Comunicacion Externa - PROTOCOLO CODELCO

PROCEDIMIENTO ESTRUCTURAL
COMUNICACION EXTERNA

Cdigo: SGI-P-GE-006
Revisin 07

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ELABORADO POR:

Juan Giuliano B.
Ing. Senior
Depto. Estudios y Sistemas
de Gestin de
Sustentabilidad
REVISADO POR:

Luis Abarca G.
Jefe Depto. Estudios y
Sistemas de Gestin de
Sustentabilidad
APROBADO POR:

Leonardo Cornejo F.
Gerente de Sustentabilidad

Antonio Varas E.
Director de
Gestin Comunitaria

Fecha:22-9-2008 Fecha: 16-9-2008 Fecha: 24-9-2008
LA IMPRESIN DE ESTE DOCUMENTO CONSTITUYE UNA COPIA CONTROLADA SOLO SI ES AUTORIZADA POR EL LIDER DE
PROCESO Y CONTROLADA EN EL FORMULARIO SGI-F-GE-001
CODELCO
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NDICE

1 OBJETIVO Y ALCANCE...................................................................................................... 2
2 DEFINICIONES ................................................................................................................... 2
3 RESPONSABILIDADES ...................................................................................................... 2
4 DESARROLLO.................................................................................................................... 3
4.1 CRITERIOS GENERALES. ESTRUCTURA COMUNICACIONAL DIVISIONAL ............. 3
4.2 COMUNICACIONES EXTERNAS.................................................................................... 3
4.3 COMUNICACIONES DE LA POLTICA SGI .................................................................... 4
4.4 COMUNICACIONES CON LAS AUTORIDADES Y ORGANISMOS FISCALIZADORES. 4
4.5 COMUNICACIONES EN CONDICIONES DE EMERGENCIA ........................................ 4
4.6 RECEPCION Y RESPUESTA DE COMUNICACIONES DE PBLICO Y PARTES
INTERESADAS EXTERNAS EN GENERAL............................................................................ 4
4.7 PLANES DE COMUNICACIONES DIVISIONAL.............................................................. 5
5 REGISTROS........................................................................................................................ 6
6 FLUJOGRAMA .................................................................................................................... 6
7 REFERENCIAS ................................................................................................................... 6
8 REVISIONES....................................................................................................................... 6
9 ANEXOS.............................................................................................................................. 6

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1 OBJETIVO Y ALCANCE
Definir la metodologa, responsabilidades y canales de accin, para recibir, documentar y
responder las comunicaciones externas provenientes desde las partes interesadas externas.

Este procedimiento es de aplicacin a las necesidades o inquietudes de comunicacin de
agentes externos a la Divisin, que tengan intereses en relacin con aspectos de Seguridad,
Salud Ocupacional e Higiene Industrial, Ambiente y Calidad.

2 DEFINICIONES
Comunicacin Externa: Es la transmisin de informacin desde y hacia las partes interesadas
externas de la organizacin, ya sea con fines de promocin de imagen, de difusin o de
respuesta a interrogantes concretas.

Parte Interesada: Individuo o grupo involucrado en, o afectado por el desarrollo de las
actividades realizadas por una organizacin en relacin con la seguridad y salud ocupacional, el
ambiente y la calidad, dentro del alcance del SGI.

Pblico-Objetivo: Sector hacia el cual se desea comunicar un determinado mensaje.

Queja: Reclamo formal ante la organizacin por parte de la comunidad, sus integrantes o
representantes, respecto de acciones u omisiones de la empresa o de cualquiera de sus
integrantes, relativo a aspectos de seguridad y salud ocupacional, ambiente y calidad.

Denuncia: Informar a la autoridad sobre un hecho irregular.

Notificacin: Documento en que se comunica una idea, unidireccionalmente.

3 RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE ACTIVIDAD
DIRECCION DE
GESTION
COMUNITARIA
Responsable de la recepcin y de la emisin formal de comunicaciones
externas
Lleva a cabo, y registra la medicin de la percepcin pblica anual.
DIRECCIONES DE LA
GERENCIA DE
SUSTENTABILIDAD Y
DEPTO. EXCELENCIA
OPERACIONAL Y
CALIDAD
Emite comunicaciones con organismos fiscalizadores y otros entes
relacionados, ante temas de relevancia estratgica que puedan
impactar al Plan de Negocio Divisional y adems en materias de
Sustentabilidad en los mbitos tales como: Ambiente, Calidad,
Seguridad y Salud Ocupacional e Higiene Industrial, participacin
ciudadana y comunitarias, asociadas con proyectos divisionales.
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4 DESARROLLO
Para realizar las comunicaciones externas, el Director de Gestin Comunitaria tiene en cuenta
la necesidad de comunicar por parte de la Gerencia General y otras Gerencias y reas a partes
externas interesadas, respecto de hechos relevantes, de lineamientos generales de la Divisin,
de la Corporacin. o respuestas a peticiones de los mismos.

