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Proyecto: Barceloneat Realizado por PMbarnaBOK, Mster Project Management Industrial y Servicios (Edicin 2010-11)
Versin
1 (11/07/2011)
Motivo
Redaccin Inicial
Realizado
RSM
Comprobado
SB
Aprobado
DV, ME, SB
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ndice
1. POLTICAS BARCELONEAT.................................................................................................3 1.1 PROCEDIMIENTOS .............................................................................................................................. 4 1.2 PERSPECTIVAS GENERALES DE LAS ADQUISICIONES ........................................................................4 1.2.1 Definicin de adquisicin....................................................................................................... 4 1.2.2 Principios de adquisiciones................................................................................................... 4 1.2.3 Mejor Relacin calidad precio............................................................................................... 5 1.2.4 Equidad, integridad, y transparencia .................................................................................... 5 1.2.5 Competencia Efectiva............................................................................................................ 6 2. 3. 4. PLANIFICACIN DE LAS ADQUISICIONES ........................................................................6 INICIO DE LAS ADQUISICIONES.........................................................................................9 MTODOS DE ADQUISICIONES..........................................................................................9
5. LEAN BUYING........................................................................................................................... 10 5.1 RELACIN DE NEGOCIACIN........................................................................................................... 18 5.2 RELACIN DE COLABORACIN (LEAN BUYING) ............................................................................... 19 6. PAUTAS EN EL APROVISIONAMIENTO DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE RESTAURACIN........................................................................................................................... 22 7. 8. HBITO DE ADQUISICIN Y CONSUMO EN LA RESTAURACIN................................ 22 BIBLIOGRAFA...................................................................................................................... 24
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Ante dos productos similares en el mismo mercado, lo que diferencia a las empresas no es el producto, si no cmo han fabricado el producto. Esto es lo que har que una empresa gane dinero y otra pierda Henry Ford
1. POLTICAS BARCELONEAT
La organizacin Barceloneat realizara sus actividades adoptando a este proceso Lean, reingeniera, y Control de gestin.
CONTROLDE GESTION
Barceloneat deber en su gestin de fondos cumplir con los reglamentos, normas y principios de las adquisiciones pblicas. Los clientes de Barceloneat esperan el mayor nivel de equidad, transparencia, integridad, economa y efectividad en todas las actividades relativas a las adquisiciones. Barceloneat debe realizar la provisin de servicios con un alto nivel de profesionalidad. 14/07/2011Fichero:12_PLANDEADQUISICIONES_V1 3de24
1.1 Procedimientos
El manual de adquisiciones tiene por objetivo establecer los procedimientos de adquisiciones de Barceloneat, as como proporcionar las instrucciones y directrices adicionales para la realizacin de las actividades de adquisicin eficaz y eficientemente.
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Cuando hablamos de adquisiciones equitativas queremos implicar la justicia dictada por la razn, de conciencia y un sentido natural de lo que es justo. Imparcial, hace hincapi en la falta de favoritismo, preferencia, o parcialidad. Un sistema transparente tiene reglas claras y mecanismos para garantizar el cumplimiento de esas normas (especificaciones imparciales, criterios objetivos de evaluacin, modelos de documentos de licitacin, la misma informacin a todas las partes, la confidencialidad de las ofertas, etc.) La transparencia asegura que cualquier desviacin de un trato equitativo y justo se detecta muy temprano en el proceso, y reduce la probabilidad de que esas desviaciones ocurran. Por lo tanto protege la integridad del proceso y el inters de la organizacin.
necesario verificar que estas combinaciones de paquetes permitan que los bienes, servicios y obras sean entregados en los tiempos requeridos. La mejor manera de comprobar esto es programar (fin-Inicio), es decir de la fecha de la entrega deseada hasta la fecha de inicio del proceso, para determinarse si el tiempo es el suficiente para contar con los bienes, servicios y obras en tiempo y forma. La plantilla de adquisiciones se podr encontrar en la intranet, desde donde el personal de aprovisionamiento realizar directamente el pedido a nuestros proveedores A continuacin se puede ver la plantilla del plan de adquisiciones, dando como ejemplo la subtarea de equipos de sonido.
