao Congresso.
n) Seminrio
Definio: apresentao de vrios aspectos de um mesmo assunto por um ou mais expositores. Diferencia-se da palestra pela durao e pelo nmero de expositores. Divide-se em trs fases: exposio, discusso e concluso. Objetivo: informar e promover o debate sobre determinado assunto. Durao: um dia inteiro. Se ocorrer em mais de um dia denominase Jornada. Pblico-alvo: interno e externo, com a participao de interessados no tema. Planejamento do evento: -- definir a programao, dividindo o evento em trs fases: exposio, discusso e concluso; -- definir data, local e horrio; -- designar um coordenador para conduzir os trabalhos; -- elaborar lista de convidados e emitir convites; -- confirmar presenas dos expositores; -- elaborar roteiro do mestre de cerimnias; -- levantar a necessidade de recursos audiovisuais junto aos expositores; -- entregar material aos participantes (pasta, bloco, caneta, etc.); -- realizar debates aps as apresentaes; -- prever cobertura fotogrfica e jornalstica do evento.
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Captulo I
Conceito de Evento
o) Simpsio
Definio: ocasio em que profissionais de renome apresentam suas ideias e experincias sobre um determinado tema. Objetivo: promover intercmbio de informaes para facilitar tomada de deciso. Durao: de um a trs dias. Pblico-alvo: Interno e externo, com a participao de interessados no tema. Planejamento do evento: - idntico ao do Seminrio.
p) Videoconferncia e Teleconferncia
Definio: apresentao realizada por meio de recursos audiovisuais e eletrnicos, permitindo a interao entre pessoas que esto em espaos diferentes e at mesmo distantes. Objetivo: manter a interatividade entre pessoas ou grupos interessados em um determinado assunto, encurtando distncias, racionalizando recursos e acelerando a troca de informaes. Durao: varivel. Pblico-alvo: interno ou externo. Dicas de planejamento: -- providenciar os recursos audiovisuais e tecnolgicos necessrios; -- testar previamente os equipamentos, verificando se esto em condies plenas de utilizao; -- designar um mediador para conduzir os trabalhos em cada uma das localidades participantes.
1.4. Eventos Honorficos

a) Entrega de placas, certificados, medalhas ou prmios
Definio: solenidade de homenagem a servidores, personalidades e autoridades de destaque, como forma de reconhecimento pelo trabalho. Objetivo: homenagear pessoas. Durao: varivel. Pblico-alvo: interno e externo. Planejamento do evento:
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Conceito de Evento
Captulo I
-- definir o material que ser entregue (certificado, placa, medalha, outro); -- definir o local, data e horrio da solenidade; -- preparar lista dos convidados e emitir convite; -- providenciar a infraestrutura necessria para o evento; -- elaborar o roteiro do mestre de cerimnias, contendo a mensagem gravada no objeto da homenagem; -- preparar a recepo dos convidados, pessoas agraciadas e autoridades, posicionando-as em seus lugares; -- iniciar a solenidade com a composio da Mesa de Honra; -- observar que, ao fazer a abertura, o presidente da solenidade deve explicar o motivo da homenagem.
1.5. Eventos Competitivos

a) Concurso
Definio: evento de cunho cultural, cientfico ou tecnolgico, coordenado por uma comisso, devendo ter regulamento, jri e premiao. Objetivo: integrar e desenvolver a criatividade por meio de um clima de competio saudvel. Durao: varivel. Pblico-alvo: interno ou externo. Planejamento do evento: -- apresentar as diretrizes do concurso em regulamento que contenha tema, objetivo, registro em rgo competente (se for o caso), data de incio e trmino, pblico-alvo, rea de abrangncia, critrios de participao e julgamento, inscries, restries, sanes, jri e premiao; -- divulgar com bastante antecedncia, tendo por base a data limite para inscries; -- compor o corpo de jurados; -- divulgar amplamente os resultados, garantindo a transparncia do processo.
b) Torneios Esportivos
Definio: evento de cunho esportivo, visando integrao dos componentes de uma organizao.
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Captulo I
Conceito de Evento
Objetivo: integrar e incentivar a prtica esportiva por meio de um clima de competio saudvel. Durao: varivel, de acordo com a modalidade esportiva. Pblico-alvo: interno ou externo. Planejamento do evento: -- estabelecer o regulamento do torneio, com objetivo, finalidade, critrios de participao, modalidades esportivas, datas das competies, critrios de julgamento e outras informaes necessrias; -- no dia das competies, prever toda a infraestrutura necessria (transporte, lanches, juzes, equipe mdica e ambulncia etc.); -- organizar cerimnia de premiao; -- prever cobertura fotogrfica do evento; -- divulgar amplamente os resultados, a fim de demonstrar transparncia no processo.
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Captulo II
Cerimonial e Protocolo
Cerimonial e Protocolo
O cerimonial e protocolo regem as relaes e a civilidade entre as autoridades constitudas em todas as instncias do Poder Pblico. No Brasil, so basicamente condutas norteadas por leis municipais, estaduais e federais que resguardam caractersticas culturais sob normas internacionais. Para que um evento acontea conforme as regras de cerimonial, alguns procedimentos devem ser aplicados, tais como disciplina, elegncia, respeito, cortesia, bom senso, bom gosto e simplicidade. Esses procedimentos, quando corretamente utilizados, possibilitam o alcance do sucesso nos eventos promovidos pelas instituies.
Captulo II
1. Conceitos
O CERIMONIAL o conjunto de procedimentos ou formalidades de uma cerimnia ou evento. Em termos gerais, estabelece a sucesso de acontecimentos, isto , de um roteiro geral a ser aplicado e respeitado por todos aqueles que participaro do ato. O cerimonial tem a responsabilidade de promover a harmonia entre todos os participantes, respeitando os nveis hierrquicos das autoridades presentes, por meio do uso adequado da precedncia. PROTOCOLO o conjunto de leis, decretos e normas que regem o cerimonial, objetivando dar a cada um dos participantes de uma solenidade as prerrogativas e privilgios a que tem direito, pelo cargo ou funo que ocupam (Gilda Fleury Meirelles). Refere-se tanto s praticas adotadas por um pas no seu relacionamento com as demais naes estrangeiras, quanto s dos atos oficiais da Administrao Pblica. O termo ETIQUETA, por sua vez, o conjunto de regras de boas maneiras que resultam no comportamento das pessoas (Gilda Fleury Meirelles). No regulada por lei, sendo de carter cultural, isto , resultante de acontecimentos e fatores ambientais que moldam o comportamento de um povo.
O cerimonial tem a responsabilidade de promover a harmonia entre todos os participantes, respeitando os nveis hierrquicos das autoridades presentes, por meio do uso adequado da precedncia.
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Captulo I
Conceito de Evento
1.1. Cerimonial Pblico

O cerimonial pblico apresenta as regras e normas oficiais que regulam a conduo ou a participao em cerimnias diversas em todas as esferas dos Poderes Executivos, Legislativo e Judicirio. Refere-se ainda s normas que devem ser observadas pelo setor privado quando da realizao de eventos em que estejam presentes autoridades nacionais e internacionais. As regras de cerimonial pblico envolvem principalmente: a ordem de precedncia de instituies e de pessoas; o conhecimento e a correta utilizao de Smbolos Nacionais; a conduta e os procedimentos em cerimnias especficas.
2. Precedncia
Um dos principais elementos no qual se baseia a realizao do cerimonial a precedncia. Em nosso pas, tal instituto estabelecido pelo Decreto n 70.274, de 9 de maro de 1972 e alteraes posteriores, que aprova as Normas do Cerimonial Pblico da Repblica Federativa do Brasil e Ordem Geral de Precedncia. No Decreto citado, so apresentadas trs situaes que determinam a ordem de precedncia a ser utilizada: cerimnias oficiais de carter federal, na capital da Repblica; cerimnias oficiais com a presena de autoridades federais, nos Estados da Unio e; cerimnias oficiais de carter estadual.
2.1. Critrios Gerais de Precedncia

