Insertar cdigos de campos y aplicarles formato en Word

Los campos de

Microsoft Office Word se utilizan como marcadores de posicin de

datos que pueden cambiar en un documento y para crear cartas modelo y etiquetas en documentos de combinacin de correspondencia. Esta clase de campos tambin se denominan cdigos de campo y son distintos del tipo de campos utilizados para introducir informacin como, por ejemplo, en un formulario. Para obtener informacin sobre cmo agregar campos de formulario a un documento vea Crear un formulario impreso, Crear formularios que los usuarios rellenan en Word o Crear una lista de verificacin en Word Word inserta campos automticamente al utilizar determinados comandos, como cuando se insertan nmeros de pgina , bloques de creacin de documentos como pginas de portada o al crear tablas de contenido. Tambin puede insertar campos manualmente para automatizar algunos aspectos del documento, como combinar datos de un origen de datos o realizar clculos. En Microsoft Office Word 2007 es menos necesario insertar campos manualmente, porque los comandos integrados y los controles de contenido proporcionan la mayor parte de las funciones que realizaban los campos en muchas versiones de Word. Es ms probable encontrar campos en documentos creados en versiones anteriores de Word. Puede utilizar la informacin de este artculo para comprender los campos y trabajar con ellos.
SEGURIDAD Cualquiera que lea un documento, podr ver los cdigos de campo empleados,

por lo que le recomendamos no colocar en ellos ningn dato que desee mantener en privado.
NOTA La informacin de este artculo se aplica a cualquier cdigo de campo de Word. Para obtener informacin acerca de un cdigo de campo particular, busque en la ayuda de Word el nombre del cdigo de campo como, por ejemplo IF.

Qu desea hacer?

Obtener ms informacin sobre los campos Insertar un campo Modificar un campo Mostrar los resultados de los campos Controlar la actualizacin de los campos

Obtener ms informacin sobre los campos

Puede insertar un campo si desea:

Sumar, restar o realizar otros clculos. Para ello, utilice el campo = (Frmula).

Trabajar con documentos en una combinacin de correspondencia. Por ejemplo, inserte los campos ASK y FILLIN para mostrar una instruccin mientras Word combina cada registro de datos con el

documento principal .

En otros casos, resulta ms sencillo utilizar los comandos y opciones de Word para agregar la informacin deseada. Por ejemplo, puede insertar un hipervnculo mediante el campo HYPERLINK, pero es ms sencillo utilizar el comando Hipervnculo del grupo Vnculos de la ficha Insertar. Tambin puede insertar informacin sobre un documento, como el nombre del autor o el ttulo del documento, usando los campos AUTHOR o TITLE, respectivamente. Sin embargo, para hacerlo resulta ms fcil insertar uno de los controles de contenido dePropiedad del men Elementos rpidos.
NOTA No se puede insertar llaves de cdigos de campo escribiendo los caracteres de llaves

con el teclado. Para insertar llaves de cdigos de campo, presione CTRL+F9.

Sintaxis de los cdigos de campo

Los cdigos de campo aparecen entre llaves ( { } ). Los campos son similares a las frmulas

de

Microsoft Office Excel: el cdigo de campo es como la frmula y el resultado de campo,

como el valor que genera la frmula. Puede cambiar entre mostrar cdigos de campo y resultados en el documento presionando ALT+F9. Cuando se ve un cdigo de campo en el documento, la sintaxis es similar a sta: { NOMBRE DE CAMPO Propiedades Modificadores opcionales }

NOMBRE DE CAMPO Es el nombre que aparece en la lista de nombres de campo en el cuadro de dilogoCampo. Propiedades Son instrucciones o variables utilizadas en un campo concreto. No todos los campos tienen parmetros y, en algunos campos, los parmetros son opcionales en lugar de obligatorios. Modificadores opcionales Son valores opcionales disponibles para un campo concreto. No todos los campos tienen modificadores disponibles, salvo los relacionados con el formato de los resultados del campo.

Ejemplo
Por ejemplo, puede colocar el ttulo del documento en cualquier lugar del documento insertando el campo TITLE en el documento. (El ttulo del documento aparece en el cuadro Ttulo del Panel de informacin del documento, que est visible al hacer clic en Propiedades en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Ver).

