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UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES SEPARATA 03

Libros y Registros Contables

1. CUESTIONES PREVIAS Como es de conocimiento general, mediante Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT (30.12.2006) se aprob la relacin de los Libros y Registros vinculados a Asuntos Tributarios, establecindose determinadas formalidades y condiciones para el llevado de estos documentos. Sobre el particular, debe precisarse que la mayor parte de estas formalidades y condiciones entraron en vigencia el 01.01.2007. Sin embargo, tratndose de los formatos e informacin mnima de los citados libros y registros, su aplicacin entra en vigencia a partir del 01.07.2010, ello en aplicacin de la Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT. 2. LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS Estos documentos han sido establecidos en la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT (30.12.2006) a los cuales se les ha denominado Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios los cuales, como se ha indicado, deben cumplir con una serie de formalidades que van desde su legalizacin, plazos de atraso, procedimientos para llevarlos, utilizacin de formatos, entre otros aspectos. Sobre el particular debemos comentar que el artculo X de la Resolucin de Superintendencia N 2342006/SUNAT ha sealado que los Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios son los siguientes: Libro de Inventarios y Balances Libro Diario Libro Diario de Formato Simplificado Libro Mayor Libro Caja y Bancos Registro de Ventas e Ingresos Registro de Compras Libro de Retenciones inciso e) y f) del art. 34 de la LIR Registro de Activos Fijos Registro de Inventario Permanente Valorizado Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas Registro de Consignaciones Registro de Costos Es importante mencionar que slo los libros sealados en la lista anterior, estarn sujetos a las formalidades establecidas en la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT. En todo caso, un contribuyente podra llevar otros libros, distintos a los antes sealados, de acuerdo a sus necesidades, los cuales no necesariamente deberan cumplir con estas formalidades. 3. ASPECTOS QUE ENTRARN EN VIGENCIA EL 01.07.2010 Como se ha sealado en las cuestiones previas de este informe, el 1 de Julio de 2010 marcar el inicio de un cambio sustancial en relacin a los Libros y Registros Contables. En efecto, a partir de dicha fecha, los contribuyentes debern observar tanto los formatos como la informacin mnima de cada uno de los libros y registros contables, adems de las dems formalidades previstas en la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT.

CPC/SGC

El tiempo descubre la verdad

CONTABILIDAD FINANCIERA II

OBLIGACIN DE UTILIZAR LOS FORMATOS Cuando el Libro y/o Registro es llevado en forma manual Cuando el Libro y/o Registro es llevado mediante hojas sueltas o continas Es obligatoria

No es obligatoria.

OBLIGACIN DE OBSERVAR INFORMACIN MNIMA Sujetos obligados a incluir toda la informacin en el Libro y/o Registro Es obligatoria Podrn optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha informacin, las columnas en donde se deban consignar la referida informacin

Sujetos no obligados a incluir determinada informacin en el Libro y/o Registro

4. ASPECTOS QUE ENTRARON EN VIGENCIA EL 01.01.2007 4.1 FACULTAD PARA AUTORIZAR LOS LIBROS Y REGISTROS MEDIANTE LA LEGALIZACIN DE LOS MISMOS De acuerdo a lo que establece el numeral 16 del articulo 62 de Cdigo Tributario, la SUNAT tiene la facultad de autorizar los libros de actas, los libros y registros contables u otros libros y registros exigidos por las leyes, reglamentos o Resolucin de Superintendencia, vinculados a asuntos tributarios. No obstante precisa el citado numeral, que esta entidad podr delegar en terceros, la legalizacin de los libros y registros antes mencionados. Bajo ese contexto, a travs del captulo II de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT la Administracin Tributaria ha delegado en los Notarios o Jueces de Paz Letrados o Jueces de Paz, a falta de aquellos, la posibilidad de legalizar estos libros y registros, asimismo ha regulado los procedimientos para legalizar los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, los cuales mostramos a continuacin: a) Oportunidad de la legalizacin Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios debern ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas. b) Sujetos autorizados a legalizar los libros y registros vinculados a asuntos tributarios Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios sern legalizados por los notarios o, a falta de stos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratndose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalizacin podr ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias. c) Informacin mnima que debe contener la legalizacin A efectos de la legalizacin de los libros y registros, los notarios o jueces a que se refiere el punto 3.2 anterior, colocarn una constancia en la primera hoja de los mismos, con la siguiente informacin: Nmero de legalizacin asignado por el notario o juez, segn sea el caso; Apellidos y Nombres, Denominacin o Razn Social del deudor tributario, segn sea el caso; Nmero de RUC; Denominacin del libro o registro;

