Introduccin

La inteligencia en los negocios (o empresarial) es el conjunto de herramientas que facilitan la recopilacin de datos y su posterior conversin en informacin significativa (conocimiento) para la toma de decisiones ms acertadas para la empresa. En este tema estudiaremos estas herramientas utilizando Microsoft Excel 2013. Las capacidades de inteligencia empresarial en Excel 2013 son (entre otras): Introducir cmodamente datos usando el relleno rpido. Utilizar funciones de inteligencia de tiempo con DAX. Crear informes, cuadros de mandos o paneles, haciendo uso de anlisis rpidos o cuadros de mando con indicadores clave de rendimiento (KPI) y jerarquas representados mediante Power View.
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Relleno rpido
Reconoce un patrn en los datos que estamos introduciendo. Suponga que dispone de una tabla con una lista donde cada celda contiene un dato compuesto. Un ejemplo muy comn lo tenemos en los dos apellidos y el nombre. Vea a continuacin tres ejemplos. En todos ellos se ha escrito en la celda de arriba de la columna y despus de INTRO se ha hecho CTRL+E (que activa el relleno rpido):

(direccin de correo: nombre_primerApellido_segundoAp ellido@u.es)

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Relleno rpido

(nombre) (primer apellido y segundo apellido) Donde puede observarse qu fcil es crear direcciones de correo, extraer el nombre o los apellidos del cada campo. Para casos difciles (apellidos compuestos, hay que repetir el patrn en la siguiente celda. Por ejemplo lvarez-Osorio)
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Anlisis rpido
Con versiones anteriores de Excel para disponer de un formato condicional (y ver, por ejemplo, los datos con semforos), o crear un grfico o una tabla dinmica debamos seguir una serie de pasos navegando por los distintos botones de los grupos en las fichas. Es decir, para analizar los datos tenamos que realizar ciertas manipulaciones sobre los mismos. Estas operaciones se han agrupado en un solo botn: Anlisis rpido que, adems, nos sugiere en algunas casos tablas o grficos dinmicos que nos facilitan mucho el trabajo. Para realizar este tipo de anlisis podemos partir de cualquier rango de datos (en forma de rango normal o tabla).

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Anlisis rpido
Bastar con que seleccionemos con el ratn el rango y nos coloquemos encima del botn que aparecer (de forma automtica) en la esquina inferior derecha:

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Anlisis rpido
Aqu podremos escoger entre varias posibilidades:

Formato: barra de datos, escalas de valores, conjuntos de iconos, etc.

Grficos: varios tipos distintos de grficos de barras y Ms grficos (sugeridos) o Todos los grficos. Totales: sumatorio, promedio, recuento, etc. Tablas: obteniendo una tabla (para el caso de un rango normal), diferentes tablas dinmicas (sugeridas). Minigrficos: de lnea, columna y de ganancia o prdida.

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Anlisis rpido
Como ejemplo obtenga rpidamente el nmero de horas empleadas en cada proyecto:

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Lenguaje de anlisis de expresiones DAX

Es un lenguaje muy potente incorporado a Power Pivot. Aunque puede parecer prescindible en algunos casos, se hace imprescindible ya que Power View slo utiliza la informacin contenida en el modelo (columnas, columnas calculadas, campos calculados, KPI y jerarquas).

Frmulas DAX
Las frmulas DAX (como en Excel) empiezan por un signo igual seguido de una expresin o nombre de funcin y los argumentos o valores obligatorios.

Las frmulas de DAX son diferentes porque:

Pueden utilizar un valor relacionado (de otra tabla relacionada) para realizar clculos que varen segn el contexto. Hay funciones que devuelven una tabla como resultado. Estas funciones suelen usarse como entrada a otras funciones (ya que no podemos representar una tabla en una celda).

Existen funciones de inteligencia de tiempo que permiten hacer clculos con intervalos de fechas y comparar los resultados en perodos paralelos.
Puede crear frmulas en PowerPivot bien en columnas calculadas (ventana Administrar de PowerPivot) o en campos calculados.

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Funciones de agregacin DAX

En Excel las funciones SUM o AVERAGE permiten calcular la suma o la media de los valores de una columna.

DAX incluye funciones de agregacin que reciben como argumento una tabla y una expresin (con lo que son bastante ms potentes que las de Excel).
Los nombres en DAX son iguales pero con una X al final, as SUMX calcula la suma de una expresin evaluada en una tabla: Un ejemplo lo tenemos en la siguiente frmula (de Contoso): = SUMX (FactSales;FactSales[UnitPrice]*FactSales[SalesQuantity]) Que calcula la suma en la tabla FactSales del producto de UnitPrice y SalesQuantity, es decir, el total de todas las ventas. Con lo que nos evitamos una columna calculada, [UnitPrice] * [SalesQuantity], y luego hacer la suma con SUM.