NOTA El campo TITLE se utiliza aqu como ejemplo de sintaxis de cdigo de campo. Una

manera de colocar el ttulo del documento en el propio documento consiste en ir a Elementos rpidos en la ficha Insertar, elegirPropiedad y, por ltimo, hacer clic en Ttulo. La sintaxis del cdigo de campo TITLE es similar a sta: { TITLE ["NuevoTtulo"] } La propiedad NuevoTtulo es opcional, como lo indican los corchetes ( [ ] ). Si deja en blanco la propiedad, el resultado del campo muestra el ttulo del documento actual. Sin embargo, si escribe Informe trimestral en la propiedad NuevoTtulo, el cuadro Ttulo del Panel de informacin del documento se actualiza a Informe trimestral y el resultado del campo TITLE, cuando presione ALT+F9, tambin muestra Informe trimestral. El campo TITLE no tiene ningn modificador opcional.
VOLVER AL PRINCIPIO

Insertar un campo
1. Haga clic donde desee insertar un campo. 2. En el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Elementos rpidos y, a continuacin, en Campo.

3. En la lista Categoras, seleccione una categora. 4. En la lista Nombres de campo, seleccione un nombre de campo. 5. Seleccione las propiedades u opciones que desee utilizar.
NOTAS

Si desea ver los cdigos de un campo especfico en el cuadro de dilogo Campo, haga clic en Cdigos de campo. Para anidar un campo dentro de otro, inserte primero el campo exterior, o contenedor, mediante el cuadro de dilogo Campo. En el documento, coloque el punto de insercin dentro del cdigo de campo donde desee insertar el campo interior. A continuacin, utilice el cuadro de dilogo Campo para insertar el campo interior.
SUGERENCIA Si conoce el cdigo de campo del campo que desee insertar, escrbalo

directamente en el documento. Presione primero CTRL+F9 y, a continuacin, escriba el cdigo entre los corchetes.

VOLVER AL PRINCIPIO

Modificar un campo
1. Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el campo y, a continuacin, haga clic en Modificar campo.
NOTA Para algunos campos, debe mostrar el cdigo de campo si desea modificar el campo.

Para ello, haga clic en el campo y a continuacin, presione MAYS+F9. O bien, para mostrar todos los cdigos de campo del documento, presione ALT+F9. 2. Cambie las propiedades y opciones del campo. Para obtener informacin sobre las propiedades y opciones disponibles para un campo concreto, busque el nombre del campo en la Ayuda. Si se muestran las propiedades y opciones del campo Si slo se muestran las propiedades de campo avanzadas (cdigos de campo)
VOLVER AL PRINCIPIO

Mostrar los resultados de los campos

De manera predeterminada, Word muestra los resultados de los campos perfectamente integrados en el contenido del documento de manera que los lectores del documento no note que parte del contenido se encuentra en un campo. No obstante, los campos tambin se pueden mostrar con un fondo sombreado para hacerlos ms visibles en el documento. Puede hacer que los resultados de los campos se fusionen con el contenido del documento desactivando la opcin de mostrar los campos con un fondo sombreado y aplicando formato a los resultados de los campos. Si desea llamar la atencin hacia los campos, puede mostrarlos con un fondo sombreado, bien todo el tiempo o bien slo cuando se selecciona el campo. Puede aplicar formato a los resultados de los campos aplicando formato de texto al campo o agregandomodificadores de formato al cdigo de campo.

Cambiar el fondo sombreado de los campos

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office Word. 2. Haga clic en Avanzadas. 3. Bajo Mostrar contenido de documento, en la lista Sombreado de campo, siga uno de los procedimientos siguientes:

y, a continuacin, haga clic en Opciones de

Para hacer que los campos destaquen sobre el resto del contenido del documento, seleccione Siempre. Si desea que los campos se integren perfectamente con el contenido del documento, seleccione Nunca.

