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Vorlesung: Grundlagen der Kommunikation

Im Rahmen des Studiengangs sept - small enterprise promotion + training Leipzig, Dezember 2002 Februar 2003

inomic

Klientenbezeichnung

3. Prsentation und Prsentationstechnik


berblick
3. Prsentation und Pr sentationstechnik 3.1. Prsentationen vorbereiten 3.1.1. Zielformulierung 3.1.2. Adressatenanalyse 3.1.3. Inhalt und Aufbau (Exkurs: Argumentationslogik) 3.1.4. Medien und Visualisierung 3.1.5. Hand-out und Manuskript 3.2. Prsentationen durchf hren 3.3. Prsentationsbeispiele aus Unternehmen 3.3.1. Aufgaben 3.3.2. Bewertungsbogen

Statt Einfhrungsfragen
Was sind Ihre Strken und Schwchen bei der Prsentation von Inhalten? Notieren Sie eine Strke mglichts in einem Wort, Begriff in groer Schrift auf einem blauen Krtchen Notieren Sie eine Schwche mglichst in einem Wort, Begriff in groer Schrift auf einem roten Krtchen Woran mchten Sie hier persnlich arbeiten, was mchten Sie ganz konkret verbessern? Notieren Sie ein Ziel mglichst in einem Wort, Begriff in groer Schrift auf einem grnen Krtchen

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AGENDA 3.1. Prsentationen vorbereiten 3.2. Prsentationen durchfhren 3.3. Prsentationsbeispiele

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3.1.1. Zielformulierung

Warum und welche Ziele formulieren?


Wer nicht wei wo er hin will darf sich nicht wundern wenn er nicht an kommt. Warum Ziele?
Die klare und konkrete Formulierung von Zielen ermglicht bzw. erleichtert die Auswahl der Inhalte und Schwerpunkte fr eine Prsentation die Gliederung und Anordung der Inhalte und die Auswahl der Medien und Hilfsmittel Mgliche Ziele die Sie mit einer Prsentation erreichen knnen sind die Zuhrer informieren oder berzeugen oder beides Ziele die Sie verfolgen mit einer Prsentationen sind meist ffentliche und persnliche Ziele 1. Mglichst klar und deutlich aufschreiben bzw. Sich bewusst werden 2. Auf die Zielgruppe abstimmen 3. Ihre Erreichbarkeit berprfen 4. Den Zuhrern nennen insofern es sich um ffentliche Ziele handelt, dies gibt den Zuhrern Orientierung und Sicherheit

Welche Ziele?

Was tun mit Zielen?

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3.1.2. Adressatenanalyse
Situation der Teilnehmer

Geben Sie Ihren Zuhrern ein Gesicht


Welche Stellungen in der Hierarchie sind vorhanden? Welche Funktionen sind vorhanden? Welcher Wissenstand ist vorhanden? Welche Ansprche sind vorhanden?

Interessen der Teilnehmer


Welche Inhalte sind gewnscht? Welche Ergebnisse sind gewnscht? Welche Ausfhrlichkeit ist gewnscht? Welche Konsequenzen sind gewnscht?

Einstellungen der Teilnehmer


Welches Verhltnis besteht zum Thema? Welches Verhltnis besteht zum Prsentierenden? Welches Verhltnis besteht zum Umfeld
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3.1.3. Inhalt und Aufbau

Welche Inhalte sollen vermittelt werden?


Auswahl der Inhalte nach der SAGE Formel: S ammeln
Sammlung von Informationen, Bilder, Grafiken und Anschauungsobjekten Aneignung von fachlicher Kompetenz

Auswhlen
Welche Informationen sind notwendig um meine Ziele zu erreichen? Wie wichtig, von welchem Interesse sind die Informationen fr meine Zielgruppe? Welche Zeit steht mir zur Verfgung?

Gewichten
Auswahl der Informationen nach Muss-, Soll-, Kann-Inhalte

E inteilen
Strukturieren der Informationen des Vortrags Gliederung und Argumentation festlegen
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3.1.3. Inhalt und Aufbau

Wie soll der Vortrag gegliedert werden?


Vorbereitung der Zuhrer auf den Vortrag Motivation der Zuhrer Entscheidend fr die Aufmerksamkeit der Zuhrer illustrieren, erzhlen und argumentieren Vermittlung der Inhalte mit Argumenten, Beweisen und Beispielen zusammenfassen, schlussfolgern, pointieren Fokussieren auf die Hauptaussage Ausblick und Appell
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Einleitung (10- 15 %) Hauptteil (70- 80 %) Einleitung Kapitel 1 Hauptteil Schluss Einleitung Kapitel 2 Hauptteil Schluss Schluss (10- 15 %)

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3.1.3. Inhalt und Aufbau


berblick geben Personal story Chronik

Die Einleitung oder wie motiviere ich die Zuhrer?