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Fecha de la incautacin del libro o registro anterior de la misma denominacin y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso; Nmero de folios de que consta; Fecha y lugar en que se otorga; y, Sello y firma del notario o juez, segn sea el caso. d) Obligaciones que adquiere el Notario o Juez Entre las obligaciones que adquiere el Notario o Juez al efectuar una legalizacin, se encuentran las siguientes: i) Obligacin de sellar los folios El notario o juez, segn sea el caso, tiene la obligacin de sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que debern estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas. ii) Obligacin de llevar Registro de legalizaciones Tanto los notarios como los jueces llevarn un registro cronolgico de las legalizaciones que otorguen. iii) Formalidades del Registro En el registro cronolgico de las legalizaciones, el Notario o Juez indicar: El nmero de la legalizacin, Los Apellidos y Nombres, Denominacin o Razn Social del deudor tributario, El nmero de RUC, La denominacin del libro o registro que se ha legalizado, La fecha de la incautacin del libro o registro anterior de la misma denominacin y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso, El nmero de folios de que consta y la fecha en que se otorga la legalizacin. Cabe mencionar que en ningn caso el nmero de legalizacin, folios o de registros podr contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras. e) Cul es el procedimiento a seguir, tratndose de la legalizacin del segundo y siguientes libros o registros? Para la legalizacin del segundo y siguientes libros y registros vinculados a asuntos tributarios, de una misma denominacin, se deber tener en cuenta lo siguiente:

Tipos de libros Tratndose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas,

Procedimiento Se deber presentar el ltimo folio legalizado por notario, del libro o registro anterior Se deber acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditacin se efectuar con la presentacin del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalizacin y del ltimo folio del mencionado libro o registro. Se deber presentar la comunicacin en donde comunican a la SUNAT la prdida o destruccin de los libros o registros.

Tratndose de libros o registros llevados en forma manual1

Tratndose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros

Cabe mencionar que estos procedimientos, no sern de aplicacin en el caso de libros o registros llevados en forma manual que hubieran sido incautados por autoridad competente, bastando para la legalizacin del segundo y siguientes libros y registros la presentacin del documento en el que conste la referida diligencia. En todo caso, de producirse, de ser el caso, la devolucin de los libros o registros incautados a que se refiere el prrafo anterior, no podr realizarse en ellos anotacin alguna debiendo procederse a su cierre inmediato

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Cabe observar que si no se cumpliera con las obligaciones y procedimientos sealados en los puntos anteriores, los Notarios o Jueces de Paz, segn corresponda, podran estar incurriendo en la infraccin tipificada en el numeral 14 del artculo 177 del Cdigo Tributario, referido a Autorizar los libros de actas, as como los registros y libros contables u otros registros vinculados a asuntos tributarios sin seguir el procedimiento establecido por la SUNAT, cuya sancin tratndose de sujetos acogidos al Rgimen General del Impuesto a la Renta, equivale al 30% de la UIT.

Infraccin aplicable a los Notarios o Jueces de Paz Base Legal Numeral 14 Artculo 177 Cdigo Tributario Infraccin Autorizar los libros de actas, as como los registros y libros contables u otros registros vinculados a asuntos tributarios sin seguir el procedimiento establecido por la SUN Sancin 30% de la UIT

4.2. EMPASTE DE LOS LIBROS Y REGISTROS Una de las obligaciones que tienen los sujetos que lleven sus libros y registros utilizando hojas sueltas o continuas, es el de empastar dichos libros o registros. Sobre el particular, a continuacin presentamos los aspectos ms importantes a considerar respecto de este tema: a) Ejercicios que puede comprender un empaste Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas debern empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable. No obstante la obligacin sealada en el prrafo anterior, la misma no ser de aplicacin cuando el nmero de hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a veinte (20), en cuyo caso el empaste podr comprender dos (2) o ms ejercicios gravables. b) Plazo para efectuar el empaste El empaste deber efectuarse, como mximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que correspondan las operaciones contenidas en dichos libros o registros. Sin embargo, tratndose del caso en que el empaste comprenda dos ms ejercicios gravables (supuesto en el que el nmero de hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a veinte), el empaste deber efectuarse, como mximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente a aqul en que se reunieron veinte (20) hojas sueltas o continuas. Ejercicios que puede comprender un empaste El empaste deber efectuarse hasta por un ejercicio gravable El empaste podr comprender dos o mas ejercicios, en los casos en que el nmero de hojas sueltas o continuas utilizadas sea menor a 20