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Funciones DAX de inteligencia de tiempo

Uno de los clculos ms comunes realizados en anlisis de datos es comparar resultados utilizando perodos de tiempo diferentes.

Esto est relacionado con el tratamiento de informacin histrica.

Este tipo de herramienta es muy til para la inteligencia en los negocios. Para poder utilizar estas funciones habremos de crear una tabla de una columna en Excel en la que cada fila sea una fecha diferente donde hayamos realizado algn tipo de transaccin. Incorporaremos dicha tabla al modelo y la relacionaremos (uno a muchos) con todas las tablas donde el campo fecha intervenga. Tenga en cuenta que todas las tablas de fechas que devuelven (o manejan) las funciones de inteligencia de tiempo, son un subconjunto de la tabla de fechas creada. Las funciones de inteligencia de tiempo se utilizan en campos calculados.
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Funciones con inteligencia de tiempo en DAX

En la base Contoso esta tabla existe y se llama DimDate:

En realidad nos bastara con la primera columna (el resto son funciones aplicadas a las misma).
DimDate est relacionada con las tablas FactSales (para las fechas en que se hicieron las ventas) y FactInventory (para determinar el tiempo de las entradas al inventario).

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Funciones con inteligencia de tiempo en DAX

Todas las funciones devuelven una tabla de una columna que contiene todas las fechas devuelta por la funcin (puede ser una nica fecha).

Algunos ejemplos son:

PREVIOUSDAY (Date_Column), que devuelve la fecha anterior a la indicada en el argumento. PREVIOUSMONTH (Date_Column), que devuelve la tabla de fechas del mes anterior a una fecha. PREVIOUSQUARTER (Date_Column), igual que la anterior pero devuelve el cuatrimestre anterior a una fecha. PREVIOUSYEAR (Date_Column ), que devolver el ao anterior a una fecha. Tambin tendremos ejemplos para el da siguiente o el siguiente ao, etc.
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Funciones con inteligencia de tiempo en DAX

DATESMTD (Date_Column), devuelve el mes de la fecha. DATESQTD (Date_Column), devuelve el cuatrimestre de la fecha. DATESYTD (Date_Column), devuelve el ao de la fecha. Mencin aparte merece la siguiente funcin: DATEADD(Date_Column; Number_of_Intervals; Interval), devuelve una tabla en la que cada fecha est desplazada hacia adelante o hacia atrs de acuerdo con el nmero especificado de intervalos de fechas en el contexto actual dado por Interval: DATEADD(fechas[clave_fecha]; -1; year) supone retrasar en un ao todas las fechas del modelo. Un modelo de datos va a ser para nosotros un conjunto de tablas (generalmente) relacionadas.
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Funciones con inteligencia de tiempo en DAX

DATESBETWEEN(<dates>;<start_date>;<end_date>), devuelve las fechas comprendidas entre dos fechas dadas.

DATESINPERIOD(<dates>;<start_date>;<number_of_intervals>;<interval>) , devuelve las fechas en un periodo determinado por una fecha inicial, un nmero de intervalos y un interval0: As, DATESINPERIOD(replantes[fecha];DATE(1981,01,01);-21;day)), devuelve una tabla donde la fecha indicada se retrasa 21 das.

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Funciones DAX avanzadas

Una de las ms relevantes es CALCULATE(Expresin, SetFilter1, SetFilter2,...). Se trata de evaluar una frmula DAX aplicndole una serie de filtros que, a menudo, vendrn dados por funciones de inteligencia de tiempo. Como primer ejemplo de utilizacin de funciones de inteligencia de tiempo veamos estos dos campos calculados (en una tabla dinmica donde en filas tenemos los pases y en columnas los aos): [VentasDeAlmacn] calculado con la frmula:
= CALCULATE(SUM(FactSales[SalesAmount]);DimChannel[ChannelName]="Store"), es decir, sumar el total de las ventas de productos almacenados. [VentasDeAlmacnAoPasado] calculado como: = CALCULATE([VentasDeAlmacn]; DATEADD(DimDate[DateKey]; -1; YEAR)), el total de ventas pero en el ao anterior al dado en DateKey.

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Funciones avanzadas de DAX

Esto se traduce en que podemos comparar dicho total de ventas de un ao con el anterior:

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Funciones avanzadas de DAX

Lo cual es bastante significativo para conocer la evolucin de nuestro negocio (de ventas).

