V PROGRAMA DE ESPECIALIZACION PARA EJECUTIVOS 2012 Curso: Gerencia de Compras y Abastecimientos

PROFESOR: Caso 01:

Victor Tateishin Saito INDECOM

ALUMNO: MIESES CAMACHO, DIANA DEL CARMEN MERA ARMAS, DAYSI GALLARDO ARROYO, DORA SEMINARIO, LITA ZAPATA BARBOZA, CARLOS

2012

Anlisis de situacin actual de INDECOM

Instituto de computacin e Informtica, es una institucin educativa Tiene 05 locales (conos y centro de Lima, Jess Mara y Lince Hace ao y medio se iniciaron programas de reingeniera de procesos, de mejoramiento continuo y calidad total El rea de administracin y finanzas fue la ms afectada, tuvo recorte del 40% de su personal, hace dos semanas ingres nuevo gerente (Sr. Juan Rojas) De manera directa o indirecta, la mayora de las rea indican que gran parte de los problemas se inician en logstica

Logstica:
Existe un presupuesto aprobado por cada gerencia, el cual es ingresado en el sistema Los usuarios generan sus solicitudes de acuerdo a lo presupuestado Almacenes recibe todas las requisiciones el ultimo da de cada mes ltimo da de cada mes, Almacn consolida las requisiciones y solicita a compras la atencin del pedido va el sistema Cuando son tiles y materiales locales, compras tiene 3 das para adquirirlos y los proveedores lo entreguen a almacn Una vez llegado a almacn se reparte en aproximadamente 2 3 das adicionales Problemas Logstica: Surge cuando las compras no se completan al 100%, esto se est dando en casi todas las rdenes Proveedores indican que no les estamos cumpliendo a tiempo con sus facturas anteriores, y que tienen otros clientes por atender (no nos dan prioridad) El Departamento de Publicaciones siempre solicita fuera de fecha, se le indica que sean ordenados, pero viene la orden de gerencia y se tiene que atender La aplicacin de la nueva poltica sugerida por este

Problemas compras:

rea

de

proceso de mejora ocasiona problemas La Gerencia General quiere que el proceso de Calidad Total se aplique a todos los niveles y este clima ha hecho que cada gerencia busque mejorar sus procesos y lograr objetivos a como de lugar pero en forma aislada, cada uno est tirando para su lado encontrndose logstica al medio de todos Marketing elige a los proveedores, logstica no quiere ms problemas pues teme que otro proveedor presente deficiencias en el trabajo y sean levantados en peso Problemas de stock mnimo, los materiales son solicitados para el 1 de cada mes, cuando se consolida el ltimo da del mes anterior En un da no se puede comprar las cosas y repartirlas a los 5 locales que se tiene El responsable de almacn, prefiere elevar los stocks mnimos para poder atender las urgencias, hasta que los proveedores completen las rdenes de compra y as atender las requisiciones de rutina Gerencia general no apoya esta propuesta

Problemas almacn: rea de

SOLUCION AL CASO:
QUE COORDINACIONES HARA UD CON LAS DEMAS GERENCIAS A FIN DE QUE LOS PROCESOS LOGISTICOS PUEDAN SATISFACER LAS NECESIDADES DE LOS USUARIOS Y MANTENER LAS POLITICAS DICTADAS POR LA EMPRESA? Teniendo conocimiento de lo expuesto por el rea de logstica, convocara a todas las reas a concertar Reuniones inteligentes, donde cada rea exponga los problemas existentes dentro de su rea y de la gerencia, desde 02 puntos de vista diferentes: Como usuarios que esperan de logstica y que aportes pueden dar a logstica, teniendo como objetivo tomar decisiones y disear los planes de accin de proyectos concretos que resuelvan problemas que comprometen la actividad de varios sectores de la empresa Los usuarios generan sus solicitudes de acuerdo a lo presupuestado, los usuarios deben generar sus solicitudes de requerimiento de acuerdo a la necesidad

limitndose al presupuesto aprobado, en caso este se exceda, esto se debe sustentar y pedir autorizaciones a quien corresponda Concientizar a todas las reas que el objetivo de las polticas de calidad deben ser usadas para el bien comn y no de manera aislada, se deber incentivar, motivar a todas estas reas para que todas unan sus objetivos por el bien de la empresa. No ver por tu rea, sino por la empresa Una vez que se establezcan procedimientos, manuales y lead times para el rea de logstica, dar a conocer a los usuarios y gerencias, concientizando la importancia de planificar y evitar urgentes que tan solo generan sobrecostos Solicitar al rea de Marketing que capacite al personal de Compras para que tenga mayor conocimiento y pericia sobre sus necesidades, dado que el contacto con el proveedor solo debe ser a travs de esta rea. Concientizar al rea de Publicaciones la importancia de planificar, y evitar cualquier desorden en los procesos de logstica, dado que esto puede generar malas relaciones con los proveedores y pueden generar algn sobrecosto

QUE MEDIDAS TOMARA INTERNAMENTE EN SU REA LOGISTICA, SOBRE TODO EN LO QUE CONCIERNA A LAS COMPRAS Y A LOS PROCESOS DE ABASTECIMIENTO? Realizar un anlisis y listado de los productos, suministros e insumos con mayor rotacin y de consumo fijo, para en base a un proyectado de consumo semestral o anual, se pueda colocar O/C abiertas por este perodo logrando: Negociar precio, generando ahorro. Negociar modalidad de pago. Ahorro de tiempo de horas hombre. El rea de compras debe ser la nica fuente de comunicacin con el proveedor. El rea de compras debe de ser independiente para autorizar compra de acuerdo a un presupuesto establecido si en caso la compra excediera ello se proceder con la aprobacin de Gerencia General. Establecer un procedimiento para la evaluacin de proveedores nuevos y tradicionales:

Tener en cuenta para la seleccin de un proveedor nuevo: Referencias comerciales, solvencia econmica, ficha sunat, solicitar muestras de sus ofertas para que sean aprobadas por el rea pertinente, calidad, precios y lead time. Para el caso de la evaluacin de proveedores tradicionales, estos deben ser evaluados inicialmente a los 06 meses de la primera compra, teniendo como criterio la calidad, tiempo de entrega, precios, servicio post venta, reaccin ante un reclamo, plasmando en un formato a definir. Depender de la nota de esta evaluacin para sea includo en

el LISTADO DE PROVEEDORES APROBADOS y de la fecha de su prxima evaluacin. Dentro del procedimiento de compras, se deber incluir plazos de entrega, teniendo en cuenta desde la fecha de recepcin de la solicitud de requerimiento hasta la entrega final, los cuales se definirn segn el lead time de produccin del proveedor y de los das que tome a compras definir el pedido para los diferentes tems, contando con esta informacin se debe dar a conocer a usuarios para que puedan preveer y planificar sus pedidos. Dar una capacitacin a los usuarios de los tiempos de llegada del material que estn requiriendo por cada proveedor, esto se programar por cada rea para que la informacin llegue de la manera correcta Se debe implementar indicadores o KPIs que puedan validar el proceso, como nivel de servicio, lead time, etc. Con ello se podr determinar la eficiencia y gestin del rea de compras. No es necesario elevar los stocks mnimos de inventario, pues de no tener suficiente espacio fsico en almacn, acarreara en costos de almacenaje, para ello se puede manejar compras con entregas parciales. Se recomienda que se identifique las compras y el nivel de importancia de los materiales ms importantes, basados en criterios de rotacin, importancia, precio, etc.; para establecer stocks de seguridad, cantidad de compra y otros que aun no se manejan en la empresa.