Supuestos Principio General

Plazo de Empaste Dentro de los 4 primeros meses del ejercicio gravable siguiente Dentro de los 4 primeros meses del ejercicio gravable siguiente a aqul en que se reunieron 20 hojas sueltas o continuas

Excepcin

Es importante indicar que en todos los casos, se debern incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulacin se realizar tachndolas o inutilizndolas de manera visible. c) Libros y registros contenidos en varios tomos Existen situaciones, en los que las hojas sueltas o continuas utilizadas de un libro o registro, son tan voluminosas, que no es posible efectuar el empaste en un solo tomo, sino en varios de ellos. En estos

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casos, la norma reglamentaria seala que el empaste de cada uno de los tomos, incluir como primera pgina una fotocopia del folio que contenga la legalizacin del libro o registro al que corresponde. d) Utilizacin de hojas sueltas no utilizadas en un ejercicio siguiente De manera general, las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominacin, que se legalicen, deben utilizarse para un ejercicio gravable. No obstante, aquellas que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del ejercicio del que se trate, podrn emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente. Para estos efectos, consideramos que el empaste del libro en que se utilizaron las hojas sueltas o continuas, debera contener una copia de la legalizacin de dichas hojas. 4.3 FORMA EN QUE DEBERN SER LLEVADOS LOS LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS Uno de los aspectos que ha regulado la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT es el referido a la forma en que deben ser llevados los libros y registros vinculados a asuntos tributarios. En ese sentido, a continuacin se presentan las principales consideraciones que los contribuyentes debern tener en cuenta, cuando lleven sus libros y registros. Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que los deudores tributarios se encuentran obligados a llevar, debern2:
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Lo aqu dispuesto, no ser de aplicacin para: El Libro de Actas de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada, regulado en la Ley de la EIRL. El Libro de Actas de la Junta General de Accionistas, regulado en la Ley General de Sociedades. El Libro de Actas del Directorio, regulado en la Ley General de Sociedades El Libro de Matrcula de Acciones, regulado en la Ley General de Sociedades.

i) Contar con los siguientes datos de cabecera: Denominacin del libro o registro. Perodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin registrada. Nmero de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominacin y/o Razn Social de ste. No obstante lo anterior, tratndose de libros o registros llevados en forma manual, bastar con incluir estos datos en el primer folio de cada perodo o ejercicio. Asimismo, respecto del Libro de Ingresos y Gastos, bastar con incluir como datos de cabecera los siguientes: Denominacin del libro o registro. Perodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin registrada.

Libros y registros

Informacin a consignar En todos los folios se deber consignar: Denominacin del libro o registro. Perodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin registrada. Nmero de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominacin y/o Razn Social de ste. En el primer folio se deber consignar: Denominacin del libro o registro.

Libros y registros llevados en hojas sueltas

Libros y registros llevados en forma manual

CONTABILIDAD FINANCIERA II Perodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin registrada. Nmero de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominacin y/o Razn Social de ste Slo se deber consignar: Denominacin del libro o registro. Perodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin registrada.

Libro de Ingresos y Gastos (Rentas de Segunda y Cuarta Categora)

ii) Contener el registro de las operaciones: En orden cronolgico o correlativo, salvo que por norma especial se establezca un orden predeterminado. De manera legible, sin espacios ni lneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras, ni seales de haber sido alteradas. Utilizando el Plan Contable General vigente en el pas3, a cuyo efecto emplearn cuentas contables desagregadas como mnimo al nivel de los dgitos4 establecidos en dicho plan, salvo que por aplicacin de de las normas tributarias deba realizarse una desagregacin mayor.
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Es importante mencionar que hasta el 31.12.2010 regir en nuestro pas el Plan Contable General Revisado (PCGR) pues a travs de la Resolucin N 042-2009-EF/94.10 publicada el 14 de Noviembre de 2009 en el diario oficial El Peruano, se ha diferido la aplicacin del Plan Contable General para Empresas (PCGE) hasta el 01.01.2011, sin perjuicio que pueda ser aplicado con anterioridad a esa fecha. La integridad del citado plan se puede revisar en la siguiente direccin: http://cpn.mef.gob.pe/cpn/pgc_empresas.htm

Sobre el particular, cabe indicar que el PCGR tiene una estructura de tres y en algunos casos, a nivel de cuatro dgitos. Sin embargo, en el Plan General para Empresas (PCGE) vigente a partir del 01.01.2011 se ha establecido una codificacin de hasta cinco dgitos.