Para indicar a los usuarios de Word que han hecho clic en un campo, seleccione Si est seleccionado.
NOTA Cuando la opcin de sombreado de campo est establecida en Si est seleccionado,

el campo muestra un fondo gris cuando se hace clic en l. Sin embargo, el sombreado gris no indica que el campo est seleccionado. Al seleccionar el campo haciendo clic en l o arrastrando el mouse sobre l, al sombreado gris se agrega el resaltado que indica que se est en el modo de seleccin.

Aplicar formato de texto a un campo

Seleccione el campo al que desea dar formato y, a continuacin, aplique el formato utilizando los comandos del grupo Fuente en la ficha Inicio.

Por ejemplo, para subrayar el nombre insertado por un campo AUTHOR, seleccione todo el cdigo de campo, incluidas las llaves (o seleccione todo el resultado del campo) y haga clic en Subrayado en el grupo Fuente de la ficha Inicio.

NOTA Si actualiza un campo, el formato que haya aplicado a los resultados puede perderse. Para conservar el formato, incluya el modificador \* MERGEFORMAT en el cdigo del campo. Cuando se insertan campos utilizando el cuadro de dilogo Campo, el modificador \* MERGEFORMAT se incluye de manera predeterminada.

Agregar un modificador de formato a un cdigo de campo

1. Haga clic con el botn secundario del mouse en el campo y, a continuacin, haga clic en Modificar campo. 2. Siga uno de estos procedimientos:

Si aparecen Propiedades de campo y Opciones de campo, seleccione las opciones de formato que desee. Si slo aparece el cdigo de campo, haga clic en Opciones y, a continuacin, seleccione las opciones de formato que desee. Si el botn Opciones aparece atenuado, es posible que no haya opciones de formato adicionales disponibles. Puede utilizar tres modificadores de formato para dar formato a resultados de campo:

Modificador de formato (\*) Modificador de formato numrico (\#)

Modificador de formato de fecha y hora (\@)

Modificador de formato
El modificador de formato de campo (\*) define cmo se deben mostrar los resultados del campo. Las instrucciones de formato determinan los siguientes aspectos:

El uso de letras en maysculas y minsculas Formatos de nmero; por ejemplo, si 9 se muestra como ix (nmeros romanos) o como noveno (texto ordinal) Formato de caracteres Los modificadores de formato tambin conservan el formato del resultado del campo cuando se actualiza. Formatos de maysculas y minsculas Formato de nmeros Formatos de carcter y proteccin de formatos previamente aplicados Volver a los modificadores de formato

Modificador de formato numrico

El modificador de formato numrico (\#) especifica cmo se debe mostrar un resultado numrico. Por ejemplo, el modificador \# $#.##0,00 del campo { = SUM(ABOVE) \# #.##0,00 $} muestra el resultado como "4.455,70 $". Si el resultado de un campo no es un nmero, el modificador no surte efecto.
NOTA No es necesario incluir las comillas alrededor de los formatos numricos sencillos que no incluyen espacios como, por ejemplo, { VentasMarzo \# #.##0,00 $}. Para formatos numricos ms complejos y los que incluyen texto o espacios, incluya entre comillas el formato numrico, como se ilustra en los ejemplos siguientes. Word agrega comillas a los modificadores de formato numrico si inserta un campo mediante el cuadro de dilogoCampo o el comando Frmula del grupo Datos de la ficha Diseo (ficha contextual Herramientas de tabla).

Combine los siguientes elementos de formato para crear un modificador de formato numrico:

0 (cero) Este elemento de formato especifica las posiciones numricas que se deben mostrar en el resultado. Si el resultado no incluye ningn dgito en esa posicin, Word muestra un 0 (cero). Por ejemplo, { = 4 + 5 \# 00,00 } muestra 09,00. # Este elemento de formato especifica las posiciones numricas que se deben mostrar en el resultado. Si el resultado no incluye ningn dgito en esa posicin, Word muestra un espacio. Por ejemplo, { = 9 + 6 \# ### $}muestra 15 $.

x Este elemento de formato quita los dgitos situados a la izquierda del marcador de posicin "x". Si el marcador de posicin est situado a la derecha del punto decimal, Word redondea el resultado hasta esa posicin. Por ejemplo: { = 111053 + 111439 \# x## } muestra 492. { = 1/8 \# 0,00x } muestra 0,125. { = 3/4 \# ,x } muestra ,8. , (coma decimal) Este elemento de formato determina la posicin de la coma decimal. Por ejemplo, { = SUM(ABOVE) \# ###,00 $} muestra 495,47 $.
NOTA Utilice el smbolo decimal especificado en el apartado de configuracin regional del

Panel de control.

