UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

ESCUELA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

SISTEMAS ORGANIZACIONALES CICLO II-2013

Manuales Administrativos

GRUPO TERICO: 04

GRUPO DE TRABAJO: 02

CATEDRTICO: LIC. ABRAHAM VSQUEZ SNCHEZ

INTEGRANTES 1. 2. 3. 4. 5. AMAYA CASTELLANOS, CARLOS ALEJANDRO AYALA MELNDEZ, SARA NOHEMY CHVEZ VSQUEZ , ADA MARISSELA DAZ RUZ, WALTER DAVID (REPRESENTANTE) SOLORZANO MONTENEGRO, MARA GRACIELA

CARNET AC09010 AM10094 CV07038 DR10002 SM07011

23 DE SEPTIEMBRE DE 2013

CIUDAD UNIVERSITARIA,

SAN SALVADOR,

CENTROAMRICA.

NDICE

INTRODUCCIN .............................................................................................................................. i OBJETIVOS ..................................................................................................................................... 1 1. 1. MANUALES ADMINISTRATIVOS............................................................................................. 2 GENERALIDADES DE LOS MANUALES ................................................................................ 2 1.1 1.2 1.3 SIGNIFICADO DE MANUAL ........................................................................................ 2 SIGNIFICADO DE ADMINISTRACION .......................................................................... 2 DEFINICION DE MANUAL ADMINISTRATIVO ............................................................ 3

1.4 ANTECEDENTE HISTORICO DEL MANUAL ADMINISTRATIVO .................................... 4 2. 3. 4. IMPORTANCIA DE LOS MANUALES ................................................................................... 4 OBJETIVO DE LOS MANUALES ........................................................................................... 5 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ............................................................... 6 4.1 4.2 5. VENTAJAS .................................................................................................................. 6 DESVENTAJAS ............................................................................................................ 7

CLASIFICACION DE LOS MANUALES ................................................................................. 7 5.1 5.2 5.3 POR SU NATURALEZA O AREA DE APLICACIN ......................................................... 7 POR SU CONTENIDO .................................................................................................. 8 POR SU AMBITO ........................................................................................................ 9

6.

PLANEACION, ELABORACION Y ACTUALIZACION DE MANUALES .................................... 9 6.1 6.1.1 6.1.2 6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.2.5 6.2.6 6.3 PLANEACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS .............................................. 9 DETERMINACIN DE LOS CONTENIDOS .............................................................. 10 DETERMINACIN DE LOS CRONOGRAMAS DE TRABAJO .................................... 10 ELABORACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS .......................................... 11 RELEVAMIENTO DE LA INFORMACIN PERTINENTE........................................... 11 PROCESO DE ELABORACIN ................................................................................ 12 REVISIN ............................................................................................................. 13 APROBACIN ....................................................................................................... 13 PRODUCCIN ...................................................................................................... 13 DISTRIBUCIN Y DIFUSIN .................................................................................. 14 ACTUALIZACIN DEL MANUAL ................................................................................ 14

7.

AMBITO DE APLICACIN DE LOS MANUALES................................................................. 15

CONCLUSIONES ....................................................................................................................... 17 RECOMENDACIONES ............................................................................................................... 18 BIBLIOGRAFA .......................................................................................................................... 19