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Plan de adquisiciones de bienes y servicios Mes Mes proyectado proyectado fin de la Precio a contratar entrega Unidades unidad Junio Julio Porcentaje Valor total Inversin incluido iva total Detalle Equipos 44.598 2,78% de sonido
Proveedor
Amplificador Denon PMA- fraccionado 100 3 meses Altavoces B&W WM2 contado Cable sonido Norstone CL150 contado Subwoofer B&W SBwm3 fraccionado 3 meses 90 dias despues de la instalacin
Julio Julio
5 2.500 30 350
12.500 10.500,00
0,78% 0,65%
Citysound
Junio
Julio
200m
0,99
198
0,01%
Junio
Julio
10 1.500
15.000
0.93%
Instalacion
Junio
Julio
160Horas
40
6.400
0,40%
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Para adquisicin de bienes Las especificaciones tcnicas para bienes deben ser genricas para maximizar la ms amplia competencia y pueden clasificarse en los siguientes tipos: Funcional: Se define la funcin o tarea a realizar. Se concentra en lo que el producto debe hacer. Este tipo de enfoque est menos involucrado con los aspectos vinculados a descripcin de materiales o dimensiones. (Altavoces, Lx HxW) Normas a cumplir (Estandar): A fin de asegurar la calidad, se deber incluir una referencia a las normas correspondientes al producto (normas internacionales como ISO), as como requerimientos medioambientales tales como la calificacin energtica, materiales reciclados, etc.
4. MTODOS DE ADQUISICIONES
Una vez aprobada la solicitud de adquisiciones, presupuesto disponible y especificaciones o trminos de referencia preparados, el director de adquisiciones decidir sobre el mtodo de adquisicin que se utilizar para adquirir los bienes, obras y/o servicios, el cual deben estar en corcondancia con el plan de adquisiciones.
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Solicitud de cotizacin (SDC): Se utilizar para adquirir bienes, servicios y/u obras si el contrato es por una cantidad superior a 2.500 e inferior a 99.999 . La SDC exige una cotizacin por escrito de un listado de proveedores preseleccionados. La base de la adjudicacin no ser el precio, la adjudicacin ser aplicando Lean Buying, se basar en adquirir aquello y solo aquello que es preciso para entregar al cliente lo que desea exactamente, en la cantidad que desea y justo a tiempo. Para cada adjudicacin debe haber un mnimo de tres ofertantes para poder evaluar sus ofertas. Invitacin a Licitar: Este mtodo se utiliza cuando la cantidad del contrato es superior a 100.000 o ms.
5. LEAN BUYING
En todas las adquisiciones el departamento deber informar al proveedor final de el qu, el cunto, el cundo y el dnde, si no tenemos especial cura en hacerle presente a nuestros proveedores estos factores, los proveedores pueden acabar relajndose y no satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes. Modelo de colaboracin de compras.
Colaboracin. Objetivos comunes. Creacin de equipos conjuntos Mejora del proceso total de la cadena
logstica
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Para ello hay que encontrar un modelo de colaboracin de compras y los mecanismos para trasladar directamente al proveedor los requisitos de nuestros clientes.
LEAN
Encontrar formas efectivas para mejorar el flujo en la cadena y eliminar las perdidas
Herramientas
Value Stream mapping Kanban Visual Workplace / 5S Adaptar recursos a
demanda
Estandarizacin del
trabajo
Involucrar al personal
Para la implantacin del Lean en nuestra Organizacin y nuestros proveedores nos basaremos en dos elementos fundamentales. Eliminacin de los despilfarros o waste ( Perdida), eliminacin de todas aquellas actividades que no aportan valor al producto, es decir eliminacin de todas las actividades que no aporten sean valoradas por nuestro cliente final Gran flexibilidad; disponer del producto o servicio deseado en la cantidad, momento y lugar requerido. As precisaremos de un sistema productivo altamente flexible y unas relaciones con los proveedores altamente flexibles
Estos dos principios se pueden ampliar con los despilfarros identificados en el Lean Manufacturing las tambin llamadas MUDA El Lean-Manufacturing ha identificado 7 despilfarros o mudas El edificio Lean-Manufacturing slo puede desarrollarse si se construye en primer lugar su base. Sin utilizar un sistema muy flexible y modular que permita la eliminacin de los mudas y la implantacin de aptitudes Kaizen en la fbrica, es imposible prever las etapas posteriores del Lean-Manufacturing que son la estandarizacin del trabajo, el secuenciamiento (Heijunka) y, despus, el JIT y el JIDOKA. 14/07/2011Fichero:12_PLANDEADQUISICIONES_V1 11de24
El monumento Lean es el smbolo utilizado por sus fundadores para explicar la coherencia y la armona del sistema Lean. La estabilidad son los cimientos del monumento Lean. Aplicado a la organizacin, se habla de estabilidad de los equipos, de normalizacin de los mtodos, de estrategia seguida en el tiempo, etc. El zcalo del monumento, sobre el que se construye todo el resto, est formado por 2 elementos: la dinmica Kaizen -o progreso continuo- y la eliminacin de los mudas: ambos ponen en movimiento el sistema. Los 2 pilares del monumento Lean (JIT y JIDOKA) se basan en: Heijunka: Alisamiento -secuenciamiento de la produccin. 14/07/2011Fichero:12_PLANDEADQUISICIONES_V1 12de24
Trabajo estndar: Variabilidad reducida del ritmo y de los procesos de trabajo: un sistema destinado a absorber lo ms posible las variaciones de la demanda. Las herramientas utilizadas en los muros del monumento para sustentar su tejado -el objetivo del mtodo- son:
Para el pilar JIT: Flujo tenso, Takt time y flujo continuo. Para el pilar Jidoka, la Separacin hombre-mquina (un operario gestiona varias mquinas) o autonomacin (un operario gestiona varias mquinas).