Alm dos critrios fixados pela Ordem Geral de Precedncia, definida pelo Decreto n 70.274/72 para cerimnias oficiais do Governo, de acordo com o Manual de Eventos da Secretaria de Relaes Pblicas do Senado Federal possvel o emprego de outros critrios, que podem variar conforme a ocasio, a relevncia da situao e as autoridades e personalidades envolvidas. A escolha do melhor critrio para se estabelecer a precedncia leva em considerao aspectos subjetivos como o ambiente social, o contexto poltico e, principalmente, o bom senso.
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Conceito de Evento
Captulo I
Um princpio geral de precedncia, estipulado pelas normas de cortesia e etiqueta, e adotado pela maioria das culturas, estabelece que o mais velho passa frente do mais jovem, as mulheres precedem os homens e os adultos precedem as crianas. Outro aspecto relevante relacionado ordem de precedncia discorre sobre o local de maior destaque nas solenidades. Nas mesas diretoras h duas posies que merecem anlise mais detida: o lugar de honra e o segundo lugar. O lugar de honra, posio de comando da mesa, em princpio ocupado pelo anfitrio, a figura mais importante do rgo onde ocorre o evento no caso especfico da ANAC, do Diretor Presidente. a partir desse lugar que as posies dos assentos so determinadas, por ordem de precedncia, com a exceo eventual do segundo lugar, conforme veremos. Na mesa principal, quando houver um nmero mpar de assentos, o lugar de honra o do meio, ocupado pelo anfitrio. O segundo lugar, nesse caso, aquele imediatamente direita (Figura1). Quando houver um nmero par de autoridades, e o centro da mesa composto por dois lugares, sendo o assento da direita o lugar de honra, e aquele imediatamente esquerda, o segundo em importncia. A referncia o ponto de vista de quem se senta efetivamente mesa. Portanto, para a plateia sentada de frente para a mesa diretora, direita e esquerda se invertem (Figura2). Quando h um convidado muito importante ou de notrio saber mesa, comum o anfitrio ceder o lugar de honra, sentando-se no segundo lugar
Figura 2
SUPERINTEN. DIRETOR D. PRESIDENTE DIRETOR SUPERINTEN. CONVIDADO
SUPERINTEN.
DIRETOR
D. PRESIDENTE
DIRETOR
SUPERINTEN.
Figura 1
29
Captulo I
Conceito de Evento
em importncia. O resto da mesa segue a precedncia normal. No exemplo abaixo, o Diretor Presidente cedeu o lugar de honra para o Ministro de Estado, e passou a ocupar o segundo lugar. Em seguida, vm o
DIRETOR D. PRESIDENTE MINISTRO PREFEITO SUPERINTEN.
Prefeito convidado (segundo em importncia, ocupando o terceiro lugar da mesa) e os demais integrantes da Agncia (Figura3).
Figura 3
Entre os critrios de precedncia mais adotados, encontram-se: Critrio cultural: dada precedncia conforme o grau de conhecimento acadmico e cultural: dada a precedncia conforme o grau de conhecimento acadmico e cultural pelo qual a personalidade reconhecida, bem como pelo destaque que possui em seu meio social. Critrio de idade: a precedncia definida de acordo com a idade das personalidades presentes, o mais idoso precede o mais jovem. Este critrio utilizado, normalmente, para estabelecer a precedncia entre pessoas do mesmo nvel e categoria. Critrio de antiguidade histrica: a data de criao de organizaes e rgos pblicos usada para estabelecer a precedncia entre pessoas jurdicas, bem como de unidades administrativas. Critrio de ordem alfabtica: o critrio mais simples e objetivo, podendo ser empregado no ordenamento de pessoas, organizaes e estados. muito comum, por exemplo, em eventos esportivos internacionais, que renem delegaes de vrios pases. O critrio de ordem alfabtica pode ser empregado em conjunto com outros critrios, como o do rodzio peridico, atualmente adotado por vrios organismos internacionais: a precedncia entre os embaixadores creditados na ONU, por exemplo, determinada em intervalos regulares, da mesma forma, o Mercosul adota esta sistemtica.
2.2. Composio de Lugares na Precedncia

A primeira etapa para definir os lugares deve ser a elaborao de uma lista com os principais dados de todos os convidados que confirmaram a presena.
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Conceito de Evento
Captulo I
Esta lista deve ser mais completa possvel: identifique o nome do convidado; certifique-se da funo civil, militar ou eclesistica; se vir acompanhado ou no; se estar representando alguma autoridade ou instituio. A segunda etapa consiste em definir a precedncia a que cada convidado faz jus o que deve ser feito com base nas normas do Decreto n 70.274/72. Segue-se ento, para a definio dos lugares na mesa diretora do evento. No basta distribuir os convidados apenas considerando as normas gerais de precedncia. preciso identificar outros indicativos de precedncia: quem ir presidir a mesa? quem ser o anfitrio? h um convidado de honra ou homenageado? h algum representante? DICAS A ordem de precedncia se refere entrada das pessoas, composio de mesa, lugares e citao. Para pronunciamentos, a ordem de precedncia inversa, ou seja, a maior autoridade faz seu pronunciamento por ltimo e a menor em primeiro lugar. As ordens de precedncia em eventos internos dos rgos e organizaes seguem o organograma da instituio. Em eventos que contam com a participao de convidados, utiliza-se o seguinte critrio: 1) anfitrio; 2) convidados, em ordem de precedncia: -- instncia federal 1 escalo; -- instncia estadual 1 escalo; -- instncia municipal 1 escalo; 3) os da casa, em ordem de precedncia -- As autoridades militares e religiosas devem ser inseridas de acordo com sua instncia e hierarquia, sempre aps o primeiro escalo.
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Captulo I
Conceito de Evento
3. Formas De Tratamento
a forma com que se invoca ou se refere a uma pessoa, tanto nas correspondncias como nas conversaes. As principais formas de tratamento encontram-se no quadro a seguir:
CARGO DO DESTINATRIO
Presidente da Repblica
DESTINATRIO/ ENVELOPE
Excelentssimo Senhor (nome) Presidente da Repblica Federativa do Brasil Excelentssimo Senhor (nome) Vice-Presidente da Repblica Federativa do Brasil Excelentssimo Senhor (nome) Ministro de Estado da (o) Excelentssimo Senhor (nome) Secretrio de Estado do (nome) Secretrio de Estado, Extraordinrio do (nome) Ao Senhor Excelentssimo Senhor Cargo Excelentssimo Senhor (nome) Governador do estado do (de) (nome) Excelentssimo Senhor (nome) Vice-Governador do Estado do (de) (localidade) Senhor Coronel (nome) Cargo (se exceder chefia) Senhor Major de Aeronutica (nome) Cargo (se exercer chefia) Excelentssimo Senhor Senador (nome) Presidente do Congresso Nacional Excelentssimo Senhor Senador (nome) Presidente do Senado Federal
DESTINATRIO/ CARTA
A sua Excelncia o senhor (nome) Presidente da Repblica Federativa do Brasil A sua Excelncia o Senhor. (nome) Vice-Presidente da Repblica Federativa do Brasil. A Sua Excelncia o Senhor (nome) Ministro de Estado da (o) A Sua Excelncia o Senhor (nome) Secretrio de Estado do (nome) Secretrio de Estado, Extraordinrio do (nome) Ao Senhor (nome) Cargo A Sua Excelncia o Senhor (nome) Governador do estado do (de) (nome) A Sua Excelncia o Senhor (nome) Vice-Governador do Estado do (de) (localidade) Ao Senhor Coronel (nome) Cargo (se exceder chefia) Ao Senhor Major de Aeronutica (nome) Cargo (se exercer chefia) A Sua Excelncia o Senhor Senador (nome) Presidente do Congresso Nacional A Sua Excelncia o Senhor Senador (nome) Presidente do Senado Federal
VOCATIVO
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica
TEXTO
Vossa Excelncia
Vice-Presidente da Repblica
Excelentssimo Senhor VicePresidente da Repblica Senhor Ministro
Vossa Excelncia
Ministro de Estado
Vossa Excelncia
Secretrio de Estado e Secretrio Extraordinrio
Senhor Secretrio
Vossa Excelncia
Diretor de Autarquia Federal, Municipal ou Estadual Governador (do Estado e do Distrito Federal)
Senhor Diretor
Vossa Senhoria
Senhor Governador
Vossa Excelncia
Vice-Governador (do Estado e do Distrito Federal)
Senhor ViceGovernador
Vossa Excelncia
Coronel (Aeronutica)
Senhor Coronel
Vossa Senhoria
Major (Aeronutica)
Senhor Major
Vossa Senhoria
Presidente do Congresso Nacional
Excelentssimo Senhor Presidente do Senado Federal Excelentssimo Senhor Presidente do Senado Federal
Vossa Excelncia
Presidente do Senado Federal
Vossa Excelncia
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Conceito de Evento
Captulo I
CARGO DO DESTINATRIO
Presidente da Cmara dos Deputados
DESTINATRIO/ ENVELOPE
Excelentssimo Senhor Deputado (nome) Presidente da Cmara dos Deputados l Excelentssimo Senhor Senador (nome) Excelentssimo Senhor Deputado (nome) Cargo (se exercer chefia) Excelentssimo Senhor Ministro (nome) Presidente do Supremo Tribunal Federal Excelentssimo Senhor (nome) Ministro do Supremo Tribunal Federal Excelentssimo Senhor (nome) Presidente do tribunal de Justia de (local) Excelentssimo Senhor (nome) Juiz de Ao Senhor (nome) (cargo)
DESTINATRIO/ CARTA
A Sua Excelncia o Senhor Deputado (nome) Presidente da Cmara dos Deputados A Sua Excelncia o Senhor Senador (nome) A Sua Excelncia o Senhor Deputado (nome) Cargo (se exercer chefia) A Sua Excelncia o Senhor Ministro (nome) Presidente do Supremo Tribunal Federal A Sua Excelncia o Senhor (nome) Ministro do Supremo Tribunal Federal A Sua Excelncia o Senhor (nome) Presidente do tribunal de Justia de (local) A Sua Excelncia o Senhor (nome) Juiz de Ao Senhor (nome) (cargo)
VOCATIVO
Senhor Presidente
TEXTO
Vossa Excelncia
Senador da Repblica Deputado Federal e Estadual Presidente do Supremo Tribunal Federal Ministro do Tribunal Superior
Senhor Senador Senhor Deputado
Vossa Excelncia Vossa Excelncia
Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal Excelentssimo Senhor Ministro do Supremo Tribunal Federal
Vossa Excelncia
Vossa Excelncia
Presidente de Tribunal de Justia
Excelentssimo Senhor Presidente do Tribunal de justia de (local)
Vossa Excelncia
Juiz
Meritssimo Juiz
Vossa Excelncia
Presidente de Empresa Pblica ou Privada
Senhor Presidente
Vossa Senhoria
Alm das informaes contidas no quadro, importante ainda consultar o Manual de Redao da Presidncia da Repblica (www. presidencia.gov.br/legislacao) para obter outras informaes sobre o emprego dos pronomes de tratamento, sinais e abreviaturas, aspectos gerais da redao oficial, as comunicaes oficiais, emprego e concordncia entre os pronomes de tratamento, entre outros temas.
4. Smbolos Nacionais
Os Smbolos Nacionais so as mais caras representaes da Ptria, expressam o esprito cvico da nao brasileira. Os Smbolos Nacionais esto regulamentados pela Lei n 5.700, de 1 de setembro de 1971 e alteraes posteriores e definidos no pargrafo 1 do artigo 13 da Constituio Federal de 1988. So eles: a Bandeira Nacional, O Hino Nacional, as Armas Nacionais (Braso) e o Selo Nacional.
M an u al de E V E N T O S - A nac 33
Captulo I
Conceito de Evento
4.1. Posio da Bandeira Nacional em evento