INTRODUCCIN

Los manuales administrativos constituyen una de las etapas del Proceso Administrativo que dan forma a la estructura de la Administracin universalmente reconocida. Nacen con la necesidad de tener un documento escrito que nos sirva como un instrumento de comunicacin y coordinacin para transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin necesaria para el buen desempeo de las organizaciones. Los manuales administrativos son indispensables debido a la complejidad de las estructuras de las organizaciones, el volumen de sus operaciones, los recursos de sus operaciones, los recursos de que disponen, la demanda de sus productos, servicios o ambos, y la adopcin de tecnologa de la informacin para atender adecuadamente todos estos aspectos y ms. En este informe se dan a conocer los diferentes tipos de manuales administrativos que existen, desde el concepto hasta su contenido, y la metodologa para su realizacin. Contiene informacin bsica necesaria para orientar la elaboracin y actualizacin de los manuales administrativos. En una primera parte del documento indica informacin bsica acerca del concepto, objetivos, ventajas, clasificacin y elaboracin de los Manuales Administrativos en general. Luego se muestra la clasificacin, el concepto, objetivos y contenido bsico de algunos tipos de Manuales, realmente, los que son de ms utilidad, importancia y uso en las empresas.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL
Investigar y aprender conceptos fundamentales, caractersticas, importancia, clasificacin, objetivo y rea de estudio de los manuales administrativos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
Determinar la importancia de elaborar manuales administrativos al interior de las organizaciones. Aprender el proceso de elaboracin y actualizacin de manuales administrativos. Realizar una retroalimentacin de lo aprendido acerca de los manuales administrativos en la clase de sistemas organizacionales de la facultad de ciencias econmicas.

1.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

1.

GENERALIDADES DE LOS MANUALES

Debido a que la mayora de los textos maneja la palabra manual para referirse a los manuales administrativos, es pertinente mencionar la definicin de manual as como la de administracin, para especificar la diferencia en las definiciones manual, administracin y manuales administrativos los cuales son independientes pero se desenvuelven en una misma rea de estudio

1.1 SIGNIFICADO DE MANUAL

Un registro inscrito de informacin e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa 1

Es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, informacin y/ o instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y/o procedimientos de una empresa, que se consideran necesarias para la mejor ejecucin del trabajo2

1.2 SIGNIFICADO DE ADMINISTRACION

Proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional3. Por su parte esta definicin se subdivide en cuatro partes fundamentales:
1

Terry, George.R, Principios de Administracin, Serie de Enseanza Programada El Ateneo, 1973. Galindo Munich, Martnez Garca; Fundamentos de Admn., Editorial Trillas, Mxico, 1995. Michael A, Hitt, Administracion., Editorial Pearsons, Prentice Hall, Mexico, 2006

Administracin

es un proceso: consiste en una serie de actividades y operaciones,

como planear, decidir y evaluar Administracin implica estructurar y utilizar conjuntos de recursos: es el proceso que rene y pone en funcionamiento una variedad de tipos de recursos: humanos, financieros, materiales y de informacin Administracin significa actuar en direccin hacia el logro de una meta para realizar las tareas: por consiguiente no efecta actividades elegidas al azar, sino actividades con un propsito y una direccin bien definidos. Este propsito y direccin podran ser los del individuo, la organizacin o lo ms usual, una combinacin de los ambos. Comprende los esfuerzos necesarios para completar las actividades propuestas y para que los resultados respondan a los niveles deseados Administracin implica llevar a cabo actividades en un entorno organizacional: es un proceso que tiene lugar en las organizaciones y que realizan personas con funciones diferentes intencionalmente estructuradas y coordinadas para lograr propsitos comunes

1.3 DEFINICION DE MANUAL ADMINISTRATIVO

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica, informacin de una organizacin (antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos, etc) as como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeo de las tareas4

Joaquin Rodriguez Valencia, Como elaborar y usar los manuales administrativos, editorial ecafsa Thomson learning, tercera edicin, Mexico, 2002

1.4 ANTECEDENTE HISTORICO DEL MANUAL ADMINISTRATIVO

Para conocer la historia de los manuales administrativos hay que remontarnos, en primer lugar, a sus inicios como intentos formales o publicaciones y, posteriormente, como un instrumento ms tcnico y breve, alrededor del siglo XIX. Los primeros intentos fueron las publicaciones como circulares, memorndum e instructivos internos. Se consideran antecesores porque fueron las primeras en donde se informaba al personal sobre algn asunto determinado o alguna accin que deban llevar a cabo. Surgen por la necesidad de instruir e informar. Durante la Segunda Guerra Mundial a los soldados se les tena que adiestrar sobre las tcticas militares para que supieran las acciones, maniobras u operaciones que tenan que llevar a cabo en el frente de batalla.

