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RELACION DE PREGUNTAS PARA ENTENDER LA LOGISTICA COMPRAS

1. CONCEPTUALICE COMPRA CENTRALIZADA Y COMPRA DESCENTRALIZADA; Y EJEMPLIFIQUE CADA UNA DE ELLAS

Las compras centralizadas son todas aquellas compras que se realizan de acuerdo al nivel de evolucin de la empresa y la complejidad de produccin que posea, lo cual indica conveniencia de crear un departamento que se encargue de realizar las compras tiempo completo y las compras descentralizadas son aquellas compras que se realizan por cada gerente de los diferentes departamentos deben realizar sus propias compras .

Por ejemplo en compra centralizada:

Uniformizacin en la clase de producto (marca), minimizando su costo unitario.

Una empresa que da descuentos por cantidad comparada (varios departamentos pueden solicitar el mismo producto por ejemplo: papelera, y por volumen resulta ms costeable.

Ejemplo en compra descentralizada:

Las empresas permite detectar fallas de pedidos con mayor rapidez y establecer ms responsabilidades.

Las empresas realizan las compras con mayor rapidez.

Permite hacer compras en forma rpida en situaciones urgentes, es decir, que de este modo se adquieren los pedidos de manera ms rpida.

2. EXPLIQUE LAS FACES EN EL PROCESO DE COMPRAS

El proceso de compras consta de las siguientes fases:

Planificacin de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.

Anlisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestin.

Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economa de la empresa.

Evaluacin de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.

Seleccin del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de seleccin son el precio, la calidad, las condiciones y las garantas personales de la empresa que suministrar el producto.

Negociacin de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.

Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).

Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las caractersticas detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.

El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por ltimo, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente.

Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisin final se necesita informacin o respuesta de otras empresas.

3. QUE CONSECUENCIAS TRAE LAS COMPRAS PROGRAMADAS Y COMPRAS NO PROGRAMADAS EN EL SECTOR PBLICO Y SECTOR PRIVADO. EJEMPLIFIQUE

El Sistema de Compra Programada consiste en la formacin de grupos cerrados de personas naturales o jurdicas que realizan aportes mensuales durante un plazo determinado con el objeto de constituir un fondo comn destinado a la adquisicin de bienes, los cuales se adjudican mensualmente mediante entrega programada y licitacin.

4. EXPLIQUE LAS COMPRAS IMPULSIVAS EN LAS EMPRESAS PRIVADAS Y EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS

Compras impulsivas o necesarias. Qu se debe hacer para aprovechar al mximo el periodo de rebajas y evitar caer en la tentacin de comprar por comprar.

5. ESTABLEZCA LA UBICACIN DE COMPRAS EN UN ORGANIGRAMA INDICANDO SU ORGANIZACIN Y DEPENDENCIA EN UNA EMPRESA O INSTITUCIN QUE USTED ELIJA

6. CUALES SON LOS RGANOS Y FUNCIONES DEL REA DE COMPRAS

El departamento de compras no puede cumplir su funcin de forma aislada. La organizacin debe permitir la coordinacin de las tareas a realizar y la conexin con otros departamentos de la empresa. Para ello se tiene en cuenta:

Los presupuestos elaborados por el departamento financiero.

Las necesidades de materia prima y servicios del departamento de produccin.

Los clculos realizados por el personal de la gestin de stock y de almacn.

Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.

Con una buena gestin de compras la empresa obtiene beneficios debido a la reduccin de costes. El rea de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de produccin debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organizacin

7. QUE CONVIENE MS A LAS EMPRESAS TEMER MUCHOS O POCOS PROVEEDORES. FUNDAMENTE SU RESPUESTA

Hasta ahora, normalmente la mayor parte de los grandes fabricantes han comprado sus componentes a varios proveedores. Esto significa que varios proveedores fabrican la misma pieza. Las ventajas son una mayor seguridad de suministro (el fallo de un proveedor no interrumpir el suministro) y una reduccin del coste (al contar con un mayor poder de negociacin). Sin embargo, los que consideran que es mejor tener varios proveedores olvidan tres puntos crticos. En primer lugar, pueden ignorar las economas de escala. Si un proveedor puede suministrar una cantidad mayor, el coste ser inferior, ya que gran parte de los gastos fijos seguirn siendo los mismos. En segundo lugar, cada proveedor maneja volmenes

ms pequeos que si se tratara de un proveedor nico, y este volumen puede no ser suficiente para justificar una inversin futura en la mejora de los procesos. En tercer lugar, hay ms problemas de gestin al tener que tratar con varios proveedores.