Em eventos com a presena de bandeiras, a Bandeira Nacional ocupa sempre o centro, no caso de arranjos mpares (centro composto por uma bandeira); ou no centro e direita, no caso de arranjos pares (centro composto por duas bandeiras), guisa do que ocorre na composio das mesas. A partir dela so colocadas as demais, por ordem de precedncia. A referncia o ponto de vista de algum que ministra uma palestra virado para a plateia, de costas para as bandeiras. Seguem exemplos: a) com Bandeira Nacional e do Estado: Nacional direita e Estado esquerda.
Nacional
Estado
b) com Bandeira Nacional e do Municpio: Nacional direita e Municpio esquerda.
Nacional
Municpio
c) com Bandeira Nacional, do Estado e do Municpio: Nacional no centro, Estado direita e Municpio esquerda.
Municpio
Nacional
Estado
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Conceito de Evento
Captulo I
d) com Bandeira Nacional, do Estado e do Municpio e Empresa: Nacional no centro-direito, Estado direita da Nacional, dividindo as duas no centro. Municpio direita e empresa esquerda, ao lado da bandeira do Estado.
Municpio
Nacional
Estado
Empresa
e) com Bandeira Nacional e de outro Pas: Nacional direita e do Pas visitante esquerda.
Nacional
Pas Visitante
f) Com Bandeiras de outros pases: segue a ordem alfabtica dos pases visitantes, pelo idioma do pas anfitrio. Exceto se for em organismos internacionais, que segue o idioma oficial.
Pas C
Pas A
Nacional
Pas B
Pas D
5. Correspondncias para Eventos: o Convite

O convite o carto de apresentao do evento e deve, portanto, ser elaborado cuidadosamente para causar impacto, motivao e expectativa nos convidados. Para a sua elaborao e produo devem ser observados a sua esttica, o tipo de papel, cor e impresso, a definio de quem o encabear, a forma de tratamento, a redao de um texto claro e direto, a grafia sem erros gramaticais e a apresentao de
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Captulo I
Conceito de Evento
informaes completas (data, local, horrio, traje, indicativo de confirmao, dentre outras). Alm disso, deve-se verificar o tipo de correspondncia mais adequado para o envio do convite para o evento. Os principais so: a) Ofcio: utilizado para se comunicar ou convidar representantes de demais rgos da Administrao Pblica e tambm particulares; b) Memorando: utilizado para comunicao ou convites entre as unidades organizacionais, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, assim, de uma forma de comunicao interna; c) Correio Eletrnico: (e-mail): utilizado para mensagens ou convites de carter mais informal, devendo-se evitar, entretanto, o uso de linguagem incompatvel com uma comunicao oficial; Nos casos de eventos solenes e formais, recomenda-se a utilizao do convite conforme modelo a seguir:
O Diretor- Presidente da Agncia Nacional de Aviao Civil convida Vossa Senhoria o Senhor Superintendente xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx para um jantar alusivo s Comemoraes ao Dia da Aviao, a realizar-se no dia 22 de outubro de 2010, s 20 horas, na Cobertura do Prdio da ANAC localizado Avenida Presidente Vargas n 850, Torre Boa Vista, Rio de Janeiro.
Traje: Passeio Completo
R.S.V.P. (at 13 de outubro) (55) 5555-5555
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Conceito de Evento
Captulo I
6. Trajes
A escolha do traje para determinada cerimnia deve ser feita aps observadas algumas caractersticas do evento: o horrio em que ser realizado, o local, o clima da regio e, ainda os hbitos e costumes locais. preciso dispensar todo cuidado e ateno a esta tarefa para evitar situaes deselegantes e constrangedoras.
6.1. Traje Esporte

O traje esportivo masculino consiste num blazer esportivo, parka ou boa jaqueta, calas compridas esportivas, camisa esporte, meias e sapatos estilo mocassim ou de solado de borracha. conveniente evitar o uso de camiseta aberta ao peito, camisetas de times de futebol ou roupas muito desgastadas. As mulheres podem optar por calas compridas, pantalonas ou conjuntos de saia e blusa.
Esporte
6.2. Traje Passeio Completo

O traje passeio completo pode ser usado a qualquer hora do dia ou da noite, sendo o traje recomendado para eventos oficiais e formais. O traje masculino compe-se de palet, cala, camisa e gravata. Os sapatos devem ser de couro e o uso do colete opcional. No caso dos homens, necessrio observar atentamente o correto uso de cores escuras ou claras. A opo deve ser feita de acordo com o horrio em que o evento ser realizado. As cores claras so adequadas em qualquer ocasio at as dezessete horas. A partir de ento, os homens devem estar trajados de terno escuro. O traje feminino aceita inmeras variaes; bom senso e critrio devem nortear a escolha. Entre as opes, vestidos clssicos e tailleur. As mulheres devem evitar cores e estampas muito chamativas, perfumes fortes maquiagem exagerada, transparncia e acessrios em excesso.
Passeio Completo
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Captulo I
Conceito de Evento
No Brasil, costuma-se utilizar, ainda, a especificao traje passeio, que pode ser entendida como menos formal, ocasio em que a gravata vem sendo, aos poucos abolida.
7. Roteiro para Mestre de Cerimnias

