EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU AMBITO EN LA EMPRESA Los componentes esenciales que constituyen las principales etapas del proceso administrativo

en una empresa son: planeacin, organizacin, direccin y control. Planeacin La funcin de la planeacin busca influir en el futuro, tomando acciones predeterminadas y lgicas en el presente, por lo que representan la esencia de una operacin efectiva. Las actividades bsicas que involucra la planeacin son: Elaboracin de la planeacin prospectiva, determinacin de objetivos y metas generales y particulares para cada rea, preparacin de mtodos, estrategia, opciones, polticas y procedimientos, formulacin de programas y presupuestos, que contribuyan a alcanzar los objetivos y metas trazadas a corto y largo plazo. El proceso de planeacin prospectiva contempla cuatro etapas dentro de su marco metodolgico que son: 1. Normativa. En esta etapa se plantean dos situaciones; el tipo de futuro que se desea y la definicin de la situacin de la empresa si se continase en la misma direccin actual. 2. Definicional. Conocimiento de la situacin actual de la empresa, sus principales caractersticas y sus interacciones internas y externas. 3. Confrontacin estratgica y factibilidad. Con base en el futuro deseable seleccionado y la identificacin de la trayectoria construida a partir de la realidad actual, se procede a contrastar ambos polos, con el objeto de conocer y analizar la distancia entre ambos. 4. Convergencia. Determinacin de los puntos de convergencia entre el futuro deseado y la situacin actual, y definicin de la orientacin global para que el futuro de la empresa sea alcanzable.

Organizacin La organizacin contribuye a ordenar los medios para hacer que los recursos humanos trabajen unidos en forma efectiva hacia el logro de los objetivos generales y especficos de la empresa. La organizacin conlleva una estructura que debe considerarse como un marco que encierra e integra las diversas funciones de la empresa de acuerdo con un modelo que sugiere orden, arreglo y relacin armnica. La planeacin y la organizacin son funciones mediante las cuales no se logra materialmente el objetivo; sino que ponen en orden los esfuerzos y formulan la estructura adecuada y la posicin relativa a las actividades que la empresa habr de desarrollar. La organizacin relaciona entre s las actividades necesarias y asigna responsabilidades a quienes deben desempearlas. Las actividades bsicas relativas a la funcin de organizacin son: Asignacin de recursos (humanos, financieros, materiales); actividades (cmo); responsables (quin); tiempos (cundo); determinacin de grados de especializacin y divisin del trabajo (comercializacin, produccin, compras, personal); establecimiento de jerarquas (relaciones de autoridad y responsabilidad); asignacin de funciones; determinacin de tramos de control; diseo de la estructura organizacional; elaboracin de manuales de organizacin, polticas y procedimientos, entre otros. Direccin La funcin de direccin tiene como propsito fundamental impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo que integran la empresa, con el fin de que dichas actividades en conjunto se lleven a cabo conforme a los planes establecidos. Esta funcin comprende las siguientes etapas: Autoridad. Forma en que se delega y se ejercen las acciones durante el desarrollo de las actividades y bsqueda de los objetivos y metas planeadas.

Comunicacin. Forma en que se establecen los canales de comunicacin y fluye la comunicacin al interior y exterior de la empresa. Supervisin. Verificar que las actividades se lleven a cabo conforme se plane y orden. Las actividades bsicas que comprenden la funcin de direccin son: Determinacin de lo que debe hacerse (planeacin), establecimiento de cmo se debern llevar a cabo las actividades de la empresa (organizacin), vigilar lo que debe hacerse (control). Control El proceso de control contribuye a asegurar que se alcancen los objetivos en los plazos establecidos y con los recursos planeados, proporcionando a la empresa la medida de la desviacin que los resultados puedan tener respecto a lo planeado. Dicho proceso de control consta de cuatro pasos bsicos: 1. Sealar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de produccin de los trabajadores, tales como cuotas mensuales de produccin para los operarios y ventas para los vendedores. 2. Verificar el desempeo a intervalos regulares (da, semana, mes). 3. Determinar si existe alguna variacin de los niveles medios reales respecto a los establecidos. 4. Si existiera una variacin, tomar medidas correctivas, tales como un entrenamiento o mayor instruccin. Si no existe ninguna variacin, continuar con la actividad. Las actividades bsicas que comprende el proceso de control son: Establecimiento de indicadores y estndares de control (ventas, costos, productividad, competitividad, calidad); medir y juzgar lo que se ha realizado (anlisis de datos estadsticos, informes contables, informes de produccin); comparar lo realizado contra lo planeado para definir si existen diferencias (evaluacin del funcionamiento,

inspeccin y localizacin de fallas), y establecer medidas correctivas (ajustes para alcanzar lo planeado). Con el paso de los aos se han desarrollado mejores mtodos de control, direccin y administracin de las empresas. Algunas de las herramientas que estn utilizando las empresas para mejorar su desempeo son:

Administracin de la Calidad Total Reingeniera de Procesos de Negocios Estas dos herramientas contienen una fuerte orientacin hacia los procesos. Ello

implica la bsqueda por:

Mejorar la calidad del producto. Reducir el tiempo del ciclo de produccin. Reducir los costos.