El tejado, u objetivo del mtodo, lo resume CQD, disminucin de costes de produccin, mejora del nivel de calidad y adaptacin de los plazos de los procesos a las necesidades del cliente.
En esta figura podemos ver las 7 mudas y el progreso que realizamos en la empresa gracias a la estandarizacin de trabajo
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1. El Muda de tratamiento:
En nuestro almacn logstico la utilizacin de pequeas cajas de aprovisionamiento frontal por parte de nuestros operarios de almacn permite reducir la longitud de nuestro almacn, fuente de ahorro de gastos generales y de reduccin de los costes y de los tiempos de circulacin.
3. El Muda de desplazamiento:
Los desplazamientos y los movimientos intiles en el puesto de trabajo no crean ningn valor aadido. Por el contrario, aumentan las dificultades del trabajo y consumen espacio. La arquitectura modular permite la configuracin de puestos de trabajo que posibilitan la toma de piezas, o productos lo ms cerca posible de la mano del operario. Esto contribuye a reducir el no valor aadido generado por los desplazamientos intiles. La productividad del operario aumenta, las dificultades de trabajo disminuyen: la actividad del operario se concentra en tareas productivas.
4. El Muda de stock:
Cuando estn almacenados, los productos terminados, semiterminados y las materias primas no crean ningn valor aadido. Por el contrario, los stocks excesivos aumentan los costes debido a las inversiones necesarias para su manutencin. El Muda de stock est relacionado con el Muda de superproduccin. La utilizacin del sistema Lean asociado con pequeos acondicionamientos y el aumento de la frecuencia de las entregas permiten reducir los stocks. Esto se efecta mediante la implantacin de estanteras dinmicas de tipo supermercado lo ms cerca posible del operario o cocinero: el encargado de la manutencin puede tomar directamente los productos y suministrarlo a cada local. Lean permite dimensionar los almacenamientos a lo estrictamente necesario y asegura su evolutividad simple y rpidamente. La aportacin de Lean en la eliminacin de este Muda es la realizacin de supermercados modulares que evolucionan en funcin de la reduccin de los stocks
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y de la evolucin de los contenedores. La flexibilidad Lean aporta flexibilidad y optimizacin de las superficies y de la ergonoma.
5. El Muda de espera:
Este Muda se genera cuando el operario ya no tiene a su disposicin las piezas necesarias para la ejecucin de su tarea: las manos estn desocupadas.
6. El Muda de transporte:
El desplazamiento de un lugar a otro de los productos no genera ninguna creacin de valor. Al contrario, los transportes consumen espacio y capitales. El mtodo Lean-Manufacturing propone que los circuitos logsticos sean lo ms cortos posible entre el productor, entre el muelle el almacn y, despus, entre el almacn y los locales Barceloneat. En el proyecto Barceloneat existe el handicap de las distancias entre Productor y Cliente final.
7. El Muda de superproduccin:
La implantacin de un sistema Kanban permite luchar contra los despilfarros derivados de la superproduccin. La contribucin de Lean es la confeccin de un almacn JIT personalizable lo ms cerca posible de los locales.
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Tcnicas que componen Lean. VSM (Value Stream Map). Es una herramienta visual que permite identificar todas las actividades en la planificacin y fabricacin de un producto, con el fin de encontrar oportunidades de mejoramiento que tengan un impacto sobre toda la cadena y no en procesos aislados , Se realiza con un grfico compuesto de conos y smbolos que describen 2 tipos de flujo. El flujo de informacin (planeacin), que comprende las actividades realizadas desde que el cliente realiza la orden hasta que la orden de trabajo es generada. El otro flujo es el de materiales (fabricacin), en el que se tienen en cuenta todos los procesos necesarios para producir el bien, hasta que es entregado al cliente.