Em geral, os eventos mais formais requerem a elaborao de um roteiro para orientar a apresentao do mestre de cerimnias. Entretanto, alguns cuidados especficos devem ser observados na sua elaborao e leitura. De acordo com o Manual de Eventos elaborado pela Secretaria de Relaes Pblicas do Senado Federal, o roteiro, normalmente, divide-se em seis partes: ttulo, acolhida, motivo ou tema, discursos, informaes finais e despedida. Ttulo: o cabealho do roteiro. Contm o nome do evento, a instituio organizadora/promotora, a data, o local e o horrio Acolhida: a forma de saudao aos convidados e marca o incio da cerimnia. Faz-se referncia aos presentes, iniciando-se pelas mulheres, seguido dos cumprimentos usuais de bom-dia, boatarde ou boa-noite. Motivo ou tema: texto breve que explica a razo do evento, compreendendo, no mximo, dois pargrafos. Discursos, falas e pronunciamentos: so ordenados, em ordem crescente, conforme a precedncia das autoridades que faro uso da palavra. Informaes finais: informaes complementares sobre possveis desdobramentos do evento, tais como apresentao de coral, lanamento de livro, convite para coquetel, etc. Despedida: o encerramento da cerimnia. O locutor agradece a presena dos convidados e se despede com as formas usuais de bom-dia, boa-tarde ou boa-noite.
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Conceito de Evento
Captulo I
Alm disso, recomenda-se: Que o mestre de cerimnias seja claro e objetivo, tenha postura e domnio do microfone; Evitar, ao mximo, textos longos. O destaque da cerimnia no o mestre de cerimnias; Providenciar equipamento de som de qualidade para que todos os presentes possam ouvir o locutor sem dificuldades; O texto deve ser impresso em fontes como Arial ou Times New Roman, em tamanho 14, para facilitar a sua leitura.
8. Usos e Costumes Internacionais

Nas relaes com autoridades estrangeiras, uma questo de ordem diz respeito aos usos e costumes, tanto do convidado, quanto de quem recebe. Nessas ocasies, devem prevalecer a cultura e o protocolo do nosso Pas, at porque no se deve privar o visitante de um contato, mesmo que formal, com as caractersticas culturais do Brasil, que se traduzem na forma como recepcionado. H de se considerar, no entanto, a necessidade de se conhecer os hbitos e costumes do visitante para no incorrer em gafes. A seguir esto descritas algumas dicas baseadas no Manual de Eventos elaborado pela Secretaria de Relaes Pblicas do Senado Federal:
8.1. Idioma
Uma das principais formas de expresso da cultura de um povo o idioma. No Brasil, o idioma oficial o Portugus. Por isso, o seu uso obrigatrio em todo evento oficial. No entanto, em eventos relacionados aviao civil pode-se adotar, tambm, qualquer dos seis idiomas oficiais da Organizao da Aviao Civil Internacional OACI (ingls, francs, espanhol, russo, rabe ou mandarim); Em situaes sociais como coquetis, recepes, almoos, a conversao pode ocorrer diretamente no idioma de qualquer uma das autoridades, desde que haja o pleno domnio da lngua estrangeira. Este gesto caracteriza-se como uma gentileza da parte do anfitrio ou do convidado, facilitando o dilogo.
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Captulo I
Conceito de Evento
8.2. Presentes
Em visitas oficiais, de trabalho e de cortesia, pode ocorrer a troca de presentes. Recomenda-se oferecer lembranas que denotem uma pesquisa anterior sobre quem presenteado. Trata-se de apresentar um pouco do nosso Pas, por intermdio de um objeto de arte, uma pea artesanal ou livros sobre nossa histria, cultura e arte; Deve-se atentar para o fato de que algumas culturas revestem o ato de presentear de muitos significados, no o restringindo apenas ao presente em si, mas embalagem, ao tipo de papel utilizado, hora certa de abrir o presente, entre outros aspectos.
8.3. Alimentao
Ao receber convidados internacionais, deve-se atentar para os principais hbitos culturais do convidado, evitando-se, assim, situaes constrangedoras. A grande parte das restries alimentares tem por origem aspectos de ordem religiosa. Por exemplo, no se deve oferecer carne de porco a muulmanos; Em recepes oficiais, sugere-se a formulao de um cardpio que contemple a variedade gastronmica das regies do nosso Pas. Esta uma forma de valorizar a cultura e os produtos nacionais.
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Captulo III
Planejamento de Eventos
Planejamento de Eventos
O planejamento tem papel fundamental no xito de um evento. Ele permite prever as aes que devem ser tomadas para se atingir os objetivos propostos, organizando sua realizao e otimizando os recursos investidos, de forma a minimizar a possibilidade de ocorrncia de imprevistos indesejveis. Em geral, os eventos institucionais visam promover e consolidar uma imagem positiva junto a determinado pblico, bem como estimular um bom relacionamento entre estes e a organizao. Ao planejar um evento, essencial que se mantenha o foco nos objetivos gerais propostos, no dedicando preocupao excessiva aos detalhes. preciso ter flexibilidade para avaliar frequentemente se o que foi planejado deve ser mantido ou se demanda adaptaes. Neste captulo sero descritas as principais etapas do processo de planejamento de eventos de responsabilidade da ANAC ou que tenha a participao desta Agncia.
Captulo III
Ao planejar um evento, essencial que se mantenha o foco nos objetivos gerais propostos, no dedicando preocupao excessiva aos detalhes.
1. Processo de Planejamento
O primeiro passo para concretizar o planejamento de eventos a elaborao de um projeto bsico pela unidade proponente, que ir prever desde os objetivos propostos at as aes e recursos necessrios para atingi-los. Recomenda-se que sejam contemplados os seguintes itens no projeto: a) Nome do Evento: o nome do evento que ser realizado pela ANAC ou que representantes da Agncia tenham interesse em participar; b) Justificativa: a comprovao de que realizao ou participao no evento fundamental para a Agncia; c) Objetivos: o objetivo geral o resultado mais amplo que se pretende com o evento; d) Pblico-alvo: indica quem o evento precisa envolver para chegar a seus ob-jetivos. Deve-se indicar ainda a quantidade de participantes. Para que se obtenham bons resultados, ampliando o grau de relacionamento e convivncia entre a empresa e um pblico especfico, importante que haja uma adequao correta
43
Captulo III Planejamento de Eventos
entre a organizao, esse pblico e o evento. Os pblicos ANAC podem ser: Pblico interno: servidores e colaboradores da ANAC; Pblico externo: formadores de opinio, usurios da aviao civil, aos concessionrios, rgos que compem o sistema de aviao civil, imprensa e pblico em geral; Pblico misto: mescla entre pblico interno e externo. Os convites devem ser enviados com dez ou oito dias de antecedncia, de-pendendo da formalidade do evento. A confirmao recomendada que acon-tea at dois dias antes da atividade, quando se pode telefonar para lembrar o convidado e verificar se estar presente. No Captulo II (Cerimonial e Protocolo) apresentando o tpico Correspondncias para Eventos: o Convite; e) Data, Horrio e Local: importante definir com antecedncia a data, o horrio e o local onde o evento ser realizado, de forma a garantir a reserva de um espao adequado, com capacidade para acomodar de forma confortvel o total de participantes, que tenha estrutura para as aes a serem realizadas no evento, que seja de fcil acesso, seguro, dentre outros aspectos; f) Programao: aqui se estabelece o passo a passo do evento, e inclusive os horrios previstos para intervalos (almoo, coffee break, dentre outros); ALGUMAS DICAS PARA PROGRAMAO
Com base na definio do projeto, preciso detalhar todas as atividades que sero desenvolvidas durante o evento, assim como prever os horrios de incio e de trmino e os recursos humanos e materiais necessrios. Em alguns eventos preciso contar com a participao de palestrantes, expositores ou moderadores. Nesses casos, deve-se tomar uma srie de providncias extras: contatar os palestrantes selecionados para checar seu interesse em participar do evento e sua disponibilidade em relao data e horrios estabelecidos; enviar ofcio para formalizar o convite, aps a concordncia do palestrante; receber confirmao por escrito do palestrante; incluir o palestrante definitivamente na programao do evento; entrar em contato para definir o tipo de recurso audiovisual necessrio, solicitar resumo do currculo e enviar o programa oficial do evento; verificar com o palestrante a possibilidade de distribuir resumo da palestra aos participantes.
g) Logstica: neste item, detalham-se as aes e o apoio necessrios para a realizao do evento, por meio da indicao dos servios e equipamentos conforme contrato vigente com empresa especializada em eventos. Tais informaes devem ser descritas no projeto bsico.
44 M an u al de E V E N T O S - A nac
Captulo III
A seguir, encontra-se o modelo de projeto bsico a ser preenchido e enviado ASCOM:
PROJETO BSICO PARA A REALIZAO DO EVENTO JUSTIFICATIVA: Comprovar que a realizao/ participao no evento proposto fundamental para ANAC; Indicar e explicar a qual objetivo estratgico esse evento est vinculado (grau de aderncia ao Planejamento Estratgico da ANAC) e a articulao parlamentar realizada (se for o caso) OBJETIVO: Descrever o que a unidade organizacional pretende atingir com a realizao do evento. a meta; finalidade. PBLICO ALVO: Especificar a quem o evento se destina e a quantidade de participantes DATA/ HORRIO/ LOCAL: PROGRAMAO: Passo a passo do evento DIVULGAO DO EVENTO: Indicar o tipo de divulgao a ser realizado (intranet, internet, e-mail marketing e outros) UNIDADE PROPONENTE: Especificar a unidade organizacional at o nvel de gerncia, quando for o caso COLABORADOR (PONTO FOCAL): Indicar um colaborador que atuar como facilitador no desenvolvimento das aes envolvendo a GTEV/ASCOM e a rea demandante, desde a solicitao at a efetiva realizao do evento. ESPECIFICAES: Servios e equipamentos a serem contratados conforme contrato vigente da empresa especializada em eventos Local, xx de ms de 2011. RESPONSVEL Diretor/Superintendente/Chefe de Assessoria ou Auditoria/ Corregedor/Procurador/Ouvidor/Gerente-Geral
MANUAL DE
NAC
45
Captulo III Planejamento de Eventos
Alm disso, outras aes devem ser realizadas no planejamento de eventos: a) Estratgias de Comunicao e Divulgao: a escolha das estratgias de comunicao ir depender dos objetivos e da amplitude dos eventos. Se os convidados j estiverem motivados a participar do evento, um simples convite pode ser suficiente. Entretanto, se for necessrio mobilizar e motivar as pessoas a participarem, importante investir em aes de comunicao, que sero definidas de acordo com as caractersticas do pblico. Nesta etapa contempla-se tambm a programao visual e a sinalizao do evento. O Captulo V (Divulgao de Eventos) ira abordar o assunto; b) Recursos Humanos: preciso definir o representante da unidade proponente que ficar responsvel por auxiliar a ASCOM na organizao do evento proposto. Para o evento, se for o caso, tambm necessrio prever o treinamento de pessoal, a delegao de responsabilidades, autonomias e limites para os envolvidos; c) Implantao/Execuo: neste momento realiza-se o detalhamento das atividades que devem ocorrer antes, durante e depois do evento pela equipe organizadora (unidade proponente, ASCOM e empresa especializada em eventos), descrevendo as aes necessrias em cada item do projeto. A ferramenta normalmente utilizada para fazer o registro e controle geral da execuo do evento o cronograma de atividades, o qual guia a operacionalizao do projeto ao indicar as aes, prazos e responsveis por cada tarefa. J o check list um instrumento bastante til para prever o detalhamento das aes e dos materiais necessrios por atividade. O modelo de check list encontra-se no Anexo 2; d) Monitoramento e Controle: corresponde ao acompanhamento das aes, prazos e oramentos previstos, visando verificar se esto sendo cumpridos como planejado ou se h necessidade de reorientao do projeto. Cabe ASCOM realizar o monitoramento; e) Avaliao: a avaliao uma etapa essencial na realizao de eventos. Esta a oportunidade para construir conhecimentos que futuramente geraro melhores eventos. H diversas ferramentas que podem ser utilizadas para avaliao. Em atividades dialogais, por exemplo, um questionrio pode levantar a opinio dos
46
Planejamento de Eventos Captulo III
participantes, cujo modelo encontra-se no Anexo 3. Alm disso, a ASCOM, depois de realizado cada evento, ir elaborar relatrio interno e enviar unidade proponente quando julgar pertinente; f) Oramento: o levantamento da verba necessria para o evento. Aps indicao no projeto bsico dos servios e equipamentos a serem utilizados pela unidade proponente, a ASCOM ir aprovar a realizao da despesa junto empresa especializada em eventos. Para fins de controle, ser elaborado mensalmente um cronograma financeiro de eventos a serem realizados, de modo a acompanhar o desembolso de recursos.
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Captulo IV
Organizao de Eventos
Organizao de Eventos
A etapa seguinte ao planejamento e aprovao do projeto bsico do evento consiste na sistematizao das fases de organizao. Nesse momento, so detalhadas todas as providncias necessrias para o xito do evento. Sendo assim, no mbito da logstica so definidos: o tipo de espao a ser utilizado no evento, a partir das caractersticas da atividade e seu pblico; o funcionamento da secretaria do evento; as salas de apoio, os equipamentos e os materiais necessrios; o pessoal de apoio a ser mobilizado, seu perfil e funes; aspectos relacionados segurana, limpeza, transporte, alimentao, hospitalidade, ambientao, comunicao e sade, dentre outros.
Captulo IV
1. Definio do Espao Fsico