. (smbolo de agrupamiento de dgitos) Este elemento de formato separa una serie de tres dgitos. Por ejemplo, { = BeneficioNeto \# #.###.### $} muestra 2.456.800 $.
NOTA Utilice el smbolo de agrupamiento de dgitos especificado en el apartado de configuracin regional del Panel de control.

- (signo menos) Este elemento de formato agrega un signo menos a un resultado negativo o agrega un espacio si el resultado es positivo o 0 (cero). Por ejemplo, { = 10 - 90 \# -## } muestra 80. + (signo ms) Este elemento de formato agrega un signo ms a un resultado positivo, un signo menos a un resultado negativo o un espacio si el resultado es 0 (cero). Por ejemplo, { = 100 - 90 \# +## } muestra +10, mientras que { = 90 - 100 \# +## } muestra -10. %, $, *, etc. Este elemento de formato incluye el carcter especificado en el resultado. Por ejemplo, { = beneficioneto \# "##%" } muestra 33%. "ejemplo de formato para valores positivos; negativos" Este elemento de formato especifica diversos formatos de nmero para los resultados positivos y negativos, separados por un punto y coma. Por ejemplo, si el marcador Ventas95 es un valor positivo, el campo { Ventas95 \# "#.##0,00 $;-#.##0,00 $" } muestra el valor con el formato normal, por ejemplo, "1.245,65 $". Los valores negativos se muestran con formato de negrita y con un signo menos, por ejemplo, -345,56 $. "ejemplo de formato para valores positivos; negativos; cero" Este elemento de formato especifica formatos de nmero distintos para los resultados positivos, los negativos y para un valor de 0 (cero), separados por punto y coma. Por ejemplo, dependiendo del valor del marcador Ventas95, { Ventas95 \# "#.##000 $;(#.##0,00 $);0 $" } muestra los valores positivos, negativos y 0 (cero) de la manera siguiente: 1.245,65 $, (345,56 $), 0 $. 'texto' Este elemento de formato agrega texto al resultado. Coloque el texto entre comillas simples. Por ejemplo, { = { Precio } *8,1% \# "##0,00 $ 'de impuesto sobre ventas' " } muestra 347,44 $ de impuesto sobre ventas. `elementonumerado` Este elemento de formato muestra el nmero del elemento anterior numerado usando el comando Ttulo (ficha Referencias, grupo Ttulos) o insertando un campo SEQ. Escriba el identificador del elemento, como por ejemplo "tabla" o "nmero", entre acentos graves (`). El nmero secuencial se indica en nmeros arbigos. Por ejemplo, { = SUM(A1:D4) \# "##0,00 'es el total de la Tabla' `tabla`" }muestra 456,34 es el total de la Tabla 2. Volver a los modificadores de formato

Modificador de formato de fecha y hora

El modificador de formato de fecha y hora (\@) especifica la presentacin de una fecha o una hora. Por ejemplo, el modificador \@ "dddd, d MMMM, yyyy" del campo { DATE \@ "dddd, d MMMM, yyyy" } muestra "Viernes, 23 noviembre, 2007". Para crear un formato de fecha y hora, combine las instrucciones de fecha y hora: da (d), mes(M) y ao (y); horas (h) y minutos (m). Tambin puede incluir texto, puntuacin y espacios.

