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La duracin del procedimiento de tramitacin de un convenio de colaboracin puede depender de mltiples factores como son, principalmente, la concrecin del proyecto, la mayor o menor complejidad de las negociaciones para redactar el texto, los trmites internos que han de superar de cada una de las partes firmantes, etc.
inicio: trmites previos redaccin del convenio tramitacin firma archivo y seguimiento del convenio
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Negociaciones
En este momento del procedimiento se establece una correspondencia entre el contenido del proyecto y las obligaciones y compromisos que asumir cada una de las partes. La estructura del convenio, el nmero de clusulas y su contenido depender del curso de las negociaciones. Con el objetivo de simplificar este trmite, y de aplicacin restringida a las exposiciones de produccin propia que ofrece en itinerancia, la Subdireccin
General de Promocin de las Bellas Artes dispone de un modelo de convenio de cesin temporal que nicamente requiere ser adaptado a circunstancias muy concretas, como pueden ser las fechas de la exposicin, el recorrido del transporte, etc. Asimismo, se solicita a la institucin cesionaria que cumplimente los datos correspondientes a la autoridad que va a firmar en su representacin. Se recomienda que en esta fase de negociaciones se utilicen las herramientas informticas para intercambiar las observaciones sobre los textos propuestos, lo cual permite agilizar la comunicacin entre las partes.
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tramitacin
Control jurdico
Una vez que ambas partes han mostrado su conformidad al borrador, el texto del convenio se remite al Abogado del Estado del Ministerio de Cultura a los efectos de que emita el correspondiente informe jurdico. Asimismo, el Abogado del Estado comprobar los documentos justificativos de la personalidad de los administrados y, en general, todos los poderes, expresando de modo concreto su eficacia en relacin con el fin para el que hayan sido presentados, tal y como dispone el artculo 29 del Real Decreto 997/2003, de 25 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Servicio Jurdico del Estado.
el que se da aplicacin a la previsin del artculo 95.3 del texto refundido de la Ley General Presupuestaria, respecto al ejercicio de funcin interventora.
Texto definitivo
Las observaciones formuladas en la fase de control jurdico y de control presupuestario y econmico del Ministerio debern ser incorporadas al borrador, siendo necesario que las partes otorguen nuevamente su conformidad a los efectos de obtener un texto definitivo.
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Otros trmites
Puede ocurrir que la nacionalidad de alguna entidad firmante requiera la traduccin del convenio a otro idioma, lo cual se realizar una vez que el texto sea definitivo.
firma
Con independencia de que se firme el convenio en el espacio expresamente habilitado al efecto, al final del documento, se recomienda que las partes estampen tambin su firma en cada una de sus pginas, as como en los anexos, si los hubiera. Si la firma no se produce en acto presencial, la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes remitir a la contraparte los ejemplares originales del convenio, en nmero de uno por cada parte interviniente, con el fin de que proceda a su firma, correspondiendo al Ministerio firmar en ltimo lugar.
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Trmites previos
Particulares (bastanteo)
Negociaciones (e-mail) Control jurdico Conformidad de ambas partes Retoques al borrador Fiscalizacin previa Control presupuestario econmico
Texto definitivo
Envo de los ejemplares originales a la contraparte para su firma en todas sus hojas
Firma de la contraparte