Orientierende Vortragserffnungen

Problem- und Nutzeneinstiege


Herausforderung Problem Kder persnlicher Nutzen

Der aktuelle Bezug

Brandaktuell Anknpfen an die Vorgeschichte der Gruppe Provokation und Widerspruch Einwandvorwegnahme Ins Auge springen Ausstellung

Unerwartet anfangen Optische Kder

Dialoge und Interaktionen

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3.1.3. Inhalt und Aufbau

Der Hauptteil oder wie sollen die Inhalte strukturiert werden?


Ziele der Redestrukturierung: das Mitdenken sichern das Behalten sichern schrittweises Vorgehen starker Schluss

Von der Hauptaussage ausgehend:


Einleitung Hauptaussage Teilaspekte Begrndung und Beispiele Hauptaussage

Auf die Hauptaussage hinfhrend:


Einleitung Problem Teilaspekte Begrndung und Beispiele Zusammenfassung Hauptaussage

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Exkurs Argumentation

Argumentationsfiguren als Grundmuster


Grundmuster des Fnfsatzes:
1. Satz 2. - 4. Satz 5. Satz Einleitung: Was liegt vor? Hauptteil: Gedankenweg Schluss: Zwecksatz Beschreibung des Status Quo Drei argumentative Schritte Hauptaussage, Schlussfolgerung

Aufbau eines Redebeitrages

Ablauf einer Redeplanung

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Exkurs Argumentation
Argumentationsfiguren
Kette oder Standpunktformel Parallel oder Vergleich

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Exkurs Argumentation
Argumentationsfiguren
Divergierend oder Dialektik Diskrepanz oder Kompromiss

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Exkurs Argumentation
Argumentationsmuster
Begrndung der Argumente durch Fakten, Belege, Gesetze oder Logik
Faktische Argumentation Detaillierung Schriftliche Belege Statistik, Tabellen und Schaubilder

Erfahrungsgewissheiten, Selbstverstndliches
Plausibilittsargumentation Evidenz -Suggestion:eigene Erfahrungen als allgemeine Wahrheiten) Zustimmungs -Kette: Aufstellen von unwidersprochenen Behauptungen ohne direkten Bezug zur Rede Extrem-Alternativen: Contrapositionen und deren Folgen werden ad absurdum gefhrt) Theorie und Praxis: Theorie durch praktische Beispiele einschrnken)

Fakten und Thesen in Verbindung mit moralisch -ethischen Werten


Moralische Argumentation Hhere Werte: Angemessenheit: Vorfrage: grundstzlich in der Gesellschaft geltende Werte als Argumentationsgrundlage moralische Angemessenheit einer Entscheidung) Moralische Werte vor die eigentlichen Argumente stellen)
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Exkurs Argumentation
Argumentationsmuster

Emotionale Argumentation

Direkte Ansprache von Emotionen und ngsten

Strategien um die Zuhrer zu einem Meinungswechsel zu berzeugen


Taktische Argumentation Vorwegnahme: Diversion: Argumente der Gegenseite selbst anfhren und entkrften Wegfhren vom eigentlichen Thema z.B. durch Verlagerung auf die Person Scheinzustimmung: Ja aber, einzelne wesentliche Teile der Argumente werden widerlegt

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3.1.3. Inhalt und Aufbau

Der Abschluss: Abschlieen und nicht abbrechen?

Zusammenfassung

Heiterkeit und Ironie

Ausblick

Abschluss

Meinungsbild

Brckenschlag zu Einstieg

Diskussion zusammenfassen

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3.1.3. Inhalt und Aufbau


Grnde fr eine Fragerunde:
Aktivierung der Teilnehmer

Der Abschluss: Fragen und Diskussion

Feedback dazu, was die Teilnehmer wie verstanden haben Mglichkeit bestimmte Punkte noch mal zu betonen

Beachten Sie folgendes:


Einleitung der Fragerunde am Schluss des Vortrags Permanente Visualisierung der Inhalte wirkt positiv Spielregeln und Dauer vorher klren zuerst alle Fragen sammeln (z.B. auf Flipchart) nicht aufgrund von Vermutung antworten kritische Fragen nicht persnlich nehmen kurz und sachlich antworten keine Diskussion mit einem einzigen Zuhrer anfangen
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3.1.4. Medien und Visualisierung


