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Mit Agilem Projektmanagement schneller zum fertigen Online-Shop

Agile Methoden steigern bei Aufbau von E-Commerce-Strukturen Effizienz und sparen Kosten / Geregelte Feedback-Prozesse zwischen Projekt-Teams und externen Dienstleistern sorgen fr zielsichere Umsetzung von Online-Shops von Thorsten Sturm, PM FIREFIGHTERS Agiles Projektmanagement, ursprnglich ein Kind der Softwareentwicklung, setzt sich in vielen Projekten aufgrund seiner Flexibilitt und Transparenz als Management-Methode immer weiter durch. Auch im E-Commerce und besonders bei der Entwicklung von OnlineShops fr den Versandhandel bewhren sich agile Methoden. Grund hierfr ist das typischerweise komplexe Szenario, das einem E-Commerce-Projekt eigen ist. Projekte im Versandhandelsbereich sind hufig dadurch gekennzeichnet, dass die Unternehmen Teile ihres Geschfts in die Hnde externer Dienstleister geben. Dazu gehren beispielsweise der Online-Shop, die Logistik, das Payment oder der Customer Service. Vor allem Unternehmen, die sich auf ihr Kerngeschft konzentrieren oder den Aufwand gerade in Phasen hohen Ressourcen-Bedarfs selbst nur schwer stemmen knnten, lagern diese Bereiche gerne aus. Die Komplexitt steigt insbesondere dann, wenn im Rahmen von Outsourcing-Lsungen jeweils unterschiedliche Dienstleister, wie ShopsystemLieferanten, Warehouse-Betreiber, Carrier, Zahlungsanbieter und Online-Marketing Agenturen fr die unterschiedlichen Leistungen entlang der E-Commerce Prozesskette integriert werden mssen. Damit steigt der Koordinationsaufwand und dem Projektmanagement kommt die zentrale Aufgabe zu, die unabhngigen Dienstleister zeitlich abgestimmt und unter Bercksichtigung wechselseitiger Abhngigkeiten zu integrieren, erlutert Mirko Minnich, CIO des global ttigen E-Commerce Dienstleisters NETRADA. Eine groe Herausforderung an den Projektmanager in solch einer Konstellation ist, die verschiedenen externen Spezialisten in der Gestaltungsphase der E-Commerce-Strukturen unter einen Hut zu bringen und damit einen offenen Kommunikationsfluss und die zeitnahe Abstimmung von Inhalten zu gewhrleisten. So auch der Fall beim Launch komplett neuer Online-Shops fr die Marken Cecil und Street One. In diesen Projekten wurde der grte Teil der Infrastruktur, Hosting, Online-Shop, Warenwirtschaft und Logistik aufgrund der knappen Projektlaufzeit mit der Untersttzung externer Dienstleister initial aufgesetzt. Gerade im Sinne der zeitlich aufeinander abgestimmten Integration dieser Dienstleister in den WorkFlow war agiles Projektmanagement ein hilfreiches Management-Tool: Bei dieser Verzahnung unabhngig voneinander operierender Akteure und Projektzweige kann agiles Projektmanagement seine Strken ausspielen. Im Gegensatz zu klassischem Projektmanagement zeichnet sich agiles Projektmanagement durch den flexiblen Umgang mit sich ndernden Zielanforderungen und ein durchgngig iteratives Vorgehen aus. Dazu setzt agiles Projektmanagement auf eine mglichst kurze initiale Entwurfsphase, bei der zunchst der Projektrahmen und die ersten Anforderungen festgelegt werden, und mehrfache, kurze Iterationen von Anforderungsanalyse, Design, Umsetzung und Test. So sorgt agiles Projektmanagement fr schnelles Feedback zwischen den Akteuren und eine flexible, situationsbezogene Umsetzung und Anpassung der Ziele. Agiles Projektmanagement hat die richtigen Antworten auf die Fragen, die der vielschichtige Aufbau oder der Relaunch von E-Commerce-Angeboten stellt.
PM FIREFIGHTERS Project Management GmbH l Zirkusweg 1 l 20359 Hamburg l E-Mail: kontakt@pmff.eu