8. ES NECESARIO QUE LAS EMPRESAS EVALEN A SUS PROVEEDORES. FUNDAMENTE SU RESPUESTA

El buen manejo de la logstica de cualquier organizacin, se inicia con los mejores proveedores, por lo cual es obligatorio realizar una adecuada seleccin de los mismos. Pero dentro de esta definicin se establecen categoras, que dependen del estado de procura en que se encuentra el mismo, entonces podemos decir que estamos ante un Proveedor Actual cuando se trata de aquellos con los que se ha liquidado al menos un contrato. (En Evaluacin, Evaluados e Inactivos), y de un Proveedor Potencial, aquel proveedor nuevo, con posibilidades de competir con los proveedores actuales, del cual se espera un comportamiento superior o similar que el del proveedor actual.

Un buen proveedor debe ser capaz de suministrar los materiales, equipos, repuestos, servicios y otros insumos que respondan a las necesidades de la empresa solicitante y en el momento que deben ser recibidos por esta de acuerdo a sus demandas y en condiciones que permitan llevar a cabo las distintas operaciones de manera adecuada con el fin de producir y hacer llegar sus productos y servicios con la calidad y condiciones requeridas por sus respectivos clientes, en el momento establecido.

Aunque existen muchos factores que deben tenerse en cuenta en la gestin de abastecimiento o procura, uno que se destaca son las relaciones con el proveedor. Los proveedores, que pueden ser generales, cuando realizan y ofrecen distintas clases de servicios y productos, o especializados en una o varias lneas de productos, o altamente especializados en un solo tipo de producto, adems de contribuir con sus servicios y productos, suelen apoyar las finanzas de la organizacin a travs de los inventarios, as como permiten presentar novedades a los clientes y actan como asesores comerciales, participando incluso en la capacitacin y entrenamiento de la

fuerza de ventas, asentimiento de compartir informacin sobre participacin y tendencias y cambios en el mercado.

Una estrecha relacin Cliente Proveedor se caracteriza por:

Reconocimiento de la importancia del proveedor en la consecucin de los objetivos de la organizacin Desarrollo de relaciones GANA-GANA Adopcin de una conducta de apertura, confianza y honestidad.

9. COMPRAS REALIZA LA INDAGACIN DE MERCADO INVESTIGACIN DE MERCADO. FUNDAMENTE SU RESPUESTA

LA

10. EXPLIQUE CON QUIENES, Y CUALES SON LAS RELACIONES DE COMPRAS AL INTERIOR Y AL EXTERIOR DE LA EMPRESA 11. CUALES SON LOS PRINCIPIOS QUE RIGEN LAS COMPRAS 12. CUALES SON LOS DOCUMENTOS FORMALES TRABAJAN EN LA FUNCIN COMPRAS CON LOS QUE

INVENTARIOS 1. USTED ESTA DE ACUERDO QUE EL PROBLEMA PRINCIPAL DE LOS INVENTARIOS ES CUANDO Y CUANTO PEDIR? FUNDAMENTE SU RESPUESTA 2. EXPLIQUE QUE ES INVENTARIO PARA USTED

Es aquel conjunto de bienes, tanto muebles como inmuebles, con los que cuenta una empresa para comerciar.

3. EXPLIQUE QUE INVENTARIOS

ENTIENDE

USTED

POR

ADMINISTRACIN

DE

Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotacin y evaluacin del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga la empresa, ya que a travs de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o prdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situacin financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situacin

4. EXPLIQUE Y EJEMPLIFIQUE CUALES SON LAS FUNCIONES QUE CUMPLEN LOS INVENTARIOS

En cualquier organizacin, los inventarios aaden una flexibilidad de operacin que de otra manera no existira. En fabricacin, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina a mquina y que estas se preparen para producir una sola parte.

Funciones:

Eliminacin de irregularidades en la oferta : Con el inventario eliminamos la posibilidad de alguna irregularidad en caso de que estemos ofertando lo que no tenemos o este agotado, o no tener la cantidad ni el producto para proponerlo en el mercado.

Compra o produccin en lotes o tandas. Tendremos en cuenta la cantidad a comprar de productos o de materia prima dependiendo de lo necesitado por la informacin suministrada por el inventario.

Permitir a la organizacin manejar materiales perecederos. Esta funcin nos permite identificar materias primas perecederas que duren y no nos generen futuras perdidas por el no movimiento del producto y tener en cuenta el flujo de estos materiales.

Almacenamiento de mano de obra. Tener en cuenta de la cantidad que se est produciendo o se va a producir para cmo y dnde se va almacenar para su futura venta

5. EXPLIQUE Y EJEMPLIFIQUE LOS COSTOS DE LOS INVENTARIOS

Costos de inventarios. Despus de haber determinado el punto de re pedido inventario de mnimo es importante calcular la cantidad econmica de compra al pedirla al rea de compra.

Si se observa es necesaria tambin la existencia mxima la cual se calcularan sumando a la cantidad econmica de compra ms el inventario de seguridades.