2.
a.

IMPORTANCIA DE LOS MANUALES

La importancia de Los manuales administrativos radica en que concentran en

forma sistemtica una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeo y cursos de accin que debern seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
b. Representan una gua prctica que se utiliza como herramienta de soporte para la

organizacin y comunicacin, que contiene informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin.
c. Debido a que explican de manera detallada los procedimientos dentro de una

organizacin; a travs de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las reas funcionales de la empresa; Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones.

5
d. Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en

la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin.
e. Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido

estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
f. Cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de

los aspectos de cualquier rea componente de la organizacin, su alcance se ve limitado nicamente por las exigencias de la administracin.
g. Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las

diferentes reas de la organizacin, en concordancia con la misin, visin y objetivos de la direccin de la misma.

3.

OBJETIVO DE LOS MANUALES

De acuerdo con la clasificacin y el grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos5: Presentar una visin de conjunto de la organizacin (individual, grupal o sectorial). Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, normas, etc. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para definir responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos que la componen. Contribuir a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, y facilitar su incorporacin a las distintas funciones operacionales. Fortalecer la cadena de valor de la organizacin.
5

Rodrguez, Joaqun Valencia. Como elaborar y usar los manuales administrativos, 3 edicin, p. 57

6 Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implementacin de reformas administrativas. Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos disponibles.

4.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES

La importancia de los manuales administrativos radica en la serie de posibilidades que ofrecen, sin embargo, tienen ciertas limitaciones, las cuales de ninguna manera les restan importancia.

4.1 VENTAJAS

Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas6: Son una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones. Incrementa la coordinacin en la realizacin del trabajo. Aseguran continuidad y coherencia e los procedimientos y normas a travs del tiempo. Permiten delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepcin. Ayuda a institucionalizar y a estableces los objetivos, las polticas. los procedimientos, las funciones, normas, etc. Sirve como una gua de adiestramiento de novatos.

Rodrguez, Joaqun Valencia. Como elaborar y usar los manuales administrativos, 3 edicin, p. 58

4.2 DESVENTAJAS
Entre los inconvenientes o desventajas7 que presentan los manuales se encuentra los siguientes: Si no se les actualiza peridicamente pierden efectividad. El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto. Si se sintetizan demasiado pierden su utilidad; pero si abundan en detalles pueden volverse complicados. Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. Algunos consideran que es demasiado limitativo, es muy laborioso y difcil de mantenerlo da a da.

5.

CLASIFICACION DE LOS MANUALES

5.1 POR SU NATURALEZA O AREA DE APLICACIN

Macroadministrativos. Los cuales incluyen informacin de una sola empresa o bien de un rea especfica de la empresa.

Mesoadministrativos. Este tipo de manual es usado por empresas corporativas que poseen informacin de ms de una empresa.

Microadministrativos. Este tipo de manual es usado por empresas que poseen informacin tanto de una o ms organizaciones con la especificacin que la informacin corresponde nicamente a un rea orgnica.

Rodrguez, Joaqun Valencia. Como elaborar y usar los manuales administrativos, 3 edicin, p. 58