Deve-se levar em conta ao definir o tipo de espao fsico que ser utilizado para a execuo do evento, aspectos como o nmero de participantes, a necessidade de aparatos de apoio para anotaes, a disposio dos participantes, o tipo de interao que o pblico dever ter, alm da estrutura e espao demandados por quem for conduzir a atividade.
Ao planejar um evento, essencial que se mantenha o foco nos objetivos gerais propostos, no dedicando preocupao excessiva aos detalhes.
Auditrio
1.1. Principais estilos de arrumao

Segundo Gilda Fleury Meirelles, o tipo de espao fsico para a realizao do evento est relacionado sua formatao e montagem, com diferentes estilos de arrumao, dividindose em eventos estilo plenrio, linear e aberto. a) Eventos estilo plenrio Auditrio -- Estilo utilizado para solenidade de posse, palestras ou conferncias que no exijam anotaes; -- Mesa Diretora central e as cadeiras em filas; -- As cadeiras podem estar intercaladas, oferecendo melhor visibilidade e comodidade.
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Captulo IV Organizao de Eventos
Escolar
Escolar -- Estilo utilizado para eventos informativos e questionadores, que necessitam de anotaes por parte dos participantes; -- Cadeiras acompanhadas por mesas ou pranchas; -- Esse estilo restringe o nmero de participantes em 40% em relao ao estilo auditrio. Espinha de Peixe -- Estilo utilizado para eventos informativos e questionadores, que necessitam de anotaes, nos quais as mesas e cadeiras so dispostas diagonalmente para melhor visibilidade por parte dos participantes; -- Restringe o nmero de participantes em 40% em relao ao estilo auditrio. b) Eventos estilo linear Direcionado para eventos que permitam o dilogo e a interao entre os participantes, sem plateia assistente. Utilizado em reunies, sesses de comisses tcnicas, convenes, treinamentos, almoos, jantares e banquetes, entre outros, como os modelos a seguir:
Espinha de Peixe
Em "U"
Em U -- Utilizado em eventos informativos, que necessitam de anotaes e interao entre os participantes; -- Utilizado, tambm, em almoos ou jantares formais; -- As cadeiras sempre acompanhadas de mesas, so dispostas em forma de U; -- Esse estilo diminui a capacidade do local em 60% do em relao ao estilo auditrio. c) Eventos estilo aberto -- Estilo utilizado em eventos nos quais os participantes permanecem em p, como inauguraes, feiras e mostras; -- o clculo de capacidade espao/ participantes de 1 m2 por pessoa; -- pela formatao do evento, em alguns casos, o local dever conter mesas de apoio.
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Organizao de Eventos Captulo IV
-- Utilizado, tambm, em almoos ou jantares formais; -- As cadeiras sempre acompanhadas de mesas, so dispostas em forma de U; -- Esse estilo diminui a capacidade do local em 60% do em relao ao estilo auditrio.
2. Salas de Apoio
2.1. Secretaria de eventos
Existem alguns eventos que necessitam de secretaria como parte da infraestrutura do acontecimento. Suas principais atribuies so: informar aos participantes a respeito do evento; organizar e distribuir os materiais do evento (pastas, crachs, folders, certificados, etc); atualizar os dados cadastrais; controlar a frequncia; recepo e credenciamento do pblico envolvido; atender sala de apoio e ao plenrio. A secretaria normalmente fica estruturada prximo entrada do principal espao fsico onde as atividades esto sendo desenvolvidas.
2.2. Sala VIP