Es importante mencionar que desde el 01.01.2007 hasta el 31.12.2008 el nivel de dgitos utilizar se rega de acuerdo a lo siguiente:

Nivel de Dgitos Tres (3) dgitos como mnimo

Detalle Para los deudores tributarios que en el ejercicio anterior hayan obtenido ingresos brutos hasta cien (100) UITs Para los deudores tributarios que en el ejercicio anterior hayan obtenido ingresos brutos mayores a cien (100) UITs

Cuatro (4) dgitos como mnimo

La utilizacin del Plan Contable General Revisado no ser de aplicacin en aquellos casos en que, por norma especial, los deudores tributarios se encuentren obligados a emplear un Plan Contable, Manual de Contabilidad u otro similar distinto, en cuyo caso debern utilizar estos ltimos. Totalizando sus importes por cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del perodo o ejercicio gravable, segn corresponda. Lo dispuesto en este punto no ser exigible a los libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas. En ese caso, la totalizacin se efectuar finalizado el perodo o ejercicio Los totales acumulados en cada folio, sern trasladados al folio siguiente precedidos de la frase "VAN". En la primera lnea del folio siguiente se registrar el total acumulado del folio anterior

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precedido de la frase "VIENEN". Culminado el perodo o ejercicio gravable, se realizar el correspondiente cierre registrando el total general. Lo dispuesto en este punto no ser exigible a los libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas De no realizarse operaciones en un determinado perodo o ejercicio gravable, se registrar la leyenda "SIN OPERACIONES" en el folio correspondiente. Lo dispuesto en este punto no ser exigible a los libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas En moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones previstas por el Cdigo Tributario5. iii) Contener los Registros o asientos de Ajustes Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios debern de ser el caso, incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificacin o rectificacin que correspondan. iv) Imposibilidad de adherir hojas Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios debern contener folios originales, no admitindose la adhesin de hojas o folios, salvo disposicin legal en contrario6. v) Obligacin de firmar el Libro de Inventarios y Balances De acuerdo al artculo XX de la Resolucin de Superintendencia N 234-2004/SUNAT, el Libro de Inventarios y Balances, deber ser firmado al cierre de cada perodo o ejercicio gravable, segn corresponda: Por el deudor tributario o su representante legal, as como, Por el Contador Pblico Colegiado o el Contador Mercantil responsables de su elaboracin.
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Cabe sealar que el numeral 4 del artculo 87 del Cdigo Tributario establece de manera general que los libros y registros deben ser llevados en castellano y expresados en moneda nacional. No obstante excepta de esa obligacin a aquellos contribuyentes que reciban y/o efecten inversin extranjera directa en moneda extranjera, y que al efecto contraten con el Estado, en cuyo caso podrn llevar la contabilidad en dlares de los Estados Unidos de Amrica,
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Entendemos que la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT ha precisado esta imposibilidad, pues el Tribunal Fiscal ya haba reconocido esta limitacin con anterioridad. As tenemos que en la RTF N 06896-4-2002 (27.11.2002) esta entidad seal que el hecho de adherir fragmentos de hojas computarizadas, no cumple con dispuesto en el artculo 43 del Cdigo Tributario.

4.4 MODIFICACIN DE LA DENOMINACIN O RAZN SOCIAL DE LOS DEUDORES TRIBUTARIOS Y SU INCIDENCIA EN LOS LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS a) Procedimiento a seguir cuando se modifica la denominacin o razn social Todo deudor tributario que modifique su denominacin o razn social deber comunicar a la SUNAT dicho cambio, conforme lo establecido en la Resolucin de Superintendencia N 210-2004/SUNAT y normas modificatorias, Sobre el particular, debemos comentar que el artculo 24 de la citada resolucin dispone que el contribuyente y/o responsable o su representante legal deber comunicar a la SUNAT, esta modificacin, dentro del plazo de cinco (5) das hbiles de producidos los siguientes hechos.