5.2 POR SU CONTENIDO

Manual de historia de la organizacin. Es el que incluye los antecedentes de la empresa desde sus inicios, su crecimiento, sus logros, sus objetivos, su estado actual, etctera. Este tipo de manual es muy importante ya que aparte de incluir informacin histrica de la empresa, funge como un instrumento que le da al personal la nocin de dnde est trabajando. Manual de organizacin. Es el que incluye en forma descriptiva cmo se encuentra constituida la organizacin, sealando los puestos, las jerarquas, as como los 17 grados de autoridad y responsabilidad. Tambin seala las funciones y actividades, por lo que refleja una visin en conjunto de la organizacin, la cual es elaborada de forma sistemtica por medio de grficas y una descripcin del trabajo que se realiza. Los manuales de organizacin se clasifican en dos: generales, que son los que abarcan toda la empresa, y especficos, que incluyen un departamento en particular. Manual de polticas. Es tambin conocido como manual de normas de actuacin o manual de directrices. Es el que incluye la postura de la direccin de una empresa, es decir, es el medio de trasmitir las actitudes de la direccin o bien es aquel que comunica los lineamientos a seguir y el cual es entendido como una gua bsica para la accin. El manual de polticas se clasifican en dos: generales, que abarcan todo el organismo social, y especficos, que abarcan un departamento en particular. Manual de procedimientos. Es conocido como manual de operaciones, de instrucciones, de rutinas y de actividades. Como su nombre lo dice: es un documento que conjunta guas de accin de una actividad para ejecutar un determinado tipo de trabajo, es decir, es una gua de secuencia lgica en donde se describen paso a paso las operaciones que han de realizarse para la mayor eficiencia de un trabajo. Tambin es la gua del quin, el cmo, el cundo y el dnde. Los manuales de procedimientos, por sus diversas caractersticas pueden clasificarse en varios tipos, como por ejemplo: 1. Manuales de procedimientos de oficina. 2. Manuales de procedimientos de fbrica.

9 3. Manuales de procedimientos generales. 4. Manuales de procedimientos especficos. Manual de contenido mltiple. Son los que incluyen informacin mixta de dos o ms tipos de manuales administrativos. Se elaboran cuando la empresa no requiere manuales administrativos especficos. Por ejemplo: 1. Manual de polticas y procedimientos. 2. Manual de organizacin y procedimientos.

5.3 POR SU AMBITO

Generales. Son aquellos manuales que contienen informacin de la totalidad de la organizacin. Especficos. Son aquellos manuales que consignan informacin de un rea o especfica.

6.

PLANEACION, ELABORACION Y ACTUALIZACION DE MANUALES

6.1 PLANEACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Para establecer un programa de trabajo despus de haber determinado el objetivo del manual, es necesario designar al grupo de personas que elaborarn los manuales, de las cuales se nombrar un coordinador como responsable de conducir las acciones para homogeneizar el contenido y la presentacin de la informacin. Esto nos lleva a determinar dos aspectos importantes en la planeacin de los manuales administrativos y estos son: Determinacin de los contenidos y determinacin de los cronogramas de trabajo.

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6.1.1 DETERMINACIN DE LOS CONTENIDOS

Con base en el objetivo establecido, se realiza una lista primaria de contenidos, estructurada en forma lgica. Se establece una estructura primaria del manual y su contenido tentativo, para determinar las fuentes de informacin a las que recurrir, algunas fuentes representativas a las cuales se pueden acudir son: Los documentos jurdicos y administrativos de la institucin, que son base para la realizacin de las funciones de la Dependencia o Entidad. Archivos documentales de la Dependencia o Entidad. Los Manuales Administrativos existentes (si es que los hay) Los directivos y empleados, por el conocimiento de las actividades y las limitaciones o divergencias en cuanto a la documentacin existente. Al manejar un listado apoyndose con las fuentes que anteriormente se mencionaron se facilitara tareas de relevamiento o recopilacin de informacin, as como el control de la integridad del manual.8 Asimismo, puede ser utilizado como base para la codificacin de las unidades administrativas, los procedimientos o los portadores de informacin.

6.1.2 DETERMINACIN DE LOS CRONOGRAMAS DE TRABAJO

Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar un programa de trabajo para establecer las estimaciones de tiempo para la recopilacin de informacin, el orden de las actividades, revisin e impresin y todos los dems aspectos para la elaboracin de los Manuales Administrativos, comprendiendo desde la integracin del equipo de trabajo hasta la aprobacin y distribucin. Es recomendable a lo largo del proceso, marcar hitos que impliquen la realizacin de entregas parciales o instancias de coordinacin.

METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS, Lic. Fidel Herrera Beltrn, 1 edicin.

11 Simultneamente a la elaboracin del programa de trabajo, se establecern y disearn las tcnicas de investigacin a utilizarse, entre las principales se encuentran las documentales, la entrevista, el cuestionario y la observacin directa.

6.2 ELABORACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Esta etapa implica la elaboracin en s del manual e involucra desde la recoleccin de la informacin hasta su edicin preliminar y como lo mencionbamos antes se decide que mtodo de investigacin se utilizara.

6.2.1 RELEVAMIENTO DE LA INFORMACIN PERTINENTE

Antes de comenzar la redaccin propiamente dicha, el responsable de cada tema debe verificar que cuenta con toda la informacin necesaria, como por ejemplo planos, documentos, formularios, organigramas, normas y todo otro aspecto que estime necesario incluir. En caso de no disponer de algn elemento, debe obtenerlo recurriendo a las fuentes apropiadas Despus de reunir todos los datos, el siguiente paso es organizarlos en forma lgica mediante el desarrollo de un esquema de trabajo, es decir, el proyecto del manual. Lo primero que se debe hacer es un anlisis de la informacin, con la finalidad de facilitar el manejo y ordenamiento de lo que debe incluirse en el contenido del manual, para lo cual es necesario establecer la secuencia: Conocer el hecho o situacin que se analiza. Describir ese hecho o situacin. Descomponerlo en todos sus detalles y elementos. Examinarlos crticamente para comprender mejor cada elemento. Ordenar cada elemento de acuerdo a criterios previamente establecidos. Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atencin. Precisar las relaciones entre cada elemento. Para facilitar el anlisis de la informacin podemos apoyarnos con los cuestionamientos siguientes: Qu trabajo se hace? Para qu se hace?

12 Quin lo hace? Cmo se hace? Con que se hace? Cundo se hace? Para obtener la informacin que dar la pauta para formular el manual, es necesario que despus de obtener las respuestas claras y precisas a las preguntas anteriores, se someta a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta por qu? Una vez obtenidos los resultados del anlisis de la informacin se puede continuar con el proceso.

6.2.2 PROCESO DE ELABORACIN

En esta etapa se establece el diseo y la presentacin que se utilizar para la elaboracin de los Manuales Administrativos, es importante considerar lo siguiente: 1.- Redaccin. Se debe tomar en cuenta a quienes se va a dirigir el manual, de manera que el vocabulario utilizado sea claro, sencillo, preciso y comprensible, procurando no utilizar siglas ni abreviaturas. En particular, algunos de los aspectos que es recomendable acordar son los siguientes: Encabezado: Es conveniente que cada pgina tenga un encabezado uniforme que contenga informacin bsica y facilite la identificacin del contenido. Formato: Un manual es un documento, una presentacin desprolija o confusa lo desmerece y dificulta la lectura. Para uniformizar la presentacin del manual y garantizar su uniformidad, es til acordar previo a su redaccin los requisitos de forma a utilizar. Normas de Redaccin: Los manuales deben ser claros, breves y concisos y mostrar un estilo de redaccin profesional y uniforme. Es recomendable acordar pautas y criterios uniformes de redaccin. Edicin: La edicin del manual procura verificar tanto la inexistencia de errores de tipografa y composicin como la uniformidad de los estilos de redaccin y formatos.9 Para la elaboracin de diagramas. Se utilizan los siguientes: estructura orgnica y diagrama de flujo. Su elaboracin deber hacerse empleando las ms sencillas y
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Los manuales administrativos hoy- Gabriela Pintos Tras-2009-1edicion

13 conocidas en el medio, uniformando su presentacin a fin de facilitar la comprensin de los mismos. En cuanto al formato, debe tomarse en cuenta que el manual presentado sea fcil de leer, consultar, estudiar y conservar.

6.2.3 REVISIN
Una vez editado el manual, el mismo debe ser revisado en sus contenidos por parte de quienes participaron en la redaccin o aportaron informacin, con el fin de detectar eventuales omisiones o inconsistencias.