Espao para recepo de autoridades, convidados especiais e palestrantes pelos anfitries. Deve ser um local confortvel, com material sobre o evento e servio de apoio, tais como sanitrio, acesso internet, alimentao, dentre outros.
2.3. Sala de Imprensa

Trata-se de local destinado para o atendimento imprensa e a realizao de encontros e entrevistas com jornalistas. Serve tambm como local de apoio para que estes produzam matrias e faam contato com suas empresas de comunicao. O local deve estar equipado com mesa de reunio e cadeiras, computadores, acesso internet, impressora, linha telefnica, mquina copiadora, aparelho de fax e material informativo sobre o evento (press kit).
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A coordenao da sala de imprensa deve ficar a cargo do Assessor de Imprensa prprio da instituio ou contratado.
2.4. Sala da equipe organizadora

Espao para reunio entre os integrantes da equipe que compe a organizao do evento, o qual deve ser de acesso restrito. Mesas, cadeiras, linha telefnica, fax, computador, acesso internet e material de apoio devem estar disponveis neste local.
2.5. Sala de segurana

Local de apoio aos profissionais e servios de segurana e, concomitantemente, poder ser utilizado como posto policial destacado para cobrir o acontecimento. Deve ser montada de forma simples e conter: mesas e cadeiras; armrios para guarda de armamento; linha telefnica, servios de rdio e de apoio. imprescindvel, em todos os tipos de evento, sinalizar as sadas de emergncia e o local dos extintores de incndio.
2.6. Sala Mdica ou Ambulatrio

Dependendo do tipo de evento, haver a necessidade de montagem de sala mdica ou ambulatrio para atendimento ao pblico presente. Em eventos de menor porte, ou em que as atividades realizadas possuam risco mnimo de causar incidentes, recomendado dispor de um kit de primeiros socorros, com medicamentos bsicos para pequenas ocorrncias.
2.7. Sala ou Cabine de Som, Luz e Traduo

Espaos para os servios de sonorizao, iluminao e traduo simultnea do evento, em que a instalao e a operao geralmente so realizadas por empresas especializadas.
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3. Equipamentos e Materiais de Apoio

Para realizao do evento, faz-se necessrio prever a necessidade da utilizao de equipamentos audiovisuais, visuais, eltricos, eletrnicos, sonorizao, iluminao, traduo e de materiais de divulgao ou de apoio. Tais equipamentos e servios devero estar indicados no projeto bsico e no contrato realizado pela ANAC com a empresa especializada em eventos.
4. Acesso
preciso prever antecipadamente as reas de acesso ao local do evento para pedestres e para automveis, informando o espao destinado ao estacionamento. Os acessos devem tambm atender aos portadores de necessidades especiais, caso haja participantes que possam ter este tipo de demanda.
5. Transporte
Dependendo do evento, pode ser necessrio providenciar transporte para os participantes, organizadores e convidados. Para tanto, devese informar no projeto bsico sobre os horrios, destinos e nmero de pessoas a serem transportadas.
6. Hospitalidade
Dependendo do tipo de evento, pode ser necessrio providenciar recepcionistas para receber os participantes e/ou convidados no aeroporto ou rodoviria. Para tanto, devem estar identificados e apresentar uma placa com o nome do evento e da pessoa aguardada, alm de portar uma lista com o nome delas e o local para onde se destinaro. Entrega-se, neste momento, um kit com informaes sobre o evento e sobre a cidade onde este se realizar.
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7. Registro do Evento
Em geral, os eventos iro demandar, ao menos, o registro fotogrfico dos principais momentos. Dependendo do tipo de evento, pode ser necessria a realizao de filmagem. Sendo assim, importante que tais informaes estejam no projeto bsico.
8. Ambientao
A decorao a ser utilizada no evento poder incluir arranjos florais, faixas, banners ou bandeiras, desde que previsto no projeto bsico. Alm disso, deve-se atentar para a ventilao e a temperatura dos locais do evento, para que no fiquem abafados, muito quentes ou muito frios. Deve-se abrir os espaos com antecedncia suficiente para eliminar qualquer odor.
9. Alimentao
Quando no fizerem parte da programao, os participantes devem ser orientados em relao aos locais disponveis nas proximidades do evento para realizao de lanches e refeies. Poder ser oferecido coffee break nos intervalos das atividades, desde que previamente estabelecido no projeto bsico. Caso se opte por no oferec-lo, necessrio deixar disposio dos participantes ao menos caf e gua vontade.
10. Limpeza
necessrio que existam pessoas designadas para garantir a limpeza permanente do espao em que o evento estiver sendo realizado, para a remoo frequente de resduos sobre as mesas, o esvaziamento de lixeiras e a manuteno de toaletes.
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OUTRAS DICAS
Realizar visita tcnica para conhecer a infraestrutura do local em que o evento ocorrer; Em eventos em localidades, deve-se chegar um dia antes, para garantir que toda a estrutura esteja pronta no momento necessrio; Testar previamente o funcionamento dos equipamentos; Indicar um representante da rea proponente para acompanhar e auxiliar a ASCOM na logstica do evento; Ter a lista dos fornecedores que iro atuar no evento; Nos eventos em que haja alimentao, conhecer previamente o estabelecimento alimentcio ou solicitar degustao do cardpio a ser oferecido, quando necessrio Preparar e montar previamente os materiais a serem entregues; Deixar o material a ser distribudo sempre disponvel, organizado e visvel.
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Captulo V
Divulgao de Eventos
Divulgao de Eventos
As aes de comunicao, divulgao e promoo so imprescindveis para realizao de qualquer evento, pois por meio delas que o pblico-alvo obtm as informaes necessrias que iro estimular sua participao, sendo capaz tambm de influenci-lo a obter uma imagem favorvel do evento e, consequentemente, da organizao que o promove. Assim, a estratgia de comunicao a ser definida e executada depende dos objetivos e da amplitude dos eventos, podendo ser local, nacional e internacional e com abrangncia aos vrios segmentos de pblicos. A seleo dos participantes no evento deve ser cuidadosa e obedecer ao critrio de afinidade com o tipo de evento a ser realizado. Inicialmente deve-se elaborar um mailing list dos participantes que contenha: nome, cargo, instituio que representa, endereo completo, telefone, fax e e-mail para confirmao, se for o caso. O contato inicial com os participantes ocorre conforme o tipo de evento a ser realizado: vrios meses antes do evento, em um congresso ou seminrio, ou mesmo uma semana antes do evento, se for o caso de uma reunio. Se o participante precisar ser estimulado a comparecer ao evento, o material de divulgao deve despertar o seu interesse. Os veculos de comunicao mais indicados para o pblico potencial so: convite, ofcio-convite, cartazes, folders explicativos e mala direta. Os instrumentos de comunicao para os participantes precisam ter uma identidade visual definida, a fim de garantir a unidade das vrias peas de comunicao que podero ser produzidas.
Captulo V
Assim, a estratgia de comunicao a ser definida e executada depende dos objetivos e da amplitude dos eventos, podendo ser local, nacional e internacional e com abrangncia aos vrios segmentos de pblicos.
1. Identidade Visual
Todos os produtos de comunicao devem seguir uma identidade visual, ou seja, um conjunto de elementos grficos que do coeso ao todo, padronizando as cores utilizadas, os estilos de fontes e tipos de alinhamento, etc.
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Captulo V
Nesse sentido, importante que os materiais criados sigam os padres descritos no Manual de Identidade Visual da ANAC. Alm disso, o ideal envolver a ASCOM no planejamento e na elaborao desses materiais. O Manual de Identidade Visual da ANAC est disponvel no endereo eletrnico: http://www2.anac.gov.br/transparencia/ pdf/BPS%202012/27/Manual_Identidade.pdf
2. S
A correta sinalizao de um evento muito contribui para seu sucesso. Assim, alguns espaos necessitam de sinalizao, tais como: Ruas e avenidas que do acesso ao local do evento; Entrada do local do evento e no caminho dentro deste espao at o ambiente em que a atividade ocorrer; Banheiros, locais de inscrio, de informaes gerais, sala da organizao do evento; Programao do evento indicando o local e horrio em que as atividades iro ocorrer, distribudos em pontos estratgicos. A sinalizao pode ser feita por meio de diversos materiais, sendo mais comumente utilizados faixas, cartazes, banners e placas.
3. M P
A produo de material promocional um aspecto importante para a eccia da divulgao de eventos, alm de servir para criar um clima de integrao e reconhecimento entre aqueles que utilizam o material. Normalmente so elaborados kits com estes materiais, que so distribudos na entrada ou no momento da identicao dos participantes. Os principais so:
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MANUAL DE
NAC
Captulo V
Bolsa ou pasta; Caneta e lpis; Bloco de anotaes; Folder com a programao do evento; Materiais impressos ou audiovisuais relacionados ao assunto abordado no evento; Camiseta, bon, adesivos; Crach de identicao.
4. M C ANAC
Portal da Internet: http://www.anac.gov.br Portal da Intranet: http://intranet.anac.gov.br/principal Notcias Anac - Assessoria de Imprensa: Clipping Edies de 9h e 16h30
MANUAL DE
NAC
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Referncias Bibliogrficas
BRASIL. Confederao Nacional da Indstria. Manual de Eventos. Braslia, 2005. BRASIL. Congresso Nacional. Senado Federal. Manual de Eventos. 2 edio, revisada Braslia, 2007. BRASIL. Fora Area Brasileira. Manual de Eventos da Fora Area Brasileira. 1 edio. Braslia, 2009. Cesca, Cleusa G. Gimenes. Organizao de eventos: manual para planejamento e execuo. 9 edio rev. e atual So Paulo: Summus, 2008. Meirelles, Gilda Fleury. Eventos, seu negcio, seu sucesso. So Paulo: IBRADEP, 2003. Meirelles, Gilda Fleury. Protocolo e Cerimonial: normas, ritos e pompa. 3 edio, revista, ampliada e atualizada So Paulo: IBRADEP, 2006. Zanella, Luiz Carlos. Manual de organizao de eventos: planejamento e operacionalizao 4 edio 2. reimpr. So Paulo: Atlas, 2010.
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Anexos
Anexo 1: Tipos de Servios