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Kaizen. Significa mejoramiento continuo y esta basado en el anlisis de los elementos de un proceso para entender cmo funciona y de esta forma descubrir como mejorarlo. Poka yoke. En espaol se podra traducir como Aprueba de errores y se refiere a dispositivos, elementos, o sistemas que tienen como objetivo principal eliminar los defectos en un producto previniendo los errores antes de que se presenten.
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Mayor frecuencia de suministro Lotes ms pequeos de entrega Gestin del transporte coordinado Calidad concertada Entrega del producto en el punto de utilizacin del cliente Diseo de palet Compartir almacenes Informacin sobre previsiones a largo plazo Compartir informacin de Stocks Compartir datos online de consumo Identificacin de cdigo de barras de la unidad de venta, de la unidad de expedicin, pedidos, aviso de expedicin. Auto facturacin en el momento de consumo
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Al contrario que el sistema Push donde el proveedor empuja su produccin a sus clientes en funcin de la mxima carga de fabricacin del proveedor, el sistema Pull el proveedor adoptar una gestin de demanda y una gestin de cadena de suministro adaptada a Barceloneat, adems el sistema Pull nos ayudar a estabilizar y nivelar la demanda, lo que a su vez an con la complejidad de envos a un pas tan distante del nuestro como es Japn, beneficiar la flexibilidad del sistema. Adoptando Lean Buying desde el inicio Barceloneat quiere mantener una relacin de colaboracin con sus proveedores, solo aquellos que cumplan y redimensionen su estrategia con la de nuestra organizacin entrarn en una segunda fase, con ella se pretende externalizar procesos considerados satlites (no son nuestro Core Bussiness) as nuestro proveedor crecer al ritmo que crecemos nosotros. En esta segunda fase el proveedor no solamente vender un producto, sino que realizar servicios y mejoras en el proceso de fabricacin. Desde el servicio de intranet de Barceloneat los proveedores colaboradores controlarn los Stocks y rotacin de productos diariamente. En una primera fase dado que nuestros proveedores son mayoritariamente cooperativas de tamao pequeo y no estn habituados al aprovisionamiento con lean Buying, se les formar para que se vayan introduciendo en el modelo de control y aprovisionamiento que queremos por su parte en nuestra organizacin, el equipo de aprovisionamiento realizar los pedidos y ellos podrn ir viendo lo que consumimos diariamente ,en la segunda fase los proveedores sern los que irn realizando los envos en pequeos lotes segn la demanda de nuestro cliente y gestionndolo directamente desde los datos mostrados en la intranet.
EFQM
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Un 80,2% de la fruta y hortaliza se adquiere en caja o granel, un 11,4% en bolsa, un 5,8% envasado en pequeos formatos (bandeja o cestas) y un 0,5% lavado, pelado y troceado. Un 38,2% de las carnes se compra en canales o piezas enteras, un 34,5% en piezas, un 19,9% troceado y fileteado y un 4,3% en bandejas o envasado. El 47,2% del pescado y marisco se adquiere en piezas enteras, un 26,2% en piezas limpias (sin escamas ni vsceras), un 10,3% troceado y fileteado y un 5,5% en bandejas o envasado.
Aparecen visiones muy diferentes entre los motivos de los establecimientos de restauracin para elegir a sus proveedores, la principal justificacin es el servicio ofrecido (84,4% seguida del precio (75%), la calidad (28,1%) y la relacin calidad/proximidad (15,6%). Aspectos valorados para elegir un proveedor de alimentos. Porcentaje, respuesta mltiple.
Calidad Variedad de la oferta Atencin al cliente Entrega en el lugar de venta Informacin de precios y productos con antelacin (Internet, Telfono) Soluciones a imprevistos Adecuacin en volumen del pedido Precio Envasado del producto Elaboracin y manipulacin del producto
* No puede ser valorado segn el mismo criterio.
Sector Restauracin 86,5% 36,1 31,8 35,3 15,1 13,5 13,2 9,8 7,5 6,2
= * = =
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8. BIBLIOGRAFA
Victor J.Martin Cerdeo (2010) Estrategias de aprovisionamiento de la restauracin comercial, colectiva, y social. Universidad Complutense de Madrid. Cruz Roche,I (2010) Los intermediarios mayoristas en la cadena de valor de alimentacin fresca, Distribucin y consumo. Isabel Muoz Martn, Lean y su conexin con otros sistemas. Naciones Unidas, Gestin de adquisiciones para proyectos. Ministerio de Industria y comercio, Gua prctica de gestin de adquisiciones, Inteco. August Casanova, Estrategias avanzadas de compras y aprovisionamientos, Profit editorial
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