6.2.4 APROBACIN
Una vez culminada la revisin, el manual debe ser aprobado formalmente para adquirir el carcter de norma interna. Un manual formalmente aprobado por las autoridades de la organizacin adquiere el carcter de norma interna y pasa a ser de cumplimiento obligatorio para los miembros de la organizacin. Asimismo, para los terceros que interactan con la organizacin la aprobacin formal les da garanta del grado de compromiso de la organizacin y sus autoridades con los contenidos establecidos por el manual.

6.2.5 PRODUCCIN
Una vez que la revisin est completa y el manual est formalmente aprobado, se pasa a realizar la edicin final y a producir los documentos. El tiempo y los costos involucrados en la produccin final del manual varan segn se trate de un manual en formato papel o en un medio electrnico. Cuando se trata de manuales en formato papel, se debe decidir, con base en su tamao, alcance y, particularmente, el nivel de calidad deseado, si se produce internamente, mediante las impresoras disponibles en la organizacin o se recurre a los servicios profesionales de una imprenta. Cuando se realiza un manual en soporte informtico o audiovisual, la produccin requiere an un cuidado mayor. Un video mal editado, por ejemplo, o una pgina web que demore excesivamente desmerecen el contenido y dificultan el acceso. En este

14 caso, adems, es particularmente importante la seguridad, para garantizar que el documento publicado no sea alterado.

6.2.6 DISTRIBUCIN Y DIFUSIN

Solamente cuando el manual es distribuido entre todos los interesados y difundido puede decirse que el mismo es efectivamente operativo. Es importante establecer explcitamente la lista de destinatarios y distribuir el manual de forma de garantizar que llega en forma oportuna y adecuada a todos quienes lo requieran. En particular, cuando se realizan manuales destinados a personas ajenas a la organizacin, se debe prestar atencin a la forma de difundirlo: la difusin a travs de la pgina web de la empresa, por ejemplo, es adecuada en la medida que quienes deban acceder al manual accedan fcilmente a Internet. Si esto no es as, se debe procurar medios alternativos de difusin. Para el caso de los manuales internos, que contengan informacin confidencial o de carcter reservado es conveniente identificar cada ejemplar. Esto resulta til posteriormente para garantizar que todas las copias han sido actualizadas o sustituidas. Asimismo, puede ser necesario realizar instancias de capacitacin para el uso del manual, instancias de presentacin del mismo a los usuarios u otros eventos que contribuyan a una correcta aplicacin y utilizacin del manual. Un manual que luego no es utilizado o que lo es en forma incorrecta es de escasa utilidad.

6.3 ACTUALIZACIN DEL MANUAL

El valor de los manuales administrativos, como herramienta de trabajo, radica en la informacin contenida en ellos. Es necesario mantenerlos actualizados para que continen cumpliendo con el objetivo para el cual fueron elaborados. Es conveniente establecer un cronograma para realizar revisiones peridicas del contenido del manual, sin perjuicio que, ante cambios importantes, se realice una revisin especial del mismo. Si no se establece un cronograma de revisin, no solamente es probable que el manual se desactualice sino que, adems, no se tiene seguridad de la aplicabilidad del contenido del manual. Por ejemplo, las organizaciones certificadoras de calidad establecen la necesidad de revisar los sistemas de calidad y por consiguiente los manuales en forma anual.

15 La revisin comprende la verificacin de la aplicabilidad del contenido y el desarrollo de nuevo contenido si es pertinente. Luego, la misma autoridad que aprob el manual original debe aprobar la versin revisada. Para evitar reeditar todo el manual en cada ocasin, es recomendable establecer un mtodo para la realizacin de correcciones menores, sustituyendo hojas o secciones sin necesidad de reeditar el resto del manual. Es conveniente identificar claramente como copias no controladas todos aquellos manuales distribuidos como propuestas, borradores, copias en las cuales no se realice el control de cambios y actualizacin.10 Al momento de iniciar el proceso de elaboracin de un manual, se debe dejar establecido quien o quienes sern responsables de su actualizacin, cmo se proceder a la misma y con qu periodicidad debe procederse a realizar una revisin integral de los manuales.