1) Servio Francesa: o mais requintado, com todos os convidados sentados mesa, geralmente em lugares demarcados. A decorao refinada e o nmero de garons, copeiras e auxiliares compatvel ao nmero de convidados; neste caso, um garom para comidas e um para bebidas, para at doze convidados. Neste estilo, a comida apresentada pelos garons em baixelas e a prpria pessoa se serve. 2) Servio Inglesa: semelhante ao servio francesa, pede que todos os convidados estejam sentados mesa e caracteriza-se por duas formas: a) servio inglesa direto: o garom serve o convidado, sempre pelo lado esquerdo, retirando os alimentos da baixela, fazendo uma pina com garfo e a colher; b) servio inglesa indireto: o prato j vem arrumado da cozinha e colocado frente do convidado pelo lado direito. O garom pode, tambm, mostrar a baixela para o convidado e, somente depois disso, servir o prato em um aparador. utilizado em eventos nos quais o fator tempo determinante de sucesso, pois oferece mais agilidade nos servios. 3) Servio Americano: conhecido como buffet americano, caracterizase pela disposio dos pratos em buffets, onde os convidados se servem, fazendo em seguida sua refeio comodamente sentados. O nmero de ilhas de buffets deve ser planejado de acordo com o nmero de convidados. muito utilizado por sua praticidade e agilidade, mas no se trata de um estilo requintado. Entretanto, mesmo sendo um tipo de servio mais descontrado, os detalhes com a arrumao das mesas e com a decorao devem ser observados, pois denotam ateno com os convidados. As mesas de refeio podem estar arrumadas como nos outros estilos, mas o mais comum so os pratos, talheres e guardanapos estarem dispostos em mesa prpria, assim como as sobremesas. As bebidas so servidas pelos garons, assim como o caf, em mesa especial, sada do salo. Neste estilo, so dispensados os licores e os bombons, mas servi-los demonstra um carinho especial com os convidados.
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-- Observar algumas regras ao servir vinho nas refeies: -- os vinhos brancos, rosados e verdes so servidos frios ou gelados; -- os tintos na temperatura natural ou refrescados; -- recomenda-se no servir vinho acompanhado de saladas temperadas com vinagre; -- o champanhe acompanha qualquer tipo de prato, inclusive doces, e deve ser servido gelado; -- os vinhos brancos so servidos antes dos tintos; -- serve-se vinho branco com peixes e pratos base de vinho branco; branco seco com entradas, saladas, peixe defumado e pat; branco doce com sobremesas e frutas; serve-se vinho ros com refeies leves de vero; serve-se vinho verde com bacalhau; serve-se vinho tinto com carnes, queijos, aves, massas ou sopas; tinto leve com carne branca; vinho do Porto e Moscatel so servidos no final das refeies.
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Anexo 2: Modelo de formulrio para check list

Nome do Evento: Local: Data: Atividades gerais Reservar o local Definir a programao Definir lista de convidados Relacionar convidados especiais Elaborar e expedir convites Material Grfico Ficha de participao para os participantes Folhetos Programa Pasta Cartaz Credencial para estacionamento Crach para identificao Programao visual Placas Faixas e banners Painis fotogrficos Divulgao Mala direta Cartazes Imprensa local e nacional Preparar mapa de distribuio do material de divulgao Recursos Fsicos Local para o evento Local para secretaria Local para o coffee-break Local para informaes Estacionamento Copa/cozinha Recursos Humanos Coordenadores de rea Recepcionista para secretaria OK Pendente N/A Responsvel OK Pendente N/A Responsvel OK Pendente N/A Responsvel OK Pendente N/A Responsvel OK Pendente N/A Responsvel OK Pendente N/A Responsvel
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Atividades gerais Recursos Humanos Recepcionista para informaes Recepcionistas para local do evento Apoio para receptivo de autoridades Tradutor Intrprete Assessoria de imprensa Operador tcnico (som/luz) Apoio de limpeza Apoio de Segurana Garom/copeiro Projetor de Slides Retroprojetor Vdeo e televiso Data show Tela para projeo de imagens Microfones, com fio e sem fio Amplificadores Aparelho de som Gravao Equipamentos de traduo simultnea Computadores Mquinas copiadoras Questionrio de avaliao Papel Telefone Fax Mastro Bandeira Estande Decorao floral Guarda-chuva Tapetes Plpito
OK
Pendente
N/A
Responsvel
OK
Pendente
N/A
Responsvel
72
Cerimonial Mesa para receptivo Livro de presena Lista de confirmaes Reserva de lugares Mapa de distribuio das autoridades nos lugares Nominata Mapa de composio da mesa principal Roteiro do locutor Colocao de bandeiras Hino Nacional Garom/copeiro Ps Evento Relatrio final Prestao de contas Ofcios de agradecimento s reas envolvidas Registro fotogrfico, em vdeo e em jornal Impresso dos anais Emisso de certificados
OK
Pendente
N/A
Responsvel
OK
Pendente
N/A
Responsvel
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Anexo 3: Modelo de questionrio de avaliao do evento

MODELO DE QUESTIONRIO DE AVALIAO
Prezado (a) Participante: Queremos conhecer sua opinio sobre o evento que acabou de participar, para que possamos saber se suas expectativas foram atingidas e o que ainda pode ser aperfeioado. Aps preencher, favor entregar recepcionista. Agradecemos pela sua participao! 1) Voc obteve informaes sobre o evento por meio de: [adaptar as respostas aos meios de comunicao utilizados na divulgao do evento] ( ) convite ( ) internet ( ) imprensa ( ) amigos ( ) cartazes ( ) outdoor ( ) panfleto ( ) outro meio. Qual? ____________________________ 2) Avalie os seguintes aspectos do evento: [alterar os tpicos ou acrescentar outros itens, se julgar necessrio] Item Local do evento Acesso/estacionamento Atendimento/recepo Organizao Instalaes Palestrantes Carga horria Temas das palestras Contedo das palestras Material didtico Alimentao Excelente Bom Regular Ruim Pssimo
3) O evento correspondeu s suas expectativas? ( ) Sim ( ) No ( ) Parcialmente Por favor, comente: _____________________________________________________________ 4) Qual o seu grau de instruo ( ) Ensino Fundamental ( ) Ensino mdio ( ) Ensino Superior 5) Qual a sua ocupao? _______________________________________________________ 6) Sexo: ( ) Feminino ( ) Masculino 7) Faixa etria ( ) 15 19 8) Sugestes __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ ( ) 20 29 ( ) 30 59 ( )60 ou mais
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Anexo 4: Modelo de Composio de Mesa para Almoos e Jantares