Instrucciones de fecha
Mes (M) Da (d) Ao (y)

Instrucciones de hora
Horas (h) Minutos (m) a.m. y p.m. (AM/PM)

Otros tipos de texto y signos de puntuacin

'texto' Este elemento de formato muestra cualquier texto especificado en una fecha u hora. Escriba el texto entre comillas simples. Por ejemplo, { TIME \@ "HH:mm 'hora GMT' " } muestra 12:45 hora GMT. carcter Este elemento de formato incluye el carcter especificado en una fecha u hora como, por ejemplo, los signos : (dos puntos), - (guin), * (asterisco) o espacio. Por ejemplo, { DATE \@ "HH:mm d-MMM 'yy" }muestra 11:15 6-Nov '99. `elementonumerado` Este elemento de formato incluye en una fecha u hora el nmero del elemento precedente utilizando el comando Ttulo del grupo Ttulos (ficha Referencias) o insertando un campo SEQ. Escriba el identificador del elemento, como tabla o nmero, entre acentos graves (`). Word muestra el nmero secuencial en nmeros arbigos. Por ejemplo, { PRINTDATE \@ "'La tabla' `tabla` 'se imprimi el' d/M/yy" }muestra La tabla 2 se imprimi el 25/9/02.
NOTA No es necesario escribir comillas alrededor de los formatos de fecha y hora sencillos

que no incluyan espacios o texto como, por ejemplo , { DATE \@ MM/yy }. Para formatos de fecha y hora ms complejos y para los que incluyen espacios o texto, escriba todo el formato de fecha y hora entre comillas, por ejemplo, { DATE \ @ "dddd d MMMM yyyy', a las ' h:mm" }. Word agrega las comillas a los modificadores de formato de fecha y hora si inserta un campo utilizando el comando Fecha y hora en el grupo Texto de la ficha Insertar o del cuadro de dilogo Campo.
VOLVER AL PRINCIPIO

Controlar la actualizacin de los campos

De manera predeterminada, Word actualiza automticamente los campos al abrir un documento. De esa manera, la informacin se mantiene actualizada. Sin embargo, hay situaciones en las que quizs no desee que esto ocurra. Por ejemplo, es posible que desee que la fecha del encabezado refleje una fecha concreta en lugar de actualizarla automticamente a la fecha actual cada vez que se abra el documento. Los campos tambin se pueden actualizar haciendo clic con el botn secundario del mouse (ratn) en ellos y eligiendo Actualizar campos o haciendo clic en un campo y presionando F9.
NOTA Para actualizar manualmente todos los campos incluidos en el cuerpo principal de un

documento, presione CTRL+E y, a continuacin, presione F9. Los campos contenidos en los encabezados, pies de pgina o cuadros de texto deben actualizarse por separado. Haga clic dentro del encabezado, pie de pgina o cuadro de texto, presione CTRL+E y, por ltimo, presione F9. Puede bloquear los campos para impedir la actualizacin automtica o involuntaria del campo.

Bloquear o desbloquear un campo concreto

Siga uno de estos procedimientos:

Para bloquear un campo y evitar que se actualicen los resultados, haga clic en el campo y, a continuacin, presione las teclas CTRL+F11. Para desbloquear un campo y permitir que los resultados del campo se actualicen, haga clic en l y, a continuacin, presione la combinacin de teclas CTRL+MAYS+F11.

Bloquear los resultados de los campos BOOKMARK, INCLUDETEXT y REF

El modificador de campo (\!) para bloquear el resultado impide que los campos incluidos en el resultado de los campos BOOKMARK, INCLUDETEXT o REF se actualicen, a menos que se cambie la ubicacin original del resultado del campo. Si no se incluye este modificador, Word actualiza los campos incluidos en un resultado de campo siempre que se actualiza el campo BOOKMARK, INCLUDETEXT o REF. Por ejemplo, el campo { INCLUDETEXT C:\\Ventas\Ventas trim4.doc \! } inserta el contenido del documento "Ventas trim4.doc", que contiene un campo DATE y un campo EMBED. Si actualiza el campo INCLUDETEXT, el modificador \! impide que Word actualice los campos DATE y EMBED en el texto incluido, a menos que primero se actualicen en el documento original ("Ventas trim4.doc"). El modificador garantiza que el texto insertado por el campo INCLUDETEXT coincide con el texto del documento original. Para actualizar los campos DATE y EMBED en ambas ubicaciones, actualice los campos del documento original (Ventas trim4.doc) y, a continuacin, actualice el campo INCLUDETEXT.