7.

AMBITO DE APLICACIN DE LOS MANUALES

En la prctica se ha podido constatar de que la mayora de los organismos nacionales no sienten la necesidad de establecer por escrito la coordinacin y sucesin de las operaciones que componen el trabajo, tanto ms si pensamos que sta es la nica manera de conseguir una norma, que es un requisito de una adecuada y eficiente organizacin. Actualmente vivimos una poca que nos lleva hacia una concentracin cada vez mayor de capitales en las grandes organizaciones y que es en estos donde se dan las ms grandes contradicciones organizacionales; pero tambin es cierto que la mayor parte del volumen de produccin nacional, est todava generado por las pequeas y medianas empresas. Es por ello inconcebible que una gran cantidad de estos organismos se desarrollen fuera de todo control escrito. Podemos concluir que, donde existe un organismo, es necesario una fijacin de obtener objetivos, un diseo de estructura organizacional, implantacin de procedimientos y polticas y todo ello debe ser por escrito y dado a conocer, por

10

METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS, Lic. Fidel Herrera Beltrn, 1 edicin.

16 medio de los manuales administrativos, es la nica manera de permitir acreditar definitivamente la total aceptacin de la estructura existente.

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CONCLUSIONES
Los manuales administrativos constituyen instrumentos que contribuyen a uniformizar la gestin y a mejorar las comunicaciones, poniendo en comn, tanto para los miembros de la organizacin como para terceros que interactan con sta, la informacin sobre un tema determinado.

Contribuyen al entrenamiento de los empleados en la realizacin de determinados procedimientos y procesos, a homogeneizar las normas y polticas y facilitar su aplicacin.

Ponen en conocimiento de todos los interesados los procedimientos claves de la empresa y facilitan la realizacin de auditoras de cumplimiento, facilitando la obtencin de certificados de calidad, el logro de la trazabilidad de productos y servicios brindados y el control de la calidad.

Constituyen instrumentos a travs de los cuales se plasma el resultado final de un proceso de mejoramiento administrativo y su eficacia depende en gran medida de la eficacia de dicho proceso, as como de la claridad con la cual estn escritos.

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RECOMENDACIONES
Mejorar la comunicacin dentro de la organizacin dando accesos a terceros informacin sobre temas determinados todo esto a travs de un manual administrativo.

Optimizar recursos al momento de dar induccin a nuevo personal dentro de la empresa, ya que esto es un gasto para la misma al momento de hacer contrataciones sin embargo el uso de un manual que ensee los procedimientos de las funciones a realizar, disminuye tanto los costos como el tiempo de adaptacin.

Llevar en orden los procedimientos de la empresa para que as se facilite al momento de las auditorias la obtencin de informacin, facilitando as la obtencin de certificados de calidad.

Redactar Manuales administrativos con lenguaje entendible para aquellos que lo utilizaran para sus labores y esto en pro de un mejoramiento administrativo.

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BIBLIOGRAFA

Principios de Administracin, Serie de Enseanza Programada El Ateneo, Terry, George. R, 1973. Fundamentos de Administracin, Galindo Mnich, Martnez Garca, Editorial Trillas, Mxico, 1995. Administracin, Michael A, Hitt, Editorial Pearsons, Prentice Hall, Mxico, 2006. Rodrguez, Joaqun Valencia. Como elaborar y usar los manuales administrativos, 3 edicin, editorial ecafsa Thomson learning, Mxico, 2002. Metodologa para la elaboracin de manuales administrativos, Lic. Fidel Herrera Beltrn, 1 edicin. Los manuales administrativos hoy, Gabriela Pintos Tras, 1edicion, 2009.