Medien und Ziele
Behaltensquote von Informationen nach der Vermittlungsart
Lesen Sehen Hren Sehen und Hren Selbst wiederholen Selbst anwenden 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 %

hufig verwendete Prsentationsmedien: Tafel- oder Wandmedien (Whiteboard, Pinwand, Metaplanwand) Flipchart Overheadprojektor Beamer
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Ziele der Visualisierung: Zuhrer motivieren Behalten erleichtern Verstndnis ermglichen Feedback erhalten
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3.1.4. Medien und Visualisierung


Der Einsatz von Tafel-Medien
Eigenschaften der Tafelmedien
Permanente Prsentation, damit sind Tafelmedien sehr gut geeignet fr Einstiege oder Vortragsgliederungen Einsatzmglichkeit als Zweitmedium Minumum an Technik und damit hhere personale Beziehung zwischen Publikum und Prsentierendem

Hinweise fr den Prsentierenden

Planen Sie Ihren Anschrieb vorher (z.B. auf A4 Papier oder Bgen bereits beschriftet mitbringen) Prfen Sie die Stifte oder bringen Sie eigene Stifte mit Planen Sie Zeit fr den Anschrieb und Zeit zum Verstehen Sprechen Sie nicht beim Schreiben Zeigen Sie nur, was unmittelbar zum Thema passt Achten Sie auf die Lesbarkeit Ihrer Handschrift

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3.1.4. Medien und Visualisierung


Der Einsatz von Folien mit OHP
Hinweise zur Gestaltung von Folien:
Ordnung und Struktur (Gliederung auch von Text, immer mit berschrift) Sparsamer Umgang mit Text, keine ganzen Stze Grafiken und Bilder verwenden Farbe einsetzen aber sparsam und mit Bedeutung Maximal 3 Schriftgren und mindestens Schriftgre 16 quer statt hoch KISS: Keep it simple and stupid Folien sind keine Printmedien

Hinweise zum Umgang mit Folien


Folien nicht einfach auflegen (Ankndigen, Auflegen, Ansehen las sen, Erklren) Folien vor dem Publikum entwickeln oder ergnzen Neben dem Projektor stehen (nicht davor oder dahinter) Teile enthllen oder durch weitere Folien ergnzen

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3.1.4. Medien und Visualisierung


Der Einsatz einer Prsentationssoftware
Einige Warnungen vor Risiken und Nebenwirkungen: Stopp der Bilderflut Nicht zeigen was man alles kann sondern dass man etwas kann Zu viel Vorlagen und Kataloge fhren zu Langeweile Zu wenig Einheitlichkeit und Struktur fhrt zu Orientierungslosigkeit Tne lenken die Aufmerksamkeit weg vom Wesentliche Den Zuhrern Zeit lassen (wo sind die kleinen Pausen?) Zuviel Aufmerksamkeit fr die Technik fhrt zu Kontaktverlust

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3.1.5. Hand-out & Manuskript


Hand-out
Gliederungsvorschlag: Titelblatt (Thema, Datum, Referent, Anlass bzw. Veranstaltung) Inhalte
- 2- 5 Seiten - klare Strukturierung (Titel, Einzge, Hervorhebungen) - Problemstellung aufzeigen - Argumente anfhren - Problemlsung darstellen - Konsequenzen darlegen

Anhang
- Bilder, Tabellen, Grafiken wenn fr das Verstndnis notwendig

Vor oder nach der Prsentation verteilen:


Nach der Prsentation: Konkurrenz um die Aufmerksamkeit mit dem Hand-out Vor der Prsentation: Mglichkeit Notizen zu machen und auf das Hand-out zu verweisen
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3.1.5. Hand-out & Manuskript


Manuskript

Was steht auf dem Manuskript?


- Keine ausformulierten Stze (hchstens: Schluss und Einleitung) - Stichpunkte, wichtige Fragen - Zeitangaben (Dauer und evtl. Uhrzeiten)

Manuskripttypen
- Spaltenmanuskript - Kartenmanuskript - Mind-Maps - Folienstze und Plakate

Ein Manuskript sendet positive Signale


an das Publikum: Sie sind vorbereitet an Sie selbst : Sie erhalten Sicherheit und reduzieren Lampenfieber
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AGENDA 3.1. Prsentationen vorbereiten 3.2. Prsentationen durchfhren 3.3. Prsentationsbeispiele

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3.2.Prsentationen durchfhren
Sie kommunizieren nicht nicht!
Prsentation ist immer Selbstprsentation Es ist nicht mglich keinen Eindruck zu hinterlassen

Geben Sie sich so wie Sie sind! Seien Sie Ehrlich und natrlich!