Costos de inventarios: los resultantes de cualquier decisin especfica de una empresa se determinan cuando se toman la decisin referente a la cantidad de llevar o mantener inventario.

El que la empresa adopte un determinado sistemas de inventarios lleva implcito el costo de capital considerable.

Las siguientes clases de costos forman parte de las decisiones que se toman en inventarios:

Costos de ordenamiento, estos pueden ser: rdenes de compra de pedido de materiales o aquellos asociados con rdenes de preparacin de lote de produccin.

Costos de llevar o mantener los inventarios: estos costos incluyen todos los gastos que una empresa incurre con el fin de mantener o llevar un determinado volumen de inventario. Dentro de este tipo de costos estn usualmente los siguientes factores: almacenamiento, seguros, capital, obsolescencia deterioro.

Para guardar el inventario deben construirse depsitos y zonas de almacenaje que requiere mantenimiento

6. EXPLIQUE EL PROCESO PARA DETERMINAR Y CLASIFICAR LOS INVENTARIOS DE ACUERDO AL MTODO ABC

Aunque el sistema de costeo ABC tiene algunas deficiencias, es un mtodo excelente para determinar el grado de intensidad de control que se debe dedicar a cada artculo del inventario.

La aplicacin del sistema de costos ABC en una empresa para el control de inventarios se empieza por la clasificacin de artculos, teniendo en consideracin los porcentajes en cantidades fsicas y la inversin necesaria.

Este sistema nos ayuda a clasificar los inventarios en tres categoras:

A: Muy importante. B: Medianamente importantes. C: Poco o nada importantes.

Este consiste en efectuar un anlisis de los inventarios estableciendo capas de inversin o categoras con objeto de lograr un mayor control y atencin sobre los inventarios, que por su nmero y monto merecen una vigilancia y atencin permanente.

El anlisis de los inventarios es necesario para establecer 3 grupos el A, B y C. Los grupos deben establecerse con base al nmero de partidas y su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario est representado por el 20% de los artculos y el 80% de los artculos representan el 20% de la inversin.

Los artculos A incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversin y el 20% de los artculos, en el caso de una composicin 80/20. Los artculos B, con un valor medio, abarcan un nmero menor de inventarios que los artculos C de este grupo y por ltimo los artculos C, que tienen un valor reducido y sern un gran nmero de inventarios. Este sistema permite administrar la inversin en 3 categoras o grupos para poner atencin al manejo de los artculos A, que significan el 80% de la inversin en inventarios, para que a travs de su estricto control y vigilancia, se mantenga o en algunos casos se llegue a reducir la inversin en inventarios, mediante una administracin eficiente. Los inventarios de categoras A deben ser administrados y atendidos permanentemente, asignando su vigilancia y control a personas responsables que tengan conocimiento de administracin de inventarios y de operacin de la empresa. Los ahorros que se experimentan son enfticos.

7. EXPLIQUE EL PROCESO PARA DETERMINAR EL PUNTO DE REORDEN O PUNTO DE PEDIDO Y EJEMPLIFQUELO

Es el tiempo, generalmente en das, que se lleva surtir un pedido. Esto es muy variable. Aunque en pequeos negocios no sobrepasa 2 3 das. Aun as, debe considerarse pues algunas horas sin un producto especfico, pueden ocasionar la prdida de algn cliente importante o la interrupcin de la produccin o prestacin de un servicio.

Se refiere a la cantidad del producto que se espera que se demande o soliciten los clientes en un periodo de tiempo especfico. Tambin puede referirse a la demanda interna, es decir, a la cantidad de un producto que se va a necesitar para prestar. Es el determinado nmero de servicios o la cantidad de materia prima que se va a requerir para producir tambin una determinada cantidad de productos en un periodo de tiempo especfico.

El clculo resulta sencillo cuando la demanda es uniforme, es decir, ms o menos la misma cada da, semana o mes. Por ejemplo, en un caf Internet

el mes pasado se vendieron 300 diskettes, el mes antepasado 290 y antes 312. Entonces se puede decir que la demanda por da es de 10 diskettes aproximadamente. El clculo se vuelve ms complejo cuando la demanda no es uniforme en cuyo caso es preciso identificar la causa de esas variaciones.

Es importante tener en cuenta tambin lo que se llama un colchn de seguridad para afrontar situaciones imprevistas como pudieran ser que nuestro proveedor tradicional no tuviera el producto por lo que tendramos que buscar otro si no se tiene; huelgas, aumentos inesperados en las ventas, etc.