Grficamente quizs sea ms claro el anlisis (se han quitado los pases EEUU y UK):

Lo que nos indica que en la mayora de los pases cayeron las ventas en 2008 exceptuando Canad, China o Japn (entre otros).
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Funciones avanzadas de DAX

Otra medida (o campo calculado) interesante sera el crecimiento relativo de las ventas dado por la frmula (llame al campo calculado [CrecimientoAo]) =IF(and([VentasDeAlmacn];[VentasDeAlmacnAoPasado]);([VentasDeAlma cn] [VentasDeAlmacnAoPasado])/[VentasDeAlmacnAoPasado];BLANK()), para evitar la divisin por cero si no hay ventas el ao anterior (tambin tiene que haber ventas el ao actual) Si el resultado es negativo las ventas han descendido, si es positivo, han aumentado (si es prcticamente la misma cantidad el resultado es cero):

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Expresiones DAX cortas

Las frmulas que hemos utilizado para los campos calculados se pueden escribir de otra forma ms corta. De esta manera si la expresin es muy larga reduciremos notablemente su extensin. En efecto, una vez que tenemos el campo calculado [VentasDeAlmacn], podremos expresar [VentasDeAlmacnAoPasado] como: = [VentasDeAlmacn](DATEADD(DimDate[DateKey]; -1; YEAR)) Como si [VentasDeAlmacn] fuese una tabla (que de hecho lo es), y le damos en el argumento la fecha (que es en realidad una tabla de fechas).

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Inclusin de mltiples periodos en una frmula

Al igual que hemos hecho en la obtencin del campo calculado [CrecimientoAo], la condicional IF nos puede ser muy til para expresar mediante una nica (y compleja) frmula el resultado de un campo calculado incluyendo el periodo de que se trate:

([Sales] es lo mismo que [VentasDeAlmacn])

De esta forma, si incluimos en la tabla dinmica el pas y el periodo (de DimPeriod), obtendremos en cada columna las ventas por pas y periodo.
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Inclusin de mltiples periodos en una frmula

Del ejemplo de Contoso (hoja SalesByPeriod) quitamos el campo del filtro y aadimos una escala temporal con el ao 2008:

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Inclusin de mltiples periodos en una frmula

Lo primero que hace la frmula es comprobar si DimPeriod tiene al menos dos valores, ya que si slo tienen uno devuelve las ventas. En otro caso, calcula para cada pas: La primera columna son las ventas en el periodo actual (en el ejemplo el ao 2008). La segunda considera las ventas pero del ltimo ao. La tercera son las ventas en el mes actual. La cuarta en el mes actual hace un ao. La quinta en el cuatrimestre actual hace un ao. La sexta las ventas del ao pasado. La sptima en el cuatrimestre actual. La octava son las ventas en el ao actual.

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Inclusin de mltiples periodos en una frmula

Grficamente: Ventas por pases en distintos periodos

total ventas en el periodo

$1.000.000.000,00 $500.000.000,00 $China Pas France Germany

YTD QTD PriorYearYTD PriorYearQTD

PriorYearMTD MTD LastYear

Current

Donde slo hemos tomado datos de tres pases y elegido uno de los diseos rpidos sugeridos para barras 3D (est girado el eje X unos 50) Realmente, si queremos comparar los datos, deberemos utilizar paneles como los que ofrece Power View (que estudiaremos ms adelante).
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Power View

Es el entorno grfico para el modelo almacenado por Power Pivot y permite crear uno o ms tableros (o cuadros de mando) para obtener una visin global del negocio

Power View Esta herramienta grfica (que se encuentra en el grupo Informes de la ficha Insertar), permite reunir tablas, rangos normales y diversos grficos en una vista interactiva que dinamiza la visualizacin de los datos. Para crear un informe Power View (que no tienen relacin con los generados desde Power Pivot), lo primero es partir de un modelo de datos o mltiples tablas interrelacionadas. Dicho modelo puede modificarse si se agrega o quitan tablas o, mediante Power Pivot, aadimos columnas calculadas, campos calculados, KPI o jerarquas.
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Si nos vamos a la vista diagrama del modelo de datos (Contoso) podremos visualizar estos elementos:

Aadiendo grficos al panel

Si miramos el modelo encontramos en FactSales campos calculados (no estn en la tabla sino en el modelo asociados a FactSales):

Estos campos son interesantes a la hora de utilizarlos en los informes de Power View como KPI (Indicadores Clave de Rendimiento. Este concepto lo desarrollaremos ms adelante).
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Mapas
La siguiente imagen es una muestra de la potencia de Power View a la hora de visualizar los datos por pases:

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Mapas
Para obtener este mapa ha bastado con que hagamos Insertar->Power View y arrastrar a la caja campos el pas (RegionCountryName) y las ventas(Sales), obteniendo una tabla (dinmica) con el resumen de las ventas por pases. Despus en la ficha Disear escogemos la visualizacin de Mapa y en la ficha Diseo fondo de mapa areo. Adems en Etiquetas hemos escogido Centro y en Ttulo Ninguno. Como mapa que es, se puede mover (arriba, abajo, etc.) y podremos ampliarlo o disminuirlo. Para resolver el problema de ambigedad entre regiones de distintos pases (hay una ciudad Crdoba en Argentina y otra en Espaa), bastar con crear un campo compuesto por la provincia (regin) y el pas: =[provincia]&", "&[pas] y tomarlo como campo en lugar de la provincia.