4.1 CRITERIOS GENERALES. ESTRUCTURA COMUNICACIONAL DIVISIONAL
Las comunicaciones externas estn a cargo de la Direccin de Gestin Comunitaria
dependiente de la Gerencia de Sustentabilidad con orientacin a:

Generar acciones de comunicacin externa que permitan desarrollar y reforzar relaciones
de confianza y cooperacin entre la empresa, las autoridades y la comunidad.
Emitir comunicaciones de inters para la comunidad.

4.2 COMUNICACIONES EXTERNAS
Los procesos de comunicacin externa establecidos en la Divisin se refieren entre otros
temas a los aspectos relacionados con la gestin del Sistema de Gestin Integral (SGI).

La informacin de aspectos ambientales significativos de Divisin Andina se realizan en forma
anual en el Reporte de Sustentabilidad, emitido por la Corporacin Nacional del Cobre, junto
con su Memoria Anual, disponible en la Pagina Web: www.Codelco.cl

Las comunicaciones externas son recibidas y emitidas a travs de medios, algunos de los
cuales se describen a continuacin:

ANDINA INFORMA: Publicacin mensual distribuida a todos los domicilios de los
trabajadores de la divisin y principales salas de espera de la Divisin y Corporacin.

CARTA A LAS AUTORIDADES: Publicacin con carcter cuatrimestral que se enva a
las autoridades polticas y administrativas.

AGENDA CODELCO BUEN VECINO: Publicacin mensual que se distribuye por mano
en la ciudad de Los Andes

MEDIOS DE COMUNICACIN: Radio, Prensa escrita, Televisin. Estos se utilizan para
reforzar mensajes, especialmente de sensibilizacin.

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4.3 COMUNICACIONES DE LA POLTICA SGI
Este tipo de comunicaciones se establece a iniciativa de la Divisin con objeto de comunicar la
Poltica de Gestin Integral.

Para garantizar la disponibilidad de la Poltica de Gestin Integral al pblico, partes interesadas
y personas externas, sta se encuentra disponible en todas las instalaciones de la Divisin,
tanto en la V Regin como en la Regin Metropolitana.

4.4 COMUNICACIONES CON LAS AUTORIDADES Y ORGANISMOS
FISCALIZADORES
Las comunicaciones con las autoridades polticas, los organismos fiscalizadores y otros
entes relacionados, ante temas de relevancia estratgica que puedan impactar al Plan de
Negocio Divisional, definicin que es calificada por el Gerente General, como as tambin
de todas las materias relacionadas con Sustentabilidad, en mbitos tales como: Ambiente,
Seguridad, Salud Ocupacional, Participacin Ciudadana y Comunitaria, asociadas a
proyectos divisionales sern responsabilidad de la Direccin de Gestin Comunitaria de la
Gerencia de Sustentabilidad.

Por otra parte, ser responsabilidad de las Direcciones y Departamentos de la GDSA,
desarrollar la comunicacin con autoridades y organismos fiscalizadores en temas del
mbito de su competencia, ya sean estas, emisin de informacin de frecuencia regular
como respuestas a peticiones de los mismos. Dentro de los principales organismos se
pueden mencionar a: SERNAGEOMIN, SEREMI de Minera, SEREMI de Salud y
Superintendencia de Seguridad Social.

4.5 COMUNICACIONES EN CONDICIONES DE EMERGENCIA
En condiciones de EMERGENCIA se acta de acuerdo a lo descrito en el Procedimiento
Estructural SGI-P-GE-057 PARA EMERGENCIA que indica, entre otros aspectos, como se
van a llevar a cabo las comunicaciones externas. En este caso, los responsables de las reas
involucradas, deben informar a la Direccin de Gestin Comunitaria cuando ocurren incidentes
ambientales y de riesgos.