Arrumao de Mesa
Cada tipo de prato tem seu talher especifico que deve ser colocado de acordo com a sequncia dos pratos a serem servidos, de fora para dentro: 1 talher entrada; 2 talher primeiro prato (peixe) e 3 talher segundo prato (carne). Na arrumao da mesa, as colheres e facas (com lminas voltadas para o prato) ficam direita do prato. Os garfos ficam esquerda do prato. Os talheres de sobremesa so trazidos pelos garons, no momento adequado, ou ficam frente do prato na sequencia (de dentro pra fora): faca com lmina voltada pra dentro e o cabo para a direita; garfo com cabo voltado para a esquerda e a colher com o cabo voltado para a direita. Sousplat um suporte de prato em material nobre, que delimita os lugares> No utilizado durante a sobremesa. Os copos utilizados na composio da mesa so determinados de acordo com as bebidas a serem servidas durante a refeio. Servese: gua, refrigerante e suco de frutas no copo ou taa maior, com ou sem p; cerveja em copo tipo tulipa; vinho tinto em taa mdia; vinho branco em taa menor; licores em clices pequenos; champanhe em taas flte ou de boca larga. Na arrumao da mesa, os copos devem ficar ao lado direito do prato, acima dos talheres: da direita para a esquerda, copos para vinho branco, vinho tinto e gua; atrs, deve ficar a taa de champanhe.
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Composio Almoo ou Jantar (com consom)
Exemplo: Almoo ou jantar com uma entrada, consom e um prato com carne.
Composio Almoo e Jantar (com peixe)
Exemplo: Almoo ou jantar com uma entrada com peixe e um prato com carne.
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Composio Servio Francesa
Exemplo: Servio francesa, com uma entrada, um prato com peixe e um prato com carne. Retirar o talher de n 10, caso no seja servido prato com peixe. Substituir os talheres para entrada pela colher direita do prato, caso seja servido um consom.
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Anexo 5: Formas de apresentao e cumprimentos

A Forma de apresentao obedece mesma norma entre a maioria dos povos: quem chega apresentado e cumprimenta quem esta, falando o nome de quem esta primeiramente. Em outras situaes, observar as regras gerais a baixo: Quem est andando cumprimenta quem est parado Quem sai despede-se de quem fica. O menor em hierarquia apresentado ao superior. Por idade, o mais jovem apresentado ao mais velho. Por sexo, o homem apresentado mulher. Cabe /ao superior em hierarquia, ao mais idoso ou senhora estende a mo ou fazer o cumprimento convencional. Em alguns pases, no se estende a mo s senhoras, como no mundo rabe. O cumprimento segue esta regra:
A Regra social
No primeiro encontro com um casal, apresenta-se o homem; ele quem apresentar sua esposa. Com casal conhecido, cumprimenta-se primeiro a mulher, depois o homem. -- O marido dir: Esta a minha mulher. -- A mulher dir: Este o meu marido. -- Ao apresentar a esposa de um amigo, dir Esta a pessoa de fulano. -- Ao apresentar o marido de uma amiga, dir: Este o marido de fulana.
A Regra empresarial
Casal cujo homem a autoridade apresenta-se o homem; ele quem apresentar sua esposa. Casal cuja mulher a autoridade apresenta-se a mulher; ela quem apresentar o marido. Para cumprimentos, cumprimenta-se primeiro a autoridade, depois o (a) cnjuge.
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Forma ocidental de cumprimento

No Brasil, no meio oficial e empresarial, utiliza-se a forma ocidental de um cumprimento aperto de mo geralmente longo e caloroso. Abrao, tapas nas costas e beijos revelam amizade e intimidade e so habituais no convvio social ou quando se adquire maior relacionamento com o visitante ou cliente.
Formas orientais de cumprimento

No Oriente so utilizadas duas formas tradicionais de cumprimento: A reverncia, principalmente entre os japoneses, chineses, coreanos. A saudao com as duas mos postas, em forma de orao, na altura do peito, usada habitualmente na ndia e na Tailndia namast. Ao receber uma comitiva que utiliza uma forma de cumprimento diferente da nossa, devemos utilizar a forma de cumprimento ocidental, ou seja, o aperto de mo. Certamente, em seguida, o visitante retribuir. Caso ele faa uma saudao tradicional do seu pas, deve-se, por gentileza, retribuir repetindo-a.
Aplausos
Trata-se da forma mais simptica de demonstrao de entusiasmo e concordncia, utilizada para homenagear as pessoas. Entretanto, deve ser sempre comedida e no acompanhada de gritos e outras manifestaes efusivas, principalmente nos eventos mais solenes. O aplauso uma manifestao espontnea da platia; no pode e nem deve ser solicitado por quem conduz a cerimnia ou pelo Mestre de Cerimnias. importante saber a ocasio para se aplaudir, a quem o aplauso dirigido e o momento adequado. Em apresentaes artsticas, por exemplo, s se aplaude o pianista quando ele coloca as mos sobre o colo sinal de que encerrou; o bal, ao trmino do ltimo passo; o cantor ao final da msica. Aplausos durante apresentaes tiram a concentrao de quem se exibe.
79
As manifestaes de desagrados vaias, por exemplo no fazem parte de eventos protocolares, e so entendidas por ns como gafes, pois existem outras formas de discordncia.
80
Setor Comercial Sul, Qd 09, Lote C Ed. Parque Cidade Corporate, Torre A Braslia-DF. CEP 70.308.200. Tel 61.3314.4105

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Manual de Eventos

Manual de Eventos 1 edio

Captulo II - Cerimonial e Protocolo

Captulo III - Planejamento de Eventos Captulo IV - Organizao de Eventos

Captulo V - Divulgao de Eventos

1.1. Eventos Expositivos

1.2. Eventos Sociais

1.3. Eventos Dialogais

i) Oficina de trabalho/ Workshop

-- providenciar a logstica do evento; -- providenciar a descrio dos resultados em um relatrio ou ata.

1.4. Eventos Honorficos

1.5. Eventos Competitivos

1.1. Cerimonial Pblico

2.1. Critrios Gerais de Precedncia

2.2. Composio de Lugares na Precedncia

Excelentssimo Senhor VicePresidente da Repblica Senhor Ministro

Secretrio de Estado e Secretrio Extraordinrio

Vice-Governador (do Estado e do Distrito Federal)

Presidente do Congresso Nacional

Presidente do Senado Federal

Senhor Senador Senhor Deputado

Vossa Excelncia Vossa Excelncia

Presidente de Tribunal de Justia

Excelentssimo Senhor Presidente do Tribunal de justia de (local)

Presidente de Empresa Pblica ou Privada

4.1. Posio da Bandeira Nacional em evento

b) com Bandeira Nacional e do Municpio: Nacional direita e Municpio esquerda.

5. Correspondncias para Eventos: o Convite

Traje: Passeio Completo

R.S.V.P. (at 13 de outubro) (55) 5555-5555

6.1. Traje Esporte

6.2. Traje Passeio Completo

7. Roteiro para Mestre de Cerimnias

8. Usos e Costumes Internacionais

Captulo III Planejamento de Eventos

A seguir, encontra-se o modelo de projeto bsico a ser preenchido e enviado ASCOM:

Captulo III Planejamento de Eventos

Planejamento de Eventos Captulo III

1. Definio do Espao Fsico

1.1. Principais estilos de arrumao

Captulo IV Organizao de Eventos

Organizao de Eventos Captulo IV

2.2. Sala VIP

2.3. Sala de Imprensa

Captulo IV Organizao de Eventos

2.4. Sala da equipe organizadora

2.5. Sala de segurana

2.6. Sala Mdica ou Ambulatrio

2.7. Sala ou Cabine de Som, Luz e Traduo

Organizao de Eventos Captulo IV

3. Equipamentos e Materiais de Apoio

Captulo IV Organizao de Eventos

Organizao de Eventos Captulo IV

Anexo 1: Tipos de Servios

Anexo 2: Modelo de formulrio para check list

Anexo 3: Modelo de questionrio de avaliao do evento

Anexo 4: Modelo de Composio de Mesa para Almoos e Jantares

Composio Almoo ou Jantar (com consom)

Composio Almoo e Jantar (com peixe)

Composio Servio Francesa

Anexo 5: Formas de apresentao e cumprimentos

Forma ocidental de cumprimento

Formas orientais de cumprimento

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