Stellen Sie dar was Sie knnen, nicht was Sie nicht knnen (Kompetenz = Sicherheit)

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3.2.Prsentationen durchfhren
Hektik
Verschaffen Sie Ihrer Energie Luft! Prsentieren Sie im Sitzen oder am Rednerpult Bauen Sie Handlungen in Ihre Prsentation ein (Flip-Chart, Hand-Out verteilen, Tafelanschriebe) Unterstreichen Sie Informationen mit Mimik und Gestik ben Sie vorher um nicht zu viel Bewegung zu erzeugen

Der Umgang mit der Stresssituation Vortrag


Verkrampfung
Werden Sie locker! ben Sie / Sprechen Sie die Prsentation vorher durch Prsentieren Sie wenn mglich im Stehen Sprechen Sie bewusst mit lauter und deutlicher Stimme Atmen Sie vorher tief durch

Lampenfieber
Was erwarten Sie? Machen Sie sich bewusst wovor Sie Angst haben berlegen Sie ob diese Erwartungen berhaupt eintreten knnen ben Sie Ihre Prsentation um Sicherheit zu gewinnen Nutzen Sie positive Zuhrer

Positive Selbstinstruktion hilft:


Ich freue mich, dass ich hier bin! - Ich freue mich, dass Sie hier sind! - Ich bin gut vorbereitet! Blickkontakt: Sie sind mir wichtig! Tatschlicher Beginn: Guten Morgen meine Damen und Herren ...
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3.2.Prsentationen durchfhren
Sicherheit einben

Dauer und Hufigkeit der Blickkontakte

Dauer der Pausen

Standpunkt Stehen und Gehen

Sicherheit

Mimik Gestik und Krperhaltung

Lautstrke und Klarheit der Stimme

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3.2.Prsentationen durchfhren
Sprache und Krpersprache
Stimme und Sprache
- deutlich und natrlich - eher zu langsam als zu schnell - keine bertriebene sondern natrliche Modulation - Pausen zum betonen, denken lassen, ... - verstndliche und einfache Wortwahl

Beachten Sie folgende Grundstze

Mimik, Gestik und Krperhaltung


- Ziel, Inhalte und Persnlichkeit im Einklang - Mimik ist unbewusst daher Einstellungen und nicht Krperhaltung steuern - Bewegungsraum schaffen - evtl. etwas in die Hnde nehmen - Blickkontakt suchen (rechts und links auen nicht vergessen)
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AGENDA 3.1. Prsentationen vorbereiten 3.2. Prsentationen durchfhren 3.3. Prsentationsbeispiele

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3.3. Prsentationsbeispiele

Aufgabenstellung fr den 24. Januar 2003


Whlen Sie sich eine der folgenden Vortrags -/Prsentationsarten aus und bereiten Sie diese zum 24. Januar 2003 vor. Alle Vortrags-/Prsentationsarten knnen zweimal vergeben werden. Kurzvortrag ohne Medien (5 10 Minuten) Prsentation mit Laptop und Beamer (10 Minuten) Prsentation mit Flip Chart / Whiteboard (10 Minuten) Vortrag mit Folien (10 Minuten) Das Thema knnen Sie frei whlen, gehen Sie bei der Adressatenanalyse von der Seminargruppe als Zuhrerschaft aus. Aufgabe der Zuhrer ist es dem Prsentierenden ein Feedback zu seiner Prsentation zu geben. Denken Sie dabei an die Regeln fr ein gelungenes Feedback.

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3.3. Prsentationsbeispiele

Kriterien zur Bewertung von Prsentationen / Vortrgen


Situationsbezug Motivation der Zuhrer Zielsetzung gegenber den Zuhrern Erwartung der Zuhrer Prsentator Einleitung und Schluss Blickontakt Sprechtempo und Zeitvorgaben Krperhaltung, Gestik und Mimik Umgang mit Fragen und Diskussion Medien und Visualisierung berblick und Fazit hervorgehoben Schriftgre lesbar Einheitliche Gestaltung Auswahl und systematischer Einsatz
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Inhalte angemessene Auswahl der Inhalte nachvollziehbare Gliederung klare und vestndliche Darstellung Klrung unbekannter Begriffe Roter Faden

Prsentation

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