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Para estos efectos, el Procedimiento 3.2.7 seala que el contribuyente deber presentar en los Centros de Servicios al Contribuyente, el Formulario 2127 Solicitud de modificacin de datos. b) Tratamiento de los libros y registros cuando se modifica la denominacin o razn social Tratndose de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, un contribuyente que modifica su denominacin o razn social, puede optar por:

Opciones Continuar utilizando los libros y registros vinculados a asuntos tributarios con la denominacin o razn social anterior hasta que se terminen, para registrar las operaciones siguientes al acuerdo de modificacin de denominacin o razn social

Detalle En este caso, se deber consignar adicionalmente mediante algn medio mecanizado, computarizado o un sello legible, la nueva denominacin o razn social, sin superponerse a la anterior. En este caso, para solicitar al notario o juez de paz letrado la legalizacin de los libros y registros u hojas sueltas o continuas con la nueva denominacin o razn social, deber acreditarse haber cerrado los libros y registros u hojas sueltas o continuas no utilizados que fueron legalizados con la anterior denominacin o razn social.

Abrir nuevos libros y registros vinculados a asuntos tributarios.

4.5 PRDIDA O DESTRUCCIN DE LOS LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS La prdida o destruccin de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, es un hecho frecuente en los contribuyentes, que genera determinadas obligaciones para los mismos. Sobre el particular, debemos considerar que el captulo V de la Resolucin de Superintendencia N 2342006/SUNAT ha establecido los procedimientos a seguir por parte de estas personas, los cuales mostramos a continuacin: a) Comunicacin de la prdida o destruccin de libros y registros Los deudores tributarios que hubieran sufrido la prdida o destruccin por siniestro, asalto y otros, de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, documentos y otros antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estn relacionados con ellas, respecto de tributos no prescritos, debern comunicar tales hechos a la SUNAT dentro del plazo de quince (15) das hbiles, de acuerdo a lo establecido en el Cdigo Tributario. b) Informacin que se deber indicar en la comunicacin La comunicacin antes sealada deber contener: El detalle de los libros, registros, documentos y otros antecedentes mencionados en el prrafo anterior, as como, El perodo tributario y/o ejercicio al que corresponden stos. Adicionalmente, cuando se trate de libros y registros vinculados a asuntos tributarios, se deber indicar: La fecha en que fueron legalizados, El nmero de legalizacin,

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Los apellidos y nombres del notario que efectu la legalizacin o el nmero del Juzgado en que se realiz la misma, si fuera el caso. Es importante precisar que en todos los casos se deber adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial de la denuncia presentada por el deudor tributario respecto de la ocurrencia de los hechos materia de este artculo. c) Plazo para rehacer dichos libros y registros Los deudores tributarios cuyos libros o registros vinculados a asuntos tributarios se hubieran perdido o destruidos, tendrn un plazo de sesenta (60) das calendarios para rehacer los libros y registros vinculados a asuntos tributarios. No obstante, slo en el caso que, por razones debidamente justificadas, el deudor tributario requiera un plazo mayor para rehacer los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, la SUNAT otorgar la prrroga correspondiente, previa evaluacin. Es importante mencionar que: a) El deudor tributario deber contar con la documentacin sustentatoria que acredite los hechos que originaron la prdida o destruccin. b) Los plazos se computarn a partir del da siguiente de ocurridos los hechos. d) Falsedad de la prdida o destruccin La SUNAT podr verificar que el deudor tributario efectivamente hubiera sufrido la prdida o destruccin sealadas, a efectos de acogerse al cmputo de los plazos para rehacer los libros o registros. En ese sentido, de verificarse la falsedad de los hechos comunicados por el deudor tributario, la SUNAT podr utilizar directamente los procedimientos de determinacin sobre base presunta7, en aplicacin del numeral 9 del artculo 64 del Cdigo Tributario.
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De acuerdo a lo que seala el artculo 63 del Cdigo Tributario, se ha dispuesto que durante el perodo de prescripcin, la Administracin Tributaria podr determinar la obligacin tributaria considerando las bases siguientes: Base cierta: tomando en cuenta los elementos existentes que permitan conocer en forma directa el hecho generador de la obligacin tributaria y la cuanta de la misma. Base presunta: en mrito a los hechos y circunstancias que, por relacin normal con el hecho generador de la obligacin tributaria, permitan establecer la existencia y cuanta de la obligacin.