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Matrices o Tablas dinmicas

En los informes de Power View, una tabla dinmica se corresponde a la visualizacin Matriz (dentro de las opciones de Tabla, en el grupo cambiar visualizacin de la ficha Disear); aunque las tablas dinmicas son ms potentes (en la Matriz tiene que existir una relacin entre las tablas implicadas necesariamente, en las tablas dinmicas se sugiere). Algo importante es que los informes (tanto de tablas como de grficos dinmicos) que llevemos a cabo desde Power Pivot no se van a poder incorporar directamente a los paneles de Power View (a menos que las tablas implicadas estn vinculadas).

As, la tabla dinmica de ventas por pases y periodos no puede representarse en el panel de Power View porque la tabla DimPeriod no tiene relacin con el resto de tablas.

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Matrices o Tablas dinmicas

Sin embargo, las ventas por pases y para cada ao, s puede representarse, ya que existe relacin entre las tablas DinDate y FactSales:

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Matrices o Tablas dinmicas

A esta matriz le podremos incorporar el campo calculado [cremientoAo] :

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Grficos dinmicos
Tambin podremos visualizar los datos utilizando distintos tipos de grficos (dispondremos de plantillas ms simples que las que vimos para tablas dinmicas con Power Pivot). Sin embargo, hay dos diferencias muy notables en los grficos de Power View: Podemos tener en el mismo panel (o cuadro de mando) un nmero indeterminado de elementos grficos (incluyendo Matrices o Mapas). Filtrados segn unas restricciones globales. La existencia de mosaicos que facilitan mucho la visualizacin de los resultados (son como un filtro donde nos podemos mover fcilmente por los distintos valores del campo). Dichos mosaicos tambin se establecen con las Tablas y Matrices.

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Mosaicos
Si disponemos de una tabla, matriz o un grfico (para los mapas no est activo), tendremos un botn en el grupo Mosaicos que nos permite incorporar a la caja de mosaicos un campo con el que poder visualizar cmodamente los datos segn los valores del mismo. En el ejemplo que estamos estudiando, un campo interesante es el pas, aunque tambin podra ser perfectamente el tipo de periodo (en realidad cualquier campo fila o columna de una matriz valdra):

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Mosaicos
Ahora nos podemos mover fcilmente con el ratn por los distintos valores del campo del mosaico. Si cambiamos la visualizacin (grupo Cambiar visualizacin) a un grfico de barras, tendremos para el mosaico periodo de tiempo:

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KPI
Un KPI es un campo calculado que indica si se han alcanzado o no unos objetivos marcados para el buen funcionamiento del negocio. Por ejemplo, el departamento de ventas de una organizacin podra usar un KPI para ver si se superan las ventas cada periodo (es decir, si el campo calculado [crecimientoAo] es positivo o no).

El departamento de contabilidad podra medir los gastos mensuales frente a los ingresos para evaluar los costos.
Y el departamento de recursos humanos podra medir la rotacin trimestral de empleados. Cada uno de ellos es un ejemplo de KPI. Los profesionales de una empresa suelen usar KPI agrupados en un cuadro de mandos empresarial para para identificar tendencias.

Haremos uso de KPI y Power View para obtener Cuadros de mando.

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KPI
Un KPI incluye:

Valor base: son medidas (campos calculados).

Valor de destino: son medidas o valores absolutos.

Un estado: semforo que muestra si un valor base ha alcanzado o no un valor destino.

Como ya se ha comentado [crecimientoAo] puede servirnos de valor base de un KPI cuyo valor destino podra ser (si no somos muy optimista) 0,5 (las ventas se han incrementado en la mitad del ao pasado) y representamos por un semforo en rojo para valores negativos, amarillo para valores entre 0 y 0,25 y verde en otro caso.

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KPI
Si creamos un nuevo KPI con Power Pivot->Nuevo KPI:

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KPI
Con el KPI recin creado podremos representar la tabla dinmica de crecimiento relativo de ventas por ao y pas, obteniendo una visin rpida de dnde han ido mejor las ventas:

De donde podemos concluir que los KPI son semforos (indicadores) que nos informan si va bien o no el negocio.
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