La administracin de la calidad total tiene un enfoque tendiente a crear:

Un clima armnico para hacer bien las cosas correctamente desde la primera vez. Prevenir la generacin de errores en lugar de su correccin. Crear una cultura de servicio al cliente. Reducir los costos de calidad relativos a cumplimiento (prevencin y evaluacin) y por incumplimiento (por fallas internas y externas). La reingeniera de procesos de negocios, es un enfoque sistemtico para mejorar

radicalmente los procesos fundamentales que agregan valor. Estos procesos se refieren a los de naturaleza estratgica que son importantes e indispensables para el cumplimiento de los objetivos, metas y para alcanzar un mayor nivel competitivo. La reingeniera de procesos es el medio por el cual una empresa puede lograr cambios radicales en su desempeo, en los mtodos de trabajo, medido en costos, tiempo de servicio y calidad, mediante el anlisis de diagramas de flujo de proceso y otros mtodos aplicados en la ingeniera industrial.

Esta tcnica comprende cinco etapas bsicas que son:

Preparacin. Desarrollo de un consenso ejecutivo sobre las metas y objetivos que se pretenden alcanzar.

Identificacin. Desarrollo de un modelo de negocio orientado al consumidor en los procesos fundamentales de valor estratgico.

Visin. Bsqueda de oportunidades de avance decisivo en los procesos. Soluciones. Establecimiento de resultados para la implantacin de las percepciones por medio del diseo social que organiza y estructura los recursos humanos necesarios que tendrn a su cargo el proceso rediseado.

Transformacin. Ejecucin de las visiones del proceso, implantando versiones piloto y de plena produccin.

LA PLANIFICACIN DENTRO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Elementos que se deben tomar en cuenta para realizar un buen Plan 1. Los propsitos: Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social. 2. La investigacin: Aplicada a la planeacin, la investigacin consiste en la determinacin de todos los factores que influyen en el logro de los propsitos, as como de los medios ptimos para conseguirlos. 3. Los objetivos: Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico. 4. Las estrategias: Cursos de accin general o alternativas que muestran la direccin y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas.

5. Polticas: Son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de una organizacin. 6. Programas: Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que habrn de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin. 7. Presupuestos: Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social expresado en trminos econmicos, junto con la comprobacin subsecuente de la realizacin de dicho plan. 8. Procedimientos: Establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo. Ventajas Que Se Obtienen Al Planear

Propicia el desarrollo de la empresa. Reduce al mximo los riesgos. Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

Importancia de la Planeacin "Planear es funcin del administrador, aunque el carcter y la amplitud de la planeacin varan con su autoridad y con la naturaleza de las polticas y planes delineados por su superior". A pesar que en muchas ocasiones existe la incertidumbre respecto de las operaciones que se realizarn en perodos futuros se pueden obtener muchas ventajas al planear tales como las siguientes:

La planeacin representa la base sobre la cual se ha de edificar la supervisin y el xito de las empresas.

Permite sabe cul es la accin necesaria para alcanzar los resultados deseados.

Permite saber cules son los elementos bsicos que se necesitan para llevar a cabo las operaciones.

Reduce costos en las operaciones mismas de la empresa. Permite una organizacin adecuada de todos los procesos. Reduce el trabajo improductivo. Permite llevar a cabo el trabajo necesario. Se logra acortar el tiempo en que se debern realizar las operaciones en la empresa. Facilita la delegacin de autoridad. Posibilita la delegacin especficamente y sealar a quin se delega. Es posible el objetivo que se debe alcanzar, como lograrlo y cual es el marco de accin y decisin.

La coordinacin facilita la sincronizacin ordenadamente en los esfuerzos para proveer adecuada cantidad, tiempo y direccin de ejecucin; obteniendo como resultado acciones combinadas hacia el objetivo fijado.

Se considera que existe una mayor relacin dentro de las etapas que forman el proceso administrativo como es en la planeacin y control.

Estimula revisin de lo que se espera obtener y de lo que realmente se obtuvo. Es el punto de comparacin que adems nos indica la eficiencia con que est operando la empresa.

Nos permite sealar en forma anticipada cules son los recursos, maquinaria y equipo, mano de obra, materiales, gastos, etc., necesarios para la empresa.

Se evitan crisis en las operaciones de la empresa.