8. EXPLIQUE CUANDO Y PORQUE SE UTILIZAN LOS MTODOS: PEPS Y UEPS 9. PEPPS, UEPS y PPP. Son sistemas para la registracin y valuacin del stock. PEPS: Primero entrado, primero salido. Las mercaderas se valan al valor de las primera compras, esto no cae obsoleto en materia de inflacin, ya que se actualiza por coeficiente, eso s, puede que la mercadera en cuestin haya aumentado en una valor mayor al porcentaje de inflacin. Si existen otros cambios, eso queda a criterio de la empresa. Lo ms conveniente es utilizar valores corrientes (registran la inflacin y el aumento especfico del valor de la mercadera como resultado de tenencia). UEPS: ltimo entrado, primero salido, las existencias se valan en el orden de la ltima compra, y as se va costeando el stock . Es importante destacar que no toda la existencia de mercadera se valuar al mismo costo, mediante estos dos sistemas, se van llenando los cupos de las compras en cuanto a unidades, desde la ltima compra hasta la previa que llene el stock (ltimas compras) y caso inverso para el sistema de primeras compras.

Por otra parte, es una postura ideal, no quiere decir que sale primero de almacenes la ltima mercadera entrada (UEPS), ni la primera (PEPS), es solo un mtodo de valuacin. Para concluir, est el mtodo del PPP (Precio Promedio Ponderado), que es el mas complejo de calcular, por el seguimiento que hay que hacer, bsicamente, como su nombre lo indica, se calcula sumando todos los importes y dividiendolo por la cantidad en unidades de los mismo

10. QUE PAPEL JUEGA LA CANTIDAD ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

ECONMICA

EN

LA

La cantidad econmica busca encontrar el monto de pedido que reduzca al mnimo el costo total del inventario de la empresa. Tiene en cuenta los diferentes costos financieros y de operacin y determina el monto de pedido que minimice los costos de inventarios de la empresa.

El modelo de la cantidad econmica de pedido se basa en tres supuestos fundamentales, el primero es que la empresa conoce cul es la utilizacin anual de los artculos que se encuentran en el inventario, segundo que la frecuencia con la cual la empresa utiliza el inventario no vara con el tiempo y por ltimo que los pedidos que se colocan para reemplazar las existencias de inventario se reciben en el momento exacto en que los inventarios se agotan.

11. CUALES SON LOS MTODOS COMNMENTE EMPLEADOS EN EL MANEJO DE INVENTARIOS

Los mtodos ms comnmente empleados en el manejo de inventario son:

1.- El sistema ABC. 2.- El modelo bsico de cantidad econmico de pedido (CEP). 3.- El punto de reordenacin.

12. CUALES SON LOS TIPOS DE INVENTARIOS

Tipos de Inventarios:

De acuerdo a las caractersticas de la empresa encontramos cinco tipos de inventarios.

Inventario de Mercancas:

Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarn todas las mercancas disponibles para la Venta. Las que tengan otras caractersticas y estn sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancas en camino (las que han sido compradas y no recibidas an),

las mercancas dadas en consignacin o las mercancas pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garanta de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).

Inventario de Productos Terminados:

Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

Inventario de Productos en Proceso de Fabricacin:

Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificacin se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricacin, aplicables a la fecha de cierre.

Inventario de Materias Primas:

Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todava no han recibido procesamiento.

Inventario de Suministros de Fbrica:

Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).

13. SE DEBE TENER O NO TENER INVENTARIOS. JUSTIFIQUE SU RESPUESTA

Para muchas empresas, la cifra del inventario es el mayor de los activos circulantes. Los problemas de inventario pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a las quiebras de los negocios. Cuando una firma solo falla en que involuntariamente se queda sin inventario, los resultados no son agradables. Si la firma es una tienda de menudeo, el comerciante pierde la utilidad bruta de este artculo. Si la empresa es un fabricante, la falta de inventario (incapacidad de abastecer un artculo del inventario) podra en casos extremos, hacer que se detenga la produccin. Por el contrario si una firma mantiene inventarios excesivos, el costo de mantenimiento adicional puede representar la diferencia entre utilidades y prdidas. Nuestra conclusin debe ser que la administracin habilidosa de los inventarios, puede hacer una contribucin importante a las utilidades mostradas por la empresa.

ALMACENES 1. Explique y conceptualice el origen de los almacenes 2. Cual es la importancia de los almacenes 3. Explique las principales zonas del almacn e indique cual de ellas es la mas importante para usted 4. Cuales son las funciones que cumplen los almacenes 5. Explique los almacenes segn la red logstica 6. Explique los almacenes segn su situacin geogrfica 7. Explique los almacenes segn el tratamiento fiscal que reciben los productos almacenados 8. Explique los almacenes segn el recinto del almacn 9. Explique cuales son los equipos y medios que se utilizan en los almacenes para cumplir con su funcin 10. Explique: almacn, almacenaje, almacenamiento y almacenero Es el lugar donde se guardan los materiales, materia prima y suministros.

11. Explique el ciclo del almacenamiento 12. Cuales son los documentos formales con los cuales se trabajan en almacn 13. Explique la ubicacin y organizacin de un almacn, mediante un organigrama de una empresa o institucin que usted elija