4.6 RECEPCION Y RESPUESTA DE COMUNICACIONES DE PBLICO Y PARTES
INTERESADAS EXTERNAS EN GENERAL
Para recibir, contestar y registrar las comunicaciones de partes interesadas externas se seguir
lo descrito en el siguiente cuadro:

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ORIGEN
COMUNICACIN
EXTERNA
QUIEN RECIBE
A QUIEN
CANALIZAR A
QUIEN PREPARA
RESPUESTA

QUIEN EMITE
Cliente
Gerencia General
Direccin de
Gestin
Comunitaria
GRMD
Otros
Departamento
de Gestin
Operativa de
GRMD
Departamento
Excelencia
Operacional y
Calidad
Direccin de
Gestin
Ambiental y
Territorial
Otros
Departamento de
Gestin Operativa
de GRMD
rea involucrada
Departamento
Excelencia
Operacional y
Calidad
Direccin de
Gestin Ambiental
y Territorial

Gerente General
Direccin de
Gestin
Comunitaria
Departamento de
Gestin
Operativa de
GRMD.
Direccin de
Estrategia y
Control de
Gestin
Quejas
Gerencia General
Direccin de
Gestin
Comunitaria
Otros
Depende del
Tema
Direccin de
Gestin Comunitaria
con reas
involucradas
Gerente General
Direccin de
Gestin
Comunitaria
reas
Involucradas
Denuncias
Gerencia General
Direccin de
Gestin
Comunitaria
Consejera Jurdica
Consejera
Jurdica
Consejera
Jurdica
Direccin de
Gestin
Comunitaria
Otras reas
Gerente General
Direccin de
Gestin
Comunitaria
Notificaciones
Gerencia General
Direccin de
Gestin
Comunitaria
Consejera Jurdica
Direccin de
Gestin
Comunitaria
Consejera
Jurdica
rea involucrada
Consejera
Jurdica con
rea involucrada
Gerente General
Direccin de
Gestin
Comunitaria
Peticiones de la
comunidad
Gerencia General
Direccin de
Gestin
Comunitaria
Direccin de
Gestin
Comunitaria
rea involucrada
Direccin de
Gestin
Comunitaria
rea involucrada
Gerente General
Direccin de
Gestin
Comunitaria
Nota: el tiempo de conservacin de los registros de comunicacin externa es de 3 aos. En caso de
obligacin legal o contractual se respetarn periodos de conservacin distintos al mencionado.

El registro de las mismas son los propios documentos que envan a la Divisin las partes
externas interesadas, como as tambin constituyen registros los documentos que la Divisin
emite como respuesta al exterior.

4.7 PLANES DE COMUNICACIONES DIVISIONAL
El Director de Gestin Comunitaria define anualmente un Plan de Comunicacin Externa que
tiene en cuenta objetivos estratgicos de la Divisin y de la Corporacin y la encuesta del ao
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anterior.

Todos los aos una medida de Percepcin Pblica es realizada por el Centro Corporativo y
queda debidamente registrada por parte del Director de Gestin Comunitaria.

5 REGISTROS
Publicaciones
Resultados de Encuesta
Reporte de Sustentabilidad

6 FLUJOGRAMA
No aplica

7 REFERENCIAS
SGI-P-GE-057 Procedimiento Estructural PARA EMERGENCIA

8 REVISIONES
REVISIN NATURALEZA DEL CAMBIO
01 Lanzamiento SGI. Se incluye el rol del Comit de Comunicaciones Divisional. Se
revisan quien es el responsable de tener el listado de direcciones a las que se
mandan las comunicaciones externas de ANDINA. Se incluye el registro en el
punto 6.3.1.
02 Modificacin a consecuencia de cambio organizacional.
03 Se agrega responsabilidad de la GRAC para coordinar comunicaciones con
organismos fiscalizadores. Se revisa redaccin para mejor interpretacin del
procedimiento. Adecuacin a requisitos OHSAS 18.001.
04 Revisin de redaccin para mejorar interpretacin del procedimiento, adecuacin
a requisitos Norma ISO 14001:2004. Se agrega responsabilidad especfica de la
GDSA para coordinar comunicaciones con organismos fiscalizadores.
05 Mejoramiento continuo.
06 Cambio organizacional y mejoramiento continuo
07 Se modifica cuadro del punto 4.6, actualizando nombres de reas

9 ANEXOS
No Aplica
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