Premisas de la Planeacin Se define como el ambiente previsto en el cual se espera que operen los planes. Incluyen suposiciones o pronstico del futuro y condiciones conocidas que afectarn la operacin de los planes. Ejemplo: Las polticas predominantes y los planes existentes en la compaa que controlan la naturaleza bsica de los planes. Econmicas: Relacionadas con la productividad de la empresa. Fiscales: Relacionada con el Estado.

Limitaciones de la Planeacin Dentro de la planeacin existen limitaciones que deben tomarse en cuenta al efectuarla; algunas de ellas son mencionadas a continuacin:

No se puede contar con la informacin ni con los datos precisos en relacin con el futuro.

En la planeacin siempre deben referirse a las actividades que van a realizarse en un plazo ms o menos prximo.

En ninguna empresa se pueden estimar con certeza lo que realmente va a suceder, dada la incertidumbre que se tiene.

Los planes se deben juzgar a la luz de las relaciones de trabajo que existen. Siempre se deben tomar en consideracin cuales sern las modificaciones que puedan afectar por medios tanto sociales como econmicos, as como de cualquier ndole.

Por muchas razones no es posible fijar condiciones futuras con exactitud matemtica.

Tipos De Planes Origen de los Planes de Organizacin: El origen de los planes de organizacin depende de varios factores, los cuales incluyen el tamao, complejidad estructura y el medio ambiente de operacin. Dependiendo de estos factores, se pueden describir cinco tipos de planes bsicos que se realizan dentro de la organizacin:

Planes Por Unidad O Divisin: Estos se originan en unidades de operacin que tienen una actividad identificable.

Planes Funcionales: Se originan en las reas funcionales de una organizacin como produccin, mercadotecnia, finanzas y personal. Estos planes son necesarios cuando las unidades funcionales se tratan como centros de costo separados.

Planes Regionales O Geogrficos: Estos se originan ya sea de varias oficinas regionales o de las plantas de una organizacin multiregional.

Planes De Grupos: Se originan de grupos de unidades o de organizaciones subsidiarias que se consideran como centro de utilidad separadas. Un centro de utilidad es cualquier sub-unidad de una organizacin total que sea responsable de sus propias utilidades individuales. Ejemplo: La divisin Buick, de General Motors.

Planes De Organizacin: Llamados Planes Corporativos en un medio de negocios, lo que se refiere a aquellos planes que afectan a la organizacin como un todo. Los Planes de Organizacin pueden existir para cada unidad formando una organizacin conglomerada o una multicompaa.

Plan General O Plan Maestro: Es un documento de concentracin que contiene todos los planes o actividades programadas, es decir, es una herramienta de control que describe y define todas las caractersticas particulares de los planes y programas que contiene la empresa; y adems es informativo y presenta un panorama global de las actividades de la empresa o la alta direccin. La integracin del plan maestro presenta las siguientes caractersticas o elementos:

Los objetivos del plan general. Su descripcin. Nombre de los Planes particulares o especficos (caractersticas de los mismos). Tiempo y lmites que abarca el Plan Maestro. Tiempo y lmites de los planes particulares o especficos. Necesidades del Plan Maestro. Necesidades de los planes especficos. Implementacin del plan en su conjunto o particularmente. Control del Plan Maestro. Control de los planes Especficos. Archivos de datos del Plan Maestro. Archivo de operacin de planes especficos. Anlisis del avance del Plan Maestro. Anlisis de avances de los planes especficos. Discusin y aprobacin o rechazo de los planes especficos.

Implementacin y establecimiento de programas o planes derivados de planes terminados.

Planes Especficos: Son planes con el objeto de hacer una diferenciacin o una identificacin, lo cual es necesario para dotar de un nombre a cada plan. Asimismo, como los objetivos y caractersticas pueden ser coincidentes o similares, se requiere que cada plan o programa lleve sus propios objetivos y su particular descripcin, como son: Nombre del plan, objetivo del plan, metas y caractersticas del plan. Ejemplo: a- Nombre del Plan: Produccin L n 3 b- Objetivo del Plan: Producir 150 unidades diarias completas durante los meses de enero, febrero, marzo y abril. c- Metas: Producir 15 unidades L n 3 diariamente con las especificaciones de calidad establecidas. Solo se admitir un margen de 0.5% de atraso y un desperdicio de materiales equivalente a $ 2.500.00 mensuales. d- La caracterstica del plan L n 3: Es que slo utiliza las lneas de corte n 1 y n 7, se regula a travs de supervisin final, en los acabados: Soldadura y pintura; interviene un nmero reducido de personal especializado, el desperdicio de materiales es mnimo, el costo de produccin bajo y el margen de utilidad ms aceptable que en el resto de los productos.