Markenverantwortliche haben fr lange Zeithorizonte bei der Umsetzung eines Webshops oft wenig Verstndnis. Doch fr einen kompletten Neuaufbau werden normalerweise mehrere Monate bentigt. Oft bietet sich jedoch eine Abkrzung an, indem sich das Unternehmen zum Start zunchst auf eine reduzierte Anzahl an Funktionalitten beschrnkt und weitere Ausbaustufen zu einem spteren Zeitpunkt hinzufgt. So etwa auch beim Launch der OnlineShops von Cecil und Street One, wo weitere Ausbaustufen spter hinzukamen, was aber dem Gesamteindruck zum Start nicht beeintrchtigt hat. Diese situationsbezogene Flexibilitt ist ein typisches Merkmal fr eine agile Vorgehensweise in Projekten im Versandhandel. Eine hufig zu beobachtende Herausforderung bei der Umsetzung eines Online-Shops ist die Integration der Design- und Programmierer-Teams im Projektalltag. Hufig gibt es Schwierigkeiten, wenn das Design den praktischen Anforderungen des Shops und der Programmierung nicht entspricht. Beim Relaunch von Online-Shops bilden beispielsweise ungenaue Vorgaben an das Design-Team seitens der IT eine Problematik. Es entsteht eine Schieflage, die im Normalfall dazu fhrt, dass das Ergebnis nur noch wenig mit den ursprnglichen Anforderungen zu tun hat. Ein fr alle Seiten unbefriedigendes und potenziell kostspieliges Resultat. Durch die konsequente Anwendung agiler Methoden kann diese Schieflage zwischen den Teams in diesen Projekten rechtzeitig erkannt und ohne Mehrkosten aufgelst werden. Beim klassischen Projektmanagement fhren Fehlentwicklungen, wie sie etwa durch einen einseitigen Fokus auf das Design des Web-Auftritts entstehen knnen, zu langen Abstimmungszyklen es geht viel Geld und Zeit verloren. Beim Aufbau der Online-Shops von Cecil und Street One wurden beispielsweise Vernderungen bei der Software ntig, auf den ersten Blick nur kleine Anpassungen, allerdings zu einem recht spten Zeitpunkt. Mit klassischem Projektmanagement wrde ein solch unerwarteter Change einen besonderen Prozess und einige nderungen nach sich ziehen, die beide wiederum Zusatzkosten verursachen. Alleine fr die Bewertung und Analyse des Sachverhaltes kommen mit all den involvierten Personen, schnell Kosten von mehreren tausend Euro fr einen solchen noch relativ kleinen Change Prozess zusammen. Im Agilen Projektmanagement gibt es solche Turnarounds und Change-Management Prozesse schlicht nicht: Ganz einfach, weil diese in der Natur des Agilen Projektmanagements verankert sind. Neue Anforderungen knnen hier im Prinzip beliebig hinzugefgt, entfernt oder verndert werden, ohne dass dies einen Kosteneffekt hat. Agiles Vorgehen ermglicht es, den Kunden verschiedene Lsungswege offen zu halten und diese immer weiter anzupassen. Gleichzeitig herrscht durch das Plus an Feedback grere Kosten- und Zeittransparenz. Agiles Projektmanagement erfordert idealerweise, dass Teams Herausforderungen auf dem kurzen Weg lsen. Groe geographische Distanzen zwischen den verschiedenen Teams sind beim Aufbau agiler Strukturen eine Hrde. Im Falle von Cecil und Street One sorgte die rumliche Trennung von den externen Dienstleistern zeitweise fr Probleme, weil sie Feedbackschleifen und gemeinsame Arbeit an Zielen verzgerte. Die Effizienz war stets dann am grten, wenn die verschiedenen Teams zusammensaen. FAZIT Agiles Projektmanagement untersttzt Unternehmen dabei, whrend der Gestaltungsphase flexibel auf Herausforderungen und Anpassungen reagieren zu knnen und dafr weniger Geld und Zeit investieren zu mssen, als im Falle klassischen Projektmanagements.
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Gerade bei Projekten in der Versandhandelsbranche, die durch eine Beteiligung und notwendige Integration zahlreicher groer und kleiner externer Dienstleister zur Umsetzung von E-Commerce-Strukturen gekennzeichnet sind, untersttzt agiles Projektmanagement die effiziente Einbindung aller Akteure und einen kontinuierlichen Dialog mit dem Management. Agile Methoden sorgen dafr, dass die Auswahl und Abstimmung zwischen den verschiedenen Dienstleistern und Projekt-Teams enger, schneller und flexibler werden. Beim Aufbau oder der Neugestaltung von Online-Shops steht in Vorgesprchen mit den Markenverantwortlichen oft einseitig das Design im Fokus auf Kosten der praktischen und funktionalen Umsetzung des Web-Auftritts. Hier hilft agiles Projektmanagement durch sein integriertes Change Management frhzeitig und fortwhrend, Fehlentwicklungen zu erkennen, diese konsequent zu benennen und ihnen rechtzeitig entgegenzuwirken.

Hamburg, im Dezember 2012 Der Autor Thorsten Sturm hat 20 Jahre Erfahrung in der Softwareentwicklung, u.a. als Leiter der Entwicklung fr ein Softwarehaus. Seit sechs Jahren ist er als Projektmanager mit Schwerpunkt auf dem Einsatz agiler Methoden ttig. Er verfgt ber Zertifizierungen in traditionellem (PMP) und agilem Projektmanagement (CSM, CSP). Als technischer Projektleiter ist er verantwortlich fr die Durchfhrung diverser E-Commerce-Projekte. So war er beim Aufbau der Online-Shops der Marken Cecil und Street One als IT-Projektmanager untersttzend fr die CBR eCommerce GmbH sowie beim Aufbau von Online-Shops fr die damalige D+S ECommerce GmbH (heute: NETRADA Europe GmbH) ttig.

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